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Les brefs de juin 2010
Diverses informations parues ou recueillies depuis la parution des brefs drsquoavril-mai 2010 certaines de
ces informations permettront de creacuteer ou drsquoactualiser les reacutefeacuterentiels et fiches de proceacutedure du controcircle interne comptable drsquoautres drsquoapporter des eacuteclaircissements sur les eacutevolutions en cours
Informations
COMPTABILITE ndash MOYENS DE REGLEMENT
Sur le site du ministegravere lire lrsquoactualiteacute de la semaine 18 sur Le virement SEPA
SEPA signifie Single Euro Payment Area crsquoest-agrave-dire Espace unique des paiements en euros Le projet a pour but de doter les habitants de lrsquoUnion europeacuteenne de moyens de paiements scripturaux communs permettant de reacutealiser des transactions en euros dans des conditions identiques quel que soit le pays de lrsquoUnion concerneacute Le projet est issu drsquoune initiative de la communauteacute bancaire europeacuteenne regroupeacutee au sein drsquoune instance deacutenommeacutee EPC (European Payements Council Conseil europeacuteen des paiements) en charge de deacutefinir les regravegles de fonctionnement des moyens de paiement europeacuteen qui ont vocation agrave terme agrave se substituer aux moyens de paiement domestiques Lrsquoune des caracteacuteristiques essentielles des moyens de paiement SEPA est drsquoidentifier les comptes bancaires et les banques selon un format international crsquoest-agrave-dire respectivement sous la forme du couple IBAN (International Bank Account Number) + BIC (Business Identifier Code) alors que les virements domestiques utilisent les identifiants nationaux des comptes (en France il srsquoagit du format RIB) Cette nouvelle architecture permettra de reacutealiser des paiements en euro par virement dans les pays qui ont adheacutereacute agrave cet espace Ainsi les opeacuterations internationales effectueacutees en euro agrave lrsquointeacuterieur de la zone SEPA seront traiteacutees comme des opeacuterations nationales La principale modification agrave apporter aux applications informatiques geacuterant des reacutefeacuterences bancaires est la transformation du RIB en IBAN et lrsquoajout du BIC LrsquoIBAN reprend pour la France les donneacutees contenues dans le RIB auxquelles on ajoute en tecircte un code Pays sur deux caractegraveres (FR pour la France) et une cleacute de controcircle sur 2 caractegraveres Le BIC se deacutecline en 2 longueurs de 8 ou 11 caractegraveres selon le degreacute de preacutecision deacutesireacute Les 4 premiers caractegraveres deacutesignent la banque les 2 caractegraveres suivants identifient le pays drsquoimplantation de la banque (code pays) les 2 derniers caractegraveres correspondent agrave un code service le plus souvent agrave vocation geacuteographique Contrairement au code IBAN il nrsquoexiste pas de controcircle de saisie du BIC Les systegravemes drsquoinformation geacutereront en parallegravele les deux formats de reacutefeacuterences bancaires RIB et les nouvelles normes (IBANBIC) La migration du RIB vers IBAN sera automatiseacutee et un logiciel de controcircle de coheacuterence sera mis agrave disposition pour le controcircle du BIC En fonctionnement courant les applications informatiques proposeront la saisie des coordonneacutees bancaires en mode SEPA (IBANBIC) Le RIB lorsqursquoil sera neacutecessaire sera deacuteduit de lrsquoIBAN La DGFIP preacutevoit une geacuteneacuteralisation du virement en mode SEPA en janvier 2012 Les applications migreront progressivement pour atteindre cet objectif Outre GFC drsquoautres applications sont impacteacutees telles qursquoEFCI SCONET BEE et GFE GOSPELhellip A une date non encore deacutefinitive les opeacuterations de preacutelegravevement srsquoeffectueront eacutegalement en mode SEPA Lien utile SEPA httpwwwsepafrancefr
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CONTRATS AIDES
Le contentieux des contrats aideacutes
- Revoir le PowerPoint des rencontres services acadeacutemiquesGestionnaires en EPLE
- Retrouver dans le BA ndeg469 du 28092010 des modegraveles de lettre de convocation agrave
lrsquoentretien preacutealable et agrave la notification du licenciement
- La compeacutetence des diffeacuterents ordres de juridiction avec une deacutecision reacutecente Jugement du
Tribunal des conflits ndeg3733 du 23 novembre 2009 - Universiteacute de Valenciennes et du
Hainaut-Cambreacutesis
Dans un contentieux engageacute par un agent public contractuel le juge judiciaire est compeacutetent pour les
peacuteriodes ougrave cet agent eacutetait recruteacute sur la base dun contrat solidariteacute et dun contrat emploi
jeune En revanche la juridiction administrative est seule compeacutetente pour statuer sur les
demandes de lagent concernant la peacuteriode ougrave le recrutement eacutetait fondeacute sur un contrat
administratif
CONTROLE INTERNE COMPTABLE DE LrsquoETAT
Retrouvez le rapport de la cour des comptes sur la CERTIFICATION DES COMPTES DE LrsquoETAT EXERCICE 2009 quelques extraits du rapport sur le controcircle interne comptable de lrsquoEtat pages 23 et suivantes laquo 77 La Cour reconduit au 31 deacutecembre 2009 une reacuteserve substantielle relative agrave lrsquoeffectiviteacute et agrave lrsquoefficaciteacute insuffisantes des dispositifs ministeacuteriels de controcircle interne et drsquoaudit interne 78 En deacutepit de lrsquoimportance des progregraves accomplis depuis trois exercices les responsables des ministegraveres ne sont toujours pas en mesure de porter une appreacuteciation eacutetayeacutee sur le degreacute de maicirctrise des risques comptables et financiers que leur apportent des dispositifs encore en cours de deacuteploiement dont les veacuterifications de la Cour illustrent par ailleurs les deacutefaillances persistantes raquo
CREDITS GLOBALISES PAPET
- Revoir le PowerPoint des rencontres services acadeacutemiquesGestionnaires en EPLE
- Les creacutedits dEtat sont partiellement globaliseacutes dans le cadre du dispositif PAPeacutet Comment
utiliser les creacutedits dEtat depuis la mise en place des creacutedits globaliseacutes autorisation
imputation eacutecritures deacutespeacutecialisation Consulter la gestion des creacutedits globaliseacutes PAPeacutet
20092010 valable eacutegalement pour lrsquoanneacutee scolaire 20102011 en lrsquoattente du nouveau
projet acadeacutemique
- Lrsquooutil PAPeacutet pour la campagne PAPeacutet 2010-2011 lire la circulaire de la DAEC494-60 [pdf
29427 Ko] du BA ndeg494 du mai 2010 pour eacutelaborer les nouvelles actions ainsi qursquoune
application informatique reacutenoveacutee
DELAI GLOBAL DE PAIEMENT
Au 1er juillet 2010 le deacutelai global de paiement passera agrave 30 jours Article 98 du code des marcheacutes
publics Voir le point sur le deacutelai global de paiement
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EDUCATION NATIONALE
Un rapport de la Cour des Comptes Leacuteducation nationale face agrave lobjectif de la reacuteussite de tous les
eacutelegraveves
ENTRETIEN PROFESSIONNEL
Sur le site acadeacutemique consulter le cadre reacuteglementaire de lrsquoentretien professionnel ainsi que la
fiche de compte rendu pour lrsquoanneacutee scolaire 2009-2010
FONCTION PUBLIQUE - PERSONNES HANDICAPES
Le ministegravere de lrsquoeacutecologie de lrsquoeacutenergie du deacuteveloppement durable et de la mer vient de publier un document intituleacute Stationnement reacuteserveacute aux personnes handicapeacutees ou agrave mobiliteacute reacuteduite - Guide juridique et pratique agrave lusage des collectiviteacutes territoriales Certains aspects de ce guide peuvent inteacuteresser les eacutetablissements dans une deacutemarche de deacuteveloppement durable puisque une socieacuteteacute durable et moderne ne peut ecirctre qursquoune socieacuteteacute ougrave lrsquointeacutegration et la participation des personnes handicapeacutees ou agrave mobiliteacute reacuteduite agrave la vie de la citeacute sont pleines et entiegraveres
FOURNITURES SCOLAIRES
Aides aux eacutelegraveves et aux familles RLR 510-3 572-0 Au BO ndeg17 du 29 avril 2010 parution de la circulaire ndeg 2010-045 du 2-4-2010- NOR MENE1006112C sur les fournitures scolaires JURIDICTIONS
Publication du rapport annuel 2009 de la Cour de Cassation ainsi que du rapport public drsquoactiviteacutes du
Conseil drsquoEtat
Reacuteforme des juridictions financiegraveres et disparition des chambres reacutegionales des comptes sur lrsquoavenir
des chambres reacutegionales des comptes et leur eacuteventuelle disparition consulter la question eacutecrite ndeg
11943 de M Jean-Marc Pastor
LOLF ET EPLE
Les rapports annuels de performances annexeacutes au PLR viennent drsquoecirctre publieacutes pour consulter les
principaux programmes inteacuteressant les EPLE cliquer ci-dessous
141 - Enseignement scolaire public du second degreacute o Bilan strateacutegique du rapport annuel de performances o Preacutesentation des creacutedits et des deacutepenses fiscales o Rappel de la preacutesentation du programme o Objectifs et indicateurs de performance o Justification au premier euro o Analyse des coucircts du programme et des actions
(Eacuteducation
nationale)
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230 - Vie de leacutelegraveve o Bilan strateacutegique du rapport annuel de performances o Preacutesentation des creacutedits et des deacutepenses fiscales o Rappel de la preacutesentation du programme o Objectifs et indicateurs de performance o Justification au premier euro o Analyse des coucircts du programme et des actions
(Eacuteducation nationale
214 - Soutien de la politique de leacuteducation nationale o Bilan strateacutegique du rapport annuel de performances o Preacutesentation des creacutedits et des deacutepenses fiscales o Rappel de la preacutesentation du programme o Objectifs et indicateurs de performance o Justification au premier euro o Opeacuterateurs o Analyse des coucircts du programme et des actions
(Eacuteducation nationale
REGIE ET RESPONSABILITE DU REGISSEUR reacutegiss
Responsabiliteacute du reacutegisseur en cas de vol des preacutecisions inteacuteressantes sont apporteacutees dans la question reacuteponse agrave lrsquoassembleacutee nationale de Mme Marie-Jo Zimmermann
laquo En application des dispositions de larticle 60 modifieacute de la loi ndeg 63-156 du 23 feacutevrier 1963 de finances pour 1963 et du deacutecret ndeg 2008-227 du 5 mars 2008 abrogeant et remplaccedilant le deacutecret ndeg 66-850 du 15 novembre 1966 relatif agrave la responsabiliteacute personnelle et peacutecuniaire des reacutegisseurs les reacutegisseurs des organismes publics sont responsables peacutecuniairement des opeacuterations quils accomplissent et doivent combler sur leurs propres deniers tout deacuteficit apparaissant dans la reacutegie Toutefois en cas de vol ou vol agrave main armeacutee la responsabiliteacute personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur nest pas mise en jeu En effet ces circonstances eacutetant consideacutereacutees comme reacutesultant de la force majeure le ministre du budget des comptes publics et de la reacuteforme de lEacutetat constate la force majeure au profit du reacutegisseur Il convient cependant de preacuteciser que mecircme en cas de vol il peut arriver que la force majeure ne puisse ecirctre constateacutee Ainsi chaque fois que le non-respect des regravegles de prudence (coffre ouvert caisse laisseacutee sans surveillance au cours du service etc) a faciliteacute la reacutealisation du vol la responsabiliteacute du reacutegisseur est mise en jeu Dans cette hypothegravese le reacutegisseur pourra neacuteanmoins solliciter une remise gracieuse de ces sommes aupregraves du ministre du budget des comptes publics et de la reacuteforme de lEacutetat qui prendra sa deacutecision conformeacutement agrave lavis de lorganisme public qui supporte budgeacutetairement le coucirct de la remise gracieuse En cas de deacutecision de rejet ou de remise gracieuse partielle le reacutegisseur sera dans lobligation dacquitter les sommes mises agrave sa charge Le reacutegisseur ne pourra obtenir de son assureur lindemnisation de ces sommes quagrave hauteur du plafond de deacutedommagement tel que preacutevu par son contrat dassurance raquo
RENTREE SCOLAIRE
Au Bulletin officiel n deg11 du 18 mars 2010 la circulaire sur la Preacuteparation de la rentreacutee 2010 (RLR
520-0) vient drsquoecirctre publieacutee Consulter la circulaire ndeg 2010-38 du 16-3-2010 (NOR gt MENE1006812C)
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VIDEOSURVEILLANCE
Lrsquoarrecircteacute du 29 avril 2010 fixant les conditions de certification des installateurs de systegravemes de
videacuteosurveillance vient de preacuteciser dans son annexe les conditions et les exigences minimales agrave
respecter par tout demandeur de certification de son systegraveme de videacuteosurveillance
VOIES DrsquoEXECUTION
Une nouvelle voie dexeacutecution au profit de lEtat Le deacutecret ndeg 2010-433 du 29 avril 2010 pris en application de la loi du 12 mai 2009 de simplification et de clarification du droit creacutee la saisie agrave tiers deacutetenteur une voie dexeacutecution dont le reacutegime est voisin de celui de la saisie attribution existant au profit des creacuteanciers priveacutes Notice la loi du 12 mai 2009 de simplification et de clarification du droit et dallegravegement des
proceacutedures a creacuteeacute une nouvelle voie dexeacutecution au profit de lEtat la saisie agrave tiers deacutetenteur dont le
reacutegime est voisin de celui de lopposition agrave tiers deacutetenteur existant au profit des collectiviteacutes
territoriales et de celui de la saisie-attribution existant au profit des creacuteanciers priveacutes Le preacutesent
deacutecret a pour objet dadapter les dispositions reacuteglementaires du code du travail agrave ce nouveau
dispositif
Il ouvre eacutegalement la possibiliteacute aux huissiers de justice agrave la suite de leacutelargissement de la
compeacutetence territoriale de ces professionnels de confier la signification dun acte agrave un confregravere plus
proche du lieu de signification en preacutevoyant le partage des eacutemoluments correspondants Dans un
souci de meilleure lisibiliteacute il soumet leacutetablissement des actes des huissiers de justice au respect
dune norme de preacutesentation fixeacutee par arrecircteacute
Enfin le deacutecret preacutevoit les modaliteacutes de mise en œuvre du droit au reacuteexamen des deacutecisions de justice
preacutevu dans certaines hypothegraveses tregraves speacutecifiques par le regraveglement (CE) ndeg 8612007 du Parlement
europeacuteen et du Conseil du 11 juillet 2007 instituant une proceacutedure europeacuteenne de regraveglement des
petits litiges et rend immeacutediatement applicable la disposition de larticle 509-3 du code de
proceacutedure civile donnant compeacutetence aux notaires pour certifier les actes quils reccediloivent afin de
permettre leur exeacutecution selon les modaliteacutes preacutevues par le regraveglement (CE) ndeg 8052004 du
Parlement europeacuteen et du Conseil du 21 avril 2004 portant creacuteation dun titre exeacutecutoire europeacuteen
pour les creacuteances incontesteacutees
Reacutefeacuterences les textes modifieacutes par le preacutesent deacutecret peuvent ecirctre consulteacutes dans leur reacutedaction
issue de cette modification sur le site Leacutegifrance (httpwwwlegifrancegouvfr)
ACTUALITE DES MARCHES PUBLICS
Code des marcheacutes publics
Publication au JO du 28 avril 2010 du deacutecret ndeg 2010-406 du 26 avril 2010 relatif aux contrats de
concession de travaux publics et portant diverses dispositions en matiegravere de commande publique
Le deacutecret porte application de lordonnance ndeg 2009-864 du 15 juillet 2009 relative aux concessions
de travaux publics Il permet eacutegalement avec labrogation de larticle 73 et du IV des articles 74 et
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168 du CMP de se conformer agrave larrecirct du 10 deacutecembre 2009 de la Cour de justice de lrsquoUnion
europeacuteenne qui a censureacute la proceacutedure des marcheacutes de deacutefinition
Deacutemateacuterialisation
La DAJ vient de mettre en ligne son guide pratique de la deacutemateacuterialisation Ce guide preacutesente la deacutemateacuterialisation en matiegravere de marcheacute public cadre juridique protection des informations publiciteacute profil acheteur mise en ligne des documents de consultation transmission des candidatures et des offres examen et conclusion des marcheacutes controcircle et exeacutecution des marcheacutes archivage etc
Contrat drsquoassurance contrat administratif et marcheacutes publics
Le Conseil drsquoEtat vient de rappeler qursquoun contrat dassurance passeacute par une des personnes morales
de droit public soumises aux dispositions du code des marcheacutes publics est un contrat administratif
Pour voir la Deacutecision du Conseil dEacutetat ndeg 333627 du 31 mars 2010 cliquer sur le lien httpwwwlegifrancegouvfraffichJuriAdmindooldAction=rechJuriAdminampidTexte=CETATEXT000022057646ampfastReqId=591068622ampfastPos=1
Clause de reacutevision de prix
Arrecirct du Conseil dEtat ndeg328803 du 9 deacutecembre 2009 - Deacutepartement de lEure
Lorsque la reacutealisation du marcheacute neacutecessite une part importante de fournitures dont le prix est
directement affecteacute par les fluctuations des cours mondiaux le contrat doit comporter une clause de
reacutevision des prix Labsence dune telle clause compte tenu de son incidence sur le prix et sa reacutevision
sur les offres des candidats constitue un manquement aux obligations de mise en concurrence
Question eacutecrite Seacutenat ndeg11667 - 6 mai 2010 - Reacutevision des prix et regraveglement de marcheacutes publics
Critegraveres de choix lieacutes agrave lorigine ou limplantation geacuteographique des candidats au marcheacute
Lintroduction dun critegravere de preacutefeacuterence locale dans le code des marcheacutes publics est donc
impossible car elle constituerait une meacuteconnaissance des regravegles communautaires de la commande
publique La jurisprudence communautaire a ainsi consideacutereacute quune reacuteglementation reacuteservant des
marcheacutes publics aux entreprises ayant leur siegravege social dans la reacutegion ougrave ils doivent ecirctre exeacutecuteacutes et
accordant dans le choix des attributaires une preacutefeacuterence aux associations temporaires ou
consortium comprenant des entreprises locales est discriminatoire (CJCE 3 juin 1992 aff C 36089
Commission c Reacutepublique italienne) Une obligation dimplantation geacuteographique si elle est justifieacutee
par lobjet du marcheacute ou par ses conditions dexeacutecution peut neacuteanmoins constituer une condition agrave
lobtention du marcheacute Un candidat qui sengage agrave simplanter en cas dattribution du marcheacute doit
ecirctre consideacutereacute comme satisfaisant agrave cette obligation au mecircme titre quun candidat deacutejagrave implanteacute
(CE 14 janvier 1998 Socieacuteteacute Martin-Fourquin ndeg 168 688)
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Question eacutecrite AN ndeg70212 - 4 mai 2010 - Critegraveres de choix lieacutes agrave lorigine ou agrave limplantation
geacuteographique des candidats au marcheacute
Documents agrave fournir agrave loccasion dune candidature agrave un marcheacute public et allotissements laquo Pour les marcheacutes allotis les candidats peuvent soit preacutesenter un seul exemplaire des documents relatifs agrave leur candidats et scinder lot par lot les eacuteleacutements relatifs agrave leurs offres soit preacutesenter pour chacun des lots les eacuteleacutements relatifs agrave leurs candidatures et agrave leurs offres raquo Les candidatures soumissionnant agrave plusieurs lots ne sont donc pas tenus de remettre en plusieurs exemplaires leur dossier de candidature En revanche ils devront remettre une offre pour chaque lot Consulter la Question eacutecrite ndeg 11863 de M Jean Louis Masson Taux de TVA et appel doffres erreur sur le taux de la taxe sur la valeur ajouteacutee (TVA)
laquo Mecircme si lentreprise a fait une erreur sur le taux de la taxe sur la valeur ajouteacutee (TVA) dans son offre les prestations lieacutees agrave ce marcheacute devront ecirctre payeacutees sur la base dune facture comportant le taux de TVA rectifieacute En effet mecircme figurant dans un marcheacute exeacutecutoire les mentions relatives agrave la TVA (taux et montant) nont quune valeur indicative et ne simposent donc aucunement au comptable en cas de divergence de taux par rapport agrave la leacutegaliteacute fiscale En revanche le montant toutes taxes comprises (TTC) du marcheacute tel quil figure dans lacte dengagement simpose aux parties et au comptable Ainsi les prestations ne pourront ecirctre payeacutees que dans la limite du montant TTC du marcheacute tel quil a eacuteteacute preacutevu initialement raquo
Retrouver la reacuteponse agrave la Question eacutecrite ndeg 06957 de M Jean Louis Masson (Moselle - NI) publieacutee dans le JO Seacutenat du 29042010 - page 1063
Veacuterification des qualifications des candidats aux marcheacutes publics
Aux termes de larticle 45 du code des marcheacutes publics le pouvoir adjudicateur ne peut exiger des candidats que des renseignements ou documents permettant deacutevaluer leur expeacuterience leurs capaciteacutes techniques ou financiegraveres ainsi que les documents relatifs aux pouvoirs des personnes habiliteacutees agrave les engager Lorsque le pouvoir adjudicateur deacutecide de fixer des niveaux minimums de capaciteacute ces derniers doivent ecirctre lieacutes et proportionneacutes agrave lobjet dun marcheacute Lacheteur public doit donc permettre aux candidats dapporter tout moyen de preuve eacutequivalent Plus geacuteneacuteralement le Conseil dEacutetat a rappeleacute que les renseignements exigeacutes des candidats agrave lappui de leur candidature doivent ecirctre objectivement rendus neacutecessaires par lobjet du marcheacute et la nature des prestations agrave exeacutecuter (CE 26 mars 2008 Communauteacute urbaine de Lyon ndeg 303779) httpwwwlegifrancegouvfraffichJuriAdmindooldAction=rechJuriAdminampidTexte=CETATEXT000018503442ampfastReqId=331647485ampfastPos=1
Voir eacutegalement la Question eacutecrite ndeg 11666 de M Jean-Claude Carle
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Le site de la DIFIN
Retrouvez les toutes derniegraveres informations et actualiteacutes agrave lrsquoadresse suivante sur le Site acadeacutemique Rubrique toutes les Actualiteacutes
Actualisation sur le site de lrsquoacadeacutemie acadeacutemique de la rubrique laquo Aide et conseil aux EPLE raquo DIFIN488-497 [PDF 21457 Ko]
Le PowerPoint sur les diffeacuterents thegravemes abordeacutes lors des rencontres Services acadeacutemiques Gestionnaires en EPLE notamment la gestion de lrsquoeacutevaluation des risques en EPLE avec le document unique lrsquooutil GERES Les creacutedits globaliseacutes PAPeacutet les soldes deacutebiteurs des CES et CEC le contrat unique drsquoinsertion (sur les dispositions de ce contrat et les modaliteacutes de recrutement relire les brefs de janvier 2010 ) le contentieux des contrats aideacutes avec le deacuteroulement drsquoune proceacutedure de licenciement lrsquoentretien personnel la PFR la formation continue des gestionnaires et de leurs collaborateurs
Le point sur
Le deacutelai global de paiement
Maitriser les actes relatifs aux sorties et voyages scolaires
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DELAI GLOBAL DE PAIEMENT
Au 1er juillet 2010 le deacutelai global de paiement passera pour les collectiviteacutes territoriales et
les eacutetablissements publics locaux agrave 30 jours (Article 98 du code des marcheacutes publics) Les
eacutetablissements scolaires sont concerneacutes par cette disposition
La reacuteduction de ce deacutelai est lrsquooccasion de mettre en place un controcircle interne comptable avec
des fiches de reacuteveacutelation et drsquoanalyse de problegraveme ainsi qursquoune fiche de proceacutedure
DEFINITION
Le deacutelai global de paiement est preacutevu agrave lrsquoarticle 98 du code des marcheacutes publics
Le deacutelai global de paiement ouvre de plein droit et sans autre formaliteacute pour le titulaire du
marcheacute le beacuteneacutefice drsquointeacuterecircts moratoires agrave compter du jour suivant lrsquoexpiration du deacutelai
- Le deacutelai global de paiement est fixeacute agrave 30 jours
- Il nrsquoest pas possible contractuellement drsquoaugmenter ce deacutelai par contre il est possible contractuellement de le diminuer
Ce deacutelai va se reacutepartir entre lrsquoordonnateur et le comptable le comptable doit pouvoir disposer drsquoun deacutelai drsquoexamen du dossier de mandatement de 10 jours ce qui ne lrsquoempecircche pas srsquoil le faut de payer avant la fin de ce deacutelai Le comptable devra garder trace de la date de reacuteception des documents (registre reacuteceacutepisseacute tampon hellip) ce sera la date de deacutepart pour le comptable la fin du deacutelai sera la date drsquoenvoi en regraveglement au Treacutesor Public
- Le point de deacutepart du deacutelai global de paiement est la date de reacuteception de la demande de
paiement par le service de la deacutepense agrave deacutefaut la date du service fait si elle est posteacuterieure
Ceci neacutecessite lrsquoenregistrement de cette date
A deacutefaut de date pertinente (date de reacuteception de la facture date du service fait) la date de
la facture augmenteacutee de 2 jours fera foi
- Le terme du deacutelai global de paiement est le deacutecaissement par le comptable (Envoi du
paiement au Treacutesor Public)
Le comptable devra informer lrsquoordonnateur de cette date
REFERENCES
Le deacutecret ndeg2002-232 du 21 feacutevrier 2002 (JO du 22 feacutevrier 2002) et sa circulaire geacuteneacuterale
drsquoapplication du 13 mars 2002 (JO du 6 avril 2002) en fixent les modaliteacutes
Lrsquoarticle 33 du deacutecret ndeg2008-1355 du 19 deacutecembre 2008 a rameneacute ce deacutelai pour les
comptables de lrsquoEtat agrave 10 jours agrave compter du 1er juillet 2010
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REPARTITION DU DELAI POUR UN EPLE
Au niveau des EPLE on ne peut quenvisager lapplication dun deacutelai conventionnel fixant des
modaliteacutes pratiques concernant ce partage le partage preacutevu par le deacutecret ndeg2008-1550 du 31
deacutecembre 2008 (10 jours pour le comptable agrave compter du 1er juillet 2010) peut effectivement servir
de reacutefeacuterence sans pour cela constituer une obligation
CALCUL DES INTERETS MORATOIRES
Lors de lrsquoexeacutecution drsquoun marcheacute public des peacutenaliteacutes financiegraveres sont appliqueacutees agrave lrsquoentiteacute publique en cas de deacutepassement du deacutelai maximum de paiement le titulaire du marcheacute ou le sous-traitant perccediloit alors des inteacuterecircts moratoires de plein droit et sans formaliteacute
Le deacutelai qui impose le paiement des sommes dues au contractant ne peut deacutepasser
30 jours pour lrsquoEacutetat et ses eacutetablissements publics autres que ceux ayant un caractegravere industriel et commercial (EPIC)
30 jours au 1er juillet 2010 pour les collectiviteacutes territoriales et les eacutetablissements publics locaux
Le taux des inteacuterecircts moratoires eacutetant actualiseacute deux fois par an (au 1er janvier et au 1er juillet) celui qui doit ecirctre pris en compte pour le calcul est celui qui est en vigueur agrave la date agrave laquelle les inteacuterecircts moratoires commencent agrave courir un seul taux srsquoapplique pour toute la dureacutee du marcheacute
Par exemple pour un deacutelai de paiement qui expire au 24 mars les inteacuterecircts moratoires qui sont dus agrave partir du 25 mars soit dans la peacuteriode entre le 1er janvier et le 1er juillet il faut calculer les inteacuterecircts en fonction du taux en vigueur le 1er janvier et ce pour toute la dureacutee de la dette restant agrave payer
Attention le taux est calculeacute en reacutefeacuterence agrave deux taux diffeacuterents
soit le taux marginal de la Banque centrale europeacuteenne (BCE) pour les marcheacutes de lrsquoEacutetat et ses eacutetablissements publics autres que ceux ayant un caractegravere industriel et commercial (EPIC) et des collectiviteacutes territoriales et leurs eacutetablissements publics
soit le taux leacutegal srsquoil srsquoagit drsquoun marcheacute passeacute par les eacutetablissements de santeacute des armeacutees et les eacutetablissements publics de santeacute
Un assistant de calcul permet de calculer en ligne les inteacuterecircts moratoires dus au sous-traitant
Les inteacuterecircts moratoires courent agrave compter du jour suivant lrsquoexpiration du deacutelai global de
paiement et ce jusqursquoagrave la date incluse de mise en paiement du principal (facture)
Ils sont mandateacutes par lrsquoordonnateur au compte 6711 laquo peacutenaliteacutes sur les marcheacutes et deacutebits
payeacutes sur achats et ventes raquo aussi est-il important que ce dernier ait connaissance et de la date
initiale deacuteterminant le point de deacutepart et de la date finale (deacutecaissement) pour chaque facture
Lrsquoassiette des inteacuterecircts moratoires sera le montant total des eacuteleacutements de liquidation
La formule de calcul des inteacuterecircts moratoires (IM) est la suivante
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Nombre de jours de deacutepassement
Montant payeacute tardivement TTC x ------------------------------------------ x taux
365
Des inteacuterecircts moratoires compleacutementaires sont dus lorsque le mandatement des inteacuterecircts
moratoires initiaux nrsquoest pas intervenu au plus tard le 30eacuteme jour suivant la date de paiement du
principal
La formule de calcul est
Nombre de jours de retard
sur IM initiaux
Montant des inteacuterecircts moratoires initiaux x ------------------------------------------ x taux
365
Les inteacuterecircts moratoires ne sont pas soumis agrave la TVA le versement drsquointeacuterecircts moratoires
constitue non pas la contrepartie drsquoune prestation mais la reacuteparation drsquoun preacutejudice Conseil drsquoEtat
25 juin 2004 Steacute Philippe Filippini Ndeg 234687
Le comptable a une obligation de surveillance en cas de non mandatement des inteacuterecircts
moratoires dans un deacutelai de 30 jours le comptable devra alerter le preacutefet pour proceacuteder au
mandatement drsquooffice (article L 1612-18 du code geacuteneacuteral des collectiviteacutes territoriales)
En cas de litige sur lrsquoorigine des retards entre lrsquoordonnateur et le comptable lrsquoinstruction
ndeg04-020-MO-B1-B du 23 feacutevrier 2004 organise une proceacutedure de conciliation
Les inteacuterecircts moratoires drsquoun montant infeacuterieur agrave 5 euro ne sont pas mandateacutes
REFERENCES
Module de calcul des inteacuterecircts moratoires Ministegravere chargeacute de lrsquoeacutequipement
Taux applicables pour le calcul des inteacuterecircts moratoires Ministegravere du budget
Deacutecret ndeg2008-1550 du 31 deacutecembre 2008 JO du 1er janvier 2009 Leacutegifrance
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FICHES DE REVELATION ET DrsquoANALYSE DES PROBLEMES
1
Mise en place drsquoun controcircle interne comptable
Problegraveme
Le deacutepassement du deacutelai de paiement ouvre de plein droit et sans formaliteacute le beacuteneacutefice drsquointeacuterecircts moratoires agrave compter du jour suivant lrsquoexpiration du deacutelai (article 98 du code des marcheacutes publics)
Les deacutefaillances constateacutees dans lrsquoorganisation du service ne permettent pas agrave lrsquoeacutetablissement de respecter le deacutelai global de paiement
Constat
La difficulteacute de calculer le deacutelai qui srsquoest eacutecouleacute entre la date drsquoarriveacutee de ces factures et la date de leur regraveglement
Causes
Absence de trace drsquoun enregistrement agrave lrsquoarriveacutee dans lrsquoeacutetablissement des factures
Conseacutequences
Le titulaire du marcheacute ou le sous-traitant ne beacuteneacuteficie pas conformeacutement agrave lrsquoarticle 98 du code des
marcheacutes publics de plein droit et sans autre formaliteacute dinteacuterecircts moratoires agrave compter du jour
suivant lexpiration du deacutelai
Recommandations
Apposer la date de reacuteception sur les factures degraves leur arriveacutee
Fiche de proceacutedure eacutelaboreacutee par lrsquoagent comptable en concertation avec lrsquoordonnateur
Courrier adresseacute agrave chaque ordonnateur pour rappeler si neacutecessaire cette obligation
Lu dans un rapport (Observations drsquoune chambre reacutegionale des comptes en 2010)
La deacutesorganisation du service concerneacute lieacute agrave la mutation drsquoun agent nrsquoest pas de nature agrave exoneacuterer lrsquoeacutetablissement de ses obligations
Recommandations
Apporter une attention toute particuliegravere pour les peacuteriodes de congeacutes scolaires
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2
Calcul des inteacuterecircts moratoires
Problegraveme
Le deacutepassement du deacutelai de paiement ouvre de plein droit et sans formaliteacute le beacuteneacutefice drsquointeacuterecircts moratoires agrave compter du jour suivant lrsquoexpiration du deacutelai (article 98 du code des marcheacutes publics)
le montant des inteacuterecircts moratoires dus est rarement payeacute
Constat
La difficulteacute de calculer le deacutelai montant des inteacuterecircts moratoires dus
Causes
Absence de consigne donneacutee et drsquooutil
Conseacutequences
Le titulaire du marcheacute ou le sous-traitant ne beacuteneacuteficie pas conformeacutement agrave lrsquoarticle 98 du code des
marcheacutes publics de plein droit et sans autre formaliteacute dinteacuterecircts moratoires agrave compter du jour
suivant lexpiration du deacutelai
Recommandations
Apposer la date de reacuteception sur les factures degraves leur arriveacutee
Fiche de proceacutedure eacutelaboreacutee par lrsquoagent comptable avec un lien avec le module de calcul des inteacuterecircts moratoires
Information par courrier de lrsquoordonnateur
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FICHE DE PROCEDURE
Veacuterification du deacutelai de paiement et calcul des inteacuterecircts moratoires
ACTIVITE ECHEANCE RESPONSABLE SUPPLEANT
Nom Nom
Veacuterification agrave opeacuterer sur les piegraveces justificatives syst
Existence drsquoune date drsquoarriveacutee sur la facture ou sur les
piegraveces justificatives
Veacuterification du deacutelai global de paiement de 30 jours
Si neacutecessaire
Liquidation avec lrsquoassistant de calcul des inteacuterecircts moratoires sur
lettre type de liquidation
Lettre agrave lordonnateur de demande de mandatement des
inteacuterecircts moratoires
si IM
Enregistrement de la lettre
Transfert de la lettre agrave lordonnateur
Mise agrave jour du fichier des IM lors de la mise en paiement
Information de lordonnateur et des autoriteacutes de tutelle
en cas dabsence de mise en paiement des IM
Validation du controcircle syst
Signaler par eacutecrit les anomalies constateacutees
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Maicirctriser les actes relatifs aux sorties et voyages scolaires
Une sortie ou un voyage scolaire constitue un acte peacutedagogique complexe qui neacutecessite
une extrecircme vigilance Il y a en effet souvent derriegravere cet acte peacutedagogique de nombreux actes
administratifs obligatoires divers et varieacutes qui relegravevent de diffeacuterentes reacuteglementations drsquoougrave lrsquointeacuterecirct de
bien preacutevoir et programmer dans un cadre preacutealablement deacutefini ce type drsquoactiviteacute afin drsquoassurer la
meilleure seacutecuriteacute juridique possible
A coteacute du risque juridique inheacuterent agrave tout acte respect des regravegles de forme des regravegles de
compeacutetence des conditions de fond obligation ou non de transmission et des regravegles de publiciteacute de
nombreux autres risques existent la typologie des risques suivante peut ecirctre dresseacutee
- Risque juridique lieacute agrave lrsquoabsence des actes relatifs aux sorties et voyages neacutecessaires
- Mauvaise organisation du voyage ou absence drsquoorganisation
- Risque financier
- Maniement de deniers publics par une personne non habiliteacutee
- Meacuteconnaissance des principes de la commande publique
A travers divers constats il est possible de dresser une analyse sommaire des principaux risques
lieacutes aux actes
RISQUES ORGANISATIONNELS
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
Le voyage est deacutecideacute et organiseacute par un enseignant laquo dans son coin raquo
Absence drsquoorganisation Inseacutecuriteacute juridique
Fixer un cadre Elaboration drsquoune charte interne ou drsquoun regraveglement inteacuterieur
Le voyage est deacutecideacute et organiseacute par un enseignant en cours de trimestre scolaire
Absence drsquoorganisation Inseacutecuriteacute juridique
Programmer dans le cadre de lrsquoanneacutee scolaire les sorties et voyages scolaires
Elaboration de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
Le voyage nrsquoest pas autoriseacute par le chef drsquoeacutetablissement
Risque juridique Preacutevoir un formulaire drsquoautorisation agrave compleacuteter X jours avant le deacutepart
Acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage
Absence drsquoinformation des repreacutesentants leacutegaux etou drsquoacte arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
Risque juridique Preacutevoir une fiche drsquoinscription et drsquoautorisation parentale
Acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
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Voyage et assurance de lrsquoeacutelegraveve
Meacuteconnaissance du principe de gratuiteacute si la sortie est obligatoire
Information des parents
Absence drsquoacte autorisant le deacuteplacement des accompagnateurs
Risque juridique Etablir systeacutematiquement X jours avant le deacutepart les ordres de mission
Ordre de mission pour les accompagnateurs
RISQUES LIES AUX ACTES FINANCIERS
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
La participation des familles nrsquoest pas arrecircteacutee par le conseil drsquoadministration
Risque financier Risque juridique Lrsquoagent comptable ne peut rien encaisser
Preacutesenter le budget du voyage en CA et fixer le tarif du voyage
Acte relatif au financement des voyages scolaires
Le budget du voyage nrsquoest pas arrecircteacute en eacutequilibre par le CA
Risque financier Preacutesenter le budget du voyage en CA et arrecircteacute un budget eacutequilibreacute
Budget du voyage
Le voyage nrsquoest pas budgeacutetiseacute
Aucun engagement (bon de commande bon de reacuteservation) ne peut ecirctre eacutetabli
Inscrire au budget la sortie ou le voyage
Budget de lrsquoEPLE DBM
Un don est attribueacute agrave lrsquoeacutetablissement
Risque lieacute agrave la notification du don
Preacutesenter au CA la notification du don
Acte relatif agrave lrsquoacceptation du don
Une Subvention est notifieacutee agrave lrsquoeacutetablissement
Risque lieacute agrave la subvention
Preacutesenter au CA la notification de la subvention avec les conditions drsquoutilisation et de compte rendu
Un eacutelegraveve ne part pas et demande le remboursement de son avance
Risque financier lieacute agrave lrsquoeacutequilibre du voyage
Elaborer une fiche de proceacutedure selon les eacuteleacutements deacutefinis dans la charte ou le regraveglement des voyages
Acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le remboursement
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RISQUES LIES AU MANIEMENT DE DENIERS PUBLICS PAR UNE PERSONNE NON HABILITEE
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
Lrsquoaccompagnateur demande des espegraveces pour des entreacutees de museacutee des tickets de meacutetro et des boissons
Maniement de deniers publics par des personnes non autoriseacutees
Creacuteer une reacutegie temporaire Acte de creacuteation de la reacutegie Nomination du reacutegisseur
Lrsquoenseignant reacutecupegravere dans sa classe lrsquoargent des familles
Maniement de deniers publics par des personnes non autoriseacutees
Creacuteer une reacutegie temporaire ou bien Autoriser lrsquoenseignant agrave collecter le montant de la participation des eacutelegraveves
Convention de mandat
RISQUES LIES A LrsquoACHAT PUBLIC EN EPLE
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
Un enseignant commande et apporte un contrat avec un voyagiste
Incompeacutetence de lrsquoauteur de lrsquoacte
Obtenir lrsquoautorisation de signer un contrat
Inscription agrave lrsquoEPCP Autorisation donneacutee au CE par le CA de signer le contrat
Un enseignant commande et apporte un contrat avec un voyagiste
Meacuteconnaissance des principes de la commande publique
Deacutefinir le besoin deacuteterminer les seuils reacutediger un document de consultation effectuer la publiciteacute et mise en concurrence neacutecessaires seacutelectionner le candidat
Passation du marcheacute
Reacutefeacuterence
- Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le second degreacute raquo
- Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg 160 du 9 janvier 2006 laquo Les actes administratifs des EPLE raquo
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Sommaire
Introduction Analyse des risques
La charte ou le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
CA et programmation des sorties et voyages scolaires dans le cadre de lrsquoanneacutee scolaire
Les sorties et voyages scolaires obligatoires
Les sorties et voyages scolaires facultatifs
Les dons
Les reacutegies
- La creacuteation de la reacutegie
- La nomination du reacutegisseur
- La nomination drsquoun mandataire
La budgeacutetisation des sorties et voyages scolaires ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de
recettes
- Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages
obligatoires non preacutevues au budget initial
- Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages
facultatifs non preacutevues au budget initial
Les contributions entre service
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LA CHARTE OU LE REGLEMENT INTERIEUR DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES
Deacutefinition La Charte ou le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires constitue un cadre
peacutedagogique administratif et financier propre agrave chaque eacutetablissement ce cadre permettra de
deacutefinir les principes retenus pour lrsquoorganisation de toutes les sorties et voyages scolaires de
lrsquoeacutetablissement
Caracteacuteristiques et diffeacuterences entre ces deux notions
- La charte des sorties et voyages scolaires constitue un cadre qui nrsquoa aucune valeur juridique crsquoest un code de bonne conduite elle institue un ensemble de regravegles que les membres de la communauteacute eacuteducative srsquoengagent agrave respecter crsquoest un mode opeacuteratoire un modus vivendi qui est deacutefini Les manquements agrave une des regravegles fixeacutees par cette charte ne feront lrsquoobjet drsquoaucune sanction
- Le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires constitue un cadre qui a valeur juridique ce code de bonne conduite srsquoinscrit dans lrsquoordonnancement juridique il devient obligatoire et produit des effets juridiques tous les actes du chef drsquoeacutetablissement ou du conseil drsquoadministration relatifs agrave des sorties ou voyages scolaires devront respecter les regravegles eacutecrites dans ce regraveglement inteacuterieur Les manquements agrave une des regravegles fixeacutees par ce regraveglement inteacuterieur pourront faire lrsquoobjet de sanction
Organigramme drsquoune charte
Acteurs Rocircle
Actes
Chef drsquoeacutetablissement Composition du groupe de reacuteflexion (facultatif)
Groupe de reacuteflexion Propositions
Equipe de direction Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation de la commission permanente
Commission permanente Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation du conseil drsquoadministration
Conseil drsquoadministration 1deg Adoption de la charte Avis
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la charte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute de la charte
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La charte des sorties et voyages scolaires
- Type drsquoacte Avis relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute Consultation (instruction) de la commission permanente recommandeacutee - Forme Acte reacutedigeacute - Deacutecision nrsquoayant aucune force juridique - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de la charte des sorties et voyages scolaires
La chartre constitue un cadre peacutedagogique administratif et financier propre agrave chaque
eacutetablissement du fait de son autonomie ce dernier est donc libre de fixer les points qui figureront ou
non dans sa charte en fonction de sa situation particuliegravere Pourront ecirctre inscrites dans la charte
plusieurs seacuteries de dispositions notamment des dispositions
- drsquoordre peacutedagogique o Principe de ladeacutequation des voyages au projet deacutetablissement o Principe de consultation systeacutematique du Conseil dadministration pour chaque sortie ou
voyage deacutefinition drsquoun seuil au dessous duquel le chef drsquoeacutetablissement autorise les sorties facultatives principe drsquoinformation du conseil drsquoadministration en deacutebut et fin drsquoanneacutee scolaire
- drsquoordre administratif o Deacutefinition drsquoun scheacutema relatif agrave lrsquoorganisation des sorties ou voyages o Deacutefinition des modaliteacutes drsquoorganisation des tacircches de la responsabiliteacute de chaque acteur o Deacutefinition du calendrier annuel drsquoorganisation des sorties et voyages o Elaboration de documents relatifs aux sorties et voyages facultatifs fiche projet fiches
drsquoinscription et autorisations obligatoires o Principe de diffusion systeacutematique de la charte aux familles dont lenfant participe agrave un
voyage
- drsquoordre financier o Principe de lrsquoeacutelaboration drsquoun budget pour chaque sortie ou voyage compte rendu au
conseil drsquoadministration agrave la fin de lrsquoanneacutee scolaire o Principe de la participation des familles (versement preacutealable au voyage eacutechelonnement des
versements) o Deacutefinition de regravegles pour la gestion des reliquats o Deacutefinition de regravegles en cas dannulation de voyage (reversement ou non des sommes deacutejagrave
verseacutees) o Deacutefinition de regravegles en cas de deacutesistement dun eacutelegraveve (situation variable selon que son
absence fait supporter un coucirct financier plus important ou non aux autres eacutelegraveves si oui restitution ou non des sommes deacutejagrave verseacutees)
o Regravegles et calendrier pour la constitution drsquoune reacutegie
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Organigramme drsquoun regraveglement inteacuterieur
Acteurs Rocircle
Actes
Chef drsquoeacutetablissement Composition du groupe de reacuteflexion (facultatif)
Groupe de reacuteflexion Propositions
Equipe de direction Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation de la commission permanente
Commission permanente Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation du conseil drsquoadministration
Conseil drsquoadministration Adoption du regraveglement inteacuterieur Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Transmission de la deacutelibeacuteration
Controcircle de leacutegaliteacute Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute de lrsquoacte
Acte relatif au regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
- Type drsquoacte Acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute Consultation (instruction) de la commission permanente - Forme Acte reacutedigeacute - Acte soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte exeacutecutoire quinze jours apregraves lrsquoaccuseacute de reacuteception - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de la deacutelibeacuteration relative au regraveglement des sorties et voyages scolaires
Le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires constitue un cadre peacutedagogique
administratif et financier propre agrave chaque eacutetablissement du fait de son autonomie ce dernier est
donc libre de fixer les points qui figureront ou non dans sa charte en fonction de sa situation
particuliegravere Pourront ecirctre inscrites dans ce regraveglement plusieurs seacuteries de dispositions notamment
des dispositions
- drsquoordre peacutedagogique o Principe de ladeacutequation des voyages au projet deacutetablissement
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o Principe de consultation systeacutematique du Conseil dadministration pour chaque sortie ou voyage deacutefinition drsquoun seuil au dessous duquel le chef drsquoeacutetablissement autorise les sorties facultatives principe drsquoinformation du conseil drsquoadministration en deacutebut et fin drsquoanneacutee scolaire
- drsquoordre administratif o Deacutefinition drsquoun scheacutema relatif agrave lrsquoorganisation des sorties ou voyages o Deacutefinition des modaliteacutes drsquoorganisation des tacircches de la responsabiliteacute de chaque acteur o Deacutefinition du calendrier annuel drsquoorganisation des sorties et voyages o Elaboration de documents types relatifs aux sorties et voyages facultatifs fiche projet fiches
drsquoinscription et autorisations obligatoires o Principe de diffusion systeacutematique du regraveglement inteacuterieur aux familles dont lenfant participe
agrave un voyage - drsquoordre financier
o Principe de lrsquoeacutelaboration drsquoun budget pour chaque sortie ou voyage compte rendu au conseil drsquoadministration agrave la fin de lrsquoanneacutee scolaire
o Principe de la participation des familles (versement preacutealable au voyage eacutechelonnement des versements)
o Deacutefinition de regravegles pour la gestion des reliquats o Deacutefinition de regravegles en cas dannulation de voyage (reversement ou non des sommes deacutejagrave
verseacutees) o Deacutefinition de regravegles en cas de deacutesistement dun eacutelegraveve (situation variable selon que son
absence fait supporter un coucirct financier plus important ou non aux autres eacutelegraveves si oui restitution ou non des sommes deacutejagrave verseacutees)
o Regravegles et calendrier pour la constitution drsquoune reacutegie
Les bonnes pratiques
Lrsquoacte devra ecirctre rendu exeacutecutoire par lrsquoautoriteacute de controcircle avant tout autre acte relatif aux sorties et voyages
Lrsquoacte devra faire lrsquoobjet drsquoune large publiciteacute agrave chaque rentreacutee scolaire
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Exemple drsquoune charte Charte ndash regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
Un modegravele de charte ndash regraveglement inteacuterieur des voyages organiseacutes par les EPLE est proposeacute ci-apregraves Il
ne srsquoagit pas drsquoun formulaire preacuteconiseacute mais drsquoune trame pouvant ecirctre adapteacutee aux circonstances
particuliegraveres
Article 1 Une sortie scolaire nrsquoa de justification que dans le cadre drsquoun projet peacutedagogique en relation avec les
enseignements obligatoires et les programmes Cet ancrage doit ecirctre expliciteacute dans la description du projet
Article 2 Toute sortie ne peut exceacuteder une dureacutee de 5 jours pris sur le temps scolaire Le conseil
drsquoadministration fixe le nombre de sorties facultatives agrave X par niveau ou classe dans lrsquoanneacutee
Article 3 Le conseil drsquoadministration fixe le montant de la contribution volontaire des familles Le conseil drsquoadministration tolegravere une variation de XX de la participation demandeacutee
Article 4 Le conseil drsquoadministration nrsquoexamine pas les projets dont la contribution volontaire des familles nrsquoexcegravede pas la somme de XX euros
Article 5 La sortie pourra se deacuterouler si XX des eacutelegraveves de la classe ou du niveau participent au deacuteplacement Le voyage linguistique se deacuteroule si XX des eacutelegraveves drsquoun niveau y participent
Article 6 Lrsquoeacutetablissement est autoriseacute agrave percevoir par avance les contributions volontaires des familles Les deacutepenses seront engageacutees dans la limite des sommes perccedilues
Article 7 Les financements envisageacutes par lrsquoeacutetablissement preacutelegravevement sur fonds de reacuteserves participation
drsquoun autre chapitre ou affectation de subvention de fonctionnement (sous reacuteserve drsquo instruction particuliegravere de
la collectiviteacute de rattachement) sont soumis agrave lrsquoapprobation du conseil drsquoadministration
Article 8 Les modaliteacutes de contribution financiegravere ne concernent pas les personnels drsquoencadrement du voyage puisque lrsquoensemble des accompagnateurs beacuteneacuteficie de la gratuiteacute Les charges ne devant pas ecirctre supporteacutees par les familles leur financement sera preacutevu sur le budget de lrsquoeacutetablissement (subventions diverses ressources propres etc)
Article 9 La participation aux charges communes est fixeacutee agrave hellip du montant du budget du voyage scolaire (frais de teacuteleacutephone reacuteception formaliteacutes administrativeshellip)
Article 10 Un bilan financier du voyage sera preacutesenteacute au conseil drsquoadministration
Article 11 Lrsquoeacuteventuel reliquat sera obligatoirement rembourseacute aux familles qui auront reacutegleacute lrsquointeacutegraliteacute de la participation demandeacutee excepteacute srsquoil est infeacuterieur agrave hellip Euros
Article 12 Les reliquats infeacuterieurs agrave 8 euros seront acquis deacutefinitivement agrave lrsquoeacutetablissement agrave lrsquoexpiration drsquoun deacutelai de 3 mois agrave compter de sa date de notification aux familles si celles-ci nrsquoen ont pas demandeacute le remboursement Article 13 Les conditions drsquoannulation du voyage seront notifieacutees aux familles par acte drsquoengagement Ces
conditions peuvent ecirctre deacutetermineacutees par lrsquoeacutetablissement Elles peuvent ecirctre eacutequivalentes agrave celles preacutevues dans
la convention de seacutejour
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CA ET PROGRAMMATION DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES DANS LE CADRE DE LrsquoANNEE SCOLAIRE
Exemple de calendrier avec programmation des sorties et des voyages scolaires en deacutebut drsquoanneacutee
scolaire
Calendrier Actes du CA Anneacutee N
Anneacutee N+1
1er CA de lrsquoanneacutee
Elaboration de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
X
2eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage
X
3eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Budget de lrsquoEPLE
Inscription des sorties et voyages agrave lrsquoEPCP
X
4eacuteme CA de lrsquoanneacutee
5eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Compte rendu du voyage et preacutesentation du bilan financier au CA
X
Exemple de calendrier sans programmation drsquoune sortie ou drsquoun voyage scolaire en deacutebut drsquoanneacutee
scolaire
Calendrier Actes du CA Anneacutee N
Anneacutee N+1
1er CA de lrsquoanneacutee
Elaboration de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages
scolaires
2eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage
3eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Budget de lrsquoEPLE
4eacuteme CA de
lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage DBM
Inscription des sorties et voyages agrave lrsquoEPCP
Ou Acte du CA autorisant le CE de signer le contrat
X
5eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Compte rendu du voyage et preacutesentation du bilan financier au
CA
X
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LES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES OBLIGATOIRES
Deacutefinition Deacuteplacements collectifs drsquoeacutelegraveves hors de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
accompagneacutes et organiseacutes sous lrsquoautoriteacute du chef drsquoeacutetablissement dans le cadre drsquoune action
eacuteducative ayant lieu tout ou partie pendant le temps scolaire
La sortie effectueacutee sur une journeacutee ou une demi-journeacutee ne comporte pas de nuiteacutee Le voyage
inclut au moins une nuiteacutee Tout voyage comportant une nuiteacutee est facultatif en application de
lrsquoarticle 371-3 du code civil
Le caractegravere obligatoire implique la gratuiteacute pour les eacutelegraveves et accompagnateurs
Critegraveres de la sortie obligatoire
La sortie obligatoire concerne la classe entiegravere ou un niveau deacutetermineacute La sortie srsquoinscrit dans le cadre des programmes officiels ou du projet drsquoeacutetablissement La sortie srsquoexeacutecute sur le temps scolaire
Reacutefeacuterence
- Circulaire ndeg79-186 du 12 Juin 1979 - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
Organigramme
Les sorties et voyages obligatoires vont amener plusieurs actes
Un acte relatif agrave la programmation des voyages et sorties scolaires Un acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant la sortie Un ordre de mission
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignant Initiative du voyage
Chef drsquoeacutetablissement Faisabiliteacute
Equipe de direction Instruction
Conseil drsquoadministration Consultation et programmation Avis ou Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Autorisation du voyage Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes Information des familles
Chef drsquoeacutetablissement Ordre de mission Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
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Chronologie
1deg acte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Deacutecision immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
2deg acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
3deg ordre de mission pour les accompagnateurs
- Type drsquoacte acte du chef drsquoeacutetablissement relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable apregraves publiciteacute notification agrave lrsquointeacuteresseacute
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires Le respect de la finaliteacute peacutedagogique et eacuteducative de la sortie Le respect des critegraveres de la sortie obligatoire elle ne peut pas concerner seulement que
quelques eacutelegraveves Lrsquoinformation des familles ou du repreacutesentant leacutegal (eacutecrite si besoin) Le caractegravere facultatif de lrsquoassurance pour la famille (La sortie constitue une activiteacute
obligatoire) La violation du principe de gratuiteacute de lrsquoenseignement pour les eacutelegraveves et les
accompagnateurs Lrsquoabsence drsquoacte du chef drsquoeacutetablissement Le caractegravere exeacutecutoire des actes La gestion financiegravere de la sortie incombe en totaliteacute sur le budget de lrsquoeacutetablissement
chapitre A1 J1 ou J31 J32 J38 ou J4 il nrsquoexiste aucun compte 7067 contribution des familles aux voyages scolaires
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LES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES FACULTATIFS
Deacutefinition Deacuteplacements collectifs drsquoeacutelegraveves hors de lrsquoEPLE accompagneacutes et organiseacutes sous
lrsquoautoriteacute du chef drsquoeacutetablissement dans le cadre drsquoune action eacuteducative ayant lieu tout ou partie
pendant le temps scolaire
La sortie effectueacutee sur une journeacutee ou une demi-journeacutee ne comporte pas de nuiteacutee Le voyage
inclut au moins une nuiteacutee Tout voyage comportant une nuiteacutee est facultatif en application de
lrsquoarticle 371-3 du code civil
Un voyage facultatif ne doit pas ecirctre discriminatoire ce caractegravere discriminatoire srsquoexamine au
regard du montant du coucirct du voyage coucirct discriminant pour certaines familles et au fait que le
coucirct du voyage des accompagnateurs ne doit pas ecirctre supporteacute par les familles
Les voyages scolaires vont amener plusieurs actes
Un acte relatif agrave la programmation des voyages et sorties scolaires Un acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage Un acte relatif au financement des voyages scolaires Un ordre de mission pour les accompagnateurs
Chronologie
1deg acte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute consultation (instruction) de la commission permanente - Forme acte reacutedigeacute - Deacutecision immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
2deg acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
3deg acte relatif au financement des voyages scolaires
- Type acte relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte exeacutecutoire quinze jours apregraves lrsquoaccuseacute de reacuteception - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
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4deg ordre de mission pour les accompagnateurs
- Type drsquoacte acte du chef drsquoeacutetablissement relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable apregraves publiciteacute notification agrave lrsquointeacuteresseacute
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignant Initiative du voyage
Chef drsquoeacutetablissement Faisabiliteacute
Equipe de direction Instruction
Commission permanente Instruction
Conseil drsquoadministration Consultation et programmation Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Autorisation et arrecirct de la liste des eacutelegraveves participant agrave la sortie ou au
voyage
Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Enseignant Deacutetail du voyage programme
Equipe de direction
Projet de budget de financement remplacement des enseignants accompagnateurs accueil des eacutelegraveves ne participant pas au
voyage
Conseil drsquoadministration Deacutecision relative au financement du voyage autorisation de signer les conventions don DBM pour
vote si neacutecessaire
Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Transmission acte et DBM
Controcircle de leacutegaliteacute Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Chef drsquoeacutetablissement Ordre de mission Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
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Contenu de la deacutelibeacuteration relative au financement des voyages scolaires
La reacutefeacuterence agrave la charte ou au regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires La reacutefeacuterence de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires La preacutesentation du voyage (destination date objet) Les classes concerneacutees Le nombre de participants et drsquoaccompagnateurs Le nom de lrsquoadulte responsable Le budget Lrsquoautorisation de signer les contrats et les conventions preacutesenteacutees simultaneacutement Le vote du montant maximum de la participation des familles Lrsquoeacutecheacuteancier des encaissements de la participation Les modaliteacutes de remboursement en cas de deacutesistement ou drsquoannulation Les modaliteacutes de remboursement en cas drsquoexceacutedent agrave la fin du voyage Les dons
Les bonnes pratiques
Lrsquoacte devra ecirctre rendu exeacutecutoire par lrsquoautoriteacute de controcircle avant drsquoencaisser de lrsquoargent des familles ou drsquoengager les deacutepenses relatives au voyage Le budget preacutevisionnel du voyage est joint agrave lrsquoacte
Lrsquoacte est agrave joindre au 1er mandatement relatif au paiement des deacutepenses ainsi qursquoagrave lrsquoordre de recettes des participants
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires Le respect de la finaliteacute peacutedagogique et eacuteducative de la sortie Lrsquoexistence des diffeacuterents actes La rupture de lrsquoeacutegaliteacute des participants au voyage (existence de diffeacuterents tarifs selon que
lrsquoeacutelegraveve est affilieacute ou non au foyer socio-eacuteducatif) La violation du principe de gratuiteacute de lrsquoenseignement (deacutepenses des accompagnateurs mis
directement ou indirectement agrave la charge des familles) Lrsquoabsence drsquoacte La gestion de fait par une association La compeacutetence du conseil drsquoadministration pour deacutelibeacuterer sur le financement des voyages si
cette attribution a eacuteteacute deacuteleacutegueacutee agrave la commission permanente (le conseil drsquoadministration ne peut plus deacutecider et la commission permanente nrsquoest pas compeacutetente pour voter une DBM)
Reacutefeacuterence - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
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LES DONS
Deacutefinition Un don est une libeacuteraliteacute agrave titre gracieux Lrsquoassembleacutee geacuteneacuterale du foyer socio-eacuteducatif
ou la personne responsable drsquoun autre organisme peut deacutecider de financer les sorties ou voyages
scolaires drsquoun eacutetablissement public local drsquoenseignement Cette participation prend la forme drsquoun
don fait agrave lrsquoeacutetablissement Pour que ce don soit recevable il faut qursquoil soit notifieacute agrave lrsquoeacutetablissement et
que le conseil drsquoadministration se prononce sur le principe du versement du don en autorisant le chef
drsquoeacutetablissement agrave accepter ce don
Reacutefeacuterence
- Article R421-20 du code de lrsquoeacuteducation - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
FSE Lettre de notification du don
Chef drsquoeacutetablissement Etude du caractegravere recevable du don
Equipe de direction Instruction
Conseil drsquoadministration
Deacutecision autorisant le chef drsquoeacutetablissement agrave accepter le don
DBM si neacutecessaire
Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Acte relatif au don
- Type acte relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte non soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
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Le respect des engagements en acceptant le don lrsquoeacutetablissement accepte les exigences du financeur fixeacutees dans la lettre de notification du don si le don est affecteacute au voyage agrave tel voyage il ne pourra pas servir pour un autre voyage Le don nrsquoest acquis que si le voyage se reacutealise (article R421-66 du code de lrsquoeacuteducation)
Lrsquoabsence de discrimination le don est affecteacute au voyage et non pas pour faire beacuteneacuteficier quelques participants drsquoun tarif diffeacuterent ou preacutefeacuterentiel
Le compte rendu financier du voyage Lrsquoexistence de lrsquoacte du CA Le caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
LA TECHNIQUE DES RESSOURCES AFFECTEacuteES Cette technique est utiliseacutee pour des opeacuterations preacutevues par des contrats des conventions ou bien se rapportant agrave des dons legs et recettes leacutegales qui remplissent simultaneacutement les conditions suivantes
- signature drsquoune convention avec un financeur fixant les obligations ou acceptation de dons ou de recettes en contrepartie drsquoobligations
- obligation de rendre compte de lrsquoutilisation des creacutedits - obligation de restituer le solde non employeacute ou obtenir du bailleur de fonds le report de
ces creacutedits sur lrsquoexercice suivant La comptabiliteacute de ces opeacuterations srsquoexeacutecute du 1er janvier au 31 deacutecembre (il nrsquoexiste pas de peacuteriode drsquoinventaire)
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LES REGIES
Les actes de creacuteation drsquoune reacutegie ou de nomination du reacutegisseur ne sont pas soumis agrave lrsquoapprobation
du conseil drsquoadministration
1) Creacuteation drsquoune reacutegie
Le principe Les actes de creacuteation de reacutegies doivent ecirctre transmis au comptable supeacuterieur du Treacutesor en application des dispositions de lrsquoarrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et drsquoavances Sans formulation drsquoobservations du comptable supeacuterieur du Treacutesor les deacutecisions de creacuteation de reacutegies seront exeacutecutoires agrave lrsquoissue du deacutelai de 15 jours agrave compter de la date de transmission Il nrsquoest donc pas neacutecessaire de formaliser lrsquoaccord du comptable supeacuterieur du Treacutesor
Reacutefeacuterence
- Deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute relatif aux reacutegies de recettes et aux reacutegies drsquoavances des organismes publics
- Arrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et des reacutegies drsquoavances
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignants Demande
Chef drsquoeacutetablissement Demande avis de lrsquoagent comptable
Agent comptable Avis
Chef drsquoeacutetablissement Deacutecision de creacuteation de la reacutegie transmission
Comptable supeacuterieur du Treacutesor Exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves transmission
Acte relatif agrave la reacutegie
- Type acte du chef drsquoeacutetablissement - Forme acte reacutedigeacute - Acte non soumis agrave lrsquoapprobation du conseil drsquoadministration - Acte non soumis au controcircle de leacutegaliteacute - Acte exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves la transmission au comptable supeacuterieur du treacutesor - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
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Les points agrave surveiller
- Preacutesence du document instituant la reacutegie Ce document est accompagneacute du document
intituleacute laquo document drsquohabilitation raquo
o La deacutecision portant institution drsquoune reacutegie deacutecrit la nature de deacutepense ainsi que le
montant maximum par opeacuteration
o Le document drsquohabilitation preacutecisera
la date drsquohabilitation
lrsquoobjet de la reacutegie
la dureacutee
le nom du reacutegisseur
son grade
le nom du suppleacuteant
le montant de lrsquoavance
la peacuteriodiciteacute des justificatifs
le chapitre autoriseacute ainsi que les moyens de regraveglement
- Nouvelle transmission en cas de modifications drsquoune recette ou et drsquoune deacutepense
2) Nomination du reacutegisseur
La nomination du reacutegisseur est un acte interne agrave llsquoeacutetablissement et le document retraccedilant
cette nomination issu de lrsquoapplication informatique nrsquoest pas agrave transmettre
Ces reacutegies temporaires concernent principalement les voyages scolaires Le montant maximal de lrsquoavance dans le cadre drsquoune reacutegie temporaire est limiteacute au montant preacutevisible des deacutepenses agrave honorer dans le cadre de la reacutegie Il nrsquoexiste aucune disposition reacuteglementaire preacutecisant le montant maximum puisqursquoil est variable suivant lrsquoobjet de la reacutegie temporaire Le montant maximum de lrsquoavance doit donc ecirctre deacutetermineacute preacuteciseacutement en fonction de la dureacutee et de la destination du voyage
3) Nomination drsquoun mandataire
Les reacutegisseurs ont la faculteacute de deacutesigner sous leur responsabiliteacute et apregraves autorisation de lagent comptable un mandataire
Les conditions particuliegraveres de recouvrement de certains droits et de paiement de certaines deacutepenses peuvent justifier que celles-ci soient reacutealiseacutees par drsquoautres personnes habiliteacutees qui interviennent en qualiteacute de mandataires pour le compte et sous la responsabiliteacute du reacutegisseur (par exemple pour le regraveglement de deacutepenses lors drsquoun voyage scolaire agrave lrsquoeacutetranger)
Les mandataires agissent sous la responsabiliteacute du reacutegisseur Ils ne sont pas assujettis agrave cautionnement Ils ne perccediloivent pas drsquoindemniteacute de responsabiliteacute
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Organigramme et chronologie
Acteurs Rocircle
Actes
Reacutegisseur Initiative
Agent comptable Autorisation
Reacutegisseur Deacutesignation Procuration
Reacutegisseur Information du chef drsquoeacutetablissement et Speacutecimen de la
signature du mandataire
Reacutegisseur Speacutecimen de la signature du mandataire
Chronologie
Type drsquoacte Acte du reacutegisseur qui eacutetablit une procuration sur papier libre - Forme
o Acte reacutedigeacute sur papier libre o Visa de lrsquoagent comptable
- Deacutecision exeacutecutoire apregraves information du chef drsquoeacutetablissement - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de lrsquoacte
Identification du mandataire Objet du mandat les pouvoirs confieacutes au mandataire (type de deacutepenses type de recettes)
doivent ecirctre expresseacutement deacutetermineacutees dans la convention de mandat Les conditions drsquoexeacutecution de la convention
o Mise agrave disposition drsquoun registre de reccedilus agrave souche o Deacutelivrance drsquoun reccedilu o Inscription sur la souche du nom de lrsquoeacutelegraveve de la date et du montant o Consignes en cas drsquoerreur ou de rectification o Reversement tous les huit jours au maximum au reacutegisseur des fonds et piegraveces
justificatives deacutetenus
Lrsquoobligation pour le mandataire de tenir une comptabiliteacute simplifieacutee Le rappel que les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute
personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Signature de lrsquoacte de nomination accompagneacutee de la mention laquo vu pour acceptation raquo Visa de lrsquoagent comptable
Les points agrave surveiller
Le caractegravere personnel de la deacuteleacutegation (laquo intuitu personae raquo agent preacutesentant les garanties neacutecessaires)
Aucun mandataire suppleacuteant nrsquoest autoriseacute
Le caractegravere impreacutecis de lrsquoobjet de la convention de mandat
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Lrsquoenvoi de la copie de la procuration ainsi que le speacutecimen de la signature du mandataire Le respect par le mandataire des dispositions du mandat et des regravegles de fonctionnement de
la reacutegie Le mandataire ne peut exercer ses fonctions dans le cas dabsence du reacutegisseur que pendant
deux mois au maximum Dans le cas dabsence supeacuterieure agrave deux mois il convient de proceacuteder agrave la nomination dun nouveau reacutegisseur ou dun inteacuterimaire
Annexe exemple drsquoune procuration
CONVENTION DE MANDAT
Vu la loi ndeg 63-156 du 23 feacutevrier 1963 portant loi de finances pour 1963 Vu le deacutecret ndeg 62-1587 du 29 deacutecembre 1962 portant regraveglement geacuteneacuteral sur la comptabiliteacute publique Vu le deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute en dernier lieu par le deacutecret 97-33 du 13 janvier 1997 relatif aux reacutegies de recettes et drsquoavances des organismes publics En application de lrsquoinstruction codificatrice ndeg 05-042-M9-R du 30 septembre 2005 annotant lrsquoinstruction codificatrice ndeg 98-065 ndash M9 ndash R du 4 mai 1998
Vu lrsquoacte administratif ndeghelliphelliphelliphellip du Conseil drsquoadministration du helliphelliphelliphelliphelliprelatif au financement du budget du voyage scolaire
Article 1 Objet Monsieur helliphelliphelliphelliphellip agissant en qualiteacute de reacutegisseur du Collegravege helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip donne procuration agrave Monsieur helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip professeur de helliphelliphelliphelliphelliphellip deacutesigneacute en qualiteacute de mandataire pour lrsquoencaissement des recettes correspondantes agrave helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Article 2 Seuil des encaissements Consideacuterant le tarif voteacute en Conseil drsquoadministration et le nombre drsquoeacutelegraveves concerneacutes Le montant des encaissements ne doit pas deacutepasser helliphelliphelliphelliphellipeuros
Article 3 Obligations du mandataire Un registre de reccedilus agrave souche sera deacutelivreacute au mandataire A chaque encaissement le mandataire devra deacutelivrer un reccedilu En cas drsquoerreur ou drsquoannulation le reccedilu portera la mention laquo annuleacute raquo et sera agrafeacute agrave la souche Le mandataire inscrira sur la souche le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant et lrsquoobjet Le mandataire indiquera sur le reccedilu le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant lrsquoobjet sa qualiteacute et son eacutemargement sera preacuteceacutedeacute de son nom Il doit proceacuteder au reversement tous les huit jours au maximum des fonds et piegraveces justificatives qursquoil deacutetient au reacutegisseur qui les centralise et les integravegre dans sa comptabiliteacute En aucun cas le mandataire ne doit encaisser des sommes ne correspondant pas agrave lrsquoobjet le montant ou la qualiteacute des deacutebiteurs de la preacutesente convention
Article 4 Responsabiliteacute Les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Le mandataire est donc tenu de rendre compte de sa gestion au reacutegisseur et doit agrave ce titre tenir une comptabiliteacute simplifieacutee de sa gestion
En cas de non respect des termes de la preacutesente convention par le mandataire le reacutegisseur se reacuteserve le droit drsquoengager la responsabiliteacute du mandataire
Article 5 Dureacutee La preacutesente convention est conclue pour une dureacutee de deux mois agrave compter de sa signature A helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip le helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
LrsquoAgent comptable Le Reacutegisseur Le Mandataire laquovu pour acceptation raquo
helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
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LA BUDGETISATION DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages obligatoires non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives
Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute obligatoire les deacutepenses sont effectueacutees sur le budget de lrsquoeacutetablissement etou sur ressources speacutecifiques Aucune participation des familles ne peut ecirctre demandeacutee il nrsquoexiste en comptabiliteacute aucun compte 7067 contributions des familles aux voyages scolaires dans les services eacutenumeacutereacutes ci-dessous La gestion financiegravere et comptable est imputeacutee en totaliteacute
- Au service geacuteneacuteral o sur le chapitre A1 activiteacute eacuteducatives et peacutedagogiques (A1 6245)
- etou sur les services speacuteciaux suivants
o J 1 Enseignement technique (y compris la taxe drsquoapprentissage si la sortie est en rapport avec la formation des eacutelegraveves)
o J 31 J32 J38 Projet drsquoeacutetablissement o J 4 Zone drsquoeacuteducation prioritaire
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o N 85 Subvention de collectiviteacute territoriale pour le deacuteveloppement des activiteacutes culturelles et peacuteri-eacuteducatives
Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages facultatifs non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Participation des familles
Ressources non
affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires
La gestion financiegravere et comptable du voyage doit ecirctre impeacuterativement imputeacutee en totaliteacute sur le
service speacutecial ndash chapitre N3 en recettes et en deacutepenses
Le chapitre N3 est un service speacutecial sans reacuteserve eacutequilibreacute en recettes et en deacutepenses geacutereacute en partie depuis le 1er janvier 2008 selon la technique des ressources affecteacutees dont la comptabilisation donne lieu agrave une prise en charge au deacutebit du C468 263 produits agrave recevoir sur appariements voyages par le creacutedit du compte C468 663 charges agrave payer sur appariements voyages
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Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute facultative la totaliteacute des deacutepenses est effectueacutee sur le budget du voyage tel qursquoil a eacuteteacute preacutesenteacute et voteacute par le conseil drsquoadministration
Les personnels drsquoencadrement eacutetant dispenseacutes de contribution financiegravere il est donc neacutecessaire de preacutevoir sur le budget de lrsquoeacutetablissement les modaliteacutes de financement des deacutepenses des accompagnateurs affeacuterentes agrave ce voyage puisque les familles nrsquoont pas agrave en supporter les frais Si les accompagnateurs payent une participation cette derniegravere devra ecirctre retraceacutee au compte 70888
Dans le cas des sorties et voyages facultatifs la participation demandeacutee aux familles sera comptabiliseacutee au compte 7067 Nota bene Le compte 70667 ne doit jamais ecirctre utiliseacute pour un voyage ce dernier est reacuteserveacute agrave des contributions de formation continue et de promotion sociale (racine 7066) Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
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La technique budgeacutetaire des contributions entre services pour les comptes laquo charges agrave payer raquo et laquo produits agrave recevoir raquo
Si une des recettes du voyage provient drsquoun preacutelegravevement sur fonds de reacuteserve ou drsquoun autre service de lrsquoeacutetablissement Il conviendra drsquoappliquer alors la technique budgeacutetaire des contributions entre services (comptes 6588 et 7588) Le principe est simple laquo un service qui donne un service qui reccediloit raquo La comptabilisation de cette opeacuteration se traduira par
- un mandat drsquoordre au compte 6588 dans le service qui donne - un OR au compte 7588 dans le service qui reccediloit
Compte
D 6588 Compte
4662 Compte
468263 Compte
468663 Compte
N3 7588
D C D C D C D C D C
1 X X 2 X X 3 X X 4 X X
Seront utiliseacutes les comptes suivants compte 6588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement compte 4662 Mandats agrave payer ndash Exercice courant compte 468263 Produits agrave recevoir sur appariements voyages compte 468663 Charges agrave payer sur appariements voyages Compte 7588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement
Lrsquoeacutegaliteacute entre ces deux comptes doit toujours exister que ce soit au niveau de lrsquoouverture de creacutedits et de preacutevision de recettes ou que ce soit au niveau de lrsquoexeacutecution le mandat drsquoordre au compte 6588 et la recette drsquoordre au 7588 doivent ecirctre eacutetablis pour le montant exact de la deacutepense constateacutee sur ce financement et non en fonction de la preacutevision budgeacutetaire
DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au chapitre D 6588 si le preacutelegravevement provient des reacuteserves du service geacuteneacuteral au J1 6588 srsquoil provient des reacuteserves de lrsquoenseignement technique DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au service speacutecial J3(X) 6588 si le voyage finalise un projet drsquoeacutetablissement (PAPeacutet) participation du service speacutecial au service N3 qui retrace la totaliteacute du voyage
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CONTRATS AIDES
Le contentieux des contrats aideacutes
- Revoir le PowerPoint des rencontres services acadeacutemiquesGestionnaires en EPLE
- Retrouver dans le BA ndeg469 du 28092010 des modegraveles de lettre de convocation agrave
lrsquoentretien preacutealable et agrave la notification du licenciement
- La compeacutetence des diffeacuterents ordres de juridiction avec une deacutecision reacutecente Jugement du
Tribunal des conflits ndeg3733 du 23 novembre 2009 - Universiteacute de Valenciennes et du
Hainaut-Cambreacutesis
Dans un contentieux engageacute par un agent public contractuel le juge judiciaire est compeacutetent pour les
peacuteriodes ougrave cet agent eacutetait recruteacute sur la base dun contrat solidariteacute et dun contrat emploi
jeune En revanche la juridiction administrative est seule compeacutetente pour statuer sur les
demandes de lagent concernant la peacuteriode ougrave le recrutement eacutetait fondeacute sur un contrat
administratif
CONTROLE INTERNE COMPTABLE DE LrsquoETAT
Retrouvez le rapport de la cour des comptes sur la CERTIFICATION DES COMPTES DE LrsquoETAT EXERCICE 2009 quelques extraits du rapport sur le controcircle interne comptable de lrsquoEtat pages 23 et suivantes laquo 77 La Cour reconduit au 31 deacutecembre 2009 une reacuteserve substantielle relative agrave lrsquoeffectiviteacute et agrave lrsquoefficaciteacute insuffisantes des dispositifs ministeacuteriels de controcircle interne et drsquoaudit interne 78 En deacutepit de lrsquoimportance des progregraves accomplis depuis trois exercices les responsables des ministegraveres ne sont toujours pas en mesure de porter une appreacuteciation eacutetayeacutee sur le degreacute de maicirctrise des risques comptables et financiers que leur apportent des dispositifs encore en cours de deacuteploiement dont les veacuterifications de la Cour illustrent par ailleurs les deacutefaillances persistantes raquo
CREDITS GLOBALISES PAPET
- Revoir le PowerPoint des rencontres services acadeacutemiquesGestionnaires en EPLE
- Les creacutedits dEtat sont partiellement globaliseacutes dans le cadre du dispositif PAPeacutet Comment
utiliser les creacutedits dEtat depuis la mise en place des creacutedits globaliseacutes autorisation
imputation eacutecritures deacutespeacutecialisation Consulter la gestion des creacutedits globaliseacutes PAPeacutet
20092010 valable eacutegalement pour lrsquoanneacutee scolaire 20102011 en lrsquoattente du nouveau
projet acadeacutemique
- Lrsquooutil PAPeacutet pour la campagne PAPeacutet 2010-2011 lire la circulaire de la DAEC494-60 [pdf
29427 Ko] du BA ndeg494 du mai 2010 pour eacutelaborer les nouvelles actions ainsi qursquoune
application informatique reacutenoveacutee
DELAI GLOBAL DE PAIEMENT
Au 1er juillet 2010 le deacutelai global de paiement passera agrave 30 jours Article 98 du code des marcheacutes
publics Voir le point sur le deacutelai global de paiement
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EDUCATION NATIONALE
Un rapport de la Cour des Comptes Leacuteducation nationale face agrave lobjectif de la reacuteussite de tous les
eacutelegraveves
ENTRETIEN PROFESSIONNEL
Sur le site acadeacutemique consulter le cadre reacuteglementaire de lrsquoentretien professionnel ainsi que la
fiche de compte rendu pour lrsquoanneacutee scolaire 2009-2010
FONCTION PUBLIQUE - PERSONNES HANDICAPES
Le ministegravere de lrsquoeacutecologie de lrsquoeacutenergie du deacuteveloppement durable et de la mer vient de publier un document intituleacute Stationnement reacuteserveacute aux personnes handicapeacutees ou agrave mobiliteacute reacuteduite - Guide juridique et pratique agrave lusage des collectiviteacutes territoriales Certains aspects de ce guide peuvent inteacuteresser les eacutetablissements dans une deacutemarche de deacuteveloppement durable puisque une socieacuteteacute durable et moderne ne peut ecirctre qursquoune socieacuteteacute ougrave lrsquointeacutegration et la participation des personnes handicapeacutees ou agrave mobiliteacute reacuteduite agrave la vie de la citeacute sont pleines et entiegraveres
FOURNITURES SCOLAIRES
Aides aux eacutelegraveves et aux familles RLR 510-3 572-0 Au BO ndeg17 du 29 avril 2010 parution de la circulaire ndeg 2010-045 du 2-4-2010- NOR MENE1006112C sur les fournitures scolaires JURIDICTIONS
Publication du rapport annuel 2009 de la Cour de Cassation ainsi que du rapport public drsquoactiviteacutes du
Conseil drsquoEtat
Reacuteforme des juridictions financiegraveres et disparition des chambres reacutegionales des comptes sur lrsquoavenir
des chambres reacutegionales des comptes et leur eacuteventuelle disparition consulter la question eacutecrite ndeg
11943 de M Jean-Marc Pastor
LOLF ET EPLE
Les rapports annuels de performances annexeacutes au PLR viennent drsquoecirctre publieacutes pour consulter les
principaux programmes inteacuteressant les EPLE cliquer ci-dessous
141 - Enseignement scolaire public du second degreacute o Bilan strateacutegique du rapport annuel de performances o Preacutesentation des creacutedits et des deacutepenses fiscales o Rappel de la preacutesentation du programme o Objectifs et indicateurs de performance o Justification au premier euro o Analyse des coucircts du programme et des actions
(Eacuteducation
nationale)
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230 - Vie de leacutelegraveve o Bilan strateacutegique du rapport annuel de performances o Preacutesentation des creacutedits et des deacutepenses fiscales o Rappel de la preacutesentation du programme o Objectifs et indicateurs de performance o Justification au premier euro o Analyse des coucircts du programme et des actions
(Eacuteducation nationale
214 - Soutien de la politique de leacuteducation nationale o Bilan strateacutegique du rapport annuel de performances o Preacutesentation des creacutedits et des deacutepenses fiscales o Rappel de la preacutesentation du programme o Objectifs et indicateurs de performance o Justification au premier euro o Opeacuterateurs o Analyse des coucircts du programme et des actions
(Eacuteducation nationale
REGIE ET RESPONSABILITE DU REGISSEUR reacutegiss
Responsabiliteacute du reacutegisseur en cas de vol des preacutecisions inteacuteressantes sont apporteacutees dans la question reacuteponse agrave lrsquoassembleacutee nationale de Mme Marie-Jo Zimmermann
laquo En application des dispositions de larticle 60 modifieacute de la loi ndeg 63-156 du 23 feacutevrier 1963 de finances pour 1963 et du deacutecret ndeg 2008-227 du 5 mars 2008 abrogeant et remplaccedilant le deacutecret ndeg 66-850 du 15 novembre 1966 relatif agrave la responsabiliteacute personnelle et peacutecuniaire des reacutegisseurs les reacutegisseurs des organismes publics sont responsables peacutecuniairement des opeacuterations quils accomplissent et doivent combler sur leurs propres deniers tout deacuteficit apparaissant dans la reacutegie Toutefois en cas de vol ou vol agrave main armeacutee la responsabiliteacute personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur nest pas mise en jeu En effet ces circonstances eacutetant consideacutereacutees comme reacutesultant de la force majeure le ministre du budget des comptes publics et de la reacuteforme de lEacutetat constate la force majeure au profit du reacutegisseur Il convient cependant de preacuteciser que mecircme en cas de vol il peut arriver que la force majeure ne puisse ecirctre constateacutee Ainsi chaque fois que le non-respect des regravegles de prudence (coffre ouvert caisse laisseacutee sans surveillance au cours du service etc) a faciliteacute la reacutealisation du vol la responsabiliteacute du reacutegisseur est mise en jeu Dans cette hypothegravese le reacutegisseur pourra neacuteanmoins solliciter une remise gracieuse de ces sommes aupregraves du ministre du budget des comptes publics et de la reacuteforme de lEacutetat qui prendra sa deacutecision conformeacutement agrave lavis de lorganisme public qui supporte budgeacutetairement le coucirct de la remise gracieuse En cas de deacutecision de rejet ou de remise gracieuse partielle le reacutegisseur sera dans lobligation dacquitter les sommes mises agrave sa charge Le reacutegisseur ne pourra obtenir de son assureur lindemnisation de ces sommes quagrave hauteur du plafond de deacutedommagement tel que preacutevu par son contrat dassurance raquo
RENTREE SCOLAIRE
Au Bulletin officiel n deg11 du 18 mars 2010 la circulaire sur la Preacuteparation de la rentreacutee 2010 (RLR
520-0) vient drsquoecirctre publieacutee Consulter la circulaire ndeg 2010-38 du 16-3-2010 (NOR gt MENE1006812C)
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VIDEOSURVEILLANCE
Lrsquoarrecircteacute du 29 avril 2010 fixant les conditions de certification des installateurs de systegravemes de
videacuteosurveillance vient de preacuteciser dans son annexe les conditions et les exigences minimales agrave
respecter par tout demandeur de certification de son systegraveme de videacuteosurveillance
VOIES DrsquoEXECUTION
Une nouvelle voie dexeacutecution au profit de lEtat Le deacutecret ndeg 2010-433 du 29 avril 2010 pris en application de la loi du 12 mai 2009 de simplification et de clarification du droit creacutee la saisie agrave tiers deacutetenteur une voie dexeacutecution dont le reacutegime est voisin de celui de la saisie attribution existant au profit des creacuteanciers priveacutes Notice la loi du 12 mai 2009 de simplification et de clarification du droit et dallegravegement des
proceacutedures a creacuteeacute une nouvelle voie dexeacutecution au profit de lEtat la saisie agrave tiers deacutetenteur dont le
reacutegime est voisin de celui de lopposition agrave tiers deacutetenteur existant au profit des collectiviteacutes
territoriales et de celui de la saisie-attribution existant au profit des creacuteanciers priveacutes Le preacutesent
deacutecret a pour objet dadapter les dispositions reacuteglementaires du code du travail agrave ce nouveau
dispositif
Il ouvre eacutegalement la possibiliteacute aux huissiers de justice agrave la suite de leacutelargissement de la
compeacutetence territoriale de ces professionnels de confier la signification dun acte agrave un confregravere plus
proche du lieu de signification en preacutevoyant le partage des eacutemoluments correspondants Dans un
souci de meilleure lisibiliteacute il soumet leacutetablissement des actes des huissiers de justice au respect
dune norme de preacutesentation fixeacutee par arrecircteacute
Enfin le deacutecret preacutevoit les modaliteacutes de mise en œuvre du droit au reacuteexamen des deacutecisions de justice
preacutevu dans certaines hypothegraveses tregraves speacutecifiques par le regraveglement (CE) ndeg 8612007 du Parlement
europeacuteen et du Conseil du 11 juillet 2007 instituant une proceacutedure europeacuteenne de regraveglement des
petits litiges et rend immeacutediatement applicable la disposition de larticle 509-3 du code de
proceacutedure civile donnant compeacutetence aux notaires pour certifier les actes quils reccediloivent afin de
permettre leur exeacutecution selon les modaliteacutes preacutevues par le regraveglement (CE) ndeg 8052004 du
Parlement europeacuteen et du Conseil du 21 avril 2004 portant creacuteation dun titre exeacutecutoire europeacuteen
pour les creacuteances incontesteacutees
Reacutefeacuterences les textes modifieacutes par le preacutesent deacutecret peuvent ecirctre consulteacutes dans leur reacutedaction
issue de cette modification sur le site Leacutegifrance (httpwwwlegifrancegouvfr)
ACTUALITE DES MARCHES PUBLICS
Code des marcheacutes publics
Publication au JO du 28 avril 2010 du deacutecret ndeg 2010-406 du 26 avril 2010 relatif aux contrats de
concession de travaux publics et portant diverses dispositions en matiegravere de commande publique
Le deacutecret porte application de lordonnance ndeg 2009-864 du 15 juillet 2009 relative aux concessions
de travaux publics Il permet eacutegalement avec labrogation de larticle 73 et du IV des articles 74 et
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168 du CMP de se conformer agrave larrecirct du 10 deacutecembre 2009 de la Cour de justice de lrsquoUnion
europeacuteenne qui a censureacute la proceacutedure des marcheacutes de deacutefinition
Deacutemateacuterialisation
La DAJ vient de mettre en ligne son guide pratique de la deacutemateacuterialisation Ce guide preacutesente la deacutemateacuterialisation en matiegravere de marcheacute public cadre juridique protection des informations publiciteacute profil acheteur mise en ligne des documents de consultation transmission des candidatures et des offres examen et conclusion des marcheacutes controcircle et exeacutecution des marcheacutes archivage etc
Contrat drsquoassurance contrat administratif et marcheacutes publics
Le Conseil drsquoEtat vient de rappeler qursquoun contrat dassurance passeacute par une des personnes morales
de droit public soumises aux dispositions du code des marcheacutes publics est un contrat administratif
Pour voir la Deacutecision du Conseil dEacutetat ndeg 333627 du 31 mars 2010 cliquer sur le lien httpwwwlegifrancegouvfraffichJuriAdmindooldAction=rechJuriAdminampidTexte=CETATEXT000022057646ampfastReqId=591068622ampfastPos=1
Clause de reacutevision de prix
Arrecirct du Conseil dEtat ndeg328803 du 9 deacutecembre 2009 - Deacutepartement de lEure
Lorsque la reacutealisation du marcheacute neacutecessite une part importante de fournitures dont le prix est
directement affecteacute par les fluctuations des cours mondiaux le contrat doit comporter une clause de
reacutevision des prix Labsence dune telle clause compte tenu de son incidence sur le prix et sa reacutevision
sur les offres des candidats constitue un manquement aux obligations de mise en concurrence
Question eacutecrite Seacutenat ndeg11667 - 6 mai 2010 - Reacutevision des prix et regraveglement de marcheacutes publics
Critegraveres de choix lieacutes agrave lorigine ou limplantation geacuteographique des candidats au marcheacute
Lintroduction dun critegravere de preacutefeacuterence locale dans le code des marcheacutes publics est donc
impossible car elle constituerait une meacuteconnaissance des regravegles communautaires de la commande
publique La jurisprudence communautaire a ainsi consideacutereacute quune reacuteglementation reacuteservant des
marcheacutes publics aux entreprises ayant leur siegravege social dans la reacutegion ougrave ils doivent ecirctre exeacutecuteacutes et
accordant dans le choix des attributaires une preacutefeacuterence aux associations temporaires ou
consortium comprenant des entreprises locales est discriminatoire (CJCE 3 juin 1992 aff C 36089
Commission c Reacutepublique italienne) Une obligation dimplantation geacuteographique si elle est justifieacutee
par lobjet du marcheacute ou par ses conditions dexeacutecution peut neacuteanmoins constituer une condition agrave
lobtention du marcheacute Un candidat qui sengage agrave simplanter en cas dattribution du marcheacute doit
ecirctre consideacutereacute comme satisfaisant agrave cette obligation au mecircme titre quun candidat deacutejagrave implanteacute
(CE 14 janvier 1998 Socieacuteteacute Martin-Fourquin ndeg 168 688)
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Question eacutecrite AN ndeg70212 - 4 mai 2010 - Critegraveres de choix lieacutes agrave lorigine ou agrave limplantation
geacuteographique des candidats au marcheacute
Documents agrave fournir agrave loccasion dune candidature agrave un marcheacute public et allotissements laquo Pour les marcheacutes allotis les candidats peuvent soit preacutesenter un seul exemplaire des documents relatifs agrave leur candidats et scinder lot par lot les eacuteleacutements relatifs agrave leurs offres soit preacutesenter pour chacun des lots les eacuteleacutements relatifs agrave leurs candidatures et agrave leurs offres raquo Les candidatures soumissionnant agrave plusieurs lots ne sont donc pas tenus de remettre en plusieurs exemplaires leur dossier de candidature En revanche ils devront remettre une offre pour chaque lot Consulter la Question eacutecrite ndeg 11863 de M Jean Louis Masson Taux de TVA et appel doffres erreur sur le taux de la taxe sur la valeur ajouteacutee (TVA)
laquo Mecircme si lentreprise a fait une erreur sur le taux de la taxe sur la valeur ajouteacutee (TVA) dans son offre les prestations lieacutees agrave ce marcheacute devront ecirctre payeacutees sur la base dune facture comportant le taux de TVA rectifieacute En effet mecircme figurant dans un marcheacute exeacutecutoire les mentions relatives agrave la TVA (taux et montant) nont quune valeur indicative et ne simposent donc aucunement au comptable en cas de divergence de taux par rapport agrave la leacutegaliteacute fiscale En revanche le montant toutes taxes comprises (TTC) du marcheacute tel quil figure dans lacte dengagement simpose aux parties et au comptable Ainsi les prestations ne pourront ecirctre payeacutees que dans la limite du montant TTC du marcheacute tel quil a eacuteteacute preacutevu initialement raquo
Retrouver la reacuteponse agrave la Question eacutecrite ndeg 06957 de M Jean Louis Masson (Moselle - NI) publieacutee dans le JO Seacutenat du 29042010 - page 1063
Veacuterification des qualifications des candidats aux marcheacutes publics
Aux termes de larticle 45 du code des marcheacutes publics le pouvoir adjudicateur ne peut exiger des candidats que des renseignements ou documents permettant deacutevaluer leur expeacuterience leurs capaciteacutes techniques ou financiegraveres ainsi que les documents relatifs aux pouvoirs des personnes habiliteacutees agrave les engager Lorsque le pouvoir adjudicateur deacutecide de fixer des niveaux minimums de capaciteacute ces derniers doivent ecirctre lieacutes et proportionneacutes agrave lobjet dun marcheacute Lacheteur public doit donc permettre aux candidats dapporter tout moyen de preuve eacutequivalent Plus geacuteneacuteralement le Conseil dEacutetat a rappeleacute que les renseignements exigeacutes des candidats agrave lappui de leur candidature doivent ecirctre objectivement rendus neacutecessaires par lobjet du marcheacute et la nature des prestations agrave exeacutecuter (CE 26 mars 2008 Communauteacute urbaine de Lyon ndeg 303779) httpwwwlegifrancegouvfraffichJuriAdmindooldAction=rechJuriAdminampidTexte=CETATEXT000018503442ampfastReqId=331647485ampfastPos=1
Voir eacutegalement la Question eacutecrite ndeg 11666 de M Jean-Claude Carle
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Le site de la DIFIN
Retrouvez les toutes derniegraveres informations et actualiteacutes agrave lrsquoadresse suivante sur le Site acadeacutemique Rubrique toutes les Actualiteacutes
Actualisation sur le site de lrsquoacadeacutemie acadeacutemique de la rubrique laquo Aide et conseil aux EPLE raquo DIFIN488-497 [PDF 21457 Ko]
Le PowerPoint sur les diffeacuterents thegravemes abordeacutes lors des rencontres Services acadeacutemiques Gestionnaires en EPLE notamment la gestion de lrsquoeacutevaluation des risques en EPLE avec le document unique lrsquooutil GERES Les creacutedits globaliseacutes PAPeacutet les soldes deacutebiteurs des CES et CEC le contrat unique drsquoinsertion (sur les dispositions de ce contrat et les modaliteacutes de recrutement relire les brefs de janvier 2010 ) le contentieux des contrats aideacutes avec le deacuteroulement drsquoune proceacutedure de licenciement lrsquoentretien personnel la PFR la formation continue des gestionnaires et de leurs collaborateurs
Le point sur
Le deacutelai global de paiement
Maitriser les actes relatifs aux sorties et voyages scolaires
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DELAI GLOBAL DE PAIEMENT
Au 1er juillet 2010 le deacutelai global de paiement passera pour les collectiviteacutes territoriales et
les eacutetablissements publics locaux agrave 30 jours (Article 98 du code des marcheacutes publics) Les
eacutetablissements scolaires sont concerneacutes par cette disposition
La reacuteduction de ce deacutelai est lrsquooccasion de mettre en place un controcircle interne comptable avec
des fiches de reacuteveacutelation et drsquoanalyse de problegraveme ainsi qursquoune fiche de proceacutedure
DEFINITION
Le deacutelai global de paiement est preacutevu agrave lrsquoarticle 98 du code des marcheacutes publics
Le deacutelai global de paiement ouvre de plein droit et sans autre formaliteacute pour le titulaire du
marcheacute le beacuteneacutefice drsquointeacuterecircts moratoires agrave compter du jour suivant lrsquoexpiration du deacutelai
- Le deacutelai global de paiement est fixeacute agrave 30 jours
- Il nrsquoest pas possible contractuellement drsquoaugmenter ce deacutelai par contre il est possible contractuellement de le diminuer
Ce deacutelai va se reacutepartir entre lrsquoordonnateur et le comptable le comptable doit pouvoir disposer drsquoun deacutelai drsquoexamen du dossier de mandatement de 10 jours ce qui ne lrsquoempecircche pas srsquoil le faut de payer avant la fin de ce deacutelai Le comptable devra garder trace de la date de reacuteception des documents (registre reacuteceacutepisseacute tampon hellip) ce sera la date de deacutepart pour le comptable la fin du deacutelai sera la date drsquoenvoi en regraveglement au Treacutesor Public
- Le point de deacutepart du deacutelai global de paiement est la date de reacuteception de la demande de
paiement par le service de la deacutepense agrave deacutefaut la date du service fait si elle est posteacuterieure
Ceci neacutecessite lrsquoenregistrement de cette date
A deacutefaut de date pertinente (date de reacuteception de la facture date du service fait) la date de
la facture augmenteacutee de 2 jours fera foi
- Le terme du deacutelai global de paiement est le deacutecaissement par le comptable (Envoi du
paiement au Treacutesor Public)
Le comptable devra informer lrsquoordonnateur de cette date
REFERENCES
Le deacutecret ndeg2002-232 du 21 feacutevrier 2002 (JO du 22 feacutevrier 2002) et sa circulaire geacuteneacuterale
drsquoapplication du 13 mars 2002 (JO du 6 avril 2002) en fixent les modaliteacutes
Lrsquoarticle 33 du deacutecret ndeg2008-1355 du 19 deacutecembre 2008 a rameneacute ce deacutelai pour les
comptables de lrsquoEtat agrave 10 jours agrave compter du 1er juillet 2010
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REPARTITION DU DELAI POUR UN EPLE
Au niveau des EPLE on ne peut quenvisager lapplication dun deacutelai conventionnel fixant des
modaliteacutes pratiques concernant ce partage le partage preacutevu par le deacutecret ndeg2008-1550 du 31
deacutecembre 2008 (10 jours pour le comptable agrave compter du 1er juillet 2010) peut effectivement servir
de reacutefeacuterence sans pour cela constituer une obligation
CALCUL DES INTERETS MORATOIRES
Lors de lrsquoexeacutecution drsquoun marcheacute public des peacutenaliteacutes financiegraveres sont appliqueacutees agrave lrsquoentiteacute publique en cas de deacutepassement du deacutelai maximum de paiement le titulaire du marcheacute ou le sous-traitant perccediloit alors des inteacuterecircts moratoires de plein droit et sans formaliteacute
Le deacutelai qui impose le paiement des sommes dues au contractant ne peut deacutepasser
30 jours pour lrsquoEacutetat et ses eacutetablissements publics autres que ceux ayant un caractegravere industriel et commercial (EPIC)
30 jours au 1er juillet 2010 pour les collectiviteacutes territoriales et les eacutetablissements publics locaux
Le taux des inteacuterecircts moratoires eacutetant actualiseacute deux fois par an (au 1er janvier et au 1er juillet) celui qui doit ecirctre pris en compte pour le calcul est celui qui est en vigueur agrave la date agrave laquelle les inteacuterecircts moratoires commencent agrave courir un seul taux srsquoapplique pour toute la dureacutee du marcheacute
Par exemple pour un deacutelai de paiement qui expire au 24 mars les inteacuterecircts moratoires qui sont dus agrave partir du 25 mars soit dans la peacuteriode entre le 1er janvier et le 1er juillet il faut calculer les inteacuterecircts en fonction du taux en vigueur le 1er janvier et ce pour toute la dureacutee de la dette restant agrave payer
Attention le taux est calculeacute en reacutefeacuterence agrave deux taux diffeacuterents
soit le taux marginal de la Banque centrale europeacuteenne (BCE) pour les marcheacutes de lrsquoEacutetat et ses eacutetablissements publics autres que ceux ayant un caractegravere industriel et commercial (EPIC) et des collectiviteacutes territoriales et leurs eacutetablissements publics
soit le taux leacutegal srsquoil srsquoagit drsquoun marcheacute passeacute par les eacutetablissements de santeacute des armeacutees et les eacutetablissements publics de santeacute
Un assistant de calcul permet de calculer en ligne les inteacuterecircts moratoires dus au sous-traitant
Les inteacuterecircts moratoires courent agrave compter du jour suivant lrsquoexpiration du deacutelai global de
paiement et ce jusqursquoagrave la date incluse de mise en paiement du principal (facture)
Ils sont mandateacutes par lrsquoordonnateur au compte 6711 laquo peacutenaliteacutes sur les marcheacutes et deacutebits
payeacutes sur achats et ventes raquo aussi est-il important que ce dernier ait connaissance et de la date
initiale deacuteterminant le point de deacutepart et de la date finale (deacutecaissement) pour chaque facture
Lrsquoassiette des inteacuterecircts moratoires sera le montant total des eacuteleacutements de liquidation
La formule de calcul des inteacuterecircts moratoires (IM) est la suivante
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Nombre de jours de deacutepassement
Montant payeacute tardivement TTC x ------------------------------------------ x taux
365
Des inteacuterecircts moratoires compleacutementaires sont dus lorsque le mandatement des inteacuterecircts
moratoires initiaux nrsquoest pas intervenu au plus tard le 30eacuteme jour suivant la date de paiement du
principal
La formule de calcul est
Nombre de jours de retard
sur IM initiaux
Montant des inteacuterecircts moratoires initiaux x ------------------------------------------ x taux
365
Les inteacuterecircts moratoires ne sont pas soumis agrave la TVA le versement drsquointeacuterecircts moratoires
constitue non pas la contrepartie drsquoune prestation mais la reacuteparation drsquoun preacutejudice Conseil drsquoEtat
25 juin 2004 Steacute Philippe Filippini Ndeg 234687
Le comptable a une obligation de surveillance en cas de non mandatement des inteacuterecircts
moratoires dans un deacutelai de 30 jours le comptable devra alerter le preacutefet pour proceacuteder au
mandatement drsquooffice (article L 1612-18 du code geacuteneacuteral des collectiviteacutes territoriales)
En cas de litige sur lrsquoorigine des retards entre lrsquoordonnateur et le comptable lrsquoinstruction
ndeg04-020-MO-B1-B du 23 feacutevrier 2004 organise une proceacutedure de conciliation
Les inteacuterecircts moratoires drsquoun montant infeacuterieur agrave 5 euro ne sont pas mandateacutes
REFERENCES
Module de calcul des inteacuterecircts moratoires Ministegravere chargeacute de lrsquoeacutequipement
Taux applicables pour le calcul des inteacuterecircts moratoires Ministegravere du budget
Deacutecret ndeg2008-1550 du 31 deacutecembre 2008 JO du 1er janvier 2009 Leacutegifrance
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FICHES DE REVELATION ET DrsquoANALYSE DES PROBLEMES
1
Mise en place drsquoun controcircle interne comptable
Problegraveme
Le deacutepassement du deacutelai de paiement ouvre de plein droit et sans formaliteacute le beacuteneacutefice drsquointeacuterecircts moratoires agrave compter du jour suivant lrsquoexpiration du deacutelai (article 98 du code des marcheacutes publics)
Les deacutefaillances constateacutees dans lrsquoorganisation du service ne permettent pas agrave lrsquoeacutetablissement de respecter le deacutelai global de paiement
Constat
La difficulteacute de calculer le deacutelai qui srsquoest eacutecouleacute entre la date drsquoarriveacutee de ces factures et la date de leur regraveglement
Causes
Absence de trace drsquoun enregistrement agrave lrsquoarriveacutee dans lrsquoeacutetablissement des factures
Conseacutequences
Le titulaire du marcheacute ou le sous-traitant ne beacuteneacuteficie pas conformeacutement agrave lrsquoarticle 98 du code des
marcheacutes publics de plein droit et sans autre formaliteacute dinteacuterecircts moratoires agrave compter du jour
suivant lexpiration du deacutelai
Recommandations
Apposer la date de reacuteception sur les factures degraves leur arriveacutee
Fiche de proceacutedure eacutelaboreacutee par lrsquoagent comptable en concertation avec lrsquoordonnateur
Courrier adresseacute agrave chaque ordonnateur pour rappeler si neacutecessaire cette obligation
Lu dans un rapport (Observations drsquoune chambre reacutegionale des comptes en 2010)
La deacutesorganisation du service concerneacute lieacute agrave la mutation drsquoun agent nrsquoest pas de nature agrave exoneacuterer lrsquoeacutetablissement de ses obligations
Recommandations
Apporter une attention toute particuliegravere pour les peacuteriodes de congeacutes scolaires
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2
Calcul des inteacuterecircts moratoires
Problegraveme
Le deacutepassement du deacutelai de paiement ouvre de plein droit et sans formaliteacute le beacuteneacutefice drsquointeacuterecircts moratoires agrave compter du jour suivant lrsquoexpiration du deacutelai (article 98 du code des marcheacutes publics)
le montant des inteacuterecircts moratoires dus est rarement payeacute
Constat
La difficulteacute de calculer le deacutelai montant des inteacuterecircts moratoires dus
Causes
Absence de consigne donneacutee et drsquooutil
Conseacutequences
Le titulaire du marcheacute ou le sous-traitant ne beacuteneacuteficie pas conformeacutement agrave lrsquoarticle 98 du code des
marcheacutes publics de plein droit et sans autre formaliteacute dinteacuterecircts moratoires agrave compter du jour
suivant lexpiration du deacutelai
Recommandations
Apposer la date de reacuteception sur les factures degraves leur arriveacutee
Fiche de proceacutedure eacutelaboreacutee par lrsquoagent comptable avec un lien avec le module de calcul des inteacuterecircts moratoires
Information par courrier de lrsquoordonnateur
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FICHE DE PROCEDURE
Veacuterification du deacutelai de paiement et calcul des inteacuterecircts moratoires
ACTIVITE ECHEANCE RESPONSABLE SUPPLEANT
Nom Nom
Veacuterification agrave opeacuterer sur les piegraveces justificatives syst
Existence drsquoune date drsquoarriveacutee sur la facture ou sur les
piegraveces justificatives
Veacuterification du deacutelai global de paiement de 30 jours
Si neacutecessaire
Liquidation avec lrsquoassistant de calcul des inteacuterecircts moratoires sur
lettre type de liquidation
Lettre agrave lordonnateur de demande de mandatement des
inteacuterecircts moratoires
si IM
Enregistrement de la lettre
Transfert de la lettre agrave lordonnateur
Mise agrave jour du fichier des IM lors de la mise en paiement
Information de lordonnateur et des autoriteacutes de tutelle
en cas dabsence de mise en paiement des IM
Validation du controcircle syst
Signaler par eacutecrit les anomalies constateacutees
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Maicirctriser les actes relatifs aux sorties et voyages scolaires
Une sortie ou un voyage scolaire constitue un acte peacutedagogique complexe qui neacutecessite
une extrecircme vigilance Il y a en effet souvent derriegravere cet acte peacutedagogique de nombreux actes
administratifs obligatoires divers et varieacutes qui relegravevent de diffeacuterentes reacuteglementations drsquoougrave lrsquointeacuterecirct de
bien preacutevoir et programmer dans un cadre preacutealablement deacutefini ce type drsquoactiviteacute afin drsquoassurer la
meilleure seacutecuriteacute juridique possible
A coteacute du risque juridique inheacuterent agrave tout acte respect des regravegles de forme des regravegles de
compeacutetence des conditions de fond obligation ou non de transmission et des regravegles de publiciteacute de
nombreux autres risques existent la typologie des risques suivante peut ecirctre dresseacutee
- Risque juridique lieacute agrave lrsquoabsence des actes relatifs aux sorties et voyages neacutecessaires
- Mauvaise organisation du voyage ou absence drsquoorganisation
- Risque financier
- Maniement de deniers publics par une personne non habiliteacutee
- Meacuteconnaissance des principes de la commande publique
A travers divers constats il est possible de dresser une analyse sommaire des principaux risques
lieacutes aux actes
RISQUES ORGANISATIONNELS
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
Le voyage est deacutecideacute et organiseacute par un enseignant laquo dans son coin raquo
Absence drsquoorganisation Inseacutecuriteacute juridique
Fixer un cadre Elaboration drsquoune charte interne ou drsquoun regraveglement inteacuterieur
Le voyage est deacutecideacute et organiseacute par un enseignant en cours de trimestre scolaire
Absence drsquoorganisation Inseacutecuriteacute juridique
Programmer dans le cadre de lrsquoanneacutee scolaire les sorties et voyages scolaires
Elaboration de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
Le voyage nrsquoest pas autoriseacute par le chef drsquoeacutetablissement
Risque juridique Preacutevoir un formulaire drsquoautorisation agrave compleacuteter X jours avant le deacutepart
Acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage
Absence drsquoinformation des repreacutesentants leacutegaux etou drsquoacte arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
Risque juridique Preacutevoir une fiche drsquoinscription et drsquoautorisation parentale
Acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
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Voyage et assurance de lrsquoeacutelegraveve
Meacuteconnaissance du principe de gratuiteacute si la sortie est obligatoire
Information des parents
Absence drsquoacte autorisant le deacuteplacement des accompagnateurs
Risque juridique Etablir systeacutematiquement X jours avant le deacutepart les ordres de mission
Ordre de mission pour les accompagnateurs
RISQUES LIES AUX ACTES FINANCIERS
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
La participation des familles nrsquoest pas arrecircteacutee par le conseil drsquoadministration
Risque financier Risque juridique Lrsquoagent comptable ne peut rien encaisser
Preacutesenter le budget du voyage en CA et fixer le tarif du voyage
Acte relatif au financement des voyages scolaires
Le budget du voyage nrsquoest pas arrecircteacute en eacutequilibre par le CA
Risque financier Preacutesenter le budget du voyage en CA et arrecircteacute un budget eacutequilibreacute
Budget du voyage
Le voyage nrsquoest pas budgeacutetiseacute
Aucun engagement (bon de commande bon de reacuteservation) ne peut ecirctre eacutetabli
Inscrire au budget la sortie ou le voyage
Budget de lrsquoEPLE DBM
Un don est attribueacute agrave lrsquoeacutetablissement
Risque lieacute agrave la notification du don
Preacutesenter au CA la notification du don
Acte relatif agrave lrsquoacceptation du don
Une Subvention est notifieacutee agrave lrsquoeacutetablissement
Risque lieacute agrave la subvention
Preacutesenter au CA la notification de la subvention avec les conditions drsquoutilisation et de compte rendu
Un eacutelegraveve ne part pas et demande le remboursement de son avance
Risque financier lieacute agrave lrsquoeacutequilibre du voyage
Elaborer une fiche de proceacutedure selon les eacuteleacutements deacutefinis dans la charte ou le regraveglement des voyages
Acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le remboursement
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RISQUES LIES AU MANIEMENT DE DENIERS PUBLICS PAR UNE PERSONNE NON HABILITEE
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
Lrsquoaccompagnateur demande des espegraveces pour des entreacutees de museacutee des tickets de meacutetro et des boissons
Maniement de deniers publics par des personnes non autoriseacutees
Creacuteer une reacutegie temporaire Acte de creacuteation de la reacutegie Nomination du reacutegisseur
Lrsquoenseignant reacutecupegravere dans sa classe lrsquoargent des familles
Maniement de deniers publics par des personnes non autoriseacutees
Creacuteer une reacutegie temporaire ou bien Autoriser lrsquoenseignant agrave collecter le montant de la participation des eacutelegraveves
Convention de mandat
RISQUES LIES A LrsquoACHAT PUBLIC EN EPLE
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
Un enseignant commande et apporte un contrat avec un voyagiste
Incompeacutetence de lrsquoauteur de lrsquoacte
Obtenir lrsquoautorisation de signer un contrat
Inscription agrave lrsquoEPCP Autorisation donneacutee au CE par le CA de signer le contrat
Un enseignant commande et apporte un contrat avec un voyagiste
Meacuteconnaissance des principes de la commande publique
Deacutefinir le besoin deacuteterminer les seuils reacutediger un document de consultation effectuer la publiciteacute et mise en concurrence neacutecessaires seacutelectionner le candidat
Passation du marcheacute
Reacutefeacuterence
- Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le second degreacute raquo
- Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg 160 du 9 janvier 2006 laquo Les actes administratifs des EPLE raquo
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Sommaire
Introduction Analyse des risques
La charte ou le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
CA et programmation des sorties et voyages scolaires dans le cadre de lrsquoanneacutee scolaire
Les sorties et voyages scolaires obligatoires
Les sorties et voyages scolaires facultatifs
Les dons
Les reacutegies
- La creacuteation de la reacutegie
- La nomination du reacutegisseur
- La nomination drsquoun mandataire
La budgeacutetisation des sorties et voyages scolaires ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de
recettes
- Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages
obligatoires non preacutevues au budget initial
- Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages
facultatifs non preacutevues au budget initial
Les contributions entre service
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LA CHARTE OU LE REGLEMENT INTERIEUR DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES
Deacutefinition La Charte ou le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires constitue un cadre
peacutedagogique administratif et financier propre agrave chaque eacutetablissement ce cadre permettra de
deacutefinir les principes retenus pour lrsquoorganisation de toutes les sorties et voyages scolaires de
lrsquoeacutetablissement
Caracteacuteristiques et diffeacuterences entre ces deux notions
- La charte des sorties et voyages scolaires constitue un cadre qui nrsquoa aucune valeur juridique crsquoest un code de bonne conduite elle institue un ensemble de regravegles que les membres de la communauteacute eacuteducative srsquoengagent agrave respecter crsquoest un mode opeacuteratoire un modus vivendi qui est deacutefini Les manquements agrave une des regravegles fixeacutees par cette charte ne feront lrsquoobjet drsquoaucune sanction
- Le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires constitue un cadre qui a valeur juridique ce code de bonne conduite srsquoinscrit dans lrsquoordonnancement juridique il devient obligatoire et produit des effets juridiques tous les actes du chef drsquoeacutetablissement ou du conseil drsquoadministration relatifs agrave des sorties ou voyages scolaires devront respecter les regravegles eacutecrites dans ce regraveglement inteacuterieur Les manquements agrave une des regravegles fixeacutees par ce regraveglement inteacuterieur pourront faire lrsquoobjet de sanction
Organigramme drsquoune charte
Acteurs Rocircle
Actes
Chef drsquoeacutetablissement Composition du groupe de reacuteflexion (facultatif)
Groupe de reacuteflexion Propositions
Equipe de direction Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation de la commission permanente
Commission permanente Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation du conseil drsquoadministration
Conseil drsquoadministration 1deg Adoption de la charte Avis
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la charte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute de la charte
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La charte des sorties et voyages scolaires
- Type drsquoacte Avis relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute Consultation (instruction) de la commission permanente recommandeacutee - Forme Acte reacutedigeacute - Deacutecision nrsquoayant aucune force juridique - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de la charte des sorties et voyages scolaires
La chartre constitue un cadre peacutedagogique administratif et financier propre agrave chaque
eacutetablissement du fait de son autonomie ce dernier est donc libre de fixer les points qui figureront ou
non dans sa charte en fonction de sa situation particuliegravere Pourront ecirctre inscrites dans la charte
plusieurs seacuteries de dispositions notamment des dispositions
- drsquoordre peacutedagogique o Principe de ladeacutequation des voyages au projet deacutetablissement o Principe de consultation systeacutematique du Conseil dadministration pour chaque sortie ou
voyage deacutefinition drsquoun seuil au dessous duquel le chef drsquoeacutetablissement autorise les sorties facultatives principe drsquoinformation du conseil drsquoadministration en deacutebut et fin drsquoanneacutee scolaire
- drsquoordre administratif o Deacutefinition drsquoun scheacutema relatif agrave lrsquoorganisation des sorties ou voyages o Deacutefinition des modaliteacutes drsquoorganisation des tacircches de la responsabiliteacute de chaque acteur o Deacutefinition du calendrier annuel drsquoorganisation des sorties et voyages o Elaboration de documents relatifs aux sorties et voyages facultatifs fiche projet fiches
drsquoinscription et autorisations obligatoires o Principe de diffusion systeacutematique de la charte aux familles dont lenfant participe agrave un
voyage
- drsquoordre financier o Principe de lrsquoeacutelaboration drsquoun budget pour chaque sortie ou voyage compte rendu au
conseil drsquoadministration agrave la fin de lrsquoanneacutee scolaire o Principe de la participation des familles (versement preacutealable au voyage eacutechelonnement des
versements) o Deacutefinition de regravegles pour la gestion des reliquats o Deacutefinition de regravegles en cas dannulation de voyage (reversement ou non des sommes deacutejagrave
verseacutees) o Deacutefinition de regravegles en cas de deacutesistement dun eacutelegraveve (situation variable selon que son
absence fait supporter un coucirct financier plus important ou non aux autres eacutelegraveves si oui restitution ou non des sommes deacutejagrave verseacutees)
o Regravegles et calendrier pour la constitution drsquoune reacutegie
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Organigramme drsquoun regraveglement inteacuterieur
Acteurs Rocircle
Actes
Chef drsquoeacutetablissement Composition du groupe de reacuteflexion (facultatif)
Groupe de reacuteflexion Propositions
Equipe de direction Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation de la commission permanente
Commission permanente Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation du conseil drsquoadministration
Conseil drsquoadministration Adoption du regraveglement inteacuterieur Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Transmission de la deacutelibeacuteration
Controcircle de leacutegaliteacute Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute de lrsquoacte
Acte relatif au regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
- Type drsquoacte Acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute Consultation (instruction) de la commission permanente - Forme Acte reacutedigeacute - Acte soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte exeacutecutoire quinze jours apregraves lrsquoaccuseacute de reacuteception - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de la deacutelibeacuteration relative au regraveglement des sorties et voyages scolaires
Le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires constitue un cadre peacutedagogique
administratif et financier propre agrave chaque eacutetablissement du fait de son autonomie ce dernier est
donc libre de fixer les points qui figureront ou non dans sa charte en fonction de sa situation
particuliegravere Pourront ecirctre inscrites dans ce regraveglement plusieurs seacuteries de dispositions notamment
des dispositions
- drsquoordre peacutedagogique o Principe de ladeacutequation des voyages au projet deacutetablissement
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o Principe de consultation systeacutematique du Conseil dadministration pour chaque sortie ou voyage deacutefinition drsquoun seuil au dessous duquel le chef drsquoeacutetablissement autorise les sorties facultatives principe drsquoinformation du conseil drsquoadministration en deacutebut et fin drsquoanneacutee scolaire
- drsquoordre administratif o Deacutefinition drsquoun scheacutema relatif agrave lrsquoorganisation des sorties ou voyages o Deacutefinition des modaliteacutes drsquoorganisation des tacircches de la responsabiliteacute de chaque acteur o Deacutefinition du calendrier annuel drsquoorganisation des sorties et voyages o Elaboration de documents types relatifs aux sorties et voyages facultatifs fiche projet fiches
drsquoinscription et autorisations obligatoires o Principe de diffusion systeacutematique du regraveglement inteacuterieur aux familles dont lenfant participe
agrave un voyage - drsquoordre financier
o Principe de lrsquoeacutelaboration drsquoun budget pour chaque sortie ou voyage compte rendu au conseil drsquoadministration agrave la fin de lrsquoanneacutee scolaire
o Principe de la participation des familles (versement preacutealable au voyage eacutechelonnement des versements)
o Deacutefinition de regravegles pour la gestion des reliquats o Deacutefinition de regravegles en cas dannulation de voyage (reversement ou non des sommes deacutejagrave
verseacutees) o Deacutefinition de regravegles en cas de deacutesistement dun eacutelegraveve (situation variable selon que son
absence fait supporter un coucirct financier plus important ou non aux autres eacutelegraveves si oui restitution ou non des sommes deacutejagrave verseacutees)
o Regravegles et calendrier pour la constitution drsquoune reacutegie
Les bonnes pratiques
Lrsquoacte devra ecirctre rendu exeacutecutoire par lrsquoautoriteacute de controcircle avant tout autre acte relatif aux sorties et voyages
Lrsquoacte devra faire lrsquoobjet drsquoune large publiciteacute agrave chaque rentreacutee scolaire
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Exemple drsquoune charte Charte ndash regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
Un modegravele de charte ndash regraveglement inteacuterieur des voyages organiseacutes par les EPLE est proposeacute ci-apregraves Il
ne srsquoagit pas drsquoun formulaire preacuteconiseacute mais drsquoune trame pouvant ecirctre adapteacutee aux circonstances
particuliegraveres
Article 1 Une sortie scolaire nrsquoa de justification que dans le cadre drsquoun projet peacutedagogique en relation avec les
enseignements obligatoires et les programmes Cet ancrage doit ecirctre expliciteacute dans la description du projet
Article 2 Toute sortie ne peut exceacuteder une dureacutee de 5 jours pris sur le temps scolaire Le conseil
drsquoadministration fixe le nombre de sorties facultatives agrave X par niveau ou classe dans lrsquoanneacutee
Article 3 Le conseil drsquoadministration fixe le montant de la contribution volontaire des familles Le conseil drsquoadministration tolegravere une variation de XX de la participation demandeacutee
Article 4 Le conseil drsquoadministration nrsquoexamine pas les projets dont la contribution volontaire des familles nrsquoexcegravede pas la somme de XX euros
Article 5 La sortie pourra se deacuterouler si XX des eacutelegraveves de la classe ou du niveau participent au deacuteplacement Le voyage linguistique se deacuteroule si XX des eacutelegraveves drsquoun niveau y participent
Article 6 Lrsquoeacutetablissement est autoriseacute agrave percevoir par avance les contributions volontaires des familles Les deacutepenses seront engageacutees dans la limite des sommes perccedilues
Article 7 Les financements envisageacutes par lrsquoeacutetablissement preacutelegravevement sur fonds de reacuteserves participation
drsquoun autre chapitre ou affectation de subvention de fonctionnement (sous reacuteserve drsquo instruction particuliegravere de
la collectiviteacute de rattachement) sont soumis agrave lrsquoapprobation du conseil drsquoadministration
Article 8 Les modaliteacutes de contribution financiegravere ne concernent pas les personnels drsquoencadrement du voyage puisque lrsquoensemble des accompagnateurs beacuteneacuteficie de la gratuiteacute Les charges ne devant pas ecirctre supporteacutees par les familles leur financement sera preacutevu sur le budget de lrsquoeacutetablissement (subventions diverses ressources propres etc)
Article 9 La participation aux charges communes est fixeacutee agrave hellip du montant du budget du voyage scolaire (frais de teacuteleacutephone reacuteception formaliteacutes administrativeshellip)
Article 10 Un bilan financier du voyage sera preacutesenteacute au conseil drsquoadministration
Article 11 Lrsquoeacuteventuel reliquat sera obligatoirement rembourseacute aux familles qui auront reacutegleacute lrsquointeacutegraliteacute de la participation demandeacutee excepteacute srsquoil est infeacuterieur agrave hellip Euros
Article 12 Les reliquats infeacuterieurs agrave 8 euros seront acquis deacutefinitivement agrave lrsquoeacutetablissement agrave lrsquoexpiration drsquoun deacutelai de 3 mois agrave compter de sa date de notification aux familles si celles-ci nrsquoen ont pas demandeacute le remboursement Article 13 Les conditions drsquoannulation du voyage seront notifieacutees aux familles par acte drsquoengagement Ces
conditions peuvent ecirctre deacutetermineacutees par lrsquoeacutetablissement Elles peuvent ecirctre eacutequivalentes agrave celles preacutevues dans
la convention de seacutejour
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CA ET PROGRAMMATION DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES DANS LE CADRE DE LrsquoANNEE SCOLAIRE
Exemple de calendrier avec programmation des sorties et des voyages scolaires en deacutebut drsquoanneacutee
scolaire
Calendrier Actes du CA Anneacutee N
Anneacutee N+1
1er CA de lrsquoanneacutee
Elaboration de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
X
2eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage
X
3eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Budget de lrsquoEPLE
Inscription des sorties et voyages agrave lrsquoEPCP
X
4eacuteme CA de lrsquoanneacutee
5eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Compte rendu du voyage et preacutesentation du bilan financier au CA
X
Exemple de calendrier sans programmation drsquoune sortie ou drsquoun voyage scolaire en deacutebut drsquoanneacutee
scolaire
Calendrier Actes du CA Anneacutee N
Anneacutee N+1
1er CA de lrsquoanneacutee
Elaboration de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages
scolaires
2eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage
3eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Budget de lrsquoEPLE
4eacuteme CA de
lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage DBM
Inscription des sorties et voyages agrave lrsquoEPCP
Ou Acte du CA autorisant le CE de signer le contrat
X
5eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Compte rendu du voyage et preacutesentation du bilan financier au
CA
X
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LES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES OBLIGATOIRES
Deacutefinition Deacuteplacements collectifs drsquoeacutelegraveves hors de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
accompagneacutes et organiseacutes sous lrsquoautoriteacute du chef drsquoeacutetablissement dans le cadre drsquoune action
eacuteducative ayant lieu tout ou partie pendant le temps scolaire
La sortie effectueacutee sur une journeacutee ou une demi-journeacutee ne comporte pas de nuiteacutee Le voyage
inclut au moins une nuiteacutee Tout voyage comportant une nuiteacutee est facultatif en application de
lrsquoarticle 371-3 du code civil
Le caractegravere obligatoire implique la gratuiteacute pour les eacutelegraveves et accompagnateurs
Critegraveres de la sortie obligatoire
La sortie obligatoire concerne la classe entiegravere ou un niveau deacutetermineacute La sortie srsquoinscrit dans le cadre des programmes officiels ou du projet drsquoeacutetablissement La sortie srsquoexeacutecute sur le temps scolaire
Reacutefeacuterence
- Circulaire ndeg79-186 du 12 Juin 1979 - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
Organigramme
Les sorties et voyages obligatoires vont amener plusieurs actes
Un acte relatif agrave la programmation des voyages et sorties scolaires Un acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant la sortie Un ordre de mission
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignant Initiative du voyage
Chef drsquoeacutetablissement Faisabiliteacute
Equipe de direction Instruction
Conseil drsquoadministration Consultation et programmation Avis ou Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Autorisation du voyage Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes Information des familles
Chef drsquoeacutetablissement Ordre de mission Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
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Chronologie
1deg acte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Deacutecision immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
2deg acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
3deg ordre de mission pour les accompagnateurs
- Type drsquoacte acte du chef drsquoeacutetablissement relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable apregraves publiciteacute notification agrave lrsquointeacuteresseacute
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires Le respect de la finaliteacute peacutedagogique et eacuteducative de la sortie Le respect des critegraveres de la sortie obligatoire elle ne peut pas concerner seulement que
quelques eacutelegraveves Lrsquoinformation des familles ou du repreacutesentant leacutegal (eacutecrite si besoin) Le caractegravere facultatif de lrsquoassurance pour la famille (La sortie constitue une activiteacute
obligatoire) La violation du principe de gratuiteacute de lrsquoenseignement pour les eacutelegraveves et les
accompagnateurs Lrsquoabsence drsquoacte du chef drsquoeacutetablissement Le caractegravere exeacutecutoire des actes La gestion financiegravere de la sortie incombe en totaliteacute sur le budget de lrsquoeacutetablissement
chapitre A1 J1 ou J31 J32 J38 ou J4 il nrsquoexiste aucun compte 7067 contribution des familles aux voyages scolaires
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LES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES FACULTATIFS
Deacutefinition Deacuteplacements collectifs drsquoeacutelegraveves hors de lrsquoEPLE accompagneacutes et organiseacutes sous
lrsquoautoriteacute du chef drsquoeacutetablissement dans le cadre drsquoune action eacuteducative ayant lieu tout ou partie
pendant le temps scolaire
La sortie effectueacutee sur une journeacutee ou une demi-journeacutee ne comporte pas de nuiteacutee Le voyage
inclut au moins une nuiteacutee Tout voyage comportant une nuiteacutee est facultatif en application de
lrsquoarticle 371-3 du code civil
Un voyage facultatif ne doit pas ecirctre discriminatoire ce caractegravere discriminatoire srsquoexamine au
regard du montant du coucirct du voyage coucirct discriminant pour certaines familles et au fait que le
coucirct du voyage des accompagnateurs ne doit pas ecirctre supporteacute par les familles
Les voyages scolaires vont amener plusieurs actes
Un acte relatif agrave la programmation des voyages et sorties scolaires Un acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage Un acte relatif au financement des voyages scolaires Un ordre de mission pour les accompagnateurs
Chronologie
1deg acte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute consultation (instruction) de la commission permanente - Forme acte reacutedigeacute - Deacutecision immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
2deg acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
3deg acte relatif au financement des voyages scolaires
- Type acte relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte exeacutecutoire quinze jours apregraves lrsquoaccuseacute de reacuteception - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
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4deg ordre de mission pour les accompagnateurs
- Type drsquoacte acte du chef drsquoeacutetablissement relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable apregraves publiciteacute notification agrave lrsquointeacuteresseacute
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignant Initiative du voyage
Chef drsquoeacutetablissement Faisabiliteacute
Equipe de direction Instruction
Commission permanente Instruction
Conseil drsquoadministration Consultation et programmation Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Autorisation et arrecirct de la liste des eacutelegraveves participant agrave la sortie ou au
voyage
Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Enseignant Deacutetail du voyage programme
Equipe de direction
Projet de budget de financement remplacement des enseignants accompagnateurs accueil des eacutelegraveves ne participant pas au
voyage
Conseil drsquoadministration Deacutecision relative au financement du voyage autorisation de signer les conventions don DBM pour
vote si neacutecessaire
Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Transmission acte et DBM
Controcircle de leacutegaliteacute Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Chef drsquoeacutetablissement Ordre de mission Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
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Contenu de la deacutelibeacuteration relative au financement des voyages scolaires
La reacutefeacuterence agrave la charte ou au regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires La reacutefeacuterence de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires La preacutesentation du voyage (destination date objet) Les classes concerneacutees Le nombre de participants et drsquoaccompagnateurs Le nom de lrsquoadulte responsable Le budget Lrsquoautorisation de signer les contrats et les conventions preacutesenteacutees simultaneacutement Le vote du montant maximum de la participation des familles Lrsquoeacutecheacuteancier des encaissements de la participation Les modaliteacutes de remboursement en cas de deacutesistement ou drsquoannulation Les modaliteacutes de remboursement en cas drsquoexceacutedent agrave la fin du voyage Les dons
Les bonnes pratiques
Lrsquoacte devra ecirctre rendu exeacutecutoire par lrsquoautoriteacute de controcircle avant drsquoencaisser de lrsquoargent des familles ou drsquoengager les deacutepenses relatives au voyage Le budget preacutevisionnel du voyage est joint agrave lrsquoacte
Lrsquoacte est agrave joindre au 1er mandatement relatif au paiement des deacutepenses ainsi qursquoagrave lrsquoordre de recettes des participants
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires Le respect de la finaliteacute peacutedagogique et eacuteducative de la sortie Lrsquoexistence des diffeacuterents actes La rupture de lrsquoeacutegaliteacute des participants au voyage (existence de diffeacuterents tarifs selon que
lrsquoeacutelegraveve est affilieacute ou non au foyer socio-eacuteducatif) La violation du principe de gratuiteacute de lrsquoenseignement (deacutepenses des accompagnateurs mis
directement ou indirectement agrave la charge des familles) Lrsquoabsence drsquoacte La gestion de fait par une association La compeacutetence du conseil drsquoadministration pour deacutelibeacuterer sur le financement des voyages si
cette attribution a eacuteteacute deacuteleacutegueacutee agrave la commission permanente (le conseil drsquoadministration ne peut plus deacutecider et la commission permanente nrsquoest pas compeacutetente pour voter une DBM)
Reacutefeacuterence - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
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LES DONS
Deacutefinition Un don est une libeacuteraliteacute agrave titre gracieux Lrsquoassembleacutee geacuteneacuterale du foyer socio-eacuteducatif
ou la personne responsable drsquoun autre organisme peut deacutecider de financer les sorties ou voyages
scolaires drsquoun eacutetablissement public local drsquoenseignement Cette participation prend la forme drsquoun
don fait agrave lrsquoeacutetablissement Pour que ce don soit recevable il faut qursquoil soit notifieacute agrave lrsquoeacutetablissement et
que le conseil drsquoadministration se prononce sur le principe du versement du don en autorisant le chef
drsquoeacutetablissement agrave accepter ce don
Reacutefeacuterence
- Article R421-20 du code de lrsquoeacuteducation - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
FSE Lettre de notification du don
Chef drsquoeacutetablissement Etude du caractegravere recevable du don
Equipe de direction Instruction
Conseil drsquoadministration
Deacutecision autorisant le chef drsquoeacutetablissement agrave accepter le don
DBM si neacutecessaire
Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Acte relatif au don
- Type acte relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte non soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
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Le respect des engagements en acceptant le don lrsquoeacutetablissement accepte les exigences du financeur fixeacutees dans la lettre de notification du don si le don est affecteacute au voyage agrave tel voyage il ne pourra pas servir pour un autre voyage Le don nrsquoest acquis que si le voyage se reacutealise (article R421-66 du code de lrsquoeacuteducation)
Lrsquoabsence de discrimination le don est affecteacute au voyage et non pas pour faire beacuteneacuteficier quelques participants drsquoun tarif diffeacuterent ou preacutefeacuterentiel
Le compte rendu financier du voyage Lrsquoexistence de lrsquoacte du CA Le caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
LA TECHNIQUE DES RESSOURCES AFFECTEacuteES Cette technique est utiliseacutee pour des opeacuterations preacutevues par des contrats des conventions ou bien se rapportant agrave des dons legs et recettes leacutegales qui remplissent simultaneacutement les conditions suivantes
- signature drsquoune convention avec un financeur fixant les obligations ou acceptation de dons ou de recettes en contrepartie drsquoobligations
- obligation de rendre compte de lrsquoutilisation des creacutedits - obligation de restituer le solde non employeacute ou obtenir du bailleur de fonds le report de
ces creacutedits sur lrsquoexercice suivant La comptabiliteacute de ces opeacuterations srsquoexeacutecute du 1er janvier au 31 deacutecembre (il nrsquoexiste pas de peacuteriode drsquoinventaire)
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LES REGIES
Les actes de creacuteation drsquoune reacutegie ou de nomination du reacutegisseur ne sont pas soumis agrave lrsquoapprobation
du conseil drsquoadministration
1) Creacuteation drsquoune reacutegie
Le principe Les actes de creacuteation de reacutegies doivent ecirctre transmis au comptable supeacuterieur du Treacutesor en application des dispositions de lrsquoarrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et drsquoavances Sans formulation drsquoobservations du comptable supeacuterieur du Treacutesor les deacutecisions de creacuteation de reacutegies seront exeacutecutoires agrave lrsquoissue du deacutelai de 15 jours agrave compter de la date de transmission Il nrsquoest donc pas neacutecessaire de formaliser lrsquoaccord du comptable supeacuterieur du Treacutesor
Reacutefeacuterence
- Deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute relatif aux reacutegies de recettes et aux reacutegies drsquoavances des organismes publics
- Arrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et des reacutegies drsquoavances
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignants Demande
Chef drsquoeacutetablissement Demande avis de lrsquoagent comptable
Agent comptable Avis
Chef drsquoeacutetablissement Deacutecision de creacuteation de la reacutegie transmission
Comptable supeacuterieur du Treacutesor Exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves transmission
Acte relatif agrave la reacutegie
- Type acte du chef drsquoeacutetablissement - Forme acte reacutedigeacute - Acte non soumis agrave lrsquoapprobation du conseil drsquoadministration - Acte non soumis au controcircle de leacutegaliteacute - Acte exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves la transmission au comptable supeacuterieur du treacutesor - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
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Les points agrave surveiller
- Preacutesence du document instituant la reacutegie Ce document est accompagneacute du document
intituleacute laquo document drsquohabilitation raquo
o La deacutecision portant institution drsquoune reacutegie deacutecrit la nature de deacutepense ainsi que le
montant maximum par opeacuteration
o Le document drsquohabilitation preacutecisera
la date drsquohabilitation
lrsquoobjet de la reacutegie
la dureacutee
le nom du reacutegisseur
son grade
le nom du suppleacuteant
le montant de lrsquoavance
la peacuteriodiciteacute des justificatifs
le chapitre autoriseacute ainsi que les moyens de regraveglement
- Nouvelle transmission en cas de modifications drsquoune recette ou et drsquoune deacutepense
2) Nomination du reacutegisseur
La nomination du reacutegisseur est un acte interne agrave llsquoeacutetablissement et le document retraccedilant
cette nomination issu de lrsquoapplication informatique nrsquoest pas agrave transmettre
Ces reacutegies temporaires concernent principalement les voyages scolaires Le montant maximal de lrsquoavance dans le cadre drsquoune reacutegie temporaire est limiteacute au montant preacutevisible des deacutepenses agrave honorer dans le cadre de la reacutegie Il nrsquoexiste aucune disposition reacuteglementaire preacutecisant le montant maximum puisqursquoil est variable suivant lrsquoobjet de la reacutegie temporaire Le montant maximum de lrsquoavance doit donc ecirctre deacutetermineacute preacuteciseacutement en fonction de la dureacutee et de la destination du voyage
3) Nomination drsquoun mandataire
Les reacutegisseurs ont la faculteacute de deacutesigner sous leur responsabiliteacute et apregraves autorisation de lagent comptable un mandataire
Les conditions particuliegraveres de recouvrement de certains droits et de paiement de certaines deacutepenses peuvent justifier que celles-ci soient reacutealiseacutees par drsquoautres personnes habiliteacutees qui interviennent en qualiteacute de mandataires pour le compte et sous la responsabiliteacute du reacutegisseur (par exemple pour le regraveglement de deacutepenses lors drsquoun voyage scolaire agrave lrsquoeacutetranger)
Les mandataires agissent sous la responsabiliteacute du reacutegisseur Ils ne sont pas assujettis agrave cautionnement Ils ne perccediloivent pas drsquoindemniteacute de responsabiliteacute
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Organigramme et chronologie
Acteurs Rocircle
Actes
Reacutegisseur Initiative
Agent comptable Autorisation
Reacutegisseur Deacutesignation Procuration
Reacutegisseur Information du chef drsquoeacutetablissement et Speacutecimen de la
signature du mandataire
Reacutegisseur Speacutecimen de la signature du mandataire
Chronologie
Type drsquoacte Acte du reacutegisseur qui eacutetablit une procuration sur papier libre - Forme
o Acte reacutedigeacute sur papier libre o Visa de lrsquoagent comptable
- Deacutecision exeacutecutoire apregraves information du chef drsquoeacutetablissement - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de lrsquoacte
Identification du mandataire Objet du mandat les pouvoirs confieacutes au mandataire (type de deacutepenses type de recettes)
doivent ecirctre expresseacutement deacutetermineacutees dans la convention de mandat Les conditions drsquoexeacutecution de la convention
o Mise agrave disposition drsquoun registre de reccedilus agrave souche o Deacutelivrance drsquoun reccedilu o Inscription sur la souche du nom de lrsquoeacutelegraveve de la date et du montant o Consignes en cas drsquoerreur ou de rectification o Reversement tous les huit jours au maximum au reacutegisseur des fonds et piegraveces
justificatives deacutetenus
Lrsquoobligation pour le mandataire de tenir une comptabiliteacute simplifieacutee Le rappel que les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute
personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Signature de lrsquoacte de nomination accompagneacutee de la mention laquo vu pour acceptation raquo Visa de lrsquoagent comptable
Les points agrave surveiller
Le caractegravere personnel de la deacuteleacutegation (laquo intuitu personae raquo agent preacutesentant les garanties neacutecessaires)
Aucun mandataire suppleacuteant nrsquoest autoriseacute
Le caractegravere impreacutecis de lrsquoobjet de la convention de mandat
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Lrsquoenvoi de la copie de la procuration ainsi que le speacutecimen de la signature du mandataire Le respect par le mandataire des dispositions du mandat et des regravegles de fonctionnement de
la reacutegie Le mandataire ne peut exercer ses fonctions dans le cas dabsence du reacutegisseur que pendant
deux mois au maximum Dans le cas dabsence supeacuterieure agrave deux mois il convient de proceacuteder agrave la nomination dun nouveau reacutegisseur ou dun inteacuterimaire
Annexe exemple drsquoune procuration
CONVENTION DE MANDAT
Vu la loi ndeg 63-156 du 23 feacutevrier 1963 portant loi de finances pour 1963 Vu le deacutecret ndeg 62-1587 du 29 deacutecembre 1962 portant regraveglement geacuteneacuteral sur la comptabiliteacute publique Vu le deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute en dernier lieu par le deacutecret 97-33 du 13 janvier 1997 relatif aux reacutegies de recettes et drsquoavances des organismes publics En application de lrsquoinstruction codificatrice ndeg 05-042-M9-R du 30 septembre 2005 annotant lrsquoinstruction codificatrice ndeg 98-065 ndash M9 ndash R du 4 mai 1998
Vu lrsquoacte administratif ndeghelliphelliphelliphellip du Conseil drsquoadministration du helliphelliphelliphelliphelliprelatif au financement du budget du voyage scolaire
Article 1 Objet Monsieur helliphelliphelliphelliphellip agissant en qualiteacute de reacutegisseur du Collegravege helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip donne procuration agrave Monsieur helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip professeur de helliphelliphelliphelliphelliphellip deacutesigneacute en qualiteacute de mandataire pour lrsquoencaissement des recettes correspondantes agrave helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Article 2 Seuil des encaissements Consideacuterant le tarif voteacute en Conseil drsquoadministration et le nombre drsquoeacutelegraveves concerneacutes Le montant des encaissements ne doit pas deacutepasser helliphelliphelliphelliphellipeuros
Article 3 Obligations du mandataire Un registre de reccedilus agrave souche sera deacutelivreacute au mandataire A chaque encaissement le mandataire devra deacutelivrer un reccedilu En cas drsquoerreur ou drsquoannulation le reccedilu portera la mention laquo annuleacute raquo et sera agrafeacute agrave la souche Le mandataire inscrira sur la souche le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant et lrsquoobjet Le mandataire indiquera sur le reccedilu le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant lrsquoobjet sa qualiteacute et son eacutemargement sera preacuteceacutedeacute de son nom Il doit proceacuteder au reversement tous les huit jours au maximum des fonds et piegraveces justificatives qursquoil deacutetient au reacutegisseur qui les centralise et les integravegre dans sa comptabiliteacute En aucun cas le mandataire ne doit encaisser des sommes ne correspondant pas agrave lrsquoobjet le montant ou la qualiteacute des deacutebiteurs de la preacutesente convention
Article 4 Responsabiliteacute Les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Le mandataire est donc tenu de rendre compte de sa gestion au reacutegisseur et doit agrave ce titre tenir une comptabiliteacute simplifieacutee de sa gestion
En cas de non respect des termes de la preacutesente convention par le mandataire le reacutegisseur se reacuteserve le droit drsquoengager la responsabiliteacute du mandataire
Article 5 Dureacutee La preacutesente convention est conclue pour une dureacutee de deux mois agrave compter de sa signature A helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip le helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
LrsquoAgent comptable Le Reacutegisseur Le Mandataire laquovu pour acceptation raquo
helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
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LA BUDGETISATION DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages obligatoires non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives
Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute obligatoire les deacutepenses sont effectueacutees sur le budget de lrsquoeacutetablissement etou sur ressources speacutecifiques Aucune participation des familles ne peut ecirctre demandeacutee il nrsquoexiste en comptabiliteacute aucun compte 7067 contributions des familles aux voyages scolaires dans les services eacutenumeacutereacutes ci-dessous La gestion financiegravere et comptable est imputeacutee en totaliteacute
- Au service geacuteneacuteral o sur le chapitre A1 activiteacute eacuteducatives et peacutedagogiques (A1 6245)
- etou sur les services speacuteciaux suivants
o J 1 Enseignement technique (y compris la taxe drsquoapprentissage si la sortie est en rapport avec la formation des eacutelegraveves)
o J 31 J32 J38 Projet drsquoeacutetablissement o J 4 Zone drsquoeacuteducation prioritaire
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o N 85 Subvention de collectiviteacute territoriale pour le deacuteveloppement des activiteacutes culturelles et peacuteri-eacuteducatives
Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages facultatifs non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Participation des familles
Ressources non
affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires
La gestion financiegravere et comptable du voyage doit ecirctre impeacuterativement imputeacutee en totaliteacute sur le
service speacutecial ndash chapitre N3 en recettes et en deacutepenses
Le chapitre N3 est un service speacutecial sans reacuteserve eacutequilibreacute en recettes et en deacutepenses geacutereacute en partie depuis le 1er janvier 2008 selon la technique des ressources affecteacutees dont la comptabilisation donne lieu agrave une prise en charge au deacutebit du C468 263 produits agrave recevoir sur appariements voyages par le creacutedit du compte C468 663 charges agrave payer sur appariements voyages
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Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute facultative la totaliteacute des deacutepenses est effectueacutee sur le budget du voyage tel qursquoil a eacuteteacute preacutesenteacute et voteacute par le conseil drsquoadministration
Les personnels drsquoencadrement eacutetant dispenseacutes de contribution financiegravere il est donc neacutecessaire de preacutevoir sur le budget de lrsquoeacutetablissement les modaliteacutes de financement des deacutepenses des accompagnateurs affeacuterentes agrave ce voyage puisque les familles nrsquoont pas agrave en supporter les frais Si les accompagnateurs payent une participation cette derniegravere devra ecirctre retraceacutee au compte 70888
Dans le cas des sorties et voyages facultatifs la participation demandeacutee aux familles sera comptabiliseacutee au compte 7067 Nota bene Le compte 70667 ne doit jamais ecirctre utiliseacute pour un voyage ce dernier est reacuteserveacute agrave des contributions de formation continue et de promotion sociale (racine 7066) Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
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La technique budgeacutetaire des contributions entre services pour les comptes laquo charges agrave payer raquo et laquo produits agrave recevoir raquo
Si une des recettes du voyage provient drsquoun preacutelegravevement sur fonds de reacuteserve ou drsquoun autre service de lrsquoeacutetablissement Il conviendra drsquoappliquer alors la technique budgeacutetaire des contributions entre services (comptes 6588 et 7588) Le principe est simple laquo un service qui donne un service qui reccediloit raquo La comptabilisation de cette opeacuteration se traduira par
- un mandat drsquoordre au compte 6588 dans le service qui donne - un OR au compte 7588 dans le service qui reccediloit
Compte
D 6588 Compte
4662 Compte
468263 Compte
468663 Compte
N3 7588
D C D C D C D C D C
1 X X 2 X X 3 X X 4 X X
Seront utiliseacutes les comptes suivants compte 6588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement compte 4662 Mandats agrave payer ndash Exercice courant compte 468263 Produits agrave recevoir sur appariements voyages compte 468663 Charges agrave payer sur appariements voyages Compte 7588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement
Lrsquoeacutegaliteacute entre ces deux comptes doit toujours exister que ce soit au niveau de lrsquoouverture de creacutedits et de preacutevision de recettes ou que ce soit au niveau de lrsquoexeacutecution le mandat drsquoordre au compte 6588 et la recette drsquoordre au 7588 doivent ecirctre eacutetablis pour le montant exact de la deacutepense constateacutee sur ce financement et non en fonction de la preacutevision budgeacutetaire
DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au chapitre D 6588 si le preacutelegravevement provient des reacuteserves du service geacuteneacuteral au J1 6588 srsquoil provient des reacuteserves de lrsquoenseignement technique DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au service speacutecial J3(X) 6588 si le voyage finalise un projet drsquoeacutetablissement (PAPeacutet) participation du service speacutecial au service N3 qui retrace la totaliteacute du voyage
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EDUCATION NATIONALE
Un rapport de la Cour des Comptes Leacuteducation nationale face agrave lobjectif de la reacuteussite de tous les
eacutelegraveves
ENTRETIEN PROFESSIONNEL
Sur le site acadeacutemique consulter le cadre reacuteglementaire de lrsquoentretien professionnel ainsi que la
fiche de compte rendu pour lrsquoanneacutee scolaire 2009-2010
FONCTION PUBLIQUE - PERSONNES HANDICAPES
Le ministegravere de lrsquoeacutecologie de lrsquoeacutenergie du deacuteveloppement durable et de la mer vient de publier un document intituleacute Stationnement reacuteserveacute aux personnes handicapeacutees ou agrave mobiliteacute reacuteduite - Guide juridique et pratique agrave lusage des collectiviteacutes territoriales Certains aspects de ce guide peuvent inteacuteresser les eacutetablissements dans une deacutemarche de deacuteveloppement durable puisque une socieacuteteacute durable et moderne ne peut ecirctre qursquoune socieacuteteacute ougrave lrsquointeacutegration et la participation des personnes handicapeacutees ou agrave mobiliteacute reacuteduite agrave la vie de la citeacute sont pleines et entiegraveres
FOURNITURES SCOLAIRES
Aides aux eacutelegraveves et aux familles RLR 510-3 572-0 Au BO ndeg17 du 29 avril 2010 parution de la circulaire ndeg 2010-045 du 2-4-2010- NOR MENE1006112C sur les fournitures scolaires JURIDICTIONS
Publication du rapport annuel 2009 de la Cour de Cassation ainsi que du rapport public drsquoactiviteacutes du
Conseil drsquoEtat
Reacuteforme des juridictions financiegraveres et disparition des chambres reacutegionales des comptes sur lrsquoavenir
des chambres reacutegionales des comptes et leur eacuteventuelle disparition consulter la question eacutecrite ndeg
11943 de M Jean-Marc Pastor
LOLF ET EPLE
Les rapports annuels de performances annexeacutes au PLR viennent drsquoecirctre publieacutes pour consulter les
principaux programmes inteacuteressant les EPLE cliquer ci-dessous
141 - Enseignement scolaire public du second degreacute o Bilan strateacutegique du rapport annuel de performances o Preacutesentation des creacutedits et des deacutepenses fiscales o Rappel de la preacutesentation du programme o Objectifs et indicateurs de performance o Justification au premier euro o Analyse des coucircts du programme et des actions
(Eacuteducation
nationale)
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230 - Vie de leacutelegraveve o Bilan strateacutegique du rapport annuel de performances o Preacutesentation des creacutedits et des deacutepenses fiscales o Rappel de la preacutesentation du programme o Objectifs et indicateurs de performance o Justification au premier euro o Analyse des coucircts du programme et des actions
(Eacuteducation nationale
214 - Soutien de la politique de leacuteducation nationale o Bilan strateacutegique du rapport annuel de performances o Preacutesentation des creacutedits et des deacutepenses fiscales o Rappel de la preacutesentation du programme o Objectifs et indicateurs de performance o Justification au premier euro o Opeacuterateurs o Analyse des coucircts du programme et des actions
(Eacuteducation nationale
REGIE ET RESPONSABILITE DU REGISSEUR reacutegiss
Responsabiliteacute du reacutegisseur en cas de vol des preacutecisions inteacuteressantes sont apporteacutees dans la question reacuteponse agrave lrsquoassembleacutee nationale de Mme Marie-Jo Zimmermann
laquo En application des dispositions de larticle 60 modifieacute de la loi ndeg 63-156 du 23 feacutevrier 1963 de finances pour 1963 et du deacutecret ndeg 2008-227 du 5 mars 2008 abrogeant et remplaccedilant le deacutecret ndeg 66-850 du 15 novembre 1966 relatif agrave la responsabiliteacute personnelle et peacutecuniaire des reacutegisseurs les reacutegisseurs des organismes publics sont responsables peacutecuniairement des opeacuterations quils accomplissent et doivent combler sur leurs propres deniers tout deacuteficit apparaissant dans la reacutegie Toutefois en cas de vol ou vol agrave main armeacutee la responsabiliteacute personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur nest pas mise en jeu En effet ces circonstances eacutetant consideacutereacutees comme reacutesultant de la force majeure le ministre du budget des comptes publics et de la reacuteforme de lEacutetat constate la force majeure au profit du reacutegisseur Il convient cependant de preacuteciser que mecircme en cas de vol il peut arriver que la force majeure ne puisse ecirctre constateacutee Ainsi chaque fois que le non-respect des regravegles de prudence (coffre ouvert caisse laisseacutee sans surveillance au cours du service etc) a faciliteacute la reacutealisation du vol la responsabiliteacute du reacutegisseur est mise en jeu Dans cette hypothegravese le reacutegisseur pourra neacuteanmoins solliciter une remise gracieuse de ces sommes aupregraves du ministre du budget des comptes publics et de la reacuteforme de lEacutetat qui prendra sa deacutecision conformeacutement agrave lavis de lorganisme public qui supporte budgeacutetairement le coucirct de la remise gracieuse En cas de deacutecision de rejet ou de remise gracieuse partielle le reacutegisseur sera dans lobligation dacquitter les sommes mises agrave sa charge Le reacutegisseur ne pourra obtenir de son assureur lindemnisation de ces sommes quagrave hauteur du plafond de deacutedommagement tel que preacutevu par son contrat dassurance raquo
RENTREE SCOLAIRE
Au Bulletin officiel n deg11 du 18 mars 2010 la circulaire sur la Preacuteparation de la rentreacutee 2010 (RLR
520-0) vient drsquoecirctre publieacutee Consulter la circulaire ndeg 2010-38 du 16-3-2010 (NOR gt MENE1006812C)
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VIDEOSURVEILLANCE
Lrsquoarrecircteacute du 29 avril 2010 fixant les conditions de certification des installateurs de systegravemes de
videacuteosurveillance vient de preacuteciser dans son annexe les conditions et les exigences minimales agrave
respecter par tout demandeur de certification de son systegraveme de videacuteosurveillance
VOIES DrsquoEXECUTION
Une nouvelle voie dexeacutecution au profit de lEtat Le deacutecret ndeg 2010-433 du 29 avril 2010 pris en application de la loi du 12 mai 2009 de simplification et de clarification du droit creacutee la saisie agrave tiers deacutetenteur une voie dexeacutecution dont le reacutegime est voisin de celui de la saisie attribution existant au profit des creacuteanciers priveacutes Notice la loi du 12 mai 2009 de simplification et de clarification du droit et dallegravegement des
proceacutedures a creacuteeacute une nouvelle voie dexeacutecution au profit de lEtat la saisie agrave tiers deacutetenteur dont le
reacutegime est voisin de celui de lopposition agrave tiers deacutetenteur existant au profit des collectiviteacutes
territoriales et de celui de la saisie-attribution existant au profit des creacuteanciers priveacutes Le preacutesent
deacutecret a pour objet dadapter les dispositions reacuteglementaires du code du travail agrave ce nouveau
dispositif
Il ouvre eacutegalement la possibiliteacute aux huissiers de justice agrave la suite de leacutelargissement de la
compeacutetence territoriale de ces professionnels de confier la signification dun acte agrave un confregravere plus
proche du lieu de signification en preacutevoyant le partage des eacutemoluments correspondants Dans un
souci de meilleure lisibiliteacute il soumet leacutetablissement des actes des huissiers de justice au respect
dune norme de preacutesentation fixeacutee par arrecircteacute
Enfin le deacutecret preacutevoit les modaliteacutes de mise en œuvre du droit au reacuteexamen des deacutecisions de justice
preacutevu dans certaines hypothegraveses tregraves speacutecifiques par le regraveglement (CE) ndeg 8612007 du Parlement
europeacuteen et du Conseil du 11 juillet 2007 instituant une proceacutedure europeacuteenne de regraveglement des
petits litiges et rend immeacutediatement applicable la disposition de larticle 509-3 du code de
proceacutedure civile donnant compeacutetence aux notaires pour certifier les actes quils reccediloivent afin de
permettre leur exeacutecution selon les modaliteacutes preacutevues par le regraveglement (CE) ndeg 8052004 du
Parlement europeacuteen et du Conseil du 21 avril 2004 portant creacuteation dun titre exeacutecutoire europeacuteen
pour les creacuteances incontesteacutees
Reacutefeacuterences les textes modifieacutes par le preacutesent deacutecret peuvent ecirctre consulteacutes dans leur reacutedaction
issue de cette modification sur le site Leacutegifrance (httpwwwlegifrancegouvfr)
ACTUALITE DES MARCHES PUBLICS
Code des marcheacutes publics
Publication au JO du 28 avril 2010 du deacutecret ndeg 2010-406 du 26 avril 2010 relatif aux contrats de
concession de travaux publics et portant diverses dispositions en matiegravere de commande publique
Le deacutecret porte application de lordonnance ndeg 2009-864 du 15 juillet 2009 relative aux concessions
de travaux publics Il permet eacutegalement avec labrogation de larticle 73 et du IV des articles 74 et
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168 du CMP de se conformer agrave larrecirct du 10 deacutecembre 2009 de la Cour de justice de lrsquoUnion
europeacuteenne qui a censureacute la proceacutedure des marcheacutes de deacutefinition
Deacutemateacuterialisation
La DAJ vient de mettre en ligne son guide pratique de la deacutemateacuterialisation Ce guide preacutesente la deacutemateacuterialisation en matiegravere de marcheacute public cadre juridique protection des informations publiciteacute profil acheteur mise en ligne des documents de consultation transmission des candidatures et des offres examen et conclusion des marcheacutes controcircle et exeacutecution des marcheacutes archivage etc
Contrat drsquoassurance contrat administratif et marcheacutes publics
Le Conseil drsquoEtat vient de rappeler qursquoun contrat dassurance passeacute par une des personnes morales
de droit public soumises aux dispositions du code des marcheacutes publics est un contrat administratif
Pour voir la Deacutecision du Conseil dEacutetat ndeg 333627 du 31 mars 2010 cliquer sur le lien httpwwwlegifrancegouvfraffichJuriAdmindooldAction=rechJuriAdminampidTexte=CETATEXT000022057646ampfastReqId=591068622ampfastPos=1
Clause de reacutevision de prix
Arrecirct du Conseil dEtat ndeg328803 du 9 deacutecembre 2009 - Deacutepartement de lEure
Lorsque la reacutealisation du marcheacute neacutecessite une part importante de fournitures dont le prix est
directement affecteacute par les fluctuations des cours mondiaux le contrat doit comporter une clause de
reacutevision des prix Labsence dune telle clause compte tenu de son incidence sur le prix et sa reacutevision
sur les offres des candidats constitue un manquement aux obligations de mise en concurrence
Question eacutecrite Seacutenat ndeg11667 - 6 mai 2010 - Reacutevision des prix et regraveglement de marcheacutes publics
Critegraveres de choix lieacutes agrave lorigine ou limplantation geacuteographique des candidats au marcheacute
Lintroduction dun critegravere de preacutefeacuterence locale dans le code des marcheacutes publics est donc
impossible car elle constituerait une meacuteconnaissance des regravegles communautaires de la commande
publique La jurisprudence communautaire a ainsi consideacutereacute quune reacuteglementation reacuteservant des
marcheacutes publics aux entreprises ayant leur siegravege social dans la reacutegion ougrave ils doivent ecirctre exeacutecuteacutes et
accordant dans le choix des attributaires une preacutefeacuterence aux associations temporaires ou
consortium comprenant des entreprises locales est discriminatoire (CJCE 3 juin 1992 aff C 36089
Commission c Reacutepublique italienne) Une obligation dimplantation geacuteographique si elle est justifieacutee
par lobjet du marcheacute ou par ses conditions dexeacutecution peut neacuteanmoins constituer une condition agrave
lobtention du marcheacute Un candidat qui sengage agrave simplanter en cas dattribution du marcheacute doit
ecirctre consideacutereacute comme satisfaisant agrave cette obligation au mecircme titre quun candidat deacutejagrave implanteacute
(CE 14 janvier 1998 Socieacuteteacute Martin-Fourquin ndeg 168 688)
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Question eacutecrite AN ndeg70212 - 4 mai 2010 - Critegraveres de choix lieacutes agrave lorigine ou agrave limplantation
geacuteographique des candidats au marcheacute
Documents agrave fournir agrave loccasion dune candidature agrave un marcheacute public et allotissements laquo Pour les marcheacutes allotis les candidats peuvent soit preacutesenter un seul exemplaire des documents relatifs agrave leur candidats et scinder lot par lot les eacuteleacutements relatifs agrave leurs offres soit preacutesenter pour chacun des lots les eacuteleacutements relatifs agrave leurs candidatures et agrave leurs offres raquo Les candidatures soumissionnant agrave plusieurs lots ne sont donc pas tenus de remettre en plusieurs exemplaires leur dossier de candidature En revanche ils devront remettre une offre pour chaque lot Consulter la Question eacutecrite ndeg 11863 de M Jean Louis Masson Taux de TVA et appel doffres erreur sur le taux de la taxe sur la valeur ajouteacutee (TVA)
laquo Mecircme si lentreprise a fait une erreur sur le taux de la taxe sur la valeur ajouteacutee (TVA) dans son offre les prestations lieacutees agrave ce marcheacute devront ecirctre payeacutees sur la base dune facture comportant le taux de TVA rectifieacute En effet mecircme figurant dans un marcheacute exeacutecutoire les mentions relatives agrave la TVA (taux et montant) nont quune valeur indicative et ne simposent donc aucunement au comptable en cas de divergence de taux par rapport agrave la leacutegaliteacute fiscale En revanche le montant toutes taxes comprises (TTC) du marcheacute tel quil figure dans lacte dengagement simpose aux parties et au comptable Ainsi les prestations ne pourront ecirctre payeacutees que dans la limite du montant TTC du marcheacute tel quil a eacuteteacute preacutevu initialement raquo
Retrouver la reacuteponse agrave la Question eacutecrite ndeg 06957 de M Jean Louis Masson (Moselle - NI) publieacutee dans le JO Seacutenat du 29042010 - page 1063
Veacuterification des qualifications des candidats aux marcheacutes publics
Aux termes de larticle 45 du code des marcheacutes publics le pouvoir adjudicateur ne peut exiger des candidats que des renseignements ou documents permettant deacutevaluer leur expeacuterience leurs capaciteacutes techniques ou financiegraveres ainsi que les documents relatifs aux pouvoirs des personnes habiliteacutees agrave les engager Lorsque le pouvoir adjudicateur deacutecide de fixer des niveaux minimums de capaciteacute ces derniers doivent ecirctre lieacutes et proportionneacutes agrave lobjet dun marcheacute Lacheteur public doit donc permettre aux candidats dapporter tout moyen de preuve eacutequivalent Plus geacuteneacuteralement le Conseil dEacutetat a rappeleacute que les renseignements exigeacutes des candidats agrave lappui de leur candidature doivent ecirctre objectivement rendus neacutecessaires par lobjet du marcheacute et la nature des prestations agrave exeacutecuter (CE 26 mars 2008 Communauteacute urbaine de Lyon ndeg 303779) httpwwwlegifrancegouvfraffichJuriAdmindooldAction=rechJuriAdminampidTexte=CETATEXT000018503442ampfastReqId=331647485ampfastPos=1
Voir eacutegalement la Question eacutecrite ndeg 11666 de M Jean-Claude Carle
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Le site de la DIFIN
Retrouvez les toutes derniegraveres informations et actualiteacutes agrave lrsquoadresse suivante sur le Site acadeacutemique Rubrique toutes les Actualiteacutes
Actualisation sur le site de lrsquoacadeacutemie acadeacutemique de la rubrique laquo Aide et conseil aux EPLE raquo DIFIN488-497 [PDF 21457 Ko]
Le PowerPoint sur les diffeacuterents thegravemes abordeacutes lors des rencontres Services acadeacutemiques Gestionnaires en EPLE notamment la gestion de lrsquoeacutevaluation des risques en EPLE avec le document unique lrsquooutil GERES Les creacutedits globaliseacutes PAPeacutet les soldes deacutebiteurs des CES et CEC le contrat unique drsquoinsertion (sur les dispositions de ce contrat et les modaliteacutes de recrutement relire les brefs de janvier 2010 ) le contentieux des contrats aideacutes avec le deacuteroulement drsquoune proceacutedure de licenciement lrsquoentretien personnel la PFR la formation continue des gestionnaires et de leurs collaborateurs
Le point sur
Le deacutelai global de paiement
Maitriser les actes relatifs aux sorties et voyages scolaires
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DELAI GLOBAL DE PAIEMENT
Au 1er juillet 2010 le deacutelai global de paiement passera pour les collectiviteacutes territoriales et
les eacutetablissements publics locaux agrave 30 jours (Article 98 du code des marcheacutes publics) Les
eacutetablissements scolaires sont concerneacutes par cette disposition
La reacuteduction de ce deacutelai est lrsquooccasion de mettre en place un controcircle interne comptable avec
des fiches de reacuteveacutelation et drsquoanalyse de problegraveme ainsi qursquoune fiche de proceacutedure
DEFINITION
Le deacutelai global de paiement est preacutevu agrave lrsquoarticle 98 du code des marcheacutes publics
Le deacutelai global de paiement ouvre de plein droit et sans autre formaliteacute pour le titulaire du
marcheacute le beacuteneacutefice drsquointeacuterecircts moratoires agrave compter du jour suivant lrsquoexpiration du deacutelai
- Le deacutelai global de paiement est fixeacute agrave 30 jours
- Il nrsquoest pas possible contractuellement drsquoaugmenter ce deacutelai par contre il est possible contractuellement de le diminuer
Ce deacutelai va se reacutepartir entre lrsquoordonnateur et le comptable le comptable doit pouvoir disposer drsquoun deacutelai drsquoexamen du dossier de mandatement de 10 jours ce qui ne lrsquoempecircche pas srsquoil le faut de payer avant la fin de ce deacutelai Le comptable devra garder trace de la date de reacuteception des documents (registre reacuteceacutepisseacute tampon hellip) ce sera la date de deacutepart pour le comptable la fin du deacutelai sera la date drsquoenvoi en regraveglement au Treacutesor Public
- Le point de deacutepart du deacutelai global de paiement est la date de reacuteception de la demande de
paiement par le service de la deacutepense agrave deacutefaut la date du service fait si elle est posteacuterieure
Ceci neacutecessite lrsquoenregistrement de cette date
A deacutefaut de date pertinente (date de reacuteception de la facture date du service fait) la date de
la facture augmenteacutee de 2 jours fera foi
- Le terme du deacutelai global de paiement est le deacutecaissement par le comptable (Envoi du
paiement au Treacutesor Public)
Le comptable devra informer lrsquoordonnateur de cette date
REFERENCES
Le deacutecret ndeg2002-232 du 21 feacutevrier 2002 (JO du 22 feacutevrier 2002) et sa circulaire geacuteneacuterale
drsquoapplication du 13 mars 2002 (JO du 6 avril 2002) en fixent les modaliteacutes
Lrsquoarticle 33 du deacutecret ndeg2008-1355 du 19 deacutecembre 2008 a rameneacute ce deacutelai pour les
comptables de lrsquoEtat agrave 10 jours agrave compter du 1er juillet 2010
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REPARTITION DU DELAI POUR UN EPLE
Au niveau des EPLE on ne peut quenvisager lapplication dun deacutelai conventionnel fixant des
modaliteacutes pratiques concernant ce partage le partage preacutevu par le deacutecret ndeg2008-1550 du 31
deacutecembre 2008 (10 jours pour le comptable agrave compter du 1er juillet 2010) peut effectivement servir
de reacutefeacuterence sans pour cela constituer une obligation
CALCUL DES INTERETS MORATOIRES
Lors de lrsquoexeacutecution drsquoun marcheacute public des peacutenaliteacutes financiegraveres sont appliqueacutees agrave lrsquoentiteacute publique en cas de deacutepassement du deacutelai maximum de paiement le titulaire du marcheacute ou le sous-traitant perccediloit alors des inteacuterecircts moratoires de plein droit et sans formaliteacute
Le deacutelai qui impose le paiement des sommes dues au contractant ne peut deacutepasser
30 jours pour lrsquoEacutetat et ses eacutetablissements publics autres que ceux ayant un caractegravere industriel et commercial (EPIC)
30 jours au 1er juillet 2010 pour les collectiviteacutes territoriales et les eacutetablissements publics locaux
Le taux des inteacuterecircts moratoires eacutetant actualiseacute deux fois par an (au 1er janvier et au 1er juillet) celui qui doit ecirctre pris en compte pour le calcul est celui qui est en vigueur agrave la date agrave laquelle les inteacuterecircts moratoires commencent agrave courir un seul taux srsquoapplique pour toute la dureacutee du marcheacute
Par exemple pour un deacutelai de paiement qui expire au 24 mars les inteacuterecircts moratoires qui sont dus agrave partir du 25 mars soit dans la peacuteriode entre le 1er janvier et le 1er juillet il faut calculer les inteacuterecircts en fonction du taux en vigueur le 1er janvier et ce pour toute la dureacutee de la dette restant agrave payer
Attention le taux est calculeacute en reacutefeacuterence agrave deux taux diffeacuterents
soit le taux marginal de la Banque centrale europeacuteenne (BCE) pour les marcheacutes de lrsquoEacutetat et ses eacutetablissements publics autres que ceux ayant un caractegravere industriel et commercial (EPIC) et des collectiviteacutes territoriales et leurs eacutetablissements publics
soit le taux leacutegal srsquoil srsquoagit drsquoun marcheacute passeacute par les eacutetablissements de santeacute des armeacutees et les eacutetablissements publics de santeacute
Un assistant de calcul permet de calculer en ligne les inteacuterecircts moratoires dus au sous-traitant
Les inteacuterecircts moratoires courent agrave compter du jour suivant lrsquoexpiration du deacutelai global de
paiement et ce jusqursquoagrave la date incluse de mise en paiement du principal (facture)
Ils sont mandateacutes par lrsquoordonnateur au compte 6711 laquo peacutenaliteacutes sur les marcheacutes et deacutebits
payeacutes sur achats et ventes raquo aussi est-il important que ce dernier ait connaissance et de la date
initiale deacuteterminant le point de deacutepart et de la date finale (deacutecaissement) pour chaque facture
Lrsquoassiette des inteacuterecircts moratoires sera le montant total des eacuteleacutements de liquidation
La formule de calcul des inteacuterecircts moratoires (IM) est la suivante
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Nombre de jours de deacutepassement
Montant payeacute tardivement TTC x ------------------------------------------ x taux
365
Des inteacuterecircts moratoires compleacutementaires sont dus lorsque le mandatement des inteacuterecircts
moratoires initiaux nrsquoest pas intervenu au plus tard le 30eacuteme jour suivant la date de paiement du
principal
La formule de calcul est
Nombre de jours de retard
sur IM initiaux
Montant des inteacuterecircts moratoires initiaux x ------------------------------------------ x taux
365
Les inteacuterecircts moratoires ne sont pas soumis agrave la TVA le versement drsquointeacuterecircts moratoires
constitue non pas la contrepartie drsquoune prestation mais la reacuteparation drsquoun preacutejudice Conseil drsquoEtat
25 juin 2004 Steacute Philippe Filippini Ndeg 234687
Le comptable a une obligation de surveillance en cas de non mandatement des inteacuterecircts
moratoires dans un deacutelai de 30 jours le comptable devra alerter le preacutefet pour proceacuteder au
mandatement drsquooffice (article L 1612-18 du code geacuteneacuteral des collectiviteacutes territoriales)
En cas de litige sur lrsquoorigine des retards entre lrsquoordonnateur et le comptable lrsquoinstruction
ndeg04-020-MO-B1-B du 23 feacutevrier 2004 organise une proceacutedure de conciliation
Les inteacuterecircts moratoires drsquoun montant infeacuterieur agrave 5 euro ne sont pas mandateacutes
REFERENCES
Module de calcul des inteacuterecircts moratoires Ministegravere chargeacute de lrsquoeacutequipement
Taux applicables pour le calcul des inteacuterecircts moratoires Ministegravere du budget
Deacutecret ndeg2008-1550 du 31 deacutecembre 2008 JO du 1er janvier 2009 Leacutegifrance
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FICHES DE REVELATION ET DrsquoANALYSE DES PROBLEMES
1
Mise en place drsquoun controcircle interne comptable
Problegraveme
Le deacutepassement du deacutelai de paiement ouvre de plein droit et sans formaliteacute le beacuteneacutefice drsquointeacuterecircts moratoires agrave compter du jour suivant lrsquoexpiration du deacutelai (article 98 du code des marcheacutes publics)
Les deacutefaillances constateacutees dans lrsquoorganisation du service ne permettent pas agrave lrsquoeacutetablissement de respecter le deacutelai global de paiement
Constat
La difficulteacute de calculer le deacutelai qui srsquoest eacutecouleacute entre la date drsquoarriveacutee de ces factures et la date de leur regraveglement
Causes
Absence de trace drsquoun enregistrement agrave lrsquoarriveacutee dans lrsquoeacutetablissement des factures
Conseacutequences
Le titulaire du marcheacute ou le sous-traitant ne beacuteneacuteficie pas conformeacutement agrave lrsquoarticle 98 du code des
marcheacutes publics de plein droit et sans autre formaliteacute dinteacuterecircts moratoires agrave compter du jour
suivant lexpiration du deacutelai
Recommandations
Apposer la date de reacuteception sur les factures degraves leur arriveacutee
Fiche de proceacutedure eacutelaboreacutee par lrsquoagent comptable en concertation avec lrsquoordonnateur
Courrier adresseacute agrave chaque ordonnateur pour rappeler si neacutecessaire cette obligation
Lu dans un rapport (Observations drsquoune chambre reacutegionale des comptes en 2010)
La deacutesorganisation du service concerneacute lieacute agrave la mutation drsquoun agent nrsquoest pas de nature agrave exoneacuterer lrsquoeacutetablissement de ses obligations
Recommandations
Apporter une attention toute particuliegravere pour les peacuteriodes de congeacutes scolaires
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2
Calcul des inteacuterecircts moratoires
Problegraveme
Le deacutepassement du deacutelai de paiement ouvre de plein droit et sans formaliteacute le beacuteneacutefice drsquointeacuterecircts moratoires agrave compter du jour suivant lrsquoexpiration du deacutelai (article 98 du code des marcheacutes publics)
le montant des inteacuterecircts moratoires dus est rarement payeacute
Constat
La difficulteacute de calculer le deacutelai montant des inteacuterecircts moratoires dus
Causes
Absence de consigne donneacutee et drsquooutil
Conseacutequences
Le titulaire du marcheacute ou le sous-traitant ne beacuteneacuteficie pas conformeacutement agrave lrsquoarticle 98 du code des
marcheacutes publics de plein droit et sans autre formaliteacute dinteacuterecircts moratoires agrave compter du jour
suivant lexpiration du deacutelai
Recommandations
Apposer la date de reacuteception sur les factures degraves leur arriveacutee
Fiche de proceacutedure eacutelaboreacutee par lrsquoagent comptable avec un lien avec le module de calcul des inteacuterecircts moratoires
Information par courrier de lrsquoordonnateur
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FICHE DE PROCEDURE
Veacuterification du deacutelai de paiement et calcul des inteacuterecircts moratoires
ACTIVITE ECHEANCE RESPONSABLE SUPPLEANT
Nom Nom
Veacuterification agrave opeacuterer sur les piegraveces justificatives syst
Existence drsquoune date drsquoarriveacutee sur la facture ou sur les
piegraveces justificatives
Veacuterification du deacutelai global de paiement de 30 jours
Si neacutecessaire
Liquidation avec lrsquoassistant de calcul des inteacuterecircts moratoires sur
lettre type de liquidation
Lettre agrave lordonnateur de demande de mandatement des
inteacuterecircts moratoires
si IM
Enregistrement de la lettre
Transfert de la lettre agrave lordonnateur
Mise agrave jour du fichier des IM lors de la mise en paiement
Information de lordonnateur et des autoriteacutes de tutelle
en cas dabsence de mise en paiement des IM
Validation du controcircle syst
Signaler par eacutecrit les anomalies constateacutees
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Maicirctriser les actes relatifs aux sorties et voyages scolaires
Une sortie ou un voyage scolaire constitue un acte peacutedagogique complexe qui neacutecessite
une extrecircme vigilance Il y a en effet souvent derriegravere cet acte peacutedagogique de nombreux actes
administratifs obligatoires divers et varieacutes qui relegravevent de diffeacuterentes reacuteglementations drsquoougrave lrsquointeacuterecirct de
bien preacutevoir et programmer dans un cadre preacutealablement deacutefini ce type drsquoactiviteacute afin drsquoassurer la
meilleure seacutecuriteacute juridique possible
A coteacute du risque juridique inheacuterent agrave tout acte respect des regravegles de forme des regravegles de
compeacutetence des conditions de fond obligation ou non de transmission et des regravegles de publiciteacute de
nombreux autres risques existent la typologie des risques suivante peut ecirctre dresseacutee
- Risque juridique lieacute agrave lrsquoabsence des actes relatifs aux sorties et voyages neacutecessaires
- Mauvaise organisation du voyage ou absence drsquoorganisation
- Risque financier
- Maniement de deniers publics par une personne non habiliteacutee
- Meacuteconnaissance des principes de la commande publique
A travers divers constats il est possible de dresser une analyse sommaire des principaux risques
lieacutes aux actes
RISQUES ORGANISATIONNELS
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
Le voyage est deacutecideacute et organiseacute par un enseignant laquo dans son coin raquo
Absence drsquoorganisation Inseacutecuriteacute juridique
Fixer un cadre Elaboration drsquoune charte interne ou drsquoun regraveglement inteacuterieur
Le voyage est deacutecideacute et organiseacute par un enseignant en cours de trimestre scolaire
Absence drsquoorganisation Inseacutecuriteacute juridique
Programmer dans le cadre de lrsquoanneacutee scolaire les sorties et voyages scolaires
Elaboration de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
Le voyage nrsquoest pas autoriseacute par le chef drsquoeacutetablissement
Risque juridique Preacutevoir un formulaire drsquoautorisation agrave compleacuteter X jours avant le deacutepart
Acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage
Absence drsquoinformation des repreacutesentants leacutegaux etou drsquoacte arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
Risque juridique Preacutevoir une fiche drsquoinscription et drsquoautorisation parentale
Acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
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Voyage et assurance de lrsquoeacutelegraveve
Meacuteconnaissance du principe de gratuiteacute si la sortie est obligatoire
Information des parents
Absence drsquoacte autorisant le deacuteplacement des accompagnateurs
Risque juridique Etablir systeacutematiquement X jours avant le deacutepart les ordres de mission
Ordre de mission pour les accompagnateurs
RISQUES LIES AUX ACTES FINANCIERS
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
La participation des familles nrsquoest pas arrecircteacutee par le conseil drsquoadministration
Risque financier Risque juridique Lrsquoagent comptable ne peut rien encaisser
Preacutesenter le budget du voyage en CA et fixer le tarif du voyage
Acte relatif au financement des voyages scolaires
Le budget du voyage nrsquoest pas arrecircteacute en eacutequilibre par le CA
Risque financier Preacutesenter le budget du voyage en CA et arrecircteacute un budget eacutequilibreacute
Budget du voyage
Le voyage nrsquoest pas budgeacutetiseacute
Aucun engagement (bon de commande bon de reacuteservation) ne peut ecirctre eacutetabli
Inscrire au budget la sortie ou le voyage
Budget de lrsquoEPLE DBM
Un don est attribueacute agrave lrsquoeacutetablissement
Risque lieacute agrave la notification du don
Preacutesenter au CA la notification du don
Acte relatif agrave lrsquoacceptation du don
Une Subvention est notifieacutee agrave lrsquoeacutetablissement
Risque lieacute agrave la subvention
Preacutesenter au CA la notification de la subvention avec les conditions drsquoutilisation et de compte rendu
Un eacutelegraveve ne part pas et demande le remboursement de son avance
Risque financier lieacute agrave lrsquoeacutequilibre du voyage
Elaborer une fiche de proceacutedure selon les eacuteleacutements deacutefinis dans la charte ou le regraveglement des voyages
Acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le remboursement
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RISQUES LIES AU MANIEMENT DE DENIERS PUBLICS PAR UNE PERSONNE NON HABILITEE
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
Lrsquoaccompagnateur demande des espegraveces pour des entreacutees de museacutee des tickets de meacutetro et des boissons
Maniement de deniers publics par des personnes non autoriseacutees
Creacuteer une reacutegie temporaire Acte de creacuteation de la reacutegie Nomination du reacutegisseur
Lrsquoenseignant reacutecupegravere dans sa classe lrsquoargent des familles
Maniement de deniers publics par des personnes non autoriseacutees
Creacuteer une reacutegie temporaire ou bien Autoriser lrsquoenseignant agrave collecter le montant de la participation des eacutelegraveves
Convention de mandat
RISQUES LIES A LrsquoACHAT PUBLIC EN EPLE
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
Un enseignant commande et apporte un contrat avec un voyagiste
Incompeacutetence de lrsquoauteur de lrsquoacte
Obtenir lrsquoautorisation de signer un contrat
Inscription agrave lrsquoEPCP Autorisation donneacutee au CE par le CA de signer le contrat
Un enseignant commande et apporte un contrat avec un voyagiste
Meacuteconnaissance des principes de la commande publique
Deacutefinir le besoin deacuteterminer les seuils reacutediger un document de consultation effectuer la publiciteacute et mise en concurrence neacutecessaires seacutelectionner le candidat
Passation du marcheacute
Reacutefeacuterence
- Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le second degreacute raquo
- Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg 160 du 9 janvier 2006 laquo Les actes administratifs des EPLE raquo
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Sommaire
Introduction Analyse des risques
La charte ou le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
CA et programmation des sorties et voyages scolaires dans le cadre de lrsquoanneacutee scolaire
Les sorties et voyages scolaires obligatoires
Les sorties et voyages scolaires facultatifs
Les dons
Les reacutegies
- La creacuteation de la reacutegie
- La nomination du reacutegisseur
- La nomination drsquoun mandataire
La budgeacutetisation des sorties et voyages scolaires ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de
recettes
- Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages
obligatoires non preacutevues au budget initial
- Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages
facultatifs non preacutevues au budget initial
Les contributions entre service
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LA CHARTE OU LE REGLEMENT INTERIEUR DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES
Deacutefinition La Charte ou le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires constitue un cadre
peacutedagogique administratif et financier propre agrave chaque eacutetablissement ce cadre permettra de
deacutefinir les principes retenus pour lrsquoorganisation de toutes les sorties et voyages scolaires de
lrsquoeacutetablissement
Caracteacuteristiques et diffeacuterences entre ces deux notions
- La charte des sorties et voyages scolaires constitue un cadre qui nrsquoa aucune valeur juridique crsquoest un code de bonne conduite elle institue un ensemble de regravegles que les membres de la communauteacute eacuteducative srsquoengagent agrave respecter crsquoest un mode opeacuteratoire un modus vivendi qui est deacutefini Les manquements agrave une des regravegles fixeacutees par cette charte ne feront lrsquoobjet drsquoaucune sanction
- Le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires constitue un cadre qui a valeur juridique ce code de bonne conduite srsquoinscrit dans lrsquoordonnancement juridique il devient obligatoire et produit des effets juridiques tous les actes du chef drsquoeacutetablissement ou du conseil drsquoadministration relatifs agrave des sorties ou voyages scolaires devront respecter les regravegles eacutecrites dans ce regraveglement inteacuterieur Les manquements agrave une des regravegles fixeacutees par ce regraveglement inteacuterieur pourront faire lrsquoobjet de sanction
Organigramme drsquoune charte
Acteurs Rocircle
Actes
Chef drsquoeacutetablissement Composition du groupe de reacuteflexion (facultatif)
Groupe de reacuteflexion Propositions
Equipe de direction Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation de la commission permanente
Commission permanente Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation du conseil drsquoadministration
Conseil drsquoadministration 1deg Adoption de la charte Avis
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la charte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute de la charte
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La charte des sorties et voyages scolaires
- Type drsquoacte Avis relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute Consultation (instruction) de la commission permanente recommandeacutee - Forme Acte reacutedigeacute - Deacutecision nrsquoayant aucune force juridique - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de la charte des sorties et voyages scolaires
La chartre constitue un cadre peacutedagogique administratif et financier propre agrave chaque
eacutetablissement du fait de son autonomie ce dernier est donc libre de fixer les points qui figureront ou
non dans sa charte en fonction de sa situation particuliegravere Pourront ecirctre inscrites dans la charte
plusieurs seacuteries de dispositions notamment des dispositions
- drsquoordre peacutedagogique o Principe de ladeacutequation des voyages au projet deacutetablissement o Principe de consultation systeacutematique du Conseil dadministration pour chaque sortie ou
voyage deacutefinition drsquoun seuil au dessous duquel le chef drsquoeacutetablissement autorise les sorties facultatives principe drsquoinformation du conseil drsquoadministration en deacutebut et fin drsquoanneacutee scolaire
- drsquoordre administratif o Deacutefinition drsquoun scheacutema relatif agrave lrsquoorganisation des sorties ou voyages o Deacutefinition des modaliteacutes drsquoorganisation des tacircches de la responsabiliteacute de chaque acteur o Deacutefinition du calendrier annuel drsquoorganisation des sorties et voyages o Elaboration de documents relatifs aux sorties et voyages facultatifs fiche projet fiches
drsquoinscription et autorisations obligatoires o Principe de diffusion systeacutematique de la charte aux familles dont lenfant participe agrave un
voyage
- drsquoordre financier o Principe de lrsquoeacutelaboration drsquoun budget pour chaque sortie ou voyage compte rendu au
conseil drsquoadministration agrave la fin de lrsquoanneacutee scolaire o Principe de la participation des familles (versement preacutealable au voyage eacutechelonnement des
versements) o Deacutefinition de regravegles pour la gestion des reliquats o Deacutefinition de regravegles en cas dannulation de voyage (reversement ou non des sommes deacutejagrave
verseacutees) o Deacutefinition de regravegles en cas de deacutesistement dun eacutelegraveve (situation variable selon que son
absence fait supporter un coucirct financier plus important ou non aux autres eacutelegraveves si oui restitution ou non des sommes deacutejagrave verseacutees)
o Regravegles et calendrier pour la constitution drsquoune reacutegie
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Organigramme drsquoun regraveglement inteacuterieur
Acteurs Rocircle
Actes
Chef drsquoeacutetablissement Composition du groupe de reacuteflexion (facultatif)
Groupe de reacuteflexion Propositions
Equipe de direction Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation de la commission permanente
Commission permanente Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation du conseil drsquoadministration
Conseil drsquoadministration Adoption du regraveglement inteacuterieur Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Transmission de la deacutelibeacuteration
Controcircle de leacutegaliteacute Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute de lrsquoacte
Acte relatif au regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
- Type drsquoacte Acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute Consultation (instruction) de la commission permanente - Forme Acte reacutedigeacute - Acte soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte exeacutecutoire quinze jours apregraves lrsquoaccuseacute de reacuteception - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de la deacutelibeacuteration relative au regraveglement des sorties et voyages scolaires
Le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires constitue un cadre peacutedagogique
administratif et financier propre agrave chaque eacutetablissement du fait de son autonomie ce dernier est
donc libre de fixer les points qui figureront ou non dans sa charte en fonction de sa situation
particuliegravere Pourront ecirctre inscrites dans ce regraveglement plusieurs seacuteries de dispositions notamment
des dispositions
- drsquoordre peacutedagogique o Principe de ladeacutequation des voyages au projet deacutetablissement
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o Principe de consultation systeacutematique du Conseil dadministration pour chaque sortie ou voyage deacutefinition drsquoun seuil au dessous duquel le chef drsquoeacutetablissement autorise les sorties facultatives principe drsquoinformation du conseil drsquoadministration en deacutebut et fin drsquoanneacutee scolaire
- drsquoordre administratif o Deacutefinition drsquoun scheacutema relatif agrave lrsquoorganisation des sorties ou voyages o Deacutefinition des modaliteacutes drsquoorganisation des tacircches de la responsabiliteacute de chaque acteur o Deacutefinition du calendrier annuel drsquoorganisation des sorties et voyages o Elaboration de documents types relatifs aux sorties et voyages facultatifs fiche projet fiches
drsquoinscription et autorisations obligatoires o Principe de diffusion systeacutematique du regraveglement inteacuterieur aux familles dont lenfant participe
agrave un voyage - drsquoordre financier
o Principe de lrsquoeacutelaboration drsquoun budget pour chaque sortie ou voyage compte rendu au conseil drsquoadministration agrave la fin de lrsquoanneacutee scolaire
o Principe de la participation des familles (versement preacutealable au voyage eacutechelonnement des versements)
o Deacutefinition de regravegles pour la gestion des reliquats o Deacutefinition de regravegles en cas dannulation de voyage (reversement ou non des sommes deacutejagrave
verseacutees) o Deacutefinition de regravegles en cas de deacutesistement dun eacutelegraveve (situation variable selon que son
absence fait supporter un coucirct financier plus important ou non aux autres eacutelegraveves si oui restitution ou non des sommes deacutejagrave verseacutees)
o Regravegles et calendrier pour la constitution drsquoune reacutegie
Les bonnes pratiques
Lrsquoacte devra ecirctre rendu exeacutecutoire par lrsquoautoriteacute de controcircle avant tout autre acte relatif aux sorties et voyages
Lrsquoacte devra faire lrsquoobjet drsquoune large publiciteacute agrave chaque rentreacutee scolaire
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Exemple drsquoune charte Charte ndash regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
Un modegravele de charte ndash regraveglement inteacuterieur des voyages organiseacutes par les EPLE est proposeacute ci-apregraves Il
ne srsquoagit pas drsquoun formulaire preacuteconiseacute mais drsquoune trame pouvant ecirctre adapteacutee aux circonstances
particuliegraveres
Article 1 Une sortie scolaire nrsquoa de justification que dans le cadre drsquoun projet peacutedagogique en relation avec les
enseignements obligatoires et les programmes Cet ancrage doit ecirctre expliciteacute dans la description du projet
Article 2 Toute sortie ne peut exceacuteder une dureacutee de 5 jours pris sur le temps scolaire Le conseil
drsquoadministration fixe le nombre de sorties facultatives agrave X par niveau ou classe dans lrsquoanneacutee
Article 3 Le conseil drsquoadministration fixe le montant de la contribution volontaire des familles Le conseil drsquoadministration tolegravere une variation de XX de la participation demandeacutee
Article 4 Le conseil drsquoadministration nrsquoexamine pas les projets dont la contribution volontaire des familles nrsquoexcegravede pas la somme de XX euros
Article 5 La sortie pourra se deacuterouler si XX des eacutelegraveves de la classe ou du niveau participent au deacuteplacement Le voyage linguistique se deacuteroule si XX des eacutelegraveves drsquoun niveau y participent
Article 6 Lrsquoeacutetablissement est autoriseacute agrave percevoir par avance les contributions volontaires des familles Les deacutepenses seront engageacutees dans la limite des sommes perccedilues
Article 7 Les financements envisageacutes par lrsquoeacutetablissement preacutelegravevement sur fonds de reacuteserves participation
drsquoun autre chapitre ou affectation de subvention de fonctionnement (sous reacuteserve drsquo instruction particuliegravere de
la collectiviteacute de rattachement) sont soumis agrave lrsquoapprobation du conseil drsquoadministration
Article 8 Les modaliteacutes de contribution financiegravere ne concernent pas les personnels drsquoencadrement du voyage puisque lrsquoensemble des accompagnateurs beacuteneacuteficie de la gratuiteacute Les charges ne devant pas ecirctre supporteacutees par les familles leur financement sera preacutevu sur le budget de lrsquoeacutetablissement (subventions diverses ressources propres etc)
Article 9 La participation aux charges communes est fixeacutee agrave hellip du montant du budget du voyage scolaire (frais de teacuteleacutephone reacuteception formaliteacutes administrativeshellip)
Article 10 Un bilan financier du voyage sera preacutesenteacute au conseil drsquoadministration
Article 11 Lrsquoeacuteventuel reliquat sera obligatoirement rembourseacute aux familles qui auront reacutegleacute lrsquointeacutegraliteacute de la participation demandeacutee excepteacute srsquoil est infeacuterieur agrave hellip Euros
Article 12 Les reliquats infeacuterieurs agrave 8 euros seront acquis deacutefinitivement agrave lrsquoeacutetablissement agrave lrsquoexpiration drsquoun deacutelai de 3 mois agrave compter de sa date de notification aux familles si celles-ci nrsquoen ont pas demandeacute le remboursement Article 13 Les conditions drsquoannulation du voyage seront notifieacutees aux familles par acte drsquoengagement Ces
conditions peuvent ecirctre deacutetermineacutees par lrsquoeacutetablissement Elles peuvent ecirctre eacutequivalentes agrave celles preacutevues dans
la convention de seacutejour
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CA ET PROGRAMMATION DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES DANS LE CADRE DE LrsquoANNEE SCOLAIRE
Exemple de calendrier avec programmation des sorties et des voyages scolaires en deacutebut drsquoanneacutee
scolaire
Calendrier Actes du CA Anneacutee N
Anneacutee N+1
1er CA de lrsquoanneacutee
Elaboration de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
X
2eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage
X
3eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Budget de lrsquoEPLE
Inscription des sorties et voyages agrave lrsquoEPCP
X
4eacuteme CA de lrsquoanneacutee
5eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Compte rendu du voyage et preacutesentation du bilan financier au CA
X
Exemple de calendrier sans programmation drsquoune sortie ou drsquoun voyage scolaire en deacutebut drsquoanneacutee
scolaire
Calendrier Actes du CA Anneacutee N
Anneacutee N+1
1er CA de lrsquoanneacutee
Elaboration de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages
scolaires
2eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage
3eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Budget de lrsquoEPLE
4eacuteme CA de
lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage DBM
Inscription des sorties et voyages agrave lrsquoEPCP
Ou Acte du CA autorisant le CE de signer le contrat
X
5eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Compte rendu du voyage et preacutesentation du bilan financier au
CA
X
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LES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES OBLIGATOIRES
Deacutefinition Deacuteplacements collectifs drsquoeacutelegraveves hors de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
accompagneacutes et organiseacutes sous lrsquoautoriteacute du chef drsquoeacutetablissement dans le cadre drsquoune action
eacuteducative ayant lieu tout ou partie pendant le temps scolaire
La sortie effectueacutee sur une journeacutee ou une demi-journeacutee ne comporte pas de nuiteacutee Le voyage
inclut au moins une nuiteacutee Tout voyage comportant une nuiteacutee est facultatif en application de
lrsquoarticle 371-3 du code civil
Le caractegravere obligatoire implique la gratuiteacute pour les eacutelegraveves et accompagnateurs
Critegraveres de la sortie obligatoire
La sortie obligatoire concerne la classe entiegravere ou un niveau deacutetermineacute La sortie srsquoinscrit dans le cadre des programmes officiels ou du projet drsquoeacutetablissement La sortie srsquoexeacutecute sur le temps scolaire
Reacutefeacuterence
- Circulaire ndeg79-186 du 12 Juin 1979 - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
Organigramme
Les sorties et voyages obligatoires vont amener plusieurs actes
Un acte relatif agrave la programmation des voyages et sorties scolaires Un acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant la sortie Un ordre de mission
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignant Initiative du voyage
Chef drsquoeacutetablissement Faisabiliteacute
Equipe de direction Instruction
Conseil drsquoadministration Consultation et programmation Avis ou Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Autorisation du voyage Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes Information des familles
Chef drsquoeacutetablissement Ordre de mission Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
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Chronologie
1deg acte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Deacutecision immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
2deg acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
3deg ordre de mission pour les accompagnateurs
- Type drsquoacte acte du chef drsquoeacutetablissement relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable apregraves publiciteacute notification agrave lrsquointeacuteresseacute
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires Le respect de la finaliteacute peacutedagogique et eacuteducative de la sortie Le respect des critegraveres de la sortie obligatoire elle ne peut pas concerner seulement que
quelques eacutelegraveves Lrsquoinformation des familles ou du repreacutesentant leacutegal (eacutecrite si besoin) Le caractegravere facultatif de lrsquoassurance pour la famille (La sortie constitue une activiteacute
obligatoire) La violation du principe de gratuiteacute de lrsquoenseignement pour les eacutelegraveves et les
accompagnateurs Lrsquoabsence drsquoacte du chef drsquoeacutetablissement Le caractegravere exeacutecutoire des actes La gestion financiegravere de la sortie incombe en totaliteacute sur le budget de lrsquoeacutetablissement
chapitre A1 J1 ou J31 J32 J38 ou J4 il nrsquoexiste aucun compte 7067 contribution des familles aux voyages scolaires
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LES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES FACULTATIFS
Deacutefinition Deacuteplacements collectifs drsquoeacutelegraveves hors de lrsquoEPLE accompagneacutes et organiseacutes sous
lrsquoautoriteacute du chef drsquoeacutetablissement dans le cadre drsquoune action eacuteducative ayant lieu tout ou partie
pendant le temps scolaire
La sortie effectueacutee sur une journeacutee ou une demi-journeacutee ne comporte pas de nuiteacutee Le voyage
inclut au moins une nuiteacutee Tout voyage comportant une nuiteacutee est facultatif en application de
lrsquoarticle 371-3 du code civil
Un voyage facultatif ne doit pas ecirctre discriminatoire ce caractegravere discriminatoire srsquoexamine au
regard du montant du coucirct du voyage coucirct discriminant pour certaines familles et au fait que le
coucirct du voyage des accompagnateurs ne doit pas ecirctre supporteacute par les familles
Les voyages scolaires vont amener plusieurs actes
Un acte relatif agrave la programmation des voyages et sorties scolaires Un acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage Un acte relatif au financement des voyages scolaires Un ordre de mission pour les accompagnateurs
Chronologie
1deg acte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute consultation (instruction) de la commission permanente - Forme acte reacutedigeacute - Deacutecision immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
2deg acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
3deg acte relatif au financement des voyages scolaires
- Type acte relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte exeacutecutoire quinze jours apregraves lrsquoaccuseacute de reacuteception - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
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4deg ordre de mission pour les accompagnateurs
- Type drsquoacte acte du chef drsquoeacutetablissement relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable apregraves publiciteacute notification agrave lrsquointeacuteresseacute
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignant Initiative du voyage
Chef drsquoeacutetablissement Faisabiliteacute
Equipe de direction Instruction
Commission permanente Instruction
Conseil drsquoadministration Consultation et programmation Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Autorisation et arrecirct de la liste des eacutelegraveves participant agrave la sortie ou au
voyage
Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Enseignant Deacutetail du voyage programme
Equipe de direction
Projet de budget de financement remplacement des enseignants accompagnateurs accueil des eacutelegraveves ne participant pas au
voyage
Conseil drsquoadministration Deacutecision relative au financement du voyage autorisation de signer les conventions don DBM pour
vote si neacutecessaire
Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Transmission acte et DBM
Controcircle de leacutegaliteacute Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Chef drsquoeacutetablissement Ordre de mission Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
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Contenu de la deacutelibeacuteration relative au financement des voyages scolaires
La reacutefeacuterence agrave la charte ou au regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires La reacutefeacuterence de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires La preacutesentation du voyage (destination date objet) Les classes concerneacutees Le nombre de participants et drsquoaccompagnateurs Le nom de lrsquoadulte responsable Le budget Lrsquoautorisation de signer les contrats et les conventions preacutesenteacutees simultaneacutement Le vote du montant maximum de la participation des familles Lrsquoeacutecheacuteancier des encaissements de la participation Les modaliteacutes de remboursement en cas de deacutesistement ou drsquoannulation Les modaliteacutes de remboursement en cas drsquoexceacutedent agrave la fin du voyage Les dons
Les bonnes pratiques
Lrsquoacte devra ecirctre rendu exeacutecutoire par lrsquoautoriteacute de controcircle avant drsquoencaisser de lrsquoargent des familles ou drsquoengager les deacutepenses relatives au voyage Le budget preacutevisionnel du voyage est joint agrave lrsquoacte
Lrsquoacte est agrave joindre au 1er mandatement relatif au paiement des deacutepenses ainsi qursquoagrave lrsquoordre de recettes des participants
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires Le respect de la finaliteacute peacutedagogique et eacuteducative de la sortie Lrsquoexistence des diffeacuterents actes La rupture de lrsquoeacutegaliteacute des participants au voyage (existence de diffeacuterents tarifs selon que
lrsquoeacutelegraveve est affilieacute ou non au foyer socio-eacuteducatif) La violation du principe de gratuiteacute de lrsquoenseignement (deacutepenses des accompagnateurs mis
directement ou indirectement agrave la charge des familles) Lrsquoabsence drsquoacte La gestion de fait par une association La compeacutetence du conseil drsquoadministration pour deacutelibeacuterer sur le financement des voyages si
cette attribution a eacuteteacute deacuteleacutegueacutee agrave la commission permanente (le conseil drsquoadministration ne peut plus deacutecider et la commission permanente nrsquoest pas compeacutetente pour voter une DBM)
Reacutefeacuterence - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
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LES DONS
Deacutefinition Un don est une libeacuteraliteacute agrave titre gracieux Lrsquoassembleacutee geacuteneacuterale du foyer socio-eacuteducatif
ou la personne responsable drsquoun autre organisme peut deacutecider de financer les sorties ou voyages
scolaires drsquoun eacutetablissement public local drsquoenseignement Cette participation prend la forme drsquoun
don fait agrave lrsquoeacutetablissement Pour que ce don soit recevable il faut qursquoil soit notifieacute agrave lrsquoeacutetablissement et
que le conseil drsquoadministration se prononce sur le principe du versement du don en autorisant le chef
drsquoeacutetablissement agrave accepter ce don
Reacutefeacuterence
- Article R421-20 du code de lrsquoeacuteducation - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
FSE Lettre de notification du don
Chef drsquoeacutetablissement Etude du caractegravere recevable du don
Equipe de direction Instruction
Conseil drsquoadministration
Deacutecision autorisant le chef drsquoeacutetablissement agrave accepter le don
DBM si neacutecessaire
Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Acte relatif au don
- Type acte relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte non soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
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Le respect des engagements en acceptant le don lrsquoeacutetablissement accepte les exigences du financeur fixeacutees dans la lettre de notification du don si le don est affecteacute au voyage agrave tel voyage il ne pourra pas servir pour un autre voyage Le don nrsquoest acquis que si le voyage se reacutealise (article R421-66 du code de lrsquoeacuteducation)
Lrsquoabsence de discrimination le don est affecteacute au voyage et non pas pour faire beacuteneacuteficier quelques participants drsquoun tarif diffeacuterent ou preacutefeacuterentiel
Le compte rendu financier du voyage Lrsquoexistence de lrsquoacte du CA Le caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
LA TECHNIQUE DES RESSOURCES AFFECTEacuteES Cette technique est utiliseacutee pour des opeacuterations preacutevues par des contrats des conventions ou bien se rapportant agrave des dons legs et recettes leacutegales qui remplissent simultaneacutement les conditions suivantes
- signature drsquoune convention avec un financeur fixant les obligations ou acceptation de dons ou de recettes en contrepartie drsquoobligations
- obligation de rendre compte de lrsquoutilisation des creacutedits - obligation de restituer le solde non employeacute ou obtenir du bailleur de fonds le report de
ces creacutedits sur lrsquoexercice suivant La comptabiliteacute de ces opeacuterations srsquoexeacutecute du 1er janvier au 31 deacutecembre (il nrsquoexiste pas de peacuteriode drsquoinventaire)
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LES REGIES
Les actes de creacuteation drsquoune reacutegie ou de nomination du reacutegisseur ne sont pas soumis agrave lrsquoapprobation
du conseil drsquoadministration
1) Creacuteation drsquoune reacutegie
Le principe Les actes de creacuteation de reacutegies doivent ecirctre transmis au comptable supeacuterieur du Treacutesor en application des dispositions de lrsquoarrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et drsquoavances Sans formulation drsquoobservations du comptable supeacuterieur du Treacutesor les deacutecisions de creacuteation de reacutegies seront exeacutecutoires agrave lrsquoissue du deacutelai de 15 jours agrave compter de la date de transmission Il nrsquoest donc pas neacutecessaire de formaliser lrsquoaccord du comptable supeacuterieur du Treacutesor
Reacutefeacuterence
- Deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute relatif aux reacutegies de recettes et aux reacutegies drsquoavances des organismes publics
- Arrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et des reacutegies drsquoavances
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignants Demande
Chef drsquoeacutetablissement Demande avis de lrsquoagent comptable
Agent comptable Avis
Chef drsquoeacutetablissement Deacutecision de creacuteation de la reacutegie transmission
Comptable supeacuterieur du Treacutesor Exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves transmission
Acte relatif agrave la reacutegie
- Type acte du chef drsquoeacutetablissement - Forme acte reacutedigeacute - Acte non soumis agrave lrsquoapprobation du conseil drsquoadministration - Acte non soumis au controcircle de leacutegaliteacute - Acte exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves la transmission au comptable supeacuterieur du treacutesor - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
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Les points agrave surveiller
- Preacutesence du document instituant la reacutegie Ce document est accompagneacute du document
intituleacute laquo document drsquohabilitation raquo
o La deacutecision portant institution drsquoune reacutegie deacutecrit la nature de deacutepense ainsi que le
montant maximum par opeacuteration
o Le document drsquohabilitation preacutecisera
la date drsquohabilitation
lrsquoobjet de la reacutegie
la dureacutee
le nom du reacutegisseur
son grade
le nom du suppleacuteant
le montant de lrsquoavance
la peacuteriodiciteacute des justificatifs
le chapitre autoriseacute ainsi que les moyens de regraveglement
- Nouvelle transmission en cas de modifications drsquoune recette ou et drsquoune deacutepense
2) Nomination du reacutegisseur
La nomination du reacutegisseur est un acte interne agrave llsquoeacutetablissement et le document retraccedilant
cette nomination issu de lrsquoapplication informatique nrsquoest pas agrave transmettre
Ces reacutegies temporaires concernent principalement les voyages scolaires Le montant maximal de lrsquoavance dans le cadre drsquoune reacutegie temporaire est limiteacute au montant preacutevisible des deacutepenses agrave honorer dans le cadre de la reacutegie Il nrsquoexiste aucune disposition reacuteglementaire preacutecisant le montant maximum puisqursquoil est variable suivant lrsquoobjet de la reacutegie temporaire Le montant maximum de lrsquoavance doit donc ecirctre deacutetermineacute preacuteciseacutement en fonction de la dureacutee et de la destination du voyage
3) Nomination drsquoun mandataire
Les reacutegisseurs ont la faculteacute de deacutesigner sous leur responsabiliteacute et apregraves autorisation de lagent comptable un mandataire
Les conditions particuliegraveres de recouvrement de certains droits et de paiement de certaines deacutepenses peuvent justifier que celles-ci soient reacutealiseacutees par drsquoautres personnes habiliteacutees qui interviennent en qualiteacute de mandataires pour le compte et sous la responsabiliteacute du reacutegisseur (par exemple pour le regraveglement de deacutepenses lors drsquoun voyage scolaire agrave lrsquoeacutetranger)
Les mandataires agissent sous la responsabiliteacute du reacutegisseur Ils ne sont pas assujettis agrave cautionnement Ils ne perccediloivent pas drsquoindemniteacute de responsabiliteacute
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Organigramme et chronologie
Acteurs Rocircle
Actes
Reacutegisseur Initiative
Agent comptable Autorisation
Reacutegisseur Deacutesignation Procuration
Reacutegisseur Information du chef drsquoeacutetablissement et Speacutecimen de la
signature du mandataire
Reacutegisseur Speacutecimen de la signature du mandataire
Chronologie
Type drsquoacte Acte du reacutegisseur qui eacutetablit une procuration sur papier libre - Forme
o Acte reacutedigeacute sur papier libre o Visa de lrsquoagent comptable
- Deacutecision exeacutecutoire apregraves information du chef drsquoeacutetablissement - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de lrsquoacte
Identification du mandataire Objet du mandat les pouvoirs confieacutes au mandataire (type de deacutepenses type de recettes)
doivent ecirctre expresseacutement deacutetermineacutees dans la convention de mandat Les conditions drsquoexeacutecution de la convention
o Mise agrave disposition drsquoun registre de reccedilus agrave souche o Deacutelivrance drsquoun reccedilu o Inscription sur la souche du nom de lrsquoeacutelegraveve de la date et du montant o Consignes en cas drsquoerreur ou de rectification o Reversement tous les huit jours au maximum au reacutegisseur des fonds et piegraveces
justificatives deacutetenus
Lrsquoobligation pour le mandataire de tenir une comptabiliteacute simplifieacutee Le rappel que les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute
personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Signature de lrsquoacte de nomination accompagneacutee de la mention laquo vu pour acceptation raquo Visa de lrsquoagent comptable
Les points agrave surveiller
Le caractegravere personnel de la deacuteleacutegation (laquo intuitu personae raquo agent preacutesentant les garanties neacutecessaires)
Aucun mandataire suppleacuteant nrsquoest autoriseacute
Le caractegravere impreacutecis de lrsquoobjet de la convention de mandat
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Lrsquoenvoi de la copie de la procuration ainsi que le speacutecimen de la signature du mandataire Le respect par le mandataire des dispositions du mandat et des regravegles de fonctionnement de
la reacutegie Le mandataire ne peut exercer ses fonctions dans le cas dabsence du reacutegisseur que pendant
deux mois au maximum Dans le cas dabsence supeacuterieure agrave deux mois il convient de proceacuteder agrave la nomination dun nouveau reacutegisseur ou dun inteacuterimaire
Annexe exemple drsquoune procuration
CONVENTION DE MANDAT
Vu la loi ndeg 63-156 du 23 feacutevrier 1963 portant loi de finances pour 1963 Vu le deacutecret ndeg 62-1587 du 29 deacutecembre 1962 portant regraveglement geacuteneacuteral sur la comptabiliteacute publique Vu le deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute en dernier lieu par le deacutecret 97-33 du 13 janvier 1997 relatif aux reacutegies de recettes et drsquoavances des organismes publics En application de lrsquoinstruction codificatrice ndeg 05-042-M9-R du 30 septembre 2005 annotant lrsquoinstruction codificatrice ndeg 98-065 ndash M9 ndash R du 4 mai 1998
Vu lrsquoacte administratif ndeghelliphelliphelliphellip du Conseil drsquoadministration du helliphelliphelliphelliphelliprelatif au financement du budget du voyage scolaire
Article 1 Objet Monsieur helliphelliphelliphelliphellip agissant en qualiteacute de reacutegisseur du Collegravege helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip donne procuration agrave Monsieur helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip professeur de helliphelliphelliphelliphelliphellip deacutesigneacute en qualiteacute de mandataire pour lrsquoencaissement des recettes correspondantes agrave helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Article 2 Seuil des encaissements Consideacuterant le tarif voteacute en Conseil drsquoadministration et le nombre drsquoeacutelegraveves concerneacutes Le montant des encaissements ne doit pas deacutepasser helliphelliphelliphelliphellipeuros
Article 3 Obligations du mandataire Un registre de reccedilus agrave souche sera deacutelivreacute au mandataire A chaque encaissement le mandataire devra deacutelivrer un reccedilu En cas drsquoerreur ou drsquoannulation le reccedilu portera la mention laquo annuleacute raquo et sera agrafeacute agrave la souche Le mandataire inscrira sur la souche le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant et lrsquoobjet Le mandataire indiquera sur le reccedilu le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant lrsquoobjet sa qualiteacute et son eacutemargement sera preacuteceacutedeacute de son nom Il doit proceacuteder au reversement tous les huit jours au maximum des fonds et piegraveces justificatives qursquoil deacutetient au reacutegisseur qui les centralise et les integravegre dans sa comptabiliteacute En aucun cas le mandataire ne doit encaisser des sommes ne correspondant pas agrave lrsquoobjet le montant ou la qualiteacute des deacutebiteurs de la preacutesente convention
Article 4 Responsabiliteacute Les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Le mandataire est donc tenu de rendre compte de sa gestion au reacutegisseur et doit agrave ce titre tenir une comptabiliteacute simplifieacutee de sa gestion
En cas de non respect des termes de la preacutesente convention par le mandataire le reacutegisseur se reacuteserve le droit drsquoengager la responsabiliteacute du mandataire
Article 5 Dureacutee La preacutesente convention est conclue pour une dureacutee de deux mois agrave compter de sa signature A helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip le helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
LrsquoAgent comptable Le Reacutegisseur Le Mandataire laquovu pour acceptation raquo
helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
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LA BUDGETISATION DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages obligatoires non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives
Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute obligatoire les deacutepenses sont effectueacutees sur le budget de lrsquoeacutetablissement etou sur ressources speacutecifiques Aucune participation des familles ne peut ecirctre demandeacutee il nrsquoexiste en comptabiliteacute aucun compte 7067 contributions des familles aux voyages scolaires dans les services eacutenumeacutereacutes ci-dessous La gestion financiegravere et comptable est imputeacutee en totaliteacute
- Au service geacuteneacuteral o sur le chapitre A1 activiteacute eacuteducatives et peacutedagogiques (A1 6245)
- etou sur les services speacuteciaux suivants
o J 1 Enseignement technique (y compris la taxe drsquoapprentissage si la sortie est en rapport avec la formation des eacutelegraveves)
o J 31 J32 J38 Projet drsquoeacutetablissement o J 4 Zone drsquoeacuteducation prioritaire
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o N 85 Subvention de collectiviteacute territoriale pour le deacuteveloppement des activiteacutes culturelles et peacuteri-eacuteducatives
Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages facultatifs non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Participation des familles
Ressources non
affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires
La gestion financiegravere et comptable du voyage doit ecirctre impeacuterativement imputeacutee en totaliteacute sur le
service speacutecial ndash chapitre N3 en recettes et en deacutepenses
Le chapitre N3 est un service speacutecial sans reacuteserve eacutequilibreacute en recettes et en deacutepenses geacutereacute en partie depuis le 1er janvier 2008 selon la technique des ressources affecteacutees dont la comptabilisation donne lieu agrave une prise en charge au deacutebit du C468 263 produits agrave recevoir sur appariements voyages par le creacutedit du compte C468 663 charges agrave payer sur appariements voyages
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Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute facultative la totaliteacute des deacutepenses est effectueacutee sur le budget du voyage tel qursquoil a eacuteteacute preacutesenteacute et voteacute par le conseil drsquoadministration
Les personnels drsquoencadrement eacutetant dispenseacutes de contribution financiegravere il est donc neacutecessaire de preacutevoir sur le budget de lrsquoeacutetablissement les modaliteacutes de financement des deacutepenses des accompagnateurs affeacuterentes agrave ce voyage puisque les familles nrsquoont pas agrave en supporter les frais Si les accompagnateurs payent une participation cette derniegravere devra ecirctre retraceacutee au compte 70888
Dans le cas des sorties et voyages facultatifs la participation demandeacutee aux familles sera comptabiliseacutee au compte 7067 Nota bene Le compte 70667 ne doit jamais ecirctre utiliseacute pour un voyage ce dernier est reacuteserveacute agrave des contributions de formation continue et de promotion sociale (racine 7066) Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
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La technique budgeacutetaire des contributions entre services pour les comptes laquo charges agrave payer raquo et laquo produits agrave recevoir raquo
Si une des recettes du voyage provient drsquoun preacutelegravevement sur fonds de reacuteserve ou drsquoun autre service de lrsquoeacutetablissement Il conviendra drsquoappliquer alors la technique budgeacutetaire des contributions entre services (comptes 6588 et 7588) Le principe est simple laquo un service qui donne un service qui reccediloit raquo La comptabilisation de cette opeacuteration se traduira par
- un mandat drsquoordre au compte 6588 dans le service qui donne - un OR au compte 7588 dans le service qui reccediloit
Compte
D 6588 Compte
4662 Compte
468263 Compte
468663 Compte
N3 7588
D C D C D C D C D C
1 X X 2 X X 3 X X 4 X X
Seront utiliseacutes les comptes suivants compte 6588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement compte 4662 Mandats agrave payer ndash Exercice courant compte 468263 Produits agrave recevoir sur appariements voyages compte 468663 Charges agrave payer sur appariements voyages Compte 7588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement
Lrsquoeacutegaliteacute entre ces deux comptes doit toujours exister que ce soit au niveau de lrsquoouverture de creacutedits et de preacutevision de recettes ou que ce soit au niveau de lrsquoexeacutecution le mandat drsquoordre au compte 6588 et la recette drsquoordre au 7588 doivent ecirctre eacutetablis pour le montant exact de la deacutepense constateacutee sur ce financement et non en fonction de la preacutevision budgeacutetaire
DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au chapitre D 6588 si le preacutelegravevement provient des reacuteserves du service geacuteneacuteral au J1 6588 srsquoil provient des reacuteserves de lrsquoenseignement technique DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au service speacutecial J3(X) 6588 si le voyage finalise un projet drsquoeacutetablissement (PAPeacutet) participation du service speacutecial au service N3 qui retrace la totaliteacute du voyage
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230 - Vie de leacutelegraveve o Bilan strateacutegique du rapport annuel de performances o Preacutesentation des creacutedits et des deacutepenses fiscales o Rappel de la preacutesentation du programme o Objectifs et indicateurs de performance o Justification au premier euro o Analyse des coucircts du programme et des actions
(Eacuteducation nationale
214 - Soutien de la politique de leacuteducation nationale o Bilan strateacutegique du rapport annuel de performances o Preacutesentation des creacutedits et des deacutepenses fiscales o Rappel de la preacutesentation du programme o Objectifs et indicateurs de performance o Justification au premier euro o Opeacuterateurs o Analyse des coucircts du programme et des actions
(Eacuteducation nationale
REGIE ET RESPONSABILITE DU REGISSEUR reacutegiss
Responsabiliteacute du reacutegisseur en cas de vol des preacutecisions inteacuteressantes sont apporteacutees dans la question reacuteponse agrave lrsquoassembleacutee nationale de Mme Marie-Jo Zimmermann
laquo En application des dispositions de larticle 60 modifieacute de la loi ndeg 63-156 du 23 feacutevrier 1963 de finances pour 1963 et du deacutecret ndeg 2008-227 du 5 mars 2008 abrogeant et remplaccedilant le deacutecret ndeg 66-850 du 15 novembre 1966 relatif agrave la responsabiliteacute personnelle et peacutecuniaire des reacutegisseurs les reacutegisseurs des organismes publics sont responsables peacutecuniairement des opeacuterations quils accomplissent et doivent combler sur leurs propres deniers tout deacuteficit apparaissant dans la reacutegie Toutefois en cas de vol ou vol agrave main armeacutee la responsabiliteacute personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur nest pas mise en jeu En effet ces circonstances eacutetant consideacutereacutees comme reacutesultant de la force majeure le ministre du budget des comptes publics et de la reacuteforme de lEacutetat constate la force majeure au profit du reacutegisseur Il convient cependant de preacuteciser que mecircme en cas de vol il peut arriver que la force majeure ne puisse ecirctre constateacutee Ainsi chaque fois que le non-respect des regravegles de prudence (coffre ouvert caisse laisseacutee sans surveillance au cours du service etc) a faciliteacute la reacutealisation du vol la responsabiliteacute du reacutegisseur est mise en jeu Dans cette hypothegravese le reacutegisseur pourra neacuteanmoins solliciter une remise gracieuse de ces sommes aupregraves du ministre du budget des comptes publics et de la reacuteforme de lEacutetat qui prendra sa deacutecision conformeacutement agrave lavis de lorganisme public qui supporte budgeacutetairement le coucirct de la remise gracieuse En cas de deacutecision de rejet ou de remise gracieuse partielle le reacutegisseur sera dans lobligation dacquitter les sommes mises agrave sa charge Le reacutegisseur ne pourra obtenir de son assureur lindemnisation de ces sommes quagrave hauteur du plafond de deacutedommagement tel que preacutevu par son contrat dassurance raquo
RENTREE SCOLAIRE
Au Bulletin officiel n deg11 du 18 mars 2010 la circulaire sur la Preacuteparation de la rentreacutee 2010 (RLR
520-0) vient drsquoecirctre publieacutee Consulter la circulaire ndeg 2010-38 du 16-3-2010 (NOR gt MENE1006812C)
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VIDEOSURVEILLANCE
Lrsquoarrecircteacute du 29 avril 2010 fixant les conditions de certification des installateurs de systegravemes de
videacuteosurveillance vient de preacuteciser dans son annexe les conditions et les exigences minimales agrave
respecter par tout demandeur de certification de son systegraveme de videacuteosurveillance
VOIES DrsquoEXECUTION
Une nouvelle voie dexeacutecution au profit de lEtat Le deacutecret ndeg 2010-433 du 29 avril 2010 pris en application de la loi du 12 mai 2009 de simplification et de clarification du droit creacutee la saisie agrave tiers deacutetenteur une voie dexeacutecution dont le reacutegime est voisin de celui de la saisie attribution existant au profit des creacuteanciers priveacutes Notice la loi du 12 mai 2009 de simplification et de clarification du droit et dallegravegement des
proceacutedures a creacuteeacute une nouvelle voie dexeacutecution au profit de lEtat la saisie agrave tiers deacutetenteur dont le
reacutegime est voisin de celui de lopposition agrave tiers deacutetenteur existant au profit des collectiviteacutes
territoriales et de celui de la saisie-attribution existant au profit des creacuteanciers priveacutes Le preacutesent
deacutecret a pour objet dadapter les dispositions reacuteglementaires du code du travail agrave ce nouveau
dispositif
Il ouvre eacutegalement la possibiliteacute aux huissiers de justice agrave la suite de leacutelargissement de la
compeacutetence territoriale de ces professionnels de confier la signification dun acte agrave un confregravere plus
proche du lieu de signification en preacutevoyant le partage des eacutemoluments correspondants Dans un
souci de meilleure lisibiliteacute il soumet leacutetablissement des actes des huissiers de justice au respect
dune norme de preacutesentation fixeacutee par arrecircteacute
Enfin le deacutecret preacutevoit les modaliteacutes de mise en œuvre du droit au reacuteexamen des deacutecisions de justice
preacutevu dans certaines hypothegraveses tregraves speacutecifiques par le regraveglement (CE) ndeg 8612007 du Parlement
europeacuteen et du Conseil du 11 juillet 2007 instituant une proceacutedure europeacuteenne de regraveglement des
petits litiges et rend immeacutediatement applicable la disposition de larticle 509-3 du code de
proceacutedure civile donnant compeacutetence aux notaires pour certifier les actes quils reccediloivent afin de
permettre leur exeacutecution selon les modaliteacutes preacutevues par le regraveglement (CE) ndeg 8052004 du
Parlement europeacuteen et du Conseil du 21 avril 2004 portant creacuteation dun titre exeacutecutoire europeacuteen
pour les creacuteances incontesteacutees
Reacutefeacuterences les textes modifieacutes par le preacutesent deacutecret peuvent ecirctre consulteacutes dans leur reacutedaction
issue de cette modification sur le site Leacutegifrance (httpwwwlegifrancegouvfr)
ACTUALITE DES MARCHES PUBLICS
Code des marcheacutes publics
Publication au JO du 28 avril 2010 du deacutecret ndeg 2010-406 du 26 avril 2010 relatif aux contrats de
concession de travaux publics et portant diverses dispositions en matiegravere de commande publique
Le deacutecret porte application de lordonnance ndeg 2009-864 du 15 juillet 2009 relative aux concessions
de travaux publics Il permet eacutegalement avec labrogation de larticle 73 et du IV des articles 74 et
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168 du CMP de se conformer agrave larrecirct du 10 deacutecembre 2009 de la Cour de justice de lrsquoUnion
europeacuteenne qui a censureacute la proceacutedure des marcheacutes de deacutefinition
Deacutemateacuterialisation
La DAJ vient de mettre en ligne son guide pratique de la deacutemateacuterialisation Ce guide preacutesente la deacutemateacuterialisation en matiegravere de marcheacute public cadre juridique protection des informations publiciteacute profil acheteur mise en ligne des documents de consultation transmission des candidatures et des offres examen et conclusion des marcheacutes controcircle et exeacutecution des marcheacutes archivage etc
Contrat drsquoassurance contrat administratif et marcheacutes publics
Le Conseil drsquoEtat vient de rappeler qursquoun contrat dassurance passeacute par une des personnes morales
de droit public soumises aux dispositions du code des marcheacutes publics est un contrat administratif
Pour voir la Deacutecision du Conseil dEacutetat ndeg 333627 du 31 mars 2010 cliquer sur le lien httpwwwlegifrancegouvfraffichJuriAdmindooldAction=rechJuriAdminampidTexte=CETATEXT000022057646ampfastReqId=591068622ampfastPos=1
Clause de reacutevision de prix
Arrecirct du Conseil dEtat ndeg328803 du 9 deacutecembre 2009 - Deacutepartement de lEure
Lorsque la reacutealisation du marcheacute neacutecessite une part importante de fournitures dont le prix est
directement affecteacute par les fluctuations des cours mondiaux le contrat doit comporter une clause de
reacutevision des prix Labsence dune telle clause compte tenu de son incidence sur le prix et sa reacutevision
sur les offres des candidats constitue un manquement aux obligations de mise en concurrence
Question eacutecrite Seacutenat ndeg11667 - 6 mai 2010 - Reacutevision des prix et regraveglement de marcheacutes publics
Critegraveres de choix lieacutes agrave lorigine ou limplantation geacuteographique des candidats au marcheacute
Lintroduction dun critegravere de preacutefeacuterence locale dans le code des marcheacutes publics est donc
impossible car elle constituerait une meacuteconnaissance des regravegles communautaires de la commande
publique La jurisprudence communautaire a ainsi consideacutereacute quune reacuteglementation reacuteservant des
marcheacutes publics aux entreprises ayant leur siegravege social dans la reacutegion ougrave ils doivent ecirctre exeacutecuteacutes et
accordant dans le choix des attributaires une preacutefeacuterence aux associations temporaires ou
consortium comprenant des entreprises locales est discriminatoire (CJCE 3 juin 1992 aff C 36089
Commission c Reacutepublique italienne) Une obligation dimplantation geacuteographique si elle est justifieacutee
par lobjet du marcheacute ou par ses conditions dexeacutecution peut neacuteanmoins constituer une condition agrave
lobtention du marcheacute Un candidat qui sengage agrave simplanter en cas dattribution du marcheacute doit
ecirctre consideacutereacute comme satisfaisant agrave cette obligation au mecircme titre quun candidat deacutejagrave implanteacute
(CE 14 janvier 1998 Socieacuteteacute Martin-Fourquin ndeg 168 688)
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Question eacutecrite AN ndeg70212 - 4 mai 2010 - Critegraveres de choix lieacutes agrave lorigine ou agrave limplantation
geacuteographique des candidats au marcheacute
Documents agrave fournir agrave loccasion dune candidature agrave un marcheacute public et allotissements laquo Pour les marcheacutes allotis les candidats peuvent soit preacutesenter un seul exemplaire des documents relatifs agrave leur candidats et scinder lot par lot les eacuteleacutements relatifs agrave leurs offres soit preacutesenter pour chacun des lots les eacuteleacutements relatifs agrave leurs candidatures et agrave leurs offres raquo Les candidatures soumissionnant agrave plusieurs lots ne sont donc pas tenus de remettre en plusieurs exemplaires leur dossier de candidature En revanche ils devront remettre une offre pour chaque lot Consulter la Question eacutecrite ndeg 11863 de M Jean Louis Masson Taux de TVA et appel doffres erreur sur le taux de la taxe sur la valeur ajouteacutee (TVA)
laquo Mecircme si lentreprise a fait une erreur sur le taux de la taxe sur la valeur ajouteacutee (TVA) dans son offre les prestations lieacutees agrave ce marcheacute devront ecirctre payeacutees sur la base dune facture comportant le taux de TVA rectifieacute En effet mecircme figurant dans un marcheacute exeacutecutoire les mentions relatives agrave la TVA (taux et montant) nont quune valeur indicative et ne simposent donc aucunement au comptable en cas de divergence de taux par rapport agrave la leacutegaliteacute fiscale En revanche le montant toutes taxes comprises (TTC) du marcheacute tel quil figure dans lacte dengagement simpose aux parties et au comptable Ainsi les prestations ne pourront ecirctre payeacutees que dans la limite du montant TTC du marcheacute tel quil a eacuteteacute preacutevu initialement raquo
Retrouver la reacuteponse agrave la Question eacutecrite ndeg 06957 de M Jean Louis Masson (Moselle - NI) publieacutee dans le JO Seacutenat du 29042010 - page 1063
Veacuterification des qualifications des candidats aux marcheacutes publics
Aux termes de larticle 45 du code des marcheacutes publics le pouvoir adjudicateur ne peut exiger des candidats que des renseignements ou documents permettant deacutevaluer leur expeacuterience leurs capaciteacutes techniques ou financiegraveres ainsi que les documents relatifs aux pouvoirs des personnes habiliteacutees agrave les engager Lorsque le pouvoir adjudicateur deacutecide de fixer des niveaux minimums de capaciteacute ces derniers doivent ecirctre lieacutes et proportionneacutes agrave lobjet dun marcheacute Lacheteur public doit donc permettre aux candidats dapporter tout moyen de preuve eacutequivalent Plus geacuteneacuteralement le Conseil dEacutetat a rappeleacute que les renseignements exigeacutes des candidats agrave lappui de leur candidature doivent ecirctre objectivement rendus neacutecessaires par lobjet du marcheacute et la nature des prestations agrave exeacutecuter (CE 26 mars 2008 Communauteacute urbaine de Lyon ndeg 303779) httpwwwlegifrancegouvfraffichJuriAdmindooldAction=rechJuriAdminampidTexte=CETATEXT000018503442ampfastReqId=331647485ampfastPos=1
Voir eacutegalement la Question eacutecrite ndeg 11666 de M Jean-Claude Carle
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Le site de la DIFIN
Retrouvez les toutes derniegraveres informations et actualiteacutes agrave lrsquoadresse suivante sur le Site acadeacutemique Rubrique toutes les Actualiteacutes
Actualisation sur le site de lrsquoacadeacutemie acadeacutemique de la rubrique laquo Aide et conseil aux EPLE raquo DIFIN488-497 [PDF 21457 Ko]
Le PowerPoint sur les diffeacuterents thegravemes abordeacutes lors des rencontres Services acadeacutemiques Gestionnaires en EPLE notamment la gestion de lrsquoeacutevaluation des risques en EPLE avec le document unique lrsquooutil GERES Les creacutedits globaliseacutes PAPeacutet les soldes deacutebiteurs des CES et CEC le contrat unique drsquoinsertion (sur les dispositions de ce contrat et les modaliteacutes de recrutement relire les brefs de janvier 2010 ) le contentieux des contrats aideacutes avec le deacuteroulement drsquoune proceacutedure de licenciement lrsquoentretien personnel la PFR la formation continue des gestionnaires et de leurs collaborateurs
Le point sur
Le deacutelai global de paiement
Maitriser les actes relatifs aux sorties et voyages scolaires
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DELAI GLOBAL DE PAIEMENT
Au 1er juillet 2010 le deacutelai global de paiement passera pour les collectiviteacutes territoriales et
les eacutetablissements publics locaux agrave 30 jours (Article 98 du code des marcheacutes publics) Les
eacutetablissements scolaires sont concerneacutes par cette disposition
La reacuteduction de ce deacutelai est lrsquooccasion de mettre en place un controcircle interne comptable avec
des fiches de reacuteveacutelation et drsquoanalyse de problegraveme ainsi qursquoune fiche de proceacutedure
DEFINITION
Le deacutelai global de paiement est preacutevu agrave lrsquoarticle 98 du code des marcheacutes publics
Le deacutelai global de paiement ouvre de plein droit et sans autre formaliteacute pour le titulaire du
marcheacute le beacuteneacutefice drsquointeacuterecircts moratoires agrave compter du jour suivant lrsquoexpiration du deacutelai
- Le deacutelai global de paiement est fixeacute agrave 30 jours
- Il nrsquoest pas possible contractuellement drsquoaugmenter ce deacutelai par contre il est possible contractuellement de le diminuer
Ce deacutelai va se reacutepartir entre lrsquoordonnateur et le comptable le comptable doit pouvoir disposer drsquoun deacutelai drsquoexamen du dossier de mandatement de 10 jours ce qui ne lrsquoempecircche pas srsquoil le faut de payer avant la fin de ce deacutelai Le comptable devra garder trace de la date de reacuteception des documents (registre reacuteceacutepisseacute tampon hellip) ce sera la date de deacutepart pour le comptable la fin du deacutelai sera la date drsquoenvoi en regraveglement au Treacutesor Public
- Le point de deacutepart du deacutelai global de paiement est la date de reacuteception de la demande de
paiement par le service de la deacutepense agrave deacutefaut la date du service fait si elle est posteacuterieure
Ceci neacutecessite lrsquoenregistrement de cette date
A deacutefaut de date pertinente (date de reacuteception de la facture date du service fait) la date de
la facture augmenteacutee de 2 jours fera foi
- Le terme du deacutelai global de paiement est le deacutecaissement par le comptable (Envoi du
paiement au Treacutesor Public)
Le comptable devra informer lrsquoordonnateur de cette date
REFERENCES
Le deacutecret ndeg2002-232 du 21 feacutevrier 2002 (JO du 22 feacutevrier 2002) et sa circulaire geacuteneacuterale
drsquoapplication du 13 mars 2002 (JO du 6 avril 2002) en fixent les modaliteacutes
Lrsquoarticle 33 du deacutecret ndeg2008-1355 du 19 deacutecembre 2008 a rameneacute ce deacutelai pour les
comptables de lrsquoEtat agrave 10 jours agrave compter du 1er juillet 2010
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REPARTITION DU DELAI POUR UN EPLE
Au niveau des EPLE on ne peut quenvisager lapplication dun deacutelai conventionnel fixant des
modaliteacutes pratiques concernant ce partage le partage preacutevu par le deacutecret ndeg2008-1550 du 31
deacutecembre 2008 (10 jours pour le comptable agrave compter du 1er juillet 2010) peut effectivement servir
de reacutefeacuterence sans pour cela constituer une obligation
CALCUL DES INTERETS MORATOIRES
Lors de lrsquoexeacutecution drsquoun marcheacute public des peacutenaliteacutes financiegraveres sont appliqueacutees agrave lrsquoentiteacute publique en cas de deacutepassement du deacutelai maximum de paiement le titulaire du marcheacute ou le sous-traitant perccediloit alors des inteacuterecircts moratoires de plein droit et sans formaliteacute
Le deacutelai qui impose le paiement des sommes dues au contractant ne peut deacutepasser
30 jours pour lrsquoEacutetat et ses eacutetablissements publics autres que ceux ayant un caractegravere industriel et commercial (EPIC)
30 jours au 1er juillet 2010 pour les collectiviteacutes territoriales et les eacutetablissements publics locaux
Le taux des inteacuterecircts moratoires eacutetant actualiseacute deux fois par an (au 1er janvier et au 1er juillet) celui qui doit ecirctre pris en compte pour le calcul est celui qui est en vigueur agrave la date agrave laquelle les inteacuterecircts moratoires commencent agrave courir un seul taux srsquoapplique pour toute la dureacutee du marcheacute
Par exemple pour un deacutelai de paiement qui expire au 24 mars les inteacuterecircts moratoires qui sont dus agrave partir du 25 mars soit dans la peacuteriode entre le 1er janvier et le 1er juillet il faut calculer les inteacuterecircts en fonction du taux en vigueur le 1er janvier et ce pour toute la dureacutee de la dette restant agrave payer
Attention le taux est calculeacute en reacutefeacuterence agrave deux taux diffeacuterents
soit le taux marginal de la Banque centrale europeacuteenne (BCE) pour les marcheacutes de lrsquoEacutetat et ses eacutetablissements publics autres que ceux ayant un caractegravere industriel et commercial (EPIC) et des collectiviteacutes territoriales et leurs eacutetablissements publics
soit le taux leacutegal srsquoil srsquoagit drsquoun marcheacute passeacute par les eacutetablissements de santeacute des armeacutees et les eacutetablissements publics de santeacute
Un assistant de calcul permet de calculer en ligne les inteacuterecircts moratoires dus au sous-traitant
Les inteacuterecircts moratoires courent agrave compter du jour suivant lrsquoexpiration du deacutelai global de
paiement et ce jusqursquoagrave la date incluse de mise en paiement du principal (facture)
Ils sont mandateacutes par lrsquoordonnateur au compte 6711 laquo peacutenaliteacutes sur les marcheacutes et deacutebits
payeacutes sur achats et ventes raquo aussi est-il important que ce dernier ait connaissance et de la date
initiale deacuteterminant le point de deacutepart et de la date finale (deacutecaissement) pour chaque facture
Lrsquoassiette des inteacuterecircts moratoires sera le montant total des eacuteleacutements de liquidation
La formule de calcul des inteacuterecircts moratoires (IM) est la suivante
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Nombre de jours de deacutepassement
Montant payeacute tardivement TTC x ------------------------------------------ x taux
365
Des inteacuterecircts moratoires compleacutementaires sont dus lorsque le mandatement des inteacuterecircts
moratoires initiaux nrsquoest pas intervenu au plus tard le 30eacuteme jour suivant la date de paiement du
principal
La formule de calcul est
Nombre de jours de retard
sur IM initiaux
Montant des inteacuterecircts moratoires initiaux x ------------------------------------------ x taux
365
Les inteacuterecircts moratoires ne sont pas soumis agrave la TVA le versement drsquointeacuterecircts moratoires
constitue non pas la contrepartie drsquoune prestation mais la reacuteparation drsquoun preacutejudice Conseil drsquoEtat
25 juin 2004 Steacute Philippe Filippini Ndeg 234687
Le comptable a une obligation de surveillance en cas de non mandatement des inteacuterecircts
moratoires dans un deacutelai de 30 jours le comptable devra alerter le preacutefet pour proceacuteder au
mandatement drsquooffice (article L 1612-18 du code geacuteneacuteral des collectiviteacutes territoriales)
En cas de litige sur lrsquoorigine des retards entre lrsquoordonnateur et le comptable lrsquoinstruction
ndeg04-020-MO-B1-B du 23 feacutevrier 2004 organise une proceacutedure de conciliation
Les inteacuterecircts moratoires drsquoun montant infeacuterieur agrave 5 euro ne sont pas mandateacutes
REFERENCES
Module de calcul des inteacuterecircts moratoires Ministegravere chargeacute de lrsquoeacutequipement
Taux applicables pour le calcul des inteacuterecircts moratoires Ministegravere du budget
Deacutecret ndeg2008-1550 du 31 deacutecembre 2008 JO du 1er janvier 2009 Leacutegifrance
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FICHES DE REVELATION ET DrsquoANALYSE DES PROBLEMES
1
Mise en place drsquoun controcircle interne comptable
Problegraveme
Le deacutepassement du deacutelai de paiement ouvre de plein droit et sans formaliteacute le beacuteneacutefice drsquointeacuterecircts moratoires agrave compter du jour suivant lrsquoexpiration du deacutelai (article 98 du code des marcheacutes publics)
Les deacutefaillances constateacutees dans lrsquoorganisation du service ne permettent pas agrave lrsquoeacutetablissement de respecter le deacutelai global de paiement
Constat
La difficulteacute de calculer le deacutelai qui srsquoest eacutecouleacute entre la date drsquoarriveacutee de ces factures et la date de leur regraveglement
Causes
Absence de trace drsquoun enregistrement agrave lrsquoarriveacutee dans lrsquoeacutetablissement des factures
Conseacutequences
Le titulaire du marcheacute ou le sous-traitant ne beacuteneacuteficie pas conformeacutement agrave lrsquoarticle 98 du code des
marcheacutes publics de plein droit et sans autre formaliteacute dinteacuterecircts moratoires agrave compter du jour
suivant lexpiration du deacutelai
Recommandations
Apposer la date de reacuteception sur les factures degraves leur arriveacutee
Fiche de proceacutedure eacutelaboreacutee par lrsquoagent comptable en concertation avec lrsquoordonnateur
Courrier adresseacute agrave chaque ordonnateur pour rappeler si neacutecessaire cette obligation
Lu dans un rapport (Observations drsquoune chambre reacutegionale des comptes en 2010)
La deacutesorganisation du service concerneacute lieacute agrave la mutation drsquoun agent nrsquoest pas de nature agrave exoneacuterer lrsquoeacutetablissement de ses obligations
Recommandations
Apporter une attention toute particuliegravere pour les peacuteriodes de congeacutes scolaires
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2
Calcul des inteacuterecircts moratoires
Problegraveme
Le deacutepassement du deacutelai de paiement ouvre de plein droit et sans formaliteacute le beacuteneacutefice drsquointeacuterecircts moratoires agrave compter du jour suivant lrsquoexpiration du deacutelai (article 98 du code des marcheacutes publics)
le montant des inteacuterecircts moratoires dus est rarement payeacute
Constat
La difficulteacute de calculer le deacutelai montant des inteacuterecircts moratoires dus
Causes
Absence de consigne donneacutee et drsquooutil
Conseacutequences
Le titulaire du marcheacute ou le sous-traitant ne beacuteneacuteficie pas conformeacutement agrave lrsquoarticle 98 du code des
marcheacutes publics de plein droit et sans autre formaliteacute dinteacuterecircts moratoires agrave compter du jour
suivant lexpiration du deacutelai
Recommandations
Apposer la date de reacuteception sur les factures degraves leur arriveacutee
Fiche de proceacutedure eacutelaboreacutee par lrsquoagent comptable avec un lien avec le module de calcul des inteacuterecircts moratoires
Information par courrier de lrsquoordonnateur
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FICHE DE PROCEDURE
Veacuterification du deacutelai de paiement et calcul des inteacuterecircts moratoires
ACTIVITE ECHEANCE RESPONSABLE SUPPLEANT
Nom Nom
Veacuterification agrave opeacuterer sur les piegraveces justificatives syst
Existence drsquoune date drsquoarriveacutee sur la facture ou sur les
piegraveces justificatives
Veacuterification du deacutelai global de paiement de 30 jours
Si neacutecessaire
Liquidation avec lrsquoassistant de calcul des inteacuterecircts moratoires sur
lettre type de liquidation
Lettre agrave lordonnateur de demande de mandatement des
inteacuterecircts moratoires
si IM
Enregistrement de la lettre
Transfert de la lettre agrave lordonnateur
Mise agrave jour du fichier des IM lors de la mise en paiement
Information de lordonnateur et des autoriteacutes de tutelle
en cas dabsence de mise en paiement des IM
Validation du controcircle syst
Signaler par eacutecrit les anomalies constateacutees
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Maicirctriser les actes relatifs aux sorties et voyages scolaires
Une sortie ou un voyage scolaire constitue un acte peacutedagogique complexe qui neacutecessite
une extrecircme vigilance Il y a en effet souvent derriegravere cet acte peacutedagogique de nombreux actes
administratifs obligatoires divers et varieacutes qui relegravevent de diffeacuterentes reacuteglementations drsquoougrave lrsquointeacuterecirct de
bien preacutevoir et programmer dans un cadre preacutealablement deacutefini ce type drsquoactiviteacute afin drsquoassurer la
meilleure seacutecuriteacute juridique possible
A coteacute du risque juridique inheacuterent agrave tout acte respect des regravegles de forme des regravegles de
compeacutetence des conditions de fond obligation ou non de transmission et des regravegles de publiciteacute de
nombreux autres risques existent la typologie des risques suivante peut ecirctre dresseacutee
- Risque juridique lieacute agrave lrsquoabsence des actes relatifs aux sorties et voyages neacutecessaires
- Mauvaise organisation du voyage ou absence drsquoorganisation
- Risque financier
- Maniement de deniers publics par une personne non habiliteacutee
- Meacuteconnaissance des principes de la commande publique
A travers divers constats il est possible de dresser une analyse sommaire des principaux risques
lieacutes aux actes
RISQUES ORGANISATIONNELS
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
Le voyage est deacutecideacute et organiseacute par un enseignant laquo dans son coin raquo
Absence drsquoorganisation Inseacutecuriteacute juridique
Fixer un cadre Elaboration drsquoune charte interne ou drsquoun regraveglement inteacuterieur
Le voyage est deacutecideacute et organiseacute par un enseignant en cours de trimestre scolaire
Absence drsquoorganisation Inseacutecuriteacute juridique
Programmer dans le cadre de lrsquoanneacutee scolaire les sorties et voyages scolaires
Elaboration de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
Le voyage nrsquoest pas autoriseacute par le chef drsquoeacutetablissement
Risque juridique Preacutevoir un formulaire drsquoautorisation agrave compleacuteter X jours avant le deacutepart
Acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage
Absence drsquoinformation des repreacutesentants leacutegaux etou drsquoacte arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
Risque juridique Preacutevoir une fiche drsquoinscription et drsquoautorisation parentale
Acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
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Voyage et assurance de lrsquoeacutelegraveve
Meacuteconnaissance du principe de gratuiteacute si la sortie est obligatoire
Information des parents
Absence drsquoacte autorisant le deacuteplacement des accompagnateurs
Risque juridique Etablir systeacutematiquement X jours avant le deacutepart les ordres de mission
Ordre de mission pour les accompagnateurs
RISQUES LIES AUX ACTES FINANCIERS
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
La participation des familles nrsquoest pas arrecircteacutee par le conseil drsquoadministration
Risque financier Risque juridique Lrsquoagent comptable ne peut rien encaisser
Preacutesenter le budget du voyage en CA et fixer le tarif du voyage
Acte relatif au financement des voyages scolaires
Le budget du voyage nrsquoest pas arrecircteacute en eacutequilibre par le CA
Risque financier Preacutesenter le budget du voyage en CA et arrecircteacute un budget eacutequilibreacute
Budget du voyage
Le voyage nrsquoest pas budgeacutetiseacute
Aucun engagement (bon de commande bon de reacuteservation) ne peut ecirctre eacutetabli
Inscrire au budget la sortie ou le voyage
Budget de lrsquoEPLE DBM
Un don est attribueacute agrave lrsquoeacutetablissement
Risque lieacute agrave la notification du don
Preacutesenter au CA la notification du don
Acte relatif agrave lrsquoacceptation du don
Une Subvention est notifieacutee agrave lrsquoeacutetablissement
Risque lieacute agrave la subvention
Preacutesenter au CA la notification de la subvention avec les conditions drsquoutilisation et de compte rendu
Un eacutelegraveve ne part pas et demande le remboursement de son avance
Risque financier lieacute agrave lrsquoeacutequilibre du voyage
Elaborer une fiche de proceacutedure selon les eacuteleacutements deacutefinis dans la charte ou le regraveglement des voyages
Acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le remboursement
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RISQUES LIES AU MANIEMENT DE DENIERS PUBLICS PAR UNE PERSONNE NON HABILITEE
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
Lrsquoaccompagnateur demande des espegraveces pour des entreacutees de museacutee des tickets de meacutetro et des boissons
Maniement de deniers publics par des personnes non autoriseacutees
Creacuteer une reacutegie temporaire Acte de creacuteation de la reacutegie Nomination du reacutegisseur
Lrsquoenseignant reacutecupegravere dans sa classe lrsquoargent des familles
Maniement de deniers publics par des personnes non autoriseacutees
Creacuteer une reacutegie temporaire ou bien Autoriser lrsquoenseignant agrave collecter le montant de la participation des eacutelegraveves
Convention de mandat
RISQUES LIES A LrsquoACHAT PUBLIC EN EPLE
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
Un enseignant commande et apporte un contrat avec un voyagiste
Incompeacutetence de lrsquoauteur de lrsquoacte
Obtenir lrsquoautorisation de signer un contrat
Inscription agrave lrsquoEPCP Autorisation donneacutee au CE par le CA de signer le contrat
Un enseignant commande et apporte un contrat avec un voyagiste
Meacuteconnaissance des principes de la commande publique
Deacutefinir le besoin deacuteterminer les seuils reacutediger un document de consultation effectuer la publiciteacute et mise en concurrence neacutecessaires seacutelectionner le candidat
Passation du marcheacute
Reacutefeacuterence
- Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le second degreacute raquo
- Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg 160 du 9 janvier 2006 laquo Les actes administratifs des EPLE raquo
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Sommaire
Introduction Analyse des risques
La charte ou le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
CA et programmation des sorties et voyages scolaires dans le cadre de lrsquoanneacutee scolaire
Les sorties et voyages scolaires obligatoires
Les sorties et voyages scolaires facultatifs
Les dons
Les reacutegies
- La creacuteation de la reacutegie
- La nomination du reacutegisseur
- La nomination drsquoun mandataire
La budgeacutetisation des sorties et voyages scolaires ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de
recettes
- Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages
obligatoires non preacutevues au budget initial
- Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages
facultatifs non preacutevues au budget initial
Les contributions entre service
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LA CHARTE OU LE REGLEMENT INTERIEUR DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES
Deacutefinition La Charte ou le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires constitue un cadre
peacutedagogique administratif et financier propre agrave chaque eacutetablissement ce cadre permettra de
deacutefinir les principes retenus pour lrsquoorganisation de toutes les sorties et voyages scolaires de
lrsquoeacutetablissement
Caracteacuteristiques et diffeacuterences entre ces deux notions
- La charte des sorties et voyages scolaires constitue un cadre qui nrsquoa aucune valeur juridique crsquoest un code de bonne conduite elle institue un ensemble de regravegles que les membres de la communauteacute eacuteducative srsquoengagent agrave respecter crsquoest un mode opeacuteratoire un modus vivendi qui est deacutefini Les manquements agrave une des regravegles fixeacutees par cette charte ne feront lrsquoobjet drsquoaucune sanction
- Le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires constitue un cadre qui a valeur juridique ce code de bonne conduite srsquoinscrit dans lrsquoordonnancement juridique il devient obligatoire et produit des effets juridiques tous les actes du chef drsquoeacutetablissement ou du conseil drsquoadministration relatifs agrave des sorties ou voyages scolaires devront respecter les regravegles eacutecrites dans ce regraveglement inteacuterieur Les manquements agrave une des regravegles fixeacutees par ce regraveglement inteacuterieur pourront faire lrsquoobjet de sanction
Organigramme drsquoune charte
Acteurs Rocircle
Actes
Chef drsquoeacutetablissement Composition du groupe de reacuteflexion (facultatif)
Groupe de reacuteflexion Propositions
Equipe de direction Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation de la commission permanente
Commission permanente Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation du conseil drsquoadministration
Conseil drsquoadministration 1deg Adoption de la charte Avis
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la charte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute de la charte
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La charte des sorties et voyages scolaires
- Type drsquoacte Avis relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute Consultation (instruction) de la commission permanente recommandeacutee - Forme Acte reacutedigeacute - Deacutecision nrsquoayant aucune force juridique - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de la charte des sorties et voyages scolaires
La chartre constitue un cadre peacutedagogique administratif et financier propre agrave chaque
eacutetablissement du fait de son autonomie ce dernier est donc libre de fixer les points qui figureront ou
non dans sa charte en fonction de sa situation particuliegravere Pourront ecirctre inscrites dans la charte
plusieurs seacuteries de dispositions notamment des dispositions
- drsquoordre peacutedagogique o Principe de ladeacutequation des voyages au projet deacutetablissement o Principe de consultation systeacutematique du Conseil dadministration pour chaque sortie ou
voyage deacutefinition drsquoun seuil au dessous duquel le chef drsquoeacutetablissement autorise les sorties facultatives principe drsquoinformation du conseil drsquoadministration en deacutebut et fin drsquoanneacutee scolaire
- drsquoordre administratif o Deacutefinition drsquoun scheacutema relatif agrave lrsquoorganisation des sorties ou voyages o Deacutefinition des modaliteacutes drsquoorganisation des tacircches de la responsabiliteacute de chaque acteur o Deacutefinition du calendrier annuel drsquoorganisation des sorties et voyages o Elaboration de documents relatifs aux sorties et voyages facultatifs fiche projet fiches
drsquoinscription et autorisations obligatoires o Principe de diffusion systeacutematique de la charte aux familles dont lenfant participe agrave un
voyage
- drsquoordre financier o Principe de lrsquoeacutelaboration drsquoun budget pour chaque sortie ou voyage compte rendu au
conseil drsquoadministration agrave la fin de lrsquoanneacutee scolaire o Principe de la participation des familles (versement preacutealable au voyage eacutechelonnement des
versements) o Deacutefinition de regravegles pour la gestion des reliquats o Deacutefinition de regravegles en cas dannulation de voyage (reversement ou non des sommes deacutejagrave
verseacutees) o Deacutefinition de regravegles en cas de deacutesistement dun eacutelegraveve (situation variable selon que son
absence fait supporter un coucirct financier plus important ou non aux autres eacutelegraveves si oui restitution ou non des sommes deacutejagrave verseacutees)
o Regravegles et calendrier pour la constitution drsquoune reacutegie
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Organigramme drsquoun regraveglement inteacuterieur
Acteurs Rocircle
Actes
Chef drsquoeacutetablissement Composition du groupe de reacuteflexion (facultatif)
Groupe de reacuteflexion Propositions
Equipe de direction Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation de la commission permanente
Commission permanente Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation du conseil drsquoadministration
Conseil drsquoadministration Adoption du regraveglement inteacuterieur Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Transmission de la deacutelibeacuteration
Controcircle de leacutegaliteacute Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute de lrsquoacte
Acte relatif au regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
- Type drsquoacte Acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute Consultation (instruction) de la commission permanente - Forme Acte reacutedigeacute - Acte soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte exeacutecutoire quinze jours apregraves lrsquoaccuseacute de reacuteception - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de la deacutelibeacuteration relative au regraveglement des sorties et voyages scolaires
Le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires constitue un cadre peacutedagogique
administratif et financier propre agrave chaque eacutetablissement du fait de son autonomie ce dernier est
donc libre de fixer les points qui figureront ou non dans sa charte en fonction de sa situation
particuliegravere Pourront ecirctre inscrites dans ce regraveglement plusieurs seacuteries de dispositions notamment
des dispositions
- drsquoordre peacutedagogique o Principe de ladeacutequation des voyages au projet deacutetablissement
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o Principe de consultation systeacutematique du Conseil dadministration pour chaque sortie ou voyage deacutefinition drsquoun seuil au dessous duquel le chef drsquoeacutetablissement autorise les sorties facultatives principe drsquoinformation du conseil drsquoadministration en deacutebut et fin drsquoanneacutee scolaire
- drsquoordre administratif o Deacutefinition drsquoun scheacutema relatif agrave lrsquoorganisation des sorties ou voyages o Deacutefinition des modaliteacutes drsquoorganisation des tacircches de la responsabiliteacute de chaque acteur o Deacutefinition du calendrier annuel drsquoorganisation des sorties et voyages o Elaboration de documents types relatifs aux sorties et voyages facultatifs fiche projet fiches
drsquoinscription et autorisations obligatoires o Principe de diffusion systeacutematique du regraveglement inteacuterieur aux familles dont lenfant participe
agrave un voyage - drsquoordre financier
o Principe de lrsquoeacutelaboration drsquoun budget pour chaque sortie ou voyage compte rendu au conseil drsquoadministration agrave la fin de lrsquoanneacutee scolaire
o Principe de la participation des familles (versement preacutealable au voyage eacutechelonnement des versements)
o Deacutefinition de regravegles pour la gestion des reliquats o Deacutefinition de regravegles en cas dannulation de voyage (reversement ou non des sommes deacutejagrave
verseacutees) o Deacutefinition de regravegles en cas de deacutesistement dun eacutelegraveve (situation variable selon que son
absence fait supporter un coucirct financier plus important ou non aux autres eacutelegraveves si oui restitution ou non des sommes deacutejagrave verseacutees)
o Regravegles et calendrier pour la constitution drsquoune reacutegie
Les bonnes pratiques
Lrsquoacte devra ecirctre rendu exeacutecutoire par lrsquoautoriteacute de controcircle avant tout autre acte relatif aux sorties et voyages
Lrsquoacte devra faire lrsquoobjet drsquoune large publiciteacute agrave chaque rentreacutee scolaire
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Exemple drsquoune charte Charte ndash regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
Un modegravele de charte ndash regraveglement inteacuterieur des voyages organiseacutes par les EPLE est proposeacute ci-apregraves Il
ne srsquoagit pas drsquoun formulaire preacuteconiseacute mais drsquoune trame pouvant ecirctre adapteacutee aux circonstances
particuliegraveres
Article 1 Une sortie scolaire nrsquoa de justification que dans le cadre drsquoun projet peacutedagogique en relation avec les
enseignements obligatoires et les programmes Cet ancrage doit ecirctre expliciteacute dans la description du projet
Article 2 Toute sortie ne peut exceacuteder une dureacutee de 5 jours pris sur le temps scolaire Le conseil
drsquoadministration fixe le nombre de sorties facultatives agrave X par niveau ou classe dans lrsquoanneacutee
Article 3 Le conseil drsquoadministration fixe le montant de la contribution volontaire des familles Le conseil drsquoadministration tolegravere une variation de XX de la participation demandeacutee
Article 4 Le conseil drsquoadministration nrsquoexamine pas les projets dont la contribution volontaire des familles nrsquoexcegravede pas la somme de XX euros
Article 5 La sortie pourra se deacuterouler si XX des eacutelegraveves de la classe ou du niveau participent au deacuteplacement Le voyage linguistique se deacuteroule si XX des eacutelegraveves drsquoun niveau y participent
Article 6 Lrsquoeacutetablissement est autoriseacute agrave percevoir par avance les contributions volontaires des familles Les deacutepenses seront engageacutees dans la limite des sommes perccedilues
Article 7 Les financements envisageacutes par lrsquoeacutetablissement preacutelegravevement sur fonds de reacuteserves participation
drsquoun autre chapitre ou affectation de subvention de fonctionnement (sous reacuteserve drsquo instruction particuliegravere de
la collectiviteacute de rattachement) sont soumis agrave lrsquoapprobation du conseil drsquoadministration
Article 8 Les modaliteacutes de contribution financiegravere ne concernent pas les personnels drsquoencadrement du voyage puisque lrsquoensemble des accompagnateurs beacuteneacuteficie de la gratuiteacute Les charges ne devant pas ecirctre supporteacutees par les familles leur financement sera preacutevu sur le budget de lrsquoeacutetablissement (subventions diverses ressources propres etc)
Article 9 La participation aux charges communes est fixeacutee agrave hellip du montant du budget du voyage scolaire (frais de teacuteleacutephone reacuteception formaliteacutes administrativeshellip)
Article 10 Un bilan financier du voyage sera preacutesenteacute au conseil drsquoadministration
Article 11 Lrsquoeacuteventuel reliquat sera obligatoirement rembourseacute aux familles qui auront reacutegleacute lrsquointeacutegraliteacute de la participation demandeacutee excepteacute srsquoil est infeacuterieur agrave hellip Euros
Article 12 Les reliquats infeacuterieurs agrave 8 euros seront acquis deacutefinitivement agrave lrsquoeacutetablissement agrave lrsquoexpiration drsquoun deacutelai de 3 mois agrave compter de sa date de notification aux familles si celles-ci nrsquoen ont pas demandeacute le remboursement Article 13 Les conditions drsquoannulation du voyage seront notifieacutees aux familles par acte drsquoengagement Ces
conditions peuvent ecirctre deacutetermineacutees par lrsquoeacutetablissement Elles peuvent ecirctre eacutequivalentes agrave celles preacutevues dans
la convention de seacutejour
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CA ET PROGRAMMATION DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES DANS LE CADRE DE LrsquoANNEE SCOLAIRE
Exemple de calendrier avec programmation des sorties et des voyages scolaires en deacutebut drsquoanneacutee
scolaire
Calendrier Actes du CA Anneacutee N
Anneacutee N+1
1er CA de lrsquoanneacutee
Elaboration de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
X
2eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage
X
3eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Budget de lrsquoEPLE
Inscription des sorties et voyages agrave lrsquoEPCP
X
4eacuteme CA de lrsquoanneacutee
5eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Compte rendu du voyage et preacutesentation du bilan financier au CA
X
Exemple de calendrier sans programmation drsquoune sortie ou drsquoun voyage scolaire en deacutebut drsquoanneacutee
scolaire
Calendrier Actes du CA Anneacutee N
Anneacutee N+1
1er CA de lrsquoanneacutee
Elaboration de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages
scolaires
2eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage
3eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Budget de lrsquoEPLE
4eacuteme CA de
lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage DBM
Inscription des sorties et voyages agrave lrsquoEPCP
Ou Acte du CA autorisant le CE de signer le contrat
X
5eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Compte rendu du voyage et preacutesentation du bilan financier au
CA
X
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LES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES OBLIGATOIRES
Deacutefinition Deacuteplacements collectifs drsquoeacutelegraveves hors de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
accompagneacutes et organiseacutes sous lrsquoautoriteacute du chef drsquoeacutetablissement dans le cadre drsquoune action
eacuteducative ayant lieu tout ou partie pendant le temps scolaire
La sortie effectueacutee sur une journeacutee ou une demi-journeacutee ne comporte pas de nuiteacutee Le voyage
inclut au moins une nuiteacutee Tout voyage comportant une nuiteacutee est facultatif en application de
lrsquoarticle 371-3 du code civil
Le caractegravere obligatoire implique la gratuiteacute pour les eacutelegraveves et accompagnateurs
Critegraveres de la sortie obligatoire
La sortie obligatoire concerne la classe entiegravere ou un niveau deacutetermineacute La sortie srsquoinscrit dans le cadre des programmes officiels ou du projet drsquoeacutetablissement La sortie srsquoexeacutecute sur le temps scolaire
Reacutefeacuterence
- Circulaire ndeg79-186 du 12 Juin 1979 - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
Organigramme
Les sorties et voyages obligatoires vont amener plusieurs actes
Un acte relatif agrave la programmation des voyages et sorties scolaires Un acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant la sortie Un ordre de mission
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignant Initiative du voyage
Chef drsquoeacutetablissement Faisabiliteacute
Equipe de direction Instruction
Conseil drsquoadministration Consultation et programmation Avis ou Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Autorisation du voyage Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes Information des familles
Chef drsquoeacutetablissement Ordre de mission Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
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Chronologie
1deg acte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Deacutecision immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
2deg acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
3deg ordre de mission pour les accompagnateurs
- Type drsquoacte acte du chef drsquoeacutetablissement relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable apregraves publiciteacute notification agrave lrsquointeacuteresseacute
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires Le respect de la finaliteacute peacutedagogique et eacuteducative de la sortie Le respect des critegraveres de la sortie obligatoire elle ne peut pas concerner seulement que
quelques eacutelegraveves Lrsquoinformation des familles ou du repreacutesentant leacutegal (eacutecrite si besoin) Le caractegravere facultatif de lrsquoassurance pour la famille (La sortie constitue une activiteacute
obligatoire) La violation du principe de gratuiteacute de lrsquoenseignement pour les eacutelegraveves et les
accompagnateurs Lrsquoabsence drsquoacte du chef drsquoeacutetablissement Le caractegravere exeacutecutoire des actes La gestion financiegravere de la sortie incombe en totaliteacute sur le budget de lrsquoeacutetablissement
chapitre A1 J1 ou J31 J32 J38 ou J4 il nrsquoexiste aucun compte 7067 contribution des familles aux voyages scolaires
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LES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES FACULTATIFS
Deacutefinition Deacuteplacements collectifs drsquoeacutelegraveves hors de lrsquoEPLE accompagneacutes et organiseacutes sous
lrsquoautoriteacute du chef drsquoeacutetablissement dans le cadre drsquoune action eacuteducative ayant lieu tout ou partie
pendant le temps scolaire
La sortie effectueacutee sur une journeacutee ou une demi-journeacutee ne comporte pas de nuiteacutee Le voyage
inclut au moins une nuiteacutee Tout voyage comportant une nuiteacutee est facultatif en application de
lrsquoarticle 371-3 du code civil
Un voyage facultatif ne doit pas ecirctre discriminatoire ce caractegravere discriminatoire srsquoexamine au
regard du montant du coucirct du voyage coucirct discriminant pour certaines familles et au fait que le
coucirct du voyage des accompagnateurs ne doit pas ecirctre supporteacute par les familles
Les voyages scolaires vont amener plusieurs actes
Un acte relatif agrave la programmation des voyages et sorties scolaires Un acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage Un acte relatif au financement des voyages scolaires Un ordre de mission pour les accompagnateurs
Chronologie
1deg acte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute consultation (instruction) de la commission permanente - Forme acte reacutedigeacute - Deacutecision immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
2deg acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
3deg acte relatif au financement des voyages scolaires
- Type acte relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte exeacutecutoire quinze jours apregraves lrsquoaccuseacute de reacuteception - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
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4deg ordre de mission pour les accompagnateurs
- Type drsquoacte acte du chef drsquoeacutetablissement relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable apregraves publiciteacute notification agrave lrsquointeacuteresseacute
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignant Initiative du voyage
Chef drsquoeacutetablissement Faisabiliteacute
Equipe de direction Instruction
Commission permanente Instruction
Conseil drsquoadministration Consultation et programmation Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Autorisation et arrecirct de la liste des eacutelegraveves participant agrave la sortie ou au
voyage
Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Enseignant Deacutetail du voyage programme
Equipe de direction
Projet de budget de financement remplacement des enseignants accompagnateurs accueil des eacutelegraveves ne participant pas au
voyage
Conseil drsquoadministration Deacutecision relative au financement du voyage autorisation de signer les conventions don DBM pour
vote si neacutecessaire
Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Transmission acte et DBM
Controcircle de leacutegaliteacute Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Chef drsquoeacutetablissement Ordre de mission Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
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Contenu de la deacutelibeacuteration relative au financement des voyages scolaires
La reacutefeacuterence agrave la charte ou au regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires La reacutefeacuterence de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires La preacutesentation du voyage (destination date objet) Les classes concerneacutees Le nombre de participants et drsquoaccompagnateurs Le nom de lrsquoadulte responsable Le budget Lrsquoautorisation de signer les contrats et les conventions preacutesenteacutees simultaneacutement Le vote du montant maximum de la participation des familles Lrsquoeacutecheacuteancier des encaissements de la participation Les modaliteacutes de remboursement en cas de deacutesistement ou drsquoannulation Les modaliteacutes de remboursement en cas drsquoexceacutedent agrave la fin du voyage Les dons
Les bonnes pratiques
Lrsquoacte devra ecirctre rendu exeacutecutoire par lrsquoautoriteacute de controcircle avant drsquoencaisser de lrsquoargent des familles ou drsquoengager les deacutepenses relatives au voyage Le budget preacutevisionnel du voyage est joint agrave lrsquoacte
Lrsquoacte est agrave joindre au 1er mandatement relatif au paiement des deacutepenses ainsi qursquoagrave lrsquoordre de recettes des participants
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires Le respect de la finaliteacute peacutedagogique et eacuteducative de la sortie Lrsquoexistence des diffeacuterents actes La rupture de lrsquoeacutegaliteacute des participants au voyage (existence de diffeacuterents tarifs selon que
lrsquoeacutelegraveve est affilieacute ou non au foyer socio-eacuteducatif) La violation du principe de gratuiteacute de lrsquoenseignement (deacutepenses des accompagnateurs mis
directement ou indirectement agrave la charge des familles) Lrsquoabsence drsquoacte La gestion de fait par une association La compeacutetence du conseil drsquoadministration pour deacutelibeacuterer sur le financement des voyages si
cette attribution a eacuteteacute deacuteleacutegueacutee agrave la commission permanente (le conseil drsquoadministration ne peut plus deacutecider et la commission permanente nrsquoest pas compeacutetente pour voter une DBM)
Reacutefeacuterence - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
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LES DONS
Deacutefinition Un don est une libeacuteraliteacute agrave titre gracieux Lrsquoassembleacutee geacuteneacuterale du foyer socio-eacuteducatif
ou la personne responsable drsquoun autre organisme peut deacutecider de financer les sorties ou voyages
scolaires drsquoun eacutetablissement public local drsquoenseignement Cette participation prend la forme drsquoun
don fait agrave lrsquoeacutetablissement Pour que ce don soit recevable il faut qursquoil soit notifieacute agrave lrsquoeacutetablissement et
que le conseil drsquoadministration se prononce sur le principe du versement du don en autorisant le chef
drsquoeacutetablissement agrave accepter ce don
Reacutefeacuterence
- Article R421-20 du code de lrsquoeacuteducation - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
FSE Lettre de notification du don
Chef drsquoeacutetablissement Etude du caractegravere recevable du don
Equipe de direction Instruction
Conseil drsquoadministration
Deacutecision autorisant le chef drsquoeacutetablissement agrave accepter le don
DBM si neacutecessaire
Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Acte relatif au don
- Type acte relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte non soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
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Le respect des engagements en acceptant le don lrsquoeacutetablissement accepte les exigences du financeur fixeacutees dans la lettre de notification du don si le don est affecteacute au voyage agrave tel voyage il ne pourra pas servir pour un autre voyage Le don nrsquoest acquis que si le voyage se reacutealise (article R421-66 du code de lrsquoeacuteducation)
Lrsquoabsence de discrimination le don est affecteacute au voyage et non pas pour faire beacuteneacuteficier quelques participants drsquoun tarif diffeacuterent ou preacutefeacuterentiel
Le compte rendu financier du voyage Lrsquoexistence de lrsquoacte du CA Le caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
LA TECHNIQUE DES RESSOURCES AFFECTEacuteES Cette technique est utiliseacutee pour des opeacuterations preacutevues par des contrats des conventions ou bien se rapportant agrave des dons legs et recettes leacutegales qui remplissent simultaneacutement les conditions suivantes
- signature drsquoune convention avec un financeur fixant les obligations ou acceptation de dons ou de recettes en contrepartie drsquoobligations
- obligation de rendre compte de lrsquoutilisation des creacutedits - obligation de restituer le solde non employeacute ou obtenir du bailleur de fonds le report de
ces creacutedits sur lrsquoexercice suivant La comptabiliteacute de ces opeacuterations srsquoexeacutecute du 1er janvier au 31 deacutecembre (il nrsquoexiste pas de peacuteriode drsquoinventaire)
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LES REGIES
Les actes de creacuteation drsquoune reacutegie ou de nomination du reacutegisseur ne sont pas soumis agrave lrsquoapprobation
du conseil drsquoadministration
1) Creacuteation drsquoune reacutegie
Le principe Les actes de creacuteation de reacutegies doivent ecirctre transmis au comptable supeacuterieur du Treacutesor en application des dispositions de lrsquoarrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et drsquoavances Sans formulation drsquoobservations du comptable supeacuterieur du Treacutesor les deacutecisions de creacuteation de reacutegies seront exeacutecutoires agrave lrsquoissue du deacutelai de 15 jours agrave compter de la date de transmission Il nrsquoest donc pas neacutecessaire de formaliser lrsquoaccord du comptable supeacuterieur du Treacutesor
Reacutefeacuterence
- Deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute relatif aux reacutegies de recettes et aux reacutegies drsquoavances des organismes publics
- Arrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et des reacutegies drsquoavances
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignants Demande
Chef drsquoeacutetablissement Demande avis de lrsquoagent comptable
Agent comptable Avis
Chef drsquoeacutetablissement Deacutecision de creacuteation de la reacutegie transmission
Comptable supeacuterieur du Treacutesor Exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves transmission
Acte relatif agrave la reacutegie
- Type acte du chef drsquoeacutetablissement - Forme acte reacutedigeacute - Acte non soumis agrave lrsquoapprobation du conseil drsquoadministration - Acte non soumis au controcircle de leacutegaliteacute - Acte exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves la transmission au comptable supeacuterieur du treacutesor - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
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Les points agrave surveiller
- Preacutesence du document instituant la reacutegie Ce document est accompagneacute du document
intituleacute laquo document drsquohabilitation raquo
o La deacutecision portant institution drsquoune reacutegie deacutecrit la nature de deacutepense ainsi que le
montant maximum par opeacuteration
o Le document drsquohabilitation preacutecisera
la date drsquohabilitation
lrsquoobjet de la reacutegie
la dureacutee
le nom du reacutegisseur
son grade
le nom du suppleacuteant
le montant de lrsquoavance
la peacuteriodiciteacute des justificatifs
le chapitre autoriseacute ainsi que les moyens de regraveglement
- Nouvelle transmission en cas de modifications drsquoune recette ou et drsquoune deacutepense
2) Nomination du reacutegisseur
La nomination du reacutegisseur est un acte interne agrave llsquoeacutetablissement et le document retraccedilant
cette nomination issu de lrsquoapplication informatique nrsquoest pas agrave transmettre
Ces reacutegies temporaires concernent principalement les voyages scolaires Le montant maximal de lrsquoavance dans le cadre drsquoune reacutegie temporaire est limiteacute au montant preacutevisible des deacutepenses agrave honorer dans le cadre de la reacutegie Il nrsquoexiste aucune disposition reacuteglementaire preacutecisant le montant maximum puisqursquoil est variable suivant lrsquoobjet de la reacutegie temporaire Le montant maximum de lrsquoavance doit donc ecirctre deacutetermineacute preacuteciseacutement en fonction de la dureacutee et de la destination du voyage
3) Nomination drsquoun mandataire
Les reacutegisseurs ont la faculteacute de deacutesigner sous leur responsabiliteacute et apregraves autorisation de lagent comptable un mandataire
Les conditions particuliegraveres de recouvrement de certains droits et de paiement de certaines deacutepenses peuvent justifier que celles-ci soient reacutealiseacutees par drsquoautres personnes habiliteacutees qui interviennent en qualiteacute de mandataires pour le compte et sous la responsabiliteacute du reacutegisseur (par exemple pour le regraveglement de deacutepenses lors drsquoun voyage scolaire agrave lrsquoeacutetranger)
Les mandataires agissent sous la responsabiliteacute du reacutegisseur Ils ne sont pas assujettis agrave cautionnement Ils ne perccediloivent pas drsquoindemniteacute de responsabiliteacute
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Organigramme et chronologie
Acteurs Rocircle
Actes
Reacutegisseur Initiative
Agent comptable Autorisation
Reacutegisseur Deacutesignation Procuration
Reacutegisseur Information du chef drsquoeacutetablissement et Speacutecimen de la
signature du mandataire
Reacutegisseur Speacutecimen de la signature du mandataire
Chronologie
Type drsquoacte Acte du reacutegisseur qui eacutetablit une procuration sur papier libre - Forme
o Acte reacutedigeacute sur papier libre o Visa de lrsquoagent comptable
- Deacutecision exeacutecutoire apregraves information du chef drsquoeacutetablissement - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de lrsquoacte
Identification du mandataire Objet du mandat les pouvoirs confieacutes au mandataire (type de deacutepenses type de recettes)
doivent ecirctre expresseacutement deacutetermineacutees dans la convention de mandat Les conditions drsquoexeacutecution de la convention
o Mise agrave disposition drsquoun registre de reccedilus agrave souche o Deacutelivrance drsquoun reccedilu o Inscription sur la souche du nom de lrsquoeacutelegraveve de la date et du montant o Consignes en cas drsquoerreur ou de rectification o Reversement tous les huit jours au maximum au reacutegisseur des fonds et piegraveces
justificatives deacutetenus
Lrsquoobligation pour le mandataire de tenir une comptabiliteacute simplifieacutee Le rappel que les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute
personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Signature de lrsquoacte de nomination accompagneacutee de la mention laquo vu pour acceptation raquo Visa de lrsquoagent comptable
Les points agrave surveiller
Le caractegravere personnel de la deacuteleacutegation (laquo intuitu personae raquo agent preacutesentant les garanties neacutecessaires)
Aucun mandataire suppleacuteant nrsquoest autoriseacute
Le caractegravere impreacutecis de lrsquoobjet de la convention de mandat
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Lrsquoenvoi de la copie de la procuration ainsi que le speacutecimen de la signature du mandataire Le respect par le mandataire des dispositions du mandat et des regravegles de fonctionnement de
la reacutegie Le mandataire ne peut exercer ses fonctions dans le cas dabsence du reacutegisseur que pendant
deux mois au maximum Dans le cas dabsence supeacuterieure agrave deux mois il convient de proceacuteder agrave la nomination dun nouveau reacutegisseur ou dun inteacuterimaire
Annexe exemple drsquoune procuration
CONVENTION DE MANDAT
Vu la loi ndeg 63-156 du 23 feacutevrier 1963 portant loi de finances pour 1963 Vu le deacutecret ndeg 62-1587 du 29 deacutecembre 1962 portant regraveglement geacuteneacuteral sur la comptabiliteacute publique Vu le deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute en dernier lieu par le deacutecret 97-33 du 13 janvier 1997 relatif aux reacutegies de recettes et drsquoavances des organismes publics En application de lrsquoinstruction codificatrice ndeg 05-042-M9-R du 30 septembre 2005 annotant lrsquoinstruction codificatrice ndeg 98-065 ndash M9 ndash R du 4 mai 1998
Vu lrsquoacte administratif ndeghelliphelliphelliphellip du Conseil drsquoadministration du helliphelliphelliphelliphelliprelatif au financement du budget du voyage scolaire
Article 1 Objet Monsieur helliphelliphelliphelliphellip agissant en qualiteacute de reacutegisseur du Collegravege helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip donne procuration agrave Monsieur helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip professeur de helliphelliphelliphelliphelliphellip deacutesigneacute en qualiteacute de mandataire pour lrsquoencaissement des recettes correspondantes agrave helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Article 2 Seuil des encaissements Consideacuterant le tarif voteacute en Conseil drsquoadministration et le nombre drsquoeacutelegraveves concerneacutes Le montant des encaissements ne doit pas deacutepasser helliphelliphelliphelliphellipeuros
Article 3 Obligations du mandataire Un registre de reccedilus agrave souche sera deacutelivreacute au mandataire A chaque encaissement le mandataire devra deacutelivrer un reccedilu En cas drsquoerreur ou drsquoannulation le reccedilu portera la mention laquo annuleacute raquo et sera agrafeacute agrave la souche Le mandataire inscrira sur la souche le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant et lrsquoobjet Le mandataire indiquera sur le reccedilu le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant lrsquoobjet sa qualiteacute et son eacutemargement sera preacuteceacutedeacute de son nom Il doit proceacuteder au reversement tous les huit jours au maximum des fonds et piegraveces justificatives qursquoil deacutetient au reacutegisseur qui les centralise et les integravegre dans sa comptabiliteacute En aucun cas le mandataire ne doit encaisser des sommes ne correspondant pas agrave lrsquoobjet le montant ou la qualiteacute des deacutebiteurs de la preacutesente convention
Article 4 Responsabiliteacute Les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Le mandataire est donc tenu de rendre compte de sa gestion au reacutegisseur et doit agrave ce titre tenir une comptabiliteacute simplifieacutee de sa gestion
En cas de non respect des termes de la preacutesente convention par le mandataire le reacutegisseur se reacuteserve le droit drsquoengager la responsabiliteacute du mandataire
Article 5 Dureacutee La preacutesente convention est conclue pour une dureacutee de deux mois agrave compter de sa signature A helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip le helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
LrsquoAgent comptable Le Reacutegisseur Le Mandataire laquovu pour acceptation raquo
helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
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LA BUDGETISATION DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages obligatoires non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives
Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute obligatoire les deacutepenses sont effectueacutees sur le budget de lrsquoeacutetablissement etou sur ressources speacutecifiques Aucune participation des familles ne peut ecirctre demandeacutee il nrsquoexiste en comptabiliteacute aucun compte 7067 contributions des familles aux voyages scolaires dans les services eacutenumeacutereacutes ci-dessous La gestion financiegravere et comptable est imputeacutee en totaliteacute
- Au service geacuteneacuteral o sur le chapitre A1 activiteacute eacuteducatives et peacutedagogiques (A1 6245)
- etou sur les services speacuteciaux suivants
o J 1 Enseignement technique (y compris la taxe drsquoapprentissage si la sortie est en rapport avec la formation des eacutelegraveves)
o J 31 J32 J38 Projet drsquoeacutetablissement o J 4 Zone drsquoeacuteducation prioritaire
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o N 85 Subvention de collectiviteacute territoriale pour le deacuteveloppement des activiteacutes culturelles et peacuteri-eacuteducatives
Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages facultatifs non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Participation des familles
Ressources non
affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires
La gestion financiegravere et comptable du voyage doit ecirctre impeacuterativement imputeacutee en totaliteacute sur le
service speacutecial ndash chapitre N3 en recettes et en deacutepenses
Le chapitre N3 est un service speacutecial sans reacuteserve eacutequilibreacute en recettes et en deacutepenses geacutereacute en partie depuis le 1er janvier 2008 selon la technique des ressources affecteacutees dont la comptabilisation donne lieu agrave une prise en charge au deacutebit du C468 263 produits agrave recevoir sur appariements voyages par le creacutedit du compte C468 663 charges agrave payer sur appariements voyages
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Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute facultative la totaliteacute des deacutepenses est effectueacutee sur le budget du voyage tel qursquoil a eacuteteacute preacutesenteacute et voteacute par le conseil drsquoadministration
Les personnels drsquoencadrement eacutetant dispenseacutes de contribution financiegravere il est donc neacutecessaire de preacutevoir sur le budget de lrsquoeacutetablissement les modaliteacutes de financement des deacutepenses des accompagnateurs affeacuterentes agrave ce voyage puisque les familles nrsquoont pas agrave en supporter les frais Si les accompagnateurs payent une participation cette derniegravere devra ecirctre retraceacutee au compte 70888
Dans le cas des sorties et voyages facultatifs la participation demandeacutee aux familles sera comptabiliseacutee au compte 7067 Nota bene Le compte 70667 ne doit jamais ecirctre utiliseacute pour un voyage ce dernier est reacuteserveacute agrave des contributions de formation continue et de promotion sociale (racine 7066) Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
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La technique budgeacutetaire des contributions entre services pour les comptes laquo charges agrave payer raquo et laquo produits agrave recevoir raquo
Si une des recettes du voyage provient drsquoun preacutelegravevement sur fonds de reacuteserve ou drsquoun autre service de lrsquoeacutetablissement Il conviendra drsquoappliquer alors la technique budgeacutetaire des contributions entre services (comptes 6588 et 7588) Le principe est simple laquo un service qui donne un service qui reccediloit raquo La comptabilisation de cette opeacuteration se traduira par
- un mandat drsquoordre au compte 6588 dans le service qui donne - un OR au compte 7588 dans le service qui reccediloit
Compte
D 6588 Compte
4662 Compte
468263 Compte
468663 Compte
N3 7588
D C D C D C D C D C
1 X X 2 X X 3 X X 4 X X
Seront utiliseacutes les comptes suivants compte 6588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement compte 4662 Mandats agrave payer ndash Exercice courant compte 468263 Produits agrave recevoir sur appariements voyages compte 468663 Charges agrave payer sur appariements voyages Compte 7588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement
Lrsquoeacutegaliteacute entre ces deux comptes doit toujours exister que ce soit au niveau de lrsquoouverture de creacutedits et de preacutevision de recettes ou que ce soit au niveau de lrsquoexeacutecution le mandat drsquoordre au compte 6588 et la recette drsquoordre au 7588 doivent ecirctre eacutetablis pour le montant exact de la deacutepense constateacutee sur ce financement et non en fonction de la preacutevision budgeacutetaire
DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au chapitre D 6588 si le preacutelegravevement provient des reacuteserves du service geacuteneacuteral au J1 6588 srsquoil provient des reacuteserves de lrsquoenseignement technique DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au service speacutecial J3(X) 6588 si le voyage finalise un projet drsquoeacutetablissement (PAPeacutet) participation du service speacutecial au service N3 qui retrace la totaliteacute du voyage
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VIDEOSURVEILLANCE
Lrsquoarrecircteacute du 29 avril 2010 fixant les conditions de certification des installateurs de systegravemes de
videacuteosurveillance vient de preacuteciser dans son annexe les conditions et les exigences minimales agrave
respecter par tout demandeur de certification de son systegraveme de videacuteosurveillance
VOIES DrsquoEXECUTION
Une nouvelle voie dexeacutecution au profit de lEtat Le deacutecret ndeg 2010-433 du 29 avril 2010 pris en application de la loi du 12 mai 2009 de simplification et de clarification du droit creacutee la saisie agrave tiers deacutetenteur une voie dexeacutecution dont le reacutegime est voisin de celui de la saisie attribution existant au profit des creacuteanciers priveacutes Notice la loi du 12 mai 2009 de simplification et de clarification du droit et dallegravegement des
proceacutedures a creacuteeacute une nouvelle voie dexeacutecution au profit de lEtat la saisie agrave tiers deacutetenteur dont le
reacutegime est voisin de celui de lopposition agrave tiers deacutetenteur existant au profit des collectiviteacutes
territoriales et de celui de la saisie-attribution existant au profit des creacuteanciers priveacutes Le preacutesent
deacutecret a pour objet dadapter les dispositions reacuteglementaires du code du travail agrave ce nouveau
dispositif
Il ouvre eacutegalement la possibiliteacute aux huissiers de justice agrave la suite de leacutelargissement de la
compeacutetence territoriale de ces professionnels de confier la signification dun acte agrave un confregravere plus
proche du lieu de signification en preacutevoyant le partage des eacutemoluments correspondants Dans un
souci de meilleure lisibiliteacute il soumet leacutetablissement des actes des huissiers de justice au respect
dune norme de preacutesentation fixeacutee par arrecircteacute
Enfin le deacutecret preacutevoit les modaliteacutes de mise en œuvre du droit au reacuteexamen des deacutecisions de justice
preacutevu dans certaines hypothegraveses tregraves speacutecifiques par le regraveglement (CE) ndeg 8612007 du Parlement
europeacuteen et du Conseil du 11 juillet 2007 instituant une proceacutedure europeacuteenne de regraveglement des
petits litiges et rend immeacutediatement applicable la disposition de larticle 509-3 du code de
proceacutedure civile donnant compeacutetence aux notaires pour certifier les actes quils reccediloivent afin de
permettre leur exeacutecution selon les modaliteacutes preacutevues par le regraveglement (CE) ndeg 8052004 du
Parlement europeacuteen et du Conseil du 21 avril 2004 portant creacuteation dun titre exeacutecutoire europeacuteen
pour les creacuteances incontesteacutees
Reacutefeacuterences les textes modifieacutes par le preacutesent deacutecret peuvent ecirctre consulteacutes dans leur reacutedaction
issue de cette modification sur le site Leacutegifrance (httpwwwlegifrancegouvfr)
ACTUALITE DES MARCHES PUBLICS
Code des marcheacutes publics
Publication au JO du 28 avril 2010 du deacutecret ndeg 2010-406 du 26 avril 2010 relatif aux contrats de
concession de travaux publics et portant diverses dispositions en matiegravere de commande publique
Le deacutecret porte application de lordonnance ndeg 2009-864 du 15 juillet 2009 relative aux concessions
de travaux publics Il permet eacutegalement avec labrogation de larticle 73 et du IV des articles 74 et
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168 du CMP de se conformer agrave larrecirct du 10 deacutecembre 2009 de la Cour de justice de lrsquoUnion
europeacuteenne qui a censureacute la proceacutedure des marcheacutes de deacutefinition
Deacutemateacuterialisation
La DAJ vient de mettre en ligne son guide pratique de la deacutemateacuterialisation Ce guide preacutesente la deacutemateacuterialisation en matiegravere de marcheacute public cadre juridique protection des informations publiciteacute profil acheteur mise en ligne des documents de consultation transmission des candidatures et des offres examen et conclusion des marcheacutes controcircle et exeacutecution des marcheacutes archivage etc
Contrat drsquoassurance contrat administratif et marcheacutes publics
Le Conseil drsquoEtat vient de rappeler qursquoun contrat dassurance passeacute par une des personnes morales
de droit public soumises aux dispositions du code des marcheacutes publics est un contrat administratif
Pour voir la Deacutecision du Conseil dEacutetat ndeg 333627 du 31 mars 2010 cliquer sur le lien httpwwwlegifrancegouvfraffichJuriAdmindooldAction=rechJuriAdminampidTexte=CETATEXT000022057646ampfastReqId=591068622ampfastPos=1
Clause de reacutevision de prix
Arrecirct du Conseil dEtat ndeg328803 du 9 deacutecembre 2009 - Deacutepartement de lEure
Lorsque la reacutealisation du marcheacute neacutecessite une part importante de fournitures dont le prix est
directement affecteacute par les fluctuations des cours mondiaux le contrat doit comporter une clause de
reacutevision des prix Labsence dune telle clause compte tenu de son incidence sur le prix et sa reacutevision
sur les offres des candidats constitue un manquement aux obligations de mise en concurrence
Question eacutecrite Seacutenat ndeg11667 - 6 mai 2010 - Reacutevision des prix et regraveglement de marcheacutes publics
Critegraveres de choix lieacutes agrave lorigine ou limplantation geacuteographique des candidats au marcheacute
Lintroduction dun critegravere de preacutefeacuterence locale dans le code des marcheacutes publics est donc
impossible car elle constituerait une meacuteconnaissance des regravegles communautaires de la commande
publique La jurisprudence communautaire a ainsi consideacutereacute quune reacuteglementation reacuteservant des
marcheacutes publics aux entreprises ayant leur siegravege social dans la reacutegion ougrave ils doivent ecirctre exeacutecuteacutes et
accordant dans le choix des attributaires une preacutefeacuterence aux associations temporaires ou
consortium comprenant des entreprises locales est discriminatoire (CJCE 3 juin 1992 aff C 36089
Commission c Reacutepublique italienne) Une obligation dimplantation geacuteographique si elle est justifieacutee
par lobjet du marcheacute ou par ses conditions dexeacutecution peut neacuteanmoins constituer une condition agrave
lobtention du marcheacute Un candidat qui sengage agrave simplanter en cas dattribution du marcheacute doit
ecirctre consideacutereacute comme satisfaisant agrave cette obligation au mecircme titre quun candidat deacutejagrave implanteacute
(CE 14 janvier 1998 Socieacuteteacute Martin-Fourquin ndeg 168 688)
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Question eacutecrite AN ndeg70212 - 4 mai 2010 - Critegraveres de choix lieacutes agrave lorigine ou agrave limplantation
geacuteographique des candidats au marcheacute
Documents agrave fournir agrave loccasion dune candidature agrave un marcheacute public et allotissements laquo Pour les marcheacutes allotis les candidats peuvent soit preacutesenter un seul exemplaire des documents relatifs agrave leur candidats et scinder lot par lot les eacuteleacutements relatifs agrave leurs offres soit preacutesenter pour chacun des lots les eacuteleacutements relatifs agrave leurs candidatures et agrave leurs offres raquo Les candidatures soumissionnant agrave plusieurs lots ne sont donc pas tenus de remettre en plusieurs exemplaires leur dossier de candidature En revanche ils devront remettre une offre pour chaque lot Consulter la Question eacutecrite ndeg 11863 de M Jean Louis Masson Taux de TVA et appel doffres erreur sur le taux de la taxe sur la valeur ajouteacutee (TVA)
laquo Mecircme si lentreprise a fait une erreur sur le taux de la taxe sur la valeur ajouteacutee (TVA) dans son offre les prestations lieacutees agrave ce marcheacute devront ecirctre payeacutees sur la base dune facture comportant le taux de TVA rectifieacute En effet mecircme figurant dans un marcheacute exeacutecutoire les mentions relatives agrave la TVA (taux et montant) nont quune valeur indicative et ne simposent donc aucunement au comptable en cas de divergence de taux par rapport agrave la leacutegaliteacute fiscale En revanche le montant toutes taxes comprises (TTC) du marcheacute tel quil figure dans lacte dengagement simpose aux parties et au comptable Ainsi les prestations ne pourront ecirctre payeacutees que dans la limite du montant TTC du marcheacute tel quil a eacuteteacute preacutevu initialement raquo
Retrouver la reacuteponse agrave la Question eacutecrite ndeg 06957 de M Jean Louis Masson (Moselle - NI) publieacutee dans le JO Seacutenat du 29042010 - page 1063
Veacuterification des qualifications des candidats aux marcheacutes publics
Aux termes de larticle 45 du code des marcheacutes publics le pouvoir adjudicateur ne peut exiger des candidats que des renseignements ou documents permettant deacutevaluer leur expeacuterience leurs capaciteacutes techniques ou financiegraveres ainsi que les documents relatifs aux pouvoirs des personnes habiliteacutees agrave les engager Lorsque le pouvoir adjudicateur deacutecide de fixer des niveaux minimums de capaciteacute ces derniers doivent ecirctre lieacutes et proportionneacutes agrave lobjet dun marcheacute Lacheteur public doit donc permettre aux candidats dapporter tout moyen de preuve eacutequivalent Plus geacuteneacuteralement le Conseil dEacutetat a rappeleacute que les renseignements exigeacutes des candidats agrave lappui de leur candidature doivent ecirctre objectivement rendus neacutecessaires par lobjet du marcheacute et la nature des prestations agrave exeacutecuter (CE 26 mars 2008 Communauteacute urbaine de Lyon ndeg 303779) httpwwwlegifrancegouvfraffichJuriAdmindooldAction=rechJuriAdminampidTexte=CETATEXT000018503442ampfastReqId=331647485ampfastPos=1
Voir eacutegalement la Question eacutecrite ndeg 11666 de M Jean-Claude Carle
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Le site de la DIFIN
Retrouvez les toutes derniegraveres informations et actualiteacutes agrave lrsquoadresse suivante sur le Site acadeacutemique Rubrique toutes les Actualiteacutes
Actualisation sur le site de lrsquoacadeacutemie acadeacutemique de la rubrique laquo Aide et conseil aux EPLE raquo DIFIN488-497 [PDF 21457 Ko]
Le PowerPoint sur les diffeacuterents thegravemes abordeacutes lors des rencontres Services acadeacutemiques Gestionnaires en EPLE notamment la gestion de lrsquoeacutevaluation des risques en EPLE avec le document unique lrsquooutil GERES Les creacutedits globaliseacutes PAPeacutet les soldes deacutebiteurs des CES et CEC le contrat unique drsquoinsertion (sur les dispositions de ce contrat et les modaliteacutes de recrutement relire les brefs de janvier 2010 ) le contentieux des contrats aideacutes avec le deacuteroulement drsquoune proceacutedure de licenciement lrsquoentretien personnel la PFR la formation continue des gestionnaires et de leurs collaborateurs
Le point sur
Le deacutelai global de paiement
Maitriser les actes relatifs aux sorties et voyages scolaires
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DELAI GLOBAL DE PAIEMENT
Au 1er juillet 2010 le deacutelai global de paiement passera pour les collectiviteacutes territoriales et
les eacutetablissements publics locaux agrave 30 jours (Article 98 du code des marcheacutes publics) Les
eacutetablissements scolaires sont concerneacutes par cette disposition
La reacuteduction de ce deacutelai est lrsquooccasion de mettre en place un controcircle interne comptable avec
des fiches de reacuteveacutelation et drsquoanalyse de problegraveme ainsi qursquoune fiche de proceacutedure
DEFINITION
Le deacutelai global de paiement est preacutevu agrave lrsquoarticle 98 du code des marcheacutes publics
Le deacutelai global de paiement ouvre de plein droit et sans autre formaliteacute pour le titulaire du
marcheacute le beacuteneacutefice drsquointeacuterecircts moratoires agrave compter du jour suivant lrsquoexpiration du deacutelai
- Le deacutelai global de paiement est fixeacute agrave 30 jours
- Il nrsquoest pas possible contractuellement drsquoaugmenter ce deacutelai par contre il est possible contractuellement de le diminuer
Ce deacutelai va se reacutepartir entre lrsquoordonnateur et le comptable le comptable doit pouvoir disposer drsquoun deacutelai drsquoexamen du dossier de mandatement de 10 jours ce qui ne lrsquoempecircche pas srsquoil le faut de payer avant la fin de ce deacutelai Le comptable devra garder trace de la date de reacuteception des documents (registre reacuteceacutepisseacute tampon hellip) ce sera la date de deacutepart pour le comptable la fin du deacutelai sera la date drsquoenvoi en regraveglement au Treacutesor Public
- Le point de deacutepart du deacutelai global de paiement est la date de reacuteception de la demande de
paiement par le service de la deacutepense agrave deacutefaut la date du service fait si elle est posteacuterieure
Ceci neacutecessite lrsquoenregistrement de cette date
A deacutefaut de date pertinente (date de reacuteception de la facture date du service fait) la date de
la facture augmenteacutee de 2 jours fera foi
- Le terme du deacutelai global de paiement est le deacutecaissement par le comptable (Envoi du
paiement au Treacutesor Public)
Le comptable devra informer lrsquoordonnateur de cette date
REFERENCES
Le deacutecret ndeg2002-232 du 21 feacutevrier 2002 (JO du 22 feacutevrier 2002) et sa circulaire geacuteneacuterale
drsquoapplication du 13 mars 2002 (JO du 6 avril 2002) en fixent les modaliteacutes
Lrsquoarticle 33 du deacutecret ndeg2008-1355 du 19 deacutecembre 2008 a rameneacute ce deacutelai pour les
comptables de lrsquoEtat agrave 10 jours agrave compter du 1er juillet 2010
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REPARTITION DU DELAI POUR UN EPLE
Au niveau des EPLE on ne peut quenvisager lapplication dun deacutelai conventionnel fixant des
modaliteacutes pratiques concernant ce partage le partage preacutevu par le deacutecret ndeg2008-1550 du 31
deacutecembre 2008 (10 jours pour le comptable agrave compter du 1er juillet 2010) peut effectivement servir
de reacutefeacuterence sans pour cela constituer une obligation
CALCUL DES INTERETS MORATOIRES
Lors de lrsquoexeacutecution drsquoun marcheacute public des peacutenaliteacutes financiegraveres sont appliqueacutees agrave lrsquoentiteacute publique en cas de deacutepassement du deacutelai maximum de paiement le titulaire du marcheacute ou le sous-traitant perccediloit alors des inteacuterecircts moratoires de plein droit et sans formaliteacute
Le deacutelai qui impose le paiement des sommes dues au contractant ne peut deacutepasser
30 jours pour lrsquoEacutetat et ses eacutetablissements publics autres que ceux ayant un caractegravere industriel et commercial (EPIC)
30 jours au 1er juillet 2010 pour les collectiviteacutes territoriales et les eacutetablissements publics locaux
Le taux des inteacuterecircts moratoires eacutetant actualiseacute deux fois par an (au 1er janvier et au 1er juillet) celui qui doit ecirctre pris en compte pour le calcul est celui qui est en vigueur agrave la date agrave laquelle les inteacuterecircts moratoires commencent agrave courir un seul taux srsquoapplique pour toute la dureacutee du marcheacute
Par exemple pour un deacutelai de paiement qui expire au 24 mars les inteacuterecircts moratoires qui sont dus agrave partir du 25 mars soit dans la peacuteriode entre le 1er janvier et le 1er juillet il faut calculer les inteacuterecircts en fonction du taux en vigueur le 1er janvier et ce pour toute la dureacutee de la dette restant agrave payer
Attention le taux est calculeacute en reacutefeacuterence agrave deux taux diffeacuterents
soit le taux marginal de la Banque centrale europeacuteenne (BCE) pour les marcheacutes de lrsquoEacutetat et ses eacutetablissements publics autres que ceux ayant un caractegravere industriel et commercial (EPIC) et des collectiviteacutes territoriales et leurs eacutetablissements publics
soit le taux leacutegal srsquoil srsquoagit drsquoun marcheacute passeacute par les eacutetablissements de santeacute des armeacutees et les eacutetablissements publics de santeacute
Un assistant de calcul permet de calculer en ligne les inteacuterecircts moratoires dus au sous-traitant
Les inteacuterecircts moratoires courent agrave compter du jour suivant lrsquoexpiration du deacutelai global de
paiement et ce jusqursquoagrave la date incluse de mise en paiement du principal (facture)
Ils sont mandateacutes par lrsquoordonnateur au compte 6711 laquo peacutenaliteacutes sur les marcheacutes et deacutebits
payeacutes sur achats et ventes raquo aussi est-il important que ce dernier ait connaissance et de la date
initiale deacuteterminant le point de deacutepart et de la date finale (deacutecaissement) pour chaque facture
Lrsquoassiette des inteacuterecircts moratoires sera le montant total des eacuteleacutements de liquidation
La formule de calcul des inteacuterecircts moratoires (IM) est la suivante
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Nombre de jours de deacutepassement
Montant payeacute tardivement TTC x ------------------------------------------ x taux
365
Des inteacuterecircts moratoires compleacutementaires sont dus lorsque le mandatement des inteacuterecircts
moratoires initiaux nrsquoest pas intervenu au plus tard le 30eacuteme jour suivant la date de paiement du
principal
La formule de calcul est
Nombre de jours de retard
sur IM initiaux
Montant des inteacuterecircts moratoires initiaux x ------------------------------------------ x taux
365
Les inteacuterecircts moratoires ne sont pas soumis agrave la TVA le versement drsquointeacuterecircts moratoires
constitue non pas la contrepartie drsquoune prestation mais la reacuteparation drsquoun preacutejudice Conseil drsquoEtat
25 juin 2004 Steacute Philippe Filippini Ndeg 234687
Le comptable a une obligation de surveillance en cas de non mandatement des inteacuterecircts
moratoires dans un deacutelai de 30 jours le comptable devra alerter le preacutefet pour proceacuteder au
mandatement drsquooffice (article L 1612-18 du code geacuteneacuteral des collectiviteacutes territoriales)
En cas de litige sur lrsquoorigine des retards entre lrsquoordonnateur et le comptable lrsquoinstruction
ndeg04-020-MO-B1-B du 23 feacutevrier 2004 organise une proceacutedure de conciliation
Les inteacuterecircts moratoires drsquoun montant infeacuterieur agrave 5 euro ne sont pas mandateacutes
REFERENCES
Module de calcul des inteacuterecircts moratoires Ministegravere chargeacute de lrsquoeacutequipement
Taux applicables pour le calcul des inteacuterecircts moratoires Ministegravere du budget
Deacutecret ndeg2008-1550 du 31 deacutecembre 2008 JO du 1er janvier 2009 Leacutegifrance
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FICHES DE REVELATION ET DrsquoANALYSE DES PROBLEMES
1
Mise en place drsquoun controcircle interne comptable
Problegraveme
Le deacutepassement du deacutelai de paiement ouvre de plein droit et sans formaliteacute le beacuteneacutefice drsquointeacuterecircts moratoires agrave compter du jour suivant lrsquoexpiration du deacutelai (article 98 du code des marcheacutes publics)
Les deacutefaillances constateacutees dans lrsquoorganisation du service ne permettent pas agrave lrsquoeacutetablissement de respecter le deacutelai global de paiement
Constat
La difficulteacute de calculer le deacutelai qui srsquoest eacutecouleacute entre la date drsquoarriveacutee de ces factures et la date de leur regraveglement
Causes
Absence de trace drsquoun enregistrement agrave lrsquoarriveacutee dans lrsquoeacutetablissement des factures
Conseacutequences
Le titulaire du marcheacute ou le sous-traitant ne beacuteneacuteficie pas conformeacutement agrave lrsquoarticle 98 du code des
marcheacutes publics de plein droit et sans autre formaliteacute dinteacuterecircts moratoires agrave compter du jour
suivant lexpiration du deacutelai
Recommandations
Apposer la date de reacuteception sur les factures degraves leur arriveacutee
Fiche de proceacutedure eacutelaboreacutee par lrsquoagent comptable en concertation avec lrsquoordonnateur
Courrier adresseacute agrave chaque ordonnateur pour rappeler si neacutecessaire cette obligation
Lu dans un rapport (Observations drsquoune chambre reacutegionale des comptes en 2010)
La deacutesorganisation du service concerneacute lieacute agrave la mutation drsquoun agent nrsquoest pas de nature agrave exoneacuterer lrsquoeacutetablissement de ses obligations
Recommandations
Apporter une attention toute particuliegravere pour les peacuteriodes de congeacutes scolaires
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2
Calcul des inteacuterecircts moratoires
Problegraveme
Le deacutepassement du deacutelai de paiement ouvre de plein droit et sans formaliteacute le beacuteneacutefice drsquointeacuterecircts moratoires agrave compter du jour suivant lrsquoexpiration du deacutelai (article 98 du code des marcheacutes publics)
le montant des inteacuterecircts moratoires dus est rarement payeacute
Constat
La difficulteacute de calculer le deacutelai montant des inteacuterecircts moratoires dus
Causes
Absence de consigne donneacutee et drsquooutil
Conseacutequences
Le titulaire du marcheacute ou le sous-traitant ne beacuteneacuteficie pas conformeacutement agrave lrsquoarticle 98 du code des
marcheacutes publics de plein droit et sans autre formaliteacute dinteacuterecircts moratoires agrave compter du jour
suivant lexpiration du deacutelai
Recommandations
Apposer la date de reacuteception sur les factures degraves leur arriveacutee
Fiche de proceacutedure eacutelaboreacutee par lrsquoagent comptable avec un lien avec le module de calcul des inteacuterecircts moratoires
Information par courrier de lrsquoordonnateur
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FICHE DE PROCEDURE
Veacuterification du deacutelai de paiement et calcul des inteacuterecircts moratoires
ACTIVITE ECHEANCE RESPONSABLE SUPPLEANT
Nom Nom
Veacuterification agrave opeacuterer sur les piegraveces justificatives syst
Existence drsquoune date drsquoarriveacutee sur la facture ou sur les
piegraveces justificatives
Veacuterification du deacutelai global de paiement de 30 jours
Si neacutecessaire
Liquidation avec lrsquoassistant de calcul des inteacuterecircts moratoires sur
lettre type de liquidation
Lettre agrave lordonnateur de demande de mandatement des
inteacuterecircts moratoires
si IM
Enregistrement de la lettre
Transfert de la lettre agrave lordonnateur
Mise agrave jour du fichier des IM lors de la mise en paiement
Information de lordonnateur et des autoriteacutes de tutelle
en cas dabsence de mise en paiement des IM
Validation du controcircle syst
Signaler par eacutecrit les anomalies constateacutees
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Maicirctriser les actes relatifs aux sorties et voyages scolaires
Une sortie ou un voyage scolaire constitue un acte peacutedagogique complexe qui neacutecessite
une extrecircme vigilance Il y a en effet souvent derriegravere cet acte peacutedagogique de nombreux actes
administratifs obligatoires divers et varieacutes qui relegravevent de diffeacuterentes reacuteglementations drsquoougrave lrsquointeacuterecirct de
bien preacutevoir et programmer dans un cadre preacutealablement deacutefini ce type drsquoactiviteacute afin drsquoassurer la
meilleure seacutecuriteacute juridique possible
A coteacute du risque juridique inheacuterent agrave tout acte respect des regravegles de forme des regravegles de
compeacutetence des conditions de fond obligation ou non de transmission et des regravegles de publiciteacute de
nombreux autres risques existent la typologie des risques suivante peut ecirctre dresseacutee
- Risque juridique lieacute agrave lrsquoabsence des actes relatifs aux sorties et voyages neacutecessaires
- Mauvaise organisation du voyage ou absence drsquoorganisation
- Risque financier
- Maniement de deniers publics par une personne non habiliteacutee
- Meacuteconnaissance des principes de la commande publique
A travers divers constats il est possible de dresser une analyse sommaire des principaux risques
lieacutes aux actes
RISQUES ORGANISATIONNELS
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
Le voyage est deacutecideacute et organiseacute par un enseignant laquo dans son coin raquo
Absence drsquoorganisation Inseacutecuriteacute juridique
Fixer un cadre Elaboration drsquoune charte interne ou drsquoun regraveglement inteacuterieur
Le voyage est deacutecideacute et organiseacute par un enseignant en cours de trimestre scolaire
Absence drsquoorganisation Inseacutecuriteacute juridique
Programmer dans le cadre de lrsquoanneacutee scolaire les sorties et voyages scolaires
Elaboration de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
Le voyage nrsquoest pas autoriseacute par le chef drsquoeacutetablissement
Risque juridique Preacutevoir un formulaire drsquoautorisation agrave compleacuteter X jours avant le deacutepart
Acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage
Absence drsquoinformation des repreacutesentants leacutegaux etou drsquoacte arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
Risque juridique Preacutevoir une fiche drsquoinscription et drsquoautorisation parentale
Acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
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Voyage et assurance de lrsquoeacutelegraveve
Meacuteconnaissance du principe de gratuiteacute si la sortie est obligatoire
Information des parents
Absence drsquoacte autorisant le deacuteplacement des accompagnateurs
Risque juridique Etablir systeacutematiquement X jours avant le deacutepart les ordres de mission
Ordre de mission pour les accompagnateurs
RISQUES LIES AUX ACTES FINANCIERS
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
La participation des familles nrsquoest pas arrecircteacutee par le conseil drsquoadministration
Risque financier Risque juridique Lrsquoagent comptable ne peut rien encaisser
Preacutesenter le budget du voyage en CA et fixer le tarif du voyage
Acte relatif au financement des voyages scolaires
Le budget du voyage nrsquoest pas arrecircteacute en eacutequilibre par le CA
Risque financier Preacutesenter le budget du voyage en CA et arrecircteacute un budget eacutequilibreacute
Budget du voyage
Le voyage nrsquoest pas budgeacutetiseacute
Aucun engagement (bon de commande bon de reacuteservation) ne peut ecirctre eacutetabli
Inscrire au budget la sortie ou le voyage
Budget de lrsquoEPLE DBM
Un don est attribueacute agrave lrsquoeacutetablissement
Risque lieacute agrave la notification du don
Preacutesenter au CA la notification du don
Acte relatif agrave lrsquoacceptation du don
Une Subvention est notifieacutee agrave lrsquoeacutetablissement
Risque lieacute agrave la subvention
Preacutesenter au CA la notification de la subvention avec les conditions drsquoutilisation et de compte rendu
Un eacutelegraveve ne part pas et demande le remboursement de son avance
Risque financier lieacute agrave lrsquoeacutequilibre du voyage
Elaborer une fiche de proceacutedure selon les eacuteleacutements deacutefinis dans la charte ou le regraveglement des voyages
Acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le remboursement
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RISQUES LIES AU MANIEMENT DE DENIERS PUBLICS PAR UNE PERSONNE NON HABILITEE
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
Lrsquoaccompagnateur demande des espegraveces pour des entreacutees de museacutee des tickets de meacutetro et des boissons
Maniement de deniers publics par des personnes non autoriseacutees
Creacuteer une reacutegie temporaire Acte de creacuteation de la reacutegie Nomination du reacutegisseur
Lrsquoenseignant reacutecupegravere dans sa classe lrsquoargent des familles
Maniement de deniers publics par des personnes non autoriseacutees
Creacuteer une reacutegie temporaire ou bien Autoriser lrsquoenseignant agrave collecter le montant de la participation des eacutelegraveves
Convention de mandat
RISQUES LIES A LrsquoACHAT PUBLIC EN EPLE
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
Un enseignant commande et apporte un contrat avec un voyagiste
Incompeacutetence de lrsquoauteur de lrsquoacte
Obtenir lrsquoautorisation de signer un contrat
Inscription agrave lrsquoEPCP Autorisation donneacutee au CE par le CA de signer le contrat
Un enseignant commande et apporte un contrat avec un voyagiste
Meacuteconnaissance des principes de la commande publique
Deacutefinir le besoin deacuteterminer les seuils reacutediger un document de consultation effectuer la publiciteacute et mise en concurrence neacutecessaires seacutelectionner le candidat
Passation du marcheacute
Reacutefeacuterence
- Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le second degreacute raquo
- Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg 160 du 9 janvier 2006 laquo Les actes administratifs des EPLE raquo
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Sommaire
Introduction Analyse des risques
La charte ou le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
CA et programmation des sorties et voyages scolaires dans le cadre de lrsquoanneacutee scolaire
Les sorties et voyages scolaires obligatoires
Les sorties et voyages scolaires facultatifs
Les dons
Les reacutegies
- La creacuteation de la reacutegie
- La nomination du reacutegisseur
- La nomination drsquoun mandataire
La budgeacutetisation des sorties et voyages scolaires ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de
recettes
- Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages
obligatoires non preacutevues au budget initial
- Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages
facultatifs non preacutevues au budget initial
Les contributions entre service
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LA CHARTE OU LE REGLEMENT INTERIEUR DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES
Deacutefinition La Charte ou le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires constitue un cadre
peacutedagogique administratif et financier propre agrave chaque eacutetablissement ce cadre permettra de
deacutefinir les principes retenus pour lrsquoorganisation de toutes les sorties et voyages scolaires de
lrsquoeacutetablissement
Caracteacuteristiques et diffeacuterences entre ces deux notions
- La charte des sorties et voyages scolaires constitue un cadre qui nrsquoa aucune valeur juridique crsquoest un code de bonne conduite elle institue un ensemble de regravegles que les membres de la communauteacute eacuteducative srsquoengagent agrave respecter crsquoest un mode opeacuteratoire un modus vivendi qui est deacutefini Les manquements agrave une des regravegles fixeacutees par cette charte ne feront lrsquoobjet drsquoaucune sanction
- Le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires constitue un cadre qui a valeur juridique ce code de bonne conduite srsquoinscrit dans lrsquoordonnancement juridique il devient obligatoire et produit des effets juridiques tous les actes du chef drsquoeacutetablissement ou du conseil drsquoadministration relatifs agrave des sorties ou voyages scolaires devront respecter les regravegles eacutecrites dans ce regraveglement inteacuterieur Les manquements agrave une des regravegles fixeacutees par ce regraveglement inteacuterieur pourront faire lrsquoobjet de sanction
Organigramme drsquoune charte
Acteurs Rocircle
Actes
Chef drsquoeacutetablissement Composition du groupe de reacuteflexion (facultatif)
Groupe de reacuteflexion Propositions
Equipe de direction Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation de la commission permanente
Commission permanente Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation du conseil drsquoadministration
Conseil drsquoadministration 1deg Adoption de la charte Avis
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la charte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute de la charte
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La charte des sorties et voyages scolaires
- Type drsquoacte Avis relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute Consultation (instruction) de la commission permanente recommandeacutee - Forme Acte reacutedigeacute - Deacutecision nrsquoayant aucune force juridique - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de la charte des sorties et voyages scolaires
La chartre constitue un cadre peacutedagogique administratif et financier propre agrave chaque
eacutetablissement du fait de son autonomie ce dernier est donc libre de fixer les points qui figureront ou
non dans sa charte en fonction de sa situation particuliegravere Pourront ecirctre inscrites dans la charte
plusieurs seacuteries de dispositions notamment des dispositions
- drsquoordre peacutedagogique o Principe de ladeacutequation des voyages au projet deacutetablissement o Principe de consultation systeacutematique du Conseil dadministration pour chaque sortie ou
voyage deacutefinition drsquoun seuil au dessous duquel le chef drsquoeacutetablissement autorise les sorties facultatives principe drsquoinformation du conseil drsquoadministration en deacutebut et fin drsquoanneacutee scolaire
- drsquoordre administratif o Deacutefinition drsquoun scheacutema relatif agrave lrsquoorganisation des sorties ou voyages o Deacutefinition des modaliteacutes drsquoorganisation des tacircches de la responsabiliteacute de chaque acteur o Deacutefinition du calendrier annuel drsquoorganisation des sorties et voyages o Elaboration de documents relatifs aux sorties et voyages facultatifs fiche projet fiches
drsquoinscription et autorisations obligatoires o Principe de diffusion systeacutematique de la charte aux familles dont lenfant participe agrave un
voyage
- drsquoordre financier o Principe de lrsquoeacutelaboration drsquoun budget pour chaque sortie ou voyage compte rendu au
conseil drsquoadministration agrave la fin de lrsquoanneacutee scolaire o Principe de la participation des familles (versement preacutealable au voyage eacutechelonnement des
versements) o Deacutefinition de regravegles pour la gestion des reliquats o Deacutefinition de regravegles en cas dannulation de voyage (reversement ou non des sommes deacutejagrave
verseacutees) o Deacutefinition de regravegles en cas de deacutesistement dun eacutelegraveve (situation variable selon que son
absence fait supporter un coucirct financier plus important ou non aux autres eacutelegraveves si oui restitution ou non des sommes deacutejagrave verseacutees)
o Regravegles et calendrier pour la constitution drsquoune reacutegie
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Organigramme drsquoun regraveglement inteacuterieur
Acteurs Rocircle
Actes
Chef drsquoeacutetablissement Composition du groupe de reacuteflexion (facultatif)
Groupe de reacuteflexion Propositions
Equipe de direction Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation de la commission permanente
Commission permanente Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation du conseil drsquoadministration
Conseil drsquoadministration Adoption du regraveglement inteacuterieur Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Transmission de la deacutelibeacuteration
Controcircle de leacutegaliteacute Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute de lrsquoacte
Acte relatif au regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
- Type drsquoacte Acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute Consultation (instruction) de la commission permanente - Forme Acte reacutedigeacute - Acte soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte exeacutecutoire quinze jours apregraves lrsquoaccuseacute de reacuteception - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de la deacutelibeacuteration relative au regraveglement des sorties et voyages scolaires
Le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires constitue un cadre peacutedagogique
administratif et financier propre agrave chaque eacutetablissement du fait de son autonomie ce dernier est
donc libre de fixer les points qui figureront ou non dans sa charte en fonction de sa situation
particuliegravere Pourront ecirctre inscrites dans ce regraveglement plusieurs seacuteries de dispositions notamment
des dispositions
- drsquoordre peacutedagogique o Principe de ladeacutequation des voyages au projet deacutetablissement
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o Principe de consultation systeacutematique du Conseil dadministration pour chaque sortie ou voyage deacutefinition drsquoun seuil au dessous duquel le chef drsquoeacutetablissement autorise les sorties facultatives principe drsquoinformation du conseil drsquoadministration en deacutebut et fin drsquoanneacutee scolaire
- drsquoordre administratif o Deacutefinition drsquoun scheacutema relatif agrave lrsquoorganisation des sorties ou voyages o Deacutefinition des modaliteacutes drsquoorganisation des tacircches de la responsabiliteacute de chaque acteur o Deacutefinition du calendrier annuel drsquoorganisation des sorties et voyages o Elaboration de documents types relatifs aux sorties et voyages facultatifs fiche projet fiches
drsquoinscription et autorisations obligatoires o Principe de diffusion systeacutematique du regraveglement inteacuterieur aux familles dont lenfant participe
agrave un voyage - drsquoordre financier
o Principe de lrsquoeacutelaboration drsquoun budget pour chaque sortie ou voyage compte rendu au conseil drsquoadministration agrave la fin de lrsquoanneacutee scolaire
o Principe de la participation des familles (versement preacutealable au voyage eacutechelonnement des versements)
o Deacutefinition de regravegles pour la gestion des reliquats o Deacutefinition de regravegles en cas dannulation de voyage (reversement ou non des sommes deacutejagrave
verseacutees) o Deacutefinition de regravegles en cas de deacutesistement dun eacutelegraveve (situation variable selon que son
absence fait supporter un coucirct financier plus important ou non aux autres eacutelegraveves si oui restitution ou non des sommes deacutejagrave verseacutees)
o Regravegles et calendrier pour la constitution drsquoune reacutegie
Les bonnes pratiques
Lrsquoacte devra ecirctre rendu exeacutecutoire par lrsquoautoriteacute de controcircle avant tout autre acte relatif aux sorties et voyages
Lrsquoacte devra faire lrsquoobjet drsquoune large publiciteacute agrave chaque rentreacutee scolaire
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Exemple drsquoune charte Charte ndash regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
Un modegravele de charte ndash regraveglement inteacuterieur des voyages organiseacutes par les EPLE est proposeacute ci-apregraves Il
ne srsquoagit pas drsquoun formulaire preacuteconiseacute mais drsquoune trame pouvant ecirctre adapteacutee aux circonstances
particuliegraveres
Article 1 Une sortie scolaire nrsquoa de justification que dans le cadre drsquoun projet peacutedagogique en relation avec les
enseignements obligatoires et les programmes Cet ancrage doit ecirctre expliciteacute dans la description du projet
Article 2 Toute sortie ne peut exceacuteder une dureacutee de 5 jours pris sur le temps scolaire Le conseil
drsquoadministration fixe le nombre de sorties facultatives agrave X par niveau ou classe dans lrsquoanneacutee
Article 3 Le conseil drsquoadministration fixe le montant de la contribution volontaire des familles Le conseil drsquoadministration tolegravere une variation de XX de la participation demandeacutee
Article 4 Le conseil drsquoadministration nrsquoexamine pas les projets dont la contribution volontaire des familles nrsquoexcegravede pas la somme de XX euros
Article 5 La sortie pourra se deacuterouler si XX des eacutelegraveves de la classe ou du niveau participent au deacuteplacement Le voyage linguistique se deacuteroule si XX des eacutelegraveves drsquoun niveau y participent
Article 6 Lrsquoeacutetablissement est autoriseacute agrave percevoir par avance les contributions volontaires des familles Les deacutepenses seront engageacutees dans la limite des sommes perccedilues
Article 7 Les financements envisageacutes par lrsquoeacutetablissement preacutelegravevement sur fonds de reacuteserves participation
drsquoun autre chapitre ou affectation de subvention de fonctionnement (sous reacuteserve drsquo instruction particuliegravere de
la collectiviteacute de rattachement) sont soumis agrave lrsquoapprobation du conseil drsquoadministration
Article 8 Les modaliteacutes de contribution financiegravere ne concernent pas les personnels drsquoencadrement du voyage puisque lrsquoensemble des accompagnateurs beacuteneacuteficie de la gratuiteacute Les charges ne devant pas ecirctre supporteacutees par les familles leur financement sera preacutevu sur le budget de lrsquoeacutetablissement (subventions diverses ressources propres etc)
Article 9 La participation aux charges communes est fixeacutee agrave hellip du montant du budget du voyage scolaire (frais de teacuteleacutephone reacuteception formaliteacutes administrativeshellip)
Article 10 Un bilan financier du voyage sera preacutesenteacute au conseil drsquoadministration
Article 11 Lrsquoeacuteventuel reliquat sera obligatoirement rembourseacute aux familles qui auront reacutegleacute lrsquointeacutegraliteacute de la participation demandeacutee excepteacute srsquoil est infeacuterieur agrave hellip Euros
Article 12 Les reliquats infeacuterieurs agrave 8 euros seront acquis deacutefinitivement agrave lrsquoeacutetablissement agrave lrsquoexpiration drsquoun deacutelai de 3 mois agrave compter de sa date de notification aux familles si celles-ci nrsquoen ont pas demandeacute le remboursement Article 13 Les conditions drsquoannulation du voyage seront notifieacutees aux familles par acte drsquoengagement Ces
conditions peuvent ecirctre deacutetermineacutees par lrsquoeacutetablissement Elles peuvent ecirctre eacutequivalentes agrave celles preacutevues dans
la convention de seacutejour
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CA ET PROGRAMMATION DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES DANS LE CADRE DE LrsquoANNEE SCOLAIRE
Exemple de calendrier avec programmation des sorties et des voyages scolaires en deacutebut drsquoanneacutee
scolaire
Calendrier Actes du CA Anneacutee N
Anneacutee N+1
1er CA de lrsquoanneacutee
Elaboration de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
X
2eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage
X
3eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Budget de lrsquoEPLE
Inscription des sorties et voyages agrave lrsquoEPCP
X
4eacuteme CA de lrsquoanneacutee
5eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Compte rendu du voyage et preacutesentation du bilan financier au CA
X
Exemple de calendrier sans programmation drsquoune sortie ou drsquoun voyage scolaire en deacutebut drsquoanneacutee
scolaire
Calendrier Actes du CA Anneacutee N
Anneacutee N+1
1er CA de lrsquoanneacutee
Elaboration de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages
scolaires
2eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage
3eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Budget de lrsquoEPLE
4eacuteme CA de
lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage DBM
Inscription des sorties et voyages agrave lrsquoEPCP
Ou Acte du CA autorisant le CE de signer le contrat
X
5eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Compte rendu du voyage et preacutesentation du bilan financier au
CA
X
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LES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES OBLIGATOIRES
Deacutefinition Deacuteplacements collectifs drsquoeacutelegraveves hors de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
accompagneacutes et organiseacutes sous lrsquoautoriteacute du chef drsquoeacutetablissement dans le cadre drsquoune action
eacuteducative ayant lieu tout ou partie pendant le temps scolaire
La sortie effectueacutee sur une journeacutee ou une demi-journeacutee ne comporte pas de nuiteacutee Le voyage
inclut au moins une nuiteacutee Tout voyage comportant une nuiteacutee est facultatif en application de
lrsquoarticle 371-3 du code civil
Le caractegravere obligatoire implique la gratuiteacute pour les eacutelegraveves et accompagnateurs
Critegraveres de la sortie obligatoire
La sortie obligatoire concerne la classe entiegravere ou un niveau deacutetermineacute La sortie srsquoinscrit dans le cadre des programmes officiels ou du projet drsquoeacutetablissement La sortie srsquoexeacutecute sur le temps scolaire
Reacutefeacuterence
- Circulaire ndeg79-186 du 12 Juin 1979 - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
Organigramme
Les sorties et voyages obligatoires vont amener plusieurs actes
Un acte relatif agrave la programmation des voyages et sorties scolaires Un acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant la sortie Un ordre de mission
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignant Initiative du voyage
Chef drsquoeacutetablissement Faisabiliteacute
Equipe de direction Instruction
Conseil drsquoadministration Consultation et programmation Avis ou Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Autorisation du voyage Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes Information des familles
Chef drsquoeacutetablissement Ordre de mission Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
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Chronologie
1deg acte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Deacutecision immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
2deg acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
3deg ordre de mission pour les accompagnateurs
- Type drsquoacte acte du chef drsquoeacutetablissement relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable apregraves publiciteacute notification agrave lrsquointeacuteresseacute
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires Le respect de la finaliteacute peacutedagogique et eacuteducative de la sortie Le respect des critegraveres de la sortie obligatoire elle ne peut pas concerner seulement que
quelques eacutelegraveves Lrsquoinformation des familles ou du repreacutesentant leacutegal (eacutecrite si besoin) Le caractegravere facultatif de lrsquoassurance pour la famille (La sortie constitue une activiteacute
obligatoire) La violation du principe de gratuiteacute de lrsquoenseignement pour les eacutelegraveves et les
accompagnateurs Lrsquoabsence drsquoacte du chef drsquoeacutetablissement Le caractegravere exeacutecutoire des actes La gestion financiegravere de la sortie incombe en totaliteacute sur le budget de lrsquoeacutetablissement
chapitre A1 J1 ou J31 J32 J38 ou J4 il nrsquoexiste aucun compte 7067 contribution des familles aux voyages scolaires
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LES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES FACULTATIFS
Deacutefinition Deacuteplacements collectifs drsquoeacutelegraveves hors de lrsquoEPLE accompagneacutes et organiseacutes sous
lrsquoautoriteacute du chef drsquoeacutetablissement dans le cadre drsquoune action eacuteducative ayant lieu tout ou partie
pendant le temps scolaire
La sortie effectueacutee sur une journeacutee ou une demi-journeacutee ne comporte pas de nuiteacutee Le voyage
inclut au moins une nuiteacutee Tout voyage comportant une nuiteacutee est facultatif en application de
lrsquoarticle 371-3 du code civil
Un voyage facultatif ne doit pas ecirctre discriminatoire ce caractegravere discriminatoire srsquoexamine au
regard du montant du coucirct du voyage coucirct discriminant pour certaines familles et au fait que le
coucirct du voyage des accompagnateurs ne doit pas ecirctre supporteacute par les familles
Les voyages scolaires vont amener plusieurs actes
Un acte relatif agrave la programmation des voyages et sorties scolaires Un acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage Un acte relatif au financement des voyages scolaires Un ordre de mission pour les accompagnateurs
Chronologie
1deg acte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute consultation (instruction) de la commission permanente - Forme acte reacutedigeacute - Deacutecision immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
2deg acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
3deg acte relatif au financement des voyages scolaires
- Type acte relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte exeacutecutoire quinze jours apregraves lrsquoaccuseacute de reacuteception - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
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4deg ordre de mission pour les accompagnateurs
- Type drsquoacte acte du chef drsquoeacutetablissement relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable apregraves publiciteacute notification agrave lrsquointeacuteresseacute
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignant Initiative du voyage
Chef drsquoeacutetablissement Faisabiliteacute
Equipe de direction Instruction
Commission permanente Instruction
Conseil drsquoadministration Consultation et programmation Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Autorisation et arrecirct de la liste des eacutelegraveves participant agrave la sortie ou au
voyage
Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Enseignant Deacutetail du voyage programme
Equipe de direction
Projet de budget de financement remplacement des enseignants accompagnateurs accueil des eacutelegraveves ne participant pas au
voyage
Conseil drsquoadministration Deacutecision relative au financement du voyage autorisation de signer les conventions don DBM pour
vote si neacutecessaire
Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Transmission acte et DBM
Controcircle de leacutegaliteacute Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Chef drsquoeacutetablissement Ordre de mission Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
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Contenu de la deacutelibeacuteration relative au financement des voyages scolaires
La reacutefeacuterence agrave la charte ou au regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires La reacutefeacuterence de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires La preacutesentation du voyage (destination date objet) Les classes concerneacutees Le nombre de participants et drsquoaccompagnateurs Le nom de lrsquoadulte responsable Le budget Lrsquoautorisation de signer les contrats et les conventions preacutesenteacutees simultaneacutement Le vote du montant maximum de la participation des familles Lrsquoeacutecheacuteancier des encaissements de la participation Les modaliteacutes de remboursement en cas de deacutesistement ou drsquoannulation Les modaliteacutes de remboursement en cas drsquoexceacutedent agrave la fin du voyage Les dons
Les bonnes pratiques
Lrsquoacte devra ecirctre rendu exeacutecutoire par lrsquoautoriteacute de controcircle avant drsquoencaisser de lrsquoargent des familles ou drsquoengager les deacutepenses relatives au voyage Le budget preacutevisionnel du voyage est joint agrave lrsquoacte
Lrsquoacte est agrave joindre au 1er mandatement relatif au paiement des deacutepenses ainsi qursquoagrave lrsquoordre de recettes des participants
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires Le respect de la finaliteacute peacutedagogique et eacuteducative de la sortie Lrsquoexistence des diffeacuterents actes La rupture de lrsquoeacutegaliteacute des participants au voyage (existence de diffeacuterents tarifs selon que
lrsquoeacutelegraveve est affilieacute ou non au foyer socio-eacuteducatif) La violation du principe de gratuiteacute de lrsquoenseignement (deacutepenses des accompagnateurs mis
directement ou indirectement agrave la charge des familles) Lrsquoabsence drsquoacte La gestion de fait par une association La compeacutetence du conseil drsquoadministration pour deacutelibeacuterer sur le financement des voyages si
cette attribution a eacuteteacute deacuteleacutegueacutee agrave la commission permanente (le conseil drsquoadministration ne peut plus deacutecider et la commission permanente nrsquoest pas compeacutetente pour voter une DBM)
Reacutefeacuterence - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
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LES DONS
Deacutefinition Un don est une libeacuteraliteacute agrave titre gracieux Lrsquoassembleacutee geacuteneacuterale du foyer socio-eacuteducatif
ou la personne responsable drsquoun autre organisme peut deacutecider de financer les sorties ou voyages
scolaires drsquoun eacutetablissement public local drsquoenseignement Cette participation prend la forme drsquoun
don fait agrave lrsquoeacutetablissement Pour que ce don soit recevable il faut qursquoil soit notifieacute agrave lrsquoeacutetablissement et
que le conseil drsquoadministration se prononce sur le principe du versement du don en autorisant le chef
drsquoeacutetablissement agrave accepter ce don
Reacutefeacuterence
- Article R421-20 du code de lrsquoeacuteducation - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
FSE Lettre de notification du don
Chef drsquoeacutetablissement Etude du caractegravere recevable du don
Equipe de direction Instruction
Conseil drsquoadministration
Deacutecision autorisant le chef drsquoeacutetablissement agrave accepter le don
DBM si neacutecessaire
Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Acte relatif au don
- Type acte relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte non soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
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Le respect des engagements en acceptant le don lrsquoeacutetablissement accepte les exigences du financeur fixeacutees dans la lettre de notification du don si le don est affecteacute au voyage agrave tel voyage il ne pourra pas servir pour un autre voyage Le don nrsquoest acquis que si le voyage se reacutealise (article R421-66 du code de lrsquoeacuteducation)
Lrsquoabsence de discrimination le don est affecteacute au voyage et non pas pour faire beacuteneacuteficier quelques participants drsquoun tarif diffeacuterent ou preacutefeacuterentiel
Le compte rendu financier du voyage Lrsquoexistence de lrsquoacte du CA Le caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
LA TECHNIQUE DES RESSOURCES AFFECTEacuteES Cette technique est utiliseacutee pour des opeacuterations preacutevues par des contrats des conventions ou bien se rapportant agrave des dons legs et recettes leacutegales qui remplissent simultaneacutement les conditions suivantes
- signature drsquoune convention avec un financeur fixant les obligations ou acceptation de dons ou de recettes en contrepartie drsquoobligations
- obligation de rendre compte de lrsquoutilisation des creacutedits - obligation de restituer le solde non employeacute ou obtenir du bailleur de fonds le report de
ces creacutedits sur lrsquoexercice suivant La comptabiliteacute de ces opeacuterations srsquoexeacutecute du 1er janvier au 31 deacutecembre (il nrsquoexiste pas de peacuteriode drsquoinventaire)
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LES REGIES
Les actes de creacuteation drsquoune reacutegie ou de nomination du reacutegisseur ne sont pas soumis agrave lrsquoapprobation
du conseil drsquoadministration
1) Creacuteation drsquoune reacutegie
Le principe Les actes de creacuteation de reacutegies doivent ecirctre transmis au comptable supeacuterieur du Treacutesor en application des dispositions de lrsquoarrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et drsquoavances Sans formulation drsquoobservations du comptable supeacuterieur du Treacutesor les deacutecisions de creacuteation de reacutegies seront exeacutecutoires agrave lrsquoissue du deacutelai de 15 jours agrave compter de la date de transmission Il nrsquoest donc pas neacutecessaire de formaliser lrsquoaccord du comptable supeacuterieur du Treacutesor
Reacutefeacuterence
- Deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute relatif aux reacutegies de recettes et aux reacutegies drsquoavances des organismes publics
- Arrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et des reacutegies drsquoavances
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignants Demande
Chef drsquoeacutetablissement Demande avis de lrsquoagent comptable
Agent comptable Avis
Chef drsquoeacutetablissement Deacutecision de creacuteation de la reacutegie transmission
Comptable supeacuterieur du Treacutesor Exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves transmission
Acte relatif agrave la reacutegie
- Type acte du chef drsquoeacutetablissement - Forme acte reacutedigeacute - Acte non soumis agrave lrsquoapprobation du conseil drsquoadministration - Acte non soumis au controcircle de leacutegaliteacute - Acte exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves la transmission au comptable supeacuterieur du treacutesor - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
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Les points agrave surveiller
- Preacutesence du document instituant la reacutegie Ce document est accompagneacute du document
intituleacute laquo document drsquohabilitation raquo
o La deacutecision portant institution drsquoune reacutegie deacutecrit la nature de deacutepense ainsi que le
montant maximum par opeacuteration
o Le document drsquohabilitation preacutecisera
la date drsquohabilitation
lrsquoobjet de la reacutegie
la dureacutee
le nom du reacutegisseur
son grade
le nom du suppleacuteant
le montant de lrsquoavance
la peacuteriodiciteacute des justificatifs
le chapitre autoriseacute ainsi que les moyens de regraveglement
- Nouvelle transmission en cas de modifications drsquoune recette ou et drsquoune deacutepense
2) Nomination du reacutegisseur
La nomination du reacutegisseur est un acte interne agrave llsquoeacutetablissement et le document retraccedilant
cette nomination issu de lrsquoapplication informatique nrsquoest pas agrave transmettre
Ces reacutegies temporaires concernent principalement les voyages scolaires Le montant maximal de lrsquoavance dans le cadre drsquoune reacutegie temporaire est limiteacute au montant preacutevisible des deacutepenses agrave honorer dans le cadre de la reacutegie Il nrsquoexiste aucune disposition reacuteglementaire preacutecisant le montant maximum puisqursquoil est variable suivant lrsquoobjet de la reacutegie temporaire Le montant maximum de lrsquoavance doit donc ecirctre deacutetermineacute preacuteciseacutement en fonction de la dureacutee et de la destination du voyage
3) Nomination drsquoun mandataire
Les reacutegisseurs ont la faculteacute de deacutesigner sous leur responsabiliteacute et apregraves autorisation de lagent comptable un mandataire
Les conditions particuliegraveres de recouvrement de certains droits et de paiement de certaines deacutepenses peuvent justifier que celles-ci soient reacutealiseacutees par drsquoautres personnes habiliteacutees qui interviennent en qualiteacute de mandataires pour le compte et sous la responsabiliteacute du reacutegisseur (par exemple pour le regraveglement de deacutepenses lors drsquoun voyage scolaire agrave lrsquoeacutetranger)
Les mandataires agissent sous la responsabiliteacute du reacutegisseur Ils ne sont pas assujettis agrave cautionnement Ils ne perccediloivent pas drsquoindemniteacute de responsabiliteacute
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Organigramme et chronologie
Acteurs Rocircle
Actes
Reacutegisseur Initiative
Agent comptable Autorisation
Reacutegisseur Deacutesignation Procuration
Reacutegisseur Information du chef drsquoeacutetablissement et Speacutecimen de la
signature du mandataire
Reacutegisseur Speacutecimen de la signature du mandataire
Chronologie
Type drsquoacte Acte du reacutegisseur qui eacutetablit une procuration sur papier libre - Forme
o Acte reacutedigeacute sur papier libre o Visa de lrsquoagent comptable
- Deacutecision exeacutecutoire apregraves information du chef drsquoeacutetablissement - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de lrsquoacte
Identification du mandataire Objet du mandat les pouvoirs confieacutes au mandataire (type de deacutepenses type de recettes)
doivent ecirctre expresseacutement deacutetermineacutees dans la convention de mandat Les conditions drsquoexeacutecution de la convention
o Mise agrave disposition drsquoun registre de reccedilus agrave souche o Deacutelivrance drsquoun reccedilu o Inscription sur la souche du nom de lrsquoeacutelegraveve de la date et du montant o Consignes en cas drsquoerreur ou de rectification o Reversement tous les huit jours au maximum au reacutegisseur des fonds et piegraveces
justificatives deacutetenus
Lrsquoobligation pour le mandataire de tenir une comptabiliteacute simplifieacutee Le rappel que les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute
personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Signature de lrsquoacte de nomination accompagneacutee de la mention laquo vu pour acceptation raquo Visa de lrsquoagent comptable
Les points agrave surveiller
Le caractegravere personnel de la deacuteleacutegation (laquo intuitu personae raquo agent preacutesentant les garanties neacutecessaires)
Aucun mandataire suppleacuteant nrsquoest autoriseacute
Le caractegravere impreacutecis de lrsquoobjet de la convention de mandat
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Lrsquoenvoi de la copie de la procuration ainsi que le speacutecimen de la signature du mandataire Le respect par le mandataire des dispositions du mandat et des regravegles de fonctionnement de
la reacutegie Le mandataire ne peut exercer ses fonctions dans le cas dabsence du reacutegisseur que pendant
deux mois au maximum Dans le cas dabsence supeacuterieure agrave deux mois il convient de proceacuteder agrave la nomination dun nouveau reacutegisseur ou dun inteacuterimaire
Annexe exemple drsquoune procuration
CONVENTION DE MANDAT
Vu la loi ndeg 63-156 du 23 feacutevrier 1963 portant loi de finances pour 1963 Vu le deacutecret ndeg 62-1587 du 29 deacutecembre 1962 portant regraveglement geacuteneacuteral sur la comptabiliteacute publique Vu le deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute en dernier lieu par le deacutecret 97-33 du 13 janvier 1997 relatif aux reacutegies de recettes et drsquoavances des organismes publics En application de lrsquoinstruction codificatrice ndeg 05-042-M9-R du 30 septembre 2005 annotant lrsquoinstruction codificatrice ndeg 98-065 ndash M9 ndash R du 4 mai 1998
Vu lrsquoacte administratif ndeghelliphelliphelliphellip du Conseil drsquoadministration du helliphelliphelliphelliphelliprelatif au financement du budget du voyage scolaire
Article 1 Objet Monsieur helliphelliphelliphelliphellip agissant en qualiteacute de reacutegisseur du Collegravege helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip donne procuration agrave Monsieur helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip professeur de helliphelliphelliphelliphelliphellip deacutesigneacute en qualiteacute de mandataire pour lrsquoencaissement des recettes correspondantes agrave helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Article 2 Seuil des encaissements Consideacuterant le tarif voteacute en Conseil drsquoadministration et le nombre drsquoeacutelegraveves concerneacutes Le montant des encaissements ne doit pas deacutepasser helliphelliphelliphelliphellipeuros
Article 3 Obligations du mandataire Un registre de reccedilus agrave souche sera deacutelivreacute au mandataire A chaque encaissement le mandataire devra deacutelivrer un reccedilu En cas drsquoerreur ou drsquoannulation le reccedilu portera la mention laquo annuleacute raquo et sera agrafeacute agrave la souche Le mandataire inscrira sur la souche le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant et lrsquoobjet Le mandataire indiquera sur le reccedilu le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant lrsquoobjet sa qualiteacute et son eacutemargement sera preacuteceacutedeacute de son nom Il doit proceacuteder au reversement tous les huit jours au maximum des fonds et piegraveces justificatives qursquoil deacutetient au reacutegisseur qui les centralise et les integravegre dans sa comptabiliteacute En aucun cas le mandataire ne doit encaisser des sommes ne correspondant pas agrave lrsquoobjet le montant ou la qualiteacute des deacutebiteurs de la preacutesente convention
Article 4 Responsabiliteacute Les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Le mandataire est donc tenu de rendre compte de sa gestion au reacutegisseur et doit agrave ce titre tenir une comptabiliteacute simplifieacutee de sa gestion
En cas de non respect des termes de la preacutesente convention par le mandataire le reacutegisseur se reacuteserve le droit drsquoengager la responsabiliteacute du mandataire
Article 5 Dureacutee La preacutesente convention est conclue pour une dureacutee de deux mois agrave compter de sa signature A helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip le helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
LrsquoAgent comptable Le Reacutegisseur Le Mandataire laquovu pour acceptation raquo
helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
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LA BUDGETISATION DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages obligatoires non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives
Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute obligatoire les deacutepenses sont effectueacutees sur le budget de lrsquoeacutetablissement etou sur ressources speacutecifiques Aucune participation des familles ne peut ecirctre demandeacutee il nrsquoexiste en comptabiliteacute aucun compte 7067 contributions des familles aux voyages scolaires dans les services eacutenumeacutereacutes ci-dessous La gestion financiegravere et comptable est imputeacutee en totaliteacute
- Au service geacuteneacuteral o sur le chapitre A1 activiteacute eacuteducatives et peacutedagogiques (A1 6245)
- etou sur les services speacuteciaux suivants
o J 1 Enseignement technique (y compris la taxe drsquoapprentissage si la sortie est en rapport avec la formation des eacutelegraveves)
o J 31 J32 J38 Projet drsquoeacutetablissement o J 4 Zone drsquoeacuteducation prioritaire
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o N 85 Subvention de collectiviteacute territoriale pour le deacuteveloppement des activiteacutes culturelles et peacuteri-eacuteducatives
Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages facultatifs non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Participation des familles
Ressources non
affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires
La gestion financiegravere et comptable du voyage doit ecirctre impeacuterativement imputeacutee en totaliteacute sur le
service speacutecial ndash chapitre N3 en recettes et en deacutepenses
Le chapitre N3 est un service speacutecial sans reacuteserve eacutequilibreacute en recettes et en deacutepenses geacutereacute en partie depuis le 1er janvier 2008 selon la technique des ressources affecteacutees dont la comptabilisation donne lieu agrave une prise en charge au deacutebit du C468 263 produits agrave recevoir sur appariements voyages par le creacutedit du compte C468 663 charges agrave payer sur appariements voyages
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Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute facultative la totaliteacute des deacutepenses est effectueacutee sur le budget du voyage tel qursquoil a eacuteteacute preacutesenteacute et voteacute par le conseil drsquoadministration
Les personnels drsquoencadrement eacutetant dispenseacutes de contribution financiegravere il est donc neacutecessaire de preacutevoir sur le budget de lrsquoeacutetablissement les modaliteacutes de financement des deacutepenses des accompagnateurs affeacuterentes agrave ce voyage puisque les familles nrsquoont pas agrave en supporter les frais Si les accompagnateurs payent une participation cette derniegravere devra ecirctre retraceacutee au compte 70888
Dans le cas des sorties et voyages facultatifs la participation demandeacutee aux familles sera comptabiliseacutee au compte 7067 Nota bene Le compte 70667 ne doit jamais ecirctre utiliseacute pour un voyage ce dernier est reacuteserveacute agrave des contributions de formation continue et de promotion sociale (racine 7066) Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
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La technique budgeacutetaire des contributions entre services pour les comptes laquo charges agrave payer raquo et laquo produits agrave recevoir raquo
Si une des recettes du voyage provient drsquoun preacutelegravevement sur fonds de reacuteserve ou drsquoun autre service de lrsquoeacutetablissement Il conviendra drsquoappliquer alors la technique budgeacutetaire des contributions entre services (comptes 6588 et 7588) Le principe est simple laquo un service qui donne un service qui reccediloit raquo La comptabilisation de cette opeacuteration se traduira par
- un mandat drsquoordre au compte 6588 dans le service qui donne - un OR au compte 7588 dans le service qui reccediloit
Compte
D 6588 Compte
4662 Compte
468263 Compte
468663 Compte
N3 7588
D C D C D C D C D C
1 X X 2 X X 3 X X 4 X X
Seront utiliseacutes les comptes suivants compte 6588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement compte 4662 Mandats agrave payer ndash Exercice courant compte 468263 Produits agrave recevoir sur appariements voyages compte 468663 Charges agrave payer sur appariements voyages Compte 7588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement
Lrsquoeacutegaliteacute entre ces deux comptes doit toujours exister que ce soit au niveau de lrsquoouverture de creacutedits et de preacutevision de recettes ou que ce soit au niveau de lrsquoexeacutecution le mandat drsquoordre au compte 6588 et la recette drsquoordre au 7588 doivent ecirctre eacutetablis pour le montant exact de la deacutepense constateacutee sur ce financement et non en fonction de la preacutevision budgeacutetaire
DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au chapitre D 6588 si le preacutelegravevement provient des reacuteserves du service geacuteneacuteral au J1 6588 srsquoil provient des reacuteserves de lrsquoenseignement technique DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au service speacutecial J3(X) 6588 si le voyage finalise un projet drsquoeacutetablissement (PAPeacutet) participation du service speacutecial au service N3 qui retrace la totaliteacute du voyage
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168 du CMP de se conformer agrave larrecirct du 10 deacutecembre 2009 de la Cour de justice de lrsquoUnion
europeacuteenne qui a censureacute la proceacutedure des marcheacutes de deacutefinition
Deacutemateacuterialisation
La DAJ vient de mettre en ligne son guide pratique de la deacutemateacuterialisation Ce guide preacutesente la deacutemateacuterialisation en matiegravere de marcheacute public cadre juridique protection des informations publiciteacute profil acheteur mise en ligne des documents de consultation transmission des candidatures et des offres examen et conclusion des marcheacutes controcircle et exeacutecution des marcheacutes archivage etc
Contrat drsquoassurance contrat administratif et marcheacutes publics
Le Conseil drsquoEtat vient de rappeler qursquoun contrat dassurance passeacute par une des personnes morales
de droit public soumises aux dispositions du code des marcheacutes publics est un contrat administratif
Pour voir la Deacutecision du Conseil dEacutetat ndeg 333627 du 31 mars 2010 cliquer sur le lien httpwwwlegifrancegouvfraffichJuriAdmindooldAction=rechJuriAdminampidTexte=CETATEXT000022057646ampfastReqId=591068622ampfastPos=1
Clause de reacutevision de prix
Arrecirct du Conseil dEtat ndeg328803 du 9 deacutecembre 2009 - Deacutepartement de lEure
Lorsque la reacutealisation du marcheacute neacutecessite une part importante de fournitures dont le prix est
directement affecteacute par les fluctuations des cours mondiaux le contrat doit comporter une clause de
reacutevision des prix Labsence dune telle clause compte tenu de son incidence sur le prix et sa reacutevision
sur les offres des candidats constitue un manquement aux obligations de mise en concurrence
Question eacutecrite Seacutenat ndeg11667 - 6 mai 2010 - Reacutevision des prix et regraveglement de marcheacutes publics
Critegraveres de choix lieacutes agrave lorigine ou limplantation geacuteographique des candidats au marcheacute
Lintroduction dun critegravere de preacutefeacuterence locale dans le code des marcheacutes publics est donc
impossible car elle constituerait une meacuteconnaissance des regravegles communautaires de la commande
publique La jurisprudence communautaire a ainsi consideacutereacute quune reacuteglementation reacuteservant des
marcheacutes publics aux entreprises ayant leur siegravege social dans la reacutegion ougrave ils doivent ecirctre exeacutecuteacutes et
accordant dans le choix des attributaires une preacutefeacuterence aux associations temporaires ou
consortium comprenant des entreprises locales est discriminatoire (CJCE 3 juin 1992 aff C 36089
Commission c Reacutepublique italienne) Une obligation dimplantation geacuteographique si elle est justifieacutee
par lobjet du marcheacute ou par ses conditions dexeacutecution peut neacuteanmoins constituer une condition agrave
lobtention du marcheacute Un candidat qui sengage agrave simplanter en cas dattribution du marcheacute doit
ecirctre consideacutereacute comme satisfaisant agrave cette obligation au mecircme titre quun candidat deacutejagrave implanteacute
(CE 14 janvier 1998 Socieacuteteacute Martin-Fourquin ndeg 168 688)
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Question eacutecrite AN ndeg70212 - 4 mai 2010 - Critegraveres de choix lieacutes agrave lorigine ou agrave limplantation
geacuteographique des candidats au marcheacute
Documents agrave fournir agrave loccasion dune candidature agrave un marcheacute public et allotissements laquo Pour les marcheacutes allotis les candidats peuvent soit preacutesenter un seul exemplaire des documents relatifs agrave leur candidats et scinder lot par lot les eacuteleacutements relatifs agrave leurs offres soit preacutesenter pour chacun des lots les eacuteleacutements relatifs agrave leurs candidatures et agrave leurs offres raquo Les candidatures soumissionnant agrave plusieurs lots ne sont donc pas tenus de remettre en plusieurs exemplaires leur dossier de candidature En revanche ils devront remettre une offre pour chaque lot Consulter la Question eacutecrite ndeg 11863 de M Jean Louis Masson Taux de TVA et appel doffres erreur sur le taux de la taxe sur la valeur ajouteacutee (TVA)
laquo Mecircme si lentreprise a fait une erreur sur le taux de la taxe sur la valeur ajouteacutee (TVA) dans son offre les prestations lieacutees agrave ce marcheacute devront ecirctre payeacutees sur la base dune facture comportant le taux de TVA rectifieacute En effet mecircme figurant dans un marcheacute exeacutecutoire les mentions relatives agrave la TVA (taux et montant) nont quune valeur indicative et ne simposent donc aucunement au comptable en cas de divergence de taux par rapport agrave la leacutegaliteacute fiscale En revanche le montant toutes taxes comprises (TTC) du marcheacute tel quil figure dans lacte dengagement simpose aux parties et au comptable Ainsi les prestations ne pourront ecirctre payeacutees que dans la limite du montant TTC du marcheacute tel quil a eacuteteacute preacutevu initialement raquo
Retrouver la reacuteponse agrave la Question eacutecrite ndeg 06957 de M Jean Louis Masson (Moselle - NI) publieacutee dans le JO Seacutenat du 29042010 - page 1063
Veacuterification des qualifications des candidats aux marcheacutes publics
Aux termes de larticle 45 du code des marcheacutes publics le pouvoir adjudicateur ne peut exiger des candidats que des renseignements ou documents permettant deacutevaluer leur expeacuterience leurs capaciteacutes techniques ou financiegraveres ainsi que les documents relatifs aux pouvoirs des personnes habiliteacutees agrave les engager Lorsque le pouvoir adjudicateur deacutecide de fixer des niveaux minimums de capaciteacute ces derniers doivent ecirctre lieacutes et proportionneacutes agrave lobjet dun marcheacute Lacheteur public doit donc permettre aux candidats dapporter tout moyen de preuve eacutequivalent Plus geacuteneacuteralement le Conseil dEacutetat a rappeleacute que les renseignements exigeacutes des candidats agrave lappui de leur candidature doivent ecirctre objectivement rendus neacutecessaires par lobjet du marcheacute et la nature des prestations agrave exeacutecuter (CE 26 mars 2008 Communauteacute urbaine de Lyon ndeg 303779) httpwwwlegifrancegouvfraffichJuriAdmindooldAction=rechJuriAdminampidTexte=CETATEXT000018503442ampfastReqId=331647485ampfastPos=1
Voir eacutegalement la Question eacutecrite ndeg 11666 de M Jean-Claude Carle
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Le site de la DIFIN
Retrouvez les toutes derniegraveres informations et actualiteacutes agrave lrsquoadresse suivante sur le Site acadeacutemique Rubrique toutes les Actualiteacutes
Actualisation sur le site de lrsquoacadeacutemie acadeacutemique de la rubrique laquo Aide et conseil aux EPLE raquo DIFIN488-497 [PDF 21457 Ko]
Le PowerPoint sur les diffeacuterents thegravemes abordeacutes lors des rencontres Services acadeacutemiques Gestionnaires en EPLE notamment la gestion de lrsquoeacutevaluation des risques en EPLE avec le document unique lrsquooutil GERES Les creacutedits globaliseacutes PAPeacutet les soldes deacutebiteurs des CES et CEC le contrat unique drsquoinsertion (sur les dispositions de ce contrat et les modaliteacutes de recrutement relire les brefs de janvier 2010 ) le contentieux des contrats aideacutes avec le deacuteroulement drsquoune proceacutedure de licenciement lrsquoentretien personnel la PFR la formation continue des gestionnaires et de leurs collaborateurs
Le point sur
Le deacutelai global de paiement
Maitriser les actes relatifs aux sorties et voyages scolaires
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DELAI GLOBAL DE PAIEMENT
Au 1er juillet 2010 le deacutelai global de paiement passera pour les collectiviteacutes territoriales et
les eacutetablissements publics locaux agrave 30 jours (Article 98 du code des marcheacutes publics) Les
eacutetablissements scolaires sont concerneacutes par cette disposition
La reacuteduction de ce deacutelai est lrsquooccasion de mettre en place un controcircle interne comptable avec
des fiches de reacuteveacutelation et drsquoanalyse de problegraveme ainsi qursquoune fiche de proceacutedure
DEFINITION
Le deacutelai global de paiement est preacutevu agrave lrsquoarticle 98 du code des marcheacutes publics
Le deacutelai global de paiement ouvre de plein droit et sans autre formaliteacute pour le titulaire du
marcheacute le beacuteneacutefice drsquointeacuterecircts moratoires agrave compter du jour suivant lrsquoexpiration du deacutelai
- Le deacutelai global de paiement est fixeacute agrave 30 jours
- Il nrsquoest pas possible contractuellement drsquoaugmenter ce deacutelai par contre il est possible contractuellement de le diminuer
Ce deacutelai va se reacutepartir entre lrsquoordonnateur et le comptable le comptable doit pouvoir disposer drsquoun deacutelai drsquoexamen du dossier de mandatement de 10 jours ce qui ne lrsquoempecircche pas srsquoil le faut de payer avant la fin de ce deacutelai Le comptable devra garder trace de la date de reacuteception des documents (registre reacuteceacutepisseacute tampon hellip) ce sera la date de deacutepart pour le comptable la fin du deacutelai sera la date drsquoenvoi en regraveglement au Treacutesor Public
- Le point de deacutepart du deacutelai global de paiement est la date de reacuteception de la demande de
paiement par le service de la deacutepense agrave deacutefaut la date du service fait si elle est posteacuterieure
Ceci neacutecessite lrsquoenregistrement de cette date
A deacutefaut de date pertinente (date de reacuteception de la facture date du service fait) la date de
la facture augmenteacutee de 2 jours fera foi
- Le terme du deacutelai global de paiement est le deacutecaissement par le comptable (Envoi du
paiement au Treacutesor Public)
Le comptable devra informer lrsquoordonnateur de cette date
REFERENCES
Le deacutecret ndeg2002-232 du 21 feacutevrier 2002 (JO du 22 feacutevrier 2002) et sa circulaire geacuteneacuterale
drsquoapplication du 13 mars 2002 (JO du 6 avril 2002) en fixent les modaliteacutes
Lrsquoarticle 33 du deacutecret ndeg2008-1355 du 19 deacutecembre 2008 a rameneacute ce deacutelai pour les
comptables de lrsquoEtat agrave 10 jours agrave compter du 1er juillet 2010
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REPARTITION DU DELAI POUR UN EPLE
Au niveau des EPLE on ne peut quenvisager lapplication dun deacutelai conventionnel fixant des
modaliteacutes pratiques concernant ce partage le partage preacutevu par le deacutecret ndeg2008-1550 du 31
deacutecembre 2008 (10 jours pour le comptable agrave compter du 1er juillet 2010) peut effectivement servir
de reacutefeacuterence sans pour cela constituer une obligation
CALCUL DES INTERETS MORATOIRES
Lors de lrsquoexeacutecution drsquoun marcheacute public des peacutenaliteacutes financiegraveres sont appliqueacutees agrave lrsquoentiteacute publique en cas de deacutepassement du deacutelai maximum de paiement le titulaire du marcheacute ou le sous-traitant perccediloit alors des inteacuterecircts moratoires de plein droit et sans formaliteacute
Le deacutelai qui impose le paiement des sommes dues au contractant ne peut deacutepasser
30 jours pour lrsquoEacutetat et ses eacutetablissements publics autres que ceux ayant un caractegravere industriel et commercial (EPIC)
30 jours au 1er juillet 2010 pour les collectiviteacutes territoriales et les eacutetablissements publics locaux
Le taux des inteacuterecircts moratoires eacutetant actualiseacute deux fois par an (au 1er janvier et au 1er juillet) celui qui doit ecirctre pris en compte pour le calcul est celui qui est en vigueur agrave la date agrave laquelle les inteacuterecircts moratoires commencent agrave courir un seul taux srsquoapplique pour toute la dureacutee du marcheacute
Par exemple pour un deacutelai de paiement qui expire au 24 mars les inteacuterecircts moratoires qui sont dus agrave partir du 25 mars soit dans la peacuteriode entre le 1er janvier et le 1er juillet il faut calculer les inteacuterecircts en fonction du taux en vigueur le 1er janvier et ce pour toute la dureacutee de la dette restant agrave payer
Attention le taux est calculeacute en reacutefeacuterence agrave deux taux diffeacuterents
soit le taux marginal de la Banque centrale europeacuteenne (BCE) pour les marcheacutes de lrsquoEacutetat et ses eacutetablissements publics autres que ceux ayant un caractegravere industriel et commercial (EPIC) et des collectiviteacutes territoriales et leurs eacutetablissements publics
soit le taux leacutegal srsquoil srsquoagit drsquoun marcheacute passeacute par les eacutetablissements de santeacute des armeacutees et les eacutetablissements publics de santeacute
Un assistant de calcul permet de calculer en ligne les inteacuterecircts moratoires dus au sous-traitant
Les inteacuterecircts moratoires courent agrave compter du jour suivant lrsquoexpiration du deacutelai global de
paiement et ce jusqursquoagrave la date incluse de mise en paiement du principal (facture)
Ils sont mandateacutes par lrsquoordonnateur au compte 6711 laquo peacutenaliteacutes sur les marcheacutes et deacutebits
payeacutes sur achats et ventes raquo aussi est-il important que ce dernier ait connaissance et de la date
initiale deacuteterminant le point de deacutepart et de la date finale (deacutecaissement) pour chaque facture
Lrsquoassiette des inteacuterecircts moratoires sera le montant total des eacuteleacutements de liquidation
La formule de calcul des inteacuterecircts moratoires (IM) est la suivante
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Nombre de jours de deacutepassement
Montant payeacute tardivement TTC x ------------------------------------------ x taux
365
Des inteacuterecircts moratoires compleacutementaires sont dus lorsque le mandatement des inteacuterecircts
moratoires initiaux nrsquoest pas intervenu au plus tard le 30eacuteme jour suivant la date de paiement du
principal
La formule de calcul est
Nombre de jours de retard
sur IM initiaux
Montant des inteacuterecircts moratoires initiaux x ------------------------------------------ x taux
365
Les inteacuterecircts moratoires ne sont pas soumis agrave la TVA le versement drsquointeacuterecircts moratoires
constitue non pas la contrepartie drsquoune prestation mais la reacuteparation drsquoun preacutejudice Conseil drsquoEtat
25 juin 2004 Steacute Philippe Filippini Ndeg 234687
Le comptable a une obligation de surveillance en cas de non mandatement des inteacuterecircts
moratoires dans un deacutelai de 30 jours le comptable devra alerter le preacutefet pour proceacuteder au
mandatement drsquooffice (article L 1612-18 du code geacuteneacuteral des collectiviteacutes territoriales)
En cas de litige sur lrsquoorigine des retards entre lrsquoordonnateur et le comptable lrsquoinstruction
ndeg04-020-MO-B1-B du 23 feacutevrier 2004 organise une proceacutedure de conciliation
Les inteacuterecircts moratoires drsquoun montant infeacuterieur agrave 5 euro ne sont pas mandateacutes
REFERENCES
Module de calcul des inteacuterecircts moratoires Ministegravere chargeacute de lrsquoeacutequipement
Taux applicables pour le calcul des inteacuterecircts moratoires Ministegravere du budget
Deacutecret ndeg2008-1550 du 31 deacutecembre 2008 JO du 1er janvier 2009 Leacutegifrance
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FICHES DE REVELATION ET DrsquoANALYSE DES PROBLEMES
1
Mise en place drsquoun controcircle interne comptable
Problegraveme
Le deacutepassement du deacutelai de paiement ouvre de plein droit et sans formaliteacute le beacuteneacutefice drsquointeacuterecircts moratoires agrave compter du jour suivant lrsquoexpiration du deacutelai (article 98 du code des marcheacutes publics)
Les deacutefaillances constateacutees dans lrsquoorganisation du service ne permettent pas agrave lrsquoeacutetablissement de respecter le deacutelai global de paiement
Constat
La difficulteacute de calculer le deacutelai qui srsquoest eacutecouleacute entre la date drsquoarriveacutee de ces factures et la date de leur regraveglement
Causes
Absence de trace drsquoun enregistrement agrave lrsquoarriveacutee dans lrsquoeacutetablissement des factures
Conseacutequences
Le titulaire du marcheacute ou le sous-traitant ne beacuteneacuteficie pas conformeacutement agrave lrsquoarticle 98 du code des
marcheacutes publics de plein droit et sans autre formaliteacute dinteacuterecircts moratoires agrave compter du jour
suivant lexpiration du deacutelai
Recommandations
Apposer la date de reacuteception sur les factures degraves leur arriveacutee
Fiche de proceacutedure eacutelaboreacutee par lrsquoagent comptable en concertation avec lrsquoordonnateur
Courrier adresseacute agrave chaque ordonnateur pour rappeler si neacutecessaire cette obligation
Lu dans un rapport (Observations drsquoune chambre reacutegionale des comptes en 2010)
La deacutesorganisation du service concerneacute lieacute agrave la mutation drsquoun agent nrsquoest pas de nature agrave exoneacuterer lrsquoeacutetablissement de ses obligations
Recommandations
Apporter une attention toute particuliegravere pour les peacuteriodes de congeacutes scolaires
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Calcul des inteacuterecircts moratoires
Problegraveme
Le deacutepassement du deacutelai de paiement ouvre de plein droit et sans formaliteacute le beacuteneacutefice drsquointeacuterecircts moratoires agrave compter du jour suivant lrsquoexpiration du deacutelai (article 98 du code des marcheacutes publics)
le montant des inteacuterecircts moratoires dus est rarement payeacute
Constat
La difficulteacute de calculer le deacutelai montant des inteacuterecircts moratoires dus
Causes
Absence de consigne donneacutee et drsquooutil
Conseacutequences
Le titulaire du marcheacute ou le sous-traitant ne beacuteneacuteficie pas conformeacutement agrave lrsquoarticle 98 du code des
marcheacutes publics de plein droit et sans autre formaliteacute dinteacuterecircts moratoires agrave compter du jour
suivant lexpiration du deacutelai
Recommandations
Apposer la date de reacuteception sur les factures degraves leur arriveacutee
Fiche de proceacutedure eacutelaboreacutee par lrsquoagent comptable avec un lien avec le module de calcul des inteacuterecircts moratoires
Information par courrier de lrsquoordonnateur
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FICHE DE PROCEDURE
Veacuterification du deacutelai de paiement et calcul des inteacuterecircts moratoires
ACTIVITE ECHEANCE RESPONSABLE SUPPLEANT
Nom Nom
Veacuterification agrave opeacuterer sur les piegraveces justificatives syst
Existence drsquoune date drsquoarriveacutee sur la facture ou sur les
piegraveces justificatives
Veacuterification du deacutelai global de paiement de 30 jours
Si neacutecessaire
Liquidation avec lrsquoassistant de calcul des inteacuterecircts moratoires sur
lettre type de liquidation
Lettre agrave lordonnateur de demande de mandatement des
inteacuterecircts moratoires
si IM
Enregistrement de la lettre
Transfert de la lettre agrave lordonnateur
Mise agrave jour du fichier des IM lors de la mise en paiement
Information de lordonnateur et des autoriteacutes de tutelle
en cas dabsence de mise en paiement des IM
Validation du controcircle syst
Signaler par eacutecrit les anomalies constateacutees
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Maicirctriser les actes relatifs aux sorties et voyages scolaires
Une sortie ou un voyage scolaire constitue un acte peacutedagogique complexe qui neacutecessite
une extrecircme vigilance Il y a en effet souvent derriegravere cet acte peacutedagogique de nombreux actes
administratifs obligatoires divers et varieacutes qui relegravevent de diffeacuterentes reacuteglementations drsquoougrave lrsquointeacuterecirct de
bien preacutevoir et programmer dans un cadre preacutealablement deacutefini ce type drsquoactiviteacute afin drsquoassurer la
meilleure seacutecuriteacute juridique possible
A coteacute du risque juridique inheacuterent agrave tout acte respect des regravegles de forme des regravegles de
compeacutetence des conditions de fond obligation ou non de transmission et des regravegles de publiciteacute de
nombreux autres risques existent la typologie des risques suivante peut ecirctre dresseacutee
- Risque juridique lieacute agrave lrsquoabsence des actes relatifs aux sorties et voyages neacutecessaires
- Mauvaise organisation du voyage ou absence drsquoorganisation
- Risque financier
- Maniement de deniers publics par une personne non habiliteacutee
- Meacuteconnaissance des principes de la commande publique
A travers divers constats il est possible de dresser une analyse sommaire des principaux risques
lieacutes aux actes
RISQUES ORGANISATIONNELS
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
Le voyage est deacutecideacute et organiseacute par un enseignant laquo dans son coin raquo
Absence drsquoorganisation Inseacutecuriteacute juridique
Fixer un cadre Elaboration drsquoune charte interne ou drsquoun regraveglement inteacuterieur
Le voyage est deacutecideacute et organiseacute par un enseignant en cours de trimestre scolaire
Absence drsquoorganisation Inseacutecuriteacute juridique
Programmer dans le cadre de lrsquoanneacutee scolaire les sorties et voyages scolaires
Elaboration de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
Le voyage nrsquoest pas autoriseacute par le chef drsquoeacutetablissement
Risque juridique Preacutevoir un formulaire drsquoautorisation agrave compleacuteter X jours avant le deacutepart
Acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage
Absence drsquoinformation des repreacutesentants leacutegaux etou drsquoacte arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
Risque juridique Preacutevoir une fiche drsquoinscription et drsquoautorisation parentale
Acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
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Voyage et assurance de lrsquoeacutelegraveve
Meacuteconnaissance du principe de gratuiteacute si la sortie est obligatoire
Information des parents
Absence drsquoacte autorisant le deacuteplacement des accompagnateurs
Risque juridique Etablir systeacutematiquement X jours avant le deacutepart les ordres de mission
Ordre de mission pour les accompagnateurs
RISQUES LIES AUX ACTES FINANCIERS
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
La participation des familles nrsquoest pas arrecircteacutee par le conseil drsquoadministration
Risque financier Risque juridique Lrsquoagent comptable ne peut rien encaisser
Preacutesenter le budget du voyage en CA et fixer le tarif du voyage
Acte relatif au financement des voyages scolaires
Le budget du voyage nrsquoest pas arrecircteacute en eacutequilibre par le CA
Risque financier Preacutesenter le budget du voyage en CA et arrecircteacute un budget eacutequilibreacute
Budget du voyage
Le voyage nrsquoest pas budgeacutetiseacute
Aucun engagement (bon de commande bon de reacuteservation) ne peut ecirctre eacutetabli
Inscrire au budget la sortie ou le voyage
Budget de lrsquoEPLE DBM
Un don est attribueacute agrave lrsquoeacutetablissement
Risque lieacute agrave la notification du don
Preacutesenter au CA la notification du don
Acte relatif agrave lrsquoacceptation du don
Une Subvention est notifieacutee agrave lrsquoeacutetablissement
Risque lieacute agrave la subvention
Preacutesenter au CA la notification de la subvention avec les conditions drsquoutilisation et de compte rendu
Un eacutelegraveve ne part pas et demande le remboursement de son avance
Risque financier lieacute agrave lrsquoeacutequilibre du voyage
Elaborer une fiche de proceacutedure selon les eacuteleacutements deacutefinis dans la charte ou le regraveglement des voyages
Acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le remboursement
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RISQUES LIES AU MANIEMENT DE DENIERS PUBLICS PAR UNE PERSONNE NON HABILITEE
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
Lrsquoaccompagnateur demande des espegraveces pour des entreacutees de museacutee des tickets de meacutetro et des boissons
Maniement de deniers publics par des personnes non autoriseacutees
Creacuteer une reacutegie temporaire Acte de creacuteation de la reacutegie Nomination du reacutegisseur
Lrsquoenseignant reacutecupegravere dans sa classe lrsquoargent des familles
Maniement de deniers publics par des personnes non autoriseacutees
Creacuteer une reacutegie temporaire ou bien Autoriser lrsquoenseignant agrave collecter le montant de la participation des eacutelegraveves
Convention de mandat
RISQUES LIES A LrsquoACHAT PUBLIC EN EPLE
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
Un enseignant commande et apporte un contrat avec un voyagiste
Incompeacutetence de lrsquoauteur de lrsquoacte
Obtenir lrsquoautorisation de signer un contrat
Inscription agrave lrsquoEPCP Autorisation donneacutee au CE par le CA de signer le contrat
Un enseignant commande et apporte un contrat avec un voyagiste
Meacuteconnaissance des principes de la commande publique
Deacutefinir le besoin deacuteterminer les seuils reacutediger un document de consultation effectuer la publiciteacute et mise en concurrence neacutecessaires seacutelectionner le candidat
Passation du marcheacute
Reacutefeacuterence
- Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le second degreacute raquo
- Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg 160 du 9 janvier 2006 laquo Les actes administratifs des EPLE raquo
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Sommaire
Introduction Analyse des risques
La charte ou le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
CA et programmation des sorties et voyages scolaires dans le cadre de lrsquoanneacutee scolaire
Les sorties et voyages scolaires obligatoires
Les sorties et voyages scolaires facultatifs
Les dons
Les reacutegies
- La creacuteation de la reacutegie
- La nomination du reacutegisseur
- La nomination drsquoun mandataire
La budgeacutetisation des sorties et voyages scolaires ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de
recettes
- Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages
obligatoires non preacutevues au budget initial
- Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages
facultatifs non preacutevues au budget initial
Les contributions entre service
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LA CHARTE OU LE REGLEMENT INTERIEUR DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES
Deacutefinition La Charte ou le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires constitue un cadre
peacutedagogique administratif et financier propre agrave chaque eacutetablissement ce cadre permettra de
deacutefinir les principes retenus pour lrsquoorganisation de toutes les sorties et voyages scolaires de
lrsquoeacutetablissement
Caracteacuteristiques et diffeacuterences entre ces deux notions
- La charte des sorties et voyages scolaires constitue un cadre qui nrsquoa aucune valeur juridique crsquoest un code de bonne conduite elle institue un ensemble de regravegles que les membres de la communauteacute eacuteducative srsquoengagent agrave respecter crsquoest un mode opeacuteratoire un modus vivendi qui est deacutefini Les manquements agrave une des regravegles fixeacutees par cette charte ne feront lrsquoobjet drsquoaucune sanction
- Le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires constitue un cadre qui a valeur juridique ce code de bonne conduite srsquoinscrit dans lrsquoordonnancement juridique il devient obligatoire et produit des effets juridiques tous les actes du chef drsquoeacutetablissement ou du conseil drsquoadministration relatifs agrave des sorties ou voyages scolaires devront respecter les regravegles eacutecrites dans ce regraveglement inteacuterieur Les manquements agrave une des regravegles fixeacutees par ce regraveglement inteacuterieur pourront faire lrsquoobjet de sanction
Organigramme drsquoune charte
Acteurs Rocircle
Actes
Chef drsquoeacutetablissement Composition du groupe de reacuteflexion (facultatif)
Groupe de reacuteflexion Propositions
Equipe de direction Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation de la commission permanente
Commission permanente Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation du conseil drsquoadministration
Conseil drsquoadministration 1deg Adoption de la charte Avis
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la charte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute de la charte
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La charte des sorties et voyages scolaires
- Type drsquoacte Avis relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute Consultation (instruction) de la commission permanente recommandeacutee - Forme Acte reacutedigeacute - Deacutecision nrsquoayant aucune force juridique - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de la charte des sorties et voyages scolaires
La chartre constitue un cadre peacutedagogique administratif et financier propre agrave chaque
eacutetablissement du fait de son autonomie ce dernier est donc libre de fixer les points qui figureront ou
non dans sa charte en fonction de sa situation particuliegravere Pourront ecirctre inscrites dans la charte
plusieurs seacuteries de dispositions notamment des dispositions
- drsquoordre peacutedagogique o Principe de ladeacutequation des voyages au projet deacutetablissement o Principe de consultation systeacutematique du Conseil dadministration pour chaque sortie ou
voyage deacutefinition drsquoun seuil au dessous duquel le chef drsquoeacutetablissement autorise les sorties facultatives principe drsquoinformation du conseil drsquoadministration en deacutebut et fin drsquoanneacutee scolaire
- drsquoordre administratif o Deacutefinition drsquoun scheacutema relatif agrave lrsquoorganisation des sorties ou voyages o Deacutefinition des modaliteacutes drsquoorganisation des tacircches de la responsabiliteacute de chaque acteur o Deacutefinition du calendrier annuel drsquoorganisation des sorties et voyages o Elaboration de documents relatifs aux sorties et voyages facultatifs fiche projet fiches
drsquoinscription et autorisations obligatoires o Principe de diffusion systeacutematique de la charte aux familles dont lenfant participe agrave un
voyage
- drsquoordre financier o Principe de lrsquoeacutelaboration drsquoun budget pour chaque sortie ou voyage compte rendu au
conseil drsquoadministration agrave la fin de lrsquoanneacutee scolaire o Principe de la participation des familles (versement preacutealable au voyage eacutechelonnement des
versements) o Deacutefinition de regravegles pour la gestion des reliquats o Deacutefinition de regravegles en cas dannulation de voyage (reversement ou non des sommes deacutejagrave
verseacutees) o Deacutefinition de regravegles en cas de deacutesistement dun eacutelegraveve (situation variable selon que son
absence fait supporter un coucirct financier plus important ou non aux autres eacutelegraveves si oui restitution ou non des sommes deacutejagrave verseacutees)
o Regravegles et calendrier pour la constitution drsquoune reacutegie
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Organigramme drsquoun regraveglement inteacuterieur
Acteurs Rocircle
Actes
Chef drsquoeacutetablissement Composition du groupe de reacuteflexion (facultatif)
Groupe de reacuteflexion Propositions
Equipe de direction Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation de la commission permanente
Commission permanente Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation du conseil drsquoadministration
Conseil drsquoadministration Adoption du regraveglement inteacuterieur Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Transmission de la deacutelibeacuteration
Controcircle de leacutegaliteacute Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute de lrsquoacte
Acte relatif au regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
- Type drsquoacte Acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute Consultation (instruction) de la commission permanente - Forme Acte reacutedigeacute - Acte soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte exeacutecutoire quinze jours apregraves lrsquoaccuseacute de reacuteception - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de la deacutelibeacuteration relative au regraveglement des sorties et voyages scolaires
Le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires constitue un cadre peacutedagogique
administratif et financier propre agrave chaque eacutetablissement du fait de son autonomie ce dernier est
donc libre de fixer les points qui figureront ou non dans sa charte en fonction de sa situation
particuliegravere Pourront ecirctre inscrites dans ce regraveglement plusieurs seacuteries de dispositions notamment
des dispositions
- drsquoordre peacutedagogique o Principe de ladeacutequation des voyages au projet deacutetablissement
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o Principe de consultation systeacutematique du Conseil dadministration pour chaque sortie ou voyage deacutefinition drsquoun seuil au dessous duquel le chef drsquoeacutetablissement autorise les sorties facultatives principe drsquoinformation du conseil drsquoadministration en deacutebut et fin drsquoanneacutee scolaire
- drsquoordre administratif o Deacutefinition drsquoun scheacutema relatif agrave lrsquoorganisation des sorties ou voyages o Deacutefinition des modaliteacutes drsquoorganisation des tacircches de la responsabiliteacute de chaque acteur o Deacutefinition du calendrier annuel drsquoorganisation des sorties et voyages o Elaboration de documents types relatifs aux sorties et voyages facultatifs fiche projet fiches
drsquoinscription et autorisations obligatoires o Principe de diffusion systeacutematique du regraveglement inteacuterieur aux familles dont lenfant participe
agrave un voyage - drsquoordre financier
o Principe de lrsquoeacutelaboration drsquoun budget pour chaque sortie ou voyage compte rendu au conseil drsquoadministration agrave la fin de lrsquoanneacutee scolaire
o Principe de la participation des familles (versement preacutealable au voyage eacutechelonnement des versements)
o Deacutefinition de regravegles pour la gestion des reliquats o Deacutefinition de regravegles en cas dannulation de voyage (reversement ou non des sommes deacutejagrave
verseacutees) o Deacutefinition de regravegles en cas de deacutesistement dun eacutelegraveve (situation variable selon que son
absence fait supporter un coucirct financier plus important ou non aux autres eacutelegraveves si oui restitution ou non des sommes deacutejagrave verseacutees)
o Regravegles et calendrier pour la constitution drsquoune reacutegie
Les bonnes pratiques
Lrsquoacte devra ecirctre rendu exeacutecutoire par lrsquoautoriteacute de controcircle avant tout autre acte relatif aux sorties et voyages
Lrsquoacte devra faire lrsquoobjet drsquoune large publiciteacute agrave chaque rentreacutee scolaire
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Exemple drsquoune charte Charte ndash regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
Un modegravele de charte ndash regraveglement inteacuterieur des voyages organiseacutes par les EPLE est proposeacute ci-apregraves Il
ne srsquoagit pas drsquoun formulaire preacuteconiseacute mais drsquoune trame pouvant ecirctre adapteacutee aux circonstances
particuliegraveres
Article 1 Une sortie scolaire nrsquoa de justification que dans le cadre drsquoun projet peacutedagogique en relation avec les
enseignements obligatoires et les programmes Cet ancrage doit ecirctre expliciteacute dans la description du projet
Article 2 Toute sortie ne peut exceacuteder une dureacutee de 5 jours pris sur le temps scolaire Le conseil
drsquoadministration fixe le nombre de sorties facultatives agrave X par niveau ou classe dans lrsquoanneacutee
Article 3 Le conseil drsquoadministration fixe le montant de la contribution volontaire des familles Le conseil drsquoadministration tolegravere une variation de XX de la participation demandeacutee
Article 4 Le conseil drsquoadministration nrsquoexamine pas les projets dont la contribution volontaire des familles nrsquoexcegravede pas la somme de XX euros
Article 5 La sortie pourra se deacuterouler si XX des eacutelegraveves de la classe ou du niveau participent au deacuteplacement Le voyage linguistique se deacuteroule si XX des eacutelegraveves drsquoun niveau y participent
Article 6 Lrsquoeacutetablissement est autoriseacute agrave percevoir par avance les contributions volontaires des familles Les deacutepenses seront engageacutees dans la limite des sommes perccedilues
Article 7 Les financements envisageacutes par lrsquoeacutetablissement preacutelegravevement sur fonds de reacuteserves participation
drsquoun autre chapitre ou affectation de subvention de fonctionnement (sous reacuteserve drsquo instruction particuliegravere de
la collectiviteacute de rattachement) sont soumis agrave lrsquoapprobation du conseil drsquoadministration
Article 8 Les modaliteacutes de contribution financiegravere ne concernent pas les personnels drsquoencadrement du voyage puisque lrsquoensemble des accompagnateurs beacuteneacuteficie de la gratuiteacute Les charges ne devant pas ecirctre supporteacutees par les familles leur financement sera preacutevu sur le budget de lrsquoeacutetablissement (subventions diverses ressources propres etc)
Article 9 La participation aux charges communes est fixeacutee agrave hellip du montant du budget du voyage scolaire (frais de teacuteleacutephone reacuteception formaliteacutes administrativeshellip)
Article 10 Un bilan financier du voyage sera preacutesenteacute au conseil drsquoadministration
Article 11 Lrsquoeacuteventuel reliquat sera obligatoirement rembourseacute aux familles qui auront reacutegleacute lrsquointeacutegraliteacute de la participation demandeacutee excepteacute srsquoil est infeacuterieur agrave hellip Euros
Article 12 Les reliquats infeacuterieurs agrave 8 euros seront acquis deacutefinitivement agrave lrsquoeacutetablissement agrave lrsquoexpiration drsquoun deacutelai de 3 mois agrave compter de sa date de notification aux familles si celles-ci nrsquoen ont pas demandeacute le remboursement Article 13 Les conditions drsquoannulation du voyage seront notifieacutees aux familles par acte drsquoengagement Ces
conditions peuvent ecirctre deacutetermineacutees par lrsquoeacutetablissement Elles peuvent ecirctre eacutequivalentes agrave celles preacutevues dans
la convention de seacutejour
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CA ET PROGRAMMATION DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES DANS LE CADRE DE LrsquoANNEE SCOLAIRE
Exemple de calendrier avec programmation des sorties et des voyages scolaires en deacutebut drsquoanneacutee
scolaire
Calendrier Actes du CA Anneacutee N
Anneacutee N+1
1er CA de lrsquoanneacutee
Elaboration de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
X
2eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage
X
3eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Budget de lrsquoEPLE
Inscription des sorties et voyages agrave lrsquoEPCP
X
4eacuteme CA de lrsquoanneacutee
5eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Compte rendu du voyage et preacutesentation du bilan financier au CA
X
Exemple de calendrier sans programmation drsquoune sortie ou drsquoun voyage scolaire en deacutebut drsquoanneacutee
scolaire
Calendrier Actes du CA Anneacutee N
Anneacutee N+1
1er CA de lrsquoanneacutee
Elaboration de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages
scolaires
2eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage
3eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Budget de lrsquoEPLE
4eacuteme CA de
lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage DBM
Inscription des sorties et voyages agrave lrsquoEPCP
Ou Acte du CA autorisant le CE de signer le contrat
X
5eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Compte rendu du voyage et preacutesentation du bilan financier au
CA
X
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LES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES OBLIGATOIRES
Deacutefinition Deacuteplacements collectifs drsquoeacutelegraveves hors de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
accompagneacutes et organiseacutes sous lrsquoautoriteacute du chef drsquoeacutetablissement dans le cadre drsquoune action
eacuteducative ayant lieu tout ou partie pendant le temps scolaire
La sortie effectueacutee sur une journeacutee ou une demi-journeacutee ne comporte pas de nuiteacutee Le voyage
inclut au moins une nuiteacutee Tout voyage comportant une nuiteacutee est facultatif en application de
lrsquoarticle 371-3 du code civil
Le caractegravere obligatoire implique la gratuiteacute pour les eacutelegraveves et accompagnateurs
Critegraveres de la sortie obligatoire
La sortie obligatoire concerne la classe entiegravere ou un niveau deacutetermineacute La sortie srsquoinscrit dans le cadre des programmes officiels ou du projet drsquoeacutetablissement La sortie srsquoexeacutecute sur le temps scolaire
Reacutefeacuterence
- Circulaire ndeg79-186 du 12 Juin 1979 - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
Organigramme
Les sorties et voyages obligatoires vont amener plusieurs actes
Un acte relatif agrave la programmation des voyages et sorties scolaires Un acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant la sortie Un ordre de mission
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignant Initiative du voyage
Chef drsquoeacutetablissement Faisabiliteacute
Equipe de direction Instruction
Conseil drsquoadministration Consultation et programmation Avis ou Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Autorisation du voyage Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes Information des familles
Chef drsquoeacutetablissement Ordre de mission Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
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Chronologie
1deg acte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Deacutecision immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
2deg acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
3deg ordre de mission pour les accompagnateurs
- Type drsquoacte acte du chef drsquoeacutetablissement relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable apregraves publiciteacute notification agrave lrsquointeacuteresseacute
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires Le respect de la finaliteacute peacutedagogique et eacuteducative de la sortie Le respect des critegraveres de la sortie obligatoire elle ne peut pas concerner seulement que
quelques eacutelegraveves Lrsquoinformation des familles ou du repreacutesentant leacutegal (eacutecrite si besoin) Le caractegravere facultatif de lrsquoassurance pour la famille (La sortie constitue une activiteacute
obligatoire) La violation du principe de gratuiteacute de lrsquoenseignement pour les eacutelegraveves et les
accompagnateurs Lrsquoabsence drsquoacte du chef drsquoeacutetablissement Le caractegravere exeacutecutoire des actes La gestion financiegravere de la sortie incombe en totaliteacute sur le budget de lrsquoeacutetablissement
chapitre A1 J1 ou J31 J32 J38 ou J4 il nrsquoexiste aucun compte 7067 contribution des familles aux voyages scolaires
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LES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES FACULTATIFS
Deacutefinition Deacuteplacements collectifs drsquoeacutelegraveves hors de lrsquoEPLE accompagneacutes et organiseacutes sous
lrsquoautoriteacute du chef drsquoeacutetablissement dans le cadre drsquoune action eacuteducative ayant lieu tout ou partie
pendant le temps scolaire
La sortie effectueacutee sur une journeacutee ou une demi-journeacutee ne comporte pas de nuiteacutee Le voyage
inclut au moins une nuiteacutee Tout voyage comportant une nuiteacutee est facultatif en application de
lrsquoarticle 371-3 du code civil
Un voyage facultatif ne doit pas ecirctre discriminatoire ce caractegravere discriminatoire srsquoexamine au
regard du montant du coucirct du voyage coucirct discriminant pour certaines familles et au fait que le
coucirct du voyage des accompagnateurs ne doit pas ecirctre supporteacute par les familles
Les voyages scolaires vont amener plusieurs actes
Un acte relatif agrave la programmation des voyages et sorties scolaires Un acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage Un acte relatif au financement des voyages scolaires Un ordre de mission pour les accompagnateurs
Chronologie
1deg acte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute consultation (instruction) de la commission permanente - Forme acte reacutedigeacute - Deacutecision immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
2deg acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
3deg acte relatif au financement des voyages scolaires
- Type acte relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte exeacutecutoire quinze jours apregraves lrsquoaccuseacute de reacuteception - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
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4deg ordre de mission pour les accompagnateurs
- Type drsquoacte acte du chef drsquoeacutetablissement relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable apregraves publiciteacute notification agrave lrsquointeacuteresseacute
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignant Initiative du voyage
Chef drsquoeacutetablissement Faisabiliteacute
Equipe de direction Instruction
Commission permanente Instruction
Conseil drsquoadministration Consultation et programmation Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Autorisation et arrecirct de la liste des eacutelegraveves participant agrave la sortie ou au
voyage
Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Enseignant Deacutetail du voyage programme
Equipe de direction
Projet de budget de financement remplacement des enseignants accompagnateurs accueil des eacutelegraveves ne participant pas au
voyage
Conseil drsquoadministration Deacutecision relative au financement du voyage autorisation de signer les conventions don DBM pour
vote si neacutecessaire
Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Transmission acte et DBM
Controcircle de leacutegaliteacute Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Chef drsquoeacutetablissement Ordre de mission Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
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Contenu de la deacutelibeacuteration relative au financement des voyages scolaires
La reacutefeacuterence agrave la charte ou au regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires La reacutefeacuterence de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires La preacutesentation du voyage (destination date objet) Les classes concerneacutees Le nombre de participants et drsquoaccompagnateurs Le nom de lrsquoadulte responsable Le budget Lrsquoautorisation de signer les contrats et les conventions preacutesenteacutees simultaneacutement Le vote du montant maximum de la participation des familles Lrsquoeacutecheacuteancier des encaissements de la participation Les modaliteacutes de remboursement en cas de deacutesistement ou drsquoannulation Les modaliteacutes de remboursement en cas drsquoexceacutedent agrave la fin du voyage Les dons
Les bonnes pratiques
Lrsquoacte devra ecirctre rendu exeacutecutoire par lrsquoautoriteacute de controcircle avant drsquoencaisser de lrsquoargent des familles ou drsquoengager les deacutepenses relatives au voyage Le budget preacutevisionnel du voyage est joint agrave lrsquoacte
Lrsquoacte est agrave joindre au 1er mandatement relatif au paiement des deacutepenses ainsi qursquoagrave lrsquoordre de recettes des participants
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires Le respect de la finaliteacute peacutedagogique et eacuteducative de la sortie Lrsquoexistence des diffeacuterents actes La rupture de lrsquoeacutegaliteacute des participants au voyage (existence de diffeacuterents tarifs selon que
lrsquoeacutelegraveve est affilieacute ou non au foyer socio-eacuteducatif) La violation du principe de gratuiteacute de lrsquoenseignement (deacutepenses des accompagnateurs mis
directement ou indirectement agrave la charge des familles) Lrsquoabsence drsquoacte La gestion de fait par une association La compeacutetence du conseil drsquoadministration pour deacutelibeacuterer sur le financement des voyages si
cette attribution a eacuteteacute deacuteleacutegueacutee agrave la commission permanente (le conseil drsquoadministration ne peut plus deacutecider et la commission permanente nrsquoest pas compeacutetente pour voter une DBM)
Reacutefeacuterence - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
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LES DONS
Deacutefinition Un don est une libeacuteraliteacute agrave titre gracieux Lrsquoassembleacutee geacuteneacuterale du foyer socio-eacuteducatif
ou la personne responsable drsquoun autre organisme peut deacutecider de financer les sorties ou voyages
scolaires drsquoun eacutetablissement public local drsquoenseignement Cette participation prend la forme drsquoun
don fait agrave lrsquoeacutetablissement Pour que ce don soit recevable il faut qursquoil soit notifieacute agrave lrsquoeacutetablissement et
que le conseil drsquoadministration se prononce sur le principe du versement du don en autorisant le chef
drsquoeacutetablissement agrave accepter ce don
Reacutefeacuterence
- Article R421-20 du code de lrsquoeacuteducation - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
FSE Lettre de notification du don
Chef drsquoeacutetablissement Etude du caractegravere recevable du don
Equipe de direction Instruction
Conseil drsquoadministration
Deacutecision autorisant le chef drsquoeacutetablissement agrave accepter le don
DBM si neacutecessaire
Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Acte relatif au don
- Type acte relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte non soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
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Le respect des engagements en acceptant le don lrsquoeacutetablissement accepte les exigences du financeur fixeacutees dans la lettre de notification du don si le don est affecteacute au voyage agrave tel voyage il ne pourra pas servir pour un autre voyage Le don nrsquoest acquis que si le voyage se reacutealise (article R421-66 du code de lrsquoeacuteducation)
Lrsquoabsence de discrimination le don est affecteacute au voyage et non pas pour faire beacuteneacuteficier quelques participants drsquoun tarif diffeacuterent ou preacutefeacuterentiel
Le compte rendu financier du voyage Lrsquoexistence de lrsquoacte du CA Le caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
LA TECHNIQUE DES RESSOURCES AFFECTEacuteES Cette technique est utiliseacutee pour des opeacuterations preacutevues par des contrats des conventions ou bien se rapportant agrave des dons legs et recettes leacutegales qui remplissent simultaneacutement les conditions suivantes
- signature drsquoune convention avec un financeur fixant les obligations ou acceptation de dons ou de recettes en contrepartie drsquoobligations
- obligation de rendre compte de lrsquoutilisation des creacutedits - obligation de restituer le solde non employeacute ou obtenir du bailleur de fonds le report de
ces creacutedits sur lrsquoexercice suivant La comptabiliteacute de ces opeacuterations srsquoexeacutecute du 1er janvier au 31 deacutecembre (il nrsquoexiste pas de peacuteriode drsquoinventaire)
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LES REGIES
Les actes de creacuteation drsquoune reacutegie ou de nomination du reacutegisseur ne sont pas soumis agrave lrsquoapprobation
du conseil drsquoadministration
1) Creacuteation drsquoune reacutegie
Le principe Les actes de creacuteation de reacutegies doivent ecirctre transmis au comptable supeacuterieur du Treacutesor en application des dispositions de lrsquoarrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et drsquoavances Sans formulation drsquoobservations du comptable supeacuterieur du Treacutesor les deacutecisions de creacuteation de reacutegies seront exeacutecutoires agrave lrsquoissue du deacutelai de 15 jours agrave compter de la date de transmission Il nrsquoest donc pas neacutecessaire de formaliser lrsquoaccord du comptable supeacuterieur du Treacutesor
Reacutefeacuterence
- Deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute relatif aux reacutegies de recettes et aux reacutegies drsquoavances des organismes publics
- Arrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et des reacutegies drsquoavances
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignants Demande
Chef drsquoeacutetablissement Demande avis de lrsquoagent comptable
Agent comptable Avis
Chef drsquoeacutetablissement Deacutecision de creacuteation de la reacutegie transmission
Comptable supeacuterieur du Treacutesor Exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves transmission
Acte relatif agrave la reacutegie
- Type acte du chef drsquoeacutetablissement - Forme acte reacutedigeacute - Acte non soumis agrave lrsquoapprobation du conseil drsquoadministration - Acte non soumis au controcircle de leacutegaliteacute - Acte exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves la transmission au comptable supeacuterieur du treacutesor - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
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Les points agrave surveiller
- Preacutesence du document instituant la reacutegie Ce document est accompagneacute du document
intituleacute laquo document drsquohabilitation raquo
o La deacutecision portant institution drsquoune reacutegie deacutecrit la nature de deacutepense ainsi que le
montant maximum par opeacuteration
o Le document drsquohabilitation preacutecisera
la date drsquohabilitation
lrsquoobjet de la reacutegie
la dureacutee
le nom du reacutegisseur
son grade
le nom du suppleacuteant
le montant de lrsquoavance
la peacuteriodiciteacute des justificatifs
le chapitre autoriseacute ainsi que les moyens de regraveglement
- Nouvelle transmission en cas de modifications drsquoune recette ou et drsquoune deacutepense
2) Nomination du reacutegisseur
La nomination du reacutegisseur est un acte interne agrave llsquoeacutetablissement et le document retraccedilant
cette nomination issu de lrsquoapplication informatique nrsquoest pas agrave transmettre
Ces reacutegies temporaires concernent principalement les voyages scolaires Le montant maximal de lrsquoavance dans le cadre drsquoune reacutegie temporaire est limiteacute au montant preacutevisible des deacutepenses agrave honorer dans le cadre de la reacutegie Il nrsquoexiste aucune disposition reacuteglementaire preacutecisant le montant maximum puisqursquoil est variable suivant lrsquoobjet de la reacutegie temporaire Le montant maximum de lrsquoavance doit donc ecirctre deacutetermineacute preacuteciseacutement en fonction de la dureacutee et de la destination du voyage
3) Nomination drsquoun mandataire
Les reacutegisseurs ont la faculteacute de deacutesigner sous leur responsabiliteacute et apregraves autorisation de lagent comptable un mandataire
Les conditions particuliegraveres de recouvrement de certains droits et de paiement de certaines deacutepenses peuvent justifier que celles-ci soient reacutealiseacutees par drsquoautres personnes habiliteacutees qui interviennent en qualiteacute de mandataires pour le compte et sous la responsabiliteacute du reacutegisseur (par exemple pour le regraveglement de deacutepenses lors drsquoun voyage scolaire agrave lrsquoeacutetranger)
Les mandataires agissent sous la responsabiliteacute du reacutegisseur Ils ne sont pas assujettis agrave cautionnement Ils ne perccediloivent pas drsquoindemniteacute de responsabiliteacute
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Organigramme et chronologie
Acteurs Rocircle
Actes
Reacutegisseur Initiative
Agent comptable Autorisation
Reacutegisseur Deacutesignation Procuration
Reacutegisseur Information du chef drsquoeacutetablissement et Speacutecimen de la
signature du mandataire
Reacutegisseur Speacutecimen de la signature du mandataire
Chronologie
Type drsquoacte Acte du reacutegisseur qui eacutetablit une procuration sur papier libre - Forme
o Acte reacutedigeacute sur papier libre o Visa de lrsquoagent comptable
- Deacutecision exeacutecutoire apregraves information du chef drsquoeacutetablissement - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de lrsquoacte
Identification du mandataire Objet du mandat les pouvoirs confieacutes au mandataire (type de deacutepenses type de recettes)
doivent ecirctre expresseacutement deacutetermineacutees dans la convention de mandat Les conditions drsquoexeacutecution de la convention
o Mise agrave disposition drsquoun registre de reccedilus agrave souche o Deacutelivrance drsquoun reccedilu o Inscription sur la souche du nom de lrsquoeacutelegraveve de la date et du montant o Consignes en cas drsquoerreur ou de rectification o Reversement tous les huit jours au maximum au reacutegisseur des fonds et piegraveces
justificatives deacutetenus
Lrsquoobligation pour le mandataire de tenir une comptabiliteacute simplifieacutee Le rappel que les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute
personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Signature de lrsquoacte de nomination accompagneacutee de la mention laquo vu pour acceptation raquo Visa de lrsquoagent comptable
Les points agrave surveiller
Le caractegravere personnel de la deacuteleacutegation (laquo intuitu personae raquo agent preacutesentant les garanties neacutecessaires)
Aucun mandataire suppleacuteant nrsquoest autoriseacute
Le caractegravere impreacutecis de lrsquoobjet de la convention de mandat
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Lrsquoenvoi de la copie de la procuration ainsi que le speacutecimen de la signature du mandataire Le respect par le mandataire des dispositions du mandat et des regravegles de fonctionnement de
la reacutegie Le mandataire ne peut exercer ses fonctions dans le cas dabsence du reacutegisseur que pendant
deux mois au maximum Dans le cas dabsence supeacuterieure agrave deux mois il convient de proceacuteder agrave la nomination dun nouveau reacutegisseur ou dun inteacuterimaire
Annexe exemple drsquoune procuration
CONVENTION DE MANDAT
Vu la loi ndeg 63-156 du 23 feacutevrier 1963 portant loi de finances pour 1963 Vu le deacutecret ndeg 62-1587 du 29 deacutecembre 1962 portant regraveglement geacuteneacuteral sur la comptabiliteacute publique Vu le deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute en dernier lieu par le deacutecret 97-33 du 13 janvier 1997 relatif aux reacutegies de recettes et drsquoavances des organismes publics En application de lrsquoinstruction codificatrice ndeg 05-042-M9-R du 30 septembre 2005 annotant lrsquoinstruction codificatrice ndeg 98-065 ndash M9 ndash R du 4 mai 1998
Vu lrsquoacte administratif ndeghelliphelliphelliphellip du Conseil drsquoadministration du helliphelliphelliphelliphelliprelatif au financement du budget du voyage scolaire
Article 1 Objet Monsieur helliphelliphelliphelliphellip agissant en qualiteacute de reacutegisseur du Collegravege helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip donne procuration agrave Monsieur helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip professeur de helliphelliphelliphelliphelliphellip deacutesigneacute en qualiteacute de mandataire pour lrsquoencaissement des recettes correspondantes agrave helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Article 2 Seuil des encaissements Consideacuterant le tarif voteacute en Conseil drsquoadministration et le nombre drsquoeacutelegraveves concerneacutes Le montant des encaissements ne doit pas deacutepasser helliphelliphelliphelliphellipeuros
Article 3 Obligations du mandataire Un registre de reccedilus agrave souche sera deacutelivreacute au mandataire A chaque encaissement le mandataire devra deacutelivrer un reccedilu En cas drsquoerreur ou drsquoannulation le reccedilu portera la mention laquo annuleacute raquo et sera agrafeacute agrave la souche Le mandataire inscrira sur la souche le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant et lrsquoobjet Le mandataire indiquera sur le reccedilu le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant lrsquoobjet sa qualiteacute et son eacutemargement sera preacuteceacutedeacute de son nom Il doit proceacuteder au reversement tous les huit jours au maximum des fonds et piegraveces justificatives qursquoil deacutetient au reacutegisseur qui les centralise et les integravegre dans sa comptabiliteacute En aucun cas le mandataire ne doit encaisser des sommes ne correspondant pas agrave lrsquoobjet le montant ou la qualiteacute des deacutebiteurs de la preacutesente convention
Article 4 Responsabiliteacute Les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Le mandataire est donc tenu de rendre compte de sa gestion au reacutegisseur et doit agrave ce titre tenir une comptabiliteacute simplifieacutee de sa gestion
En cas de non respect des termes de la preacutesente convention par le mandataire le reacutegisseur se reacuteserve le droit drsquoengager la responsabiliteacute du mandataire
Article 5 Dureacutee La preacutesente convention est conclue pour une dureacutee de deux mois agrave compter de sa signature A helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip le helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
LrsquoAgent comptable Le Reacutegisseur Le Mandataire laquovu pour acceptation raquo
helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
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LA BUDGETISATION DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages obligatoires non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives
Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute obligatoire les deacutepenses sont effectueacutees sur le budget de lrsquoeacutetablissement etou sur ressources speacutecifiques Aucune participation des familles ne peut ecirctre demandeacutee il nrsquoexiste en comptabiliteacute aucun compte 7067 contributions des familles aux voyages scolaires dans les services eacutenumeacutereacutes ci-dessous La gestion financiegravere et comptable est imputeacutee en totaliteacute
- Au service geacuteneacuteral o sur le chapitre A1 activiteacute eacuteducatives et peacutedagogiques (A1 6245)
- etou sur les services speacuteciaux suivants
o J 1 Enseignement technique (y compris la taxe drsquoapprentissage si la sortie est en rapport avec la formation des eacutelegraveves)
o J 31 J32 J38 Projet drsquoeacutetablissement o J 4 Zone drsquoeacuteducation prioritaire
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o N 85 Subvention de collectiviteacute territoriale pour le deacuteveloppement des activiteacutes culturelles et peacuteri-eacuteducatives
Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages facultatifs non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Participation des familles
Ressources non
affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires
La gestion financiegravere et comptable du voyage doit ecirctre impeacuterativement imputeacutee en totaliteacute sur le
service speacutecial ndash chapitre N3 en recettes et en deacutepenses
Le chapitre N3 est un service speacutecial sans reacuteserve eacutequilibreacute en recettes et en deacutepenses geacutereacute en partie depuis le 1er janvier 2008 selon la technique des ressources affecteacutees dont la comptabilisation donne lieu agrave une prise en charge au deacutebit du C468 263 produits agrave recevoir sur appariements voyages par le creacutedit du compte C468 663 charges agrave payer sur appariements voyages
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Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute facultative la totaliteacute des deacutepenses est effectueacutee sur le budget du voyage tel qursquoil a eacuteteacute preacutesenteacute et voteacute par le conseil drsquoadministration
Les personnels drsquoencadrement eacutetant dispenseacutes de contribution financiegravere il est donc neacutecessaire de preacutevoir sur le budget de lrsquoeacutetablissement les modaliteacutes de financement des deacutepenses des accompagnateurs affeacuterentes agrave ce voyage puisque les familles nrsquoont pas agrave en supporter les frais Si les accompagnateurs payent une participation cette derniegravere devra ecirctre retraceacutee au compte 70888
Dans le cas des sorties et voyages facultatifs la participation demandeacutee aux familles sera comptabiliseacutee au compte 7067 Nota bene Le compte 70667 ne doit jamais ecirctre utiliseacute pour un voyage ce dernier est reacuteserveacute agrave des contributions de formation continue et de promotion sociale (racine 7066) Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
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La technique budgeacutetaire des contributions entre services pour les comptes laquo charges agrave payer raquo et laquo produits agrave recevoir raquo
Si une des recettes du voyage provient drsquoun preacutelegravevement sur fonds de reacuteserve ou drsquoun autre service de lrsquoeacutetablissement Il conviendra drsquoappliquer alors la technique budgeacutetaire des contributions entre services (comptes 6588 et 7588) Le principe est simple laquo un service qui donne un service qui reccediloit raquo La comptabilisation de cette opeacuteration se traduira par
- un mandat drsquoordre au compte 6588 dans le service qui donne - un OR au compte 7588 dans le service qui reccediloit
Compte
D 6588 Compte
4662 Compte
468263 Compte
468663 Compte
N3 7588
D C D C D C D C D C
1 X X 2 X X 3 X X 4 X X
Seront utiliseacutes les comptes suivants compte 6588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement compte 4662 Mandats agrave payer ndash Exercice courant compte 468263 Produits agrave recevoir sur appariements voyages compte 468663 Charges agrave payer sur appariements voyages Compte 7588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement
Lrsquoeacutegaliteacute entre ces deux comptes doit toujours exister que ce soit au niveau de lrsquoouverture de creacutedits et de preacutevision de recettes ou que ce soit au niveau de lrsquoexeacutecution le mandat drsquoordre au compte 6588 et la recette drsquoordre au 7588 doivent ecirctre eacutetablis pour le montant exact de la deacutepense constateacutee sur ce financement et non en fonction de la preacutevision budgeacutetaire
DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au chapitre D 6588 si le preacutelegravevement provient des reacuteserves du service geacuteneacuteral au J1 6588 srsquoil provient des reacuteserves de lrsquoenseignement technique DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au service speacutecial J3(X) 6588 si le voyage finalise un projet drsquoeacutetablissement (PAPeacutet) participation du service speacutecial au service N3 qui retrace la totaliteacute du voyage
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Question eacutecrite AN ndeg70212 - 4 mai 2010 - Critegraveres de choix lieacutes agrave lorigine ou agrave limplantation
geacuteographique des candidats au marcheacute
Documents agrave fournir agrave loccasion dune candidature agrave un marcheacute public et allotissements laquo Pour les marcheacutes allotis les candidats peuvent soit preacutesenter un seul exemplaire des documents relatifs agrave leur candidats et scinder lot par lot les eacuteleacutements relatifs agrave leurs offres soit preacutesenter pour chacun des lots les eacuteleacutements relatifs agrave leurs candidatures et agrave leurs offres raquo Les candidatures soumissionnant agrave plusieurs lots ne sont donc pas tenus de remettre en plusieurs exemplaires leur dossier de candidature En revanche ils devront remettre une offre pour chaque lot Consulter la Question eacutecrite ndeg 11863 de M Jean Louis Masson Taux de TVA et appel doffres erreur sur le taux de la taxe sur la valeur ajouteacutee (TVA)
laquo Mecircme si lentreprise a fait une erreur sur le taux de la taxe sur la valeur ajouteacutee (TVA) dans son offre les prestations lieacutees agrave ce marcheacute devront ecirctre payeacutees sur la base dune facture comportant le taux de TVA rectifieacute En effet mecircme figurant dans un marcheacute exeacutecutoire les mentions relatives agrave la TVA (taux et montant) nont quune valeur indicative et ne simposent donc aucunement au comptable en cas de divergence de taux par rapport agrave la leacutegaliteacute fiscale En revanche le montant toutes taxes comprises (TTC) du marcheacute tel quil figure dans lacte dengagement simpose aux parties et au comptable Ainsi les prestations ne pourront ecirctre payeacutees que dans la limite du montant TTC du marcheacute tel quil a eacuteteacute preacutevu initialement raquo
Retrouver la reacuteponse agrave la Question eacutecrite ndeg 06957 de M Jean Louis Masson (Moselle - NI) publieacutee dans le JO Seacutenat du 29042010 - page 1063
Veacuterification des qualifications des candidats aux marcheacutes publics
Aux termes de larticle 45 du code des marcheacutes publics le pouvoir adjudicateur ne peut exiger des candidats que des renseignements ou documents permettant deacutevaluer leur expeacuterience leurs capaciteacutes techniques ou financiegraveres ainsi que les documents relatifs aux pouvoirs des personnes habiliteacutees agrave les engager Lorsque le pouvoir adjudicateur deacutecide de fixer des niveaux minimums de capaciteacute ces derniers doivent ecirctre lieacutes et proportionneacutes agrave lobjet dun marcheacute Lacheteur public doit donc permettre aux candidats dapporter tout moyen de preuve eacutequivalent Plus geacuteneacuteralement le Conseil dEacutetat a rappeleacute que les renseignements exigeacutes des candidats agrave lappui de leur candidature doivent ecirctre objectivement rendus neacutecessaires par lobjet du marcheacute et la nature des prestations agrave exeacutecuter (CE 26 mars 2008 Communauteacute urbaine de Lyon ndeg 303779) httpwwwlegifrancegouvfraffichJuriAdmindooldAction=rechJuriAdminampidTexte=CETATEXT000018503442ampfastReqId=331647485ampfastPos=1
Voir eacutegalement la Question eacutecrite ndeg 11666 de M Jean-Claude Carle
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Le site de la DIFIN
Retrouvez les toutes derniegraveres informations et actualiteacutes agrave lrsquoadresse suivante sur le Site acadeacutemique Rubrique toutes les Actualiteacutes
Actualisation sur le site de lrsquoacadeacutemie acadeacutemique de la rubrique laquo Aide et conseil aux EPLE raquo DIFIN488-497 [PDF 21457 Ko]
Le PowerPoint sur les diffeacuterents thegravemes abordeacutes lors des rencontres Services acadeacutemiques Gestionnaires en EPLE notamment la gestion de lrsquoeacutevaluation des risques en EPLE avec le document unique lrsquooutil GERES Les creacutedits globaliseacutes PAPeacutet les soldes deacutebiteurs des CES et CEC le contrat unique drsquoinsertion (sur les dispositions de ce contrat et les modaliteacutes de recrutement relire les brefs de janvier 2010 ) le contentieux des contrats aideacutes avec le deacuteroulement drsquoune proceacutedure de licenciement lrsquoentretien personnel la PFR la formation continue des gestionnaires et de leurs collaborateurs
Le point sur
Le deacutelai global de paiement
Maitriser les actes relatifs aux sorties et voyages scolaires
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DELAI GLOBAL DE PAIEMENT
Au 1er juillet 2010 le deacutelai global de paiement passera pour les collectiviteacutes territoriales et
les eacutetablissements publics locaux agrave 30 jours (Article 98 du code des marcheacutes publics) Les
eacutetablissements scolaires sont concerneacutes par cette disposition
La reacuteduction de ce deacutelai est lrsquooccasion de mettre en place un controcircle interne comptable avec
des fiches de reacuteveacutelation et drsquoanalyse de problegraveme ainsi qursquoune fiche de proceacutedure
DEFINITION
Le deacutelai global de paiement est preacutevu agrave lrsquoarticle 98 du code des marcheacutes publics
Le deacutelai global de paiement ouvre de plein droit et sans autre formaliteacute pour le titulaire du
marcheacute le beacuteneacutefice drsquointeacuterecircts moratoires agrave compter du jour suivant lrsquoexpiration du deacutelai
- Le deacutelai global de paiement est fixeacute agrave 30 jours
- Il nrsquoest pas possible contractuellement drsquoaugmenter ce deacutelai par contre il est possible contractuellement de le diminuer
Ce deacutelai va se reacutepartir entre lrsquoordonnateur et le comptable le comptable doit pouvoir disposer drsquoun deacutelai drsquoexamen du dossier de mandatement de 10 jours ce qui ne lrsquoempecircche pas srsquoil le faut de payer avant la fin de ce deacutelai Le comptable devra garder trace de la date de reacuteception des documents (registre reacuteceacutepisseacute tampon hellip) ce sera la date de deacutepart pour le comptable la fin du deacutelai sera la date drsquoenvoi en regraveglement au Treacutesor Public
- Le point de deacutepart du deacutelai global de paiement est la date de reacuteception de la demande de
paiement par le service de la deacutepense agrave deacutefaut la date du service fait si elle est posteacuterieure
Ceci neacutecessite lrsquoenregistrement de cette date
A deacutefaut de date pertinente (date de reacuteception de la facture date du service fait) la date de
la facture augmenteacutee de 2 jours fera foi
- Le terme du deacutelai global de paiement est le deacutecaissement par le comptable (Envoi du
paiement au Treacutesor Public)
Le comptable devra informer lrsquoordonnateur de cette date
REFERENCES
Le deacutecret ndeg2002-232 du 21 feacutevrier 2002 (JO du 22 feacutevrier 2002) et sa circulaire geacuteneacuterale
drsquoapplication du 13 mars 2002 (JO du 6 avril 2002) en fixent les modaliteacutes
Lrsquoarticle 33 du deacutecret ndeg2008-1355 du 19 deacutecembre 2008 a rameneacute ce deacutelai pour les
comptables de lrsquoEtat agrave 10 jours agrave compter du 1er juillet 2010
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REPARTITION DU DELAI POUR UN EPLE
Au niveau des EPLE on ne peut quenvisager lapplication dun deacutelai conventionnel fixant des
modaliteacutes pratiques concernant ce partage le partage preacutevu par le deacutecret ndeg2008-1550 du 31
deacutecembre 2008 (10 jours pour le comptable agrave compter du 1er juillet 2010) peut effectivement servir
de reacutefeacuterence sans pour cela constituer une obligation
CALCUL DES INTERETS MORATOIRES
Lors de lrsquoexeacutecution drsquoun marcheacute public des peacutenaliteacutes financiegraveres sont appliqueacutees agrave lrsquoentiteacute publique en cas de deacutepassement du deacutelai maximum de paiement le titulaire du marcheacute ou le sous-traitant perccediloit alors des inteacuterecircts moratoires de plein droit et sans formaliteacute
Le deacutelai qui impose le paiement des sommes dues au contractant ne peut deacutepasser
30 jours pour lrsquoEacutetat et ses eacutetablissements publics autres que ceux ayant un caractegravere industriel et commercial (EPIC)
30 jours au 1er juillet 2010 pour les collectiviteacutes territoriales et les eacutetablissements publics locaux
Le taux des inteacuterecircts moratoires eacutetant actualiseacute deux fois par an (au 1er janvier et au 1er juillet) celui qui doit ecirctre pris en compte pour le calcul est celui qui est en vigueur agrave la date agrave laquelle les inteacuterecircts moratoires commencent agrave courir un seul taux srsquoapplique pour toute la dureacutee du marcheacute
Par exemple pour un deacutelai de paiement qui expire au 24 mars les inteacuterecircts moratoires qui sont dus agrave partir du 25 mars soit dans la peacuteriode entre le 1er janvier et le 1er juillet il faut calculer les inteacuterecircts en fonction du taux en vigueur le 1er janvier et ce pour toute la dureacutee de la dette restant agrave payer
Attention le taux est calculeacute en reacutefeacuterence agrave deux taux diffeacuterents
soit le taux marginal de la Banque centrale europeacuteenne (BCE) pour les marcheacutes de lrsquoEacutetat et ses eacutetablissements publics autres que ceux ayant un caractegravere industriel et commercial (EPIC) et des collectiviteacutes territoriales et leurs eacutetablissements publics
soit le taux leacutegal srsquoil srsquoagit drsquoun marcheacute passeacute par les eacutetablissements de santeacute des armeacutees et les eacutetablissements publics de santeacute
Un assistant de calcul permet de calculer en ligne les inteacuterecircts moratoires dus au sous-traitant
Les inteacuterecircts moratoires courent agrave compter du jour suivant lrsquoexpiration du deacutelai global de
paiement et ce jusqursquoagrave la date incluse de mise en paiement du principal (facture)
Ils sont mandateacutes par lrsquoordonnateur au compte 6711 laquo peacutenaliteacutes sur les marcheacutes et deacutebits
payeacutes sur achats et ventes raquo aussi est-il important que ce dernier ait connaissance et de la date
initiale deacuteterminant le point de deacutepart et de la date finale (deacutecaissement) pour chaque facture
Lrsquoassiette des inteacuterecircts moratoires sera le montant total des eacuteleacutements de liquidation
La formule de calcul des inteacuterecircts moratoires (IM) est la suivante
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Nombre de jours de deacutepassement
Montant payeacute tardivement TTC x ------------------------------------------ x taux
365
Des inteacuterecircts moratoires compleacutementaires sont dus lorsque le mandatement des inteacuterecircts
moratoires initiaux nrsquoest pas intervenu au plus tard le 30eacuteme jour suivant la date de paiement du
principal
La formule de calcul est
Nombre de jours de retard
sur IM initiaux
Montant des inteacuterecircts moratoires initiaux x ------------------------------------------ x taux
365
Les inteacuterecircts moratoires ne sont pas soumis agrave la TVA le versement drsquointeacuterecircts moratoires
constitue non pas la contrepartie drsquoune prestation mais la reacuteparation drsquoun preacutejudice Conseil drsquoEtat
25 juin 2004 Steacute Philippe Filippini Ndeg 234687
Le comptable a une obligation de surveillance en cas de non mandatement des inteacuterecircts
moratoires dans un deacutelai de 30 jours le comptable devra alerter le preacutefet pour proceacuteder au
mandatement drsquooffice (article L 1612-18 du code geacuteneacuteral des collectiviteacutes territoriales)
En cas de litige sur lrsquoorigine des retards entre lrsquoordonnateur et le comptable lrsquoinstruction
ndeg04-020-MO-B1-B du 23 feacutevrier 2004 organise une proceacutedure de conciliation
Les inteacuterecircts moratoires drsquoun montant infeacuterieur agrave 5 euro ne sont pas mandateacutes
REFERENCES
Module de calcul des inteacuterecircts moratoires Ministegravere chargeacute de lrsquoeacutequipement
Taux applicables pour le calcul des inteacuterecircts moratoires Ministegravere du budget
Deacutecret ndeg2008-1550 du 31 deacutecembre 2008 JO du 1er janvier 2009 Leacutegifrance
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FICHES DE REVELATION ET DrsquoANALYSE DES PROBLEMES
1
Mise en place drsquoun controcircle interne comptable
Problegraveme
Le deacutepassement du deacutelai de paiement ouvre de plein droit et sans formaliteacute le beacuteneacutefice drsquointeacuterecircts moratoires agrave compter du jour suivant lrsquoexpiration du deacutelai (article 98 du code des marcheacutes publics)
Les deacutefaillances constateacutees dans lrsquoorganisation du service ne permettent pas agrave lrsquoeacutetablissement de respecter le deacutelai global de paiement
Constat
La difficulteacute de calculer le deacutelai qui srsquoest eacutecouleacute entre la date drsquoarriveacutee de ces factures et la date de leur regraveglement
Causes
Absence de trace drsquoun enregistrement agrave lrsquoarriveacutee dans lrsquoeacutetablissement des factures
Conseacutequences
Le titulaire du marcheacute ou le sous-traitant ne beacuteneacuteficie pas conformeacutement agrave lrsquoarticle 98 du code des
marcheacutes publics de plein droit et sans autre formaliteacute dinteacuterecircts moratoires agrave compter du jour
suivant lexpiration du deacutelai
Recommandations
Apposer la date de reacuteception sur les factures degraves leur arriveacutee
Fiche de proceacutedure eacutelaboreacutee par lrsquoagent comptable en concertation avec lrsquoordonnateur
Courrier adresseacute agrave chaque ordonnateur pour rappeler si neacutecessaire cette obligation
Lu dans un rapport (Observations drsquoune chambre reacutegionale des comptes en 2010)
La deacutesorganisation du service concerneacute lieacute agrave la mutation drsquoun agent nrsquoest pas de nature agrave exoneacuterer lrsquoeacutetablissement de ses obligations
Recommandations
Apporter une attention toute particuliegravere pour les peacuteriodes de congeacutes scolaires
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2
Calcul des inteacuterecircts moratoires
Problegraveme
Le deacutepassement du deacutelai de paiement ouvre de plein droit et sans formaliteacute le beacuteneacutefice drsquointeacuterecircts moratoires agrave compter du jour suivant lrsquoexpiration du deacutelai (article 98 du code des marcheacutes publics)
le montant des inteacuterecircts moratoires dus est rarement payeacute
Constat
La difficulteacute de calculer le deacutelai montant des inteacuterecircts moratoires dus
Causes
Absence de consigne donneacutee et drsquooutil
Conseacutequences
Le titulaire du marcheacute ou le sous-traitant ne beacuteneacuteficie pas conformeacutement agrave lrsquoarticle 98 du code des
marcheacutes publics de plein droit et sans autre formaliteacute dinteacuterecircts moratoires agrave compter du jour
suivant lexpiration du deacutelai
Recommandations
Apposer la date de reacuteception sur les factures degraves leur arriveacutee
Fiche de proceacutedure eacutelaboreacutee par lrsquoagent comptable avec un lien avec le module de calcul des inteacuterecircts moratoires
Information par courrier de lrsquoordonnateur
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FICHE DE PROCEDURE
Veacuterification du deacutelai de paiement et calcul des inteacuterecircts moratoires
ACTIVITE ECHEANCE RESPONSABLE SUPPLEANT
Nom Nom
Veacuterification agrave opeacuterer sur les piegraveces justificatives syst
Existence drsquoune date drsquoarriveacutee sur la facture ou sur les
piegraveces justificatives
Veacuterification du deacutelai global de paiement de 30 jours
Si neacutecessaire
Liquidation avec lrsquoassistant de calcul des inteacuterecircts moratoires sur
lettre type de liquidation
Lettre agrave lordonnateur de demande de mandatement des
inteacuterecircts moratoires
si IM
Enregistrement de la lettre
Transfert de la lettre agrave lordonnateur
Mise agrave jour du fichier des IM lors de la mise en paiement
Information de lordonnateur et des autoriteacutes de tutelle
en cas dabsence de mise en paiement des IM
Validation du controcircle syst
Signaler par eacutecrit les anomalies constateacutees
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Maicirctriser les actes relatifs aux sorties et voyages scolaires
Une sortie ou un voyage scolaire constitue un acte peacutedagogique complexe qui neacutecessite
une extrecircme vigilance Il y a en effet souvent derriegravere cet acte peacutedagogique de nombreux actes
administratifs obligatoires divers et varieacutes qui relegravevent de diffeacuterentes reacuteglementations drsquoougrave lrsquointeacuterecirct de
bien preacutevoir et programmer dans un cadre preacutealablement deacutefini ce type drsquoactiviteacute afin drsquoassurer la
meilleure seacutecuriteacute juridique possible
A coteacute du risque juridique inheacuterent agrave tout acte respect des regravegles de forme des regravegles de
compeacutetence des conditions de fond obligation ou non de transmission et des regravegles de publiciteacute de
nombreux autres risques existent la typologie des risques suivante peut ecirctre dresseacutee
- Risque juridique lieacute agrave lrsquoabsence des actes relatifs aux sorties et voyages neacutecessaires
- Mauvaise organisation du voyage ou absence drsquoorganisation
- Risque financier
- Maniement de deniers publics par une personne non habiliteacutee
- Meacuteconnaissance des principes de la commande publique
A travers divers constats il est possible de dresser une analyse sommaire des principaux risques
lieacutes aux actes
RISQUES ORGANISATIONNELS
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
Le voyage est deacutecideacute et organiseacute par un enseignant laquo dans son coin raquo
Absence drsquoorganisation Inseacutecuriteacute juridique
Fixer un cadre Elaboration drsquoune charte interne ou drsquoun regraveglement inteacuterieur
Le voyage est deacutecideacute et organiseacute par un enseignant en cours de trimestre scolaire
Absence drsquoorganisation Inseacutecuriteacute juridique
Programmer dans le cadre de lrsquoanneacutee scolaire les sorties et voyages scolaires
Elaboration de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
Le voyage nrsquoest pas autoriseacute par le chef drsquoeacutetablissement
Risque juridique Preacutevoir un formulaire drsquoautorisation agrave compleacuteter X jours avant le deacutepart
Acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage
Absence drsquoinformation des repreacutesentants leacutegaux etou drsquoacte arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
Risque juridique Preacutevoir une fiche drsquoinscription et drsquoautorisation parentale
Acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
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Voyage et assurance de lrsquoeacutelegraveve
Meacuteconnaissance du principe de gratuiteacute si la sortie est obligatoire
Information des parents
Absence drsquoacte autorisant le deacuteplacement des accompagnateurs
Risque juridique Etablir systeacutematiquement X jours avant le deacutepart les ordres de mission
Ordre de mission pour les accompagnateurs
RISQUES LIES AUX ACTES FINANCIERS
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
La participation des familles nrsquoest pas arrecircteacutee par le conseil drsquoadministration
Risque financier Risque juridique Lrsquoagent comptable ne peut rien encaisser
Preacutesenter le budget du voyage en CA et fixer le tarif du voyage
Acte relatif au financement des voyages scolaires
Le budget du voyage nrsquoest pas arrecircteacute en eacutequilibre par le CA
Risque financier Preacutesenter le budget du voyage en CA et arrecircteacute un budget eacutequilibreacute
Budget du voyage
Le voyage nrsquoest pas budgeacutetiseacute
Aucun engagement (bon de commande bon de reacuteservation) ne peut ecirctre eacutetabli
Inscrire au budget la sortie ou le voyage
Budget de lrsquoEPLE DBM
Un don est attribueacute agrave lrsquoeacutetablissement
Risque lieacute agrave la notification du don
Preacutesenter au CA la notification du don
Acte relatif agrave lrsquoacceptation du don
Une Subvention est notifieacutee agrave lrsquoeacutetablissement
Risque lieacute agrave la subvention
Preacutesenter au CA la notification de la subvention avec les conditions drsquoutilisation et de compte rendu
Un eacutelegraveve ne part pas et demande le remboursement de son avance
Risque financier lieacute agrave lrsquoeacutequilibre du voyage
Elaborer une fiche de proceacutedure selon les eacuteleacutements deacutefinis dans la charte ou le regraveglement des voyages
Acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le remboursement
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RISQUES LIES AU MANIEMENT DE DENIERS PUBLICS PAR UNE PERSONNE NON HABILITEE
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
Lrsquoaccompagnateur demande des espegraveces pour des entreacutees de museacutee des tickets de meacutetro et des boissons
Maniement de deniers publics par des personnes non autoriseacutees
Creacuteer une reacutegie temporaire Acte de creacuteation de la reacutegie Nomination du reacutegisseur
Lrsquoenseignant reacutecupegravere dans sa classe lrsquoargent des familles
Maniement de deniers publics par des personnes non autoriseacutees
Creacuteer une reacutegie temporaire ou bien Autoriser lrsquoenseignant agrave collecter le montant de la participation des eacutelegraveves
Convention de mandat
RISQUES LIES A LrsquoACHAT PUBLIC EN EPLE
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
Un enseignant commande et apporte un contrat avec un voyagiste
Incompeacutetence de lrsquoauteur de lrsquoacte
Obtenir lrsquoautorisation de signer un contrat
Inscription agrave lrsquoEPCP Autorisation donneacutee au CE par le CA de signer le contrat
Un enseignant commande et apporte un contrat avec un voyagiste
Meacuteconnaissance des principes de la commande publique
Deacutefinir le besoin deacuteterminer les seuils reacutediger un document de consultation effectuer la publiciteacute et mise en concurrence neacutecessaires seacutelectionner le candidat
Passation du marcheacute
Reacutefeacuterence
- Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le second degreacute raquo
- Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg 160 du 9 janvier 2006 laquo Les actes administratifs des EPLE raquo
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Sommaire
Introduction Analyse des risques
La charte ou le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
CA et programmation des sorties et voyages scolaires dans le cadre de lrsquoanneacutee scolaire
Les sorties et voyages scolaires obligatoires
Les sorties et voyages scolaires facultatifs
Les dons
Les reacutegies
- La creacuteation de la reacutegie
- La nomination du reacutegisseur
- La nomination drsquoun mandataire
La budgeacutetisation des sorties et voyages scolaires ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de
recettes
- Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages
obligatoires non preacutevues au budget initial
- Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages
facultatifs non preacutevues au budget initial
Les contributions entre service
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LA CHARTE OU LE REGLEMENT INTERIEUR DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES
Deacutefinition La Charte ou le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires constitue un cadre
peacutedagogique administratif et financier propre agrave chaque eacutetablissement ce cadre permettra de
deacutefinir les principes retenus pour lrsquoorganisation de toutes les sorties et voyages scolaires de
lrsquoeacutetablissement
Caracteacuteristiques et diffeacuterences entre ces deux notions
- La charte des sorties et voyages scolaires constitue un cadre qui nrsquoa aucune valeur juridique crsquoest un code de bonne conduite elle institue un ensemble de regravegles que les membres de la communauteacute eacuteducative srsquoengagent agrave respecter crsquoest un mode opeacuteratoire un modus vivendi qui est deacutefini Les manquements agrave une des regravegles fixeacutees par cette charte ne feront lrsquoobjet drsquoaucune sanction
- Le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires constitue un cadre qui a valeur juridique ce code de bonne conduite srsquoinscrit dans lrsquoordonnancement juridique il devient obligatoire et produit des effets juridiques tous les actes du chef drsquoeacutetablissement ou du conseil drsquoadministration relatifs agrave des sorties ou voyages scolaires devront respecter les regravegles eacutecrites dans ce regraveglement inteacuterieur Les manquements agrave une des regravegles fixeacutees par ce regraveglement inteacuterieur pourront faire lrsquoobjet de sanction
Organigramme drsquoune charte
Acteurs Rocircle
Actes
Chef drsquoeacutetablissement Composition du groupe de reacuteflexion (facultatif)
Groupe de reacuteflexion Propositions
Equipe de direction Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation de la commission permanente
Commission permanente Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation du conseil drsquoadministration
Conseil drsquoadministration 1deg Adoption de la charte Avis
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la charte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute de la charte
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La charte des sorties et voyages scolaires
- Type drsquoacte Avis relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute Consultation (instruction) de la commission permanente recommandeacutee - Forme Acte reacutedigeacute - Deacutecision nrsquoayant aucune force juridique - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de la charte des sorties et voyages scolaires
La chartre constitue un cadre peacutedagogique administratif et financier propre agrave chaque
eacutetablissement du fait de son autonomie ce dernier est donc libre de fixer les points qui figureront ou
non dans sa charte en fonction de sa situation particuliegravere Pourront ecirctre inscrites dans la charte
plusieurs seacuteries de dispositions notamment des dispositions
- drsquoordre peacutedagogique o Principe de ladeacutequation des voyages au projet deacutetablissement o Principe de consultation systeacutematique du Conseil dadministration pour chaque sortie ou
voyage deacutefinition drsquoun seuil au dessous duquel le chef drsquoeacutetablissement autorise les sorties facultatives principe drsquoinformation du conseil drsquoadministration en deacutebut et fin drsquoanneacutee scolaire
- drsquoordre administratif o Deacutefinition drsquoun scheacutema relatif agrave lrsquoorganisation des sorties ou voyages o Deacutefinition des modaliteacutes drsquoorganisation des tacircches de la responsabiliteacute de chaque acteur o Deacutefinition du calendrier annuel drsquoorganisation des sorties et voyages o Elaboration de documents relatifs aux sorties et voyages facultatifs fiche projet fiches
drsquoinscription et autorisations obligatoires o Principe de diffusion systeacutematique de la charte aux familles dont lenfant participe agrave un
voyage
- drsquoordre financier o Principe de lrsquoeacutelaboration drsquoun budget pour chaque sortie ou voyage compte rendu au
conseil drsquoadministration agrave la fin de lrsquoanneacutee scolaire o Principe de la participation des familles (versement preacutealable au voyage eacutechelonnement des
versements) o Deacutefinition de regravegles pour la gestion des reliquats o Deacutefinition de regravegles en cas dannulation de voyage (reversement ou non des sommes deacutejagrave
verseacutees) o Deacutefinition de regravegles en cas de deacutesistement dun eacutelegraveve (situation variable selon que son
absence fait supporter un coucirct financier plus important ou non aux autres eacutelegraveves si oui restitution ou non des sommes deacutejagrave verseacutees)
o Regravegles et calendrier pour la constitution drsquoune reacutegie
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Organigramme drsquoun regraveglement inteacuterieur
Acteurs Rocircle
Actes
Chef drsquoeacutetablissement Composition du groupe de reacuteflexion (facultatif)
Groupe de reacuteflexion Propositions
Equipe de direction Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation de la commission permanente
Commission permanente Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation du conseil drsquoadministration
Conseil drsquoadministration Adoption du regraveglement inteacuterieur Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Transmission de la deacutelibeacuteration
Controcircle de leacutegaliteacute Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute de lrsquoacte
Acte relatif au regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
- Type drsquoacte Acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute Consultation (instruction) de la commission permanente - Forme Acte reacutedigeacute - Acte soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte exeacutecutoire quinze jours apregraves lrsquoaccuseacute de reacuteception - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de la deacutelibeacuteration relative au regraveglement des sorties et voyages scolaires
Le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires constitue un cadre peacutedagogique
administratif et financier propre agrave chaque eacutetablissement du fait de son autonomie ce dernier est
donc libre de fixer les points qui figureront ou non dans sa charte en fonction de sa situation
particuliegravere Pourront ecirctre inscrites dans ce regraveglement plusieurs seacuteries de dispositions notamment
des dispositions
- drsquoordre peacutedagogique o Principe de ladeacutequation des voyages au projet deacutetablissement
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o Principe de consultation systeacutematique du Conseil dadministration pour chaque sortie ou voyage deacutefinition drsquoun seuil au dessous duquel le chef drsquoeacutetablissement autorise les sorties facultatives principe drsquoinformation du conseil drsquoadministration en deacutebut et fin drsquoanneacutee scolaire
- drsquoordre administratif o Deacutefinition drsquoun scheacutema relatif agrave lrsquoorganisation des sorties ou voyages o Deacutefinition des modaliteacutes drsquoorganisation des tacircches de la responsabiliteacute de chaque acteur o Deacutefinition du calendrier annuel drsquoorganisation des sorties et voyages o Elaboration de documents types relatifs aux sorties et voyages facultatifs fiche projet fiches
drsquoinscription et autorisations obligatoires o Principe de diffusion systeacutematique du regraveglement inteacuterieur aux familles dont lenfant participe
agrave un voyage - drsquoordre financier
o Principe de lrsquoeacutelaboration drsquoun budget pour chaque sortie ou voyage compte rendu au conseil drsquoadministration agrave la fin de lrsquoanneacutee scolaire
o Principe de la participation des familles (versement preacutealable au voyage eacutechelonnement des versements)
o Deacutefinition de regravegles pour la gestion des reliquats o Deacutefinition de regravegles en cas dannulation de voyage (reversement ou non des sommes deacutejagrave
verseacutees) o Deacutefinition de regravegles en cas de deacutesistement dun eacutelegraveve (situation variable selon que son
absence fait supporter un coucirct financier plus important ou non aux autres eacutelegraveves si oui restitution ou non des sommes deacutejagrave verseacutees)
o Regravegles et calendrier pour la constitution drsquoune reacutegie
Les bonnes pratiques
Lrsquoacte devra ecirctre rendu exeacutecutoire par lrsquoautoriteacute de controcircle avant tout autre acte relatif aux sorties et voyages
Lrsquoacte devra faire lrsquoobjet drsquoune large publiciteacute agrave chaque rentreacutee scolaire
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Exemple drsquoune charte Charte ndash regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
Un modegravele de charte ndash regraveglement inteacuterieur des voyages organiseacutes par les EPLE est proposeacute ci-apregraves Il
ne srsquoagit pas drsquoun formulaire preacuteconiseacute mais drsquoune trame pouvant ecirctre adapteacutee aux circonstances
particuliegraveres
Article 1 Une sortie scolaire nrsquoa de justification que dans le cadre drsquoun projet peacutedagogique en relation avec les
enseignements obligatoires et les programmes Cet ancrage doit ecirctre expliciteacute dans la description du projet
Article 2 Toute sortie ne peut exceacuteder une dureacutee de 5 jours pris sur le temps scolaire Le conseil
drsquoadministration fixe le nombre de sorties facultatives agrave X par niveau ou classe dans lrsquoanneacutee
Article 3 Le conseil drsquoadministration fixe le montant de la contribution volontaire des familles Le conseil drsquoadministration tolegravere une variation de XX de la participation demandeacutee
Article 4 Le conseil drsquoadministration nrsquoexamine pas les projets dont la contribution volontaire des familles nrsquoexcegravede pas la somme de XX euros
Article 5 La sortie pourra se deacuterouler si XX des eacutelegraveves de la classe ou du niveau participent au deacuteplacement Le voyage linguistique se deacuteroule si XX des eacutelegraveves drsquoun niveau y participent
Article 6 Lrsquoeacutetablissement est autoriseacute agrave percevoir par avance les contributions volontaires des familles Les deacutepenses seront engageacutees dans la limite des sommes perccedilues
Article 7 Les financements envisageacutes par lrsquoeacutetablissement preacutelegravevement sur fonds de reacuteserves participation
drsquoun autre chapitre ou affectation de subvention de fonctionnement (sous reacuteserve drsquo instruction particuliegravere de
la collectiviteacute de rattachement) sont soumis agrave lrsquoapprobation du conseil drsquoadministration
Article 8 Les modaliteacutes de contribution financiegravere ne concernent pas les personnels drsquoencadrement du voyage puisque lrsquoensemble des accompagnateurs beacuteneacuteficie de la gratuiteacute Les charges ne devant pas ecirctre supporteacutees par les familles leur financement sera preacutevu sur le budget de lrsquoeacutetablissement (subventions diverses ressources propres etc)
Article 9 La participation aux charges communes est fixeacutee agrave hellip du montant du budget du voyage scolaire (frais de teacuteleacutephone reacuteception formaliteacutes administrativeshellip)
Article 10 Un bilan financier du voyage sera preacutesenteacute au conseil drsquoadministration
Article 11 Lrsquoeacuteventuel reliquat sera obligatoirement rembourseacute aux familles qui auront reacutegleacute lrsquointeacutegraliteacute de la participation demandeacutee excepteacute srsquoil est infeacuterieur agrave hellip Euros
Article 12 Les reliquats infeacuterieurs agrave 8 euros seront acquis deacutefinitivement agrave lrsquoeacutetablissement agrave lrsquoexpiration drsquoun deacutelai de 3 mois agrave compter de sa date de notification aux familles si celles-ci nrsquoen ont pas demandeacute le remboursement Article 13 Les conditions drsquoannulation du voyage seront notifieacutees aux familles par acte drsquoengagement Ces
conditions peuvent ecirctre deacutetermineacutees par lrsquoeacutetablissement Elles peuvent ecirctre eacutequivalentes agrave celles preacutevues dans
la convention de seacutejour
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CA ET PROGRAMMATION DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES DANS LE CADRE DE LrsquoANNEE SCOLAIRE
Exemple de calendrier avec programmation des sorties et des voyages scolaires en deacutebut drsquoanneacutee
scolaire
Calendrier Actes du CA Anneacutee N
Anneacutee N+1
1er CA de lrsquoanneacutee
Elaboration de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
X
2eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage
X
3eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Budget de lrsquoEPLE
Inscription des sorties et voyages agrave lrsquoEPCP
X
4eacuteme CA de lrsquoanneacutee
5eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Compte rendu du voyage et preacutesentation du bilan financier au CA
X
Exemple de calendrier sans programmation drsquoune sortie ou drsquoun voyage scolaire en deacutebut drsquoanneacutee
scolaire
Calendrier Actes du CA Anneacutee N
Anneacutee N+1
1er CA de lrsquoanneacutee
Elaboration de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages
scolaires
2eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage
3eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Budget de lrsquoEPLE
4eacuteme CA de
lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage DBM
Inscription des sorties et voyages agrave lrsquoEPCP
Ou Acte du CA autorisant le CE de signer le contrat
X
5eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Compte rendu du voyage et preacutesentation du bilan financier au
CA
X
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LES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES OBLIGATOIRES
Deacutefinition Deacuteplacements collectifs drsquoeacutelegraveves hors de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
accompagneacutes et organiseacutes sous lrsquoautoriteacute du chef drsquoeacutetablissement dans le cadre drsquoune action
eacuteducative ayant lieu tout ou partie pendant le temps scolaire
La sortie effectueacutee sur une journeacutee ou une demi-journeacutee ne comporte pas de nuiteacutee Le voyage
inclut au moins une nuiteacutee Tout voyage comportant une nuiteacutee est facultatif en application de
lrsquoarticle 371-3 du code civil
Le caractegravere obligatoire implique la gratuiteacute pour les eacutelegraveves et accompagnateurs
Critegraveres de la sortie obligatoire
La sortie obligatoire concerne la classe entiegravere ou un niveau deacutetermineacute La sortie srsquoinscrit dans le cadre des programmes officiels ou du projet drsquoeacutetablissement La sortie srsquoexeacutecute sur le temps scolaire
Reacutefeacuterence
- Circulaire ndeg79-186 du 12 Juin 1979 - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
Organigramme
Les sorties et voyages obligatoires vont amener plusieurs actes
Un acte relatif agrave la programmation des voyages et sorties scolaires Un acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant la sortie Un ordre de mission
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignant Initiative du voyage
Chef drsquoeacutetablissement Faisabiliteacute
Equipe de direction Instruction
Conseil drsquoadministration Consultation et programmation Avis ou Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Autorisation du voyage Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes Information des familles
Chef drsquoeacutetablissement Ordre de mission Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
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Chronologie
1deg acte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Deacutecision immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
2deg acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
3deg ordre de mission pour les accompagnateurs
- Type drsquoacte acte du chef drsquoeacutetablissement relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable apregraves publiciteacute notification agrave lrsquointeacuteresseacute
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires Le respect de la finaliteacute peacutedagogique et eacuteducative de la sortie Le respect des critegraveres de la sortie obligatoire elle ne peut pas concerner seulement que
quelques eacutelegraveves Lrsquoinformation des familles ou du repreacutesentant leacutegal (eacutecrite si besoin) Le caractegravere facultatif de lrsquoassurance pour la famille (La sortie constitue une activiteacute
obligatoire) La violation du principe de gratuiteacute de lrsquoenseignement pour les eacutelegraveves et les
accompagnateurs Lrsquoabsence drsquoacte du chef drsquoeacutetablissement Le caractegravere exeacutecutoire des actes La gestion financiegravere de la sortie incombe en totaliteacute sur le budget de lrsquoeacutetablissement
chapitre A1 J1 ou J31 J32 J38 ou J4 il nrsquoexiste aucun compte 7067 contribution des familles aux voyages scolaires
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LES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES FACULTATIFS
Deacutefinition Deacuteplacements collectifs drsquoeacutelegraveves hors de lrsquoEPLE accompagneacutes et organiseacutes sous
lrsquoautoriteacute du chef drsquoeacutetablissement dans le cadre drsquoune action eacuteducative ayant lieu tout ou partie
pendant le temps scolaire
La sortie effectueacutee sur une journeacutee ou une demi-journeacutee ne comporte pas de nuiteacutee Le voyage
inclut au moins une nuiteacutee Tout voyage comportant une nuiteacutee est facultatif en application de
lrsquoarticle 371-3 du code civil
Un voyage facultatif ne doit pas ecirctre discriminatoire ce caractegravere discriminatoire srsquoexamine au
regard du montant du coucirct du voyage coucirct discriminant pour certaines familles et au fait que le
coucirct du voyage des accompagnateurs ne doit pas ecirctre supporteacute par les familles
Les voyages scolaires vont amener plusieurs actes
Un acte relatif agrave la programmation des voyages et sorties scolaires Un acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage Un acte relatif au financement des voyages scolaires Un ordre de mission pour les accompagnateurs
Chronologie
1deg acte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute consultation (instruction) de la commission permanente - Forme acte reacutedigeacute - Deacutecision immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
2deg acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
3deg acte relatif au financement des voyages scolaires
- Type acte relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte exeacutecutoire quinze jours apregraves lrsquoaccuseacute de reacuteception - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
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4deg ordre de mission pour les accompagnateurs
- Type drsquoacte acte du chef drsquoeacutetablissement relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable apregraves publiciteacute notification agrave lrsquointeacuteresseacute
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignant Initiative du voyage
Chef drsquoeacutetablissement Faisabiliteacute
Equipe de direction Instruction
Commission permanente Instruction
Conseil drsquoadministration Consultation et programmation Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Autorisation et arrecirct de la liste des eacutelegraveves participant agrave la sortie ou au
voyage
Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Enseignant Deacutetail du voyage programme
Equipe de direction
Projet de budget de financement remplacement des enseignants accompagnateurs accueil des eacutelegraveves ne participant pas au
voyage
Conseil drsquoadministration Deacutecision relative au financement du voyage autorisation de signer les conventions don DBM pour
vote si neacutecessaire
Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Transmission acte et DBM
Controcircle de leacutegaliteacute Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Chef drsquoeacutetablissement Ordre de mission Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
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Contenu de la deacutelibeacuteration relative au financement des voyages scolaires
La reacutefeacuterence agrave la charte ou au regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires La reacutefeacuterence de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires La preacutesentation du voyage (destination date objet) Les classes concerneacutees Le nombre de participants et drsquoaccompagnateurs Le nom de lrsquoadulte responsable Le budget Lrsquoautorisation de signer les contrats et les conventions preacutesenteacutees simultaneacutement Le vote du montant maximum de la participation des familles Lrsquoeacutecheacuteancier des encaissements de la participation Les modaliteacutes de remboursement en cas de deacutesistement ou drsquoannulation Les modaliteacutes de remboursement en cas drsquoexceacutedent agrave la fin du voyage Les dons
Les bonnes pratiques
Lrsquoacte devra ecirctre rendu exeacutecutoire par lrsquoautoriteacute de controcircle avant drsquoencaisser de lrsquoargent des familles ou drsquoengager les deacutepenses relatives au voyage Le budget preacutevisionnel du voyage est joint agrave lrsquoacte
Lrsquoacte est agrave joindre au 1er mandatement relatif au paiement des deacutepenses ainsi qursquoagrave lrsquoordre de recettes des participants
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires Le respect de la finaliteacute peacutedagogique et eacuteducative de la sortie Lrsquoexistence des diffeacuterents actes La rupture de lrsquoeacutegaliteacute des participants au voyage (existence de diffeacuterents tarifs selon que
lrsquoeacutelegraveve est affilieacute ou non au foyer socio-eacuteducatif) La violation du principe de gratuiteacute de lrsquoenseignement (deacutepenses des accompagnateurs mis
directement ou indirectement agrave la charge des familles) Lrsquoabsence drsquoacte La gestion de fait par une association La compeacutetence du conseil drsquoadministration pour deacutelibeacuterer sur le financement des voyages si
cette attribution a eacuteteacute deacuteleacutegueacutee agrave la commission permanente (le conseil drsquoadministration ne peut plus deacutecider et la commission permanente nrsquoest pas compeacutetente pour voter une DBM)
Reacutefeacuterence - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
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LES DONS
Deacutefinition Un don est une libeacuteraliteacute agrave titre gracieux Lrsquoassembleacutee geacuteneacuterale du foyer socio-eacuteducatif
ou la personne responsable drsquoun autre organisme peut deacutecider de financer les sorties ou voyages
scolaires drsquoun eacutetablissement public local drsquoenseignement Cette participation prend la forme drsquoun
don fait agrave lrsquoeacutetablissement Pour que ce don soit recevable il faut qursquoil soit notifieacute agrave lrsquoeacutetablissement et
que le conseil drsquoadministration se prononce sur le principe du versement du don en autorisant le chef
drsquoeacutetablissement agrave accepter ce don
Reacutefeacuterence
- Article R421-20 du code de lrsquoeacuteducation - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
FSE Lettre de notification du don
Chef drsquoeacutetablissement Etude du caractegravere recevable du don
Equipe de direction Instruction
Conseil drsquoadministration
Deacutecision autorisant le chef drsquoeacutetablissement agrave accepter le don
DBM si neacutecessaire
Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Acte relatif au don
- Type acte relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte non soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
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Le respect des engagements en acceptant le don lrsquoeacutetablissement accepte les exigences du financeur fixeacutees dans la lettre de notification du don si le don est affecteacute au voyage agrave tel voyage il ne pourra pas servir pour un autre voyage Le don nrsquoest acquis que si le voyage se reacutealise (article R421-66 du code de lrsquoeacuteducation)
Lrsquoabsence de discrimination le don est affecteacute au voyage et non pas pour faire beacuteneacuteficier quelques participants drsquoun tarif diffeacuterent ou preacutefeacuterentiel
Le compte rendu financier du voyage Lrsquoexistence de lrsquoacte du CA Le caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
LA TECHNIQUE DES RESSOURCES AFFECTEacuteES Cette technique est utiliseacutee pour des opeacuterations preacutevues par des contrats des conventions ou bien se rapportant agrave des dons legs et recettes leacutegales qui remplissent simultaneacutement les conditions suivantes
- signature drsquoune convention avec un financeur fixant les obligations ou acceptation de dons ou de recettes en contrepartie drsquoobligations
- obligation de rendre compte de lrsquoutilisation des creacutedits - obligation de restituer le solde non employeacute ou obtenir du bailleur de fonds le report de
ces creacutedits sur lrsquoexercice suivant La comptabiliteacute de ces opeacuterations srsquoexeacutecute du 1er janvier au 31 deacutecembre (il nrsquoexiste pas de peacuteriode drsquoinventaire)
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LES REGIES
Les actes de creacuteation drsquoune reacutegie ou de nomination du reacutegisseur ne sont pas soumis agrave lrsquoapprobation
du conseil drsquoadministration
1) Creacuteation drsquoune reacutegie
Le principe Les actes de creacuteation de reacutegies doivent ecirctre transmis au comptable supeacuterieur du Treacutesor en application des dispositions de lrsquoarrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et drsquoavances Sans formulation drsquoobservations du comptable supeacuterieur du Treacutesor les deacutecisions de creacuteation de reacutegies seront exeacutecutoires agrave lrsquoissue du deacutelai de 15 jours agrave compter de la date de transmission Il nrsquoest donc pas neacutecessaire de formaliser lrsquoaccord du comptable supeacuterieur du Treacutesor
Reacutefeacuterence
- Deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute relatif aux reacutegies de recettes et aux reacutegies drsquoavances des organismes publics
- Arrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et des reacutegies drsquoavances
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignants Demande
Chef drsquoeacutetablissement Demande avis de lrsquoagent comptable
Agent comptable Avis
Chef drsquoeacutetablissement Deacutecision de creacuteation de la reacutegie transmission
Comptable supeacuterieur du Treacutesor Exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves transmission
Acte relatif agrave la reacutegie
- Type acte du chef drsquoeacutetablissement - Forme acte reacutedigeacute - Acte non soumis agrave lrsquoapprobation du conseil drsquoadministration - Acte non soumis au controcircle de leacutegaliteacute - Acte exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves la transmission au comptable supeacuterieur du treacutesor - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
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Les points agrave surveiller
- Preacutesence du document instituant la reacutegie Ce document est accompagneacute du document
intituleacute laquo document drsquohabilitation raquo
o La deacutecision portant institution drsquoune reacutegie deacutecrit la nature de deacutepense ainsi que le
montant maximum par opeacuteration
o Le document drsquohabilitation preacutecisera
la date drsquohabilitation
lrsquoobjet de la reacutegie
la dureacutee
le nom du reacutegisseur
son grade
le nom du suppleacuteant
le montant de lrsquoavance
la peacuteriodiciteacute des justificatifs
le chapitre autoriseacute ainsi que les moyens de regraveglement
- Nouvelle transmission en cas de modifications drsquoune recette ou et drsquoune deacutepense
2) Nomination du reacutegisseur
La nomination du reacutegisseur est un acte interne agrave llsquoeacutetablissement et le document retraccedilant
cette nomination issu de lrsquoapplication informatique nrsquoest pas agrave transmettre
Ces reacutegies temporaires concernent principalement les voyages scolaires Le montant maximal de lrsquoavance dans le cadre drsquoune reacutegie temporaire est limiteacute au montant preacutevisible des deacutepenses agrave honorer dans le cadre de la reacutegie Il nrsquoexiste aucune disposition reacuteglementaire preacutecisant le montant maximum puisqursquoil est variable suivant lrsquoobjet de la reacutegie temporaire Le montant maximum de lrsquoavance doit donc ecirctre deacutetermineacute preacuteciseacutement en fonction de la dureacutee et de la destination du voyage
3) Nomination drsquoun mandataire
Les reacutegisseurs ont la faculteacute de deacutesigner sous leur responsabiliteacute et apregraves autorisation de lagent comptable un mandataire
Les conditions particuliegraveres de recouvrement de certains droits et de paiement de certaines deacutepenses peuvent justifier que celles-ci soient reacutealiseacutees par drsquoautres personnes habiliteacutees qui interviennent en qualiteacute de mandataires pour le compte et sous la responsabiliteacute du reacutegisseur (par exemple pour le regraveglement de deacutepenses lors drsquoun voyage scolaire agrave lrsquoeacutetranger)
Les mandataires agissent sous la responsabiliteacute du reacutegisseur Ils ne sont pas assujettis agrave cautionnement Ils ne perccediloivent pas drsquoindemniteacute de responsabiliteacute
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Organigramme et chronologie
Acteurs Rocircle
Actes
Reacutegisseur Initiative
Agent comptable Autorisation
Reacutegisseur Deacutesignation Procuration
Reacutegisseur Information du chef drsquoeacutetablissement et Speacutecimen de la
signature du mandataire
Reacutegisseur Speacutecimen de la signature du mandataire
Chronologie
Type drsquoacte Acte du reacutegisseur qui eacutetablit une procuration sur papier libre - Forme
o Acte reacutedigeacute sur papier libre o Visa de lrsquoagent comptable
- Deacutecision exeacutecutoire apregraves information du chef drsquoeacutetablissement - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de lrsquoacte
Identification du mandataire Objet du mandat les pouvoirs confieacutes au mandataire (type de deacutepenses type de recettes)
doivent ecirctre expresseacutement deacutetermineacutees dans la convention de mandat Les conditions drsquoexeacutecution de la convention
o Mise agrave disposition drsquoun registre de reccedilus agrave souche o Deacutelivrance drsquoun reccedilu o Inscription sur la souche du nom de lrsquoeacutelegraveve de la date et du montant o Consignes en cas drsquoerreur ou de rectification o Reversement tous les huit jours au maximum au reacutegisseur des fonds et piegraveces
justificatives deacutetenus
Lrsquoobligation pour le mandataire de tenir une comptabiliteacute simplifieacutee Le rappel que les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute
personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Signature de lrsquoacte de nomination accompagneacutee de la mention laquo vu pour acceptation raquo Visa de lrsquoagent comptable
Les points agrave surveiller
Le caractegravere personnel de la deacuteleacutegation (laquo intuitu personae raquo agent preacutesentant les garanties neacutecessaires)
Aucun mandataire suppleacuteant nrsquoest autoriseacute
Le caractegravere impreacutecis de lrsquoobjet de la convention de mandat
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Lrsquoenvoi de la copie de la procuration ainsi que le speacutecimen de la signature du mandataire Le respect par le mandataire des dispositions du mandat et des regravegles de fonctionnement de
la reacutegie Le mandataire ne peut exercer ses fonctions dans le cas dabsence du reacutegisseur que pendant
deux mois au maximum Dans le cas dabsence supeacuterieure agrave deux mois il convient de proceacuteder agrave la nomination dun nouveau reacutegisseur ou dun inteacuterimaire
Annexe exemple drsquoune procuration
CONVENTION DE MANDAT
Vu la loi ndeg 63-156 du 23 feacutevrier 1963 portant loi de finances pour 1963 Vu le deacutecret ndeg 62-1587 du 29 deacutecembre 1962 portant regraveglement geacuteneacuteral sur la comptabiliteacute publique Vu le deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute en dernier lieu par le deacutecret 97-33 du 13 janvier 1997 relatif aux reacutegies de recettes et drsquoavances des organismes publics En application de lrsquoinstruction codificatrice ndeg 05-042-M9-R du 30 septembre 2005 annotant lrsquoinstruction codificatrice ndeg 98-065 ndash M9 ndash R du 4 mai 1998
Vu lrsquoacte administratif ndeghelliphelliphelliphellip du Conseil drsquoadministration du helliphelliphelliphelliphelliprelatif au financement du budget du voyage scolaire
Article 1 Objet Monsieur helliphelliphelliphelliphellip agissant en qualiteacute de reacutegisseur du Collegravege helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip donne procuration agrave Monsieur helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip professeur de helliphelliphelliphelliphelliphellip deacutesigneacute en qualiteacute de mandataire pour lrsquoencaissement des recettes correspondantes agrave helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Article 2 Seuil des encaissements Consideacuterant le tarif voteacute en Conseil drsquoadministration et le nombre drsquoeacutelegraveves concerneacutes Le montant des encaissements ne doit pas deacutepasser helliphelliphelliphelliphellipeuros
Article 3 Obligations du mandataire Un registre de reccedilus agrave souche sera deacutelivreacute au mandataire A chaque encaissement le mandataire devra deacutelivrer un reccedilu En cas drsquoerreur ou drsquoannulation le reccedilu portera la mention laquo annuleacute raquo et sera agrafeacute agrave la souche Le mandataire inscrira sur la souche le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant et lrsquoobjet Le mandataire indiquera sur le reccedilu le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant lrsquoobjet sa qualiteacute et son eacutemargement sera preacuteceacutedeacute de son nom Il doit proceacuteder au reversement tous les huit jours au maximum des fonds et piegraveces justificatives qursquoil deacutetient au reacutegisseur qui les centralise et les integravegre dans sa comptabiliteacute En aucun cas le mandataire ne doit encaisser des sommes ne correspondant pas agrave lrsquoobjet le montant ou la qualiteacute des deacutebiteurs de la preacutesente convention
Article 4 Responsabiliteacute Les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Le mandataire est donc tenu de rendre compte de sa gestion au reacutegisseur et doit agrave ce titre tenir une comptabiliteacute simplifieacutee de sa gestion
En cas de non respect des termes de la preacutesente convention par le mandataire le reacutegisseur se reacuteserve le droit drsquoengager la responsabiliteacute du mandataire
Article 5 Dureacutee La preacutesente convention est conclue pour une dureacutee de deux mois agrave compter de sa signature A helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip le helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
LrsquoAgent comptable Le Reacutegisseur Le Mandataire laquovu pour acceptation raquo
helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
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LA BUDGETISATION DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages obligatoires non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives
Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute obligatoire les deacutepenses sont effectueacutees sur le budget de lrsquoeacutetablissement etou sur ressources speacutecifiques Aucune participation des familles ne peut ecirctre demandeacutee il nrsquoexiste en comptabiliteacute aucun compte 7067 contributions des familles aux voyages scolaires dans les services eacutenumeacutereacutes ci-dessous La gestion financiegravere et comptable est imputeacutee en totaliteacute
- Au service geacuteneacuteral o sur le chapitre A1 activiteacute eacuteducatives et peacutedagogiques (A1 6245)
- etou sur les services speacuteciaux suivants
o J 1 Enseignement technique (y compris la taxe drsquoapprentissage si la sortie est en rapport avec la formation des eacutelegraveves)
o J 31 J32 J38 Projet drsquoeacutetablissement o J 4 Zone drsquoeacuteducation prioritaire
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o N 85 Subvention de collectiviteacute territoriale pour le deacuteveloppement des activiteacutes culturelles et peacuteri-eacuteducatives
Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages facultatifs non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Participation des familles
Ressources non
affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires
La gestion financiegravere et comptable du voyage doit ecirctre impeacuterativement imputeacutee en totaliteacute sur le
service speacutecial ndash chapitre N3 en recettes et en deacutepenses
Le chapitre N3 est un service speacutecial sans reacuteserve eacutequilibreacute en recettes et en deacutepenses geacutereacute en partie depuis le 1er janvier 2008 selon la technique des ressources affecteacutees dont la comptabilisation donne lieu agrave une prise en charge au deacutebit du C468 263 produits agrave recevoir sur appariements voyages par le creacutedit du compte C468 663 charges agrave payer sur appariements voyages
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Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute facultative la totaliteacute des deacutepenses est effectueacutee sur le budget du voyage tel qursquoil a eacuteteacute preacutesenteacute et voteacute par le conseil drsquoadministration
Les personnels drsquoencadrement eacutetant dispenseacutes de contribution financiegravere il est donc neacutecessaire de preacutevoir sur le budget de lrsquoeacutetablissement les modaliteacutes de financement des deacutepenses des accompagnateurs affeacuterentes agrave ce voyage puisque les familles nrsquoont pas agrave en supporter les frais Si les accompagnateurs payent une participation cette derniegravere devra ecirctre retraceacutee au compte 70888
Dans le cas des sorties et voyages facultatifs la participation demandeacutee aux familles sera comptabiliseacutee au compte 7067 Nota bene Le compte 70667 ne doit jamais ecirctre utiliseacute pour un voyage ce dernier est reacuteserveacute agrave des contributions de formation continue et de promotion sociale (racine 7066) Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
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La technique budgeacutetaire des contributions entre services pour les comptes laquo charges agrave payer raquo et laquo produits agrave recevoir raquo
Si une des recettes du voyage provient drsquoun preacutelegravevement sur fonds de reacuteserve ou drsquoun autre service de lrsquoeacutetablissement Il conviendra drsquoappliquer alors la technique budgeacutetaire des contributions entre services (comptes 6588 et 7588) Le principe est simple laquo un service qui donne un service qui reccediloit raquo La comptabilisation de cette opeacuteration se traduira par
- un mandat drsquoordre au compte 6588 dans le service qui donne - un OR au compte 7588 dans le service qui reccediloit
Compte
D 6588 Compte
4662 Compte
468263 Compte
468663 Compte
N3 7588
D C D C D C D C D C
1 X X 2 X X 3 X X 4 X X
Seront utiliseacutes les comptes suivants compte 6588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement compte 4662 Mandats agrave payer ndash Exercice courant compte 468263 Produits agrave recevoir sur appariements voyages compte 468663 Charges agrave payer sur appariements voyages Compte 7588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement
Lrsquoeacutegaliteacute entre ces deux comptes doit toujours exister que ce soit au niveau de lrsquoouverture de creacutedits et de preacutevision de recettes ou que ce soit au niveau de lrsquoexeacutecution le mandat drsquoordre au compte 6588 et la recette drsquoordre au 7588 doivent ecirctre eacutetablis pour le montant exact de la deacutepense constateacutee sur ce financement et non en fonction de la preacutevision budgeacutetaire
DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au chapitre D 6588 si le preacutelegravevement provient des reacuteserves du service geacuteneacuteral au J1 6588 srsquoil provient des reacuteserves de lrsquoenseignement technique DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au service speacutecial J3(X) 6588 si le voyage finalise un projet drsquoeacutetablissement (PAPeacutet) participation du service speacutecial au service N3 qui retrace la totaliteacute du voyage
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Le site de la DIFIN
Retrouvez les toutes derniegraveres informations et actualiteacutes agrave lrsquoadresse suivante sur le Site acadeacutemique Rubrique toutes les Actualiteacutes
Actualisation sur le site de lrsquoacadeacutemie acadeacutemique de la rubrique laquo Aide et conseil aux EPLE raquo DIFIN488-497 [PDF 21457 Ko]
Le PowerPoint sur les diffeacuterents thegravemes abordeacutes lors des rencontres Services acadeacutemiques Gestionnaires en EPLE notamment la gestion de lrsquoeacutevaluation des risques en EPLE avec le document unique lrsquooutil GERES Les creacutedits globaliseacutes PAPeacutet les soldes deacutebiteurs des CES et CEC le contrat unique drsquoinsertion (sur les dispositions de ce contrat et les modaliteacutes de recrutement relire les brefs de janvier 2010 ) le contentieux des contrats aideacutes avec le deacuteroulement drsquoune proceacutedure de licenciement lrsquoentretien personnel la PFR la formation continue des gestionnaires et de leurs collaborateurs
Le point sur
Le deacutelai global de paiement
Maitriser les actes relatifs aux sorties et voyages scolaires
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DELAI GLOBAL DE PAIEMENT
Au 1er juillet 2010 le deacutelai global de paiement passera pour les collectiviteacutes territoriales et
les eacutetablissements publics locaux agrave 30 jours (Article 98 du code des marcheacutes publics) Les
eacutetablissements scolaires sont concerneacutes par cette disposition
La reacuteduction de ce deacutelai est lrsquooccasion de mettre en place un controcircle interne comptable avec
des fiches de reacuteveacutelation et drsquoanalyse de problegraveme ainsi qursquoune fiche de proceacutedure
DEFINITION
Le deacutelai global de paiement est preacutevu agrave lrsquoarticle 98 du code des marcheacutes publics
Le deacutelai global de paiement ouvre de plein droit et sans autre formaliteacute pour le titulaire du
marcheacute le beacuteneacutefice drsquointeacuterecircts moratoires agrave compter du jour suivant lrsquoexpiration du deacutelai
- Le deacutelai global de paiement est fixeacute agrave 30 jours
- Il nrsquoest pas possible contractuellement drsquoaugmenter ce deacutelai par contre il est possible contractuellement de le diminuer
Ce deacutelai va se reacutepartir entre lrsquoordonnateur et le comptable le comptable doit pouvoir disposer drsquoun deacutelai drsquoexamen du dossier de mandatement de 10 jours ce qui ne lrsquoempecircche pas srsquoil le faut de payer avant la fin de ce deacutelai Le comptable devra garder trace de la date de reacuteception des documents (registre reacuteceacutepisseacute tampon hellip) ce sera la date de deacutepart pour le comptable la fin du deacutelai sera la date drsquoenvoi en regraveglement au Treacutesor Public
- Le point de deacutepart du deacutelai global de paiement est la date de reacuteception de la demande de
paiement par le service de la deacutepense agrave deacutefaut la date du service fait si elle est posteacuterieure
Ceci neacutecessite lrsquoenregistrement de cette date
A deacutefaut de date pertinente (date de reacuteception de la facture date du service fait) la date de
la facture augmenteacutee de 2 jours fera foi
- Le terme du deacutelai global de paiement est le deacutecaissement par le comptable (Envoi du
paiement au Treacutesor Public)
Le comptable devra informer lrsquoordonnateur de cette date
REFERENCES
Le deacutecret ndeg2002-232 du 21 feacutevrier 2002 (JO du 22 feacutevrier 2002) et sa circulaire geacuteneacuterale
drsquoapplication du 13 mars 2002 (JO du 6 avril 2002) en fixent les modaliteacutes
Lrsquoarticle 33 du deacutecret ndeg2008-1355 du 19 deacutecembre 2008 a rameneacute ce deacutelai pour les
comptables de lrsquoEtat agrave 10 jours agrave compter du 1er juillet 2010
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REPARTITION DU DELAI POUR UN EPLE
Au niveau des EPLE on ne peut quenvisager lapplication dun deacutelai conventionnel fixant des
modaliteacutes pratiques concernant ce partage le partage preacutevu par le deacutecret ndeg2008-1550 du 31
deacutecembre 2008 (10 jours pour le comptable agrave compter du 1er juillet 2010) peut effectivement servir
de reacutefeacuterence sans pour cela constituer une obligation
CALCUL DES INTERETS MORATOIRES
Lors de lrsquoexeacutecution drsquoun marcheacute public des peacutenaliteacutes financiegraveres sont appliqueacutees agrave lrsquoentiteacute publique en cas de deacutepassement du deacutelai maximum de paiement le titulaire du marcheacute ou le sous-traitant perccediloit alors des inteacuterecircts moratoires de plein droit et sans formaliteacute
Le deacutelai qui impose le paiement des sommes dues au contractant ne peut deacutepasser
30 jours pour lrsquoEacutetat et ses eacutetablissements publics autres que ceux ayant un caractegravere industriel et commercial (EPIC)
30 jours au 1er juillet 2010 pour les collectiviteacutes territoriales et les eacutetablissements publics locaux
Le taux des inteacuterecircts moratoires eacutetant actualiseacute deux fois par an (au 1er janvier et au 1er juillet) celui qui doit ecirctre pris en compte pour le calcul est celui qui est en vigueur agrave la date agrave laquelle les inteacuterecircts moratoires commencent agrave courir un seul taux srsquoapplique pour toute la dureacutee du marcheacute
Par exemple pour un deacutelai de paiement qui expire au 24 mars les inteacuterecircts moratoires qui sont dus agrave partir du 25 mars soit dans la peacuteriode entre le 1er janvier et le 1er juillet il faut calculer les inteacuterecircts en fonction du taux en vigueur le 1er janvier et ce pour toute la dureacutee de la dette restant agrave payer
Attention le taux est calculeacute en reacutefeacuterence agrave deux taux diffeacuterents
soit le taux marginal de la Banque centrale europeacuteenne (BCE) pour les marcheacutes de lrsquoEacutetat et ses eacutetablissements publics autres que ceux ayant un caractegravere industriel et commercial (EPIC) et des collectiviteacutes territoriales et leurs eacutetablissements publics
soit le taux leacutegal srsquoil srsquoagit drsquoun marcheacute passeacute par les eacutetablissements de santeacute des armeacutees et les eacutetablissements publics de santeacute
Un assistant de calcul permet de calculer en ligne les inteacuterecircts moratoires dus au sous-traitant
Les inteacuterecircts moratoires courent agrave compter du jour suivant lrsquoexpiration du deacutelai global de
paiement et ce jusqursquoagrave la date incluse de mise en paiement du principal (facture)
Ils sont mandateacutes par lrsquoordonnateur au compte 6711 laquo peacutenaliteacutes sur les marcheacutes et deacutebits
payeacutes sur achats et ventes raquo aussi est-il important que ce dernier ait connaissance et de la date
initiale deacuteterminant le point de deacutepart et de la date finale (deacutecaissement) pour chaque facture
Lrsquoassiette des inteacuterecircts moratoires sera le montant total des eacuteleacutements de liquidation
La formule de calcul des inteacuterecircts moratoires (IM) est la suivante
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Nombre de jours de deacutepassement
Montant payeacute tardivement TTC x ------------------------------------------ x taux
365
Des inteacuterecircts moratoires compleacutementaires sont dus lorsque le mandatement des inteacuterecircts
moratoires initiaux nrsquoest pas intervenu au plus tard le 30eacuteme jour suivant la date de paiement du
principal
La formule de calcul est
Nombre de jours de retard
sur IM initiaux
Montant des inteacuterecircts moratoires initiaux x ------------------------------------------ x taux
365
Les inteacuterecircts moratoires ne sont pas soumis agrave la TVA le versement drsquointeacuterecircts moratoires
constitue non pas la contrepartie drsquoune prestation mais la reacuteparation drsquoun preacutejudice Conseil drsquoEtat
25 juin 2004 Steacute Philippe Filippini Ndeg 234687
Le comptable a une obligation de surveillance en cas de non mandatement des inteacuterecircts
moratoires dans un deacutelai de 30 jours le comptable devra alerter le preacutefet pour proceacuteder au
mandatement drsquooffice (article L 1612-18 du code geacuteneacuteral des collectiviteacutes territoriales)
En cas de litige sur lrsquoorigine des retards entre lrsquoordonnateur et le comptable lrsquoinstruction
ndeg04-020-MO-B1-B du 23 feacutevrier 2004 organise une proceacutedure de conciliation
Les inteacuterecircts moratoires drsquoun montant infeacuterieur agrave 5 euro ne sont pas mandateacutes
REFERENCES
Module de calcul des inteacuterecircts moratoires Ministegravere chargeacute de lrsquoeacutequipement
Taux applicables pour le calcul des inteacuterecircts moratoires Ministegravere du budget
Deacutecret ndeg2008-1550 du 31 deacutecembre 2008 JO du 1er janvier 2009 Leacutegifrance
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FICHES DE REVELATION ET DrsquoANALYSE DES PROBLEMES
1
Mise en place drsquoun controcircle interne comptable
Problegraveme
Le deacutepassement du deacutelai de paiement ouvre de plein droit et sans formaliteacute le beacuteneacutefice drsquointeacuterecircts moratoires agrave compter du jour suivant lrsquoexpiration du deacutelai (article 98 du code des marcheacutes publics)
Les deacutefaillances constateacutees dans lrsquoorganisation du service ne permettent pas agrave lrsquoeacutetablissement de respecter le deacutelai global de paiement
Constat
La difficulteacute de calculer le deacutelai qui srsquoest eacutecouleacute entre la date drsquoarriveacutee de ces factures et la date de leur regraveglement
Causes
Absence de trace drsquoun enregistrement agrave lrsquoarriveacutee dans lrsquoeacutetablissement des factures
Conseacutequences
Le titulaire du marcheacute ou le sous-traitant ne beacuteneacuteficie pas conformeacutement agrave lrsquoarticle 98 du code des
marcheacutes publics de plein droit et sans autre formaliteacute dinteacuterecircts moratoires agrave compter du jour
suivant lexpiration du deacutelai
Recommandations
Apposer la date de reacuteception sur les factures degraves leur arriveacutee
Fiche de proceacutedure eacutelaboreacutee par lrsquoagent comptable en concertation avec lrsquoordonnateur
Courrier adresseacute agrave chaque ordonnateur pour rappeler si neacutecessaire cette obligation
Lu dans un rapport (Observations drsquoune chambre reacutegionale des comptes en 2010)
La deacutesorganisation du service concerneacute lieacute agrave la mutation drsquoun agent nrsquoest pas de nature agrave exoneacuterer lrsquoeacutetablissement de ses obligations
Recommandations
Apporter une attention toute particuliegravere pour les peacuteriodes de congeacutes scolaires
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2
Calcul des inteacuterecircts moratoires
Problegraveme
Le deacutepassement du deacutelai de paiement ouvre de plein droit et sans formaliteacute le beacuteneacutefice drsquointeacuterecircts moratoires agrave compter du jour suivant lrsquoexpiration du deacutelai (article 98 du code des marcheacutes publics)
le montant des inteacuterecircts moratoires dus est rarement payeacute
Constat
La difficulteacute de calculer le deacutelai montant des inteacuterecircts moratoires dus
Causes
Absence de consigne donneacutee et drsquooutil
Conseacutequences
Le titulaire du marcheacute ou le sous-traitant ne beacuteneacuteficie pas conformeacutement agrave lrsquoarticle 98 du code des
marcheacutes publics de plein droit et sans autre formaliteacute dinteacuterecircts moratoires agrave compter du jour
suivant lexpiration du deacutelai
Recommandations
Apposer la date de reacuteception sur les factures degraves leur arriveacutee
Fiche de proceacutedure eacutelaboreacutee par lrsquoagent comptable avec un lien avec le module de calcul des inteacuterecircts moratoires
Information par courrier de lrsquoordonnateur
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FICHE DE PROCEDURE
Veacuterification du deacutelai de paiement et calcul des inteacuterecircts moratoires
ACTIVITE ECHEANCE RESPONSABLE SUPPLEANT
Nom Nom
Veacuterification agrave opeacuterer sur les piegraveces justificatives syst
Existence drsquoune date drsquoarriveacutee sur la facture ou sur les
piegraveces justificatives
Veacuterification du deacutelai global de paiement de 30 jours
Si neacutecessaire
Liquidation avec lrsquoassistant de calcul des inteacuterecircts moratoires sur
lettre type de liquidation
Lettre agrave lordonnateur de demande de mandatement des
inteacuterecircts moratoires
si IM
Enregistrement de la lettre
Transfert de la lettre agrave lordonnateur
Mise agrave jour du fichier des IM lors de la mise en paiement
Information de lordonnateur et des autoriteacutes de tutelle
en cas dabsence de mise en paiement des IM
Validation du controcircle syst
Signaler par eacutecrit les anomalies constateacutees
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Maicirctriser les actes relatifs aux sorties et voyages scolaires
Une sortie ou un voyage scolaire constitue un acte peacutedagogique complexe qui neacutecessite
une extrecircme vigilance Il y a en effet souvent derriegravere cet acte peacutedagogique de nombreux actes
administratifs obligatoires divers et varieacutes qui relegravevent de diffeacuterentes reacuteglementations drsquoougrave lrsquointeacuterecirct de
bien preacutevoir et programmer dans un cadre preacutealablement deacutefini ce type drsquoactiviteacute afin drsquoassurer la
meilleure seacutecuriteacute juridique possible
A coteacute du risque juridique inheacuterent agrave tout acte respect des regravegles de forme des regravegles de
compeacutetence des conditions de fond obligation ou non de transmission et des regravegles de publiciteacute de
nombreux autres risques existent la typologie des risques suivante peut ecirctre dresseacutee
- Risque juridique lieacute agrave lrsquoabsence des actes relatifs aux sorties et voyages neacutecessaires
- Mauvaise organisation du voyage ou absence drsquoorganisation
- Risque financier
- Maniement de deniers publics par une personne non habiliteacutee
- Meacuteconnaissance des principes de la commande publique
A travers divers constats il est possible de dresser une analyse sommaire des principaux risques
lieacutes aux actes
RISQUES ORGANISATIONNELS
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
Le voyage est deacutecideacute et organiseacute par un enseignant laquo dans son coin raquo
Absence drsquoorganisation Inseacutecuriteacute juridique
Fixer un cadre Elaboration drsquoune charte interne ou drsquoun regraveglement inteacuterieur
Le voyage est deacutecideacute et organiseacute par un enseignant en cours de trimestre scolaire
Absence drsquoorganisation Inseacutecuriteacute juridique
Programmer dans le cadre de lrsquoanneacutee scolaire les sorties et voyages scolaires
Elaboration de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
Le voyage nrsquoest pas autoriseacute par le chef drsquoeacutetablissement
Risque juridique Preacutevoir un formulaire drsquoautorisation agrave compleacuteter X jours avant le deacutepart
Acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage
Absence drsquoinformation des repreacutesentants leacutegaux etou drsquoacte arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
Risque juridique Preacutevoir une fiche drsquoinscription et drsquoautorisation parentale
Acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
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Voyage et assurance de lrsquoeacutelegraveve
Meacuteconnaissance du principe de gratuiteacute si la sortie est obligatoire
Information des parents
Absence drsquoacte autorisant le deacuteplacement des accompagnateurs
Risque juridique Etablir systeacutematiquement X jours avant le deacutepart les ordres de mission
Ordre de mission pour les accompagnateurs
RISQUES LIES AUX ACTES FINANCIERS
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
La participation des familles nrsquoest pas arrecircteacutee par le conseil drsquoadministration
Risque financier Risque juridique Lrsquoagent comptable ne peut rien encaisser
Preacutesenter le budget du voyage en CA et fixer le tarif du voyage
Acte relatif au financement des voyages scolaires
Le budget du voyage nrsquoest pas arrecircteacute en eacutequilibre par le CA
Risque financier Preacutesenter le budget du voyage en CA et arrecircteacute un budget eacutequilibreacute
Budget du voyage
Le voyage nrsquoest pas budgeacutetiseacute
Aucun engagement (bon de commande bon de reacuteservation) ne peut ecirctre eacutetabli
Inscrire au budget la sortie ou le voyage
Budget de lrsquoEPLE DBM
Un don est attribueacute agrave lrsquoeacutetablissement
Risque lieacute agrave la notification du don
Preacutesenter au CA la notification du don
Acte relatif agrave lrsquoacceptation du don
Une Subvention est notifieacutee agrave lrsquoeacutetablissement
Risque lieacute agrave la subvention
Preacutesenter au CA la notification de la subvention avec les conditions drsquoutilisation et de compte rendu
Un eacutelegraveve ne part pas et demande le remboursement de son avance
Risque financier lieacute agrave lrsquoeacutequilibre du voyage
Elaborer une fiche de proceacutedure selon les eacuteleacutements deacutefinis dans la charte ou le regraveglement des voyages
Acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le remboursement
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RISQUES LIES AU MANIEMENT DE DENIERS PUBLICS PAR UNE PERSONNE NON HABILITEE
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
Lrsquoaccompagnateur demande des espegraveces pour des entreacutees de museacutee des tickets de meacutetro et des boissons
Maniement de deniers publics par des personnes non autoriseacutees
Creacuteer une reacutegie temporaire Acte de creacuteation de la reacutegie Nomination du reacutegisseur
Lrsquoenseignant reacutecupegravere dans sa classe lrsquoargent des familles
Maniement de deniers publics par des personnes non autoriseacutees
Creacuteer une reacutegie temporaire ou bien Autoriser lrsquoenseignant agrave collecter le montant de la participation des eacutelegraveves
Convention de mandat
RISQUES LIES A LrsquoACHAT PUBLIC EN EPLE
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
Un enseignant commande et apporte un contrat avec un voyagiste
Incompeacutetence de lrsquoauteur de lrsquoacte
Obtenir lrsquoautorisation de signer un contrat
Inscription agrave lrsquoEPCP Autorisation donneacutee au CE par le CA de signer le contrat
Un enseignant commande et apporte un contrat avec un voyagiste
Meacuteconnaissance des principes de la commande publique
Deacutefinir le besoin deacuteterminer les seuils reacutediger un document de consultation effectuer la publiciteacute et mise en concurrence neacutecessaires seacutelectionner le candidat
Passation du marcheacute
Reacutefeacuterence
- Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le second degreacute raquo
- Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg 160 du 9 janvier 2006 laquo Les actes administratifs des EPLE raquo
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Sommaire
Introduction Analyse des risques
La charte ou le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
CA et programmation des sorties et voyages scolaires dans le cadre de lrsquoanneacutee scolaire
Les sorties et voyages scolaires obligatoires
Les sorties et voyages scolaires facultatifs
Les dons
Les reacutegies
- La creacuteation de la reacutegie
- La nomination du reacutegisseur
- La nomination drsquoun mandataire
La budgeacutetisation des sorties et voyages scolaires ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de
recettes
- Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages
obligatoires non preacutevues au budget initial
- Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages
facultatifs non preacutevues au budget initial
Les contributions entre service
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LA CHARTE OU LE REGLEMENT INTERIEUR DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES
Deacutefinition La Charte ou le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires constitue un cadre
peacutedagogique administratif et financier propre agrave chaque eacutetablissement ce cadre permettra de
deacutefinir les principes retenus pour lrsquoorganisation de toutes les sorties et voyages scolaires de
lrsquoeacutetablissement
Caracteacuteristiques et diffeacuterences entre ces deux notions
- La charte des sorties et voyages scolaires constitue un cadre qui nrsquoa aucune valeur juridique crsquoest un code de bonne conduite elle institue un ensemble de regravegles que les membres de la communauteacute eacuteducative srsquoengagent agrave respecter crsquoest un mode opeacuteratoire un modus vivendi qui est deacutefini Les manquements agrave une des regravegles fixeacutees par cette charte ne feront lrsquoobjet drsquoaucune sanction
- Le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires constitue un cadre qui a valeur juridique ce code de bonne conduite srsquoinscrit dans lrsquoordonnancement juridique il devient obligatoire et produit des effets juridiques tous les actes du chef drsquoeacutetablissement ou du conseil drsquoadministration relatifs agrave des sorties ou voyages scolaires devront respecter les regravegles eacutecrites dans ce regraveglement inteacuterieur Les manquements agrave une des regravegles fixeacutees par ce regraveglement inteacuterieur pourront faire lrsquoobjet de sanction
Organigramme drsquoune charte
Acteurs Rocircle
Actes
Chef drsquoeacutetablissement Composition du groupe de reacuteflexion (facultatif)
Groupe de reacuteflexion Propositions
Equipe de direction Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation de la commission permanente
Commission permanente Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation du conseil drsquoadministration
Conseil drsquoadministration 1deg Adoption de la charte Avis
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la charte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute de la charte
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La charte des sorties et voyages scolaires
- Type drsquoacte Avis relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute Consultation (instruction) de la commission permanente recommandeacutee - Forme Acte reacutedigeacute - Deacutecision nrsquoayant aucune force juridique - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de la charte des sorties et voyages scolaires
La chartre constitue un cadre peacutedagogique administratif et financier propre agrave chaque
eacutetablissement du fait de son autonomie ce dernier est donc libre de fixer les points qui figureront ou
non dans sa charte en fonction de sa situation particuliegravere Pourront ecirctre inscrites dans la charte
plusieurs seacuteries de dispositions notamment des dispositions
- drsquoordre peacutedagogique o Principe de ladeacutequation des voyages au projet deacutetablissement o Principe de consultation systeacutematique du Conseil dadministration pour chaque sortie ou
voyage deacutefinition drsquoun seuil au dessous duquel le chef drsquoeacutetablissement autorise les sorties facultatives principe drsquoinformation du conseil drsquoadministration en deacutebut et fin drsquoanneacutee scolaire
- drsquoordre administratif o Deacutefinition drsquoun scheacutema relatif agrave lrsquoorganisation des sorties ou voyages o Deacutefinition des modaliteacutes drsquoorganisation des tacircches de la responsabiliteacute de chaque acteur o Deacutefinition du calendrier annuel drsquoorganisation des sorties et voyages o Elaboration de documents relatifs aux sorties et voyages facultatifs fiche projet fiches
drsquoinscription et autorisations obligatoires o Principe de diffusion systeacutematique de la charte aux familles dont lenfant participe agrave un
voyage
- drsquoordre financier o Principe de lrsquoeacutelaboration drsquoun budget pour chaque sortie ou voyage compte rendu au
conseil drsquoadministration agrave la fin de lrsquoanneacutee scolaire o Principe de la participation des familles (versement preacutealable au voyage eacutechelonnement des
versements) o Deacutefinition de regravegles pour la gestion des reliquats o Deacutefinition de regravegles en cas dannulation de voyage (reversement ou non des sommes deacutejagrave
verseacutees) o Deacutefinition de regravegles en cas de deacutesistement dun eacutelegraveve (situation variable selon que son
absence fait supporter un coucirct financier plus important ou non aux autres eacutelegraveves si oui restitution ou non des sommes deacutejagrave verseacutees)
o Regravegles et calendrier pour la constitution drsquoune reacutegie
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Organigramme drsquoun regraveglement inteacuterieur
Acteurs Rocircle
Actes
Chef drsquoeacutetablissement Composition du groupe de reacuteflexion (facultatif)
Groupe de reacuteflexion Propositions
Equipe de direction Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation de la commission permanente
Commission permanente Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation du conseil drsquoadministration
Conseil drsquoadministration Adoption du regraveglement inteacuterieur Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Transmission de la deacutelibeacuteration
Controcircle de leacutegaliteacute Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute de lrsquoacte
Acte relatif au regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
- Type drsquoacte Acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute Consultation (instruction) de la commission permanente - Forme Acte reacutedigeacute - Acte soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte exeacutecutoire quinze jours apregraves lrsquoaccuseacute de reacuteception - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de la deacutelibeacuteration relative au regraveglement des sorties et voyages scolaires
Le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires constitue un cadre peacutedagogique
administratif et financier propre agrave chaque eacutetablissement du fait de son autonomie ce dernier est
donc libre de fixer les points qui figureront ou non dans sa charte en fonction de sa situation
particuliegravere Pourront ecirctre inscrites dans ce regraveglement plusieurs seacuteries de dispositions notamment
des dispositions
- drsquoordre peacutedagogique o Principe de ladeacutequation des voyages au projet deacutetablissement
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o Principe de consultation systeacutematique du Conseil dadministration pour chaque sortie ou voyage deacutefinition drsquoun seuil au dessous duquel le chef drsquoeacutetablissement autorise les sorties facultatives principe drsquoinformation du conseil drsquoadministration en deacutebut et fin drsquoanneacutee scolaire
- drsquoordre administratif o Deacutefinition drsquoun scheacutema relatif agrave lrsquoorganisation des sorties ou voyages o Deacutefinition des modaliteacutes drsquoorganisation des tacircches de la responsabiliteacute de chaque acteur o Deacutefinition du calendrier annuel drsquoorganisation des sorties et voyages o Elaboration de documents types relatifs aux sorties et voyages facultatifs fiche projet fiches
drsquoinscription et autorisations obligatoires o Principe de diffusion systeacutematique du regraveglement inteacuterieur aux familles dont lenfant participe
agrave un voyage - drsquoordre financier
o Principe de lrsquoeacutelaboration drsquoun budget pour chaque sortie ou voyage compte rendu au conseil drsquoadministration agrave la fin de lrsquoanneacutee scolaire
o Principe de la participation des familles (versement preacutealable au voyage eacutechelonnement des versements)
o Deacutefinition de regravegles pour la gestion des reliquats o Deacutefinition de regravegles en cas dannulation de voyage (reversement ou non des sommes deacutejagrave
verseacutees) o Deacutefinition de regravegles en cas de deacutesistement dun eacutelegraveve (situation variable selon que son
absence fait supporter un coucirct financier plus important ou non aux autres eacutelegraveves si oui restitution ou non des sommes deacutejagrave verseacutees)
o Regravegles et calendrier pour la constitution drsquoune reacutegie
Les bonnes pratiques
Lrsquoacte devra ecirctre rendu exeacutecutoire par lrsquoautoriteacute de controcircle avant tout autre acte relatif aux sorties et voyages
Lrsquoacte devra faire lrsquoobjet drsquoune large publiciteacute agrave chaque rentreacutee scolaire
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Exemple drsquoune charte Charte ndash regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
Un modegravele de charte ndash regraveglement inteacuterieur des voyages organiseacutes par les EPLE est proposeacute ci-apregraves Il
ne srsquoagit pas drsquoun formulaire preacuteconiseacute mais drsquoune trame pouvant ecirctre adapteacutee aux circonstances
particuliegraveres
Article 1 Une sortie scolaire nrsquoa de justification que dans le cadre drsquoun projet peacutedagogique en relation avec les
enseignements obligatoires et les programmes Cet ancrage doit ecirctre expliciteacute dans la description du projet
Article 2 Toute sortie ne peut exceacuteder une dureacutee de 5 jours pris sur le temps scolaire Le conseil
drsquoadministration fixe le nombre de sorties facultatives agrave X par niveau ou classe dans lrsquoanneacutee
Article 3 Le conseil drsquoadministration fixe le montant de la contribution volontaire des familles Le conseil drsquoadministration tolegravere une variation de XX de la participation demandeacutee
Article 4 Le conseil drsquoadministration nrsquoexamine pas les projets dont la contribution volontaire des familles nrsquoexcegravede pas la somme de XX euros
Article 5 La sortie pourra se deacuterouler si XX des eacutelegraveves de la classe ou du niveau participent au deacuteplacement Le voyage linguistique se deacuteroule si XX des eacutelegraveves drsquoun niveau y participent
Article 6 Lrsquoeacutetablissement est autoriseacute agrave percevoir par avance les contributions volontaires des familles Les deacutepenses seront engageacutees dans la limite des sommes perccedilues
Article 7 Les financements envisageacutes par lrsquoeacutetablissement preacutelegravevement sur fonds de reacuteserves participation
drsquoun autre chapitre ou affectation de subvention de fonctionnement (sous reacuteserve drsquo instruction particuliegravere de
la collectiviteacute de rattachement) sont soumis agrave lrsquoapprobation du conseil drsquoadministration
Article 8 Les modaliteacutes de contribution financiegravere ne concernent pas les personnels drsquoencadrement du voyage puisque lrsquoensemble des accompagnateurs beacuteneacuteficie de la gratuiteacute Les charges ne devant pas ecirctre supporteacutees par les familles leur financement sera preacutevu sur le budget de lrsquoeacutetablissement (subventions diverses ressources propres etc)
Article 9 La participation aux charges communes est fixeacutee agrave hellip du montant du budget du voyage scolaire (frais de teacuteleacutephone reacuteception formaliteacutes administrativeshellip)
Article 10 Un bilan financier du voyage sera preacutesenteacute au conseil drsquoadministration
Article 11 Lrsquoeacuteventuel reliquat sera obligatoirement rembourseacute aux familles qui auront reacutegleacute lrsquointeacutegraliteacute de la participation demandeacutee excepteacute srsquoil est infeacuterieur agrave hellip Euros
Article 12 Les reliquats infeacuterieurs agrave 8 euros seront acquis deacutefinitivement agrave lrsquoeacutetablissement agrave lrsquoexpiration drsquoun deacutelai de 3 mois agrave compter de sa date de notification aux familles si celles-ci nrsquoen ont pas demandeacute le remboursement Article 13 Les conditions drsquoannulation du voyage seront notifieacutees aux familles par acte drsquoengagement Ces
conditions peuvent ecirctre deacutetermineacutees par lrsquoeacutetablissement Elles peuvent ecirctre eacutequivalentes agrave celles preacutevues dans
la convention de seacutejour
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CA ET PROGRAMMATION DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES DANS LE CADRE DE LrsquoANNEE SCOLAIRE
Exemple de calendrier avec programmation des sorties et des voyages scolaires en deacutebut drsquoanneacutee
scolaire
Calendrier Actes du CA Anneacutee N
Anneacutee N+1
1er CA de lrsquoanneacutee
Elaboration de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
X
2eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage
X
3eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Budget de lrsquoEPLE
Inscription des sorties et voyages agrave lrsquoEPCP
X
4eacuteme CA de lrsquoanneacutee
5eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Compte rendu du voyage et preacutesentation du bilan financier au CA
X
Exemple de calendrier sans programmation drsquoune sortie ou drsquoun voyage scolaire en deacutebut drsquoanneacutee
scolaire
Calendrier Actes du CA Anneacutee N
Anneacutee N+1
1er CA de lrsquoanneacutee
Elaboration de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages
scolaires
2eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage
3eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Budget de lrsquoEPLE
4eacuteme CA de
lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage DBM
Inscription des sorties et voyages agrave lrsquoEPCP
Ou Acte du CA autorisant le CE de signer le contrat
X
5eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Compte rendu du voyage et preacutesentation du bilan financier au
CA
X
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LES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES OBLIGATOIRES
Deacutefinition Deacuteplacements collectifs drsquoeacutelegraveves hors de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
accompagneacutes et organiseacutes sous lrsquoautoriteacute du chef drsquoeacutetablissement dans le cadre drsquoune action
eacuteducative ayant lieu tout ou partie pendant le temps scolaire
La sortie effectueacutee sur une journeacutee ou une demi-journeacutee ne comporte pas de nuiteacutee Le voyage
inclut au moins une nuiteacutee Tout voyage comportant une nuiteacutee est facultatif en application de
lrsquoarticle 371-3 du code civil
Le caractegravere obligatoire implique la gratuiteacute pour les eacutelegraveves et accompagnateurs
Critegraveres de la sortie obligatoire
La sortie obligatoire concerne la classe entiegravere ou un niveau deacutetermineacute La sortie srsquoinscrit dans le cadre des programmes officiels ou du projet drsquoeacutetablissement La sortie srsquoexeacutecute sur le temps scolaire
Reacutefeacuterence
- Circulaire ndeg79-186 du 12 Juin 1979 - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
Organigramme
Les sorties et voyages obligatoires vont amener plusieurs actes
Un acte relatif agrave la programmation des voyages et sorties scolaires Un acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant la sortie Un ordre de mission
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignant Initiative du voyage
Chef drsquoeacutetablissement Faisabiliteacute
Equipe de direction Instruction
Conseil drsquoadministration Consultation et programmation Avis ou Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Autorisation du voyage Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes Information des familles
Chef drsquoeacutetablissement Ordre de mission Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
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Chronologie
1deg acte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Deacutecision immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
2deg acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
3deg ordre de mission pour les accompagnateurs
- Type drsquoacte acte du chef drsquoeacutetablissement relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable apregraves publiciteacute notification agrave lrsquointeacuteresseacute
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires Le respect de la finaliteacute peacutedagogique et eacuteducative de la sortie Le respect des critegraveres de la sortie obligatoire elle ne peut pas concerner seulement que
quelques eacutelegraveves Lrsquoinformation des familles ou du repreacutesentant leacutegal (eacutecrite si besoin) Le caractegravere facultatif de lrsquoassurance pour la famille (La sortie constitue une activiteacute
obligatoire) La violation du principe de gratuiteacute de lrsquoenseignement pour les eacutelegraveves et les
accompagnateurs Lrsquoabsence drsquoacte du chef drsquoeacutetablissement Le caractegravere exeacutecutoire des actes La gestion financiegravere de la sortie incombe en totaliteacute sur le budget de lrsquoeacutetablissement
chapitre A1 J1 ou J31 J32 J38 ou J4 il nrsquoexiste aucun compte 7067 contribution des familles aux voyages scolaires
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LES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES FACULTATIFS
Deacutefinition Deacuteplacements collectifs drsquoeacutelegraveves hors de lrsquoEPLE accompagneacutes et organiseacutes sous
lrsquoautoriteacute du chef drsquoeacutetablissement dans le cadre drsquoune action eacuteducative ayant lieu tout ou partie
pendant le temps scolaire
La sortie effectueacutee sur une journeacutee ou une demi-journeacutee ne comporte pas de nuiteacutee Le voyage
inclut au moins une nuiteacutee Tout voyage comportant une nuiteacutee est facultatif en application de
lrsquoarticle 371-3 du code civil
Un voyage facultatif ne doit pas ecirctre discriminatoire ce caractegravere discriminatoire srsquoexamine au
regard du montant du coucirct du voyage coucirct discriminant pour certaines familles et au fait que le
coucirct du voyage des accompagnateurs ne doit pas ecirctre supporteacute par les familles
Les voyages scolaires vont amener plusieurs actes
Un acte relatif agrave la programmation des voyages et sorties scolaires Un acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage Un acte relatif au financement des voyages scolaires Un ordre de mission pour les accompagnateurs
Chronologie
1deg acte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute consultation (instruction) de la commission permanente - Forme acte reacutedigeacute - Deacutecision immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
2deg acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
3deg acte relatif au financement des voyages scolaires
- Type acte relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte exeacutecutoire quinze jours apregraves lrsquoaccuseacute de reacuteception - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
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4deg ordre de mission pour les accompagnateurs
- Type drsquoacte acte du chef drsquoeacutetablissement relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable apregraves publiciteacute notification agrave lrsquointeacuteresseacute
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignant Initiative du voyage
Chef drsquoeacutetablissement Faisabiliteacute
Equipe de direction Instruction
Commission permanente Instruction
Conseil drsquoadministration Consultation et programmation Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Autorisation et arrecirct de la liste des eacutelegraveves participant agrave la sortie ou au
voyage
Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Enseignant Deacutetail du voyage programme
Equipe de direction
Projet de budget de financement remplacement des enseignants accompagnateurs accueil des eacutelegraveves ne participant pas au
voyage
Conseil drsquoadministration Deacutecision relative au financement du voyage autorisation de signer les conventions don DBM pour
vote si neacutecessaire
Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Transmission acte et DBM
Controcircle de leacutegaliteacute Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Chef drsquoeacutetablissement Ordre de mission Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
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Contenu de la deacutelibeacuteration relative au financement des voyages scolaires
La reacutefeacuterence agrave la charte ou au regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires La reacutefeacuterence de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires La preacutesentation du voyage (destination date objet) Les classes concerneacutees Le nombre de participants et drsquoaccompagnateurs Le nom de lrsquoadulte responsable Le budget Lrsquoautorisation de signer les contrats et les conventions preacutesenteacutees simultaneacutement Le vote du montant maximum de la participation des familles Lrsquoeacutecheacuteancier des encaissements de la participation Les modaliteacutes de remboursement en cas de deacutesistement ou drsquoannulation Les modaliteacutes de remboursement en cas drsquoexceacutedent agrave la fin du voyage Les dons
Les bonnes pratiques
Lrsquoacte devra ecirctre rendu exeacutecutoire par lrsquoautoriteacute de controcircle avant drsquoencaisser de lrsquoargent des familles ou drsquoengager les deacutepenses relatives au voyage Le budget preacutevisionnel du voyage est joint agrave lrsquoacte
Lrsquoacte est agrave joindre au 1er mandatement relatif au paiement des deacutepenses ainsi qursquoagrave lrsquoordre de recettes des participants
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires Le respect de la finaliteacute peacutedagogique et eacuteducative de la sortie Lrsquoexistence des diffeacuterents actes La rupture de lrsquoeacutegaliteacute des participants au voyage (existence de diffeacuterents tarifs selon que
lrsquoeacutelegraveve est affilieacute ou non au foyer socio-eacuteducatif) La violation du principe de gratuiteacute de lrsquoenseignement (deacutepenses des accompagnateurs mis
directement ou indirectement agrave la charge des familles) Lrsquoabsence drsquoacte La gestion de fait par une association La compeacutetence du conseil drsquoadministration pour deacutelibeacuterer sur le financement des voyages si
cette attribution a eacuteteacute deacuteleacutegueacutee agrave la commission permanente (le conseil drsquoadministration ne peut plus deacutecider et la commission permanente nrsquoest pas compeacutetente pour voter une DBM)
Reacutefeacuterence - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
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LES DONS
Deacutefinition Un don est une libeacuteraliteacute agrave titre gracieux Lrsquoassembleacutee geacuteneacuterale du foyer socio-eacuteducatif
ou la personne responsable drsquoun autre organisme peut deacutecider de financer les sorties ou voyages
scolaires drsquoun eacutetablissement public local drsquoenseignement Cette participation prend la forme drsquoun
don fait agrave lrsquoeacutetablissement Pour que ce don soit recevable il faut qursquoil soit notifieacute agrave lrsquoeacutetablissement et
que le conseil drsquoadministration se prononce sur le principe du versement du don en autorisant le chef
drsquoeacutetablissement agrave accepter ce don
Reacutefeacuterence
- Article R421-20 du code de lrsquoeacuteducation - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
FSE Lettre de notification du don
Chef drsquoeacutetablissement Etude du caractegravere recevable du don
Equipe de direction Instruction
Conseil drsquoadministration
Deacutecision autorisant le chef drsquoeacutetablissement agrave accepter le don
DBM si neacutecessaire
Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Acte relatif au don
- Type acte relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte non soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
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Le respect des engagements en acceptant le don lrsquoeacutetablissement accepte les exigences du financeur fixeacutees dans la lettre de notification du don si le don est affecteacute au voyage agrave tel voyage il ne pourra pas servir pour un autre voyage Le don nrsquoest acquis que si le voyage se reacutealise (article R421-66 du code de lrsquoeacuteducation)
Lrsquoabsence de discrimination le don est affecteacute au voyage et non pas pour faire beacuteneacuteficier quelques participants drsquoun tarif diffeacuterent ou preacutefeacuterentiel
Le compte rendu financier du voyage Lrsquoexistence de lrsquoacte du CA Le caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
LA TECHNIQUE DES RESSOURCES AFFECTEacuteES Cette technique est utiliseacutee pour des opeacuterations preacutevues par des contrats des conventions ou bien se rapportant agrave des dons legs et recettes leacutegales qui remplissent simultaneacutement les conditions suivantes
- signature drsquoune convention avec un financeur fixant les obligations ou acceptation de dons ou de recettes en contrepartie drsquoobligations
- obligation de rendre compte de lrsquoutilisation des creacutedits - obligation de restituer le solde non employeacute ou obtenir du bailleur de fonds le report de
ces creacutedits sur lrsquoexercice suivant La comptabiliteacute de ces opeacuterations srsquoexeacutecute du 1er janvier au 31 deacutecembre (il nrsquoexiste pas de peacuteriode drsquoinventaire)
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LES REGIES
Les actes de creacuteation drsquoune reacutegie ou de nomination du reacutegisseur ne sont pas soumis agrave lrsquoapprobation
du conseil drsquoadministration
1) Creacuteation drsquoune reacutegie
Le principe Les actes de creacuteation de reacutegies doivent ecirctre transmis au comptable supeacuterieur du Treacutesor en application des dispositions de lrsquoarrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et drsquoavances Sans formulation drsquoobservations du comptable supeacuterieur du Treacutesor les deacutecisions de creacuteation de reacutegies seront exeacutecutoires agrave lrsquoissue du deacutelai de 15 jours agrave compter de la date de transmission Il nrsquoest donc pas neacutecessaire de formaliser lrsquoaccord du comptable supeacuterieur du Treacutesor
Reacutefeacuterence
- Deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute relatif aux reacutegies de recettes et aux reacutegies drsquoavances des organismes publics
- Arrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et des reacutegies drsquoavances
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignants Demande
Chef drsquoeacutetablissement Demande avis de lrsquoagent comptable
Agent comptable Avis
Chef drsquoeacutetablissement Deacutecision de creacuteation de la reacutegie transmission
Comptable supeacuterieur du Treacutesor Exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves transmission
Acte relatif agrave la reacutegie
- Type acte du chef drsquoeacutetablissement - Forme acte reacutedigeacute - Acte non soumis agrave lrsquoapprobation du conseil drsquoadministration - Acte non soumis au controcircle de leacutegaliteacute - Acte exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves la transmission au comptable supeacuterieur du treacutesor - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
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Les points agrave surveiller
- Preacutesence du document instituant la reacutegie Ce document est accompagneacute du document
intituleacute laquo document drsquohabilitation raquo
o La deacutecision portant institution drsquoune reacutegie deacutecrit la nature de deacutepense ainsi que le
montant maximum par opeacuteration
o Le document drsquohabilitation preacutecisera
la date drsquohabilitation
lrsquoobjet de la reacutegie
la dureacutee
le nom du reacutegisseur
son grade
le nom du suppleacuteant
le montant de lrsquoavance
la peacuteriodiciteacute des justificatifs
le chapitre autoriseacute ainsi que les moyens de regraveglement
- Nouvelle transmission en cas de modifications drsquoune recette ou et drsquoune deacutepense
2) Nomination du reacutegisseur
La nomination du reacutegisseur est un acte interne agrave llsquoeacutetablissement et le document retraccedilant
cette nomination issu de lrsquoapplication informatique nrsquoest pas agrave transmettre
Ces reacutegies temporaires concernent principalement les voyages scolaires Le montant maximal de lrsquoavance dans le cadre drsquoune reacutegie temporaire est limiteacute au montant preacutevisible des deacutepenses agrave honorer dans le cadre de la reacutegie Il nrsquoexiste aucune disposition reacuteglementaire preacutecisant le montant maximum puisqursquoil est variable suivant lrsquoobjet de la reacutegie temporaire Le montant maximum de lrsquoavance doit donc ecirctre deacutetermineacute preacuteciseacutement en fonction de la dureacutee et de la destination du voyage
3) Nomination drsquoun mandataire
Les reacutegisseurs ont la faculteacute de deacutesigner sous leur responsabiliteacute et apregraves autorisation de lagent comptable un mandataire
Les conditions particuliegraveres de recouvrement de certains droits et de paiement de certaines deacutepenses peuvent justifier que celles-ci soient reacutealiseacutees par drsquoautres personnes habiliteacutees qui interviennent en qualiteacute de mandataires pour le compte et sous la responsabiliteacute du reacutegisseur (par exemple pour le regraveglement de deacutepenses lors drsquoun voyage scolaire agrave lrsquoeacutetranger)
Les mandataires agissent sous la responsabiliteacute du reacutegisseur Ils ne sont pas assujettis agrave cautionnement Ils ne perccediloivent pas drsquoindemniteacute de responsabiliteacute
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Organigramme et chronologie
Acteurs Rocircle
Actes
Reacutegisseur Initiative
Agent comptable Autorisation
Reacutegisseur Deacutesignation Procuration
Reacutegisseur Information du chef drsquoeacutetablissement et Speacutecimen de la
signature du mandataire
Reacutegisseur Speacutecimen de la signature du mandataire
Chronologie
Type drsquoacte Acte du reacutegisseur qui eacutetablit une procuration sur papier libre - Forme
o Acte reacutedigeacute sur papier libre o Visa de lrsquoagent comptable
- Deacutecision exeacutecutoire apregraves information du chef drsquoeacutetablissement - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de lrsquoacte
Identification du mandataire Objet du mandat les pouvoirs confieacutes au mandataire (type de deacutepenses type de recettes)
doivent ecirctre expresseacutement deacutetermineacutees dans la convention de mandat Les conditions drsquoexeacutecution de la convention
o Mise agrave disposition drsquoun registre de reccedilus agrave souche o Deacutelivrance drsquoun reccedilu o Inscription sur la souche du nom de lrsquoeacutelegraveve de la date et du montant o Consignes en cas drsquoerreur ou de rectification o Reversement tous les huit jours au maximum au reacutegisseur des fonds et piegraveces
justificatives deacutetenus
Lrsquoobligation pour le mandataire de tenir une comptabiliteacute simplifieacutee Le rappel que les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute
personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Signature de lrsquoacte de nomination accompagneacutee de la mention laquo vu pour acceptation raquo Visa de lrsquoagent comptable
Les points agrave surveiller
Le caractegravere personnel de la deacuteleacutegation (laquo intuitu personae raquo agent preacutesentant les garanties neacutecessaires)
Aucun mandataire suppleacuteant nrsquoest autoriseacute
Le caractegravere impreacutecis de lrsquoobjet de la convention de mandat
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Lrsquoenvoi de la copie de la procuration ainsi que le speacutecimen de la signature du mandataire Le respect par le mandataire des dispositions du mandat et des regravegles de fonctionnement de
la reacutegie Le mandataire ne peut exercer ses fonctions dans le cas dabsence du reacutegisseur que pendant
deux mois au maximum Dans le cas dabsence supeacuterieure agrave deux mois il convient de proceacuteder agrave la nomination dun nouveau reacutegisseur ou dun inteacuterimaire
Annexe exemple drsquoune procuration
CONVENTION DE MANDAT
Vu la loi ndeg 63-156 du 23 feacutevrier 1963 portant loi de finances pour 1963 Vu le deacutecret ndeg 62-1587 du 29 deacutecembre 1962 portant regraveglement geacuteneacuteral sur la comptabiliteacute publique Vu le deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute en dernier lieu par le deacutecret 97-33 du 13 janvier 1997 relatif aux reacutegies de recettes et drsquoavances des organismes publics En application de lrsquoinstruction codificatrice ndeg 05-042-M9-R du 30 septembre 2005 annotant lrsquoinstruction codificatrice ndeg 98-065 ndash M9 ndash R du 4 mai 1998
Vu lrsquoacte administratif ndeghelliphelliphelliphellip du Conseil drsquoadministration du helliphelliphelliphelliphelliprelatif au financement du budget du voyage scolaire
Article 1 Objet Monsieur helliphelliphelliphelliphellip agissant en qualiteacute de reacutegisseur du Collegravege helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip donne procuration agrave Monsieur helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip professeur de helliphelliphelliphelliphelliphellip deacutesigneacute en qualiteacute de mandataire pour lrsquoencaissement des recettes correspondantes agrave helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Article 2 Seuil des encaissements Consideacuterant le tarif voteacute en Conseil drsquoadministration et le nombre drsquoeacutelegraveves concerneacutes Le montant des encaissements ne doit pas deacutepasser helliphelliphelliphelliphellipeuros
Article 3 Obligations du mandataire Un registre de reccedilus agrave souche sera deacutelivreacute au mandataire A chaque encaissement le mandataire devra deacutelivrer un reccedilu En cas drsquoerreur ou drsquoannulation le reccedilu portera la mention laquo annuleacute raquo et sera agrafeacute agrave la souche Le mandataire inscrira sur la souche le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant et lrsquoobjet Le mandataire indiquera sur le reccedilu le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant lrsquoobjet sa qualiteacute et son eacutemargement sera preacuteceacutedeacute de son nom Il doit proceacuteder au reversement tous les huit jours au maximum des fonds et piegraveces justificatives qursquoil deacutetient au reacutegisseur qui les centralise et les integravegre dans sa comptabiliteacute En aucun cas le mandataire ne doit encaisser des sommes ne correspondant pas agrave lrsquoobjet le montant ou la qualiteacute des deacutebiteurs de la preacutesente convention
Article 4 Responsabiliteacute Les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Le mandataire est donc tenu de rendre compte de sa gestion au reacutegisseur et doit agrave ce titre tenir une comptabiliteacute simplifieacutee de sa gestion
En cas de non respect des termes de la preacutesente convention par le mandataire le reacutegisseur se reacuteserve le droit drsquoengager la responsabiliteacute du mandataire
Article 5 Dureacutee La preacutesente convention est conclue pour une dureacutee de deux mois agrave compter de sa signature A helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip le helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
LrsquoAgent comptable Le Reacutegisseur Le Mandataire laquovu pour acceptation raquo
helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
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LA BUDGETISATION DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages obligatoires non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives
Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute obligatoire les deacutepenses sont effectueacutees sur le budget de lrsquoeacutetablissement etou sur ressources speacutecifiques Aucune participation des familles ne peut ecirctre demandeacutee il nrsquoexiste en comptabiliteacute aucun compte 7067 contributions des familles aux voyages scolaires dans les services eacutenumeacutereacutes ci-dessous La gestion financiegravere et comptable est imputeacutee en totaliteacute
- Au service geacuteneacuteral o sur le chapitre A1 activiteacute eacuteducatives et peacutedagogiques (A1 6245)
- etou sur les services speacuteciaux suivants
o J 1 Enseignement technique (y compris la taxe drsquoapprentissage si la sortie est en rapport avec la formation des eacutelegraveves)
o J 31 J32 J38 Projet drsquoeacutetablissement o J 4 Zone drsquoeacuteducation prioritaire
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o N 85 Subvention de collectiviteacute territoriale pour le deacuteveloppement des activiteacutes culturelles et peacuteri-eacuteducatives
Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages facultatifs non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Participation des familles
Ressources non
affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires
La gestion financiegravere et comptable du voyage doit ecirctre impeacuterativement imputeacutee en totaliteacute sur le
service speacutecial ndash chapitre N3 en recettes et en deacutepenses
Le chapitre N3 est un service speacutecial sans reacuteserve eacutequilibreacute en recettes et en deacutepenses geacutereacute en partie depuis le 1er janvier 2008 selon la technique des ressources affecteacutees dont la comptabilisation donne lieu agrave une prise en charge au deacutebit du C468 263 produits agrave recevoir sur appariements voyages par le creacutedit du compte C468 663 charges agrave payer sur appariements voyages
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Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute facultative la totaliteacute des deacutepenses est effectueacutee sur le budget du voyage tel qursquoil a eacuteteacute preacutesenteacute et voteacute par le conseil drsquoadministration
Les personnels drsquoencadrement eacutetant dispenseacutes de contribution financiegravere il est donc neacutecessaire de preacutevoir sur le budget de lrsquoeacutetablissement les modaliteacutes de financement des deacutepenses des accompagnateurs affeacuterentes agrave ce voyage puisque les familles nrsquoont pas agrave en supporter les frais Si les accompagnateurs payent une participation cette derniegravere devra ecirctre retraceacutee au compte 70888
Dans le cas des sorties et voyages facultatifs la participation demandeacutee aux familles sera comptabiliseacutee au compte 7067 Nota bene Le compte 70667 ne doit jamais ecirctre utiliseacute pour un voyage ce dernier est reacuteserveacute agrave des contributions de formation continue et de promotion sociale (racine 7066) Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
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La technique budgeacutetaire des contributions entre services pour les comptes laquo charges agrave payer raquo et laquo produits agrave recevoir raquo
Si une des recettes du voyage provient drsquoun preacutelegravevement sur fonds de reacuteserve ou drsquoun autre service de lrsquoeacutetablissement Il conviendra drsquoappliquer alors la technique budgeacutetaire des contributions entre services (comptes 6588 et 7588) Le principe est simple laquo un service qui donne un service qui reccediloit raquo La comptabilisation de cette opeacuteration se traduira par
- un mandat drsquoordre au compte 6588 dans le service qui donne - un OR au compte 7588 dans le service qui reccediloit
Compte
D 6588 Compte
4662 Compte
468263 Compte
468663 Compte
N3 7588
D C D C D C D C D C
1 X X 2 X X 3 X X 4 X X
Seront utiliseacutes les comptes suivants compte 6588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement compte 4662 Mandats agrave payer ndash Exercice courant compte 468263 Produits agrave recevoir sur appariements voyages compte 468663 Charges agrave payer sur appariements voyages Compte 7588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement
Lrsquoeacutegaliteacute entre ces deux comptes doit toujours exister que ce soit au niveau de lrsquoouverture de creacutedits et de preacutevision de recettes ou que ce soit au niveau de lrsquoexeacutecution le mandat drsquoordre au compte 6588 et la recette drsquoordre au 7588 doivent ecirctre eacutetablis pour le montant exact de la deacutepense constateacutee sur ce financement et non en fonction de la preacutevision budgeacutetaire
DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au chapitre D 6588 si le preacutelegravevement provient des reacuteserves du service geacuteneacuteral au J1 6588 srsquoil provient des reacuteserves de lrsquoenseignement technique DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au service speacutecial J3(X) 6588 si le voyage finalise un projet drsquoeacutetablissement (PAPeacutet) participation du service speacutecial au service N3 qui retrace la totaliteacute du voyage
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DELAI GLOBAL DE PAIEMENT
Au 1er juillet 2010 le deacutelai global de paiement passera pour les collectiviteacutes territoriales et
les eacutetablissements publics locaux agrave 30 jours (Article 98 du code des marcheacutes publics) Les
eacutetablissements scolaires sont concerneacutes par cette disposition
La reacuteduction de ce deacutelai est lrsquooccasion de mettre en place un controcircle interne comptable avec
des fiches de reacuteveacutelation et drsquoanalyse de problegraveme ainsi qursquoune fiche de proceacutedure
DEFINITION
Le deacutelai global de paiement est preacutevu agrave lrsquoarticle 98 du code des marcheacutes publics
Le deacutelai global de paiement ouvre de plein droit et sans autre formaliteacute pour le titulaire du
marcheacute le beacuteneacutefice drsquointeacuterecircts moratoires agrave compter du jour suivant lrsquoexpiration du deacutelai
- Le deacutelai global de paiement est fixeacute agrave 30 jours
- Il nrsquoest pas possible contractuellement drsquoaugmenter ce deacutelai par contre il est possible contractuellement de le diminuer
Ce deacutelai va se reacutepartir entre lrsquoordonnateur et le comptable le comptable doit pouvoir disposer drsquoun deacutelai drsquoexamen du dossier de mandatement de 10 jours ce qui ne lrsquoempecircche pas srsquoil le faut de payer avant la fin de ce deacutelai Le comptable devra garder trace de la date de reacuteception des documents (registre reacuteceacutepisseacute tampon hellip) ce sera la date de deacutepart pour le comptable la fin du deacutelai sera la date drsquoenvoi en regraveglement au Treacutesor Public
- Le point de deacutepart du deacutelai global de paiement est la date de reacuteception de la demande de
paiement par le service de la deacutepense agrave deacutefaut la date du service fait si elle est posteacuterieure
Ceci neacutecessite lrsquoenregistrement de cette date
A deacutefaut de date pertinente (date de reacuteception de la facture date du service fait) la date de
la facture augmenteacutee de 2 jours fera foi
- Le terme du deacutelai global de paiement est le deacutecaissement par le comptable (Envoi du
paiement au Treacutesor Public)
Le comptable devra informer lrsquoordonnateur de cette date
REFERENCES
Le deacutecret ndeg2002-232 du 21 feacutevrier 2002 (JO du 22 feacutevrier 2002) et sa circulaire geacuteneacuterale
drsquoapplication du 13 mars 2002 (JO du 6 avril 2002) en fixent les modaliteacutes
Lrsquoarticle 33 du deacutecret ndeg2008-1355 du 19 deacutecembre 2008 a rameneacute ce deacutelai pour les
comptables de lrsquoEtat agrave 10 jours agrave compter du 1er juillet 2010
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REPARTITION DU DELAI POUR UN EPLE
Au niveau des EPLE on ne peut quenvisager lapplication dun deacutelai conventionnel fixant des
modaliteacutes pratiques concernant ce partage le partage preacutevu par le deacutecret ndeg2008-1550 du 31
deacutecembre 2008 (10 jours pour le comptable agrave compter du 1er juillet 2010) peut effectivement servir
de reacutefeacuterence sans pour cela constituer une obligation
CALCUL DES INTERETS MORATOIRES
Lors de lrsquoexeacutecution drsquoun marcheacute public des peacutenaliteacutes financiegraveres sont appliqueacutees agrave lrsquoentiteacute publique en cas de deacutepassement du deacutelai maximum de paiement le titulaire du marcheacute ou le sous-traitant perccediloit alors des inteacuterecircts moratoires de plein droit et sans formaliteacute
Le deacutelai qui impose le paiement des sommes dues au contractant ne peut deacutepasser
30 jours pour lrsquoEacutetat et ses eacutetablissements publics autres que ceux ayant un caractegravere industriel et commercial (EPIC)
30 jours au 1er juillet 2010 pour les collectiviteacutes territoriales et les eacutetablissements publics locaux
Le taux des inteacuterecircts moratoires eacutetant actualiseacute deux fois par an (au 1er janvier et au 1er juillet) celui qui doit ecirctre pris en compte pour le calcul est celui qui est en vigueur agrave la date agrave laquelle les inteacuterecircts moratoires commencent agrave courir un seul taux srsquoapplique pour toute la dureacutee du marcheacute
Par exemple pour un deacutelai de paiement qui expire au 24 mars les inteacuterecircts moratoires qui sont dus agrave partir du 25 mars soit dans la peacuteriode entre le 1er janvier et le 1er juillet il faut calculer les inteacuterecircts en fonction du taux en vigueur le 1er janvier et ce pour toute la dureacutee de la dette restant agrave payer
Attention le taux est calculeacute en reacutefeacuterence agrave deux taux diffeacuterents
soit le taux marginal de la Banque centrale europeacuteenne (BCE) pour les marcheacutes de lrsquoEacutetat et ses eacutetablissements publics autres que ceux ayant un caractegravere industriel et commercial (EPIC) et des collectiviteacutes territoriales et leurs eacutetablissements publics
soit le taux leacutegal srsquoil srsquoagit drsquoun marcheacute passeacute par les eacutetablissements de santeacute des armeacutees et les eacutetablissements publics de santeacute
Un assistant de calcul permet de calculer en ligne les inteacuterecircts moratoires dus au sous-traitant
Les inteacuterecircts moratoires courent agrave compter du jour suivant lrsquoexpiration du deacutelai global de
paiement et ce jusqursquoagrave la date incluse de mise en paiement du principal (facture)
Ils sont mandateacutes par lrsquoordonnateur au compte 6711 laquo peacutenaliteacutes sur les marcheacutes et deacutebits
payeacutes sur achats et ventes raquo aussi est-il important que ce dernier ait connaissance et de la date
initiale deacuteterminant le point de deacutepart et de la date finale (deacutecaissement) pour chaque facture
Lrsquoassiette des inteacuterecircts moratoires sera le montant total des eacuteleacutements de liquidation
La formule de calcul des inteacuterecircts moratoires (IM) est la suivante
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Nombre de jours de deacutepassement
Montant payeacute tardivement TTC x ------------------------------------------ x taux
365
Des inteacuterecircts moratoires compleacutementaires sont dus lorsque le mandatement des inteacuterecircts
moratoires initiaux nrsquoest pas intervenu au plus tard le 30eacuteme jour suivant la date de paiement du
principal
La formule de calcul est
Nombre de jours de retard
sur IM initiaux
Montant des inteacuterecircts moratoires initiaux x ------------------------------------------ x taux
365
Les inteacuterecircts moratoires ne sont pas soumis agrave la TVA le versement drsquointeacuterecircts moratoires
constitue non pas la contrepartie drsquoune prestation mais la reacuteparation drsquoun preacutejudice Conseil drsquoEtat
25 juin 2004 Steacute Philippe Filippini Ndeg 234687
Le comptable a une obligation de surveillance en cas de non mandatement des inteacuterecircts
moratoires dans un deacutelai de 30 jours le comptable devra alerter le preacutefet pour proceacuteder au
mandatement drsquooffice (article L 1612-18 du code geacuteneacuteral des collectiviteacutes territoriales)
En cas de litige sur lrsquoorigine des retards entre lrsquoordonnateur et le comptable lrsquoinstruction
ndeg04-020-MO-B1-B du 23 feacutevrier 2004 organise une proceacutedure de conciliation
Les inteacuterecircts moratoires drsquoun montant infeacuterieur agrave 5 euro ne sont pas mandateacutes
REFERENCES
Module de calcul des inteacuterecircts moratoires Ministegravere chargeacute de lrsquoeacutequipement
Taux applicables pour le calcul des inteacuterecircts moratoires Ministegravere du budget
Deacutecret ndeg2008-1550 du 31 deacutecembre 2008 JO du 1er janvier 2009 Leacutegifrance
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FICHES DE REVELATION ET DrsquoANALYSE DES PROBLEMES
1
Mise en place drsquoun controcircle interne comptable
Problegraveme
Le deacutepassement du deacutelai de paiement ouvre de plein droit et sans formaliteacute le beacuteneacutefice drsquointeacuterecircts moratoires agrave compter du jour suivant lrsquoexpiration du deacutelai (article 98 du code des marcheacutes publics)
Les deacutefaillances constateacutees dans lrsquoorganisation du service ne permettent pas agrave lrsquoeacutetablissement de respecter le deacutelai global de paiement
Constat
La difficulteacute de calculer le deacutelai qui srsquoest eacutecouleacute entre la date drsquoarriveacutee de ces factures et la date de leur regraveglement
Causes
Absence de trace drsquoun enregistrement agrave lrsquoarriveacutee dans lrsquoeacutetablissement des factures
Conseacutequences
Le titulaire du marcheacute ou le sous-traitant ne beacuteneacuteficie pas conformeacutement agrave lrsquoarticle 98 du code des
marcheacutes publics de plein droit et sans autre formaliteacute dinteacuterecircts moratoires agrave compter du jour
suivant lexpiration du deacutelai
Recommandations
Apposer la date de reacuteception sur les factures degraves leur arriveacutee
Fiche de proceacutedure eacutelaboreacutee par lrsquoagent comptable en concertation avec lrsquoordonnateur
Courrier adresseacute agrave chaque ordonnateur pour rappeler si neacutecessaire cette obligation
Lu dans un rapport (Observations drsquoune chambre reacutegionale des comptes en 2010)
La deacutesorganisation du service concerneacute lieacute agrave la mutation drsquoun agent nrsquoest pas de nature agrave exoneacuterer lrsquoeacutetablissement de ses obligations
Recommandations
Apporter une attention toute particuliegravere pour les peacuteriodes de congeacutes scolaires
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2
Calcul des inteacuterecircts moratoires
Problegraveme
Le deacutepassement du deacutelai de paiement ouvre de plein droit et sans formaliteacute le beacuteneacutefice drsquointeacuterecircts moratoires agrave compter du jour suivant lrsquoexpiration du deacutelai (article 98 du code des marcheacutes publics)
le montant des inteacuterecircts moratoires dus est rarement payeacute
Constat
La difficulteacute de calculer le deacutelai montant des inteacuterecircts moratoires dus
Causes
Absence de consigne donneacutee et drsquooutil
Conseacutequences
Le titulaire du marcheacute ou le sous-traitant ne beacuteneacuteficie pas conformeacutement agrave lrsquoarticle 98 du code des
marcheacutes publics de plein droit et sans autre formaliteacute dinteacuterecircts moratoires agrave compter du jour
suivant lexpiration du deacutelai
Recommandations
Apposer la date de reacuteception sur les factures degraves leur arriveacutee
Fiche de proceacutedure eacutelaboreacutee par lrsquoagent comptable avec un lien avec le module de calcul des inteacuterecircts moratoires
Information par courrier de lrsquoordonnateur
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FICHE DE PROCEDURE
Veacuterification du deacutelai de paiement et calcul des inteacuterecircts moratoires
ACTIVITE ECHEANCE RESPONSABLE SUPPLEANT
Nom Nom
Veacuterification agrave opeacuterer sur les piegraveces justificatives syst
Existence drsquoune date drsquoarriveacutee sur la facture ou sur les
piegraveces justificatives
Veacuterification du deacutelai global de paiement de 30 jours
Si neacutecessaire
Liquidation avec lrsquoassistant de calcul des inteacuterecircts moratoires sur
lettre type de liquidation
Lettre agrave lordonnateur de demande de mandatement des
inteacuterecircts moratoires
si IM
Enregistrement de la lettre
Transfert de la lettre agrave lordonnateur
Mise agrave jour du fichier des IM lors de la mise en paiement
Information de lordonnateur et des autoriteacutes de tutelle
en cas dabsence de mise en paiement des IM
Validation du controcircle syst
Signaler par eacutecrit les anomalies constateacutees
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Maicirctriser les actes relatifs aux sorties et voyages scolaires
Une sortie ou un voyage scolaire constitue un acte peacutedagogique complexe qui neacutecessite
une extrecircme vigilance Il y a en effet souvent derriegravere cet acte peacutedagogique de nombreux actes
administratifs obligatoires divers et varieacutes qui relegravevent de diffeacuterentes reacuteglementations drsquoougrave lrsquointeacuterecirct de
bien preacutevoir et programmer dans un cadre preacutealablement deacutefini ce type drsquoactiviteacute afin drsquoassurer la
meilleure seacutecuriteacute juridique possible
A coteacute du risque juridique inheacuterent agrave tout acte respect des regravegles de forme des regravegles de
compeacutetence des conditions de fond obligation ou non de transmission et des regravegles de publiciteacute de
nombreux autres risques existent la typologie des risques suivante peut ecirctre dresseacutee
- Risque juridique lieacute agrave lrsquoabsence des actes relatifs aux sorties et voyages neacutecessaires
- Mauvaise organisation du voyage ou absence drsquoorganisation
- Risque financier
- Maniement de deniers publics par une personne non habiliteacutee
- Meacuteconnaissance des principes de la commande publique
A travers divers constats il est possible de dresser une analyse sommaire des principaux risques
lieacutes aux actes
RISQUES ORGANISATIONNELS
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
Le voyage est deacutecideacute et organiseacute par un enseignant laquo dans son coin raquo
Absence drsquoorganisation Inseacutecuriteacute juridique
Fixer un cadre Elaboration drsquoune charte interne ou drsquoun regraveglement inteacuterieur
Le voyage est deacutecideacute et organiseacute par un enseignant en cours de trimestre scolaire
Absence drsquoorganisation Inseacutecuriteacute juridique
Programmer dans le cadre de lrsquoanneacutee scolaire les sorties et voyages scolaires
Elaboration de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
Le voyage nrsquoest pas autoriseacute par le chef drsquoeacutetablissement
Risque juridique Preacutevoir un formulaire drsquoautorisation agrave compleacuteter X jours avant le deacutepart
Acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage
Absence drsquoinformation des repreacutesentants leacutegaux etou drsquoacte arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
Risque juridique Preacutevoir une fiche drsquoinscription et drsquoautorisation parentale
Acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
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Voyage et assurance de lrsquoeacutelegraveve
Meacuteconnaissance du principe de gratuiteacute si la sortie est obligatoire
Information des parents
Absence drsquoacte autorisant le deacuteplacement des accompagnateurs
Risque juridique Etablir systeacutematiquement X jours avant le deacutepart les ordres de mission
Ordre de mission pour les accompagnateurs
RISQUES LIES AUX ACTES FINANCIERS
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
La participation des familles nrsquoest pas arrecircteacutee par le conseil drsquoadministration
Risque financier Risque juridique Lrsquoagent comptable ne peut rien encaisser
Preacutesenter le budget du voyage en CA et fixer le tarif du voyage
Acte relatif au financement des voyages scolaires
Le budget du voyage nrsquoest pas arrecircteacute en eacutequilibre par le CA
Risque financier Preacutesenter le budget du voyage en CA et arrecircteacute un budget eacutequilibreacute
Budget du voyage
Le voyage nrsquoest pas budgeacutetiseacute
Aucun engagement (bon de commande bon de reacuteservation) ne peut ecirctre eacutetabli
Inscrire au budget la sortie ou le voyage
Budget de lrsquoEPLE DBM
Un don est attribueacute agrave lrsquoeacutetablissement
Risque lieacute agrave la notification du don
Preacutesenter au CA la notification du don
Acte relatif agrave lrsquoacceptation du don
Une Subvention est notifieacutee agrave lrsquoeacutetablissement
Risque lieacute agrave la subvention
Preacutesenter au CA la notification de la subvention avec les conditions drsquoutilisation et de compte rendu
Un eacutelegraveve ne part pas et demande le remboursement de son avance
Risque financier lieacute agrave lrsquoeacutequilibre du voyage
Elaborer une fiche de proceacutedure selon les eacuteleacutements deacutefinis dans la charte ou le regraveglement des voyages
Acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le remboursement
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RISQUES LIES AU MANIEMENT DE DENIERS PUBLICS PAR UNE PERSONNE NON HABILITEE
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
Lrsquoaccompagnateur demande des espegraveces pour des entreacutees de museacutee des tickets de meacutetro et des boissons
Maniement de deniers publics par des personnes non autoriseacutees
Creacuteer une reacutegie temporaire Acte de creacuteation de la reacutegie Nomination du reacutegisseur
Lrsquoenseignant reacutecupegravere dans sa classe lrsquoargent des familles
Maniement de deniers publics par des personnes non autoriseacutees
Creacuteer une reacutegie temporaire ou bien Autoriser lrsquoenseignant agrave collecter le montant de la participation des eacutelegraveves
Convention de mandat
RISQUES LIES A LrsquoACHAT PUBLIC EN EPLE
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
Un enseignant commande et apporte un contrat avec un voyagiste
Incompeacutetence de lrsquoauteur de lrsquoacte
Obtenir lrsquoautorisation de signer un contrat
Inscription agrave lrsquoEPCP Autorisation donneacutee au CE par le CA de signer le contrat
Un enseignant commande et apporte un contrat avec un voyagiste
Meacuteconnaissance des principes de la commande publique
Deacutefinir le besoin deacuteterminer les seuils reacutediger un document de consultation effectuer la publiciteacute et mise en concurrence neacutecessaires seacutelectionner le candidat
Passation du marcheacute
Reacutefeacuterence
- Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le second degreacute raquo
- Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg 160 du 9 janvier 2006 laquo Les actes administratifs des EPLE raquo
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Sommaire
Introduction Analyse des risques
La charte ou le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
CA et programmation des sorties et voyages scolaires dans le cadre de lrsquoanneacutee scolaire
Les sorties et voyages scolaires obligatoires
Les sorties et voyages scolaires facultatifs
Les dons
Les reacutegies
- La creacuteation de la reacutegie
- La nomination du reacutegisseur
- La nomination drsquoun mandataire
La budgeacutetisation des sorties et voyages scolaires ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de
recettes
- Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages
obligatoires non preacutevues au budget initial
- Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages
facultatifs non preacutevues au budget initial
Les contributions entre service
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LA CHARTE OU LE REGLEMENT INTERIEUR DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES
Deacutefinition La Charte ou le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires constitue un cadre
peacutedagogique administratif et financier propre agrave chaque eacutetablissement ce cadre permettra de
deacutefinir les principes retenus pour lrsquoorganisation de toutes les sorties et voyages scolaires de
lrsquoeacutetablissement
Caracteacuteristiques et diffeacuterences entre ces deux notions
- La charte des sorties et voyages scolaires constitue un cadre qui nrsquoa aucune valeur juridique crsquoest un code de bonne conduite elle institue un ensemble de regravegles que les membres de la communauteacute eacuteducative srsquoengagent agrave respecter crsquoest un mode opeacuteratoire un modus vivendi qui est deacutefini Les manquements agrave une des regravegles fixeacutees par cette charte ne feront lrsquoobjet drsquoaucune sanction
- Le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires constitue un cadre qui a valeur juridique ce code de bonne conduite srsquoinscrit dans lrsquoordonnancement juridique il devient obligatoire et produit des effets juridiques tous les actes du chef drsquoeacutetablissement ou du conseil drsquoadministration relatifs agrave des sorties ou voyages scolaires devront respecter les regravegles eacutecrites dans ce regraveglement inteacuterieur Les manquements agrave une des regravegles fixeacutees par ce regraveglement inteacuterieur pourront faire lrsquoobjet de sanction
Organigramme drsquoune charte
Acteurs Rocircle
Actes
Chef drsquoeacutetablissement Composition du groupe de reacuteflexion (facultatif)
Groupe de reacuteflexion Propositions
Equipe de direction Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation de la commission permanente
Commission permanente Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation du conseil drsquoadministration
Conseil drsquoadministration 1deg Adoption de la charte Avis
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la charte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute de la charte
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La charte des sorties et voyages scolaires
- Type drsquoacte Avis relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute Consultation (instruction) de la commission permanente recommandeacutee - Forme Acte reacutedigeacute - Deacutecision nrsquoayant aucune force juridique - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de la charte des sorties et voyages scolaires
La chartre constitue un cadre peacutedagogique administratif et financier propre agrave chaque
eacutetablissement du fait de son autonomie ce dernier est donc libre de fixer les points qui figureront ou
non dans sa charte en fonction de sa situation particuliegravere Pourront ecirctre inscrites dans la charte
plusieurs seacuteries de dispositions notamment des dispositions
- drsquoordre peacutedagogique o Principe de ladeacutequation des voyages au projet deacutetablissement o Principe de consultation systeacutematique du Conseil dadministration pour chaque sortie ou
voyage deacutefinition drsquoun seuil au dessous duquel le chef drsquoeacutetablissement autorise les sorties facultatives principe drsquoinformation du conseil drsquoadministration en deacutebut et fin drsquoanneacutee scolaire
- drsquoordre administratif o Deacutefinition drsquoun scheacutema relatif agrave lrsquoorganisation des sorties ou voyages o Deacutefinition des modaliteacutes drsquoorganisation des tacircches de la responsabiliteacute de chaque acteur o Deacutefinition du calendrier annuel drsquoorganisation des sorties et voyages o Elaboration de documents relatifs aux sorties et voyages facultatifs fiche projet fiches
drsquoinscription et autorisations obligatoires o Principe de diffusion systeacutematique de la charte aux familles dont lenfant participe agrave un
voyage
- drsquoordre financier o Principe de lrsquoeacutelaboration drsquoun budget pour chaque sortie ou voyage compte rendu au
conseil drsquoadministration agrave la fin de lrsquoanneacutee scolaire o Principe de la participation des familles (versement preacutealable au voyage eacutechelonnement des
versements) o Deacutefinition de regravegles pour la gestion des reliquats o Deacutefinition de regravegles en cas dannulation de voyage (reversement ou non des sommes deacutejagrave
verseacutees) o Deacutefinition de regravegles en cas de deacutesistement dun eacutelegraveve (situation variable selon que son
absence fait supporter un coucirct financier plus important ou non aux autres eacutelegraveves si oui restitution ou non des sommes deacutejagrave verseacutees)
o Regravegles et calendrier pour la constitution drsquoune reacutegie
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Organigramme drsquoun regraveglement inteacuterieur
Acteurs Rocircle
Actes
Chef drsquoeacutetablissement Composition du groupe de reacuteflexion (facultatif)
Groupe de reacuteflexion Propositions
Equipe de direction Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation de la commission permanente
Commission permanente Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation du conseil drsquoadministration
Conseil drsquoadministration Adoption du regraveglement inteacuterieur Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Transmission de la deacutelibeacuteration
Controcircle de leacutegaliteacute Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute de lrsquoacte
Acte relatif au regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
- Type drsquoacte Acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute Consultation (instruction) de la commission permanente - Forme Acte reacutedigeacute - Acte soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte exeacutecutoire quinze jours apregraves lrsquoaccuseacute de reacuteception - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de la deacutelibeacuteration relative au regraveglement des sorties et voyages scolaires
Le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires constitue un cadre peacutedagogique
administratif et financier propre agrave chaque eacutetablissement du fait de son autonomie ce dernier est
donc libre de fixer les points qui figureront ou non dans sa charte en fonction de sa situation
particuliegravere Pourront ecirctre inscrites dans ce regraveglement plusieurs seacuteries de dispositions notamment
des dispositions
- drsquoordre peacutedagogique o Principe de ladeacutequation des voyages au projet deacutetablissement
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o Principe de consultation systeacutematique du Conseil dadministration pour chaque sortie ou voyage deacutefinition drsquoun seuil au dessous duquel le chef drsquoeacutetablissement autorise les sorties facultatives principe drsquoinformation du conseil drsquoadministration en deacutebut et fin drsquoanneacutee scolaire
- drsquoordre administratif o Deacutefinition drsquoun scheacutema relatif agrave lrsquoorganisation des sorties ou voyages o Deacutefinition des modaliteacutes drsquoorganisation des tacircches de la responsabiliteacute de chaque acteur o Deacutefinition du calendrier annuel drsquoorganisation des sorties et voyages o Elaboration de documents types relatifs aux sorties et voyages facultatifs fiche projet fiches
drsquoinscription et autorisations obligatoires o Principe de diffusion systeacutematique du regraveglement inteacuterieur aux familles dont lenfant participe
agrave un voyage - drsquoordre financier
o Principe de lrsquoeacutelaboration drsquoun budget pour chaque sortie ou voyage compte rendu au conseil drsquoadministration agrave la fin de lrsquoanneacutee scolaire
o Principe de la participation des familles (versement preacutealable au voyage eacutechelonnement des versements)
o Deacutefinition de regravegles pour la gestion des reliquats o Deacutefinition de regravegles en cas dannulation de voyage (reversement ou non des sommes deacutejagrave
verseacutees) o Deacutefinition de regravegles en cas de deacutesistement dun eacutelegraveve (situation variable selon que son
absence fait supporter un coucirct financier plus important ou non aux autres eacutelegraveves si oui restitution ou non des sommes deacutejagrave verseacutees)
o Regravegles et calendrier pour la constitution drsquoune reacutegie
Les bonnes pratiques
Lrsquoacte devra ecirctre rendu exeacutecutoire par lrsquoautoriteacute de controcircle avant tout autre acte relatif aux sorties et voyages
Lrsquoacte devra faire lrsquoobjet drsquoune large publiciteacute agrave chaque rentreacutee scolaire
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Exemple drsquoune charte Charte ndash regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
Un modegravele de charte ndash regraveglement inteacuterieur des voyages organiseacutes par les EPLE est proposeacute ci-apregraves Il
ne srsquoagit pas drsquoun formulaire preacuteconiseacute mais drsquoune trame pouvant ecirctre adapteacutee aux circonstances
particuliegraveres
Article 1 Une sortie scolaire nrsquoa de justification que dans le cadre drsquoun projet peacutedagogique en relation avec les
enseignements obligatoires et les programmes Cet ancrage doit ecirctre expliciteacute dans la description du projet
Article 2 Toute sortie ne peut exceacuteder une dureacutee de 5 jours pris sur le temps scolaire Le conseil
drsquoadministration fixe le nombre de sorties facultatives agrave X par niveau ou classe dans lrsquoanneacutee
Article 3 Le conseil drsquoadministration fixe le montant de la contribution volontaire des familles Le conseil drsquoadministration tolegravere une variation de XX de la participation demandeacutee
Article 4 Le conseil drsquoadministration nrsquoexamine pas les projets dont la contribution volontaire des familles nrsquoexcegravede pas la somme de XX euros
Article 5 La sortie pourra se deacuterouler si XX des eacutelegraveves de la classe ou du niveau participent au deacuteplacement Le voyage linguistique se deacuteroule si XX des eacutelegraveves drsquoun niveau y participent
Article 6 Lrsquoeacutetablissement est autoriseacute agrave percevoir par avance les contributions volontaires des familles Les deacutepenses seront engageacutees dans la limite des sommes perccedilues
Article 7 Les financements envisageacutes par lrsquoeacutetablissement preacutelegravevement sur fonds de reacuteserves participation
drsquoun autre chapitre ou affectation de subvention de fonctionnement (sous reacuteserve drsquo instruction particuliegravere de
la collectiviteacute de rattachement) sont soumis agrave lrsquoapprobation du conseil drsquoadministration
Article 8 Les modaliteacutes de contribution financiegravere ne concernent pas les personnels drsquoencadrement du voyage puisque lrsquoensemble des accompagnateurs beacuteneacuteficie de la gratuiteacute Les charges ne devant pas ecirctre supporteacutees par les familles leur financement sera preacutevu sur le budget de lrsquoeacutetablissement (subventions diverses ressources propres etc)
Article 9 La participation aux charges communes est fixeacutee agrave hellip du montant du budget du voyage scolaire (frais de teacuteleacutephone reacuteception formaliteacutes administrativeshellip)
Article 10 Un bilan financier du voyage sera preacutesenteacute au conseil drsquoadministration
Article 11 Lrsquoeacuteventuel reliquat sera obligatoirement rembourseacute aux familles qui auront reacutegleacute lrsquointeacutegraliteacute de la participation demandeacutee excepteacute srsquoil est infeacuterieur agrave hellip Euros
Article 12 Les reliquats infeacuterieurs agrave 8 euros seront acquis deacutefinitivement agrave lrsquoeacutetablissement agrave lrsquoexpiration drsquoun deacutelai de 3 mois agrave compter de sa date de notification aux familles si celles-ci nrsquoen ont pas demandeacute le remboursement Article 13 Les conditions drsquoannulation du voyage seront notifieacutees aux familles par acte drsquoengagement Ces
conditions peuvent ecirctre deacutetermineacutees par lrsquoeacutetablissement Elles peuvent ecirctre eacutequivalentes agrave celles preacutevues dans
la convention de seacutejour
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CA ET PROGRAMMATION DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES DANS LE CADRE DE LrsquoANNEE SCOLAIRE
Exemple de calendrier avec programmation des sorties et des voyages scolaires en deacutebut drsquoanneacutee
scolaire
Calendrier Actes du CA Anneacutee N
Anneacutee N+1
1er CA de lrsquoanneacutee
Elaboration de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
X
2eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage
X
3eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Budget de lrsquoEPLE
Inscription des sorties et voyages agrave lrsquoEPCP
X
4eacuteme CA de lrsquoanneacutee
5eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Compte rendu du voyage et preacutesentation du bilan financier au CA
X
Exemple de calendrier sans programmation drsquoune sortie ou drsquoun voyage scolaire en deacutebut drsquoanneacutee
scolaire
Calendrier Actes du CA Anneacutee N
Anneacutee N+1
1er CA de lrsquoanneacutee
Elaboration de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages
scolaires
2eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage
3eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Budget de lrsquoEPLE
4eacuteme CA de
lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage DBM
Inscription des sorties et voyages agrave lrsquoEPCP
Ou Acte du CA autorisant le CE de signer le contrat
X
5eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Compte rendu du voyage et preacutesentation du bilan financier au
CA
X
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LES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES OBLIGATOIRES
Deacutefinition Deacuteplacements collectifs drsquoeacutelegraveves hors de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
accompagneacutes et organiseacutes sous lrsquoautoriteacute du chef drsquoeacutetablissement dans le cadre drsquoune action
eacuteducative ayant lieu tout ou partie pendant le temps scolaire
La sortie effectueacutee sur une journeacutee ou une demi-journeacutee ne comporte pas de nuiteacutee Le voyage
inclut au moins une nuiteacutee Tout voyage comportant une nuiteacutee est facultatif en application de
lrsquoarticle 371-3 du code civil
Le caractegravere obligatoire implique la gratuiteacute pour les eacutelegraveves et accompagnateurs
Critegraveres de la sortie obligatoire
La sortie obligatoire concerne la classe entiegravere ou un niveau deacutetermineacute La sortie srsquoinscrit dans le cadre des programmes officiels ou du projet drsquoeacutetablissement La sortie srsquoexeacutecute sur le temps scolaire
Reacutefeacuterence
- Circulaire ndeg79-186 du 12 Juin 1979 - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
Organigramme
Les sorties et voyages obligatoires vont amener plusieurs actes
Un acte relatif agrave la programmation des voyages et sorties scolaires Un acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant la sortie Un ordre de mission
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignant Initiative du voyage
Chef drsquoeacutetablissement Faisabiliteacute
Equipe de direction Instruction
Conseil drsquoadministration Consultation et programmation Avis ou Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Autorisation du voyage Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes Information des familles
Chef drsquoeacutetablissement Ordre de mission Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
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Chronologie
1deg acte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Deacutecision immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
2deg acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
3deg ordre de mission pour les accompagnateurs
- Type drsquoacte acte du chef drsquoeacutetablissement relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable apregraves publiciteacute notification agrave lrsquointeacuteresseacute
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires Le respect de la finaliteacute peacutedagogique et eacuteducative de la sortie Le respect des critegraveres de la sortie obligatoire elle ne peut pas concerner seulement que
quelques eacutelegraveves Lrsquoinformation des familles ou du repreacutesentant leacutegal (eacutecrite si besoin) Le caractegravere facultatif de lrsquoassurance pour la famille (La sortie constitue une activiteacute
obligatoire) La violation du principe de gratuiteacute de lrsquoenseignement pour les eacutelegraveves et les
accompagnateurs Lrsquoabsence drsquoacte du chef drsquoeacutetablissement Le caractegravere exeacutecutoire des actes La gestion financiegravere de la sortie incombe en totaliteacute sur le budget de lrsquoeacutetablissement
chapitre A1 J1 ou J31 J32 J38 ou J4 il nrsquoexiste aucun compte 7067 contribution des familles aux voyages scolaires
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LES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES FACULTATIFS
Deacutefinition Deacuteplacements collectifs drsquoeacutelegraveves hors de lrsquoEPLE accompagneacutes et organiseacutes sous
lrsquoautoriteacute du chef drsquoeacutetablissement dans le cadre drsquoune action eacuteducative ayant lieu tout ou partie
pendant le temps scolaire
La sortie effectueacutee sur une journeacutee ou une demi-journeacutee ne comporte pas de nuiteacutee Le voyage
inclut au moins une nuiteacutee Tout voyage comportant une nuiteacutee est facultatif en application de
lrsquoarticle 371-3 du code civil
Un voyage facultatif ne doit pas ecirctre discriminatoire ce caractegravere discriminatoire srsquoexamine au
regard du montant du coucirct du voyage coucirct discriminant pour certaines familles et au fait que le
coucirct du voyage des accompagnateurs ne doit pas ecirctre supporteacute par les familles
Les voyages scolaires vont amener plusieurs actes
Un acte relatif agrave la programmation des voyages et sorties scolaires Un acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage Un acte relatif au financement des voyages scolaires Un ordre de mission pour les accompagnateurs
Chronologie
1deg acte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute consultation (instruction) de la commission permanente - Forme acte reacutedigeacute - Deacutecision immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
2deg acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
3deg acte relatif au financement des voyages scolaires
- Type acte relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte exeacutecutoire quinze jours apregraves lrsquoaccuseacute de reacuteception - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
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4deg ordre de mission pour les accompagnateurs
- Type drsquoacte acte du chef drsquoeacutetablissement relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable apregraves publiciteacute notification agrave lrsquointeacuteresseacute
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignant Initiative du voyage
Chef drsquoeacutetablissement Faisabiliteacute
Equipe de direction Instruction
Commission permanente Instruction
Conseil drsquoadministration Consultation et programmation Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Autorisation et arrecirct de la liste des eacutelegraveves participant agrave la sortie ou au
voyage
Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Enseignant Deacutetail du voyage programme
Equipe de direction
Projet de budget de financement remplacement des enseignants accompagnateurs accueil des eacutelegraveves ne participant pas au
voyage
Conseil drsquoadministration Deacutecision relative au financement du voyage autorisation de signer les conventions don DBM pour
vote si neacutecessaire
Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Transmission acte et DBM
Controcircle de leacutegaliteacute Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Chef drsquoeacutetablissement Ordre de mission Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
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Contenu de la deacutelibeacuteration relative au financement des voyages scolaires
La reacutefeacuterence agrave la charte ou au regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires La reacutefeacuterence de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires La preacutesentation du voyage (destination date objet) Les classes concerneacutees Le nombre de participants et drsquoaccompagnateurs Le nom de lrsquoadulte responsable Le budget Lrsquoautorisation de signer les contrats et les conventions preacutesenteacutees simultaneacutement Le vote du montant maximum de la participation des familles Lrsquoeacutecheacuteancier des encaissements de la participation Les modaliteacutes de remboursement en cas de deacutesistement ou drsquoannulation Les modaliteacutes de remboursement en cas drsquoexceacutedent agrave la fin du voyage Les dons
Les bonnes pratiques
Lrsquoacte devra ecirctre rendu exeacutecutoire par lrsquoautoriteacute de controcircle avant drsquoencaisser de lrsquoargent des familles ou drsquoengager les deacutepenses relatives au voyage Le budget preacutevisionnel du voyage est joint agrave lrsquoacte
Lrsquoacte est agrave joindre au 1er mandatement relatif au paiement des deacutepenses ainsi qursquoagrave lrsquoordre de recettes des participants
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires Le respect de la finaliteacute peacutedagogique et eacuteducative de la sortie Lrsquoexistence des diffeacuterents actes La rupture de lrsquoeacutegaliteacute des participants au voyage (existence de diffeacuterents tarifs selon que
lrsquoeacutelegraveve est affilieacute ou non au foyer socio-eacuteducatif) La violation du principe de gratuiteacute de lrsquoenseignement (deacutepenses des accompagnateurs mis
directement ou indirectement agrave la charge des familles) Lrsquoabsence drsquoacte La gestion de fait par une association La compeacutetence du conseil drsquoadministration pour deacutelibeacuterer sur le financement des voyages si
cette attribution a eacuteteacute deacuteleacutegueacutee agrave la commission permanente (le conseil drsquoadministration ne peut plus deacutecider et la commission permanente nrsquoest pas compeacutetente pour voter une DBM)
Reacutefeacuterence - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
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LES DONS
Deacutefinition Un don est une libeacuteraliteacute agrave titre gracieux Lrsquoassembleacutee geacuteneacuterale du foyer socio-eacuteducatif
ou la personne responsable drsquoun autre organisme peut deacutecider de financer les sorties ou voyages
scolaires drsquoun eacutetablissement public local drsquoenseignement Cette participation prend la forme drsquoun
don fait agrave lrsquoeacutetablissement Pour que ce don soit recevable il faut qursquoil soit notifieacute agrave lrsquoeacutetablissement et
que le conseil drsquoadministration se prononce sur le principe du versement du don en autorisant le chef
drsquoeacutetablissement agrave accepter ce don
Reacutefeacuterence
- Article R421-20 du code de lrsquoeacuteducation - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
FSE Lettre de notification du don
Chef drsquoeacutetablissement Etude du caractegravere recevable du don
Equipe de direction Instruction
Conseil drsquoadministration
Deacutecision autorisant le chef drsquoeacutetablissement agrave accepter le don
DBM si neacutecessaire
Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Acte relatif au don
- Type acte relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte non soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
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Le respect des engagements en acceptant le don lrsquoeacutetablissement accepte les exigences du financeur fixeacutees dans la lettre de notification du don si le don est affecteacute au voyage agrave tel voyage il ne pourra pas servir pour un autre voyage Le don nrsquoest acquis que si le voyage se reacutealise (article R421-66 du code de lrsquoeacuteducation)
Lrsquoabsence de discrimination le don est affecteacute au voyage et non pas pour faire beacuteneacuteficier quelques participants drsquoun tarif diffeacuterent ou preacutefeacuterentiel
Le compte rendu financier du voyage Lrsquoexistence de lrsquoacte du CA Le caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
LA TECHNIQUE DES RESSOURCES AFFECTEacuteES Cette technique est utiliseacutee pour des opeacuterations preacutevues par des contrats des conventions ou bien se rapportant agrave des dons legs et recettes leacutegales qui remplissent simultaneacutement les conditions suivantes
- signature drsquoune convention avec un financeur fixant les obligations ou acceptation de dons ou de recettes en contrepartie drsquoobligations
- obligation de rendre compte de lrsquoutilisation des creacutedits - obligation de restituer le solde non employeacute ou obtenir du bailleur de fonds le report de
ces creacutedits sur lrsquoexercice suivant La comptabiliteacute de ces opeacuterations srsquoexeacutecute du 1er janvier au 31 deacutecembre (il nrsquoexiste pas de peacuteriode drsquoinventaire)
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LES REGIES
Les actes de creacuteation drsquoune reacutegie ou de nomination du reacutegisseur ne sont pas soumis agrave lrsquoapprobation
du conseil drsquoadministration
1) Creacuteation drsquoune reacutegie
Le principe Les actes de creacuteation de reacutegies doivent ecirctre transmis au comptable supeacuterieur du Treacutesor en application des dispositions de lrsquoarrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et drsquoavances Sans formulation drsquoobservations du comptable supeacuterieur du Treacutesor les deacutecisions de creacuteation de reacutegies seront exeacutecutoires agrave lrsquoissue du deacutelai de 15 jours agrave compter de la date de transmission Il nrsquoest donc pas neacutecessaire de formaliser lrsquoaccord du comptable supeacuterieur du Treacutesor
Reacutefeacuterence
- Deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute relatif aux reacutegies de recettes et aux reacutegies drsquoavances des organismes publics
- Arrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et des reacutegies drsquoavances
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignants Demande
Chef drsquoeacutetablissement Demande avis de lrsquoagent comptable
Agent comptable Avis
Chef drsquoeacutetablissement Deacutecision de creacuteation de la reacutegie transmission
Comptable supeacuterieur du Treacutesor Exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves transmission
Acte relatif agrave la reacutegie
- Type acte du chef drsquoeacutetablissement - Forme acte reacutedigeacute - Acte non soumis agrave lrsquoapprobation du conseil drsquoadministration - Acte non soumis au controcircle de leacutegaliteacute - Acte exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves la transmission au comptable supeacuterieur du treacutesor - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
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Les points agrave surveiller
- Preacutesence du document instituant la reacutegie Ce document est accompagneacute du document
intituleacute laquo document drsquohabilitation raquo
o La deacutecision portant institution drsquoune reacutegie deacutecrit la nature de deacutepense ainsi que le
montant maximum par opeacuteration
o Le document drsquohabilitation preacutecisera
la date drsquohabilitation
lrsquoobjet de la reacutegie
la dureacutee
le nom du reacutegisseur
son grade
le nom du suppleacuteant
le montant de lrsquoavance
la peacuteriodiciteacute des justificatifs
le chapitre autoriseacute ainsi que les moyens de regraveglement
- Nouvelle transmission en cas de modifications drsquoune recette ou et drsquoune deacutepense
2) Nomination du reacutegisseur
La nomination du reacutegisseur est un acte interne agrave llsquoeacutetablissement et le document retraccedilant
cette nomination issu de lrsquoapplication informatique nrsquoest pas agrave transmettre
Ces reacutegies temporaires concernent principalement les voyages scolaires Le montant maximal de lrsquoavance dans le cadre drsquoune reacutegie temporaire est limiteacute au montant preacutevisible des deacutepenses agrave honorer dans le cadre de la reacutegie Il nrsquoexiste aucune disposition reacuteglementaire preacutecisant le montant maximum puisqursquoil est variable suivant lrsquoobjet de la reacutegie temporaire Le montant maximum de lrsquoavance doit donc ecirctre deacutetermineacute preacuteciseacutement en fonction de la dureacutee et de la destination du voyage
3) Nomination drsquoun mandataire
Les reacutegisseurs ont la faculteacute de deacutesigner sous leur responsabiliteacute et apregraves autorisation de lagent comptable un mandataire
Les conditions particuliegraveres de recouvrement de certains droits et de paiement de certaines deacutepenses peuvent justifier que celles-ci soient reacutealiseacutees par drsquoautres personnes habiliteacutees qui interviennent en qualiteacute de mandataires pour le compte et sous la responsabiliteacute du reacutegisseur (par exemple pour le regraveglement de deacutepenses lors drsquoun voyage scolaire agrave lrsquoeacutetranger)
Les mandataires agissent sous la responsabiliteacute du reacutegisseur Ils ne sont pas assujettis agrave cautionnement Ils ne perccediloivent pas drsquoindemniteacute de responsabiliteacute
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Organigramme et chronologie
Acteurs Rocircle
Actes
Reacutegisseur Initiative
Agent comptable Autorisation
Reacutegisseur Deacutesignation Procuration
Reacutegisseur Information du chef drsquoeacutetablissement et Speacutecimen de la
signature du mandataire
Reacutegisseur Speacutecimen de la signature du mandataire
Chronologie
Type drsquoacte Acte du reacutegisseur qui eacutetablit une procuration sur papier libre - Forme
o Acte reacutedigeacute sur papier libre o Visa de lrsquoagent comptable
- Deacutecision exeacutecutoire apregraves information du chef drsquoeacutetablissement - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de lrsquoacte
Identification du mandataire Objet du mandat les pouvoirs confieacutes au mandataire (type de deacutepenses type de recettes)
doivent ecirctre expresseacutement deacutetermineacutees dans la convention de mandat Les conditions drsquoexeacutecution de la convention
o Mise agrave disposition drsquoun registre de reccedilus agrave souche o Deacutelivrance drsquoun reccedilu o Inscription sur la souche du nom de lrsquoeacutelegraveve de la date et du montant o Consignes en cas drsquoerreur ou de rectification o Reversement tous les huit jours au maximum au reacutegisseur des fonds et piegraveces
justificatives deacutetenus
Lrsquoobligation pour le mandataire de tenir une comptabiliteacute simplifieacutee Le rappel que les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute
personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Signature de lrsquoacte de nomination accompagneacutee de la mention laquo vu pour acceptation raquo Visa de lrsquoagent comptable
Les points agrave surveiller
Le caractegravere personnel de la deacuteleacutegation (laquo intuitu personae raquo agent preacutesentant les garanties neacutecessaires)
Aucun mandataire suppleacuteant nrsquoest autoriseacute
Le caractegravere impreacutecis de lrsquoobjet de la convention de mandat
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Lrsquoenvoi de la copie de la procuration ainsi que le speacutecimen de la signature du mandataire Le respect par le mandataire des dispositions du mandat et des regravegles de fonctionnement de
la reacutegie Le mandataire ne peut exercer ses fonctions dans le cas dabsence du reacutegisseur que pendant
deux mois au maximum Dans le cas dabsence supeacuterieure agrave deux mois il convient de proceacuteder agrave la nomination dun nouveau reacutegisseur ou dun inteacuterimaire
Annexe exemple drsquoune procuration
CONVENTION DE MANDAT
Vu la loi ndeg 63-156 du 23 feacutevrier 1963 portant loi de finances pour 1963 Vu le deacutecret ndeg 62-1587 du 29 deacutecembre 1962 portant regraveglement geacuteneacuteral sur la comptabiliteacute publique Vu le deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute en dernier lieu par le deacutecret 97-33 du 13 janvier 1997 relatif aux reacutegies de recettes et drsquoavances des organismes publics En application de lrsquoinstruction codificatrice ndeg 05-042-M9-R du 30 septembre 2005 annotant lrsquoinstruction codificatrice ndeg 98-065 ndash M9 ndash R du 4 mai 1998
Vu lrsquoacte administratif ndeghelliphelliphelliphellip du Conseil drsquoadministration du helliphelliphelliphelliphelliprelatif au financement du budget du voyage scolaire
Article 1 Objet Monsieur helliphelliphelliphelliphellip agissant en qualiteacute de reacutegisseur du Collegravege helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip donne procuration agrave Monsieur helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip professeur de helliphelliphelliphelliphelliphellip deacutesigneacute en qualiteacute de mandataire pour lrsquoencaissement des recettes correspondantes agrave helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Article 2 Seuil des encaissements Consideacuterant le tarif voteacute en Conseil drsquoadministration et le nombre drsquoeacutelegraveves concerneacutes Le montant des encaissements ne doit pas deacutepasser helliphelliphelliphelliphellipeuros
Article 3 Obligations du mandataire Un registre de reccedilus agrave souche sera deacutelivreacute au mandataire A chaque encaissement le mandataire devra deacutelivrer un reccedilu En cas drsquoerreur ou drsquoannulation le reccedilu portera la mention laquo annuleacute raquo et sera agrafeacute agrave la souche Le mandataire inscrira sur la souche le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant et lrsquoobjet Le mandataire indiquera sur le reccedilu le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant lrsquoobjet sa qualiteacute et son eacutemargement sera preacuteceacutedeacute de son nom Il doit proceacuteder au reversement tous les huit jours au maximum des fonds et piegraveces justificatives qursquoil deacutetient au reacutegisseur qui les centralise et les integravegre dans sa comptabiliteacute En aucun cas le mandataire ne doit encaisser des sommes ne correspondant pas agrave lrsquoobjet le montant ou la qualiteacute des deacutebiteurs de la preacutesente convention
Article 4 Responsabiliteacute Les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Le mandataire est donc tenu de rendre compte de sa gestion au reacutegisseur et doit agrave ce titre tenir une comptabiliteacute simplifieacutee de sa gestion
En cas de non respect des termes de la preacutesente convention par le mandataire le reacutegisseur se reacuteserve le droit drsquoengager la responsabiliteacute du mandataire
Article 5 Dureacutee La preacutesente convention est conclue pour une dureacutee de deux mois agrave compter de sa signature A helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip le helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
LrsquoAgent comptable Le Reacutegisseur Le Mandataire laquovu pour acceptation raquo
helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
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LA BUDGETISATION DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages obligatoires non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives
Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute obligatoire les deacutepenses sont effectueacutees sur le budget de lrsquoeacutetablissement etou sur ressources speacutecifiques Aucune participation des familles ne peut ecirctre demandeacutee il nrsquoexiste en comptabiliteacute aucun compte 7067 contributions des familles aux voyages scolaires dans les services eacutenumeacutereacutes ci-dessous La gestion financiegravere et comptable est imputeacutee en totaliteacute
- Au service geacuteneacuteral o sur le chapitre A1 activiteacute eacuteducatives et peacutedagogiques (A1 6245)
- etou sur les services speacuteciaux suivants
o J 1 Enseignement technique (y compris la taxe drsquoapprentissage si la sortie est en rapport avec la formation des eacutelegraveves)
o J 31 J32 J38 Projet drsquoeacutetablissement o J 4 Zone drsquoeacuteducation prioritaire
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o N 85 Subvention de collectiviteacute territoriale pour le deacuteveloppement des activiteacutes culturelles et peacuteri-eacuteducatives
Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages facultatifs non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Participation des familles
Ressources non
affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires
La gestion financiegravere et comptable du voyage doit ecirctre impeacuterativement imputeacutee en totaliteacute sur le
service speacutecial ndash chapitre N3 en recettes et en deacutepenses
Le chapitre N3 est un service speacutecial sans reacuteserve eacutequilibreacute en recettes et en deacutepenses geacutereacute en partie depuis le 1er janvier 2008 selon la technique des ressources affecteacutees dont la comptabilisation donne lieu agrave une prise en charge au deacutebit du C468 263 produits agrave recevoir sur appariements voyages par le creacutedit du compte C468 663 charges agrave payer sur appariements voyages
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Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute facultative la totaliteacute des deacutepenses est effectueacutee sur le budget du voyage tel qursquoil a eacuteteacute preacutesenteacute et voteacute par le conseil drsquoadministration
Les personnels drsquoencadrement eacutetant dispenseacutes de contribution financiegravere il est donc neacutecessaire de preacutevoir sur le budget de lrsquoeacutetablissement les modaliteacutes de financement des deacutepenses des accompagnateurs affeacuterentes agrave ce voyage puisque les familles nrsquoont pas agrave en supporter les frais Si les accompagnateurs payent une participation cette derniegravere devra ecirctre retraceacutee au compte 70888
Dans le cas des sorties et voyages facultatifs la participation demandeacutee aux familles sera comptabiliseacutee au compte 7067 Nota bene Le compte 70667 ne doit jamais ecirctre utiliseacute pour un voyage ce dernier est reacuteserveacute agrave des contributions de formation continue et de promotion sociale (racine 7066) Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
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La technique budgeacutetaire des contributions entre services pour les comptes laquo charges agrave payer raquo et laquo produits agrave recevoir raquo
Si une des recettes du voyage provient drsquoun preacutelegravevement sur fonds de reacuteserve ou drsquoun autre service de lrsquoeacutetablissement Il conviendra drsquoappliquer alors la technique budgeacutetaire des contributions entre services (comptes 6588 et 7588) Le principe est simple laquo un service qui donne un service qui reccediloit raquo La comptabilisation de cette opeacuteration se traduira par
- un mandat drsquoordre au compte 6588 dans le service qui donne - un OR au compte 7588 dans le service qui reccediloit
Compte
D 6588 Compte
4662 Compte
468263 Compte
468663 Compte
N3 7588
D C D C D C D C D C
1 X X 2 X X 3 X X 4 X X
Seront utiliseacutes les comptes suivants compte 6588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement compte 4662 Mandats agrave payer ndash Exercice courant compte 468263 Produits agrave recevoir sur appariements voyages compte 468663 Charges agrave payer sur appariements voyages Compte 7588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement
Lrsquoeacutegaliteacute entre ces deux comptes doit toujours exister que ce soit au niveau de lrsquoouverture de creacutedits et de preacutevision de recettes ou que ce soit au niveau de lrsquoexeacutecution le mandat drsquoordre au compte 6588 et la recette drsquoordre au 7588 doivent ecirctre eacutetablis pour le montant exact de la deacutepense constateacutee sur ce financement et non en fonction de la preacutevision budgeacutetaire
DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au chapitre D 6588 si le preacutelegravevement provient des reacuteserves du service geacuteneacuteral au J1 6588 srsquoil provient des reacuteserves de lrsquoenseignement technique DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au service speacutecial J3(X) 6588 si le voyage finalise un projet drsquoeacutetablissement (PAPeacutet) participation du service speacutecial au service N3 qui retrace la totaliteacute du voyage
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REPARTITION DU DELAI POUR UN EPLE
Au niveau des EPLE on ne peut quenvisager lapplication dun deacutelai conventionnel fixant des
modaliteacutes pratiques concernant ce partage le partage preacutevu par le deacutecret ndeg2008-1550 du 31
deacutecembre 2008 (10 jours pour le comptable agrave compter du 1er juillet 2010) peut effectivement servir
de reacutefeacuterence sans pour cela constituer une obligation
CALCUL DES INTERETS MORATOIRES
Lors de lrsquoexeacutecution drsquoun marcheacute public des peacutenaliteacutes financiegraveres sont appliqueacutees agrave lrsquoentiteacute publique en cas de deacutepassement du deacutelai maximum de paiement le titulaire du marcheacute ou le sous-traitant perccediloit alors des inteacuterecircts moratoires de plein droit et sans formaliteacute
Le deacutelai qui impose le paiement des sommes dues au contractant ne peut deacutepasser
30 jours pour lrsquoEacutetat et ses eacutetablissements publics autres que ceux ayant un caractegravere industriel et commercial (EPIC)
30 jours au 1er juillet 2010 pour les collectiviteacutes territoriales et les eacutetablissements publics locaux
Le taux des inteacuterecircts moratoires eacutetant actualiseacute deux fois par an (au 1er janvier et au 1er juillet) celui qui doit ecirctre pris en compte pour le calcul est celui qui est en vigueur agrave la date agrave laquelle les inteacuterecircts moratoires commencent agrave courir un seul taux srsquoapplique pour toute la dureacutee du marcheacute
Par exemple pour un deacutelai de paiement qui expire au 24 mars les inteacuterecircts moratoires qui sont dus agrave partir du 25 mars soit dans la peacuteriode entre le 1er janvier et le 1er juillet il faut calculer les inteacuterecircts en fonction du taux en vigueur le 1er janvier et ce pour toute la dureacutee de la dette restant agrave payer
Attention le taux est calculeacute en reacutefeacuterence agrave deux taux diffeacuterents
soit le taux marginal de la Banque centrale europeacuteenne (BCE) pour les marcheacutes de lrsquoEacutetat et ses eacutetablissements publics autres que ceux ayant un caractegravere industriel et commercial (EPIC) et des collectiviteacutes territoriales et leurs eacutetablissements publics
soit le taux leacutegal srsquoil srsquoagit drsquoun marcheacute passeacute par les eacutetablissements de santeacute des armeacutees et les eacutetablissements publics de santeacute
Un assistant de calcul permet de calculer en ligne les inteacuterecircts moratoires dus au sous-traitant
Les inteacuterecircts moratoires courent agrave compter du jour suivant lrsquoexpiration du deacutelai global de
paiement et ce jusqursquoagrave la date incluse de mise en paiement du principal (facture)
Ils sont mandateacutes par lrsquoordonnateur au compte 6711 laquo peacutenaliteacutes sur les marcheacutes et deacutebits
payeacutes sur achats et ventes raquo aussi est-il important que ce dernier ait connaissance et de la date
initiale deacuteterminant le point de deacutepart et de la date finale (deacutecaissement) pour chaque facture
Lrsquoassiette des inteacuterecircts moratoires sera le montant total des eacuteleacutements de liquidation
La formule de calcul des inteacuterecircts moratoires (IM) est la suivante
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Nombre de jours de deacutepassement
Montant payeacute tardivement TTC x ------------------------------------------ x taux
365
Des inteacuterecircts moratoires compleacutementaires sont dus lorsque le mandatement des inteacuterecircts
moratoires initiaux nrsquoest pas intervenu au plus tard le 30eacuteme jour suivant la date de paiement du
principal
La formule de calcul est
Nombre de jours de retard
sur IM initiaux
Montant des inteacuterecircts moratoires initiaux x ------------------------------------------ x taux
365
Les inteacuterecircts moratoires ne sont pas soumis agrave la TVA le versement drsquointeacuterecircts moratoires
constitue non pas la contrepartie drsquoune prestation mais la reacuteparation drsquoun preacutejudice Conseil drsquoEtat
25 juin 2004 Steacute Philippe Filippini Ndeg 234687
Le comptable a une obligation de surveillance en cas de non mandatement des inteacuterecircts
moratoires dans un deacutelai de 30 jours le comptable devra alerter le preacutefet pour proceacuteder au
mandatement drsquooffice (article L 1612-18 du code geacuteneacuteral des collectiviteacutes territoriales)
En cas de litige sur lrsquoorigine des retards entre lrsquoordonnateur et le comptable lrsquoinstruction
ndeg04-020-MO-B1-B du 23 feacutevrier 2004 organise une proceacutedure de conciliation
Les inteacuterecircts moratoires drsquoun montant infeacuterieur agrave 5 euro ne sont pas mandateacutes
REFERENCES
Module de calcul des inteacuterecircts moratoires Ministegravere chargeacute de lrsquoeacutequipement
Taux applicables pour le calcul des inteacuterecircts moratoires Ministegravere du budget
Deacutecret ndeg2008-1550 du 31 deacutecembre 2008 JO du 1er janvier 2009 Leacutegifrance
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FICHES DE REVELATION ET DrsquoANALYSE DES PROBLEMES
1
Mise en place drsquoun controcircle interne comptable
Problegraveme
Le deacutepassement du deacutelai de paiement ouvre de plein droit et sans formaliteacute le beacuteneacutefice drsquointeacuterecircts moratoires agrave compter du jour suivant lrsquoexpiration du deacutelai (article 98 du code des marcheacutes publics)
Les deacutefaillances constateacutees dans lrsquoorganisation du service ne permettent pas agrave lrsquoeacutetablissement de respecter le deacutelai global de paiement
Constat
La difficulteacute de calculer le deacutelai qui srsquoest eacutecouleacute entre la date drsquoarriveacutee de ces factures et la date de leur regraveglement
Causes
Absence de trace drsquoun enregistrement agrave lrsquoarriveacutee dans lrsquoeacutetablissement des factures
Conseacutequences
Le titulaire du marcheacute ou le sous-traitant ne beacuteneacuteficie pas conformeacutement agrave lrsquoarticle 98 du code des
marcheacutes publics de plein droit et sans autre formaliteacute dinteacuterecircts moratoires agrave compter du jour
suivant lexpiration du deacutelai
Recommandations
Apposer la date de reacuteception sur les factures degraves leur arriveacutee
Fiche de proceacutedure eacutelaboreacutee par lrsquoagent comptable en concertation avec lrsquoordonnateur
Courrier adresseacute agrave chaque ordonnateur pour rappeler si neacutecessaire cette obligation
Lu dans un rapport (Observations drsquoune chambre reacutegionale des comptes en 2010)
La deacutesorganisation du service concerneacute lieacute agrave la mutation drsquoun agent nrsquoest pas de nature agrave exoneacuterer lrsquoeacutetablissement de ses obligations
Recommandations
Apporter une attention toute particuliegravere pour les peacuteriodes de congeacutes scolaires
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2
Calcul des inteacuterecircts moratoires
Problegraveme
Le deacutepassement du deacutelai de paiement ouvre de plein droit et sans formaliteacute le beacuteneacutefice drsquointeacuterecircts moratoires agrave compter du jour suivant lrsquoexpiration du deacutelai (article 98 du code des marcheacutes publics)
le montant des inteacuterecircts moratoires dus est rarement payeacute
Constat
La difficulteacute de calculer le deacutelai montant des inteacuterecircts moratoires dus
Causes
Absence de consigne donneacutee et drsquooutil
Conseacutequences
Le titulaire du marcheacute ou le sous-traitant ne beacuteneacuteficie pas conformeacutement agrave lrsquoarticle 98 du code des
marcheacutes publics de plein droit et sans autre formaliteacute dinteacuterecircts moratoires agrave compter du jour
suivant lexpiration du deacutelai
Recommandations
Apposer la date de reacuteception sur les factures degraves leur arriveacutee
Fiche de proceacutedure eacutelaboreacutee par lrsquoagent comptable avec un lien avec le module de calcul des inteacuterecircts moratoires
Information par courrier de lrsquoordonnateur
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FICHE DE PROCEDURE
Veacuterification du deacutelai de paiement et calcul des inteacuterecircts moratoires
ACTIVITE ECHEANCE RESPONSABLE SUPPLEANT
Nom Nom
Veacuterification agrave opeacuterer sur les piegraveces justificatives syst
Existence drsquoune date drsquoarriveacutee sur la facture ou sur les
piegraveces justificatives
Veacuterification du deacutelai global de paiement de 30 jours
Si neacutecessaire
Liquidation avec lrsquoassistant de calcul des inteacuterecircts moratoires sur
lettre type de liquidation
Lettre agrave lordonnateur de demande de mandatement des
inteacuterecircts moratoires
si IM
Enregistrement de la lettre
Transfert de la lettre agrave lordonnateur
Mise agrave jour du fichier des IM lors de la mise en paiement
Information de lordonnateur et des autoriteacutes de tutelle
en cas dabsence de mise en paiement des IM
Validation du controcircle syst
Signaler par eacutecrit les anomalies constateacutees
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Maicirctriser les actes relatifs aux sorties et voyages scolaires
Une sortie ou un voyage scolaire constitue un acte peacutedagogique complexe qui neacutecessite
une extrecircme vigilance Il y a en effet souvent derriegravere cet acte peacutedagogique de nombreux actes
administratifs obligatoires divers et varieacutes qui relegravevent de diffeacuterentes reacuteglementations drsquoougrave lrsquointeacuterecirct de
bien preacutevoir et programmer dans un cadre preacutealablement deacutefini ce type drsquoactiviteacute afin drsquoassurer la
meilleure seacutecuriteacute juridique possible
A coteacute du risque juridique inheacuterent agrave tout acte respect des regravegles de forme des regravegles de
compeacutetence des conditions de fond obligation ou non de transmission et des regravegles de publiciteacute de
nombreux autres risques existent la typologie des risques suivante peut ecirctre dresseacutee
- Risque juridique lieacute agrave lrsquoabsence des actes relatifs aux sorties et voyages neacutecessaires
- Mauvaise organisation du voyage ou absence drsquoorganisation
- Risque financier
- Maniement de deniers publics par une personne non habiliteacutee
- Meacuteconnaissance des principes de la commande publique
A travers divers constats il est possible de dresser une analyse sommaire des principaux risques
lieacutes aux actes
RISQUES ORGANISATIONNELS
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
Le voyage est deacutecideacute et organiseacute par un enseignant laquo dans son coin raquo
Absence drsquoorganisation Inseacutecuriteacute juridique
Fixer un cadre Elaboration drsquoune charte interne ou drsquoun regraveglement inteacuterieur
Le voyage est deacutecideacute et organiseacute par un enseignant en cours de trimestre scolaire
Absence drsquoorganisation Inseacutecuriteacute juridique
Programmer dans le cadre de lrsquoanneacutee scolaire les sorties et voyages scolaires
Elaboration de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
Le voyage nrsquoest pas autoriseacute par le chef drsquoeacutetablissement
Risque juridique Preacutevoir un formulaire drsquoautorisation agrave compleacuteter X jours avant le deacutepart
Acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage
Absence drsquoinformation des repreacutesentants leacutegaux etou drsquoacte arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
Risque juridique Preacutevoir une fiche drsquoinscription et drsquoautorisation parentale
Acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
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Voyage et assurance de lrsquoeacutelegraveve
Meacuteconnaissance du principe de gratuiteacute si la sortie est obligatoire
Information des parents
Absence drsquoacte autorisant le deacuteplacement des accompagnateurs
Risque juridique Etablir systeacutematiquement X jours avant le deacutepart les ordres de mission
Ordre de mission pour les accompagnateurs
RISQUES LIES AUX ACTES FINANCIERS
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
La participation des familles nrsquoest pas arrecircteacutee par le conseil drsquoadministration
Risque financier Risque juridique Lrsquoagent comptable ne peut rien encaisser
Preacutesenter le budget du voyage en CA et fixer le tarif du voyage
Acte relatif au financement des voyages scolaires
Le budget du voyage nrsquoest pas arrecircteacute en eacutequilibre par le CA
Risque financier Preacutesenter le budget du voyage en CA et arrecircteacute un budget eacutequilibreacute
Budget du voyage
Le voyage nrsquoest pas budgeacutetiseacute
Aucun engagement (bon de commande bon de reacuteservation) ne peut ecirctre eacutetabli
Inscrire au budget la sortie ou le voyage
Budget de lrsquoEPLE DBM
Un don est attribueacute agrave lrsquoeacutetablissement
Risque lieacute agrave la notification du don
Preacutesenter au CA la notification du don
Acte relatif agrave lrsquoacceptation du don
Une Subvention est notifieacutee agrave lrsquoeacutetablissement
Risque lieacute agrave la subvention
Preacutesenter au CA la notification de la subvention avec les conditions drsquoutilisation et de compte rendu
Un eacutelegraveve ne part pas et demande le remboursement de son avance
Risque financier lieacute agrave lrsquoeacutequilibre du voyage
Elaborer une fiche de proceacutedure selon les eacuteleacutements deacutefinis dans la charte ou le regraveglement des voyages
Acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le remboursement
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RISQUES LIES AU MANIEMENT DE DENIERS PUBLICS PAR UNE PERSONNE NON HABILITEE
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
Lrsquoaccompagnateur demande des espegraveces pour des entreacutees de museacutee des tickets de meacutetro et des boissons
Maniement de deniers publics par des personnes non autoriseacutees
Creacuteer une reacutegie temporaire Acte de creacuteation de la reacutegie Nomination du reacutegisseur
Lrsquoenseignant reacutecupegravere dans sa classe lrsquoargent des familles
Maniement de deniers publics par des personnes non autoriseacutees
Creacuteer une reacutegie temporaire ou bien Autoriser lrsquoenseignant agrave collecter le montant de la participation des eacutelegraveves
Convention de mandat
RISQUES LIES A LrsquoACHAT PUBLIC EN EPLE
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
Un enseignant commande et apporte un contrat avec un voyagiste
Incompeacutetence de lrsquoauteur de lrsquoacte
Obtenir lrsquoautorisation de signer un contrat
Inscription agrave lrsquoEPCP Autorisation donneacutee au CE par le CA de signer le contrat
Un enseignant commande et apporte un contrat avec un voyagiste
Meacuteconnaissance des principes de la commande publique
Deacutefinir le besoin deacuteterminer les seuils reacutediger un document de consultation effectuer la publiciteacute et mise en concurrence neacutecessaires seacutelectionner le candidat
Passation du marcheacute
Reacutefeacuterence
- Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le second degreacute raquo
- Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg 160 du 9 janvier 2006 laquo Les actes administratifs des EPLE raquo
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Sommaire
Introduction Analyse des risques
La charte ou le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
CA et programmation des sorties et voyages scolaires dans le cadre de lrsquoanneacutee scolaire
Les sorties et voyages scolaires obligatoires
Les sorties et voyages scolaires facultatifs
Les dons
Les reacutegies
- La creacuteation de la reacutegie
- La nomination du reacutegisseur
- La nomination drsquoun mandataire
La budgeacutetisation des sorties et voyages scolaires ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de
recettes
- Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages
obligatoires non preacutevues au budget initial
- Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages
facultatifs non preacutevues au budget initial
Les contributions entre service
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LA CHARTE OU LE REGLEMENT INTERIEUR DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES
Deacutefinition La Charte ou le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires constitue un cadre
peacutedagogique administratif et financier propre agrave chaque eacutetablissement ce cadre permettra de
deacutefinir les principes retenus pour lrsquoorganisation de toutes les sorties et voyages scolaires de
lrsquoeacutetablissement
Caracteacuteristiques et diffeacuterences entre ces deux notions
- La charte des sorties et voyages scolaires constitue un cadre qui nrsquoa aucune valeur juridique crsquoest un code de bonne conduite elle institue un ensemble de regravegles que les membres de la communauteacute eacuteducative srsquoengagent agrave respecter crsquoest un mode opeacuteratoire un modus vivendi qui est deacutefini Les manquements agrave une des regravegles fixeacutees par cette charte ne feront lrsquoobjet drsquoaucune sanction
- Le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires constitue un cadre qui a valeur juridique ce code de bonne conduite srsquoinscrit dans lrsquoordonnancement juridique il devient obligatoire et produit des effets juridiques tous les actes du chef drsquoeacutetablissement ou du conseil drsquoadministration relatifs agrave des sorties ou voyages scolaires devront respecter les regravegles eacutecrites dans ce regraveglement inteacuterieur Les manquements agrave une des regravegles fixeacutees par ce regraveglement inteacuterieur pourront faire lrsquoobjet de sanction
Organigramme drsquoune charte
Acteurs Rocircle
Actes
Chef drsquoeacutetablissement Composition du groupe de reacuteflexion (facultatif)
Groupe de reacuteflexion Propositions
Equipe de direction Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation de la commission permanente
Commission permanente Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation du conseil drsquoadministration
Conseil drsquoadministration 1deg Adoption de la charte Avis
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la charte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute de la charte
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La charte des sorties et voyages scolaires
- Type drsquoacte Avis relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute Consultation (instruction) de la commission permanente recommandeacutee - Forme Acte reacutedigeacute - Deacutecision nrsquoayant aucune force juridique - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de la charte des sorties et voyages scolaires
La chartre constitue un cadre peacutedagogique administratif et financier propre agrave chaque
eacutetablissement du fait de son autonomie ce dernier est donc libre de fixer les points qui figureront ou
non dans sa charte en fonction de sa situation particuliegravere Pourront ecirctre inscrites dans la charte
plusieurs seacuteries de dispositions notamment des dispositions
- drsquoordre peacutedagogique o Principe de ladeacutequation des voyages au projet deacutetablissement o Principe de consultation systeacutematique du Conseil dadministration pour chaque sortie ou
voyage deacutefinition drsquoun seuil au dessous duquel le chef drsquoeacutetablissement autorise les sorties facultatives principe drsquoinformation du conseil drsquoadministration en deacutebut et fin drsquoanneacutee scolaire
- drsquoordre administratif o Deacutefinition drsquoun scheacutema relatif agrave lrsquoorganisation des sorties ou voyages o Deacutefinition des modaliteacutes drsquoorganisation des tacircches de la responsabiliteacute de chaque acteur o Deacutefinition du calendrier annuel drsquoorganisation des sorties et voyages o Elaboration de documents relatifs aux sorties et voyages facultatifs fiche projet fiches
drsquoinscription et autorisations obligatoires o Principe de diffusion systeacutematique de la charte aux familles dont lenfant participe agrave un
voyage
- drsquoordre financier o Principe de lrsquoeacutelaboration drsquoun budget pour chaque sortie ou voyage compte rendu au
conseil drsquoadministration agrave la fin de lrsquoanneacutee scolaire o Principe de la participation des familles (versement preacutealable au voyage eacutechelonnement des
versements) o Deacutefinition de regravegles pour la gestion des reliquats o Deacutefinition de regravegles en cas dannulation de voyage (reversement ou non des sommes deacutejagrave
verseacutees) o Deacutefinition de regravegles en cas de deacutesistement dun eacutelegraveve (situation variable selon que son
absence fait supporter un coucirct financier plus important ou non aux autres eacutelegraveves si oui restitution ou non des sommes deacutejagrave verseacutees)
o Regravegles et calendrier pour la constitution drsquoune reacutegie
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Organigramme drsquoun regraveglement inteacuterieur
Acteurs Rocircle
Actes
Chef drsquoeacutetablissement Composition du groupe de reacuteflexion (facultatif)
Groupe de reacuteflexion Propositions
Equipe de direction Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation de la commission permanente
Commission permanente Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation du conseil drsquoadministration
Conseil drsquoadministration Adoption du regraveglement inteacuterieur Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Transmission de la deacutelibeacuteration
Controcircle de leacutegaliteacute Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute de lrsquoacte
Acte relatif au regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
- Type drsquoacte Acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute Consultation (instruction) de la commission permanente - Forme Acte reacutedigeacute - Acte soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte exeacutecutoire quinze jours apregraves lrsquoaccuseacute de reacuteception - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de la deacutelibeacuteration relative au regraveglement des sorties et voyages scolaires
Le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires constitue un cadre peacutedagogique
administratif et financier propre agrave chaque eacutetablissement du fait de son autonomie ce dernier est
donc libre de fixer les points qui figureront ou non dans sa charte en fonction de sa situation
particuliegravere Pourront ecirctre inscrites dans ce regraveglement plusieurs seacuteries de dispositions notamment
des dispositions
- drsquoordre peacutedagogique o Principe de ladeacutequation des voyages au projet deacutetablissement
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o Principe de consultation systeacutematique du Conseil dadministration pour chaque sortie ou voyage deacutefinition drsquoun seuil au dessous duquel le chef drsquoeacutetablissement autorise les sorties facultatives principe drsquoinformation du conseil drsquoadministration en deacutebut et fin drsquoanneacutee scolaire
- drsquoordre administratif o Deacutefinition drsquoun scheacutema relatif agrave lrsquoorganisation des sorties ou voyages o Deacutefinition des modaliteacutes drsquoorganisation des tacircches de la responsabiliteacute de chaque acteur o Deacutefinition du calendrier annuel drsquoorganisation des sorties et voyages o Elaboration de documents types relatifs aux sorties et voyages facultatifs fiche projet fiches
drsquoinscription et autorisations obligatoires o Principe de diffusion systeacutematique du regraveglement inteacuterieur aux familles dont lenfant participe
agrave un voyage - drsquoordre financier
o Principe de lrsquoeacutelaboration drsquoun budget pour chaque sortie ou voyage compte rendu au conseil drsquoadministration agrave la fin de lrsquoanneacutee scolaire
o Principe de la participation des familles (versement preacutealable au voyage eacutechelonnement des versements)
o Deacutefinition de regravegles pour la gestion des reliquats o Deacutefinition de regravegles en cas dannulation de voyage (reversement ou non des sommes deacutejagrave
verseacutees) o Deacutefinition de regravegles en cas de deacutesistement dun eacutelegraveve (situation variable selon que son
absence fait supporter un coucirct financier plus important ou non aux autres eacutelegraveves si oui restitution ou non des sommes deacutejagrave verseacutees)
o Regravegles et calendrier pour la constitution drsquoune reacutegie
Les bonnes pratiques
Lrsquoacte devra ecirctre rendu exeacutecutoire par lrsquoautoriteacute de controcircle avant tout autre acte relatif aux sorties et voyages
Lrsquoacte devra faire lrsquoobjet drsquoune large publiciteacute agrave chaque rentreacutee scolaire
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Exemple drsquoune charte Charte ndash regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
Un modegravele de charte ndash regraveglement inteacuterieur des voyages organiseacutes par les EPLE est proposeacute ci-apregraves Il
ne srsquoagit pas drsquoun formulaire preacuteconiseacute mais drsquoune trame pouvant ecirctre adapteacutee aux circonstances
particuliegraveres
Article 1 Une sortie scolaire nrsquoa de justification que dans le cadre drsquoun projet peacutedagogique en relation avec les
enseignements obligatoires et les programmes Cet ancrage doit ecirctre expliciteacute dans la description du projet
Article 2 Toute sortie ne peut exceacuteder une dureacutee de 5 jours pris sur le temps scolaire Le conseil
drsquoadministration fixe le nombre de sorties facultatives agrave X par niveau ou classe dans lrsquoanneacutee
Article 3 Le conseil drsquoadministration fixe le montant de la contribution volontaire des familles Le conseil drsquoadministration tolegravere une variation de XX de la participation demandeacutee
Article 4 Le conseil drsquoadministration nrsquoexamine pas les projets dont la contribution volontaire des familles nrsquoexcegravede pas la somme de XX euros
Article 5 La sortie pourra se deacuterouler si XX des eacutelegraveves de la classe ou du niveau participent au deacuteplacement Le voyage linguistique se deacuteroule si XX des eacutelegraveves drsquoun niveau y participent
Article 6 Lrsquoeacutetablissement est autoriseacute agrave percevoir par avance les contributions volontaires des familles Les deacutepenses seront engageacutees dans la limite des sommes perccedilues
Article 7 Les financements envisageacutes par lrsquoeacutetablissement preacutelegravevement sur fonds de reacuteserves participation
drsquoun autre chapitre ou affectation de subvention de fonctionnement (sous reacuteserve drsquo instruction particuliegravere de
la collectiviteacute de rattachement) sont soumis agrave lrsquoapprobation du conseil drsquoadministration
Article 8 Les modaliteacutes de contribution financiegravere ne concernent pas les personnels drsquoencadrement du voyage puisque lrsquoensemble des accompagnateurs beacuteneacuteficie de la gratuiteacute Les charges ne devant pas ecirctre supporteacutees par les familles leur financement sera preacutevu sur le budget de lrsquoeacutetablissement (subventions diverses ressources propres etc)
Article 9 La participation aux charges communes est fixeacutee agrave hellip du montant du budget du voyage scolaire (frais de teacuteleacutephone reacuteception formaliteacutes administrativeshellip)
Article 10 Un bilan financier du voyage sera preacutesenteacute au conseil drsquoadministration
Article 11 Lrsquoeacuteventuel reliquat sera obligatoirement rembourseacute aux familles qui auront reacutegleacute lrsquointeacutegraliteacute de la participation demandeacutee excepteacute srsquoil est infeacuterieur agrave hellip Euros
Article 12 Les reliquats infeacuterieurs agrave 8 euros seront acquis deacutefinitivement agrave lrsquoeacutetablissement agrave lrsquoexpiration drsquoun deacutelai de 3 mois agrave compter de sa date de notification aux familles si celles-ci nrsquoen ont pas demandeacute le remboursement Article 13 Les conditions drsquoannulation du voyage seront notifieacutees aux familles par acte drsquoengagement Ces
conditions peuvent ecirctre deacutetermineacutees par lrsquoeacutetablissement Elles peuvent ecirctre eacutequivalentes agrave celles preacutevues dans
la convention de seacutejour
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CA ET PROGRAMMATION DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES DANS LE CADRE DE LrsquoANNEE SCOLAIRE
Exemple de calendrier avec programmation des sorties et des voyages scolaires en deacutebut drsquoanneacutee
scolaire
Calendrier Actes du CA Anneacutee N
Anneacutee N+1
1er CA de lrsquoanneacutee
Elaboration de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
X
2eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage
X
3eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Budget de lrsquoEPLE
Inscription des sorties et voyages agrave lrsquoEPCP
X
4eacuteme CA de lrsquoanneacutee
5eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Compte rendu du voyage et preacutesentation du bilan financier au CA
X
Exemple de calendrier sans programmation drsquoune sortie ou drsquoun voyage scolaire en deacutebut drsquoanneacutee
scolaire
Calendrier Actes du CA Anneacutee N
Anneacutee N+1
1er CA de lrsquoanneacutee
Elaboration de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages
scolaires
2eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage
3eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Budget de lrsquoEPLE
4eacuteme CA de
lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage DBM
Inscription des sorties et voyages agrave lrsquoEPCP
Ou Acte du CA autorisant le CE de signer le contrat
X
5eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Compte rendu du voyage et preacutesentation du bilan financier au
CA
X
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LES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES OBLIGATOIRES
Deacutefinition Deacuteplacements collectifs drsquoeacutelegraveves hors de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
accompagneacutes et organiseacutes sous lrsquoautoriteacute du chef drsquoeacutetablissement dans le cadre drsquoune action
eacuteducative ayant lieu tout ou partie pendant le temps scolaire
La sortie effectueacutee sur une journeacutee ou une demi-journeacutee ne comporte pas de nuiteacutee Le voyage
inclut au moins une nuiteacutee Tout voyage comportant une nuiteacutee est facultatif en application de
lrsquoarticle 371-3 du code civil
Le caractegravere obligatoire implique la gratuiteacute pour les eacutelegraveves et accompagnateurs
Critegraveres de la sortie obligatoire
La sortie obligatoire concerne la classe entiegravere ou un niveau deacutetermineacute La sortie srsquoinscrit dans le cadre des programmes officiels ou du projet drsquoeacutetablissement La sortie srsquoexeacutecute sur le temps scolaire
Reacutefeacuterence
- Circulaire ndeg79-186 du 12 Juin 1979 - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
Organigramme
Les sorties et voyages obligatoires vont amener plusieurs actes
Un acte relatif agrave la programmation des voyages et sorties scolaires Un acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant la sortie Un ordre de mission
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignant Initiative du voyage
Chef drsquoeacutetablissement Faisabiliteacute
Equipe de direction Instruction
Conseil drsquoadministration Consultation et programmation Avis ou Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Autorisation du voyage Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes Information des familles
Chef drsquoeacutetablissement Ordre de mission Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
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Chronologie
1deg acte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Deacutecision immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
2deg acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
3deg ordre de mission pour les accompagnateurs
- Type drsquoacte acte du chef drsquoeacutetablissement relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable apregraves publiciteacute notification agrave lrsquointeacuteresseacute
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires Le respect de la finaliteacute peacutedagogique et eacuteducative de la sortie Le respect des critegraveres de la sortie obligatoire elle ne peut pas concerner seulement que
quelques eacutelegraveves Lrsquoinformation des familles ou du repreacutesentant leacutegal (eacutecrite si besoin) Le caractegravere facultatif de lrsquoassurance pour la famille (La sortie constitue une activiteacute
obligatoire) La violation du principe de gratuiteacute de lrsquoenseignement pour les eacutelegraveves et les
accompagnateurs Lrsquoabsence drsquoacte du chef drsquoeacutetablissement Le caractegravere exeacutecutoire des actes La gestion financiegravere de la sortie incombe en totaliteacute sur le budget de lrsquoeacutetablissement
chapitre A1 J1 ou J31 J32 J38 ou J4 il nrsquoexiste aucun compte 7067 contribution des familles aux voyages scolaires
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LES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES FACULTATIFS
Deacutefinition Deacuteplacements collectifs drsquoeacutelegraveves hors de lrsquoEPLE accompagneacutes et organiseacutes sous
lrsquoautoriteacute du chef drsquoeacutetablissement dans le cadre drsquoune action eacuteducative ayant lieu tout ou partie
pendant le temps scolaire
La sortie effectueacutee sur une journeacutee ou une demi-journeacutee ne comporte pas de nuiteacutee Le voyage
inclut au moins une nuiteacutee Tout voyage comportant une nuiteacutee est facultatif en application de
lrsquoarticle 371-3 du code civil
Un voyage facultatif ne doit pas ecirctre discriminatoire ce caractegravere discriminatoire srsquoexamine au
regard du montant du coucirct du voyage coucirct discriminant pour certaines familles et au fait que le
coucirct du voyage des accompagnateurs ne doit pas ecirctre supporteacute par les familles
Les voyages scolaires vont amener plusieurs actes
Un acte relatif agrave la programmation des voyages et sorties scolaires Un acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage Un acte relatif au financement des voyages scolaires Un ordre de mission pour les accompagnateurs
Chronologie
1deg acte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute consultation (instruction) de la commission permanente - Forme acte reacutedigeacute - Deacutecision immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
2deg acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
3deg acte relatif au financement des voyages scolaires
- Type acte relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte exeacutecutoire quinze jours apregraves lrsquoaccuseacute de reacuteception - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
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4deg ordre de mission pour les accompagnateurs
- Type drsquoacte acte du chef drsquoeacutetablissement relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable apregraves publiciteacute notification agrave lrsquointeacuteresseacute
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignant Initiative du voyage
Chef drsquoeacutetablissement Faisabiliteacute
Equipe de direction Instruction
Commission permanente Instruction
Conseil drsquoadministration Consultation et programmation Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Autorisation et arrecirct de la liste des eacutelegraveves participant agrave la sortie ou au
voyage
Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Enseignant Deacutetail du voyage programme
Equipe de direction
Projet de budget de financement remplacement des enseignants accompagnateurs accueil des eacutelegraveves ne participant pas au
voyage
Conseil drsquoadministration Deacutecision relative au financement du voyage autorisation de signer les conventions don DBM pour
vote si neacutecessaire
Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Transmission acte et DBM
Controcircle de leacutegaliteacute Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Chef drsquoeacutetablissement Ordre de mission Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
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Contenu de la deacutelibeacuteration relative au financement des voyages scolaires
La reacutefeacuterence agrave la charte ou au regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires La reacutefeacuterence de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires La preacutesentation du voyage (destination date objet) Les classes concerneacutees Le nombre de participants et drsquoaccompagnateurs Le nom de lrsquoadulte responsable Le budget Lrsquoautorisation de signer les contrats et les conventions preacutesenteacutees simultaneacutement Le vote du montant maximum de la participation des familles Lrsquoeacutecheacuteancier des encaissements de la participation Les modaliteacutes de remboursement en cas de deacutesistement ou drsquoannulation Les modaliteacutes de remboursement en cas drsquoexceacutedent agrave la fin du voyage Les dons
Les bonnes pratiques
Lrsquoacte devra ecirctre rendu exeacutecutoire par lrsquoautoriteacute de controcircle avant drsquoencaisser de lrsquoargent des familles ou drsquoengager les deacutepenses relatives au voyage Le budget preacutevisionnel du voyage est joint agrave lrsquoacte
Lrsquoacte est agrave joindre au 1er mandatement relatif au paiement des deacutepenses ainsi qursquoagrave lrsquoordre de recettes des participants
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires Le respect de la finaliteacute peacutedagogique et eacuteducative de la sortie Lrsquoexistence des diffeacuterents actes La rupture de lrsquoeacutegaliteacute des participants au voyage (existence de diffeacuterents tarifs selon que
lrsquoeacutelegraveve est affilieacute ou non au foyer socio-eacuteducatif) La violation du principe de gratuiteacute de lrsquoenseignement (deacutepenses des accompagnateurs mis
directement ou indirectement agrave la charge des familles) Lrsquoabsence drsquoacte La gestion de fait par une association La compeacutetence du conseil drsquoadministration pour deacutelibeacuterer sur le financement des voyages si
cette attribution a eacuteteacute deacuteleacutegueacutee agrave la commission permanente (le conseil drsquoadministration ne peut plus deacutecider et la commission permanente nrsquoest pas compeacutetente pour voter une DBM)
Reacutefeacuterence - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
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LES DONS
Deacutefinition Un don est une libeacuteraliteacute agrave titre gracieux Lrsquoassembleacutee geacuteneacuterale du foyer socio-eacuteducatif
ou la personne responsable drsquoun autre organisme peut deacutecider de financer les sorties ou voyages
scolaires drsquoun eacutetablissement public local drsquoenseignement Cette participation prend la forme drsquoun
don fait agrave lrsquoeacutetablissement Pour que ce don soit recevable il faut qursquoil soit notifieacute agrave lrsquoeacutetablissement et
que le conseil drsquoadministration se prononce sur le principe du versement du don en autorisant le chef
drsquoeacutetablissement agrave accepter ce don
Reacutefeacuterence
- Article R421-20 du code de lrsquoeacuteducation - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
FSE Lettre de notification du don
Chef drsquoeacutetablissement Etude du caractegravere recevable du don
Equipe de direction Instruction
Conseil drsquoadministration
Deacutecision autorisant le chef drsquoeacutetablissement agrave accepter le don
DBM si neacutecessaire
Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Acte relatif au don
- Type acte relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte non soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
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Le respect des engagements en acceptant le don lrsquoeacutetablissement accepte les exigences du financeur fixeacutees dans la lettre de notification du don si le don est affecteacute au voyage agrave tel voyage il ne pourra pas servir pour un autre voyage Le don nrsquoest acquis que si le voyage se reacutealise (article R421-66 du code de lrsquoeacuteducation)
Lrsquoabsence de discrimination le don est affecteacute au voyage et non pas pour faire beacuteneacuteficier quelques participants drsquoun tarif diffeacuterent ou preacutefeacuterentiel
Le compte rendu financier du voyage Lrsquoexistence de lrsquoacte du CA Le caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
LA TECHNIQUE DES RESSOURCES AFFECTEacuteES Cette technique est utiliseacutee pour des opeacuterations preacutevues par des contrats des conventions ou bien se rapportant agrave des dons legs et recettes leacutegales qui remplissent simultaneacutement les conditions suivantes
- signature drsquoune convention avec un financeur fixant les obligations ou acceptation de dons ou de recettes en contrepartie drsquoobligations
- obligation de rendre compte de lrsquoutilisation des creacutedits - obligation de restituer le solde non employeacute ou obtenir du bailleur de fonds le report de
ces creacutedits sur lrsquoexercice suivant La comptabiliteacute de ces opeacuterations srsquoexeacutecute du 1er janvier au 31 deacutecembre (il nrsquoexiste pas de peacuteriode drsquoinventaire)
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LES REGIES
Les actes de creacuteation drsquoune reacutegie ou de nomination du reacutegisseur ne sont pas soumis agrave lrsquoapprobation
du conseil drsquoadministration
1) Creacuteation drsquoune reacutegie
Le principe Les actes de creacuteation de reacutegies doivent ecirctre transmis au comptable supeacuterieur du Treacutesor en application des dispositions de lrsquoarrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et drsquoavances Sans formulation drsquoobservations du comptable supeacuterieur du Treacutesor les deacutecisions de creacuteation de reacutegies seront exeacutecutoires agrave lrsquoissue du deacutelai de 15 jours agrave compter de la date de transmission Il nrsquoest donc pas neacutecessaire de formaliser lrsquoaccord du comptable supeacuterieur du Treacutesor
Reacutefeacuterence
- Deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute relatif aux reacutegies de recettes et aux reacutegies drsquoavances des organismes publics
- Arrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et des reacutegies drsquoavances
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignants Demande
Chef drsquoeacutetablissement Demande avis de lrsquoagent comptable
Agent comptable Avis
Chef drsquoeacutetablissement Deacutecision de creacuteation de la reacutegie transmission
Comptable supeacuterieur du Treacutesor Exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves transmission
Acte relatif agrave la reacutegie
- Type acte du chef drsquoeacutetablissement - Forme acte reacutedigeacute - Acte non soumis agrave lrsquoapprobation du conseil drsquoadministration - Acte non soumis au controcircle de leacutegaliteacute - Acte exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves la transmission au comptable supeacuterieur du treacutesor - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
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Les points agrave surveiller
- Preacutesence du document instituant la reacutegie Ce document est accompagneacute du document
intituleacute laquo document drsquohabilitation raquo
o La deacutecision portant institution drsquoune reacutegie deacutecrit la nature de deacutepense ainsi que le
montant maximum par opeacuteration
o Le document drsquohabilitation preacutecisera
la date drsquohabilitation
lrsquoobjet de la reacutegie
la dureacutee
le nom du reacutegisseur
son grade
le nom du suppleacuteant
le montant de lrsquoavance
la peacuteriodiciteacute des justificatifs
le chapitre autoriseacute ainsi que les moyens de regraveglement
- Nouvelle transmission en cas de modifications drsquoune recette ou et drsquoune deacutepense
2) Nomination du reacutegisseur
La nomination du reacutegisseur est un acte interne agrave llsquoeacutetablissement et le document retraccedilant
cette nomination issu de lrsquoapplication informatique nrsquoest pas agrave transmettre
Ces reacutegies temporaires concernent principalement les voyages scolaires Le montant maximal de lrsquoavance dans le cadre drsquoune reacutegie temporaire est limiteacute au montant preacutevisible des deacutepenses agrave honorer dans le cadre de la reacutegie Il nrsquoexiste aucune disposition reacuteglementaire preacutecisant le montant maximum puisqursquoil est variable suivant lrsquoobjet de la reacutegie temporaire Le montant maximum de lrsquoavance doit donc ecirctre deacutetermineacute preacuteciseacutement en fonction de la dureacutee et de la destination du voyage
3) Nomination drsquoun mandataire
Les reacutegisseurs ont la faculteacute de deacutesigner sous leur responsabiliteacute et apregraves autorisation de lagent comptable un mandataire
Les conditions particuliegraveres de recouvrement de certains droits et de paiement de certaines deacutepenses peuvent justifier que celles-ci soient reacutealiseacutees par drsquoautres personnes habiliteacutees qui interviennent en qualiteacute de mandataires pour le compte et sous la responsabiliteacute du reacutegisseur (par exemple pour le regraveglement de deacutepenses lors drsquoun voyage scolaire agrave lrsquoeacutetranger)
Les mandataires agissent sous la responsabiliteacute du reacutegisseur Ils ne sont pas assujettis agrave cautionnement Ils ne perccediloivent pas drsquoindemniteacute de responsabiliteacute
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Organigramme et chronologie
Acteurs Rocircle
Actes
Reacutegisseur Initiative
Agent comptable Autorisation
Reacutegisseur Deacutesignation Procuration
Reacutegisseur Information du chef drsquoeacutetablissement et Speacutecimen de la
signature du mandataire
Reacutegisseur Speacutecimen de la signature du mandataire
Chronologie
Type drsquoacte Acte du reacutegisseur qui eacutetablit une procuration sur papier libre - Forme
o Acte reacutedigeacute sur papier libre o Visa de lrsquoagent comptable
- Deacutecision exeacutecutoire apregraves information du chef drsquoeacutetablissement - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de lrsquoacte
Identification du mandataire Objet du mandat les pouvoirs confieacutes au mandataire (type de deacutepenses type de recettes)
doivent ecirctre expresseacutement deacutetermineacutees dans la convention de mandat Les conditions drsquoexeacutecution de la convention
o Mise agrave disposition drsquoun registre de reccedilus agrave souche o Deacutelivrance drsquoun reccedilu o Inscription sur la souche du nom de lrsquoeacutelegraveve de la date et du montant o Consignes en cas drsquoerreur ou de rectification o Reversement tous les huit jours au maximum au reacutegisseur des fonds et piegraveces
justificatives deacutetenus
Lrsquoobligation pour le mandataire de tenir une comptabiliteacute simplifieacutee Le rappel que les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute
personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Signature de lrsquoacte de nomination accompagneacutee de la mention laquo vu pour acceptation raquo Visa de lrsquoagent comptable
Les points agrave surveiller
Le caractegravere personnel de la deacuteleacutegation (laquo intuitu personae raquo agent preacutesentant les garanties neacutecessaires)
Aucun mandataire suppleacuteant nrsquoest autoriseacute
Le caractegravere impreacutecis de lrsquoobjet de la convention de mandat
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Lrsquoenvoi de la copie de la procuration ainsi que le speacutecimen de la signature du mandataire Le respect par le mandataire des dispositions du mandat et des regravegles de fonctionnement de
la reacutegie Le mandataire ne peut exercer ses fonctions dans le cas dabsence du reacutegisseur que pendant
deux mois au maximum Dans le cas dabsence supeacuterieure agrave deux mois il convient de proceacuteder agrave la nomination dun nouveau reacutegisseur ou dun inteacuterimaire
Annexe exemple drsquoune procuration
CONVENTION DE MANDAT
Vu la loi ndeg 63-156 du 23 feacutevrier 1963 portant loi de finances pour 1963 Vu le deacutecret ndeg 62-1587 du 29 deacutecembre 1962 portant regraveglement geacuteneacuteral sur la comptabiliteacute publique Vu le deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute en dernier lieu par le deacutecret 97-33 du 13 janvier 1997 relatif aux reacutegies de recettes et drsquoavances des organismes publics En application de lrsquoinstruction codificatrice ndeg 05-042-M9-R du 30 septembre 2005 annotant lrsquoinstruction codificatrice ndeg 98-065 ndash M9 ndash R du 4 mai 1998
Vu lrsquoacte administratif ndeghelliphelliphelliphellip du Conseil drsquoadministration du helliphelliphelliphelliphelliprelatif au financement du budget du voyage scolaire
Article 1 Objet Monsieur helliphelliphelliphelliphellip agissant en qualiteacute de reacutegisseur du Collegravege helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip donne procuration agrave Monsieur helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip professeur de helliphelliphelliphelliphelliphellip deacutesigneacute en qualiteacute de mandataire pour lrsquoencaissement des recettes correspondantes agrave helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Article 2 Seuil des encaissements Consideacuterant le tarif voteacute en Conseil drsquoadministration et le nombre drsquoeacutelegraveves concerneacutes Le montant des encaissements ne doit pas deacutepasser helliphelliphelliphelliphellipeuros
Article 3 Obligations du mandataire Un registre de reccedilus agrave souche sera deacutelivreacute au mandataire A chaque encaissement le mandataire devra deacutelivrer un reccedilu En cas drsquoerreur ou drsquoannulation le reccedilu portera la mention laquo annuleacute raquo et sera agrafeacute agrave la souche Le mandataire inscrira sur la souche le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant et lrsquoobjet Le mandataire indiquera sur le reccedilu le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant lrsquoobjet sa qualiteacute et son eacutemargement sera preacuteceacutedeacute de son nom Il doit proceacuteder au reversement tous les huit jours au maximum des fonds et piegraveces justificatives qursquoil deacutetient au reacutegisseur qui les centralise et les integravegre dans sa comptabiliteacute En aucun cas le mandataire ne doit encaisser des sommes ne correspondant pas agrave lrsquoobjet le montant ou la qualiteacute des deacutebiteurs de la preacutesente convention
Article 4 Responsabiliteacute Les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Le mandataire est donc tenu de rendre compte de sa gestion au reacutegisseur et doit agrave ce titre tenir une comptabiliteacute simplifieacutee de sa gestion
En cas de non respect des termes de la preacutesente convention par le mandataire le reacutegisseur se reacuteserve le droit drsquoengager la responsabiliteacute du mandataire
Article 5 Dureacutee La preacutesente convention est conclue pour une dureacutee de deux mois agrave compter de sa signature A helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip le helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
LrsquoAgent comptable Le Reacutegisseur Le Mandataire laquovu pour acceptation raquo
helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
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LA BUDGETISATION DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages obligatoires non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives
Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute obligatoire les deacutepenses sont effectueacutees sur le budget de lrsquoeacutetablissement etou sur ressources speacutecifiques Aucune participation des familles ne peut ecirctre demandeacutee il nrsquoexiste en comptabiliteacute aucun compte 7067 contributions des familles aux voyages scolaires dans les services eacutenumeacutereacutes ci-dessous La gestion financiegravere et comptable est imputeacutee en totaliteacute
- Au service geacuteneacuteral o sur le chapitre A1 activiteacute eacuteducatives et peacutedagogiques (A1 6245)
- etou sur les services speacuteciaux suivants
o J 1 Enseignement technique (y compris la taxe drsquoapprentissage si la sortie est en rapport avec la formation des eacutelegraveves)
o J 31 J32 J38 Projet drsquoeacutetablissement o J 4 Zone drsquoeacuteducation prioritaire
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o N 85 Subvention de collectiviteacute territoriale pour le deacuteveloppement des activiteacutes culturelles et peacuteri-eacuteducatives
Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages facultatifs non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Participation des familles
Ressources non
affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires
La gestion financiegravere et comptable du voyage doit ecirctre impeacuterativement imputeacutee en totaliteacute sur le
service speacutecial ndash chapitre N3 en recettes et en deacutepenses
Le chapitre N3 est un service speacutecial sans reacuteserve eacutequilibreacute en recettes et en deacutepenses geacutereacute en partie depuis le 1er janvier 2008 selon la technique des ressources affecteacutees dont la comptabilisation donne lieu agrave une prise en charge au deacutebit du C468 263 produits agrave recevoir sur appariements voyages par le creacutedit du compte C468 663 charges agrave payer sur appariements voyages
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Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute facultative la totaliteacute des deacutepenses est effectueacutee sur le budget du voyage tel qursquoil a eacuteteacute preacutesenteacute et voteacute par le conseil drsquoadministration
Les personnels drsquoencadrement eacutetant dispenseacutes de contribution financiegravere il est donc neacutecessaire de preacutevoir sur le budget de lrsquoeacutetablissement les modaliteacutes de financement des deacutepenses des accompagnateurs affeacuterentes agrave ce voyage puisque les familles nrsquoont pas agrave en supporter les frais Si les accompagnateurs payent une participation cette derniegravere devra ecirctre retraceacutee au compte 70888
Dans le cas des sorties et voyages facultatifs la participation demandeacutee aux familles sera comptabiliseacutee au compte 7067 Nota bene Le compte 70667 ne doit jamais ecirctre utiliseacute pour un voyage ce dernier est reacuteserveacute agrave des contributions de formation continue et de promotion sociale (racine 7066) Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
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La technique budgeacutetaire des contributions entre services pour les comptes laquo charges agrave payer raquo et laquo produits agrave recevoir raquo
Si une des recettes du voyage provient drsquoun preacutelegravevement sur fonds de reacuteserve ou drsquoun autre service de lrsquoeacutetablissement Il conviendra drsquoappliquer alors la technique budgeacutetaire des contributions entre services (comptes 6588 et 7588) Le principe est simple laquo un service qui donne un service qui reccediloit raquo La comptabilisation de cette opeacuteration se traduira par
- un mandat drsquoordre au compte 6588 dans le service qui donne - un OR au compte 7588 dans le service qui reccediloit
Compte
D 6588 Compte
4662 Compte
468263 Compte
468663 Compte
N3 7588
D C D C D C D C D C
1 X X 2 X X 3 X X 4 X X
Seront utiliseacutes les comptes suivants compte 6588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement compte 4662 Mandats agrave payer ndash Exercice courant compte 468263 Produits agrave recevoir sur appariements voyages compte 468663 Charges agrave payer sur appariements voyages Compte 7588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement
Lrsquoeacutegaliteacute entre ces deux comptes doit toujours exister que ce soit au niveau de lrsquoouverture de creacutedits et de preacutevision de recettes ou que ce soit au niveau de lrsquoexeacutecution le mandat drsquoordre au compte 6588 et la recette drsquoordre au 7588 doivent ecirctre eacutetablis pour le montant exact de la deacutepense constateacutee sur ce financement et non en fonction de la preacutevision budgeacutetaire
DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au chapitre D 6588 si le preacutelegravevement provient des reacuteserves du service geacuteneacuteral au J1 6588 srsquoil provient des reacuteserves de lrsquoenseignement technique DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au service speacutecial J3(X) 6588 si le voyage finalise un projet drsquoeacutetablissement (PAPeacutet) participation du service speacutecial au service N3 qui retrace la totaliteacute du voyage
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Nombre de jours de deacutepassement
Montant payeacute tardivement TTC x ------------------------------------------ x taux
365
Des inteacuterecircts moratoires compleacutementaires sont dus lorsque le mandatement des inteacuterecircts
moratoires initiaux nrsquoest pas intervenu au plus tard le 30eacuteme jour suivant la date de paiement du
principal
La formule de calcul est
Nombre de jours de retard
sur IM initiaux
Montant des inteacuterecircts moratoires initiaux x ------------------------------------------ x taux
365
Les inteacuterecircts moratoires ne sont pas soumis agrave la TVA le versement drsquointeacuterecircts moratoires
constitue non pas la contrepartie drsquoune prestation mais la reacuteparation drsquoun preacutejudice Conseil drsquoEtat
25 juin 2004 Steacute Philippe Filippini Ndeg 234687
Le comptable a une obligation de surveillance en cas de non mandatement des inteacuterecircts
moratoires dans un deacutelai de 30 jours le comptable devra alerter le preacutefet pour proceacuteder au
mandatement drsquooffice (article L 1612-18 du code geacuteneacuteral des collectiviteacutes territoriales)
En cas de litige sur lrsquoorigine des retards entre lrsquoordonnateur et le comptable lrsquoinstruction
ndeg04-020-MO-B1-B du 23 feacutevrier 2004 organise une proceacutedure de conciliation
Les inteacuterecircts moratoires drsquoun montant infeacuterieur agrave 5 euro ne sont pas mandateacutes
REFERENCES
Module de calcul des inteacuterecircts moratoires Ministegravere chargeacute de lrsquoeacutequipement
Taux applicables pour le calcul des inteacuterecircts moratoires Ministegravere du budget
Deacutecret ndeg2008-1550 du 31 deacutecembre 2008 JO du 1er janvier 2009 Leacutegifrance
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FICHES DE REVELATION ET DrsquoANALYSE DES PROBLEMES
1
Mise en place drsquoun controcircle interne comptable
Problegraveme
Le deacutepassement du deacutelai de paiement ouvre de plein droit et sans formaliteacute le beacuteneacutefice drsquointeacuterecircts moratoires agrave compter du jour suivant lrsquoexpiration du deacutelai (article 98 du code des marcheacutes publics)
Les deacutefaillances constateacutees dans lrsquoorganisation du service ne permettent pas agrave lrsquoeacutetablissement de respecter le deacutelai global de paiement
Constat
La difficulteacute de calculer le deacutelai qui srsquoest eacutecouleacute entre la date drsquoarriveacutee de ces factures et la date de leur regraveglement
Causes
Absence de trace drsquoun enregistrement agrave lrsquoarriveacutee dans lrsquoeacutetablissement des factures
Conseacutequences
Le titulaire du marcheacute ou le sous-traitant ne beacuteneacuteficie pas conformeacutement agrave lrsquoarticle 98 du code des
marcheacutes publics de plein droit et sans autre formaliteacute dinteacuterecircts moratoires agrave compter du jour
suivant lexpiration du deacutelai
Recommandations
Apposer la date de reacuteception sur les factures degraves leur arriveacutee
Fiche de proceacutedure eacutelaboreacutee par lrsquoagent comptable en concertation avec lrsquoordonnateur
Courrier adresseacute agrave chaque ordonnateur pour rappeler si neacutecessaire cette obligation
Lu dans un rapport (Observations drsquoune chambre reacutegionale des comptes en 2010)
La deacutesorganisation du service concerneacute lieacute agrave la mutation drsquoun agent nrsquoest pas de nature agrave exoneacuterer lrsquoeacutetablissement de ses obligations
Recommandations
Apporter une attention toute particuliegravere pour les peacuteriodes de congeacutes scolaires
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2
Calcul des inteacuterecircts moratoires
Problegraveme
Le deacutepassement du deacutelai de paiement ouvre de plein droit et sans formaliteacute le beacuteneacutefice drsquointeacuterecircts moratoires agrave compter du jour suivant lrsquoexpiration du deacutelai (article 98 du code des marcheacutes publics)
le montant des inteacuterecircts moratoires dus est rarement payeacute
Constat
La difficulteacute de calculer le deacutelai montant des inteacuterecircts moratoires dus
Causes
Absence de consigne donneacutee et drsquooutil
Conseacutequences
Le titulaire du marcheacute ou le sous-traitant ne beacuteneacuteficie pas conformeacutement agrave lrsquoarticle 98 du code des
marcheacutes publics de plein droit et sans autre formaliteacute dinteacuterecircts moratoires agrave compter du jour
suivant lexpiration du deacutelai
Recommandations
Apposer la date de reacuteception sur les factures degraves leur arriveacutee
Fiche de proceacutedure eacutelaboreacutee par lrsquoagent comptable avec un lien avec le module de calcul des inteacuterecircts moratoires
Information par courrier de lrsquoordonnateur
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FICHE DE PROCEDURE
Veacuterification du deacutelai de paiement et calcul des inteacuterecircts moratoires
ACTIVITE ECHEANCE RESPONSABLE SUPPLEANT
Nom Nom
Veacuterification agrave opeacuterer sur les piegraveces justificatives syst
Existence drsquoune date drsquoarriveacutee sur la facture ou sur les
piegraveces justificatives
Veacuterification du deacutelai global de paiement de 30 jours
Si neacutecessaire
Liquidation avec lrsquoassistant de calcul des inteacuterecircts moratoires sur
lettre type de liquidation
Lettre agrave lordonnateur de demande de mandatement des
inteacuterecircts moratoires
si IM
Enregistrement de la lettre
Transfert de la lettre agrave lordonnateur
Mise agrave jour du fichier des IM lors de la mise en paiement
Information de lordonnateur et des autoriteacutes de tutelle
en cas dabsence de mise en paiement des IM
Validation du controcircle syst
Signaler par eacutecrit les anomalies constateacutees
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Maicirctriser les actes relatifs aux sorties et voyages scolaires
Une sortie ou un voyage scolaire constitue un acte peacutedagogique complexe qui neacutecessite
une extrecircme vigilance Il y a en effet souvent derriegravere cet acte peacutedagogique de nombreux actes
administratifs obligatoires divers et varieacutes qui relegravevent de diffeacuterentes reacuteglementations drsquoougrave lrsquointeacuterecirct de
bien preacutevoir et programmer dans un cadre preacutealablement deacutefini ce type drsquoactiviteacute afin drsquoassurer la
meilleure seacutecuriteacute juridique possible
A coteacute du risque juridique inheacuterent agrave tout acte respect des regravegles de forme des regravegles de
compeacutetence des conditions de fond obligation ou non de transmission et des regravegles de publiciteacute de
nombreux autres risques existent la typologie des risques suivante peut ecirctre dresseacutee
- Risque juridique lieacute agrave lrsquoabsence des actes relatifs aux sorties et voyages neacutecessaires
- Mauvaise organisation du voyage ou absence drsquoorganisation
- Risque financier
- Maniement de deniers publics par une personne non habiliteacutee
- Meacuteconnaissance des principes de la commande publique
A travers divers constats il est possible de dresser une analyse sommaire des principaux risques
lieacutes aux actes
RISQUES ORGANISATIONNELS
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
Le voyage est deacutecideacute et organiseacute par un enseignant laquo dans son coin raquo
Absence drsquoorganisation Inseacutecuriteacute juridique
Fixer un cadre Elaboration drsquoune charte interne ou drsquoun regraveglement inteacuterieur
Le voyage est deacutecideacute et organiseacute par un enseignant en cours de trimestre scolaire
Absence drsquoorganisation Inseacutecuriteacute juridique
Programmer dans le cadre de lrsquoanneacutee scolaire les sorties et voyages scolaires
Elaboration de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
Le voyage nrsquoest pas autoriseacute par le chef drsquoeacutetablissement
Risque juridique Preacutevoir un formulaire drsquoautorisation agrave compleacuteter X jours avant le deacutepart
Acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage
Absence drsquoinformation des repreacutesentants leacutegaux etou drsquoacte arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
Risque juridique Preacutevoir une fiche drsquoinscription et drsquoautorisation parentale
Acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
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Voyage et assurance de lrsquoeacutelegraveve
Meacuteconnaissance du principe de gratuiteacute si la sortie est obligatoire
Information des parents
Absence drsquoacte autorisant le deacuteplacement des accompagnateurs
Risque juridique Etablir systeacutematiquement X jours avant le deacutepart les ordres de mission
Ordre de mission pour les accompagnateurs
RISQUES LIES AUX ACTES FINANCIERS
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
La participation des familles nrsquoest pas arrecircteacutee par le conseil drsquoadministration
Risque financier Risque juridique Lrsquoagent comptable ne peut rien encaisser
Preacutesenter le budget du voyage en CA et fixer le tarif du voyage
Acte relatif au financement des voyages scolaires
Le budget du voyage nrsquoest pas arrecircteacute en eacutequilibre par le CA
Risque financier Preacutesenter le budget du voyage en CA et arrecircteacute un budget eacutequilibreacute
Budget du voyage
Le voyage nrsquoest pas budgeacutetiseacute
Aucun engagement (bon de commande bon de reacuteservation) ne peut ecirctre eacutetabli
Inscrire au budget la sortie ou le voyage
Budget de lrsquoEPLE DBM
Un don est attribueacute agrave lrsquoeacutetablissement
Risque lieacute agrave la notification du don
Preacutesenter au CA la notification du don
Acte relatif agrave lrsquoacceptation du don
Une Subvention est notifieacutee agrave lrsquoeacutetablissement
Risque lieacute agrave la subvention
Preacutesenter au CA la notification de la subvention avec les conditions drsquoutilisation et de compte rendu
Un eacutelegraveve ne part pas et demande le remboursement de son avance
Risque financier lieacute agrave lrsquoeacutequilibre du voyage
Elaborer une fiche de proceacutedure selon les eacuteleacutements deacutefinis dans la charte ou le regraveglement des voyages
Acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le remboursement
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RISQUES LIES AU MANIEMENT DE DENIERS PUBLICS PAR UNE PERSONNE NON HABILITEE
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
Lrsquoaccompagnateur demande des espegraveces pour des entreacutees de museacutee des tickets de meacutetro et des boissons
Maniement de deniers publics par des personnes non autoriseacutees
Creacuteer une reacutegie temporaire Acte de creacuteation de la reacutegie Nomination du reacutegisseur
Lrsquoenseignant reacutecupegravere dans sa classe lrsquoargent des familles
Maniement de deniers publics par des personnes non autoriseacutees
Creacuteer une reacutegie temporaire ou bien Autoriser lrsquoenseignant agrave collecter le montant de la participation des eacutelegraveves
Convention de mandat
RISQUES LIES A LrsquoACHAT PUBLIC EN EPLE
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
Un enseignant commande et apporte un contrat avec un voyagiste
Incompeacutetence de lrsquoauteur de lrsquoacte
Obtenir lrsquoautorisation de signer un contrat
Inscription agrave lrsquoEPCP Autorisation donneacutee au CE par le CA de signer le contrat
Un enseignant commande et apporte un contrat avec un voyagiste
Meacuteconnaissance des principes de la commande publique
Deacutefinir le besoin deacuteterminer les seuils reacutediger un document de consultation effectuer la publiciteacute et mise en concurrence neacutecessaires seacutelectionner le candidat
Passation du marcheacute
Reacutefeacuterence
- Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le second degreacute raquo
- Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg 160 du 9 janvier 2006 laquo Les actes administratifs des EPLE raquo
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Sommaire
Introduction Analyse des risques
La charte ou le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
CA et programmation des sorties et voyages scolaires dans le cadre de lrsquoanneacutee scolaire
Les sorties et voyages scolaires obligatoires
Les sorties et voyages scolaires facultatifs
Les dons
Les reacutegies
- La creacuteation de la reacutegie
- La nomination du reacutegisseur
- La nomination drsquoun mandataire
La budgeacutetisation des sorties et voyages scolaires ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de
recettes
- Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages
obligatoires non preacutevues au budget initial
- Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages
facultatifs non preacutevues au budget initial
Les contributions entre service
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LA CHARTE OU LE REGLEMENT INTERIEUR DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES
Deacutefinition La Charte ou le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires constitue un cadre
peacutedagogique administratif et financier propre agrave chaque eacutetablissement ce cadre permettra de
deacutefinir les principes retenus pour lrsquoorganisation de toutes les sorties et voyages scolaires de
lrsquoeacutetablissement
Caracteacuteristiques et diffeacuterences entre ces deux notions
- La charte des sorties et voyages scolaires constitue un cadre qui nrsquoa aucune valeur juridique crsquoest un code de bonne conduite elle institue un ensemble de regravegles que les membres de la communauteacute eacuteducative srsquoengagent agrave respecter crsquoest un mode opeacuteratoire un modus vivendi qui est deacutefini Les manquements agrave une des regravegles fixeacutees par cette charte ne feront lrsquoobjet drsquoaucune sanction
- Le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires constitue un cadre qui a valeur juridique ce code de bonne conduite srsquoinscrit dans lrsquoordonnancement juridique il devient obligatoire et produit des effets juridiques tous les actes du chef drsquoeacutetablissement ou du conseil drsquoadministration relatifs agrave des sorties ou voyages scolaires devront respecter les regravegles eacutecrites dans ce regraveglement inteacuterieur Les manquements agrave une des regravegles fixeacutees par ce regraveglement inteacuterieur pourront faire lrsquoobjet de sanction
Organigramme drsquoune charte
Acteurs Rocircle
Actes
Chef drsquoeacutetablissement Composition du groupe de reacuteflexion (facultatif)
Groupe de reacuteflexion Propositions
Equipe de direction Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation de la commission permanente
Commission permanente Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation du conseil drsquoadministration
Conseil drsquoadministration 1deg Adoption de la charte Avis
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la charte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute de la charte
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La charte des sorties et voyages scolaires
- Type drsquoacte Avis relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute Consultation (instruction) de la commission permanente recommandeacutee - Forme Acte reacutedigeacute - Deacutecision nrsquoayant aucune force juridique - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de la charte des sorties et voyages scolaires
La chartre constitue un cadre peacutedagogique administratif et financier propre agrave chaque
eacutetablissement du fait de son autonomie ce dernier est donc libre de fixer les points qui figureront ou
non dans sa charte en fonction de sa situation particuliegravere Pourront ecirctre inscrites dans la charte
plusieurs seacuteries de dispositions notamment des dispositions
- drsquoordre peacutedagogique o Principe de ladeacutequation des voyages au projet deacutetablissement o Principe de consultation systeacutematique du Conseil dadministration pour chaque sortie ou
voyage deacutefinition drsquoun seuil au dessous duquel le chef drsquoeacutetablissement autorise les sorties facultatives principe drsquoinformation du conseil drsquoadministration en deacutebut et fin drsquoanneacutee scolaire
- drsquoordre administratif o Deacutefinition drsquoun scheacutema relatif agrave lrsquoorganisation des sorties ou voyages o Deacutefinition des modaliteacutes drsquoorganisation des tacircches de la responsabiliteacute de chaque acteur o Deacutefinition du calendrier annuel drsquoorganisation des sorties et voyages o Elaboration de documents relatifs aux sorties et voyages facultatifs fiche projet fiches
drsquoinscription et autorisations obligatoires o Principe de diffusion systeacutematique de la charte aux familles dont lenfant participe agrave un
voyage
- drsquoordre financier o Principe de lrsquoeacutelaboration drsquoun budget pour chaque sortie ou voyage compte rendu au
conseil drsquoadministration agrave la fin de lrsquoanneacutee scolaire o Principe de la participation des familles (versement preacutealable au voyage eacutechelonnement des
versements) o Deacutefinition de regravegles pour la gestion des reliquats o Deacutefinition de regravegles en cas dannulation de voyage (reversement ou non des sommes deacutejagrave
verseacutees) o Deacutefinition de regravegles en cas de deacutesistement dun eacutelegraveve (situation variable selon que son
absence fait supporter un coucirct financier plus important ou non aux autres eacutelegraveves si oui restitution ou non des sommes deacutejagrave verseacutees)
o Regravegles et calendrier pour la constitution drsquoune reacutegie
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Organigramme drsquoun regraveglement inteacuterieur
Acteurs Rocircle
Actes
Chef drsquoeacutetablissement Composition du groupe de reacuteflexion (facultatif)
Groupe de reacuteflexion Propositions
Equipe de direction Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation de la commission permanente
Commission permanente Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation du conseil drsquoadministration
Conseil drsquoadministration Adoption du regraveglement inteacuterieur Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Transmission de la deacutelibeacuteration
Controcircle de leacutegaliteacute Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute de lrsquoacte
Acte relatif au regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
- Type drsquoacte Acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute Consultation (instruction) de la commission permanente - Forme Acte reacutedigeacute - Acte soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte exeacutecutoire quinze jours apregraves lrsquoaccuseacute de reacuteception - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de la deacutelibeacuteration relative au regraveglement des sorties et voyages scolaires
Le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires constitue un cadre peacutedagogique
administratif et financier propre agrave chaque eacutetablissement du fait de son autonomie ce dernier est
donc libre de fixer les points qui figureront ou non dans sa charte en fonction de sa situation
particuliegravere Pourront ecirctre inscrites dans ce regraveglement plusieurs seacuteries de dispositions notamment
des dispositions
- drsquoordre peacutedagogique o Principe de ladeacutequation des voyages au projet deacutetablissement
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o Principe de consultation systeacutematique du Conseil dadministration pour chaque sortie ou voyage deacutefinition drsquoun seuil au dessous duquel le chef drsquoeacutetablissement autorise les sorties facultatives principe drsquoinformation du conseil drsquoadministration en deacutebut et fin drsquoanneacutee scolaire
- drsquoordre administratif o Deacutefinition drsquoun scheacutema relatif agrave lrsquoorganisation des sorties ou voyages o Deacutefinition des modaliteacutes drsquoorganisation des tacircches de la responsabiliteacute de chaque acteur o Deacutefinition du calendrier annuel drsquoorganisation des sorties et voyages o Elaboration de documents types relatifs aux sorties et voyages facultatifs fiche projet fiches
drsquoinscription et autorisations obligatoires o Principe de diffusion systeacutematique du regraveglement inteacuterieur aux familles dont lenfant participe
agrave un voyage - drsquoordre financier
o Principe de lrsquoeacutelaboration drsquoun budget pour chaque sortie ou voyage compte rendu au conseil drsquoadministration agrave la fin de lrsquoanneacutee scolaire
o Principe de la participation des familles (versement preacutealable au voyage eacutechelonnement des versements)
o Deacutefinition de regravegles pour la gestion des reliquats o Deacutefinition de regravegles en cas dannulation de voyage (reversement ou non des sommes deacutejagrave
verseacutees) o Deacutefinition de regravegles en cas de deacutesistement dun eacutelegraveve (situation variable selon que son
absence fait supporter un coucirct financier plus important ou non aux autres eacutelegraveves si oui restitution ou non des sommes deacutejagrave verseacutees)
o Regravegles et calendrier pour la constitution drsquoune reacutegie
Les bonnes pratiques
Lrsquoacte devra ecirctre rendu exeacutecutoire par lrsquoautoriteacute de controcircle avant tout autre acte relatif aux sorties et voyages
Lrsquoacte devra faire lrsquoobjet drsquoune large publiciteacute agrave chaque rentreacutee scolaire
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Exemple drsquoune charte Charte ndash regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
Un modegravele de charte ndash regraveglement inteacuterieur des voyages organiseacutes par les EPLE est proposeacute ci-apregraves Il
ne srsquoagit pas drsquoun formulaire preacuteconiseacute mais drsquoune trame pouvant ecirctre adapteacutee aux circonstances
particuliegraveres
Article 1 Une sortie scolaire nrsquoa de justification que dans le cadre drsquoun projet peacutedagogique en relation avec les
enseignements obligatoires et les programmes Cet ancrage doit ecirctre expliciteacute dans la description du projet
Article 2 Toute sortie ne peut exceacuteder une dureacutee de 5 jours pris sur le temps scolaire Le conseil
drsquoadministration fixe le nombre de sorties facultatives agrave X par niveau ou classe dans lrsquoanneacutee
Article 3 Le conseil drsquoadministration fixe le montant de la contribution volontaire des familles Le conseil drsquoadministration tolegravere une variation de XX de la participation demandeacutee
Article 4 Le conseil drsquoadministration nrsquoexamine pas les projets dont la contribution volontaire des familles nrsquoexcegravede pas la somme de XX euros
Article 5 La sortie pourra se deacuterouler si XX des eacutelegraveves de la classe ou du niveau participent au deacuteplacement Le voyage linguistique se deacuteroule si XX des eacutelegraveves drsquoun niveau y participent
Article 6 Lrsquoeacutetablissement est autoriseacute agrave percevoir par avance les contributions volontaires des familles Les deacutepenses seront engageacutees dans la limite des sommes perccedilues
Article 7 Les financements envisageacutes par lrsquoeacutetablissement preacutelegravevement sur fonds de reacuteserves participation
drsquoun autre chapitre ou affectation de subvention de fonctionnement (sous reacuteserve drsquo instruction particuliegravere de
la collectiviteacute de rattachement) sont soumis agrave lrsquoapprobation du conseil drsquoadministration
Article 8 Les modaliteacutes de contribution financiegravere ne concernent pas les personnels drsquoencadrement du voyage puisque lrsquoensemble des accompagnateurs beacuteneacuteficie de la gratuiteacute Les charges ne devant pas ecirctre supporteacutees par les familles leur financement sera preacutevu sur le budget de lrsquoeacutetablissement (subventions diverses ressources propres etc)
Article 9 La participation aux charges communes est fixeacutee agrave hellip du montant du budget du voyage scolaire (frais de teacuteleacutephone reacuteception formaliteacutes administrativeshellip)
Article 10 Un bilan financier du voyage sera preacutesenteacute au conseil drsquoadministration
Article 11 Lrsquoeacuteventuel reliquat sera obligatoirement rembourseacute aux familles qui auront reacutegleacute lrsquointeacutegraliteacute de la participation demandeacutee excepteacute srsquoil est infeacuterieur agrave hellip Euros
Article 12 Les reliquats infeacuterieurs agrave 8 euros seront acquis deacutefinitivement agrave lrsquoeacutetablissement agrave lrsquoexpiration drsquoun deacutelai de 3 mois agrave compter de sa date de notification aux familles si celles-ci nrsquoen ont pas demandeacute le remboursement Article 13 Les conditions drsquoannulation du voyage seront notifieacutees aux familles par acte drsquoengagement Ces
conditions peuvent ecirctre deacutetermineacutees par lrsquoeacutetablissement Elles peuvent ecirctre eacutequivalentes agrave celles preacutevues dans
la convention de seacutejour
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CA ET PROGRAMMATION DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES DANS LE CADRE DE LrsquoANNEE SCOLAIRE
Exemple de calendrier avec programmation des sorties et des voyages scolaires en deacutebut drsquoanneacutee
scolaire
Calendrier Actes du CA Anneacutee N
Anneacutee N+1
1er CA de lrsquoanneacutee
Elaboration de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
X
2eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage
X
3eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Budget de lrsquoEPLE
Inscription des sorties et voyages agrave lrsquoEPCP
X
4eacuteme CA de lrsquoanneacutee
5eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Compte rendu du voyage et preacutesentation du bilan financier au CA
X
Exemple de calendrier sans programmation drsquoune sortie ou drsquoun voyage scolaire en deacutebut drsquoanneacutee
scolaire
Calendrier Actes du CA Anneacutee N
Anneacutee N+1
1er CA de lrsquoanneacutee
Elaboration de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages
scolaires
2eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage
3eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Budget de lrsquoEPLE
4eacuteme CA de
lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage DBM
Inscription des sorties et voyages agrave lrsquoEPCP
Ou Acte du CA autorisant le CE de signer le contrat
X
5eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Compte rendu du voyage et preacutesentation du bilan financier au
CA
X
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LES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES OBLIGATOIRES
Deacutefinition Deacuteplacements collectifs drsquoeacutelegraveves hors de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
accompagneacutes et organiseacutes sous lrsquoautoriteacute du chef drsquoeacutetablissement dans le cadre drsquoune action
eacuteducative ayant lieu tout ou partie pendant le temps scolaire
La sortie effectueacutee sur une journeacutee ou une demi-journeacutee ne comporte pas de nuiteacutee Le voyage
inclut au moins une nuiteacutee Tout voyage comportant une nuiteacutee est facultatif en application de
lrsquoarticle 371-3 du code civil
Le caractegravere obligatoire implique la gratuiteacute pour les eacutelegraveves et accompagnateurs
Critegraveres de la sortie obligatoire
La sortie obligatoire concerne la classe entiegravere ou un niveau deacutetermineacute La sortie srsquoinscrit dans le cadre des programmes officiels ou du projet drsquoeacutetablissement La sortie srsquoexeacutecute sur le temps scolaire
Reacutefeacuterence
- Circulaire ndeg79-186 du 12 Juin 1979 - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
Organigramme
Les sorties et voyages obligatoires vont amener plusieurs actes
Un acte relatif agrave la programmation des voyages et sorties scolaires Un acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant la sortie Un ordre de mission
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignant Initiative du voyage
Chef drsquoeacutetablissement Faisabiliteacute
Equipe de direction Instruction
Conseil drsquoadministration Consultation et programmation Avis ou Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Autorisation du voyage Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes Information des familles
Chef drsquoeacutetablissement Ordre de mission Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
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Chronologie
1deg acte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Deacutecision immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
2deg acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
3deg ordre de mission pour les accompagnateurs
- Type drsquoacte acte du chef drsquoeacutetablissement relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable apregraves publiciteacute notification agrave lrsquointeacuteresseacute
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires Le respect de la finaliteacute peacutedagogique et eacuteducative de la sortie Le respect des critegraveres de la sortie obligatoire elle ne peut pas concerner seulement que
quelques eacutelegraveves Lrsquoinformation des familles ou du repreacutesentant leacutegal (eacutecrite si besoin) Le caractegravere facultatif de lrsquoassurance pour la famille (La sortie constitue une activiteacute
obligatoire) La violation du principe de gratuiteacute de lrsquoenseignement pour les eacutelegraveves et les
accompagnateurs Lrsquoabsence drsquoacte du chef drsquoeacutetablissement Le caractegravere exeacutecutoire des actes La gestion financiegravere de la sortie incombe en totaliteacute sur le budget de lrsquoeacutetablissement
chapitre A1 J1 ou J31 J32 J38 ou J4 il nrsquoexiste aucun compte 7067 contribution des familles aux voyages scolaires
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LES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES FACULTATIFS
Deacutefinition Deacuteplacements collectifs drsquoeacutelegraveves hors de lrsquoEPLE accompagneacutes et organiseacutes sous
lrsquoautoriteacute du chef drsquoeacutetablissement dans le cadre drsquoune action eacuteducative ayant lieu tout ou partie
pendant le temps scolaire
La sortie effectueacutee sur une journeacutee ou une demi-journeacutee ne comporte pas de nuiteacutee Le voyage
inclut au moins une nuiteacutee Tout voyage comportant une nuiteacutee est facultatif en application de
lrsquoarticle 371-3 du code civil
Un voyage facultatif ne doit pas ecirctre discriminatoire ce caractegravere discriminatoire srsquoexamine au
regard du montant du coucirct du voyage coucirct discriminant pour certaines familles et au fait que le
coucirct du voyage des accompagnateurs ne doit pas ecirctre supporteacute par les familles
Les voyages scolaires vont amener plusieurs actes
Un acte relatif agrave la programmation des voyages et sorties scolaires Un acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage Un acte relatif au financement des voyages scolaires Un ordre de mission pour les accompagnateurs
Chronologie
1deg acte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute consultation (instruction) de la commission permanente - Forme acte reacutedigeacute - Deacutecision immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
2deg acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
3deg acte relatif au financement des voyages scolaires
- Type acte relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte exeacutecutoire quinze jours apregraves lrsquoaccuseacute de reacuteception - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
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4deg ordre de mission pour les accompagnateurs
- Type drsquoacte acte du chef drsquoeacutetablissement relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable apregraves publiciteacute notification agrave lrsquointeacuteresseacute
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignant Initiative du voyage
Chef drsquoeacutetablissement Faisabiliteacute
Equipe de direction Instruction
Commission permanente Instruction
Conseil drsquoadministration Consultation et programmation Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Autorisation et arrecirct de la liste des eacutelegraveves participant agrave la sortie ou au
voyage
Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Enseignant Deacutetail du voyage programme
Equipe de direction
Projet de budget de financement remplacement des enseignants accompagnateurs accueil des eacutelegraveves ne participant pas au
voyage
Conseil drsquoadministration Deacutecision relative au financement du voyage autorisation de signer les conventions don DBM pour
vote si neacutecessaire
Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Transmission acte et DBM
Controcircle de leacutegaliteacute Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Chef drsquoeacutetablissement Ordre de mission Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
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Contenu de la deacutelibeacuteration relative au financement des voyages scolaires
La reacutefeacuterence agrave la charte ou au regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires La reacutefeacuterence de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires La preacutesentation du voyage (destination date objet) Les classes concerneacutees Le nombre de participants et drsquoaccompagnateurs Le nom de lrsquoadulte responsable Le budget Lrsquoautorisation de signer les contrats et les conventions preacutesenteacutees simultaneacutement Le vote du montant maximum de la participation des familles Lrsquoeacutecheacuteancier des encaissements de la participation Les modaliteacutes de remboursement en cas de deacutesistement ou drsquoannulation Les modaliteacutes de remboursement en cas drsquoexceacutedent agrave la fin du voyage Les dons
Les bonnes pratiques
Lrsquoacte devra ecirctre rendu exeacutecutoire par lrsquoautoriteacute de controcircle avant drsquoencaisser de lrsquoargent des familles ou drsquoengager les deacutepenses relatives au voyage Le budget preacutevisionnel du voyage est joint agrave lrsquoacte
Lrsquoacte est agrave joindre au 1er mandatement relatif au paiement des deacutepenses ainsi qursquoagrave lrsquoordre de recettes des participants
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires Le respect de la finaliteacute peacutedagogique et eacuteducative de la sortie Lrsquoexistence des diffeacuterents actes La rupture de lrsquoeacutegaliteacute des participants au voyage (existence de diffeacuterents tarifs selon que
lrsquoeacutelegraveve est affilieacute ou non au foyer socio-eacuteducatif) La violation du principe de gratuiteacute de lrsquoenseignement (deacutepenses des accompagnateurs mis
directement ou indirectement agrave la charge des familles) Lrsquoabsence drsquoacte La gestion de fait par une association La compeacutetence du conseil drsquoadministration pour deacutelibeacuterer sur le financement des voyages si
cette attribution a eacuteteacute deacuteleacutegueacutee agrave la commission permanente (le conseil drsquoadministration ne peut plus deacutecider et la commission permanente nrsquoest pas compeacutetente pour voter une DBM)
Reacutefeacuterence - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
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LES DONS
Deacutefinition Un don est une libeacuteraliteacute agrave titre gracieux Lrsquoassembleacutee geacuteneacuterale du foyer socio-eacuteducatif
ou la personne responsable drsquoun autre organisme peut deacutecider de financer les sorties ou voyages
scolaires drsquoun eacutetablissement public local drsquoenseignement Cette participation prend la forme drsquoun
don fait agrave lrsquoeacutetablissement Pour que ce don soit recevable il faut qursquoil soit notifieacute agrave lrsquoeacutetablissement et
que le conseil drsquoadministration se prononce sur le principe du versement du don en autorisant le chef
drsquoeacutetablissement agrave accepter ce don
Reacutefeacuterence
- Article R421-20 du code de lrsquoeacuteducation - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
FSE Lettre de notification du don
Chef drsquoeacutetablissement Etude du caractegravere recevable du don
Equipe de direction Instruction
Conseil drsquoadministration
Deacutecision autorisant le chef drsquoeacutetablissement agrave accepter le don
DBM si neacutecessaire
Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Acte relatif au don
- Type acte relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte non soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
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Le respect des engagements en acceptant le don lrsquoeacutetablissement accepte les exigences du financeur fixeacutees dans la lettre de notification du don si le don est affecteacute au voyage agrave tel voyage il ne pourra pas servir pour un autre voyage Le don nrsquoest acquis que si le voyage se reacutealise (article R421-66 du code de lrsquoeacuteducation)
Lrsquoabsence de discrimination le don est affecteacute au voyage et non pas pour faire beacuteneacuteficier quelques participants drsquoun tarif diffeacuterent ou preacutefeacuterentiel
Le compte rendu financier du voyage Lrsquoexistence de lrsquoacte du CA Le caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
LA TECHNIQUE DES RESSOURCES AFFECTEacuteES Cette technique est utiliseacutee pour des opeacuterations preacutevues par des contrats des conventions ou bien se rapportant agrave des dons legs et recettes leacutegales qui remplissent simultaneacutement les conditions suivantes
- signature drsquoune convention avec un financeur fixant les obligations ou acceptation de dons ou de recettes en contrepartie drsquoobligations
- obligation de rendre compte de lrsquoutilisation des creacutedits - obligation de restituer le solde non employeacute ou obtenir du bailleur de fonds le report de
ces creacutedits sur lrsquoexercice suivant La comptabiliteacute de ces opeacuterations srsquoexeacutecute du 1er janvier au 31 deacutecembre (il nrsquoexiste pas de peacuteriode drsquoinventaire)
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LES REGIES
Les actes de creacuteation drsquoune reacutegie ou de nomination du reacutegisseur ne sont pas soumis agrave lrsquoapprobation
du conseil drsquoadministration
1) Creacuteation drsquoune reacutegie
Le principe Les actes de creacuteation de reacutegies doivent ecirctre transmis au comptable supeacuterieur du Treacutesor en application des dispositions de lrsquoarrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et drsquoavances Sans formulation drsquoobservations du comptable supeacuterieur du Treacutesor les deacutecisions de creacuteation de reacutegies seront exeacutecutoires agrave lrsquoissue du deacutelai de 15 jours agrave compter de la date de transmission Il nrsquoest donc pas neacutecessaire de formaliser lrsquoaccord du comptable supeacuterieur du Treacutesor
Reacutefeacuterence
- Deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute relatif aux reacutegies de recettes et aux reacutegies drsquoavances des organismes publics
- Arrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et des reacutegies drsquoavances
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignants Demande
Chef drsquoeacutetablissement Demande avis de lrsquoagent comptable
Agent comptable Avis
Chef drsquoeacutetablissement Deacutecision de creacuteation de la reacutegie transmission
Comptable supeacuterieur du Treacutesor Exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves transmission
Acte relatif agrave la reacutegie
- Type acte du chef drsquoeacutetablissement - Forme acte reacutedigeacute - Acte non soumis agrave lrsquoapprobation du conseil drsquoadministration - Acte non soumis au controcircle de leacutegaliteacute - Acte exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves la transmission au comptable supeacuterieur du treacutesor - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
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Les points agrave surveiller
- Preacutesence du document instituant la reacutegie Ce document est accompagneacute du document
intituleacute laquo document drsquohabilitation raquo
o La deacutecision portant institution drsquoune reacutegie deacutecrit la nature de deacutepense ainsi que le
montant maximum par opeacuteration
o Le document drsquohabilitation preacutecisera
la date drsquohabilitation
lrsquoobjet de la reacutegie
la dureacutee
le nom du reacutegisseur
son grade
le nom du suppleacuteant
le montant de lrsquoavance
la peacuteriodiciteacute des justificatifs
le chapitre autoriseacute ainsi que les moyens de regraveglement
- Nouvelle transmission en cas de modifications drsquoune recette ou et drsquoune deacutepense
2) Nomination du reacutegisseur
La nomination du reacutegisseur est un acte interne agrave llsquoeacutetablissement et le document retraccedilant
cette nomination issu de lrsquoapplication informatique nrsquoest pas agrave transmettre
Ces reacutegies temporaires concernent principalement les voyages scolaires Le montant maximal de lrsquoavance dans le cadre drsquoune reacutegie temporaire est limiteacute au montant preacutevisible des deacutepenses agrave honorer dans le cadre de la reacutegie Il nrsquoexiste aucune disposition reacuteglementaire preacutecisant le montant maximum puisqursquoil est variable suivant lrsquoobjet de la reacutegie temporaire Le montant maximum de lrsquoavance doit donc ecirctre deacutetermineacute preacuteciseacutement en fonction de la dureacutee et de la destination du voyage
3) Nomination drsquoun mandataire
Les reacutegisseurs ont la faculteacute de deacutesigner sous leur responsabiliteacute et apregraves autorisation de lagent comptable un mandataire
Les conditions particuliegraveres de recouvrement de certains droits et de paiement de certaines deacutepenses peuvent justifier que celles-ci soient reacutealiseacutees par drsquoautres personnes habiliteacutees qui interviennent en qualiteacute de mandataires pour le compte et sous la responsabiliteacute du reacutegisseur (par exemple pour le regraveglement de deacutepenses lors drsquoun voyage scolaire agrave lrsquoeacutetranger)
Les mandataires agissent sous la responsabiliteacute du reacutegisseur Ils ne sont pas assujettis agrave cautionnement Ils ne perccediloivent pas drsquoindemniteacute de responsabiliteacute
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Organigramme et chronologie
Acteurs Rocircle
Actes
Reacutegisseur Initiative
Agent comptable Autorisation
Reacutegisseur Deacutesignation Procuration
Reacutegisseur Information du chef drsquoeacutetablissement et Speacutecimen de la
signature du mandataire
Reacutegisseur Speacutecimen de la signature du mandataire
Chronologie
Type drsquoacte Acte du reacutegisseur qui eacutetablit une procuration sur papier libre - Forme
o Acte reacutedigeacute sur papier libre o Visa de lrsquoagent comptable
- Deacutecision exeacutecutoire apregraves information du chef drsquoeacutetablissement - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de lrsquoacte
Identification du mandataire Objet du mandat les pouvoirs confieacutes au mandataire (type de deacutepenses type de recettes)
doivent ecirctre expresseacutement deacutetermineacutees dans la convention de mandat Les conditions drsquoexeacutecution de la convention
o Mise agrave disposition drsquoun registre de reccedilus agrave souche o Deacutelivrance drsquoun reccedilu o Inscription sur la souche du nom de lrsquoeacutelegraveve de la date et du montant o Consignes en cas drsquoerreur ou de rectification o Reversement tous les huit jours au maximum au reacutegisseur des fonds et piegraveces
justificatives deacutetenus
Lrsquoobligation pour le mandataire de tenir une comptabiliteacute simplifieacutee Le rappel que les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute
personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Signature de lrsquoacte de nomination accompagneacutee de la mention laquo vu pour acceptation raquo Visa de lrsquoagent comptable
Les points agrave surveiller
Le caractegravere personnel de la deacuteleacutegation (laquo intuitu personae raquo agent preacutesentant les garanties neacutecessaires)
Aucun mandataire suppleacuteant nrsquoest autoriseacute
Le caractegravere impreacutecis de lrsquoobjet de la convention de mandat
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Lrsquoenvoi de la copie de la procuration ainsi que le speacutecimen de la signature du mandataire Le respect par le mandataire des dispositions du mandat et des regravegles de fonctionnement de
la reacutegie Le mandataire ne peut exercer ses fonctions dans le cas dabsence du reacutegisseur que pendant
deux mois au maximum Dans le cas dabsence supeacuterieure agrave deux mois il convient de proceacuteder agrave la nomination dun nouveau reacutegisseur ou dun inteacuterimaire
Annexe exemple drsquoune procuration
CONVENTION DE MANDAT
Vu la loi ndeg 63-156 du 23 feacutevrier 1963 portant loi de finances pour 1963 Vu le deacutecret ndeg 62-1587 du 29 deacutecembre 1962 portant regraveglement geacuteneacuteral sur la comptabiliteacute publique Vu le deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute en dernier lieu par le deacutecret 97-33 du 13 janvier 1997 relatif aux reacutegies de recettes et drsquoavances des organismes publics En application de lrsquoinstruction codificatrice ndeg 05-042-M9-R du 30 septembre 2005 annotant lrsquoinstruction codificatrice ndeg 98-065 ndash M9 ndash R du 4 mai 1998
Vu lrsquoacte administratif ndeghelliphelliphelliphellip du Conseil drsquoadministration du helliphelliphelliphelliphelliprelatif au financement du budget du voyage scolaire
Article 1 Objet Monsieur helliphelliphelliphelliphellip agissant en qualiteacute de reacutegisseur du Collegravege helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip donne procuration agrave Monsieur helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip professeur de helliphelliphelliphelliphelliphellip deacutesigneacute en qualiteacute de mandataire pour lrsquoencaissement des recettes correspondantes agrave helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Article 2 Seuil des encaissements Consideacuterant le tarif voteacute en Conseil drsquoadministration et le nombre drsquoeacutelegraveves concerneacutes Le montant des encaissements ne doit pas deacutepasser helliphelliphelliphelliphellipeuros
Article 3 Obligations du mandataire Un registre de reccedilus agrave souche sera deacutelivreacute au mandataire A chaque encaissement le mandataire devra deacutelivrer un reccedilu En cas drsquoerreur ou drsquoannulation le reccedilu portera la mention laquo annuleacute raquo et sera agrafeacute agrave la souche Le mandataire inscrira sur la souche le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant et lrsquoobjet Le mandataire indiquera sur le reccedilu le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant lrsquoobjet sa qualiteacute et son eacutemargement sera preacuteceacutedeacute de son nom Il doit proceacuteder au reversement tous les huit jours au maximum des fonds et piegraveces justificatives qursquoil deacutetient au reacutegisseur qui les centralise et les integravegre dans sa comptabiliteacute En aucun cas le mandataire ne doit encaisser des sommes ne correspondant pas agrave lrsquoobjet le montant ou la qualiteacute des deacutebiteurs de la preacutesente convention
Article 4 Responsabiliteacute Les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Le mandataire est donc tenu de rendre compte de sa gestion au reacutegisseur et doit agrave ce titre tenir une comptabiliteacute simplifieacutee de sa gestion
En cas de non respect des termes de la preacutesente convention par le mandataire le reacutegisseur se reacuteserve le droit drsquoengager la responsabiliteacute du mandataire
Article 5 Dureacutee La preacutesente convention est conclue pour une dureacutee de deux mois agrave compter de sa signature A helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip le helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
LrsquoAgent comptable Le Reacutegisseur Le Mandataire laquovu pour acceptation raquo
helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
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LA BUDGETISATION DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages obligatoires non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives
Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute obligatoire les deacutepenses sont effectueacutees sur le budget de lrsquoeacutetablissement etou sur ressources speacutecifiques Aucune participation des familles ne peut ecirctre demandeacutee il nrsquoexiste en comptabiliteacute aucun compte 7067 contributions des familles aux voyages scolaires dans les services eacutenumeacutereacutes ci-dessous La gestion financiegravere et comptable est imputeacutee en totaliteacute
- Au service geacuteneacuteral o sur le chapitre A1 activiteacute eacuteducatives et peacutedagogiques (A1 6245)
- etou sur les services speacuteciaux suivants
o J 1 Enseignement technique (y compris la taxe drsquoapprentissage si la sortie est en rapport avec la formation des eacutelegraveves)
o J 31 J32 J38 Projet drsquoeacutetablissement o J 4 Zone drsquoeacuteducation prioritaire
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o N 85 Subvention de collectiviteacute territoriale pour le deacuteveloppement des activiteacutes culturelles et peacuteri-eacuteducatives
Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages facultatifs non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Participation des familles
Ressources non
affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires
La gestion financiegravere et comptable du voyage doit ecirctre impeacuterativement imputeacutee en totaliteacute sur le
service speacutecial ndash chapitre N3 en recettes et en deacutepenses
Le chapitre N3 est un service speacutecial sans reacuteserve eacutequilibreacute en recettes et en deacutepenses geacutereacute en partie depuis le 1er janvier 2008 selon la technique des ressources affecteacutees dont la comptabilisation donne lieu agrave une prise en charge au deacutebit du C468 263 produits agrave recevoir sur appariements voyages par le creacutedit du compte C468 663 charges agrave payer sur appariements voyages
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Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute facultative la totaliteacute des deacutepenses est effectueacutee sur le budget du voyage tel qursquoil a eacuteteacute preacutesenteacute et voteacute par le conseil drsquoadministration
Les personnels drsquoencadrement eacutetant dispenseacutes de contribution financiegravere il est donc neacutecessaire de preacutevoir sur le budget de lrsquoeacutetablissement les modaliteacutes de financement des deacutepenses des accompagnateurs affeacuterentes agrave ce voyage puisque les familles nrsquoont pas agrave en supporter les frais Si les accompagnateurs payent une participation cette derniegravere devra ecirctre retraceacutee au compte 70888
Dans le cas des sorties et voyages facultatifs la participation demandeacutee aux familles sera comptabiliseacutee au compte 7067 Nota bene Le compte 70667 ne doit jamais ecirctre utiliseacute pour un voyage ce dernier est reacuteserveacute agrave des contributions de formation continue et de promotion sociale (racine 7066) Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
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La technique budgeacutetaire des contributions entre services pour les comptes laquo charges agrave payer raquo et laquo produits agrave recevoir raquo
Si une des recettes du voyage provient drsquoun preacutelegravevement sur fonds de reacuteserve ou drsquoun autre service de lrsquoeacutetablissement Il conviendra drsquoappliquer alors la technique budgeacutetaire des contributions entre services (comptes 6588 et 7588) Le principe est simple laquo un service qui donne un service qui reccediloit raquo La comptabilisation de cette opeacuteration se traduira par
- un mandat drsquoordre au compte 6588 dans le service qui donne - un OR au compte 7588 dans le service qui reccediloit
Compte
D 6588 Compte
4662 Compte
468263 Compte
468663 Compte
N3 7588
D C D C D C D C D C
1 X X 2 X X 3 X X 4 X X
Seront utiliseacutes les comptes suivants compte 6588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement compte 4662 Mandats agrave payer ndash Exercice courant compte 468263 Produits agrave recevoir sur appariements voyages compte 468663 Charges agrave payer sur appariements voyages Compte 7588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement
Lrsquoeacutegaliteacute entre ces deux comptes doit toujours exister que ce soit au niveau de lrsquoouverture de creacutedits et de preacutevision de recettes ou que ce soit au niveau de lrsquoexeacutecution le mandat drsquoordre au compte 6588 et la recette drsquoordre au 7588 doivent ecirctre eacutetablis pour le montant exact de la deacutepense constateacutee sur ce financement et non en fonction de la preacutevision budgeacutetaire
DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au chapitre D 6588 si le preacutelegravevement provient des reacuteserves du service geacuteneacuteral au J1 6588 srsquoil provient des reacuteserves de lrsquoenseignement technique DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au service speacutecial J3(X) 6588 si le voyage finalise un projet drsquoeacutetablissement (PAPeacutet) participation du service speacutecial au service N3 qui retrace la totaliteacute du voyage
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FICHES DE REVELATION ET DrsquoANALYSE DES PROBLEMES
1
Mise en place drsquoun controcircle interne comptable
Problegraveme
Le deacutepassement du deacutelai de paiement ouvre de plein droit et sans formaliteacute le beacuteneacutefice drsquointeacuterecircts moratoires agrave compter du jour suivant lrsquoexpiration du deacutelai (article 98 du code des marcheacutes publics)
Les deacutefaillances constateacutees dans lrsquoorganisation du service ne permettent pas agrave lrsquoeacutetablissement de respecter le deacutelai global de paiement
Constat
La difficulteacute de calculer le deacutelai qui srsquoest eacutecouleacute entre la date drsquoarriveacutee de ces factures et la date de leur regraveglement
Causes
Absence de trace drsquoun enregistrement agrave lrsquoarriveacutee dans lrsquoeacutetablissement des factures
Conseacutequences
Le titulaire du marcheacute ou le sous-traitant ne beacuteneacuteficie pas conformeacutement agrave lrsquoarticle 98 du code des
marcheacutes publics de plein droit et sans autre formaliteacute dinteacuterecircts moratoires agrave compter du jour
suivant lexpiration du deacutelai
Recommandations
Apposer la date de reacuteception sur les factures degraves leur arriveacutee
Fiche de proceacutedure eacutelaboreacutee par lrsquoagent comptable en concertation avec lrsquoordonnateur
Courrier adresseacute agrave chaque ordonnateur pour rappeler si neacutecessaire cette obligation
Lu dans un rapport (Observations drsquoune chambre reacutegionale des comptes en 2010)
La deacutesorganisation du service concerneacute lieacute agrave la mutation drsquoun agent nrsquoest pas de nature agrave exoneacuterer lrsquoeacutetablissement de ses obligations
Recommandations
Apporter une attention toute particuliegravere pour les peacuteriodes de congeacutes scolaires
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2
Calcul des inteacuterecircts moratoires
Problegraveme
Le deacutepassement du deacutelai de paiement ouvre de plein droit et sans formaliteacute le beacuteneacutefice drsquointeacuterecircts moratoires agrave compter du jour suivant lrsquoexpiration du deacutelai (article 98 du code des marcheacutes publics)
le montant des inteacuterecircts moratoires dus est rarement payeacute
Constat
La difficulteacute de calculer le deacutelai montant des inteacuterecircts moratoires dus
Causes
Absence de consigne donneacutee et drsquooutil
Conseacutequences
Le titulaire du marcheacute ou le sous-traitant ne beacuteneacuteficie pas conformeacutement agrave lrsquoarticle 98 du code des
marcheacutes publics de plein droit et sans autre formaliteacute dinteacuterecircts moratoires agrave compter du jour
suivant lexpiration du deacutelai
Recommandations
Apposer la date de reacuteception sur les factures degraves leur arriveacutee
Fiche de proceacutedure eacutelaboreacutee par lrsquoagent comptable avec un lien avec le module de calcul des inteacuterecircts moratoires
Information par courrier de lrsquoordonnateur
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FICHE DE PROCEDURE
Veacuterification du deacutelai de paiement et calcul des inteacuterecircts moratoires
ACTIVITE ECHEANCE RESPONSABLE SUPPLEANT
Nom Nom
Veacuterification agrave opeacuterer sur les piegraveces justificatives syst
Existence drsquoune date drsquoarriveacutee sur la facture ou sur les
piegraveces justificatives
Veacuterification du deacutelai global de paiement de 30 jours
Si neacutecessaire
Liquidation avec lrsquoassistant de calcul des inteacuterecircts moratoires sur
lettre type de liquidation
Lettre agrave lordonnateur de demande de mandatement des
inteacuterecircts moratoires
si IM
Enregistrement de la lettre
Transfert de la lettre agrave lordonnateur
Mise agrave jour du fichier des IM lors de la mise en paiement
Information de lordonnateur et des autoriteacutes de tutelle
en cas dabsence de mise en paiement des IM
Validation du controcircle syst
Signaler par eacutecrit les anomalies constateacutees
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Maicirctriser les actes relatifs aux sorties et voyages scolaires
Une sortie ou un voyage scolaire constitue un acte peacutedagogique complexe qui neacutecessite
une extrecircme vigilance Il y a en effet souvent derriegravere cet acte peacutedagogique de nombreux actes
administratifs obligatoires divers et varieacutes qui relegravevent de diffeacuterentes reacuteglementations drsquoougrave lrsquointeacuterecirct de
bien preacutevoir et programmer dans un cadre preacutealablement deacutefini ce type drsquoactiviteacute afin drsquoassurer la
meilleure seacutecuriteacute juridique possible
A coteacute du risque juridique inheacuterent agrave tout acte respect des regravegles de forme des regravegles de
compeacutetence des conditions de fond obligation ou non de transmission et des regravegles de publiciteacute de
nombreux autres risques existent la typologie des risques suivante peut ecirctre dresseacutee
- Risque juridique lieacute agrave lrsquoabsence des actes relatifs aux sorties et voyages neacutecessaires
- Mauvaise organisation du voyage ou absence drsquoorganisation
- Risque financier
- Maniement de deniers publics par une personne non habiliteacutee
- Meacuteconnaissance des principes de la commande publique
A travers divers constats il est possible de dresser une analyse sommaire des principaux risques
lieacutes aux actes
RISQUES ORGANISATIONNELS
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
Le voyage est deacutecideacute et organiseacute par un enseignant laquo dans son coin raquo
Absence drsquoorganisation Inseacutecuriteacute juridique
Fixer un cadre Elaboration drsquoune charte interne ou drsquoun regraveglement inteacuterieur
Le voyage est deacutecideacute et organiseacute par un enseignant en cours de trimestre scolaire
Absence drsquoorganisation Inseacutecuriteacute juridique
Programmer dans le cadre de lrsquoanneacutee scolaire les sorties et voyages scolaires
Elaboration de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
Le voyage nrsquoest pas autoriseacute par le chef drsquoeacutetablissement
Risque juridique Preacutevoir un formulaire drsquoautorisation agrave compleacuteter X jours avant le deacutepart
Acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage
Absence drsquoinformation des repreacutesentants leacutegaux etou drsquoacte arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
Risque juridique Preacutevoir une fiche drsquoinscription et drsquoautorisation parentale
Acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
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Voyage et assurance de lrsquoeacutelegraveve
Meacuteconnaissance du principe de gratuiteacute si la sortie est obligatoire
Information des parents
Absence drsquoacte autorisant le deacuteplacement des accompagnateurs
Risque juridique Etablir systeacutematiquement X jours avant le deacutepart les ordres de mission
Ordre de mission pour les accompagnateurs
RISQUES LIES AUX ACTES FINANCIERS
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
La participation des familles nrsquoest pas arrecircteacutee par le conseil drsquoadministration
Risque financier Risque juridique Lrsquoagent comptable ne peut rien encaisser
Preacutesenter le budget du voyage en CA et fixer le tarif du voyage
Acte relatif au financement des voyages scolaires
Le budget du voyage nrsquoest pas arrecircteacute en eacutequilibre par le CA
Risque financier Preacutesenter le budget du voyage en CA et arrecircteacute un budget eacutequilibreacute
Budget du voyage
Le voyage nrsquoest pas budgeacutetiseacute
Aucun engagement (bon de commande bon de reacuteservation) ne peut ecirctre eacutetabli
Inscrire au budget la sortie ou le voyage
Budget de lrsquoEPLE DBM
Un don est attribueacute agrave lrsquoeacutetablissement
Risque lieacute agrave la notification du don
Preacutesenter au CA la notification du don
Acte relatif agrave lrsquoacceptation du don
Une Subvention est notifieacutee agrave lrsquoeacutetablissement
Risque lieacute agrave la subvention
Preacutesenter au CA la notification de la subvention avec les conditions drsquoutilisation et de compte rendu
Un eacutelegraveve ne part pas et demande le remboursement de son avance
Risque financier lieacute agrave lrsquoeacutequilibre du voyage
Elaborer une fiche de proceacutedure selon les eacuteleacutements deacutefinis dans la charte ou le regraveglement des voyages
Acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le remboursement
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RISQUES LIES AU MANIEMENT DE DENIERS PUBLICS PAR UNE PERSONNE NON HABILITEE
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
Lrsquoaccompagnateur demande des espegraveces pour des entreacutees de museacutee des tickets de meacutetro et des boissons
Maniement de deniers publics par des personnes non autoriseacutees
Creacuteer une reacutegie temporaire Acte de creacuteation de la reacutegie Nomination du reacutegisseur
Lrsquoenseignant reacutecupegravere dans sa classe lrsquoargent des familles
Maniement de deniers publics par des personnes non autoriseacutees
Creacuteer une reacutegie temporaire ou bien Autoriser lrsquoenseignant agrave collecter le montant de la participation des eacutelegraveves
Convention de mandat
RISQUES LIES A LrsquoACHAT PUBLIC EN EPLE
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
Un enseignant commande et apporte un contrat avec un voyagiste
Incompeacutetence de lrsquoauteur de lrsquoacte
Obtenir lrsquoautorisation de signer un contrat
Inscription agrave lrsquoEPCP Autorisation donneacutee au CE par le CA de signer le contrat
Un enseignant commande et apporte un contrat avec un voyagiste
Meacuteconnaissance des principes de la commande publique
Deacutefinir le besoin deacuteterminer les seuils reacutediger un document de consultation effectuer la publiciteacute et mise en concurrence neacutecessaires seacutelectionner le candidat
Passation du marcheacute
Reacutefeacuterence
- Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le second degreacute raquo
- Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg 160 du 9 janvier 2006 laquo Les actes administratifs des EPLE raquo
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Sommaire
Introduction Analyse des risques
La charte ou le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
CA et programmation des sorties et voyages scolaires dans le cadre de lrsquoanneacutee scolaire
Les sorties et voyages scolaires obligatoires
Les sorties et voyages scolaires facultatifs
Les dons
Les reacutegies
- La creacuteation de la reacutegie
- La nomination du reacutegisseur
- La nomination drsquoun mandataire
La budgeacutetisation des sorties et voyages scolaires ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de
recettes
- Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages
obligatoires non preacutevues au budget initial
- Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages
facultatifs non preacutevues au budget initial
Les contributions entre service
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LA CHARTE OU LE REGLEMENT INTERIEUR DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES
Deacutefinition La Charte ou le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires constitue un cadre
peacutedagogique administratif et financier propre agrave chaque eacutetablissement ce cadre permettra de
deacutefinir les principes retenus pour lrsquoorganisation de toutes les sorties et voyages scolaires de
lrsquoeacutetablissement
Caracteacuteristiques et diffeacuterences entre ces deux notions
- La charte des sorties et voyages scolaires constitue un cadre qui nrsquoa aucune valeur juridique crsquoest un code de bonne conduite elle institue un ensemble de regravegles que les membres de la communauteacute eacuteducative srsquoengagent agrave respecter crsquoest un mode opeacuteratoire un modus vivendi qui est deacutefini Les manquements agrave une des regravegles fixeacutees par cette charte ne feront lrsquoobjet drsquoaucune sanction
- Le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires constitue un cadre qui a valeur juridique ce code de bonne conduite srsquoinscrit dans lrsquoordonnancement juridique il devient obligatoire et produit des effets juridiques tous les actes du chef drsquoeacutetablissement ou du conseil drsquoadministration relatifs agrave des sorties ou voyages scolaires devront respecter les regravegles eacutecrites dans ce regraveglement inteacuterieur Les manquements agrave une des regravegles fixeacutees par ce regraveglement inteacuterieur pourront faire lrsquoobjet de sanction
Organigramme drsquoune charte
Acteurs Rocircle
Actes
Chef drsquoeacutetablissement Composition du groupe de reacuteflexion (facultatif)
Groupe de reacuteflexion Propositions
Equipe de direction Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation de la commission permanente
Commission permanente Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation du conseil drsquoadministration
Conseil drsquoadministration 1deg Adoption de la charte Avis
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la charte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute de la charte
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La charte des sorties et voyages scolaires
- Type drsquoacte Avis relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute Consultation (instruction) de la commission permanente recommandeacutee - Forme Acte reacutedigeacute - Deacutecision nrsquoayant aucune force juridique - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de la charte des sorties et voyages scolaires
La chartre constitue un cadre peacutedagogique administratif et financier propre agrave chaque
eacutetablissement du fait de son autonomie ce dernier est donc libre de fixer les points qui figureront ou
non dans sa charte en fonction de sa situation particuliegravere Pourront ecirctre inscrites dans la charte
plusieurs seacuteries de dispositions notamment des dispositions
- drsquoordre peacutedagogique o Principe de ladeacutequation des voyages au projet deacutetablissement o Principe de consultation systeacutematique du Conseil dadministration pour chaque sortie ou
voyage deacutefinition drsquoun seuil au dessous duquel le chef drsquoeacutetablissement autorise les sorties facultatives principe drsquoinformation du conseil drsquoadministration en deacutebut et fin drsquoanneacutee scolaire
- drsquoordre administratif o Deacutefinition drsquoun scheacutema relatif agrave lrsquoorganisation des sorties ou voyages o Deacutefinition des modaliteacutes drsquoorganisation des tacircches de la responsabiliteacute de chaque acteur o Deacutefinition du calendrier annuel drsquoorganisation des sorties et voyages o Elaboration de documents relatifs aux sorties et voyages facultatifs fiche projet fiches
drsquoinscription et autorisations obligatoires o Principe de diffusion systeacutematique de la charte aux familles dont lenfant participe agrave un
voyage
- drsquoordre financier o Principe de lrsquoeacutelaboration drsquoun budget pour chaque sortie ou voyage compte rendu au
conseil drsquoadministration agrave la fin de lrsquoanneacutee scolaire o Principe de la participation des familles (versement preacutealable au voyage eacutechelonnement des
versements) o Deacutefinition de regravegles pour la gestion des reliquats o Deacutefinition de regravegles en cas dannulation de voyage (reversement ou non des sommes deacutejagrave
verseacutees) o Deacutefinition de regravegles en cas de deacutesistement dun eacutelegraveve (situation variable selon que son
absence fait supporter un coucirct financier plus important ou non aux autres eacutelegraveves si oui restitution ou non des sommes deacutejagrave verseacutees)
o Regravegles et calendrier pour la constitution drsquoune reacutegie
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Organigramme drsquoun regraveglement inteacuterieur
Acteurs Rocircle
Actes
Chef drsquoeacutetablissement Composition du groupe de reacuteflexion (facultatif)
Groupe de reacuteflexion Propositions
Equipe de direction Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation de la commission permanente
Commission permanente Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation du conseil drsquoadministration
Conseil drsquoadministration Adoption du regraveglement inteacuterieur Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Transmission de la deacutelibeacuteration
Controcircle de leacutegaliteacute Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute de lrsquoacte
Acte relatif au regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
- Type drsquoacte Acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute Consultation (instruction) de la commission permanente - Forme Acte reacutedigeacute - Acte soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte exeacutecutoire quinze jours apregraves lrsquoaccuseacute de reacuteception - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de la deacutelibeacuteration relative au regraveglement des sorties et voyages scolaires
Le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires constitue un cadre peacutedagogique
administratif et financier propre agrave chaque eacutetablissement du fait de son autonomie ce dernier est
donc libre de fixer les points qui figureront ou non dans sa charte en fonction de sa situation
particuliegravere Pourront ecirctre inscrites dans ce regraveglement plusieurs seacuteries de dispositions notamment
des dispositions
- drsquoordre peacutedagogique o Principe de ladeacutequation des voyages au projet deacutetablissement
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o Principe de consultation systeacutematique du Conseil dadministration pour chaque sortie ou voyage deacutefinition drsquoun seuil au dessous duquel le chef drsquoeacutetablissement autorise les sorties facultatives principe drsquoinformation du conseil drsquoadministration en deacutebut et fin drsquoanneacutee scolaire
- drsquoordre administratif o Deacutefinition drsquoun scheacutema relatif agrave lrsquoorganisation des sorties ou voyages o Deacutefinition des modaliteacutes drsquoorganisation des tacircches de la responsabiliteacute de chaque acteur o Deacutefinition du calendrier annuel drsquoorganisation des sorties et voyages o Elaboration de documents types relatifs aux sorties et voyages facultatifs fiche projet fiches
drsquoinscription et autorisations obligatoires o Principe de diffusion systeacutematique du regraveglement inteacuterieur aux familles dont lenfant participe
agrave un voyage - drsquoordre financier
o Principe de lrsquoeacutelaboration drsquoun budget pour chaque sortie ou voyage compte rendu au conseil drsquoadministration agrave la fin de lrsquoanneacutee scolaire
o Principe de la participation des familles (versement preacutealable au voyage eacutechelonnement des versements)
o Deacutefinition de regravegles pour la gestion des reliquats o Deacutefinition de regravegles en cas dannulation de voyage (reversement ou non des sommes deacutejagrave
verseacutees) o Deacutefinition de regravegles en cas de deacutesistement dun eacutelegraveve (situation variable selon que son
absence fait supporter un coucirct financier plus important ou non aux autres eacutelegraveves si oui restitution ou non des sommes deacutejagrave verseacutees)
o Regravegles et calendrier pour la constitution drsquoune reacutegie
Les bonnes pratiques
Lrsquoacte devra ecirctre rendu exeacutecutoire par lrsquoautoriteacute de controcircle avant tout autre acte relatif aux sorties et voyages
Lrsquoacte devra faire lrsquoobjet drsquoune large publiciteacute agrave chaque rentreacutee scolaire
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Exemple drsquoune charte Charte ndash regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
Un modegravele de charte ndash regraveglement inteacuterieur des voyages organiseacutes par les EPLE est proposeacute ci-apregraves Il
ne srsquoagit pas drsquoun formulaire preacuteconiseacute mais drsquoune trame pouvant ecirctre adapteacutee aux circonstances
particuliegraveres
Article 1 Une sortie scolaire nrsquoa de justification que dans le cadre drsquoun projet peacutedagogique en relation avec les
enseignements obligatoires et les programmes Cet ancrage doit ecirctre expliciteacute dans la description du projet
Article 2 Toute sortie ne peut exceacuteder une dureacutee de 5 jours pris sur le temps scolaire Le conseil
drsquoadministration fixe le nombre de sorties facultatives agrave X par niveau ou classe dans lrsquoanneacutee
Article 3 Le conseil drsquoadministration fixe le montant de la contribution volontaire des familles Le conseil drsquoadministration tolegravere une variation de XX de la participation demandeacutee
Article 4 Le conseil drsquoadministration nrsquoexamine pas les projets dont la contribution volontaire des familles nrsquoexcegravede pas la somme de XX euros
Article 5 La sortie pourra se deacuterouler si XX des eacutelegraveves de la classe ou du niveau participent au deacuteplacement Le voyage linguistique se deacuteroule si XX des eacutelegraveves drsquoun niveau y participent
Article 6 Lrsquoeacutetablissement est autoriseacute agrave percevoir par avance les contributions volontaires des familles Les deacutepenses seront engageacutees dans la limite des sommes perccedilues
Article 7 Les financements envisageacutes par lrsquoeacutetablissement preacutelegravevement sur fonds de reacuteserves participation
drsquoun autre chapitre ou affectation de subvention de fonctionnement (sous reacuteserve drsquo instruction particuliegravere de
la collectiviteacute de rattachement) sont soumis agrave lrsquoapprobation du conseil drsquoadministration
Article 8 Les modaliteacutes de contribution financiegravere ne concernent pas les personnels drsquoencadrement du voyage puisque lrsquoensemble des accompagnateurs beacuteneacuteficie de la gratuiteacute Les charges ne devant pas ecirctre supporteacutees par les familles leur financement sera preacutevu sur le budget de lrsquoeacutetablissement (subventions diverses ressources propres etc)
Article 9 La participation aux charges communes est fixeacutee agrave hellip du montant du budget du voyage scolaire (frais de teacuteleacutephone reacuteception formaliteacutes administrativeshellip)
Article 10 Un bilan financier du voyage sera preacutesenteacute au conseil drsquoadministration
Article 11 Lrsquoeacuteventuel reliquat sera obligatoirement rembourseacute aux familles qui auront reacutegleacute lrsquointeacutegraliteacute de la participation demandeacutee excepteacute srsquoil est infeacuterieur agrave hellip Euros
Article 12 Les reliquats infeacuterieurs agrave 8 euros seront acquis deacutefinitivement agrave lrsquoeacutetablissement agrave lrsquoexpiration drsquoun deacutelai de 3 mois agrave compter de sa date de notification aux familles si celles-ci nrsquoen ont pas demandeacute le remboursement Article 13 Les conditions drsquoannulation du voyage seront notifieacutees aux familles par acte drsquoengagement Ces
conditions peuvent ecirctre deacutetermineacutees par lrsquoeacutetablissement Elles peuvent ecirctre eacutequivalentes agrave celles preacutevues dans
la convention de seacutejour
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CA ET PROGRAMMATION DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES DANS LE CADRE DE LrsquoANNEE SCOLAIRE
Exemple de calendrier avec programmation des sorties et des voyages scolaires en deacutebut drsquoanneacutee
scolaire
Calendrier Actes du CA Anneacutee N
Anneacutee N+1
1er CA de lrsquoanneacutee
Elaboration de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
X
2eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage
X
3eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Budget de lrsquoEPLE
Inscription des sorties et voyages agrave lrsquoEPCP
X
4eacuteme CA de lrsquoanneacutee
5eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Compte rendu du voyage et preacutesentation du bilan financier au CA
X
Exemple de calendrier sans programmation drsquoune sortie ou drsquoun voyage scolaire en deacutebut drsquoanneacutee
scolaire
Calendrier Actes du CA Anneacutee N
Anneacutee N+1
1er CA de lrsquoanneacutee
Elaboration de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages
scolaires
2eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage
3eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Budget de lrsquoEPLE
4eacuteme CA de
lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage DBM
Inscription des sorties et voyages agrave lrsquoEPCP
Ou Acte du CA autorisant le CE de signer le contrat
X
5eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Compte rendu du voyage et preacutesentation du bilan financier au
CA
X
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LES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES OBLIGATOIRES
Deacutefinition Deacuteplacements collectifs drsquoeacutelegraveves hors de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
accompagneacutes et organiseacutes sous lrsquoautoriteacute du chef drsquoeacutetablissement dans le cadre drsquoune action
eacuteducative ayant lieu tout ou partie pendant le temps scolaire
La sortie effectueacutee sur une journeacutee ou une demi-journeacutee ne comporte pas de nuiteacutee Le voyage
inclut au moins une nuiteacutee Tout voyage comportant une nuiteacutee est facultatif en application de
lrsquoarticle 371-3 du code civil
Le caractegravere obligatoire implique la gratuiteacute pour les eacutelegraveves et accompagnateurs
Critegraveres de la sortie obligatoire
La sortie obligatoire concerne la classe entiegravere ou un niveau deacutetermineacute La sortie srsquoinscrit dans le cadre des programmes officiels ou du projet drsquoeacutetablissement La sortie srsquoexeacutecute sur le temps scolaire
Reacutefeacuterence
- Circulaire ndeg79-186 du 12 Juin 1979 - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
Organigramme
Les sorties et voyages obligatoires vont amener plusieurs actes
Un acte relatif agrave la programmation des voyages et sorties scolaires Un acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant la sortie Un ordre de mission
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignant Initiative du voyage
Chef drsquoeacutetablissement Faisabiliteacute
Equipe de direction Instruction
Conseil drsquoadministration Consultation et programmation Avis ou Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Autorisation du voyage Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes Information des familles
Chef drsquoeacutetablissement Ordre de mission Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
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Chronologie
1deg acte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Deacutecision immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
2deg acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
3deg ordre de mission pour les accompagnateurs
- Type drsquoacte acte du chef drsquoeacutetablissement relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable apregraves publiciteacute notification agrave lrsquointeacuteresseacute
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires Le respect de la finaliteacute peacutedagogique et eacuteducative de la sortie Le respect des critegraveres de la sortie obligatoire elle ne peut pas concerner seulement que
quelques eacutelegraveves Lrsquoinformation des familles ou du repreacutesentant leacutegal (eacutecrite si besoin) Le caractegravere facultatif de lrsquoassurance pour la famille (La sortie constitue une activiteacute
obligatoire) La violation du principe de gratuiteacute de lrsquoenseignement pour les eacutelegraveves et les
accompagnateurs Lrsquoabsence drsquoacte du chef drsquoeacutetablissement Le caractegravere exeacutecutoire des actes La gestion financiegravere de la sortie incombe en totaliteacute sur le budget de lrsquoeacutetablissement
chapitre A1 J1 ou J31 J32 J38 ou J4 il nrsquoexiste aucun compte 7067 contribution des familles aux voyages scolaires
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LES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES FACULTATIFS
Deacutefinition Deacuteplacements collectifs drsquoeacutelegraveves hors de lrsquoEPLE accompagneacutes et organiseacutes sous
lrsquoautoriteacute du chef drsquoeacutetablissement dans le cadre drsquoune action eacuteducative ayant lieu tout ou partie
pendant le temps scolaire
La sortie effectueacutee sur une journeacutee ou une demi-journeacutee ne comporte pas de nuiteacutee Le voyage
inclut au moins une nuiteacutee Tout voyage comportant une nuiteacutee est facultatif en application de
lrsquoarticle 371-3 du code civil
Un voyage facultatif ne doit pas ecirctre discriminatoire ce caractegravere discriminatoire srsquoexamine au
regard du montant du coucirct du voyage coucirct discriminant pour certaines familles et au fait que le
coucirct du voyage des accompagnateurs ne doit pas ecirctre supporteacute par les familles
Les voyages scolaires vont amener plusieurs actes
Un acte relatif agrave la programmation des voyages et sorties scolaires Un acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage Un acte relatif au financement des voyages scolaires Un ordre de mission pour les accompagnateurs
Chronologie
1deg acte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute consultation (instruction) de la commission permanente - Forme acte reacutedigeacute - Deacutecision immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
2deg acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
3deg acte relatif au financement des voyages scolaires
- Type acte relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte exeacutecutoire quinze jours apregraves lrsquoaccuseacute de reacuteception - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
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4deg ordre de mission pour les accompagnateurs
- Type drsquoacte acte du chef drsquoeacutetablissement relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable apregraves publiciteacute notification agrave lrsquointeacuteresseacute
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignant Initiative du voyage
Chef drsquoeacutetablissement Faisabiliteacute
Equipe de direction Instruction
Commission permanente Instruction
Conseil drsquoadministration Consultation et programmation Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Autorisation et arrecirct de la liste des eacutelegraveves participant agrave la sortie ou au
voyage
Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Enseignant Deacutetail du voyage programme
Equipe de direction
Projet de budget de financement remplacement des enseignants accompagnateurs accueil des eacutelegraveves ne participant pas au
voyage
Conseil drsquoadministration Deacutecision relative au financement du voyage autorisation de signer les conventions don DBM pour
vote si neacutecessaire
Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Transmission acte et DBM
Controcircle de leacutegaliteacute Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Chef drsquoeacutetablissement Ordre de mission Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
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Contenu de la deacutelibeacuteration relative au financement des voyages scolaires
La reacutefeacuterence agrave la charte ou au regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires La reacutefeacuterence de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires La preacutesentation du voyage (destination date objet) Les classes concerneacutees Le nombre de participants et drsquoaccompagnateurs Le nom de lrsquoadulte responsable Le budget Lrsquoautorisation de signer les contrats et les conventions preacutesenteacutees simultaneacutement Le vote du montant maximum de la participation des familles Lrsquoeacutecheacuteancier des encaissements de la participation Les modaliteacutes de remboursement en cas de deacutesistement ou drsquoannulation Les modaliteacutes de remboursement en cas drsquoexceacutedent agrave la fin du voyage Les dons
Les bonnes pratiques
Lrsquoacte devra ecirctre rendu exeacutecutoire par lrsquoautoriteacute de controcircle avant drsquoencaisser de lrsquoargent des familles ou drsquoengager les deacutepenses relatives au voyage Le budget preacutevisionnel du voyage est joint agrave lrsquoacte
Lrsquoacte est agrave joindre au 1er mandatement relatif au paiement des deacutepenses ainsi qursquoagrave lrsquoordre de recettes des participants
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires Le respect de la finaliteacute peacutedagogique et eacuteducative de la sortie Lrsquoexistence des diffeacuterents actes La rupture de lrsquoeacutegaliteacute des participants au voyage (existence de diffeacuterents tarifs selon que
lrsquoeacutelegraveve est affilieacute ou non au foyer socio-eacuteducatif) La violation du principe de gratuiteacute de lrsquoenseignement (deacutepenses des accompagnateurs mis
directement ou indirectement agrave la charge des familles) Lrsquoabsence drsquoacte La gestion de fait par une association La compeacutetence du conseil drsquoadministration pour deacutelibeacuterer sur le financement des voyages si
cette attribution a eacuteteacute deacuteleacutegueacutee agrave la commission permanente (le conseil drsquoadministration ne peut plus deacutecider et la commission permanente nrsquoest pas compeacutetente pour voter une DBM)
Reacutefeacuterence - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
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LES DONS
Deacutefinition Un don est une libeacuteraliteacute agrave titre gracieux Lrsquoassembleacutee geacuteneacuterale du foyer socio-eacuteducatif
ou la personne responsable drsquoun autre organisme peut deacutecider de financer les sorties ou voyages
scolaires drsquoun eacutetablissement public local drsquoenseignement Cette participation prend la forme drsquoun
don fait agrave lrsquoeacutetablissement Pour que ce don soit recevable il faut qursquoil soit notifieacute agrave lrsquoeacutetablissement et
que le conseil drsquoadministration se prononce sur le principe du versement du don en autorisant le chef
drsquoeacutetablissement agrave accepter ce don
Reacutefeacuterence
- Article R421-20 du code de lrsquoeacuteducation - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
FSE Lettre de notification du don
Chef drsquoeacutetablissement Etude du caractegravere recevable du don
Equipe de direction Instruction
Conseil drsquoadministration
Deacutecision autorisant le chef drsquoeacutetablissement agrave accepter le don
DBM si neacutecessaire
Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Acte relatif au don
- Type acte relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte non soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
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Le respect des engagements en acceptant le don lrsquoeacutetablissement accepte les exigences du financeur fixeacutees dans la lettre de notification du don si le don est affecteacute au voyage agrave tel voyage il ne pourra pas servir pour un autre voyage Le don nrsquoest acquis que si le voyage se reacutealise (article R421-66 du code de lrsquoeacuteducation)
Lrsquoabsence de discrimination le don est affecteacute au voyage et non pas pour faire beacuteneacuteficier quelques participants drsquoun tarif diffeacuterent ou preacutefeacuterentiel
Le compte rendu financier du voyage Lrsquoexistence de lrsquoacte du CA Le caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
LA TECHNIQUE DES RESSOURCES AFFECTEacuteES Cette technique est utiliseacutee pour des opeacuterations preacutevues par des contrats des conventions ou bien se rapportant agrave des dons legs et recettes leacutegales qui remplissent simultaneacutement les conditions suivantes
- signature drsquoune convention avec un financeur fixant les obligations ou acceptation de dons ou de recettes en contrepartie drsquoobligations
- obligation de rendre compte de lrsquoutilisation des creacutedits - obligation de restituer le solde non employeacute ou obtenir du bailleur de fonds le report de
ces creacutedits sur lrsquoexercice suivant La comptabiliteacute de ces opeacuterations srsquoexeacutecute du 1er janvier au 31 deacutecembre (il nrsquoexiste pas de peacuteriode drsquoinventaire)
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LES REGIES
Les actes de creacuteation drsquoune reacutegie ou de nomination du reacutegisseur ne sont pas soumis agrave lrsquoapprobation
du conseil drsquoadministration
1) Creacuteation drsquoune reacutegie
Le principe Les actes de creacuteation de reacutegies doivent ecirctre transmis au comptable supeacuterieur du Treacutesor en application des dispositions de lrsquoarrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et drsquoavances Sans formulation drsquoobservations du comptable supeacuterieur du Treacutesor les deacutecisions de creacuteation de reacutegies seront exeacutecutoires agrave lrsquoissue du deacutelai de 15 jours agrave compter de la date de transmission Il nrsquoest donc pas neacutecessaire de formaliser lrsquoaccord du comptable supeacuterieur du Treacutesor
Reacutefeacuterence
- Deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute relatif aux reacutegies de recettes et aux reacutegies drsquoavances des organismes publics
- Arrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et des reacutegies drsquoavances
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignants Demande
Chef drsquoeacutetablissement Demande avis de lrsquoagent comptable
Agent comptable Avis
Chef drsquoeacutetablissement Deacutecision de creacuteation de la reacutegie transmission
Comptable supeacuterieur du Treacutesor Exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves transmission
Acte relatif agrave la reacutegie
- Type acte du chef drsquoeacutetablissement - Forme acte reacutedigeacute - Acte non soumis agrave lrsquoapprobation du conseil drsquoadministration - Acte non soumis au controcircle de leacutegaliteacute - Acte exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves la transmission au comptable supeacuterieur du treacutesor - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
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Les points agrave surveiller
- Preacutesence du document instituant la reacutegie Ce document est accompagneacute du document
intituleacute laquo document drsquohabilitation raquo
o La deacutecision portant institution drsquoune reacutegie deacutecrit la nature de deacutepense ainsi que le
montant maximum par opeacuteration
o Le document drsquohabilitation preacutecisera
la date drsquohabilitation
lrsquoobjet de la reacutegie
la dureacutee
le nom du reacutegisseur
son grade
le nom du suppleacuteant
le montant de lrsquoavance
la peacuteriodiciteacute des justificatifs
le chapitre autoriseacute ainsi que les moyens de regraveglement
- Nouvelle transmission en cas de modifications drsquoune recette ou et drsquoune deacutepense
2) Nomination du reacutegisseur
La nomination du reacutegisseur est un acte interne agrave llsquoeacutetablissement et le document retraccedilant
cette nomination issu de lrsquoapplication informatique nrsquoest pas agrave transmettre
Ces reacutegies temporaires concernent principalement les voyages scolaires Le montant maximal de lrsquoavance dans le cadre drsquoune reacutegie temporaire est limiteacute au montant preacutevisible des deacutepenses agrave honorer dans le cadre de la reacutegie Il nrsquoexiste aucune disposition reacuteglementaire preacutecisant le montant maximum puisqursquoil est variable suivant lrsquoobjet de la reacutegie temporaire Le montant maximum de lrsquoavance doit donc ecirctre deacutetermineacute preacuteciseacutement en fonction de la dureacutee et de la destination du voyage
3) Nomination drsquoun mandataire
Les reacutegisseurs ont la faculteacute de deacutesigner sous leur responsabiliteacute et apregraves autorisation de lagent comptable un mandataire
Les conditions particuliegraveres de recouvrement de certains droits et de paiement de certaines deacutepenses peuvent justifier que celles-ci soient reacutealiseacutees par drsquoautres personnes habiliteacutees qui interviennent en qualiteacute de mandataires pour le compte et sous la responsabiliteacute du reacutegisseur (par exemple pour le regraveglement de deacutepenses lors drsquoun voyage scolaire agrave lrsquoeacutetranger)
Les mandataires agissent sous la responsabiliteacute du reacutegisseur Ils ne sont pas assujettis agrave cautionnement Ils ne perccediloivent pas drsquoindemniteacute de responsabiliteacute
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Organigramme et chronologie
Acteurs Rocircle
Actes
Reacutegisseur Initiative
Agent comptable Autorisation
Reacutegisseur Deacutesignation Procuration
Reacutegisseur Information du chef drsquoeacutetablissement et Speacutecimen de la
signature du mandataire
Reacutegisseur Speacutecimen de la signature du mandataire
Chronologie
Type drsquoacte Acte du reacutegisseur qui eacutetablit une procuration sur papier libre - Forme
o Acte reacutedigeacute sur papier libre o Visa de lrsquoagent comptable
- Deacutecision exeacutecutoire apregraves information du chef drsquoeacutetablissement - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de lrsquoacte
Identification du mandataire Objet du mandat les pouvoirs confieacutes au mandataire (type de deacutepenses type de recettes)
doivent ecirctre expresseacutement deacutetermineacutees dans la convention de mandat Les conditions drsquoexeacutecution de la convention
o Mise agrave disposition drsquoun registre de reccedilus agrave souche o Deacutelivrance drsquoun reccedilu o Inscription sur la souche du nom de lrsquoeacutelegraveve de la date et du montant o Consignes en cas drsquoerreur ou de rectification o Reversement tous les huit jours au maximum au reacutegisseur des fonds et piegraveces
justificatives deacutetenus
Lrsquoobligation pour le mandataire de tenir une comptabiliteacute simplifieacutee Le rappel que les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute
personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Signature de lrsquoacte de nomination accompagneacutee de la mention laquo vu pour acceptation raquo Visa de lrsquoagent comptable
Les points agrave surveiller
Le caractegravere personnel de la deacuteleacutegation (laquo intuitu personae raquo agent preacutesentant les garanties neacutecessaires)
Aucun mandataire suppleacuteant nrsquoest autoriseacute
Le caractegravere impreacutecis de lrsquoobjet de la convention de mandat
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Lrsquoenvoi de la copie de la procuration ainsi que le speacutecimen de la signature du mandataire Le respect par le mandataire des dispositions du mandat et des regravegles de fonctionnement de
la reacutegie Le mandataire ne peut exercer ses fonctions dans le cas dabsence du reacutegisseur que pendant
deux mois au maximum Dans le cas dabsence supeacuterieure agrave deux mois il convient de proceacuteder agrave la nomination dun nouveau reacutegisseur ou dun inteacuterimaire
Annexe exemple drsquoune procuration
CONVENTION DE MANDAT
Vu la loi ndeg 63-156 du 23 feacutevrier 1963 portant loi de finances pour 1963 Vu le deacutecret ndeg 62-1587 du 29 deacutecembre 1962 portant regraveglement geacuteneacuteral sur la comptabiliteacute publique Vu le deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute en dernier lieu par le deacutecret 97-33 du 13 janvier 1997 relatif aux reacutegies de recettes et drsquoavances des organismes publics En application de lrsquoinstruction codificatrice ndeg 05-042-M9-R du 30 septembre 2005 annotant lrsquoinstruction codificatrice ndeg 98-065 ndash M9 ndash R du 4 mai 1998
Vu lrsquoacte administratif ndeghelliphelliphelliphellip du Conseil drsquoadministration du helliphelliphelliphelliphelliprelatif au financement du budget du voyage scolaire
Article 1 Objet Monsieur helliphelliphelliphelliphellip agissant en qualiteacute de reacutegisseur du Collegravege helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip donne procuration agrave Monsieur helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip professeur de helliphelliphelliphelliphelliphellip deacutesigneacute en qualiteacute de mandataire pour lrsquoencaissement des recettes correspondantes agrave helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Article 2 Seuil des encaissements Consideacuterant le tarif voteacute en Conseil drsquoadministration et le nombre drsquoeacutelegraveves concerneacutes Le montant des encaissements ne doit pas deacutepasser helliphelliphelliphelliphellipeuros
Article 3 Obligations du mandataire Un registre de reccedilus agrave souche sera deacutelivreacute au mandataire A chaque encaissement le mandataire devra deacutelivrer un reccedilu En cas drsquoerreur ou drsquoannulation le reccedilu portera la mention laquo annuleacute raquo et sera agrafeacute agrave la souche Le mandataire inscrira sur la souche le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant et lrsquoobjet Le mandataire indiquera sur le reccedilu le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant lrsquoobjet sa qualiteacute et son eacutemargement sera preacuteceacutedeacute de son nom Il doit proceacuteder au reversement tous les huit jours au maximum des fonds et piegraveces justificatives qursquoil deacutetient au reacutegisseur qui les centralise et les integravegre dans sa comptabiliteacute En aucun cas le mandataire ne doit encaisser des sommes ne correspondant pas agrave lrsquoobjet le montant ou la qualiteacute des deacutebiteurs de la preacutesente convention
Article 4 Responsabiliteacute Les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Le mandataire est donc tenu de rendre compte de sa gestion au reacutegisseur et doit agrave ce titre tenir une comptabiliteacute simplifieacutee de sa gestion
En cas de non respect des termes de la preacutesente convention par le mandataire le reacutegisseur se reacuteserve le droit drsquoengager la responsabiliteacute du mandataire
Article 5 Dureacutee La preacutesente convention est conclue pour une dureacutee de deux mois agrave compter de sa signature A helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip le helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
LrsquoAgent comptable Le Reacutegisseur Le Mandataire laquovu pour acceptation raquo
helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
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LA BUDGETISATION DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages obligatoires non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives
Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute obligatoire les deacutepenses sont effectueacutees sur le budget de lrsquoeacutetablissement etou sur ressources speacutecifiques Aucune participation des familles ne peut ecirctre demandeacutee il nrsquoexiste en comptabiliteacute aucun compte 7067 contributions des familles aux voyages scolaires dans les services eacutenumeacutereacutes ci-dessous La gestion financiegravere et comptable est imputeacutee en totaliteacute
- Au service geacuteneacuteral o sur le chapitre A1 activiteacute eacuteducatives et peacutedagogiques (A1 6245)
- etou sur les services speacuteciaux suivants
o J 1 Enseignement technique (y compris la taxe drsquoapprentissage si la sortie est en rapport avec la formation des eacutelegraveves)
o J 31 J32 J38 Projet drsquoeacutetablissement o J 4 Zone drsquoeacuteducation prioritaire
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o N 85 Subvention de collectiviteacute territoriale pour le deacuteveloppement des activiteacutes culturelles et peacuteri-eacuteducatives
Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages facultatifs non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Participation des familles
Ressources non
affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires
La gestion financiegravere et comptable du voyage doit ecirctre impeacuterativement imputeacutee en totaliteacute sur le
service speacutecial ndash chapitre N3 en recettes et en deacutepenses
Le chapitre N3 est un service speacutecial sans reacuteserve eacutequilibreacute en recettes et en deacutepenses geacutereacute en partie depuis le 1er janvier 2008 selon la technique des ressources affecteacutees dont la comptabilisation donne lieu agrave une prise en charge au deacutebit du C468 263 produits agrave recevoir sur appariements voyages par le creacutedit du compte C468 663 charges agrave payer sur appariements voyages
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Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute facultative la totaliteacute des deacutepenses est effectueacutee sur le budget du voyage tel qursquoil a eacuteteacute preacutesenteacute et voteacute par le conseil drsquoadministration
Les personnels drsquoencadrement eacutetant dispenseacutes de contribution financiegravere il est donc neacutecessaire de preacutevoir sur le budget de lrsquoeacutetablissement les modaliteacutes de financement des deacutepenses des accompagnateurs affeacuterentes agrave ce voyage puisque les familles nrsquoont pas agrave en supporter les frais Si les accompagnateurs payent une participation cette derniegravere devra ecirctre retraceacutee au compte 70888
Dans le cas des sorties et voyages facultatifs la participation demandeacutee aux familles sera comptabiliseacutee au compte 7067 Nota bene Le compte 70667 ne doit jamais ecirctre utiliseacute pour un voyage ce dernier est reacuteserveacute agrave des contributions de formation continue et de promotion sociale (racine 7066) Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
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La technique budgeacutetaire des contributions entre services pour les comptes laquo charges agrave payer raquo et laquo produits agrave recevoir raquo
Si une des recettes du voyage provient drsquoun preacutelegravevement sur fonds de reacuteserve ou drsquoun autre service de lrsquoeacutetablissement Il conviendra drsquoappliquer alors la technique budgeacutetaire des contributions entre services (comptes 6588 et 7588) Le principe est simple laquo un service qui donne un service qui reccediloit raquo La comptabilisation de cette opeacuteration se traduira par
- un mandat drsquoordre au compte 6588 dans le service qui donne - un OR au compte 7588 dans le service qui reccediloit
Compte
D 6588 Compte
4662 Compte
468263 Compte
468663 Compte
N3 7588
D C D C D C D C D C
1 X X 2 X X 3 X X 4 X X
Seront utiliseacutes les comptes suivants compte 6588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement compte 4662 Mandats agrave payer ndash Exercice courant compte 468263 Produits agrave recevoir sur appariements voyages compte 468663 Charges agrave payer sur appariements voyages Compte 7588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement
Lrsquoeacutegaliteacute entre ces deux comptes doit toujours exister que ce soit au niveau de lrsquoouverture de creacutedits et de preacutevision de recettes ou que ce soit au niveau de lrsquoexeacutecution le mandat drsquoordre au compte 6588 et la recette drsquoordre au 7588 doivent ecirctre eacutetablis pour le montant exact de la deacutepense constateacutee sur ce financement et non en fonction de la preacutevision budgeacutetaire
DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au chapitre D 6588 si le preacutelegravevement provient des reacuteserves du service geacuteneacuteral au J1 6588 srsquoil provient des reacuteserves de lrsquoenseignement technique DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au service speacutecial J3(X) 6588 si le voyage finalise un projet drsquoeacutetablissement (PAPeacutet) participation du service speacutecial au service N3 qui retrace la totaliteacute du voyage
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2
Calcul des inteacuterecircts moratoires
Problegraveme
Le deacutepassement du deacutelai de paiement ouvre de plein droit et sans formaliteacute le beacuteneacutefice drsquointeacuterecircts moratoires agrave compter du jour suivant lrsquoexpiration du deacutelai (article 98 du code des marcheacutes publics)
le montant des inteacuterecircts moratoires dus est rarement payeacute
Constat
La difficulteacute de calculer le deacutelai montant des inteacuterecircts moratoires dus
Causes
Absence de consigne donneacutee et drsquooutil
Conseacutequences
Le titulaire du marcheacute ou le sous-traitant ne beacuteneacuteficie pas conformeacutement agrave lrsquoarticle 98 du code des
marcheacutes publics de plein droit et sans autre formaliteacute dinteacuterecircts moratoires agrave compter du jour
suivant lexpiration du deacutelai
Recommandations
Apposer la date de reacuteception sur les factures degraves leur arriveacutee
Fiche de proceacutedure eacutelaboreacutee par lrsquoagent comptable avec un lien avec le module de calcul des inteacuterecircts moratoires
Information par courrier de lrsquoordonnateur
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FICHE DE PROCEDURE
Veacuterification du deacutelai de paiement et calcul des inteacuterecircts moratoires
ACTIVITE ECHEANCE RESPONSABLE SUPPLEANT
Nom Nom
Veacuterification agrave opeacuterer sur les piegraveces justificatives syst
Existence drsquoune date drsquoarriveacutee sur la facture ou sur les
piegraveces justificatives
Veacuterification du deacutelai global de paiement de 30 jours
Si neacutecessaire
Liquidation avec lrsquoassistant de calcul des inteacuterecircts moratoires sur
lettre type de liquidation
Lettre agrave lordonnateur de demande de mandatement des
inteacuterecircts moratoires
si IM
Enregistrement de la lettre
Transfert de la lettre agrave lordonnateur
Mise agrave jour du fichier des IM lors de la mise en paiement
Information de lordonnateur et des autoriteacutes de tutelle
en cas dabsence de mise en paiement des IM
Validation du controcircle syst
Signaler par eacutecrit les anomalies constateacutees
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Maicirctriser les actes relatifs aux sorties et voyages scolaires
Une sortie ou un voyage scolaire constitue un acte peacutedagogique complexe qui neacutecessite
une extrecircme vigilance Il y a en effet souvent derriegravere cet acte peacutedagogique de nombreux actes
administratifs obligatoires divers et varieacutes qui relegravevent de diffeacuterentes reacuteglementations drsquoougrave lrsquointeacuterecirct de
bien preacutevoir et programmer dans un cadre preacutealablement deacutefini ce type drsquoactiviteacute afin drsquoassurer la
meilleure seacutecuriteacute juridique possible
A coteacute du risque juridique inheacuterent agrave tout acte respect des regravegles de forme des regravegles de
compeacutetence des conditions de fond obligation ou non de transmission et des regravegles de publiciteacute de
nombreux autres risques existent la typologie des risques suivante peut ecirctre dresseacutee
- Risque juridique lieacute agrave lrsquoabsence des actes relatifs aux sorties et voyages neacutecessaires
- Mauvaise organisation du voyage ou absence drsquoorganisation
- Risque financier
- Maniement de deniers publics par une personne non habiliteacutee
- Meacuteconnaissance des principes de la commande publique
A travers divers constats il est possible de dresser une analyse sommaire des principaux risques
lieacutes aux actes
RISQUES ORGANISATIONNELS
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
Le voyage est deacutecideacute et organiseacute par un enseignant laquo dans son coin raquo
Absence drsquoorganisation Inseacutecuriteacute juridique
Fixer un cadre Elaboration drsquoune charte interne ou drsquoun regraveglement inteacuterieur
Le voyage est deacutecideacute et organiseacute par un enseignant en cours de trimestre scolaire
Absence drsquoorganisation Inseacutecuriteacute juridique
Programmer dans le cadre de lrsquoanneacutee scolaire les sorties et voyages scolaires
Elaboration de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
Le voyage nrsquoest pas autoriseacute par le chef drsquoeacutetablissement
Risque juridique Preacutevoir un formulaire drsquoautorisation agrave compleacuteter X jours avant le deacutepart
Acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage
Absence drsquoinformation des repreacutesentants leacutegaux etou drsquoacte arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
Risque juridique Preacutevoir une fiche drsquoinscription et drsquoautorisation parentale
Acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
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Voyage et assurance de lrsquoeacutelegraveve
Meacuteconnaissance du principe de gratuiteacute si la sortie est obligatoire
Information des parents
Absence drsquoacte autorisant le deacuteplacement des accompagnateurs
Risque juridique Etablir systeacutematiquement X jours avant le deacutepart les ordres de mission
Ordre de mission pour les accompagnateurs
RISQUES LIES AUX ACTES FINANCIERS
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
La participation des familles nrsquoest pas arrecircteacutee par le conseil drsquoadministration
Risque financier Risque juridique Lrsquoagent comptable ne peut rien encaisser
Preacutesenter le budget du voyage en CA et fixer le tarif du voyage
Acte relatif au financement des voyages scolaires
Le budget du voyage nrsquoest pas arrecircteacute en eacutequilibre par le CA
Risque financier Preacutesenter le budget du voyage en CA et arrecircteacute un budget eacutequilibreacute
Budget du voyage
Le voyage nrsquoest pas budgeacutetiseacute
Aucun engagement (bon de commande bon de reacuteservation) ne peut ecirctre eacutetabli
Inscrire au budget la sortie ou le voyage
Budget de lrsquoEPLE DBM
Un don est attribueacute agrave lrsquoeacutetablissement
Risque lieacute agrave la notification du don
Preacutesenter au CA la notification du don
Acte relatif agrave lrsquoacceptation du don
Une Subvention est notifieacutee agrave lrsquoeacutetablissement
Risque lieacute agrave la subvention
Preacutesenter au CA la notification de la subvention avec les conditions drsquoutilisation et de compte rendu
Un eacutelegraveve ne part pas et demande le remboursement de son avance
Risque financier lieacute agrave lrsquoeacutequilibre du voyage
Elaborer une fiche de proceacutedure selon les eacuteleacutements deacutefinis dans la charte ou le regraveglement des voyages
Acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le remboursement
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RISQUES LIES AU MANIEMENT DE DENIERS PUBLICS PAR UNE PERSONNE NON HABILITEE
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
Lrsquoaccompagnateur demande des espegraveces pour des entreacutees de museacutee des tickets de meacutetro et des boissons
Maniement de deniers publics par des personnes non autoriseacutees
Creacuteer une reacutegie temporaire Acte de creacuteation de la reacutegie Nomination du reacutegisseur
Lrsquoenseignant reacutecupegravere dans sa classe lrsquoargent des familles
Maniement de deniers publics par des personnes non autoriseacutees
Creacuteer une reacutegie temporaire ou bien Autoriser lrsquoenseignant agrave collecter le montant de la participation des eacutelegraveves
Convention de mandat
RISQUES LIES A LrsquoACHAT PUBLIC EN EPLE
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
Un enseignant commande et apporte un contrat avec un voyagiste
Incompeacutetence de lrsquoauteur de lrsquoacte
Obtenir lrsquoautorisation de signer un contrat
Inscription agrave lrsquoEPCP Autorisation donneacutee au CE par le CA de signer le contrat
Un enseignant commande et apporte un contrat avec un voyagiste
Meacuteconnaissance des principes de la commande publique
Deacutefinir le besoin deacuteterminer les seuils reacutediger un document de consultation effectuer la publiciteacute et mise en concurrence neacutecessaires seacutelectionner le candidat
Passation du marcheacute
Reacutefeacuterence
- Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le second degreacute raquo
- Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg 160 du 9 janvier 2006 laquo Les actes administratifs des EPLE raquo
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Sommaire
Introduction Analyse des risques
La charte ou le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
CA et programmation des sorties et voyages scolaires dans le cadre de lrsquoanneacutee scolaire
Les sorties et voyages scolaires obligatoires
Les sorties et voyages scolaires facultatifs
Les dons
Les reacutegies
- La creacuteation de la reacutegie
- La nomination du reacutegisseur
- La nomination drsquoun mandataire
La budgeacutetisation des sorties et voyages scolaires ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de
recettes
- Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages
obligatoires non preacutevues au budget initial
- Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages
facultatifs non preacutevues au budget initial
Les contributions entre service
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LA CHARTE OU LE REGLEMENT INTERIEUR DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES
Deacutefinition La Charte ou le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires constitue un cadre
peacutedagogique administratif et financier propre agrave chaque eacutetablissement ce cadre permettra de
deacutefinir les principes retenus pour lrsquoorganisation de toutes les sorties et voyages scolaires de
lrsquoeacutetablissement
Caracteacuteristiques et diffeacuterences entre ces deux notions
- La charte des sorties et voyages scolaires constitue un cadre qui nrsquoa aucune valeur juridique crsquoest un code de bonne conduite elle institue un ensemble de regravegles que les membres de la communauteacute eacuteducative srsquoengagent agrave respecter crsquoest un mode opeacuteratoire un modus vivendi qui est deacutefini Les manquements agrave une des regravegles fixeacutees par cette charte ne feront lrsquoobjet drsquoaucune sanction
- Le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires constitue un cadre qui a valeur juridique ce code de bonne conduite srsquoinscrit dans lrsquoordonnancement juridique il devient obligatoire et produit des effets juridiques tous les actes du chef drsquoeacutetablissement ou du conseil drsquoadministration relatifs agrave des sorties ou voyages scolaires devront respecter les regravegles eacutecrites dans ce regraveglement inteacuterieur Les manquements agrave une des regravegles fixeacutees par ce regraveglement inteacuterieur pourront faire lrsquoobjet de sanction
Organigramme drsquoune charte
Acteurs Rocircle
Actes
Chef drsquoeacutetablissement Composition du groupe de reacuteflexion (facultatif)
Groupe de reacuteflexion Propositions
Equipe de direction Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation de la commission permanente
Commission permanente Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation du conseil drsquoadministration
Conseil drsquoadministration 1deg Adoption de la charte Avis
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la charte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute de la charte
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La charte des sorties et voyages scolaires
- Type drsquoacte Avis relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute Consultation (instruction) de la commission permanente recommandeacutee - Forme Acte reacutedigeacute - Deacutecision nrsquoayant aucune force juridique - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de la charte des sorties et voyages scolaires
La chartre constitue un cadre peacutedagogique administratif et financier propre agrave chaque
eacutetablissement du fait de son autonomie ce dernier est donc libre de fixer les points qui figureront ou
non dans sa charte en fonction de sa situation particuliegravere Pourront ecirctre inscrites dans la charte
plusieurs seacuteries de dispositions notamment des dispositions
- drsquoordre peacutedagogique o Principe de ladeacutequation des voyages au projet deacutetablissement o Principe de consultation systeacutematique du Conseil dadministration pour chaque sortie ou
voyage deacutefinition drsquoun seuil au dessous duquel le chef drsquoeacutetablissement autorise les sorties facultatives principe drsquoinformation du conseil drsquoadministration en deacutebut et fin drsquoanneacutee scolaire
- drsquoordre administratif o Deacutefinition drsquoun scheacutema relatif agrave lrsquoorganisation des sorties ou voyages o Deacutefinition des modaliteacutes drsquoorganisation des tacircches de la responsabiliteacute de chaque acteur o Deacutefinition du calendrier annuel drsquoorganisation des sorties et voyages o Elaboration de documents relatifs aux sorties et voyages facultatifs fiche projet fiches
drsquoinscription et autorisations obligatoires o Principe de diffusion systeacutematique de la charte aux familles dont lenfant participe agrave un
voyage
- drsquoordre financier o Principe de lrsquoeacutelaboration drsquoun budget pour chaque sortie ou voyage compte rendu au
conseil drsquoadministration agrave la fin de lrsquoanneacutee scolaire o Principe de la participation des familles (versement preacutealable au voyage eacutechelonnement des
versements) o Deacutefinition de regravegles pour la gestion des reliquats o Deacutefinition de regravegles en cas dannulation de voyage (reversement ou non des sommes deacutejagrave
verseacutees) o Deacutefinition de regravegles en cas de deacutesistement dun eacutelegraveve (situation variable selon que son
absence fait supporter un coucirct financier plus important ou non aux autres eacutelegraveves si oui restitution ou non des sommes deacutejagrave verseacutees)
o Regravegles et calendrier pour la constitution drsquoune reacutegie
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Organigramme drsquoun regraveglement inteacuterieur
Acteurs Rocircle
Actes
Chef drsquoeacutetablissement Composition du groupe de reacuteflexion (facultatif)
Groupe de reacuteflexion Propositions
Equipe de direction Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation de la commission permanente
Commission permanente Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation du conseil drsquoadministration
Conseil drsquoadministration Adoption du regraveglement inteacuterieur Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Transmission de la deacutelibeacuteration
Controcircle de leacutegaliteacute Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute de lrsquoacte
Acte relatif au regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
- Type drsquoacte Acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute Consultation (instruction) de la commission permanente - Forme Acte reacutedigeacute - Acte soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte exeacutecutoire quinze jours apregraves lrsquoaccuseacute de reacuteception - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de la deacutelibeacuteration relative au regraveglement des sorties et voyages scolaires
Le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires constitue un cadre peacutedagogique
administratif et financier propre agrave chaque eacutetablissement du fait de son autonomie ce dernier est
donc libre de fixer les points qui figureront ou non dans sa charte en fonction de sa situation
particuliegravere Pourront ecirctre inscrites dans ce regraveglement plusieurs seacuteries de dispositions notamment
des dispositions
- drsquoordre peacutedagogique o Principe de ladeacutequation des voyages au projet deacutetablissement
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o Principe de consultation systeacutematique du Conseil dadministration pour chaque sortie ou voyage deacutefinition drsquoun seuil au dessous duquel le chef drsquoeacutetablissement autorise les sorties facultatives principe drsquoinformation du conseil drsquoadministration en deacutebut et fin drsquoanneacutee scolaire
- drsquoordre administratif o Deacutefinition drsquoun scheacutema relatif agrave lrsquoorganisation des sorties ou voyages o Deacutefinition des modaliteacutes drsquoorganisation des tacircches de la responsabiliteacute de chaque acteur o Deacutefinition du calendrier annuel drsquoorganisation des sorties et voyages o Elaboration de documents types relatifs aux sorties et voyages facultatifs fiche projet fiches
drsquoinscription et autorisations obligatoires o Principe de diffusion systeacutematique du regraveglement inteacuterieur aux familles dont lenfant participe
agrave un voyage - drsquoordre financier
o Principe de lrsquoeacutelaboration drsquoun budget pour chaque sortie ou voyage compte rendu au conseil drsquoadministration agrave la fin de lrsquoanneacutee scolaire
o Principe de la participation des familles (versement preacutealable au voyage eacutechelonnement des versements)
o Deacutefinition de regravegles pour la gestion des reliquats o Deacutefinition de regravegles en cas dannulation de voyage (reversement ou non des sommes deacutejagrave
verseacutees) o Deacutefinition de regravegles en cas de deacutesistement dun eacutelegraveve (situation variable selon que son
absence fait supporter un coucirct financier plus important ou non aux autres eacutelegraveves si oui restitution ou non des sommes deacutejagrave verseacutees)
o Regravegles et calendrier pour la constitution drsquoune reacutegie
Les bonnes pratiques
Lrsquoacte devra ecirctre rendu exeacutecutoire par lrsquoautoriteacute de controcircle avant tout autre acte relatif aux sorties et voyages
Lrsquoacte devra faire lrsquoobjet drsquoune large publiciteacute agrave chaque rentreacutee scolaire
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Exemple drsquoune charte Charte ndash regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
Un modegravele de charte ndash regraveglement inteacuterieur des voyages organiseacutes par les EPLE est proposeacute ci-apregraves Il
ne srsquoagit pas drsquoun formulaire preacuteconiseacute mais drsquoune trame pouvant ecirctre adapteacutee aux circonstances
particuliegraveres
Article 1 Une sortie scolaire nrsquoa de justification que dans le cadre drsquoun projet peacutedagogique en relation avec les
enseignements obligatoires et les programmes Cet ancrage doit ecirctre expliciteacute dans la description du projet
Article 2 Toute sortie ne peut exceacuteder une dureacutee de 5 jours pris sur le temps scolaire Le conseil
drsquoadministration fixe le nombre de sorties facultatives agrave X par niveau ou classe dans lrsquoanneacutee
Article 3 Le conseil drsquoadministration fixe le montant de la contribution volontaire des familles Le conseil drsquoadministration tolegravere une variation de XX de la participation demandeacutee
Article 4 Le conseil drsquoadministration nrsquoexamine pas les projets dont la contribution volontaire des familles nrsquoexcegravede pas la somme de XX euros
Article 5 La sortie pourra se deacuterouler si XX des eacutelegraveves de la classe ou du niveau participent au deacuteplacement Le voyage linguistique se deacuteroule si XX des eacutelegraveves drsquoun niveau y participent
Article 6 Lrsquoeacutetablissement est autoriseacute agrave percevoir par avance les contributions volontaires des familles Les deacutepenses seront engageacutees dans la limite des sommes perccedilues
Article 7 Les financements envisageacutes par lrsquoeacutetablissement preacutelegravevement sur fonds de reacuteserves participation
drsquoun autre chapitre ou affectation de subvention de fonctionnement (sous reacuteserve drsquo instruction particuliegravere de
la collectiviteacute de rattachement) sont soumis agrave lrsquoapprobation du conseil drsquoadministration
Article 8 Les modaliteacutes de contribution financiegravere ne concernent pas les personnels drsquoencadrement du voyage puisque lrsquoensemble des accompagnateurs beacuteneacuteficie de la gratuiteacute Les charges ne devant pas ecirctre supporteacutees par les familles leur financement sera preacutevu sur le budget de lrsquoeacutetablissement (subventions diverses ressources propres etc)
Article 9 La participation aux charges communes est fixeacutee agrave hellip du montant du budget du voyage scolaire (frais de teacuteleacutephone reacuteception formaliteacutes administrativeshellip)
Article 10 Un bilan financier du voyage sera preacutesenteacute au conseil drsquoadministration
Article 11 Lrsquoeacuteventuel reliquat sera obligatoirement rembourseacute aux familles qui auront reacutegleacute lrsquointeacutegraliteacute de la participation demandeacutee excepteacute srsquoil est infeacuterieur agrave hellip Euros
Article 12 Les reliquats infeacuterieurs agrave 8 euros seront acquis deacutefinitivement agrave lrsquoeacutetablissement agrave lrsquoexpiration drsquoun deacutelai de 3 mois agrave compter de sa date de notification aux familles si celles-ci nrsquoen ont pas demandeacute le remboursement Article 13 Les conditions drsquoannulation du voyage seront notifieacutees aux familles par acte drsquoengagement Ces
conditions peuvent ecirctre deacutetermineacutees par lrsquoeacutetablissement Elles peuvent ecirctre eacutequivalentes agrave celles preacutevues dans
la convention de seacutejour
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CA ET PROGRAMMATION DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES DANS LE CADRE DE LrsquoANNEE SCOLAIRE
Exemple de calendrier avec programmation des sorties et des voyages scolaires en deacutebut drsquoanneacutee
scolaire
Calendrier Actes du CA Anneacutee N
Anneacutee N+1
1er CA de lrsquoanneacutee
Elaboration de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
X
2eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage
X
3eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Budget de lrsquoEPLE
Inscription des sorties et voyages agrave lrsquoEPCP
X
4eacuteme CA de lrsquoanneacutee
5eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Compte rendu du voyage et preacutesentation du bilan financier au CA
X
Exemple de calendrier sans programmation drsquoune sortie ou drsquoun voyage scolaire en deacutebut drsquoanneacutee
scolaire
Calendrier Actes du CA Anneacutee N
Anneacutee N+1
1er CA de lrsquoanneacutee
Elaboration de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages
scolaires
2eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage
3eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Budget de lrsquoEPLE
4eacuteme CA de
lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage DBM
Inscription des sorties et voyages agrave lrsquoEPCP
Ou Acte du CA autorisant le CE de signer le contrat
X
5eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Compte rendu du voyage et preacutesentation du bilan financier au
CA
X
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LES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES OBLIGATOIRES
Deacutefinition Deacuteplacements collectifs drsquoeacutelegraveves hors de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
accompagneacutes et organiseacutes sous lrsquoautoriteacute du chef drsquoeacutetablissement dans le cadre drsquoune action
eacuteducative ayant lieu tout ou partie pendant le temps scolaire
La sortie effectueacutee sur une journeacutee ou une demi-journeacutee ne comporte pas de nuiteacutee Le voyage
inclut au moins une nuiteacutee Tout voyage comportant une nuiteacutee est facultatif en application de
lrsquoarticle 371-3 du code civil
Le caractegravere obligatoire implique la gratuiteacute pour les eacutelegraveves et accompagnateurs
Critegraveres de la sortie obligatoire
La sortie obligatoire concerne la classe entiegravere ou un niveau deacutetermineacute La sortie srsquoinscrit dans le cadre des programmes officiels ou du projet drsquoeacutetablissement La sortie srsquoexeacutecute sur le temps scolaire
Reacutefeacuterence
- Circulaire ndeg79-186 du 12 Juin 1979 - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
Organigramme
Les sorties et voyages obligatoires vont amener plusieurs actes
Un acte relatif agrave la programmation des voyages et sorties scolaires Un acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant la sortie Un ordre de mission
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignant Initiative du voyage
Chef drsquoeacutetablissement Faisabiliteacute
Equipe de direction Instruction
Conseil drsquoadministration Consultation et programmation Avis ou Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Autorisation du voyage Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes Information des familles
Chef drsquoeacutetablissement Ordre de mission Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
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Chronologie
1deg acte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Deacutecision immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
2deg acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
3deg ordre de mission pour les accompagnateurs
- Type drsquoacte acte du chef drsquoeacutetablissement relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable apregraves publiciteacute notification agrave lrsquointeacuteresseacute
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires Le respect de la finaliteacute peacutedagogique et eacuteducative de la sortie Le respect des critegraveres de la sortie obligatoire elle ne peut pas concerner seulement que
quelques eacutelegraveves Lrsquoinformation des familles ou du repreacutesentant leacutegal (eacutecrite si besoin) Le caractegravere facultatif de lrsquoassurance pour la famille (La sortie constitue une activiteacute
obligatoire) La violation du principe de gratuiteacute de lrsquoenseignement pour les eacutelegraveves et les
accompagnateurs Lrsquoabsence drsquoacte du chef drsquoeacutetablissement Le caractegravere exeacutecutoire des actes La gestion financiegravere de la sortie incombe en totaliteacute sur le budget de lrsquoeacutetablissement
chapitre A1 J1 ou J31 J32 J38 ou J4 il nrsquoexiste aucun compte 7067 contribution des familles aux voyages scolaires
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LES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES FACULTATIFS
Deacutefinition Deacuteplacements collectifs drsquoeacutelegraveves hors de lrsquoEPLE accompagneacutes et organiseacutes sous
lrsquoautoriteacute du chef drsquoeacutetablissement dans le cadre drsquoune action eacuteducative ayant lieu tout ou partie
pendant le temps scolaire
La sortie effectueacutee sur une journeacutee ou une demi-journeacutee ne comporte pas de nuiteacutee Le voyage
inclut au moins une nuiteacutee Tout voyage comportant une nuiteacutee est facultatif en application de
lrsquoarticle 371-3 du code civil
Un voyage facultatif ne doit pas ecirctre discriminatoire ce caractegravere discriminatoire srsquoexamine au
regard du montant du coucirct du voyage coucirct discriminant pour certaines familles et au fait que le
coucirct du voyage des accompagnateurs ne doit pas ecirctre supporteacute par les familles
Les voyages scolaires vont amener plusieurs actes
Un acte relatif agrave la programmation des voyages et sorties scolaires Un acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage Un acte relatif au financement des voyages scolaires Un ordre de mission pour les accompagnateurs
Chronologie
1deg acte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute consultation (instruction) de la commission permanente - Forme acte reacutedigeacute - Deacutecision immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
2deg acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
3deg acte relatif au financement des voyages scolaires
- Type acte relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte exeacutecutoire quinze jours apregraves lrsquoaccuseacute de reacuteception - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
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4deg ordre de mission pour les accompagnateurs
- Type drsquoacte acte du chef drsquoeacutetablissement relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable apregraves publiciteacute notification agrave lrsquointeacuteresseacute
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignant Initiative du voyage
Chef drsquoeacutetablissement Faisabiliteacute
Equipe de direction Instruction
Commission permanente Instruction
Conseil drsquoadministration Consultation et programmation Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Autorisation et arrecirct de la liste des eacutelegraveves participant agrave la sortie ou au
voyage
Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Enseignant Deacutetail du voyage programme
Equipe de direction
Projet de budget de financement remplacement des enseignants accompagnateurs accueil des eacutelegraveves ne participant pas au
voyage
Conseil drsquoadministration Deacutecision relative au financement du voyage autorisation de signer les conventions don DBM pour
vote si neacutecessaire
Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Transmission acte et DBM
Controcircle de leacutegaliteacute Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Chef drsquoeacutetablissement Ordre de mission Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
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Contenu de la deacutelibeacuteration relative au financement des voyages scolaires
La reacutefeacuterence agrave la charte ou au regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires La reacutefeacuterence de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires La preacutesentation du voyage (destination date objet) Les classes concerneacutees Le nombre de participants et drsquoaccompagnateurs Le nom de lrsquoadulte responsable Le budget Lrsquoautorisation de signer les contrats et les conventions preacutesenteacutees simultaneacutement Le vote du montant maximum de la participation des familles Lrsquoeacutecheacuteancier des encaissements de la participation Les modaliteacutes de remboursement en cas de deacutesistement ou drsquoannulation Les modaliteacutes de remboursement en cas drsquoexceacutedent agrave la fin du voyage Les dons
Les bonnes pratiques
Lrsquoacte devra ecirctre rendu exeacutecutoire par lrsquoautoriteacute de controcircle avant drsquoencaisser de lrsquoargent des familles ou drsquoengager les deacutepenses relatives au voyage Le budget preacutevisionnel du voyage est joint agrave lrsquoacte
Lrsquoacte est agrave joindre au 1er mandatement relatif au paiement des deacutepenses ainsi qursquoagrave lrsquoordre de recettes des participants
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires Le respect de la finaliteacute peacutedagogique et eacuteducative de la sortie Lrsquoexistence des diffeacuterents actes La rupture de lrsquoeacutegaliteacute des participants au voyage (existence de diffeacuterents tarifs selon que
lrsquoeacutelegraveve est affilieacute ou non au foyer socio-eacuteducatif) La violation du principe de gratuiteacute de lrsquoenseignement (deacutepenses des accompagnateurs mis
directement ou indirectement agrave la charge des familles) Lrsquoabsence drsquoacte La gestion de fait par une association La compeacutetence du conseil drsquoadministration pour deacutelibeacuterer sur le financement des voyages si
cette attribution a eacuteteacute deacuteleacutegueacutee agrave la commission permanente (le conseil drsquoadministration ne peut plus deacutecider et la commission permanente nrsquoest pas compeacutetente pour voter une DBM)
Reacutefeacuterence - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
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LES DONS
Deacutefinition Un don est une libeacuteraliteacute agrave titre gracieux Lrsquoassembleacutee geacuteneacuterale du foyer socio-eacuteducatif
ou la personne responsable drsquoun autre organisme peut deacutecider de financer les sorties ou voyages
scolaires drsquoun eacutetablissement public local drsquoenseignement Cette participation prend la forme drsquoun
don fait agrave lrsquoeacutetablissement Pour que ce don soit recevable il faut qursquoil soit notifieacute agrave lrsquoeacutetablissement et
que le conseil drsquoadministration se prononce sur le principe du versement du don en autorisant le chef
drsquoeacutetablissement agrave accepter ce don
Reacutefeacuterence
- Article R421-20 du code de lrsquoeacuteducation - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
FSE Lettre de notification du don
Chef drsquoeacutetablissement Etude du caractegravere recevable du don
Equipe de direction Instruction
Conseil drsquoadministration
Deacutecision autorisant le chef drsquoeacutetablissement agrave accepter le don
DBM si neacutecessaire
Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Acte relatif au don
- Type acte relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte non soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
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Le respect des engagements en acceptant le don lrsquoeacutetablissement accepte les exigences du financeur fixeacutees dans la lettre de notification du don si le don est affecteacute au voyage agrave tel voyage il ne pourra pas servir pour un autre voyage Le don nrsquoest acquis que si le voyage se reacutealise (article R421-66 du code de lrsquoeacuteducation)
Lrsquoabsence de discrimination le don est affecteacute au voyage et non pas pour faire beacuteneacuteficier quelques participants drsquoun tarif diffeacuterent ou preacutefeacuterentiel
Le compte rendu financier du voyage Lrsquoexistence de lrsquoacte du CA Le caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
LA TECHNIQUE DES RESSOURCES AFFECTEacuteES Cette technique est utiliseacutee pour des opeacuterations preacutevues par des contrats des conventions ou bien se rapportant agrave des dons legs et recettes leacutegales qui remplissent simultaneacutement les conditions suivantes
- signature drsquoune convention avec un financeur fixant les obligations ou acceptation de dons ou de recettes en contrepartie drsquoobligations
- obligation de rendre compte de lrsquoutilisation des creacutedits - obligation de restituer le solde non employeacute ou obtenir du bailleur de fonds le report de
ces creacutedits sur lrsquoexercice suivant La comptabiliteacute de ces opeacuterations srsquoexeacutecute du 1er janvier au 31 deacutecembre (il nrsquoexiste pas de peacuteriode drsquoinventaire)
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LES REGIES
Les actes de creacuteation drsquoune reacutegie ou de nomination du reacutegisseur ne sont pas soumis agrave lrsquoapprobation
du conseil drsquoadministration
1) Creacuteation drsquoune reacutegie
Le principe Les actes de creacuteation de reacutegies doivent ecirctre transmis au comptable supeacuterieur du Treacutesor en application des dispositions de lrsquoarrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et drsquoavances Sans formulation drsquoobservations du comptable supeacuterieur du Treacutesor les deacutecisions de creacuteation de reacutegies seront exeacutecutoires agrave lrsquoissue du deacutelai de 15 jours agrave compter de la date de transmission Il nrsquoest donc pas neacutecessaire de formaliser lrsquoaccord du comptable supeacuterieur du Treacutesor
Reacutefeacuterence
- Deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute relatif aux reacutegies de recettes et aux reacutegies drsquoavances des organismes publics
- Arrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et des reacutegies drsquoavances
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignants Demande
Chef drsquoeacutetablissement Demande avis de lrsquoagent comptable
Agent comptable Avis
Chef drsquoeacutetablissement Deacutecision de creacuteation de la reacutegie transmission
Comptable supeacuterieur du Treacutesor Exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves transmission
Acte relatif agrave la reacutegie
- Type acte du chef drsquoeacutetablissement - Forme acte reacutedigeacute - Acte non soumis agrave lrsquoapprobation du conseil drsquoadministration - Acte non soumis au controcircle de leacutegaliteacute - Acte exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves la transmission au comptable supeacuterieur du treacutesor - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
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Les points agrave surveiller
- Preacutesence du document instituant la reacutegie Ce document est accompagneacute du document
intituleacute laquo document drsquohabilitation raquo
o La deacutecision portant institution drsquoune reacutegie deacutecrit la nature de deacutepense ainsi que le
montant maximum par opeacuteration
o Le document drsquohabilitation preacutecisera
la date drsquohabilitation
lrsquoobjet de la reacutegie
la dureacutee
le nom du reacutegisseur
son grade
le nom du suppleacuteant
le montant de lrsquoavance
la peacuteriodiciteacute des justificatifs
le chapitre autoriseacute ainsi que les moyens de regraveglement
- Nouvelle transmission en cas de modifications drsquoune recette ou et drsquoune deacutepense
2) Nomination du reacutegisseur
La nomination du reacutegisseur est un acte interne agrave llsquoeacutetablissement et le document retraccedilant
cette nomination issu de lrsquoapplication informatique nrsquoest pas agrave transmettre
Ces reacutegies temporaires concernent principalement les voyages scolaires Le montant maximal de lrsquoavance dans le cadre drsquoune reacutegie temporaire est limiteacute au montant preacutevisible des deacutepenses agrave honorer dans le cadre de la reacutegie Il nrsquoexiste aucune disposition reacuteglementaire preacutecisant le montant maximum puisqursquoil est variable suivant lrsquoobjet de la reacutegie temporaire Le montant maximum de lrsquoavance doit donc ecirctre deacutetermineacute preacuteciseacutement en fonction de la dureacutee et de la destination du voyage
3) Nomination drsquoun mandataire
Les reacutegisseurs ont la faculteacute de deacutesigner sous leur responsabiliteacute et apregraves autorisation de lagent comptable un mandataire
Les conditions particuliegraveres de recouvrement de certains droits et de paiement de certaines deacutepenses peuvent justifier que celles-ci soient reacutealiseacutees par drsquoautres personnes habiliteacutees qui interviennent en qualiteacute de mandataires pour le compte et sous la responsabiliteacute du reacutegisseur (par exemple pour le regraveglement de deacutepenses lors drsquoun voyage scolaire agrave lrsquoeacutetranger)
Les mandataires agissent sous la responsabiliteacute du reacutegisseur Ils ne sont pas assujettis agrave cautionnement Ils ne perccediloivent pas drsquoindemniteacute de responsabiliteacute
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Organigramme et chronologie
Acteurs Rocircle
Actes
Reacutegisseur Initiative
Agent comptable Autorisation
Reacutegisseur Deacutesignation Procuration
Reacutegisseur Information du chef drsquoeacutetablissement et Speacutecimen de la
signature du mandataire
Reacutegisseur Speacutecimen de la signature du mandataire
Chronologie
Type drsquoacte Acte du reacutegisseur qui eacutetablit une procuration sur papier libre - Forme
o Acte reacutedigeacute sur papier libre o Visa de lrsquoagent comptable
- Deacutecision exeacutecutoire apregraves information du chef drsquoeacutetablissement - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de lrsquoacte
Identification du mandataire Objet du mandat les pouvoirs confieacutes au mandataire (type de deacutepenses type de recettes)
doivent ecirctre expresseacutement deacutetermineacutees dans la convention de mandat Les conditions drsquoexeacutecution de la convention
o Mise agrave disposition drsquoun registre de reccedilus agrave souche o Deacutelivrance drsquoun reccedilu o Inscription sur la souche du nom de lrsquoeacutelegraveve de la date et du montant o Consignes en cas drsquoerreur ou de rectification o Reversement tous les huit jours au maximum au reacutegisseur des fonds et piegraveces
justificatives deacutetenus
Lrsquoobligation pour le mandataire de tenir une comptabiliteacute simplifieacutee Le rappel que les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute
personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Signature de lrsquoacte de nomination accompagneacutee de la mention laquo vu pour acceptation raquo Visa de lrsquoagent comptable
Les points agrave surveiller
Le caractegravere personnel de la deacuteleacutegation (laquo intuitu personae raquo agent preacutesentant les garanties neacutecessaires)
Aucun mandataire suppleacuteant nrsquoest autoriseacute
Le caractegravere impreacutecis de lrsquoobjet de la convention de mandat
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Lrsquoenvoi de la copie de la procuration ainsi que le speacutecimen de la signature du mandataire Le respect par le mandataire des dispositions du mandat et des regravegles de fonctionnement de
la reacutegie Le mandataire ne peut exercer ses fonctions dans le cas dabsence du reacutegisseur que pendant
deux mois au maximum Dans le cas dabsence supeacuterieure agrave deux mois il convient de proceacuteder agrave la nomination dun nouveau reacutegisseur ou dun inteacuterimaire
Annexe exemple drsquoune procuration
CONVENTION DE MANDAT
Vu la loi ndeg 63-156 du 23 feacutevrier 1963 portant loi de finances pour 1963 Vu le deacutecret ndeg 62-1587 du 29 deacutecembre 1962 portant regraveglement geacuteneacuteral sur la comptabiliteacute publique Vu le deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute en dernier lieu par le deacutecret 97-33 du 13 janvier 1997 relatif aux reacutegies de recettes et drsquoavances des organismes publics En application de lrsquoinstruction codificatrice ndeg 05-042-M9-R du 30 septembre 2005 annotant lrsquoinstruction codificatrice ndeg 98-065 ndash M9 ndash R du 4 mai 1998
Vu lrsquoacte administratif ndeghelliphelliphelliphellip du Conseil drsquoadministration du helliphelliphelliphelliphelliprelatif au financement du budget du voyage scolaire
Article 1 Objet Monsieur helliphelliphelliphelliphellip agissant en qualiteacute de reacutegisseur du Collegravege helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip donne procuration agrave Monsieur helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip professeur de helliphelliphelliphelliphelliphellip deacutesigneacute en qualiteacute de mandataire pour lrsquoencaissement des recettes correspondantes agrave helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Article 2 Seuil des encaissements Consideacuterant le tarif voteacute en Conseil drsquoadministration et le nombre drsquoeacutelegraveves concerneacutes Le montant des encaissements ne doit pas deacutepasser helliphelliphelliphelliphellipeuros
Article 3 Obligations du mandataire Un registre de reccedilus agrave souche sera deacutelivreacute au mandataire A chaque encaissement le mandataire devra deacutelivrer un reccedilu En cas drsquoerreur ou drsquoannulation le reccedilu portera la mention laquo annuleacute raquo et sera agrafeacute agrave la souche Le mandataire inscrira sur la souche le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant et lrsquoobjet Le mandataire indiquera sur le reccedilu le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant lrsquoobjet sa qualiteacute et son eacutemargement sera preacuteceacutedeacute de son nom Il doit proceacuteder au reversement tous les huit jours au maximum des fonds et piegraveces justificatives qursquoil deacutetient au reacutegisseur qui les centralise et les integravegre dans sa comptabiliteacute En aucun cas le mandataire ne doit encaisser des sommes ne correspondant pas agrave lrsquoobjet le montant ou la qualiteacute des deacutebiteurs de la preacutesente convention
Article 4 Responsabiliteacute Les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Le mandataire est donc tenu de rendre compte de sa gestion au reacutegisseur et doit agrave ce titre tenir une comptabiliteacute simplifieacutee de sa gestion
En cas de non respect des termes de la preacutesente convention par le mandataire le reacutegisseur se reacuteserve le droit drsquoengager la responsabiliteacute du mandataire
Article 5 Dureacutee La preacutesente convention est conclue pour une dureacutee de deux mois agrave compter de sa signature A helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip le helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
LrsquoAgent comptable Le Reacutegisseur Le Mandataire laquovu pour acceptation raquo
helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
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LA BUDGETISATION DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages obligatoires non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives
Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute obligatoire les deacutepenses sont effectueacutees sur le budget de lrsquoeacutetablissement etou sur ressources speacutecifiques Aucune participation des familles ne peut ecirctre demandeacutee il nrsquoexiste en comptabiliteacute aucun compte 7067 contributions des familles aux voyages scolaires dans les services eacutenumeacutereacutes ci-dessous La gestion financiegravere et comptable est imputeacutee en totaliteacute
- Au service geacuteneacuteral o sur le chapitre A1 activiteacute eacuteducatives et peacutedagogiques (A1 6245)
- etou sur les services speacuteciaux suivants
o J 1 Enseignement technique (y compris la taxe drsquoapprentissage si la sortie est en rapport avec la formation des eacutelegraveves)
o J 31 J32 J38 Projet drsquoeacutetablissement o J 4 Zone drsquoeacuteducation prioritaire
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o N 85 Subvention de collectiviteacute territoriale pour le deacuteveloppement des activiteacutes culturelles et peacuteri-eacuteducatives
Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages facultatifs non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Participation des familles
Ressources non
affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires
La gestion financiegravere et comptable du voyage doit ecirctre impeacuterativement imputeacutee en totaliteacute sur le
service speacutecial ndash chapitre N3 en recettes et en deacutepenses
Le chapitre N3 est un service speacutecial sans reacuteserve eacutequilibreacute en recettes et en deacutepenses geacutereacute en partie depuis le 1er janvier 2008 selon la technique des ressources affecteacutees dont la comptabilisation donne lieu agrave une prise en charge au deacutebit du C468 263 produits agrave recevoir sur appariements voyages par le creacutedit du compte C468 663 charges agrave payer sur appariements voyages
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Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute facultative la totaliteacute des deacutepenses est effectueacutee sur le budget du voyage tel qursquoil a eacuteteacute preacutesenteacute et voteacute par le conseil drsquoadministration
Les personnels drsquoencadrement eacutetant dispenseacutes de contribution financiegravere il est donc neacutecessaire de preacutevoir sur le budget de lrsquoeacutetablissement les modaliteacutes de financement des deacutepenses des accompagnateurs affeacuterentes agrave ce voyage puisque les familles nrsquoont pas agrave en supporter les frais Si les accompagnateurs payent une participation cette derniegravere devra ecirctre retraceacutee au compte 70888
Dans le cas des sorties et voyages facultatifs la participation demandeacutee aux familles sera comptabiliseacutee au compte 7067 Nota bene Le compte 70667 ne doit jamais ecirctre utiliseacute pour un voyage ce dernier est reacuteserveacute agrave des contributions de formation continue et de promotion sociale (racine 7066) Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
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La technique budgeacutetaire des contributions entre services pour les comptes laquo charges agrave payer raquo et laquo produits agrave recevoir raquo
Si une des recettes du voyage provient drsquoun preacutelegravevement sur fonds de reacuteserve ou drsquoun autre service de lrsquoeacutetablissement Il conviendra drsquoappliquer alors la technique budgeacutetaire des contributions entre services (comptes 6588 et 7588) Le principe est simple laquo un service qui donne un service qui reccediloit raquo La comptabilisation de cette opeacuteration se traduira par
- un mandat drsquoordre au compte 6588 dans le service qui donne - un OR au compte 7588 dans le service qui reccediloit
Compte
D 6588 Compte
4662 Compte
468263 Compte
468663 Compte
N3 7588
D C D C D C D C D C
1 X X 2 X X 3 X X 4 X X
Seront utiliseacutes les comptes suivants compte 6588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement compte 4662 Mandats agrave payer ndash Exercice courant compte 468263 Produits agrave recevoir sur appariements voyages compte 468663 Charges agrave payer sur appariements voyages Compte 7588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement
Lrsquoeacutegaliteacute entre ces deux comptes doit toujours exister que ce soit au niveau de lrsquoouverture de creacutedits et de preacutevision de recettes ou que ce soit au niveau de lrsquoexeacutecution le mandat drsquoordre au compte 6588 et la recette drsquoordre au 7588 doivent ecirctre eacutetablis pour le montant exact de la deacutepense constateacutee sur ce financement et non en fonction de la preacutevision budgeacutetaire
DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au chapitre D 6588 si le preacutelegravevement provient des reacuteserves du service geacuteneacuteral au J1 6588 srsquoil provient des reacuteserves de lrsquoenseignement technique DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au service speacutecial J3(X) 6588 si le voyage finalise un projet drsquoeacutetablissement (PAPeacutet) participation du service speacutecial au service N3 qui retrace la totaliteacute du voyage
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FICHE DE PROCEDURE
Veacuterification du deacutelai de paiement et calcul des inteacuterecircts moratoires
ACTIVITE ECHEANCE RESPONSABLE SUPPLEANT
Nom Nom
Veacuterification agrave opeacuterer sur les piegraveces justificatives syst
Existence drsquoune date drsquoarriveacutee sur la facture ou sur les
piegraveces justificatives
Veacuterification du deacutelai global de paiement de 30 jours
Si neacutecessaire
Liquidation avec lrsquoassistant de calcul des inteacuterecircts moratoires sur
lettre type de liquidation
Lettre agrave lordonnateur de demande de mandatement des
inteacuterecircts moratoires
si IM
Enregistrement de la lettre
Transfert de la lettre agrave lordonnateur
Mise agrave jour du fichier des IM lors de la mise en paiement
Information de lordonnateur et des autoriteacutes de tutelle
en cas dabsence de mise en paiement des IM
Validation du controcircle syst
Signaler par eacutecrit les anomalies constateacutees
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Maicirctriser les actes relatifs aux sorties et voyages scolaires
Une sortie ou un voyage scolaire constitue un acte peacutedagogique complexe qui neacutecessite
une extrecircme vigilance Il y a en effet souvent derriegravere cet acte peacutedagogique de nombreux actes
administratifs obligatoires divers et varieacutes qui relegravevent de diffeacuterentes reacuteglementations drsquoougrave lrsquointeacuterecirct de
bien preacutevoir et programmer dans un cadre preacutealablement deacutefini ce type drsquoactiviteacute afin drsquoassurer la
meilleure seacutecuriteacute juridique possible
A coteacute du risque juridique inheacuterent agrave tout acte respect des regravegles de forme des regravegles de
compeacutetence des conditions de fond obligation ou non de transmission et des regravegles de publiciteacute de
nombreux autres risques existent la typologie des risques suivante peut ecirctre dresseacutee
- Risque juridique lieacute agrave lrsquoabsence des actes relatifs aux sorties et voyages neacutecessaires
- Mauvaise organisation du voyage ou absence drsquoorganisation
- Risque financier
- Maniement de deniers publics par une personne non habiliteacutee
- Meacuteconnaissance des principes de la commande publique
A travers divers constats il est possible de dresser une analyse sommaire des principaux risques
lieacutes aux actes
RISQUES ORGANISATIONNELS
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
Le voyage est deacutecideacute et organiseacute par un enseignant laquo dans son coin raquo
Absence drsquoorganisation Inseacutecuriteacute juridique
Fixer un cadre Elaboration drsquoune charte interne ou drsquoun regraveglement inteacuterieur
Le voyage est deacutecideacute et organiseacute par un enseignant en cours de trimestre scolaire
Absence drsquoorganisation Inseacutecuriteacute juridique
Programmer dans le cadre de lrsquoanneacutee scolaire les sorties et voyages scolaires
Elaboration de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
Le voyage nrsquoest pas autoriseacute par le chef drsquoeacutetablissement
Risque juridique Preacutevoir un formulaire drsquoautorisation agrave compleacuteter X jours avant le deacutepart
Acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage
Absence drsquoinformation des repreacutesentants leacutegaux etou drsquoacte arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
Risque juridique Preacutevoir une fiche drsquoinscription et drsquoautorisation parentale
Acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
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Voyage et assurance de lrsquoeacutelegraveve
Meacuteconnaissance du principe de gratuiteacute si la sortie est obligatoire
Information des parents
Absence drsquoacte autorisant le deacuteplacement des accompagnateurs
Risque juridique Etablir systeacutematiquement X jours avant le deacutepart les ordres de mission
Ordre de mission pour les accompagnateurs
RISQUES LIES AUX ACTES FINANCIERS
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
La participation des familles nrsquoest pas arrecircteacutee par le conseil drsquoadministration
Risque financier Risque juridique Lrsquoagent comptable ne peut rien encaisser
Preacutesenter le budget du voyage en CA et fixer le tarif du voyage
Acte relatif au financement des voyages scolaires
Le budget du voyage nrsquoest pas arrecircteacute en eacutequilibre par le CA
Risque financier Preacutesenter le budget du voyage en CA et arrecircteacute un budget eacutequilibreacute
Budget du voyage
Le voyage nrsquoest pas budgeacutetiseacute
Aucun engagement (bon de commande bon de reacuteservation) ne peut ecirctre eacutetabli
Inscrire au budget la sortie ou le voyage
Budget de lrsquoEPLE DBM
Un don est attribueacute agrave lrsquoeacutetablissement
Risque lieacute agrave la notification du don
Preacutesenter au CA la notification du don
Acte relatif agrave lrsquoacceptation du don
Une Subvention est notifieacutee agrave lrsquoeacutetablissement
Risque lieacute agrave la subvention
Preacutesenter au CA la notification de la subvention avec les conditions drsquoutilisation et de compte rendu
Un eacutelegraveve ne part pas et demande le remboursement de son avance
Risque financier lieacute agrave lrsquoeacutequilibre du voyage
Elaborer une fiche de proceacutedure selon les eacuteleacutements deacutefinis dans la charte ou le regraveglement des voyages
Acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le remboursement
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RISQUES LIES AU MANIEMENT DE DENIERS PUBLICS PAR UNE PERSONNE NON HABILITEE
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
Lrsquoaccompagnateur demande des espegraveces pour des entreacutees de museacutee des tickets de meacutetro et des boissons
Maniement de deniers publics par des personnes non autoriseacutees
Creacuteer une reacutegie temporaire Acte de creacuteation de la reacutegie Nomination du reacutegisseur
Lrsquoenseignant reacutecupegravere dans sa classe lrsquoargent des familles
Maniement de deniers publics par des personnes non autoriseacutees
Creacuteer une reacutegie temporaire ou bien Autoriser lrsquoenseignant agrave collecter le montant de la participation des eacutelegraveves
Convention de mandat
RISQUES LIES A LrsquoACHAT PUBLIC EN EPLE
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
Un enseignant commande et apporte un contrat avec un voyagiste
Incompeacutetence de lrsquoauteur de lrsquoacte
Obtenir lrsquoautorisation de signer un contrat
Inscription agrave lrsquoEPCP Autorisation donneacutee au CE par le CA de signer le contrat
Un enseignant commande et apporte un contrat avec un voyagiste
Meacuteconnaissance des principes de la commande publique
Deacutefinir le besoin deacuteterminer les seuils reacutediger un document de consultation effectuer la publiciteacute et mise en concurrence neacutecessaires seacutelectionner le candidat
Passation du marcheacute
Reacutefeacuterence
- Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le second degreacute raquo
- Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg 160 du 9 janvier 2006 laquo Les actes administratifs des EPLE raquo
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Sommaire
Introduction Analyse des risques
La charte ou le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
CA et programmation des sorties et voyages scolaires dans le cadre de lrsquoanneacutee scolaire
Les sorties et voyages scolaires obligatoires
Les sorties et voyages scolaires facultatifs
Les dons
Les reacutegies
- La creacuteation de la reacutegie
- La nomination du reacutegisseur
- La nomination drsquoun mandataire
La budgeacutetisation des sorties et voyages scolaires ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de
recettes
- Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages
obligatoires non preacutevues au budget initial
- Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages
facultatifs non preacutevues au budget initial
Les contributions entre service
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LA CHARTE OU LE REGLEMENT INTERIEUR DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES
Deacutefinition La Charte ou le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires constitue un cadre
peacutedagogique administratif et financier propre agrave chaque eacutetablissement ce cadre permettra de
deacutefinir les principes retenus pour lrsquoorganisation de toutes les sorties et voyages scolaires de
lrsquoeacutetablissement
Caracteacuteristiques et diffeacuterences entre ces deux notions
- La charte des sorties et voyages scolaires constitue un cadre qui nrsquoa aucune valeur juridique crsquoest un code de bonne conduite elle institue un ensemble de regravegles que les membres de la communauteacute eacuteducative srsquoengagent agrave respecter crsquoest un mode opeacuteratoire un modus vivendi qui est deacutefini Les manquements agrave une des regravegles fixeacutees par cette charte ne feront lrsquoobjet drsquoaucune sanction
- Le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires constitue un cadre qui a valeur juridique ce code de bonne conduite srsquoinscrit dans lrsquoordonnancement juridique il devient obligatoire et produit des effets juridiques tous les actes du chef drsquoeacutetablissement ou du conseil drsquoadministration relatifs agrave des sorties ou voyages scolaires devront respecter les regravegles eacutecrites dans ce regraveglement inteacuterieur Les manquements agrave une des regravegles fixeacutees par ce regraveglement inteacuterieur pourront faire lrsquoobjet de sanction
Organigramme drsquoune charte
Acteurs Rocircle
Actes
Chef drsquoeacutetablissement Composition du groupe de reacuteflexion (facultatif)
Groupe de reacuteflexion Propositions
Equipe de direction Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation de la commission permanente
Commission permanente Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation du conseil drsquoadministration
Conseil drsquoadministration 1deg Adoption de la charte Avis
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la charte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute de la charte
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La charte des sorties et voyages scolaires
- Type drsquoacte Avis relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute Consultation (instruction) de la commission permanente recommandeacutee - Forme Acte reacutedigeacute - Deacutecision nrsquoayant aucune force juridique - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de la charte des sorties et voyages scolaires
La chartre constitue un cadre peacutedagogique administratif et financier propre agrave chaque
eacutetablissement du fait de son autonomie ce dernier est donc libre de fixer les points qui figureront ou
non dans sa charte en fonction de sa situation particuliegravere Pourront ecirctre inscrites dans la charte
plusieurs seacuteries de dispositions notamment des dispositions
- drsquoordre peacutedagogique o Principe de ladeacutequation des voyages au projet deacutetablissement o Principe de consultation systeacutematique du Conseil dadministration pour chaque sortie ou
voyage deacutefinition drsquoun seuil au dessous duquel le chef drsquoeacutetablissement autorise les sorties facultatives principe drsquoinformation du conseil drsquoadministration en deacutebut et fin drsquoanneacutee scolaire
- drsquoordre administratif o Deacutefinition drsquoun scheacutema relatif agrave lrsquoorganisation des sorties ou voyages o Deacutefinition des modaliteacutes drsquoorganisation des tacircches de la responsabiliteacute de chaque acteur o Deacutefinition du calendrier annuel drsquoorganisation des sorties et voyages o Elaboration de documents relatifs aux sorties et voyages facultatifs fiche projet fiches
drsquoinscription et autorisations obligatoires o Principe de diffusion systeacutematique de la charte aux familles dont lenfant participe agrave un
voyage
- drsquoordre financier o Principe de lrsquoeacutelaboration drsquoun budget pour chaque sortie ou voyage compte rendu au
conseil drsquoadministration agrave la fin de lrsquoanneacutee scolaire o Principe de la participation des familles (versement preacutealable au voyage eacutechelonnement des
versements) o Deacutefinition de regravegles pour la gestion des reliquats o Deacutefinition de regravegles en cas dannulation de voyage (reversement ou non des sommes deacutejagrave
verseacutees) o Deacutefinition de regravegles en cas de deacutesistement dun eacutelegraveve (situation variable selon que son
absence fait supporter un coucirct financier plus important ou non aux autres eacutelegraveves si oui restitution ou non des sommes deacutejagrave verseacutees)
o Regravegles et calendrier pour la constitution drsquoune reacutegie
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Organigramme drsquoun regraveglement inteacuterieur
Acteurs Rocircle
Actes
Chef drsquoeacutetablissement Composition du groupe de reacuteflexion (facultatif)
Groupe de reacuteflexion Propositions
Equipe de direction Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation de la commission permanente
Commission permanente Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation du conseil drsquoadministration
Conseil drsquoadministration Adoption du regraveglement inteacuterieur Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Transmission de la deacutelibeacuteration
Controcircle de leacutegaliteacute Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute de lrsquoacte
Acte relatif au regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
- Type drsquoacte Acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute Consultation (instruction) de la commission permanente - Forme Acte reacutedigeacute - Acte soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte exeacutecutoire quinze jours apregraves lrsquoaccuseacute de reacuteception - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de la deacutelibeacuteration relative au regraveglement des sorties et voyages scolaires
Le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires constitue un cadre peacutedagogique
administratif et financier propre agrave chaque eacutetablissement du fait de son autonomie ce dernier est
donc libre de fixer les points qui figureront ou non dans sa charte en fonction de sa situation
particuliegravere Pourront ecirctre inscrites dans ce regraveglement plusieurs seacuteries de dispositions notamment
des dispositions
- drsquoordre peacutedagogique o Principe de ladeacutequation des voyages au projet deacutetablissement
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o Principe de consultation systeacutematique du Conseil dadministration pour chaque sortie ou voyage deacutefinition drsquoun seuil au dessous duquel le chef drsquoeacutetablissement autorise les sorties facultatives principe drsquoinformation du conseil drsquoadministration en deacutebut et fin drsquoanneacutee scolaire
- drsquoordre administratif o Deacutefinition drsquoun scheacutema relatif agrave lrsquoorganisation des sorties ou voyages o Deacutefinition des modaliteacutes drsquoorganisation des tacircches de la responsabiliteacute de chaque acteur o Deacutefinition du calendrier annuel drsquoorganisation des sorties et voyages o Elaboration de documents types relatifs aux sorties et voyages facultatifs fiche projet fiches
drsquoinscription et autorisations obligatoires o Principe de diffusion systeacutematique du regraveglement inteacuterieur aux familles dont lenfant participe
agrave un voyage - drsquoordre financier
o Principe de lrsquoeacutelaboration drsquoun budget pour chaque sortie ou voyage compte rendu au conseil drsquoadministration agrave la fin de lrsquoanneacutee scolaire
o Principe de la participation des familles (versement preacutealable au voyage eacutechelonnement des versements)
o Deacutefinition de regravegles pour la gestion des reliquats o Deacutefinition de regravegles en cas dannulation de voyage (reversement ou non des sommes deacutejagrave
verseacutees) o Deacutefinition de regravegles en cas de deacutesistement dun eacutelegraveve (situation variable selon que son
absence fait supporter un coucirct financier plus important ou non aux autres eacutelegraveves si oui restitution ou non des sommes deacutejagrave verseacutees)
o Regravegles et calendrier pour la constitution drsquoune reacutegie
Les bonnes pratiques
Lrsquoacte devra ecirctre rendu exeacutecutoire par lrsquoautoriteacute de controcircle avant tout autre acte relatif aux sorties et voyages
Lrsquoacte devra faire lrsquoobjet drsquoune large publiciteacute agrave chaque rentreacutee scolaire
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Exemple drsquoune charte Charte ndash regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
Un modegravele de charte ndash regraveglement inteacuterieur des voyages organiseacutes par les EPLE est proposeacute ci-apregraves Il
ne srsquoagit pas drsquoun formulaire preacuteconiseacute mais drsquoune trame pouvant ecirctre adapteacutee aux circonstances
particuliegraveres
Article 1 Une sortie scolaire nrsquoa de justification que dans le cadre drsquoun projet peacutedagogique en relation avec les
enseignements obligatoires et les programmes Cet ancrage doit ecirctre expliciteacute dans la description du projet
Article 2 Toute sortie ne peut exceacuteder une dureacutee de 5 jours pris sur le temps scolaire Le conseil
drsquoadministration fixe le nombre de sorties facultatives agrave X par niveau ou classe dans lrsquoanneacutee
Article 3 Le conseil drsquoadministration fixe le montant de la contribution volontaire des familles Le conseil drsquoadministration tolegravere une variation de XX de la participation demandeacutee
Article 4 Le conseil drsquoadministration nrsquoexamine pas les projets dont la contribution volontaire des familles nrsquoexcegravede pas la somme de XX euros
Article 5 La sortie pourra se deacuterouler si XX des eacutelegraveves de la classe ou du niveau participent au deacuteplacement Le voyage linguistique se deacuteroule si XX des eacutelegraveves drsquoun niveau y participent
Article 6 Lrsquoeacutetablissement est autoriseacute agrave percevoir par avance les contributions volontaires des familles Les deacutepenses seront engageacutees dans la limite des sommes perccedilues
Article 7 Les financements envisageacutes par lrsquoeacutetablissement preacutelegravevement sur fonds de reacuteserves participation
drsquoun autre chapitre ou affectation de subvention de fonctionnement (sous reacuteserve drsquo instruction particuliegravere de
la collectiviteacute de rattachement) sont soumis agrave lrsquoapprobation du conseil drsquoadministration
Article 8 Les modaliteacutes de contribution financiegravere ne concernent pas les personnels drsquoencadrement du voyage puisque lrsquoensemble des accompagnateurs beacuteneacuteficie de la gratuiteacute Les charges ne devant pas ecirctre supporteacutees par les familles leur financement sera preacutevu sur le budget de lrsquoeacutetablissement (subventions diverses ressources propres etc)
Article 9 La participation aux charges communes est fixeacutee agrave hellip du montant du budget du voyage scolaire (frais de teacuteleacutephone reacuteception formaliteacutes administrativeshellip)
Article 10 Un bilan financier du voyage sera preacutesenteacute au conseil drsquoadministration
Article 11 Lrsquoeacuteventuel reliquat sera obligatoirement rembourseacute aux familles qui auront reacutegleacute lrsquointeacutegraliteacute de la participation demandeacutee excepteacute srsquoil est infeacuterieur agrave hellip Euros
Article 12 Les reliquats infeacuterieurs agrave 8 euros seront acquis deacutefinitivement agrave lrsquoeacutetablissement agrave lrsquoexpiration drsquoun deacutelai de 3 mois agrave compter de sa date de notification aux familles si celles-ci nrsquoen ont pas demandeacute le remboursement Article 13 Les conditions drsquoannulation du voyage seront notifieacutees aux familles par acte drsquoengagement Ces
conditions peuvent ecirctre deacutetermineacutees par lrsquoeacutetablissement Elles peuvent ecirctre eacutequivalentes agrave celles preacutevues dans
la convention de seacutejour
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CA ET PROGRAMMATION DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES DANS LE CADRE DE LrsquoANNEE SCOLAIRE
Exemple de calendrier avec programmation des sorties et des voyages scolaires en deacutebut drsquoanneacutee
scolaire
Calendrier Actes du CA Anneacutee N
Anneacutee N+1
1er CA de lrsquoanneacutee
Elaboration de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
X
2eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage
X
3eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Budget de lrsquoEPLE
Inscription des sorties et voyages agrave lrsquoEPCP
X
4eacuteme CA de lrsquoanneacutee
5eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Compte rendu du voyage et preacutesentation du bilan financier au CA
X
Exemple de calendrier sans programmation drsquoune sortie ou drsquoun voyage scolaire en deacutebut drsquoanneacutee
scolaire
Calendrier Actes du CA Anneacutee N
Anneacutee N+1
1er CA de lrsquoanneacutee
Elaboration de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages
scolaires
2eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage
3eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Budget de lrsquoEPLE
4eacuteme CA de
lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage DBM
Inscription des sorties et voyages agrave lrsquoEPCP
Ou Acte du CA autorisant le CE de signer le contrat
X
5eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Compte rendu du voyage et preacutesentation du bilan financier au
CA
X
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LES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES OBLIGATOIRES
Deacutefinition Deacuteplacements collectifs drsquoeacutelegraveves hors de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
accompagneacutes et organiseacutes sous lrsquoautoriteacute du chef drsquoeacutetablissement dans le cadre drsquoune action
eacuteducative ayant lieu tout ou partie pendant le temps scolaire
La sortie effectueacutee sur une journeacutee ou une demi-journeacutee ne comporte pas de nuiteacutee Le voyage
inclut au moins une nuiteacutee Tout voyage comportant une nuiteacutee est facultatif en application de
lrsquoarticle 371-3 du code civil
Le caractegravere obligatoire implique la gratuiteacute pour les eacutelegraveves et accompagnateurs
Critegraveres de la sortie obligatoire
La sortie obligatoire concerne la classe entiegravere ou un niveau deacutetermineacute La sortie srsquoinscrit dans le cadre des programmes officiels ou du projet drsquoeacutetablissement La sortie srsquoexeacutecute sur le temps scolaire
Reacutefeacuterence
- Circulaire ndeg79-186 du 12 Juin 1979 - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
Organigramme
Les sorties et voyages obligatoires vont amener plusieurs actes
Un acte relatif agrave la programmation des voyages et sorties scolaires Un acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant la sortie Un ordre de mission
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignant Initiative du voyage
Chef drsquoeacutetablissement Faisabiliteacute
Equipe de direction Instruction
Conseil drsquoadministration Consultation et programmation Avis ou Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Autorisation du voyage Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes Information des familles
Chef drsquoeacutetablissement Ordre de mission Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
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Chronologie
1deg acte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Deacutecision immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
2deg acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
3deg ordre de mission pour les accompagnateurs
- Type drsquoacte acte du chef drsquoeacutetablissement relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable apregraves publiciteacute notification agrave lrsquointeacuteresseacute
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires Le respect de la finaliteacute peacutedagogique et eacuteducative de la sortie Le respect des critegraveres de la sortie obligatoire elle ne peut pas concerner seulement que
quelques eacutelegraveves Lrsquoinformation des familles ou du repreacutesentant leacutegal (eacutecrite si besoin) Le caractegravere facultatif de lrsquoassurance pour la famille (La sortie constitue une activiteacute
obligatoire) La violation du principe de gratuiteacute de lrsquoenseignement pour les eacutelegraveves et les
accompagnateurs Lrsquoabsence drsquoacte du chef drsquoeacutetablissement Le caractegravere exeacutecutoire des actes La gestion financiegravere de la sortie incombe en totaliteacute sur le budget de lrsquoeacutetablissement
chapitre A1 J1 ou J31 J32 J38 ou J4 il nrsquoexiste aucun compte 7067 contribution des familles aux voyages scolaires
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LES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES FACULTATIFS
Deacutefinition Deacuteplacements collectifs drsquoeacutelegraveves hors de lrsquoEPLE accompagneacutes et organiseacutes sous
lrsquoautoriteacute du chef drsquoeacutetablissement dans le cadre drsquoune action eacuteducative ayant lieu tout ou partie
pendant le temps scolaire
La sortie effectueacutee sur une journeacutee ou une demi-journeacutee ne comporte pas de nuiteacutee Le voyage
inclut au moins une nuiteacutee Tout voyage comportant une nuiteacutee est facultatif en application de
lrsquoarticle 371-3 du code civil
Un voyage facultatif ne doit pas ecirctre discriminatoire ce caractegravere discriminatoire srsquoexamine au
regard du montant du coucirct du voyage coucirct discriminant pour certaines familles et au fait que le
coucirct du voyage des accompagnateurs ne doit pas ecirctre supporteacute par les familles
Les voyages scolaires vont amener plusieurs actes
Un acte relatif agrave la programmation des voyages et sorties scolaires Un acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage Un acte relatif au financement des voyages scolaires Un ordre de mission pour les accompagnateurs
Chronologie
1deg acte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute consultation (instruction) de la commission permanente - Forme acte reacutedigeacute - Deacutecision immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
2deg acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
3deg acte relatif au financement des voyages scolaires
- Type acte relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte exeacutecutoire quinze jours apregraves lrsquoaccuseacute de reacuteception - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
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4deg ordre de mission pour les accompagnateurs
- Type drsquoacte acte du chef drsquoeacutetablissement relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable apregraves publiciteacute notification agrave lrsquointeacuteresseacute
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignant Initiative du voyage
Chef drsquoeacutetablissement Faisabiliteacute
Equipe de direction Instruction
Commission permanente Instruction
Conseil drsquoadministration Consultation et programmation Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Autorisation et arrecirct de la liste des eacutelegraveves participant agrave la sortie ou au
voyage
Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Enseignant Deacutetail du voyage programme
Equipe de direction
Projet de budget de financement remplacement des enseignants accompagnateurs accueil des eacutelegraveves ne participant pas au
voyage
Conseil drsquoadministration Deacutecision relative au financement du voyage autorisation de signer les conventions don DBM pour
vote si neacutecessaire
Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Transmission acte et DBM
Controcircle de leacutegaliteacute Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Chef drsquoeacutetablissement Ordre de mission Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
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Contenu de la deacutelibeacuteration relative au financement des voyages scolaires
La reacutefeacuterence agrave la charte ou au regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires La reacutefeacuterence de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires La preacutesentation du voyage (destination date objet) Les classes concerneacutees Le nombre de participants et drsquoaccompagnateurs Le nom de lrsquoadulte responsable Le budget Lrsquoautorisation de signer les contrats et les conventions preacutesenteacutees simultaneacutement Le vote du montant maximum de la participation des familles Lrsquoeacutecheacuteancier des encaissements de la participation Les modaliteacutes de remboursement en cas de deacutesistement ou drsquoannulation Les modaliteacutes de remboursement en cas drsquoexceacutedent agrave la fin du voyage Les dons
Les bonnes pratiques
Lrsquoacte devra ecirctre rendu exeacutecutoire par lrsquoautoriteacute de controcircle avant drsquoencaisser de lrsquoargent des familles ou drsquoengager les deacutepenses relatives au voyage Le budget preacutevisionnel du voyage est joint agrave lrsquoacte
Lrsquoacte est agrave joindre au 1er mandatement relatif au paiement des deacutepenses ainsi qursquoagrave lrsquoordre de recettes des participants
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires Le respect de la finaliteacute peacutedagogique et eacuteducative de la sortie Lrsquoexistence des diffeacuterents actes La rupture de lrsquoeacutegaliteacute des participants au voyage (existence de diffeacuterents tarifs selon que
lrsquoeacutelegraveve est affilieacute ou non au foyer socio-eacuteducatif) La violation du principe de gratuiteacute de lrsquoenseignement (deacutepenses des accompagnateurs mis
directement ou indirectement agrave la charge des familles) Lrsquoabsence drsquoacte La gestion de fait par une association La compeacutetence du conseil drsquoadministration pour deacutelibeacuterer sur le financement des voyages si
cette attribution a eacuteteacute deacuteleacutegueacutee agrave la commission permanente (le conseil drsquoadministration ne peut plus deacutecider et la commission permanente nrsquoest pas compeacutetente pour voter une DBM)
Reacutefeacuterence - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
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LES DONS
Deacutefinition Un don est une libeacuteraliteacute agrave titre gracieux Lrsquoassembleacutee geacuteneacuterale du foyer socio-eacuteducatif
ou la personne responsable drsquoun autre organisme peut deacutecider de financer les sorties ou voyages
scolaires drsquoun eacutetablissement public local drsquoenseignement Cette participation prend la forme drsquoun
don fait agrave lrsquoeacutetablissement Pour que ce don soit recevable il faut qursquoil soit notifieacute agrave lrsquoeacutetablissement et
que le conseil drsquoadministration se prononce sur le principe du versement du don en autorisant le chef
drsquoeacutetablissement agrave accepter ce don
Reacutefeacuterence
- Article R421-20 du code de lrsquoeacuteducation - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
FSE Lettre de notification du don
Chef drsquoeacutetablissement Etude du caractegravere recevable du don
Equipe de direction Instruction
Conseil drsquoadministration
Deacutecision autorisant le chef drsquoeacutetablissement agrave accepter le don
DBM si neacutecessaire
Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Acte relatif au don
- Type acte relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte non soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
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Le respect des engagements en acceptant le don lrsquoeacutetablissement accepte les exigences du financeur fixeacutees dans la lettre de notification du don si le don est affecteacute au voyage agrave tel voyage il ne pourra pas servir pour un autre voyage Le don nrsquoest acquis que si le voyage se reacutealise (article R421-66 du code de lrsquoeacuteducation)
Lrsquoabsence de discrimination le don est affecteacute au voyage et non pas pour faire beacuteneacuteficier quelques participants drsquoun tarif diffeacuterent ou preacutefeacuterentiel
Le compte rendu financier du voyage Lrsquoexistence de lrsquoacte du CA Le caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
LA TECHNIQUE DES RESSOURCES AFFECTEacuteES Cette technique est utiliseacutee pour des opeacuterations preacutevues par des contrats des conventions ou bien se rapportant agrave des dons legs et recettes leacutegales qui remplissent simultaneacutement les conditions suivantes
- signature drsquoune convention avec un financeur fixant les obligations ou acceptation de dons ou de recettes en contrepartie drsquoobligations
- obligation de rendre compte de lrsquoutilisation des creacutedits - obligation de restituer le solde non employeacute ou obtenir du bailleur de fonds le report de
ces creacutedits sur lrsquoexercice suivant La comptabiliteacute de ces opeacuterations srsquoexeacutecute du 1er janvier au 31 deacutecembre (il nrsquoexiste pas de peacuteriode drsquoinventaire)
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LES REGIES
Les actes de creacuteation drsquoune reacutegie ou de nomination du reacutegisseur ne sont pas soumis agrave lrsquoapprobation
du conseil drsquoadministration
1) Creacuteation drsquoune reacutegie
Le principe Les actes de creacuteation de reacutegies doivent ecirctre transmis au comptable supeacuterieur du Treacutesor en application des dispositions de lrsquoarrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et drsquoavances Sans formulation drsquoobservations du comptable supeacuterieur du Treacutesor les deacutecisions de creacuteation de reacutegies seront exeacutecutoires agrave lrsquoissue du deacutelai de 15 jours agrave compter de la date de transmission Il nrsquoest donc pas neacutecessaire de formaliser lrsquoaccord du comptable supeacuterieur du Treacutesor
Reacutefeacuterence
- Deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute relatif aux reacutegies de recettes et aux reacutegies drsquoavances des organismes publics
- Arrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et des reacutegies drsquoavances
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignants Demande
Chef drsquoeacutetablissement Demande avis de lrsquoagent comptable
Agent comptable Avis
Chef drsquoeacutetablissement Deacutecision de creacuteation de la reacutegie transmission
Comptable supeacuterieur du Treacutesor Exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves transmission
Acte relatif agrave la reacutegie
- Type acte du chef drsquoeacutetablissement - Forme acte reacutedigeacute - Acte non soumis agrave lrsquoapprobation du conseil drsquoadministration - Acte non soumis au controcircle de leacutegaliteacute - Acte exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves la transmission au comptable supeacuterieur du treacutesor - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
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Les points agrave surveiller
- Preacutesence du document instituant la reacutegie Ce document est accompagneacute du document
intituleacute laquo document drsquohabilitation raquo
o La deacutecision portant institution drsquoune reacutegie deacutecrit la nature de deacutepense ainsi que le
montant maximum par opeacuteration
o Le document drsquohabilitation preacutecisera
la date drsquohabilitation
lrsquoobjet de la reacutegie
la dureacutee
le nom du reacutegisseur
son grade
le nom du suppleacuteant
le montant de lrsquoavance
la peacuteriodiciteacute des justificatifs
le chapitre autoriseacute ainsi que les moyens de regraveglement
- Nouvelle transmission en cas de modifications drsquoune recette ou et drsquoune deacutepense
2) Nomination du reacutegisseur
La nomination du reacutegisseur est un acte interne agrave llsquoeacutetablissement et le document retraccedilant
cette nomination issu de lrsquoapplication informatique nrsquoest pas agrave transmettre
Ces reacutegies temporaires concernent principalement les voyages scolaires Le montant maximal de lrsquoavance dans le cadre drsquoune reacutegie temporaire est limiteacute au montant preacutevisible des deacutepenses agrave honorer dans le cadre de la reacutegie Il nrsquoexiste aucune disposition reacuteglementaire preacutecisant le montant maximum puisqursquoil est variable suivant lrsquoobjet de la reacutegie temporaire Le montant maximum de lrsquoavance doit donc ecirctre deacutetermineacute preacuteciseacutement en fonction de la dureacutee et de la destination du voyage
3) Nomination drsquoun mandataire
Les reacutegisseurs ont la faculteacute de deacutesigner sous leur responsabiliteacute et apregraves autorisation de lagent comptable un mandataire
Les conditions particuliegraveres de recouvrement de certains droits et de paiement de certaines deacutepenses peuvent justifier que celles-ci soient reacutealiseacutees par drsquoautres personnes habiliteacutees qui interviennent en qualiteacute de mandataires pour le compte et sous la responsabiliteacute du reacutegisseur (par exemple pour le regraveglement de deacutepenses lors drsquoun voyage scolaire agrave lrsquoeacutetranger)
Les mandataires agissent sous la responsabiliteacute du reacutegisseur Ils ne sont pas assujettis agrave cautionnement Ils ne perccediloivent pas drsquoindemniteacute de responsabiliteacute
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Organigramme et chronologie
Acteurs Rocircle
Actes
Reacutegisseur Initiative
Agent comptable Autorisation
Reacutegisseur Deacutesignation Procuration
Reacutegisseur Information du chef drsquoeacutetablissement et Speacutecimen de la
signature du mandataire
Reacutegisseur Speacutecimen de la signature du mandataire
Chronologie
Type drsquoacte Acte du reacutegisseur qui eacutetablit une procuration sur papier libre - Forme
o Acte reacutedigeacute sur papier libre o Visa de lrsquoagent comptable
- Deacutecision exeacutecutoire apregraves information du chef drsquoeacutetablissement - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de lrsquoacte
Identification du mandataire Objet du mandat les pouvoirs confieacutes au mandataire (type de deacutepenses type de recettes)
doivent ecirctre expresseacutement deacutetermineacutees dans la convention de mandat Les conditions drsquoexeacutecution de la convention
o Mise agrave disposition drsquoun registre de reccedilus agrave souche o Deacutelivrance drsquoun reccedilu o Inscription sur la souche du nom de lrsquoeacutelegraveve de la date et du montant o Consignes en cas drsquoerreur ou de rectification o Reversement tous les huit jours au maximum au reacutegisseur des fonds et piegraveces
justificatives deacutetenus
Lrsquoobligation pour le mandataire de tenir une comptabiliteacute simplifieacutee Le rappel que les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute
personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Signature de lrsquoacte de nomination accompagneacutee de la mention laquo vu pour acceptation raquo Visa de lrsquoagent comptable
Les points agrave surveiller
Le caractegravere personnel de la deacuteleacutegation (laquo intuitu personae raquo agent preacutesentant les garanties neacutecessaires)
Aucun mandataire suppleacuteant nrsquoest autoriseacute
Le caractegravere impreacutecis de lrsquoobjet de la convention de mandat
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Lrsquoenvoi de la copie de la procuration ainsi que le speacutecimen de la signature du mandataire Le respect par le mandataire des dispositions du mandat et des regravegles de fonctionnement de
la reacutegie Le mandataire ne peut exercer ses fonctions dans le cas dabsence du reacutegisseur que pendant
deux mois au maximum Dans le cas dabsence supeacuterieure agrave deux mois il convient de proceacuteder agrave la nomination dun nouveau reacutegisseur ou dun inteacuterimaire
Annexe exemple drsquoune procuration
CONVENTION DE MANDAT
Vu la loi ndeg 63-156 du 23 feacutevrier 1963 portant loi de finances pour 1963 Vu le deacutecret ndeg 62-1587 du 29 deacutecembre 1962 portant regraveglement geacuteneacuteral sur la comptabiliteacute publique Vu le deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute en dernier lieu par le deacutecret 97-33 du 13 janvier 1997 relatif aux reacutegies de recettes et drsquoavances des organismes publics En application de lrsquoinstruction codificatrice ndeg 05-042-M9-R du 30 septembre 2005 annotant lrsquoinstruction codificatrice ndeg 98-065 ndash M9 ndash R du 4 mai 1998
Vu lrsquoacte administratif ndeghelliphelliphelliphellip du Conseil drsquoadministration du helliphelliphelliphelliphelliprelatif au financement du budget du voyage scolaire
Article 1 Objet Monsieur helliphelliphelliphelliphellip agissant en qualiteacute de reacutegisseur du Collegravege helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip donne procuration agrave Monsieur helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip professeur de helliphelliphelliphelliphelliphellip deacutesigneacute en qualiteacute de mandataire pour lrsquoencaissement des recettes correspondantes agrave helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Article 2 Seuil des encaissements Consideacuterant le tarif voteacute en Conseil drsquoadministration et le nombre drsquoeacutelegraveves concerneacutes Le montant des encaissements ne doit pas deacutepasser helliphelliphelliphelliphellipeuros
Article 3 Obligations du mandataire Un registre de reccedilus agrave souche sera deacutelivreacute au mandataire A chaque encaissement le mandataire devra deacutelivrer un reccedilu En cas drsquoerreur ou drsquoannulation le reccedilu portera la mention laquo annuleacute raquo et sera agrafeacute agrave la souche Le mandataire inscrira sur la souche le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant et lrsquoobjet Le mandataire indiquera sur le reccedilu le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant lrsquoobjet sa qualiteacute et son eacutemargement sera preacuteceacutedeacute de son nom Il doit proceacuteder au reversement tous les huit jours au maximum des fonds et piegraveces justificatives qursquoil deacutetient au reacutegisseur qui les centralise et les integravegre dans sa comptabiliteacute En aucun cas le mandataire ne doit encaisser des sommes ne correspondant pas agrave lrsquoobjet le montant ou la qualiteacute des deacutebiteurs de la preacutesente convention
Article 4 Responsabiliteacute Les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Le mandataire est donc tenu de rendre compte de sa gestion au reacutegisseur et doit agrave ce titre tenir une comptabiliteacute simplifieacutee de sa gestion
En cas de non respect des termes de la preacutesente convention par le mandataire le reacutegisseur se reacuteserve le droit drsquoengager la responsabiliteacute du mandataire
Article 5 Dureacutee La preacutesente convention est conclue pour une dureacutee de deux mois agrave compter de sa signature A helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip le helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
LrsquoAgent comptable Le Reacutegisseur Le Mandataire laquovu pour acceptation raquo
helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
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LA BUDGETISATION DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages obligatoires non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives
Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute obligatoire les deacutepenses sont effectueacutees sur le budget de lrsquoeacutetablissement etou sur ressources speacutecifiques Aucune participation des familles ne peut ecirctre demandeacutee il nrsquoexiste en comptabiliteacute aucun compte 7067 contributions des familles aux voyages scolaires dans les services eacutenumeacutereacutes ci-dessous La gestion financiegravere et comptable est imputeacutee en totaliteacute
- Au service geacuteneacuteral o sur le chapitre A1 activiteacute eacuteducatives et peacutedagogiques (A1 6245)
- etou sur les services speacuteciaux suivants
o J 1 Enseignement technique (y compris la taxe drsquoapprentissage si la sortie est en rapport avec la formation des eacutelegraveves)
o J 31 J32 J38 Projet drsquoeacutetablissement o J 4 Zone drsquoeacuteducation prioritaire
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o N 85 Subvention de collectiviteacute territoriale pour le deacuteveloppement des activiteacutes culturelles et peacuteri-eacuteducatives
Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages facultatifs non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Participation des familles
Ressources non
affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires
La gestion financiegravere et comptable du voyage doit ecirctre impeacuterativement imputeacutee en totaliteacute sur le
service speacutecial ndash chapitre N3 en recettes et en deacutepenses
Le chapitre N3 est un service speacutecial sans reacuteserve eacutequilibreacute en recettes et en deacutepenses geacutereacute en partie depuis le 1er janvier 2008 selon la technique des ressources affecteacutees dont la comptabilisation donne lieu agrave une prise en charge au deacutebit du C468 263 produits agrave recevoir sur appariements voyages par le creacutedit du compte C468 663 charges agrave payer sur appariements voyages
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Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute facultative la totaliteacute des deacutepenses est effectueacutee sur le budget du voyage tel qursquoil a eacuteteacute preacutesenteacute et voteacute par le conseil drsquoadministration
Les personnels drsquoencadrement eacutetant dispenseacutes de contribution financiegravere il est donc neacutecessaire de preacutevoir sur le budget de lrsquoeacutetablissement les modaliteacutes de financement des deacutepenses des accompagnateurs affeacuterentes agrave ce voyage puisque les familles nrsquoont pas agrave en supporter les frais Si les accompagnateurs payent une participation cette derniegravere devra ecirctre retraceacutee au compte 70888
Dans le cas des sorties et voyages facultatifs la participation demandeacutee aux familles sera comptabiliseacutee au compte 7067 Nota bene Le compte 70667 ne doit jamais ecirctre utiliseacute pour un voyage ce dernier est reacuteserveacute agrave des contributions de formation continue et de promotion sociale (racine 7066) Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
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La technique budgeacutetaire des contributions entre services pour les comptes laquo charges agrave payer raquo et laquo produits agrave recevoir raquo
Si une des recettes du voyage provient drsquoun preacutelegravevement sur fonds de reacuteserve ou drsquoun autre service de lrsquoeacutetablissement Il conviendra drsquoappliquer alors la technique budgeacutetaire des contributions entre services (comptes 6588 et 7588) Le principe est simple laquo un service qui donne un service qui reccediloit raquo La comptabilisation de cette opeacuteration se traduira par
- un mandat drsquoordre au compte 6588 dans le service qui donne - un OR au compte 7588 dans le service qui reccediloit
Compte
D 6588 Compte
4662 Compte
468263 Compte
468663 Compte
N3 7588
D C D C D C D C D C
1 X X 2 X X 3 X X 4 X X
Seront utiliseacutes les comptes suivants compte 6588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement compte 4662 Mandats agrave payer ndash Exercice courant compte 468263 Produits agrave recevoir sur appariements voyages compte 468663 Charges agrave payer sur appariements voyages Compte 7588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement
Lrsquoeacutegaliteacute entre ces deux comptes doit toujours exister que ce soit au niveau de lrsquoouverture de creacutedits et de preacutevision de recettes ou que ce soit au niveau de lrsquoexeacutecution le mandat drsquoordre au compte 6588 et la recette drsquoordre au 7588 doivent ecirctre eacutetablis pour le montant exact de la deacutepense constateacutee sur ce financement et non en fonction de la preacutevision budgeacutetaire
DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au chapitre D 6588 si le preacutelegravevement provient des reacuteserves du service geacuteneacuteral au J1 6588 srsquoil provient des reacuteserves de lrsquoenseignement technique DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au service speacutecial J3(X) 6588 si le voyage finalise un projet drsquoeacutetablissement (PAPeacutet) participation du service speacutecial au service N3 qui retrace la totaliteacute du voyage
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Maicirctriser les actes relatifs aux sorties et voyages scolaires
Une sortie ou un voyage scolaire constitue un acte peacutedagogique complexe qui neacutecessite
une extrecircme vigilance Il y a en effet souvent derriegravere cet acte peacutedagogique de nombreux actes
administratifs obligatoires divers et varieacutes qui relegravevent de diffeacuterentes reacuteglementations drsquoougrave lrsquointeacuterecirct de
bien preacutevoir et programmer dans un cadre preacutealablement deacutefini ce type drsquoactiviteacute afin drsquoassurer la
meilleure seacutecuriteacute juridique possible
A coteacute du risque juridique inheacuterent agrave tout acte respect des regravegles de forme des regravegles de
compeacutetence des conditions de fond obligation ou non de transmission et des regravegles de publiciteacute de
nombreux autres risques existent la typologie des risques suivante peut ecirctre dresseacutee
- Risque juridique lieacute agrave lrsquoabsence des actes relatifs aux sorties et voyages neacutecessaires
- Mauvaise organisation du voyage ou absence drsquoorganisation
- Risque financier
- Maniement de deniers publics par une personne non habiliteacutee
- Meacuteconnaissance des principes de la commande publique
A travers divers constats il est possible de dresser une analyse sommaire des principaux risques
lieacutes aux actes
RISQUES ORGANISATIONNELS
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
Le voyage est deacutecideacute et organiseacute par un enseignant laquo dans son coin raquo
Absence drsquoorganisation Inseacutecuriteacute juridique
Fixer un cadre Elaboration drsquoune charte interne ou drsquoun regraveglement inteacuterieur
Le voyage est deacutecideacute et organiseacute par un enseignant en cours de trimestre scolaire
Absence drsquoorganisation Inseacutecuriteacute juridique
Programmer dans le cadre de lrsquoanneacutee scolaire les sorties et voyages scolaires
Elaboration de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
Le voyage nrsquoest pas autoriseacute par le chef drsquoeacutetablissement
Risque juridique Preacutevoir un formulaire drsquoautorisation agrave compleacuteter X jours avant le deacutepart
Acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage
Absence drsquoinformation des repreacutesentants leacutegaux etou drsquoacte arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
Risque juridique Preacutevoir une fiche drsquoinscription et drsquoautorisation parentale
Acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
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Voyage et assurance de lrsquoeacutelegraveve
Meacuteconnaissance du principe de gratuiteacute si la sortie est obligatoire
Information des parents
Absence drsquoacte autorisant le deacuteplacement des accompagnateurs
Risque juridique Etablir systeacutematiquement X jours avant le deacutepart les ordres de mission
Ordre de mission pour les accompagnateurs
RISQUES LIES AUX ACTES FINANCIERS
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
La participation des familles nrsquoest pas arrecircteacutee par le conseil drsquoadministration
Risque financier Risque juridique Lrsquoagent comptable ne peut rien encaisser
Preacutesenter le budget du voyage en CA et fixer le tarif du voyage
Acte relatif au financement des voyages scolaires
Le budget du voyage nrsquoest pas arrecircteacute en eacutequilibre par le CA
Risque financier Preacutesenter le budget du voyage en CA et arrecircteacute un budget eacutequilibreacute
Budget du voyage
Le voyage nrsquoest pas budgeacutetiseacute
Aucun engagement (bon de commande bon de reacuteservation) ne peut ecirctre eacutetabli
Inscrire au budget la sortie ou le voyage
Budget de lrsquoEPLE DBM
Un don est attribueacute agrave lrsquoeacutetablissement
Risque lieacute agrave la notification du don
Preacutesenter au CA la notification du don
Acte relatif agrave lrsquoacceptation du don
Une Subvention est notifieacutee agrave lrsquoeacutetablissement
Risque lieacute agrave la subvention
Preacutesenter au CA la notification de la subvention avec les conditions drsquoutilisation et de compte rendu
Un eacutelegraveve ne part pas et demande le remboursement de son avance
Risque financier lieacute agrave lrsquoeacutequilibre du voyage
Elaborer une fiche de proceacutedure selon les eacuteleacutements deacutefinis dans la charte ou le regraveglement des voyages
Acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le remboursement
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RISQUES LIES AU MANIEMENT DE DENIERS PUBLICS PAR UNE PERSONNE NON HABILITEE
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
Lrsquoaccompagnateur demande des espegraveces pour des entreacutees de museacutee des tickets de meacutetro et des boissons
Maniement de deniers publics par des personnes non autoriseacutees
Creacuteer une reacutegie temporaire Acte de creacuteation de la reacutegie Nomination du reacutegisseur
Lrsquoenseignant reacutecupegravere dans sa classe lrsquoargent des familles
Maniement de deniers publics par des personnes non autoriseacutees
Creacuteer une reacutegie temporaire ou bien Autoriser lrsquoenseignant agrave collecter le montant de la participation des eacutelegraveves
Convention de mandat
RISQUES LIES A LrsquoACHAT PUBLIC EN EPLE
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
Un enseignant commande et apporte un contrat avec un voyagiste
Incompeacutetence de lrsquoauteur de lrsquoacte
Obtenir lrsquoautorisation de signer un contrat
Inscription agrave lrsquoEPCP Autorisation donneacutee au CE par le CA de signer le contrat
Un enseignant commande et apporte un contrat avec un voyagiste
Meacuteconnaissance des principes de la commande publique
Deacutefinir le besoin deacuteterminer les seuils reacutediger un document de consultation effectuer la publiciteacute et mise en concurrence neacutecessaires seacutelectionner le candidat
Passation du marcheacute
Reacutefeacuterence
- Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le second degreacute raquo
- Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg 160 du 9 janvier 2006 laquo Les actes administratifs des EPLE raquo
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Sommaire
Introduction Analyse des risques
La charte ou le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
CA et programmation des sorties et voyages scolaires dans le cadre de lrsquoanneacutee scolaire
Les sorties et voyages scolaires obligatoires
Les sorties et voyages scolaires facultatifs
Les dons
Les reacutegies
- La creacuteation de la reacutegie
- La nomination du reacutegisseur
- La nomination drsquoun mandataire
La budgeacutetisation des sorties et voyages scolaires ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de
recettes
- Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages
obligatoires non preacutevues au budget initial
- Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages
facultatifs non preacutevues au budget initial
Les contributions entre service
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LA CHARTE OU LE REGLEMENT INTERIEUR DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES
Deacutefinition La Charte ou le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires constitue un cadre
peacutedagogique administratif et financier propre agrave chaque eacutetablissement ce cadre permettra de
deacutefinir les principes retenus pour lrsquoorganisation de toutes les sorties et voyages scolaires de
lrsquoeacutetablissement
Caracteacuteristiques et diffeacuterences entre ces deux notions
- La charte des sorties et voyages scolaires constitue un cadre qui nrsquoa aucune valeur juridique crsquoest un code de bonne conduite elle institue un ensemble de regravegles que les membres de la communauteacute eacuteducative srsquoengagent agrave respecter crsquoest un mode opeacuteratoire un modus vivendi qui est deacutefini Les manquements agrave une des regravegles fixeacutees par cette charte ne feront lrsquoobjet drsquoaucune sanction
- Le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires constitue un cadre qui a valeur juridique ce code de bonne conduite srsquoinscrit dans lrsquoordonnancement juridique il devient obligatoire et produit des effets juridiques tous les actes du chef drsquoeacutetablissement ou du conseil drsquoadministration relatifs agrave des sorties ou voyages scolaires devront respecter les regravegles eacutecrites dans ce regraveglement inteacuterieur Les manquements agrave une des regravegles fixeacutees par ce regraveglement inteacuterieur pourront faire lrsquoobjet de sanction
Organigramme drsquoune charte
Acteurs Rocircle
Actes
Chef drsquoeacutetablissement Composition du groupe de reacuteflexion (facultatif)
Groupe de reacuteflexion Propositions
Equipe de direction Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation de la commission permanente
Commission permanente Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation du conseil drsquoadministration
Conseil drsquoadministration 1deg Adoption de la charte Avis
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la charte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute de la charte
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La charte des sorties et voyages scolaires
- Type drsquoacte Avis relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute Consultation (instruction) de la commission permanente recommandeacutee - Forme Acte reacutedigeacute - Deacutecision nrsquoayant aucune force juridique - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de la charte des sorties et voyages scolaires
La chartre constitue un cadre peacutedagogique administratif et financier propre agrave chaque
eacutetablissement du fait de son autonomie ce dernier est donc libre de fixer les points qui figureront ou
non dans sa charte en fonction de sa situation particuliegravere Pourront ecirctre inscrites dans la charte
plusieurs seacuteries de dispositions notamment des dispositions
- drsquoordre peacutedagogique o Principe de ladeacutequation des voyages au projet deacutetablissement o Principe de consultation systeacutematique du Conseil dadministration pour chaque sortie ou
voyage deacutefinition drsquoun seuil au dessous duquel le chef drsquoeacutetablissement autorise les sorties facultatives principe drsquoinformation du conseil drsquoadministration en deacutebut et fin drsquoanneacutee scolaire
- drsquoordre administratif o Deacutefinition drsquoun scheacutema relatif agrave lrsquoorganisation des sorties ou voyages o Deacutefinition des modaliteacutes drsquoorganisation des tacircches de la responsabiliteacute de chaque acteur o Deacutefinition du calendrier annuel drsquoorganisation des sorties et voyages o Elaboration de documents relatifs aux sorties et voyages facultatifs fiche projet fiches
drsquoinscription et autorisations obligatoires o Principe de diffusion systeacutematique de la charte aux familles dont lenfant participe agrave un
voyage
- drsquoordre financier o Principe de lrsquoeacutelaboration drsquoun budget pour chaque sortie ou voyage compte rendu au
conseil drsquoadministration agrave la fin de lrsquoanneacutee scolaire o Principe de la participation des familles (versement preacutealable au voyage eacutechelonnement des
versements) o Deacutefinition de regravegles pour la gestion des reliquats o Deacutefinition de regravegles en cas dannulation de voyage (reversement ou non des sommes deacutejagrave
verseacutees) o Deacutefinition de regravegles en cas de deacutesistement dun eacutelegraveve (situation variable selon que son
absence fait supporter un coucirct financier plus important ou non aux autres eacutelegraveves si oui restitution ou non des sommes deacutejagrave verseacutees)
o Regravegles et calendrier pour la constitution drsquoune reacutegie
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Organigramme drsquoun regraveglement inteacuterieur
Acteurs Rocircle
Actes
Chef drsquoeacutetablissement Composition du groupe de reacuteflexion (facultatif)
Groupe de reacuteflexion Propositions
Equipe de direction Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation de la commission permanente
Commission permanente Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation du conseil drsquoadministration
Conseil drsquoadministration Adoption du regraveglement inteacuterieur Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Transmission de la deacutelibeacuteration
Controcircle de leacutegaliteacute Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute de lrsquoacte
Acte relatif au regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
- Type drsquoacte Acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute Consultation (instruction) de la commission permanente - Forme Acte reacutedigeacute - Acte soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte exeacutecutoire quinze jours apregraves lrsquoaccuseacute de reacuteception - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de la deacutelibeacuteration relative au regraveglement des sorties et voyages scolaires
Le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires constitue un cadre peacutedagogique
administratif et financier propre agrave chaque eacutetablissement du fait de son autonomie ce dernier est
donc libre de fixer les points qui figureront ou non dans sa charte en fonction de sa situation
particuliegravere Pourront ecirctre inscrites dans ce regraveglement plusieurs seacuteries de dispositions notamment
des dispositions
- drsquoordre peacutedagogique o Principe de ladeacutequation des voyages au projet deacutetablissement
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o Principe de consultation systeacutematique du Conseil dadministration pour chaque sortie ou voyage deacutefinition drsquoun seuil au dessous duquel le chef drsquoeacutetablissement autorise les sorties facultatives principe drsquoinformation du conseil drsquoadministration en deacutebut et fin drsquoanneacutee scolaire
- drsquoordre administratif o Deacutefinition drsquoun scheacutema relatif agrave lrsquoorganisation des sorties ou voyages o Deacutefinition des modaliteacutes drsquoorganisation des tacircches de la responsabiliteacute de chaque acteur o Deacutefinition du calendrier annuel drsquoorganisation des sorties et voyages o Elaboration de documents types relatifs aux sorties et voyages facultatifs fiche projet fiches
drsquoinscription et autorisations obligatoires o Principe de diffusion systeacutematique du regraveglement inteacuterieur aux familles dont lenfant participe
agrave un voyage - drsquoordre financier
o Principe de lrsquoeacutelaboration drsquoun budget pour chaque sortie ou voyage compte rendu au conseil drsquoadministration agrave la fin de lrsquoanneacutee scolaire
o Principe de la participation des familles (versement preacutealable au voyage eacutechelonnement des versements)
o Deacutefinition de regravegles pour la gestion des reliquats o Deacutefinition de regravegles en cas dannulation de voyage (reversement ou non des sommes deacutejagrave
verseacutees) o Deacutefinition de regravegles en cas de deacutesistement dun eacutelegraveve (situation variable selon que son
absence fait supporter un coucirct financier plus important ou non aux autres eacutelegraveves si oui restitution ou non des sommes deacutejagrave verseacutees)
o Regravegles et calendrier pour la constitution drsquoune reacutegie
Les bonnes pratiques
Lrsquoacte devra ecirctre rendu exeacutecutoire par lrsquoautoriteacute de controcircle avant tout autre acte relatif aux sorties et voyages
Lrsquoacte devra faire lrsquoobjet drsquoune large publiciteacute agrave chaque rentreacutee scolaire
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Exemple drsquoune charte Charte ndash regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
Un modegravele de charte ndash regraveglement inteacuterieur des voyages organiseacutes par les EPLE est proposeacute ci-apregraves Il
ne srsquoagit pas drsquoun formulaire preacuteconiseacute mais drsquoune trame pouvant ecirctre adapteacutee aux circonstances
particuliegraveres
Article 1 Une sortie scolaire nrsquoa de justification que dans le cadre drsquoun projet peacutedagogique en relation avec les
enseignements obligatoires et les programmes Cet ancrage doit ecirctre expliciteacute dans la description du projet
Article 2 Toute sortie ne peut exceacuteder une dureacutee de 5 jours pris sur le temps scolaire Le conseil
drsquoadministration fixe le nombre de sorties facultatives agrave X par niveau ou classe dans lrsquoanneacutee
Article 3 Le conseil drsquoadministration fixe le montant de la contribution volontaire des familles Le conseil drsquoadministration tolegravere une variation de XX de la participation demandeacutee
Article 4 Le conseil drsquoadministration nrsquoexamine pas les projets dont la contribution volontaire des familles nrsquoexcegravede pas la somme de XX euros
Article 5 La sortie pourra se deacuterouler si XX des eacutelegraveves de la classe ou du niveau participent au deacuteplacement Le voyage linguistique se deacuteroule si XX des eacutelegraveves drsquoun niveau y participent
Article 6 Lrsquoeacutetablissement est autoriseacute agrave percevoir par avance les contributions volontaires des familles Les deacutepenses seront engageacutees dans la limite des sommes perccedilues
Article 7 Les financements envisageacutes par lrsquoeacutetablissement preacutelegravevement sur fonds de reacuteserves participation
drsquoun autre chapitre ou affectation de subvention de fonctionnement (sous reacuteserve drsquo instruction particuliegravere de
la collectiviteacute de rattachement) sont soumis agrave lrsquoapprobation du conseil drsquoadministration
Article 8 Les modaliteacutes de contribution financiegravere ne concernent pas les personnels drsquoencadrement du voyage puisque lrsquoensemble des accompagnateurs beacuteneacuteficie de la gratuiteacute Les charges ne devant pas ecirctre supporteacutees par les familles leur financement sera preacutevu sur le budget de lrsquoeacutetablissement (subventions diverses ressources propres etc)
Article 9 La participation aux charges communes est fixeacutee agrave hellip du montant du budget du voyage scolaire (frais de teacuteleacutephone reacuteception formaliteacutes administrativeshellip)
Article 10 Un bilan financier du voyage sera preacutesenteacute au conseil drsquoadministration
Article 11 Lrsquoeacuteventuel reliquat sera obligatoirement rembourseacute aux familles qui auront reacutegleacute lrsquointeacutegraliteacute de la participation demandeacutee excepteacute srsquoil est infeacuterieur agrave hellip Euros
Article 12 Les reliquats infeacuterieurs agrave 8 euros seront acquis deacutefinitivement agrave lrsquoeacutetablissement agrave lrsquoexpiration drsquoun deacutelai de 3 mois agrave compter de sa date de notification aux familles si celles-ci nrsquoen ont pas demandeacute le remboursement Article 13 Les conditions drsquoannulation du voyage seront notifieacutees aux familles par acte drsquoengagement Ces
conditions peuvent ecirctre deacutetermineacutees par lrsquoeacutetablissement Elles peuvent ecirctre eacutequivalentes agrave celles preacutevues dans
la convention de seacutejour
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CA ET PROGRAMMATION DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES DANS LE CADRE DE LrsquoANNEE SCOLAIRE
Exemple de calendrier avec programmation des sorties et des voyages scolaires en deacutebut drsquoanneacutee
scolaire
Calendrier Actes du CA Anneacutee N
Anneacutee N+1
1er CA de lrsquoanneacutee
Elaboration de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
X
2eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage
X
3eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Budget de lrsquoEPLE
Inscription des sorties et voyages agrave lrsquoEPCP
X
4eacuteme CA de lrsquoanneacutee
5eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Compte rendu du voyage et preacutesentation du bilan financier au CA
X
Exemple de calendrier sans programmation drsquoune sortie ou drsquoun voyage scolaire en deacutebut drsquoanneacutee
scolaire
Calendrier Actes du CA Anneacutee N
Anneacutee N+1
1er CA de lrsquoanneacutee
Elaboration de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages
scolaires
2eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage
3eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Budget de lrsquoEPLE
4eacuteme CA de
lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage DBM
Inscription des sorties et voyages agrave lrsquoEPCP
Ou Acte du CA autorisant le CE de signer le contrat
X
5eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Compte rendu du voyage et preacutesentation du bilan financier au
CA
X
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LES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES OBLIGATOIRES
Deacutefinition Deacuteplacements collectifs drsquoeacutelegraveves hors de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
accompagneacutes et organiseacutes sous lrsquoautoriteacute du chef drsquoeacutetablissement dans le cadre drsquoune action
eacuteducative ayant lieu tout ou partie pendant le temps scolaire
La sortie effectueacutee sur une journeacutee ou une demi-journeacutee ne comporte pas de nuiteacutee Le voyage
inclut au moins une nuiteacutee Tout voyage comportant une nuiteacutee est facultatif en application de
lrsquoarticle 371-3 du code civil
Le caractegravere obligatoire implique la gratuiteacute pour les eacutelegraveves et accompagnateurs
Critegraveres de la sortie obligatoire
La sortie obligatoire concerne la classe entiegravere ou un niveau deacutetermineacute La sortie srsquoinscrit dans le cadre des programmes officiels ou du projet drsquoeacutetablissement La sortie srsquoexeacutecute sur le temps scolaire
Reacutefeacuterence
- Circulaire ndeg79-186 du 12 Juin 1979 - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
Organigramme
Les sorties et voyages obligatoires vont amener plusieurs actes
Un acte relatif agrave la programmation des voyages et sorties scolaires Un acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant la sortie Un ordre de mission
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignant Initiative du voyage
Chef drsquoeacutetablissement Faisabiliteacute
Equipe de direction Instruction
Conseil drsquoadministration Consultation et programmation Avis ou Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Autorisation du voyage Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes Information des familles
Chef drsquoeacutetablissement Ordre de mission Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
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Chronologie
1deg acte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Deacutecision immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
2deg acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
3deg ordre de mission pour les accompagnateurs
- Type drsquoacte acte du chef drsquoeacutetablissement relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable apregraves publiciteacute notification agrave lrsquointeacuteresseacute
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires Le respect de la finaliteacute peacutedagogique et eacuteducative de la sortie Le respect des critegraveres de la sortie obligatoire elle ne peut pas concerner seulement que
quelques eacutelegraveves Lrsquoinformation des familles ou du repreacutesentant leacutegal (eacutecrite si besoin) Le caractegravere facultatif de lrsquoassurance pour la famille (La sortie constitue une activiteacute
obligatoire) La violation du principe de gratuiteacute de lrsquoenseignement pour les eacutelegraveves et les
accompagnateurs Lrsquoabsence drsquoacte du chef drsquoeacutetablissement Le caractegravere exeacutecutoire des actes La gestion financiegravere de la sortie incombe en totaliteacute sur le budget de lrsquoeacutetablissement
chapitre A1 J1 ou J31 J32 J38 ou J4 il nrsquoexiste aucun compte 7067 contribution des familles aux voyages scolaires
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LES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES FACULTATIFS
Deacutefinition Deacuteplacements collectifs drsquoeacutelegraveves hors de lrsquoEPLE accompagneacutes et organiseacutes sous
lrsquoautoriteacute du chef drsquoeacutetablissement dans le cadre drsquoune action eacuteducative ayant lieu tout ou partie
pendant le temps scolaire
La sortie effectueacutee sur une journeacutee ou une demi-journeacutee ne comporte pas de nuiteacutee Le voyage
inclut au moins une nuiteacutee Tout voyage comportant une nuiteacutee est facultatif en application de
lrsquoarticle 371-3 du code civil
Un voyage facultatif ne doit pas ecirctre discriminatoire ce caractegravere discriminatoire srsquoexamine au
regard du montant du coucirct du voyage coucirct discriminant pour certaines familles et au fait que le
coucirct du voyage des accompagnateurs ne doit pas ecirctre supporteacute par les familles
Les voyages scolaires vont amener plusieurs actes
Un acte relatif agrave la programmation des voyages et sorties scolaires Un acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage Un acte relatif au financement des voyages scolaires Un ordre de mission pour les accompagnateurs
Chronologie
1deg acte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute consultation (instruction) de la commission permanente - Forme acte reacutedigeacute - Deacutecision immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
2deg acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
3deg acte relatif au financement des voyages scolaires
- Type acte relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte exeacutecutoire quinze jours apregraves lrsquoaccuseacute de reacuteception - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
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4deg ordre de mission pour les accompagnateurs
- Type drsquoacte acte du chef drsquoeacutetablissement relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable apregraves publiciteacute notification agrave lrsquointeacuteresseacute
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignant Initiative du voyage
Chef drsquoeacutetablissement Faisabiliteacute
Equipe de direction Instruction
Commission permanente Instruction
Conseil drsquoadministration Consultation et programmation Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Autorisation et arrecirct de la liste des eacutelegraveves participant agrave la sortie ou au
voyage
Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Enseignant Deacutetail du voyage programme
Equipe de direction
Projet de budget de financement remplacement des enseignants accompagnateurs accueil des eacutelegraveves ne participant pas au
voyage
Conseil drsquoadministration Deacutecision relative au financement du voyage autorisation de signer les conventions don DBM pour
vote si neacutecessaire
Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Transmission acte et DBM
Controcircle de leacutegaliteacute Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Chef drsquoeacutetablissement Ordre de mission Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
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Contenu de la deacutelibeacuteration relative au financement des voyages scolaires
La reacutefeacuterence agrave la charte ou au regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires La reacutefeacuterence de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires La preacutesentation du voyage (destination date objet) Les classes concerneacutees Le nombre de participants et drsquoaccompagnateurs Le nom de lrsquoadulte responsable Le budget Lrsquoautorisation de signer les contrats et les conventions preacutesenteacutees simultaneacutement Le vote du montant maximum de la participation des familles Lrsquoeacutecheacuteancier des encaissements de la participation Les modaliteacutes de remboursement en cas de deacutesistement ou drsquoannulation Les modaliteacutes de remboursement en cas drsquoexceacutedent agrave la fin du voyage Les dons
Les bonnes pratiques
Lrsquoacte devra ecirctre rendu exeacutecutoire par lrsquoautoriteacute de controcircle avant drsquoencaisser de lrsquoargent des familles ou drsquoengager les deacutepenses relatives au voyage Le budget preacutevisionnel du voyage est joint agrave lrsquoacte
Lrsquoacte est agrave joindre au 1er mandatement relatif au paiement des deacutepenses ainsi qursquoagrave lrsquoordre de recettes des participants
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires Le respect de la finaliteacute peacutedagogique et eacuteducative de la sortie Lrsquoexistence des diffeacuterents actes La rupture de lrsquoeacutegaliteacute des participants au voyage (existence de diffeacuterents tarifs selon que
lrsquoeacutelegraveve est affilieacute ou non au foyer socio-eacuteducatif) La violation du principe de gratuiteacute de lrsquoenseignement (deacutepenses des accompagnateurs mis
directement ou indirectement agrave la charge des familles) Lrsquoabsence drsquoacte La gestion de fait par une association La compeacutetence du conseil drsquoadministration pour deacutelibeacuterer sur le financement des voyages si
cette attribution a eacuteteacute deacuteleacutegueacutee agrave la commission permanente (le conseil drsquoadministration ne peut plus deacutecider et la commission permanente nrsquoest pas compeacutetente pour voter une DBM)
Reacutefeacuterence - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
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LES DONS
Deacutefinition Un don est une libeacuteraliteacute agrave titre gracieux Lrsquoassembleacutee geacuteneacuterale du foyer socio-eacuteducatif
ou la personne responsable drsquoun autre organisme peut deacutecider de financer les sorties ou voyages
scolaires drsquoun eacutetablissement public local drsquoenseignement Cette participation prend la forme drsquoun
don fait agrave lrsquoeacutetablissement Pour que ce don soit recevable il faut qursquoil soit notifieacute agrave lrsquoeacutetablissement et
que le conseil drsquoadministration se prononce sur le principe du versement du don en autorisant le chef
drsquoeacutetablissement agrave accepter ce don
Reacutefeacuterence
- Article R421-20 du code de lrsquoeacuteducation - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
FSE Lettre de notification du don
Chef drsquoeacutetablissement Etude du caractegravere recevable du don
Equipe de direction Instruction
Conseil drsquoadministration
Deacutecision autorisant le chef drsquoeacutetablissement agrave accepter le don
DBM si neacutecessaire
Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Acte relatif au don
- Type acte relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte non soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
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Le respect des engagements en acceptant le don lrsquoeacutetablissement accepte les exigences du financeur fixeacutees dans la lettre de notification du don si le don est affecteacute au voyage agrave tel voyage il ne pourra pas servir pour un autre voyage Le don nrsquoest acquis que si le voyage se reacutealise (article R421-66 du code de lrsquoeacuteducation)
Lrsquoabsence de discrimination le don est affecteacute au voyage et non pas pour faire beacuteneacuteficier quelques participants drsquoun tarif diffeacuterent ou preacutefeacuterentiel
Le compte rendu financier du voyage Lrsquoexistence de lrsquoacte du CA Le caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
LA TECHNIQUE DES RESSOURCES AFFECTEacuteES Cette technique est utiliseacutee pour des opeacuterations preacutevues par des contrats des conventions ou bien se rapportant agrave des dons legs et recettes leacutegales qui remplissent simultaneacutement les conditions suivantes
- signature drsquoune convention avec un financeur fixant les obligations ou acceptation de dons ou de recettes en contrepartie drsquoobligations
- obligation de rendre compte de lrsquoutilisation des creacutedits - obligation de restituer le solde non employeacute ou obtenir du bailleur de fonds le report de
ces creacutedits sur lrsquoexercice suivant La comptabiliteacute de ces opeacuterations srsquoexeacutecute du 1er janvier au 31 deacutecembre (il nrsquoexiste pas de peacuteriode drsquoinventaire)
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LES REGIES
Les actes de creacuteation drsquoune reacutegie ou de nomination du reacutegisseur ne sont pas soumis agrave lrsquoapprobation
du conseil drsquoadministration
1) Creacuteation drsquoune reacutegie
Le principe Les actes de creacuteation de reacutegies doivent ecirctre transmis au comptable supeacuterieur du Treacutesor en application des dispositions de lrsquoarrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et drsquoavances Sans formulation drsquoobservations du comptable supeacuterieur du Treacutesor les deacutecisions de creacuteation de reacutegies seront exeacutecutoires agrave lrsquoissue du deacutelai de 15 jours agrave compter de la date de transmission Il nrsquoest donc pas neacutecessaire de formaliser lrsquoaccord du comptable supeacuterieur du Treacutesor
Reacutefeacuterence
- Deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute relatif aux reacutegies de recettes et aux reacutegies drsquoavances des organismes publics
- Arrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et des reacutegies drsquoavances
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignants Demande
Chef drsquoeacutetablissement Demande avis de lrsquoagent comptable
Agent comptable Avis
Chef drsquoeacutetablissement Deacutecision de creacuteation de la reacutegie transmission
Comptable supeacuterieur du Treacutesor Exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves transmission
Acte relatif agrave la reacutegie
- Type acte du chef drsquoeacutetablissement - Forme acte reacutedigeacute - Acte non soumis agrave lrsquoapprobation du conseil drsquoadministration - Acte non soumis au controcircle de leacutegaliteacute - Acte exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves la transmission au comptable supeacuterieur du treacutesor - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
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Les points agrave surveiller
- Preacutesence du document instituant la reacutegie Ce document est accompagneacute du document
intituleacute laquo document drsquohabilitation raquo
o La deacutecision portant institution drsquoune reacutegie deacutecrit la nature de deacutepense ainsi que le
montant maximum par opeacuteration
o Le document drsquohabilitation preacutecisera
la date drsquohabilitation
lrsquoobjet de la reacutegie
la dureacutee
le nom du reacutegisseur
son grade
le nom du suppleacuteant
le montant de lrsquoavance
la peacuteriodiciteacute des justificatifs
le chapitre autoriseacute ainsi que les moyens de regraveglement
- Nouvelle transmission en cas de modifications drsquoune recette ou et drsquoune deacutepense
2) Nomination du reacutegisseur
La nomination du reacutegisseur est un acte interne agrave llsquoeacutetablissement et le document retraccedilant
cette nomination issu de lrsquoapplication informatique nrsquoest pas agrave transmettre
Ces reacutegies temporaires concernent principalement les voyages scolaires Le montant maximal de lrsquoavance dans le cadre drsquoune reacutegie temporaire est limiteacute au montant preacutevisible des deacutepenses agrave honorer dans le cadre de la reacutegie Il nrsquoexiste aucune disposition reacuteglementaire preacutecisant le montant maximum puisqursquoil est variable suivant lrsquoobjet de la reacutegie temporaire Le montant maximum de lrsquoavance doit donc ecirctre deacutetermineacute preacuteciseacutement en fonction de la dureacutee et de la destination du voyage
3) Nomination drsquoun mandataire
Les reacutegisseurs ont la faculteacute de deacutesigner sous leur responsabiliteacute et apregraves autorisation de lagent comptable un mandataire
Les conditions particuliegraveres de recouvrement de certains droits et de paiement de certaines deacutepenses peuvent justifier que celles-ci soient reacutealiseacutees par drsquoautres personnes habiliteacutees qui interviennent en qualiteacute de mandataires pour le compte et sous la responsabiliteacute du reacutegisseur (par exemple pour le regraveglement de deacutepenses lors drsquoun voyage scolaire agrave lrsquoeacutetranger)
Les mandataires agissent sous la responsabiliteacute du reacutegisseur Ils ne sont pas assujettis agrave cautionnement Ils ne perccediloivent pas drsquoindemniteacute de responsabiliteacute
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Organigramme et chronologie
Acteurs Rocircle
Actes
Reacutegisseur Initiative
Agent comptable Autorisation
Reacutegisseur Deacutesignation Procuration
Reacutegisseur Information du chef drsquoeacutetablissement et Speacutecimen de la
signature du mandataire
Reacutegisseur Speacutecimen de la signature du mandataire
Chronologie
Type drsquoacte Acte du reacutegisseur qui eacutetablit une procuration sur papier libre - Forme
o Acte reacutedigeacute sur papier libre o Visa de lrsquoagent comptable
- Deacutecision exeacutecutoire apregraves information du chef drsquoeacutetablissement - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de lrsquoacte
Identification du mandataire Objet du mandat les pouvoirs confieacutes au mandataire (type de deacutepenses type de recettes)
doivent ecirctre expresseacutement deacutetermineacutees dans la convention de mandat Les conditions drsquoexeacutecution de la convention
o Mise agrave disposition drsquoun registre de reccedilus agrave souche o Deacutelivrance drsquoun reccedilu o Inscription sur la souche du nom de lrsquoeacutelegraveve de la date et du montant o Consignes en cas drsquoerreur ou de rectification o Reversement tous les huit jours au maximum au reacutegisseur des fonds et piegraveces
justificatives deacutetenus
Lrsquoobligation pour le mandataire de tenir une comptabiliteacute simplifieacutee Le rappel que les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute
personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Signature de lrsquoacte de nomination accompagneacutee de la mention laquo vu pour acceptation raquo Visa de lrsquoagent comptable
Les points agrave surveiller
Le caractegravere personnel de la deacuteleacutegation (laquo intuitu personae raquo agent preacutesentant les garanties neacutecessaires)
Aucun mandataire suppleacuteant nrsquoest autoriseacute
Le caractegravere impreacutecis de lrsquoobjet de la convention de mandat
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Lrsquoenvoi de la copie de la procuration ainsi que le speacutecimen de la signature du mandataire Le respect par le mandataire des dispositions du mandat et des regravegles de fonctionnement de
la reacutegie Le mandataire ne peut exercer ses fonctions dans le cas dabsence du reacutegisseur que pendant
deux mois au maximum Dans le cas dabsence supeacuterieure agrave deux mois il convient de proceacuteder agrave la nomination dun nouveau reacutegisseur ou dun inteacuterimaire
Annexe exemple drsquoune procuration
CONVENTION DE MANDAT
Vu la loi ndeg 63-156 du 23 feacutevrier 1963 portant loi de finances pour 1963 Vu le deacutecret ndeg 62-1587 du 29 deacutecembre 1962 portant regraveglement geacuteneacuteral sur la comptabiliteacute publique Vu le deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute en dernier lieu par le deacutecret 97-33 du 13 janvier 1997 relatif aux reacutegies de recettes et drsquoavances des organismes publics En application de lrsquoinstruction codificatrice ndeg 05-042-M9-R du 30 septembre 2005 annotant lrsquoinstruction codificatrice ndeg 98-065 ndash M9 ndash R du 4 mai 1998
Vu lrsquoacte administratif ndeghelliphelliphelliphellip du Conseil drsquoadministration du helliphelliphelliphelliphelliprelatif au financement du budget du voyage scolaire
Article 1 Objet Monsieur helliphelliphelliphelliphellip agissant en qualiteacute de reacutegisseur du Collegravege helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip donne procuration agrave Monsieur helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip professeur de helliphelliphelliphelliphelliphellip deacutesigneacute en qualiteacute de mandataire pour lrsquoencaissement des recettes correspondantes agrave helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Article 2 Seuil des encaissements Consideacuterant le tarif voteacute en Conseil drsquoadministration et le nombre drsquoeacutelegraveves concerneacutes Le montant des encaissements ne doit pas deacutepasser helliphelliphelliphelliphellipeuros
Article 3 Obligations du mandataire Un registre de reccedilus agrave souche sera deacutelivreacute au mandataire A chaque encaissement le mandataire devra deacutelivrer un reccedilu En cas drsquoerreur ou drsquoannulation le reccedilu portera la mention laquo annuleacute raquo et sera agrafeacute agrave la souche Le mandataire inscrira sur la souche le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant et lrsquoobjet Le mandataire indiquera sur le reccedilu le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant lrsquoobjet sa qualiteacute et son eacutemargement sera preacuteceacutedeacute de son nom Il doit proceacuteder au reversement tous les huit jours au maximum des fonds et piegraveces justificatives qursquoil deacutetient au reacutegisseur qui les centralise et les integravegre dans sa comptabiliteacute En aucun cas le mandataire ne doit encaisser des sommes ne correspondant pas agrave lrsquoobjet le montant ou la qualiteacute des deacutebiteurs de la preacutesente convention
Article 4 Responsabiliteacute Les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Le mandataire est donc tenu de rendre compte de sa gestion au reacutegisseur et doit agrave ce titre tenir une comptabiliteacute simplifieacutee de sa gestion
En cas de non respect des termes de la preacutesente convention par le mandataire le reacutegisseur se reacuteserve le droit drsquoengager la responsabiliteacute du mandataire
Article 5 Dureacutee La preacutesente convention est conclue pour une dureacutee de deux mois agrave compter de sa signature A helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip le helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
LrsquoAgent comptable Le Reacutegisseur Le Mandataire laquovu pour acceptation raquo
helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
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LA BUDGETISATION DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages obligatoires non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives
Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute obligatoire les deacutepenses sont effectueacutees sur le budget de lrsquoeacutetablissement etou sur ressources speacutecifiques Aucune participation des familles ne peut ecirctre demandeacutee il nrsquoexiste en comptabiliteacute aucun compte 7067 contributions des familles aux voyages scolaires dans les services eacutenumeacutereacutes ci-dessous La gestion financiegravere et comptable est imputeacutee en totaliteacute
- Au service geacuteneacuteral o sur le chapitre A1 activiteacute eacuteducatives et peacutedagogiques (A1 6245)
- etou sur les services speacuteciaux suivants
o J 1 Enseignement technique (y compris la taxe drsquoapprentissage si la sortie est en rapport avec la formation des eacutelegraveves)
o J 31 J32 J38 Projet drsquoeacutetablissement o J 4 Zone drsquoeacuteducation prioritaire
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o N 85 Subvention de collectiviteacute territoriale pour le deacuteveloppement des activiteacutes culturelles et peacuteri-eacuteducatives
Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages facultatifs non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Participation des familles
Ressources non
affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires
La gestion financiegravere et comptable du voyage doit ecirctre impeacuterativement imputeacutee en totaliteacute sur le
service speacutecial ndash chapitre N3 en recettes et en deacutepenses
Le chapitre N3 est un service speacutecial sans reacuteserve eacutequilibreacute en recettes et en deacutepenses geacutereacute en partie depuis le 1er janvier 2008 selon la technique des ressources affecteacutees dont la comptabilisation donne lieu agrave une prise en charge au deacutebit du C468 263 produits agrave recevoir sur appariements voyages par le creacutedit du compte C468 663 charges agrave payer sur appariements voyages
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Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute facultative la totaliteacute des deacutepenses est effectueacutee sur le budget du voyage tel qursquoil a eacuteteacute preacutesenteacute et voteacute par le conseil drsquoadministration
Les personnels drsquoencadrement eacutetant dispenseacutes de contribution financiegravere il est donc neacutecessaire de preacutevoir sur le budget de lrsquoeacutetablissement les modaliteacutes de financement des deacutepenses des accompagnateurs affeacuterentes agrave ce voyage puisque les familles nrsquoont pas agrave en supporter les frais Si les accompagnateurs payent une participation cette derniegravere devra ecirctre retraceacutee au compte 70888
Dans le cas des sorties et voyages facultatifs la participation demandeacutee aux familles sera comptabiliseacutee au compte 7067 Nota bene Le compte 70667 ne doit jamais ecirctre utiliseacute pour un voyage ce dernier est reacuteserveacute agrave des contributions de formation continue et de promotion sociale (racine 7066) Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
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La technique budgeacutetaire des contributions entre services pour les comptes laquo charges agrave payer raquo et laquo produits agrave recevoir raquo
Si une des recettes du voyage provient drsquoun preacutelegravevement sur fonds de reacuteserve ou drsquoun autre service de lrsquoeacutetablissement Il conviendra drsquoappliquer alors la technique budgeacutetaire des contributions entre services (comptes 6588 et 7588) Le principe est simple laquo un service qui donne un service qui reccediloit raquo La comptabilisation de cette opeacuteration se traduira par
- un mandat drsquoordre au compte 6588 dans le service qui donne - un OR au compte 7588 dans le service qui reccediloit
Compte
D 6588 Compte
4662 Compte
468263 Compte
468663 Compte
N3 7588
D C D C D C D C D C
1 X X 2 X X 3 X X 4 X X
Seront utiliseacutes les comptes suivants compte 6588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement compte 4662 Mandats agrave payer ndash Exercice courant compte 468263 Produits agrave recevoir sur appariements voyages compte 468663 Charges agrave payer sur appariements voyages Compte 7588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement
Lrsquoeacutegaliteacute entre ces deux comptes doit toujours exister que ce soit au niveau de lrsquoouverture de creacutedits et de preacutevision de recettes ou que ce soit au niveau de lrsquoexeacutecution le mandat drsquoordre au compte 6588 et la recette drsquoordre au 7588 doivent ecirctre eacutetablis pour le montant exact de la deacutepense constateacutee sur ce financement et non en fonction de la preacutevision budgeacutetaire
DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au chapitre D 6588 si le preacutelegravevement provient des reacuteserves du service geacuteneacuteral au J1 6588 srsquoil provient des reacuteserves de lrsquoenseignement technique DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au service speacutecial J3(X) 6588 si le voyage finalise un projet drsquoeacutetablissement (PAPeacutet) participation du service speacutecial au service N3 qui retrace la totaliteacute du voyage
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Voyage et assurance de lrsquoeacutelegraveve
Meacuteconnaissance du principe de gratuiteacute si la sortie est obligatoire
Information des parents
Absence drsquoacte autorisant le deacuteplacement des accompagnateurs
Risque juridique Etablir systeacutematiquement X jours avant le deacutepart les ordres de mission
Ordre de mission pour les accompagnateurs
RISQUES LIES AUX ACTES FINANCIERS
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
La participation des familles nrsquoest pas arrecircteacutee par le conseil drsquoadministration
Risque financier Risque juridique Lrsquoagent comptable ne peut rien encaisser
Preacutesenter le budget du voyage en CA et fixer le tarif du voyage
Acte relatif au financement des voyages scolaires
Le budget du voyage nrsquoest pas arrecircteacute en eacutequilibre par le CA
Risque financier Preacutesenter le budget du voyage en CA et arrecircteacute un budget eacutequilibreacute
Budget du voyage
Le voyage nrsquoest pas budgeacutetiseacute
Aucun engagement (bon de commande bon de reacuteservation) ne peut ecirctre eacutetabli
Inscrire au budget la sortie ou le voyage
Budget de lrsquoEPLE DBM
Un don est attribueacute agrave lrsquoeacutetablissement
Risque lieacute agrave la notification du don
Preacutesenter au CA la notification du don
Acte relatif agrave lrsquoacceptation du don
Une Subvention est notifieacutee agrave lrsquoeacutetablissement
Risque lieacute agrave la subvention
Preacutesenter au CA la notification de la subvention avec les conditions drsquoutilisation et de compte rendu
Un eacutelegraveve ne part pas et demande le remboursement de son avance
Risque financier lieacute agrave lrsquoeacutequilibre du voyage
Elaborer une fiche de proceacutedure selon les eacuteleacutements deacutefinis dans la charte ou le regraveglement des voyages
Acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le remboursement
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RISQUES LIES AU MANIEMENT DE DENIERS PUBLICS PAR UNE PERSONNE NON HABILITEE
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
Lrsquoaccompagnateur demande des espegraveces pour des entreacutees de museacutee des tickets de meacutetro et des boissons
Maniement de deniers publics par des personnes non autoriseacutees
Creacuteer une reacutegie temporaire Acte de creacuteation de la reacutegie Nomination du reacutegisseur
Lrsquoenseignant reacutecupegravere dans sa classe lrsquoargent des familles
Maniement de deniers publics par des personnes non autoriseacutees
Creacuteer une reacutegie temporaire ou bien Autoriser lrsquoenseignant agrave collecter le montant de la participation des eacutelegraveves
Convention de mandat
RISQUES LIES A LrsquoACHAT PUBLIC EN EPLE
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
Un enseignant commande et apporte un contrat avec un voyagiste
Incompeacutetence de lrsquoauteur de lrsquoacte
Obtenir lrsquoautorisation de signer un contrat
Inscription agrave lrsquoEPCP Autorisation donneacutee au CE par le CA de signer le contrat
Un enseignant commande et apporte un contrat avec un voyagiste
Meacuteconnaissance des principes de la commande publique
Deacutefinir le besoin deacuteterminer les seuils reacutediger un document de consultation effectuer la publiciteacute et mise en concurrence neacutecessaires seacutelectionner le candidat
Passation du marcheacute
Reacutefeacuterence
- Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le second degreacute raquo
- Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg 160 du 9 janvier 2006 laquo Les actes administratifs des EPLE raquo
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Sommaire
Introduction Analyse des risques
La charte ou le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
CA et programmation des sorties et voyages scolaires dans le cadre de lrsquoanneacutee scolaire
Les sorties et voyages scolaires obligatoires
Les sorties et voyages scolaires facultatifs
Les dons
Les reacutegies
- La creacuteation de la reacutegie
- La nomination du reacutegisseur
- La nomination drsquoun mandataire
La budgeacutetisation des sorties et voyages scolaires ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de
recettes
- Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages
obligatoires non preacutevues au budget initial
- Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages
facultatifs non preacutevues au budget initial
Les contributions entre service
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LA CHARTE OU LE REGLEMENT INTERIEUR DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES
Deacutefinition La Charte ou le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires constitue un cadre
peacutedagogique administratif et financier propre agrave chaque eacutetablissement ce cadre permettra de
deacutefinir les principes retenus pour lrsquoorganisation de toutes les sorties et voyages scolaires de
lrsquoeacutetablissement
Caracteacuteristiques et diffeacuterences entre ces deux notions
- La charte des sorties et voyages scolaires constitue un cadre qui nrsquoa aucune valeur juridique crsquoest un code de bonne conduite elle institue un ensemble de regravegles que les membres de la communauteacute eacuteducative srsquoengagent agrave respecter crsquoest un mode opeacuteratoire un modus vivendi qui est deacutefini Les manquements agrave une des regravegles fixeacutees par cette charte ne feront lrsquoobjet drsquoaucune sanction
- Le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires constitue un cadre qui a valeur juridique ce code de bonne conduite srsquoinscrit dans lrsquoordonnancement juridique il devient obligatoire et produit des effets juridiques tous les actes du chef drsquoeacutetablissement ou du conseil drsquoadministration relatifs agrave des sorties ou voyages scolaires devront respecter les regravegles eacutecrites dans ce regraveglement inteacuterieur Les manquements agrave une des regravegles fixeacutees par ce regraveglement inteacuterieur pourront faire lrsquoobjet de sanction
Organigramme drsquoune charte
Acteurs Rocircle
Actes
Chef drsquoeacutetablissement Composition du groupe de reacuteflexion (facultatif)
Groupe de reacuteflexion Propositions
Equipe de direction Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation de la commission permanente
Commission permanente Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation du conseil drsquoadministration
Conseil drsquoadministration 1deg Adoption de la charte Avis
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la charte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute de la charte
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La charte des sorties et voyages scolaires
- Type drsquoacte Avis relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute Consultation (instruction) de la commission permanente recommandeacutee - Forme Acte reacutedigeacute - Deacutecision nrsquoayant aucune force juridique - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de la charte des sorties et voyages scolaires
La chartre constitue un cadre peacutedagogique administratif et financier propre agrave chaque
eacutetablissement du fait de son autonomie ce dernier est donc libre de fixer les points qui figureront ou
non dans sa charte en fonction de sa situation particuliegravere Pourront ecirctre inscrites dans la charte
plusieurs seacuteries de dispositions notamment des dispositions
- drsquoordre peacutedagogique o Principe de ladeacutequation des voyages au projet deacutetablissement o Principe de consultation systeacutematique du Conseil dadministration pour chaque sortie ou
voyage deacutefinition drsquoun seuil au dessous duquel le chef drsquoeacutetablissement autorise les sorties facultatives principe drsquoinformation du conseil drsquoadministration en deacutebut et fin drsquoanneacutee scolaire
- drsquoordre administratif o Deacutefinition drsquoun scheacutema relatif agrave lrsquoorganisation des sorties ou voyages o Deacutefinition des modaliteacutes drsquoorganisation des tacircches de la responsabiliteacute de chaque acteur o Deacutefinition du calendrier annuel drsquoorganisation des sorties et voyages o Elaboration de documents relatifs aux sorties et voyages facultatifs fiche projet fiches
drsquoinscription et autorisations obligatoires o Principe de diffusion systeacutematique de la charte aux familles dont lenfant participe agrave un
voyage
- drsquoordre financier o Principe de lrsquoeacutelaboration drsquoun budget pour chaque sortie ou voyage compte rendu au
conseil drsquoadministration agrave la fin de lrsquoanneacutee scolaire o Principe de la participation des familles (versement preacutealable au voyage eacutechelonnement des
versements) o Deacutefinition de regravegles pour la gestion des reliquats o Deacutefinition de regravegles en cas dannulation de voyage (reversement ou non des sommes deacutejagrave
verseacutees) o Deacutefinition de regravegles en cas de deacutesistement dun eacutelegraveve (situation variable selon que son
absence fait supporter un coucirct financier plus important ou non aux autres eacutelegraveves si oui restitution ou non des sommes deacutejagrave verseacutees)
o Regravegles et calendrier pour la constitution drsquoune reacutegie
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Organigramme drsquoun regraveglement inteacuterieur
Acteurs Rocircle
Actes
Chef drsquoeacutetablissement Composition du groupe de reacuteflexion (facultatif)
Groupe de reacuteflexion Propositions
Equipe de direction Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation de la commission permanente
Commission permanente Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation du conseil drsquoadministration
Conseil drsquoadministration Adoption du regraveglement inteacuterieur Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Transmission de la deacutelibeacuteration
Controcircle de leacutegaliteacute Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute de lrsquoacte
Acte relatif au regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
- Type drsquoacte Acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute Consultation (instruction) de la commission permanente - Forme Acte reacutedigeacute - Acte soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte exeacutecutoire quinze jours apregraves lrsquoaccuseacute de reacuteception - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de la deacutelibeacuteration relative au regraveglement des sorties et voyages scolaires
Le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires constitue un cadre peacutedagogique
administratif et financier propre agrave chaque eacutetablissement du fait de son autonomie ce dernier est
donc libre de fixer les points qui figureront ou non dans sa charte en fonction de sa situation
particuliegravere Pourront ecirctre inscrites dans ce regraveglement plusieurs seacuteries de dispositions notamment
des dispositions
- drsquoordre peacutedagogique o Principe de ladeacutequation des voyages au projet deacutetablissement
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o Principe de consultation systeacutematique du Conseil dadministration pour chaque sortie ou voyage deacutefinition drsquoun seuil au dessous duquel le chef drsquoeacutetablissement autorise les sorties facultatives principe drsquoinformation du conseil drsquoadministration en deacutebut et fin drsquoanneacutee scolaire
- drsquoordre administratif o Deacutefinition drsquoun scheacutema relatif agrave lrsquoorganisation des sorties ou voyages o Deacutefinition des modaliteacutes drsquoorganisation des tacircches de la responsabiliteacute de chaque acteur o Deacutefinition du calendrier annuel drsquoorganisation des sorties et voyages o Elaboration de documents types relatifs aux sorties et voyages facultatifs fiche projet fiches
drsquoinscription et autorisations obligatoires o Principe de diffusion systeacutematique du regraveglement inteacuterieur aux familles dont lenfant participe
agrave un voyage - drsquoordre financier
o Principe de lrsquoeacutelaboration drsquoun budget pour chaque sortie ou voyage compte rendu au conseil drsquoadministration agrave la fin de lrsquoanneacutee scolaire
o Principe de la participation des familles (versement preacutealable au voyage eacutechelonnement des versements)
o Deacutefinition de regravegles pour la gestion des reliquats o Deacutefinition de regravegles en cas dannulation de voyage (reversement ou non des sommes deacutejagrave
verseacutees) o Deacutefinition de regravegles en cas de deacutesistement dun eacutelegraveve (situation variable selon que son
absence fait supporter un coucirct financier plus important ou non aux autres eacutelegraveves si oui restitution ou non des sommes deacutejagrave verseacutees)
o Regravegles et calendrier pour la constitution drsquoune reacutegie
Les bonnes pratiques
Lrsquoacte devra ecirctre rendu exeacutecutoire par lrsquoautoriteacute de controcircle avant tout autre acte relatif aux sorties et voyages
Lrsquoacte devra faire lrsquoobjet drsquoune large publiciteacute agrave chaque rentreacutee scolaire
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Exemple drsquoune charte Charte ndash regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
Un modegravele de charte ndash regraveglement inteacuterieur des voyages organiseacutes par les EPLE est proposeacute ci-apregraves Il
ne srsquoagit pas drsquoun formulaire preacuteconiseacute mais drsquoune trame pouvant ecirctre adapteacutee aux circonstances
particuliegraveres
Article 1 Une sortie scolaire nrsquoa de justification que dans le cadre drsquoun projet peacutedagogique en relation avec les
enseignements obligatoires et les programmes Cet ancrage doit ecirctre expliciteacute dans la description du projet
Article 2 Toute sortie ne peut exceacuteder une dureacutee de 5 jours pris sur le temps scolaire Le conseil
drsquoadministration fixe le nombre de sorties facultatives agrave X par niveau ou classe dans lrsquoanneacutee
Article 3 Le conseil drsquoadministration fixe le montant de la contribution volontaire des familles Le conseil drsquoadministration tolegravere une variation de XX de la participation demandeacutee
Article 4 Le conseil drsquoadministration nrsquoexamine pas les projets dont la contribution volontaire des familles nrsquoexcegravede pas la somme de XX euros
Article 5 La sortie pourra se deacuterouler si XX des eacutelegraveves de la classe ou du niveau participent au deacuteplacement Le voyage linguistique se deacuteroule si XX des eacutelegraveves drsquoun niveau y participent
Article 6 Lrsquoeacutetablissement est autoriseacute agrave percevoir par avance les contributions volontaires des familles Les deacutepenses seront engageacutees dans la limite des sommes perccedilues
Article 7 Les financements envisageacutes par lrsquoeacutetablissement preacutelegravevement sur fonds de reacuteserves participation
drsquoun autre chapitre ou affectation de subvention de fonctionnement (sous reacuteserve drsquo instruction particuliegravere de
la collectiviteacute de rattachement) sont soumis agrave lrsquoapprobation du conseil drsquoadministration
Article 8 Les modaliteacutes de contribution financiegravere ne concernent pas les personnels drsquoencadrement du voyage puisque lrsquoensemble des accompagnateurs beacuteneacuteficie de la gratuiteacute Les charges ne devant pas ecirctre supporteacutees par les familles leur financement sera preacutevu sur le budget de lrsquoeacutetablissement (subventions diverses ressources propres etc)
Article 9 La participation aux charges communes est fixeacutee agrave hellip du montant du budget du voyage scolaire (frais de teacuteleacutephone reacuteception formaliteacutes administrativeshellip)
Article 10 Un bilan financier du voyage sera preacutesenteacute au conseil drsquoadministration
Article 11 Lrsquoeacuteventuel reliquat sera obligatoirement rembourseacute aux familles qui auront reacutegleacute lrsquointeacutegraliteacute de la participation demandeacutee excepteacute srsquoil est infeacuterieur agrave hellip Euros
Article 12 Les reliquats infeacuterieurs agrave 8 euros seront acquis deacutefinitivement agrave lrsquoeacutetablissement agrave lrsquoexpiration drsquoun deacutelai de 3 mois agrave compter de sa date de notification aux familles si celles-ci nrsquoen ont pas demandeacute le remboursement Article 13 Les conditions drsquoannulation du voyage seront notifieacutees aux familles par acte drsquoengagement Ces
conditions peuvent ecirctre deacutetermineacutees par lrsquoeacutetablissement Elles peuvent ecirctre eacutequivalentes agrave celles preacutevues dans
la convention de seacutejour
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CA ET PROGRAMMATION DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES DANS LE CADRE DE LrsquoANNEE SCOLAIRE
Exemple de calendrier avec programmation des sorties et des voyages scolaires en deacutebut drsquoanneacutee
scolaire
Calendrier Actes du CA Anneacutee N
Anneacutee N+1
1er CA de lrsquoanneacutee
Elaboration de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
X
2eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage
X
3eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Budget de lrsquoEPLE
Inscription des sorties et voyages agrave lrsquoEPCP
X
4eacuteme CA de lrsquoanneacutee
5eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Compte rendu du voyage et preacutesentation du bilan financier au CA
X
Exemple de calendrier sans programmation drsquoune sortie ou drsquoun voyage scolaire en deacutebut drsquoanneacutee
scolaire
Calendrier Actes du CA Anneacutee N
Anneacutee N+1
1er CA de lrsquoanneacutee
Elaboration de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages
scolaires
2eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage
3eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Budget de lrsquoEPLE
4eacuteme CA de
lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage DBM
Inscription des sorties et voyages agrave lrsquoEPCP
Ou Acte du CA autorisant le CE de signer le contrat
X
5eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Compte rendu du voyage et preacutesentation du bilan financier au
CA
X
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LES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES OBLIGATOIRES
Deacutefinition Deacuteplacements collectifs drsquoeacutelegraveves hors de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
accompagneacutes et organiseacutes sous lrsquoautoriteacute du chef drsquoeacutetablissement dans le cadre drsquoune action
eacuteducative ayant lieu tout ou partie pendant le temps scolaire
La sortie effectueacutee sur une journeacutee ou une demi-journeacutee ne comporte pas de nuiteacutee Le voyage
inclut au moins une nuiteacutee Tout voyage comportant une nuiteacutee est facultatif en application de
lrsquoarticle 371-3 du code civil
Le caractegravere obligatoire implique la gratuiteacute pour les eacutelegraveves et accompagnateurs
Critegraveres de la sortie obligatoire
La sortie obligatoire concerne la classe entiegravere ou un niveau deacutetermineacute La sortie srsquoinscrit dans le cadre des programmes officiels ou du projet drsquoeacutetablissement La sortie srsquoexeacutecute sur le temps scolaire
Reacutefeacuterence
- Circulaire ndeg79-186 du 12 Juin 1979 - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
Organigramme
Les sorties et voyages obligatoires vont amener plusieurs actes
Un acte relatif agrave la programmation des voyages et sorties scolaires Un acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant la sortie Un ordre de mission
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignant Initiative du voyage
Chef drsquoeacutetablissement Faisabiliteacute
Equipe de direction Instruction
Conseil drsquoadministration Consultation et programmation Avis ou Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Autorisation du voyage Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes Information des familles
Chef drsquoeacutetablissement Ordre de mission Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
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Chronologie
1deg acte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Deacutecision immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
2deg acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
3deg ordre de mission pour les accompagnateurs
- Type drsquoacte acte du chef drsquoeacutetablissement relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable apregraves publiciteacute notification agrave lrsquointeacuteresseacute
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires Le respect de la finaliteacute peacutedagogique et eacuteducative de la sortie Le respect des critegraveres de la sortie obligatoire elle ne peut pas concerner seulement que
quelques eacutelegraveves Lrsquoinformation des familles ou du repreacutesentant leacutegal (eacutecrite si besoin) Le caractegravere facultatif de lrsquoassurance pour la famille (La sortie constitue une activiteacute
obligatoire) La violation du principe de gratuiteacute de lrsquoenseignement pour les eacutelegraveves et les
accompagnateurs Lrsquoabsence drsquoacte du chef drsquoeacutetablissement Le caractegravere exeacutecutoire des actes La gestion financiegravere de la sortie incombe en totaliteacute sur le budget de lrsquoeacutetablissement
chapitre A1 J1 ou J31 J32 J38 ou J4 il nrsquoexiste aucun compte 7067 contribution des familles aux voyages scolaires
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LES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES FACULTATIFS
Deacutefinition Deacuteplacements collectifs drsquoeacutelegraveves hors de lrsquoEPLE accompagneacutes et organiseacutes sous
lrsquoautoriteacute du chef drsquoeacutetablissement dans le cadre drsquoune action eacuteducative ayant lieu tout ou partie
pendant le temps scolaire
La sortie effectueacutee sur une journeacutee ou une demi-journeacutee ne comporte pas de nuiteacutee Le voyage
inclut au moins une nuiteacutee Tout voyage comportant une nuiteacutee est facultatif en application de
lrsquoarticle 371-3 du code civil
Un voyage facultatif ne doit pas ecirctre discriminatoire ce caractegravere discriminatoire srsquoexamine au
regard du montant du coucirct du voyage coucirct discriminant pour certaines familles et au fait que le
coucirct du voyage des accompagnateurs ne doit pas ecirctre supporteacute par les familles
Les voyages scolaires vont amener plusieurs actes
Un acte relatif agrave la programmation des voyages et sorties scolaires Un acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage Un acte relatif au financement des voyages scolaires Un ordre de mission pour les accompagnateurs
Chronologie
1deg acte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute consultation (instruction) de la commission permanente - Forme acte reacutedigeacute - Deacutecision immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
2deg acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
3deg acte relatif au financement des voyages scolaires
- Type acte relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte exeacutecutoire quinze jours apregraves lrsquoaccuseacute de reacuteception - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
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4deg ordre de mission pour les accompagnateurs
- Type drsquoacte acte du chef drsquoeacutetablissement relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable apregraves publiciteacute notification agrave lrsquointeacuteresseacute
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignant Initiative du voyage
Chef drsquoeacutetablissement Faisabiliteacute
Equipe de direction Instruction
Commission permanente Instruction
Conseil drsquoadministration Consultation et programmation Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Autorisation et arrecirct de la liste des eacutelegraveves participant agrave la sortie ou au
voyage
Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Enseignant Deacutetail du voyage programme
Equipe de direction
Projet de budget de financement remplacement des enseignants accompagnateurs accueil des eacutelegraveves ne participant pas au
voyage
Conseil drsquoadministration Deacutecision relative au financement du voyage autorisation de signer les conventions don DBM pour
vote si neacutecessaire
Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Transmission acte et DBM
Controcircle de leacutegaliteacute Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Chef drsquoeacutetablissement Ordre de mission Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
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Contenu de la deacutelibeacuteration relative au financement des voyages scolaires
La reacutefeacuterence agrave la charte ou au regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires La reacutefeacuterence de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires La preacutesentation du voyage (destination date objet) Les classes concerneacutees Le nombre de participants et drsquoaccompagnateurs Le nom de lrsquoadulte responsable Le budget Lrsquoautorisation de signer les contrats et les conventions preacutesenteacutees simultaneacutement Le vote du montant maximum de la participation des familles Lrsquoeacutecheacuteancier des encaissements de la participation Les modaliteacutes de remboursement en cas de deacutesistement ou drsquoannulation Les modaliteacutes de remboursement en cas drsquoexceacutedent agrave la fin du voyage Les dons
Les bonnes pratiques
Lrsquoacte devra ecirctre rendu exeacutecutoire par lrsquoautoriteacute de controcircle avant drsquoencaisser de lrsquoargent des familles ou drsquoengager les deacutepenses relatives au voyage Le budget preacutevisionnel du voyage est joint agrave lrsquoacte
Lrsquoacte est agrave joindre au 1er mandatement relatif au paiement des deacutepenses ainsi qursquoagrave lrsquoordre de recettes des participants
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires Le respect de la finaliteacute peacutedagogique et eacuteducative de la sortie Lrsquoexistence des diffeacuterents actes La rupture de lrsquoeacutegaliteacute des participants au voyage (existence de diffeacuterents tarifs selon que
lrsquoeacutelegraveve est affilieacute ou non au foyer socio-eacuteducatif) La violation du principe de gratuiteacute de lrsquoenseignement (deacutepenses des accompagnateurs mis
directement ou indirectement agrave la charge des familles) Lrsquoabsence drsquoacte La gestion de fait par une association La compeacutetence du conseil drsquoadministration pour deacutelibeacuterer sur le financement des voyages si
cette attribution a eacuteteacute deacuteleacutegueacutee agrave la commission permanente (le conseil drsquoadministration ne peut plus deacutecider et la commission permanente nrsquoest pas compeacutetente pour voter une DBM)
Reacutefeacuterence - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
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LES DONS
Deacutefinition Un don est une libeacuteraliteacute agrave titre gracieux Lrsquoassembleacutee geacuteneacuterale du foyer socio-eacuteducatif
ou la personne responsable drsquoun autre organisme peut deacutecider de financer les sorties ou voyages
scolaires drsquoun eacutetablissement public local drsquoenseignement Cette participation prend la forme drsquoun
don fait agrave lrsquoeacutetablissement Pour que ce don soit recevable il faut qursquoil soit notifieacute agrave lrsquoeacutetablissement et
que le conseil drsquoadministration se prononce sur le principe du versement du don en autorisant le chef
drsquoeacutetablissement agrave accepter ce don
Reacutefeacuterence
- Article R421-20 du code de lrsquoeacuteducation - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
FSE Lettre de notification du don
Chef drsquoeacutetablissement Etude du caractegravere recevable du don
Equipe de direction Instruction
Conseil drsquoadministration
Deacutecision autorisant le chef drsquoeacutetablissement agrave accepter le don
DBM si neacutecessaire
Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Acte relatif au don
- Type acte relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte non soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
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Le respect des engagements en acceptant le don lrsquoeacutetablissement accepte les exigences du financeur fixeacutees dans la lettre de notification du don si le don est affecteacute au voyage agrave tel voyage il ne pourra pas servir pour un autre voyage Le don nrsquoest acquis que si le voyage se reacutealise (article R421-66 du code de lrsquoeacuteducation)
Lrsquoabsence de discrimination le don est affecteacute au voyage et non pas pour faire beacuteneacuteficier quelques participants drsquoun tarif diffeacuterent ou preacutefeacuterentiel
Le compte rendu financier du voyage Lrsquoexistence de lrsquoacte du CA Le caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
LA TECHNIQUE DES RESSOURCES AFFECTEacuteES Cette technique est utiliseacutee pour des opeacuterations preacutevues par des contrats des conventions ou bien se rapportant agrave des dons legs et recettes leacutegales qui remplissent simultaneacutement les conditions suivantes
- signature drsquoune convention avec un financeur fixant les obligations ou acceptation de dons ou de recettes en contrepartie drsquoobligations
- obligation de rendre compte de lrsquoutilisation des creacutedits - obligation de restituer le solde non employeacute ou obtenir du bailleur de fonds le report de
ces creacutedits sur lrsquoexercice suivant La comptabiliteacute de ces opeacuterations srsquoexeacutecute du 1er janvier au 31 deacutecembre (il nrsquoexiste pas de peacuteriode drsquoinventaire)
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LES REGIES
Les actes de creacuteation drsquoune reacutegie ou de nomination du reacutegisseur ne sont pas soumis agrave lrsquoapprobation
du conseil drsquoadministration
1) Creacuteation drsquoune reacutegie
Le principe Les actes de creacuteation de reacutegies doivent ecirctre transmis au comptable supeacuterieur du Treacutesor en application des dispositions de lrsquoarrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et drsquoavances Sans formulation drsquoobservations du comptable supeacuterieur du Treacutesor les deacutecisions de creacuteation de reacutegies seront exeacutecutoires agrave lrsquoissue du deacutelai de 15 jours agrave compter de la date de transmission Il nrsquoest donc pas neacutecessaire de formaliser lrsquoaccord du comptable supeacuterieur du Treacutesor
Reacutefeacuterence
- Deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute relatif aux reacutegies de recettes et aux reacutegies drsquoavances des organismes publics
- Arrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et des reacutegies drsquoavances
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignants Demande
Chef drsquoeacutetablissement Demande avis de lrsquoagent comptable
Agent comptable Avis
Chef drsquoeacutetablissement Deacutecision de creacuteation de la reacutegie transmission
Comptable supeacuterieur du Treacutesor Exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves transmission
Acte relatif agrave la reacutegie
- Type acte du chef drsquoeacutetablissement - Forme acte reacutedigeacute - Acte non soumis agrave lrsquoapprobation du conseil drsquoadministration - Acte non soumis au controcircle de leacutegaliteacute - Acte exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves la transmission au comptable supeacuterieur du treacutesor - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
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Les points agrave surveiller
- Preacutesence du document instituant la reacutegie Ce document est accompagneacute du document
intituleacute laquo document drsquohabilitation raquo
o La deacutecision portant institution drsquoune reacutegie deacutecrit la nature de deacutepense ainsi que le
montant maximum par opeacuteration
o Le document drsquohabilitation preacutecisera
la date drsquohabilitation
lrsquoobjet de la reacutegie
la dureacutee
le nom du reacutegisseur
son grade
le nom du suppleacuteant
le montant de lrsquoavance
la peacuteriodiciteacute des justificatifs
le chapitre autoriseacute ainsi que les moyens de regraveglement
- Nouvelle transmission en cas de modifications drsquoune recette ou et drsquoune deacutepense
2) Nomination du reacutegisseur
La nomination du reacutegisseur est un acte interne agrave llsquoeacutetablissement et le document retraccedilant
cette nomination issu de lrsquoapplication informatique nrsquoest pas agrave transmettre
Ces reacutegies temporaires concernent principalement les voyages scolaires Le montant maximal de lrsquoavance dans le cadre drsquoune reacutegie temporaire est limiteacute au montant preacutevisible des deacutepenses agrave honorer dans le cadre de la reacutegie Il nrsquoexiste aucune disposition reacuteglementaire preacutecisant le montant maximum puisqursquoil est variable suivant lrsquoobjet de la reacutegie temporaire Le montant maximum de lrsquoavance doit donc ecirctre deacutetermineacute preacuteciseacutement en fonction de la dureacutee et de la destination du voyage
3) Nomination drsquoun mandataire
Les reacutegisseurs ont la faculteacute de deacutesigner sous leur responsabiliteacute et apregraves autorisation de lagent comptable un mandataire
Les conditions particuliegraveres de recouvrement de certains droits et de paiement de certaines deacutepenses peuvent justifier que celles-ci soient reacutealiseacutees par drsquoautres personnes habiliteacutees qui interviennent en qualiteacute de mandataires pour le compte et sous la responsabiliteacute du reacutegisseur (par exemple pour le regraveglement de deacutepenses lors drsquoun voyage scolaire agrave lrsquoeacutetranger)
Les mandataires agissent sous la responsabiliteacute du reacutegisseur Ils ne sont pas assujettis agrave cautionnement Ils ne perccediloivent pas drsquoindemniteacute de responsabiliteacute
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Organigramme et chronologie
Acteurs Rocircle
Actes
Reacutegisseur Initiative
Agent comptable Autorisation
Reacutegisseur Deacutesignation Procuration
Reacutegisseur Information du chef drsquoeacutetablissement et Speacutecimen de la
signature du mandataire
Reacutegisseur Speacutecimen de la signature du mandataire
Chronologie
Type drsquoacte Acte du reacutegisseur qui eacutetablit une procuration sur papier libre - Forme
o Acte reacutedigeacute sur papier libre o Visa de lrsquoagent comptable
- Deacutecision exeacutecutoire apregraves information du chef drsquoeacutetablissement - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de lrsquoacte
Identification du mandataire Objet du mandat les pouvoirs confieacutes au mandataire (type de deacutepenses type de recettes)
doivent ecirctre expresseacutement deacutetermineacutees dans la convention de mandat Les conditions drsquoexeacutecution de la convention
o Mise agrave disposition drsquoun registre de reccedilus agrave souche o Deacutelivrance drsquoun reccedilu o Inscription sur la souche du nom de lrsquoeacutelegraveve de la date et du montant o Consignes en cas drsquoerreur ou de rectification o Reversement tous les huit jours au maximum au reacutegisseur des fonds et piegraveces
justificatives deacutetenus
Lrsquoobligation pour le mandataire de tenir une comptabiliteacute simplifieacutee Le rappel que les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute
personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Signature de lrsquoacte de nomination accompagneacutee de la mention laquo vu pour acceptation raquo Visa de lrsquoagent comptable
Les points agrave surveiller
Le caractegravere personnel de la deacuteleacutegation (laquo intuitu personae raquo agent preacutesentant les garanties neacutecessaires)
Aucun mandataire suppleacuteant nrsquoest autoriseacute
Le caractegravere impreacutecis de lrsquoobjet de la convention de mandat
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Lrsquoenvoi de la copie de la procuration ainsi que le speacutecimen de la signature du mandataire Le respect par le mandataire des dispositions du mandat et des regravegles de fonctionnement de
la reacutegie Le mandataire ne peut exercer ses fonctions dans le cas dabsence du reacutegisseur que pendant
deux mois au maximum Dans le cas dabsence supeacuterieure agrave deux mois il convient de proceacuteder agrave la nomination dun nouveau reacutegisseur ou dun inteacuterimaire
Annexe exemple drsquoune procuration
CONVENTION DE MANDAT
Vu la loi ndeg 63-156 du 23 feacutevrier 1963 portant loi de finances pour 1963 Vu le deacutecret ndeg 62-1587 du 29 deacutecembre 1962 portant regraveglement geacuteneacuteral sur la comptabiliteacute publique Vu le deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute en dernier lieu par le deacutecret 97-33 du 13 janvier 1997 relatif aux reacutegies de recettes et drsquoavances des organismes publics En application de lrsquoinstruction codificatrice ndeg 05-042-M9-R du 30 septembre 2005 annotant lrsquoinstruction codificatrice ndeg 98-065 ndash M9 ndash R du 4 mai 1998
Vu lrsquoacte administratif ndeghelliphelliphelliphellip du Conseil drsquoadministration du helliphelliphelliphelliphelliprelatif au financement du budget du voyage scolaire
Article 1 Objet Monsieur helliphelliphelliphelliphellip agissant en qualiteacute de reacutegisseur du Collegravege helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip donne procuration agrave Monsieur helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip professeur de helliphelliphelliphelliphelliphellip deacutesigneacute en qualiteacute de mandataire pour lrsquoencaissement des recettes correspondantes agrave helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Article 2 Seuil des encaissements Consideacuterant le tarif voteacute en Conseil drsquoadministration et le nombre drsquoeacutelegraveves concerneacutes Le montant des encaissements ne doit pas deacutepasser helliphelliphelliphelliphellipeuros
Article 3 Obligations du mandataire Un registre de reccedilus agrave souche sera deacutelivreacute au mandataire A chaque encaissement le mandataire devra deacutelivrer un reccedilu En cas drsquoerreur ou drsquoannulation le reccedilu portera la mention laquo annuleacute raquo et sera agrafeacute agrave la souche Le mandataire inscrira sur la souche le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant et lrsquoobjet Le mandataire indiquera sur le reccedilu le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant lrsquoobjet sa qualiteacute et son eacutemargement sera preacuteceacutedeacute de son nom Il doit proceacuteder au reversement tous les huit jours au maximum des fonds et piegraveces justificatives qursquoil deacutetient au reacutegisseur qui les centralise et les integravegre dans sa comptabiliteacute En aucun cas le mandataire ne doit encaisser des sommes ne correspondant pas agrave lrsquoobjet le montant ou la qualiteacute des deacutebiteurs de la preacutesente convention
Article 4 Responsabiliteacute Les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Le mandataire est donc tenu de rendre compte de sa gestion au reacutegisseur et doit agrave ce titre tenir une comptabiliteacute simplifieacutee de sa gestion
En cas de non respect des termes de la preacutesente convention par le mandataire le reacutegisseur se reacuteserve le droit drsquoengager la responsabiliteacute du mandataire
Article 5 Dureacutee La preacutesente convention est conclue pour une dureacutee de deux mois agrave compter de sa signature A helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip le helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
LrsquoAgent comptable Le Reacutegisseur Le Mandataire laquovu pour acceptation raquo
helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
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LA BUDGETISATION DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages obligatoires non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives
Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute obligatoire les deacutepenses sont effectueacutees sur le budget de lrsquoeacutetablissement etou sur ressources speacutecifiques Aucune participation des familles ne peut ecirctre demandeacutee il nrsquoexiste en comptabiliteacute aucun compte 7067 contributions des familles aux voyages scolaires dans les services eacutenumeacutereacutes ci-dessous La gestion financiegravere et comptable est imputeacutee en totaliteacute
- Au service geacuteneacuteral o sur le chapitre A1 activiteacute eacuteducatives et peacutedagogiques (A1 6245)
- etou sur les services speacuteciaux suivants
o J 1 Enseignement technique (y compris la taxe drsquoapprentissage si la sortie est en rapport avec la formation des eacutelegraveves)
o J 31 J32 J38 Projet drsquoeacutetablissement o J 4 Zone drsquoeacuteducation prioritaire
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o N 85 Subvention de collectiviteacute territoriale pour le deacuteveloppement des activiteacutes culturelles et peacuteri-eacuteducatives
Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages facultatifs non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Participation des familles
Ressources non
affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires
La gestion financiegravere et comptable du voyage doit ecirctre impeacuterativement imputeacutee en totaliteacute sur le
service speacutecial ndash chapitre N3 en recettes et en deacutepenses
Le chapitre N3 est un service speacutecial sans reacuteserve eacutequilibreacute en recettes et en deacutepenses geacutereacute en partie depuis le 1er janvier 2008 selon la technique des ressources affecteacutees dont la comptabilisation donne lieu agrave une prise en charge au deacutebit du C468 263 produits agrave recevoir sur appariements voyages par le creacutedit du compte C468 663 charges agrave payer sur appariements voyages
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Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute facultative la totaliteacute des deacutepenses est effectueacutee sur le budget du voyage tel qursquoil a eacuteteacute preacutesenteacute et voteacute par le conseil drsquoadministration
Les personnels drsquoencadrement eacutetant dispenseacutes de contribution financiegravere il est donc neacutecessaire de preacutevoir sur le budget de lrsquoeacutetablissement les modaliteacutes de financement des deacutepenses des accompagnateurs affeacuterentes agrave ce voyage puisque les familles nrsquoont pas agrave en supporter les frais Si les accompagnateurs payent une participation cette derniegravere devra ecirctre retraceacutee au compte 70888
Dans le cas des sorties et voyages facultatifs la participation demandeacutee aux familles sera comptabiliseacutee au compte 7067 Nota bene Le compte 70667 ne doit jamais ecirctre utiliseacute pour un voyage ce dernier est reacuteserveacute agrave des contributions de formation continue et de promotion sociale (racine 7066) Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
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La technique budgeacutetaire des contributions entre services pour les comptes laquo charges agrave payer raquo et laquo produits agrave recevoir raquo
Si une des recettes du voyage provient drsquoun preacutelegravevement sur fonds de reacuteserve ou drsquoun autre service de lrsquoeacutetablissement Il conviendra drsquoappliquer alors la technique budgeacutetaire des contributions entre services (comptes 6588 et 7588) Le principe est simple laquo un service qui donne un service qui reccediloit raquo La comptabilisation de cette opeacuteration se traduira par
- un mandat drsquoordre au compte 6588 dans le service qui donne - un OR au compte 7588 dans le service qui reccediloit
Compte
D 6588 Compte
4662 Compte
468263 Compte
468663 Compte
N3 7588
D C D C D C D C D C
1 X X 2 X X 3 X X 4 X X
Seront utiliseacutes les comptes suivants compte 6588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement compte 4662 Mandats agrave payer ndash Exercice courant compte 468263 Produits agrave recevoir sur appariements voyages compte 468663 Charges agrave payer sur appariements voyages Compte 7588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement
Lrsquoeacutegaliteacute entre ces deux comptes doit toujours exister que ce soit au niveau de lrsquoouverture de creacutedits et de preacutevision de recettes ou que ce soit au niveau de lrsquoexeacutecution le mandat drsquoordre au compte 6588 et la recette drsquoordre au 7588 doivent ecirctre eacutetablis pour le montant exact de la deacutepense constateacutee sur ce financement et non en fonction de la preacutevision budgeacutetaire
DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au chapitre D 6588 si le preacutelegravevement provient des reacuteserves du service geacuteneacuteral au J1 6588 srsquoil provient des reacuteserves de lrsquoenseignement technique DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au service speacutecial J3(X) 6588 si le voyage finalise un projet drsquoeacutetablissement (PAPeacutet) participation du service speacutecial au service N3 qui retrace la totaliteacute du voyage
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RISQUES LIES AU MANIEMENT DE DENIERS PUBLICS PAR UNE PERSONNE NON HABILITEE
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
Lrsquoaccompagnateur demande des espegraveces pour des entreacutees de museacutee des tickets de meacutetro et des boissons
Maniement de deniers publics par des personnes non autoriseacutees
Creacuteer une reacutegie temporaire Acte de creacuteation de la reacutegie Nomination du reacutegisseur
Lrsquoenseignant reacutecupegravere dans sa classe lrsquoargent des familles
Maniement de deniers publics par des personnes non autoriseacutees
Creacuteer une reacutegie temporaire ou bien Autoriser lrsquoenseignant agrave collecter le montant de la participation des eacutelegraveves
Convention de mandat
RISQUES LIES A LrsquoACHAT PUBLIC EN EPLE
Constats Principaux risques encourus
Actions Modaliteacutes
Un enseignant commande et apporte un contrat avec un voyagiste
Incompeacutetence de lrsquoauteur de lrsquoacte
Obtenir lrsquoautorisation de signer un contrat
Inscription agrave lrsquoEPCP Autorisation donneacutee au CE par le CA de signer le contrat
Un enseignant commande et apporte un contrat avec un voyagiste
Meacuteconnaissance des principes de la commande publique
Deacutefinir le besoin deacuteterminer les seuils reacutediger un document de consultation effectuer la publiciteacute et mise en concurrence neacutecessaires seacutelectionner le candidat
Passation du marcheacute
Reacutefeacuterence
- Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le second degreacute raquo
- Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg 160 du 9 janvier 2006 laquo Les actes administratifs des EPLE raquo
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Sommaire
Introduction Analyse des risques
La charte ou le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
CA et programmation des sorties et voyages scolaires dans le cadre de lrsquoanneacutee scolaire
Les sorties et voyages scolaires obligatoires
Les sorties et voyages scolaires facultatifs
Les dons
Les reacutegies
- La creacuteation de la reacutegie
- La nomination du reacutegisseur
- La nomination drsquoun mandataire
La budgeacutetisation des sorties et voyages scolaires ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de
recettes
- Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages
obligatoires non preacutevues au budget initial
- Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages
facultatifs non preacutevues au budget initial
Les contributions entre service
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LA CHARTE OU LE REGLEMENT INTERIEUR DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES
Deacutefinition La Charte ou le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires constitue un cadre
peacutedagogique administratif et financier propre agrave chaque eacutetablissement ce cadre permettra de
deacutefinir les principes retenus pour lrsquoorganisation de toutes les sorties et voyages scolaires de
lrsquoeacutetablissement
Caracteacuteristiques et diffeacuterences entre ces deux notions
- La charte des sorties et voyages scolaires constitue un cadre qui nrsquoa aucune valeur juridique crsquoest un code de bonne conduite elle institue un ensemble de regravegles que les membres de la communauteacute eacuteducative srsquoengagent agrave respecter crsquoest un mode opeacuteratoire un modus vivendi qui est deacutefini Les manquements agrave une des regravegles fixeacutees par cette charte ne feront lrsquoobjet drsquoaucune sanction
- Le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires constitue un cadre qui a valeur juridique ce code de bonne conduite srsquoinscrit dans lrsquoordonnancement juridique il devient obligatoire et produit des effets juridiques tous les actes du chef drsquoeacutetablissement ou du conseil drsquoadministration relatifs agrave des sorties ou voyages scolaires devront respecter les regravegles eacutecrites dans ce regraveglement inteacuterieur Les manquements agrave une des regravegles fixeacutees par ce regraveglement inteacuterieur pourront faire lrsquoobjet de sanction
Organigramme drsquoune charte
Acteurs Rocircle
Actes
Chef drsquoeacutetablissement Composition du groupe de reacuteflexion (facultatif)
Groupe de reacuteflexion Propositions
Equipe de direction Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation de la commission permanente
Commission permanente Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation du conseil drsquoadministration
Conseil drsquoadministration 1deg Adoption de la charte Avis
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la charte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute de la charte
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La charte des sorties et voyages scolaires
- Type drsquoacte Avis relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute Consultation (instruction) de la commission permanente recommandeacutee - Forme Acte reacutedigeacute - Deacutecision nrsquoayant aucune force juridique - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de la charte des sorties et voyages scolaires
La chartre constitue un cadre peacutedagogique administratif et financier propre agrave chaque
eacutetablissement du fait de son autonomie ce dernier est donc libre de fixer les points qui figureront ou
non dans sa charte en fonction de sa situation particuliegravere Pourront ecirctre inscrites dans la charte
plusieurs seacuteries de dispositions notamment des dispositions
- drsquoordre peacutedagogique o Principe de ladeacutequation des voyages au projet deacutetablissement o Principe de consultation systeacutematique du Conseil dadministration pour chaque sortie ou
voyage deacutefinition drsquoun seuil au dessous duquel le chef drsquoeacutetablissement autorise les sorties facultatives principe drsquoinformation du conseil drsquoadministration en deacutebut et fin drsquoanneacutee scolaire
- drsquoordre administratif o Deacutefinition drsquoun scheacutema relatif agrave lrsquoorganisation des sorties ou voyages o Deacutefinition des modaliteacutes drsquoorganisation des tacircches de la responsabiliteacute de chaque acteur o Deacutefinition du calendrier annuel drsquoorganisation des sorties et voyages o Elaboration de documents relatifs aux sorties et voyages facultatifs fiche projet fiches
drsquoinscription et autorisations obligatoires o Principe de diffusion systeacutematique de la charte aux familles dont lenfant participe agrave un
voyage
- drsquoordre financier o Principe de lrsquoeacutelaboration drsquoun budget pour chaque sortie ou voyage compte rendu au
conseil drsquoadministration agrave la fin de lrsquoanneacutee scolaire o Principe de la participation des familles (versement preacutealable au voyage eacutechelonnement des
versements) o Deacutefinition de regravegles pour la gestion des reliquats o Deacutefinition de regravegles en cas dannulation de voyage (reversement ou non des sommes deacutejagrave
verseacutees) o Deacutefinition de regravegles en cas de deacutesistement dun eacutelegraveve (situation variable selon que son
absence fait supporter un coucirct financier plus important ou non aux autres eacutelegraveves si oui restitution ou non des sommes deacutejagrave verseacutees)
o Regravegles et calendrier pour la constitution drsquoune reacutegie
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Organigramme drsquoun regraveglement inteacuterieur
Acteurs Rocircle
Actes
Chef drsquoeacutetablissement Composition du groupe de reacuteflexion (facultatif)
Groupe de reacuteflexion Propositions
Equipe de direction Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation de la commission permanente
Commission permanente Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation du conseil drsquoadministration
Conseil drsquoadministration Adoption du regraveglement inteacuterieur Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Transmission de la deacutelibeacuteration
Controcircle de leacutegaliteacute Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute de lrsquoacte
Acte relatif au regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
- Type drsquoacte Acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute Consultation (instruction) de la commission permanente - Forme Acte reacutedigeacute - Acte soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte exeacutecutoire quinze jours apregraves lrsquoaccuseacute de reacuteception - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de la deacutelibeacuteration relative au regraveglement des sorties et voyages scolaires
Le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires constitue un cadre peacutedagogique
administratif et financier propre agrave chaque eacutetablissement du fait de son autonomie ce dernier est
donc libre de fixer les points qui figureront ou non dans sa charte en fonction de sa situation
particuliegravere Pourront ecirctre inscrites dans ce regraveglement plusieurs seacuteries de dispositions notamment
des dispositions
- drsquoordre peacutedagogique o Principe de ladeacutequation des voyages au projet deacutetablissement
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o Principe de consultation systeacutematique du Conseil dadministration pour chaque sortie ou voyage deacutefinition drsquoun seuil au dessous duquel le chef drsquoeacutetablissement autorise les sorties facultatives principe drsquoinformation du conseil drsquoadministration en deacutebut et fin drsquoanneacutee scolaire
- drsquoordre administratif o Deacutefinition drsquoun scheacutema relatif agrave lrsquoorganisation des sorties ou voyages o Deacutefinition des modaliteacutes drsquoorganisation des tacircches de la responsabiliteacute de chaque acteur o Deacutefinition du calendrier annuel drsquoorganisation des sorties et voyages o Elaboration de documents types relatifs aux sorties et voyages facultatifs fiche projet fiches
drsquoinscription et autorisations obligatoires o Principe de diffusion systeacutematique du regraveglement inteacuterieur aux familles dont lenfant participe
agrave un voyage - drsquoordre financier
o Principe de lrsquoeacutelaboration drsquoun budget pour chaque sortie ou voyage compte rendu au conseil drsquoadministration agrave la fin de lrsquoanneacutee scolaire
o Principe de la participation des familles (versement preacutealable au voyage eacutechelonnement des versements)
o Deacutefinition de regravegles pour la gestion des reliquats o Deacutefinition de regravegles en cas dannulation de voyage (reversement ou non des sommes deacutejagrave
verseacutees) o Deacutefinition de regravegles en cas de deacutesistement dun eacutelegraveve (situation variable selon que son
absence fait supporter un coucirct financier plus important ou non aux autres eacutelegraveves si oui restitution ou non des sommes deacutejagrave verseacutees)
o Regravegles et calendrier pour la constitution drsquoune reacutegie
Les bonnes pratiques
Lrsquoacte devra ecirctre rendu exeacutecutoire par lrsquoautoriteacute de controcircle avant tout autre acte relatif aux sorties et voyages
Lrsquoacte devra faire lrsquoobjet drsquoune large publiciteacute agrave chaque rentreacutee scolaire
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Exemple drsquoune charte Charte ndash regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
Un modegravele de charte ndash regraveglement inteacuterieur des voyages organiseacutes par les EPLE est proposeacute ci-apregraves Il
ne srsquoagit pas drsquoun formulaire preacuteconiseacute mais drsquoune trame pouvant ecirctre adapteacutee aux circonstances
particuliegraveres
Article 1 Une sortie scolaire nrsquoa de justification que dans le cadre drsquoun projet peacutedagogique en relation avec les
enseignements obligatoires et les programmes Cet ancrage doit ecirctre expliciteacute dans la description du projet
Article 2 Toute sortie ne peut exceacuteder une dureacutee de 5 jours pris sur le temps scolaire Le conseil
drsquoadministration fixe le nombre de sorties facultatives agrave X par niveau ou classe dans lrsquoanneacutee
Article 3 Le conseil drsquoadministration fixe le montant de la contribution volontaire des familles Le conseil drsquoadministration tolegravere une variation de XX de la participation demandeacutee
Article 4 Le conseil drsquoadministration nrsquoexamine pas les projets dont la contribution volontaire des familles nrsquoexcegravede pas la somme de XX euros
Article 5 La sortie pourra se deacuterouler si XX des eacutelegraveves de la classe ou du niveau participent au deacuteplacement Le voyage linguistique se deacuteroule si XX des eacutelegraveves drsquoun niveau y participent
Article 6 Lrsquoeacutetablissement est autoriseacute agrave percevoir par avance les contributions volontaires des familles Les deacutepenses seront engageacutees dans la limite des sommes perccedilues
Article 7 Les financements envisageacutes par lrsquoeacutetablissement preacutelegravevement sur fonds de reacuteserves participation
drsquoun autre chapitre ou affectation de subvention de fonctionnement (sous reacuteserve drsquo instruction particuliegravere de
la collectiviteacute de rattachement) sont soumis agrave lrsquoapprobation du conseil drsquoadministration
Article 8 Les modaliteacutes de contribution financiegravere ne concernent pas les personnels drsquoencadrement du voyage puisque lrsquoensemble des accompagnateurs beacuteneacuteficie de la gratuiteacute Les charges ne devant pas ecirctre supporteacutees par les familles leur financement sera preacutevu sur le budget de lrsquoeacutetablissement (subventions diverses ressources propres etc)
Article 9 La participation aux charges communes est fixeacutee agrave hellip du montant du budget du voyage scolaire (frais de teacuteleacutephone reacuteception formaliteacutes administrativeshellip)
Article 10 Un bilan financier du voyage sera preacutesenteacute au conseil drsquoadministration
Article 11 Lrsquoeacuteventuel reliquat sera obligatoirement rembourseacute aux familles qui auront reacutegleacute lrsquointeacutegraliteacute de la participation demandeacutee excepteacute srsquoil est infeacuterieur agrave hellip Euros
Article 12 Les reliquats infeacuterieurs agrave 8 euros seront acquis deacutefinitivement agrave lrsquoeacutetablissement agrave lrsquoexpiration drsquoun deacutelai de 3 mois agrave compter de sa date de notification aux familles si celles-ci nrsquoen ont pas demandeacute le remboursement Article 13 Les conditions drsquoannulation du voyage seront notifieacutees aux familles par acte drsquoengagement Ces
conditions peuvent ecirctre deacutetermineacutees par lrsquoeacutetablissement Elles peuvent ecirctre eacutequivalentes agrave celles preacutevues dans
la convention de seacutejour
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CA ET PROGRAMMATION DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES DANS LE CADRE DE LrsquoANNEE SCOLAIRE
Exemple de calendrier avec programmation des sorties et des voyages scolaires en deacutebut drsquoanneacutee
scolaire
Calendrier Actes du CA Anneacutee N
Anneacutee N+1
1er CA de lrsquoanneacutee
Elaboration de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
X
2eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage
X
3eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Budget de lrsquoEPLE
Inscription des sorties et voyages agrave lrsquoEPCP
X
4eacuteme CA de lrsquoanneacutee
5eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Compte rendu du voyage et preacutesentation du bilan financier au CA
X
Exemple de calendrier sans programmation drsquoune sortie ou drsquoun voyage scolaire en deacutebut drsquoanneacutee
scolaire
Calendrier Actes du CA Anneacutee N
Anneacutee N+1
1er CA de lrsquoanneacutee
Elaboration de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages
scolaires
2eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage
3eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Budget de lrsquoEPLE
4eacuteme CA de
lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage DBM
Inscription des sorties et voyages agrave lrsquoEPCP
Ou Acte du CA autorisant le CE de signer le contrat
X
5eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Compte rendu du voyage et preacutesentation du bilan financier au
CA
X
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LES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES OBLIGATOIRES
Deacutefinition Deacuteplacements collectifs drsquoeacutelegraveves hors de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
accompagneacutes et organiseacutes sous lrsquoautoriteacute du chef drsquoeacutetablissement dans le cadre drsquoune action
eacuteducative ayant lieu tout ou partie pendant le temps scolaire
La sortie effectueacutee sur une journeacutee ou une demi-journeacutee ne comporte pas de nuiteacutee Le voyage
inclut au moins une nuiteacutee Tout voyage comportant une nuiteacutee est facultatif en application de
lrsquoarticle 371-3 du code civil
Le caractegravere obligatoire implique la gratuiteacute pour les eacutelegraveves et accompagnateurs
Critegraveres de la sortie obligatoire
La sortie obligatoire concerne la classe entiegravere ou un niveau deacutetermineacute La sortie srsquoinscrit dans le cadre des programmes officiels ou du projet drsquoeacutetablissement La sortie srsquoexeacutecute sur le temps scolaire
Reacutefeacuterence
- Circulaire ndeg79-186 du 12 Juin 1979 - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
Organigramme
Les sorties et voyages obligatoires vont amener plusieurs actes
Un acte relatif agrave la programmation des voyages et sorties scolaires Un acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant la sortie Un ordre de mission
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignant Initiative du voyage
Chef drsquoeacutetablissement Faisabiliteacute
Equipe de direction Instruction
Conseil drsquoadministration Consultation et programmation Avis ou Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Autorisation du voyage Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes Information des familles
Chef drsquoeacutetablissement Ordre de mission Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
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Chronologie
1deg acte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Deacutecision immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
2deg acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
3deg ordre de mission pour les accompagnateurs
- Type drsquoacte acte du chef drsquoeacutetablissement relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable apregraves publiciteacute notification agrave lrsquointeacuteresseacute
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires Le respect de la finaliteacute peacutedagogique et eacuteducative de la sortie Le respect des critegraveres de la sortie obligatoire elle ne peut pas concerner seulement que
quelques eacutelegraveves Lrsquoinformation des familles ou du repreacutesentant leacutegal (eacutecrite si besoin) Le caractegravere facultatif de lrsquoassurance pour la famille (La sortie constitue une activiteacute
obligatoire) La violation du principe de gratuiteacute de lrsquoenseignement pour les eacutelegraveves et les
accompagnateurs Lrsquoabsence drsquoacte du chef drsquoeacutetablissement Le caractegravere exeacutecutoire des actes La gestion financiegravere de la sortie incombe en totaliteacute sur le budget de lrsquoeacutetablissement
chapitre A1 J1 ou J31 J32 J38 ou J4 il nrsquoexiste aucun compte 7067 contribution des familles aux voyages scolaires
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LES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES FACULTATIFS
Deacutefinition Deacuteplacements collectifs drsquoeacutelegraveves hors de lrsquoEPLE accompagneacutes et organiseacutes sous
lrsquoautoriteacute du chef drsquoeacutetablissement dans le cadre drsquoune action eacuteducative ayant lieu tout ou partie
pendant le temps scolaire
La sortie effectueacutee sur une journeacutee ou une demi-journeacutee ne comporte pas de nuiteacutee Le voyage
inclut au moins une nuiteacutee Tout voyage comportant une nuiteacutee est facultatif en application de
lrsquoarticle 371-3 du code civil
Un voyage facultatif ne doit pas ecirctre discriminatoire ce caractegravere discriminatoire srsquoexamine au
regard du montant du coucirct du voyage coucirct discriminant pour certaines familles et au fait que le
coucirct du voyage des accompagnateurs ne doit pas ecirctre supporteacute par les familles
Les voyages scolaires vont amener plusieurs actes
Un acte relatif agrave la programmation des voyages et sorties scolaires Un acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage Un acte relatif au financement des voyages scolaires Un ordre de mission pour les accompagnateurs
Chronologie
1deg acte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute consultation (instruction) de la commission permanente - Forme acte reacutedigeacute - Deacutecision immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
2deg acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
3deg acte relatif au financement des voyages scolaires
- Type acte relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte exeacutecutoire quinze jours apregraves lrsquoaccuseacute de reacuteception - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
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4deg ordre de mission pour les accompagnateurs
- Type drsquoacte acte du chef drsquoeacutetablissement relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable apregraves publiciteacute notification agrave lrsquointeacuteresseacute
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignant Initiative du voyage
Chef drsquoeacutetablissement Faisabiliteacute
Equipe de direction Instruction
Commission permanente Instruction
Conseil drsquoadministration Consultation et programmation Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Autorisation et arrecirct de la liste des eacutelegraveves participant agrave la sortie ou au
voyage
Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Enseignant Deacutetail du voyage programme
Equipe de direction
Projet de budget de financement remplacement des enseignants accompagnateurs accueil des eacutelegraveves ne participant pas au
voyage
Conseil drsquoadministration Deacutecision relative au financement du voyage autorisation de signer les conventions don DBM pour
vote si neacutecessaire
Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Transmission acte et DBM
Controcircle de leacutegaliteacute Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Chef drsquoeacutetablissement Ordre de mission Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
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Contenu de la deacutelibeacuteration relative au financement des voyages scolaires
La reacutefeacuterence agrave la charte ou au regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires La reacutefeacuterence de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires La preacutesentation du voyage (destination date objet) Les classes concerneacutees Le nombre de participants et drsquoaccompagnateurs Le nom de lrsquoadulte responsable Le budget Lrsquoautorisation de signer les contrats et les conventions preacutesenteacutees simultaneacutement Le vote du montant maximum de la participation des familles Lrsquoeacutecheacuteancier des encaissements de la participation Les modaliteacutes de remboursement en cas de deacutesistement ou drsquoannulation Les modaliteacutes de remboursement en cas drsquoexceacutedent agrave la fin du voyage Les dons
Les bonnes pratiques
Lrsquoacte devra ecirctre rendu exeacutecutoire par lrsquoautoriteacute de controcircle avant drsquoencaisser de lrsquoargent des familles ou drsquoengager les deacutepenses relatives au voyage Le budget preacutevisionnel du voyage est joint agrave lrsquoacte
Lrsquoacte est agrave joindre au 1er mandatement relatif au paiement des deacutepenses ainsi qursquoagrave lrsquoordre de recettes des participants
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires Le respect de la finaliteacute peacutedagogique et eacuteducative de la sortie Lrsquoexistence des diffeacuterents actes La rupture de lrsquoeacutegaliteacute des participants au voyage (existence de diffeacuterents tarifs selon que
lrsquoeacutelegraveve est affilieacute ou non au foyer socio-eacuteducatif) La violation du principe de gratuiteacute de lrsquoenseignement (deacutepenses des accompagnateurs mis
directement ou indirectement agrave la charge des familles) Lrsquoabsence drsquoacte La gestion de fait par une association La compeacutetence du conseil drsquoadministration pour deacutelibeacuterer sur le financement des voyages si
cette attribution a eacuteteacute deacuteleacutegueacutee agrave la commission permanente (le conseil drsquoadministration ne peut plus deacutecider et la commission permanente nrsquoest pas compeacutetente pour voter une DBM)
Reacutefeacuterence - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
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LES DONS
Deacutefinition Un don est une libeacuteraliteacute agrave titre gracieux Lrsquoassembleacutee geacuteneacuterale du foyer socio-eacuteducatif
ou la personne responsable drsquoun autre organisme peut deacutecider de financer les sorties ou voyages
scolaires drsquoun eacutetablissement public local drsquoenseignement Cette participation prend la forme drsquoun
don fait agrave lrsquoeacutetablissement Pour que ce don soit recevable il faut qursquoil soit notifieacute agrave lrsquoeacutetablissement et
que le conseil drsquoadministration se prononce sur le principe du versement du don en autorisant le chef
drsquoeacutetablissement agrave accepter ce don
Reacutefeacuterence
- Article R421-20 du code de lrsquoeacuteducation - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
FSE Lettre de notification du don
Chef drsquoeacutetablissement Etude du caractegravere recevable du don
Equipe de direction Instruction
Conseil drsquoadministration
Deacutecision autorisant le chef drsquoeacutetablissement agrave accepter le don
DBM si neacutecessaire
Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Acte relatif au don
- Type acte relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte non soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
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Le respect des engagements en acceptant le don lrsquoeacutetablissement accepte les exigences du financeur fixeacutees dans la lettre de notification du don si le don est affecteacute au voyage agrave tel voyage il ne pourra pas servir pour un autre voyage Le don nrsquoest acquis que si le voyage se reacutealise (article R421-66 du code de lrsquoeacuteducation)
Lrsquoabsence de discrimination le don est affecteacute au voyage et non pas pour faire beacuteneacuteficier quelques participants drsquoun tarif diffeacuterent ou preacutefeacuterentiel
Le compte rendu financier du voyage Lrsquoexistence de lrsquoacte du CA Le caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
LA TECHNIQUE DES RESSOURCES AFFECTEacuteES Cette technique est utiliseacutee pour des opeacuterations preacutevues par des contrats des conventions ou bien se rapportant agrave des dons legs et recettes leacutegales qui remplissent simultaneacutement les conditions suivantes
- signature drsquoune convention avec un financeur fixant les obligations ou acceptation de dons ou de recettes en contrepartie drsquoobligations
- obligation de rendre compte de lrsquoutilisation des creacutedits - obligation de restituer le solde non employeacute ou obtenir du bailleur de fonds le report de
ces creacutedits sur lrsquoexercice suivant La comptabiliteacute de ces opeacuterations srsquoexeacutecute du 1er janvier au 31 deacutecembre (il nrsquoexiste pas de peacuteriode drsquoinventaire)
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LES REGIES
Les actes de creacuteation drsquoune reacutegie ou de nomination du reacutegisseur ne sont pas soumis agrave lrsquoapprobation
du conseil drsquoadministration
1) Creacuteation drsquoune reacutegie
Le principe Les actes de creacuteation de reacutegies doivent ecirctre transmis au comptable supeacuterieur du Treacutesor en application des dispositions de lrsquoarrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et drsquoavances Sans formulation drsquoobservations du comptable supeacuterieur du Treacutesor les deacutecisions de creacuteation de reacutegies seront exeacutecutoires agrave lrsquoissue du deacutelai de 15 jours agrave compter de la date de transmission Il nrsquoest donc pas neacutecessaire de formaliser lrsquoaccord du comptable supeacuterieur du Treacutesor
Reacutefeacuterence
- Deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute relatif aux reacutegies de recettes et aux reacutegies drsquoavances des organismes publics
- Arrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et des reacutegies drsquoavances
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignants Demande
Chef drsquoeacutetablissement Demande avis de lrsquoagent comptable
Agent comptable Avis
Chef drsquoeacutetablissement Deacutecision de creacuteation de la reacutegie transmission
Comptable supeacuterieur du Treacutesor Exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves transmission
Acte relatif agrave la reacutegie
- Type acte du chef drsquoeacutetablissement - Forme acte reacutedigeacute - Acte non soumis agrave lrsquoapprobation du conseil drsquoadministration - Acte non soumis au controcircle de leacutegaliteacute - Acte exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves la transmission au comptable supeacuterieur du treacutesor - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
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Les points agrave surveiller
- Preacutesence du document instituant la reacutegie Ce document est accompagneacute du document
intituleacute laquo document drsquohabilitation raquo
o La deacutecision portant institution drsquoune reacutegie deacutecrit la nature de deacutepense ainsi que le
montant maximum par opeacuteration
o Le document drsquohabilitation preacutecisera
la date drsquohabilitation
lrsquoobjet de la reacutegie
la dureacutee
le nom du reacutegisseur
son grade
le nom du suppleacuteant
le montant de lrsquoavance
la peacuteriodiciteacute des justificatifs
le chapitre autoriseacute ainsi que les moyens de regraveglement
- Nouvelle transmission en cas de modifications drsquoune recette ou et drsquoune deacutepense
2) Nomination du reacutegisseur
La nomination du reacutegisseur est un acte interne agrave llsquoeacutetablissement et le document retraccedilant
cette nomination issu de lrsquoapplication informatique nrsquoest pas agrave transmettre
Ces reacutegies temporaires concernent principalement les voyages scolaires Le montant maximal de lrsquoavance dans le cadre drsquoune reacutegie temporaire est limiteacute au montant preacutevisible des deacutepenses agrave honorer dans le cadre de la reacutegie Il nrsquoexiste aucune disposition reacuteglementaire preacutecisant le montant maximum puisqursquoil est variable suivant lrsquoobjet de la reacutegie temporaire Le montant maximum de lrsquoavance doit donc ecirctre deacutetermineacute preacuteciseacutement en fonction de la dureacutee et de la destination du voyage
3) Nomination drsquoun mandataire
Les reacutegisseurs ont la faculteacute de deacutesigner sous leur responsabiliteacute et apregraves autorisation de lagent comptable un mandataire
Les conditions particuliegraveres de recouvrement de certains droits et de paiement de certaines deacutepenses peuvent justifier que celles-ci soient reacutealiseacutees par drsquoautres personnes habiliteacutees qui interviennent en qualiteacute de mandataires pour le compte et sous la responsabiliteacute du reacutegisseur (par exemple pour le regraveglement de deacutepenses lors drsquoun voyage scolaire agrave lrsquoeacutetranger)
Les mandataires agissent sous la responsabiliteacute du reacutegisseur Ils ne sont pas assujettis agrave cautionnement Ils ne perccediloivent pas drsquoindemniteacute de responsabiliteacute
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Organigramme et chronologie
Acteurs Rocircle
Actes
Reacutegisseur Initiative
Agent comptable Autorisation
Reacutegisseur Deacutesignation Procuration
Reacutegisseur Information du chef drsquoeacutetablissement et Speacutecimen de la
signature du mandataire
Reacutegisseur Speacutecimen de la signature du mandataire
Chronologie
Type drsquoacte Acte du reacutegisseur qui eacutetablit une procuration sur papier libre - Forme
o Acte reacutedigeacute sur papier libre o Visa de lrsquoagent comptable
- Deacutecision exeacutecutoire apregraves information du chef drsquoeacutetablissement - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de lrsquoacte
Identification du mandataire Objet du mandat les pouvoirs confieacutes au mandataire (type de deacutepenses type de recettes)
doivent ecirctre expresseacutement deacutetermineacutees dans la convention de mandat Les conditions drsquoexeacutecution de la convention
o Mise agrave disposition drsquoun registre de reccedilus agrave souche o Deacutelivrance drsquoun reccedilu o Inscription sur la souche du nom de lrsquoeacutelegraveve de la date et du montant o Consignes en cas drsquoerreur ou de rectification o Reversement tous les huit jours au maximum au reacutegisseur des fonds et piegraveces
justificatives deacutetenus
Lrsquoobligation pour le mandataire de tenir une comptabiliteacute simplifieacutee Le rappel que les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute
personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Signature de lrsquoacte de nomination accompagneacutee de la mention laquo vu pour acceptation raquo Visa de lrsquoagent comptable
Les points agrave surveiller
Le caractegravere personnel de la deacuteleacutegation (laquo intuitu personae raquo agent preacutesentant les garanties neacutecessaires)
Aucun mandataire suppleacuteant nrsquoest autoriseacute
Le caractegravere impreacutecis de lrsquoobjet de la convention de mandat
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Lrsquoenvoi de la copie de la procuration ainsi que le speacutecimen de la signature du mandataire Le respect par le mandataire des dispositions du mandat et des regravegles de fonctionnement de
la reacutegie Le mandataire ne peut exercer ses fonctions dans le cas dabsence du reacutegisseur que pendant
deux mois au maximum Dans le cas dabsence supeacuterieure agrave deux mois il convient de proceacuteder agrave la nomination dun nouveau reacutegisseur ou dun inteacuterimaire
Annexe exemple drsquoune procuration
CONVENTION DE MANDAT
Vu la loi ndeg 63-156 du 23 feacutevrier 1963 portant loi de finances pour 1963 Vu le deacutecret ndeg 62-1587 du 29 deacutecembre 1962 portant regraveglement geacuteneacuteral sur la comptabiliteacute publique Vu le deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute en dernier lieu par le deacutecret 97-33 du 13 janvier 1997 relatif aux reacutegies de recettes et drsquoavances des organismes publics En application de lrsquoinstruction codificatrice ndeg 05-042-M9-R du 30 septembre 2005 annotant lrsquoinstruction codificatrice ndeg 98-065 ndash M9 ndash R du 4 mai 1998
Vu lrsquoacte administratif ndeghelliphelliphelliphellip du Conseil drsquoadministration du helliphelliphelliphelliphelliprelatif au financement du budget du voyage scolaire
Article 1 Objet Monsieur helliphelliphelliphelliphellip agissant en qualiteacute de reacutegisseur du Collegravege helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip donne procuration agrave Monsieur helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip professeur de helliphelliphelliphelliphelliphellip deacutesigneacute en qualiteacute de mandataire pour lrsquoencaissement des recettes correspondantes agrave helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Article 2 Seuil des encaissements Consideacuterant le tarif voteacute en Conseil drsquoadministration et le nombre drsquoeacutelegraveves concerneacutes Le montant des encaissements ne doit pas deacutepasser helliphelliphelliphelliphellipeuros
Article 3 Obligations du mandataire Un registre de reccedilus agrave souche sera deacutelivreacute au mandataire A chaque encaissement le mandataire devra deacutelivrer un reccedilu En cas drsquoerreur ou drsquoannulation le reccedilu portera la mention laquo annuleacute raquo et sera agrafeacute agrave la souche Le mandataire inscrira sur la souche le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant et lrsquoobjet Le mandataire indiquera sur le reccedilu le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant lrsquoobjet sa qualiteacute et son eacutemargement sera preacuteceacutedeacute de son nom Il doit proceacuteder au reversement tous les huit jours au maximum des fonds et piegraveces justificatives qursquoil deacutetient au reacutegisseur qui les centralise et les integravegre dans sa comptabiliteacute En aucun cas le mandataire ne doit encaisser des sommes ne correspondant pas agrave lrsquoobjet le montant ou la qualiteacute des deacutebiteurs de la preacutesente convention
Article 4 Responsabiliteacute Les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Le mandataire est donc tenu de rendre compte de sa gestion au reacutegisseur et doit agrave ce titre tenir une comptabiliteacute simplifieacutee de sa gestion
En cas de non respect des termes de la preacutesente convention par le mandataire le reacutegisseur se reacuteserve le droit drsquoengager la responsabiliteacute du mandataire
Article 5 Dureacutee La preacutesente convention est conclue pour une dureacutee de deux mois agrave compter de sa signature A helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip le helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
LrsquoAgent comptable Le Reacutegisseur Le Mandataire laquovu pour acceptation raquo
helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
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LA BUDGETISATION DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages obligatoires non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives
Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute obligatoire les deacutepenses sont effectueacutees sur le budget de lrsquoeacutetablissement etou sur ressources speacutecifiques Aucune participation des familles ne peut ecirctre demandeacutee il nrsquoexiste en comptabiliteacute aucun compte 7067 contributions des familles aux voyages scolaires dans les services eacutenumeacutereacutes ci-dessous La gestion financiegravere et comptable est imputeacutee en totaliteacute
- Au service geacuteneacuteral o sur le chapitre A1 activiteacute eacuteducatives et peacutedagogiques (A1 6245)
- etou sur les services speacuteciaux suivants
o J 1 Enseignement technique (y compris la taxe drsquoapprentissage si la sortie est en rapport avec la formation des eacutelegraveves)
o J 31 J32 J38 Projet drsquoeacutetablissement o J 4 Zone drsquoeacuteducation prioritaire
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o N 85 Subvention de collectiviteacute territoriale pour le deacuteveloppement des activiteacutes culturelles et peacuteri-eacuteducatives
Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages facultatifs non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Participation des familles
Ressources non
affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires
La gestion financiegravere et comptable du voyage doit ecirctre impeacuterativement imputeacutee en totaliteacute sur le
service speacutecial ndash chapitre N3 en recettes et en deacutepenses
Le chapitre N3 est un service speacutecial sans reacuteserve eacutequilibreacute en recettes et en deacutepenses geacutereacute en partie depuis le 1er janvier 2008 selon la technique des ressources affecteacutees dont la comptabilisation donne lieu agrave une prise en charge au deacutebit du C468 263 produits agrave recevoir sur appariements voyages par le creacutedit du compte C468 663 charges agrave payer sur appariements voyages
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Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute facultative la totaliteacute des deacutepenses est effectueacutee sur le budget du voyage tel qursquoil a eacuteteacute preacutesenteacute et voteacute par le conseil drsquoadministration
Les personnels drsquoencadrement eacutetant dispenseacutes de contribution financiegravere il est donc neacutecessaire de preacutevoir sur le budget de lrsquoeacutetablissement les modaliteacutes de financement des deacutepenses des accompagnateurs affeacuterentes agrave ce voyage puisque les familles nrsquoont pas agrave en supporter les frais Si les accompagnateurs payent une participation cette derniegravere devra ecirctre retraceacutee au compte 70888
Dans le cas des sorties et voyages facultatifs la participation demandeacutee aux familles sera comptabiliseacutee au compte 7067 Nota bene Le compte 70667 ne doit jamais ecirctre utiliseacute pour un voyage ce dernier est reacuteserveacute agrave des contributions de formation continue et de promotion sociale (racine 7066) Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
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La technique budgeacutetaire des contributions entre services pour les comptes laquo charges agrave payer raquo et laquo produits agrave recevoir raquo
Si une des recettes du voyage provient drsquoun preacutelegravevement sur fonds de reacuteserve ou drsquoun autre service de lrsquoeacutetablissement Il conviendra drsquoappliquer alors la technique budgeacutetaire des contributions entre services (comptes 6588 et 7588) Le principe est simple laquo un service qui donne un service qui reccediloit raquo La comptabilisation de cette opeacuteration se traduira par
- un mandat drsquoordre au compte 6588 dans le service qui donne - un OR au compte 7588 dans le service qui reccediloit
Compte
D 6588 Compte
4662 Compte
468263 Compte
468663 Compte
N3 7588
D C D C D C D C D C
1 X X 2 X X 3 X X 4 X X
Seront utiliseacutes les comptes suivants compte 6588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement compte 4662 Mandats agrave payer ndash Exercice courant compte 468263 Produits agrave recevoir sur appariements voyages compte 468663 Charges agrave payer sur appariements voyages Compte 7588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement
Lrsquoeacutegaliteacute entre ces deux comptes doit toujours exister que ce soit au niveau de lrsquoouverture de creacutedits et de preacutevision de recettes ou que ce soit au niveau de lrsquoexeacutecution le mandat drsquoordre au compte 6588 et la recette drsquoordre au 7588 doivent ecirctre eacutetablis pour le montant exact de la deacutepense constateacutee sur ce financement et non en fonction de la preacutevision budgeacutetaire
DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au chapitre D 6588 si le preacutelegravevement provient des reacuteserves du service geacuteneacuteral au J1 6588 srsquoil provient des reacuteserves de lrsquoenseignement technique DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au service speacutecial J3(X) 6588 si le voyage finalise un projet drsquoeacutetablissement (PAPeacutet) participation du service speacutecial au service N3 qui retrace la totaliteacute du voyage
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Sommaire
Introduction Analyse des risques
La charte ou le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
CA et programmation des sorties et voyages scolaires dans le cadre de lrsquoanneacutee scolaire
Les sorties et voyages scolaires obligatoires
Les sorties et voyages scolaires facultatifs
Les dons
Les reacutegies
- La creacuteation de la reacutegie
- La nomination du reacutegisseur
- La nomination drsquoun mandataire
La budgeacutetisation des sorties et voyages scolaires ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de
recettes
- Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages
obligatoires non preacutevues au budget initial
- Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages
facultatifs non preacutevues au budget initial
Les contributions entre service
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LA CHARTE OU LE REGLEMENT INTERIEUR DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES
Deacutefinition La Charte ou le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires constitue un cadre
peacutedagogique administratif et financier propre agrave chaque eacutetablissement ce cadre permettra de
deacutefinir les principes retenus pour lrsquoorganisation de toutes les sorties et voyages scolaires de
lrsquoeacutetablissement
Caracteacuteristiques et diffeacuterences entre ces deux notions
- La charte des sorties et voyages scolaires constitue un cadre qui nrsquoa aucune valeur juridique crsquoest un code de bonne conduite elle institue un ensemble de regravegles que les membres de la communauteacute eacuteducative srsquoengagent agrave respecter crsquoest un mode opeacuteratoire un modus vivendi qui est deacutefini Les manquements agrave une des regravegles fixeacutees par cette charte ne feront lrsquoobjet drsquoaucune sanction
- Le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires constitue un cadre qui a valeur juridique ce code de bonne conduite srsquoinscrit dans lrsquoordonnancement juridique il devient obligatoire et produit des effets juridiques tous les actes du chef drsquoeacutetablissement ou du conseil drsquoadministration relatifs agrave des sorties ou voyages scolaires devront respecter les regravegles eacutecrites dans ce regraveglement inteacuterieur Les manquements agrave une des regravegles fixeacutees par ce regraveglement inteacuterieur pourront faire lrsquoobjet de sanction
Organigramme drsquoune charte
Acteurs Rocircle
Actes
Chef drsquoeacutetablissement Composition du groupe de reacuteflexion (facultatif)
Groupe de reacuteflexion Propositions
Equipe de direction Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation de la commission permanente
Commission permanente Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation du conseil drsquoadministration
Conseil drsquoadministration 1deg Adoption de la charte Avis
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la charte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute de la charte
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La charte des sorties et voyages scolaires
- Type drsquoacte Avis relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute Consultation (instruction) de la commission permanente recommandeacutee - Forme Acte reacutedigeacute - Deacutecision nrsquoayant aucune force juridique - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de la charte des sorties et voyages scolaires
La chartre constitue un cadre peacutedagogique administratif et financier propre agrave chaque
eacutetablissement du fait de son autonomie ce dernier est donc libre de fixer les points qui figureront ou
non dans sa charte en fonction de sa situation particuliegravere Pourront ecirctre inscrites dans la charte
plusieurs seacuteries de dispositions notamment des dispositions
- drsquoordre peacutedagogique o Principe de ladeacutequation des voyages au projet deacutetablissement o Principe de consultation systeacutematique du Conseil dadministration pour chaque sortie ou
voyage deacutefinition drsquoun seuil au dessous duquel le chef drsquoeacutetablissement autorise les sorties facultatives principe drsquoinformation du conseil drsquoadministration en deacutebut et fin drsquoanneacutee scolaire
- drsquoordre administratif o Deacutefinition drsquoun scheacutema relatif agrave lrsquoorganisation des sorties ou voyages o Deacutefinition des modaliteacutes drsquoorganisation des tacircches de la responsabiliteacute de chaque acteur o Deacutefinition du calendrier annuel drsquoorganisation des sorties et voyages o Elaboration de documents relatifs aux sorties et voyages facultatifs fiche projet fiches
drsquoinscription et autorisations obligatoires o Principe de diffusion systeacutematique de la charte aux familles dont lenfant participe agrave un
voyage
- drsquoordre financier o Principe de lrsquoeacutelaboration drsquoun budget pour chaque sortie ou voyage compte rendu au
conseil drsquoadministration agrave la fin de lrsquoanneacutee scolaire o Principe de la participation des familles (versement preacutealable au voyage eacutechelonnement des
versements) o Deacutefinition de regravegles pour la gestion des reliquats o Deacutefinition de regravegles en cas dannulation de voyage (reversement ou non des sommes deacutejagrave
verseacutees) o Deacutefinition de regravegles en cas de deacutesistement dun eacutelegraveve (situation variable selon que son
absence fait supporter un coucirct financier plus important ou non aux autres eacutelegraveves si oui restitution ou non des sommes deacutejagrave verseacutees)
o Regravegles et calendrier pour la constitution drsquoune reacutegie
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Organigramme drsquoun regraveglement inteacuterieur
Acteurs Rocircle
Actes
Chef drsquoeacutetablissement Composition du groupe de reacuteflexion (facultatif)
Groupe de reacuteflexion Propositions
Equipe de direction Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation de la commission permanente
Commission permanente Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation du conseil drsquoadministration
Conseil drsquoadministration Adoption du regraveglement inteacuterieur Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Transmission de la deacutelibeacuteration
Controcircle de leacutegaliteacute Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute de lrsquoacte
Acte relatif au regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
- Type drsquoacte Acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute Consultation (instruction) de la commission permanente - Forme Acte reacutedigeacute - Acte soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte exeacutecutoire quinze jours apregraves lrsquoaccuseacute de reacuteception - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de la deacutelibeacuteration relative au regraveglement des sorties et voyages scolaires
Le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires constitue un cadre peacutedagogique
administratif et financier propre agrave chaque eacutetablissement du fait de son autonomie ce dernier est
donc libre de fixer les points qui figureront ou non dans sa charte en fonction de sa situation
particuliegravere Pourront ecirctre inscrites dans ce regraveglement plusieurs seacuteries de dispositions notamment
des dispositions
- drsquoordre peacutedagogique o Principe de ladeacutequation des voyages au projet deacutetablissement
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o Principe de consultation systeacutematique du Conseil dadministration pour chaque sortie ou voyage deacutefinition drsquoun seuil au dessous duquel le chef drsquoeacutetablissement autorise les sorties facultatives principe drsquoinformation du conseil drsquoadministration en deacutebut et fin drsquoanneacutee scolaire
- drsquoordre administratif o Deacutefinition drsquoun scheacutema relatif agrave lrsquoorganisation des sorties ou voyages o Deacutefinition des modaliteacutes drsquoorganisation des tacircches de la responsabiliteacute de chaque acteur o Deacutefinition du calendrier annuel drsquoorganisation des sorties et voyages o Elaboration de documents types relatifs aux sorties et voyages facultatifs fiche projet fiches
drsquoinscription et autorisations obligatoires o Principe de diffusion systeacutematique du regraveglement inteacuterieur aux familles dont lenfant participe
agrave un voyage - drsquoordre financier
o Principe de lrsquoeacutelaboration drsquoun budget pour chaque sortie ou voyage compte rendu au conseil drsquoadministration agrave la fin de lrsquoanneacutee scolaire
o Principe de la participation des familles (versement preacutealable au voyage eacutechelonnement des versements)
o Deacutefinition de regravegles pour la gestion des reliquats o Deacutefinition de regravegles en cas dannulation de voyage (reversement ou non des sommes deacutejagrave
verseacutees) o Deacutefinition de regravegles en cas de deacutesistement dun eacutelegraveve (situation variable selon que son
absence fait supporter un coucirct financier plus important ou non aux autres eacutelegraveves si oui restitution ou non des sommes deacutejagrave verseacutees)
o Regravegles et calendrier pour la constitution drsquoune reacutegie
Les bonnes pratiques
Lrsquoacte devra ecirctre rendu exeacutecutoire par lrsquoautoriteacute de controcircle avant tout autre acte relatif aux sorties et voyages
Lrsquoacte devra faire lrsquoobjet drsquoune large publiciteacute agrave chaque rentreacutee scolaire
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Exemple drsquoune charte Charte ndash regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
Un modegravele de charte ndash regraveglement inteacuterieur des voyages organiseacutes par les EPLE est proposeacute ci-apregraves Il
ne srsquoagit pas drsquoun formulaire preacuteconiseacute mais drsquoune trame pouvant ecirctre adapteacutee aux circonstances
particuliegraveres
Article 1 Une sortie scolaire nrsquoa de justification que dans le cadre drsquoun projet peacutedagogique en relation avec les
enseignements obligatoires et les programmes Cet ancrage doit ecirctre expliciteacute dans la description du projet
Article 2 Toute sortie ne peut exceacuteder une dureacutee de 5 jours pris sur le temps scolaire Le conseil
drsquoadministration fixe le nombre de sorties facultatives agrave X par niveau ou classe dans lrsquoanneacutee
Article 3 Le conseil drsquoadministration fixe le montant de la contribution volontaire des familles Le conseil drsquoadministration tolegravere une variation de XX de la participation demandeacutee
Article 4 Le conseil drsquoadministration nrsquoexamine pas les projets dont la contribution volontaire des familles nrsquoexcegravede pas la somme de XX euros
Article 5 La sortie pourra se deacuterouler si XX des eacutelegraveves de la classe ou du niveau participent au deacuteplacement Le voyage linguistique se deacuteroule si XX des eacutelegraveves drsquoun niveau y participent
Article 6 Lrsquoeacutetablissement est autoriseacute agrave percevoir par avance les contributions volontaires des familles Les deacutepenses seront engageacutees dans la limite des sommes perccedilues
Article 7 Les financements envisageacutes par lrsquoeacutetablissement preacutelegravevement sur fonds de reacuteserves participation
drsquoun autre chapitre ou affectation de subvention de fonctionnement (sous reacuteserve drsquo instruction particuliegravere de
la collectiviteacute de rattachement) sont soumis agrave lrsquoapprobation du conseil drsquoadministration
Article 8 Les modaliteacutes de contribution financiegravere ne concernent pas les personnels drsquoencadrement du voyage puisque lrsquoensemble des accompagnateurs beacuteneacuteficie de la gratuiteacute Les charges ne devant pas ecirctre supporteacutees par les familles leur financement sera preacutevu sur le budget de lrsquoeacutetablissement (subventions diverses ressources propres etc)
Article 9 La participation aux charges communes est fixeacutee agrave hellip du montant du budget du voyage scolaire (frais de teacuteleacutephone reacuteception formaliteacutes administrativeshellip)
Article 10 Un bilan financier du voyage sera preacutesenteacute au conseil drsquoadministration
Article 11 Lrsquoeacuteventuel reliquat sera obligatoirement rembourseacute aux familles qui auront reacutegleacute lrsquointeacutegraliteacute de la participation demandeacutee excepteacute srsquoil est infeacuterieur agrave hellip Euros
Article 12 Les reliquats infeacuterieurs agrave 8 euros seront acquis deacutefinitivement agrave lrsquoeacutetablissement agrave lrsquoexpiration drsquoun deacutelai de 3 mois agrave compter de sa date de notification aux familles si celles-ci nrsquoen ont pas demandeacute le remboursement Article 13 Les conditions drsquoannulation du voyage seront notifieacutees aux familles par acte drsquoengagement Ces
conditions peuvent ecirctre deacutetermineacutees par lrsquoeacutetablissement Elles peuvent ecirctre eacutequivalentes agrave celles preacutevues dans
la convention de seacutejour
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CA ET PROGRAMMATION DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES DANS LE CADRE DE LrsquoANNEE SCOLAIRE
Exemple de calendrier avec programmation des sorties et des voyages scolaires en deacutebut drsquoanneacutee
scolaire
Calendrier Actes du CA Anneacutee N
Anneacutee N+1
1er CA de lrsquoanneacutee
Elaboration de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
X
2eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage
X
3eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Budget de lrsquoEPLE
Inscription des sorties et voyages agrave lrsquoEPCP
X
4eacuteme CA de lrsquoanneacutee
5eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Compte rendu du voyage et preacutesentation du bilan financier au CA
X
Exemple de calendrier sans programmation drsquoune sortie ou drsquoun voyage scolaire en deacutebut drsquoanneacutee
scolaire
Calendrier Actes du CA Anneacutee N
Anneacutee N+1
1er CA de lrsquoanneacutee
Elaboration de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages
scolaires
2eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage
3eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Budget de lrsquoEPLE
4eacuteme CA de
lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage DBM
Inscription des sorties et voyages agrave lrsquoEPCP
Ou Acte du CA autorisant le CE de signer le contrat
X
5eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Compte rendu du voyage et preacutesentation du bilan financier au
CA
X
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LES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES OBLIGATOIRES
Deacutefinition Deacuteplacements collectifs drsquoeacutelegraveves hors de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
accompagneacutes et organiseacutes sous lrsquoautoriteacute du chef drsquoeacutetablissement dans le cadre drsquoune action
eacuteducative ayant lieu tout ou partie pendant le temps scolaire
La sortie effectueacutee sur une journeacutee ou une demi-journeacutee ne comporte pas de nuiteacutee Le voyage
inclut au moins une nuiteacutee Tout voyage comportant une nuiteacutee est facultatif en application de
lrsquoarticle 371-3 du code civil
Le caractegravere obligatoire implique la gratuiteacute pour les eacutelegraveves et accompagnateurs
Critegraveres de la sortie obligatoire
La sortie obligatoire concerne la classe entiegravere ou un niveau deacutetermineacute La sortie srsquoinscrit dans le cadre des programmes officiels ou du projet drsquoeacutetablissement La sortie srsquoexeacutecute sur le temps scolaire
Reacutefeacuterence
- Circulaire ndeg79-186 du 12 Juin 1979 - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
Organigramme
Les sorties et voyages obligatoires vont amener plusieurs actes
Un acte relatif agrave la programmation des voyages et sorties scolaires Un acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant la sortie Un ordre de mission
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignant Initiative du voyage
Chef drsquoeacutetablissement Faisabiliteacute
Equipe de direction Instruction
Conseil drsquoadministration Consultation et programmation Avis ou Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Autorisation du voyage Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes Information des familles
Chef drsquoeacutetablissement Ordre de mission Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
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Chronologie
1deg acte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Deacutecision immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
2deg acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
3deg ordre de mission pour les accompagnateurs
- Type drsquoacte acte du chef drsquoeacutetablissement relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable apregraves publiciteacute notification agrave lrsquointeacuteresseacute
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires Le respect de la finaliteacute peacutedagogique et eacuteducative de la sortie Le respect des critegraveres de la sortie obligatoire elle ne peut pas concerner seulement que
quelques eacutelegraveves Lrsquoinformation des familles ou du repreacutesentant leacutegal (eacutecrite si besoin) Le caractegravere facultatif de lrsquoassurance pour la famille (La sortie constitue une activiteacute
obligatoire) La violation du principe de gratuiteacute de lrsquoenseignement pour les eacutelegraveves et les
accompagnateurs Lrsquoabsence drsquoacte du chef drsquoeacutetablissement Le caractegravere exeacutecutoire des actes La gestion financiegravere de la sortie incombe en totaliteacute sur le budget de lrsquoeacutetablissement
chapitre A1 J1 ou J31 J32 J38 ou J4 il nrsquoexiste aucun compte 7067 contribution des familles aux voyages scolaires
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LES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES FACULTATIFS
Deacutefinition Deacuteplacements collectifs drsquoeacutelegraveves hors de lrsquoEPLE accompagneacutes et organiseacutes sous
lrsquoautoriteacute du chef drsquoeacutetablissement dans le cadre drsquoune action eacuteducative ayant lieu tout ou partie
pendant le temps scolaire
La sortie effectueacutee sur une journeacutee ou une demi-journeacutee ne comporte pas de nuiteacutee Le voyage
inclut au moins une nuiteacutee Tout voyage comportant une nuiteacutee est facultatif en application de
lrsquoarticle 371-3 du code civil
Un voyage facultatif ne doit pas ecirctre discriminatoire ce caractegravere discriminatoire srsquoexamine au
regard du montant du coucirct du voyage coucirct discriminant pour certaines familles et au fait que le
coucirct du voyage des accompagnateurs ne doit pas ecirctre supporteacute par les familles
Les voyages scolaires vont amener plusieurs actes
Un acte relatif agrave la programmation des voyages et sorties scolaires Un acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage Un acte relatif au financement des voyages scolaires Un ordre de mission pour les accompagnateurs
Chronologie
1deg acte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute consultation (instruction) de la commission permanente - Forme acte reacutedigeacute - Deacutecision immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
2deg acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
3deg acte relatif au financement des voyages scolaires
- Type acte relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte exeacutecutoire quinze jours apregraves lrsquoaccuseacute de reacuteception - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
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4deg ordre de mission pour les accompagnateurs
- Type drsquoacte acte du chef drsquoeacutetablissement relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable apregraves publiciteacute notification agrave lrsquointeacuteresseacute
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignant Initiative du voyage
Chef drsquoeacutetablissement Faisabiliteacute
Equipe de direction Instruction
Commission permanente Instruction
Conseil drsquoadministration Consultation et programmation Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Autorisation et arrecirct de la liste des eacutelegraveves participant agrave la sortie ou au
voyage
Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Enseignant Deacutetail du voyage programme
Equipe de direction
Projet de budget de financement remplacement des enseignants accompagnateurs accueil des eacutelegraveves ne participant pas au
voyage
Conseil drsquoadministration Deacutecision relative au financement du voyage autorisation de signer les conventions don DBM pour
vote si neacutecessaire
Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Transmission acte et DBM
Controcircle de leacutegaliteacute Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Chef drsquoeacutetablissement Ordre de mission Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
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Contenu de la deacutelibeacuteration relative au financement des voyages scolaires
La reacutefeacuterence agrave la charte ou au regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires La reacutefeacuterence de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires La preacutesentation du voyage (destination date objet) Les classes concerneacutees Le nombre de participants et drsquoaccompagnateurs Le nom de lrsquoadulte responsable Le budget Lrsquoautorisation de signer les contrats et les conventions preacutesenteacutees simultaneacutement Le vote du montant maximum de la participation des familles Lrsquoeacutecheacuteancier des encaissements de la participation Les modaliteacutes de remboursement en cas de deacutesistement ou drsquoannulation Les modaliteacutes de remboursement en cas drsquoexceacutedent agrave la fin du voyage Les dons
Les bonnes pratiques
Lrsquoacte devra ecirctre rendu exeacutecutoire par lrsquoautoriteacute de controcircle avant drsquoencaisser de lrsquoargent des familles ou drsquoengager les deacutepenses relatives au voyage Le budget preacutevisionnel du voyage est joint agrave lrsquoacte
Lrsquoacte est agrave joindre au 1er mandatement relatif au paiement des deacutepenses ainsi qursquoagrave lrsquoordre de recettes des participants
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires Le respect de la finaliteacute peacutedagogique et eacuteducative de la sortie Lrsquoexistence des diffeacuterents actes La rupture de lrsquoeacutegaliteacute des participants au voyage (existence de diffeacuterents tarifs selon que
lrsquoeacutelegraveve est affilieacute ou non au foyer socio-eacuteducatif) La violation du principe de gratuiteacute de lrsquoenseignement (deacutepenses des accompagnateurs mis
directement ou indirectement agrave la charge des familles) Lrsquoabsence drsquoacte La gestion de fait par une association La compeacutetence du conseil drsquoadministration pour deacutelibeacuterer sur le financement des voyages si
cette attribution a eacuteteacute deacuteleacutegueacutee agrave la commission permanente (le conseil drsquoadministration ne peut plus deacutecider et la commission permanente nrsquoest pas compeacutetente pour voter une DBM)
Reacutefeacuterence - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
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LES DONS
Deacutefinition Un don est une libeacuteraliteacute agrave titre gracieux Lrsquoassembleacutee geacuteneacuterale du foyer socio-eacuteducatif
ou la personne responsable drsquoun autre organisme peut deacutecider de financer les sorties ou voyages
scolaires drsquoun eacutetablissement public local drsquoenseignement Cette participation prend la forme drsquoun
don fait agrave lrsquoeacutetablissement Pour que ce don soit recevable il faut qursquoil soit notifieacute agrave lrsquoeacutetablissement et
que le conseil drsquoadministration se prononce sur le principe du versement du don en autorisant le chef
drsquoeacutetablissement agrave accepter ce don
Reacutefeacuterence
- Article R421-20 du code de lrsquoeacuteducation - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
FSE Lettre de notification du don
Chef drsquoeacutetablissement Etude du caractegravere recevable du don
Equipe de direction Instruction
Conseil drsquoadministration
Deacutecision autorisant le chef drsquoeacutetablissement agrave accepter le don
DBM si neacutecessaire
Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Acte relatif au don
- Type acte relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte non soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
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Le respect des engagements en acceptant le don lrsquoeacutetablissement accepte les exigences du financeur fixeacutees dans la lettre de notification du don si le don est affecteacute au voyage agrave tel voyage il ne pourra pas servir pour un autre voyage Le don nrsquoest acquis que si le voyage se reacutealise (article R421-66 du code de lrsquoeacuteducation)
Lrsquoabsence de discrimination le don est affecteacute au voyage et non pas pour faire beacuteneacuteficier quelques participants drsquoun tarif diffeacuterent ou preacutefeacuterentiel
Le compte rendu financier du voyage Lrsquoexistence de lrsquoacte du CA Le caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
LA TECHNIQUE DES RESSOURCES AFFECTEacuteES Cette technique est utiliseacutee pour des opeacuterations preacutevues par des contrats des conventions ou bien se rapportant agrave des dons legs et recettes leacutegales qui remplissent simultaneacutement les conditions suivantes
- signature drsquoune convention avec un financeur fixant les obligations ou acceptation de dons ou de recettes en contrepartie drsquoobligations
- obligation de rendre compte de lrsquoutilisation des creacutedits - obligation de restituer le solde non employeacute ou obtenir du bailleur de fonds le report de
ces creacutedits sur lrsquoexercice suivant La comptabiliteacute de ces opeacuterations srsquoexeacutecute du 1er janvier au 31 deacutecembre (il nrsquoexiste pas de peacuteriode drsquoinventaire)
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LES REGIES
Les actes de creacuteation drsquoune reacutegie ou de nomination du reacutegisseur ne sont pas soumis agrave lrsquoapprobation
du conseil drsquoadministration
1) Creacuteation drsquoune reacutegie
Le principe Les actes de creacuteation de reacutegies doivent ecirctre transmis au comptable supeacuterieur du Treacutesor en application des dispositions de lrsquoarrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et drsquoavances Sans formulation drsquoobservations du comptable supeacuterieur du Treacutesor les deacutecisions de creacuteation de reacutegies seront exeacutecutoires agrave lrsquoissue du deacutelai de 15 jours agrave compter de la date de transmission Il nrsquoest donc pas neacutecessaire de formaliser lrsquoaccord du comptable supeacuterieur du Treacutesor
Reacutefeacuterence
- Deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute relatif aux reacutegies de recettes et aux reacutegies drsquoavances des organismes publics
- Arrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et des reacutegies drsquoavances
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignants Demande
Chef drsquoeacutetablissement Demande avis de lrsquoagent comptable
Agent comptable Avis
Chef drsquoeacutetablissement Deacutecision de creacuteation de la reacutegie transmission
Comptable supeacuterieur du Treacutesor Exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves transmission
Acte relatif agrave la reacutegie
- Type acte du chef drsquoeacutetablissement - Forme acte reacutedigeacute - Acte non soumis agrave lrsquoapprobation du conseil drsquoadministration - Acte non soumis au controcircle de leacutegaliteacute - Acte exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves la transmission au comptable supeacuterieur du treacutesor - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
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Les points agrave surveiller
- Preacutesence du document instituant la reacutegie Ce document est accompagneacute du document
intituleacute laquo document drsquohabilitation raquo
o La deacutecision portant institution drsquoune reacutegie deacutecrit la nature de deacutepense ainsi que le
montant maximum par opeacuteration
o Le document drsquohabilitation preacutecisera
la date drsquohabilitation
lrsquoobjet de la reacutegie
la dureacutee
le nom du reacutegisseur
son grade
le nom du suppleacuteant
le montant de lrsquoavance
la peacuteriodiciteacute des justificatifs
le chapitre autoriseacute ainsi que les moyens de regraveglement
- Nouvelle transmission en cas de modifications drsquoune recette ou et drsquoune deacutepense
2) Nomination du reacutegisseur
La nomination du reacutegisseur est un acte interne agrave llsquoeacutetablissement et le document retraccedilant
cette nomination issu de lrsquoapplication informatique nrsquoest pas agrave transmettre
Ces reacutegies temporaires concernent principalement les voyages scolaires Le montant maximal de lrsquoavance dans le cadre drsquoune reacutegie temporaire est limiteacute au montant preacutevisible des deacutepenses agrave honorer dans le cadre de la reacutegie Il nrsquoexiste aucune disposition reacuteglementaire preacutecisant le montant maximum puisqursquoil est variable suivant lrsquoobjet de la reacutegie temporaire Le montant maximum de lrsquoavance doit donc ecirctre deacutetermineacute preacuteciseacutement en fonction de la dureacutee et de la destination du voyage
3) Nomination drsquoun mandataire
Les reacutegisseurs ont la faculteacute de deacutesigner sous leur responsabiliteacute et apregraves autorisation de lagent comptable un mandataire
Les conditions particuliegraveres de recouvrement de certains droits et de paiement de certaines deacutepenses peuvent justifier que celles-ci soient reacutealiseacutees par drsquoautres personnes habiliteacutees qui interviennent en qualiteacute de mandataires pour le compte et sous la responsabiliteacute du reacutegisseur (par exemple pour le regraveglement de deacutepenses lors drsquoun voyage scolaire agrave lrsquoeacutetranger)
Les mandataires agissent sous la responsabiliteacute du reacutegisseur Ils ne sont pas assujettis agrave cautionnement Ils ne perccediloivent pas drsquoindemniteacute de responsabiliteacute
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Organigramme et chronologie
Acteurs Rocircle
Actes
Reacutegisseur Initiative
Agent comptable Autorisation
Reacutegisseur Deacutesignation Procuration
Reacutegisseur Information du chef drsquoeacutetablissement et Speacutecimen de la
signature du mandataire
Reacutegisseur Speacutecimen de la signature du mandataire
Chronologie
Type drsquoacte Acte du reacutegisseur qui eacutetablit une procuration sur papier libre - Forme
o Acte reacutedigeacute sur papier libre o Visa de lrsquoagent comptable
- Deacutecision exeacutecutoire apregraves information du chef drsquoeacutetablissement - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de lrsquoacte
Identification du mandataire Objet du mandat les pouvoirs confieacutes au mandataire (type de deacutepenses type de recettes)
doivent ecirctre expresseacutement deacutetermineacutees dans la convention de mandat Les conditions drsquoexeacutecution de la convention
o Mise agrave disposition drsquoun registre de reccedilus agrave souche o Deacutelivrance drsquoun reccedilu o Inscription sur la souche du nom de lrsquoeacutelegraveve de la date et du montant o Consignes en cas drsquoerreur ou de rectification o Reversement tous les huit jours au maximum au reacutegisseur des fonds et piegraveces
justificatives deacutetenus
Lrsquoobligation pour le mandataire de tenir une comptabiliteacute simplifieacutee Le rappel que les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute
personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Signature de lrsquoacte de nomination accompagneacutee de la mention laquo vu pour acceptation raquo Visa de lrsquoagent comptable
Les points agrave surveiller
Le caractegravere personnel de la deacuteleacutegation (laquo intuitu personae raquo agent preacutesentant les garanties neacutecessaires)
Aucun mandataire suppleacuteant nrsquoest autoriseacute
Le caractegravere impreacutecis de lrsquoobjet de la convention de mandat
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Lrsquoenvoi de la copie de la procuration ainsi que le speacutecimen de la signature du mandataire Le respect par le mandataire des dispositions du mandat et des regravegles de fonctionnement de
la reacutegie Le mandataire ne peut exercer ses fonctions dans le cas dabsence du reacutegisseur que pendant
deux mois au maximum Dans le cas dabsence supeacuterieure agrave deux mois il convient de proceacuteder agrave la nomination dun nouveau reacutegisseur ou dun inteacuterimaire
Annexe exemple drsquoune procuration
CONVENTION DE MANDAT
Vu la loi ndeg 63-156 du 23 feacutevrier 1963 portant loi de finances pour 1963 Vu le deacutecret ndeg 62-1587 du 29 deacutecembre 1962 portant regraveglement geacuteneacuteral sur la comptabiliteacute publique Vu le deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute en dernier lieu par le deacutecret 97-33 du 13 janvier 1997 relatif aux reacutegies de recettes et drsquoavances des organismes publics En application de lrsquoinstruction codificatrice ndeg 05-042-M9-R du 30 septembre 2005 annotant lrsquoinstruction codificatrice ndeg 98-065 ndash M9 ndash R du 4 mai 1998
Vu lrsquoacte administratif ndeghelliphelliphelliphellip du Conseil drsquoadministration du helliphelliphelliphelliphelliprelatif au financement du budget du voyage scolaire
Article 1 Objet Monsieur helliphelliphelliphelliphellip agissant en qualiteacute de reacutegisseur du Collegravege helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip donne procuration agrave Monsieur helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip professeur de helliphelliphelliphelliphelliphellip deacutesigneacute en qualiteacute de mandataire pour lrsquoencaissement des recettes correspondantes agrave helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Article 2 Seuil des encaissements Consideacuterant le tarif voteacute en Conseil drsquoadministration et le nombre drsquoeacutelegraveves concerneacutes Le montant des encaissements ne doit pas deacutepasser helliphelliphelliphelliphellipeuros
Article 3 Obligations du mandataire Un registre de reccedilus agrave souche sera deacutelivreacute au mandataire A chaque encaissement le mandataire devra deacutelivrer un reccedilu En cas drsquoerreur ou drsquoannulation le reccedilu portera la mention laquo annuleacute raquo et sera agrafeacute agrave la souche Le mandataire inscrira sur la souche le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant et lrsquoobjet Le mandataire indiquera sur le reccedilu le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant lrsquoobjet sa qualiteacute et son eacutemargement sera preacuteceacutedeacute de son nom Il doit proceacuteder au reversement tous les huit jours au maximum des fonds et piegraveces justificatives qursquoil deacutetient au reacutegisseur qui les centralise et les integravegre dans sa comptabiliteacute En aucun cas le mandataire ne doit encaisser des sommes ne correspondant pas agrave lrsquoobjet le montant ou la qualiteacute des deacutebiteurs de la preacutesente convention
Article 4 Responsabiliteacute Les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Le mandataire est donc tenu de rendre compte de sa gestion au reacutegisseur et doit agrave ce titre tenir une comptabiliteacute simplifieacutee de sa gestion
En cas de non respect des termes de la preacutesente convention par le mandataire le reacutegisseur se reacuteserve le droit drsquoengager la responsabiliteacute du mandataire
Article 5 Dureacutee La preacutesente convention est conclue pour une dureacutee de deux mois agrave compter de sa signature A helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip le helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
LrsquoAgent comptable Le Reacutegisseur Le Mandataire laquovu pour acceptation raquo
helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
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LA BUDGETISATION DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages obligatoires non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives
Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute obligatoire les deacutepenses sont effectueacutees sur le budget de lrsquoeacutetablissement etou sur ressources speacutecifiques Aucune participation des familles ne peut ecirctre demandeacutee il nrsquoexiste en comptabiliteacute aucun compte 7067 contributions des familles aux voyages scolaires dans les services eacutenumeacutereacutes ci-dessous La gestion financiegravere et comptable est imputeacutee en totaliteacute
- Au service geacuteneacuteral o sur le chapitre A1 activiteacute eacuteducatives et peacutedagogiques (A1 6245)
- etou sur les services speacuteciaux suivants
o J 1 Enseignement technique (y compris la taxe drsquoapprentissage si la sortie est en rapport avec la formation des eacutelegraveves)
o J 31 J32 J38 Projet drsquoeacutetablissement o J 4 Zone drsquoeacuteducation prioritaire
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o N 85 Subvention de collectiviteacute territoriale pour le deacuteveloppement des activiteacutes culturelles et peacuteri-eacuteducatives
Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages facultatifs non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Participation des familles
Ressources non
affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires
La gestion financiegravere et comptable du voyage doit ecirctre impeacuterativement imputeacutee en totaliteacute sur le
service speacutecial ndash chapitre N3 en recettes et en deacutepenses
Le chapitre N3 est un service speacutecial sans reacuteserve eacutequilibreacute en recettes et en deacutepenses geacutereacute en partie depuis le 1er janvier 2008 selon la technique des ressources affecteacutees dont la comptabilisation donne lieu agrave une prise en charge au deacutebit du C468 263 produits agrave recevoir sur appariements voyages par le creacutedit du compte C468 663 charges agrave payer sur appariements voyages
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Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute facultative la totaliteacute des deacutepenses est effectueacutee sur le budget du voyage tel qursquoil a eacuteteacute preacutesenteacute et voteacute par le conseil drsquoadministration
Les personnels drsquoencadrement eacutetant dispenseacutes de contribution financiegravere il est donc neacutecessaire de preacutevoir sur le budget de lrsquoeacutetablissement les modaliteacutes de financement des deacutepenses des accompagnateurs affeacuterentes agrave ce voyage puisque les familles nrsquoont pas agrave en supporter les frais Si les accompagnateurs payent une participation cette derniegravere devra ecirctre retraceacutee au compte 70888
Dans le cas des sorties et voyages facultatifs la participation demandeacutee aux familles sera comptabiliseacutee au compte 7067 Nota bene Le compte 70667 ne doit jamais ecirctre utiliseacute pour un voyage ce dernier est reacuteserveacute agrave des contributions de formation continue et de promotion sociale (racine 7066) Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
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La technique budgeacutetaire des contributions entre services pour les comptes laquo charges agrave payer raquo et laquo produits agrave recevoir raquo
Si une des recettes du voyage provient drsquoun preacutelegravevement sur fonds de reacuteserve ou drsquoun autre service de lrsquoeacutetablissement Il conviendra drsquoappliquer alors la technique budgeacutetaire des contributions entre services (comptes 6588 et 7588) Le principe est simple laquo un service qui donne un service qui reccediloit raquo La comptabilisation de cette opeacuteration se traduira par
- un mandat drsquoordre au compte 6588 dans le service qui donne - un OR au compte 7588 dans le service qui reccediloit
Compte
D 6588 Compte
4662 Compte
468263 Compte
468663 Compte
N3 7588
D C D C D C D C D C
1 X X 2 X X 3 X X 4 X X
Seront utiliseacutes les comptes suivants compte 6588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement compte 4662 Mandats agrave payer ndash Exercice courant compte 468263 Produits agrave recevoir sur appariements voyages compte 468663 Charges agrave payer sur appariements voyages Compte 7588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement
Lrsquoeacutegaliteacute entre ces deux comptes doit toujours exister que ce soit au niveau de lrsquoouverture de creacutedits et de preacutevision de recettes ou que ce soit au niveau de lrsquoexeacutecution le mandat drsquoordre au compte 6588 et la recette drsquoordre au 7588 doivent ecirctre eacutetablis pour le montant exact de la deacutepense constateacutee sur ce financement et non en fonction de la preacutevision budgeacutetaire
DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au chapitre D 6588 si le preacutelegravevement provient des reacuteserves du service geacuteneacuteral au J1 6588 srsquoil provient des reacuteserves de lrsquoenseignement technique DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au service speacutecial J3(X) 6588 si le voyage finalise un projet drsquoeacutetablissement (PAPeacutet) participation du service speacutecial au service N3 qui retrace la totaliteacute du voyage
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LA CHARTE OU LE REGLEMENT INTERIEUR DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES
Deacutefinition La Charte ou le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires constitue un cadre
peacutedagogique administratif et financier propre agrave chaque eacutetablissement ce cadre permettra de
deacutefinir les principes retenus pour lrsquoorganisation de toutes les sorties et voyages scolaires de
lrsquoeacutetablissement
Caracteacuteristiques et diffeacuterences entre ces deux notions
- La charte des sorties et voyages scolaires constitue un cadre qui nrsquoa aucune valeur juridique crsquoest un code de bonne conduite elle institue un ensemble de regravegles que les membres de la communauteacute eacuteducative srsquoengagent agrave respecter crsquoest un mode opeacuteratoire un modus vivendi qui est deacutefini Les manquements agrave une des regravegles fixeacutees par cette charte ne feront lrsquoobjet drsquoaucune sanction
- Le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires constitue un cadre qui a valeur juridique ce code de bonne conduite srsquoinscrit dans lrsquoordonnancement juridique il devient obligatoire et produit des effets juridiques tous les actes du chef drsquoeacutetablissement ou du conseil drsquoadministration relatifs agrave des sorties ou voyages scolaires devront respecter les regravegles eacutecrites dans ce regraveglement inteacuterieur Les manquements agrave une des regravegles fixeacutees par ce regraveglement inteacuterieur pourront faire lrsquoobjet de sanction
Organigramme drsquoune charte
Acteurs Rocircle
Actes
Chef drsquoeacutetablissement Composition du groupe de reacuteflexion (facultatif)
Groupe de reacuteflexion Propositions
Equipe de direction Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation de la commission permanente
Commission permanente Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation du conseil drsquoadministration
Conseil drsquoadministration 1deg Adoption de la charte Avis
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la charte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute de la charte
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La charte des sorties et voyages scolaires
- Type drsquoacte Avis relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute Consultation (instruction) de la commission permanente recommandeacutee - Forme Acte reacutedigeacute - Deacutecision nrsquoayant aucune force juridique - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de la charte des sorties et voyages scolaires
La chartre constitue un cadre peacutedagogique administratif et financier propre agrave chaque
eacutetablissement du fait de son autonomie ce dernier est donc libre de fixer les points qui figureront ou
non dans sa charte en fonction de sa situation particuliegravere Pourront ecirctre inscrites dans la charte
plusieurs seacuteries de dispositions notamment des dispositions
- drsquoordre peacutedagogique o Principe de ladeacutequation des voyages au projet deacutetablissement o Principe de consultation systeacutematique du Conseil dadministration pour chaque sortie ou
voyage deacutefinition drsquoun seuil au dessous duquel le chef drsquoeacutetablissement autorise les sorties facultatives principe drsquoinformation du conseil drsquoadministration en deacutebut et fin drsquoanneacutee scolaire
- drsquoordre administratif o Deacutefinition drsquoun scheacutema relatif agrave lrsquoorganisation des sorties ou voyages o Deacutefinition des modaliteacutes drsquoorganisation des tacircches de la responsabiliteacute de chaque acteur o Deacutefinition du calendrier annuel drsquoorganisation des sorties et voyages o Elaboration de documents relatifs aux sorties et voyages facultatifs fiche projet fiches
drsquoinscription et autorisations obligatoires o Principe de diffusion systeacutematique de la charte aux familles dont lenfant participe agrave un
voyage
- drsquoordre financier o Principe de lrsquoeacutelaboration drsquoun budget pour chaque sortie ou voyage compte rendu au
conseil drsquoadministration agrave la fin de lrsquoanneacutee scolaire o Principe de la participation des familles (versement preacutealable au voyage eacutechelonnement des
versements) o Deacutefinition de regravegles pour la gestion des reliquats o Deacutefinition de regravegles en cas dannulation de voyage (reversement ou non des sommes deacutejagrave
verseacutees) o Deacutefinition de regravegles en cas de deacutesistement dun eacutelegraveve (situation variable selon que son
absence fait supporter un coucirct financier plus important ou non aux autres eacutelegraveves si oui restitution ou non des sommes deacutejagrave verseacutees)
o Regravegles et calendrier pour la constitution drsquoune reacutegie
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Organigramme drsquoun regraveglement inteacuterieur
Acteurs Rocircle
Actes
Chef drsquoeacutetablissement Composition du groupe de reacuteflexion (facultatif)
Groupe de reacuteflexion Propositions
Equipe de direction Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation de la commission permanente
Commission permanente Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation du conseil drsquoadministration
Conseil drsquoadministration Adoption du regraveglement inteacuterieur Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Transmission de la deacutelibeacuteration
Controcircle de leacutegaliteacute Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute de lrsquoacte
Acte relatif au regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
- Type drsquoacte Acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute Consultation (instruction) de la commission permanente - Forme Acte reacutedigeacute - Acte soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte exeacutecutoire quinze jours apregraves lrsquoaccuseacute de reacuteception - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de la deacutelibeacuteration relative au regraveglement des sorties et voyages scolaires
Le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires constitue un cadre peacutedagogique
administratif et financier propre agrave chaque eacutetablissement du fait de son autonomie ce dernier est
donc libre de fixer les points qui figureront ou non dans sa charte en fonction de sa situation
particuliegravere Pourront ecirctre inscrites dans ce regraveglement plusieurs seacuteries de dispositions notamment
des dispositions
- drsquoordre peacutedagogique o Principe de ladeacutequation des voyages au projet deacutetablissement
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o Principe de consultation systeacutematique du Conseil dadministration pour chaque sortie ou voyage deacutefinition drsquoun seuil au dessous duquel le chef drsquoeacutetablissement autorise les sorties facultatives principe drsquoinformation du conseil drsquoadministration en deacutebut et fin drsquoanneacutee scolaire
- drsquoordre administratif o Deacutefinition drsquoun scheacutema relatif agrave lrsquoorganisation des sorties ou voyages o Deacutefinition des modaliteacutes drsquoorganisation des tacircches de la responsabiliteacute de chaque acteur o Deacutefinition du calendrier annuel drsquoorganisation des sorties et voyages o Elaboration de documents types relatifs aux sorties et voyages facultatifs fiche projet fiches
drsquoinscription et autorisations obligatoires o Principe de diffusion systeacutematique du regraveglement inteacuterieur aux familles dont lenfant participe
agrave un voyage - drsquoordre financier
o Principe de lrsquoeacutelaboration drsquoun budget pour chaque sortie ou voyage compte rendu au conseil drsquoadministration agrave la fin de lrsquoanneacutee scolaire
o Principe de la participation des familles (versement preacutealable au voyage eacutechelonnement des versements)
o Deacutefinition de regravegles pour la gestion des reliquats o Deacutefinition de regravegles en cas dannulation de voyage (reversement ou non des sommes deacutejagrave
verseacutees) o Deacutefinition de regravegles en cas de deacutesistement dun eacutelegraveve (situation variable selon que son
absence fait supporter un coucirct financier plus important ou non aux autres eacutelegraveves si oui restitution ou non des sommes deacutejagrave verseacutees)
o Regravegles et calendrier pour la constitution drsquoune reacutegie
Les bonnes pratiques
Lrsquoacte devra ecirctre rendu exeacutecutoire par lrsquoautoriteacute de controcircle avant tout autre acte relatif aux sorties et voyages
Lrsquoacte devra faire lrsquoobjet drsquoune large publiciteacute agrave chaque rentreacutee scolaire
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Exemple drsquoune charte Charte ndash regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
Un modegravele de charte ndash regraveglement inteacuterieur des voyages organiseacutes par les EPLE est proposeacute ci-apregraves Il
ne srsquoagit pas drsquoun formulaire preacuteconiseacute mais drsquoune trame pouvant ecirctre adapteacutee aux circonstances
particuliegraveres
Article 1 Une sortie scolaire nrsquoa de justification que dans le cadre drsquoun projet peacutedagogique en relation avec les
enseignements obligatoires et les programmes Cet ancrage doit ecirctre expliciteacute dans la description du projet
Article 2 Toute sortie ne peut exceacuteder une dureacutee de 5 jours pris sur le temps scolaire Le conseil
drsquoadministration fixe le nombre de sorties facultatives agrave X par niveau ou classe dans lrsquoanneacutee
Article 3 Le conseil drsquoadministration fixe le montant de la contribution volontaire des familles Le conseil drsquoadministration tolegravere une variation de XX de la participation demandeacutee
Article 4 Le conseil drsquoadministration nrsquoexamine pas les projets dont la contribution volontaire des familles nrsquoexcegravede pas la somme de XX euros
Article 5 La sortie pourra se deacuterouler si XX des eacutelegraveves de la classe ou du niveau participent au deacuteplacement Le voyage linguistique se deacuteroule si XX des eacutelegraveves drsquoun niveau y participent
Article 6 Lrsquoeacutetablissement est autoriseacute agrave percevoir par avance les contributions volontaires des familles Les deacutepenses seront engageacutees dans la limite des sommes perccedilues
Article 7 Les financements envisageacutes par lrsquoeacutetablissement preacutelegravevement sur fonds de reacuteserves participation
drsquoun autre chapitre ou affectation de subvention de fonctionnement (sous reacuteserve drsquo instruction particuliegravere de
la collectiviteacute de rattachement) sont soumis agrave lrsquoapprobation du conseil drsquoadministration
Article 8 Les modaliteacutes de contribution financiegravere ne concernent pas les personnels drsquoencadrement du voyage puisque lrsquoensemble des accompagnateurs beacuteneacuteficie de la gratuiteacute Les charges ne devant pas ecirctre supporteacutees par les familles leur financement sera preacutevu sur le budget de lrsquoeacutetablissement (subventions diverses ressources propres etc)
Article 9 La participation aux charges communes est fixeacutee agrave hellip du montant du budget du voyage scolaire (frais de teacuteleacutephone reacuteception formaliteacutes administrativeshellip)
Article 10 Un bilan financier du voyage sera preacutesenteacute au conseil drsquoadministration
Article 11 Lrsquoeacuteventuel reliquat sera obligatoirement rembourseacute aux familles qui auront reacutegleacute lrsquointeacutegraliteacute de la participation demandeacutee excepteacute srsquoil est infeacuterieur agrave hellip Euros
Article 12 Les reliquats infeacuterieurs agrave 8 euros seront acquis deacutefinitivement agrave lrsquoeacutetablissement agrave lrsquoexpiration drsquoun deacutelai de 3 mois agrave compter de sa date de notification aux familles si celles-ci nrsquoen ont pas demandeacute le remboursement Article 13 Les conditions drsquoannulation du voyage seront notifieacutees aux familles par acte drsquoengagement Ces
conditions peuvent ecirctre deacutetermineacutees par lrsquoeacutetablissement Elles peuvent ecirctre eacutequivalentes agrave celles preacutevues dans
la convention de seacutejour
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CA ET PROGRAMMATION DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES DANS LE CADRE DE LrsquoANNEE SCOLAIRE
Exemple de calendrier avec programmation des sorties et des voyages scolaires en deacutebut drsquoanneacutee
scolaire
Calendrier Actes du CA Anneacutee N
Anneacutee N+1
1er CA de lrsquoanneacutee
Elaboration de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
X
2eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage
X
3eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Budget de lrsquoEPLE
Inscription des sorties et voyages agrave lrsquoEPCP
X
4eacuteme CA de lrsquoanneacutee
5eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Compte rendu du voyage et preacutesentation du bilan financier au CA
X
Exemple de calendrier sans programmation drsquoune sortie ou drsquoun voyage scolaire en deacutebut drsquoanneacutee
scolaire
Calendrier Actes du CA Anneacutee N
Anneacutee N+1
1er CA de lrsquoanneacutee
Elaboration de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages
scolaires
2eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage
3eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Budget de lrsquoEPLE
4eacuteme CA de
lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage DBM
Inscription des sorties et voyages agrave lrsquoEPCP
Ou Acte du CA autorisant le CE de signer le contrat
X
5eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Compte rendu du voyage et preacutesentation du bilan financier au
CA
X
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LES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES OBLIGATOIRES
Deacutefinition Deacuteplacements collectifs drsquoeacutelegraveves hors de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
accompagneacutes et organiseacutes sous lrsquoautoriteacute du chef drsquoeacutetablissement dans le cadre drsquoune action
eacuteducative ayant lieu tout ou partie pendant le temps scolaire
La sortie effectueacutee sur une journeacutee ou une demi-journeacutee ne comporte pas de nuiteacutee Le voyage
inclut au moins une nuiteacutee Tout voyage comportant une nuiteacutee est facultatif en application de
lrsquoarticle 371-3 du code civil
Le caractegravere obligatoire implique la gratuiteacute pour les eacutelegraveves et accompagnateurs
Critegraveres de la sortie obligatoire
La sortie obligatoire concerne la classe entiegravere ou un niveau deacutetermineacute La sortie srsquoinscrit dans le cadre des programmes officiels ou du projet drsquoeacutetablissement La sortie srsquoexeacutecute sur le temps scolaire
Reacutefeacuterence
- Circulaire ndeg79-186 du 12 Juin 1979 - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
Organigramme
Les sorties et voyages obligatoires vont amener plusieurs actes
Un acte relatif agrave la programmation des voyages et sorties scolaires Un acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant la sortie Un ordre de mission
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignant Initiative du voyage
Chef drsquoeacutetablissement Faisabiliteacute
Equipe de direction Instruction
Conseil drsquoadministration Consultation et programmation Avis ou Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Autorisation du voyage Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes Information des familles
Chef drsquoeacutetablissement Ordre de mission Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
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Chronologie
1deg acte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Deacutecision immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
2deg acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
3deg ordre de mission pour les accompagnateurs
- Type drsquoacte acte du chef drsquoeacutetablissement relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable apregraves publiciteacute notification agrave lrsquointeacuteresseacute
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires Le respect de la finaliteacute peacutedagogique et eacuteducative de la sortie Le respect des critegraveres de la sortie obligatoire elle ne peut pas concerner seulement que
quelques eacutelegraveves Lrsquoinformation des familles ou du repreacutesentant leacutegal (eacutecrite si besoin) Le caractegravere facultatif de lrsquoassurance pour la famille (La sortie constitue une activiteacute
obligatoire) La violation du principe de gratuiteacute de lrsquoenseignement pour les eacutelegraveves et les
accompagnateurs Lrsquoabsence drsquoacte du chef drsquoeacutetablissement Le caractegravere exeacutecutoire des actes La gestion financiegravere de la sortie incombe en totaliteacute sur le budget de lrsquoeacutetablissement
chapitre A1 J1 ou J31 J32 J38 ou J4 il nrsquoexiste aucun compte 7067 contribution des familles aux voyages scolaires
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LES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES FACULTATIFS
Deacutefinition Deacuteplacements collectifs drsquoeacutelegraveves hors de lrsquoEPLE accompagneacutes et organiseacutes sous
lrsquoautoriteacute du chef drsquoeacutetablissement dans le cadre drsquoune action eacuteducative ayant lieu tout ou partie
pendant le temps scolaire
La sortie effectueacutee sur une journeacutee ou une demi-journeacutee ne comporte pas de nuiteacutee Le voyage
inclut au moins une nuiteacutee Tout voyage comportant une nuiteacutee est facultatif en application de
lrsquoarticle 371-3 du code civil
Un voyage facultatif ne doit pas ecirctre discriminatoire ce caractegravere discriminatoire srsquoexamine au
regard du montant du coucirct du voyage coucirct discriminant pour certaines familles et au fait que le
coucirct du voyage des accompagnateurs ne doit pas ecirctre supporteacute par les familles
Les voyages scolaires vont amener plusieurs actes
Un acte relatif agrave la programmation des voyages et sorties scolaires Un acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage Un acte relatif au financement des voyages scolaires Un ordre de mission pour les accompagnateurs
Chronologie
1deg acte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute consultation (instruction) de la commission permanente - Forme acte reacutedigeacute - Deacutecision immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
2deg acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
3deg acte relatif au financement des voyages scolaires
- Type acte relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte exeacutecutoire quinze jours apregraves lrsquoaccuseacute de reacuteception - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
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4deg ordre de mission pour les accompagnateurs
- Type drsquoacte acte du chef drsquoeacutetablissement relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable apregraves publiciteacute notification agrave lrsquointeacuteresseacute
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignant Initiative du voyage
Chef drsquoeacutetablissement Faisabiliteacute
Equipe de direction Instruction
Commission permanente Instruction
Conseil drsquoadministration Consultation et programmation Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Autorisation et arrecirct de la liste des eacutelegraveves participant agrave la sortie ou au
voyage
Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Enseignant Deacutetail du voyage programme
Equipe de direction
Projet de budget de financement remplacement des enseignants accompagnateurs accueil des eacutelegraveves ne participant pas au
voyage
Conseil drsquoadministration Deacutecision relative au financement du voyage autorisation de signer les conventions don DBM pour
vote si neacutecessaire
Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Transmission acte et DBM
Controcircle de leacutegaliteacute Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Chef drsquoeacutetablissement Ordre de mission Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
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Contenu de la deacutelibeacuteration relative au financement des voyages scolaires
La reacutefeacuterence agrave la charte ou au regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires La reacutefeacuterence de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires La preacutesentation du voyage (destination date objet) Les classes concerneacutees Le nombre de participants et drsquoaccompagnateurs Le nom de lrsquoadulte responsable Le budget Lrsquoautorisation de signer les contrats et les conventions preacutesenteacutees simultaneacutement Le vote du montant maximum de la participation des familles Lrsquoeacutecheacuteancier des encaissements de la participation Les modaliteacutes de remboursement en cas de deacutesistement ou drsquoannulation Les modaliteacutes de remboursement en cas drsquoexceacutedent agrave la fin du voyage Les dons
Les bonnes pratiques
Lrsquoacte devra ecirctre rendu exeacutecutoire par lrsquoautoriteacute de controcircle avant drsquoencaisser de lrsquoargent des familles ou drsquoengager les deacutepenses relatives au voyage Le budget preacutevisionnel du voyage est joint agrave lrsquoacte
Lrsquoacte est agrave joindre au 1er mandatement relatif au paiement des deacutepenses ainsi qursquoagrave lrsquoordre de recettes des participants
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires Le respect de la finaliteacute peacutedagogique et eacuteducative de la sortie Lrsquoexistence des diffeacuterents actes La rupture de lrsquoeacutegaliteacute des participants au voyage (existence de diffeacuterents tarifs selon que
lrsquoeacutelegraveve est affilieacute ou non au foyer socio-eacuteducatif) La violation du principe de gratuiteacute de lrsquoenseignement (deacutepenses des accompagnateurs mis
directement ou indirectement agrave la charge des familles) Lrsquoabsence drsquoacte La gestion de fait par une association La compeacutetence du conseil drsquoadministration pour deacutelibeacuterer sur le financement des voyages si
cette attribution a eacuteteacute deacuteleacutegueacutee agrave la commission permanente (le conseil drsquoadministration ne peut plus deacutecider et la commission permanente nrsquoest pas compeacutetente pour voter une DBM)
Reacutefeacuterence - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
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LES DONS
Deacutefinition Un don est une libeacuteraliteacute agrave titre gracieux Lrsquoassembleacutee geacuteneacuterale du foyer socio-eacuteducatif
ou la personne responsable drsquoun autre organisme peut deacutecider de financer les sorties ou voyages
scolaires drsquoun eacutetablissement public local drsquoenseignement Cette participation prend la forme drsquoun
don fait agrave lrsquoeacutetablissement Pour que ce don soit recevable il faut qursquoil soit notifieacute agrave lrsquoeacutetablissement et
que le conseil drsquoadministration se prononce sur le principe du versement du don en autorisant le chef
drsquoeacutetablissement agrave accepter ce don
Reacutefeacuterence
- Article R421-20 du code de lrsquoeacuteducation - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
FSE Lettre de notification du don
Chef drsquoeacutetablissement Etude du caractegravere recevable du don
Equipe de direction Instruction
Conseil drsquoadministration
Deacutecision autorisant le chef drsquoeacutetablissement agrave accepter le don
DBM si neacutecessaire
Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Acte relatif au don
- Type acte relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte non soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
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Le respect des engagements en acceptant le don lrsquoeacutetablissement accepte les exigences du financeur fixeacutees dans la lettre de notification du don si le don est affecteacute au voyage agrave tel voyage il ne pourra pas servir pour un autre voyage Le don nrsquoest acquis que si le voyage se reacutealise (article R421-66 du code de lrsquoeacuteducation)
Lrsquoabsence de discrimination le don est affecteacute au voyage et non pas pour faire beacuteneacuteficier quelques participants drsquoun tarif diffeacuterent ou preacutefeacuterentiel
Le compte rendu financier du voyage Lrsquoexistence de lrsquoacte du CA Le caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
LA TECHNIQUE DES RESSOURCES AFFECTEacuteES Cette technique est utiliseacutee pour des opeacuterations preacutevues par des contrats des conventions ou bien se rapportant agrave des dons legs et recettes leacutegales qui remplissent simultaneacutement les conditions suivantes
- signature drsquoune convention avec un financeur fixant les obligations ou acceptation de dons ou de recettes en contrepartie drsquoobligations
- obligation de rendre compte de lrsquoutilisation des creacutedits - obligation de restituer le solde non employeacute ou obtenir du bailleur de fonds le report de
ces creacutedits sur lrsquoexercice suivant La comptabiliteacute de ces opeacuterations srsquoexeacutecute du 1er janvier au 31 deacutecembre (il nrsquoexiste pas de peacuteriode drsquoinventaire)
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LES REGIES
Les actes de creacuteation drsquoune reacutegie ou de nomination du reacutegisseur ne sont pas soumis agrave lrsquoapprobation
du conseil drsquoadministration
1) Creacuteation drsquoune reacutegie
Le principe Les actes de creacuteation de reacutegies doivent ecirctre transmis au comptable supeacuterieur du Treacutesor en application des dispositions de lrsquoarrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et drsquoavances Sans formulation drsquoobservations du comptable supeacuterieur du Treacutesor les deacutecisions de creacuteation de reacutegies seront exeacutecutoires agrave lrsquoissue du deacutelai de 15 jours agrave compter de la date de transmission Il nrsquoest donc pas neacutecessaire de formaliser lrsquoaccord du comptable supeacuterieur du Treacutesor
Reacutefeacuterence
- Deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute relatif aux reacutegies de recettes et aux reacutegies drsquoavances des organismes publics
- Arrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et des reacutegies drsquoavances
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignants Demande
Chef drsquoeacutetablissement Demande avis de lrsquoagent comptable
Agent comptable Avis
Chef drsquoeacutetablissement Deacutecision de creacuteation de la reacutegie transmission
Comptable supeacuterieur du Treacutesor Exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves transmission
Acte relatif agrave la reacutegie
- Type acte du chef drsquoeacutetablissement - Forme acte reacutedigeacute - Acte non soumis agrave lrsquoapprobation du conseil drsquoadministration - Acte non soumis au controcircle de leacutegaliteacute - Acte exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves la transmission au comptable supeacuterieur du treacutesor - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
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Les points agrave surveiller
- Preacutesence du document instituant la reacutegie Ce document est accompagneacute du document
intituleacute laquo document drsquohabilitation raquo
o La deacutecision portant institution drsquoune reacutegie deacutecrit la nature de deacutepense ainsi que le
montant maximum par opeacuteration
o Le document drsquohabilitation preacutecisera
la date drsquohabilitation
lrsquoobjet de la reacutegie
la dureacutee
le nom du reacutegisseur
son grade
le nom du suppleacuteant
le montant de lrsquoavance
la peacuteriodiciteacute des justificatifs
le chapitre autoriseacute ainsi que les moyens de regraveglement
- Nouvelle transmission en cas de modifications drsquoune recette ou et drsquoune deacutepense
2) Nomination du reacutegisseur
La nomination du reacutegisseur est un acte interne agrave llsquoeacutetablissement et le document retraccedilant
cette nomination issu de lrsquoapplication informatique nrsquoest pas agrave transmettre
Ces reacutegies temporaires concernent principalement les voyages scolaires Le montant maximal de lrsquoavance dans le cadre drsquoune reacutegie temporaire est limiteacute au montant preacutevisible des deacutepenses agrave honorer dans le cadre de la reacutegie Il nrsquoexiste aucune disposition reacuteglementaire preacutecisant le montant maximum puisqursquoil est variable suivant lrsquoobjet de la reacutegie temporaire Le montant maximum de lrsquoavance doit donc ecirctre deacutetermineacute preacuteciseacutement en fonction de la dureacutee et de la destination du voyage
3) Nomination drsquoun mandataire
Les reacutegisseurs ont la faculteacute de deacutesigner sous leur responsabiliteacute et apregraves autorisation de lagent comptable un mandataire
Les conditions particuliegraveres de recouvrement de certains droits et de paiement de certaines deacutepenses peuvent justifier que celles-ci soient reacutealiseacutees par drsquoautres personnes habiliteacutees qui interviennent en qualiteacute de mandataires pour le compte et sous la responsabiliteacute du reacutegisseur (par exemple pour le regraveglement de deacutepenses lors drsquoun voyage scolaire agrave lrsquoeacutetranger)
Les mandataires agissent sous la responsabiliteacute du reacutegisseur Ils ne sont pas assujettis agrave cautionnement Ils ne perccediloivent pas drsquoindemniteacute de responsabiliteacute
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Organigramme et chronologie
Acteurs Rocircle
Actes
Reacutegisseur Initiative
Agent comptable Autorisation
Reacutegisseur Deacutesignation Procuration
Reacutegisseur Information du chef drsquoeacutetablissement et Speacutecimen de la
signature du mandataire
Reacutegisseur Speacutecimen de la signature du mandataire
Chronologie
Type drsquoacte Acte du reacutegisseur qui eacutetablit une procuration sur papier libre - Forme
o Acte reacutedigeacute sur papier libre o Visa de lrsquoagent comptable
- Deacutecision exeacutecutoire apregraves information du chef drsquoeacutetablissement - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de lrsquoacte
Identification du mandataire Objet du mandat les pouvoirs confieacutes au mandataire (type de deacutepenses type de recettes)
doivent ecirctre expresseacutement deacutetermineacutees dans la convention de mandat Les conditions drsquoexeacutecution de la convention
o Mise agrave disposition drsquoun registre de reccedilus agrave souche o Deacutelivrance drsquoun reccedilu o Inscription sur la souche du nom de lrsquoeacutelegraveve de la date et du montant o Consignes en cas drsquoerreur ou de rectification o Reversement tous les huit jours au maximum au reacutegisseur des fonds et piegraveces
justificatives deacutetenus
Lrsquoobligation pour le mandataire de tenir une comptabiliteacute simplifieacutee Le rappel que les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute
personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Signature de lrsquoacte de nomination accompagneacutee de la mention laquo vu pour acceptation raquo Visa de lrsquoagent comptable
Les points agrave surveiller
Le caractegravere personnel de la deacuteleacutegation (laquo intuitu personae raquo agent preacutesentant les garanties neacutecessaires)
Aucun mandataire suppleacuteant nrsquoest autoriseacute
Le caractegravere impreacutecis de lrsquoobjet de la convention de mandat
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Lrsquoenvoi de la copie de la procuration ainsi que le speacutecimen de la signature du mandataire Le respect par le mandataire des dispositions du mandat et des regravegles de fonctionnement de
la reacutegie Le mandataire ne peut exercer ses fonctions dans le cas dabsence du reacutegisseur que pendant
deux mois au maximum Dans le cas dabsence supeacuterieure agrave deux mois il convient de proceacuteder agrave la nomination dun nouveau reacutegisseur ou dun inteacuterimaire
Annexe exemple drsquoune procuration
CONVENTION DE MANDAT
Vu la loi ndeg 63-156 du 23 feacutevrier 1963 portant loi de finances pour 1963 Vu le deacutecret ndeg 62-1587 du 29 deacutecembre 1962 portant regraveglement geacuteneacuteral sur la comptabiliteacute publique Vu le deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute en dernier lieu par le deacutecret 97-33 du 13 janvier 1997 relatif aux reacutegies de recettes et drsquoavances des organismes publics En application de lrsquoinstruction codificatrice ndeg 05-042-M9-R du 30 septembre 2005 annotant lrsquoinstruction codificatrice ndeg 98-065 ndash M9 ndash R du 4 mai 1998
Vu lrsquoacte administratif ndeghelliphelliphelliphellip du Conseil drsquoadministration du helliphelliphelliphelliphelliprelatif au financement du budget du voyage scolaire
Article 1 Objet Monsieur helliphelliphelliphelliphellip agissant en qualiteacute de reacutegisseur du Collegravege helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip donne procuration agrave Monsieur helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip professeur de helliphelliphelliphelliphelliphellip deacutesigneacute en qualiteacute de mandataire pour lrsquoencaissement des recettes correspondantes agrave helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Article 2 Seuil des encaissements Consideacuterant le tarif voteacute en Conseil drsquoadministration et le nombre drsquoeacutelegraveves concerneacutes Le montant des encaissements ne doit pas deacutepasser helliphelliphelliphelliphellipeuros
Article 3 Obligations du mandataire Un registre de reccedilus agrave souche sera deacutelivreacute au mandataire A chaque encaissement le mandataire devra deacutelivrer un reccedilu En cas drsquoerreur ou drsquoannulation le reccedilu portera la mention laquo annuleacute raquo et sera agrafeacute agrave la souche Le mandataire inscrira sur la souche le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant et lrsquoobjet Le mandataire indiquera sur le reccedilu le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant lrsquoobjet sa qualiteacute et son eacutemargement sera preacuteceacutedeacute de son nom Il doit proceacuteder au reversement tous les huit jours au maximum des fonds et piegraveces justificatives qursquoil deacutetient au reacutegisseur qui les centralise et les integravegre dans sa comptabiliteacute En aucun cas le mandataire ne doit encaisser des sommes ne correspondant pas agrave lrsquoobjet le montant ou la qualiteacute des deacutebiteurs de la preacutesente convention
Article 4 Responsabiliteacute Les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Le mandataire est donc tenu de rendre compte de sa gestion au reacutegisseur et doit agrave ce titre tenir une comptabiliteacute simplifieacutee de sa gestion
En cas de non respect des termes de la preacutesente convention par le mandataire le reacutegisseur se reacuteserve le droit drsquoengager la responsabiliteacute du mandataire
Article 5 Dureacutee La preacutesente convention est conclue pour une dureacutee de deux mois agrave compter de sa signature A helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip le helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
LrsquoAgent comptable Le Reacutegisseur Le Mandataire laquovu pour acceptation raquo
helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
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LA BUDGETISATION DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages obligatoires non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives
Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute obligatoire les deacutepenses sont effectueacutees sur le budget de lrsquoeacutetablissement etou sur ressources speacutecifiques Aucune participation des familles ne peut ecirctre demandeacutee il nrsquoexiste en comptabiliteacute aucun compte 7067 contributions des familles aux voyages scolaires dans les services eacutenumeacutereacutes ci-dessous La gestion financiegravere et comptable est imputeacutee en totaliteacute
- Au service geacuteneacuteral o sur le chapitre A1 activiteacute eacuteducatives et peacutedagogiques (A1 6245)
- etou sur les services speacuteciaux suivants
o J 1 Enseignement technique (y compris la taxe drsquoapprentissage si la sortie est en rapport avec la formation des eacutelegraveves)
o J 31 J32 J38 Projet drsquoeacutetablissement o J 4 Zone drsquoeacuteducation prioritaire
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o N 85 Subvention de collectiviteacute territoriale pour le deacuteveloppement des activiteacutes culturelles et peacuteri-eacuteducatives
Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages facultatifs non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Participation des familles
Ressources non
affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires
La gestion financiegravere et comptable du voyage doit ecirctre impeacuterativement imputeacutee en totaliteacute sur le
service speacutecial ndash chapitre N3 en recettes et en deacutepenses
Le chapitre N3 est un service speacutecial sans reacuteserve eacutequilibreacute en recettes et en deacutepenses geacutereacute en partie depuis le 1er janvier 2008 selon la technique des ressources affecteacutees dont la comptabilisation donne lieu agrave une prise en charge au deacutebit du C468 263 produits agrave recevoir sur appariements voyages par le creacutedit du compte C468 663 charges agrave payer sur appariements voyages
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Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute facultative la totaliteacute des deacutepenses est effectueacutee sur le budget du voyage tel qursquoil a eacuteteacute preacutesenteacute et voteacute par le conseil drsquoadministration
Les personnels drsquoencadrement eacutetant dispenseacutes de contribution financiegravere il est donc neacutecessaire de preacutevoir sur le budget de lrsquoeacutetablissement les modaliteacutes de financement des deacutepenses des accompagnateurs affeacuterentes agrave ce voyage puisque les familles nrsquoont pas agrave en supporter les frais Si les accompagnateurs payent une participation cette derniegravere devra ecirctre retraceacutee au compte 70888
Dans le cas des sorties et voyages facultatifs la participation demandeacutee aux familles sera comptabiliseacutee au compte 7067 Nota bene Le compte 70667 ne doit jamais ecirctre utiliseacute pour un voyage ce dernier est reacuteserveacute agrave des contributions de formation continue et de promotion sociale (racine 7066) Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
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La technique budgeacutetaire des contributions entre services pour les comptes laquo charges agrave payer raquo et laquo produits agrave recevoir raquo
Si une des recettes du voyage provient drsquoun preacutelegravevement sur fonds de reacuteserve ou drsquoun autre service de lrsquoeacutetablissement Il conviendra drsquoappliquer alors la technique budgeacutetaire des contributions entre services (comptes 6588 et 7588) Le principe est simple laquo un service qui donne un service qui reccediloit raquo La comptabilisation de cette opeacuteration se traduira par
- un mandat drsquoordre au compte 6588 dans le service qui donne - un OR au compte 7588 dans le service qui reccediloit
Compte
D 6588 Compte
4662 Compte
468263 Compte
468663 Compte
N3 7588
D C D C D C D C D C
1 X X 2 X X 3 X X 4 X X
Seront utiliseacutes les comptes suivants compte 6588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement compte 4662 Mandats agrave payer ndash Exercice courant compte 468263 Produits agrave recevoir sur appariements voyages compte 468663 Charges agrave payer sur appariements voyages Compte 7588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement
Lrsquoeacutegaliteacute entre ces deux comptes doit toujours exister que ce soit au niveau de lrsquoouverture de creacutedits et de preacutevision de recettes ou que ce soit au niveau de lrsquoexeacutecution le mandat drsquoordre au compte 6588 et la recette drsquoordre au 7588 doivent ecirctre eacutetablis pour le montant exact de la deacutepense constateacutee sur ce financement et non en fonction de la preacutevision budgeacutetaire
DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au chapitre D 6588 si le preacutelegravevement provient des reacuteserves du service geacuteneacuteral au J1 6588 srsquoil provient des reacuteserves de lrsquoenseignement technique DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au service speacutecial J3(X) 6588 si le voyage finalise un projet drsquoeacutetablissement (PAPeacutet) participation du service speacutecial au service N3 qui retrace la totaliteacute du voyage
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La charte des sorties et voyages scolaires
- Type drsquoacte Avis relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute Consultation (instruction) de la commission permanente recommandeacutee - Forme Acte reacutedigeacute - Deacutecision nrsquoayant aucune force juridique - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de la charte des sorties et voyages scolaires
La chartre constitue un cadre peacutedagogique administratif et financier propre agrave chaque
eacutetablissement du fait de son autonomie ce dernier est donc libre de fixer les points qui figureront ou
non dans sa charte en fonction de sa situation particuliegravere Pourront ecirctre inscrites dans la charte
plusieurs seacuteries de dispositions notamment des dispositions
- drsquoordre peacutedagogique o Principe de ladeacutequation des voyages au projet deacutetablissement o Principe de consultation systeacutematique du Conseil dadministration pour chaque sortie ou
voyage deacutefinition drsquoun seuil au dessous duquel le chef drsquoeacutetablissement autorise les sorties facultatives principe drsquoinformation du conseil drsquoadministration en deacutebut et fin drsquoanneacutee scolaire
- drsquoordre administratif o Deacutefinition drsquoun scheacutema relatif agrave lrsquoorganisation des sorties ou voyages o Deacutefinition des modaliteacutes drsquoorganisation des tacircches de la responsabiliteacute de chaque acteur o Deacutefinition du calendrier annuel drsquoorganisation des sorties et voyages o Elaboration de documents relatifs aux sorties et voyages facultatifs fiche projet fiches
drsquoinscription et autorisations obligatoires o Principe de diffusion systeacutematique de la charte aux familles dont lenfant participe agrave un
voyage
- drsquoordre financier o Principe de lrsquoeacutelaboration drsquoun budget pour chaque sortie ou voyage compte rendu au
conseil drsquoadministration agrave la fin de lrsquoanneacutee scolaire o Principe de la participation des familles (versement preacutealable au voyage eacutechelonnement des
versements) o Deacutefinition de regravegles pour la gestion des reliquats o Deacutefinition de regravegles en cas dannulation de voyage (reversement ou non des sommes deacutejagrave
verseacutees) o Deacutefinition de regravegles en cas de deacutesistement dun eacutelegraveve (situation variable selon que son
absence fait supporter un coucirct financier plus important ou non aux autres eacutelegraveves si oui restitution ou non des sommes deacutejagrave verseacutees)
o Regravegles et calendrier pour la constitution drsquoune reacutegie
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Organigramme drsquoun regraveglement inteacuterieur
Acteurs Rocircle
Actes
Chef drsquoeacutetablissement Composition du groupe de reacuteflexion (facultatif)
Groupe de reacuteflexion Propositions
Equipe de direction Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation de la commission permanente
Commission permanente Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation du conseil drsquoadministration
Conseil drsquoadministration Adoption du regraveglement inteacuterieur Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Transmission de la deacutelibeacuteration
Controcircle de leacutegaliteacute Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute de lrsquoacte
Acte relatif au regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
- Type drsquoacte Acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute Consultation (instruction) de la commission permanente - Forme Acte reacutedigeacute - Acte soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte exeacutecutoire quinze jours apregraves lrsquoaccuseacute de reacuteception - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de la deacutelibeacuteration relative au regraveglement des sorties et voyages scolaires
Le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires constitue un cadre peacutedagogique
administratif et financier propre agrave chaque eacutetablissement du fait de son autonomie ce dernier est
donc libre de fixer les points qui figureront ou non dans sa charte en fonction de sa situation
particuliegravere Pourront ecirctre inscrites dans ce regraveglement plusieurs seacuteries de dispositions notamment
des dispositions
- drsquoordre peacutedagogique o Principe de ladeacutequation des voyages au projet deacutetablissement
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o Principe de consultation systeacutematique du Conseil dadministration pour chaque sortie ou voyage deacutefinition drsquoun seuil au dessous duquel le chef drsquoeacutetablissement autorise les sorties facultatives principe drsquoinformation du conseil drsquoadministration en deacutebut et fin drsquoanneacutee scolaire
- drsquoordre administratif o Deacutefinition drsquoun scheacutema relatif agrave lrsquoorganisation des sorties ou voyages o Deacutefinition des modaliteacutes drsquoorganisation des tacircches de la responsabiliteacute de chaque acteur o Deacutefinition du calendrier annuel drsquoorganisation des sorties et voyages o Elaboration de documents types relatifs aux sorties et voyages facultatifs fiche projet fiches
drsquoinscription et autorisations obligatoires o Principe de diffusion systeacutematique du regraveglement inteacuterieur aux familles dont lenfant participe
agrave un voyage - drsquoordre financier
o Principe de lrsquoeacutelaboration drsquoun budget pour chaque sortie ou voyage compte rendu au conseil drsquoadministration agrave la fin de lrsquoanneacutee scolaire
o Principe de la participation des familles (versement preacutealable au voyage eacutechelonnement des versements)
o Deacutefinition de regravegles pour la gestion des reliquats o Deacutefinition de regravegles en cas dannulation de voyage (reversement ou non des sommes deacutejagrave
verseacutees) o Deacutefinition de regravegles en cas de deacutesistement dun eacutelegraveve (situation variable selon que son
absence fait supporter un coucirct financier plus important ou non aux autres eacutelegraveves si oui restitution ou non des sommes deacutejagrave verseacutees)
o Regravegles et calendrier pour la constitution drsquoune reacutegie
Les bonnes pratiques
Lrsquoacte devra ecirctre rendu exeacutecutoire par lrsquoautoriteacute de controcircle avant tout autre acte relatif aux sorties et voyages
Lrsquoacte devra faire lrsquoobjet drsquoune large publiciteacute agrave chaque rentreacutee scolaire
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Exemple drsquoune charte Charte ndash regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
Un modegravele de charte ndash regraveglement inteacuterieur des voyages organiseacutes par les EPLE est proposeacute ci-apregraves Il
ne srsquoagit pas drsquoun formulaire preacuteconiseacute mais drsquoune trame pouvant ecirctre adapteacutee aux circonstances
particuliegraveres
Article 1 Une sortie scolaire nrsquoa de justification que dans le cadre drsquoun projet peacutedagogique en relation avec les
enseignements obligatoires et les programmes Cet ancrage doit ecirctre expliciteacute dans la description du projet
Article 2 Toute sortie ne peut exceacuteder une dureacutee de 5 jours pris sur le temps scolaire Le conseil
drsquoadministration fixe le nombre de sorties facultatives agrave X par niveau ou classe dans lrsquoanneacutee
Article 3 Le conseil drsquoadministration fixe le montant de la contribution volontaire des familles Le conseil drsquoadministration tolegravere une variation de XX de la participation demandeacutee
Article 4 Le conseil drsquoadministration nrsquoexamine pas les projets dont la contribution volontaire des familles nrsquoexcegravede pas la somme de XX euros
Article 5 La sortie pourra se deacuterouler si XX des eacutelegraveves de la classe ou du niveau participent au deacuteplacement Le voyage linguistique se deacuteroule si XX des eacutelegraveves drsquoun niveau y participent
Article 6 Lrsquoeacutetablissement est autoriseacute agrave percevoir par avance les contributions volontaires des familles Les deacutepenses seront engageacutees dans la limite des sommes perccedilues
Article 7 Les financements envisageacutes par lrsquoeacutetablissement preacutelegravevement sur fonds de reacuteserves participation
drsquoun autre chapitre ou affectation de subvention de fonctionnement (sous reacuteserve drsquo instruction particuliegravere de
la collectiviteacute de rattachement) sont soumis agrave lrsquoapprobation du conseil drsquoadministration
Article 8 Les modaliteacutes de contribution financiegravere ne concernent pas les personnels drsquoencadrement du voyage puisque lrsquoensemble des accompagnateurs beacuteneacuteficie de la gratuiteacute Les charges ne devant pas ecirctre supporteacutees par les familles leur financement sera preacutevu sur le budget de lrsquoeacutetablissement (subventions diverses ressources propres etc)
Article 9 La participation aux charges communes est fixeacutee agrave hellip du montant du budget du voyage scolaire (frais de teacuteleacutephone reacuteception formaliteacutes administrativeshellip)
Article 10 Un bilan financier du voyage sera preacutesenteacute au conseil drsquoadministration
Article 11 Lrsquoeacuteventuel reliquat sera obligatoirement rembourseacute aux familles qui auront reacutegleacute lrsquointeacutegraliteacute de la participation demandeacutee excepteacute srsquoil est infeacuterieur agrave hellip Euros
Article 12 Les reliquats infeacuterieurs agrave 8 euros seront acquis deacutefinitivement agrave lrsquoeacutetablissement agrave lrsquoexpiration drsquoun deacutelai de 3 mois agrave compter de sa date de notification aux familles si celles-ci nrsquoen ont pas demandeacute le remboursement Article 13 Les conditions drsquoannulation du voyage seront notifieacutees aux familles par acte drsquoengagement Ces
conditions peuvent ecirctre deacutetermineacutees par lrsquoeacutetablissement Elles peuvent ecirctre eacutequivalentes agrave celles preacutevues dans
la convention de seacutejour
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CA ET PROGRAMMATION DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES DANS LE CADRE DE LrsquoANNEE SCOLAIRE
Exemple de calendrier avec programmation des sorties et des voyages scolaires en deacutebut drsquoanneacutee
scolaire
Calendrier Actes du CA Anneacutee N
Anneacutee N+1
1er CA de lrsquoanneacutee
Elaboration de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
X
2eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage
X
3eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Budget de lrsquoEPLE
Inscription des sorties et voyages agrave lrsquoEPCP
X
4eacuteme CA de lrsquoanneacutee
5eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Compte rendu du voyage et preacutesentation du bilan financier au CA
X
Exemple de calendrier sans programmation drsquoune sortie ou drsquoun voyage scolaire en deacutebut drsquoanneacutee
scolaire
Calendrier Actes du CA Anneacutee N
Anneacutee N+1
1er CA de lrsquoanneacutee
Elaboration de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages
scolaires
2eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage
3eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Budget de lrsquoEPLE
4eacuteme CA de
lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage DBM
Inscription des sorties et voyages agrave lrsquoEPCP
Ou Acte du CA autorisant le CE de signer le contrat
X
5eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Compte rendu du voyage et preacutesentation du bilan financier au
CA
X
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LES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES OBLIGATOIRES
Deacutefinition Deacuteplacements collectifs drsquoeacutelegraveves hors de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
accompagneacutes et organiseacutes sous lrsquoautoriteacute du chef drsquoeacutetablissement dans le cadre drsquoune action
eacuteducative ayant lieu tout ou partie pendant le temps scolaire
La sortie effectueacutee sur une journeacutee ou une demi-journeacutee ne comporte pas de nuiteacutee Le voyage
inclut au moins une nuiteacutee Tout voyage comportant une nuiteacutee est facultatif en application de
lrsquoarticle 371-3 du code civil
Le caractegravere obligatoire implique la gratuiteacute pour les eacutelegraveves et accompagnateurs
Critegraveres de la sortie obligatoire
La sortie obligatoire concerne la classe entiegravere ou un niveau deacutetermineacute La sortie srsquoinscrit dans le cadre des programmes officiels ou du projet drsquoeacutetablissement La sortie srsquoexeacutecute sur le temps scolaire
Reacutefeacuterence
- Circulaire ndeg79-186 du 12 Juin 1979 - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
Organigramme
Les sorties et voyages obligatoires vont amener plusieurs actes
Un acte relatif agrave la programmation des voyages et sorties scolaires Un acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant la sortie Un ordre de mission
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignant Initiative du voyage
Chef drsquoeacutetablissement Faisabiliteacute
Equipe de direction Instruction
Conseil drsquoadministration Consultation et programmation Avis ou Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Autorisation du voyage Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes Information des familles
Chef drsquoeacutetablissement Ordre de mission Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
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Chronologie
1deg acte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Deacutecision immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
2deg acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
3deg ordre de mission pour les accompagnateurs
- Type drsquoacte acte du chef drsquoeacutetablissement relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable apregraves publiciteacute notification agrave lrsquointeacuteresseacute
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires Le respect de la finaliteacute peacutedagogique et eacuteducative de la sortie Le respect des critegraveres de la sortie obligatoire elle ne peut pas concerner seulement que
quelques eacutelegraveves Lrsquoinformation des familles ou du repreacutesentant leacutegal (eacutecrite si besoin) Le caractegravere facultatif de lrsquoassurance pour la famille (La sortie constitue une activiteacute
obligatoire) La violation du principe de gratuiteacute de lrsquoenseignement pour les eacutelegraveves et les
accompagnateurs Lrsquoabsence drsquoacte du chef drsquoeacutetablissement Le caractegravere exeacutecutoire des actes La gestion financiegravere de la sortie incombe en totaliteacute sur le budget de lrsquoeacutetablissement
chapitre A1 J1 ou J31 J32 J38 ou J4 il nrsquoexiste aucun compte 7067 contribution des familles aux voyages scolaires
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LES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES FACULTATIFS
Deacutefinition Deacuteplacements collectifs drsquoeacutelegraveves hors de lrsquoEPLE accompagneacutes et organiseacutes sous
lrsquoautoriteacute du chef drsquoeacutetablissement dans le cadre drsquoune action eacuteducative ayant lieu tout ou partie
pendant le temps scolaire
La sortie effectueacutee sur une journeacutee ou une demi-journeacutee ne comporte pas de nuiteacutee Le voyage
inclut au moins une nuiteacutee Tout voyage comportant une nuiteacutee est facultatif en application de
lrsquoarticle 371-3 du code civil
Un voyage facultatif ne doit pas ecirctre discriminatoire ce caractegravere discriminatoire srsquoexamine au
regard du montant du coucirct du voyage coucirct discriminant pour certaines familles et au fait que le
coucirct du voyage des accompagnateurs ne doit pas ecirctre supporteacute par les familles
Les voyages scolaires vont amener plusieurs actes
Un acte relatif agrave la programmation des voyages et sorties scolaires Un acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage Un acte relatif au financement des voyages scolaires Un ordre de mission pour les accompagnateurs
Chronologie
1deg acte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute consultation (instruction) de la commission permanente - Forme acte reacutedigeacute - Deacutecision immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
2deg acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
3deg acte relatif au financement des voyages scolaires
- Type acte relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte exeacutecutoire quinze jours apregraves lrsquoaccuseacute de reacuteception - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
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4deg ordre de mission pour les accompagnateurs
- Type drsquoacte acte du chef drsquoeacutetablissement relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable apregraves publiciteacute notification agrave lrsquointeacuteresseacute
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignant Initiative du voyage
Chef drsquoeacutetablissement Faisabiliteacute
Equipe de direction Instruction
Commission permanente Instruction
Conseil drsquoadministration Consultation et programmation Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Autorisation et arrecirct de la liste des eacutelegraveves participant agrave la sortie ou au
voyage
Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Enseignant Deacutetail du voyage programme
Equipe de direction
Projet de budget de financement remplacement des enseignants accompagnateurs accueil des eacutelegraveves ne participant pas au
voyage
Conseil drsquoadministration Deacutecision relative au financement du voyage autorisation de signer les conventions don DBM pour
vote si neacutecessaire
Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Transmission acte et DBM
Controcircle de leacutegaliteacute Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Chef drsquoeacutetablissement Ordre de mission Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
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Contenu de la deacutelibeacuteration relative au financement des voyages scolaires
La reacutefeacuterence agrave la charte ou au regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires La reacutefeacuterence de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires La preacutesentation du voyage (destination date objet) Les classes concerneacutees Le nombre de participants et drsquoaccompagnateurs Le nom de lrsquoadulte responsable Le budget Lrsquoautorisation de signer les contrats et les conventions preacutesenteacutees simultaneacutement Le vote du montant maximum de la participation des familles Lrsquoeacutecheacuteancier des encaissements de la participation Les modaliteacutes de remboursement en cas de deacutesistement ou drsquoannulation Les modaliteacutes de remboursement en cas drsquoexceacutedent agrave la fin du voyage Les dons
Les bonnes pratiques
Lrsquoacte devra ecirctre rendu exeacutecutoire par lrsquoautoriteacute de controcircle avant drsquoencaisser de lrsquoargent des familles ou drsquoengager les deacutepenses relatives au voyage Le budget preacutevisionnel du voyage est joint agrave lrsquoacte
Lrsquoacte est agrave joindre au 1er mandatement relatif au paiement des deacutepenses ainsi qursquoagrave lrsquoordre de recettes des participants
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires Le respect de la finaliteacute peacutedagogique et eacuteducative de la sortie Lrsquoexistence des diffeacuterents actes La rupture de lrsquoeacutegaliteacute des participants au voyage (existence de diffeacuterents tarifs selon que
lrsquoeacutelegraveve est affilieacute ou non au foyer socio-eacuteducatif) La violation du principe de gratuiteacute de lrsquoenseignement (deacutepenses des accompagnateurs mis
directement ou indirectement agrave la charge des familles) Lrsquoabsence drsquoacte La gestion de fait par une association La compeacutetence du conseil drsquoadministration pour deacutelibeacuterer sur le financement des voyages si
cette attribution a eacuteteacute deacuteleacutegueacutee agrave la commission permanente (le conseil drsquoadministration ne peut plus deacutecider et la commission permanente nrsquoest pas compeacutetente pour voter une DBM)
Reacutefeacuterence - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
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LES DONS
Deacutefinition Un don est une libeacuteraliteacute agrave titre gracieux Lrsquoassembleacutee geacuteneacuterale du foyer socio-eacuteducatif
ou la personne responsable drsquoun autre organisme peut deacutecider de financer les sorties ou voyages
scolaires drsquoun eacutetablissement public local drsquoenseignement Cette participation prend la forme drsquoun
don fait agrave lrsquoeacutetablissement Pour que ce don soit recevable il faut qursquoil soit notifieacute agrave lrsquoeacutetablissement et
que le conseil drsquoadministration se prononce sur le principe du versement du don en autorisant le chef
drsquoeacutetablissement agrave accepter ce don
Reacutefeacuterence
- Article R421-20 du code de lrsquoeacuteducation - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
FSE Lettre de notification du don
Chef drsquoeacutetablissement Etude du caractegravere recevable du don
Equipe de direction Instruction
Conseil drsquoadministration
Deacutecision autorisant le chef drsquoeacutetablissement agrave accepter le don
DBM si neacutecessaire
Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Acte relatif au don
- Type acte relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte non soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
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Le respect des engagements en acceptant le don lrsquoeacutetablissement accepte les exigences du financeur fixeacutees dans la lettre de notification du don si le don est affecteacute au voyage agrave tel voyage il ne pourra pas servir pour un autre voyage Le don nrsquoest acquis que si le voyage se reacutealise (article R421-66 du code de lrsquoeacuteducation)
Lrsquoabsence de discrimination le don est affecteacute au voyage et non pas pour faire beacuteneacuteficier quelques participants drsquoun tarif diffeacuterent ou preacutefeacuterentiel
Le compte rendu financier du voyage Lrsquoexistence de lrsquoacte du CA Le caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
LA TECHNIQUE DES RESSOURCES AFFECTEacuteES Cette technique est utiliseacutee pour des opeacuterations preacutevues par des contrats des conventions ou bien se rapportant agrave des dons legs et recettes leacutegales qui remplissent simultaneacutement les conditions suivantes
- signature drsquoune convention avec un financeur fixant les obligations ou acceptation de dons ou de recettes en contrepartie drsquoobligations
- obligation de rendre compte de lrsquoutilisation des creacutedits - obligation de restituer le solde non employeacute ou obtenir du bailleur de fonds le report de
ces creacutedits sur lrsquoexercice suivant La comptabiliteacute de ces opeacuterations srsquoexeacutecute du 1er janvier au 31 deacutecembre (il nrsquoexiste pas de peacuteriode drsquoinventaire)
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LES REGIES
Les actes de creacuteation drsquoune reacutegie ou de nomination du reacutegisseur ne sont pas soumis agrave lrsquoapprobation
du conseil drsquoadministration
1) Creacuteation drsquoune reacutegie
Le principe Les actes de creacuteation de reacutegies doivent ecirctre transmis au comptable supeacuterieur du Treacutesor en application des dispositions de lrsquoarrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et drsquoavances Sans formulation drsquoobservations du comptable supeacuterieur du Treacutesor les deacutecisions de creacuteation de reacutegies seront exeacutecutoires agrave lrsquoissue du deacutelai de 15 jours agrave compter de la date de transmission Il nrsquoest donc pas neacutecessaire de formaliser lrsquoaccord du comptable supeacuterieur du Treacutesor
Reacutefeacuterence
- Deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute relatif aux reacutegies de recettes et aux reacutegies drsquoavances des organismes publics
- Arrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et des reacutegies drsquoavances
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignants Demande
Chef drsquoeacutetablissement Demande avis de lrsquoagent comptable
Agent comptable Avis
Chef drsquoeacutetablissement Deacutecision de creacuteation de la reacutegie transmission
Comptable supeacuterieur du Treacutesor Exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves transmission
Acte relatif agrave la reacutegie
- Type acte du chef drsquoeacutetablissement - Forme acte reacutedigeacute - Acte non soumis agrave lrsquoapprobation du conseil drsquoadministration - Acte non soumis au controcircle de leacutegaliteacute - Acte exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves la transmission au comptable supeacuterieur du treacutesor - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
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Les points agrave surveiller
- Preacutesence du document instituant la reacutegie Ce document est accompagneacute du document
intituleacute laquo document drsquohabilitation raquo
o La deacutecision portant institution drsquoune reacutegie deacutecrit la nature de deacutepense ainsi que le
montant maximum par opeacuteration
o Le document drsquohabilitation preacutecisera
la date drsquohabilitation
lrsquoobjet de la reacutegie
la dureacutee
le nom du reacutegisseur
son grade
le nom du suppleacuteant
le montant de lrsquoavance
la peacuteriodiciteacute des justificatifs
le chapitre autoriseacute ainsi que les moyens de regraveglement
- Nouvelle transmission en cas de modifications drsquoune recette ou et drsquoune deacutepense
2) Nomination du reacutegisseur
La nomination du reacutegisseur est un acte interne agrave llsquoeacutetablissement et le document retraccedilant
cette nomination issu de lrsquoapplication informatique nrsquoest pas agrave transmettre
Ces reacutegies temporaires concernent principalement les voyages scolaires Le montant maximal de lrsquoavance dans le cadre drsquoune reacutegie temporaire est limiteacute au montant preacutevisible des deacutepenses agrave honorer dans le cadre de la reacutegie Il nrsquoexiste aucune disposition reacuteglementaire preacutecisant le montant maximum puisqursquoil est variable suivant lrsquoobjet de la reacutegie temporaire Le montant maximum de lrsquoavance doit donc ecirctre deacutetermineacute preacuteciseacutement en fonction de la dureacutee et de la destination du voyage
3) Nomination drsquoun mandataire
Les reacutegisseurs ont la faculteacute de deacutesigner sous leur responsabiliteacute et apregraves autorisation de lagent comptable un mandataire
Les conditions particuliegraveres de recouvrement de certains droits et de paiement de certaines deacutepenses peuvent justifier que celles-ci soient reacutealiseacutees par drsquoautres personnes habiliteacutees qui interviennent en qualiteacute de mandataires pour le compte et sous la responsabiliteacute du reacutegisseur (par exemple pour le regraveglement de deacutepenses lors drsquoun voyage scolaire agrave lrsquoeacutetranger)
Les mandataires agissent sous la responsabiliteacute du reacutegisseur Ils ne sont pas assujettis agrave cautionnement Ils ne perccediloivent pas drsquoindemniteacute de responsabiliteacute
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Organigramme et chronologie
Acteurs Rocircle
Actes
Reacutegisseur Initiative
Agent comptable Autorisation
Reacutegisseur Deacutesignation Procuration
Reacutegisseur Information du chef drsquoeacutetablissement et Speacutecimen de la
signature du mandataire
Reacutegisseur Speacutecimen de la signature du mandataire
Chronologie
Type drsquoacte Acte du reacutegisseur qui eacutetablit une procuration sur papier libre - Forme
o Acte reacutedigeacute sur papier libre o Visa de lrsquoagent comptable
- Deacutecision exeacutecutoire apregraves information du chef drsquoeacutetablissement - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de lrsquoacte
Identification du mandataire Objet du mandat les pouvoirs confieacutes au mandataire (type de deacutepenses type de recettes)
doivent ecirctre expresseacutement deacutetermineacutees dans la convention de mandat Les conditions drsquoexeacutecution de la convention
o Mise agrave disposition drsquoun registre de reccedilus agrave souche o Deacutelivrance drsquoun reccedilu o Inscription sur la souche du nom de lrsquoeacutelegraveve de la date et du montant o Consignes en cas drsquoerreur ou de rectification o Reversement tous les huit jours au maximum au reacutegisseur des fonds et piegraveces
justificatives deacutetenus
Lrsquoobligation pour le mandataire de tenir une comptabiliteacute simplifieacutee Le rappel que les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute
personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Signature de lrsquoacte de nomination accompagneacutee de la mention laquo vu pour acceptation raquo Visa de lrsquoagent comptable
Les points agrave surveiller
Le caractegravere personnel de la deacuteleacutegation (laquo intuitu personae raquo agent preacutesentant les garanties neacutecessaires)
Aucun mandataire suppleacuteant nrsquoest autoriseacute
Le caractegravere impreacutecis de lrsquoobjet de la convention de mandat
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Lrsquoenvoi de la copie de la procuration ainsi que le speacutecimen de la signature du mandataire Le respect par le mandataire des dispositions du mandat et des regravegles de fonctionnement de
la reacutegie Le mandataire ne peut exercer ses fonctions dans le cas dabsence du reacutegisseur que pendant
deux mois au maximum Dans le cas dabsence supeacuterieure agrave deux mois il convient de proceacuteder agrave la nomination dun nouveau reacutegisseur ou dun inteacuterimaire
Annexe exemple drsquoune procuration
CONVENTION DE MANDAT
Vu la loi ndeg 63-156 du 23 feacutevrier 1963 portant loi de finances pour 1963 Vu le deacutecret ndeg 62-1587 du 29 deacutecembre 1962 portant regraveglement geacuteneacuteral sur la comptabiliteacute publique Vu le deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute en dernier lieu par le deacutecret 97-33 du 13 janvier 1997 relatif aux reacutegies de recettes et drsquoavances des organismes publics En application de lrsquoinstruction codificatrice ndeg 05-042-M9-R du 30 septembre 2005 annotant lrsquoinstruction codificatrice ndeg 98-065 ndash M9 ndash R du 4 mai 1998
Vu lrsquoacte administratif ndeghelliphelliphelliphellip du Conseil drsquoadministration du helliphelliphelliphelliphelliprelatif au financement du budget du voyage scolaire
Article 1 Objet Monsieur helliphelliphelliphelliphellip agissant en qualiteacute de reacutegisseur du Collegravege helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip donne procuration agrave Monsieur helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip professeur de helliphelliphelliphelliphelliphellip deacutesigneacute en qualiteacute de mandataire pour lrsquoencaissement des recettes correspondantes agrave helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Article 2 Seuil des encaissements Consideacuterant le tarif voteacute en Conseil drsquoadministration et le nombre drsquoeacutelegraveves concerneacutes Le montant des encaissements ne doit pas deacutepasser helliphelliphelliphelliphellipeuros
Article 3 Obligations du mandataire Un registre de reccedilus agrave souche sera deacutelivreacute au mandataire A chaque encaissement le mandataire devra deacutelivrer un reccedilu En cas drsquoerreur ou drsquoannulation le reccedilu portera la mention laquo annuleacute raquo et sera agrafeacute agrave la souche Le mandataire inscrira sur la souche le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant et lrsquoobjet Le mandataire indiquera sur le reccedilu le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant lrsquoobjet sa qualiteacute et son eacutemargement sera preacuteceacutedeacute de son nom Il doit proceacuteder au reversement tous les huit jours au maximum des fonds et piegraveces justificatives qursquoil deacutetient au reacutegisseur qui les centralise et les integravegre dans sa comptabiliteacute En aucun cas le mandataire ne doit encaisser des sommes ne correspondant pas agrave lrsquoobjet le montant ou la qualiteacute des deacutebiteurs de la preacutesente convention
Article 4 Responsabiliteacute Les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Le mandataire est donc tenu de rendre compte de sa gestion au reacutegisseur et doit agrave ce titre tenir une comptabiliteacute simplifieacutee de sa gestion
En cas de non respect des termes de la preacutesente convention par le mandataire le reacutegisseur se reacuteserve le droit drsquoengager la responsabiliteacute du mandataire
Article 5 Dureacutee La preacutesente convention est conclue pour une dureacutee de deux mois agrave compter de sa signature A helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip le helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
LrsquoAgent comptable Le Reacutegisseur Le Mandataire laquovu pour acceptation raquo
helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
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LA BUDGETISATION DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages obligatoires non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives
Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute obligatoire les deacutepenses sont effectueacutees sur le budget de lrsquoeacutetablissement etou sur ressources speacutecifiques Aucune participation des familles ne peut ecirctre demandeacutee il nrsquoexiste en comptabiliteacute aucun compte 7067 contributions des familles aux voyages scolaires dans les services eacutenumeacutereacutes ci-dessous La gestion financiegravere et comptable est imputeacutee en totaliteacute
- Au service geacuteneacuteral o sur le chapitre A1 activiteacute eacuteducatives et peacutedagogiques (A1 6245)
- etou sur les services speacuteciaux suivants
o J 1 Enseignement technique (y compris la taxe drsquoapprentissage si la sortie est en rapport avec la formation des eacutelegraveves)
o J 31 J32 J38 Projet drsquoeacutetablissement o J 4 Zone drsquoeacuteducation prioritaire
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o N 85 Subvention de collectiviteacute territoriale pour le deacuteveloppement des activiteacutes culturelles et peacuteri-eacuteducatives
Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages facultatifs non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Participation des familles
Ressources non
affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires
La gestion financiegravere et comptable du voyage doit ecirctre impeacuterativement imputeacutee en totaliteacute sur le
service speacutecial ndash chapitre N3 en recettes et en deacutepenses
Le chapitre N3 est un service speacutecial sans reacuteserve eacutequilibreacute en recettes et en deacutepenses geacutereacute en partie depuis le 1er janvier 2008 selon la technique des ressources affecteacutees dont la comptabilisation donne lieu agrave une prise en charge au deacutebit du C468 263 produits agrave recevoir sur appariements voyages par le creacutedit du compte C468 663 charges agrave payer sur appariements voyages
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Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute facultative la totaliteacute des deacutepenses est effectueacutee sur le budget du voyage tel qursquoil a eacuteteacute preacutesenteacute et voteacute par le conseil drsquoadministration
Les personnels drsquoencadrement eacutetant dispenseacutes de contribution financiegravere il est donc neacutecessaire de preacutevoir sur le budget de lrsquoeacutetablissement les modaliteacutes de financement des deacutepenses des accompagnateurs affeacuterentes agrave ce voyage puisque les familles nrsquoont pas agrave en supporter les frais Si les accompagnateurs payent une participation cette derniegravere devra ecirctre retraceacutee au compte 70888
Dans le cas des sorties et voyages facultatifs la participation demandeacutee aux familles sera comptabiliseacutee au compte 7067 Nota bene Le compte 70667 ne doit jamais ecirctre utiliseacute pour un voyage ce dernier est reacuteserveacute agrave des contributions de formation continue et de promotion sociale (racine 7066) Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
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La technique budgeacutetaire des contributions entre services pour les comptes laquo charges agrave payer raquo et laquo produits agrave recevoir raquo
Si une des recettes du voyage provient drsquoun preacutelegravevement sur fonds de reacuteserve ou drsquoun autre service de lrsquoeacutetablissement Il conviendra drsquoappliquer alors la technique budgeacutetaire des contributions entre services (comptes 6588 et 7588) Le principe est simple laquo un service qui donne un service qui reccediloit raquo La comptabilisation de cette opeacuteration se traduira par
- un mandat drsquoordre au compte 6588 dans le service qui donne - un OR au compte 7588 dans le service qui reccediloit
Compte
D 6588 Compte
4662 Compte
468263 Compte
468663 Compte
N3 7588
D C D C D C D C D C
1 X X 2 X X 3 X X 4 X X
Seront utiliseacutes les comptes suivants compte 6588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement compte 4662 Mandats agrave payer ndash Exercice courant compte 468263 Produits agrave recevoir sur appariements voyages compte 468663 Charges agrave payer sur appariements voyages Compte 7588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement
Lrsquoeacutegaliteacute entre ces deux comptes doit toujours exister que ce soit au niveau de lrsquoouverture de creacutedits et de preacutevision de recettes ou que ce soit au niveau de lrsquoexeacutecution le mandat drsquoordre au compte 6588 et la recette drsquoordre au 7588 doivent ecirctre eacutetablis pour le montant exact de la deacutepense constateacutee sur ce financement et non en fonction de la preacutevision budgeacutetaire
DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au chapitre D 6588 si le preacutelegravevement provient des reacuteserves du service geacuteneacuteral au J1 6588 srsquoil provient des reacuteserves de lrsquoenseignement technique DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au service speacutecial J3(X) 6588 si le voyage finalise un projet drsquoeacutetablissement (PAPeacutet) participation du service speacutecial au service N3 qui retrace la totaliteacute du voyage
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Organigramme drsquoun regraveglement inteacuterieur
Acteurs Rocircle
Actes
Chef drsquoeacutetablissement Composition du groupe de reacuteflexion (facultatif)
Groupe de reacuteflexion Propositions
Equipe de direction Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation de la commission permanente
Commission permanente Instruction
Chef drsquoeacutetablissement Convocation du conseil drsquoadministration
Conseil drsquoadministration Adoption du regraveglement inteacuterieur Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Transmission de la deacutelibeacuteration
Controcircle de leacutegaliteacute Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute de lrsquoacte
Acte relatif au regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
- Type drsquoacte Acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute Consultation (instruction) de la commission permanente - Forme Acte reacutedigeacute - Acte soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte exeacutecutoire quinze jours apregraves lrsquoaccuseacute de reacuteception - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de la deacutelibeacuteration relative au regraveglement des sorties et voyages scolaires
Le regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires constitue un cadre peacutedagogique
administratif et financier propre agrave chaque eacutetablissement du fait de son autonomie ce dernier est
donc libre de fixer les points qui figureront ou non dans sa charte en fonction de sa situation
particuliegravere Pourront ecirctre inscrites dans ce regraveglement plusieurs seacuteries de dispositions notamment
des dispositions
- drsquoordre peacutedagogique o Principe de ladeacutequation des voyages au projet deacutetablissement
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o Principe de consultation systeacutematique du Conseil dadministration pour chaque sortie ou voyage deacutefinition drsquoun seuil au dessous duquel le chef drsquoeacutetablissement autorise les sorties facultatives principe drsquoinformation du conseil drsquoadministration en deacutebut et fin drsquoanneacutee scolaire
- drsquoordre administratif o Deacutefinition drsquoun scheacutema relatif agrave lrsquoorganisation des sorties ou voyages o Deacutefinition des modaliteacutes drsquoorganisation des tacircches de la responsabiliteacute de chaque acteur o Deacutefinition du calendrier annuel drsquoorganisation des sorties et voyages o Elaboration de documents types relatifs aux sorties et voyages facultatifs fiche projet fiches
drsquoinscription et autorisations obligatoires o Principe de diffusion systeacutematique du regraveglement inteacuterieur aux familles dont lenfant participe
agrave un voyage - drsquoordre financier
o Principe de lrsquoeacutelaboration drsquoun budget pour chaque sortie ou voyage compte rendu au conseil drsquoadministration agrave la fin de lrsquoanneacutee scolaire
o Principe de la participation des familles (versement preacutealable au voyage eacutechelonnement des versements)
o Deacutefinition de regravegles pour la gestion des reliquats o Deacutefinition de regravegles en cas dannulation de voyage (reversement ou non des sommes deacutejagrave
verseacutees) o Deacutefinition de regravegles en cas de deacutesistement dun eacutelegraveve (situation variable selon que son
absence fait supporter un coucirct financier plus important ou non aux autres eacutelegraveves si oui restitution ou non des sommes deacutejagrave verseacutees)
o Regravegles et calendrier pour la constitution drsquoune reacutegie
Les bonnes pratiques
Lrsquoacte devra ecirctre rendu exeacutecutoire par lrsquoautoriteacute de controcircle avant tout autre acte relatif aux sorties et voyages
Lrsquoacte devra faire lrsquoobjet drsquoune large publiciteacute agrave chaque rentreacutee scolaire
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Exemple drsquoune charte Charte ndash regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
Un modegravele de charte ndash regraveglement inteacuterieur des voyages organiseacutes par les EPLE est proposeacute ci-apregraves Il
ne srsquoagit pas drsquoun formulaire preacuteconiseacute mais drsquoune trame pouvant ecirctre adapteacutee aux circonstances
particuliegraveres
Article 1 Une sortie scolaire nrsquoa de justification que dans le cadre drsquoun projet peacutedagogique en relation avec les
enseignements obligatoires et les programmes Cet ancrage doit ecirctre expliciteacute dans la description du projet
Article 2 Toute sortie ne peut exceacuteder une dureacutee de 5 jours pris sur le temps scolaire Le conseil
drsquoadministration fixe le nombre de sorties facultatives agrave X par niveau ou classe dans lrsquoanneacutee
Article 3 Le conseil drsquoadministration fixe le montant de la contribution volontaire des familles Le conseil drsquoadministration tolegravere une variation de XX de la participation demandeacutee
Article 4 Le conseil drsquoadministration nrsquoexamine pas les projets dont la contribution volontaire des familles nrsquoexcegravede pas la somme de XX euros
Article 5 La sortie pourra se deacuterouler si XX des eacutelegraveves de la classe ou du niveau participent au deacuteplacement Le voyage linguistique se deacuteroule si XX des eacutelegraveves drsquoun niveau y participent
Article 6 Lrsquoeacutetablissement est autoriseacute agrave percevoir par avance les contributions volontaires des familles Les deacutepenses seront engageacutees dans la limite des sommes perccedilues
Article 7 Les financements envisageacutes par lrsquoeacutetablissement preacutelegravevement sur fonds de reacuteserves participation
drsquoun autre chapitre ou affectation de subvention de fonctionnement (sous reacuteserve drsquo instruction particuliegravere de
la collectiviteacute de rattachement) sont soumis agrave lrsquoapprobation du conseil drsquoadministration
Article 8 Les modaliteacutes de contribution financiegravere ne concernent pas les personnels drsquoencadrement du voyage puisque lrsquoensemble des accompagnateurs beacuteneacuteficie de la gratuiteacute Les charges ne devant pas ecirctre supporteacutees par les familles leur financement sera preacutevu sur le budget de lrsquoeacutetablissement (subventions diverses ressources propres etc)
Article 9 La participation aux charges communes est fixeacutee agrave hellip du montant du budget du voyage scolaire (frais de teacuteleacutephone reacuteception formaliteacutes administrativeshellip)
Article 10 Un bilan financier du voyage sera preacutesenteacute au conseil drsquoadministration
Article 11 Lrsquoeacuteventuel reliquat sera obligatoirement rembourseacute aux familles qui auront reacutegleacute lrsquointeacutegraliteacute de la participation demandeacutee excepteacute srsquoil est infeacuterieur agrave hellip Euros
Article 12 Les reliquats infeacuterieurs agrave 8 euros seront acquis deacutefinitivement agrave lrsquoeacutetablissement agrave lrsquoexpiration drsquoun deacutelai de 3 mois agrave compter de sa date de notification aux familles si celles-ci nrsquoen ont pas demandeacute le remboursement Article 13 Les conditions drsquoannulation du voyage seront notifieacutees aux familles par acte drsquoengagement Ces
conditions peuvent ecirctre deacutetermineacutees par lrsquoeacutetablissement Elles peuvent ecirctre eacutequivalentes agrave celles preacutevues dans
la convention de seacutejour
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CA ET PROGRAMMATION DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES DANS LE CADRE DE LrsquoANNEE SCOLAIRE
Exemple de calendrier avec programmation des sorties et des voyages scolaires en deacutebut drsquoanneacutee
scolaire
Calendrier Actes du CA Anneacutee N
Anneacutee N+1
1er CA de lrsquoanneacutee
Elaboration de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
X
2eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage
X
3eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Budget de lrsquoEPLE
Inscription des sorties et voyages agrave lrsquoEPCP
X
4eacuteme CA de lrsquoanneacutee
5eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Compte rendu du voyage et preacutesentation du bilan financier au CA
X
Exemple de calendrier sans programmation drsquoune sortie ou drsquoun voyage scolaire en deacutebut drsquoanneacutee
scolaire
Calendrier Actes du CA Anneacutee N
Anneacutee N+1
1er CA de lrsquoanneacutee
Elaboration de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages
scolaires
2eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage
3eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Budget de lrsquoEPLE
4eacuteme CA de
lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage DBM
Inscription des sorties et voyages agrave lrsquoEPCP
Ou Acte du CA autorisant le CE de signer le contrat
X
5eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Compte rendu du voyage et preacutesentation du bilan financier au
CA
X
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LES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES OBLIGATOIRES
Deacutefinition Deacuteplacements collectifs drsquoeacutelegraveves hors de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
accompagneacutes et organiseacutes sous lrsquoautoriteacute du chef drsquoeacutetablissement dans le cadre drsquoune action
eacuteducative ayant lieu tout ou partie pendant le temps scolaire
La sortie effectueacutee sur une journeacutee ou une demi-journeacutee ne comporte pas de nuiteacutee Le voyage
inclut au moins une nuiteacutee Tout voyage comportant une nuiteacutee est facultatif en application de
lrsquoarticle 371-3 du code civil
Le caractegravere obligatoire implique la gratuiteacute pour les eacutelegraveves et accompagnateurs
Critegraveres de la sortie obligatoire
La sortie obligatoire concerne la classe entiegravere ou un niveau deacutetermineacute La sortie srsquoinscrit dans le cadre des programmes officiels ou du projet drsquoeacutetablissement La sortie srsquoexeacutecute sur le temps scolaire
Reacutefeacuterence
- Circulaire ndeg79-186 du 12 Juin 1979 - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
Organigramme
Les sorties et voyages obligatoires vont amener plusieurs actes
Un acte relatif agrave la programmation des voyages et sorties scolaires Un acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant la sortie Un ordre de mission
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignant Initiative du voyage
Chef drsquoeacutetablissement Faisabiliteacute
Equipe de direction Instruction
Conseil drsquoadministration Consultation et programmation Avis ou Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Autorisation du voyage Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes Information des familles
Chef drsquoeacutetablissement Ordre de mission Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
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Chronologie
1deg acte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Deacutecision immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
2deg acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
3deg ordre de mission pour les accompagnateurs
- Type drsquoacte acte du chef drsquoeacutetablissement relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable apregraves publiciteacute notification agrave lrsquointeacuteresseacute
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires Le respect de la finaliteacute peacutedagogique et eacuteducative de la sortie Le respect des critegraveres de la sortie obligatoire elle ne peut pas concerner seulement que
quelques eacutelegraveves Lrsquoinformation des familles ou du repreacutesentant leacutegal (eacutecrite si besoin) Le caractegravere facultatif de lrsquoassurance pour la famille (La sortie constitue une activiteacute
obligatoire) La violation du principe de gratuiteacute de lrsquoenseignement pour les eacutelegraveves et les
accompagnateurs Lrsquoabsence drsquoacte du chef drsquoeacutetablissement Le caractegravere exeacutecutoire des actes La gestion financiegravere de la sortie incombe en totaliteacute sur le budget de lrsquoeacutetablissement
chapitre A1 J1 ou J31 J32 J38 ou J4 il nrsquoexiste aucun compte 7067 contribution des familles aux voyages scolaires
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LES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES FACULTATIFS
Deacutefinition Deacuteplacements collectifs drsquoeacutelegraveves hors de lrsquoEPLE accompagneacutes et organiseacutes sous
lrsquoautoriteacute du chef drsquoeacutetablissement dans le cadre drsquoune action eacuteducative ayant lieu tout ou partie
pendant le temps scolaire
La sortie effectueacutee sur une journeacutee ou une demi-journeacutee ne comporte pas de nuiteacutee Le voyage
inclut au moins une nuiteacutee Tout voyage comportant une nuiteacutee est facultatif en application de
lrsquoarticle 371-3 du code civil
Un voyage facultatif ne doit pas ecirctre discriminatoire ce caractegravere discriminatoire srsquoexamine au
regard du montant du coucirct du voyage coucirct discriminant pour certaines familles et au fait que le
coucirct du voyage des accompagnateurs ne doit pas ecirctre supporteacute par les familles
Les voyages scolaires vont amener plusieurs actes
Un acte relatif agrave la programmation des voyages et sorties scolaires Un acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage Un acte relatif au financement des voyages scolaires Un ordre de mission pour les accompagnateurs
Chronologie
1deg acte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute consultation (instruction) de la commission permanente - Forme acte reacutedigeacute - Deacutecision immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
2deg acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
3deg acte relatif au financement des voyages scolaires
- Type acte relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte exeacutecutoire quinze jours apregraves lrsquoaccuseacute de reacuteception - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
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4deg ordre de mission pour les accompagnateurs
- Type drsquoacte acte du chef drsquoeacutetablissement relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable apregraves publiciteacute notification agrave lrsquointeacuteresseacute
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignant Initiative du voyage
Chef drsquoeacutetablissement Faisabiliteacute
Equipe de direction Instruction
Commission permanente Instruction
Conseil drsquoadministration Consultation et programmation Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Autorisation et arrecirct de la liste des eacutelegraveves participant agrave la sortie ou au
voyage
Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Enseignant Deacutetail du voyage programme
Equipe de direction
Projet de budget de financement remplacement des enseignants accompagnateurs accueil des eacutelegraveves ne participant pas au
voyage
Conseil drsquoadministration Deacutecision relative au financement du voyage autorisation de signer les conventions don DBM pour
vote si neacutecessaire
Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Transmission acte et DBM
Controcircle de leacutegaliteacute Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Chef drsquoeacutetablissement Ordre de mission Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
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Contenu de la deacutelibeacuteration relative au financement des voyages scolaires
La reacutefeacuterence agrave la charte ou au regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires La reacutefeacuterence de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires La preacutesentation du voyage (destination date objet) Les classes concerneacutees Le nombre de participants et drsquoaccompagnateurs Le nom de lrsquoadulte responsable Le budget Lrsquoautorisation de signer les contrats et les conventions preacutesenteacutees simultaneacutement Le vote du montant maximum de la participation des familles Lrsquoeacutecheacuteancier des encaissements de la participation Les modaliteacutes de remboursement en cas de deacutesistement ou drsquoannulation Les modaliteacutes de remboursement en cas drsquoexceacutedent agrave la fin du voyage Les dons
Les bonnes pratiques
Lrsquoacte devra ecirctre rendu exeacutecutoire par lrsquoautoriteacute de controcircle avant drsquoencaisser de lrsquoargent des familles ou drsquoengager les deacutepenses relatives au voyage Le budget preacutevisionnel du voyage est joint agrave lrsquoacte
Lrsquoacte est agrave joindre au 1er mandatement relatif au paiement des deacutepenses ainsi qursquoagrave lrsquoordre de recettes des participants
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires Le respect de la finaliteacute peacutedagogique et eacuteducative de la sortie Lrsquoexistence des diffeacuterents actes La rupture de lrsquoeacutegaliteacute des participants au voyage (existence de diffeacuterents tarifs selon que
lrsquoeacutelegraveve est affilieacute ou non au foyer socio-eacuteducatif) La violation du principe de gratuiteacute de lrsquoenseignement (deacutepenses des accompagnateurs mis
directement ou indirectement agrave la charge des familles) Lrsquoabsence drsquoacte La gestion de fait par une association La compeacutetence du conseil drsquoadministration pour deacutelibeacuterer sur le financement des voyages si
cette attribution a eacuteteacute deacuteleacutegueacutee agrave la commission permanente (le conseil drsquoadministration ne peut plus deacutecider et la commission permanente nrsquoest pas compeacutetente pour voter une DBM)
Reacutefeacuterence - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
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LES DONS
Deacutefinition Un don est une libeacuteraliteacute agrave titre gracieux Lrsquoassembleacutee geacuteneacuterale du foyer socio-eacuteducatif
ou la personne responsable drsquoun autre organisme peut deacutecider de financer les sorties ou voyages
scolaires drsquoun eacutetablissement public local drsquoenseignement Cette participation prend la forme drsquoun
don fait agrave lrsquoeacutetablissement Pour que ce don soit recevable il faut qursquoil soit notifieacute agrave lrsquoeacutetablissement et
que le conseil drsquoadministration se prononce sur le principe du versement du don en autorisant le chef
drsquoeacutetablissement agrave accepter ce don
Reacutefeacuterence
- Article R421-20 du code de lrsquoeacuteducation - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
FSE Lettre de notification du don
Chef drsquoeacutetablissement Etude du caractegravere recevable du don
Equipe de direction Instruction
Conseil drsquoadministration
Deacutecision autorisant le chef drsquoeacutetablissement agrave accepter le don
DBM si neacutecessaire
Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Acte relatif au don
- Type acte relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte non soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
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Le respect des engagements en acceptant le don lrsquoeacutetablissement accepte les exigences du financeur fixeacutees dans la lettre de notification du don si le don est affecteacute au voyage agrave tel voyage il ne pourra pas servir pour un autre voyage Le don nrsquoest acquis que si le voyage se reacutealise (article R421-66 du code de lrsquoeacuteducation)
Lrsquoabsence de discrimination le don est affecteacute au voyage et non pas pour faire beacuteneacuteficier quelques participants drsquoun tarif diffeacuterent ou preacutefeacuterentiel
Le compte rendu financier du voyage Lrsquoexistence de lrsquoacte du CA Le caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
LA TECHNIQUE DES RESSOURCES AFFECTEacuteES Cette technique est utiliseacutee pour des opeacuterations preacutevues par des contrats des conventions ou bien se rapportant agrave des dons legs et recettes leacutegales qui remplissent simultaneacutement les conditions suivantes
- signature drsquoune convention avec un financeur fixant les obligations ou acceptation de dons ou de recettes en contrepartie drsquoobligations
- obligation de rendre compte de lrsquoutilisation des creacutedits - obligation de restituer le solde non employeacute ou obtenir du bailleur de fonds le report de
ces creacutedits sur lrsquoexercice suivant La comptabiliteacute de ces opeacuterations srsquoexeacutecute du 1er janvier au 31 deacutecembre (il nrsquoexiste pas de peacuteriode drsquoinventaire)
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LES REGIES
Les actes de creacuteation drsquoune reacutegie ou de nomination du reacutegisseur ne sont pas soumis agrave lrsquoapprobation
du conseil drsquoadministration
1) Creacuteation drsquoune reacutegie
Le principe Les actes de creacuteation de reacutegies doivent ecirctre transmis au comptable supeacuterieur du Treacutesor en application des dispositions de lrsquoarrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et drsquoavances Sans formulation drsquoobservations du comptable supeacuterieur du Treacutesor les deacutecisions de creacuteation de reacutegies seront exeacutecutoires agrave lrsquoissue du deacutelai de 15 jours agrave compter de la date de transmission Il nrsquoest donc pas neacutecessaire de formaliser lrsquoaccord du comptable supeacuterieur du Treacutesor
Reacutefeacuterence
- Deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute relatif aux reacutegies de recettes et aux reacutegies drsquoavances des organismes publics
- Arrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et des reacutegies drsquoavances
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignants Demande
Chef drsquoeacutetablissement Demande avis de lrsquoagent comptable
Agent comptable Avis
Chef drsquoeacutetablissement Deacutecision de creacuteation de la reacutegie transmission
Comptable supeacuterieur du Treacutesor Exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves transmission
Acte relatif agrave la reacutegie
- Type acte du chef drsquoeacutetablissement - Forme acte reacutedigeacute - Acte non soumis agrave lrsquoapprobation du conseil drsquoadministration - Acte non soumis au controcircle de leacutegaliteacute - Acte exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves la transmission au comptable supeacuterieur du treacutesor - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
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Les points agrave surveiller
- Preacutesence du document instituant la reacutegie Ce document est accompagneacute du document
intituleacute laquo document drsquohabilitation raquo
o La deacutecision portant institution drsquoune reacutegie deacutecrit la nature de deacutepense ainsi que le
montant maximum par opeacuteration
o Le document drsquohabilitation preacutecisera
la date drsquohabilitation
lrsquoobjet de la reacutegie
la dureacutee
le nom du reacutegisseur
son grade
le nom du suppleacuteant
le montant de lrsquoavance
la peacuteriodiciteacute des justificatifs
le chapitre autoriseacute ainsi que les moyens de regraveglement
- Nouvelle transmission en cas de modifications drsquoune recette ou et drsquoune deacutepense
2) Nomination du reacutegisseur
La nomination du reacutegisseur est un acte interne agrave llsquoeacutetablissement et le document retraccedilant
cette nomination issu de lrsquoapplication informatique nrsquoest pas agrave transmettre
Ces reacutegies temporaires concernent principalement les voyages scolaires Le montant maximal de lrsquoavance dans le cadre drsquoune reacutegie temporaire est limiteacute au montant preacutevisible des deacutepenses agrave honorer dans le cadre de la reacutegie Il nrsquoexiste aucune disposition reacuteglementaire preacutecisant le montant maximum puisqursquoil est variable suivant lrsquoobjet de la reacutegie temporaire Le montant maximum de lrsquoavance doit donc ecirctre deacutetermineacute preacuteciseacutement en fonction de la dureacutee et de la destination du voyage
3) Nomination drsquoun mandataire
Les reacutegisseurs ont la faculteacute de deacutesigner sous leur responsabiliteacute et apregraves autorisation de lagent comptable un mandataire
Les conditions particuliegraveres de recouvrement de certains droits et de paiement de certaines deacutepenses peuvent justifier que celles-ci soient reacutealiseacutees par drsquoautres personnes habiliteacutees qui interviennent en qualiteacute de mandataires pour le compte et sous la responsabiliteacute du reacutegisseur (par exemple pour le regraveglement de deacutepenses lors drsquoun voyage scolaire agrave lrsquoeacutetranger)
Les mandataires agissent sous la responsabiliteacute du reacutegisseur Ils ne sont pas assujettis agrave cautionnement Ils ne perccediloivent pas drsquoindemniteacute de responsabiliteacute
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Organigramme et chronologie
Acteurs Rocircle
Actes
Reacutegisseur Initiative
Agent comptable Autorisation
Reacutegisseur Deacutesignation Procuration
Reacutegisseur Information du chef drsquoeacutetablissement et Speacutecimen de la
signature du mandataire
Reacutegisseur Speacutecimen de la signature du mandataire
Chronologie
Type drsquoacte Acte du reacutegisseur qui eacutetablit une procuration sur papier libre - Forme
o Acte reacutedigeacute sur papier libre o Visa de lrsquoagent comptable
- Deacutecision exeacutecutoire apregraves information du chef drsquoeacutetablissement - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de lrsquoacte
Identification du mandataire Objet du mandat les pouvoirs confieacutes au mandataire (type de deacutepenses type de recettes)
doivent ecirctre expresseacutement deacutetermineacutees dans la convention de mandat Les conditions drsquoexeacutecution de la convention
o Mise agrave disposition drsquoun registre de reccedilus agrave souche o Deacutelivrance drsquoun reccedilu o Inscription sur la souche du nom de lrsquoeacutelegraveve de la date et du montant o Consignes en cas drsquoerreur ou de rectification o Reversement tous les huit jours au maximum au reacutegisseur des fonds et piegraveces
justificatives deacutetenus
Lrsquoobligation pour le mandataire de tenir une comptabiliteacute simplifieacutee Le rappel que les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute
personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Signature de lrsquoacte de nomination accompagneacutee de la mention laquo vu pour acceptation raquo Visa de lrsquoagent comptable
Les points agrave surveiller
Le caractegravere personnel de la deacuteleacutegation (laquo intuitu personae raquo agent preacutesentant les garanties neacutecessaires)
Aucun mandataire suppleacuteant nrsquoest autoriseacute
Le caractegravere impreacutecis de lrsquoobjet de la convention de mandat
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Lrsquoenvoi de la copie de la procuration ainsi que le speacutecimen de la signature du mandataire Le respect par le mandataire des dispositions du mandat et des regravegles de fonctionnement de
la reacutegie Le mandataire ne peut exercer ses fonctions dans le cas dabsence du reacutegisseur que pendant
deux mois au maximum Dans le cas dabsence supeacuterieure agrave deux mois il convient de proceacuteder agrave la nomination dun nouveau reacutegisseur ou dun inteacuterimaire
Annexe exemple drsquoune procuration
CONVENTION DE MANDAT
Vu la loi ndeg 63-156 du 23 feacutevrier 1963 portant loi de finances pour 1963 Vu le deacutecret ndeg 62-1587 du 29 deacutecembre 1962 portant regraveglement geacuteneacuteral sur la comptabiliteacute publique Vu le deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute en dernier lieu par le deacutecret 97-33 du 13 janvier 1997 relatif aux reacutegies de recettes et drsquoavances des organismes publics En application de lrsquoinstruction codificatrice ndeg 05-042-M9-R du 30 septembre 2005 annotant lrsquoinstruction codificatrice ndeg 98-065 ndash M9 ndash R du 4 mai 1998
Vu lrsquoacte administratif ndeghelliphelliphelliphellip du Conseil drsquoadministration du helliphelliphelliphelliphelliprelatif au financement du budget du voyage scolaire
Article 1 Objet Monsieur helliphelliphelliphelliphellip agissant en qualiteacute de reacutegisseur du Collegravege helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip donne procuration agrave Monsieur helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip professeur de helliphelliphelliphelliphelliphellip deacutesigneacute en qualiteacute de mandataire pour lrsquoencaissement des recettes correspondantes agrave helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Article 2 Seuil des encaissements Consideacuterant le tarif voteacute en Conseil drsquoadministration et le nombre drsquoeacutelegraveves concerneacutes Le montant des encaissements ne doit pas deacutepasser helliphelliphelliphelliphellipeuros
Article 3 Obligations du mandataire Un registre de reccedilus agrave souche sera deacutelivreacute au mandataire A chaque encaissement le mandataire devra deacutelivrer un reccedilu En cas drsquoerreur ou drsquoannulation le reccedilu portera la mention laquo annuleacute raquo et sera agrafeacute agrave la souche Le mandataire inscrira sur la souche le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant et lrsquoobjet Le mandataire indiquera sur le reccedilu le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant lrsquoobjet sa qualiteacute et son eacutemargement sera preacuteceacutedeacute de son nom Il doit proceacuteder au reversement tous les huit jours au maximum des fonds et piegraveces justificatives qursquoil deacutetient au reacutegisseur qui les centralise et les integravegre dans sa comptabiliteacute En aucun cas le mandataire ne doit encaisser des sommes ne correspondant pas agrave lrsquoobjet le montant ou la qualiteacute des deacutebiteurs de la preacutesente convention
Article 4 Responsabiliteacute Les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Le mandataire est donc tenu de rendre compte de sa gestion au reacutegisseur et doit agrave ce titre tenir une comptabiliteacute simplifieacutee de sa gestion
En cas de non respect des termes de la preacutesente convention par le mandataire le reacutegisseur se reacuteserve le droit drsquoengager la responsabiliteacute du mandataire
Article 5 Dureacutee La preacutesente convention est conclue pour une dureacutee de deux mois agrave compter de sa signature A helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip le helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
LrsquoAgent comptable Le Reacutegisseur Le Mandataire laquovu pour acceptation raquo
helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
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LA BUDGETISATION DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages obligatoires non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives
Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute obligatoire les deacutepenses sont effectueacutees sur le budget de lrsquoeacutetablissement etou sur ressources speacutecifiques Aucune participation des familles ne peut ecirctre demandeacutee il nrsquoexiste en comptabiliteacute aucun compte 7067 contributions des familles aux voyages scolaires dans les services eacutenumeacutereacutes ci-dessous La gestion financiegravere et comptable est imputeacutee en totaliteacute
- Au service geacuteneacuteral o sur le chapitre A1 activiteacute eacuteducatives et peacutedagogiques (A1 6245)
- etou sur les services speacuteciaux suivants
o J 1 Enseignement technique (y compris la taxe drsquoapprentissage si la sortie est en rapport avec la formation des eacutelegraveves)
o J 31 J32 J38 Projet drsquoeacutetablissement o J 4 Zone drsquoeacuteducation prioritaire
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o N 85 Subvention de collectiviteacute territoriale pour le deacuteveloppement des activiteacutes culturelles et peacuteri-eacuteducatives
Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages facultatifs non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Participation des familles
Ressources non
affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires
La gestion financiegravere et comptable du voyage doit ecirctre impeacuterativement imputeacutee en totaliteacute sur le
service speacutecial ndash chapitre N3 en recettes et en deacutepenses
Le chapitre N3 est un service speacutecial sans reacuteserve eacutequilibreacute en recettes et en deacutepenses geacutereacute en partie depuis le 1er janvier 2008 selon la technique des ressources affecteacutees dont la comptabilisation donne lieu agrave une prise en charge au deacutebit du C468 263 produits agrave recevoir sur appariements voyages par le creacutedit du compte C468 663 charges agrave payer sur appariements voyages
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Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute facultative la totaliteacute des deacutepenses est effectueacutee sur le budget du voyage tel qursquoil a eacuteteacute preacutesenteacute et voteacute par le conseil drsquoadministration
Les personnels drsquoencadrement eacutetant dispenseacutes de contribution financiegravere il est donc neacutecessaire de preacutevoir sur le budget de lrsquoeacutetablissement les modaliteacutes de financement des deacutepenses des accompagnateurs affeacuterentes agrave ce voyage puisque les familles nrsquoont pas agrave en supporter les frais Si les accompagnateurs payent une participation cette derniegravere devra ecirctre retraceacutee au compte 70888
Dans le cas des sorties et voyages facultatifs la participation demandeacutee aux familles sera comptabiliseacutee au compte 7067 Nota bene Le compte 70667 ne doit jamais ecirctre utiliseacute pour un voyage ce dernier est reacuteserveacute agrave des contributions de formation continue et de promotion sociale (racine 7066) Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
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La technique budgeacutetaire des contributions entre services pour les comptes laquo charges agrave payer raquo et laquo produits agrave recevoir raquo
Si une des recettes du voyage provient drsquoun preacutelegravevement sur fonds de reacuteserve ou drsquoun autre service de lrsquoeacutetablissement Il conviendra drsquoappliquer alors la technique budgeacutetaire des contributions entre services (comptes 6588 et 7588) Le principe est simple laquo un service qui donne un service qui reccediloit raquo La comptabilisation de cette opeacuteration se traduira par
- un mandat drsquoordre au compte 6588 dans le service qui donne - un OR au compte 7588 dans le service qui reccediloit
Compte
D 6588 Compte
4662 Compte
468263 Compte
468663 Compte
N3 7588
D C D C D C D C D C
1 X X 2 X X 3 X X 4 X X
Seront utiliseacutes les comptes suivants compte 6588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement compte 4662 Mandats agrave payer ndash Exercice courant compte 468263 Produits agrave recevoir sur appariements voyages compte 468663 Charges agrave payer sur appariements voyages Compte 7588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement
Lrsquoeacutegaliteacute entre ces deux comptes doit toujours exister que ce soit au niveau de lrsquoouverture de creacutedits et de preacutevision de recettes ou que ce soit au niveau de lrsquoexeacutecution le mandat drsquoordre au compte 6588 et la recette drsquoordre au 7588 doivent ecirctre eacutetablis pour le montant exact de la deacutepense constateacutee sur ce financement et non en fonction de la preacutevision budgeacutetaire
DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au chapitre D 6588 si le preacutelegravevement provient des reacuteserves du service geacuteneacuteral au J1 6588 srsquoil provient des reacuteserves de lrsquoenseignement technique DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au service speacutecial J3(X) 6588 si le voyage finalise un projet drsquoeacutetablissement (PAPeacutet) participation du service speacutecial au service N3 qui retrace la totaliteacute du voyage
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o Principe de consultation systeacutematique du Conseil dadministration pour chaque sortie ou voyage deacutefinition drsquoun seuil au dessous duquel le chef drsquoeacutetablissement autorise les sorties facultatives principe drsquoinformation du conseil drsquoadministration en deacutebut et fin drsquoanneacutee scolaire
- drsquoordre administratif o Deacutefinition drsquoun scheacutema relatif agrave lrsquoorganisation des sorties ou voyages o Deacutefinition des modaliteacutes drsquoorganisation des tacircches de la responsabiliteacute de chaque acteur o Deacutefinition du calendrier annuel drsquoorganisation des sorties et voyages o Elaboration de documents types relatifs aux sorties et voyages facultatifs fiche projet fiches
drsquoinscription et autorisations obligatoires o Principe de diffusion systeacutematique du regraveglement inteacuterieur aux familles dont lenfant participe
agrave un voyage - drsquoordre financier
o Principe de lrsquoeacutelaboration drsquoun budget pour chaque sortie ou voyage compte rendu au conseil drsquoadministration agrave la fin de lrsquoanneacutee scolaire
o Principe de la participation des familles (versement preacutealable au voyage eacutechelonnement des versements)
o Deacutefinition de regravegles pour la gestion des reliquats o Deacutefinition de regravegles en cas dannulation de voyage (reversement ou non des sommes deacutejagrave
verseacutees) o Deacutefinition de regravegles en cas de deacutesistement dun eacutelegraveve (situation variable selon que son
absence fait supporter un coucirct financier plus important ou non aux autres eacutelegraveves si oui restitution ou non des sommes deacutejagrave verseacutees)
o Regravegles et calendrier pour la constitution drsquoune reacutegie
Les bonnes pratiques
Lrsquoacte devra ecirctre rendu exeacutecutoire par lrsquoautoriteacute de controcircle avant tout autre acte relatif aux sorties et voyages
Lrsquoacte devra faire lrsquoobjet drsquoune large publiciteacute agrave chaque rentreacutee scolaire
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Exemple drsquoune charte Charte ndash regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
Un modegravele de charte ndash regraveglement inteacuterieur des voyages organiseacutes par les EPLE est proposeacute ci-apregraves Il
ne srsquoagit pas drsquoun formulaire preacuteconiseacute mais drsquoune trame pouvant ecirctre adapteacutee aux circonstances
particuliegraveres
Article 1 Une sortie scolaire nrsquoa de justification que dans le cadre drsquoun projet peacutedagogique en relation avec les
enseignements obligatoires et les programmes Cet ancrage doit ecirctre expliciteacute dans la description du projet
Article 2 Toute sortie ne peut exceacuteder une dureacutee de 5 jours pris sur le temps scolaire Le conseil
drsquoadministration fixe le nombre de sorties facultatives agrave X par niveau ou classe dans lrsquoanneacutee
Article 3 Le conseil drsquoadministration fixe le montant de la contribution volontaire des familles Le conseil drsquoadministration tolegravere une variation de XX de la participation demandeacutee
Article 4 Le conseil drsquoadministration nrsquoexamine pas les projets dont la contribution volontaire des familles nrsquoexcegravede pas la somme de XX euros
Article 5 La sortie pourra se deacuterouler si XX des eacutelegraveves de la classe ou du niveau participent au deacuteplacement Le voyage linguistique se deacuteroule si XX des eacutelegraveves drsquoun niveau y participent
Article 6 Lrsquoeacutetablissement est autoriseacute agrave percevoir par avance les contributions volontaires des familles Les deacutepenses seront engageacutees dans la limite des sommes perccedilues
Article 7 Les financements envisageacutes par lrsquoeacutetablissement preacutelegravevement sur fonds de reacuteserves participation
drsquoun autre chapitre ou affectation de subvention de fonctionnement (sous reacuteserve drsquo instruction particuliegravere de
la collectiviteacute de rattachement) sont soumis agrave lrsquoapprobation du conseil drsquoadministration
Article 8 Les modaliteacutes de contribution financiegravere ne concernent pas les personnels drsquoencadrement du voyage puisque lrsquoensemble des accompagnateurs beacuteneacuteficie de la gratuiteacute Les charges ne devant pas ecirctre supporteacutees par les familles leur financement sera preacutevu sur le budget de lrsquoeacutetablissement (subventions diverses ressources propres etc)
Article 9 La participation aux charges communes est fixeacutee agrave hellip du montant du budget du voyage scolaire (frais de teacuteleacutephone reacuteception formaliteacutes administrativeshellip)
Article 10 Un bilan financier du voyage sera preacutesenteacute au conseil drsquoadministration
Article 11 Lrsquoeacuteventuel reliquat sera obligatoirement rembourseacute aux familles qui auront reacutegleacute lrsquointeacutegraliteacute de la participation demandeacutee excepteacute srsquoil est infeacuterieur agrave hellip Euros
Article 12 Les reliquats infeacuterieurs agrave 8 euros seront acquis deacutefinitivement agrave lrsquoeacutetablissement agrave lrsquoexpiration drsquoun deacutelai de 3 mois agrave compter de sa date de notification aux familles si celles-ci nrsquoen ont pas demandeacute le remboursement Article 13 Les conditions drsquoannulation du voyage seront notifieacutees aux familles par acte drsquoengagement Ces
conditions peuvent ecirctre deacutetermineacutees par lrsquoeacutetablissement Elles peuvent ecirctre eacutequivalentes agrave celles preacutevues dans
la convention de seacutejour
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CA ET PROGRAMMATION DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES DANS LE CADRE DE LrsquoANNEE SCOLAIRE
Exemple de calendrier avec programmation des sorties et des voyages scolaires en deacutebut drsquoanneacutee
scolaire
Calendrier Actes du CA Anneacutee N
Anneacutee N+1
1er CA de lrsquoanneacutee
Elaboration de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
X
2eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage
X
3eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Budget de lrsquoEPLE
Inscription des sorties et voyages agrave lrsquoEPCP
X
4eacuteme CA de lrsquoanneacutee
5eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Compte rendu du voyage et preacutesentation du bilan financier au CA
X
Exemple de calendrier sans programmation drsquoune sortie ou drsquoun voyage scolaire en deacutebut drsquoanneacutee
scolaire
Calendrier Actes du CA Anneacutee N
Anneacutee N+1
1er CA de lrsquoanneacutee
Elaboration de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages
scolaires
2eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage
3eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Budget de lrsquoEPLE
4eacuteme CA de
lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage DBM
Inscription des sorties et voyages agrave lrsquoEPCP
Ou Acte du CA autorisant le CE de signer le contrat
X
5eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Compte rendu du voyage et preacutesentation du bilan financier au
CA
X
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LES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES OBLIGATOIRES
Deacutefinition Deacuteplacements collectifs drsquoeacutelegraveves hors de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
accompagneacutes et organiseacutes sous lrsquoautoriteacute du chef drsquoeacutetablissement dans le cadre drsquoune action
eacuteducative ayant lieu tout ou partie pendant le temps scolaire
La sortie effectueacutee sur une journeacutee ou une demi-journeacutee ne comporte pas de nuiteacutee Le voyage
inclut au moins une nuiteacutee Tout voyage comportant une nuiteacutee est facultatif en application de
lrsquoarticle 371-3 du code civil
Le caractegravere obligatoire implique la gratuiteacute pour les eacutelegraveves et accompagnateurs
Critegraveres de la sortie obligatoire
La sortie obligatoire concerne la classe entiegravere ou un niveau deacutetermineacute La sortie srsquoinscrit dans le cadre des programmes officiels ou du projet drsquoeacutetablissement La sortie srsquoexeacutecute sur le temps scolaire
Reacutefeacuterence
- Circulaire ndeg79-186 du 12 Juin 1979 - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
Organigramme
Les sorties et voyages obligatoires vont amener plusieurs actes
Un acte relatif agrave la programmation des voyages et sorties scolaires Un acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant la sortie Un ordre de mission
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignant Initiative du voyage
Chef drsquoeacutetablissement Faisabiliteacute
Equipe de direction Instruction
Conseil drsquoadministration Consultation et programmation Avis ou Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Autorisation du voyage Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes Information des familles
Chef drsquoeacutetablissement Ordre de mission Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
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Chronologie
1deg acte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Deacutecision immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
2deg acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
3deg ordre de mission pour les accompagnateurs
- Type drsquoacte acte du chef drsquoeacutetablissement relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable apregraves publiciteacute notification agrave lrsquointeacuteresseacute
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires Le respect de la finaliteacute peacutedagogique et eacuteducative de la sortie Le respect des critegraveres de la sortie obligatoire elle ne peut pas concerner seulement que
quelques eacutelegraveves Lrsquoinformation des familles ou du repreacutesentant leacutegal (eacutecrite si besoin) Le caractegravere facultatif de lrsquoassurance pour la famille (La sortie constitue une activiteacute
obligatoire) La violation du principe de gratuiteacute de lrsquoenseignement pour les eacutelegraveves et les
accompagnateurs Lrsquoabsence drsquoacte du chef drsquoeacutetablissement Le caractegravere exeacutecutoire des actes La gestion financiegravere de la sortie incombe en totaliteacute sur le budget de lrsquoeacutetablissement
chapitre A1 J1 ou J31 J32 J38 ou J4 il nrsquoexiste aucun compte 7067 contribution des familles aux voyages scolaires
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LES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES FACULTATIFS
Deacutefinition Deacuteplacements collectifs drsquoeacutelegraveves hors de lrsquoEPLE accompagneacutes et organiseacutes sous
lrsquoautoriteacute du chef drsquoeacutetablissement dans le cadre drsquoune action eacuteducative ayant lieu tout ou partie
pendant le temps scolaire
La sortie effectueacutee sur une journeacutee ou une demi-journeacutee ne comporte pas de nuiteacutee Le voyage
inclut au moins une nuiteacutee Tout voyage comportant une nuiteacutee est facultatif en application de
lrsquoarticle 371-3 du code civil
Un voyage facultatif ne doit pas ecirctre discriminatoire ce caractegravere discriminatoire srsquoexamine au
regard du montant du coucirct du voyage coucirct discriminant pour certaines familles et au fait que le
coucirct du voyage des accompagnateurs ne doit pas ecirctre supporteacute par les familles
Les voyages scolaires vont amener plusieurs actes
Un acte relatif agrave la programmation des voyages et sorties scolaires Un acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage Un acte relatif au financement des voyages scolaires Un ordre de mission pour les accompagnateurs
Chronologie
1deg acte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute consultation (instruction) de la commission permanente - Forme acte reacutedigeacute - Deacutecision immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
2deg acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
3deg acte relatif au financement des voyages scolaires
- Type acte relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte exeacutecutoire quinze jours apregraves lrsquoaccuseacute de reacuteception - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
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4deg ordre de mission pour les accompagnateurs
- Type drsquoacte acte du chef drsquoeacutetablissement relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable apregraves publiciteacute notification agrave lrsquointeacuteresseacute
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignant Initiative du voyage
Chef drsquoeacutetablissement Faisabiliteacute
Equipe de direction Instruction
Commission permanente Instruction
Conseil drsquoadministration Consultation et programmation Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Autorisation et arrecirct de la liste des eacutelegraveves participant agrave la sortie ou au
voyage
Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Enseignant Deacutetail du voyage programme
Equipe de direction
Projet de budget de financement remplacement des enseignants accompagnateurs accueil des eacutelegraveves ne participant pas au
voyage
Conseil drsquoadministration Deacutecision relative au financement du voyage autorisation de signer les conventions don DBM pour
vote si neacutecessaire
Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Transmission acte et DBM
Controcircle de leacutegaliteacute Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Chef drsquoeacutetablissement Ordre de mission Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
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Contenu de la deacutelibeacuteration relative au financement des voyages scolaires
La reacutefeacuterence agrave la charte ou au regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires La reacutefeacuterence de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires La preacutesentation du voyage (destination date objet) Les classes concerneacutees Le nombre de participants et drsquoaccompagnateurs Le nom de lrsquoadulte responsable Le budget Lrsquoautorisation de signer les contrats et les conventions preacutesenteacutees simultaneacutement Le vote du montant maximum de la participation des familles Lrsquoeacutecheacuteancier des encaissements de la participation Les modaliteacutes de remboursement en cas de deacutesistement ou drsquoannulation Les modaliteacutes de remboursement en cas drsquoexceacutedent agrave la fin du voyage Les dons
Les bonnes pratiques
Lrsquoacte devra ecirctre rendu exeacutecutoire par lrsquoautoriteacute de controcircle avant drsquoencaisser de lrsquoargent des familles ou drsquoengager les deacutepenses relatives au voyage Le budget preacutevisionnel du voyage est joint agrave lrsquoacte
Lrsquoacte est agrave joindre au 1er mandatement relatif au paiement des deacutepenses ainsi qursquoagrave lrsquoordre de recettes des participants
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires Le respect de la finaliteacute peacutedagogique et eacuteducative de la sortie Lrsquoexistence des diffeacuterents actes La rupture de lrsquoeacutegaliteacute des participants au voyage (existence de diffeacuterents tarifs selon que
lrsquoeacutelegraveve est affilieacute ou non au foyer socio-eacuteducatif) La violation du principe de gratuiteacute de lrsquoenseignement (deacutepenses des accompagnateurs mis
directement ou indirectement agrave la charge des familles) Lrsquoabsence drsquoacte La gestion de fait par une association La compeacutetence du conseil drsquoadministration pour deacutelibeacuterer sur le financement des voyages si
cette attribution a eacuteteacute deacuteleacutegueacutee agrave la commission permanente (le conseil drsquoadministration ne peut plus deacutecider et la commission permanente nrsquoest pas compeacutetente pour voter une DBM)
Reacutefeacuterence - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
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LES DONS
Deacutefinition Un don est une libeacuteraliteacute agrave titre gracieux Lrsquoassembleacutee geacuteneacuterale du foyer socio-eacuteducatif
ou la personne responsable drsquoun autre organisme peut deacutecider de financer les sorties ou voyages
scolaires drsquoun eacutetablissement public local drsquoenseignement Cette participation prend la forme drsquoun
don fait agrave lrsquoeacutetablissement Pour que ce don soit recevable il faut qursquoil soit notifieacute agrave lrsquoeacutetablissement et
que le conseil drsquoadministration se prononce sur le principe du versement du don en autorisant le chef
drsquoeacutetablissement agrave accepter ce don
Reacutefeacuterence
- Article R421-20 du code de lrsquoeacuteducation - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
FSE Lettre de notification du don
Chef drsquoeacutetablissement Etude du caractegravere recevable du don
Equipe de direction Instruction
Conseil drsquoadministration
Deacutecision autorisant le chef drsquoeacutetablissement agrave accepter le don
DBM si neacutecessaire
Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Acte relatif au don
- Type acte relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte non soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
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Le respect des engagements en acceptant le don lrsquoeacutetablissement accepte les exigences du financeur fixeacutees dans la lettre de notification du don si le don est affecteacute au voyage agrave tel voyage il ne pourra pas servir pour un autre voyage Le don nrsquoest acquis que si le voyage se reacutealise (article R421-66 du code de lrsquoeacuteducation)
Lrsquoabsence de discrimination le don est affecteacute au voyage et non pas pour faire beacuteneacuteficier quelques participants drsquoun tarif diffeacuterent ou preacutefeacuterentiel
Le compte rendu financier du voyage Lrsquoexistence de lrsquoacte du CA Le caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
LA TECHNIQUE DES RESSOURCES AFFECTEacuteES Cette technique est utiliseacutee pour des opeacuterations preacutevues par des contrats des conventions ou bien se rapportant agrave des dons legs et recettes leacutegales qui remplissent simultaneacutement les conditions suivantes
- signature drsquoune convention avec un financeur fixant les obligations ou acceptation de dons ou de recettes en contrepartie drsquoobligations
- obligation de rendre compte de lrsquoutilisation des creacutedits - obligation de restituer le solde non employeacute ou obtenir du bailleur de fonds le report de
ces creacutedits sur lrsquoexercice suivant La comptabiliteacute de ces opeacuterations srsquoexeacutecute du 1er janvier au 31 deacutecembre (il nrsquoexiste pas de peacuteriode drsquoinventaire)
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LES REGIES
Les actes de creacuteation drsquoune reacutegie ou de nomination du reacutegisseur ne sont pas soumis agrave lrsquoapprobation
du conseil drsquoadministration
1) Creacuteation drsquoune reacutegie
Le principe Les actes de creacuteation de reacutegies doivent ecirctre transmis au comptable supeacuterieur du Treacutesor en application des dispositions de lrsquoarrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et drsquoavances Sans formulation drsquoobservations du comptable supeacuterieur du Treacutesor les deacutecisions de creacuteation de reacutegies seront exeacutecutoires agrave lrsquoissue du deacutelai de 15 jours agrave compter de la date de transmission Il nrsquoest donc pas neacutecessaire de formaliser lrsquoaccord du comptable supeacuterieur du Treacutesor
Reacutefeacuterence
- Deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute relatif aux reacutegies de recettes et aux reacutegies drsquoavances des organismes publics
- Arrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et des reacutegies drsquoavances
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignants Demande
Chef drsquoeacutetablissement Demande avis de lrsquoagent comptable
Agent comptable Avis
Chef drsquoeacutetablissement Deacutecision de creacuteation de la reacutegie transmission
Comptable supeacuterieur du Treacutesor Exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves transmission
Acte relatif agrave la reacutegie
- Type acte du chef drsquoeacutetablissement - Forme acte reacutedigeacute - Acte non soumis agrave lrsquoapprobation du conseil drsquoadministration - Acte non soumis au controcircle de leacutegaliteacute - Acte exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves la transmission au comptable supeacuterieur du treacutesor - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
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Les points agrave surveiller
- Preacutesence du document instituant la reacutegie Ce document est accompagneacute du document
intituleacute laquo document drsquohabilitation raquo
o La deacutecision portant institution drsquoune reacutegie deacutecrit la nature de deacutepense ainsi que le
montant maximum par opeacuteration
o Le document drsquohabilitation preacutecisera
la date drsquohabilitation
lrsquoobjet de la reacutegie
la dureacutee
le nom du reacutegisseur
son grade
le nom du suppleacuteant
le montant de lrsquoavance
la peacuteriodiciteacute des justificatifs
le chapitre autoriseacute ainsi que les moyens de regraveglement
- Nouvelle transmission en cas de modifications drsquoune recette ou et drsquoune deacutepense
2) Nomination du reacutegisseur
La nomination du reacutegisseur est un acte interne agrave llsquoeacutetablissement et le document retraccedilant
cette nomination issu de lrsquoapplication informatique nrsquoest pas agrave transmettre
Ces reacutegies temporaires concernent principalement les voyages scolaires Le montant maximal de lrsquoavance dans le cadre drsquoune reacutegie temporaire est limiteacute au montant preacutevisible des deacutepenses agrave honorer dans le cadre de la reacutegie Il nrsquoexiste aucune disposition reacuteglementaire preacutecisant le montant maximum puisqursquoil est variable suivant lrsquoobjet de la reacutegie temporaire Le montant maximum de lrsquoavance doit donc ecirctre deacutetermineacute preacuteciseacutement en fonction de la dureacutee et de la destination du voyage
3) Nomination drsquoun mandataire
Les reacutegisseurs ont la faculteacute de deacutesigner sous leur responsabiliteacute et apregraves autorisation de lagent comptable un mandataire
Les conditions particuliegraveres de recouvrement de certains droits et de paiement de certaines deacutepenses peuvent justifier que celles-ci soient reacutealiseacutees par drsquoautres personnes habiliteacutees qui interviennent en qualiteacute de mandataires pour le compte et sous la responsabiliteacute du reacutegisseur (par exemple pour le regraveglement de deacutepenses lors drsquoun voyage scolaire agrave lrsquoeacutetranger)
Les mandataires agissent sous la responsabiliteacute du reacutegisseur Ils ne sont pas assujettis agrave cautionnement Ils ne perccediloivent pas drsquoindemniteacute de responsabiliteacute
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Organigramme et chronologie
Acteurs Rocircle
Actes
Reacutegisseur Initiative
Agent comptable Autorisation
Reacutegisseur Deacutesignation Procuration
Reacutegisseur Information du chef drsquoeacutetablissement et Speacutecimen de la
signature du mandataire
Reacutegisseur Speacutecimen de la signature du mandataire
Chronologie
Type drsquoacte Acte du reacutegisseur qui eacutetablit une procuration sur papier libre - Forme
o Acte reacutedigeacute sur papier libre o Visa de lrsquoagent comptable
- Deacutecision exeacutecutoire apregraves information du chef drsquoeacutetablissement - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de lrsquoacte
Identification du mandataire Objet du mandat les pouvoirs confieacutes au mandataire (type de deacutepenses type de recettes)
doivent ecirctre expresseacutement deacutetermineacutees dans la convention de mandat Les conditions drsquoexeacutecution de la convention
o Mise agrave disposition drsquoun registre de reccedilus agrave souche o Deacutelivrance drsquoun reccedilu o Inscription sur la souche du nom de lrsquoeacutelegraveve de la date et du montant o Consignes en cas drsquoerreur ou de rectification o Reversement tous les huit jours au maximum au reacutegisseur des fonds et piegraveces
justificatives deacutetenus
Lrsquoobligation pour le mandataire de tenir une comptabiliteacute simplifieacutee Le rappel que les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute
personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Signature de lrsquoacte de nomination accompagneacutee de la mention laquo vu pour acceptation raquo Visa de lrsquoagent comptable
Les points agrave surveiller
Le caractegravere personnel de la deacuteleacutegation (laquo intuitu personae raquo agent preacutesentant les garanties neacutecessaires)
Aucun mandataire suppleacuteant nrsquoest autoriseacute
Le caractegravere impreacutecis de lrsquoobjet de la convention de mandat
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Lrsquoenvoi de la copie de la procuration ainsi que le speacutecimen de la signature du mandataire Le respect par le mandataire des dispositions du mandat et des regravegles de fonctionnement de
la reacutegie Le mandataire ne peut exercer ses fonctions dans le cas dabsence du reacutegisseur que pendant
deux mois au maximum Dans le cas dabsence supeacuterieure agrave deux mois il convient de proceacuteder agrave la nomination dun nouveau reacutegisseur ou dun inteacuterimaire
Annexe exemple drsquoune procuration
CONVENTION DE MANDAT
Vu la loi ndeg 63-156 du 23 feacutevrier 1963 portant loi de finances pour 1963 Vu le deacutecret ndeg 62-1587 du 29 deacutecembre 1962 portant regraveglement geacuteneacuteral sur la comptabiliteacute publique Vu le deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute en dernier lieu par le deacutecret 97-33 du 13 janvier 1997 relatif aux reacutegies de recettes et drsquoavances des organismes publics En application de lrsquoinstruction codificatrice ndeg 05-042-M9-R du 30 septembre 2005 annotant lrsquoinstruction codificatrice ndeg 98-065 ndash M9 ndash R du 4 mai 1998
Vu lrsquoacte administratif ndeghelliphelliphelliphellip du Conseil drsquoadministration du helliphelliphelliphelliphelliprelatif au financement du budget du voyage scolaire
Article 1 Objet Monsieur helliphelliphelliphelliphellip agissant en qualiteacute de reacutegisseur du Collegravege helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip donne procuration agrave Monsieur helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip professeur de helliphelliphelliphelliphelliphellip deacutesigneacute en qualiteacute de mandataire pour lrsquoencaissement des recettes correspondantes agrave helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Article 2 Seuil des encaissements Consideacuterant le tarif voteacute en Conseil drsquoadministration et le nombre drsquoeacutelegraveves concerneacutes Le montant des encaissements ne doit pas deacutepasser helliphelliphelliphelliphellipeuros
Article 3 Obligations du mandataire Un registre de reccedilus agrave souche sera deacutelivreacute au mandataire A chaque encaissement le mandataire devra deacutelivrer un reccedilu En cas drsquoerreur ou drsquoannulation le reccedilu portera la mention laquo annuleacute raquo et sera agrafeacute agrave la souche Le mandataire inscrira sur la souche le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant et lrsquoobjet Le mandataire indiquera sur le reccedilu le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant lrsquoobjet sa qualiteacute et son eacutemargement sera preacuteceacutedeacute de son nom Il doit proceacuteder au reversement tous les huit jours au maximum des fonds et piegraveces justificatives qursquoil deacutetient au reacutegisseur qui les centralise et les integravegre dans sa comptabiliteacute En aucun cas le mandataire ne doit encaisser des sommes ne correspondant pas agrave lrsquoobjet le montant ou la qualiteacute des deacutebiteurs de la preacutesente convention
Article 4 Responsabiliteacute Les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Le mandataire est donc tenu de rendre compte de sa gestion au reacutegisseur et doit agrave ce titre tenir une comptabiliteacute simplifieacutee de sa gestion
En cas de non respect des termes de la preacutesente convention par le mandataire le reacutegisseur se reacuteserve le droit drsquoengager la responsabiliteacute du mandataire
Article 5 Dureacutee La preacutesente convention est conclue pour une dureacutee de deux mois agrave compter de sa signature A helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip le helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
LrsquoAgent comptable Le Reacutegisseur Le Mandataire laquovu pour acceptation raquo
helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
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LA BUDGETISATION DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages obligatoires non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives
Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute obligatoire les deacutepenses sont effectueacutees sur le budget de lrsquoeacutetablissement etou sur ressources speacutecifiques Aucune participation des familles ne peut ecirctre demandeacutee il nrsquoexiste en comptabiliteacute aucun compte 7067 contributions des familles aux voyages scolaires dans les services eacutenumeacutereacutes ci-dessous La gestion financiegravere et comptable est imputeacutee en totaliteacute
- Au service geacuteneacuteral o sur le chapitre A1 activiteacute eacuteducatives et peacutedagogiques (A1 6245)
- etou sur les services speacuteciaux suivants
o J 1 Enseignement technique (y compris la taxe drsquoapprentissage si la sortie est en rapport avec la formation des eacutelegraveves)
o J 31 J32 J38 Projet drsquoeacutetablissement o J 4 Zone drsquoeacuteducation prioritaire
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o N 85 Subvention de collectiviteacute territoriale pour le deacuteveloppement des activiteacutes culturelles et peacuteri-eacuteducatives
Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages facultatifs non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Participation des familles
Ressources non
affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires
La gestion financiegravere et comptable du voyage doit ecirctre impeacuterativement imputeacutee en totaliteacute sur le
service speacutecial ndash chapitre N3 en recettes et en deacutepenses
Le chapitre N3 est un service speacutecial sans reacuteserve eacutequilibreacute en recettes et en deacutepenses geacutereacute en partie depuis le 1er janvier 2008 selon la technique des ressources affecteacutees dont la comptabilisation donne lieu agrave une prise en charge au deacutebit du C468 263 produits agrave recevoir sur appariements voyages par le creacutedit du compte C468 663 charges agrave payer sur appariements voyages
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Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute facultative la totaliteacute des deacutepenses est effectueacutee sur le budget du voyage tel qursquoil a eacuteteacute preacutesenteacute et voteacute par le conseil drsquoadministration
Les personnels drsquoencadrement eacutetant dispenseacutes de contribution financiegravere il est donc neacutecessaire de preacutevoir sur le budget de lrsquoeacutetablissement les modaliteacutes de financement des deacutepenses des accompagnateurs affeacuterentes agrave ce voyage puisque les familles nrsquoont pas agrave en supporter les frais Si les accompagnateurs payent une participation cette derniegravere devra ecirctre retraceacutee au compte 70888
Dans le cas des sorties et voyages facultatifs la participation demandeacutee aux familles sera comptabiliseacutee au compte 7067 Nota bene Le compte 70667 ne doit jamais ecirctre utiliseacute pour un voyage ce dernier est reacuteserveacute agrave des contributions de formation continue et de promotion sociale (racine 7066) Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
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La technique budgeacutetaire des contributions entre services pour les comptes laquo charges agrave payer raquo et laquo produits agrave recevoir raquo
Si une des recettes du voyage provient drsquoun preacutelegravevement sur fonds de reacuteserve ou drsquoun autre service de lrsquoeacutetablissement Il conviendra drsquoappliquer alors la technique budgeacutetaire des contributions entre services (comptes 6588 et 7588) Le principe est simple laquo un service qui donne un service qui reccediloit raquo La comptabilisation de cette opeacuteration se traduira par
- un mandat drsquoordre au compte 6588 dans le service qui donne - un OR au compte 7588 dans le service qui reccediloit
Compte
D 6588 Compte
4662 Compte
468263 Compte
468663 Compte
N3 7588
D C D C D C D C D C
1 X X 2 X X 3 X X 4 X X
Seront utiliseacutes les comptes suivants compte 6588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement compte 4662 Mandats agrave payer ndash Exercice courant compte 468263 Produits agrave recevoir sur appariements voyages compte 468663 Charges agrave payer sur appariements voyages Compte 7588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement
Lrsquoeacutegaliteacute entre ces deux comptes doit toujours exister que ce soit au niveau de lrsquoouverture de creacutedits et de preacutevision de recettes ou que ce soit au niveau de lrsquoexeacutecution le mandat drsquoordre au compte 6588 et la recette drsquoordre au 7588 doivent ecirctre eacutetablis pour le montant exact de la deacutepense constateacutee sur ce financement et non en fonction de la preacutevision budgeacutetaire
DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au chapitre D 6588 si le preacutelegravevement provient des reacuteserves du service geacuteneacuteral au J1 6588 srsquoil provient des reacuteserves de lrsquoenseignement technique DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au service speacutecial J3(X) 6588 si le voyage finalise un projet drsquoeacutetablissement (PAPeacutet) participation du service speacutecial au service N3 qui retrace la totaliteacute du voyage
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Exemple drsquoune charte Charte ndash regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
Un modegravele de charte ndash regraveglement inteacuterieur des voyages organiseacutes par les EPLE est proposeacute ci-apregraves Il
ne srsquoagit pas drsquoun formulaire preacuteconiseacute mais drsquoune trame pouvant ecirctre adapteacutee aux circonstances
particuliegraveres
Article 1 Une sortie scolaire nrsquoa de justification que dans le cadre drsquoun projet peacutedagogique en relation avec les
enseignements obligatoires et les programmes Cet ancrage doit ecirctre expliciteacute dans la description du projet
Article 2 Toute sortie ne peut exceacuteder une dureacutee de 5 jours pris sur le temps scolaire Le conseil
drsquoadministration fixe le nombre de sorties facultatives agrave X par niveau ou classe dans lrsquoanneacutee
Article 3 Le conseil drsquoadministration fixe le montant de la contribution volontaire des familles Le conseil drsquoadministration tolegravere une variation de XX de la participation demandeacutee
Article 4 Le conseil drsquoadministration nrsquoexamine pas les projets dont la contribution volontaire des familles nrsquoexcegravede pas la somme de XX euros
Article 5 La sortie pourra se deacuterouler si XX des eacutelegraveves de la classe ou du niveau participent au deacuteplacement Le voyage linguistique se deacuteroule si XX des eacutelegraveves drsquoun niveau y participent
Article 6 Lrsquoeacutetablissement est autoriseacute agrave percevoir par avance les contributions volontaires des familles Les deacutepenses seront engageacutees dans la limite des sommes perccedilues
Article 7 Les financements envisageacutes par lrsquoeacutetablissement preacutelegravevement sur fonds de reacuteserves participation
drsquoun autre chapitre ou affectation de subvention de fonctionnement (sous reacuteserve drsquo instruction particuliegravere de
la collectiviteacute de rattachement) sont soumis agrave lrsquoapprobation du conseil drsquoadministration
Article 8 Les modaliteacutes de contribution financiegravere ne concernent pas les personnels drsquoencadrement du voyage puisque lrsquoensemble des accompagnateurs beacuteneacuteficie de la gratuiteacute Les charges ne devant pas ecirctre supporteacutees par les familles leur financement sera preacutevu sur le budget de lrsquoeacutetablissement (subventions diverses ressources propres etc)
Article 9 La participation aux charges communes est fixeacutee agrave hellip du montant du budget du voyage scolaire (frais de teacuteleacutephone reacuteception formaliteacutes administrativeshellip)
Article 10 Un bilan financier du voyage sera preacutesenteacute au conseil drsquoadministration
Article 11 Lrsquoeacuteventuel reliquat sera obligatoirement rembourseacute aux familles qui auront reacutegleacute lrsquointeacutegraliteacute de la participation demandeacutee excepteacute srsquoil est infeacuterieur agrave hellip Euros
Article 12 Les reliquats infeacuterieurs agrave 8 euros seront acquis deacutefinitivement agrave lrsquoeacutetablissement agrave lrsquoexpiration drsquoun deacutelai de 3 mois agrave compter de sa date de notification aux familles si celles-ci nrsquoen ont pas demandeacute le remboursement Article 13 Les conditions drsquoannulation du voyage seront notifieacutees aux familles par acte drsquoengagement Ces
conditions peuvent ecirctre deacutetermineacutees par lrsquoeacutetablissement Elles peuvent ecirctre eacutequivalentes agrave celles preacutevues dans
la convention de seacutejour
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CA ET PROGRAMMATION DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES DANS LE CADRE DE LrsquoANNEE SCOLAIRE
Exemple de calendrier avec programmation des sorties et des voyages scolaires en deacutebut drsquoanneacutee
scolaire
Calendrier Actes du CA Anneacutee N
Anneacutee N+1
1er CA de lrsquoanneacutee
Elaboration de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
X
2eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage
X
3eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Budget de lrsquoEPLE
Inscription des sorties et voyages agrave lrsquoEPCP
X
4eacuteme CA de lrsquoanneacutee
5eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Compte rendu du voyage et preacutesentation du bilan financier au CA
X
Exemple de calendrier sans programmation drsquoune sortie ou drsquoun voyage scolaire en deacutebut drsquoanneacutee
scolaire
Calendrier Actes du CA Anneacutee N
Anneacutee N+1
1er CA de lrsquoanneacutee
Elaboration de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages
scolaires
2eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage
3eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Budget de lrsquoEPLE
4eacuteme CA de
lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage DBM
Inscription des sorties et voyages agrave lrsquoEPCP
Ou Acte du CA autorisant le CE de signer le contrat
X
5eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Compte rendu du voyage et preacutesentation du bilan financier au
CA
X
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LES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES OBLIGATOIRES
Deacutefinition Deacuteplacements collectifs drsquoeacutelegraveves hors de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
accompagneacutes et organiseacutes sous lrsquoautoriteacute du chef drsquoeacutetablissement dans le cadre drsquoune action
eacuteducative ayant lieu tout ou partie pendant le temps scolaire
La sortie effectueacutee sur une journeacutee ou une demi-journeacutee ne comporte pas de nuiteacutee Le voyage
inclut au moins une nuiteacutee Tout voyage comportant une nuiteacutee est facultatif en application de
lrsquoarticle 371-3 du code civil
Le caractegravere obligatoire implique la gratuiteacute pour les eacutelegraveves et accompagnateurs
Critegraveres de la sortie obligatoire
La sortie obligatoire concerne la classe entiegravere ou un niveau deacutetermineacute La sortie srsquoinscrit dans le cadre des programmes officiels ou du projet drsquoeacutetablissement La sortie srsquoexeacutecute sur le temps scolaire
Reacutefeacuterence
- Circulaire ndeg79-186 du 12 Juin 1979 - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
Organigramme
Les sorties et voyages obligatoires vont amener plusieurs actes
Un acte relatif agrave la programmation des voyages et sorties scolaires Un acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant la sortie Un ordre de mission
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignant Initiative du voyage
Chef drsquoeacutetablissement Faisabiliteacute
Equipe de direction Instruction
Conseil drsquoadministration Consultation et programmation Avis ou Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Autorisation du voyage Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes Information des familles
Chef drsquoeacutetablissement Ordre de mission Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
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Chronologie
1deg acte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Deacutecision immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
2deg acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
3deg ordre de mission pour les accompagnateurs
- Type drsquoacte acte du chef drsquoeacutetablissement relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable apregraves publiciteacute notification agrave lrsquointeacuteresseacute
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires Le respect de la finaliteacute peacutedagogique et eacuteducative de la sortie Le respect des critegraveres de la sortie obligatoire elle ne peut pas concerner seulement que
quelques eacutelegraveves Lrsquoinformation des familles ou du repreacutesentant leacutegal (eacutecrite si besoin) Le caractegravere facultatif de lrsquoassurance pour la famille (La sortie constitue une activiteacute
obligatoire) La violation du principe de gratuiteacute de lrsquoenseignement pour les eacutelegraveves et les
accompagnateurs Lrsquoabsence drsquoacte du chef drsquoeacutetablissement Le caractegravere exeacutecutoire des actes La gestion financiegravere de la sortie incombe en totaliteacute sur le budget de lrsquoeacutetablissement
chapitre A1 J1 ou J31 J32 J38 ou J4 il nrsquoexiste aucun compte 7067 contribution des familles aux voyages scolaires
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LES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES FACULTATIFS
Deacutefinition Deacuteplacements collectifs drsquoeacutelegraveves hors de lrsquoEPLE accompagneacutes et organiseacutes sous
lrsquoautoriteacute du chef drsquoeacutetablissement dans le cadre drsquoune action eacuteducative ayant lieu tout ou partie
pendant le temps scolaire
La sortie effectueacutee sur une journeacutee ou une demi-journeacutee ne comporte pas de nuiteacutee Le voyage
inclut au moins une nuiteacutee Tout voyage comportant une nuiteacutee est facultatif en application de
lrsquoarticle 371-3 du code civil
Un voyage facultatif ne doit pas ecirctre discriminatoire ce caractegravere discriminatoire srsquoexamine au
regard du montant du coucirct du voyage coucirct discriminant pour certaines familles et au fait que le
coucirct du voyage des accompagnateurs ne doit pas ecirctre supporteacute par les familles
Les voyages scolaires vont amener plusieurs actes
Un acte relatif agrave la programmation des voyages et sorties scolaires Un acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage Un acte relatif au financement des voyages scolaires Un ordre de mission pour les accompagnateurs
Chronologie
1deg acte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute consultation (instruction) de la commission permanente - Forme acte reacutedigeacute - Deacutecision immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
2deg acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
3deg acte relatif au financement des voyages scolaires
- Type acte relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte exeacutecutoire quinze jours apregraves lrsquoaccuseacute de reacuteception - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
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4deg ordre de mission pour les accompagnateurs
- Type drsquoacte acte du chef drsquoeacutetablissement relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable apregraves publiciteacute notification agrave lrsquointeacuteresseacute
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignant Initiative du voyage
Chef drsquoeacutetablissement Faisabiliteacute
Equipe de direction Instruction
Commission permanente Instruction
Conseil drsquoadministration Consultation et programmation Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Autorisation et arrecirct de la liste des eacutelegraveves participant agrave la sortie ou au
voyage
Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Enseignant Deacutetail du voyage programme
Equipe de direction
Projet de budget de financement remplacement des enseignants accompagnateurs accueil des eacutelegraveves ne participant pas au
voyage
Conseil drsquoadministration Deacutecision relative au financement du voyage autorisation de signer les conventions don DBM pour
vote si neacutecessaire
Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Transmission acte et DBM
Controcircle de leacutegaliteacute Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Chef drsquoeacutetablissement Ordre de mission Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
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Contenu de la deacutelibeacuteration relative au financement des voyages scolaires
La reacutefeacuterence agrave la charte ou au regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires La reacutefeacuterence de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires La preacutesentation du voyage (destination date objet) Les classes concerneacutees Le nombre de participants et drsquoaccompagnateurs Le nom de lrsquoadulte responsable Le budget Lrsquoautorisation de signer les contrats et les conventions preacutesenteacutees simultaneacutement Le vote du montant maximum de la participation des familles Lrsquoeacutecheacuteancier des encaissements de la participation Les modaliteacutes de remboursement en cas de deacutesistement ou drsquoannulation Les modaliteacutes de remboursement en cas drsquoexceacutedent agrave la fin du voyage Les dons
Les bonnes pratiques
Lrsquoacte devra ecirctre rendu exeacutecutoire par lrsquoautoriteacute de controcircle avant drsquoencaisser de lrsquoargent des familles ou drsquoengager les deacutepenses relatives au voyage Le budget preacutevisionnel du voyage est joint agrave lrsquoacte
Lrsquoacte est agrave joindre au 1er mandatement relatif au paiement des deacutepenses ainsi qursquoagrave lrsquoordre de recettes des participants
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires Le respect de la finaliteacute peacutedagogique et eacuteducative de la sortie Lrsquoexistence des diffeacuterents actes La rupture de lrsquoeacutegaliteacute des participants au voyage (existence de diffeacuterents tarifs selon que
lrsquoeacutelegraveve est affilieacute ou non au foyer socio-eacuteducatif) La violation du principe de gratuiteacute de lrsquoenseignement (deacutepenses des accompagnateurs mis
directement ou indirectement agrave la charge des familles) Lrsquoabsence drsquoacte La gestion de fait par une association La compeacutetence du conseil drsquoadministration pour deacutelibeacuterer sur le financement des voyages si
cette attribution a eacuteteacute deacuteleacutegueacutee agrave la commission permanente (le conseil drsquoadministration ne peut plus deacutecider et la commission permanente nrsquoest pas compeacutetente pour voter une DBM)
Reacutefeacuterence - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
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LES DONS
Deacutefinition Un don est une libeacuteraliteacute agrave titre gracieux Lrsquoassembleacutee geacuteneacuterale du foyer socio-eacuteducatif
ou la personne responsable drsquoun autre organisme peut deacutecider de financer les sorties ou voyages
scolaires drsquoun eacutetablissement public local drsquoenseignement Cette participation prend la forme drsquoun
don fait agrave lrsquoeacutetablissement Pour que ce don soit recevable il faut qursquoil soit notifieacute agrave lrsquoeacutetablissement et
que le conseil drsquoadministration se prononce sur le principe du versement du don en autorisant le chef
drsquoeacutetablissement agrave accepter ce don
Reacutefeacuterence
- Article R421-20 du code de lrsquoeacuteducation - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
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Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
FSE Lettre de notification du don
Chef drsquoeacutetablissement Etude du caractegravere recevable du don
Equipe de direction Instruction
Conseil drsquoadministration
Deacutecision autorisant le chef drsquoeacutetablissement agrave accepter le don
DBM si neacutecessaire
Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Acte relatif au don
- Type acte relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte non soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
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Le respect des engagements en acceptant le don lrsquoeacutetablissement accepte les exigences du financeur fixeacutees dans la lettre de notification du don si le don est affecteacute au voyage agrave tel voyage il ne pourra pas servir pour un autre voyage Le don nrsquoest acquis que si le voyage se reacutealise (article R421-66 du code de lrsquoeacuteducation)
Lrsquoabsence de discrimination le don est affecteacute au voyage et non pas pour faire beacuteneacuteficier quelques participants drsquoun tarif diffeacuterent ou preacutefeacuterentiel
Le compte rendu financier du voyage Lrsquoexistence de lrsquoacte du CA Le caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
LA TECHNIQUE DES RESSOURCES AFFECTEacuteES Cette technique est utiliseacutee pour des opeacuterations preacutevues par des contrats des conventions ou bien se rapportant agrave des dons legs et recettes leacutegales qui remplissent simultaneacutement les conditions suivantes
- signature drsquoune convention avec un financeur fixant les obligations ou acceptation de dons ou de recettes en contrepartie drsquoobligations
- obligation de rendre compte de lrsquoutilisation des creacutedits - obligation de restituer le solde non employeacute ou obtenir du bailleur de fonds le report de
ces creacutedits sur lrsquoexercice suivant La comptabiliteacute de ces opeacuterations srsquoexeacutecute du 1er janvier au 31 deacutecembre (il nrsquoexiste pas de peacuteriode drsquoinventaire)
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LES REGIES
Les actes de creacuteation drsquoune reacutegie ou de nomination du reacutegisseur ne sont pas soumis agrave lrsquoapprobation
du conseil drsquoadministration
1) Creacuteation drsquoune reacutegie
Le principe Les actes de creacuteation de reacutegies doivent ecirctre transmis au comptable supeacuterieur du Treacutesor en application des dispositions de lrsquoarrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et drsquoavances Sans formulation drsquoobservations du comptable supeacuterieur du Treacutesor les deacutecisions de creacuteation de reacutegies seront exeacutecutoires agrave lrsquoissue du deacutelai de 15 jours agrave compter de la date de transmission Il nrsquoest donc pas neacutecessaire de formaliser lrsquoaccord du comptable supeacuterieur du Treacutesor
Reacutefeacuterence
- Deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute relatif aux reacutegies de recettes et aux reacutegies drsquoavances des organismes publics
- Arrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et des reacutegies drsquoavances
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignants Demande
Chef drsquoeacutetablissement Demande avis de lrsquoagent comptable
Agent comptable Avis
Chef drsquoeacutetablissement Deacutecision de creacuteation de la reacutegie transmission
Comptable supeacuterieur du Treacutesor Exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves transmission
Acte relatif agrave la reacutegie
- Type acte du chef drsquoeacutetablissement - Forme acte reacutedigeacute - Acte non soumis agrave lrsquoapprobation du conseil drsquoadministration - Acte non soumis au controcircle de leacutegaliteacute - Acte exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves la transmission au comptable supeacuterieur du treacutesor - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
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Les points agrave surveiller
- Preacutesence du document instituant la reacutegie Ce document est accompagneacute du document
intituleacute laquo document drsquohabilitation raquo
o La deacutecision portant institution drsquoune reacutegie deacutecrit la nature de deacutepense ainsi que le
montant maximum par opeacuteration
o Le document drsquohabilitation preacutecisera
la date drsquohabilitation
lrsquoobjet de la reacutegie
la dureacutee
le nom du reacutegisseur
son grade
le nom du suppleacuteant
le montant de lrsquoavance
la peacuteriodiciteacute des justificatifs
le chapitre autoriseacute ainsi que les moyens de regraveglement
- Nouvelle transmission en cas de modifications drsquoune recette ou et drsquoune deacutepense
2) Nomination du reacutegisseur
La nomination du reacutegisseur est un acte interne agrave llsquoeacutetablissement et le document retraccedilant
cette nomination issu de lrsquoapplication informatique nrsquoest pas agrave transmettre
Ces reacutegies temporaires concernent principalement les voyages scolaires Le montant maximal de lrsquoavance dans le cadre drsquoune reacutegie temporaire est limiteacute au montant preacutevisible des deacutepenses agrave honorer dans le cadre de la reacutegie Il nrsquoexiste aucune disposition reacuteglementaire preacutecisant le montant maximum puisqursquoil est variable suivant lrsquoobjet de la reacutegie temporaire Le montant maximum de lrsquoavance doit donc ecirctre deacutetermineacute preacuteciseacutement en fonction de la dureacutee et de la destination du voyage
3) Nomination drsquoun mandataire
Les reacutegisseurs ont la faculteacute de deacutesigner sous leur responsabiliteacute et apregraves autorisation de lagent comptable un mandataire
Les conditions particuliegraveres de recouvrement de certains droits et de paiement de certaines deacutepenses peuvent justifier que celles-ci soient reacutealiseacutees par drsquoautres personnes habiliteacutees qui interviennent en qualiteacute de mandataires pour le compte et sous la responsabiliteacute du reacutegisseur (par exemple pour le regraveglement de deacutepenses lors drsquoun voyage scolaire agrave lrsquoeacutetranger)
Les mandataires agissent sous la responsabiliteacute du reacutegisseur Ils ne sont pas assujettis agrave cautionnement Ils ne perccediloivent pas drsquoindemniteacute de responsabiliteacute
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Organigramme et chronologie
Acteurs Rocircle
Actes
Reacutegisseur Initiative
Agent comptable Autorisation
Reacutegisseur Deacutesignation Procuration
Reacutegisseur Information du chef drsquoeacutetablissement et Speacutecimen de la
signature du mandataire
Reacutegisseur Speacutecimen de la signature du mandataire
Chronologie
Type drsquoacte Acte du reacutegisseur qui eacutetablit une procuration sur papier libre - Forme
o Acte reacutedigeacute sur papier libre o Visa de lrsquoagent comptable
- Deacutecision exeacutecutoire apregraves information du chef drsquoeacutetablissement - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de lrsquoacte
Identification du mandataire Objet du mandat les pouvoirs confieacutes au mandataire (type de deacutepenses type de recettes)
doivent ecirctre expresseacutement deacutetermineacutees dans la convention de mandat Les conditions drsquoexeacutecution de la convention
o Mise agrave disposition drsquoun registre de reccedilus agrave souche o Deacutelivrance drsquoun reccedilu o Inscription sur la souche du nom de lrsquoeacutelegraveve de la date et du montant o Consignes en cas drsquoerreur ou de rectification o Reversement tous les huit jours au maximum au reacutegisseur des fonds et piegraveces
justificatives deacutetenus
Lrsquoobligation pour le mandataire de tenir une comptabiliteacute simplifieacutee Le rappel que les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute
personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Signature de lrsquoacte de nomination accompagneacutee de la mention laquo vu pour acceptation raquo Visa de lrsquoagent comptable
Les points agrave surveiller
Le caractegravere personnel de la deacuteleacutegation (laquo intuitu personae raquo agent preacutesentant les garanties neacutecessaires)
Aucun mandataire suppleacuteant nrsquoest autoriseacute
Le caractegravere impreacutecis de lrsquoobjet de la convention de mandat
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Lrsquoenvoi de la copie de la procuration ainsi que le speacutecimen de la signature du mandataire Le respect par le mandataire des dispositions du mandat et des regravegles de fonctionnement de
la reacutegie Le mandataire ne peut exercer ses fonctions dans le cas dabsence du reacutegisseur que pendant
deux mois au maximum Dans le cas dabsence supeacuterieure agrave deux mois il convient de proceacuteder agrave la nomination dun nouveau reacutegisseur ou dun inteacuterimaire
Annexe exemple drsquoune procuration
CONVENTION DE MANDAT
Vu la loi ndeg 63-156 du 23 feacutevrier 1963 portant loi de finances pour 1963 Vu le deacutecret ndeg 62-1587 du 29 deacutecembre 1962 portant regraveglement geacuteneacuteral sur la comptabiliteacute publique Vu le deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute en dernier lieu par le deacutecret 97-33 du 13 janvier 1997 relatif aux reacutegies de recettes et drsquoavances des organismes publics En application de lrsquoinstruction codificatrice ndeg 05-042-M9-R du 30 septembre 2005 annotant lrsquoinstruction codificatrice ndeg 98-065 ndash M9 ndash R du 4 mai 1998
Vu lrsquoacte administratif ndeghelliphelliphelliphellip du Conseil drsquoadministration du helliphelliphelliphelliphelliprelatif au financement du budget du voyage scolaire
Article 1 Objet Monsieur helliphelliphelliphelliphellip agissant en qualiteacute de reacutegisseur du Collegravege helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip donne procuration agrave Monsieur helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip professeur de helliphelliphelliphelliphelliphellip deacutesigneacute en qualiteacute de mandataire pour lrsquoencaissement des recettes correspondantes agrave helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Article 2 Seuil des encaissements Consideacuterant le tarif voteacute en Conseil drsquoadministration et le nombre drsquoeacutelegraveves concerneacutes Le montant des encaissements ne doit pas deacutepasser helliphelliphelliphelliphellipeuros
Article 3 Obligations du mandataire Un registre de reccedilus agrave souche sera deacutelivreacute au mandataire A chaque encaissement le mandataire devra deacutelivrer un reccedilu En cas drsquoerreur ou drsquoannulation le reccedilu portera la mention laquo annuleacute raquo et sera agrafeacute agrave la souche Le mandataire inscrira sur la souche le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant et lrsquoobjet Le mandataire indiquera sur le reccedilu le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant lrsquoobjet sa qualiteacute et son eacutemargement sera preacuteceacutedeacute de son nom Il doit proceacuteder au reversement tous les huit jours au maximum des fonds et piegraveces justificatives qursquoil deacutetient au reacutegisseur qui les centralise et les integravegre dans sa comptabiliteacute En aucun cas le mandataire ne doit encaisser des sommes ne correspondant pas agrave lrsquoobjet le montant ou la qualiteacute des deacutebiteurs de la preacutesente convention
Article 4 Responsabiliteacute Les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Le mandataire est donc tenu de rendre compte de sa gestion au reacutegisseur et doit agrave ce titre tenir une comptabiliteacute simplifieacutee de sa gestion
En cas de non respect des termes de la preacutesente convention par le mandataire le reacutegisseur se reacuteserve le droit drsquoengager la responsabiliteacute du mandataire
Article 5 Dureacutee La preacutesente convention est conclue pour une dureacutee de deux mois agrave compter de sa signature A helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip le helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
LrsquoAgent comptable Le Reacutegisseur Le Mandataire laquovu pour acceptation raquo
helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
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LA BUDGETISATION DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages obligatoires non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives
Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute obligatoire les deacutepenses sont effectueacutees sur le budget de lrsquoeacutetablissement etou sur ressources speacutecifiques Aucune participation des familles ne peut ecirctre demandeacutee il nrsquoexiste en comptabiliteacute aucun compte 7067 contributions des familles aux voyages scolaires dans les services eacutenumeacutereacutes ci-dessous La gestion financiegravere et comptable est imputeacutee en totaliteacute
- Au service geacuteneacuteral o sur le chapitre A1 activiteacute eacuteducatives et peacutedagogiques (A1 6245)
- etou sur les services speacuteciaux suivants
o J 1 Enseignement technique (y compris la taxe drsquoapprentissage si la sortie est en rapport avec la formation des eacutelegraveves)
o J 31 J32 J38 Projet drsquoeacutetablissement o J 4 Zone drsquoeacuteducation prioritaire
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o N 85 Subvention de collectiviteacute territoriale pour le deacuteveloppement des activiteacutes culturelles et peacuteri-eacuteducatives
Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages facultatifs non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Participation des familles
Ressources non
affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires
La gestion financiegravere et comptable du voyage doit ecirctre impeacuterativement imputeacutee en totaliteacute sur le
service speacutecial ndash chapitre N3 en recettes et en deacutepenses
Le chapitre N3 est un service speacutecial sans reacuteserve eacutequilibreacute en recettes et en deacutepenses geacutereacute en partie depuis le 1er janvier 2008 selon la technique des ressources affecteacutees dont la comptabilisation donne lieu agrave une prise en charge au deacutebit du C468 263 produits agrave recevoir sur appariements voyages par le creacutedit du compte C468 663 charges agrave payer sur appariements voyages
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Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute facultative la totaliteacute des deacutepenses est effectueacutee sur le budget du voyage tel qursquoil a eacuteteacute preacutesenteacute et voteacute par le conseil drsquoadministration
Les personnels drsquoencadrement eacutetant dispenseacutes de contribution financiegravere il est donc neacutecessaire de preacutevoir sur le budget de lrsquoeacutetablissement les modaliteacutes de financement des deacutepenses des accompagnateurs affeacuterentes agrave ce voyage puisque les familles nrsquoont pas agrave en supporter les frais Si les accompagnateurs payent une participation cette derniegravere devra ecirctre retraceacutee au compte 70888
Dans le cas des sorties et voyages facultatifs la participation demandeacutee aux familles sera comptabiliseacutee au compte 7067 Nota bene Le compte 70667 ne doit jamais ecirctre utiliseacute pour un voyage ce dernier est reacuteserveacute agrave des contributions de formation continue et de promotion sociale (racine 7066) Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
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La technique budgeacutetaire des contributions entre services pour les comptes laquo charges agrave payer raquo et laquo produits agrave recevoir raquo
Si une des recettes du voyage provient drsquoun preacutelegravevement sur fonds de reacuteserve ou drsquoun autre service de lrsquoeacutetablissement Il conviendra drsquoappliquer alors la technique budgeacutetaire des contributions entre services (comptes 6588 et 7588) Le principe est simple laquo un service qui donne un service qui reccediloit raquo La comptabilisation de cette opeacuteration se traduira par
- un mandat drsquoordre au compte 6588 dans le service qui donne - un OR au compte 7588 dans le service qui reccediloit
Compte
D 6588 Compte
4662 Compte
468263 Compte
468663 Compte
N3 7588
D C D C D C D C D C
1 X X 2 X X 3 X X 4 X X
Seront utiliseacutes les comptes suivants compte 6588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement compte 4662 Mandats agrave payer ndash Exercice courant compte 468263 Produits agrave recevoir sur appariements voyages compte 468663 Charges agrave payer sur appariements voyages Compte 7588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement
Lrsquoeacutegaliteacute entre ces deux comptes doit toujours exister que ce soit au niveau de lrsquoouverture de creacutedits et de preacutevision de recettes ou que ce soit au niveau de lrsquoexeacutecution le mandat drsquoordre au compte 6588 et la recette drsquoordre au 7588 doivent ecirctre eacutetablis pour le montant exact de la deacutepense constateacutee sur ce financement et non en fonction de la preacutevision budgeacutetaire
DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au chapitre D 6588 si le preacutelegravevement provient des reacuteserves du service geacuteneacuteral au J1 6588 srsquoil provient des reacuteserves de lrsquoenseignement technique DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au service speacutecial J3(X) 6588 si le voyage finalise un projet drsquoeacutetablissement (PAPeacutet) participation du service speacutecial au service N3 qui retrace la totaliteacute du voyage
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CA ET PROGRAMMATION DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES DANS LE CADRE DE LrsquoANNEE SCOLAIRE
Exemple de calendrier avec programmation des sorties et des voyages scolaires en deacutebut drsquoanneacutee
scolaire
Calendrier Actes du CA Anneacutee N
Anneacutee N+1
1er CA de lrsquoanneacutee
Elaboration de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
X
2eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage
X
3eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Budget de lrsquoEPLE
Inscription des sorties et voyages agrave lrsquoEPCP
X
4eacuteme CA de lrsquoanneacutee
5eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Compte rendu du voyage et preacutesentation du bilan financier au CA
X
Exemple de calendrier sans programmation drsquoune sortie ou drsquoun voyage scolaire en deacutebut drsquoanneacutee
scolaire
Calendrier Actes du CA Anneacutee N
Anneacutee N+1
1er CA de lrsquoanneacutee
Elaboration de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages
scolaires
2eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage
3eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Budget de lrsquoEPLE
4eacuteme CA de
lrsquoanneacutee
Acte relatif au financement des voyages scolaires et budget du
voyage DBM
Inscription des sorties et voyages agrave lrsquoEPCP
Ou Acte du CA autorisant le CE de signer le contrat
X
5eacuteme CA de lrsquoanneacutee
Compte rendu du voyage et preacutesentation du bilan financier au
CA
X
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LES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES OBLIGATOIRES
Deacutefinition Deacuteplacements collectifs drsquoeacutelegraveves hors de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
accompagneacutes et organiseacutes sous lrsquoautoriteacute du chef drsquoeacutetablissement dans le cadre drsquoune action
eacuteducative ayant lieu tout ou partie pendant le temps scolaire
La sortie effectueacutee sur une journeacutee ou une demi-journeacutee ne comporte pas de nuiteacutee Le voyage
inclut au moins une nuiteacutee Tout voyage comportant une nuiteacutee est facultatif en application de
lrsquoarticle 371-3 du code civil
Le caractegravere obligatoire implique la gratuiteacute pour les eacutelegraveves et accompagnateurs
Critegraveres de la sortie obligatoire
La sortie obligatoire concerne la classe entiegravere ou un niveau deacutetermineacute La sortie srsquoinscrit dans le cadre des programmes officiels ou du projet drsquoeacutetablissement La sortie srsquoexeacutecute sur le temps scolaire
Reacutefeacuterence
- Circulaire ndeg79-186 du 12 Juin 1979 - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
Organigramme
Les sorties et voyages obligatoires vont amener plusieurs actes
Un acte relatif agrave la programmation des voyages et sorties scolaires Un acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant la sortie Un ordre de mission
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignant Initiative du voyage
Chef drsquoeacutetablissement Faisabiliteacute
Equipe de direction Instruction
Conseil drsquoadministration Consultation et programmation Avis ou Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Autorisation du voyage Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes Information des familles
Chef drsquoeacutetablissement Ordre de mission Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
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Chronologie
1deg acte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Deacutecision immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
2deg acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
3deg ordre de mission pour les accompagnateurs
- Type drsquoacte acte du chef drsquoeacutetablissement relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable apregraves publiciteacute notification agrave lrsquointeacuteresseacute
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires Le respect de la finaliteacute peacutedagogique et eacuteducative de la sortie Le respect des critegraveres de la sortie obligatoire elle ne peut pas concerner seulement que
quelques eacutelegraveves Lrsquoinformation des familles ou du repreacutesentant leacutegal (eacutecrite si besoin) Le caractegravere facultatif de lrsquoassurance pour la famille (La sortie constitue une activiteacute
obligatoire) La violation du principe de gratuiteacute de lrsquoenseignement pour les eacutelegraveves et les
accompagnateurs Lrsquoabsence drsquoacte du chef drsquoeacutetablissement Le caractegravere exeacutecutoire des actes La gestion financiegravere de la sortie incombe en totaliteacute sur le budget de lrsquoeacutetablissement
chapitre A1 J1 ou J31 J32 J38 ou J4 il nrsquoexiste aucun compte 7067 contribution des familles aux voyages scolaires
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LES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES FACULTATIFS
Deacutefinition Deacuteplacements collectifs drsquoeacutelegraveves hors de lrsquoEPLE accompagneacutes et organiseacutes sous
lrsquoautoriteacute du chef drsquoeacutetablissement dans le cadre drsquoune action eacuteducative ayant lieu tout ou partie
pendant le temps scolaire
La sortie effectueacutee sur une journeacutee ou une demi-journeacutee ne comporte pas de nuiteacutee Le voyage
inclut au moins une nuiteacutee Tout voyage comportant une nuiteacutee est facultatif en application de
lrsquoarticle 371-3 du code civil
Un voyage facultatif ne doit pas ecirctre discriminatoire ce caractegravere discriminatoire srsquoexamine au
regard du montant du coucirct du voyage coucirct discriminant pour certaines familles et au fait que le
coucirct du voyage des accompagnateurs ne doit pas ecirctre supporteacute par les familles
Les voyages scolaires vont amener plusieurs actes
Un acte relatif agrave la programmation des voyages et sorties scolaires Un acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage Un acte relatif au financement des voyages scolaires Un ordre de mission pour les accompagnateurs
Chronologie
1deg acte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute consultation (instruction) de la commission permanente - Forme acte reacutedigeacute - Deacutecision immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
2deg acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
3deg acte relatif au financement des voyages scolaires
- Type acte relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte exeacutecutoire quinze jours apregraves lrsquoaccuseacute de reacuteception - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
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4deg ordre de mission pour les accompagnateurs
- Type drsquoacte acte du chef drsquoeacutetablissement relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable apregraves publiciteacute notification agrave lrsquointeacuteresseacute
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignant Initiative du voyage
Chef drsquoeacutetablissement Faisabiliteacute
Equipe de direction Instruction
Commission permanente Instruction
Conseil drsquoadministration Consultation et programmation Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Autorisation et arrecirct de la liste des eacutelegraveves participant agrave la sortie ou au
voyage
Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Enseignant Deacutetail du voyage programme
Equipe de direction
Projet de budget de financement remplacement des enseignants accompagnateurs accueil des eacutelegraveves ne participant pas au
voyage
Conseil drsquoadministration Deacutecision relative au financement du voyage autorisation de signer les conventions don DBM pour
vote si neacutecessaire
Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Transmission acte et DBM
Controcircle de leacutegaliteacute Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Chef drsquoeacutetablissement Ordre de mission Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
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Contenu de la deacutelibeacuteration relative au financement des voyages scolaires
La reacutefeacuterence agrave la charte ou au regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires La reacutefeacuterence de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires La preacutesentation du voyage (destination date objet) Les classes concerneacutees Le nombre de participants et drsquoaccompagnateurs Le nom de lrsquoadulte responsable Le budget Lrsquoautorisation de signer les contrats et les conventions preacutesenteacutees simultaneacutement Le vote du montant maximum de la participation des familles Lrsquoeacutecheacuteancier des encaissements de la participation Les modaliteacutes de remboursement en cas de deacutesistement ou drsquoannulation Les modaliteacutes de remboursement en cas drsquoexceacutedent agrave la fin du voyage Les dons
Les bonnes pratiques
Lrsquoacte devra ecirctre rendu exeacutecutoire par lrsquoautoriteacute de controcircle avant drsquoencaisser de lrsquoargent des familles ou drsquoengager les deacutepenses relatives au voyage Le budget preacutevisionnel du voyage est joint agrave lrsquoacte
Lrsquoacte est agrave joindre au 1er mandatement relatif au paiement des deacutepenses ainsi qursquoagrave lrsquoordre de recettes des participants
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires Le respect de la finaliteacute peacutedagogique et eacuteducative de la sortie Lrsquoexistence des diffeacuterents actes La rupture de lrsquoeacutegaliteacute des participants au voyage (existence de diffeacuterents tarifs selon que
lrsquoeacutelegraveve est affilieacute ou non au foyer socio-eacuteducatif) La violation du principe de gratuiteacute de lrsquoenseignement (deacutepenses des accompagnateurs mis
directement ou indirectement agrave la charge des familles) Lrsquoabsence drsquoacte La gestion de fait par une association La compeacutetence du conseil drsquoadministration pour deacutelibeacuterer sur le financement des voyages si
cette attribution a eacuteteacute deacuteleacutegueacutee agrave la commission permanente (le conseil drsquoadministration ne peut plus deacutecider et la commission permanente nrsquoest pas compeacutetente pour voter une DBM)
Reacutefeacuterence - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
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LES DONS
Deacutefinition Un don est une libeacuteraliteacute agrave titre gracieux Lrsquoassembleacutee geacuteneacuterale du foyer socio-eacuteducatif
ou la personne responsable drsquoun autre organisme peut deacutecider de financer les sorties ou voyages
scolaires drsquoun eacutetablissement public local drsquoenseignement Cette participation prend la forme drsquoun
don fait agrave lrsquoeacutetablissement Pour que ce don soit recevable il faut qursquoil soit notifieacute agrave lrsquoeacutetablissement et
que le conseil drsquoadministration se prononce sur le principe du versement du don en autorisant le chef
drsquoeacutetablissement agrave accepter ce don
Reacutefeacuterence
- Article R421-20 du code de lrsquoeacuteducation - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
FSE Lettre de notification du don
Chef drsquoeacutetablissement Etude du caractegravere recevable du don
Equipe de direction Instruction
Conseil drsquoadministration
Deacutecision autorisant le chef drsquoeacutetablissement agrave accepter le don
DBM si neacutecessaire
Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Acte relatif au don
- Type acte relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte non soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
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Le respect des engagements en acceptant le don lrsquoeacutetablissement accepte les exigences du financeur fixeacutees dans la lettre de notification du don si le don est affecteacute au voyage agrave tel voyage il ne pourra pas servir pour un autre voyage Le don nrsquoest acquis que si le voyage se reacutealise (article R421-66 du code de lrsquoeacuteducation)
Lrsquoabsence de discrimination le don est affecteacute au voyage et non pas pour faire beacuteneacuteficier quelques participants drsquoun tarif diffeacuterent ou preacutefeacuterentiel
Le compte rendu financier du voyage Lrsquoexistence de lrsquoacte du CA Le caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
LA TECHNIQUE DES RESSOURCES AFFECTEacuteES Cette technique est utiliseacutee pour des opeacuterations preacutevues par des contrats des conventions ou bien se rapportant agrave des dons legs et recettes leacutegales qui remplissent simultaneacutement les conditions suivantes
- signature drsquoune convention avec un financeur fixant les obligations ou acceptation de dons ou de recettes en contrepartie drsquoobligations
- obligation de rendre compte de lrsquoutilisation des creacutedits - obligation de restituer le solde non employeacute ou obtenir du bailleur de fonds le report de
ces creacutedits sur lrsquoexercice suivant La comptabiliteacute de ces opeacuterations srsquoexeacutecute du 1er janvier au 31 deacutecembre (il nrsquoexiste pas de peacuteriode drsquoinventaire)
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LES REGIES
Les actes de creacuteation drsquoune reacutegie ou de nomination du reacutegisseur ne sont pas soumis agrave lrsquoapprobation
du conseil drsquoadministration
1) Creacuteation drsquoune reacutegie
Le principe Les actes de creacuteation de reacutegies doivent ecirctre transmis au comptable supeacuterieur du Treacutesor en application des dispositions de lrsquoarrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et drsquoavances Sans formulation drsquoobservations du comptable supeacuterieur du Treacutesor les deacutecisions de creacuteation de reacutegies seront exeacutecutoires agrave lrsquoissue du deacutelai de 15 jours agrave compter de la date de transmission Il nrsquoest donc pas neacutecessaire de formaliser lrsquoaccord du comptable supeacuterieur du Treacutesor
Reacutefeacuterence
- Deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute relatif aux reacutegies de recettes et aux reacutegies drsquoavances des organismes publics
- Arrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et des reacutegies drsquoavances
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignants Demande
Chef drsquoeacutetablissement Demande avis de lrsquoagent comptable
Agent comptable Avis
Chef drsquoeacutetablissement Deacutecision de creacuteation de la reacutegie transmission
Comptable supeacuterieur du Treacutesor Exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves transmission
Acte relatif agrave la reacutegie
- Type acte du chef drsquoeacutetablissement - Forme acte reacutedigeacute - Acte non soumis agrave lrsquoapprobation du conseil drsquoadministration - Acte non soumis au controcircle de leacutegaliteacute - Acte exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves la transmission au comptable supeacuterieur du treacutesor - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
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Les points agrave surveiller
- Preacutesence du document instituant la reacutegie Ce document est accompagneacute du document
intituleacute laquo document drsquohabilitation raquo
o La deacutecision portant institution drsquoune reacutegie deacutecrit la nature de deacutepense ainsi que le
montant maximum par opeacuteration
o Le document drsquohabilitation preacutecisera
la date drsquohabilitation
lrsquoobjet de la reacutegie
la dureacutee
le nom du reacutegisseur
son grade
le nom du suppleacuteant
le montant de lrsquoavance
la peacuteriodiciteacute des justificatifs
le chapitre autoriseacute ainsi que les moyens de regraveglement
- Nouvelle transmission en cas de modifications drsquoune recette ou et drsquoune deacutepense
2) Nomination du reacutegisseur
La nomination du reacutegisseur est un acte interne agrave llsquoeacutetablissement et le document retraccedilant
cette nomination issu de lrsquoapplication informatique nrsquoest pas agrave transmettre
Ces reacutegies temporaires concernent principalement les voyages scolaires Le montant maximal de lrsquoavance dans le cadre drsquoune reacutegie temporaire est limiteacute au montant preacutevisible des deacutepenses agrave honorer dans le cadre de la reacutegie Il nrsquoexiste aucune disposition reacuteglementaire preacutecisant le montant maximum puisqursquoil est variable suivant lrsquoobjet de la reacutegie temporaire Le montant maximum de lrsquoavance doit donc ecirctre deacutetermineacute preacuteciseacutement en fonction de la dureacutee et de la destination du voyage
3) Nomination drsquoun mandataire
Les reacutegisseurs ont la faculteacute de deacutesigner sous leur responsabiliteacute et apregraves autorisation de lagent comptable un mandataire
Les conditions particuliegraveres de recouvrement de certains droits et de paiement de certaines deacutepenses peuvent justifier que celles-ci soient reacutealiseacutees par drsquoautres personnes habiliteacutees qui interviennent en qualiteacute de mandataires pour le compte et sous la responsabiliteacute du reacutegisseur (par exemple pour le regraveglement de deacutepenses lors drsquoun voyage scolaire agrave lrsquoeacutetranger)
Les mandataires agissent sous la responsabiliteacute du reacutegisseur Ils ne sont pas assujettis agrave cautionnement Ils ne perccediloivent pas drsquoindemniteacute de responsabiliteacute
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Organigramme et chronologie
Acteurs Rocircle
Actes
Reacutegisseur Initiative
Agent comptable Autorisation
Reacutegisseur Deacutesignation Procuration
Reacutegisseur Information du chef drsquoeacutetablissement et Speacutecimen de la
signature du mandataire
Reacutegisseur Speacutecimen de la signature du mandataire
Chronologie
Type drsquoacte Acte du reacutegisseur qui eacutetablit une procuration sur papier libre - Forme
o Acte reacutedigeacute sur papier libre o Visa de lrsquoagent comptable
- Deacutecision exeacutecutoire apregraves information du chef drsquoeacutetablissement - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de lrsquoacte
Identification du mandataire Objet du mandat les pouvoirs confieacutes au mandataire (type de deacutepenses type de recettes)
doivent ecirctre expresseacutement deacutetermineacutees dans la convention de mandat Les conditions drsquoexeacutecution de la convention
o Mise agrave disposition drsquoun registre de reccedilus agrave souche o Deacutelivrance drsquoun reccedilu o Inscription sur la souche du nom de lrsquoeacutelegraveve de la date et du montant o Consignes en cas drsquoerreur ou de rectification o Reversement tous les huit jours au maximum au reacutegisseur des fonds et piegraveces
justificatives deacutetenus
Lrsquoobligation pour le mandataire de tenir une comptabiliteacute simplifieacutee Le rappel que les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute
personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Signature de lrsquoacte de nomination accompagneacutee de la mention laquo vu pour acceptation raquo Visa de lrsquoagent comptable
Les points agrave surveiller
Le caractegravere personnel de la deacuteleacutegation (laquo intuitu personae raquo agent preacutesentant les garanties neacutecessaires)
Aucun mandataire suppleacuteant nrsquoest autoriseacute
Le caractegravere impreacutecis de lrsquoobjet de la convention de mandat
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Lrsquoenvoi de la copie de la procuration ainsi que le speacutecimen de la signature du mandataire Le respect par le mandataire des dispositions du mandat et des regravegles de fonctionnement de
la reacutegie Le mandataire ne peut exercer ses fonctions dans le cas dabsence du reacutegisseur que pendant
deux mois au maximum Dans le cas dabsence supeacuterieure agrave deux mois il convient de proceacuteder agrave la nomination dun nouveau reacutegisseur ou dun inteacuterimaire
Annexe exemple drsquoune procuration
CONVENTION DE MANDAT
Vu la loi ndeg 63-156 du 23 feacutevrier 1963 portant loi de finances pour 1963 Vu le deacutecret ndeg 62-1587 du 29 deacutecembre 1962 portant regraveglement geacuteneacuteral sur la comptabiliteacute publique Vu le deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute en dernier lieu par le deacutecret 97-33 du 13 janvier 1997 relatif aux reacutegies de recettes et drsquoavances des organismes publics En application de lrsquoinstruction codificatrice ndeg 05-042-M9-R du 30 septembre 2005 annotant lrsquoinstruction codificatrice ndeg 98-065 ndash M9 ndash R du 4 mai 1998
Vu lrsquoacte administratif ndeghelliphelliphelliphellip du Conseil drsquoadministration du helliphelliphelliphelliphelliprelatif au financement du budget du voyage scolaire
Article 1 Objet Monsieur helliphelliphelliphelliphellip agissant en qualiteacute de reacutegisseur du Collegravege helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip donne procuration agrave Monsieur helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip professeur de helliphelliphelliphelliphelliphellip deacutesigneacute en qualiteacute de mandataire pour lrsquoencaissement des recettes correspondantes agrave helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Article 2 Seuil des encaissements Consideacuterant le tarif voteacute en Conseil drsquoadministration et le nombre drsquoeacutelegraveves concerneacutes Le montant des encaissements ne doit pas deacutepasser helliphelliphelliphelliphellipeuros
Article 3 Obligations du mandataire Un registre de reccedilus agrave souche sera deacutelivreacute au mandataire A chaque encaissement le mandataire devra deacutelivrer un reccedilu En cas drsquoerreur ou drsquoannulation le reccedilu portera la mention laquo annuleacute raquo et sera agrafeacute agrave la souche Le mandataire inscrira sur la souche le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant et lrsquoobjet Le mandataire indiquera sur le reccedilu le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant lrsquoobjet sa qualiteacute et son eacutemargement sera preacuteceacutedeacute de son nom Il doit proceacuteder au reversement tous les huit jours au maximum des fonds et piegraveces justificatives qursquoil deacutetient au reacutegisseur qui les centralise et les integravegre dans sa comptabiliteacute En aucun cas le mandataire ne doit encaisser des sommes ne correspondant pas agrave lrsquoobjet le montant ou la qualiteacute des deacutebiteurs de la preacutesente convention
Article 4 Responsabiliteacute Les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Le mandataire est donc tenu de rendre compte de sa gestion au reacutegisseur et doit agrave ce titre tenir une comptabiliteacute simplifieacutee de sa gestion
En cas de non respect des termes de la preacutesente convention par le mandataire le reacutegisseur se reacuteserve le droit drsquoengager la responsabiliteacute du mandataire
Article 5 Dureacutee La preacutesente convention est conclue pour une dureacutee de deux mois agrave compter de sa signature A helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip le helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
LrsquoAgent comptable Le Reacutegisseur Le Mandataire laquovu pour acceptation raquo
helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
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LA BUDGETISATION DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages obligatoires non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives
Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute obligatoire les deacutepenses sont effectueacutees sur le budget de lrsquoeacutetablissement etou sur ressources speacutecifiques Aucune participation des familles ne peut ecirctre demandeacutee il nrsquoexiste en comptabiliteacute aucun compte 7067 contributions des familles aux voyages scolaires dans les services eacutenumeacutereacutes ci-dessous La gestion financiegravere et comptable est imputeacutee en totaliteacute
- Au service geacuteneacuteral o sur le chapitre A1 activiteacute eacuteducatives et peacutedagogiques (A1 6245)
- etou sur les services speacuteciaux suivants
o J 1 Enseignement technique (y compris la taxe drsquoapprentissage si la sortie est en rapport avec la formation des eacutelegraveves)
o J 31 J32 J38 Projet drsquoeacutetablissement o J 4 Zone drsquoeacuteducation prioritaire
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o N 85 Subvention de collectiviteacute territoriale pour le deacuteveloppement des activiteacutes culturelles et peacuteri-eacuteducatives
Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages facultatifs non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Participation des familles
Ressources non
affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires
La gestion financiegravere et comptable du voyage doit ecirctre impeacuterativement imputeacutee en totaliteacute sur le
service speacutecial ndash chapitre N3 en recettes et en deacutepenses
Le chapitre N3 est un service speacutecial sans reacuteserve eacutequilibreacute en recettes et en deacutepenses geacutereacute en partie depuis le 1er janvier 2008 selon la technique des ressources affecteacutees dont la comptabilisation donne lieu agrave une prise en charge au deacutebit du C468 263 produits agrave recevoir sur appariements voyages par le creacutedit du compte C468 663 charges agrave payer sur appariements voyages
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Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute facultative la totaliteacute des deacutepenses est effectueacutee sur le budget du voyage tel qursquoil a eacuteteacute preacutesenteacute et voteacute par le conseil drsquoadministration
Les personnels drsquoencadrement eacutetant dispenseacutes de contribution financiegravere il est donc neacutecessaire de preacutevoir sur le budget de lrsquoeacutetablissement les modaliteacutes de financement des deacutepenses des accompagnateurs affeacuterentes agrave ce voyage puisque les familles nrsquoont pas agrave en supporter les frais Si les accompagnateurs payent une participation cette derniegravere devra ecirctre retraceacutee au compte 70888
Dans le cas des sorties et voyages facultatifs la participation demandeacutee aux familles sera comptabiliseacutee au compte 7067 Nota bene Le compte 70667 ne doit jamais ecirctre utiliseacute pour un voyage ce dernier est reacuteserveacute agrave des contributions de formation continue et de promotion sociale (racine 7066) Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
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La technique budgeacutetaire des contributions entre services pour les comptes laquo charges agrave payer raquo et laquo produits agrave recevoir raquo
Si une des recettes du voyage provient drsquoun preacutelegravevement sur fonds de reacuteserve ou drsquoun autre service de lrsquoeacutetablissement Il conviendra drsquoappliquer alors la technique budgeacutetaire des contributions entre services (comptes 6588 et 7588) Le principe est simple laquo un service qui donne un service qui reccediloit raquo La comptabilisation de cette opeacuteration se traduira par
- un mandat drsquoordre au compte 6588 dans le service qui donne - un OR au compte 7588 dans le service qui reccediloit
Compte
D 6588 Compte
4662 Compte
468263 Compte
468663 Compte
N3 7588
D C D C D C D C D C
1 X X 2 X X 3 X X 4 X X
Seront utiliseacutes les comptes suivants compte 6588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement compte 4662 Mandats agrave payer ndash Exercice courant compte 468263 Produits agrave recevoir sur appariements voyages compte 468663 Charges agrave payer sur appariements voyages Compte 7588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement
Lrsquoeacutegaliteacute entre ces deux comptes doit toujours exister que ce soit au niveau de lrsquoouverture de creacutedits et de preacutevision de recettes ou que ce soit au niveau de lrsquoexeacutecution le mandat drsquoordre au compte 6588 et la recette drsquoordre au 7588 doivent ecirctre eacutetablis pour le montant exact de la deacutepense constateacutee sur ce financement et non en fonction de la preacutevision budgeacutetaire
DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au chapitre D 6588 si le preacutelegravevement provient des reacuteserves du service geacuteneacuteral au J1 6588 srsquoil provient des reacuteserves de lrsquoenseignement technique DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au service speacutecial J3(X) 6588 si le voyage finalise un projet drsquoeacutetablissement (PAPeacutet) participation du service speacutecial au service N3 qui retrace la totaliteacute du voyage
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LES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES OBLIGATOIRES
Deacutefinition Deacuteplacements collectifs drsquoeacutelegraveves hors de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
accompagneacutes et organiseacutes sous lrsquoautoriteacute du chef drsquoeacutetablissement dans le cadre drsquoune action
eacuteducative ayant lieu tout ou partie pendant le temps scolaire
La sortie effectueacutee sur une journeacutee ou une demi-journeacutee ne comporte pas de nuiteacutee Le voyage
inclut au moins une nuiteacutee Tout voyage comportant une nuiteacutee est facultatif en application de
lrsquoarticle 371-3 du code civil
Le caractegravere obligatoire implique la gratuiteacute pour les eacutelegraveves et accompagnateurs
Critegraveres de la sortie obligatoire
La sortie obligatoire concerne la classe entiegravere ou un niveau deacutetermineacute La sortie srsquoinscrit dans le cadre des programmes officiels ou du projet drsquoeacutetablissement La sortie srsquoexeacutecute sur le temps scolaire
Reacutefeacuterence
- Circulaire ndeg79-186 du 12 Juin 1979 - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
Organigramme
Les sorties et voyages obligatoires vont amener plusieurs actes
Un acte relatif agrave la programmation des voyages et sorties scolaires Un acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant la sortie Un ordre de mission
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignant Initiative du voyage
Chef drsquoeacutetablissement Faisabiliteacute
Equipe de direction Instruction
Conseil drsquoadministration Consultation et programmation Avis ou Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Autorisation du voyage Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes Information des familles
Chef drsquoeacutetablissement Ordre de mission Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
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Chronologie
1deg acte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Deacutecision immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
2deg acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
3deg ordre de mission pour les accompagnateurs
- Type drsquoacte acte du chef drsquoeacutetablissement relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable apregraves publiciteacute notification agrave lrsquointeacuteresseacute
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires Le respect de la finaliteacute peacutedagogique et eacuteducative de la sortie Le respect des critegraveres de la sortie obligatoire elle ne peut pas concerner seulement que
quelques eacutelegraveves Lrsquoinformation des familles ou du repreacutesentant leacutegal (eacutecrite si besoin) Le caractegravere facultatif de lrsquoassurance pour la famille (La sortie constitue une activiteacute
obligatoire) La violation du principe de gratuiteacute de lrsquoenseignement pour les eacutelegraveves et les
accompagnateurs Lrsquoabsence drsquoacte du chef drsquoeacutetablissement Le caractegravere exeacutecutoire des actes La gestion financiegravere de la sortie incombe en totaliteacute sur le budget de lrsquoeacutetablissement
chapitre A1 J1 ou J31 J32 J38 ou J4 il nrsquoexiste aucun compte 7067 contribution des familles aux voyages scolaires
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LES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES FACULTATIFS
Deacutefinition Deacuteplacements collectifs drsquoeacutelegraveves hors de lrsquoEPLE accompagneacutes et organiseacutes sous
lrsquoautoriteacute du chef drsquoeacutetablissement dans le cadre drsquoune action eacuteducative ayant lieu tout ou partie
pendant le temps scolaire
La sortie effectueacutee sur une journeacutee ou une demi-journeacutee ne comporte pas de nuiteacutee Le voyage
inclut au moins une nuiteacutee Tout voyage comportant une nuiteacutee est facultatif en application de
lrsquoarticle 371-3 du code civil
Un voyage facultatif ne doit pas ecirctre discriminatoire ce caractegravere discriminatoire srsquoexamine au
regard du montant du coucirct du voyage coucirct discriminant pour certaines familles et au fait que le
coucirct du voyage des accompagnateurs ne doit pas ecirctre supporteacute par les familles
Les voyages scolaires vont amener plusieurs actes
Un acte relatif agrave la programmation des voyages et sorties scolaires Un acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage Un acte relatif au financement des voyages scolaires Un ordre de mission pour les accompagnateurs
Chronologie
1deg acte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute consultation (instruction) de la commission permanente - Forme acte reacutedigeacute - Deacutecision immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
2deg acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
3deg acte relatif au financement des voyages scolaires
- Type acte relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte exeacutecutoire quinze jours apregraves lrsquoaccuseacute de reacuteception - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
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4deg ordre de mission pour les accompagnateurs
- Type drsquoacte acte du chef drsquoeacutetablissement relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable apregraves publiciteacute notification agrave lrsquointeacuteresseacute
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignant Initiative du voyage
Chef drsquoeacutetablissement Faisabiliteacute
Equipe de direction Instruction
Commission permanente Instruction
Conseil drsquoadministration Consultation et programmation Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Autorisation et arrecirct de la liste des eacutelegraveves participant agrave la sortie ou au
voyage
Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Enseignant Deacutetail du voyage programme
Equipe de direction
Projet de budget de financement remplacement des enseignants accompagnateurs accueil des eacutelegraveves ne participant pas au
voyage
Conseil drsquoadministration Deacutecision relative au financement du voyage autorisation de signer les conventions don DBM pour
vote si neacutecessaire
Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Transmission acte et DBM
Controcircle de leacutegaliteacute Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Chef drsquoeacutetablissement Ordre de mission Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
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Contenu de la deacutelibeacuteration relative au financement des voyages scolaires
La reacutefeacuterence agrave la charte ou au regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires La reacutefeacuterence de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires La preacutesentation du voyage (destination date objet) Les classes concerneacutees Le nombre de participants et drsquoaccompagnateurs Le nom de lrsquoadulte responsable Le budget Lrsquoautorisation de signer les contrats et les conventions preacutesenteacutees simultaneacutement Le vote du montant maximum de la participation des familles Lrsquoeacutecheacuteancier des encaissements de la participation Les modaliteacutes de remboursement en cas de deacutesistement ou drsquoannulation Les modaliteacutes de remboursement en cas drsquoexceacutedent agrave la fin du voyage Les dons
Les bonnes pratiques
Lrsquoacte devra ecirctre rendu exeacutecutoire par lrsquoautoriteacute de controcircle avant drsquoencaisser de lrsquoargent des familles ou drsquoengager les deacutepenses relatives au voyage Le budget preacutevisionnel du voyage est joint agrave lrsquoacte
Lrsquoacte est agrave joindre au 1er mandatement relatif au paiement des deacutepenses ainsi qursquoagrave lrsquoordre de recettes des participants
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires Le respect de la finaliteacute peacutedagogique et eacuteducative de la sortie Lrsquoexistence des diffeacuterents actes La rupture de lrsquoeacutegaliteacute des participants au voyage (existence de diffeacuterents tarifs selon que
lrsquoeacutelegraveve est affilieacute ou non au foyer socio-eacuteducatif) La violation du principe de gratuiteacute de lrsquoenseignement (deacutepenses des accompagnateurs mis
directement ou indirectement agrave la charge des familles) Lrsquoabsence drsquoacte La gestion de fait par une association La compeacutetence du conseil drsquoadministration pour deacutelibeacuterer sur le financement des voyages si
cette attribution a eacuteteacute deacuteleacutegueacutee agrave la commission permanente (le conseil drsquoadministration ne peut plus deacutecider et la commission permanente nrsquoest pas compeacutetente pour voter une DBM)
Reacutefeacuterence - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
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LES DONS
Deacutefinition Un don est une libeacuteraliteacute agrave titre gracieux Lrsquoassembleacutee geacuteneacuterale du foyer socio-eacuteducatif
ou la personne responsable drsquoun autre organisme peut deacutecider de financer les sorties ou voyages
scolaires drsquoun eacutetablissement public local drsquoenseignement Cette participation prend la forme drsquoun
don fait agrave lrsquoeacutetablissement Pour que ce don soit recevable il faut qursquoil soit notifieacute agrave lrsquoeacutetablissement et
que le conseil drsquoadministration se prononce sur le principe du versement du don en autorisant le chef
drsquoeacutetablissement agrave accepter ce don
Reacutefeacuterence
- Article R421-20 du code de lrsquoeacuteducation - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
FSE Lettre de notification du don
Chef drsquoeacutetablissement Etude du caractegravere recevable du don
Equipe de direction Instruction
Conseil drsquoadministration
Deacutecision autorisant le chef drsquoeacutetablissement agrave accepter le don
DBM si neacutecessaire
Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Acte relatif au don
- Type acte relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte non soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
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Le respect des engagements en acceptant le don lrsquoeacutetablissement accepte les exigences du financeur fixeacutees dans la lettre de notification du don si le don est affecteacute au voyage agrave tel voyage il ne pourra pas servir pour un autre voyage Le don nrsquoest acquis que si le voyage se reacutealise (article R421-66 du code de lrsquoeacuteducation)
Lrsquoabsence de discrimination le don est affecteacute au voyage et non pas pour faire beacuteneacuteficier quelques participants drsquoun tarif diffeacuterent ou preacutefeacuterentiel
Le compte rendu financier du voyage Lrsquoexistence de lrsquoacte du CA Le caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
LA TECHNIQUE DES RESSOURCES AFFECTEacuteES Cette technique est utiliseacutee pour des opeacuterations preacutevues par des contrats des conventions ou bien se rapportant agrave des dons legs et recettes leacutegales qui remplissent simultaneacutement les conditions suivantes
- signature drsquoune convention avec un financeur fixant les obligations ou acceptation de dons ou de recettes en contrepartie drsquoobligations
- obligation de rendre compte de lrsquoutilisation des creacutedits - obligation de restituer le solde non employeacute ou obtenir du bailleur de fonds le report de
ces creacutedits sur lrsquoexercice suivant La comptabiliteacute de ces opeacuterations srsquoexeacutecute du 1er janvier au 31 deacutecembre (il nrsquoexiste pas de peacuteriode drsquoinventaire)
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LES REGIES
Les actes de creacuteation drsquoune reacutegie ou de nomination du reacutegisseur ne sont pas soumis agrave lrsquoapprobation
du conseil drsquoadministration
1) Creacuteation drsquoune reacutegie
Le principe Les actes de creacuteation de reacutegies doivent ecirctre transmis au comptable supeacuterieur du Treacutesor en application des dispositions de lrsquoarrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et drsquoavances Sans formulation drsquoobservations du comptable supeacuterieur du Treacutesor les deacutecisions de creacuteation de reacutegies seront exeacutecutoires agrave lrsquoissue du deacutelai de 15 jours agrave compter de la date de transmission Il nrsquoest donc pas neacutecessaire de formaliser lrsquoaccord du comptable supeacuterieur du Treacutesor
Reacutefeacuterence
- Deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute relatif aux reacutegies de recettes et aux reacutegies drsquoavances des organismes publics
- Arrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et des reacutegies drsquoavances
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignants Demande
Chef drsquoeacutetablissement Demande avis de lrsquoagent comptable
Agent comptable Avis
Chef drsquoeacutetablissement Deacutecision de creacuteation de la reacutegie transmission
Comptable supeacuterieur du Treacutesor Exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves transmission
Acte relatif agrave la reacutegie
- Type acte du chef drsquoeacutetablissement - Forme acte reacutedigeacute - Acte non soumis agrave lrsquoapprobation du conseil drsquoadministration - Acte non soumis au controcircle de leacutegaliteacute - Acte exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves la transmission au comptable supeacuterieur du treacutesor - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
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Les points agrave surveiller
- Preacutesence du document instituant la reacutegie Ce document est accompagneacute du document
intituleacute laquo document drsquohabilitation raquo
o La deacutecision portant institution drsquoune reacutegie deacutecrit la nature de deacutepense ainsi que le
montant maximum par opeacuteration
o Le document drsquohabilitation preacutecisera
la date drsquohabilitation
lrsquoobjet de la reacutegie
la dureacutee
le nom du reacutegisseur
son grade
le nom du suppleacuteant
le montant de lrsquoavance
la peacuteriodiciteacute des justificatifs
le chapitre autoriseacute ainsi que les moyens de regraveglement
- Nouvelle transmission en cas de modifications drsquoune recette ou et drsquoune deacutepense
2) Nomination du reacutegisseur
La nomination du reacutegisseur est un acte interne agrave llsquoeacutetablissement et le document retraccedilant
cette nomination issu de lrsquoapplication informatique nrsquoest pas agrave transmettre
Ces reacutegies temporaires concernent principalement les voyages scolaires Le montant maximal de lrsquoavance dans le cadre drsquoune reacutegie temporaire est limiteacute au montant preacutevisible des deacutepenses agrave honorer dans le cadre de la reacutegie Il nrsquoexiste aucune disposition reacuteglementaire preacutecisant le montant maximum puisqursquoil est variable suivant lrsquoobjet de la reacutegie temporaire Le montant maximum de lrsquoavance doit donc ecirctre deacutetermineacute preacuteciseacutement en fonction de la dureacutee et de la destination du voyage
3) Nomination drsquoun mandataire
Les reacutegisseurs ont la faculteacute de deacutesigner sous leur responsabiliteacute et apregraves autorisation de lagent comptable un mandataire
Les conditions particuliegraveres de recouvrement de certains droits et de paiement de certaines deacutepenses peuvent justifier que celles-ci soient reacutealiseacutees par drsquoautres personnes habiliteacutees qui interviennent en qualiteacute de mandataires pour le compte et sous la responsabiliteacute du reacutegisseur (par exemple pour le regraveglement de deacutepenses lors drsquoun voyage scolaire agrave lrsquoeacutetranger)
Les mandataires agissent sous la responsabiliteacute du reacutegisseur Ils ne sont pas assujettis agrave cautionnement Ils ne perccediloivent pas drsquoindemniteacute de responsabiliteacute
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Organigramme et chronologie
Acteurs Rocircle
Actes
Reacutegisseur Initiative
Agent comptable Autorisation
Reacutegisseur Deacutesignation Procuration
Reacutegisseur Information du chef drsquoeacutetablissement et Speacutecimen de la
signature du mandataire
Reacutegisseur Speacutecimen de la signature du mandataire
Chronologie
Type drsquoacte Acte du reacutegisseur qui eacutetablit une procuration sur papier libre - Forme
o Acte reacutedigeacute sur papier libre o Visa de lrsquoagent comptable
- Deacutecision exeacutecutoire apregraves information du chef drsquoeacutetablissement - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de lrsquoacte
Identification du mandataire Objet du mandat les pouvoirs confieacutes au mandataire (type de deacutepenses type de recettes)
doivent ecirctre expresseacutement deacutetermineacutees dans la convention de mandat Les conditions drsquoexeacutecution de la convention
o Mise agrave disposition drsquoun registre de reccedilus agrave souche o Deacutelivrance drsquoun reccedilu o Inscription sur la souche du nom de lrsquoeacutelegraveve de la date et du montant o Consignes en cas drsquoerreur ou de rectification o Reversement tous les huit jours au maximum au reacutegisseur des fonds et piegraveces
justificatives deacutetenus
Lrsquoobligation pour le mandataire de tenir une comptabiliteacute simplifieacutee Le rappel que les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute
personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Signature de lrsquoacte de nomination accompagneacutee de la mention laquo vu pour acceptation raquo Visa de lrsquoagent comptable
Les points agrave surveiller
Le caractegravere personnel de la deacuteleacutegation (laquo intuitu personae raquo agent preacutesentant les garanties neacutecessaires)
Aucun mandataire suppleacuteant nrsquoest autoriseacute
Le caractegravere impreacutecis de lrsquoobjet de la convention de mandat
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Lrsquoenvoi de la copie de la procuration ainsi que le speacutecimen de la signature du mandataire Le respect par le mandataire des dispositions du mandat et des regravegles de fonctionnement de
la reacutegie Le mandataire ne peut exercer ses fonctions dans le cas dabsence du reacutegisseur que pendant
deux mois au maximum Dans le cas dabsence supeacuterieure agrave deux mois il convient de proceacuteder agrave la nomination dun nouveau reacutegisseur ou dun inteacuterimaire
Annexe exemple drsquoune procuration
CONVENTION DE MANDAT
Vu la loi ndeg 63-156 du 23 feacutevrier 1963 portant loi de finances pour 1963 Vu le deacutecret ndeg 62-1587 du 29 deacutecembre 1962 portant regraveglement geacuteneacuteral sur la comptabiliteacute publique Vu le deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute en dernier lieu par le deacutecret 97-33 du 13 janvier 1997 relatif aux reacutegies de recettes et drsquoavances des organismes publics En application de lrsquoinstruction codificatrice ndeg 05-042-M9-R du 30 septembre 2005 annotant lrsquoinstruction codificatrice ndeg 98-065 ndash M9 ndash R du 4 mai 1998
Vu lrsquoacte administratif ndeghelliphelliphelliphellip du Conseil drsquoadministration du helliphelliphelliphelliphelliprelatif au financement du budget du voyage scolaire
Article 1 Objet Monsieur helliphelliphelliphelliphellip agissant en qualiteacute de reacutegisseur du Collegravege helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip donne procuration agrave Monsieur helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip professeur de helliphelliphelliphelliphelliphellip deacutesigneacute en qualiteacute de mandataire pour lrsquoencaissement des recettes correspondantes agrave helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Article 2 Seuil des encaissements Consideacuterant le tarif voteacute en Conseil drsquoadministration et le nombre drsquoeacutelegraveves concerneacutes Le montant des encaissements ne doit pas deacutepasser helliphelliphelliphelliphellipeuros
Article 3 Obligations du mandataire Un registre de reccedilus agrave souche sera deacutelivreacute au mandataire A chaque encaissement le mandataire devra deacutelivrer un reccedilu En cas drsquoerreur ou drsquoannulation le reccedilu portera la mention laquo annuleacute raquo et sera agrafeacute agrave la souche Le mandataire inscrira sur la souche le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant et lrsquoobjet Le mandataire indiquera sur le reccedilu le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant lrsquoobjet sa qualiteacute et son eacutemargement sera preacuteceacutedeacute de son nom Il doit proceacuteder au reversement tous les huit jours au maximum des fonds et piegraveces justificatives qursquoil deacutetient au reacutegisseur qui les centralise et les integravegre dans sa comptabiliteacute En aucun cas le mandataire ne doit encaisser des sommes ne correspondant pas agrave lrsquoobjet le montant ou la qualiteacute des deacutebiteurs de la preacutesente convention
Article 4 Responsabiliteacute Les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Le mandataire est donc tenu de rendre compte de sa gestion au reacutegisseur et doit agrave ce titre tenir une comptabiliteacute simplifieacutee de sa gestion
En cas de non respect des termes de la preacutesente convention par le mandataire le reacutegisseur se reacuteserve le droit drsquoengager la responsabiliteacute du mandataire
Article 5 Dureacutee La preacutesente convention est conclue pour une dureacutee de deux mois agrave compter de sa signature A helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip le helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
LrsquoAgent comptable Le Reacutegisseur Le Mandataire laquovu pour acceptation raquo
helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
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LA BUDGETISATION DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages obligatoires non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives
Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute obligatoire les deacutepenses sont effectueacutees sur le budget de lrsquoeacutetablissement etou sur ressources speacutecifiques Aucune participation des familles ne peut ecirctre demandeacutee il nrsquoexiste en comptabiliteacute aucun compte 7067 contributions des familles aux voyages scolaires dans les services eacutenumeacutereacutes ci-dessous La gestion financiegravere et comptable est imputeacutee en totaliteacute
- Au service geacuteneacuteral o sur le chapitre A1 activiteacute eacuteducatives et peacutedagogiques (A1 6245)
- etou sur les services speacuteciaux suivants
o J 1 Enseignement technique (y compris la taxe drsquoapprentissage si la sortie est en rapport avec la formation des eacutelegraveves)
o J 31 J32 J38 Projet drsquoeacutetablissement o J 4 Zone drsquoeacuteducation prioritaire
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o N 85 Subvention de collectiviteacute territoriale pour le deacuteveloppement des activiteacutes culturelles et peacuteri-eacuteducatives
Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages facultatifs non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Participation des familles
Ressources non
affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires
La gestion financiegravere et comptable du voyage doit ecirctre impeacuterativement imputeacutee en totaliteacute sur le
service speacutecial ndash chapitre N3 en recettes et en deacutepenses
Le chapitre N3 est un service speacutecial sans reacuteserve eacutequilibreacute en recettes et en deacutepenses geacutereacute en partie depuis le 1er janvier 2008 selon la technique des ressources affecteacutees dont la comptabilisation donne lieu agrave une prise en charge au deacutebit du C468 263 produits agrave recevoir sur appariements voyages par le creacutedit du compte C468 663 charges agrave payer sur appariements voyages
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Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute facultative la totaliteacute des deacutepenses est effectueacutee sur le budget du voyage tel qursquoil a eacuteteacute preacutesenteacute et voteacute par le conseil drsquoadministration
Les personnels drsquoencadrement eacutetant dispenseacutes de contribution financiegravere il est donc neacutecessaire de preacutevoir sur le budget de lrsquoeacutetablissement les modaliteacutes de financement des deacutepenses des accompagnateurs affeacuterentes agrave ce voyage puisque les familles nrsquoont pas agrave en supporter les frais Si les accompagnateurs payent une participation cette derniegravere devra ecirctre retraceacutee au compte 70888
Dans le cas des sorties et voyages facultatifs la participation demandeacutee aux familles sera comptabiliseacutee au compte 7067 Nota bene Le compte 70667 ne doit jamais ecirctre utiliseacute pour un voyage ce dernier est reacuteserveacute agrave des contributions de formation continue et de promotion sociale (racine 7066) Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
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La technique budgeacutetaire des contributions entre services pour les comptes laquo charges agrave payer raquo et laquo produits agrave recevoir raquo
Si une des recettes du voyage provient drsquoun preacutelegravevement sur fonds de reacuteserve ou drsquoun autre service de lrsquoeacutetablissement Il conviendra drsquoappliquer alors la technique budgeacutetaire des contributions entre services (comptes 6588 et 7588) Le principe est simple laquo un service qui donne un service qui reccediloit raquo La comptabilisation de cette opeacuteration se traduira par
- un mandat drsquoordre au compte 6588 dans le service qui donne - un OR au compte 7588 dans le service qui reccediloit
Compte
D 6588 Compte
4662 Compte
468263 Compte
468663 Compte
N3 7588
D C D C D C D C D C
1 X X 2 X X 3 X X 4 X X
Seront utiliseacutes les comptes suivants compte 6588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement compte 4662 Mandats agrave payer ndash Exercice courant compte 468263 Produits agrave recevoir sur appariements voyages compte 468663 Charges agrave payer sur appariements voyages Compte 7588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement
Lrsquoeacutegaliteacute entre ces deux comptes doit toujours exister que ce soit au niveau de lrsquoouverture de creacutedits et de preacutevision de recettes ou que ce soit au niveau de lrsquoexeacutecution le mandat drsquoordre au compte 6588 et la recette drsquoordre au 7588 doivent ecirctre eacutetablis pour le montant exact de la deacutepense constateacutee sur ce financement et non en fonction de la preacutevision budgeacutetaire
DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au chapitre D 6588 si le preacutelegravevement provient des reacuteserves du service geacuteneacuteral au J1 6588 srsquoil provient des reacuteserves de lrsquoenseignement technique DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au service speacutecial J3(X) 6588 si le voyage finalise un projet drsquoeacutetablissement (PAPeacutet) participation du service speacutecial au service N3 qui retrace la totaliteacute du voyage
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Chronologie
1deg acte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Deacutecision immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
2deg acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
3deg ordre de mission pour les accompagnateurs
- Type drsquoacte acte du chef drsquoeacutetablissement relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable apregraves publiciteacute notification agrave lrsquointeacuteresseacute
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires Le respect de la finaliteacute peacutedagogique et eacuteducative de la sortie Le respect des critegraveres de la sortie obligatoire elle ne peut pas concerner seulement que
quelques eacutelegraveves Lrsquoinformation des familles ou du repreacutesentant leacutegal (eacutecrite si besoin) Le caractegravere facultatif de lrsquoassurance pour la famille (La sortie constitue une activiteacute
obligatoire) La violation du principe de gratuiteacute de lrsquoenseignement pour les eacutelegraveves et les
accompagnateurs Lrsquoabsence drsquoacte du chef drsquoeacutetablissement Le caractegravere exeacutecutoire des actes La gestion financiegravere de la sortie incombe en totaliteacute sur le budget de lrsquoeacutetablissement
chapitre A1 J1 ou J31 J32 J38 ou J4 il nrsquoexiste aucun compte 7067 contribution des familles aux voyages scolaires
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LES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES FACULTATIFS
Deacutefinition Deacuteplacements collectifs drsquoeacutelegraveves hors de lrsquoEPLE accompagneacutes et organiseacutes sous
lrsquoautoriteacute du chef drsquoeacutetablissement dans le cadre drsquoune action eacuteducative ayant lieu tout ou partie
pendant le temps scolaire
La sortie effectueacutee sur une journeacutee ou une demi-journeacutee ne comporte pas de nuiteacutee Le voyage
inclut au moins une nuiteacutee Tout voyage comportant une nuiteacutee est facultatif en application de
lrsquoarticle 371-3 du code civil
Un voyage facultatif ne doit pas ecirctre discriminatoire ce caractegravere discriminatoire srsquoexamine au
regard du montant du coucirct du voyage coucirct discriminant pour certaines familles et au fait que le
coucirct du voyage des accompagnateurs ne doit pas ecirctre supporteacute par les familles
Les voyages scolaires vont amener plusieurs actes
Un acte relatif agrave la programmation des voyages et sorties scolaires Un acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage Un acte relatif au financement des voyages scolaires Un ordre de mission pour les accompagnateurs
Chronologie
1deg acte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute consultation (instruction) de la commission permanente - Forme acte reacutedigeacute - Deacutecision immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
2deg acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
3deg acte relatif au financement des voyages scolaires
- Type acte relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte exeacutecutoire quinze jours apregraves lrsquoaccuseacute de reacuteception - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
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4deg ordre de mission pour les accompagnateurs
- Type drsquoacte acte du chef drsquoeacutetablissement relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable apregraves publiciteacute notification agrave lrsquointeacuteresseacute
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignant Initiative du voyage
Chef drsquoeacutetablissement Faisabiliteacute
Equipe de direction Instruction
Commission permanente Instruction
Conseil drsquoadministration Consultation et programmation Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Autorisation et arrecirct de la liste des eacutelegraveves participant agrave la sortie ou au
voyage
Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Enseignant Deacutetail du voyage programme
Equipe de direction
Projet de budget de financement remplacement des enseignants accompagnateurs accueil des eacutelegraveves ne participant pas au
voyage
Conseil drsquoadministration Deacutecision relative au financement du voyage autorisation de signer les conventions don DBM pour
vote si neacutecessaire
Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Transmission acte et DBM
Controcircle de leacutegaliteacute Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Chef drsquoeacutetablissement Ordre de mission Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
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Contenu de la deacutelibeacuteration relative au financement des voyages scolaires
La reacutefeacuterence agrave la charte ou au regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires La reacutefeacuterence de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires La preacutesentation du voyage (destination date objet) Les classes concerneacutees Le nombre de participants et drsquoaccompagnateurs Le nom de lrsquoadulte responsable Le budget Lrsquoautorisation de signer les contrats et les conventions preacutesenteacutees simultaneacutement Le vote du montant maximum de la participation des familles Lrsquoeacutecheacuteancier des encaissements de la participation Les modaliteacutes de remboursement en cas de deacutesistement ou drsquoannulation Les modaliteacutes de remboursement en cas drsquoexceacutedent agrave la fin du voyage Les dons
Les bonnes pratiques
Lrsquoacte devra ecirctre rendu exeacutecutoire par lrsquoautoriteacute de controcircle avant drsquoencaisser de lrsquoargent des familles ou drsquoengager les deacutepenses relatives au voyage Le budget preacutevisionnel du voyage est joint agrave lrsquoacte
Lrsquoacte est agrave joindre au 1er mandatement relatif au paiement des deacutepenses ainsi qursquoagrave lrsquoordre de recettes des participants
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires Le respect de la finaliteacute peacutedagogique et eacuteducative de la sortie Lrsquoexistence des diffeacuterents actes La rupture de lrsquoeacutegaliteacute des participants au voyage (existence de diffeacuterents tarifs selon que
lrsquoeacutelegraveve est affilieacute ou non au foyer socio-eacuteducatif) La violation du principe de gratuiteacute de lrsquoenseignement (deacutepenses des accompagnateurs mis
directement ou indirectement agrave la charge des familles) Lrsquoabsence drsquoacte La gestion de fait par une association La compeacutetence du conseil drsquoadministration pour deacutelibeacuterer sur le financement des voyages si
cette attribution a eacuteteacute deacuteleacutegueacutee agrave la commission permanente (le conseil drsquoadministration ne peut plus deacutecider et la commission permanente nrsquoest pas compeacutetente pour voter une DBM)
Reacutefeacuterence - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
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LES DONS
Deacutefinition Un don est une libeacuteraliteacute agrave titre gracieux Lrsquoassembleacutee geacuteneacuterale du foyer socio-eacuteducatif
ou la personne responsable drsquoun autre organisme peut deacutecider de financer les sorties ou voyages
scolaires drsquoun eacutetablissement public local drsquoenseignement Cette participation prend la forme drsquoun
don fait agrave lrsquoeacutetablissement Pour que ce don soit recevable il faut qursquoil soit notifieacute agrave lrsquoeacutetablissement et
que le conseil drsquoadministration se prononce sur le principe du versement du don en autorisant le chef
drsquoeacutetablissement agrave accepter ce don
Reacutefeacuterence
- Article R421-20 du code de lrsquoeacuteducation - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
FSE Lettre de notification du don
Chef drsquoeacutetablissement Etude du caractegravere recevable du don
Equipe de direction Instruction
Conseil drsquoadministration
Deacutecision autorisant le chef drsquoeacutetablissement agrave accepter le don
DBM si neacutecessaire
Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Acte relatif au don
- Type acte relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte non soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
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Le respect des engagements en acceptant le don lrsquoeacutetablissement accepte les exigences du financeur fixeacutees dans la lettre de notification du don si le don est affecteacute au voyage agrave tel voyage il ne pourra pas servir pour un autre voyage Le don nrsquoest acquis que si le voyage se reacutealise (article R421-66 du code de lrsquoeacuteducation)
Lrsquoabsence de discrimination le don est affecteacute au voyage et non pas pour faire beacuteneacuteficier quelques participants drsquoun tarif diffeacuterent ou preacutefeacuterentiel
Le compte rendu financier du voyage Lrsquoexistence de lrsquoacte du CA Le caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
LA TECHNIQUE DES RESSOURCES AFFECTEacuteES Cette technique est utiliseacutee pour des opeacuterations preacutevues par des contrats des conventions ou bien se rapportant agrave des dons legs et recettes leacutegales qui remplissent simultaneacutement les conditions suivantes
- signature drsquoune convention avec un financeur fixant les obligations ou acceptation de dons ou de recettes en contrepartie drsquoobligations
- obligation de rendre compte de lrsquoutilisation des creacutedits - obligation de restituer le solde non employeacute ou obtenir du bailleur de fonds le report de
ces creacutedits sur lrsquoexercice suivant La comptabiliteacute de ces opeacuterations srsquoexeacutecute du 1er janvier au 31 deacutecembre (il nrsquoexiste pas de peacuteriode drsquoinventaire)
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LES REGIES
Les actes de creacuteation drsquoune reacutegie ou de nomination du reacutegisseur ne sont pas soumis agrave lrsquoapprobation
du conseil drsquoadministration
1) Creacuteation drsquoune reacutegie
Le principe Les actes de creacuteation de reacutegies doivent ecirctre transmis au comptable supeacuterieur du Treacutesor en application des dispositions de lrsquoarrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et drsquoavances Sans formulation drsquoobservations du comptable supeacuterieur du Treacutesor les deacutecisions de creacuteation de reacutegies seront exeacutecutoires agrave lrsquoissue du deacutelai de 15 jours agrave compter de la date de transmission Il nrsquoest donc pas neacutecessaire de formaliser lrsquoaccord du comptable supeacuterieur du Treacutesor
Reacutefeacuterence
- Deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute relatif aux reacutegies de recettes et aux reacutegies drsquoavances des organismes publics
- Arrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et des reacutegies drsquoavances
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignants Demande
Chef drsquoeacutetablissement Demande avis de lrsquoagent comptable
Agent comptable Avis
Chef drsquoeacutetablissement Deacutecision de creacuteation de la reacutegie transmission
Comptable supeacuterieur du Treacutesor Exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves transmission
Acte relatif agrave la reacutegie
- Type acte du chef drsquoeacutetablissement - Forme acte reacutedigeacute - Acte non soumis agrave lrsquoapprobation du conseil drsquoadministration - Acte non soumis au controcircle de leacutegaliteacute - Acte exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves la transmission au comptable supeacuterieur du treacutesor - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
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Les points agrave surveiller
- Preacutesence du document instituant la reacutegie Ce document est accompagneacute du document
intituleacute laquo document drsquohabilitation raquo
o La deacutecision portant institution drsquoune reacutegie deacutecrit la nature de deacutepense ainsi que le
montant maximum par opeacuteration
o Le document drsquohabilitation preacutecisera
la date drsquohabilitation
lrsquoobjet de la reacutegie
la dureacutee
le nom du reacutegisseur
son grade
le nom du suppleacuteant
le montant de lrsquoavance
la peacuteriodiciteacute des justificatifs
le chapitre autoriseacute ainsi que les moyens de regraveglement
- Nouvelle transmission en cas de modifications drsquoune recette ou et drsquoune deacutepense
2) Nomination du reacutegisseur
La nomination du reacutegisseur est un acte interne agrave llsquoeacutetablissement et le document retraccedilant
cette nomination issu de lrsquoapplication informatique nrsquoest pas agrave transmettre
Ces reacutegies temporaires concernent principalement les voyages scolaires Le montant maximal de lrsquoavance dans le cadre drsquoune reacutegie temporaire est limiteacute au montant preacutevisible des deacutepenses agrave honorer dans le cadre de la reacutegie Il nrsquoexiste aucune disposition reacuteglementaire preacutecisant le montant maximum puisqursquoil est variable suivant lrsquoobjet de la reacutegie temporaire Le montant maximum de lrsquoavance doit donc ecirctre deacutetermineacute preacuteciseacutement en fonction de la dureacutee et de la destination du voyage
3) Nomination drsquoun mandataire
Les reacutegisseurs ont la faculteacute de deacutesigner sous leur responsabiliteacute et apregraves autorisation de lagent comptable un mandataire
Les conditions particuliegraveres de recouvrement de certains droits et de paiement de certaines deacutepenses peuvent justifier que celles-ci soient reacutealiseacutees par drsquoautres personnes habiliteacutees qui interviennent en qualiteacute de mandataires pour le compte et sous la responsabiliteacute du reacutegisseur (par exemple pour le regraveglement de deacutepenses lors drsquoun voyage scolaire agrave lrsquoeacutetranger)
Les mandataires agissent sous la responsabiliteacute du reacutegisseur Ils ne sont pas assujettis agrave cautionnement Ils ne perccediloivent pas drsquoindemniteacute de responsabiliteacute
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Organigramme et chronologie
Acteurs Rocircle
Actes
Reacutegisseur Initiative
Agent comptable Autorisation
Reacutegisseur Deacutesignation Procuration
Reacutegisseur Information du chef drsquoeacutetablissement et Speacutecimen de la
signature du mandataire
Reacutegisseur Speacutecimen de la signature du mandataire
Chronologie
Type drsquoacte Acte du reacutegisseur qui eacutetablit une procuration sur papier libre - Forme
o Acte reacutedigeacute sur papier libre o Visa de lrsquoagent comptable
- Deacutecision exeacutecutoire apregraves information du chef drsquoeacutetablissement - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de lrsquoacte
Identification du mandataire Objet du mandat les pouvoirs confieacutes au mandataire (type de deacutepenses type de recettes)
doivent ecirctre expresseacutement deacutetermineacutees dans la convention de mandat Les conditions drsquoexeacutecution de la convention
o Mise agrave disposition drsquoun registre de reccedilus agrave souche o Deacutelivrance drsquoun reccedilu o Inscription sur la souche du nom de lrsquoeacutelegraveve de la date et du montant o Consignes en cas drsquoerreur ou de rectification o Reversement tous les huit jours au maximum au reacutegisseur des fonds et piegraveces
justificatives deacutetenus
Lrsquoobligation pour le mandataire de tenir une comptabiliteacute simplifieacutee Le rappel que les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute
personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Signature de lrsquoacte de nomination accompagneacutee de la mention laquo vu pour acceptation raquo Visa de lrsquoagent comptable
Les points agrave surveiller
Le caractegravere personnel de la deacuteleacutegation (laquo intuitu personae raquo agent preacutesentant les garanties neacutecessaires)
Aucun mandataire suppleacuteant nrsquoest autoriseacute
Le caractegravere impreacutecis de lrsquoobjet de la convention de mandat
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Lrsquoenvoi de la copie de la procuration ainsi que le speacutecimen de la signature du mandataire Le respect par le mandataire des dispositions du mandat et des regravegles de fonctionnement de
la reacutegie Le mandataire ne peut exercer ses fonctions dans le cas dabsence du reacutegisseur que pendant
deux mois au maximum Dans le cas dabsence supeacuterieure agrave deux mois il convient de proceacuteder agrave la nomination dun nouveau reacutegisseur ou dun inteacuterimaire
Annexe exemple drsquoune procuration
CONVENTION DE MANDAT
Vu la loi ndeg 63-156 du 23 feacutevrier 1963 portant loi de finances pour 1963 Vu le deacutecret ndeg 62-1587 du 29 deacutecembre 1962 portant regraveglement geacuteneacuteral sur la comptabiliteacute publique Vu le deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute en dernier lieu par le deacutecret 97-33 du 13 janvier 1997 relatif aux reacutegies de recettes et drsquoavances des organismes publics En application de lrsquoinstruction codificatrice ndeg 05-042-M9-R du 30 septembre 2005 annotant lrsquoinstruction codificatrice ndeg 98-065 ndash M9 ndash R du 4 mai 1998
Vu lrsquoacte administratif ndeghelliphelliphelliphellip du Conseil drsquoadministration du helliphelliphelliphelliphelliprelatif au financement du budget du voyage scolaire
Article 1 Objet Monsieur helliphelliphelliphelliphellip agissant en qualiteacute de reacutegisseur du Collegravege helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip donne procuration agrave Monsieur helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip professeur de helliphelliphelliphelliphelliphellip deacutesigneacute en qualiteacute de mandataire pour lrsquoencaissement des recettes correspondantes agrave helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Article 2 Seuil des encaissements Consideacuterant le tarif voteacute en Conseil drsquoadministration et le nombre drsquoeacutelegraveves concerneacutes Le montant des encaissements ne doit pas deacutepasser helliphelliphelliphelliphellipeuros
Article 3 Obligations du mandataire Un registre de reccedilus agrave souche sera deacutelivreacute au mandataire A chaque encaissement le mandataire devra deacutelivrer un reccedilu En cas drsquoerreur ou drsquoannulation le reccedilu portera la mention laquo annuleacute raquo et sera agrafeacute agrave la souche Le mandataire inscrira sur la souche le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant et lrsquoobjet Le mandataire indiquera sur le reccedilu le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant lrsquoobjet sa qualiteacute et son eacutemargement sera preacuteceacutedeacute de son nom Il doit proceacuteder au reversement tous les huit jours au maximum des fonds et piegraveces justificatives qursquoil deacutetient au reacutegisseur qui les centralise et les integravegre dans sa comptabiliteacute En aucun cas le mandataire ne doit encaisser des sommes ne correspondant pas agrave lrsquoobjet le montant ou la qualiteacute des deacutebiteurs de la preacutesente convention
Article 4 Responsabiliteacute Les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Le mandataire est donc tenu de rendre compte de sa gestion au reacutegisseur et doit agrave ce titre tenir une comptabiliteacute simplifieacutee de sa gestion
En cas de non respect des termes de la preacutesente convention par le mandataire le reacutegisseur se reacuteserve le droit drsquoengager la responsabiliteacute du mandataire
Article 5 Dureacutee La preacutesente convention est conclue pour une dureacutee de deux mois agrave compter de sa signature A helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip le helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
LrsquoAgent comptable Le Reacutegisseur Le Mandataire laquovu pour acceptation raquo
helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
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LA BUDGETISATION DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages obligatoires non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives
Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute obligatoire les deacutepenses sont effectueacutees sur le budget de lrsquoeacutetablissement etou sur ressources speacutecifiques Aucune participation des familles ne peut ecirctre demandeacutee il nrsquoexiste en comptabiliteacute aucun compte 7067 contributions des familles aux voyages scolaires dans les services eacutenumeacutereacutes ci-dessous La gestion financiegravere et comptable est imputeacutee en totaliteacute
- Au service geacuteneacuteral o sur le chapitre A1 activiteacute eacuteducatives et peacutedagogiques (A1 6245)
- etou sur les services speacuteciaux suivants
o J 1 Enseignement technique (y compris la taxe drsquoapprentissage si la sortie est en rapport avec la formation des eacutelegraveves)
o J 31 J32 J38 Projet drsquoeacutetablissement o J 4 Zone drsquoeacuteducation prioritaire
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o N 85 Subvention de collectiviteacute territoriale pour le deacuteveloppement des activiteacutes culturelles et peacuteri-eacuteducatives
Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages facultatifs non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Participation des familles
Ressources non
affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires
La gestion financiegravere et comptable du voyage doit ecirctre impeacuterativement imputeacutee en totaliteacute sur le
service speacutecial ndash chapitre N3 en recettes et en deacutepenses
Le chapitre N3 est un service speacutecial sans reacuteserve eacutequilibreacute en recettes et en deacutepenses geacutereacute en partie depuis le 1er janvier 2008 selon la technique des ressources affecteacutees dont la comptabilisation donne lieu agrave une prise en charge au deacutebit du C468 263 produits agrave recevoir sur appariements voyages par le creacutedit du compte C468 663 charges agrave payer sur appariements voyages
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Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute facultative la totaliteacute des deacutepenses est effectueacutee sur le budget du voyage tel qursquoil a eacuteteacute preacutesenteacute et voteacute par le conseil drsquoadministration
Les personnels drsquoencadrement eacutetant dispenseacutes de contribution financiegravere il est donc neacutecessaire de preacutevoir sur le budget de lrsquoeacutetablissement les modaliteacutes de financement des deacutepenses des accompagnateurs affeacuterentes agrave ce voyage puisque les familles nrsquoont pas agrave en supporter les frais Si les accompagnateurs payent une participation cette derniegravere devra ecirctre retraceacutee au compte 70888
Dans le cas des sorties et voyages facultatifs la participation demandeacutee aux familles sera comptabiliseacutee au compte 7067 Nota bene Le compte 70667 ne doit jamais ecirctre utiliseacute pour un voyage ce dernier est reacuteserveacute agrave des contributions de formation continue et de promotion sociale (racine 7066) Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
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La technique budgeacutetaire des contributions entre services pour les comptes laquo charges agrave payer raquo et laquo produits agrave recevoir raquo
Si une des recettes du voyage provient drsquoun preacutelegravevement sur fonds de reacuteserve ou drsquoun autre service de lrsquoeacutetablissement Il conviendra drsquoappliquer alors la technique budgeacutetaire des contributions entre services (comptes 6588 et 7588) Le principe est simple laquo un service qui donne un service qui reccediloit raquo La comptabilisation de cette opeacuteration se traduira par
- un mandat drsquoordre au compte 6588 dans le service qui donne - un OR au compte 7588 dans le service qui reccediloit
Compte
D 6588 Compte
4662 Compte
468263 Compte
468663 Compte
N3 7588
D C D C D C D C D C
1 X X 2 X X 3 X X 4 X X
Seront utiliseacutes les comptes suivants compte 6588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement compte 4662 Mandats agrave payer ndash Exercice courant compte 468263 Produits agrave recevoir sur appariements voyages compte 468663 Charges agrave payer sur appariements voyages Compte 7588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement
Lrsquoeacutegaliteacute entre ces deux comptes doit toujours exister que ce soit au niveau de lrsquoouverture de creacutedits et de preacutevision de recettes ou que ce soit au niveau de lrsquoexeacutecution le mandat drsquoordre au compte 6588 et la recette drsquoordre au 7588 doivent ecirctre eacutetablis pour le montant exact de la deacutepense constateacutee sur ce financement et non en fonction de la preacutevision budgeacutetaire
DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au chapitre D 6588 si le preacutelegravevement provient des reacuteserves du service geacuteneacuteral au J1 6588 srsquoil provient des reacuteserves de lrsquoenseignement technique DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au service speacutecial J3(X) 6588 si le voyage finalise un projet drsquoeacutetablissement (PAPeacutet) participation du service speacutecial au service N3 qui retrace la totaliteacute du voyage
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LES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES FACULTATIFS
Deacutefinition Deacuteplacements collectifs drsquoeacutelegraveves hors de lrsquoEPLE accompagneacutes et organiseacutes sous
lrsquoautoriteacute du chef drsquoeacutetablissement dans le cadre drsquoune action eacuteducative ayant lieu tout ou partie
pendant le temps scolaire
La sortie effectueacutee sur une journeacutee ou une demi-journeacutee ne comporte pas de nuiteacutee Le voyage
inclut au moins une nuiteacutee Tout voyage comportant une nuiteacutee est facultatif en application de
lrsquoarticle 371-3 du code civil
Un voyage facultatif ne doit pas ecirctre discriminatoire ce caractegravere discriminatoire srsquoexamine au
regard du montant du coucirct du voyage coucirct discriminant pour certaines familles et au fait que le
coucirct du voyage des accompagnateurs ne doit pas ecirctre supporteacute par les familles
Les voyages scolaires vont amener plusieurs actes
Un acte relatif agrave la programmation des voyages et sorties scolaires Un acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage Un acte relatif au financement des voyages scolaires Un ordre de mission pour les accompagnateurs
Chronologie
1deg acte relatif agrave la programmation des voyages scolaires
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Formaliteacute consultation (instruction) de la commission permanente - Forme acte reacutedigeacute - Deacutecision immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
2deg acte du chef drsquoeacutetablissement autorisant le voyage et arrecirctant la liste des eacutelegraveves participants
- Type drsquoacte acte relatif agrave lrsquoaction eacuteducatrice - Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
3deg acte relatif au financement des voyages scolaires
- Type acte relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte exeacutecutoire quinze jours apregraves lrsquoaccuseacute de reacuteception - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
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4deg ordre de mission pour les accompagnateurs
- Type drsquoacte acte du chef drsquoeacutetablissement relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable apregraves publiciteacute notification agrave lrsquointeacuteresseacute
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignant Initiative du voyage
Chef drsquoeacutetablissement Faisabiliteacute
Equipe de direction Instruction
Commission permanente Instruction
Conseil drsquoadministration Consultation et programmation Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Autorisation et arrecirct de la liste des eacutelegraveves participant agrave la sortie ou au
voyage
Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Enseignant Deacutetail du voyage programme
Equipe de direction
Projet de budget de financement remplacement des enseignants accompagnateurs accueil des eacutelegraveves ne participant pas au
voyage
Conseil drsquoadministration Deacutecision relative au financement du voyage autorisation de signer les conventions don DBM pour
vote si neacutecessaire
Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Transmission acte et DBM
Controcircle de leacutegaliteacute Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Chef drsquoeacutetablissement Ordre de mission Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
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Contenu de la deacutelibeacuteration relative au financement des voyages scolaires
La reacutefeacuterence agrave la charte ou au regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires La reacutefeacuterence de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires La preacutesentation du voyage (destination date objet) Les classes concerneacutees Le nombre de participants et drsquoaccompagnateurs Le nom de lrsquoadulte responsable Le budget Lrsquoautorisation de signer les contrats et les conventions preacutesenteacutees simultaneacutement Le vote du montant maximum de la participation des familles Lrsquoeacutecheacuteancier des encaissements de la participation Les modaliteacutes de remboursement en cas de deacutesistement ou drsquoannulation Les modaliteacutes de remboursement en cas drsquoexceacutedent agrave la fin du voyage Les dons
Les bonnes pratiques
Lrsquoacte devra ecirctre rendu exeacutecutoire par lrsquoautoriteacute de controcircle avant drsquoencaisser de lrsquoargent des familles ou drsquoengager les deacutepenses relatives au voyage Le budget preacutevisionnel du voyage est joint agrave lrsquoacte
Lrsquoacte est agrave joindre au 1er mandatement relatif au paiement des deacutepenses ainsi qursquoagrave lrsquoordre de recettes des participants
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires Le respect de la finaliteacute peacutedagogique et eacuteducative de la sortie Lrsquoexistence des diffeacuterents actes La rupture de lrsquoeacutegaliteacute des participants au voyage (existence de diffeacuterents tarifs selon que
lrsquoeacutelegraveve est affilieacute ou non au foyer socio-eacuteducatif) La violation du principe de gratuiteacute de lrsquoenseignement (deacutepenses des accompagnateurs mis
directement ou indirectement agrave la charge des familles) Lrsquoabsence drsquoacte La gestion de fait par une association La compeacutetence du conseil drsquoadministration pour deacutelibeacuterer sur le financement des voyages si
cette attribution a eacuteteacute deacuteleacutegueacutee agrave la commission permanente (le conseil drsquoadministration ne peut plus deacutecider et la commission permanente nrsquoest pas compeacutetente pour voter une DBM)
Reacutefeacuterence - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
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LES DONS
Deacutefinition Un don est une libeacuteraliteacute agrave titre gracieux Lrsquoassembleacutee geacuteneacuterale du foyer socio-eacuteducatif
ou la personne responsable drsquoun autre organisme peut deacutecider de financer les sorties ou voyages
scolaires drsquoun eacutetablissement public local drsquoenseignement Cette participation prend la forme drsquoun
don fait agrave lrsquoeacutetablissement Pour que ce don soit recevable il faut qursquoil soit notifieacute agrave lrsquoeacutetablissement et
que le conseil drsquoadministration se prononce sur le principe du versement du don en autorisant le chef
drsquoeacutetablissement agrave accepter ce don
Reacutefeacuterence
- Article R421-20 du code de lrsquoeacuteducation - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
FSE Lettre de notification du don
Chef drsquoeacutetablissement Etude du caractegravere recevable du don
Equipe de direction Instruction
Conseil drsquoadministration
Deacutecision autorisant le chef drsquoeacutetablissement agrave accepter le don
DBM si neacutecessaire
Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Acte relatif au don
- Type acte relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte non soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
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Le respect des engagements en acceptant le don lrsquoeacutetablissement accepte les exigences du financeur fixeacutees dans la lettre de notification du don si le don est affecteacute au voyage agrave tel voyage il ne pourra pas servir pour un autre voyage Le don nrsquoest acquis que si le voyage se reacutealise (article R421-66 du code de lrsquoeacuteducation)
Lrsquoabsence de discrimination le don est affecteacute au voyage et non pas pour faire beacuteneacuteficier quelques participants drsquoun tarif diffeacuterent ou preacutefeacuterentiel
Le compte rendu financier du voyage Lrsquoexistence de lrsquoacte du CA Le caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
LA TECHNIQUE DES RESSOURCES AFFECTEacuteES Cette technique est utiliseacutee pour des opeacuterations preacutevues par des contrats des conventions ou bien se rapportant agrave des dons legs et recettes leacutegales qui remplissent simultaneacutement les conditions suivantes
- signature drsquoune convention avec un financeur fixant les obligations ou acceptation de dons ou de recettes en contrepartie drsquoobligations
- obligation de rendre compte de lrsquoutilisation des creacutedits - obligation de restituer le solde non employeacute ou obtenir du bailleur de fonds le report de
ces creacutedits sur lrsquoexercice suivant La comptabiliteacute de ces opeacuterations srsquoexeacutecute du 1er janvier au 31 deacutecembre (il nrsquoexiste pas de peacuteriode drsquoinventaire)
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LES REGIES
Les actes de creacuteation drsquoune reacutegie ou de nomination du reacutegisseur ne sont pas soumis agrave lrsquoapprobation
du conseil drsquoadministration
1) Creacuteation drsquoune reacutegie
Le principe Les actes de creacuteation de reacutegies doivent ecirctre transmis au comptable supeacuterieur du Treacutesor en application des dispositions de lrsquoarrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et drsquoavances Sans formulation drsquoobservations du comptable supeacuterieur du Treacutesor les deacutecisions de creacuteation de reacutegies seront exeacutecutoires agrave lrsquoissue du deacutelai de 15 jours agrave compter de la date de transmission Il nrsquoest donc pas neacutecessaire de formaliser lrsquoaccord du comptable supeacuterieur du Treacutesor
Reacutefeacuterence
- Deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute relatif aux reacutegies de recettes et aux reacutegies drsquoavances des organismes publics
- Arrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et des reacutegies drsquoavances
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignants Demande
Chef drsquoeacutetablissement Demande avis de lrsquoagent comptable
Agent comptable Avis
Chef drsquoeacutetablissement Deacutecision de creacuteation de la reacutegie transmission
Comptable supeacuterieur du Treacutesor Exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves transmission
Acte relatif agrave la reacutegie
- Type acte du chef drsquoeacutetablissement - Forme acte reacutedigeacute - Acte non soumis agrave lrsquoapprobation du conseil drsquoadministration - Acte non soumis au controcircle de leacutegaliteacute - Acte exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves la transmission au comptable supeacuterieur du treacutesor - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
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Les points agrave surveiller
- Preacutesence du document instituant la reacutegie Ce document est accompagneacute du document
intituleacute laquo document drsquohabilitation raquo
o La deacutecision portant institution drsquoune reacutegie deacutecrit la nature de deacutepense ainsi que le
montant maximum par opeacuteration
o Le document drsquohabilitation preacutecisera
la date drsquohabilitation
lrsquoobjet de la reacutegie
la dureacutee
le nom du reacutegisseur
son grade
le nom du suppleacuteant
le montant de lrsquoavance
la peacuteriodiciteacute des justificatifs
le chapitre autoriseacute ainsi que les moyens de regraveglement
- Nouvelle transmission en cas de modifications drsquoune recette ou et drsquoune deacutepense
2) Nomination du reacutegisseur
La nomination du reacutegisseur est un acte interne agrave llsquoeacutetablissement et le document retraccedilant
cette nomination issu de lrsquoapplication informatique nrsquoest pas agrave transmettre
Ces reacutegies temporaires concernent principalement les voyages scolaires Le montant maximal de lrsquoavance dans le cadre drsquoune reacutegie temporaire est limiteacute au montant preacutevisible des deacutepenses agrave honorer dans le cadre de la reacutegie Il nrsquoexiste aucune disposition reacuteglementaire preacutecisant le montant maximum puisqursquoil est variable suivant lrsquoobjet de la reacutegie temporaire Le montant maximum de lrsquoavance doit donc ecirctre deacutetermineacute preacuteciseacutement en fonction de la dureacutee et de la destination du voyage
3) Nomination drsquoun mandataire
Les reacutegisseurs ont la faculteacute de deacutesigner sous leur responsabiliteacute et apregraves autorisation de lagent comptable un mandataire
Les conditions particuliegraveres de recouvrement de certains droits et de paiement de certaines deacutepenses peuvent justifier que celles-ci soient reacutealiseacutees par drsquoautres personnes habiliteacutees qui interviennent en qualiteacute de mandataires pour le compte et sous la responsabiliteacute du reacutegisseur (par exemple pour le regraveglement de deacutepenses lors drsquoun voyage scolaire agrave lrsquoeacutetranger)
Les mandataires agissent sous la responsabiliteacute du reacutegisseur Ils ne sont pas assujettis agrave cautionnement Ils ne perccediloivent pas drsquoindemniteacute de responsabiliteacute
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Organigramme et chronologie
Acteurs Rocircle
Actes
Reacutegisseur Initiative
Agent comptable Autorisation
Reacutegisseur Deacutesignation Procuration
Reacutegisseur Information du chef drsquoeacutetablissement et Speacutecimen de la
signature du mandataire
Reacutegisseur Speacutecimen de la signature du mandataire
Chronologie
Type drsquoacte Acte du reacutegisseur qui eacutetablit une procuration sur papier libre - Forme
o Acte reacutedigeacute sur papier libre o Visa de lrsquoagent comptable
- Deacutecision exeacutecutoire apregraves information du chef drsquoeacutetablissement - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de lrsquoacte
Identification du mandataire Objet du mandat les pouvoirs confieacutes au mandataire (type de deacutepenses type de recettes)
doivent ecirctre expresseacutement deacutetermineacutees dans la convention de mandat Les conditions drsquoexeacutecution de la convention
o Mise agrave disposition drsquoun registre de reccedilus agrave souche o Deacutelivrance drsquoun reccedilu o Inscription sur la souche du nom de lrsquoeacutelegraveve de la date et du montant o Consignes en cas drsquoerreur ou de rectification o Reversement tous les huit jours au maximum au reacutegisseur des fonds et piegraveces
justificatives deacutetenus
Lrsquoobligation pour le mandataire de tenir une comptabiliteacute simplifieacutee Le rappel que les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute
personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Signature de lrsquoacte de nomination accompagneacutee de la mention laquo vu pour acceptation raquo Visa de lrsquoagent comptable
Les points agrave surveiller
Le caractegravere personnel de la deacuteleacutegation (laquo intuitu personae raquo agent preacutesentant les garanties neacutecessaires)
Aucun mandataire suppleacuteant nrsquoest autoriseacute
Le caractegravere impreacutecis de lrsquoobjet de la convention de mandat
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Lrsquoenvoi de la copie de la procuration ainsi que le speacutecimen de la signature du mandataire Le respect par le mandataire des dispositions du mandat et des regravegles de fonctionnement de
la reacutegie Le mandataire ne peut exercer ses fonctions dans le cas dabsence du reacutegisseur que pendant
deux mois au maximum Dans le cas dabsence supeacuterieure agrave deux mois il convient de proceacuteder agrave la nomination dun nouveau reacutegisseur ou dun inteacuterimaire
Annexe exemple drsquoune procuration
CONVENTION DE MANDAT
Vu la loi ndeg 63-156 du 23 feacutevrier 1963 portant loi de finances pour 1963 Vu le deacutecret ndeg 62-1587 du 29 deacutecembre 1962 portant regraveglement geacuteneacuteral sur la comptabiliteacute publique Vu le deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute en dernier lieu par le deacutecret 97-33 du 13 janvier 1997 relatif aux reacutegies de recettes et drsquoavances des organismes publics En application de lrsquoinstruction codificatrice ndeg 05-042-M9-R du 30 septembre 2005 annotant lrsquoinstruction codificatrice ndeg 98-065 ndash M9 ndash R du 4 mai 1998
Vu lrsquoacte administratif ndeghelliphelliphelliphellip du Conseil drsquoadministration du helliphelliphelliphelliphelliprelatif au financement du budget du voyage scolaire
Article 1 Objet Monsieur helliphelliphelliphelliphellip agissant en qualiteacute de reacutegisseur du Collegravege helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip donne procuration agrave Monsieur helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip professeur de helliphelliphelliphelliphelliphellip deacutesigneacute en qualiteacute de mandataire pour lrsquoencaissement des recettes correspondantes agrave helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Article 2 Seuil des encaissements Consideacuterant le tarif voteacute en Conseil drsquoadministration et le nombre drsquoeacutelegraveves concerneacutes Le montant des encaissements ne doit pas deacutepasser helliphelliphelliphelliphellipeuros
Article 3 Obligations du mandataire Un registre de reccedilus agrave souche sera deacutelivreacute au mandataire A chaque encaissement le mandataire devra deacutelivrer un reccedilu En cas drsquoerreur ou drsquoannulation le reccedilu portera la mention laquo annuleacute raquo et sera agrafeacute agrave la souche Le mandataire inscrira sur la souche le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant et lrsquoobjet Le mandataire indiquera sur le reccedilu le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant lrsquoobjet sa qualiteacute et son eacutemargement sera preacuteceacutedeacute de son nom Il doit proceacuteder au reversement tous les huit jours au maximum des fonds et piegraveces justificatives qursquoil deacutetient au reacutegisseur qui les centralise et les integravegre dans sa comptabiliteacute En aucun cas le mandataire ne doit encaisser des sommes ne correspondant pas agrave lrsquoobjet le montant ou la qualiteacute des deacutebiteurs de la preacutesente convention
Article 4 Responsabiliteacute Les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Le mandataire est donc tenu de rendre compte de sa gestion au reacutegisseur et doit agrave ce titre tenir une comptabiliteacute simplifieacutee de sa gestion
En cas de non respect des termes de la preacutesente convention par le mandataire le reacutegisseur se reacuteserve le droit drsquoengager la responsabiliteacute du mandataire
Article 5 Dureacutee La preacutesente convention est conclue pour une dureacutee de deux mois agrave compter de sa signature A helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip le helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
LrsquoAgent comptable Le Reacutegisseur Le Mandataire laquovu pour acceptation raquo
helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
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LA BUDGETISATION DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages obligatoires non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives
Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute obligatoire les deacutepenses sont effectueacutees sur le budget de lrsquoeacutetablissement etou sur ressources speacutecifiques Aucune participation des familles ne peut ecirctre demandeacutee il nrsquoexiste en comptabiliteacute aucun compte 7067 contributions des familles aux voyages scolaires dans les services eacutenumeacutereacutes ci-dessous La gestion financiegravere et comptable est imputeacutee en totaliteacute
- Au service geacuteneacuteral o sur le chapitre A1 activiteacute eacuteducatives et peacutedagogiques (A1 6245)
- etou sur les services speacuteciaux suivants
o J 1 Enseignement technique (y compris la taxe drsquoapprentissage si la sortie est en rapport avec la formation des eacutelegraveves)
o J 31 J32 J38 Projet drsquoeacutetablissement o J 4 Zone drsquoeacuteducation prioritaire
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o N 85 Subvention de collectiviteacute territoriale pour le deacuteveloppement des activiteacutes culturelles et peacuteri-eacuteducatives
Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages facultatifs non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Participation des familles
Ressources non
affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires
La gestion financiegravere et comptable du voyage doit ecirctre impeacuterativement imputeacutee en totaliteacute sur le
service speacutecial ndash chapitre N3 en recettes et en deacutepenses
Le chapitre N3 est un service speacutecial sans reacuteserve eacutequilibreacute en recettes et en deacutepenses geacutereacute en partie depuis le 1er janvier 2008 selon la technique des ressources affecteacutees dont la comptabilisation donne lieu agrave une prise en charge au deacutebit du C468 263 produits agrave recevoir sur appariements voyages par le creacutedit du compte C468 663 charges agrave payer sur appariements voyages
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Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute facultative la totaliteacute des deacutepenses est effectueacutee sur le budget du voyage tel qursquoil a eacuteteacute preacutesenteacute et voteacute par le conseil drsquoadministration
Les personnels drsquoencadrement eacutetant dispenseacutes de contribution financiegravere il est donc neacutecessaire de preacutevoir sur le budget de lrsquoeacutetablissement les modaliteacutes de financement des deacutepenses des accompagnateurs affeacuterentes agrave ce voyage puisque les familles nrsquoont pas agrave en supporter les frais Si les accompagnateurs payent une participation cette derniegravere devra ecirctre retraceacutee au compte 70888
Dans le cas des sorties et voyages facultatifs la participation demandeacutee aux familles sera comptabiliseacutee au compte 7067 Nota bene Le compte 70667 ne doit jamais ecirctre utiliseacute pour un voyage ce dernier est reacuteserveacute agrave des contributions de formation continue et de promotion sociale (racine 7066) Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
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La technique budgeacutetaire des contributions entre services pour les comptes laquo charges agrave payer raquo et laquo produits agrave recevoir raquo
Si une des recettes du voyage provient drsquoun preacutelegravevement sur fonds de reacuteserve ou drsquoun autre service de lrsquoeacutetablissement Il conviendra drsquoappliquer alors la technique budgeacutetaire des contributions entre services (comptes 6588 et 7588) Le principe est simple laquo un service qui donne un service qui reccediloit raquo La comptabilisation de cette opeacuteration se traduira par
- un mandat drsquoordre au compte 6588 dans le service qui donne - un OR au compte 7588 dans le service qui reccediloit
Compte
D 6588 Compte
4662 Compte
468263 Compte
468663 Compte
N3 7588
D C D C D C D C D C
1 X X 2 X X 3 X X 4 X X
Seront utiliseacutes les comptes suivants compte 6588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement compte 4662 Mandats agrave payer ndash Exercice courant compte 468263 Produits agrave recevoir sur appariements voyages compte 468663 Charges agrave payer sur appariements voyages Compte 7588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement
Lrsquoeacutegaliteacute entre ces deux comptes doit toujours exister que ce soit au niveau de lrsquoouverture de creacutedits et de preacutevision de recettes ou que ce soit au niveau de lrsquoexeacutecution le mandat drsquoordre au compte 6588 et la recette drsquoordre au 7588 doivent ecirctre eacutetablis pour le montant exact de la deacutepense constateacutee sur ce financement et non en fonction de la preacutevision budgeacutetaire
DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au chapitre D 6588 si le preacutelegravevement provient des reacuteserves du service geacuteneacuteral au J1 6588 srsquoil provient des reacuteserves de lrsquoenseignement technique DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au service speacutecial J3(X) 6588 si le voyage finalise un projet drsquoeacutetablissement (PAPeacutet) participation du service speacutecial au service N3 qui retrace la totaliteacute du voyage
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4deg ordre de mission pour les accompagnateurs
- Type drsquoacte acte du chef drsquoeacutetablissement relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable apregraves publiciteacute notification agrave lrsquointeacuteresseacute
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignant Initiative du voyage
Chef drsquoeacutetablissement Faisabiliteacute
Equipe de direction Instruction
Commission permanente Instruction
Conseil drsquoadministration Consultation et programmation Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Autorisation et arrecirct de la liste des eacutelegraveves participant agrave la sortie ou au
voyage
Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Enseignant Deacutetail du voyage programme
Equipe de direction
Projet de budget de financement remplacement des enseignants accompagnateurs accueil des eacutelegraveves ne participant pas au
voyage
Conseil drsquoadministration Deacutecision relative au financement du voyage autorisation de signer les conventions don DBM pour
vote si neacutecessaire
Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Transmission acte et DBM
Controcircle de leacutegaliteacute Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Chef drsquoeacutetablissement Ordre de mission Acte du chef drsquoeacutetablissement
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
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Contenu de la deacutelibeacuteration relative au financement des voyages scolaires
La reacutefeacuterence agrave la charte ou au regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires La reacutefeacuterence de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires La preacutesentation du voyage (destination date objet) Les classes concerneacutees Le nombre de participants et drsquoaccompagnateurs Le nom de lrsquoadulte responsable Le budget Lrsquoautorisation de signer les contrats et les conventions preacutesenteacutees simultaneacutement Le vote du montant maximum de la participation des familles Lrsquoeacutecheacuteancier des encaissements de la participation Les modaliteacutes de remboursement en cas de deacutesistement ou drsquoannulation Les modaliteacutes de remboursement en cas drsquoexceacutedent agrave la fin du voyage Les dons
Les bonnes pratiques
Lrsquoacte devra ecirctre rendu exeacutecutoire par lrsquoautoriteacute de controcircle avant drsquoencaisser de lrsquoargent des familles ou drsquoengager les deacutepenses relatives au voyage Le budget preacutevisionnel du voyage est joint agrave lrsquoacte
Lrsquoacte est agrave joindre au 1er mandatement relatif au paiement des deacutepenses ainsi qursquoagrave lrsquoordre de recettes des participants
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires Le respect de la finaliteacute peacutedagogique et eacuteducative de la sortie Lrsquoexistence des diffeacuterents actes La rupture de lrsquoeacutegaliteacute des participants au voyage (existence de diffeacuterents tarifs selon que
lrsquoeacutelegraveve est affilieacute ou non au foyer socio-eacuteducatif) La violation du principe de gratuiteacute de lrsquoenseignement (deacutepenses des accompagnateurs mis
directement ou indirectement agrave la charge des familles) Lrsquoabsence drsquoacte La gestion de fait par une association La compeacutetence du conseil drsquoadministration pour deacutelibeacuterer sur le financement des voyages si
cette attribution a eacuteteacute deacuteleacutegueacutee agrave la commission permanente (le conseil drsquoadministration ne peut plus deacutecider et la commission permanente nrsquoest pas compeacutetente pour voter une DBM)
Reacutefeacuterence - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
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LES DONS
Deacutefinition Un don est une libeacuteraliteacute agrave titre gracieux Lrsquoassembleacutee geacuteneacuterale du foyer socio-eacuteducatif
ou la personne responsable drsquoun autre organisme peut deacutecider de financer les sorties ou voyages
scolaires drsquoun eacutetablissement public local drsquoenseignement Cette participation prend la forme drsquoun
don fait agrave lrsquoeacutetablissement Pour que ce don soit recevable il faut qursquoil soit notifieacute agrave lrsquoeacutetablissement et
que le conseil drsquoadministration se prononce sur le principe du versement du don en autorisant le chef
drsquoeacutetablissement agrave accepter ce don
Reacutefeacuterence
- Article R421-20 du code de lrsquoeacuteducation - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
FSE Lettre de notification du don
Chef drsquoeacutetablissement Etude du caractegravere recevable du don
Equipe de direction Instruction
Conseil drsquoadministration
Deacutecision autorisant le chef drsquoeacutetablissement agrave accepter le don
DBM si neacutecessaire
Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Acte relatif au don
- Type acte relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte non soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
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Le respect des engagements en acceptant le don lrsquoeacutetablissement accepte les exigences du financeur fixeacutees dans la lettre de notification du don si le don est affecteacute au voyage agrave tel voyage il ne pourra pas servir pour un autre voyage Le don nrsquoest acquis que si le voyage se reacutealise (article R421-66 du code de lrsquoeacuteducation)
Lrsquoabsence de discrimination le don est affecteacute au voyage et non pas pour faire beacuteneacuteficier quelques participants drsquoun tarif diffeacuterent ou preacutefeacuterentiel
Le compte rendu financier du voyage Lrsquoexistence de lrsquoacte du CA Le caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
LA TECHNIQUE DES RESSOURCES AFFECTEacuteES Cette technique est utiliseacutee pour des opeacuterations preacutevues par des contrats des conventions ou bien se rapportant agrave des dons legs et recettes leacutegales qui remplissent simultaneacutement les conditions suivantes
- signature drsquoune convention avec un financeur fixant les obligations ou acceptation de dons ou de recettes en contrepartie drsquoobligations
- obligation de rendre compte de lrsquoutilisation des creacutedits - obligation de restituer le solde non employeacute ou obtenir du bailleur de fonds le report de
ces creacutedits sur lrsquoexercice suivant La comptabiliteacute de ces opeacuterations srsquoexeacutecute du 1er janvier au 31 deacutecembre (il nrsquoexiste pas de peacuteriode drsquoinventaire)
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LES REGIES
Les actes de creacuteation drsquoune reacutegie ou de nomination du reacutegisseur ne sont pas soumis agrave lrsquoapprobation
du conseil drsquoadministration
1) Creacuteation drsquoune reacutegie
Le principe Les actes de creacuteation de reacutegies doivent ecirctre transmis au comptable supeacuterieur du Treacutesor en application des dispositions de lrsquoarrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et drsquoavances Sans formulation drsquoobservations du comptable supeacuterieur du Treacutesor les deacutecisions de creacuteation de reacutegies seront exeacutecutoires agrave lrsquoissue du deacutelai de 15 jours agrave compter de la date de transmission Il nrsquoest donc pas neacutecessaire de formaliser lrsquoaccord du comptable supeacuterieur du Treacutesor
Reacutefeacuterence
- Deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute relatif aux reacutegies de recettes et aux reacutegies drsquoavances des organismes publics
- Arrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et des reacutegies drsquoavances
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignants Demande
Chef drsquoeacutetablissement Demande avis de lrsquoagent comptable
Agent comptable Avis
Chef drsquoeacutetablissement Deacutecision de creacuteation de la reacutegie transmission
Comptable supeacuterieur du Treacutesor Exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves transmission
Acte relatif agrave la reacutegie
- Type acte du chef drsquoeacutetablissement - Forme acte reacutedigeacute - Acte non soumis agrave lrsquoapprobation du conseil drsquoadministration - Acte non soumis au controcircle de leacutegaliteacute - Acte exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves la transmission au comptable supeacuterieur du treacutesor - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
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Les points agrave surveiller
- Preacutesence du document instituant la reacutegie Ce document est accompagneacute du document
intituleacute laquo document drsquohabilitation raquo
o La deacutecision portant institution drsquoune reacutegie deacutecrit la nature de deacutepense ainsi que le
montant maximum par opeacuteration
o Le document drsquohabilitation preacutecisera
la date drsquohabilitation
lrsquoobjet de la reacutegie
la dureacutee
le nom du reacutegisseur
son grade
le nom du suppleacuteant
le montant de lrsquoavance
la peacuteriodiciteacute des justificatifs
le chapitre autoriseacute ainsi que les moyens de regraveglement
- Nouvelle transmission en cas de modifications drsquoune recette ou et drsquoune deacutepense
2) Nomination du reacutegisseur
La nomination du reacutegisseur est un acte interne agrave llsquoeacutetablissement et le document retraccedilant
cette nomination issu de lrsquoapplication informatique nrsquoest pas agrave transmettre
Ces reacutegies temporaires concernent principalement les voyages scolaires Le montant maximal de lrsquoavance dans le cadre drsquoune reacutegie temporaire est limiteacute au montant preacutevisible des deacutepenses agrave honorer dans le cadre de la reacutegie Il nrsquoexiste aucune disposition reacuteglementaire preacutecisant le montant maximum puisqursquoil est variable suivant lrsquoobjet de la reacutegie temporaire Le montant maximum de lrsquoavance doit donc ecirctre deacutetermineacute preacuteciseacutement en fonction de la dureacutee et de la destination du voyage
3) Nomination drsquoun mandataire
Les reacutegisseurs ont la faculteacute de deacutesigner sous leur responsabiliteacute et apregraves autorisation de lagent comptable un mandataire
Les conditions particuliegraveres de recouvrement de certains droits et de paiement de certaines deacutepenses peuvent justifier que celles-ci soient reacutealiseacutees par drsquoautres personnes habiliteacutees qui interviennent en qualiteacute de mandataires pour le compte et sous la responsabiliteacute du reacutegisseur (par exemple pour le regraveglement de deacutepenses lors drsquoun voyage scolaire agrave lrsquoeacutetranger)
Les mandataires agissent sous la responsabiliteacute du reacutegisseur Ils ne sont pas assujettis agrave cautionnement Ils ne perccediloivent pas drsquoindemniteacute de responsabiliteacute
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Organigramme et chronologie
Acteurs Rocircle
Actes
Reacutegisseur Initiative
Agent comptable Autorisation
Reacutegisseur Deacutesignation Procuration
Reacutegisseur Information du chef drsquoeacutetablissement et Speacutecimen de la
signature du mandataire
Reacutegisseur Speacutecimen de la signature du mandataire
Chronologie
Type drsquoacte Acte du reacutegisseur qui eacutetablit une procuration sur papier libre - Forme
o Acte reacutedigeacute sur papier libre o Visa de lrsquoagent comptable
- Deacutecision exeacutecutoire apregraves information du chef drsquoeacutetablissement - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de lrsquoacte
Identification du mandataire Objet du mandat les pouvoirs confieacutes au mandataire (type de deacutepenses type de recettes)
doivent ecirctre expresseacutement deacutetermineacutees dans la convention de mandat Les conditions drsquoexeacutecution de la convention
o Mise agrave disposition drsquoun registre de reccedilus agrave souche o Deacutelivrance drsquoun reccedilu o Inscription sur la souche du nom de lrsquoeacutelegraveve de la date et du montant o Consignes en cas drsquoerreur ou de rectification o Reversement tous les huit jours au maximum au reacutegisseur des fonds et piegraveces
justificatives deacutetenus
Lrsquoobligation pour le mandataire de tenir une comptabiliteacute simplifieacutee Le rappel que les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute
personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Signature de lrsquoacte de nomination accompagneacutee de la mention laquo vu pour acceptation raquo Visa de lrsquoagent comptable
Les points agrave surveiller
Le caractegravere personnel de la deacuteleacutegation (laquo intuitu personae raquo agent preacutesentant les garanties neacutecessaires)
Aucun mandataire suppleacuteant nrsquoest autoriseacute
Le caractegravere impreacutecis de lrsquoobjet de la convention de mandat
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Lrsquoenvoi de la copie de la procuration ainsi que le speacutecimen de la signature du mandataire Le respect par le mandataire des dispositions du mandat et des regravegles de fonctionnement de
la reacutegie Le mandataire ne peut exercer ses fonctions dans le cas dabsence du reacutegisseur que pendant
deux mois au maximum Dans le cas dabsence supeacuterieure agrave deux mois il convient de proceacuteder agrave la nomination dun nouveau reacutegisseur ou dun inteacuterimaire
Annexe exemple drsquoune procuration
CONVENTION DE MANDAT
Vu la loi ndeg 63-156 du 23 feacutevrier 1963 portant loi de finances pour 1963 Vu le deacutecret ndeg 62-1587 du 29 deacutecembre 1962 portant regraveglement geacuteneacuteral sur la comptabiliteacute publique Vu le deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute en dernier lieu par le deacutecret 97-33 du 13 janvier 1997 relatif aux reacutegies de recettes et drsquoavances des organismes publics En application de lrsquoinstruction codificatrice ndeg 05-042-M9-R du 30 septembre 2005 annotant lrsquoinstruction codificatrice ndeg 98-065 ndash M9 ndash R du 4 mai 1998
Vu lrsquoacte administratif ndeghelliphelliphelliphellip du Conseil drsquoadministration du helliphelliphelliphelliphelliprelatif au financement du budget du voyage scolaire
Article 1 Objet Monsieur helliphelliphelliphelliphellip agissant en qualiteacute de reacutegisseur du Collegravege helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip donne procuration agrave Monsieur helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip professeur de helliphelliphelliphelliphelliphellip deacutesigneacute en qualiteacute de mandataire pour lrsquoencaissement des recettes correspondantes agrave helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Article 2 Seuil des encaissements Consideacuterant le tarif voteacute en Conseil drsquoadministration et le nombre drsquoeacutelegraveves concerneacutes Le montant des encaissements ne doit pas deacutepasser helliphelliphelliphelliphellipeuros
Article 3 Obligations du mandataire Un registre de reccedilus agrave souche sera deacutelivreacute au mandataire A chaque encaissement le mandataire devra deacutelivrer un reccedilu En cas drsquoerreur ou drsquoannulation le reccedilu portera la mention laquo annuleacute raquo et sera agrafeacute agrave la souche Le mandataire inscrira sur la souche le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant et lrsquoobjet Le mandataire indiquera sur le reccedilu le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant lrsquoobjet sa qualiteacute et son eacutemargement sera preacuteceacutedeacute de son nom Il doit proceacuteder au reversement tous les huit jours au maximum des fonds et piegraveces justificatives qursquoil deacutetient au reacutegisseur qui les centralise et les integravegre dans sa comptabiliteacute En aucun cas le mandataire ne doit encaisser des sommes ne correspondant pas agrave lrsquoobjet le montant ou la qualiteacute des deacutebiteurs de la preacutesente convention
Article 4 Responsabiliteacute Les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Le mandataire est donc tenu de rendre compte de sa gestion au reacutegisseur et doit agrave ce titre tenir une comptabiliteacute simplifieacutee de sa gestion
En cas de non respect des termes de la preacutesente convention par le mandataire le reacutegisseur se reacuteserve le droit drsquoengager la responsabiliteacute du mandataire
Article 5 Dureacutee La preacutesente convention est conclue pour une dureacutee de deux mois agrave compter de sa signature A helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip le helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
LrsquoAgent comptable Le Reacutegisseur Le Mandataire laquovu pour acceptation raquo
helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
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LA BUDGETISATION DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages obligatoires non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives
Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute obligatoire les deacutepenses sont effectueacutees sur le budget de lrsquoeacutetablissement etou sur ressources speacutecifiques Aucune participation des familles ne peut ecirctre demandeacutee il nrsquoexiste en comptabiliteacute aucun compte 7067 contributions des familles aux voyages scolaires dans les services eacutenumeacutereacutes ci-dessous La gestion financiegravere et comptable est imputeacutee en totaliteacute
- Au service geacuteneacuteral o sur le chapitre A1 activiteacute eacuteducatives et peacutedagogiques (A1 6245)
- etou sur les services speacuteciaux suivants
o J 1 Enseignement technique (y compris la taxe drsquoapprentissage si la sortie est en rapport avec la formation des eacutelegraveves)
o J 31 J32 J38 Projet drsquoeacutetablissement o J 4 Zone drsquoeacuteducation prioritaire
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o N 85 Subvention de collectiviteacute territoriale pour le deacuteveloppement des activiteacutes culturelles et peacuteri-eacuteducatives
Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages facultatifs non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Participation des familles
Ressources non
affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires
La gestion financiegravere et comptable du voyage doit ecirctre impeacuterativement imputeacutee en totaliteacute sur le
service speacutecial ndash chapitre N3 en recettes et en deacutepenses
Le chapitre N3 est un service speacutecial sans reacuteserve eacutequilibreacute en recettes et en deacutepenses geacutereacute en partie depuis le 1er janvier 2008 selon la technique des ressources affecteacutees dont la comptabilisation donne lieu agrave une prise en charge au deacutebit du C468 263 produits agrave recevoir sur appariements voyages par le creacutedit du compte C468 663 charges agrave payer sur appariements voyages
DIFIN ndash Bureau Aide et conseil aux EPLE Acadeacutemie drsquoAix-Marseille
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Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute facultative la totaliteacute des deacutepenses est effectueacutee sur le budget du voyage tel qursquoil a eacuteteacute preacutesenteacute et voteacute par le conseil drsquoadministration
Les personnels drsquoencadrement eacutetant dispenseacutes de contribution financiegravere il est donc neacutecessaire de preacutevoir sur le budget de lrsquoeacutetablissement les modaliteacutes de financement des deacutepenses des accompagnateurs affeacuterentes agrave ce voyage puisque les familles nrsquoont pas agrave en supporter les frais Si les accompagnateurs payent une participation cette derniegravere devra ecirctre retraceacutee au compte 70888
Dans le cas des sorties et voyages facultatifs la participation demandeacutee aux familles sera comptabiliseacutee au compte 7067 Nota bene Le compte 70667 ne doit jamais ecirctre utiliseacute pour un voyage ce dernier est reacuteserveacute agrave des contributions de formation continue et de promotion sociale (racine 7066) Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
DIFIN ndash Bureau Aide et conseil aux EPLE Acadeacutemie drsquoAix-Marseille
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La technique budgeacutetaire des contributions entre services pour les comptes laquo charges agrave payer raquo et laquo produits agrave recevoir raquo
Si une des recettes du voyage provient drsquoun preacutelegravevement sur fonds de reacuteserve ou drsquoun autre service de lrsquoeacutetablissement Il conviendra drsquoappliquer alors la technique budgeacutetaire des contributions entre services (comptes 6588 et 7588) Le principe est simple laquo un service qui donne un service qui reccediloit raquo La comptabilisation de cette opeacuteration se traduira par
- un mandat drsquoordre au compte 6588 dans le service qui donne - un OR au compte 7588 dans le service qui reccediloit
Compte
D 6588 Compte
4662 Compte
468263 Compte
468663 Compte
N3 7588
D C D C D C D C D C
1 X X 2 X X 3 X X 4 X X
Seront utiliseacutes les comptes suivants compte 6588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement compte 4662 Mandats agrave payer ndash Exercice courant compte 468263 Produits agrave recevoir sur appariements voyages compte 468663 Charges agrave payer sur appariements voyages Compte 7588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement
Lrsquoeacutegaliteacute entre ces deux comptes doit toujours exister que ce soit au niveau de lrsquoouverture de creacutedits et de preacutevision de recettes ou que ce soit au niveau de lrsquoexeacutecution le mandat drsquoordre au compte 6588 et la recette drsquoordre au 7588 doivent ecirctre eacutetablis pour le montant exact de la deacutepense constateacutee sur ce financement et non en fonction de la preacutevision budgeacutetaire
DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au chapitre D 6588 si le preacutelegravevement provient des reacuteserves du service geacuteneacuteral au J1 6588 srsquoil provient des reacuteserves de lrsquoenseignement technique DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au service speacutecial J3(X) 6588 si le voyage finalise un projet drsquoeacutetablissement (PAPeacutet) participation du service speacutecial au service N3 qui retrace la totaliteacute du voyage
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Contenu de la deacutelibeacuteration relative au financement des voyages scolaires
La reacutefeacuterence agrave la charte ou au regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires La reacutefeacuterence de lrsquoacte relatif agrave la programmation des voyages scolaires La preacutesentation du voyage (destination date objet) Les classes concerneacutees Le nombre de participants et drsquoaccompagnateurs Le nom de lrsquoadulte responsable Le budget Lrsquoautorisation de signer les contrats et les conventions preacutesenteacutees simultaneacutement Le vote du montant maximum de la participation des familles Lrsquoeacutecheacuteancier des encaissements de la participation Les modaliteacutes de remboursement en cas de deacutesistement ou drsquoannulation Les modaliteacutes de remboursement en cas drsquoexceacutedent agrave la fin du voyage Les dons
Les bonnes pratiques
Lrsquoacte devra ecirctre rendu exeacutecutoire par lrsquoautoriteacute de controcircle avant drsquoencaisser de lrsquoargent des familles ou drsquoengager les deacutepenses relatives au voyage Le budget preacutevisionnel du voyage est joint agrave lrsquoacte
Lrsquoacte est agrave joindre au 1er mandatement relatif au paiement des deacutepenses ainsi qursquoagrave lrsquoordre de recettes des participants
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires Le respect de la finaliteacute peacutedagogique et eacuteducative de la sortie Lrsquoexistence des diffeacuterents actes La rupture de lrsquoeacutegaliteacute des participants au voyage (existence de diffeacuterents tarifs selon que
lrsquoeacutelegraveve est affilieacute ou non au foyer socio-eacuteducatif) La violation du principe de gratuiteacute de lrsquoenseignement (deacutepenses des accompagnateurs mis
directement ou indirectement agrave la charge des familles) Lrsquoabsence drsquoacte La gestion de fait par une association La compeacutetence du conseil drsquoadministration pour deacutelibeacuterer sur le financement des voyages si
cette attribution a eacuteteacute deacuteleacutegueacutee agrave la commission permanente (le conseil drsquoadministration ne peut plus deacutecider et la commission permanente nrsquoest pas compeacutetente pour voter une DBM)
Reacutefeacuterence - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
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LES DONS
Deacutefinition Un don est une libeacuteraliteacute agrave titre gracieux Lrsquoassembleacutee geacuteneacuterale du foyer socio-eacuteducatif
ou la personne responsable drsquoun autre organisme peut deacutecider de financer les sorties ou voyages
scolaires drsquoun eacutetablissement public local drsquoenseignement Cette participation prend la forme drsquoun
don fait agrave lrsquoeacutetablissement Pour que ce don soit recevable il faut qursquoil soit notifieacute agrave lrsquoeacutetablissement et
que le conseil drsquoadministration se prononce sur le principe du versement du don en autorisant le chef
drsquoeacutetablissement agrave accepter ce don
Reacutefeacuterence
- Article R421-20 du code de lrsquoeacuteducation - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
FSE Lettre de notification du don
Chef drsquoeacutetablissement Etude du caractegravere recevable du don
Equipe de direction Instruction
Conseil drsquoadministration
Deacutecision autorisant le chef drsquoeacutetablissement agrave accepter le don
DBM si neacutecessaire
Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Acte relatif au don
- Type acte relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte non soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
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Le respect des engagements en acceptant le don lrsquoeacutetablissement accepte les exigences du financeur fixeacutees dans la lettre de notification du don si le don est affecteacute au voyage agrave tel voyage il ne pourra pas servir pour un autre voyage Le don nrsquoest acquis que si le voyage se reacutealise (article R421-66 du code de lrsquoeacuteducation)
Lrsquoabsence de discrimination le don est affecteacute au voyage et non pas pour faire beacuteneacuteficier quelques participants drsquoun tarif diffeacuterent ou preacutefeacuterentiel
Le compte rendu financier du voyage Lrsquoexistence de lrsquoacte du CA Le caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
LA TECHNIQUE DES RESSOURCES AFFECTEacuteES Cette technique est utiliseacutee pour des opeacuterations preacutevues par des contrats des conventions ou bien se rapportant agrave des dons legs et recettes leacutegales qui remplissent simultaneacutement les conditions suivantes
- signature drsquoune convention avec un financeur fixant les obligations ou acceptation de dons ou de recettes en contrepartie drsquoobligations
- obligation de rendre compte de lrsquoutilisation des creacutedits - obligation de restituer le solde non employeacute ou obtenir du bailleur de fonds le report de
ces creacutedits sur lrsquoexercice suivant La comptabiliteacute de ces opeacuterations srsquoexeacutecute du 1er janvier au 31 deacutecembre (il nrsquoexiste pas de peacuteriode drsquoinventaire)
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LES REGIES
Les actes de creacuteation drsquoune reacutegie ou de nomination du reacutegisseur ne sont pas soumis agrave lrsquoapprobation
du conseil drsquoadministration
1) Creacuteation drsquoune reacutegie
Le principe Les actes de creacuteation de reacutegies doivent ecirctre transmis au comptable supeacuterieur du Treacutesor en application des dispositions de lrsquoarrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et drsquoavances Sans formulation drsquoobservations du comptable supeacuterieur du Treacutesor les deacutecisions de creacuteation de reacutegies seront exeacutecutoires agrave lrsquoissue du deacutelai de 15 jours agrave compter de la date de transmission Il nrsquoest donc pas neacutecessaire de formaliser lrsquoaccord du comptable supeacuterieur du Treacutesor
Reacutefeacuterence
- Deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute relatif aux reacutegies de recettes et aux reacutegies drsquoavances des organismes publics
- Arrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et des reacutegies drsquoavances
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignants Demande
Chef drsquoeacutetablissement Demande avis de lrsquoagent comptable
Agent comptable Avis
Chef drsquoeacutetablissement Deacutecision de creacuteation de la reacutegie transmission
Comptable supeacuterieur du Treacutesor Exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves transmission
Acte relatif agrave la reacutegie
- Type acte du chef drsquoeacutetablissement - Forme acte reacutedigeacute - Acte non soumis agrave lrsquoapprobation du conseil drsquoadministration - Acte non soumis au controcircle de leacutegaliteacute - Acte exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves la transmission au comptable supeacuterieur du treacutesor - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
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Les points agrave surveiller
- Preacutesence du document instituant la reacutegie Ce document est accompagneacute du document
intituleacute laquo document drsquohabilitation raquo
o La deacutecision portant institution drsquoune reacutegie deacutecrit la nature de deacutepense ainsi que le
montant maximum par opeacuteration
o Le document drsquohabilitation preacutecisera
la date drsquohabilitation
lrsquoobjet de la reacutegie
la dureacutee
le nom du reacutegisseur
son grade
le nom du suppleacuteant
le montant de lrsquoavance
la peacuteriodiciteacute des justificatifs
le chapitre autoriseacute ainsi que les moyens de regraveglement
- Nouvelle transmission en cas de modifications drsquoune recette ou et drsquoune deacutepense
2) Nomination du reacutegisseur
La nomination du reacutegisseur est un acte interne agrave llsquoeacutetablissement et le document retraccedilant
cette nomination issu de lrsquoapplication informatique nrsquoest pas agrave transmettre
Ces reacutegies temporaires concernent principalement les voyages scolaires Le montant maximal de lrsquoavance dans le cadre drsquoune reacutegie temporaire est limiteacute au montant preacutevisible des deacutepenses agrave honorer dans le cadre de la reacutegie Il nrsquoexiste aucune disposition reacuteglementaire preacutecisant le montant maximum puisqursquoil est variable suivant lrsquoobjet de la reacutegie temporaire Le montant maximum de lrsquoavance doit donc ecirctre deacutetermineacute preacuteciseacutement en fonction de la dureacutee et de la destination du voyage
3) Nomination drsquoun mandataire
Les reacutegisseurs ont la faculteacute de deacutesigner sous leur responsabiliteacute et apregraves autorisation de lagent comptable un mandataire
Les conditions particuliegraveres de recouvrement de certains droits et de paiement de certaines deacutepenses peuvent justifier que celles-ci soient reacutealiseacutees par drsquoautres personnes habiliteacutees qui interviennent en qualiteacute de mandataires pour le compte et sous la responsabiliteacute du reacutegisseur (par exemple pour le regraveglement de deacutepenses lors drsquoun voyage scolaire agrave lrsquoeacutetranger)
Les mandataires agissent sous la responsabiliteacute du reacutegisseur Ils ne sont pas assujettis agrave cautionnement Ils ne perccediloivent pas drsquoindemniteacute de responsabiliteacute
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Organigramme et chronologie
Acteurs Rocircle
Actes
Reacutegisseur Initiative
Agent comptable Autorisation
Reacutegisseur Deacutesignation Procuration
Reacutegisseur Information du chef drsquoeacutetablissement et Speacutecimen de la
signature du mandataire
Reacutegisseur Speacutecimen de la signature du mandataire
Chronologie
Type drsquoacte Acte du reacutegisseur qui eacutetablit une procuration sur papier libre - Forme
o Acte reacutedigeacute sur papier libre o Visa de lrsquoagent comptable
- Deacutecision exeacutecutoire apregraves information du chef drsquoeacutetablissement - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de lrsquoacte
Identification du mandataire Objet du mandat les pouvoirs confieacutes au mandataire (type de deacutepenses type de recettes)
doivent ecirctre expresseacutement deacutetermineacutees dans la convention de mandat Les conditions drsquoexeacutecution de la convention
o Mise agrave disposition drsquoun registre de reccedilus agrave souche o Deacutelivrance drsquoun reccedilu o Inscription sur la souche du nom de lrsquoeacutelegraveve de la date et du montant o Consignes en cas drsquoerreur ou de rectification o Reversement tous les huit jours au maximum au reacutegisseur des fonds et piegraveces
justificatives deacutetenus
Lrsquoobligation pour le mandataire de tenir une comptabiliteacute simplifieacutee Le rappel que les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute
personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Signature de lrsquoacte de nomination accompagneacutee de la mention laquo vu pour acceptation raquo Visa de lrsquoagent comptable
Les points agrave surveiller
Le caractegravere personnel de la deacuteleacutegation (laquo intuitu personae raquo agent preacutesentant les garanties neacutecessaires)
Aucun mandataire suppleacuteant nrsquoest autoriseacute
Le caractegravere impreacutecis de lrsquoobjet de la convention de mandat
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Lrsquoenvoi de la copie de la procuration ainsi que le speacutecimen de la signature du mandataire Le respect par le mandataire des dispositions du mandat et des regravegles de fonctionnement de
la reacutegie Le mandataire ne peut exercer ses fonctions dans le cas dabsence du reacutegisseur que pendant
deux mois au maximum Dans le cas dabsence supeacuterieure agrave deux mois il convient de proceacuteder agrave la nomination dun nouveau reacutegisseur ou dun inteacuterimaire
Annexe exemple drsquoune procuration
CONVENTION DE MANDAT
Vu la loi ndeg 63-156 du 23 feacutevrier 1963 portant loi de finances pour 1963 Vu le deacutecret ndeg 62-1587 du 29 deacutecembre 1962 portant regraveglement geacuteneacuteral sur la comptabiliteacute publique Vu le deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute en dernier lieu par le deacutecret 97-33 du 13 janvier 1997 relatif aux reacutegies de recettes et drsquoavances des organismes publics En application de lrsquoinstruction codificatrice ndeg 05-042-M9-R du 30 septembre 2005 annotant lrsquoinstruction codificatrice ndeg 98-065 ndash M9 ndash R du 4 mai 1998
Vu lrsquoacte administratif ndeghelliphelliphelliphellip du Conseil drsquoadministration du helliphelliphelliphelliphelliprelatif au financement du budget du voyage scolaire
Article 1 Objet Monsieur helliphelliphelliphelliphellip agissant en qualiteacute de reacutegisseur du Collegravege helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip donne procuration agrave Monsieur helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip professeur de helliphelliphelliphelliphelliphellip deacutesigneacute en qualiteacute de mandataire pour lrsquoencaissement des recettes correspondantes agrave helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Article 2 Seuil des encaissements Consideacuterant le tarif voteacute en Conseil drsquoadministration et le nombre drsquoeacutelegraveves concerneacutes Le montant des encaissements ne doit pas deacutepasser helliphelliphelliphelliphellipeuros
Article 3 Obligations du mandataire Un registre de reccedilus agrave souche sera deacutelivreacute au mandataire A chaque encaissement le mandataire devra deacutelivrer un reccedilu En cas drsquoerreur ou drsquoannulation le reccedilu portera la mention laquo annuleacute raquo et sera agrafeacute agrave la souche Le mandataire inscrira sur la souche le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant et lrsquoobjet Le mandataire indiquera sur le reccedilu le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant lrsquoobjet sa qualiteacute et son eacutemargement sera preacuteceacutedeacute de son nom Il doit proceacuteder au reversement tous les huit jours au maximum des fonds et piegraveces justificatives qursquoil deacutetient au reacutegisseur qui les centralise et les integravegre dans sa comptabiliteacute En aucun cas le mandataire ne doit encaisser des sommes ne correspondant pas agrave lrsquoobjet le montant ou la qualiteacute des deacutebiteurs de la preacutesente convention
Article 4 Responsabiliteacute Les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Le mandataire est donc tenu de rendre compte de sa gestion au reacutegisseur et doit agrave ce titre tenir une comptabiliteacute simplifieacutee de sa gestion
En cas de non respect des termes de la preacutesente convention par le mandataire le reacutegisseur se reacuteserve le droit drsquoengager la responsabiliteacute du mandataire
Article 5 Dureacutee La preacutesente convention est conclue pour une dureacutee de deux mois agrave compter de sa signature A helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip le helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
LrsquoAgent comptable Le Reacutegisseur Le Mandataire laquovu pour acceptation raquo
helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
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LA BUDGETISATION DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages obligatoires non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives
Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute obligatoire les deacutepenses sont effectueacutees sur le budget de lrsquoeacutetablissement etou sur ressources speacutecifiques Aucune participation des familles ne peut ecirctre demandeacutee il nrsquoexiste en comptabiliteacute aucun compte 7067 contributions des familles aux voyages scolaires dans les services eacutenumeacutereacutes ci-dessous La gestion financiegravere et comptable est imputeacutee en totaliteacute
- Au service geacuteneacuteral o sur le chapitre A1 activiteacute eacuteducatives et peacutedagogiques (A1 6245)
- etou sur les services speacuteciaux suivants
o J 1 Enseignement technique (y compris la taxe drsquoapprentissage si la sortie est en rapport avec la formation des eacutelegraveves)
o J 31 J32 J38 Projet drsquoeacutetablissement o J 4 Zone drsquoeacuteducation prioritaire
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o N 85 Subvention de collectiviteacute territoriale pour le deacuteveloppement des activiteacutes culturelles et peacuteri-eacuteducatives
Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages facultatifs non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Participation des familles
Ressources non
affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires
La gestion financiegravere et comptable du voyage doit ecirctre impeacuterativement imputeacutee en totaliteacute sur le
service speacutecial ndash chapitre N3 en recettes et en deacutepenses
Le chapitre N3 est un service speacutecial sans reacuteserve eacutequilibreacute en recettes et en deacutepenses geacutereacute en partie depuis le 1er janvier 2008 selon la technique des ressources affecteacutees dont la comptabilisation donne lieu agrave une prise en charge au deacutebit du C468 263 produits agrave recevoir sur appariements voyages par le creacutedit du compte C468 663 charges agrave payer sur appariements voyages
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Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute facultative la totaliteacute des deacutepenses est effectueacutee sur le budget du voyage tel qursquoil a eacuteteacute preacutesenteacute et voteacute par le conseil drsquoadministration
Les personnels drsquoencadrement eacutetant dispenseacutes de contribution financiegravere il est donc neacutecessaire de preacutevoir sur le budget de lrsquoeacutetablissement les modaliteacutes de financement des deacutepenses des accompagnateurs affeacuterentes agrave ce voyage puisque les familles nrsquoont pas agrave en supporter les frais Si les accompagnateurs payent une participation cette derniegravere devra ecirctre retraceacutee au compte 70888
Dans le cas des sorties et voyages facultatifs la participation demandeacutee aux familles sera comptabiliseacutee au compte 7067 Nota bene Le compte 70667 ne doit jamais ecirctre utiliseacute pour un voyage ce dernier est reacuteserveacute agrave des contributions de formation continue et de promotion sociale (racine 7066) Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
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La technique budgeacutetaire des contributions entre services pour les comptes laquo charges agrave payer raquo et laquo produits agrave recevoir raquo
Si une des recettes du voyage provient drsquoun preacutelegravevement sur fonds de reacuteserve ou drsquoun autre service de lrsquoeacutetablissement Il conviendra drsquoappliquer alors la technique budgeacutetaire des contributions entre services (comptes 6588 et 7588) Le principe est simple laquo un service qui donne un service qui reccediloit raquo La comptabilisation de cette opeacuteration se traduira par
- un mandat drsquoordre au compte 6588 dans le service qui donne - un OR au compte 7588 dans le service qui reccediloit
Compte
D 6588 Compte
4662 Compte
468263 Compte
468663 Compte
N3 7588
D C D C D C D C D C
1 X X 2 X X 3 X X 4 X X
Seront utiliseacutes les comptes suivants compte 6588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement compte 4662 Mandats agrave payer ndash Exercice courant compte 468263 Produits agrave recevoir sur appariements voyages compte 468663 Charges agrave payer sur appariements voyages Compte 7588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement
Lrsquoeacutegaliteacute entre ces deux comptes doit toujours exister que ce soit au niveau de lrsquoouverture de creacutedits et de preacutevision de recettes ou que ce soit au niveau de lrsquoexeacutecution le mandat drsquoordre au compte 6588 et la recette drsquoordre au 7588 doivent ecirctre eacutetablis pour le montant exact de la deacutepense constateacutee sur ce financement et non en fonction de la preacutevision budgeacutetaire
DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au chapitre D 6588 si le preacutelegravevement provient des reacuteserves du service geacuteneacuteral au J1 6588 srsquoil provient des reacuteserves de lrsquoenseignement technique DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au service speacutecial J3(X) 6588 si le voyage finalise un projet drsquoeacutetablissement (PAPeacutet) participation du service speacutecial au service N3 qui retrace la totaliteacute du voyage
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LES DONS
Deacutefinition Un don est une libeacuteraliteacute agrave titre gracieux Lrsquoassembleacutee geacuteneacuterale du foyer socio-eacuteducatif
ou la personne responsable drsquoun autre organisme peut deacutecider de financer les sorties ou voyages
scolaires drsquoun eacutetablissement public local drsquoenseignement Cette participation prend la forme drsquoun
don fait agrave lrsquoeacutetablissement Pour que ce don soit recevable il faut qursquoil soit notifieacute agrave lrsquoeacutetablissement et
que le conseil drsquoadministration se prononce sur le principe du versement du don en autorisant le chef
drsquoeacutetablissement agrave accepter ce don
Reacutefeacuterence
- Article R421-20 du code de lrsquoeacuteducation - Bulletin acadeacutemique speacutecial ndeg177 du 5 feacutevrier 2007 laquo Sorties et voyages scolaires dans le
second degreacute raquo
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
FSE Lettre de notification du don
Chef drsquoeacutetablissement Etude du caractegravere recevable du don
Equipe de direction Instruction
Conseil drsquoadministration
Deacutecision autorisant le chef drsquoeacutetablissement agrave accepter le don
DBM si neacutecessaire
Deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Signature de la deacutelibeacuteration
Chef drsquoeacutetablissement Caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
Chef drsquoeacutetablissement Publiciteacute des actes
Acte relatif au don
- Type acte relatif agrave lrsquoorganisation et au fonctionnement de lrsquoeacutetablissement public local drsquoenseignement
- Forme acte reacutedigeacute - Acte non soumis agrave lrsquoobligation de transmission - Acte immeacutediatement exeacutecutoire - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Les points agrave surveiller
Le respect de la charte ou du regraveglement inteacuterieur des sorties et voyages scolaires
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Le respect des engagements en acceptant le don lrsquoeacutetablissement accepte les exigences du financeur fixeacutees dans la lettre de notification du don si le don est affecteacute au voyage agrave tel voyage il ne pourra pas servir pour un autre voyage Le don nrsquoest acquis que si le voyage se reacutealise (article R421-66 du code de lrsquoeacuteducation)
Lrsquoabsence de discrimination le don est affecteacute au voyage et non pas pour faire beacuteneacuteficier quelques participants drsquoun tarif diffeacuterent ou preacutefeacuterentiel
Le compte rendu financier du voyage Lrsquoexistence de lrsquoacte du CA Le caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
LA TECHNIQUE DES RESSOURCES AFFECTEacuteES Cette technique est utiliseacutee pour des opeacuterations preacutevues par des contrats des conventions ou bien se rapportant agrave des dons legs et recettes leacutegales qui remplissent simultaneacutement les conditions suivantes
- signature drsquoune convention avec un financeur fixant les obligations ou acceptation de dons ou de recettes en contrepartie drsquoobligations
- obligation de rendre compte de lrsquoutilisation des creacutedits - obligation de restituer le solde non employeacute ou obtenir du bailleur de fonds le report de
ces creacutedits sur lrsquoexercice suivant La comptabiliteacute de ces opeacuterations srsquoexeacutecute du 1er janvier au 31 deacutecembre (il nrsquoexiste pas de peacuteriode drsquoinventaire)
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LES REGIES
Les actes de creacuteation drsquoune reacutegie ou de nomination du reacutegisseur ne sont pas soumis agrave lrsquoapprobation
du conseil drsquoadministration
1) Creacuteation drsquoune reacutegie
Le principe Les actes de creacuteation de reacutegies doivent ecirctre transmis au comptable supeacuterieur du Treacutesor en application des dispositions de lrsquoarrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et drsquoavances Sans formulation drsquoobservations du comptable supeacuterieur du Treacutesor les deacutecisions de creacuteation de reacutegies seront exeacutecutoires agrave lrsquoissue du deacutelai de 15 jours agrave compter de la date de transmission Il nrsquoest donc pas neacutecessaire de formaliser lrsquoaccord du comptable supeacuterieur du Treacutesor
Reacutefeacuterence
- Deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute relatif aux reacutegies de recettes et aux reacutegies drsquoavances des organismes publics
- Arrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et des reacutegies drsquoavances
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignants Demande
Chef drsquoeacutetablissement Demande avis de lrsquoagent comptable
Agent comptable Avis
Chef drsquoeacutetablissement Deacutecision de creacuteation de la reacutegie transmission
Comptable supeacuterieur du Treacutesor Exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves transmission
Acte relatif agrave la reacutegie
- Type acte du chef drsquoeacutetablissement - Forme acte reacutedigeacute - Acte non soumis agrave lrsquoapprobation du conseil drsquoadministration - Acte non soumis au controcircle de leacutegaliteacute - Acte exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves la transmission au comptable supeacuterieur du treacutesor - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
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Les points agrave surveiller
- Preacutesence du document instituant la reacutegie Ce document est accompagneacute du document
intituleacute laquo document drsquohabilitation raquo
o La deacutecision portant institution drsquoune reacutegie deacutecrit la nature de deacutepense ainsi que le
montant maximum par opeacuteration
o Le document drsquohabilitation preacutecisera
la date drsquohabilitation
lrsquoobjet de la reacutegie
la dureacutee
le nom du reacutegisseur
son grade
le nom du suppleacuteant
le montant de lrsquoavance
la peacuteriodiciteacute des justificatifs
le chapitre autoriseacute ainsi que les moyens de regraveglement
- Nouvelle transmission en cas de modifications drsquoune recette ou et drsquoune deacutepense
2) Nomination du reacutegisseur
La nomination du reacutegisseur est un acte interne agrave llsquoeacutetablissement et le document retraccedilant
cette nomination issu de lrsquoapplication informatique nrsquoest pas agrave transmettre
Ces reacutegies temporaires concernent principalement les voyages scolaires Le montant maximal de lrsquoavance dans le cadre drsquoune reacutegie temporaire est limiteacute au montant preacutevisible des deacutepenses agrave honorer dans le cadre de la reacutegie Il nrsquoexiste aucune disposition reacuteglementaire preacutecisant le montant maximum puisqursquoil est variable suivant lrsquoobjet de la reacutegie temporaire Le montant maximum de lrsquoavance doit donc ecirctre deacutetermineacute preacuteciseacutement en fonction de la dureacutee et de la destination du voyage
3) Nomination drsquoun mandataire
Les reacutegisseurs ont la faculteacute de deacutesigner sous leur responsabiliteacute et apregraves autorisation de lagent comptable un mandataire
Les conditions particuliegraveres de recouvrement de certains droits et de paiement de certaines deacutepenses peuvent justifier que celles-ci soient reacutealiseacutees par drsquoautres personnes habiliteacutees qui interviennent en qualiteacute de mandataires pour le compte et sous la responsabiliteacute du reacutegisseur (par exemple pour le regraveglement de deacutepenses lors drsquoun voyage scolaire agrave lrsquoeacutetranger)
Les mandataires agissent sous la responsabiliteacute du reacutegisseur Ils ne sont pas assujettis agrave cautionnement Ils ne perccediloivent pas drsquoindemniteacute de responsabiliteacute
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Organigramme et chronologie
Acteurs Rocircle
Actes
Reacutegisseur Initiative
Agent comptable Autorisation
Reacutegisseur Deacutesignation Procuration
Reacutegisseur Information du chef drsquoeacutetablissement et Speacutecimen de la
signature du mandataire
Reacutegisseur Speacutecimen de la signature du mandataire
Chronologie
Type drsquoacte Acte du reacutegisseur qui eacutetablit une procuration sur papier libre - Forme
o Acte reacutedigeacute sur papier libre o Visa de lrsquoagent comptable
- Deacutecision exeacutecutoire apregraves information du chef drsquoeacutetablissement - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de lrsquoacte
Identification du mandataire Objet du mandat les pouvoirs confieacutes au mandataire (type de deacutepenses type de recettes)
doivent ecirctre expresseacutement deacutetermineacutees dans la convention de mandat Les conditions drsquoexeacutecution de la convention
o Mise agrave disposition drsquoun registre de reccedilus agrave souche o Deacutelivrance drsquoun reccedilu o Inscription sur la souche du nom de lrsquoeacutelegraveve de la date et du montant o Consignes en cas drsquoerreur ou de rectification o Reversement tous les huit jours au maximum au reacutegisseur des fonds et piegraveces
justificatives deacutetenus
Lrsquoobligation pour le mandataire de tenir une comptabiliteacute simplifieacutee Le rappel que les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute
personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Signature de lrsquoacte de nomination accompagneacutee de la mention laquo vu pour acceptation raquo Visa de lrsquoagent comptable
Les points agrave surveiller
Le caractegravere personnel de la deacuteleacutegation (laquo intuitu personae raquo agent preacutesentant les garanties neacutecessaires)
Aucun mandataire suppleacuteant nrsquoest autoriseacute
Le caractegravere impreacutecis de lrsquoobjet de la convention de mandat
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Lrsquoenvoi de la copie de la procuration ainsi que le speacutecimen de la signature du mandataire Le respect par le mandataire des dispositions du mandat et des regravegles de fonctionnement de
la reacutegie Le mandataire ne peut exercer ses fonctions dans le cas dabsence du reacutegisseur que pendant
deux mois au maximum Dans le cas dabsence supeacuterieure agrave deux mois il convient de proceacuteder agrave la nomination dun nouveau reacutegisseur ou dun inteacuterimaire
Annexe exemple drsquoune procuration
CONVENTION DE MANDAT
Vu la loi ndeg 63-156 du 23 feacutevrier 1963 portant loi de finances pour 1963 Vu le deacutecret ndeg 62-1587 du 29 deacutecembre 1962 portant regraveglement geacuteneacuteral sur la comptabiliteacute publique Vu le deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute en dernier lieu par le deacutecret 97-33 du 13 janvier 1997 relatif aux reacutegies de recettes et drsquoavances des organismes publics En application de lrsquoinstruction codificatrice ndeg 05-042-M9-R du 30 septembre 2005 annotant lrsquoinstruction codificatrice ndeg 98-065 ndash M9 ndash R du 4 mai 1998
Vu lrsquoacte administratif ndeghelliphelliphelliphellip du Conseil drsquoadministration du helliphelliphelliphelliphelliprelatif au financement du budget du voyage scolaire
Article 1 Objet Monsieur helliphelliphelliphelliphellip agissant en qualiteacute de reacutegisseur du Collegravege helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip donne procuration agrave Monsieur helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip professeur de helliphelliphelliphelliphelliphellip deacutesigneacute en qualiteacute de mandataire pour lrsquoencaissement des recettes correspondantes agrave helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Article 2 Seuil des encaissements Consideacuterant le tarif voteacute en Conseil drsquoadministration et le nombre drsquoeacutelegraveves concerneacutes Le montant des encaissements ne doit pas deacutepasser helliphelliphelliphelliphellipeuros
Article 3 Obligations du mandataire Un registre de reccedilus agrave souche sera deacutelivreacute au mandataire A chaque encaissement le mandataire devra deacutelivrer un reccedilu En cas drsquoerreur ou drsquoannulation le reccedilu portera la mention laquo annuleacute raquo et sera agrafeacute agrave la souche Le mandataire inscrira sur la souche le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant et lrsquoobjet Le mandataire indiquera sur le reccedilu le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant lrsquoobjet sa qualiteacute et son eacutemargement sera preacuteceacutedeacute de son nom Il doit proceacuteder au reversement tous les huit jours au maximum des fonds et piegraveces justificatives qursquoil deacutetient au reacutegisseur qui les centralise et les integravegre dans sa comptabiliteacute En aucun cas le mandataire ne doit encaisser des sommes ne correspondant pas agrave lrsquoobjet le montant ou la qualiteacute des deacutebiteurs de la preacutesente convention
Article 4 Responsabiliteacute Les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Le mandataire est donc tenu de rendre compte de sa gestion au reacutegisseur et doit agrave ce titre tenir une comptabiliteacute simplifieacutee de sa gestion
En cas de non respect des termes de la preacutesente convention par le mandataire le reacutegisseur se reacuteserve le droit drsquoengager la responsabiliteacute du mandataire
Article 5 Dureacutee La preacutesente convention est conclue pour une dureacutee de deux mois agrave compter de sa signature A helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip le helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
LrsquoAgent comptable Le Reacutegisseur Le Mandataire laquovu pour acceptation raquo
helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
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LA BUDGETISATION DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages obligatoires non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives
Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute obligatoire les deacutepenses sont effectueacutees sur le budget de lrsquoeacutetablissement etou sur ressources speacutecifiques Aucune participation des familles ne peut ecirctre demandeacutee il nrsquoexiste en comptabiliteacute aucun compte 7067 contributions des familles aux voyages scolaires dans les services eacutenumeacutereacutes ci-dessous La gestion financiegravere et comptable est imputeacutee en totaliteacute
- Au service geacuteneacuteral o sur le chapitre A1 activiteacute eacuteducatives et peacutedagogiques (A1 6245)
- etou sur les services speacuteciaux suivants
o J 1 Enseignement technique (y compris la taxe drsquoapprentissage si la sortie est en rapport avec la formation des eacutelegraveves)
o J 31 J32 J38 Projet drsquoeacutetablissement o J 4 Zone drsquoeacuteducation prioritaire
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o N 85 Subvention de collectiviteacute territoriale pour le deacuteveloppement des activiteacutes culturelles et peacuteri-eacuteducatives
Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages facultatifs non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Participation des familles
Ressources non
affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires
La gestion financiegravere et comptable du voyage doit ecirctre impeacuterativement imputeacutee en totaliteacute sur le
service speacutecial ndash chapitre N3 en recettes et en deacutepenses
Le chapitre N3 est un service speacutecial sans reacuteserve eacutequilibreacute en recettes et en deacutepenses geacutereacute en partie depuis le 1er janvier 2008 selon la technique des ressources affecteacutees dont la comptabilisation donne lieu agrave une prise en charge au deacutebit du C468 263 produits agrave recevoir sur appariements voyages par le creacutedit du compte C468 663 charges agrave payer sur appariements voyages
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Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute facultative la totaliteacute des deacutepenses est effectueacutee sur le budget du voyage tel qursquoil a eacuteteacute preacutesenteacute et voteacute par le conseil drsquoadministration
Les personnels drsquoencadrement eacutetant dispenseacutes de contribution financiegravere il est donc neacutecessaire de preacutevoir sur le budget de lrsquoeacutetablissement les modaliteacutes de financement des deacutepenses des accompagnateurs affeacuterentes agrave ce voyage puisque les familles nrsquoont pas agrave en supporter les frais Si les accompagnateurs payent une participation cette derniegravere devra ecirctre retraceacutee au compte 70888
Dans le cas des sorties et voyages facultatifs la participation demandeacutee aux familles sera comptabiliseacutee au compte 7067 Nota bene Le compte 70667 ne doit jamais ecirctre utiliseacute pour un voyage ce dernier est reacuteserveacute agrave des contributions de formation continue et de promotion sociale (racine 7066) Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
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La technique budgeacutetaire des contributions entre services pour les comptes laquo charges agrave payer raquo et laquo produits agrave recevoir raquo
Si une des recettes du voyage provient drsquoun preacutelegravevement sur fonds de reacuteserve ou drsquoun autre service de lrsquoeacutetablissement Il conviendra drsquoappliquer alors la technique budgeacutetaire des contributions entre services (comptes 6588 et 7588) Le principe est simple laquo un service qui donne un service qui reccediloit raquo La comptabilisation de cette opeacuteration se traduira par
- un mandat drsquoordre au compte 6588 dans le service qui donne - un OR au compte 7588 dans le service qui reccediloit
Compte
D 6588 Compte
4662 Compte
468263 Compte
468663 Compte
N3 7588
D C D C D C D C D C
1 X X 2 X X 3 X X 4 X X
Seront utiliseacutes les comptes suivants compte 6588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement compte 4662 Mandats agrave payer ndash Exercice courant compte 468263 Produits agrave recevoir sur appariements voyages compte 468663 Charges agrave payer sur appariements voyages Compte 7588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement
Lrsquoeacutegaliteacute entre ces deux comptes doit toujours exister que ce soit au niveau de lrsquoouverture de creacutedits et de preacutevision de recettes ou que ce soit au niveau de lrsquoexeacutecution le mandat drsquoordre au compte 6588 et la recette drsquoordre au 7588 doivent ecirctre eacutetablis pour le montant exact de la deacutepense constateacutee sur ce financement et non en fonction de la preacutevision budgeacutetaire
DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au chapitre D 6588 si le preacutelegravevement provient des reacuteserves du service geacuteneacuteral au J1 6588 srsquoil provient des reacuteserves de lrsquoenseignement technique DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au service speacutecial J3(X) 6588 si le voyage finalise un projet drsquoeacutetablissement (PAPeacutet) participation du service speacutecial au service N3 qui retrace la totaliteacute du voyage
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Le respect des engagements en acceptant le don lrsquoeacutetablissement accepte les exigences du financeur fixeacutees dans la lettre de notification du don si le don est affecteacute au voyage agrave tel voyage il ne pourra pas servir pour un autre voyage Le don nrsquoest acquis que si le voyage se reacutealise (article R421-66 du code de lrsquoeacuteducation)
Lrsquoabsence de discrimination le don est affecteacute au voyage et non pas pour faire beacuteneacuteficier quelques participants drsquoun tarif diffeacuterent ou preacutefeacuterentiel
Le compte rendu financier du voyage Lrsquoexistence de lrsquoacte du CA Le caractegravere exeacutecutoire de lrsquoacte
LA TECHNIQUE DES RESSOURCES AFFECTEacuteES Cette technique est utiliseacutee pour des opeacuterations preacutevues par des contrats des conventions ou bien se rapportant agrave des dons legs et recettes leacutegales qui remplissent simultaneacutement les conditions suivantes
- signature drsquoune convention avec un financeur fixant les obligations ou acceptation de dons ou de recettes en contrepartie drsquoobligations
- obligation de rendre compte de lrsquoutilisation des creacutedits - obligation de restituer le solde non employeacute ou obtenir du bailleur de fonds le report de
ces creacutedits sur lrsquoexercice suivant La comptabiliteacute de ces opeacuterations srsquoexeacutecute du 1er janvier au 31 deacutecembre (il nrsquoexiste pas de peacuteriode drsquoinventaire)
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LES REGIES
Les actes de creacuteation drsquoune reacutegie ou de nomination du reacutegisseur ne sont pas soumis agrave lrsquoapprobation
du conseil drsquoadministration
1) Creacuteation drsquoune reacutegie
Le principe Les actes de creacuteation de reacutegies doivent ecirctre transmis au comptable supeacuterieur du Treacutesor en application des dispositions de lrsquoarrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et drsquoavances Sans formulation drsquoobservations du comptable supeacuterieur du Treacutesor les deacutecisions de creacuteation de reacutegies seront exeacutecutoires agrave lrsquoissue du deacutelai de 15 jours agrave compter de la date de transmission Il nrsquoest donc pas neacutecessaire de formaliser lrsquoaccord du comptable supeacuterieur du Treacutesor
Reacutefeacuterence
- Deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute relatif aux reacutegies de recettes et aux reacutegies drsquoavances des organismes publics
- Arrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et des reacutegies drsquoavances
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignants Demande
Chef drsquoeacutetablissement Demande avis de lrsquoagent comptable
Agent comptable Avis
Chef drsquoeacutetablissement Deacutecision de creacuteation de la reacutegie transmission
Comptable supeacuterieur du Treacutesor Exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves transmission
Acte relatif agrave la reacutegie
- Type acte du chef drsquoeacutetablissement - Forme acte reacutedigeacute - Acte non soumis agrave lrsquoapprobation du conseil drsquoadministration - Acte non soumis au controcircle de leacutegaliteacute - Acte exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves la transmission au comptable supeacuterieur du treacutesor - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
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Les points agrave surveiller
- Preacutesence du document instituant la reacutegie Ce document est accompagneacute du document
intituleacute laquo document drsquohabilitation raquo
o La deacutecision portant institution drsquoune reacutegie deacutecrit la nature de deacutepense ainsi que le
montant maximum par opeacuteration
o Le document drsquohabilitation preacutecisera
la date drsquohabilitation
lrsquoobjet de la reacutegie
la dureacutee
le nom du reacutegisseur
son grade
le nom du suppleacuteant
le montant de lrsquoavance
la peacuteriodiciteacute des justificatifs
le chapitre autoriseacute ainsi que les moyens de regraveglement
- Nouvelle transmission en cas de modifications drsquoune recette ou et drsquoune deacutepense
2) Nomination du reacutegisseur
La nomination du reacutegisseur est un acte interne agrave llsquoeacutetablissement et le document retraccedilant
cette nomination issu de lrsquoapplication informatique nrsquoest pas agrave transmettre
Ces reacutegies temporaires concernent principalement les voyages scolaires Le montant maximal de lrsquoavance dans le cadre drsquoune reacutegie temporaire est limiteacute au montant preacutevisible des deacutepenses agrave honorer dans le cadre de la reacutegie Il nrsquoexiste aucune disposition reacuteglementaire preacutecisant le montant maximum puisqursquoil est variable suivant lrsquoobjet de la reacutegie temporaire Le montant maximum de lrsquoavance doit donc ecirctre deacutetermineacute preacuteciseacutement en fonction de la dureacutee et de la destination du voyage
3) Nomination drsquoun mandataire
Les reacutegisseurs ont la faculteacute de deacutesigner sous leur responsabiliteacute et apregraves autorisation de lagent comptable un mandataire
Les conditions particuliegraveres de recouvrement de certains droits et de paiement de certaines deacutepenses peuvent justifier que celles-ci soient reacutealiseacutees par drsquoautres personnes habiliteacutees qui interviennent en qualiteacute de mandataires pour le compte et sous la responsabiliteacute du reacutegisseur (par exemple pour le regraveglement de deacutepenses lors drsquoun voyage scolaire agrave lrsquoeacutetranger)
Les mandataires agissent sous la responsabiliteacute du reacutegisseur Ils ne sont pas assujettis agrave cautionnement Ils ne perccediloivent pas drsquoindemniteacute de responsabiliteacute
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Organigramme et chronologie
Acteurs Rocircle
Actes
Reacutegisseur Initiative
Agent comptable Autorisation
Reacutegisseur Deacutesignation Procuration
Reacutegisseur Information du chef drsquoeacutetablissement et Speacutecimen de la
signature du mandataire
Reacutegisseur Speacutecimen de la signature du mandataire
Chronologie
Type drsquoacte Acte du reacutegisseur qui eacutetablit une procuration sur papier libre - Forme
o Acte reacutedigeacute sur papier libre o Visa de lrsquoagent comptable
- Deacutecision exeacutecutoire apregraves information du chef drsquoeacutetablissement - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de lrsquoacte
Identification du mandataire Objet du mandat les pouvoirs confieacutes au mandataire (type de deacutepenses type de recettes)
doivent ecirctre expresseacutement deacutetermineacutees dans la convention de mandat Les conditions drsquoexeacutecution de la convention
o Mise agrave disposition drsquoun registre de reccedilus agrave souche o Deacutelivrance drsquoun reccedilu o Inscription sur la souche du nom de lrsquoeacutelegraveve de la date et du montant o Consignes en cas drsquoerreur ou de rectification o Reversement tous les huit jours au maximum au reacutegisseur des fonds et piegraveces
justificatives deacutetenus
Lrsquoobligation pour le mandataire de tenir une comptabiliteacute simplifieacutee Le rappel que les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute
personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Signature de lrsquoacte de nomination accompagneacutee de la mention laquo vu pour acceptation raquo Visa de lrsquoagent comptable
Les points agrave surveiller
Le caractegravere personnel de la deacuteleacutegation (laquo intuitu personae raquo agent preacutesentant les garanties neacutecessaires)
Aucun mandataire suppleacuteant nrsquoest autoriseacute
Le caractegravere impreacutecis de lrsquoobjet de la convention de mandat
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Lrsquoenvoi de la copie de la procuration ainsi que le speacutecimen de la signature du mandataire Le respect par le mandataire des dispositions du mandat et des regravegles de fonctionnement de
la reacutegie Le mandataire ne peut exercer ses fonctions dans le cas dabsence du reacutegisseur que pendant
deux mois au maximum Dans le cas dabsence supeacuterieure agrave deux mois il convient de proceacuteder agrave la nomination dun nouveau reacutegisseur ou dun inteacuterimaire
Annexe exemple drsquoune procuration
CONVENTION DE MANDAT
Vu la loi ndeg 63-156 du 23 feacutevrier 1963 portant loi de finances pour 1963 Vu le deacutecret ndeg 62-1587 du 29 deacutecembre 1962 portant regraveglement geacuteneacuteral sur la comptabiliteacute publique Vu le deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute en dernier lieu par le deacutecret 97-33 du 13 janvier 1997 relatif aux reacutegies de recettes et drsquoavances des organismes publics En application de lrsquoinstruction codificatrice ndeg 05-042-M9-R du 30 septembre 2005 annotant lrsquoinstruction codificatrice ndeg 98-065 ndash M9 ndash R du 4 mai 1998
Vu lrsquoacte administratif ndeghelliphelliphelliphellip du Conseil drsquoadministration du helliphelliphelliphelliphelliprelatif au financement du budget du voyage scolaire
Article 1 Objet Monsieur helliphelliphelliphelliphellip agissant en qualiteacute de reacutegisseur du Collegravege helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip donne procuration agrave Monsieur helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip professeur de helliphelliphelliphelliphelliphellip deacutesigneacute en qualiteacute de mandataire pour lrsquoencaissement des recettes correspondantes agrave helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Article 2 Seuil des encaissements Consideacuterant le tarif voteacute en Conseil drsquoadministration et le nombre drsquoeacutelegraveves concerneacutes Le montant des encaissements ne doit pas deacutepasser helliphelliphelliphelliphellipeuros
Article 3 Obligations du mandataire Un registre de reccedilus agrave souche sera deacutelivreacute au mandataire A chaque encaissement le mandataire devra deacutelivrer un reccedilu En cas drsquoerreur ou drsquoannulation le reccedilu portera la mention laquo annuleacute raquo et sera agrafeacute agrave la souche Le mandataire inscrira sur la souche le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant et lrsquoobjet Le mandataire indiquera sur le reccedilu le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant lrsquoobjet sa qualiteacute et son eacutemargement sera preacuteceacutedeacute de son nom Il doit proceacuteder au reversement tous les huit jours au maximum des fonds et piegraveces justificatives qursquoil deacutetient au reacutegisseur qui les centralise et les integravegre dans sa comptabiliteacute En aucun cas le mandataire ne doit encaisser des sommes ne correspondant pas agrave lrsquoobjet le montant ou la qualiteacute des deacutebiteurs de la preacutesente convention
Article 4 Responsabiliteacute Les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Le mandataire est donc tenu de rendre compte de sa gestion au reacutegisseur et doit agrave ce titre tenir une comptabiliteacute simplifieacutee de sa gestion
En cas de non respect des termes de la preacutesente convention par le mandataire le reacutegisseur se reacuteserve le droit drsquoengager la responsabiliteacute du mandataire
Article 5 Dureacutee La preacutesente convention est conclue pour une dureacutee de deux mois agrave compter de sa signature A helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip le helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
LrsquoAgent comptable Le Reacutegisseur Le Mandataire laquovu pour acceptation raquo
helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
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LA BUDGETISATION DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages obligatoires non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives
Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute obligatoire les deacutepenses sont effectueacutees sur le budget de lrsquoeacutetablissement etou sur ressources speacutecifiques Aucune participation des familles ne peut ecirctre demandeacutee il nrsquoexiste en comptabiliteacute aucun compte 7067 contributions des familles aux voyages scolaires dans les services eacutenumeacutereacutes ci-dessous La gestion financiegravere et comptable est imputeacutee en totaliteacute
- Au service geacuteneacuteral o sur le chapitre A1 activiteacute eacuteducatives et peacutedagogiques (A1 6245)
- etou sur les services speacuteciaux suivants
o J 1 Enseignement technique (y compris la taxe drsquoapprentissage si la sortie est en rapport avec la formation des eacutelegraveves)
o J 31 J32 J38 Projet drsquoeacutetablissement o J 4 Zone drsquoeacuteducation prioritaire
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o N 85 Subvention de collectiviteacute territoriale pour le deacuteveloppement des activiteacutes culturelles et peacuteri-eacuteducatives
Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages facultatifs non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Participation des familles
Ressources non
affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires
La gestion financiegravere et comptable du voyage doit ecirctre impeacuterativement imputeacutee en totaliteacute sur le
service speacutecial ndash chapitre N3 en recettes et en deacutepenses
Le chapitre N3 est un service speacutecial sans reacuteserve eacutequilibreacute en recettes et en deacutepenses geacutereacute en partie depuis le 1er janvier 2008 selon la technique des ressources affecteacutees dont la comptabilisation donne lieu agrave une prise en charge au deacutebit du C468 263 produits agrave recevoir sur appariements voyages par le creacutedit du compte C468 663 charges agrave payer sur appariements voyages
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Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute facultative la totaliteacute des deacutepenses est effectueacutee sur le budget du voyage tel qursquoil a eacuteteacute preacutesenteacute et voteacute par le conseil drsquoadministration
Les personnels drsquoencadrement eacutetant dispenseacutes de contribution financiegravere il est donc neacutecessaire de preacutevoir sur le budget de lrsquoeacutetablissement les modaliteacutes de financement des deacutepenses des accompagnateurs affeacuterentes agrave ce voyage puisque les familles nrsquoont pas agrave en supporter les frais Si les accompagnateurs payent une participation cette derniegravere devra ecirctre retraceacutee au compte 70888
Dans le cas des sorties et voyages facultatifs la participation demandeacutee aux familles sera comptabiliseacutee au compte 7067 Nota bene Le compte 70667 ne doit jamais ecirctre utiliseacute pour un voyage ce dernier est reacuteserveacute agrave des contributions de formation continue et de promotion sociale (racine 7066) Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
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La technique budgeacutetaire des contributions entre services pour les comptes laquo charges agrave payer raquo et laquo produits agrave recevoir raquo
Si une des recettes du voyage provient drsquoun preacutelegravevement sur fonds de reacuteserve ou drsquoun autre service de lrsquoeacutetablissement Il conviendra drsquoappliquer alors la technique budgeacutetaire des contributions entre services (comptes 6588 et 7588) Le principe est simple laquo un service qui donne un service qui reccediloit raquo La comptabilisation de cette opeacuteration se traduira par
- un mandat drsquoordre au compte 6588 dans le service qui donne - un OR au compte 7588 dans le service qui reccediloit
Compte
D 6588 Compte
4662 Compte
468263 Compte
468663 Compte
N3 7588
D C D C D C D C D C
1 X X 2 X X 3 X X 4 X X
Seront utiliseacutes les comptes suivants compte 6588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement compte 4662 Mandats agrave payer ndash Exercice courant compte 468263 Produits agrave recevoir sur appariements voyages compte 468663 Charges agrave payer sur appariements voyages Compte 7588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement
Lrsquoeacutegaliteacute entre ces deux comptes doit toujours exister que ce soit au niveau de lrsquoouverture de creacutedits et de preacutevision de recettes ou que ce soit au niveau de lrsquoexeacutecution le mandat drsquoordre au compte 6588 et la recette drsquoordre au 7588 doivent ecirctre eacutetablis pour le montant exact de la deacutepense constateacutee sur ce financement et non en fonction de la preacutevision budgeacutetaire
DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au chapitre D 6588 si le preacutelegravevement provient des reacuteserves du service geacuteneacuteral au J1 6588 srsquoil provient des reacuteserves de lrsquoenseignement technique DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au service speacutecial J3(X) 6588 si le voyage finalise un projet drsquoeacutetablissement (PAPeacutet) participation du service speacutecial au service N3 qui retrace la totaliteacute du voyage
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LES REGIES
Les actes de creacuteation drsquoune reacutegie ou de nomination du reacutegisseur ne sont pas soumis agrave lrsquoapprobation
du conseil drsquoadministration
1) Creacuteation drsquoune reacutegie
Le principe Les actes de creacuteation de reacutegies doivent ecirctre transmis au comptable supeacuterieur du Treacutesor en application des dispositions de lrsquoarrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et drsquoavances Sans formulation drsquoobservations du comptable supeacuterieur du Treacutesor les deacutecisions de creacuteation de reacutegies seront exeacutecutoires agrave lrsquoissue du deacutelai de 15 jours agrave compter de la date de transmission Il nrsquoest donc pas neacutecessaire de formaliser lrsquoaccord du comptable supeacuterieur du Treacutesor
Reacutefeacuterence
- Deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute relatif aux reacutegies de recettes et aux reacutegies drsquoavances des organismes publics
- Arrecircteacute du 11 octobre 1993 modifieacute habilitant les chefs drsquoeacutetablissements publics locaux drsquoenseignement agrave instituer des reacutegies de recettes et des reacutegies drsquoavances
Organigramme
Acteurs Rocircle
Actes
Enseignants Demande
Chef drsquoeacutetablissement Demande avis de lrsquoagent comptable
Agent comptable Avis
Chef drsquoeacutetablissement Deacutecision de creacuteation de la reacutegie transmission
Comptable supeacuterieur du Treacutesor Exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves transmission
Acte relatif agrave la reacutegie
- Type acte du chef drsquoeacutetablissement - Forme acte reacutedigeacute - Acte non soumis agrave lrsquoapprobation du conseil drsquoadministration - Acte non soumis au controcircle de leacutegaliteacute - Acte exeacutecutoire dans un deacutelai de quinze jours apregraves la transmission au comptable supeacuterieur du treacutesor - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
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Les points agrave surveiller
- Preacutesence du document instituant la reacutegie Ce document est accompagneacute du document
intituleacute laquo document drsquohabilitation raquo
o La deacutecision portant institution drsquoune reacutegie deacutecrit la nature de deacutepense ainsi que le
montant maximum par opeacuteration
o Le document drsquohabilitation preacutecisera
la date drsquohabilitation
lrsquoobjet de la reacutegie
la dureacutee
le nom du reacutegisseur
son grade
le nom du suppleacuteant
le montant de lrsquoavance
la peacuteriodiciteacute des justificatifs
le chapitre autoriseacute ainsi que les moyens de regraveglement
- Nouvelle transmission en cas de modifications drsquoune recette ou et drsquoune deacutepense
2) Nomination du reacutegisseur
La nomination du reacutegisseur est un acte interne agrave llsquoeacutetablissement et le document retraccedilant
cette nomination issu de lrsquoapplication informatique nrsquoest pas agrave transmettre
Ces reacutegies temporaires concernent principalement les voyages scolaires Le montant maximal de lrsquoavance dans le cadre drsquoune reacutegie temporaire est limiteacute au montant preacutevisible des deacutepenses agrave honorer dans le cadre de la reacutegie Il nrsquoexiste aucune disposition reacuteglementaire preacutecisant le montant maximum puisqursquoil est variable suivant lrsquoobjet de la reacutegie temporaire Le montant maximum de lrsquoavance doit donc ecirctre deacutetermineacute preacuteciseacutement en fonction de la dureacutee et de la destination du voyage
3) Nomination drsquoun mandataire
Les reacutegisseurs ont la faculteacute de deacutesigner sous leur responsabiliteacute et apregraves autorisation de lagent comptable un mandataire
Les conditions particuliegraveres de recouvrement de certains droits et de paiement de certaines deacutepenses peuvent justifier que celles-ci soient reacutealiseacutees par drsquoautres personnes habiliteacutees qui interviennent en qualiteacute de mandataires pour le compte et sous la responsabiliteacute du reacutegisseur (par exemple pour le regraveglement de deacutepenses lors drsquoun voyage scolaire agrave lrsquoeacutetranger)
Les mandataires agissent sous la responsabiliteacute du reacutegisseur Ils ne sont pas assujettis agrave cautionnement Ils ne perccediloivent pas drsquoindemniteacute de responsabiliteacute
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Organigramme et chronologie
Acteurs Rocircle
Actes
Reacutegisseur Initiative
Agent comptable Autorisation
Reacutegisseur Deacutesignation Procuration
Reacutegisseur Information du chef drsquoeacutetablissement et Speacutecimen de la
signature du mandataire
Reacutegisseur Speacutecimen de la signature du mandataire
Chronologie
Type drsquoacte Acte du reacutegisseur qui eacutetablit une procuration sur papier libre - Forme
o Acte reacutedigeacute sur papier libre o Visa de lrsquoagent comptable
- Deacutecision exeacutecutoire apregraves information du chef drsquoeacutetablissement - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de lrsquoacte
Identification du mandataire Objet du mandat les pouvoirs confieacutes au mandataire (type de deacutepenses type de recettes)
doivent ecirctre expresseacutement deacutetermineacutees dans la convention de mandat Les conditions drsquoexeacutecution de la convention
o Mise agrave disposition drsquoun registre de reccedilus agrave souche o Deacutelivrance drsquoun reccedilu o Inscription sur la souche du nom de lrsquoeacutelegraveve de la date et du montant o Consignes en cas drsquoerreur ou de rectification o Reversement tous les huit jours au maximum au reacutegisseur des fonds et piegraveces
justificatives deacutetenus
Lrsquoobligation pour le mandataire de tenir une comptabiliteacute simplifieacutee Le rappel que les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute
personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Signature de lrsquoacte de nomination accompagneacutee de la mention laquo vu pour acceptation raquo Visa de lrsquoagent comptable
Les points agrave surveiller
Le caractegravere personnel de la deacuteleacutegation (laquo intuitu personae raquo agent preacutesentant les garanties neacutecessaires)
Aucun mandataire suppleacuteant nrsquoest autoriseacute
Le caractegravere impreacutecis de lrsquoobjet de la convention de mandat
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Lrsquoenvoi de la copie de la procuration ainsi que le speacutecimen de la signature du mandataire Le respect par le mandataire des dispositions du mandat et des regravegles de fonctionnement de
la reacutegie Le mandataire ne peut exercer ses fonctions dans le cas dabsence du reacutegisseur que pendant
deux mois au maximum Dans le cas dabsence supeacuterieure agrave deux mois il convient de proceacuteder agrave la nomination dun nouveau reacutegisseur ou dun inteacuterimaire
Annexe exemple drsquoune procuration
CONVENTION DE MANDAT
Vu la loi ndeg 63-156 du 23 feacutevrier 1963 portant loi de finances pour 1963 Vu le deacutecret ndeg 62-1587 du 29 deacutecembre 1962 portant regraveglement geacuteneacuteral sur la comptabiliteacute publique Vu le deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute en dernier lieu par le deacutecret 97-33 du 13 janvier 1997 relatif aux reacutegies de recettes et drsquoavances des organismes publics En application de lrsquoinstruction codificatrice ndeg 05-042-M9-R du 30 septembre 2005 annotant lrsquoinstruction codificatrice ndeg 98-065 ndash M9 ndash R du 4 mai 1998
Vu lrsquoacte administratif ndeghelliphelliphelliphellip du Conseil drsquoadministration du helliphelliphelliphelliphelliprelatif au financement du budget du voyage scolaire
Article 1 Objet Monsieur helliphelliphelliphelliphellip agissant en qualiteacute de reacutegisseur du Collegravege helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip donne procuration agrave Monsieur helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip professeur de helliphelliphelliphelliphelliphellip deacutesigneacute en qualiteacute de mandataire pour lrsquoencaissement des recettes correspondantes agrave helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Article 2 Seuil des encaissements Consideacuterant le tarif voteacute en Conseil drsquoadministration et le nombre drsquoeacutelegraveves concerneacutes Le montant des encaissements ne doit pas deacutepasser helliphelliphelliphelliphellipeuros
Article 3 Obligations du mandataire Un registre de reccedilus agrave souche sera deacutelivreacute au mandataire A chaque encaissement le mandataire devra deacutelivrer un reccedilu En cas drsquoerreur ou drsquoannulation le reccedilu portera la mention laquo annuleacute raquo et sera agrafeacute agrave la souche Le mandataire inscrira sur la souche le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant et lrsquoobjet Le mandataire indiquera sur le reccedilu le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant lrsquoobjet sa qualiteacute et son eacutemargement sera preacuteceacutedeacute de son nom Il doit proceacuteder au reversement tous les huit jours au maximum des fonds et piegraveces justificatives qursquoil deacutetient au reacutegisseur qui les centralise et les integravegre dans sa comptabiliteacute En aucun cas le mandataire ne doit encaisser des sommes ne correspondant pas agrave lrsquoobjet le montant ou la qualiteacute des deacutebiteurs de la preacutesente convention
Article 4 Responsabiliteacute Les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Le mandataire est donc tenu de rendre compte de sa gestion au reacutegisseur et doit agrave ce titre tenir une comptabiliteacute simplifieacutee de sa gestion
En cas de non respect des termes de la preacutesente convention par le mandataire le reacutegisseur se reacuteserve le droit drsquoengager la responsabiliteacute du mandataire
Article 5 Dureacutee La preacutesente convention est conclue pour une dureacutee de deux mois agrave compter de sa signature A helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip le helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
LrsquoAgent comptable Le Reacutegisseur Le Mandataire laquovu pour acceptation raquo
helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
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LA BUDGETISATION DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages obligatoires non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives
Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute obligatoire les deacutepenses sont effectueacutees sur le budget de lrsquoeacutetablissement etou sur ressources speacutecifiques Aucune participation des familles ne peut ecirctre demandeacutee il nrsquoexiste en comptabiliteacute aucun compte 7067 contributions des familles aux voyages scolaires dans les services eacutenumeacutereacutes ci-dessous La gestion financiegravere et comptable est imputeacutee en totaliteacute
- Au service geacuteneacuteral o sur le chapitre A1 activiteacute eacuteducatives et peacutedagogiques (A1 6245)
- etou sur les services speacuteciaux suivants
o J 1 Enseignement technique (y compris la taxe drsquoapprentissage si la sortie est en rapport avec la formation des eacutelegraveves)
o J 31 J32 J38 Projet drsquoeacutetablissement o J 4 Zone drsquoeacuteducation prioritaire
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o N 85 Subvention de collectiviteacute territoriale pour le deacuteveloppement des activiteacutes culturelles et peacuteri-eacuteducatives
Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages facultatifs non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Participation des familles
Ressources non
affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires
La gestion financiegravere et comptable du voyage doit ecirctre impeacuterativement imputeacutee en totaliteacute sur le
service speacutecial ndash chapitre N3 en recettes et en deacutepenses
Le chapitre N3 est un service speacutecial sans reacuteserve eacutequilibreacute en recettes et en deacutepenses geacutereacute en partie depuis le 1er janvier 2008 selon la technique des ressources affecteacutees dont la comptabilisation donne lieu agrave une prise en charge au deacutebit du C468 263 produits agrave recevoir sur appariements voyages par le creacutedit du compte C468 663 charges agrave payer sur appariements voyages
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Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute facultative la totaliteacute des deacutepenses est effectueacutee sur le budget du voyage tel qursquoil a eacuteteacute preacutesenteacute et voteacute par le conseil drsquoadministration
Les personnels drsquoencadrement eacutetant dispenseacutes de contribution financiegravere il est donc neacutecessaire de preacutevoir sur le budget de lrsquoeacutetablissement les modaliteacutes de financement des deacutepenses des accompagnateurs affeacuterentes agrave ce voyage puisque les familles nrsquoont pas agrave en supporter les frais Si les accompagnateurs payent une participation cette derniegravere devra ecirctre retraceacutee au compte 70888
Dans le cas des sorties et voyages facultatifs la participation demandeacutee aux familles sera comptabiliseacutee au compte 7067 Nota bene Le compte 70667 ne doit jamais ecirctre utiliseacute pour un voyage ce dernier est reacuteserveacute agrave des contributions de formation continue et de promotion sociale (racine 7066) Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
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La technique budgeacutetaire des contributions entre services pour les comptes laquo charges agrave payer raquo et laquo produits agrave recevoir raquo
Si une des recettes du voyage provient drsquoun preacutelegravevement sur fonds de reacuteserve ou drsquoun autre service de lrsquoeacutetablissement Il conviendra drsquoappliquer alors la technique budgeacutetaire des contributions entre services (comptes 6588 et 7588) Le principe est simple laquo un service qui donne un service qui reccediloit raquo La comptabilisation de cette opeacuteration se traduira par
- un mandat drsquoordre au compte 6588 dans le service qui donne - un OR au compte 7588 dans le service qui reccediloit
Compte
D 6588 Compte
4662 Compte
468263 Compte
468663 Compte
N3 7588
D C D C D C D C D C
1 X X 2 X X 3 X X 4 X X
Seront utiliseacutes les comptes suivants compte 6588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement compte 4662 Mandats agrave payer ndash Exercice courant compte 468263 Produits agrave recevoir sur appariements voyages compte 468663 Charges agrave payer sur appariements voyages Compte 7588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement
Lrsquoeacutegaliteacute entre ces deux comptes doit toujours exister que ce soit au niveau de lrsquoouverture de creacutedits et de preacutevision de recettes ou que ce soit au niveau de lrsquoexeacutecution le mandat drsquoordre au compte 6588 et la recette drsquoordre au 7588 doivent ecirctre eacutetablis pour le montant exact de la deacutepense constateacutee sur ce financement et non en fonction de la preacutevision budgeacutetaire
DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au chapitre D 6588 si le preacutelegravevement provient des reacuteserves du service geacuteneacuteral au J1 6588 srsquoil provient des reacuteserves de lrsquoenseignement technique DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au service speacutecial J3(X) 6588 si le voyage finalise un projet drsquoeacutetablissement (PAPeacutet) participation du service speacutecial au service N3 qui retrace la totaliteacute du voyage
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Les points agrave surveiller
- Preacutesence du document instituant la reacutegie Ce document est accompagneacute du document
intituleacute laquo document drsquohabilitation raquo
o La deacutecision portant institution drsquoune reacutegie deacutecrit la nature de deacutepense ainsi que le
montant maximum par opeacuteration
o Le document drsquohabilitation preacutecisera
la date drsquohabilitation
lrsquoobjet de la reacutegie
la dureacutee
le nom du reacutegisseur
son grade
le nom du suppleacuteant
le montant de lrsquoavance
la peacuteriodiciteacute des justificatifs
le chapitre autoriseacute ainsi que les moyens de regraveglement
- Nouvelle transmission en cas de modifications drsquoune recette ou et drsquoune deacutepense
2) Nomination du reacutegisseur
La nomination du reacutegisseur est un acte interne agrave llsquoeacutetablissement et le document retraccedilant
cette nomination issu de lrsquoapplication informatique nrsquoest pas agrave transmettre
Ces reacutegies temporaires concernent principalement les voyages scolaires Le montant maximal de lrsquoavance dans le cadre drsquoune reacutegie temporaire est limiteacute au montant preacutevisible des deacutepenses agrave honorer dans le cadre de la reacutegie Il nrsquoexiste aucune disposition reacuteglementaire preacutecisant le montant maximum puisqursquoil est variable suivant lrsquoobjet de la reacutegie temporaire Le montant maximum de lrsquoavance doit donc ecirctre deacutetermineacute preacuteciseacutement en fonction de la dureacutee et de la destination du voyage
3) Nomination drsquoun mandataire
Les reacutegisseurs ont la faculteacute de deacutesigner sous leur responsabiliteacute et apregraves autorisation de lagent comptable un mandataire
Les conditions particuliegraveres de recouvrement de certains droits et de paiement de certaines deacutepenses peuvent justifier que celles-ci soient reacutealiseacutees par drsquoautres personnes habiliteacutees qui interviennent en qualiteacute de mandataires pour le compte et sous la responsabiliteacute du reacutegisseur (par exemple pour le regraveglement de deacutepenses lors drsquoun voyage scolaire agrave lrsquoeacutetranger)
Les mandataires agissent sous la responsabiliteacute du reacutegisseur Ils ne sont pas assujettis agrave cautionnement Ils ne perccediloivent pas drsquoindemniteacute de responsabiliteacute
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Organigramme et chronologie
Acteurs Rocircle
Actes
Reacutegisseur Initiative
Agent comptable Autorisation
Reacutegisseur Deacutesignation Procuration
Reacutegisseur Information du chef drsquoeacutetablissement et Speacutecimen de la
signature du mandataire
Reacutegisseur Speacutecimen de la signature du mandataire
Chronologie
Type drsquoacte Acte du reacutegisseur qui eacutetablit une procuration sur papier libre - Forme
o Acte reacutedigeacute sur papier libre o Visa de lrsquoagent comptable
- Deacutecision exeacutecutoire apregraves information du chef drsquoeacutetablissement - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de lrsquoacte
Identification du mandataire Objet du mandat les pouvoirs confieacutes au mandataire (type de deacutepenses type de recettes)
doivent ecirctre expresseacutement deacutetermineacutees dans la convention de mandat Les conditions drsquoexeacutecution de la convention
o Mise agrave disposition drsquoun registre de reccedilus agrave souche o Deacutelivrance drsquoun reccedilu o Inscription sur la souche du nom de lrsquoeacutelegraveve de la date et du montant o Consignes en cas drsquoerreur ou de rectification o Reversement tous les huit jours au maximum au reacutegisseur des fonds et piegraveces
justificatives deacutetenus
Lrsquoobligation pour le mandataire de tenir une comptabiliteacute simplifieacutee Le rappel que les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute
personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Signature de lrsquoacte de nomination accompagneacutee de la mention laquo vu pour acceptation raquo Visa de lrsquoagent comptable
Les points agrave surveiller
Le caractegravere personnel de la deacuteleacutegation (laquo intuitu personae raquo agent preacutesentant les garanties neacutecessaires)
Aucun mandataire suppleacuteant nrsquoest autoriseacute
Le caractegravere impreacutecis de lrsquoobjet de la convention de mandat
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Lrsquoenvoi de la copie de la procuration ainsi que le speacutecimen de la signature du mandataire Le respect par le mandataire des dispositions du mandat et des regravegles de fonctionnement de
la reacutegie Le mandataire ne peut exercer ses fonctions dans le cas dabsence du reacutegisseur que pendant
deux mois au maximum Dans le cas dabsence supeacuterieure agrave deux mois il convient de proceacuteder agrave la nomination dun nouveau reacutegisseur ou dun inteacuterimaire
Annexe exemple drsquoune procuration
CONVENTION DE MANDAT
Vu la loi ndeg 63-156 du 23 feacutevrier 1963 portant loi de finances pour 1963 Vu le deacutecret ndeg 62-1587 du 29 deacutecembre 1962 portant regraveglement geacuteneacuteral sur la comptabiliteacute publique Vu le deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute en dernier lieu par le deacutecret 97-33 du 13 janvier 1997 relatif aux reacutegies de recettes et drsquoavances des organismes publics En application de lrsquoinstruction codificatrice ndeg 05-042-M9-R du 30 septembre 2005 annotant lrsquoinstruction codificatrice ndeg 98-065 ndash M9 ndash R du 4 mai 1998
Vu lrsquoacte administratif ndeghelliphelliphelliphellip du Conseil drsquoadministration du helliphelliphelliphelliphelliprelatif au financement du budget du voyage scolaire
Article 1 Objet Monsieur helliphelliphelliphelliphellip agissant en qualiteacute de reacutegisseur du Collegravege helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip donne procuration agrave Monsieur helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip professeur de helliphelliphelliphelliphelliphellip deacutesigneacute en qualiteacute de mandataire pour lrsquoencaissement des recettes correspondantes agrave helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Article 2 Seuil des encaissements Consideacuterant le tarif voteacute en Conseil drsquoadministration et le nombre drsquoeacutelegraveves concerneacutes Le montant des encaissements ne doit pas deacutepasser helliphelliphelliphelliphellipeuros
Article 3 Obligations du mandataire Un registre de reccedilus agrave souche sera deacutelivreacute au mandataire A chaque encaissement le mandataire devra deacutelivrer un reccedilu En cas drsquoerreur ou drsquoannulation le reccedilu portera la mention laquo annuleacute raquo et sera agrafeacute agrave la souche Le mandataire inscrira sur la souche le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant et lrsquoobjet Le mandataire indiquera sur le reccedilu le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant lrsquoobjet sa qualiteacute et son eacutemargement sera preacuteceacutedeacute de son nom Il doit proceacuteder au reversement tous les huit jours au maximum des fonds et piegraveces justificatives qursquoil deacutetient au reacutegisseur qui les centralise et les integravegre dans sa comptabiliteacute En aucun cas le mandataire ne doit encaisser des sommes ne correspondant pas agrave lrsquoobjet le montant ou la qualiteacute des deacutebiteurs de la preacutesente convention
Article 4 Responsabiliteacute Les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Le mandataire est donc tenu de rendre compte de sa gestion au reacutegisseur et doit agrave ce titre tenir une comptabiliteacute simplifieacutee de sa gestion
En cas de non respect des termes de la preacutesente convention par le mandataire le reacutegisseur se reacuteserve le droit drsquoengager la responsabiliteacute du mandataire
Article 5 Dureacutee La preacutesente convention est conclue pour une dureacutee de deux mois agrave compter de sa signature A helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip le helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
LrsquoAgent comptable Le Reacutegisseur Le Mandataire laquovu pour acceptation raquo
helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
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LA BUDGETISATION DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages obligatoires non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives
Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute obligatoire les deacutepenses sont effectueacutees sur le budget de lrsquoeacutetablissement etou sur ressources speacutecifiques Aucune participation des familles ne peut ecirctre demandeacutee il nrsquoexiste en comptabiliteacute aucun compte 7067 contributions des familles aux voyages scolaires dans les services eacutenumeacutereacutes ci-dessous La gestion financiegravere et comptable est imputeacutee en totaliteacute
- Au service geacuteneacuteral o sur le chapitre A1 activiteacute eacuteducatives et peacutedagogiques (A1 6245)
- etou sur les services speacuteciaux suivants
o J 1 Enseignement technique (y compris la taxe drsquoapprentissage si la sortie est en rapport avec la formation des eacutelegraveves)
o J 31 J32 J38 Projet drsquoeacutetablissement o J 4 Zone drsquoeacuteducation prioritaire
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o N 85 Subvention de collectiviteacute territoriale pour le deacuteveloppement des activiteacutes culturelles et peacuteri-eacuteducatives
Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages facultatifs non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Participation des familles
Ressources non
affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires
La gestion financiegravere et comptable du voyage doit ecirctre impeacuterativement imputeacutee en totaliteacute sur le
service speacutecial ndash chapitre N3 en recettes et en deacutepenses
Le chapitre N3 est un service speacutecial sans reacuteserve eacutequilibreacute en recettes et en deacutepenses geacutereacute en partie depuis le 1er janvier 2008 selon la technique des ressources affecteacutees dont la comptabilisation donne lieu agrave une prise en charge au deacutebit du C468 263 produits agrave recevoir sur appariements voyages par le creacutedit du compte C468 663 charges agrave payer sur appariements voyages
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Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute facultative la totaliteacute des deacutepenses est effectueacutee sur le budget du voyage tel qursquoil a eacuteteacute preacutesenteacute et voteacute par le conseil drsquoadministration
Les personnels drsquoencadrement eacutetant dispenseacutes de contribution financiegravere il est donc neacutecessaire de preacutevoir sur le budget de lrsquoeacutetablissement les modaliteacutes de financement des deacutepenses des accompagnateurs affeacuterentes agrave ce voyage puisque les familles nrsquoont pas agrave en supporter les frais Si les accompagnateurs payent une participation cette derniegravere devra ecirctre retraceacutee au compte 70888
Dans le cas des sorties et voyages facultatifs la participation demandeacutee aux familles sera comptabiliseacutee au compte 7067 Nota bene Le compte 70667 ne doit jamais ecirctre utiliseacute pour un voyage ce dernier est reacuteserveacute agrave des contributions de formation continue et de promotion sociale (racine 7066) Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
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La technique budgeacutetaire des contributions entre services pour les comptes laquo charges agrave payer raquo et laquo produits agrave recevoir raquo
Si une des recettes du voyage provient drsquoun preacutelegravevement sur fonds de reacuteserve ou drsquoun autre service de lrsquoeacutetablissement Il conviendra drsquoappliquer alors la technique budgeacutetaire des contributions entre services (comptes 6588 et 7588) Le principe est simple laquo un service qui donne un service qui reccediloit raquo La comptabilisation de cette opeacuteration se traduira par
- un mandat drsquoordre au compte 6588 dans le service qui donne - un OR au compte 7588 dans le service qui reccediloit
Compte
D 6588 Compte
4662 Compte
468263 Compte
468663 Compte
N3 7588
D C D C D C D C D C
1 X X 2 X X 3 X X 4 X X
Seront utiliseacutes les comptes suivants compte 6588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement compte 4662 Mandats agrave payer ndash Exercice courant compte 468263 Produits agrave recevoir sur appariements voyages compte 468663 Charges agrave payer sur appariements voyages Compte 7588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement
Lrsquoeacutegaliteacute entre ces deux comptes doit toujours exister que ce soit au niveau de lrsquoouverture de creacutedits et de preacutevision de recettes ou que ce soit au niveau de lrsquoexeacutecution le mandat drsquoordre au compte 6588 et la recette drsquoordre au 7588 doivent ecirctre eacutetablis pour le montant exact de la deacutepense constateacutee sur ce financement et non en fonction de la preacutevision budgeacutetaire
DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au chapitre D 6588 si le preacutelegravevement provient des reacuteserves du service geacuteneacuteral au J1 6588 srsquoil provient des reacuteserves de lrsquoenseignement technique DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au service speacutecial J3(X) 6588 si le voyage finalise un projet drsquoeacutetablissement (PAPeacutet) participation du service speacutecial au service N3 qui retrace la totaliteacute du voyage
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Organigramme et chronologie
Acteurs Rocircle
Actes
Reacutegisseur Initiative
Agent comptable Autorisation
Reacutegisseur Deacutesignation Procuration
Reacutegisseur Information du chef drsquoeacutetablissement et Speacutecimen de la
signature du mandataire
Reacutegisseur Speacutecimen de la signature du mandataire
Chronologie
Type drsquoacte Acte du reacutegisseur qui eacutetablit une procuration sur papier libre - Forme
o Acte reacutedigeacute sur papier libre o Visa de lrsquoagent comptable
- Deacutecision exeacutecutoire apregraves information du chef drsquoeacutetablissement - Opposable aux membres de la communauteacute eacuteducative apregraves publiciteacute
Contenu de lrsquoacte
Identification du mandataire Objet du mandat les pouvoirs confieacutes au mandataire (type de deacutepenses type de recettes)
doivent ecirctre expresseacutement deacutetermineacutees dans la convention de mandat Les conditions drsquoexeacutecution de la convention
o Mise agrave disposition drsquoun registre de reccedilus agrave souche o Deacutelivrance drsquoun reccedilu o Inscription sur la souche du nom de lrsquoeacutelegraveve de la date et du montant o Consignes en cas drsquoerreur ou de rectification o Reversement tous les huit jours au maximum au reacutegisseur des fonds et piegraveces
justificatives deacutetenus
Lrsquoobligation pour le mandataire de tenir une comptabiliteacute simplifieacutee Le rappel que les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute
personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Signature de lrsquoacte de nomination accompagneacutee de la mention laquo vu pour acceptation raquo Visa de lrsquoagent comptable
Les points agrave surveiller
Le caractegravere personnel de la deacuteleacutegation (laquo intuitu personae raquo agent preacutesentant les garanties neacutecessaires)
Aucun mandataire suppleacuteant nrsquoest autoriseacute
Le caractegravere impreacutecis de lrsquoobjet de la convention de mandat
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Lrsquoenvoi de la copie de la procuration ainsi que le speacutecimen de la signature du mandataire Le respect par le mandataire des dispositions du mandat et des regravegles de fonctionnement de
la reacutegie Le mandataire ne peut exercer ses fonctions dans le cas dabsence du reacutegisseur que pendant
deux mois au maximum Dans le cas dabsence supeacuterieure agrave deux mois il convient de proceacuteder agrave la nomination dun nouveau reacutegisseur ou dun inteacuterimaire
Annexe exemple drsquoune procuration
CONVENTION DE MANDAT
Vu la loi ndeg 63-156 du 23 feacutevrier 1963 portant loi de finances pour 1963 Vu le deacutecret ndeg 62-1587 du 29 deacutecembre 1962 portant regraveglement geacuteneacuteral sur la comptabiliteacute publique Vu le deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute en dernier lieu par le deacutecret 97-33 du 13 janvier 1997 relatif aux reacutegies de recettes et drsquoavances des organismes publics En application de lrsquoinstruction codificatrice ndeg 05-042-M9-R du 30 septembre 2005 annotant lrsquoinstruction codificatrice ndeg 98-065 ndash M9 ndash R du 4 mai 1998
Vu lrsquoacte administratif ndeghelliphelliphelliphellip du Conseil drsquoadministration du helliphelliphelliphelliphelliprelatif au financement du budget du voyage scolaire
Article 1 Objet Monsieur helliphelliphelliphelliphellip agissant en qualiteacute de reacutegisseur du Collegravege helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip donne procuration agrave Monsieur helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip professeur de helliphelliphelliphelliphelliphellip deacutesigneacute en qualiteacute de mandataire pour lrsquoencaissement des recettes correspondantes agrave helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Article 2 Seuil des encaissements Consideacuterant le tarif voteacute en Conseil drsquoadministration et le nombre drsquoeacutelegraveves concerneacutes Le montant des encaissements ne doit pas deacutepasser helliphelliphelliphelliphellipeuros
Article 3 Obligations du mandataire Un registre de reccedilus agrave souche sera deacutelivreacute au mandataire A chaque encaissement le mandataire devra deacutelivrer un reccedilu En cas drsquoerreur ou drsquoannulation le reccedilu portera la mention laquo annuleacute raquo et sera agrafeacute agrave la souche Le mandataire inscrira sur la souche le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant et lrsquoobjet Le mandataire indiquera sur le reccedilu le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant lrsquoobjet sa qualiteacute et son eacutemargement sera preacuteceacutedeacute de son nom Il doit proceacuteder au reversement tous les huit jours au maximum des fonds et piegraveces justificatives qursquoil deacutetient au reacutegisseur qui les centralise et les integravegre dans sa comptabiliteacute En aucun cas le mandataire ne doit encaisser des sommes ne correspondant pas agrave lrsquoobjet le montant ou la qualiteacute des deacutebiteurs de la preacutesente convention
Article 4 Responsabiliteacute Les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Le mandataire est donc tenu de rendre compte de sa gestion au reacutegisseur et doit agrave ce titre tenir une comptabiliteacute simplifieacutee de sa gestion
En cas de non respect des termes de la preacutesente convention par le mandataire le reacutegisseur se reacuteserve le droit drsquoengager la responsabiliteacute du mandataire
Article 5 Dureacutee La preacutesente convention est conclue pour une dureacutee de deux mois agrave compter de sa signature A helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip le helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
LrsquoAgent comptable Le Reacutegisseur Le Mandataire laquovu pour acceptation raquo
helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
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LA BUDGETISATION DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages obligatoires non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives
Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute obligatoire les deacutepenses sont effectueacutees sur le budget de lrsquoeacutetablissement etou sur ressources speacutecifiques Aucune participation des familles ne peut ecirctre demandeacutee il nrsquoexiste en comptabiliteacute aucun compte 7067 contributions des familles aux voyages scolaires dans les services eacutenumeacutereacutes ci-dessous La gestion financiegravere et comptable est imputeacutee en totaliteacute
- Au service geacuteneacuteral o sur le chapitre A1 activiteacute eacuteducatives et peacutedagogiques (A1 6245)
- etou sur les services speacuteciaux suivants
o J 1 Enseignement technique (y compris la taxe drsquoapprentissage si la sortie est en rapport avec la formation des eacutelegraveves)
o J 31 J32 J38 Projet drsquoeacutetablissement o J 4 Zone drsquoeacuteducation prioritaire
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o N 85 Subvention de collectiviteacute territoriale pour le deacuteveloppement des activiteacutes culturelles et peacuteri-eacuteducatives
Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages facultatifs non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Participation des familles
Ressources non
affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires
La gestion financiegravere et comptable du voyage doit ecirctre impeacuterativement imputeacutee en totaliteacute sur le
service speacutecial ndash chapitre N3 en recettes et en deacutepenses
Le chapitre N3 est un service speacutecial sans reacuteserve eacutequilibreacute en recettes et en deacutepenses geacutereacute en partie depuis le 1er janvier 2008 selon la technique des ressources affecteacutees dont la comptabilisation donne lieu agrave une prise en charge au deacutebit du C468 263 produits agrave recevoir sur appariements voyages par le creacutedit du compte C468 663 charges agrave payer sur appariements voyages
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Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute facultative la totaliteacute des deacutepenses est effectueacutee sur le budget du voyage tel qursquoil a eacuteteacute preacutesenteacute et voteacute par le conseil drsquoadministration
Les personnels drsquoencadrement eacutetant dispenseacutes de contribution financiegravere il est donc neacutecessaire de preacutevoir sur le budget de lrsquoeacutetablissement les modaliteacutes de financement des deacutepenses des accompagnateurs affeacuterentes agrave ce voyage puisque les familles nrsquoont pas agrave en supporter les frais Si les accompagnateurs payent une participation cette derniegravere devra ecirctre retraceacutee au compte 70888
Dans le cas des sorties et voyages facultatifs la participation demandeacutee aux familles sera comptabiliseacutee au compte 7067 Nota bene Le compte 70667 ne doit jamais ecirctre utiliseacute pour un voyage ce dernier est reacuteserveacute agrave des contributions de formation continue et de promotion sociale (racine 7066) Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
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La technique budgeacutetaire des contributions entre services pour les comptes laquo charges agrave payer raquo et laquo produits agrave recevoir raquo
Si une des recettes du voyage provient drsquoun preacutelegravevement sur fonds de reacuteserve ou drsquoun autre service de lrsquoeacutetablissement Il conviendra drsquoappliquer alors la technique budgeacutetaire des contributions entre services (comptes 6588 et 7588) Le principe est simple laquo un service qui donne un service qui reccediloit raquo La comptabilisation de cette opeacuteration se traduira par
- un mandat drsquoordre au compte 6588 dans le service qui donne - un OR au compte 7588 dans le service qui reccediloit
Compte
D 6588 Compte
4662 Compte
468263 Compte
468663 Compte
N3 7588
D C D C D C D C D C
1 X X 2 X X 3 X X 4 X X
Seront utiliseacutes les comptes suivants compte 6588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement compte 4662 Mandats agrave payer ndash Exercice courant compte 468263 Produits agrave recevoir sur appariements voyages compte 468663 Charges agrave payer sur appariements voyages Compte 7588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement
Lrsquoeacutegaliteacute entre ces deux comptes doit toujours exister que ce soit au niveau de lrsquoouverture de creacutedits et de preacutevision de recettes ou que ce soit au niveau de lrsquoexeacutecution le mandat drsquoordre au compte 6588 et la recette drsquoordre au 7588 doivent ecirctre eacutetablis pour le montant exact de la deacutepense constateacutee sur ce financement et non en fonction de la preacutevision budgeacutetaire
DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au chapitre D 6588 si le preacutelegravevement provient des reacuteserves du service geacuteneacuteral au J1 6588 srsquoil provient des reacuteserves de lrsquoenseignement technique DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au service speacutecial J3(X) 6588 si le voyage finalise un projet drsquoeacutetablissement (PAPeacutet) participation du service speacutecial au service N3 qui retrace la totaliteacute du voyage
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Lrsquoenvoi de la copie de la procuration ainsi que le speacutecimen de la signature du mandataire Le respect par le mandataire des dispositions du mandat et des regravegles de fonctionnement de
la reacutegie Le mandataire ne peut exercer ses fonctions dans le cas dabsence du reacutegisseur que pendant
deux mois au maximum Dans le cas dabsence supeacuterieure agrave deux mois il convient de proceacuteder agrave la nomination dun nouveau reacutegisseur ou dun inteacuterimaire
Annexe exemple drsquoune procuration
CONVENTION DE MANDAT
Vu la loi ndeg 63-156 du 23 feacutevrier 1963 portant loi de finances pour 1963 Vu le deacutecret ndeg 62-1587 du 29 deacutecembre 1962 portant regraveglement geacuteneacuteral sur la comptabiliteacute publique Vu le deacutecret ndeg 92-681 du 20 juillet 1992 modifieacute en dernier lieu par le deacutecret 97-33 du 13 janvier 1997 relatif aux reacutegies de recettes et drsquoavances des organismes publics En application de lrsquoinstruction codificatrice ndeg 05-042-M9-R du 30 septembre 2005 annotant lrsquoinstruction codificatrice ndeg 98-065 ndash M9 ndash R du 4 mai 1998
Vu lrsquoacte administratif ndeghelliphelliphelliphellip du Conseil drsquoadministration du helliphelliphelliphelliphelliprelatif au financement du budget du voyage scolaire
Article 1 Objet Monsieur helliphelliphelliphelliphellip agissant en qualiteacute de reacutegisseur du Collegravege helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip donne procuration agrave Monsieur helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip professeur de helliphelliphelliphelliphelliphellip deacutesigneacute en qualiteacute de mandataire pour lrsquoencaissement des recettes correspondantes agrave helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
Article 2 Seuil des encaissements Consideacuterant le tarif voteacute en Conseil drsquoadministration et le nombre drsquoeacutelegraveves concerneacutes Le montant des encaissements ne doit pas deacutepasser helliphelliphelliphelliphellipeuros
Article 3 Obligations du mandataire Un registre de reccedilus agrave souche sera deacutelivreacute au mandataire A chaque encaissement le mandataire devra deacutelivrer un reccedilu En cas drsquoerreur ou drsquoannulation le reccedilu portera la mention laquo annuleacute raquo et sera agrafeacute agrave la souche Le mandataire inscrira sur la souche le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant et lrsquoobjet Le mandataire indiquera sur le reccedilu le nom de lrsquoeacutelegraveve la date le montant lrsquoobjet sa qualiteacute et son eacutemargement sera preacuteceacutedeacute de son nom Il doit proceacuteder au reversement tous les huit jours au maximum des fonds et piegraveces justificatives qursquoil deacutetient au reacutegisseur qui les centralise et les integravegre dans sa comptabiliteacute En aucun cas le mandataire ne doit encaisser des sommes ne correspondant pas agrave lrsquoobjet le montant ou la qualiteacute des deacutebiteurs de la preacutesente convention
Article 4 Responsabiliteacute Les opeacuterations effectueacutees par le mandataire engagent la responsabiliteacute personnelle et peacutecuniaire du reacutegisseur Le mandataire est donc tenu de rendre compte de sa gestion au reacutegisseur et doit agrave ce titre tenir une comptabiliteacute simplifieacutee de sa gestion
En cas de non respect des termes de la preacutesente convention par le mandataire le reacutegisseur se reacuteserve le droit drsquoengager la responsabiliteacute du mandataire
Article 5 Dureacutee La preacutesente convention est conclue pour une dureacutee de deux mois agrave compter de sa signature A helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip le helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
LrsquoAgent comptable Le Reacutegisseur Le Mandataire laquovu pour acceptation raquo
helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip
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LA BUDGETISATION DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages obligatoires non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives
Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute obligatoire les deacutepenses sont effectueacutees sur le budget de lrsquoeacutetablissement etou sur ressources speacutecifiques Aucune participation des familles ne peut ecirctre demandeacutee il nrsquoexiste en comptabiliteacute aucun compte 7067 contributions des familles aux voyages scolaires dans les services eacutenumeacutereacutes ci-dessous La gestion financiegravere et comptable est imputeacutee en totaliteacute
- Au service geacuteneacuteral o sur le chapitre A1 activiteacute eacuteducatives et peacutedagogiques (A1 6245)
- etou sur les services speacuteciaux suivants
o J 1 Enseignement technique (y compris la taxe drsquoapprentissage si la sortie est en rapport avec la formation des eacutelegraveves)
o J 31 J32 J38 Projet drsquoeacutetablissement o J 4 Zone drsquoeacuteducation prioritaire
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o N 85 Subvention de collectiviteacute territoriale pour le deacuteveloppement des activiteacutes culturelles et peacuteri-eacuteducatives
Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages facultatifs non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Participation des familles
Ressources non
affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires
La gestion financiegravere et comptable du voyage doit ecirctre impeacuterativement imputeacutee en totaliteacute sur le
service speacutecial ndash chapitre N3 en recettes et en deacutepenses
Le chapitre N3 est un service speacutecial sans reacuteserve eacutequilibreacute en recettes et en deacutepenses geacutereacute en partie depuis le 1er janvier 2008 selon la technique des ressources affecteacutees dont la comptabilisation donne lieu agrave une prise en charge au deacutebit du C468 263 produits agrave recevoir sur appariements voyages par le creacutedit du compte C468 663 charges agrave payer sur appariements voyages
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Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute facultative la totaliteacute des deacutepenses est effectueacutee sur le budget du voyage tel qursquoil a eacuteteacute preacutesenteacute et voteacute par le conseil drsquoadministration
Les personnels drsquoencadrement eacutetant dispenseacutes de contribution financiegravere il est donc neacutecessaire de preacutevoir sur le budget de lrsquoeacutetablissement les modaliteacutes de financement des deacutepenses des accompagnateurs affeacuterentes agrave ce voyage puisque les familles nrsquoont pas agrave en supporter les frais Si les accompagnateurs payent une participation cette derniegravere devra ecirctre retraceacutee au compte 70888
Dans le cas des sorties et voyages facultatifs la participation demandeacutee aux familles sera comptabiliseacutee au compte 7067 Nota bene Le compte 70667 ne doit jamais ecirctre utiliseacute pour un voyage ce dernier est reacuteserveacute agrave des contributions de formation continue et de promotion sociale (racine 7066) Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
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La technique budgeacutetaire des contributions entre services pour les comptes laquo charges agrave payer raquo et laquo produits agrave recevoir raquo
Si une des recettes du voyage provient drsquoun preacutelegravevement sur fonds de reacuteserve ou drsquoun autre service de lrsquoeacutetablissement Il conviendra drsquoappliquer alors la technique budgeacutetaire des contributions entre services (comptes 6588 et 7588) Le principe est simple laquo un service qui donne un service qui reccediloit raquo La comptabilisation de cette opeacuteration se traduira par
- un mandat drsquoordre au compte 6588 dans le service qui donne - un OR au compte 7588 dans le service qui reccediloit
Compte
D 6588 Compte
4662 Compte
468263 Compte
468663 Compte
N3 7588
D C D C D C D C D C
1 X X 2 X X 3 X X 4 X X
Seront utiliseacutes les comptes suivants compte 6588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement compte 4662 Mandats agrave payer ndash Exercice courant compte 468263 Produits agrave recevoir sur appariements voyages compte 468663 Charges agrave payer sur appariements voyages Compte 7588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement
Lrsquoeacutegaliteacute entre ces deux comptes doit toujours exister que ce soit au niveau de lrsquoouverture de creacutedits et de preacutevision de recettes ou que ce soit au niveau de lrsquoexeacutecution le mandat drsquoordre au compte 6588 et la recette drsquoordre au 7588 doivent ecirctre eacutetablis pour le montant exact de la deacutepense constateacutee sur ce financement et non en fonction de la preacutevision budgeacutetaire
DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au chapitre D 6588 si le preacutelegravevement provient des reacuteserves du service geacuteneacuteral au J1 6588 srsquoil provient des reacuteserves de lrsquoenseignement technique DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au service speacutecial J3(X) 6588 si le voyage finalise un projet drsquoeacutetablissement (PAPeacutet) participation du service speacutecial au service N3 qui retrace la totaliteacute du voyage
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LA BUDGETISATION DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages obligatoires non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives
Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute obligatoire les deacutepenses sont effectueacutees sur le budget de lrsquoeacutetablissement etou sur ressources speacutecifiques Aucune participation des familles ne peut ecirctre demandeacutee il nrsquoexiste en comptabiliteacute aucun compte 7067 contributions des familles aux voyages scolaires dans les services eacutenumeacutereacutes ci-dessous La gestion financiegravere et comptable est imputeacutee en totaliteacute
- Au service geacuteneacuteral o sur le chapitre A1 activiteacute eacuteducatives et peacutedagogiques (A1 6245)
- etou sur les services speacuteciaux suivants
o J 1 Enseignement technique (y compris la taxe drsquoapprentissage si la sortie est en rapport avec la formation des eacutelegraveves)
o J 31 J32 J38 Projet drsquoeacutetablissement o J 4 Zone drsquoeacuteducation prioritaire
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o N 85 Subvention de collectiviteacute territoriale pour le deacuteveloppement des activiteacutes culturelles et peacuteri-eacuteducatives
Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages facultatifs non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Participation des familles
Ressources non
affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires
La gestion financiegravere et comptable du voyage doit ecirctre impeacuterativement imputeacutee en totaliteacute sur le
service speacutecial ndash chapitre N3 en recettes et en deacutepenses
Le chapitre N3 est un service speacutecial sans reacuteserve eacutequilibreacute en recettes et en deacutepenses geacutereacute en partie depuis le 1er janvier 2008 selon la technique des ressources affecteacutees dont la comptabilisation donne lieu agrave une prise en charge au deacutebit du C468 263 produits agrave recevoir sur appariements voyages par le creacutedit du compte C468 663 charges agrave payer sur appariements voyages
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Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute facultative la totaliteacute des deacutepenses est effectueacutee sur le budget du voyage tel qursquoil a eacuteteacute preacutesenteacute et voteacute par le conseil drsquoadministration
Les personnels drsquoencadrement eacutetant dispenseacutes de contribution financiegravere il est donc neacutecessaire de preacutevoir sur le budget de lrsquoeacutetablissement les modaliteacutes de financement des deacutepenses des accompagnateurs affeacuterentes agrave ce voyage puisque les familles nrsquoont pas agrave en supporter les frais Si les accompagnateurs payent une participation cette derniegravere devra ecirctre retraceacutee au compte 70888
Dans le cas des sorties et voyages facultatifs la participation demandeacutee aux familles sera comptabiliseacutee au compte 7067 Nota bene Le compte 70667 ne doit jamais ecirctre utiliseacute pour un voyage ce dernier est reacuteserveacute agrave des contributions de formation continue et de promotion sociale (racine 7066) Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
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La technique budgeacutetaire des contributions entre services pour les comptes laquo charges agrave payer raquo et laquo produits agrave recevoir raquo
Si une des recettes du voyage provient drsquoun preacutelegravevement sur fonds de reacuteserve ou drsquoun autre service de lrsquoeacutetablissement Il conviendra drsquoappliquer alors la technique budgeacutetaire des contributions entre services (comptes 6588 et 7588) Le principe est simple laquo un service qui donne un service qui reccediloit raquo La comptabilisation de cette opeacuteration se traduira par
- un mandat drsquoordre au compte 6588 dans le service qui donne - un OR au compte 7588 dans le service qui reccediloit
Compte
D 6588 Compte
4662 Compte
468263 Compte
468663 Compte
N3 7588
D C D C D C D C D C
1 X X 2 X X 3 X X 4 X X
Seront utiliseacutes les comptes suivants compte 6588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement compte 4662 Mandats agrave payer ndash Exercice courant compte 468263 Produits agrave recevoir sur appariements voyages compte 468663 Charges agrave payer sur appariements voyages Compte 7588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement
Lrsquoeacutegaliteacute entre ces deux comptes doit toujours exister que ce soit au niveau de lrsquoouverture de creacutedits et de preacutevision de recettes ou que ce soit au niveau de lrsquoexeacutecution le mandat drsquoordre au compte 6588 et la recette drsquoordre au 7588 doivent ecirctre eacutetablis pour le montant exact de la deacutepense constateacutee sur ce financement et non en fonction de la preacutevision budgeacutetaire
DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au chapitre D 6588 si le preacutelegravevement provient des reacuteserves du service geacuteneacuteral au J1 6588 srsquoil provient des reacuteserves de lrsquoenseignement technique DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au service speacutecial J3(X) 6588 si le voyage finalise un projet drsquoeacutetablissement (PAPeacutet) participation du service speacutecial au service N3 qui retrace la totaliteacute du voyage
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o N 85 Subvention de collectiviteacute territoriale pour le deacuteveloppement des activiteacutes culturelles et peacuteri-eacuteducatives
Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
Les ouvertures de creacutedits et les preacutevisions de recettes pour les sorties et voyages facultatifs non preacutevues au budget initial
Les types de deacutecisions budgeacutetaires modificatives Ils varieront selon qursquoil srsquoagit de ressources affecteacutees ou non
ORIGINE DEFINITION COMPTABILISATION
Subvention ETAT (subvention fleacutecheacutee)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Don (du foyer socio-eacuteducatif des Associations de parents drsquoeacutelegraveves ou des
organismes priveacutes) Lrsquoacceptation du don fait lrsquoobjet drsquoune deacutelibeacuteration
du conseil drsquoadministration
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Subvention drsquoautres organismes publics (autres ministegraveres fonds europeacuteens collectiviteacutes
locales)
Ressources affecteacutees
DBM type 2 (Si la recette nrsquoa pas eacuteteacute
inscrite au budget initial de lrsquoeacutetablissement)
Fonds propres (sur service geacuteneacuteral services speacuteciaux contribution entre services ou subvention globale de
la collectiviteacute locale) subvention Etat non fleacutecheacutee (projet eacutetablissement creacutedits PAPeacutet)
Ressources
non affecteacutees
DBM type 3
Participation des familles
Ressources non
affecteacutees
DBM type 3
Les imputations budgeacutetaires
La gestion financiegravere et comptable du voyage doit ecirctre impeacuterativement imputeacutee en totaliteacute sur le
service speacutecial ndash chapitre N3 en recettes et en deacutepenses
Le chapitre N3 est un service speacutecial sans reacuteserve eacutequilibreacute en recettes et en deacutepenses geacutereacute en partie depuis le 1er janvier 2008 selon la technique des ressources affecteacutees dont la comptabilisation donne lieu agrave une prise en charge au deacutebit du C468 263 produits agrave recevoir sur appariements voyages par le creacutedit du compte C468 663 charges agrave payer sur appariements voyages
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Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute facultative la totaliteacute des deacutepenses est effectueacutee sur le budget du voyage tel qursquoil a eacuteteacute preacutesenteacute et voteacute par le conseil drsquoadministration
Les personnels drsquoencadrement eacutetant dispenseacutes de contribution financiegravere il est donc neacutecessaire de preacutevoir sur le budget de lrsquoeacutetablissement les modaliteacutes de financement des deacutepenses des accompagnateurs affeacuterentes agrave ce voyage puisque les familles nrsquoont pas agrave en supporter les frais Si les accompagnateurs payent une participation cette derniegravere devra ecirctre retraceacutee au compte 70888
Dans le cas des sorties et voyages facultatifs la participation demandeacutee aux familles sera comptabiliseacutee au compte 7067 Nota bene Le compte 70667 ne doit jamais ecirctre utiliseacute pour un voyage ce dernier est reacuteserveacute agrave des contributions de formation continue et de promotion sociale (racine 7066) Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
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La technique budgeacutetaire des contributions entre services pour les comptes laquo charges agrave payer raquo et laquo produits agrave recevoir raquo
Si une des recettes du voyage provient drsquoun preacutelegravevement sur fonds de reacuteserve ou drsquoun autre service de lrsquoeacutetablissement Il conviendra drsquoappliquer alors la technique budgeacutetaire des contributions entre services (comptes 6588 et 7588) Le principe est simple laquo un service qui donne un service qui reccediloit raquo La comptabilisation de cette opeacuteration se traduira par
- un mandat drsquoordre au compte 6588 dans le service qui donne - un OR au compte 7588 dans le service qui reccediloit
Compte
D 6588 Compte
4662 Compte
468263 Compte
468663 Compte
N3 7588
D C D C D C D C D C
1 X X 2 X X 3 X X 4 X X
Seront utiliseacutes les comptes suivants compte 6588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement compte 4662 Mandats agrave payer ndash Exercice courant compte 468263 Produits agrave recevoir sur appariements voyages compte 468663 Charges agrave payer sur appariements voyages Compte 7588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement
Lrsquoeacutegaliteacute entre ces deux comptes doit toujours exister que ce soit au niveau de lrsquoouverture de creacutedits et de preacutevision de recettes ou que ce soit au niveau de lrsquoexeacutecution le mandat drsquoordre au compte 6588 et la recette drsquoordre au 7588 doivent ecirctre eacutetablis pour le montant exact de la deacutepense constateacutee sur ce financement et non en fonction de la preacutevision budgeacutetaire
DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au chapitre D 6588 si le preacutelegravevement provient des reacuteserves du service geacuteneacuteral au J1 6588 srsquoil provient des reacuteserves de lrsquoenseignement technique DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au service speacutecial J3(X) 6588 si le voyage finalise un projet drsquoeacutetablissement (PAPeacutet) participation du service speacutecial au service N3 qui retrace la totaliteacute du voyage
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Lorsque la sortie correspond agrave une activiteacute facultative la totaliteacute des deacutepenses est effectueacutee sur le budget du voyage tel qursquoil a eacuteteacute preacutesenteacute et voteacute par le conseil drsquoadministration
Les personnels drsquoencadrement eacutetant dispenseacutes de contribution financiegravere il est donc neacutecessaire de preacutevoir sur le budget de lrsquoeacutetablissement les modaliteacutes de financement des deacutepenses des accompagnateurs affeacuterentes agrave ce voyage puisque les familles nrsquoont pas agrave en supporter les frais Si les accompagnateurs payent une participation cette derniegravere devra ecirctre retraceacutee au compte 70888
Dans le cas des sorties et voyages facultatifs la participation demandeacutee aux familles sera comptabiliseacutee au compte 7067 Nota bene Le compte 70667 ne doit jamais ecirctre utiliseacute pour un voyage ce dernier est reacuteserveacute agrave des contributions de formation continue et de promotion sociale (racine 7066) Les bonnes pratiques Il est recommandeacute de suivre chaque voyage en comptabiliteacute budgeacutetaire agrave
lrsquoaide drsquoun code de gestion speacutecifique La creacuteation de codes de gestion doit preacuteceacuteder tout
mouvement du compte concerneacute
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La technique budgeacutetaire des contributions entre services pour les comptes laquo charges agrave payer raquo et laquo produits agrave recevoir raquo
Si une des recettes du voyage provient drsquoun preacutelegravevement sur fonds de reacuteserve ou drsquoun autre service de lrsquoeacutetablissement Il conviendra drsquoappliquer alors la technique budgeacutetaire des contributions entre services (comptes 6588 et 7588) Le principe est simple laquo un service qui donne un service qui reccediloit raquo La comptabilisation de cette opeacuteration se traduira par
- un mandat drsquoordre au compte 6588 dans le service qui donne - un OR au compte 7588 dans le service qui reccediloit
Compte
D 6588 Compte
4662 Compte
468263 Compte
468663 Compte
N3 7588
D C D C D C D C D C
1 X X 2 X X 3 X X 4 X X
Seront utiliseacutes les comptes suivants compte 6588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement compte 4662 Mandats agrave payer ndash Exercice courant compte 468263 Produits agrave recevoir sur appariements voyages compte 468663 Charges agrave payer sur appariements voyages Compte 7588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement
Lrsquoeacutegaliteacute entre ces deux comptes doit toujours exister que ce soit au niveau de lrsquoouverture de creacutedits et de preacutevision de recettes ou que ce soit au niveau de lrsquoexeacutecution le mandat drsquoordre au compte 6588 et la recette drsquoordre au 7588 doivent ecirctre eacutetablis pour le montant exact de la deacutepense constateacutee sur ce financement et non en fonction de la preacutevision budgeacutetaire
DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au chapitre D 6588 si le preacutelegravevement provient des reacuteserves du service geacuteneacuteral au J1 6588 srsquoil provient des reacuteserves de lrsquoenseignement technique DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au service speacutecial J3(X) 6588 si le voyage finalise un projet drsquoeacutetablissement (PAPeacutet) participation du service speacutecial au service N3 qui retrace la totaliteacute du voyage
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La technique budgeacutetaire des contributions entre services pour les comptes laquo charges agrave payer raquo et laquo produits agrave recevoir raquo
Si une des recettes du voyage provient drsquoun preacutelegravevement sur fonds de reacuteserve ou drsquoun autre service de lrsquoeacutetablissement Il conviendra drsquoappliquer alors la technique budgeacutetaire des contributions entre services (comptes 6588 et 7588) Le principe est simple laquo un service qui donne un service qui reccediloit raquo La comptabilisation de cette opeacuteration se traduira par
- un mandat drsquoordre au compte 6588 dans le service qui donne - un OR au compte 7588 dans le service qui reccediloit
Compte
D 6588 Compte
4662 Compte
468263 Compte
468663 Compte
N3 7588
D C D C D C D C D C
1 X X 2 X X 3 X X 4 X X
Seront utiliseacutes les comptes suivants compte 6588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement compte 4662 Mandats agrave payer ndash Exercice courant compte 468263 Produits agrave recevoir sur appariements voyages compte 468663 Charges agrave payer sur appariements voyages Compte 7588 Contributions entre services de lrsquoeacutetablissement
Lrsquoeacutegaliteacute entre ces deux comptes doit toujours exister que ce soit au niveau de lrsquoouverture de creacutedits et de preacutevision de recettes ou que ce soit au niveau de lrsquoexeacutecution le mandat drsquoordre au compte 6588 et la recette drsquoordre au 7588 doivent ecirctre eacutetablis pour le montant exact de la deacutepense constateacutee sur ce financement et non en fonction de la preacutevision budgeacutetaire
DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au chapitre D 6588 si le preacutelegravevement provient des reacuteserves du service geacuteneacuteral au J1 6588 srsquoil provient des reacuteserves de lrsquoenseignement technique DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affecteacutees ni speacutecifiques) au service speacutecial J3(X) 6588 si le voyage finalise un projet drsquoeacutetablissement (PAPeacutet) participation du service speacutecial au service N3 qui retrace la totaliteacute du voyage