BSR-SAP 公益组织信息化需求分析报告分享会

17 January 2013

BSR-SAP 公益组织信息化需求分析报告分享会

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议程时间主题

13:30 – 14:00 现场签到14:00 – 14:10 欢迎致辞 , BSR 与 SAP 项目介绍 14:10 – 14:20 参与者自我介绍14:20 – 15:00 SAP 分享 NGO 信息管理调查的发现和建议，

以及问答15:00 – 15:15 联劝分享项目感受和经验，以及问答15:15 – 15:30 茶歇15:30 - 16:15 小组讨论以及分享16:15 – 16:30 NGO 信息化试点项目后的下一步计划16:30 – 16:45 问答与反馈16:45 – 17:00 总结

BSR 与 SAP 项目介绍

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慈源的公益组织信息化需求试点项目简介• 中国的公益组织所面临的一个重大挑战就是“能力建设”。 IT 可以有效地帮助中国的公益组织解决其中一些挑战。特别是，公益组织可以通过利用组织和信息管理工具有效的提高其工作效率。• 今年 3 月份， BSR 与 SAP 举办了一个交流会分享了我们的调查，关于 NGO 目前使用管理软件的情况以及 NGO 对管理软件的需求情况。• 在交流会与初步调查的基础上， 6 月份， BSR 与

SAP 开发了一个试点项目，目标是更深的了解不同类型的公益组织的信息化需求以及提出一个解决方案。• 这个试点将属于慈源的其中一个企业 -NGO 试点项目。

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项目流程• 基于 3 月份的调查结果， BSR 与 SAP 邀请了 4 家公益组织参与试点项目成为项目的合作伙伴。• SAP 的专家志愿者在 3 个月的时间内通过直接去公益组织了解情况、对公益组织内的员工做个人及小组访谈等形式向 4 家公益组织了解他们对信息管理软件的需求。

组织名字机构类型项目调查集中点小小鸟草根 NGO 项目管理上海公益事业发展基金会（联劝）

公募基金会捐赠管理海真爱梦想公益基金会非公募基金会项目管理与招投标管理上海新途社区健康促进社草根 NGO 项目管理

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项目流程• SAP 的专家志愿者起草了一个专门针对公益组织的信息化报告，其中包括 SAP 专家如何界定公益组织的信息管理需求；按照不同需求设计一个信息管理系统方案来支持某几类公益组织的运作模式。• BSR 将协助 SAP 与上海、北京及其他城市的公益组织分享这个报告，并验证其是否符合大部分同类公益组织的信息管理需求。

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项目流程• SAP 与 BSR 建立组织项目团队、项目设计以及评估

第一阶段：组织项目团队(5-6 月份 )

• 公益组织申请参与项目，接受电话采访；• 参与 BSR 组织的培训并填写项目预期调研问卷

第二阶段：公益组织筛选 & 试点前期准备(6 月份 )

• SAP 与公益组织参与信息虎需求调查了解他们IT 现状信息和其他的需求；

• BSR 与公益组织与 SAP 保持紧密沟通第三阶段：试点项目实施

(7-10 月份 )

• 对公益组织分享和讨论项目主要发现以及得到反馈（北京、上海）• 终稿发布• 跟企业分享项目主要发现以及探索第二阶段

第四阶段：公益组织IT 解决方案验证

(11-2013 年 1 月份 )

NGO 信息管理调查的发现和建议分享

CONFIDENTIAL

以信息化手段提升公益组织的竞争力

张国锋

© 2012 SAP AG. All rights reserved. 10Confidential

迎接公益事业大发展的历史性机遇经济建设突飞猛进，社会管理又怎能长期滞后？“ 一手抓经济建设，一手抓社会管理”，成为各级党委、政府工作的一条主线。十八大报告中八大理论创新之一“创新社会管理”社会存在决定公益组织大有可为

公民社会初步形成是我国公益事业发展的良好社会环境公民社会的形成，人们公益理念日趋成熟经济人——社会人——全人发展（公民意识的唤醒）不缺钱，自我价值如何实现？o缺少渠道、缺乏组织o公益事业良好的发展机遇

后郭美美时代不同性质、不同规模的公益组织重新洗牌的机会


什么是公益组织信息化公益组织信息化以信息的观点，利用现代信息技术对公益组织的管理体制、运营模式、业务流程、公益产品重新思考并再设计的过程。

信息的观点不能以工业化的思维指导信息化建设

Rethink & ReDesign信息化不是自动化信息化是打破原有管理体制建立新模式的管理创新活动，技术应用只是手段信息化是管理上的革命，必须加强领导（第一把手原则）

过程业务模式自动化——整合——业务模式创新


信息化是促进公益组织能力建设的根本手段

公益组织发展中遇到的问题募捐能力社会资源的组织动员能力

原因分析公益组织公信力缺乏

对策建议1. 组织运作负有责信

(规范治理 )

2. 人们知道组织是这样运作的( 公开透明 )

信息化手段1. 通过信息技术加强内部合规性建设2. 信息公开 ( 公开资金、项目的来龙去脉，公开一切外部联系 )3. 降低组织运营成本：协同办公、资源整合、信息共享，提高效率4. 社会组织与动员5. 公益模式的创新


公益组织发展中面临的问题与挑战缺乏资金投入

实现理想必须有必要的物质基础缺乏信息化专业人员

IT 人员成为公益组织的奢侈消费对信息化认识不到位

夸大与贬低信息化作用同时存在重硬轻软重技术轻管理重开发轻维护

缺乏整体规划缺乏整体规划和标准，各系统之间缺乏有效整合。信息化缺乏制度保障，尚不能对新途的竞争战略提供有效的支持。信息化仍停留在信息技术的应用阶段


云计算——公益组织信息化之路降低信息化成本

实现由买船到租船的转变不用再自建机房、购置设备和软件，引进 IT 专业人员

有效配置社会资源专业人员、志愿者信息化知识、技能信息资源专注业务发展

有了良好的方法，即便没有多大才能的人也能作出一些成就来。——巴甫洛夫


创新——公益组织发展之路信息化阶段论

技术应用阶段：业务过程的自动化，提高效率、降低成本整合阶段：系统集成、技术与业务整合，从追求局部效率——追求整体效率，业务模式转变创新阶段：业务模式创新、公益产品创新

公益模式的创新重新思考原有业务模式、再设计发现更好的流程

公益产品的创新微公益


公益组织信息化的策略定制还是采用标准化软件包

企业信息化的经验整体规划

信息化的组织坚持第一把手原则三分技术 +七分管理


信息化的作用及局限性信息化有助于提升公益组织的竞争力，但不是万能的 “锦上添花”而非“雪中送炭” 增强公益组织竞争优势的必要条件，而非充分条件

信息化的基础是公益组织科学合理的内部治理结构和管理制度传统的思想观念和制度是信息化的最大障碍实现从步行—驾驶汽车—驾驶飞机，改变的不只是速度。观念、思想、制度建设应跟进。

信息化的最大威力在于管理模式和业务模式的创新手工作业——自动化（业务流程及管理的自动化）——发现更好的流程、业务模式的创新网络社区协同公益产品的设计

信息系统是有生命周期的需要长期投入，不可能一劳永逸需要维护和更新一般一个系统 3-5 年


开放、对等、共享以及全球运作“失败者创建的是网页，而胜利者创建的则是生机勃勃的社区；失败者创建的是有墙的花园，而胜利者创建的是一个公共场所 ; 失败者的创新是在公司内部进行的，而胜利者的创新则是和用户共同进行的 ; 失败者精心守护他们的数据和软件界面以防被盗，而胜利者则将资源与每个人共享。”

Thank You!

联劝分享项目感受和经验

联系我们Add: 上海卢湾区丽园路 501号SOHO丽园 A1座 301B室， 200023Tel: 021-33660833E-mail: [email protected]

联劝信息之路分享——BSR-SAP 项目信息分析报告会

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联劝的全称是上海公益事业发展基金会，是一家致力于支持民间公益组织的资助型公募基金会，成立于 2009 年。现有全职员工 10名。

联劝介绍

联劝在 2012 年资助了 65 个组织，近百个项目。预计 2013 年的项目数将增加 20%左右，接近 120 个。小而美

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乐捐乐助网是联劝针对项目管理所建立的平台。主要作用是及时知晓、监控项目进度与项目点情况的效果。

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联劝的困难：沟通

草根公益组织

普通捐赠人

联劝企业CSR

草根公益组织：• 项目合作当中各个环节都有沟通的问题。往复沟通，浪费人力成本。普通捐赠人：• 捐赠人多，捐助途径多；信息状况复杂，收集难度大。针对简单问题的沟通多。企业 CSR ：• 合作谈判、签订协议、财务拨款、项目监管、项目地探访。企业多，探访多，经费少。


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联劝的困难：项目管理募集善款

项目征集

审核分档

评审

立项协议财务拨款

项目公示

中期审核项目公示

结题报告

基金会总结报告


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联劝的困难：捐赠管理

• 联劝官网捐赠信息数千条• 支付宝捐赠信息每月上千条信息量大•官网统计信息有 15 个类别，包括捐赠领域、时间、状态、发票情况等等。信息复杂•错误的邮件信息，导致沟通不畅•错误的发票信息，导致人力、金钱的浪费不实信息

• 不定期电子邮件• 项目评审会、微博关系维护

• 联劝官网捐赠平台开放至今，有三千多名捐赠者•更多的捐赠人在淘宝、支付宝捐赠人多

www.lianquan.org.cn4 of 10

SAP 的诊断SAP 的诊断联劝的需求民间公益组织主观能动性不足。提供平台之后依然需要大量沟通。

更高效的沟通解决方案。多一些自动化的提示、提醒功能

偏乡地区与网络。网络接入、上网技术。项目申请、审核、管理、公示，全程自动化、协同化，而且不失灵活

草根机构项目执行过程中，人员管理、资源管理、信息共享还有待完善。

对草根机构的扶持、培训与管理

联劝项目、 IT相关人员严重不足，急需简易平台进行信息化管理。

人力资源分配的合理统计，计算及预算项目管理成本。

乐捐乐助网的社区功能，无法实现公示的作用，不能满足联劝对自身推广、拓展的需求。

更多、更有效的展示与推广。


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联劝在行动在 SAP 的帮助下，联劝较为系统的总结了自身在项目管理方面的特殊需求，并采取了一些简便而又行之有效的措施，以求短时间内不让问题累计与扩大。公益圈圈在形式上对联劝的启迪非常大，采用框架固定、字段可控的在线申请模式，可以非常有效的解决项目申请不标准的问题。我们还一同探讨了项目管理中的互动、沟通等深层次问题。

在 SAP 及公益圈圈的帮助下，联劝在更加努力的探索项目管理 E 化之路。

THANK YOU

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分组讨论

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讨论主题• A 项目管理• B 人事管理（包括志愿者管理）• C 捐赠管理小组讨论： 30 分钟大组分享： 15 分钟

A 项目管理 B 人事管理 C 捐赠管理 D 招投标管理02468

101214 小组讨论主题得票数

小组讨论主题得票数

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项目管理项目管理分问题得票数1. 大家在新建、修改、删除一个项目上，目前是如何操作的？使用了什么工具？存在什么问题？

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2. 项目开始前，大家是如何制定项目计划的？使用了什么工具？存在什么问题？

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3. 项目人员安排方面，大家是如何操作的？使用了什么工具？存在什么问题？

3

4. 做项目预算和追踪项目花费时，大家是如何操作的？使用了什么工具？存在什么问题？

7

5. 做项目时，大家是如何监控执行情况的，包括数据收集（开展了多少活动，或服务了多少人次等）？使用了什么工具？存在什么问题？

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6. 项目评估方面，目前大家是怎么在进行的？使用了什么工具？存在什么问题？

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一共收到 16 份问卷反馈，以下是大家在项目管理上最关注的问题的统计结果：

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人事管理一共收到 16 份问卷反馈，以下是大家在人事管理上最关注的问题的统计结果：

人事管理分问题得票数1. 大家是如何进行招聘和其管理的？使用了什么信息化工具？存在什么问题？

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2. 大家是如何进行员工信息管理和绩效考核的？使用了什么信息化工具？存在什么问题？

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3. 员工离职流程的管理方面，大家使用了什么信息化工具？存在什么问题？

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4. 员工考勤、工作时间、出差、请假等方面，大家使用了什么信息化工具？存在什么问题？

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5. 在志愿者招募、任务分配、表现考核等方面，大家使用了什么信息化工具？存在什么问题？

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6. 在文件和其他重要信息共享方面，大家使用了什么信息化工具？存在什么问题？

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捐赠管理一共收到 16 份问卷反馈，以下是大家在人事管理上最关注的问题的统计结果：捐赠管理分问题得票数1. 在筹款计划制定、追踪、和管理方面，大家使用了什么信息化工具？存在什么问题？

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2. 大家在筹款活动创建、修改、删除方面是怎么操作的？使用了什么信息化工具？存在什么问题？

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3. 在捐款人信息统计、管理和后续联系方面，大家使用了什么信息化工具？存在什么问题？

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4. 在款项的进出方面的管理，大家是如何操作的？使用了什么信息化工具？存在什么问题？

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5. 在款项的分配方面，大家是怎么操作的？使用了什么信息化工具？存在什么问题？

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6. 在款项的查询方面，大家是怎么操作的？使用了什么信息化工具？存在什么问题？

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NGO 信息化试点项目后的下一步计划

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下一步计划• 整合北京和上海公益组织的反馈，并通过访问同行专家获得一些典型案例和更多专家建议，完善报告

具体需求的挖掘集中在某个信息化方面 e.g. 项目管理，访问恩友使用者，爱盟的使用者访问其他软件企业，如微软， Qualcomm 等

• 试点项目后的下一步思考开放这个项目，使更多企业、基金会和公益组织参与进来并为他们的参与提供具指导性的参考

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