Botkyrka kommuns skriv-bromstensskolan.org/dok/2012-024_skrivregler.pdf · exempel om vad du vill...

Botkyrka kommuns

skriv-regler

E N S A M M A N F A T T N I N G

3

Språket

Öppenhet och dialog är nödvändiga för demokratin i Botkyrka kommun. För att vi ska nå och behålla medborgarnas förtroende måste vi använda ett språk som är lätt att förstå. Därför ska de texter som vi skriver i kommunen vara tydliga, begripliga och anpassade efter läsarnas behov och kunskaper. Är de inte det når vi inte fram till våra läsare.

Så står det bland annat i Botkyrka kommuns språkliga riktlinjer. I de här skrivreglerna får du praktiska råd om hur du kan göra verklighet av riktlinjerna. Skrivreglerna är till för att underlätta för alla oss som skriver i arbetet inom Botkyrka kommun. Vi sparar både tid och pengar om vi inte behöver fundera över småsaker. Genom att använda kommunens dokumentmallar och följa skrivreglerna kan vi i stället ägna oss åt det väsentliga – att nå fram till våra läsare. Förstår läsarna texterna bättre behöver vi inte ägna onödig tid åt att besvara frågor, göra förtydliganden och reda ut missförstånd. Jag är övertygad om att det dessutom blir roligare att skriva om vi vet att läsarna blir nöjda.

I Botkyrka vill vi skriva på svenska så långt det är möjligt. I en mångkulturell kommun som vår ställer detta stora krav på ett språk som är sakligt och lätt att förstå, oavsett om mottagaren behärskar svenska till fullo eller inte. Det är också viktigt att alla skriver på ett sätt som inte förminskar individen.

När vi skriver begripligt visar vi respekt för läsarna. Då ökar läsarnas förtroende för kommunen och för oss som skriver. Det är den bästa förutsättningen för att vi ska ha en öppen och demokratisk dialog i Botkyrka.

Botkyrka den 12 december 2006.

Palle Lundberg Kommundirektör Botkyrka kommun

är vårt viktigaste verktyg.

5

Innehåll

Varför ska vi skriva klart och enkelt? ........................................................................................... 6

Så använder du skrivreglerna ........................................................................................................ 7

Innan du börjar skriva ................................................................................................................... 8

Så här skriver vi i Botkyrka kommun – tio skrivregler för begripligare texter ....................................................................................... 9

1 Utgå från läsarens perspektiv ................................................................................................... 9

2 Skapa en relation till läsaren .................................................................................................... 9

Skriv du till enskilda .............................................................................................................. 10

Skriv ni till juridisk person .................................................................................................... 10

Skriv hela namnet i protokoll ................................................................................................. 10

Ge texten en tydlig avsändare ................................................................................................ 10

Vi, jag och enheten ................................................................................................................. 11

Undvik passiva formuleringar ............................................................................................... 11

3 Skriv kort – ta bort onödig information och tomma ord ........................................................ 12

4 Skriv det viktigaste först ........................................................................................................ 13

Inled med en sammanfattning ................................................................................................ 13

5 Ge informationen i den ordning som passar läsaren .............................................................. 14

6 Låt rubrikerna lyfta fram budskapet ...................................................................................... 14

7 Gör texten överskådlig med punktlistor ................................................................................ 15

8 Dela in i logiska stycken ........................................................................................................ 16

Skriv lagom långa stycken ..................................................................................................... 16

Knyt ihop styckena ................................................................................................................. 16

Inled styckena med en kärnmening ........................................................................................ 17

9 Skriv läsbara meningar .......................................................................................................... 18

En mening – en tanke ............................................................................................................. 18

Börja med det viktiga ............................................................................................................. 18

Använd en naturlig ordföljd ................................................................................................... 18

Kommatecken behövs ibland ................................................................................................. 19

10 Välj begripliga ord ................................................................................................................. 20

Undvik ålderdomliga ord och jargong ................................................................................... 20

Skriv ut vanliga förkortningar i löpande text ........................................................................ 20

Se upp med fackord och initialförkortningar ......................................................................... 21

Skriv ska och inte skall .......................................................................................................... 21

Undvik ej och icke .................................................................................................................. 21

Se upp med dubbeltydiga ord ................................................................................................. 21

Använd inte långa ord i onödan ............................................................................................ 22

Undvik nakna substantiv ........................................................................................................ 23

Register ....................................................................................................................................... 24

6

Varför ska vi skriva klart och enkelt?Begripliga texter

ökar medborgarnas förtroende för kommunen

främjar demokratin och rättssäkerheten

gör arbetet effektivare

sparar tid och pengar.

Dessutom är det lag på att skriva begripligt.

Myndigheten skall sträva efter att uttrycka sig lättbegripligt.

§ 7 i förvaltningslagen

Vem ansvarar för vad?

Alla anställda och förtroendevalda i Botkyrka ansvarar för hur kommunens texter ser ut. Chefer och medarbetare har olika ansvar för språket och språkvårdsarbetet. Varje förvaltning ska ha en egen klarspråksrepresentant.

Chefen ansvarar för att

se till att texterna inom den egna enheten följer kommunens riktlinjer, skrivregler och mallar samt Myndigheternas skrivregler och Svenska Akademiens ordlista

hålla språkdiskussionen levande i enhetens utvecklingsarbete

ge medarbetarna möjlighet att utveckla sin skrivförmåga, till exempel genom att fortbilda sig i språk och skrivande.

Varje medarbetare ansvarar för att

uttrycka sig lättbegripligt

påtala språkliga problem i arbetet

tillgodose sitt behov av fortbildning i språk och skrivande

vara öppen för synpunkter och frågor från läsare.

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

Så använder du skrivreglernaI skrivreglerna får du både konkreta regler och exempel på vanliga formuleringar. Använd skrivreglerna som uppslagsbok och inspirationskälla. Ha den till hands när du skriver – vid datorn eller på skrivbordet.

I en del avsnitt hänvisar vi till Ärendehandboken. Den innehåller bland annat regler och rutiner för hur vi hanterar ärenden i kommunen. Du hittar den på intranätet.

De här skrivreglerna tar bara upp det allra viktigaste. På vårt intranät hittar du mer utförliga skrivregler. Där finns också råd om hur du skriver vanliga texttyper i kommunen: beslut, brev, e-brev, rapporter och webbtexter. Du hittar också en kortfattad beskrivning av våra dokumentmallar, vår grafiska profil och en del praktiska länkar som du kan ha nytta av i ditt skrivarbete.

Skrivreglerna är indelade i tre delar. Först får du några råd innan du sätter igång att skriva. Sedan kommer de tio skrivregler som alla i kommunen ska följa. Sist finns ett register med sökord och sidhänvisningar.

7

8

Innan du börjar skrivaBörja alltid med att göra klart för dig varför du skriver och till vem eller vilka du vänder dig:

Vad är syftet med texten? Vad vill du att läsaren ska göra eller veta efter att ha läst texten?

Vilka förkunskaper har läsaren i ämnet? Behöver du förklara och ge en bakgrund?

Vad vet du om läsarens språkliga kompetens? Är det en kollega som förstår ditt fackspråk? Är det en person med annat modersmål? Är det barn eller ungdomar?

Ofta har en text flera mottagare. Då får du utgå från principen ”alla ska förstå”. Det är ingen nackdel att alltid uttrycka dig enkelt och tydligt. En bra utgångspunkt är att använda ett ledigt språk, det vill säga ett språk som är mer likt ditt eget vardagsspråk än kanslispråket.

Börja med det viktigaste

Börja med det viktigaste. Då är det störst chans att du fångar läsarens intresse och att ditt budskap når fram. Glöm inte att den första versionen av en text bara är ett utkast. Du behöver oftast strukturera om innehållet. Du behöver förmodligen stryka en del. Du behöver också granska, bearbeta och finputsa texten.

Strukturera texten så att läsarna inte blir störda av bakgrundsbeskrivningar och förklaringar. Inled alltid med en sammanfattning som alla kan förstå, fördjupa sedan resonemanget i resten av texten. Du kan också lägga bakgrundsinformation utanför brödtexten i faktarutor.

Glöm inte att korrekturläsa

Vi gör alla ofrivilliga felskrivningar, syftningsfel och tankehopp när vi skriver, och de är ofta svåra att upptäcka. Därför är det viktigt att korrekturläsa texten noga.

Det finns flera knep:

Kontrollera stavningen med Words stavningskontroll. (Men tänk på att programmet inte upptäcker alla fel, och ibland påpekar ”fel” som inte är fel!)

Läs texten högt för dig själv. Då märker du om den har bra flyt och du får hjälp med att sätta komma där du gör naturliga pauser i läsningen.

Låt en kollega eller någon annan läsa igenom texten.

•

•

•

•

•

•

9

Så här skriver vi i Botkyrka kommun – tio skrivregler för begripligare texterHär får du tio skrivregler som gör dina texter begripligare. Du hittar fler regler och exempel på intranätet.

1 Utgå från läsarens perspektiv

Läsare tar lättare till sig texter som är skrivna ur deras eget perspektiv. Tala till exempel om vad du vill att läsaren ska göra, hellre än att skriva vad du eller kommunen vill eller behöver:

Skriv så här … hellre än så här

Betala avgiften senast den 29 juni. Avgiften ska vara kommunen tillhanda senast den 30 juni.

Vi ber dig skicka in kompletterande uppgifter till din bygglovsansökan. Använd den bifogade blanketten.

Vi begär härmed in kompletterande uppgifter till rubricerade ansökan om bygglov, enligt bifogad blankett.

2 Skapa en relation till läsaren

Budskapet känns mer angeläget och får en personligare ton om du riktar dig direkt till läsaren i stället för att tala till en allmän massa eller använda ett juridiskt uttryck:


Eftersom du bor på Södra Parkhemsvägen vill vi informera om de åtgärder som kommunen planerar för att minska buller och föroreningar i området.

Alla som bor på Södra Parkhemsvägen får här information om de åtgärder som kommunen planerar för att minska buller och föroreningar i området.

Snart kan du resa även utanför länet på ditt färdtjänstkort. De nya reglerna gäller från den 1 juli.

Den som har beviljats färdtjänst har från den 1 juli även rätt till färdtjänst för resor utanför länet.

10

Skriv du till enskilda

Tilltala alltid enskilda personer i brev och skrivelser med du med litet d. Det är det allra vanligaste tilltalsordet i modern svenska. Om du vet att din mottagare uppfattar du som alltför personligt, kan du i stället använda Ni. Men skriv aldrig Du med stor bokstav eller ni med liten bokstav till en person.

Om du vänder dig till två eller flera personer (till exempel en arbetsgrupp) skriver du ni med liten bokstav. I allmän information som riktar sig till en stor grupp läsare (till exempel förstagångsväljare) ska du alltid skriva du.

Om brevet är ställt till Sirkka Partanen ska du inte kalla henne Sirkka Partanen i texten. Att tilltala någon i tredje person uppfattar de flesta som oartigt och nedlåtande.

Skriv ni till juridisk person

Om du vänder dig till ett företag, en myndighet eller en organisation skriver du ni med liten bokstav.

Skriv hela namnet i protokoll

Protokoll dokumenterar sammanträden eller delegationsbeslut, och vänder sig inte direkt till de personer, företag eller instanser som berörs av besluten. Därför bör du inte skriva du och ni i sådana texter, utan skriva ut hela namnet.

Skriv ut både för- och efternamn på personer. Att bara skriva efternamnet är avståndstagande. Att bara skriva förnamnet är för personligt i en protokollstext.

Använd inte juridiska begrepp som den sökande, den klagande och liknande.

Ge texten en tydlig avsändare

Läsare vill veta vem som gör vad i texten. Skriv därför tydligt ut det i texten; läsaren ska inte behöva gissa. Se alltid till att texten har en tydlig avsändare.

•

•

11

Vi, jag och enheten

Om du hela tiden upprepar namnet på den organisatoriska enheten (förvaltningen, nämnden etc.) i en text blir den onödigt opersonlig och tung. Variera därför med pronomen (vi eller jag).

I brev, rapporter och liknande kan du med fördel skriva jag – om det nu är du själv som har gjort eller kommer att göra något. Var inte rädd att det blir för personligt; logotypen på dokumentet visar tydligt att du skriver i tjänsten och inte som privatperson.

Exempel

Jag återkommer med besked inom två veckor.

Jag har undersökt …

I tjänsteskrivelser, framställningar och yttranden är det lämpligt att först skriva ut enhetens namn och sedan övergå till att skriva vi. Om du längre fram i texten behöver understryka att det är enheten som avses kan du upprepa namnet.

Ungdomsenheten har fått i uppdrag att … Vi har …

Obs! Skriv aldrig vi i beslutsmeningar. Där ska du skriva ut hela namnet.

Undvik passiva formuleringar

Undvik passiva formuleringar – det försvårar läsningen när saker bara sker eller förväntas ske. Det kan också leda till missförstånd. Var även försiktig med ordet man – ibland är det oklart vem det står för.


För att vi ska kunna behandla ärendet i år måste du skicka in din ansökan senast den 1 november.

För att ärendet ska kunna behandlas i år måste ansökan insändas senast den 1 november.

Skicka handlingarna till oss senast den 30 mars 2006.

Handlingarna önskas åter senast den 31 mars 2006.

Under 2006 kommer vi i första hand att arbeta med …

Under 2006 kommer i första hand arbete att ske …

Personalen på förskolan har problem med att föräldrarna hämtar barnen för sent.

På förskolan har man problem med att man hämtar barnen för sent.

12

3 Skriv kort – ta bort onödig information och tomma ord

Granska din text kritiskt. Stryk fakta och detaljer som inte behövs för att budskapet ska nå fram. Det kan handla om hela meningar och stycken, eller bara någon detalj som här:

Exempel

Ungdomsfullmäktige (UF) har beslutat …

Ofta finns det ingen anledning att ha med vår interna förkortning.

Vi skriver till dig för att informera om de nya regler för färdtjänsten som vård- och omsorgsnämnden beslutade om vid sitt sammanträde den 28 februari 2005 och som kommer att gälla från den 1 juli.

Mottagaren behöver inte veta när nämnden sammanträdde. Det skymmer bara det viktiga datumet sist i meningen. Dessutom är det överflödigt att skriva att beslutet togs ”vid ett sammanträde”. När annars?

Granska också hur du har framfört informationen. Ofta innehåller meningarna tomma ord som kan strykas utan att budskapet ändras:

Exempel

Det finns ett stort behov av att göra insatser i miljonprogramsområdena.

Varje klass består av 25 stycken elever.

Kommunen har tecknat ramavtal med tre leverantörer. De aktuella avtalen gäller i två år.

Se upp med ”tårta på tårta”-uttryck. Många läsare retar sig på sådana sammanblandningar:


Undersökningen kom bland annat fram till a, b och c.

Undersökningen kom bland annat fram till a, b och c med mera.

Undersökningen kom fram till a, b och c med mera.

Underskottet berodde på …Orsaken till underskottet berodde på…

Orsaken till underskottet var …

13

4 Skriv det viktigaste först

Alla läsare har bråttom och vill inte lägga ner tid i onödan på att leta efter viktig information i texten. Därför ska du alltid skriva det viktigaste först.

Inled med en sammanfattning

Sammanfatta textens viktigaste budskap som en inledning till texten. Då kan läsarna snabbt avgöra om texten berör dem och om de behöver läsa hela dokumentet direkt. Dessutom ger sammanfattningen läsarna förkunskaper så att de lättare kan ta till sig resten av innehållet.

Sammanfattningen ska ligga först i dokumentet, efter innehålls-förteckningen och förordet, men före inledningen.

Skriv sammanfattningen under rubriken Sammanfattning i längre texter. Men i kortare texter (mindre än två sidor) räcker det att sammanfatta innehållet i några inledande meningar utan särskild rubrik. (I tjänsteskrivelser till nämnd ska du alltid använda rubriken Sammanfattning.)

I längre dokument (till exempel rapporter, program och planer) kan de olika huvudavsnitten dessutom behöva sammanfattas.

Så skriver du en bra sammanfattning

En sammanfattning ska vara kort och koncis. Den ska lyfta fram det viktigaste i texten. Den ska inte vara ett sammandrag av dokumentet, det vill säga en förkortad version av hela texten.

Begränsa alltid bakgrundsbeskrivningar och liknande. Ta bara med det som behövs för att läsaren ska förstå huvudtankarna.

Tänk på att en lång text inte nödvändigtvis behöver en längre sammanfattning än en kortare text. Om din sammanfattning blir längre än en sida bör du granska den kritiskt på nytt.

•

•

•

14

5 Ge informationen i den ordning som passar läsaren

Efter att ha skrivit det viktigaste i texten först, måste du bestämma i vilken ordning resten av informationen ska komma. Försök att tänka dig vilka frågor läsaren ställer sig och strukturera informationen efter det. Är det fråga om en instruktion vill läsaren först veta vad instruktionen går ut på – därför ska du alltid inleda med en kort förklaring av vad du vill att läsaren ska göra. Ge sedan instruktionerna i den ordning som läsaren måste utföra dem. Avsluta med kontaktinformation.

Exempel

Så här anmäler du ett tekniskt datafel

Så här anmäler du ett tekniskt fel på din dator via intranätet.

1. Öppna Helgonet och gå in under menyn Verktyg. 2. Välj IT-service felanmälan. 3. Fyll i det elektroniska formuläret. 4. Du får svar inom åtta timmar.

Har du bråttom? Ring anknytning 1010.

6 Låt rubrikerna lyfta fram budskapet

Dokumentets huvudrubrik bör så tydligt som möjligt beskriva vad texten handlar om:


Inbjudan till diskussion om utbyggnaden av bostäder i Riksten

Inbjudan Utbyggnaden av bostäder i Riksten – inbjudan till diskussion

Nya regler för färdtjänst från 1 januari Färdtjänsten

Förslag om ny naturstig i Norsborg Naturstig i Norsborg

Inled inte rubriken med Angående eller Beträffande. De orden fyller ingen funktion.

De flesta dokument behöver också underrubriker (mellanrubriker).

För beslutsunderlag har vi ett antal fastställda standardrubriker: Sammanfattning, Förslag till beslut och så vidare (se Ärendehandboken). Den sortens rubriker talar bara om vilken typ av information den efterföljande texten innehåller. Det är funktionsrubriker – läsaren känner igen dispositionen och kan snabbt hitta de olika innehållsdelarna.

15

När du skriver egna underrubriker är det ofta bättre att skriva så informativa rubriker som möjligt. En informativ rubrik sammanfattar det viktigaste budskapet i den efterföljande texten:


Sjukfrånvaron är för hög Problembeskrivning

Det behövs fler parkeringsplatser Nuläget

Avgiftshöjning är befogad Angående avgiftshöjning

7 Gör texten överskådlig med punktlistor

Uppräkningar blir tydligare om du skriver dem i en punktlista i stället för i löpande text. Olika villkor, alternativ, moment och liknande blir lättare att ta till sig om du strukturerar dem i punktform.

En punkt kan bestå av ett enstaka ord, en del av en mening (fras, sats) eller en eller flera fullständiga meningar. Punkterna kan markeras på olika sätt. Välj helst punkter, tankstreck, siffror eller bokstäver.

Här är några skrivregler för punktuppställningar:

Om punkterna är fullständiga meningar ska de skrivas med stor begynnelsebokstav och avslutas med punkt. Annars bör du använda liten begynnelsebokstav och bara avsluta den sista punkten i listan med punkt.

Texten som inleder punktlistan avslutas med kolon om inte texten i punkterna är en direkt fortsättning på inledningen.

Exempel

Våra mål är att

• kommunens dokument ska bli mer lättlästa

• medborgarnas förtroende för oss ska öka.

Mål:

• Kommunens dokument ska bli mer lättlästa.

• Medborgarnas förtroende för oss ska öka.

Punkterna bör vara symmetriskt uppbyggda.

Prioriterade uppgifter:

1. installera programmet

2. utbilda användarna

3. utvärdera projektet.

Prioriterade uppgifter:

1. installation av programmet

2. utbildning av användarna

3. utvärdering av projektet.

•

•

•

16

8 Dela in i logiska stycken

Stycken är till för att läsaren ska kunna följa med i din tankegång. Servera varje resonemang i ett stycke och lägg in en tom rad innan du börjar med nästa. Lägg inte flera fristående informationsdelar eller resonemang i samma stycke.

Skriv lagom långa stycken

Alltför många långa stycken gör att texten blir tung att läsa. På samma sätt kan alltför många korta stycken upplevas som ryckigt och plottrigt. Däremot kan du använda enstaka mycket korta stycken (en enda mening) för att framhäva viktig information.

Om du har många korta informationsdelar kanske du kan presentera dem i en punktuppställning. Då blir informationen tydlig, utan att texten blir ryckig.

Knyt ihop styckena

Det är viktigt med tydliga övergångar mellan styckena för att läsaren ska kunna följa ett resonemang. Anknyt till föregående stycke med hjälp av ord och uttryck som binder ihop texten:

Exempel

Dessutom har vi … Vidare fann vi att …

Eftersom … Som en följd av …

För det andra … Å andra sidan …

Däremot … Trots att …

Ett annat problem är … Man måste också ta hänsyn till …

Eller syfta uttryckligen tillbaka på det som föregående stycke handlade om:

Barn- och ungdomsnämnden och vård- och omsorgsnämnden har tagit fram ett förslag till ny måltidsorganisation. Den nya organisationen föreslås gälla från den 1 januari 2005.

Förslaget till en ny måltidsorganisation har en bra uppläggning, men det behöver bearbetas ytterligare. Bland annat …

Obs! Använd inte pronomen (hon, hennes, dem, deras, dessa och så vidare) för att syfta på något i föregående stycke. Läsaren ska inte behöva gå tillbaka över en styckegräns för att se vem, vad eller vilka du syftar på.

17

Inled styckena med en kärnmening

Låt gärna varje stycke börja med en mening som sammanfattar hela stycket. På så sätt hjälper du läsaren att lättare hänga med i din tankegång.

Exempel

Medborgarkontoren ska ge alla kommuninvånare ett bra bemötande. Alla ska bemötas med respekt, erbjudas sakkunnig information samt få stöd och hjälp.

Antalet ärenden på kommunens medborgarkontor fortsätter att öka. Fler tjänster och ökad kunskap om dessa tjänster har bidragit till denna utveckling. Medborgarna kan nu få hjälp med …

9 Skriv läsbara meningar

En text med bara långa meningar blir tung och svårläst. Men många korta meningar är inte heller bra – texten känns hackig. Det bästa är att variera meningarnas längd så att det blir en bra rytm. Växla mellan korta meningar på cirka tio ord och lite längre meningar på uppåt tjugofem ord. Läs texten högt och känn efter.

En mening – en tanke

Lägg inte för mycket information i en och samma mening. Och rada inte upp flera fullständiga meningar med kommatecken emellan.


Modellkommunprojektet är ett samverkans- och utvecklingsprojekt. Syftet är dels att förbättra samarbetet mellan olika myndigheter, dels att förbättra det förebyggande arbetet och vården genom bl.a. metod- och kompetensutveckling.

Vi har tagit fram skrivmallar och skrivregler. Syftet är att våra dokument ska bli lättare att läsa.

Modellkommunprojektet är ett samverkans- och utvecklingsprojekt med syfte att förbättra samarbetet mellan olika myndigheter, förbättra det förebyggande arbetet och vården genom bl.a. metod- och kompetensutveckling.

Vi har tagit fram skrivmallar och skrivregler, syftet är att våra dokument ska bli lättare att läsa.

18

Börja med det viktiga

Börja alltid en mening med den viktigaste informationen. Lägg förklaringar och bakgrundsinformation i slutet av meningen som en bisats, eller i en egen mening.

Skriv så här . . . hellre än så här

Vi måste sätta in aktiva åtgärder riktade mot personer och grupper som har svårt att etablera sig på arbetsmarknaden, eftersom ökad sysselsättning bidrar till att stärka både enskilda individer och kommunen.

eller

Vi måste sätta in aktiva åtgärder riktade mot personer och grupper som har svårt att etablera sig på arbetsmarknaden. Ökad sysselsättning bidrar nämligen till att stärka både enskilda individer och kommunen.

Eftersom ökad sysselsättning bidrar till att stärka både enskilda individer och kommunen, måste vi sätta in aktiva åtgärder riktade mot personer och grupper som har svårt att etablera sig på arbetsmarknaden.

Använd en naturlig ordföljd

Krångla inte till ordföljden. Det naturliga är att huvudverbet (det ord som talar om vad någon gör eller vad som händer i texten) kommer tidigt i meningen. Om huvudverbet kommer sent i meningen får hjärnan svårt att tolka sammanhanget – man måste gå tillbaka och läsa meningen på nytt.


Personens nettoinkomst används som underlag för beräkning av hemtjänstavgiften.

Som underlag för beräkning av hemtjänstavgiften används personens nettoinkomst.

Tänk också på att hålla ihop ord som hör ihop:


Värt att notera är att kommunen får ett gott betyg, särskilt bland de företag som haft kontakt med kommunen under den senaste tiden.

Värt att notera är att kommunen, särskilt bland de företag som haft kontakt med kommunen under den senaste tiden, får ett gott betyg.

En bra kontroll är att alltid fråga sig: ”Skulle jag ha sagt så här?”

19

Kommatecken behövs ibland

Många tycker att kommateringsreglerna är svåra och avstår därför från att kommatera. Andra har övertolkat någon gammal regel och sätter kommatecken där de inte fyller någon funktion. Båda metoderna försvårar för läsaren.

I dag är det tydlighetskommatering som gäller. Det innebär att man sätter komma där det behövs en kort paus eller där meningen annars skulle kunna missuppfattas. Många gånger är kommateringen en bedömningsfråga, men det finns några regler att hålla sig till:

Sätt komma vid uppräkningar: anställda, förtroendevalda och medborgare.

Sätt komma runt inskjutna tillägg där den övriga meningen går att läsa fristående om man plockar bort tillägget: Stefan Sawa, ordförande i barn- och ungdomsnämnden, hade kallat till krismöte.

Obs! Se upp med komma i satser med som och att. Satserna är ofta nödvändiga tillägg – om man tar bort dem blir resten av meningen ofullständig. Prova själv i det här exemplet: Den undersökning, som kontoret genomförde under våren, visade att efterfrågan på seniorboende kommer att öka. (Här ska alltså kommatecknen tas bort.)

Sätt komma mellan huvudsatser som samordnas i samma mening: Han hade läst alla underlagen, och besluten var inte svåra att ta. (Utan kommatecken skulle läsarens första tolkning kunna bli ”Han hade läst alla underlagen och besluten”.)

I meningar med dels … dels, ju … desto, ju … ju och än … än är det praxis att sätta kommatecken före det andra ledet: Undersökningen består dels av enkätfrågor, dels av intervjuer.

•

•

•

•

•

20

10 Välj begripliga ord

Välj orden med omsorg. Undvik ålderdomliga och dubbeltydiga ord, och förklara fackord (om du måste använda dem).

Undvik ålderdomliga ord och jargong

Här är några exempel på ord som du bör undvika. På intranätet hittar du en mer utförlig lista. Är du osäker kan du slå upp ordet i Svenska Akademiens ordlista eller Svarta listan. Är ordet märkt med åld. bör du undvika det.


betala, bekosta, stå för, täcka bestrida (kostnader)

kommer från, beror på härrör från

som hör till hänförlig till

enligt jämlikt

Jargong är knepigare. Jargong är ett gruppspråk som vi utvecklar inom en liten grupp, till exempel på en arbetsplats, och som andra utanför gruppen inte förstår. Är du osäker på om ett ord är jargong, fråga någon som inte arbetar i Botkyrka kommun.


överförmyndarnämnden (om det gäller den) nämnden

fastighetskontoret (om det gäller det) kontoret

Skriv ut vanliga förkortningar i löpande text

Skriv alltid ut både vanliga och ovanliga förkortningar i löpande text. Använd bara förkortningen när utrymmet är snålt, till exempel i tabeller, figurer, parenteser och fotnoter. I texter med externa mottagare ska du undvika att använda våra interna enhetsförkortningar (UA, BUF, MBK).

21

Se upp med fackord och initialförkortningar

Använd bara fackord när du skriver för läsare som verkligen förstår dem. För en utomstående är till exempel uttryck som avgäld, hållbarhet, brukarorienterat och särskilt boende facktermer.

Vill du av något skäl använda ett fackord kan du förklara ordet första gången du använder det. På samma sätt kan du göra med förkortningar.

Exempel

Ett annat exempel är medlingsprogrammet, som går ut på att låta gärningsmän träffa sina offer för att få ökad insikt om brottets konsekvenser.

Ansvaret för förvaltningen lades ut på två olika förvaltare med ett så kallat generalistuppdrag. Med generalistuppdrag menas …

Vård- och omsorgsnämnden beslutar om insatser enligt lagen om särskilt stöd och service till funktionshindrade (LSS). LSS säger att …

Skriv ska och inte skall

Ska och skall betyder samma sak, men har olika stilvärde. Skall är mer formellt och avståndstagande. Skriv därför ska.

Undvik ej och icke

Inte är den normala negationen i svenska språket. Om du skulle säga inte ska du också skriva inte. Ej och icke har särskilda användningsområden.

Exempel

Ej i trafik (skylt)

icke-rökare

Se upp med dubbeltydiga ord

Skriv inte då när du menar eftersom eller när. Ofta blir tolkningen oklar och läsaren får gissa vad du menar. Dessutom får texten en onödigt formell ton. (Jämför med hur du skulle säga!)


Eftersom projektet pågår kan vi inte ta ställning till ytterligare investeringar Då projektet pågår kan vi inte ta ställning till

ytterligare investeringar.När (eller medan) projektet pågår …

22

Använd inte långa ord i onödan

En text med många långa ord är tröttsam och ansträngande att läsa. Ofta är de långa orden onödiga – det finns ett kortare alternativ som gör texten mer lättläst och samtidigt mindre formell.

Dela upp sammansatta ord:


ta tillvara tillvarata

komma överens överenskomma

begäran om omprövning omprövningsbegäran

avtalet om förkortad arbetstid arbetstidsförkortningsavtalet

Välj enkla verb (handlingsord) i stället för omskrivningar med verb + substantiv (den så kallade substantivsjukan):


granska vidta en granskning

betala erlägga betalning

informera ge information

besluta fatta beslut

Välj korta prepositioner som om, på, för, till, av, med, i, över i stället för långa prepositioner som angående, beträffande, avseende, vad avser, rörande, gällande.


din ansökan om … din ansökan rörande …

din fråga om … din fråga beträffande …

vårt svar på remissen vårt svar gällande remissen

ert yttrandet om (över) förslaget ert yttrandet angående förslaget

23

Ta bort onödiga förstavelser och förlängningar (så kallade skrytfenor):


hyra förhyra

skapa tillskapa

behålla bibehålla

fråga frågeställning

mål målsättning

utbildning utbildningsverksamhet

Undvik nakna substantiv

De så kallade nakna substantiven gör att texten blir mer formell och svårläst. Ett naket substantiv är ett substantiv som skrivs i sin grundform. Exempel: ärende. Jämför med de ”påklädda” uttrycken: ett ärende, ärendet, flera ärenden, varje ärende, de inkomna ärendena.

De nakna substantiven fyller sin funktion när det handlar om en allmän företeelse, som i uppräkningar (ta med papper och penna), definitioner (med seniorboende menas …) och fasta uttryck (allmänt samråd, bevilja socialbidrag). I övrigt bör du klä på substantiven:


Vi tar ut en engångsavgift för anslutningen. Engångsavgift uttages för anslutning.

Vi kommer att behandla din ansökan … Vi kommer att behandla ansökan …

24

Aangående

i löpande text 22i rubrik 14

än … än 19Ärendehandboken 7

Bbakgrund 8, 13beträffande

i löpande text 22i rubrik 14

bisatser 18bland annat 12

Ddå 21dels … dels 19den klagande 10den sökande 10direkt tilltal 10disposition 13du eller Ni 10

Eej 21

Hhuvudrubrik 14huvudsatser

kommatering 19

Iicke 21inledning

sammanfattning 13innehållsförteckning 13inskjuten text

kommatering 19meningsbyggnad 18

inte 21

Jjag 11ju … desto 19ju … ju 19

Kkärnmening 17kolon

före punktlistor 15kommatecken 19kommatering 19korrekturläsning 8

Llånga ord 22läsaranpassning 8liten eller stor bokstav

i punktlistor 15

Mmångordighet 12med mera 12mellanrubriker 14meningsbyggnad 17

överflödiga ord 12meningslängd 17mottagaranpassning 8

Nnakna substantiv 23namn

organisatoriska enheter 11personnamn 10

Ni eller du 10

Oopersonlighet 9ord, överflödiga 12ordföljd 18ordval 20

Ppassiva formuleringar 11personligt tilltal 9, 10personnamn 10perspektiv 9prepositioner 22punktade stycken 15punktlistor 15punktuppställningar 15

Rrubriker 14

Ssambandsord 16sammanblandade uttryck 12sammanfattning 13sammansatta ord 22satsradning 17ska eller skall 21skrivregler 9skrytfenor 23sökanden 10språkvårdsarbete 6standardrubriker 14stavningskontroll 8stor eller liten bokstav

i punktlistor 15styckeindelning 16substantiv

i stället för verb 22nakna 23

substantivering 22substantivsjukan 22syftningar, oklara 10

T”tårta på tårta”-uttryck 12textplanering 8tilltal 9, 10till exempel 12tydlighetskommatering 19

Uunderrubriker 14uppräkningar 15

kommatering 19

Vverb

huvudverbets placering 18i stället för substantiv 22

vi 11

REGISTER

Språkliga riktlinjer för Botkyrka kommunÖppenhet och dialog är nödvändiga för demokratin i Botkyrka kommun. Om vi ska nå och behålla medborgarnas förtroende måste vi använda ett begripligt språk. Därför ska de texter som vi skriver i kommunen vara tydliga, begripliga och anpassade efter läsarnas behov och kunskaper. Är de inte det riskerar vi att inte nå fram till våra läsare. Alla texter – interna och externa – ska vara tydliga, lättbegripliga och språkligt korrekta, med modern svensk sakprosa som förebild.

Att förstå och bli förstådd är en självklar demokratisk rättighet vid kontakter med kommunen. Ibland behöver vi därför översätta till andra språk, skriva på lättläst svenska eller anlita tolk.

Så skriver viVi utgår alltid från läsarens behov och förkunskaper när vi skriver. Den breda allmänheten ska kunna förstå våra handlingar utan expertkunskaper, eftersom i stort sett allt vi skriver är offentligt. När vi hänvisar till lagar eller avtal i våra texter förklarar vi den aktuella lag- eller avtalstextens innebörd.

När vi vänder oss till enskilda använder vi du som direkt tilltal.

Vi skriver så korta texter som möjligt. Läsaren ska få den information hon behöver – varken mer eller mindre.

Det som är viktigast för läsaren ska alltid komma först. Alla längre texter ska ha en kort och lättbegriplig sammanfattning.

Texterna ska ha en struktur som är logisk ur läsarens perspektiv. Läsaren ska få informationen i den ordning som passar henne bäst.

Rubrikerna ska lyfta fram budskapet i texten.

Punktlistor gör texterna överskådliga och lättlästa.

Vi delar in texten i logiska stycken, så att texten blir luftig och läsaren kan följa med i vårt resonemang.

Vi skriver läsbara meningar.

Vi använder ord som våra läsare förstår, och undviker förkortningar utom i undantagsfall. Vi följer Svenska Akademiens ordlista, Myndigheternas skrivregler, Svarta listan och Svenska datatermgruppens rekommendationer.

Botkyrka 2006

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

✂

Vill du beställa fler exemplar av skrivreglerna? Kontakta [email protected].

Produktion: Klarspråkssprojektet i Botkyrka kommun tillsammans med språkkonsulten Maria Sundin.

Formgivning: www.luxlucid.com

Skrivreglerna utgår från skrivhandledningen som Norrköpings kommun och språkkonsulten Ann-Louise Forsström tagit fram.

Skrivreglerna följer Myndigheternas skrivregler (2004), Svenska skrivregler (2000), Svenska Akademiens ordlista (1998), Svarta listan (2004) och Svenska datatermgruppens rekommendationer (2005).

Botkyrka kommuns skriv-bromstensskolan.org/dok/2012-024_skrivregler.pdf · exempel om vad du vill...

Documents

Transcript of Botkyrka kommuns skriv-bromstensskolan.org/dok/2012-024_skrivregler.pdf · exempel om vad du vill...