Apresentao do PowerPoint

Unicamp digitalcomo a universidade integrou a Gesto por Processos com boas prticas de desenvolvimento para gerar transformaes de impacto

UNICAMP

contextoDescrio do ambiente ao qual a universidade se encontra e a relao com a Iniciativa de Gesto por ProcessosPOR QUE BPM NA UNICAMP

POR QUE BPM?

O Planejamento Estratgico definiu a Excelncia na Gesto como uma frente estratgica de atuao na universidade.Reduzir Despesas

Universidade DigitalReduzir Despesas

Gesto por Processos

POR QUE BPM

objetivo, tambm, desenvolver mecanismos que permitam alinhar adequadamente as receitas e as despesas, em todos os nveis da hierarquia institucional, com revises peridicas e acompanhamento das aes administrativas, com avaliao de riscos. Necessrio tambm implantar um sistema com informaes sobre os custos dos processos administrativos e das despesas com pessoal, aberto, transparente, que garanta a sade fiscal da universidade respeitando a legislao vigente, de modo a que cada gestor tenha conhecimento dos custos operacionais da gesto universitria e das atividades-fim.PLANES 2016 2020: 8. Gesto Oramentria e Financeira

CONTEXTO EXTERNO

A reduo na arrecadao de impostos tm levado os rgos pblicos a buscarem por novas formas de gesto oramentria

CONTEXTO EXTERNO

A Unicamp se envolveu na iniciativa de gesto matricial de despesas do estado em 2012

CONTEXTO INTERNO

Aumento na % de aposentadoria de funcionrios tcnicos administrativos sem previso reposio

CONTEXTO ESPECFICO

A ESCOLHA DOS PROJETOS DE TRANSFORMAO POR PROCESSOS LEVOU EM CONSIDERAO AS SEGUINTES PREMISSAS Reduzir Despesas

POTENCIAL DE RESULTADOReduzir Despesas

IMPACTO PARA OS DOCENTES E SECRETRIOSReduzir Despesas

ALINHAMENTO COM O PLANESReduzir Despesas

MIGRAO DE SISTEMAOs processos selecionados foram: elaborar o caderno de horrios e gerir fluxo de teses/dissertaes

ABORDAGEMComo a Unicamp pode continuar a ser referncia no Brasil e no mundo em Ensino, Pesquisa e Extenso com um oramento restritoCOMO FAZER BPM NA UNICAMP

COMO FAZER BPM NA UNICAMP?

ETAPAS PARA IMPLANTAO DO GMD NA UNICAMP

DESAFIOEntenda o escopo, propsito e pblico alvo do servio

Identifique as principais dores da organizao e da sociedade

Alinhe os resultados do projeto com a agenda da organizao

Engaje o time para construir o legado

Disponibilizar Informaes para o Caderno de HorriosMontar o Caderno de HorriosPublicar Caderno de HorriosESFORO PARAREALIZAO DOSERVIO56163744Horas por semestreHoras gastas em execuoHoras gastas em Reviso9360Horas por semestreCoordenadores, secretrios e equipe da DAC empreendem

Analisar as Informaes e Reservas de VagasValidar o Caderno de HorriosPORQUE o projeto horrios era to importante: escopo do trabalhoIncio da Construo do Caderno de Horrios1 publicao do Caderno de HorriosGraduao e Ps GraduaoExceo: Residncia Mdica e Especializao Horas por semestre

Disponibilizar Informaes para o Caderno de HorriosMontar o Caderno de HorriosPublicar Caderno de Horrios5616Horas gastas em RevisoAnalisar as Informaes e Reservas de VagasValidar o Caderno de HorriosIncio da Construo do Caderno de Horrios1 publicao do Caderno de HorriosGraduao e Ps GraduaoExceo: Residncia Mdica e Especializao Horas por semestre=Potencial de Ganho com reduo de horas gastas nas revises, em especial do docente, na etapa de Montar o Caderno de Horrios

Eliminao do processo em papelReduo do RetrabalhoReduo do nmero de erros

Confiabilidade de Informaes

PORQUE o projeto horrios era to importante: ganhos do trabalho

Articular a Defesa de Tese / DissertaoDefender a Tese / DissertaoHomologar e Disponibilizar Tese / DissertaoPreparar para Defender a Tese / DissertaoProcessar Resultados da Defesa de Tese / DissertaoAluno Pronto para Qualificar a Tese / DissertaoTese Homologada e disponibilizadaPs GraduaoMestrado, Mestrado Profissional e DoutoradoQualificar a Tese / DissertaoPreparar para qualificao de Tese / DissertaoPORQUE o projeto teses era to importante: escopo do trabalho

ESFORO PARAREALIZAO DOSERVIOReduo da Burocracia, perda de documentos, reduo do processo em papel

Aumento da transparncia, visibilidade do processo e qualidade de dados

Reduo do nmero de Teses Defendidas e no homologadas

Articular a Defesa de Tese / DissertaoDefender a Tese / DissertaoHomologar e Disponibilizar Tese / DissertaoPreparar para Defender a Tese / DissertaoProcessar Resultados da Defesa de Tese / DissertaoAluno Pronto para Qualificar a Tese / DissertaoTese Homologada e disponibilizadaPs GraduaoMestrado, Mestrado Profissional e DoutoradoQualificar a Tese / DissertaoPreparar para qualificao de Tese / DissertaoPORQUE o projeto teses era to importante: escopo do trabalho

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ETAPAS PARA IMPLANTAO DO BPM NA UNICAMP

IMERSOLevante hipteses

Analise organizao, regulao, processos e sistemas

Faa uma imerso na experincia do usurio do servio

Avalie o desempenho e os resultados do servio

Priorize as causas raiz

CAUSAS RAIZ - HORRIOS

Desajuste entre os calendrios da graduao e da ps

Falta de acesso dos coordenadores e secretrios ao sistemaModelo incorreto de clculo da carga didtica

CAUSAS RAIZ - TESES

TRMITE DOCUMENTAL EM PAPEL

ENTREGA DAS TESES EM MEIO FSICOFALTA DE INFORMAES EM MEIO ELETRNICO

ETAPAS PARA IMPLANTAO DO BPM NA UNICAMP

SOLUOCrie muitas ideias e amadurea solues

Prototipe solues e projete seu imPActo

Construa a nova viso do servio

Pactue com a alta administrao

ETAPAS PARA IMPLANTAO DO GMD NA UNICAMP

Upload de teses e dissertaes

A eliminao da necessidade de entrega da tese em meios fsicos ou por cd foram eliminadas atravs de uma aplicao que permite o upload e conferncia e disponibilizao da tese/dissertao pelo orientador, secretaria, prpg e biblioteca.

Agendamento de qualificao e defesa online

Essa soluo deu agilidade e visibilidade defesa de tese, alm de gerar uma base de dados com qualidade. Essas informaes subsidiam o envio das informaes para a plataforma sucupira da CAPES.

Monitoramento da Vida Acadmica

As informaes de proficincia em lngua estrangeira so inseridas via sistema e o aluno tm visibilidade de quais informaes esto pendentes para sua defesa, lhe permitindo um melhor planejamento.

Adequao dos calendrios

A readequao do calendrio reduziu o potencial de alteraes no caderno da ps graduao.

Unidades com acesso ao novo sistema

Os coordenadores e secretrios so informados de inconsistncias no momento da elaborao do caderno

Adequao carga didtica

A alterao na forma de insero da carga didtica viabilizou maior confiabilidade dos dados acadmicos

HORRIOSTESES

ETAPAS PARA IMPLANTAO DO BPM NA UNICAMP

PILOTODefina objetivos, atores e escopo dos pilotos

Desenvolva as solues para cada piloto ao menor custo vivel

Acompanhe a execuo do piloto e avalie o impacto

Redesenhe as solues e o prprio servio

EVENTO DE EXPERIENCIAO

80 participantes

Vivncia com fluxos ldicos e prottipos funcionais

Teste de conceitos e mvps

ETAPAS PARA IMPLANTAO DO BPM NA UNICAMP

ENGAJAMENTOEntenda como mudar o comportamento dos atores envolvidos

Defina a estratgia para o engajamento da sociedade

Construa o business case e sensibilize a alta administrao

Dissemine uma viso impactante

TTICAS DE ENGAJAMENTO

ETAPAS PARA IMPLANTAO DO BPM NA UNICAMP

IMPLEMENTAOGILPrepare o ambiente e o time de implementao

Construa o mapa de entregas

Planeje os sprints e pactue as entregas com o time

Organize os sprints e realize entregas contnuas

Mensure e divulgue os resultados

PAPIS

Gestor Estratgico

Gestor tcnico

Gerenciar o escopo e qualidade (comunicao, custo, prazos e entregas) do projeto;Montar o status report e participar do rito ttico;Definir os requisitos no funcionais para discutir com a arquitetura;Realizar replanejamentos quando necessrio;Gerenciar as macro entregas.

Lder do projetoGarantir as entregas do conjunto de projetos de TI;Analisar e compilar os Status Report dos projetos de TI;Conduzir as reunies de Status Report;Aprovar planos de ao interprojetos;Reportar o andamento das frentes para a Alta Direo e demais equipes de TI;Gerenciar os resultados dos processos;Articular com demais rgos e entidades da Universidade solues estratgicas;Analisar os Boletins dos Processos;Aprovar planos de ao que envolvam solues estratgicas;Garantir os resultados no PLANES na Unidade.

PAPIS

Scrum MasterLder TcnicoExecutorEspecficos do time de desenvolvimento. Dar um apoio tcnico;Responsvel pelas micro entregas;Garantir a cultura do scrum master;Priorizar o backlog respeitando o relatrio do scrum master.

Conhecimento tcnico para desenvolvimento;Ponto focal tcnico.

Implementar as aes

REGRAS

INSIGHTS

DIVERGNCIA PARA IMERSO

ATAQUE S CAUSAS RAIZ

CRIE SOLUES DIRECIONADAS

ANTES DE IMPLANTAR, TESTE!

PREOCUPE-SE COM O ENGAJAMENTO

Inovao e Design de Servios PblicosPEDRO LEMOS | CAROLINE SANTOS CATHARINA TESTONTime UnicampJos ArmandoLlianPamellaRosngelaAlexandraAlexandreJulianaWilson11 9 8571-0322 | pedro.lemos@elogroup.com.br