Doç. Dr. Hanefi Özbek Sağlık Bakanlığı İlaç ve Eczacılık Genel Müdürlüğü Genel Müdür Yardımcısı
BÜROKRASİNİN AZALTILMASI VE İDARİ BASİTLEŞTİRME … · Çalışan ları. Sağlık Bakan...
Transcript of BÜROKRASİNİN AZALTILMASI VE İDARİ BASİTLEŞTİRME … · Çalışan ları. Sağlık Bakan...
1
BÜROKRASİNİN AZALTILMASI VE İDARİ BASİTLEŞTİRME ÇALIŞMALARI
2
KAMU HİZMET ENVANTERİ
KAMU HİZMET STANDARTLARI
KURUM KODLARI
STANDART DOSYA PLANI
3
2009/ 27305
• Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik
2011/37 • Genelge “Bürokrasinin Azaltılması ve İdari Basitleştirme Çalışmaları“
2011/1 • Devlet Teşkilatı Veri Tabanı Konulu Başbakanlık Genelgesi
2005/7
• 2005/7 Sayılı Başbakanlık Genelgesi
4
İLÇE SAĞLIK MÜDÜRLÜKLERİNDE YAPILACAK ÇALIŞMALAR
KAMU HİZMETLERİNİN SUNUMUNDA UYULACAK USUL VE
ESASLARA İLİŞKİN YÖNETMELİK
Tarih: 31 Temmuz 2009 Sayı : 27305 çerçevesinde:
İlçe Sağlık Müdürlüklerinin;
- Kamu Hizmet Envanterleri,
- Kamu Hizmet Standartları çalışmalarını yapması,
- Kurum Kodları,
- Standart Dosya Sırtlıkları oluşturulması.
5
SIR
A N
O
KU
RU
M K
OD
U
ST
AN
DA
RT
DO
SY
A P
LA
NI
KO
DU
HİZ
ME
TİN
AD
I
HİZ
ME
TİN
TA
NIM
I
HİZ
ME
TİN
DA
YA
NA
ĞI
ME
VZ
UA
TIN
AD
I V
E
MA
DD
E N
UM
AR
AS
I
HİZ
ME
TT
EN
YA
RA
RL
AN
AN
LA
R
HİZMETİ SUNMAKLA
GÖREVLİ/YETKİLİ
KURUMLARIN/ BİRİMLERİN ADI
HİZMETİN SUNUM SÜRECİNDE
HİZ
ME
TİN
EL
EK
TR
ON
İK
OL
AR
AK
SU
NU
LU
P
SU
NU
LM
AD
IĞI
ME
RK
EZ
Î İD
AR
E
TA
ŞR
A B
İRİM
LE
Rİ
MA
HA
LL
Î İD
AR
E
DİĞ
ER
(Ö
ZE
L
SE
KT
ÖR
VB
.)
BA
ŞV
UR
UD
A
İST
EN
EN
BE
LG
EL
ER
İLK
BA
ŞV
UR
U
MA
KA
MI
PA
RA
F L
İST
ES
İ
KU
RU
MU
N V
AR
SA
YA
PM
AS
I G
ER
EK
EN
İÇ Y
AZ
IŞM
AL
AR
KU
RU
MU
N V
AR
SA
YA
PM
AS
I G
ER
EK
EN
DIŞ
YA
ZIŞ
MA
LA
R
ME
VZ
UA
TT
A
BE
LİR
TİL
EN
HİZ
ME
TİN
TA
MA
ML
AN
MA
SÜ
RE
Sİ
HİZ
ME
TİN
OR
TA
LA
MA
TA
MA
ML
AN
MA
SÜ
RE
Sİ
YIL
LIK
İŞ
LE
M
SA
YIS
I
1 17924561
774990000
Hasta Hakları
Birim
Sorumlularına
Eğitim Düzenlemek
Hasta
Hakları
hizmetlerini
Yürütenlerin
Eğitim
İhtiyacını
n Karşılanması
Hasta Hakları Yönetmeliği,Hasta Hakları Uygulama Yönergesi 9.Madde
Hasta Hakları Uygulamaların
ı Yürüte
n Sağlık Çalışan
ları.
Sağlık Bakanlığı-
Sağlık Hizmetleri
Genel Müdürlüğü.
İl Sağlık Müdürlüğü
- - -
Sağlık Müdürl
üğü Hasta Hakları Koordinatörlü
ğü çalışanı
1-Koordinatör
lük Çalışa
nı, 2-
Hasta Hakları İl
Koordinatör
ü, 3-
Sağlık Müdür yardımcısı,
4-Sağlık Müdür
ü
-
İşbirliği yapılması gereken
bir kurum olduğu
takdirde söz
konusu kurum
- 2 saat 1 Sunulmu
yor
Ek-1 HİZMET ENVANTERİ TABLOSU
6
Kamu Hizmet Envanteri Tablosunun Doldurulmasında Dikkat Edilecek Hususlar
1- SIRA NO: Hizmetlere 1’den başlayarak sıra numarası verilecektir.
2- KURUM KODU: 10.02.2011 tarih ve 2011/1 sayılı genelgeye göre ve DTVT uygulaması üzerinde yer alan kodlama standartlarına göre
uygulama yapılacaktır.Kodlar arasında hiçbir noktalama işareti veya boşluk bulunmayacaktır. http://dtvt.basbakanlik.gov.tr/AnaSayfa.aspx 3- STANDART DOSYA PLANI KODU:
Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün 2005/7 sayılı Başbakanlık genelgesiyle uygulamaya konulan dosya planı, 08.02.2012 tarih ve 0867 sayılı yazısı ile "Saklama Süreli Standart Dosya Planında Ortak Alanlara" İlişkin değişiklikler uygulanacaktır. 4- HİZMETİN ADI: Bu bölüme idarenin yürüttüğü bütün hizmetler açık ve anlaşılır şekilde yazılacaktır. 5- HİZMETİN TANIMI: Hizmetin mahiyetini belirten bir tanım yapılacaktır. 6- HİZMETİN DAYANAĞI MEVZUATIN ADI VE MADDE NUMARASI:
Hizmetin yerine getirilmesinde idareye görev, yetki ve sorumluluk veren kanun, kanun hükmünde kararname, tüzük, yönetmelik, Bakanlar Kurulu kararı, genelge, tebliğ ve benzeri düzenlemelerin adı ve ilgili madde numarası açıkça yazılacaktır. 7- HİZMETTEN YARARLANANLAR:
Kurumun sunduğu hizmetten yararlananlar yazılacaktır. Örnek: Vatandaş, sivil toplum kuruluşu, özel sektör veya kamu kurumları. 8- HİZMETİ SUNMAKLA GÖREVLİ/YETKİLİ KURUMLARIN/BİRİMLERİN ADI:
Söz konusu hizmeti sunmakla görevli, yetkili veya sorumlu idarenin adı yazılacaktır. Hizmeti yerine getiren idare, bu bölümde yer alan Merkezî İdare; Taşra Birimleri; Mahallî İdare; Diğer (özel sektör vb.) başlıklarının altına ismen yazılacaktır. 9- BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER:
Başvurulu hizmetler için başvuruda istenen belgeler ve bunların dayandığı mevzuatın adı ve ilgili madde numarası açıkça yazılacaktır. Hizmet başvurulu olmayıp kurumca resen sunuluyor ise (-) işareti konularak boş bırakılacaktır. 10- İLK BAŞVURU MAKAMI:
Başvurulu hizmetlerde hizmet talebinde bulunanın ilk müracaatını nereye ve hangi makama yapması gerektiği, mevzuat adı ve ilgili madde numarası ile birlikte açıkça yazılacaktır. Hizmet, başvurulu bir hizmet değil ise (-) işareti konularak boş bırakılacaktır.
7
Kamu Hizmet Envanteri Tablosunun Doldurulmasında Dikkat Edilecek Hususlar
11- PARAF LİSTESİ:
Başvurulu hizmetlerde, başvuruyu alandan nihaî onayı veren kişiye kadar paraf listesinde yer alan bütün unvanlar sıralı olarak yazılacaktır. Hizmet, başvurulu bir hizmet olmayıp resen verilen bir hizmet ise, işlemi ilk başlatandan nihaî onayı veren kişiye kadar paraf listesinde yer alan bütün unvanlar sıralı olarak yazılacaktır.
12- KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN İÇ YAZIŞMALAR:
Hizmetin sunum sürecinde yapılması gereken kurum içi yazışmaların hangi birimle, ne amaçla yapıldığı, mevzuat dayanağı ve ilgili madde numarası açıkça yazılacaktır. Merkez birimlerinin kendi aralarında veya taşra teşkilatıyla ya da taşranın merkez birimleri ile yaptığı yazışmalar iç yazışmadır.
13- KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN DIŞ YAZIŞMALAR:
Hizmetin sunum sürecinde yapılması gereken kurum dışı yazışmaların hangi kurumla, ne amaçla yapıldığı, mevzuat dayanağı ve ilgili madde numarası açıkça yazılacaktır. Diğer kurumlar ile koordinasyon sağlamak ya da görüş, onay, bilgi, belge istemek için yapılan yazışmalar dış yazışmadır.
14- MEVZUATTA BELİRTİLEN HİZMETİN TAMAMLANMA SÜRESİ:
Mevzuatta hizmetin tamamlanması için herhangi bir süre öngörülmüş ise bu süre, mevzuatın adı ve ilgili madde numarası ile birlikte açıkça yazılacaktır.
15- HİZMETİN ORTALAMA TAMAMLANMA SÜRESİ:
Mevzuatta başka bir süre belirtilmiş olsa bile hizmetin fiili olarak ortalama ne kadar sürede tamamlandığı yazılacaktır.
16- YILLIK İŞLEM SAYISI:
Hizmetinin yılda kaç defa sunulduğu yazılacaktır.
17- HİZMETİN ELEKTRONİK OLARAK SUNULUP SUNULMADIĞI:
Hizmet elektronik olarak sunuluyor ise ilgili internet sayfasının adresi, sunulmuyor ise “Sunulmuyor” ifadesi yazılacaktır.
8
KAMU HİZMET STANDARTLARI
9
İLÇE SAĞLIK MÜDÜRLÜKLERİNDE YAPILACAK ÇALIŞMALAR
Kamu Hizmet Standartları
Kamu Hizmet Envanterinde yer alan:
Gerçek veya tüzel kişilere (vatandaş, şirketler,sivil toplum kuruluşları
vb) yönelik, başvuru üzerine yaptığı bütün hizmetler ;
Hizmet Standartları tablosunda gösterilecektir.
Hizmetin Adı
Başvuruda İstenen Belgeler
Hizmetin Tamamlanma Süresi
Kamu Hizmet Envanterinde geçtiği şekilde olacak
İlçe Sağlık Müdürlüğünde sunulan hizmetler Kamu Hizmet Envanterinde yer alması
şartıyla Hizmet Standartları tablosunda yer alacaktır.
10
KAMU HİZMET STANDARTLARI
Kamu hizmet envanterinde belirtilen hizmet adları hiç değişiklik yapılmadan Hizmet Standartları tablosunda yer alacaktır.
Hazırlanan kamu hizmet envanterinde;
gerçek veya tüzel kişilere (vatandaş, şirketler, sivil toplum kuruluşları vb) yönelik, başvuru üzerine yaptığı bütün hizmetler
Hizmet Standartları tablosunda gösterilecektir.
11
KAMU HİZMET STANDARTLARI SÜTUN GENİŞLİKLERİ
KAĞIT BOYUTU
SIRA NO HİZMETİN ADI İSTENEN
BELGELER HİZMETİN TAMAMLANMASI
SÜRESİ(EN GEÇ)
A3 İÇİN 1 cm 6,5 cm 25,5 cm 5,5 cm
Basılı olarak oluşturulacak tablolarda; Arial yazı tipi ve en az 14 karakter boyutunun kullanılması esastır. Formlar A3 veya daha büyük kağıt boyutunda oluşturulacaktır. Büyük veya küçük harf kullanılabilir.Tablolar yatay olarak oluşturulacaktır.
Tablo Başlığı; koyu 18, sütun başlıkları koyu en az 14 yazı karakter boyutunun kullanılması esastır.
Sıra Numarası; dikey ve yatay ortalı
Hizmetin Adı ; dikeyde ortalı, yatayda ise sola yaslı olarak,
İstenen Belgeler; sola yaslı ve 1’den itibaren sıra numarası verilerek, hizmetle ilgili bir açıklama yazılacak ise istenen belgelerin altında bir satır aralığı bırakılarak paragraf girintisi olmadan
Hizmetin Tamamlanma Süresi; dikey ve yatay ortalı,koyu olarak yazılacaktır.
12
KAMU HİZMET STANDARTLARI
-Yukarıdaki ifadenin ardından bir satır aralığı bırakılarak
sol tarafa “ İlk Müracaat Yeri”, aynı hizada
sağ tarafa “İkinci Müracaat Yeri”,
altlarına da isim, unvan, adres, telefon, faks ve e posta bilgileri yazılacaktır.
-Tablodan sonra bir satır aralığı bırakılarak aşağıdaki ifade yazılacaktır;
“Başvuru esnasında yukarıda belirtilen belgelerin dışında belge istenmesi, eksiksiz belge ile başvuru yapılmasına rağmen hizmetin belirtilen sürede tamamlanmaması veya yukarıdaki tabloda bazı hizmetlerin bulunmadığının tespiti durumunda ilk müracaat yerine ya da ikinci müracaat yerine başvurunuz”
TABLONUN BİÇİMİ İLE İLGİLİ HUSUSLAR
13
ç) Hizmetin Tamamlanma Süresi: Bu sütunda idarenin hizmeti ne kadar sürede bitirmeyi taahhüt ettiği belirtilecektir. Bu süre idarenin taahhütüdür. İdare, hizmeti mevzuatta belirtilen süreden önce bitirebileceğini taahhüt ediyorsa, bu süreyi yazacaktır. (Süre olarak ½ veya 0,5 iş günü yerine 4 saat, 3,5 ay yerine 3 ay 15 gün )1 ila 5 günlük süreler iş günü olarak belirlenecektir.Hizmet ile ilgili başvurudan sonra yerinde inceleme gerekmesi durumunda, tespit edilen eksikliklerin başvuru sahibi tarafından tamamlanması için geçen süreler hariç tutulacaktır.Bu konu ile ilgili not yazılacak ise istenen belgelerin altına yazılacaktır.
c) İstenen Belgeler : Bu sütunda idare tarafından hizmet sunumu için gerçek veya tüzel kişilerden istenen belgeler tam olarak yazılacaktır.
b) Hizmetin Adı: Bu sütuna idarenin gerçek veya tüzel kişilere (vatandaş, şirketler, sivil toplum kuruluşları vb) yönelik, başvuru üzerine yaptığı bütün hizmetler yazılacaktır.
a) Başlık: Kamu hizmetini doğrudan sunan idarenin adı ve “Hizmet Standartları” ifadesi yazılacaktır. (Örnek: İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ HİZMET STANDARTLARI)
TABLONUN İÇERİĞİ İLE İLGİLİ HUSUSLAR
KAMU HİZMET STANDARTLARI
14
TABLONUN İÇERİĞİ İLE İLGİLİ HUSUSLAR
d) İlk Müracaat Yeri: Kamu Hizmet Standartları tablosunda;
- belirtilenlerin dışında belge istenmesi,
- eksiksiz belge ile başvuru yapılmasına rağmen hizmetin belirtilen sürede tamamlanmaması
-tabloda bazı hizmetlerin bulunmadığının tespiti durumunda,
müracaat edilecek görevlinin adı,unvanı,adresi, telefon ve faks numarası ile
e-posta bilgileri yazılacaktır.İlk müracaat yeri hizmeti doğrudan veren idarenin amiri olacaktır.
e) İkinci Müracaat Yeri : Kamu Hizmet standartları tablosunda belirtilenlerin dışında belge istenmesi, eksiksiz belge ile başvuru yapılmasına rağmen hizmetin belirtilen sürede tamamlanmaması veya tabloda bazı hizmetlerin bulunmadığının tespiti durumunda,müracaat edilecek görevlinin adı,unvanı adresi,telefon ve faks numarası ile e-posta bilgileri yazılacaktır.İkinci müracaat yeri hizmeti doğrudan veren idarenin bağlı olduğu hiyerarşik üst olacaktır.
KAMU HİZMET STANDARTLARI
15
İZNİK İLÇE SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ
HİZMET STANDARTLARI
EK-2
SIRA
NO HİZMETİN ADI BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER HİZMETİN
TAMAMLANMA
SÜRESİ (EN GEÇ)
1
Hasta Hakları başvuruları
Dilekçe veya mail ile yapılan
şikayetler 15 İş Günü
2 Ferdi Şikayetlerin
Değerlendirilmesi
1-Dilekçe
2-Şikayetle ilgili belgeler
15 İş Günü
Başvuru esnasında yukarıda belirtilen belgelerin dışında belge istenmesi, eksiksiz belge ile başvuru yapılmasına rağmen hizmetin
belirtilen sürede tamamlanmaması veya yukarıdaki tabloda bazı hizmetlerin bulunmadığının tespiti durumunda ilk müracaat yerine
ya da ikinci müracaat yerine başvurunuz. “Ancak her şube ile ilgili birinci derece sorumlu şube müdürü” dür
İlk Müracaat Yeri
Adı ve Soyadı: Dr……………..
Görev Ünvanı :İznik İlçe Sağlık Müdürü
Adres : İznik İlçe Sağlık Müdürlüğü
16000 İznik/BURSA
Tel :0 224 757 .. .. / Faks:0 224 757 .. ..
e- posta : [email protected]
İkinci Müracaat Yeri
Adı ve Soyadı :Nurettin KAKİLLİOĞLU
Görev Ünvanı :İznik Kaymakamı
Adres : Bursa İznik Kaymakamlığı
16100 İznik /BURSA
Tel : 0 224 757 .. ../ Faks: 0 224 757 .. ..
e- posta : kaymakamlı[email protected]
16
Türkiye’de Saydamlığın Arttırılması ve
Yolsuzlukla Mücadelenin Güçlendirilmesi
Stratejisi (2010– 2014)
ilgi a Bakanlar Kurulu Kararı gereğince;
”Toplumsal Bilincin Artırılmasına
Yönelik Tedbirler” uyarınca eylem
planının 03/01 No.lu tedbir kapsamında;
a.Bir başvuru vasıtası olarak BİMER
tanıtımının yapılması,
Örnekte sunulan materyalin
Bakanlık/kamu kurum ve kuruluşlarının
merkez ve taşra teşkilatlarında
vatandaşlarımızın kolayca görebileceği
panolarda,kurumsal internet sayfalarında
duyurulması ve sergilenmesi ayrıca ;
Yazıda idarelerce oluşturulan Hizmet
Standartları Tablolarının güncellenmesi
istenmiştir.
http://www.sgb.saglik.gov.tr
17
Bürokrasinin Azaltılması ve İdari Basitleştirme çalısmaları GENELGE 2011/37 Bürokrasinin Azaltılması ve İdarenin Basitleştirilmesi çalışmaları bundan sonra da aynı şekilde
Kamu Hizmetlerinin Sunulmasında Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik hükümleri çerçevesinde yürütüleceğinden anılan Yönetmeliğin;
3 ncü maddesine göre kamu hizmetlerinin ilk kademede ve vatandaşa en yakın yerde sunulması,
4 ncü maddesine göre, kamu hizmetlerinin elektronik ortamda sunulması, 5 nci maddesine göre, sunulan kamu hizmetleri hakkında vatandasın internet sayfaları aracılığı
ile bilgilendirilmesi, 6 ncı maddesine göre, hizmet standartlarının oluşturulması ve internet sayfaları ile hizmet
kapılarında vatandaşa duyurulması, 7 nci maddesine göre, özürlülerin hizmete erişimini sağlayıcı ve kolaylaştırıcı tedbirlerin
alınması, Basvuru sahibinden bilgi ve belge istenmesi hususunda 8 ve 9 ncu maddelerde belirtilen ilkelere
uyulması, 10 ncu maddesine göre, hizmet talep edenlerin mali yükümlülükler hakkında bilgilendirilmesi, Kurum içi ve kurum dısı yazısmaların yapılmasında 11 nci maddede belirtilen ilkelere uyulması,
yazısmalarda elektronik ortamın da kullanılması ve, Basvuruların kabulü ve sonuçlandırılmasında 12 nci maddede belirtilen ilkelerin göz önünde
bulundurulması önem arz etmektedir. Not: * 5. ve 6. madde çalışmaları hazırlandıktan sonra İl Sağlık Müdürlüğü web sayfasında da yayınlanacaktır. ** Ağustos ve Aralık aylarında iki dönem halinde Müdürlüğümüzce denetlemeler yapılacağından çalışmaların
düzenli olarak elektronik olarak da arşivlenmesi gerekmektedir.
18
BÜROKRASİNİN AZALTILMASI VE İDARİ BASİTLEŞTİRME ÇALIŞMALARI DENETLEME FORMU
Kurumun Adı :
1 Hizmet Envanter Tablosu (Ek1) hazırlandı mı? Evet Hayır Hazırlanması talimatlandırıldı.
2 Tablo Kamu Hizmetlerinin Sunulmasında Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmeliğe uygun mu? Evet Hayır Düzeltilmesi talimatlandırıldı.
3 Hizmet Standartları belirlenmiş mi? (Ek2) Evet Kısmen (Düzeltilmesi talimatlandırıldı.) Hayır Yapılması talimatlandırıldı. Direkt vatandaşa yönelik hizmet sunulmadığı için belirlenmedi.
4 Kamu Hizmet Envanteri ve Kamu Hizmet Standardı Tablolarındaki Bilgiler, 17.10.2008, 31.01.2009, 31.07.2009, 20.02.2010, 06.03.2010, 10.03.2010, 16.04.2010 ve 03.08.2010 tarihli Resmi Gazetelerde Yayımlanan Mevzuat değişikliklerine uygun mu? Güncellendi mi? Evet Hayır Mevzuat değişikliklerine göre güncellenmesi talimatlandırıldı.
5 Hizmet Envanteri ve Hizmet Standartları tabloları, en güncel hali ile kurumun web sayfasında yayınlandı mı? Evet Kısmen (Tamamlanması talimatlandırıldı.) Hayır En güncel hali ile sürekli olarak yayında olması talimatı verildi.
6 Tablolar web sayfasında yayınlanmamışsa nedeni? Web sayfası yok Kaymakamlık/İl Müdürlüğü sayfasında yayınlanması talimatlandırıldı.
Web sayfası var yayınlanmamış Hemen yayınlanması talimatlandırıldı.
7 Hizmet Standartları Tablosu hizmet sunumu noktalarında en güncel hali ile uygun şekil ve sayıda ilan edildi mi? Evet Yetersiz, uygun yer ve şekilde ilanı talimatlandırıldı. Hayır Hemen en güncel hali ile sürekli olarak ilan edilmesi talimatlandırıldı.
8 Özürlüler için Ayrı park yeri Var Yok Tekerlekli sandalye rampaları Var Yok Asansör Var Yok Karşılama görevlileri Var Yok Ayrı bankoda hizmet Var Yok Özürlü tuvaleti Var Yok Özre göre yönlendirme işaretleri Var Yok Özürlü kullanımına uygun ankesörlü telefon var mı?
Var Yok
9 Kamu Hizmet Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik ve (2008/69, 2009/50, 2009/70, 2010/25 ile 2010/71 sayılı) uygulama genelgeleri hakkında çalışanlar bilgilendirildi mi? (genelgeler yürürlükten kalktı) Evet Hayır Çalışanların imza karşılığı bilgilendirilmesi talimatlandırıldı.
10 Varsa Plazma, LCD, TV gibi platformlardan hizmet standartlarının yayını yapılıyor mu? Evet
Hayır Yayınlanması talimatlandırıldı.
:
: Denetim Tarihi : Bilgi Veren Yetkilinin; Adı Soyadı : Adı Soyadı : Görevi : Görevi : Ünvanı : Ünvanı : İletişim Bilgileri :
19
İLÇE SAĞLIK MÜDÜRLÜKLERİNDE YAPILACAK ÇALIŞMALAR
3. KURUM KODLARI
Devlet Teşkilatı Veri Tabanından alınan örnek çalışmalarla
İl ve ilçelerin haberleşme kodları belirlenmiştir.
Yazışmalarda bu kodlar kullanılacaktır.
Hizmet Envanterinde Kurum kodu kısmına yeni kodlar yazılacaktır.
http://dtvt.basbakanlik.gov.tr/AnaSayfa.aspx
20
İLÇE SAĞLIK MÜDÜRLÜKLERİNDE YAPILACAK ÇALIŞMALAR
4. STANDART DOSYA PLANI
2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi,
Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün 08.02.2012 tarih ve 0867 sayılı yazısı ile "Saklama Süreli Standart Dosya Planında Ortak Alanlara" İlişkin değişikliklerin uygulanması,
Yazışmalarda dosya numaralarının kullanılması,
Klasör sırtlarının düzenlenmesi gerekmektedir.
21
DOSYALAMA İŞLEMLERİ VE SAKLAMA SÜRELİ
STANDART DOSYA PLANI
22
AMAÇ
Kamu kurum ve kuruluşlarınca kâğıt veya elektronik ortamda oluşturulan ve depolanan belgelerin dosyalanmasında genel bir yöntem belirlemek, ihtiyaç halinde bu belgelere etkin bir şekilde erişebilmek,
Bu amaç doğrultusunda merkez ve taşra teşkilatlarınca ortak kullanılacak ve tek merkezden yönetilecek bir dosya planı hazırlamak ve yönetmektir.
23
TANIMLAR
BELGE DOSYA
DOSYA PLANI STANDART DOSYA PLANI
HABERLEŞME KODU DOSYALAMA
ARŞİV BİRİM ARŞİVİ
KURUM ARŞİVİ ORTAK ALAN
ANA HİZMET FAALİYETLERİ ANA DOSYA
SAKLAMA KODU RESMİ YAZI
RESMİ BELGE RESMİ BİLGİ
24
TANIMLAR
Belge;
Yürütülen faaliyetler neticesinde kendiliğinden teşekkül eden, üretim biçimleri ve donanım ortamları ne şekilde olursa olsun bir bilgiyi içeren yazılmış, çizilmiş, resmedilmiş, görüntülü, sesli veya elektronik ortamlarda üretilmiş materyali,
Dosya;
Aynı konuyu ihtiva eden yazılar grubunu,
Dosya Planı;
Kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda teşekkül eden belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak üzere önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları envanterini,
Standart Dosya Planı;
2005/7 Başbakanlık genelgesiyle uygulamaya konulan dosya planı
25
Haberleşme Kodu;
1991/17 sayılı Başbakanlık Genelgesi, 2011/1 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile yürürlükten kaldırılarak DTVT’nin güncelleme çalışmaları başlatılmıştır.
Dosyalama;
Kurum ve kuruluşlarda teşekkül eden her türlü belgenin
kaydedilmesi, işleme alınması ve işi bitince gerektiğinde tekrar
başvurmak üzere belli bir düzen içinde saklanması işlemini,
TANIMLAR
26
Arşiv;
Kurumların, gerçek veya tüzel kişilerin gördükleri hizmetler, yaptıkları mahaberleşme veya işlemler sonucu meydana gelen (toplanan, biriken) ve bir maksatla saklanan dokümantasyon; söz konusu dokümantasyona bakan kurum; bunları barındıran yerleri,
Birim Arşivi;
Kurum ve kuruluşların görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve bu kuruluşların çeşitli birimlerinde, aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşiv birimlerini (kurum ve kuruluşların taşra, bölge ve yurt dışı kuruluşlarında bulunan arşivler de birim arşivi sayılır.),
TANIMLAR
Arşiv Malzemesi;
Dosyalar ve her çeşit yazılı ve basılı evrak ve kayıtlar, model, numune, harita, plan, program, proje, mühür, damga, resim, fotoğraf ve benzerleri.
27
Kurum Arşivi;
Kurum Arşivi; Kurum ve kuruluşların, merkez teşkilâtları içinde yer alan ve arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin, birim arşivlerine nazaran daha uzun süreli saklandığı merkezî arşivleri, ifade etmektedir.
Ortak Alan;
Standart dosya planında 000-099 ve 600-969 aralığındaki Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanmış dosya planları
Ana Hizmet Faaliyetleri;
Kurum ve kuruluşların kendilerinin hazırlamakla yükümlü oldukları 100-549 aralığındaki dosya planları,
Ana Dosya;
Standart dosya planında koyu renkle belirtilip geneli ifade eden alt konulara ait dosyaların içine konulabileceği dosyaları ifade eder.
TANIMLAR
28
Saklama Kodu;
Standart dosya planı çerçevesinde oluşacak dosyaların saklanma sürelerinin belirtileceği kodlardır.
Resmi Yazı;
Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek veya tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı.
Resmi Belge;
Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek veya tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla oluşturdukları/gönderdikleri/sakladıkları belirli bir standart ve içeriği olan belgeler.
Resmi Bilgi;
Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek veya tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü şeklinde oluşturdukları/gönderdikleri/sakladıkları bilgilerdir.
TANIMLAR
29
DOSYALAMA YÖNETİMİNİN OLMAMASI NELER KAYBETTİRİR?
İhtiyaç duyulan bilgi ve belgelere erişim mümkün olamaz,
Geriye dönük bilgi ve belge kayıpları, alınması gereken kararların doğru ve isabetli bir şekilde alınmasını engeller,
Bilgi ve belge alt yapı eksikliği iş ve işlemlere de aynı oranda etki eder, verimliliği azaltır,
30
DOSYALAMA YÖNETİMİNİN OLMAMASI NELER KAYBETTİRİR?
Bilgi ve belgelere gerekli olduğunda ulaşamama, kurumların ve bireylerin hak kaybına uğramasına neden olur,
Tarihi ve kültürel değerlerimizin yok olmasına sebep olur,
Arşiv iş ve işlemlerinin, arşivcilik metod ve teknikleri ile arşiv mevzuatına uygun bir şekilde yürütülebilmesi imkanını ortadan kaldırır,
Kurumun ve daha ileri seviyede toplum hafızasının yok olmasına sebebiyet verir,
31
DOSYALAMA YÖNETİMİ KURUMA NELER KAZANDIRIR?
İşlem gördüğü tarih ne olursa olsun ihtiyaç duyulan herhangi bir belgenin kolaylıkla bulunması mümkün olacaktır,
Kurumun geçmişten bugüne faaliyetleri ile ilgili bilgi ve belge birikimi kontrol altına alınacaktır,
Bilgiye ulaşımın kolaylığı kurumun faaliyetlerini olumlu yönde etkileyecektir,
27/4/2004 ve 25445 sayılı bilgi edinme hakkı kanununun uygulanmasına ilişkin esas ve usuller hakkında yönetmelik ile karşılanması zorunluluk haline gelen vatandaşın bilgi ve belge talebi anında karşılanarak, demokrasilerin vazgeçilmez ilkesi olan şeffaf yönetim anlayışı sağlanacaktır,
32
DOSYALAMA YÖNETİMİ KURUMA NELER KAZANDIRIR?
İdarenin bilgi ve belge talebi personeli gereksiz telaş ve paniğe sevketmeyecektir,
Bilgi ve belgenin kontrol altında bulunması, idarenin alacağı kararlarda ayrıntılı bilgilenme imkanını sağlayarak, kararların doğru ve isabetli alınmasına etki edecek ve iş ve işlemlerde hata payının minimuma indirgenmesi mümkün olacaktır,
İşlemi tamamlanan belgelerin kaldırılacağı dosyalar belli olduğu için ortadan kaldırılmayı bekleyen kağıtlar uçuşmayacak, göze hiç de hoş görünmeyen evrak birikimleri ortadan kalkacak, işlemi biten belgeler anında ilgili dosyasına kaldırılabilecektir,
Belge ve dosyanın kaybolması söz konusu olmayacaktır. Dosya yönetimi geçici olarak verilen dosya veya belgenin kaydının tutulmasını ve iadesini sağlayacaktır,
33
DOSYALAMA YÖNETİMİ KURUMA NELER KAZANDIRIR?
Dosyalama yönetimi kurum ve kuruluşların verimini yükselterek, zaman ve iş kaybını engelleyecektir,
Bilgi ve belgelere kısa sürede erişim imkanı, arşivlerde belge aramak için harcadığımız zaman ve iş kaybını asgari seviyeye düşürecektir,
İhtiva ettiği bilgi sebebiyle uzun yıllar muhafazası gereken diğer bir deyişle arşiv malzemesi niteliği taşıyan belgelerin tespit edilecektir,
Gerek birim, gerekse kurum (merkez) arşivlerinde dosyalar rahatlıkla düzenlenecektir,
Kurumların yürürlükteki arşiv mevzuatı doğrultusunda yükümlü oldukları iş ve işlemleri rahatlatarak, iş ve işlemlerin mevzuata uygun bir şekilde yürütülmesine imkan sağlayacaktır.
34
STANDART DOSYA PLANININ UYGULANMASI
35
STANDART DOSYA PLANI ÇALIŞMALARI
Standart dosya planı, belgelerin konularına göre sınıflandırılmasını amaçlayan
desimal dosyalama sistemidir.
Standart Dosya Planı üç bölümden oluşmakta olup, 000-099 ve 600-969
sayısal aralığında ele alınan bölümler, kurum ve kuruluşların özellikle yardımcı
hizmet, danışma ve denetim birimlerinin görüş ve önerileri doğrultusunda
Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanmıştır.
100-549 sayısal aralığında ele alınan bölümler ise, ana hizmet birimlerinin görüş
ve önerileri doğrultusunda kurum ve kuruluşların "Standart Dosya Planı"
hazırlamakla görevli birimleri (Strateji Geliştirme Birimleri) ve Devlet Arşivleri
Genel Müdürlüğü tarafından müşterek hazırlanmıştır.
Dosya planı, 2002 tarihinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü koordinesinde
başlatılan "Standart Dosya Planı" projesinin sonucunda hazırlanarak, 2005/7
sayılı Başbakanlık Genelgesi ile uygulamaya konulmuş olup, zaman içinde
kurum ve kuruluşların görüş ve önerileri doğrultusunda yenilenmesine ihtiyaç
duyulmuştur ve dosya planı uygulaması 01 Nisan 2010 tarihinden itibaren
zorunlu hale getirildi.
36
T.C. BURSA VALİLİĞİ
SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ
13192211
513.02.01
ECZA
DEP
OLA
RI R
UH
SAT
İŞ
LEM
LER
İ
2013
T.C. BURSA VALİLİĞİ
SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ
50539610
432.02
PO
LİK
LİN
İK R
UH
SAT
AÇ
ILIŞ
O
NA
Y İŞ
LEM
LER
İ
2013
KURUM/KURULUŞ ADI
KURUM/KURULUŞ ADI
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU
DOSYA NO DOSYA NO
KONU ADI KONU ADI
YIL YIL
37
İDARİ BİRİM KİMLİK KODLARI
38
İdari Birim Kimlik Kodu devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı tanımlanmış 8 (sekiz) haneli tekil ve değişmez nitelikteki koddur.
39
İDARİ BİRİM KİMLİK KODLARI
60429939 - BURSA İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ 30880512 - BURSA BÜYÜKORHAN İLÇE SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ 21865551 - BURSA GEMLİK İLÇE SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ 77643737 - BURSA GÜRSU İLÇE SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ 41435568 - BURSA HARMANCIK İLÇE SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ 58076197 - BURSA İNEGÖL İLÇE SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ 30610145 - SAĞLIK HİZMETLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ 74924762 - YÖNETİM HİZMETLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ 83560323 - BURSA İZNİK İLÇE SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ 81934030 - BURSA KARACABEY İLÇE SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ 99520453 - BURSA KELES İLÇE SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ 51765682 - BURSA KESTEL İLÇE SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ 59521600 - BURSA MUDANYA İLÇE SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ 87871510 - BURSA M.KEMALPAŞA İLÇE SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ 62978991 - BURSA NİLÜFER İLÇE SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ 86451853 - SAĞLIK HİZMETLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ 26377588 - YÖNETİM HİZMETLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ
40
47769308 - BURSA ORHANELİ İLÇE SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ
55786595 - BURSA ORHANGAZİ İLÇE SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ
78110005 - BURSA OSMANGAZİ İLÇE SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ
85944851 - ECZACILIK VE TIBBİ CİHAZ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ
26171915 - HALK SAĞLIĞI VE HİZMETLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ
98805346 - KAMU SAĞLIK HİZMETLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ
89022376 - ÖZEL SAĞLIK HİZMETLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ
60753036 - YÖNETİM HİZMETLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ
93544707 - BURSA YENİŞEHİR İLÇE SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ
87539854 - BURSA YILDIRIM İLÇE SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ
71460416 - HALK SAĞLIĞI VE HİZMETLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ
83122008 - KAMU SAĞLIK HİZMETLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ
39268210 - ÖZEL SAĞLIK HİZMETLERİ, ECZACILIK VE TIBBİ CİHAZ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ
66677470 - YÖNETİM HİZMETLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ
http://dtvt.basbakanlik.gov.tr
İDARİ BİRİM KİMLİK KODLARI
41
TEXT TEXT TEXT TEXT
Aynı konudaki belgelerin kamu kurum ve kuruluşlarında aynı numaralarla kodlanması sağlanmış olacaktır.
Standart dosya numaraları bütün kamu kurum ve kuruluşlarında aynı konuyu ifade edeceğinden, aranılan bilgi ve belgeye kolay, doğru ve hızlı bir şekilde ulaşılabilecektir.
Kurumlar arasında düzenli, süratli, etkili ve verimli bir evrak, dosya ve haberleşme sisteminin kurulmasında bütünlük ve kolaylık sağlayacaktır.
Kurum içi ve kurumlar arası evrak ve iş takibi kolaylaşacaktır. Aranan belge veya bilgi, aynı numarayı taşıyan belgeler arasında daha kısa bir sürede kolayca bulunabilecektir.
DOSYALAMA HİZMETLERİNDE STANDARTLAŞMA İLE;
Yazının dosya numarası, yazıyı hazırlayan tarafından dosya planı doğrultusunda belirlenerek, yazıya yansıtılacak ve işlemi biten yazılar bu dosya numarası dikkate alınarak dosyalanacaktır.
42
STANDART DOSYA PLANININ UYGULANMASI
Standart Dosya Planı üç bölümden oluşmakta olup;
Ana hizmet faaliyetlerine ilişkin 100-549 sayısal aralığında yer alan konular, kurum ve kuruluşlarda farklı tanımlamaları içermekte iken;
000-099 ve 600-969 sayısal aralığında tanımlanan dosya konuları tüm kurum ve kuruluşlarda aynıdır.
Böyle bir bölünme ile, aynı konuya ait belgelerin aynı “ad” ve “numara” ile açılacak dosyalarda toplanması amaçlanmış, böylece kurum içi hizmet birimlerinde birliktelik sağlamanın yanında tüm kurum ve kuruluşlarda da birliktelik sağlanması hedeflenmiştir.
43
Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'nün 08.02.2012 tarih ve 0867 sayılı yazısı ile "Saklama Süreli Standart Dosya Planında Ortak Alanlara" İlişkin değişiklikler yapılmıştır.
Saklama Süreli Standart Dosya Planı http://www.sgb.saglik.gov.tr internet adresinde yayınlanmıştır.
44
STANDART DOSYA PLANI
GENEL KONULAR 1
ANA HİZMET FAALİYETLERİ 2
DANIŞMA-DENETİMLE İLGİLİ FAALİYETLER 3
YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER 4
45
Standart Dosya Planı Ortak Alanlar
Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından
hazırlandı (Ortak Alanlar
000-099 / 600-969)
STANDART DOSYA PLANI İÇERİĞİ
000-099 GENEL KONULAR
ANA HİZMET FAALİYETLERİ
DANIŞMA VE DENETİM FAALİYETLERİ
600-619 ARAŞTIRMA PLANLAMA İŞLERİ
620-639 BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER
640-659 HUKUK İŞLERİ
660-679 TEFTİŞ / DENETİM İŞLERİ
YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER
700-719 BİLGİ SİSTEMLERİ
720-749 DIŞ İLİŞKİLER VE AVRUPA BİRLİĞİ
750-769 EMLAK VE YAPIM İŞLERİ
770-799 EĞİTİM İŞLERİ
800-819 İDARİ VE SOSYAL İŞLER
820-839 TANITIM VE YAYIN İŞLERİ
840-869 MALİ İŞLER
870-899 ÖZEL KALEM VE PROTOKOL İŞLERİ
900-929 PERSONEL İŞLERİ
930-949 SATINALMA VE SATIŞ İŞLERİ
950-969 GÜVENLİK İŞLERİ, AFET VE ACİL DURUM YÖNETİMİ
VE TOPYEKÜN SAVUNMA SİVİL HİZMETLERİ
46
Standart Dosya Planı Ana Hizmet Faaliyetleri
100-129 TOPLUM SAĞLIĞINA YÖNELİK ÇEVRE SAĞLIĞI
130-149 BULAŞICI VE SALGIN HASTALIKLAR
150-179 BULAŞICI OLMAYAN HASTALIKLAR VE KRONİK DURUMLAR
180-199 AĞIZ VE DİŞ SAĞLIĞI
200-209 ORGAN, DOKU VE KÖK HÜCRE NAKLİ
210-229 KAN İLE İLGİLİ İŞ VE İŞLEMLER
230-259 ANA-ÇOCUK SAĞLIĞI VE AİLE PLANLAMASI
260-279 RUH SAĞLIĞI
280-289 TÜTÜN VE BAĞIMLILIK YAPICI MADDE İLE MÜCADELE
290-299 ADLİ TABİPLİK HİZMETLERİ
300-319 ACİL SAĞLIK HİZMETLERİ
320-339 BESLENME VE FİZİKSEL AKTİVİTELER
340-349 ZEHİR,ZEHİRLENME VE ZEHİR ARAŞTIRMALARI
350-399 TANI, KONTROL, DOĞRULAMA VE ANALİZ İŞLERİ
400-419 HASTA HAKLARI, TIBBİ SOSYAL HİZMETLER VE TEDAVİ YARDIMI
420 HEKİMLİK, HEMŞİRELİK VE EBELİK HİZMETLERİ
430-449 SAĞLIK KURUM/KURULUŞLARI
450-469 HASTA VE HASTANE/POLİKLİNİK İŞLEMLERİ
470-499 HUDUT VE SAHİL SAĞLIK GÜVENLİĞİ
500-549 İLAÇ, ECZACILIK VE TIBBİ CİHAZ İŞLERİ
Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ve Kurum ve kuruluşların Strateji Geliştirme Birimleri tarafından müşterek hazırlandı. (Ana Hizmet Birimleri 100-549)
47
STANDART DOSYA PLANI
Ana konular üç karakter rakam;
Ana konuya bağlı alt konular iki karakter rakam;
Alt konulara bağlı tali konular ise, yine iki karakter rakam kullanılarak kodlanmıştır.
Bu yapılanma ile ana konu altında “99” alt konu oluşturma imkanı sağlanmıştır.
Planın hazırlanmasının ardından kodlama aşamasında,
Bu yapılanma, yıl içerisinde herhangi bir faaliyet ile ilgili az sayıda belge teşekkül etmesi durumunda ana konu adı
altında dosya açılmasını ve belgelerin bu dosyada toplanmasını; faaliyetle ilgili yoğun belge teşekkül etmesi halinde ise, ana konu altında sıralanmış alt konu başlıkları
kullanılmak suretiyle dosya açılmasını hedeflemektedir.
48
Planda ana konular için 000 sayısal, birinci, ikinci ve üçüncü alt konular için 00 sayısal karakter kullanılmıştır.
Örnek;
Ana Dosya 774 Eğitimler, Kurslar 1.Alt Konu 01 Mesleki Yeterlilik ve Gelişim 2.Alt Konu 01 Teklifler 02 Program 03 Duyuru 04 Eğitici Temini 05 Kayıt, Katılım Listeleri 06 Eğitim Materyali 07 Sınav 08 Belgelendirme 09 Yeterlilik (Sağlık Raporu vb.)
STANDART DOSYA PLANI
49
774 Eğitimler, Kurslar
01 Mesleki Yeterlilik ve Gelişim
01 Teklifler
02 Program
03 Duyuru
04 Eğitici Temini
05 Kayıt, Katılım Listeleri
06 Eğitim Materyali
07 Sınav
08 Belgelendirme
09 Yeterlilik (Sağlık Raporu vb.)
02 Dil Eğitimi
03 Rotasyon
04 İntibak
05 Görevde Yükselme
06 Aday Memur
07 Kariyer Uzman
08 Kişisel Gelişim ve Motivasyon
09 Bilgilendirme-Bilinçlendirme
99 Diğer
Örnek ;
Ana dosya numarası altında “Genel” bir dosya açarak, yazıları bu dosyada toplanır. Tüm eğitimler ;
774
50
DOSYALAMA İŞLEMLERİ (GENEL)
Hazırlanan bir yazı alt konu veya tali konu numarası almış dahi olsa, yazının almış olduğu numara ile dosya açmak yerine, ana dosya numarası altında “Genel” bir
dosya açarak, yazıları bu dosyada toplamak; zaman içerisinde bu dosyadaki alt ve tali konulardaki birikim
yoğunluğuna göre kendi özel numaraları ile dosya açmak daha verimli olacaktır.
51
Planda, 2. ve 3. alt bölünmelerin sonunda “99 Diğer” adıyla dosya tanımlaması yapılmamıştır. Bu bölünmeler için de ihtiyaç halinde "99 Diğer" adıyla dosya açılabilecektir.
Konuların sonunda bulunan “Diğer” adı ile ifadelendirilen konular, kendinden önceki konuların hiç birini ilgilendirmeyen ancak ana konunun bir alt konusu durumundaki yazıların dosyalanması için kullanılacaktır.
Dosya planında “Diğer” (99) adı ile ifade edilen dosya numaraları kullanılarak açılan dosyalar yıl sonunda birimlerince incelenerek, yoğun yazışma sebebiyle plana eklenmesi zorunlu görülen konular belirlenecektir.
STANDART DOSYA PLANININ UYGULANMASI
52
434 İkinci Basamak Özel B A
01 Planlama
02 Ruhsat İşlemleri
03 Açma /Kapama
04 Ünite Açma /Kapama
05 Ek Bina, Servis İlavesi
06 Yatak Sayısı Artırma
07 El Değiştirme
08 Ünvan Değişikliği
99 Diğer
Ana Dosya Kodu “434” Alt Konulardan herhangi birini ilgilendirmeyen
yazılar için “99 Diğer” adıyla dosya açılır.
434.99
Örnek ;
53
Kurumca özel önem arz eden tanımlamalar (özel kodlar), aynı konulu belge ve dosyaların birbirinden ayrılmasını
sağlamak amacıyla köşeli parantez “[ ]” içinde kullanılabilecektir.
Köşeli parantez, kuruma özel kodlamaların belirlendiği bir alanı ifade etmektedir. Köşeli parantez içerisinde birden fazla
tanımlama ve kodlamanın yapılması gerektiği durumlarda, her farklı kod “;” işareti ile birbirinden ayrılacaktır.
STANDART DOSYA PLANININ UYGULANMASI
54
432 Birinci Basamak Özel Sağlık Kuruluşları
01 Planlama
02 Ruhsat İşlemleri
03 Açma /Kapama
04 El Değiştirme
05 Ünvan Değişikliği
99 Diğer
ÖRNEK ;
50539610 Tıp Meslekleri ve Özel Tanı Tedavi Merkezleri Şubesi
432 Birinci Basamak Özel Sağlık Kuruluşları
03 Açma / Kapama
55
T.C. BURSA VALİLİĞİ
SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ
50539610
432.03
AÇ
MA
/ K
APA
MA
İŞ
LEM
LER
İ
2013
56
Resmi Yazışmalarda sayı bölümünde bulunması gerekenler :
İdari Birim Kimlik Kodu : Sayı bölümünün ilk unsurunu teşkil etmektedir.
Dosya Kodu : Yazının konusunu, hangi dosyayı ilgilendirdiğini ve nerede dosyalanacağını ifade eder.
Kayıt No : Evraktan aldığı tarih /sayıyı ifade eder.
57
Dosya planında yer alan konu numaraları, hazırlanan yazının sayı bölümüne, idari birim kimlik kodundan hemen sonra (-) işareti konularak yazılacaktır. Örnek;
Sayı: 17924561-804.01-03473
A B C A: Yataklı Sağlık Hizmetleri Şubesi
B: (804) Evrak Kayıt ve Sevk İşlemleri
(01) Gelen/Giden Evrak-Evrak Kayıt Numarası
A:İdari Birim Kimlik Kodu Kodu,
B:Dosya Numarası,
C:Evrak Kayıt Numarası.
58
STANDART DOSYA PLANI ORTAK ALANLAR
804 Evrak Kayıt ve Sevk İşlemleri
01 Gelen-Giden Evrak
02 Kontrollü Evrak İşlemleri
03 Yanlış Evrakın İade İşlemleri
99 Diğer
59
GELEN YAZILARIN DOSYA NUMARASI
Gelen yazıların dosya numaraları sadece bir fikir vermek amaçlı kullanılmalıdır. Bu gibi yazılara
cevaben hazırlanacak yazılarda, yazımızın nerede dosyalanması gerektiğine karar vererek, yerini kendimizin belirlemesi ve bu mahiyetteki tüm yazılara da aynı dosya numarasını vermemiz
gerekmektedir.
60
ÖZET BİR PLAN
Yazı hazırlayan ve dosyalama yapan her personelin dosya planını inceleyerek, yapmış olduğu yazışmalar için hangi dosya numaralarını
kullanacağını tespit etmesi,
Yani; kendisine münhasır özet bir plan hazırlaması uygun olacaktır. Bu da zaman kaybını önleyecek,
aynı konulu yazılara farklı dosya numarası verilmesini de engelleyecektir.
61
TIBBİ BELGELERİN SAKLANMASI
Sağlık Bakanlığı Arşiv Yönetmeliği; 1989 (Madde 5)
Birim arşivlerinde 1-5 yıl
Kurum arşivlerinde 10-14 yıl
62
DOSYA PLANINDA YAPILACAK DEĞİŞİKLİKLER
Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.
63
www.bsm.gov.tr
Şubeler
Performans ve Kalite Koordinatörlüğü
Şube Sunumları
Bürokrasi ve İdari Basitleştirme Çalışmaları
64
BURSA İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ
İL PERFORMANS VE KALİTE KOORDİNATÖRLÜĞÜ
TEŞEKKÜRLER