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Boda Plan Boda Plan va a ser el showroom de referencia del sector de las bodas en Valencia, donde una selección de las mejores marcas presentarán sus servicios y propuestas para la nueva temporada de bodas 2014. Participarán profesionales destacados de todos los ámbitos, mostrando su trabajo y ofreciendo a los visitantes la posibilidad de localizar en un mismo espacio todos los proveedores necesarios para organizar una boda perfecta. El showroom fomenta las sinergias y la capacidad de convocatoria de los participantes, lo cual favorece la notoriedad y la atracción de público. Se pretende consolidar Boda Plan y realizar una edición anual en años posteriores.

Participantes Boda Plan se plantea desde la más estricta profesionalidad, contando con una imagen muy cuidada para dar mayor valor añadido tanto a participantes como a visitantes. Los expositores serán debidamente seleccionados y coordinados para crear entre todos un efecto estético, armónico y coherente. Por su parte los participantes deberán:

1. Contar con experiencia y reconocimiento en su disciplina. 2. Destacar por su saber hacer, profesionalidad u originalidad, más que por su volumen

o tamaño de empresa. 3. Estar dispuestos a aportar al menos una propuesta inédita de trabajos, elementos,

etc., que se presentarán en este contexto y que representará parte de su apuesta para la próxima temporada de bodas.

4. Realizar un montaje cuidado en su espacio de exhibición, informando a la organización y siguiendo las pautas sugeridas. Los costes de transporte, montaje y desmontaje, así como personal, materiales expositivos, mobiliario o cualquier otro material publicitario con el que cada participante desee contar, no están incluidos en el servicio ofrecido por la organización de Boda Plan y correrá a cargo del participante.

5. Involucrarse en la inauguración. 6. Llevar a cabo alguna actividad adicional relacionada con el evento para completar la

oferta e involucrar a los visitantes (es recomendable aunque no obligatorio). 7. Respetar los calendarios de montaje y desmontaje, horarios establecidos y las

normas de uso de la organización y del espacio.

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La representación de cada sector por parte de los expositores presenciales será exclusiva, es decir, no habrá dos que presten exactamente el mismo servicio o comercialicen el mismo producto, aunque si podrá haber participantes complementarios o alternativos. En Boda Plan habrá una representación de los proveedores necesarios para organizar una boda de manera íntegra. Para ello se pretende contar con participantes especialistas en los siguientes sectores:

NOTA: Por cuestiones de espacio, podrán estar todos los enumerados o parte de los mismos. El número mínimo de expositores será de 15 y máximo de 25. Si un participante presta servicios en más de un sector deberá asistir representando una sola de sus marcas o servicios. Si desea representar de manera presencial a varios sectores, deberá reservarles espacio como expositor, cerrando la exclusividad para tantos sectores como le interese representar. Este hecho no le limita, por otro lado, a que en el ejercicio de su actividad comercial, pueda explicar el abanico completo de servicios que presta su empresa o grupo de empresas.

Accesorios de fiesta

Agencia de viajes

Alquiler de trajes

Alquiler de vehículos

Alquiler de elementos

Ambientación musical e iluminación

Asesoría de imagen

Decoración floral

Carpas y montajes especiales

Centros de belleza, peluquería y estética

Elementos gráficos

Espacios de celebración

Espectáculos y animación

Fotografía y video

Hoteles

Joyería y relojería

Listas de boda

Mobiliario y decoración

Organización de bodas y celebraciones (Wedding Planner)

Otros elementos

Pastelería

Pirotecnia

Prensa especializada

Restauración y catering

Trajes fiesta y ceremonia

Trajes novia

Trajes novio

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Servicios La organización de Boda Plan, se lleva a cabo por parte de la empresa Hospitality Valencia. La contraprestación que los participantes disfrutan es la siguiente:

1. Diseño de identidad corporativa del evento: logotipo, carteles y todo tipo de elementos de comunicación que se puedan necesitar derivados del mismo.

2. Inclusión de su logotipo corporativo en toda la comunicación que se realice del evento según su categoría de participación y su fecha de incorporación.

3. La organización realizará la coordinación de todos los expositores y maximizará las sinergias procedentes de su concentración.

4. Facilitará toda la información necesaria para el buen desarrollo del evento (reparto de espacios, montaje, desmontaje, decoración, etc.)

5. Campaña de comunicación y gabinete de prensa del evento:

Prensa nacional: El Mundo edición Comunidad Valenciana, domingo 15 de septiembre de 2013. Página completa con programa del Mercado de Tapinería. 18.330 ejemplares con una audiencia de 119.000 lectores.

Redes sociales: página de Facebook del Mercado de Tapinería 2.770 seguidores desde febrero de 2013. Incremento de unos 280 seguidores mensuales.

OXXO Wedding: revista semestral temática con difusión en Madrid, Comunidad Valenciana, Ibiza y Murcia. ¼ de página en guía VIP de la segunda edición de otoño. 20.000 ejemplares con una audiencia de 90.000 lectores.

Hello Valencia: presencia en las primeras páginas de la edición mensual noviembre. 20.000 ejemplaras.

Prensa local online: ARDE Magazine, magazine online especializado en tendencias, sociedad y eventos con cobertura en la Comunidad Valenciana. Promoción del evento.

Blogs temáticos de bodas y moda 6. Redacción de notas de prensa antes, durante y después del evento y convocatoria de

medios para cubrirlo.

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Inserción El Mundo, domingo 15 de septiembre 2013

Inserción OXXO otoño y Hello Valencia noviembre

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De manera adicional, existe la posibilidad de aparecer en el programa en directo que Ramón Palomar ofrece en la 107.5 FM del viernes 29 de noviembre desde el espacio de La Nube del propio Mercado de Tapinería. Durante la semana (lunes a viernes) el programa haría mención del evento. Incluye así mismo un faldón en el periódico Las Provincias con el logotipo y el programa del evento. El coste de esta comunicación adicional es de 750 €, que no están incluidos en el precio básico de cada categoría y que deberán ser abonados adicionalmente repartidos entre los participantes.

Calendario

El showroom estará abierto entre el jueves 28 de noviembre al domingo 1 de diciembre. Se ha optado por emplazar el evento en este periodo (temporada baja de bodas) poder captar a las personas que tengan previsto casarse durante la temporada alta de 2014 o posteriores.

Horario

El jueves 28 (sobre las 19:00 hasta las 22:00) se celebrará la apertura al público que constará de una gran fiesta de inauguración con invitados, personalidades y medios de comunicación. El horario de apertura para el viernes 29, sábado 30 y domingo 1 propuesto inicialmente es de 10:00 a 14:00 y de 16:00 a 20:00 horas, pudiendo considerar dejar abierto a medio día o retrasar la hora de cierre. NOTA: El horario de los siguientes días se podrá establecer en función de los intereses mayoritarios de los participantes.

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Mercado de Tapineria www.mercadodetapineria.com El lugar seleccionado para la celebración del showroom es el Mercado de Tapinería. Se trata de un espacio de reciente apertura (mayo 2013) con un concepto de gestión de tiendas y eventos efímeros muy urbano y moderno. Su ubicación es inmejorable, ya que se encuentra situado en pleno casco antiguo de Valencia, justo al lado de la Plaza de la Reina. La comunicación es muy buena y el tráfico de personas muy abundante.

Engloba dos plazas peatonales y 6 locales comerciales. En este espacio conviven una cafetería permanente (Bar&Kitchen), una sala polivalente para conferencias talleres, etc. (La Nube) y varios locales para tiendas efimeras. Cada 2 semanas aproximadamente, el Mercado se transforma, cambiando completamente la temática y la decoración del espacio pero buscando siempre las últimas tendencias, originalidad, diseño y moda en la disciplina que sea.

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Desde su inauguración y con unos cuantos eventos a sus espaldas (antigüedades, moda mujer, moda infantil, gastronomía, etc.), el Mercado de Tapinería se ha convertido en un referente cultural y social en el mapa de Valencia.

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Espacios disponibles El Mercado de Tapinería se encuentra repartido entre 4 diferentes locales comerciales. Los espacios interiores se dividen así mismo en las áreas que se detallen en el plano siguiente de manera aproximada. Las superficies media tienen una dimensión de 10 m² por participante, aunque esta referencia se establece de manera orientativa.

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Inauguración La inauguración de Boda Plan se ha fijado el jueves día 28 de noviembre entre 19:00 o 20:00 horas. Será un evento abierto al público, al que asistirá un gran número de visitantes, invitados, personalidades y medios de comunicación que serán convocados. Las anteriores inauguraciones han sido un gran éxito y han atraído a varios cientos de personas.

Se espera que cada participante se involucre en su ejecución, cado uno desde el terreno en el que sea especialista. Por ejemplo: ofreciendo muestras, degustaciones, colaboración en la decoración, ambientación, cesión de elementos, etc. Será el momento de mayor repercusión mediática y de mayor concentración de público, por lo que de su buena ejecución y de su éxito dependerá en gran medida la atracción de más visitantes los días futuros hasta el cierre.

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Actividades Boda Plan quiere ir más lejos y dar algo más. No se trata simplemente de un lugar donde encontrar las propuestas de cada expositor y realizar contactos comerciales, sino que además tiene la intención de crear una experiencia positiva, cercana y con alto valor añadido a sus visitantes. El evento acompaña su oferta comercial de una agenda de actividades paralelas cuyo contenido irá relacionado con la temática “boda” en las que los visitantes e interesados puedan inscribirse y participar. Estas acciones se convierten en una fuente fundamental de oportunidades de comunicación e incrementan el tráfico de visitantes y el flujo de noticias vía medios tradicionales, blogs, webs y redes sociales. Las opciones son infinitas ya que se adaptaran a las propuestas e intereses de cada expositor. Se podrán realizar desde charlas, presentaciones de producto, talleres, degustaciones, pases de moda, etc.

La realización de estas actividades es una oportunidad (no una obligación) pero consideramos que brindan a los expositores un protagonismo que no deben dejar pasar para aprovechar al máximo el potencial de Boda Plan.

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Niveles de participación

Es aquel que ocupa un espacio físico en Boda Plan en el que presentar a su empresa y a sus servicios o productos. Tiene derecho a:

La asignación de un espacio físico que podrá tematizar conforme a lo acordado con la organización, donde colocar su material expositivo y realizar la atención a los interesados.

Posibilidad de ocupación de las plazas de manera temporal o permanente durante el evento con muestras de material comercial o de su trabajo según lo que se acuerde con la organización.

2 horas de ocupación del espacio polivalente de La Nube para desarrollar actividades a su conveniencia. La gestión de la ocupación del espacio la llevará la organización y se realizará por orden de antigüedad con la única preferencia del patrocinador principal si lo hubiera.

Gastos de luz, agua, limpieza, aire acondicionado y calefacción.

Es aquel que no ocupa un espacio físico pero que aporta cualquier material comercial como merchandising, folletos, tarjetas de visita, catálogos, etc. que se expondrán durante el evento en una zona común de exposición habilitada para los efectos, el Boda Plan Planet.

Es aquel patrocinador que desea capitalizar de manera exclusiva el evento. Provendrá siempre de un sector transversal, que no entre en conflicto con la actividad de los expositores presenciales ni con sus imagen. En esta categoría podrían entrar sectores generalistas como páginas web especializadas, medios de comunicación temáticos o cualquier otra categoría, que pudiendo ser un expositor presencial, decida tener una mayor relevancia en el evento. Tiene derecho a:

La tematización preeminente general del evento con aplicación preferencial de su logo en toda la comunicación y capitalización del nombre del nombre de Boda Plan asociado a su marca.

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La asignación de un espacio físico preferencial que podrá tematizar conforme a lo acordado con la organización, donde colocar su material expositivo y realizar la atención a los visitantes.

Presencia en los espacios comunes de su marca y material comercial durante el evento según lo que se acuerde con la organización.

4 horas de ocupación del espacio polivalente de La Nube para desarrollar actividades a su conveniencia. La gestión de la ocupación del espacio la llevará la organización y se realizará por orden de antigüedad.

Gastos de luz, agua, limpieza, aire acondicionado y calefacción.

Es aquel patrocinador que posee un producto y que realiza una actividad puntual de duración determinada para degustarlo, de muestras o lo presentarlo. No podrá entrar en ningún caso en conflicto con los expositores presenciales ni con el patrocinador principal. Se trataría de bodegas, reposterías, secaderos de jamones, etc.

NOTA: Es posible participar combinando las opciones 2 y 4. Ninguno de los precios no incluyen IVA

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Si estás interesado

Los interesados deberán ponerse en contacto con la organización de Boda Plan a través del correo bodaplan@hospitalityvalencia.com o a través de los teléfonos 686942002 (Sonia Andreu) y 610451640 (Valia Gómez). Con todos los interesados se mantendrán entrevistas personales donde se comentará la filosofía del evento, se conocerá su actividad y su trabajo, se resolverán cualquier tipo de dudas y se realizarán visitas al espacio físico si lo desean. El plazo máximo de inscripción será hasta el 31 de octubre para los expositores presenciales y el patrocinador principal, siempre y cuando siga habiendo espacios disponibles. La reserva formal de espacio se realizará mediante la justificación del pago del 50% del coste según su nivel de participación (140 € y 450 € respectivamente). El importe restante será abonado antes del inicio del evento, el 27 de noviembre. El plazo máximo de inscripción será hasta el 20 de noviembre para los expositores virtuales y patrocinadores en especie. La reserva formal de su presencia se realizará mediante la justificación del pago del 50% del coste (60 €) para expositores virtuales. El importe restante será abonado antes del inicio del evento, el 27 de noviembre. La participación en el evento implica la aceptación por parte de la empresa participante de todas las obligaciones aquí mencionadas en función de su nivel de participación así como del cumplimiento de los compromisos por parte de la empresa promotora, Hospitality Valencia S.L. Se mantendrá a los expositores oportunamente informados de todas las novedades, nuevas incorporaciones, normas, cambios, etc. así como de cualquier información de su interés que se produzca hasta después de la celebración del evento. El martes 12 de noviembre se celebrará una reunión in situ con todos los expositores potenciales para ultimar detalles del montaje de una forma coordinada. A petición de los expositores podrán convocarse más reuniones conjuntas o individuales.

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Organización y contacto

Mail general: bodaplan@hospitalityvalencia.com

Sonia Andreu Arias: Mail: sonia@hospitalityvalencia.com

Valia Gómez Domínguez: Mail: valia@hospitalityvalencia.com