Bogotá, Febrero de 2012 PROYECTO DE MODERNIZACIÓN CERTIFICACIÓN DE PROCESOS Cobertura Del...
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Bogotá, Febrero de 2012Bogotá, Febrero de 2012
PROYECTO DE MODERNIZACIÓNPROYECTO DE MODERNIZACIÓNPROYECTO DE MODERNIZACIÓNPROYECTO DE MODERNIZACIÓN
CERTIFICACIÓN DE PROCESOSCobertura Del Servicio Educativo
Atención Al CiudadanoGestión Del Talento Humano
Calidad Educativa
OBJETIVO DEL PROYECTO DE MODERNIZACIÓN:
•Modernizar las herramientas actuales, con el fin de optimizar la utilización de los recursos de las secretarías de educación, buscando mejorar sus indicadores de cobertura y calidad.
•Implementar estructuras organizacionales acordes con la misión de las secretarías de educación, de manera que se amplíe la capacidad de apoyo a las instituciones educativas a su cargo
•Promover un cambio de mentalidad y actitud en las secretarías de educación, con el fin de responder a nuevos retos.
Nivel de Satisfacción del MENSecretarías , IES Y
Oficina de Atención al ciudadano
BENEFICIO DE UNA SECRETARÍA CERTIFICADA Y MODERNIZADA:
• Ejecuta sus procesos de manera eficaz y eficiente, y los enfoca hacia el logro de resultados.
• Cuenta con procesos claros y estandarizados, generando un ambiente de transparencia y confianza.
• Fundamenta sus decisiones en la utilización de información oportuna y veraz.
• Busca la excelencia en la prestación del servicio, y responde ágilmente a las diferentes solicitudes presentadas por sus clientes
Con el fin de garantizar el éxito y la sostenibilidad del proyecto de modernización, se definieron de manera integral cinco componentes:
PROCESOS
SISTEMAS DEINFORMACIÓN
ESTRUCTURA
GENTE Y CULTURA
COMPONENTES DEL PROYECTO DE MODERNIZACIÓN
Modelo de certificación de procesos del Ministerio de Educación y las Secretarías de
Educación
MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL
SECRETARÍAS DE EDUCACIÓN
DIRECTRICES, NORMATIVIDAD, RECURSOS, ASISTENCIA
TÉCNICA, ACOMPAÑAMIENTO, CONTROL,
SEGUIMIENTO, SISTEMAS DE INFORMACIÓN
ENTE EXTERNO CERTIFICA CUMPLIMIENTO DEL
REGLAMENTO TÉCNICO
Certificación Proceso NacionalCertificación Proceso Nacional
INDICADOR NIVEL DE SERVICIO TOTAL
83%
88%87%
75%
73%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29
SEMANA
% S
ERV
ICIO
TIS OC TISOC Objetivo
Pedidos 1912 100%
30 DIAS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOSSISTEMA DE CONTABILIDAD
DIAGRAMA DE FLUJO DE CIERRE MENSUAL
Fecha:Oct-97
Página:1 de 1
AUXILIAR CONTABLE JEFE CONTABILIDAD JEFE CONTABILIDAD AUXILIAR CONTABLE JEFE CONTABILIDAD
Se envía a Jefe deContabilidad
Clave:SC
Genera el precierre porsistema y lo imprime
AS/400
Con base en loslistados del cierre seelaboran e imprimen
los estados financieros
Precierre
Inicio
Lo revisaLo envía a jefe de
contabilidad
Esta bien ?
Lo envía a auxiliarcontable para que
haga las correcciones
NO
Hace las correccionesy los ajustes
correspondientes
Genera e imprime elcierre
AS/400
Cierre
Estados financieros(Estado de resultados,
Balance general)
EXCEL
REVISOR FISCAL
Lo revisa y lo envía alrevisor fiscal
Lo revisa y lo firma
EJECUCIÓN
ARTICULACIÓN
ASISTECIA
PROCESOSPROCESOS SISTEMASSISTEMAS ESTRUCTURAESTRUCTURA INFORMACIONINFORMACION
Certificación Proceso NacionalCertificación Proceso Nacional
ESTRUCTURA DEL MODELO PARA APLICAR EN CAMPO
Certificación Proceso Certificación Proceso NacionalNacional
Preparación Diagnóstico Preauditoría
de certificación
Auditoría de
certificación Sostenibilidad
Acompañamiento y
Seguimiento
Durante esta etapa se llevaron a cabo las actividades preliminares para la realización de las etapas de diagnóstico, acompañamiento y seguimiento, preauditoría y auditoría de certificación.
En esta etapa se definió el diseño y configuración del proyecto de certificación del Ministerio y las Secretarías de Educación pertenecientes a entidades territoriales certificadas. Se definió el plan de trabajo, los propósitos y metas a cumplir, el equipo auditor, las SE a acompañar y el referencial de cumplimiento de los procesos.
MetodologíaMetodología
Preparación DiagnósticoAcompañamiento y Seguimiento
Preauditoría de certificación
Auditoría decertificación
Sostenibilidad
En esta etapa se realiza el diagnóstico sobre el estado de los procesos y documentación de la SE respecto a los requisitos definidos en el Reglamento Técnico de Procesos, que permite conocer la situación inicial de la SE y generar un plan de mejoramiento basado en el análisis y recomendaciones para adecuar los procesos basados en el alcance del sistema, con la finalidad de generar procesos adecuados al cumplimiento del Reglamento Técnico de cada proceso.
Se realiza una comparación de las evidencias existentes incluyendo políticas y procedimientos, contra los requerimientos de Reglamento y se identifican las desviaciones y deficiencias a partir de la comparación con este estándar.
Preparación DiagnósticoAcompañamiento y Seguimiento
Preauditoría de certificación
Auditoría decertificación
Sostenibilidad
MetodologíaMetodología
Una vez puesto en marcha el Plan de Acción, se revisa su eficacia y se realiza la sensibilización al personal encargado de los procesos de Cobertura, Atención al Ciudadano y Talento Humano en las Secretarías de Educación para generar el Plan de Cumplimiento de los requisitos de gestión de calidad y los requisitos técnicos definidos en el Reglamento Técnico de cada proceso.
Preparación DiagnósticoAcompañamiento y Seguimiento
Preauditoría de certificación
Auditoría decertificación
Sostenibilidad
MetodologíaMetodología
Una vez cumplido el Plan de Acción, se realiza la etapa de preauditoría de certificación, en donde el equipo de auditores evalúa el cumplimiento de los requisitos definidos en el Reglamento Técnico, generando, si es necesario, un Plan de acción que solucione los hallazgos encontrados. Esta auditoría tiene por objeto verificar si la SE está lista para la auditoría de certificación realizada por un ente externo.
Preparación DiagnósticoAcompañamiento y Seguimiento
Preauditoría de certificación
Auditoría decertificación
Sostenibilidad
MetodologíaMetodología
Se realiza la auditoría de certificación frente al cumplimiento de los requisitos definidos en el Reglamento Técnico de cada proceso, por parte de un ente externo acreditado.
El certificado se otorga al Ministerio de Educación, con alcance a las Secretarías de Educación que evidencien cumplimiento en los procesos auditados.
Preparación DiagnósticoAcompañamiento y Seguimiento
Preauditoría de certificación
Auditoría decertificación
Sostenibilidad
MetodologíaMetodología
El propósito de ésta etapa es el de hacer seguimiento y mantenimiento a la certificación obtenida por el MEN y por las SE. Para ellos se tienen previstas auditorías trimestrales.
Dentro de esta etapa se realiza la auditoría de seguimiento anual por parte del ente externo.
Preparación DiagnósticoAcompañamiento y Seguimiento
Preauditoría de certificación
Auditoría de certificación
Sostenibilidad
MetodologíaMetodología
Certificación Proceso Certificación Proceso NacionalNacional
Certificación Proceso Certificación Proceso NacionalNacional
Mapa de procesos de las SE
Macroproceso estratégico
Macroprocesos Misionales
Macroprocesos de apoyo
A. GESTIÓN ESTRATÉGICA DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN
B. GESTIÓN DE PROGARMAS Y
PROYECTOS
C. GESTIÓN DE LA COBERTURA DEL SERVICIO
EDUCATIVO
C. GESTIÓN DE LA CALIDAD
DEL SERVICIO EDUCATIVO
E. ATENCIÓN AL
CIUDADANO
F. INSPECCIÓN Y VIGILANCIA DE ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS
G. GESTIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
H. GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
I. ADQUISICIÓN ADMINISTRATIVA DE BIENES Y SERVICIOS
J. GESTIÓN FINANCIERA
K. CONTROL INTERNO
L. GESTIÓN DE TECNOLOGÍA INFORMÀTICA
M. ASUNTOS LEGALES Y PÚBLICOS
N. ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE CALIDAD
Certificación del Proceso Nacional de Cobertura
Proceso de verificación y validación del cumplimiento de las condiciones técnicas y administrativas mínimas que aseguran que el Proceso Nacional de Cobertura permite la prestación oportuna del servicio en condiciones de eficiencia, eficacia y equidad, para garantizar el acceso, la continuidad y permanencia de los estudiantes de los niveles de educación preescolar, básica y media en el sistema educativo oficial.
Certificación Proceso Certificación Proceso NacionalNacional
FASES DEL PROCESO DE COBERTURAFASES DEL PROCESO DE COBERTURA1.
Definición y
Divulgación de
Lineamientos
2. Proyecció
n de Cupos
3. Asignació
n de Cupos
4. Matrícula
5. Auditoría
Proceso de Gestión de la Proceso de Gestión de la Cobertura del Servicio Cobertura del Servicio
EducativoEducativo
SIMAT
Reportes
Proyección de cupos
y control de saldos
Registro e inscripción
de alumno
Instituciones y sedesNovedades
de alumnos
Fusiones y
convenios
Matrícula
antiguos y nuevos
Proceso de Gestión de la Proceso de Gestión de la Cobertura del Servicio Cobertura del Servicio
EducativoEducativo
Certificación del Proceso de Atención al Ciudadano
Proceso de verificación y validación del cumplimiento de las condiciones técnicas y administrativas mínimas que aseguran que el Proceso de Atención al Ciudadano permite dar respuesta oportuna y efectiva a las solicitudes, trámites, correspondencia y gestión documental realizadas por los usuarios del servicio educativo tanto en el Ministerio de Educación como en las Secretarías de Educación.
Certificación Proceso Certificación Proceso NacionalNacional
Primer momento de verdad entre el ciudadano y la entidad
CONTACTO:
-Personal - Escrito - Web - Telefónico
Primer momento de verdad entre el ciudadano y la entidad
CONTACTO:
-Personal - Escrito - Web - Telefónico
INICIO Registro del Ciudadano
Registro del Ciudadano
Funcionario
responsableReasignación
Ciudadano
Ciudadanos informados permanentemente
SI
NO
Tramite Interno / Externo
Seguimiento Respuesta yFinalización
Análisis y Estadísticas
Asignación y envío de copias
Radicación del PQR- Correspondencia
CICLO GENERAL DEL PROCESO DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
Certificación Certificación Nacional de ProcesosNacional de Procesos
Proceso de Atención Proceso de Atención al Ciudadanoal Ciudadano
Certificación del Proceso de Talento Humano
Proceso de verificación y validación del cumplimiento de las actividades realizadas con el fin de administrar cualitativa y cuantitativamente la planta de personal administrativo, docente y directivo docente y el manejo de información e interacciones que se deben mantener con las distintas instancias del sector educativo
Certificación Proceso Certificación Proceso NacionalNacional
Selección eInducción
Planta dePersonal
Nómina
Desarrollo deCarrera
Desarrollo de Personal
Hoja de Vida
Planta y Personal
Estructura organizacional
Compensación Laboral
Escalafón Docente
Evaluación DesempeñoSalud Ocupacional
Salud y Seguridad
Bienestar Social
Reportes
Bienestar Social
Selección de Personal HISTORIA LABORAL
Bases de Datos
Reportes con destino aFOMAG, MEN
Organismos de ControlEntidad Territorial
Bienestar Social
Proceso de Gestión del Talento Proceso de Gestión del Talento HumanoHumano
SeguridadSeguridadParámetrosParámetros
ReportesReportes
Planta de Planta de PersonalPersonal
Selección Selección e e
InducciónInducción
BienestaBienestar y r y
Capacita Capacita -ción-ción
AdministrAdministra-ción de a-ción de CarreraCarrera
NóminaNómina Historias Historias LaboralesLaborales
SIGCE
SINEB
SIMATAlumnosEE
MEN
SE
EE
PPTO y TES
FOMPREMAG
DAFP
CNSC
OTROS
Proceso de Gestión del Proceso de Gestión del Talento HumanoTalento Humano
Certificación Certificación Nacional de ProcesosNacional de Procesos
Documentación Soporte
Documento de Especificaciones Técnicas del Proceso Nacional de Cobertura del Servicio Educativo
Documento de Especificaciones Técnicas del Proceso de Gestión del Recurso Humano en el Sector Educativo
Documento de Especificaciones Técnicas del Proceso de Atención al Ciudadano
Nota: Estos documentos hacen parte de la documentación soporte manejada en la biblioteca documental del Sistema Integrado de Gestión –SIG- del MEN
Material de Apoyo
Listas de Chequeo y Planes de Cumplimiento de los procesos evaluados
Resultados Certificación de Procesos 2011Resultados Certificación de Procesos 2011
Certificación Proceso Certificación Proceso NacionalNacional
Recertificación:Actualizar la documentación técnica de los procesos certificados (Cobertura, Atención al Ciudadano y Recursos Humanos).
Realizar el acompañamiento como parte de la sostenibilidad de la certificación obtenida el año anterior.
Programar auditorias del ente certificador.
Certificación Nuevos ProcesosElaborar la documentación técnica de los procesos de Calidad Educativa, Gestión Financiera e Inspección y Vigilancia
Validar con el área respectiva la documentación. (acordar fecha)
Realizar piloto de diagnostico en MEN y SE.
Ajustar documentación de acuerdo con los resultados del piloto.
Realizar visitas a las SE de Diagnostico, acompañamiento y Preauditoría.
Programar auditorías con el ente certificador según resultados de cada SE
Seguimiento Certificación de Procesos 2012Seguimiento Certificación de Procesos 2012
Certificación Certificación Nacional de ProcesosNacional de Procesos
Buscando fortalecer la sostenibilidad de las
acciones implementadas, se inició la
Certificación Nacional de Calidad en los
procesos de Cobertura, Recursos Humanos y
Atención al Ciudadano y Calidad Educativa
.
ObjetivoObjetivo
PROCESO NACIONAL DE COBERTURA
PROCESO NACIONAL DE COBERTURA
PROCESO NACIONAL DE RECURSOS HUMANOS
PROCESO NACIONAL DE RECURSOS HUMANOS
PROCESO NACIONAL DE SERVICIO AL CIUDADANOPROCESO NACIONAL DE
SERVICIO AL CIUDADANO
Alcance 2012Alcance 2012
PROCESO DE CALIDAD EDUCATIVA
PROCESO DE CALIDAD EDUCATIVA
MATERIAL TÉCNICOMATERIAL TÉCNICO
DESARROLLO CAMPODESARROLLO CAMPO
CERTIFICACIÓNCERTIFICACIÓN
AUDITORIAEnte Certificador
Reglamento Técnico
MANUAL DE PROCEDIMIENTOSSISTEMA DE CONTABILIDAD
DIAGRAMA DE FLUJO DE CIERRE MENSUAL
Fecha:Oct-97
Página:1 de 1
AUXILIAR CONTABLE JEFE CONTABILIDAD JEFE CONTABILIDAD AUXILIAR CONTABLE JEFE CONTABILIDAD
Se envía a Jefe deContabilidad
Clave:SC
Genera el precierre porsistema y lo imprime
AS/400
Con base en loslistados del cierre seelaboran e imprimen
los estados financieros
Precierre
Inicio
Lo revisaLo envía a jefe de
contabilidad
Esta bien ?
Lo envía a auxiliarcontable para que
haga las correcciones
NO
Hace las correccionesy los ajustes
correspondientes
Genera e imprime elcierre
AS/400
Cierre
Estados financieros(Estado de resultados,
Balance general)
EXCEL
REVISOR FISCAL
Lo revisa y lo envía alrevisor fiscal
Lo revisa y lo firma
ProcesosProcesos
Guías
Metodología Metodología certificacióncertificación
Documento creado por el Ministerio Documento creado por el Ministerio de Educación Nacional, en el que se de Educación Nacional, en el que se establecen las características de los establecen las características de los procesos a evaluar, con inclusión de procesos a evaluar, con inclusión de las disposiciones normativas las disposiciones normativas aplicables, cuya observancia es aplicables, cuya observancia es obligatoria tanto para el MEN como obligatoria tanto para el MEN como para las Secretarías de Educación para las Secretarías de Educación aplicables.aplicables.
IMPORTANCIA DE LA CERTIFICACIÓN
Genera un esquema de trabajo por procesos.
Mejora la Gestión de las Secretarías de Educación.
Fortalece la utilización de los sistemas de información en la
toma de decisiones.
Genera sostenibilidad en las implementaciones realizadas.
Garantiza eficiencia y transparencia en los procesos.
Fortalece la articulación MEN - SE
Certificación Proceso Certificación Proceso NacionalNacional
ÁREAS DE OPORTUNIDAD
Implementar las estructuras administrativas
Continuar con la apropiación de los sistemas de información.
Realizar adecuaciones físicas a las Secretarías de Educación.
Continuar con la re-certificación y certificación nuevos
procesos de la cadena de valor.
Implementar Sistemas de información de Gestión de
Calidad Educativa y Gestión Financiera.
Certificación Proceso Certificación Proceso NacionalNacional
Definir metas, metodologías, puntos de verificación y control, procedimientos documentados.
Identificar e implementar las acciones correctivas y preventivas necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de los procesos
Realizar el seguimiento, medición y análisis de los procesos
PROCESOSCobertura, Atención al Ciudadano y
Talento humano
Secretaría de EducaciónSecretaría de Educación
Certificación Proceso Certificación Proceso NacionalNacional
Avance GeneralAvance General
SE auditadas SE auditadas por el ICONTECpor el ICONTEC
SE Certificadas con cuatro(4) ProcesosHuila Cauca Mosquera
Antioquia Ciénaga Montería Tuluá Quindío Guainia Bucaramanga
Apartadó Córdoba Nariño Tumaco Riohacha Guaviare Caldas
Arauca Duitama Neiva Tunja Rionegro Ibagué Cali
Armenia EnvigadoNorte de Santander
Turbo Risaralda Itagüí Caquetá
Atlántico Facatativá Pasto Uribia Sabaneta La Guajira Cartagena
Barrancabermeja Florencia Pereira Valledupar Sincelejo Lorica Cartago
Barranquilla Floridablanca Piedecuesta Vaupes Soacha Magangué Casanare
Bello Fusagasugá Pitalito Vichada Sogamoso Maicao Cesar
Bolívar Girardot Putumayo Villavicencio Sucre Manizales Chía
Boyacá Girón Quibdó Zipaquirá Tolima Meta Chocó
Con Tres procesos:
Acompañamiento Acompañamiento MODERNIZACIÓNMODERNIZACIÓN
Cumplimiento DX - SEGUIMIENTO
No SE Requisitos de Gestión de calidad Cobertura Talento humano Atención al
CiudadanoCalidad
Educativa Promedio Procesos > 70%
Amazonas 0
Buenaventura 0
Buga 0
Cucuta 29% 65% 60% 69% 50% 55% 0
Cundinamarca 0
Dosquebradas 0
Ipiales 0
Jamundí 0
Magdalena 6% 65% 49% 44% 41% 41% 0
Malambo 0
Popayán 0
Sahagún 0
San Andrés 0
Santa Marta 0
Santander 0
Soledad 0
Valle Del Cauca 0
Yopal 0
Certificación Proceso Certificación Proceso NacionalNacional
A la fecha las No Conformidades de mayor recurrencia en la evaluación realizada en la etapa de sostenibilidad, corresponden a:
Debilidades en el cumplimiento de los procedimientos obligatorios de gestión de calidad, correspondientes a: Control de documentos, control de registros, acciones correctivas y tratamiento de servicio no conforme
Falta de implementación de mecanismos de seguimiento y medición (indicadores de los procesos)
Recursos Humanos:Falta de actualización de la información de planta de personal en Humano Falta de evaluación de la competencia y el desempeño del personal Subutilización de módulos del sistema de información soporte del proceso
Falta de atención oportuna y efectiva de PQR de los clientes
Falta de actualización oportuna de la información de matricula
Certificación Proceso Certificación Proceso NacionalNacional
Bogota, mayo de 2011 Bogota, mayo de 2011
Proceso de certificación Gestión de la Calidad Educativa 2011
Certificación Proceso Certificación Proceso NacionalNacional
Preparación Auditoría de Diagnóstico
Acompañamiento y Seguimiento
Preauditoría de certificación
Auditoría decertificación
Sostenibilidad
FASES CERTIFICACION FASES CERTIFICACION
PROCESO GESTION DE CALIDAD EDUCATIVAPROCESO GESTION DE CALIDAD EDUCATIVA
Ficha técnica SIG - MENFicha técnica SIG - MEN
Macroproceso Calidad Educativa – SEMacroproceso Calidad Educativa – SE
Documento Especificaciones TécnicasDocumento Especificaciones Técnicas
Certificación Proceso Certificación Proceso NacionalNacional
Certificación Proceso Certificación Proceso NacionalNacional
Certificación Proceso Certificación Proceso NacionalNacional
Referentes Condiciones Necesidades
Planes : Decenal, Desarrollo, Regionales
Fortalezas organizacionales de las SE
Programas y proyectos del PLAN SECTORIAL
P A M P A M
ComponentesComponentes
Acompañamiento a las EE en su gestión escolar
Formación de directivos docentes y docentes
Uso y apropiación de medios y tecnologías de información y comunicación
PLAN DE ACCION
Una herramienta de gestión
que permite a las SE
•Planear
•Sistematizar
•Hacer seguimiento
•Evaluar
las acciones explicitasde mejoramiento de la calidad educativa
PEI Resultado de evaluacionesPlan de Mejoramiento InstitucionalAnálisis de contexto y de la región
Certificación Proceso Certificación Proceso NacionalNacional
Certificación Proceso Certificación Proceso NacionalNacional
Pagina del Proyecto de Modernización: www.modernizacionsecretarias.gov.co
Certificación Proceso Certificación Proceso NacionalNacional
Compromisos:1.Validar Macroprocesos: D, E, H, C y N2.Validar Especificaciones Técnicas3.Efectuar Auditorías Internas(Listas de
Chequeo, Planes de Acción4.Formación a nuevos funcionarios: Líderes de
Procesos, Gerentes de Modernización
Personal de Contacto Personal de Contacto CertificaciónCertificación
Gloria Navarro Quintero
E-mail:[email protected]
Lina María Hernández Gamarra: Auditor de Calidad
E-mail: [email protected] Celular: 310 2833491
Luis Eduardo Perdomo Londoño: Auditor de Calidad
E-mail: [email protected] Celular: 320 3162300