SETON HALL LAW SCHOOL STUDENT BAR ASSOCIATIONELECTION BYLAWS

RATIFIED 02/03/08AMENDED 2/27/2011AMENDED 2/26/2012AMENDED 2/23/2014

Section   I. Election   Authority

Section   II. Definitions

Section   III. Eligibility   of   Candidates

Section   IV. Election   Process

Section   V. Campaigning

Section   VI. Enforcement

Section   VII.   Amendments

Appendix   A.   Seton   Hall   Law   Student   Bar   Association   Election   Committee Notes

Section   I.   Election   Authority

A. Pursuant to the authority granted by the Constitution of the Seton Hall University School of Law Student Bar Association (hereinafter “SBA”), the Honor Council shall oversee and coordinate all SBA elections.

B. The Honor Council shall enforce the rules herein resolving any questions or conflicts that mayarise, and acting as the ultimate arbiter of disputes.   The Honor Council, however, must act inaccordance with the spirit and intent of these rules and be guided by the committee intent.

C. In addition to these Election Bylaws, the Honor Council, SBA, members of the Seton Hall LawSchool community, and candidates for elections are further bound by the election rules foundin Article Nine, Section 1, Parts A&B and Section 2, Parts A–I of the SBA Constitution.

D. In coordinating and conducting SBA elections, and in enforcing these rules, the Chair of theHonor Council is authorized to enlist the help and support of any member of the Seton HallLaw School community including, but not limited to, the current SBA President, the membersof the Election Bylaws Committee, or any other member of the Student Bar Association,provided that such a member is not a current candidate.

E. As indicated infra in Section VII, the Election Bylaws Committee is charged with theresponsibility of reviewing the Rules herein, and amending the same, when necessary,pursuant to the provisions of Section VII.

Section   II.   Definitions

A. Types of elections:1. General Election:   shall occur in the Spring Semester at which time the ExecutiveBoard Offi

cers and Senators for the rising 1L, 2L, 3L, and 4L classes shall be electedfor the term beginning on May 1 of the current year and ending on April 30 of thesubsequent year.

2. 1L Fall Election:   shall occur prior to the first SBA Meeting of the year at which timethe Senators for the 1L Sections shall be elected for the current term ending on April 30of the subsequent year.

3. Special Elections:   shall occur at any time during a term due to a vacancy in anyelected position.

4. Run-Off Elections:   shall only occur in the case of a tie that affects the outcome of anelection, and shall occur the week immediately following a General, 1L Fall, or Specialelection.

B. Word-Of-Mouth:   shall refer to the passing of information verbally from person-to-personC. Candidate:   shall refer to a member of the student body who has submitted a Statement ofIntent to p

articipate in an election.D. Statement of Intent:   shall refer to formal statement made in writing, of a student’s intent torun for a 

position on the SBA.   The Chair of the Honor Council may impose further guidelinesfor the structure and content of the Statement of Intent.

E. Publicity Material:1. Any campaign item that is attached to a surface on Law School property and/or anyitem with 

the candidate’s name, picture or slogan written upon it including, but notlimited to, banners, sheets, t-shirts, buttons, poster boards, signs and table tents.

2. Electronic resources and websites used for campaigning including, but not limited to,Facebook pages, Myspace pages, Twitter names, personal webpages/blogs, andYouTube.

F. Ticket:   A ticket is two or more people publicizing their names together, either byword-of-mouth or via publicity material.

G. “In Writing”:   shall refer to any tangible and legible letter or document, as well as any signedemail.H. Ballot:   shall refer to either accessing the online/electronic voting system, casting a vote viapaper bal

lot, or an email in limited situations outlined in Section IV(C) herein.I. Paper Ballot:   shall refer to any paper method used to vote, including but not limited to:

1. A preprinted ballot listing all of the candidates’ names and positions, or;2. A blank piece of paper on which the student writes the name or names of candidates 

forwhom he/she wishes to vote.

Section   III.   Eligibility   of   Candidates

A. Nominations: 1. All candidates for Officers and Senators must be nominated in accordance with the SBA

Election Bylaws. Write-in candidates are not permitted. 2. Students may not seek election to more then one SBA Officer position in any given election. 3. Students seeking to be elected to an Officer or Senator position shall submit a written letter

of intent to the Honor Council Chair, and comply with any and all other pre-election requirements as set forth in the SBA Election Bylaws, in a time and manner announced by the Honor Council Chair in accordance with the SBA Election Bylaws.

i. The Honor Council Chair shall waive this requirement if there are not enough candidates for the seat prior to election week.

B. In General: 1. The candidate must be an enrolled student at Seton Hall University School of Law. 2. Each candidate must be in good academic standing to be eligible to run for office. 3. In order to be eligible, a Statement of Intent, and any other required materials must bereceive

d by the Chair of the Honor Council by the specified times set by the Chair ofthe Honor Council prior to the election.

i. The candidate should state in their Statement of Intent how their name shall belisted on the ballot, subject to the approval of the Honor Council.

4. Once the time to file a Statement of Intent has elapsed, a candidate may be added to thecandidate list at the discretion of the Honor Council only if a vacancy exists on theballot.   While candidates may withdraw their names from consideration, no write-incandidates are allowed.

C. Eligibility for SBA Executive Board and Rising SBA Senator Elections:Prospective candidates/participants in the General Election are further subject to the additionaleligibility requirements described herein:

1. Position   Sought: i. Students may not seek election to more than one SBA Officer/ExecutiveBoard positio

n in any given election.ii. Students may run for a SBA Officer Position and SBA Senator concurrently.

1. The Statement of Intent must inform the Chair of the Honor Council of acandidate’s preferred office in the event that there are two positionswon.

2. The Honor Council must enforce the choice stated in the Statement ofIntent.iii. No student may be certified as the winner of both an SBA Officer and 

Senatorposition. 2. Mandatory   Pre-Election   Meeting:

i. The Chair of the Honor Council shall hold at least one meeting of allprospective candidates a minimum of one-week prior to the deadline forsubmitting Statements of Intent.   More than one meeting may be held toaccommodate the diverse schedules of the student body, but all prospectivecandidates must attend one to maintain eligibility.

ii. The purpose of this meeting shall be to:1. Distribute the Seton Hall Law School Student Bar Association ElectionRules t

o each prospective candidates;2. Inform all prospective candidates of deadlines, important dates, andprovide an 

overview of election procedure; and,3. Answer any questions from prospective candidates in regards to theelection pr

ocess, rules, procedure, etc.iii. Candidates that fail to attend this meeting will be barred from participating inthe SBA 

elections, unless:1. The prospective candidate submits to the Chair of the Honor Council awritten 

request for a waiver.2. Waivers are only available due to extenuating circumstances.Convenience of 

the student is not a valid ground for a waiver.3. waiver petitions shall be accepted beyond 24-hours after thecommencement o

f the final scheduled meeting.a. The petition must include the reasons for missing all priormeetings as 

well.b. Candidates who receive a waiver must meet with arepresentative of the 

Honor Council prior to the deadline forfiling a Statement of Intent to discuss election procedure andreceive all necessary paperwork.

D. Unopposed Candidates 1. Candidates who meet the Eligibility Requirements detailed in Sections III(A-B) aboveand are 

the sole candidate running for an Officer position, shall automatically fill theposition. 2. If the total number of Senator candidates meeting the Eligibility Requirements detailedin Sect

ions III(A-B) above is less than the corresponding number of Senator positionsavailable, those candidates shall be treated as unopposed and will automatically fill thepositions.

3. Unopposed candidates are bound by all the campaigning and endorsement restrictionsimposed on candidates described herein.

Section   IV.   Election   Process

A. SBA Officer Election Speeches:1. Speeches shall occur within the law school in a suitable forum to accommodate a 

largernumber of students, while inviting maximum participation.2. Candidates shall be given 5 minutes to speak.

a. Following each candidate’s speech, the student body will have the opportunityto ask questions of the candidate.

3. Speeches shall be conducted as follows:a. The order of speeches shall occur by office according to the order ofsuccession as 

described in the SBA Constitution, beginning with the President.b. The order of candidate speeches per office will be determined by the Chair ofthe Hon

or Council prior to the Speeches at random.

B. Voting Procedures:1. Elections   In   General

a. Voting in all elections shall be conducted in accordance with the provisions ofSection IV(B)(1) of these rules.

i. Voting in the General Election shall occur by electronic ballot, andsubject to all the provisions of Section IV(B-C) herein below.

ii. Voting in elections other than the General Election shall be conductedeither by electronic or paper ballots.

iii. Any election other than the General Election that uses electronicballoting shall additionally be subject to the rules of SectionIV(C).

b. The SBA and Chair of the Honor Council shall work in conjunction with thedirector of Student Services, Seton Hall Law Administration, and Seton HallUniversity main-campus coordinating the electronic voting system.

c. The Honor Council shall inform the student body of the upcoming election andprocedures for casting votes

d. The first and last name of the candidate shall appear on the ballot unless theChair of the Honor Council is notified of an alternative name on the Statementof Intent.

e. Each student may only cast one (1) ballot pursuant to the situations describedin Section IV(C) below.

f. A student need not vote for a candidate for every position for a ballot to bevalid.g. While at least one member of Seton Hall Law’s Administration may haveaccess to the 

election results while the polls are open, no announcement,formal or informal, regarding the status, progress, anticipated outcome, orfinal outcome of the election, shall be made to any student, faculty member, ormember of the administration, prior to the results being certified by the HonorCouncil.

2. General   Election a. In accordance with the Constitution, no later than the first SBA meeting of thespring 

semester, the SBA shall select and schedule the week during whichcandidate speeches shall occur and the polls will be open.

i. Should any circumstances close the law school during the scheduledweek, the Chair of the Honor Council shall have the authority toreschedule candidate speeches and polling times as appropriate.

ii. All other election events and deadlines shall be scheduled at the discretion ofthe Chair of the Honor Council pursuant to the mandates of the ElectionBylaws promulgated by the SBA.

iii. Polls will open at 9 a.m. on the Monday of Election Week.iv. The polls shall close on the Friday of Election Week no later than 1:00pm.

C. Electronic Voting Complications1. Any students that experience technical voting complications with the electronic votingprocess 

shall report them to the Director of Student Services, the Honor Council, or anymember of the SBA including those members who may also be candidates.

2. Any member of the Honor Council or SBA that learns of a technical votingcomplication shall escort or direct the complaining student to the Director of StudentServices.

3. In the event of technical difficulties, having been informed by the student wishing tovote, the Director of Student Services is authorized or required to take the followingactions in sequential order:

a. The Director of Student Services shall keep and maintain a log of any studentreporting a technical issue. Prior to certification, the Director of StudentServices shall submit this log to the Chair of the Honor Council.

i. In the event that there are no voting complications reported, the Directorof Student Services shall submit a written statement or email to theChair of the Honor Council indicating that there were no votingcomplications reported.

b. The Director of Student Services shall first attempt to work with the maincampus to alleviate the issue and allow the student to cast their electronic vote.

c. If the main campus cannot alleviate the issue, or if the technical problemoccurs within the last 3 hours that the polls are to be open, the Director ofStudent Services is authorized to accept alternate ballots in the following twosituations only:

i. If the student is present in the law school building, then the Director OfStudent Services shall:

1. Allow the student to cast their vote via paper ballot; and2. Require student to sign a certification statement attesting thatthey had 

a technical problem with voting thus necessitating avote via paper ballot.

3. The Director of Student Services shall hand over the ballot andthe signed certification statement to the Chair of the HonorCouncil.

ii. If the student is not in the law school building, the Director of StudentServices is authorized to accept the student’s email vote pursuant to thefollowing:

1. A student may only submit their vote from their SHU studentemail account.   The email must include the names and positionsof the candidates the student intends to vote for and a statementindicating that the student voted via email because the studentexperienced technical problems.

2. The director must then print the email and submit it to the HonorCouncil.

4. The Director of Student Services is prohibited from accepting any vote not made inaccordanc

e with Section IV(C)(3) above.5. Should the Honor Council find that a student's vote has been recorded electronicallyand in th

e form of a paper ballot, the HC shall accept the ballot which is the most complete, accurate, and able to be tabulated under the voting methods utilized.

D. 1L Fall Election1. The 1L Fall Election shall occur prior to the first SBA Meeting of the year.

a. The senators elected shall serve for the current term ending on April 30 of thesubsequent year.

2. All 1L Senator candidates must satisfy Section III(A) eligibility requirements.3. The schedule of election days and candidate speeches will be made at the discretion ofthe Ch

air of the Honor Council.

E. Run-Off Elections1. A Run-Off Election shall occur in the case of a tie that affects the outcome of anelection.

a. In the case of Senatorial elections, if a tie occurs which causes there to be moreelected candidates that spots allocated, a runoff election will be conducted.

2. There shall be a one-day run-off election the week following the original elections.a. The scheduling of the run-off election shall occur at the discretion of theHonor Counc

il.3. Candidates may campaign by word of mouth to inform the student body about therun-off elec

tion, but no new campaigning materials may be distributed.

F. Special Elections:1. A Special Election shall be called to fill a vacancy in an elected position, excluding thatof the 

President.2. The timeframe and scheduling of a Special Election shall be at the discretion of theChair of t

he Honor Council.

G. Certification of Election Results:1. The Honor Council will certify the results of any voting process and provide the currentSBA 

President with the final results.2. A candidate must receive a simple plurality of the votes to be certified as the victor.3. The Honor Council must provide the actual number of votes received, as well as thetotal num

ber of votes cast, to any candidate who may request them.4. The current SBA President will inform the candidates of the results upon receiving 

thecertification from the Honor Council.a. A public announcement of the results may be made during Barristers.

5. The current SBA President will also inform the Student Body of the certified electionresults via e-mail within 3 days of receiving them from the Honor Council.

Section   V.   Campaigning

A. Timeframe1. Campaigning for SBA Officers shall proceed as follows:

a. Starting at 12:01am the Friday prior to Election Week, candidates maycampaign by word-of-mouth, off-campus kick-off parties, and electronicmedia.

b. Starting at 7:00pm the Sunday of Election Week, candidates may post theirphysical campaign materials in the law school.

c. Prior to the start of the campaigning, candidates are allowed to formallyorganize their campaign by approaching volunteers for the purposes ofwearing campaign paraphernalia, volunteering to sit at tables, and generallyhelp in the organization of the campaign.

i. This section does not allow any form of mass campaigning to thestudent body other than the contacting of volunteers.

d. Starting 9:00 am two Fridays prior to Election Week, candidates may contactProfessors concerning in-class speeches

B. Senate Candidates1. Candidates for SBA Senator positions are only permitted to campaign byword-of-mouth as d

efined in Section V(D)(1).2. Any candidate running for both an SBA Officer position and an SBA Senator positionis 

restricted to using the other distribution methods described in Section V(D) solely fortheir candidacy for the SBA Officer election.

C. Locations1. Entrances, Exits, Ramps, Elevators, and Stairs

a. Candidates are prohibited from campaigning near any entrance or exit of thebuilding, on any ramp, and/or in any elevator or stairwell.

b. Candidates shall not campaign in such a way that restricts the flow of trafficentering and/or exiting the law school, onto and/or off of any ramp, or enteringand/or exiting any stairwell, elevator, classrooms, the library, the cafeteria, orCafé Deni.

2. The Atriuma. Campaigning and tabling shall only occur within designated areas establishedby the C

hair of the Honor Council and/or Director of Student Services.b. Tabling is further subject to the following rules and format:

i. Tabling is permissible Monday-Thursday of Election Weekii. There shall be no tabling on the Friday of Election Weekiii. With the exception of the one day the candidate chooses, “tabling” islimited to 

the distribution of campaign literature only.1. the purposes of this provision, buttons, stickers, clothing andother simi

lar items constitute campaign literature or publicitymaterial.2. Items

that do not constitute campaign literature or publicitymaterial for the purposes of the “giveaways” rule include, butare not limited to:

a. Food items, even if those items also include stickers orotherwise acceptable campaign literature

b. Trinkets, merchandise, or other knickknacksiv. The only day candidates may distribute food, trinkets, merchandise, orany 

other “non-informational” materials shall be on the one day thecandidate chooses.

v. Ultimately the discretion as to whether an item constitutes a giveawayitem is left to the Honor Council.

vi. The ultimate arrangement of tables is up to the determination of theChair of the Honor Council, but care should be given to ensure fairnessto all candidates, avoid the appearance of ticketing, and to enable thefree-flow of traffic throughout the Atrium.

vii. Under no circumstances can a candidates table in the Atrium be used forthe purpose of voting

viii. Candidates may staff each other’s tables; this conduct does not violate the Ticketing rules

ix. Candidates should spend no more than $500 on their campaign3. Classrooms

a. Campaigning in classrooms is permitted as long as prior approval is obtainedfrom the professor.   Any such campaigning must not interfere with the classscheduled for that room.

i. A candidate will not be considered “campaigning” simply by wearing at-shirt or other campaign material in class.

4. Bulletin Boardsa. Subject to the restricted areas listed below, each candidate shall be allowedone 8½ x 1

1 poster or flyer per bulletin board in the law school.b. Posters must be hung in accordance with conduct provision of Section V, aresubject to 

the content provision of Section V, and must not be hung on anyother surface in the law school.

c. All candidates must remove their physical publicity materials no later than theMonday after the polls close.

i. Candidates involved in a runoff election are exempted from this ruleand may leave already present materials posted until 24 hours followingthe closing of the runoff election polls.   No new materials may be putup in this scenario.

D. Distribution Methods1. Word-of-Mouth

a. Candidates are permitted to campaign via word-of-mouth subject to applicableprovisions relating to timeframe, location, content, conduct, and endorsement.

b. Word-of-mouth campaigning may be further limited by the Student Code ofConduct, the SBA Constitution, and the Election Bylaws.

c. Word-of-mouth campaigning is subject to enforcement by the Honor Council.2. Publicity Material

a. Candidates for SBA Officer positions may campaign via publicity material asdefined in Section II(E) subject to the applicable provisions relating tolocations, content, conduct, and endorsement, and in accordance with all otherapplicable rules and guidelines provided in these Rules, the SBA Constitution,and the Student Code of Conduct.

b. All publicity material must be hung in compliance with the policies of SetonHall Law School

c. Removal of publicity material is subject to Section V(F).d. Publicity Material is subject to enforcement by the Honor Council and may befurther 

limited in the following contexts:i. Postersii. T-shirts, Buttons, and other clothing or accessoriesiii. Signs, table tents, banners, sheets, leaflets and other similar mediumsiv. Websites and other electronic media, excluding E-mail

1. Candidates may utilize social networking sites for campaignpurposes in accordance with the content provisions provided inSection V(E), and subject to enforcement by the Honor Council.

2. Such sites include, but are not limited to Facebook URLs,Myspace URLs, Twitter names, personal webpages, blogs, andYouTube.

3. Candidates must maintain and assume responsibility for allcontent on said page(s).

4. A candidate is not responsible for any ancillary group or pagecreated on his or her behalf, however, if said candidate learns ofany page, content, or statement that in any way violates theStudent Code of Conduct, the SBA Constitution, or any electionrules, the candidate is responsible for taking all reasonable stepsto remove such page, content, or statement.

3. Emaila. Campaigning by mass email is prohibited.

i. Mass emails refers to a previously created school or organizationallistserv.b. Use of email is further governed by the Seton Hall Law Email Policiesavailable on the 

law school’s web page.c. Use of email must be in accordance with the content provisions provided inSection V(

E) and is subject to enforcement by the Honor Council.4. Candidate Speeches

a. Subject to Section IV(A)b. Candidates are permitted to record these speeches and post them on theirwebsite(s).

5. Maila. Campaigning by postal mail is prohibited.

E. Content1. Regardless of the distribution method, campaign material is expected to be in goodtaste.2. All content must remain positive and cannot attack another candidate.3. With regards to publicity material, candidates in violation of this rule will be notifiedand the i

nappropriate material must be changed, removed, and/or deleted within areasonable time after notification.

4. The illegal use of copyrighted slogans, logos, characters is prohibited.5. All campaign material remains subject to Student Code of Conduct

F. Conduct1. Candidates are authorized to remove any non-election materials from bulletin boardsthat are 

clearly outdated but shall not remove any current material already present frombulletin boards or legitimate posting locations.

2. Candidates are prohibited from touching, relocating, removing, defacing, or postingover another candidate’s publicity material without the permission of the othercandidate.

3. Campaigning on a ticket, as defined in Section II(F), is prohibited.a. Publicity material, including electronic material, must only contain the nameof one ca

ndidate.b. Candidates may staff each other’s tables; this conduct does not violate the Ticketing

rules4. Anyone working as an agent of the College (paid or volunteer) cannot use, or attempt touse, t

hat position to influence votes.

G. Endorsements1. No professor or other employee of the Law School may endorse any candidate for anySBA O

ffice.2. No student organization or club may endorse any candidate for any SBA Office.3. Individual students may endorse any candidate subject to the following restrictions

a. A student may not post any materials on the walls of the law school.b. A student may not distribute any campaign material which has not beenapproved prior 

by the Director of Student Services or the Chair of the HonorCouncil.4. Candidates may endorse other candidates subject to the following restrictions:

a. Endorsements shall only be made by word-of-mouth and subject to thelimitations imposed by Ticketing in Section V(F)(3).

Section   VI.   Enforcement

A. Any Seton Hall Law School Student, including candidates, may report, in good faith, aninfraction of The Seton Hall Law School Student Bar Association Election Rules in writing tothe Honor Council at any time.

1. Complaints deemed by the Honor Council to be baseless, frivolous, or malicious are aviolation of these rules and may be referred for review under the Honor Code.

2. Any party involved will be notified in writing by the Honor Council of any and allallegations.B. The Honor Council will investigate in good faith the allegations and determine whether or notthe acc

usation requires further action.C. It is expected that if the alleged infraction involves any member of the Honor Council, he/shewill rec

use his or herself from the process.D. If an accusation is found to be justified, penalties may include, but are not limited to:

1. Verbal warning or other equitable penalties determined by the Honor Council.2. Loss of campaigning privileges.3. Disqualification from the elections.4. Temporarily withholding certification of the election results pending due process bythe Hono

r Council.a. In no event shall election certifications be delayed beyond April 30th.

E. If an accusation is determined to be unfounded, but made in good faith, the investigation shallbe terminated and any action taken against the parties involved shall cease, and/or be repealed.

F. Any decision of the Honor Council regarding violations of these Rules is final unless theviolation is also deemed a violation of the Honor Code.

G. Honor Code violations are subject to the process described in the Honor Code.H. A violation of these rules may be, but is not presumptively, a violation of the Honor Code.I. All issues are to be reported to, and dealt with by the Honor Council.   While the Director ofStudent 

Services and the Honor Council will work together, the Honor Council shall have theprimary role in dealing with election issues

Section   VII.   Amendments

A. The Election Bylaws Committee is charged with the task of annually reviewing and, whennecessary, proposing amendments to these rules.

B. Proposed amendments made to these rules and submitted to the Senate before, and up to, theMandatory Pre-Election Meeting required by Section III(B)(2) of these rules require a majorityvote of the SBA Senate to be ratified.

C. Proposed amendments made to these rules between the Section III(B)(2) MandatoryPre-Election Meeting and the certification of the General Election Results require a 3/4 vote ofthe SBA Senate to be ratified.

D. Section VII of the Election Bylaws may not be suspended.APPENDIX A:SETON HALL LAW SCHOOL STUDENT BARASSOCIATION ELECTION COMMITTEE NOTES

Preface: These Committee Notes are not binding and not the product of SBA ratification.   Theyare designed to serve as a guide to the Honor Council in interpreting and enforcing the ElectionBylaws. Further, they are intended to serve as guidance for future Election Bylaws Committeesattempting to modify, amend, and improve upon the rules.

Section   III(B)(2)(c):   Candidates   failure   to   attend   a   Mandatory   Pre-Election   Meeting

The purpose of the Mandatory Pre-Election Meeting is to distribute the Election Bylaws to allprospective candidates; inform all candidates of deadlines, timelines, and election procedures;and, to answer any questions that prospective candidates may have regarding the election processand rules, etc.   As such, it is of vital importance that all prospective candidates attend such ameeting.

It is the Committee’s intent that, in an effort to maximize participation and eliminate schedulingconflicts, there will be more than one pre-election meeting.   Notwithstanding multiplepre-election meetings, the Committee does not want to deprive any student of the opportunity ofcandidacy if there is a legitimate reason for not attending a meeting.

The Committee understands “extenuating circumstances” to mean work obligations, classschedules, documented illness, etc.   One example of what the committee believes is an invalidexcuse is if the student claims to not be on campus because they didn’t have class that day.

Further, if the Honor Council does schedule multiple meetings, and a student misses all of them,they must show good cause as to why they missed each one, not just the last one.

Section   IV(A):   SBA   Officer   Election   Speeches

Past rules had restricted the speeches to the Auditorium only. Such a rule created a potential forconflict based on scheduling within the building.   The Committee believes the Auditorium is theideal location for Candidate Speeches, and further believes that with adequate planning, anyscheduling conflicts can be avoided.   In the event that the Auditorium is not available, thecommittee believes that the speeches may be held in one of the larger venues, such as theAuditorium, Atrium, Room 273, Room 373, or the Cafeteria. There is no set day that Speechesmust occur but the Committee recommends Tuesdays.   The Committee recommends that theyoccur no later than Wednesdays.

Regarding the order of speeches, the Committee does not intend for the provisions found in SectionIV(A)(3) to preclude the Honor Council from determining, that based on the particular election orparticular circumstances, a different order is more appropriate.   The Committee leaves theultimate determination regarding the ordering of speeches to the capable hands of the HonorCouncil and offers as a template that speeches should go President, Vice President, Evening VicePresident, Treasurer and Secretary, with the order within each group of candidates determinedrandomly, either by drawing names or numbers, or any other random method devised by theHonor Council.

Section   IV(B)(C):   Voting   Procedures   and   Electronic   Voting   Complications

The specific form of electronic voting and/or the electronic voting system may change based on theinformation systems available in any given year.   As such, the Committee has removed anyreference to a specific form of electronic voting system. These provisions taken together serve tomemorialize that electronic voting in some form is preferred to paper ballots for GeneralElections.   While the particular electronic voting system may change, the Committee intends thatthese provisions are to be applied by the Election Bylaws Committee, the SBA, and the HonorCouncil in a way that adheres to the spirit of the provisions, even if the specific language of theprovision cannot be seamlessly applied to a particular electronic voting system.

Section   IV(B)(2):   General   Election

The Committee no longer explicitly mandates that the General Elections and the week ofBarristers’ Ball must coincide.   In removing this mandate, the Committee did not intend tosuggest that this tradition change.   A more flexible approach was adopted based on the realitythat scheduling is an inexact science and future years may require that a different timeline beadopted.   The Committee encourages the adherence to tradition and suggests that Election weekbe scheduled prior to Barristers’ Ball unless otherwise impossible.   The Committee does,however, recommend that the SBA work to assure that all election events occur within onestandard week (Sunday-Saturday).

Section   IV(B)(2)(c)(d):   Opening   and   Closing   of   the   Polls

In an effort to encourage informed voting, the Committee believes that the polls should not be openuntil the Candidate Speeches have concluded.   The exact process of “opening” the polls mayvary, however, based on the electronic voting system used.   Most years, the opening of the polls isa coordinated effort between the IT departments on the main campus and at SHLS.   Because ofhours of operation, the Committee understands that waiting until the evening (post-speeches) maynot be possible.   In order to maximize the hours of voting available, the Committee believes inthese situations the polls should open prior to the speeches, but students should not be directed tobegin voting until after the speeches have concluded.

The Committee encourages the Honor Council to decide and notify the candidates and studentbody what time the polls will in fact close.

Section   IV(C)(3)(a):   Director   of   Student   Se   rvices’   Log   of   Technical   Issues

The Committee recommends that this log should include, at minimum, the following information: Student’s name, Description of the problem, The date & time of the complication,

The date & time the report was made to the Director of Student Services.

Section   IV(C)(3)(c)(i)(ii):   Integrity   of   Alternative   Voting   Methods

The Committee believes that the Director of Student Services should not redact any identifyinginformation from any alternative paper ballot, signed certification statement, or ballot by email.It is the Committee's view that not redacting will ensure that there is a mechanism in place for theHonor Council to cross-check any alternative ballots against the list of students that votedelectronically to be sure that no student voted twice either intentionally or accidentally as a resultof technical error.

Section   IV(C)(4):   Restriction   on   Alternative   Voting   Methods

It is the view of the Committee that by expressly forbidding the Director of Student Services fromaccepting any votes not made in accordance with Section IV(C)(3), including forbidding votes byword-of-mouth or over the telephone, and by forbidding the Director of Student Services fromredacting any information on paper or email ballots, the role of the Director of Student Services islimited to one of a conduit. This helps the SBA, Honor Council, and Student Services betteravoid any unfounded accusations of impropriety.

Section   IV(C)(5):   Alternative   Voting   Duplicates

The Committee’s intention is to have the student's vote most accurately counted.   Depending onthe electronic tabulation program used, however, it may not be possible to parse out a student'ssingle votes.   Thus, the risk of counting votes twice would require the HC to disregard the paperballot.   If, however, the program allows the Honor Council to easily ascertain the student'selectronic votes, then the Honor Council must use its discretion in deciding which to disregard.

Section   V(B)(1)(2):   Senatorial   Candidates   and   Officer   Candidate   Tables

The Committee does intend for these provisions to be applied in a way which would prevent anycandidate for Senate from being able to work at an Officer-candidate’s table, from distributingcampaign literature on an Officer-candidate’s behalf, or wear any t-shirt relating to anOfficer-candidate, etc.   The Senator candidate must still exert a good-faith effort to avoid runningafoul of Section V’s Ticketing and Endorsement restrictions.

Section   V(C):   Locations

Part 1 is intended to ensure that those within the law school are able to move about the schoolfreely, safely, and without being subjected to unsolicited campaigning.Part 2 covers tabling inthe Atrium.   In an effort to encourage candidates to curb costs, each candidate is only allowed tohave “giveaways” on one day of their choosing. Candidates should inform the Honor Council asto which day they will do this. Part 3 enables classrooms to be used for campaigning so long assuch campaigning does not interfere with classes. Part 4 addresses bulletin boards and removal ofposters.   The Committee believes that these provisions should be enforced based on a“reasonableness” standard.

Section   V(D)(2)(iv):   Internet   Content

The Committee is concerned with placing too much of a burden on a candidate to control allcontent that ends up on the web.   Therefore, the primary obligation placed upon a candidate

should be one of good-faith.   If a candidate learns of any material on the web that violates theElection Bylaws rules, the candidate must take all reasonable steps to rectify the problem.

Section   V(F)(3):   Ticketing

The 2011–2011 Election Bylaws Committee considered a proposal that would have eliminated theprohibition on ticketing.   The SBA Senate unanimously rejected any proposal based on a varietyof policy reasons.

Historically, the Committee has agreed that ticketing should be judged by whether a person isgiving the impression of campaigning with another candidate.   The Committee is aware that thiscreates a “gray area” as word-of-mouth endorsements are acceptable under these rules.   TheCommittee believes that the scope of what “gives the impression” of campaigning with anothercandidate is defined by what a reasonable person would conclude exceeds a typical verbalendorsement.

In illustration of an acceptable endorsement:   Where a student asks a candidate their opinion asto who should win an office, and the candidate endorses another candidate. An illustration of anunacceptable endorsement:   Where a candidate volunteers, unprompted, a “Vote X forPresident” suggestion to a student.

Other examples of prohibited “ticketing” activity include, but are not limited to:One Officer-candidate wearing another Officer-candidate’s T-Shirt or such publicitymaterial as defined in Section II(E)(1).An Officer-candidate being an administrator or group leader on anotherOfficer-candidate’s Facebook page (being a group member, however, is acceptable).

Section   V(G):   Endorsements

The 2010–2011 Election Bylaws Committee proposed, and later withdrew, changes to this section.Moving forward the Committee should address what authority, if any, these Rules have overnon-candidates, student organizations, student groups that are not SBA organizations, andemployees of SHLS.   The goal of this provision is to ensure that SBA Elections are fair.   Weighedagainst the importance of fairness are concerns that the SBA should not and perhaps cannot,regulate the behavior of individual students, groups of students, faculty and staff.

Section   VI:   Enforcement   -   Violations   of   the   Election   Rules:

The Committee does not intend for enforcement of these rules to be onerous on the Honor Counciland does not suggest that the process by which the Honor Council must proceed regarding HonorCode violations is the appropriate process for dealing with violations of these rules.   Instead, theCommittee encourages the Honor Council to operate  in   the   spirit   of   due   process   as   described   in the   Honor   Code .   The Honor Council should ensure that the candidates’ rights are protected andnot given short-shrift. In enforcing the Election Bylaws, the ultimate question for the HonorCouncil is whether a candidate (or non-candidate in some situations) acted reasonably.

While this section does provide a non-exhaustive list of punitive measures for the Honor Councilto consider, the Committee wishes to stress that the Honor Council should attempt to apply theleast harsh sanction which most appropriately addresses a violation. Loss of campaign privilegesand disqualification from the elections should be considered only for serious or repeatedviolations, or when there is no way to issue a lesser sanction.

Examples of verbal warnings or other equitable penalties include, but are not limited to, publicapologies, written retractions, etc.

Examples of campaign privileges which a candidate can lose include, but are not limited to, loss ofday(s) to campaign, revocation of table privileges, prohibition from giving a speech, etc.

Disqualification from an election is a serious sanction and should only be considered in rareinstances where a violation of these rules constitutes a serious wrong.

The Committee has also discussed the even rarer occurrence where the Honor Council considersdisqualification for a candidate who is running for two positions.   In these concurrent elections,the Committee believes that in most cases disqualification from both positions is the mostappropriate result.   In some very limited circumstances, however, such as a series of unfortunateevents rather than intentional violations, the Honor Council should retain discretion to disqualifythe candidate from only one position.

The Committee deliberately removed language from the bylaws which required  all  violations ofthese rules to also be violations of the Honor Code.   The Committee believes that this could resultin unnecessarily harsh consequences for potentially trivial matters.

As such, the presumption is that a violation of these rules is not a violation of the Honor Code.   Asalways, any determination that an Honor Code violation has occurred is left to the Honor Council.

Section   VII:   Amendments   to   the   Election   Bylaws

The Committee deliberately removed language linking Election Bylaws amendments to specificSpring Semester SBA Meetings finding that such requirements hamper the utility of the Committee.Additionally, the Committee considered linking amendments to a specific calendar date; however,ultimately determined this imprudent as the Election Bylaws do not require that SBA GeneralElections be held on a certain date.   By linking amendments to these rules with the SectionIII(B)(2), Mandatory Pre-Election Meeting, the Committee has adequate time to thoroughlyreview the Election Bylaws, and amend them as needed.The Committee feels that retaining the3/4 vote requirement for any proposed amendments made after the Mandatory Pre-ElectionMeeting adds a level of protection for all candidates and helps ensure that no amendments arepassed based on specific interests of specific parties planning to participate in the GeneralElections.