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Guide administration et installation BL
Scan Courrier_oct_2014.docx
juin 12 - Document non contractuel
BL Scan Courrier
� Guide d’installation
� Guide d’administration
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Table des matières
1. Le manuel d’installation .................................................................................................................. 3
a. Installation du logiciel ................................................................................................................. 3
b. Activation du logiciel ................................................................................................................... 8
c. Configuration des plugins .......................................................................................................... 12
2. Le manuel administrateur ............................................................................................................. 15
a. Gestion des règles de classement ............................................................................................. 15
b. Configuration des paramètres liés à la numérisation ............................................................... 15
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1. Le manuel d’installation
a. Installation du logiciel
BL Scan rend possible le classement,
documents papiers numérisés à l'aide de votre scanner ou de votre système d'impression
multifonctions.
Ce chapitre a pour objectif de vous guider dans son installation.
� Pré-requis matériels et logiciels
���� La configuration système nécessaire au fonctionnement de l'application dépend de
nombreux facteurs, notamment de la taille des documents numérisés
rapidité d'exécution de BL
lequel est installé le log
signal réseau et de l'occupation du serveur.
���� La configuration décrite ici devra donc évoluer en fonction des besoins de chaque utilisation ; il s'agit de la
fonctionnement de BL Scan.
���� Un ordinateur équipé d'un processeur Intel® Core™ 2 Duo ou équivalent
Microsoft® Windows® XP, Vista ou Microsoft® Windows® 7 (versions
professionnelles 32 et 64 bits), Microsoft® Windows® 2003 Server ou 2008 Server
(avec une configuration minimale néanmoins augmentée).
���� 2 GB de mémoire vive (RAM)
���� 400 MB d'espace libre sur le disque dur (évolue avec le volume de documents à
stocker)
���� Une résolution d'écran couleur (16���� Une souris et un clavier ���� Un scanner compatible avec BL Scan et son propre driver
���� Le Microsoft® Framework .Net 3.5
BL San est une application mono instance. C'est à dire qu'un seul
utilisateur à la fois peut utiliser l'application sur le même ordinateur ou
serveur.
Attention, l'utilisateur exécutant BL
dossier de numérisation (
destination Windows (
dossier C:\Program Files (x86)
Files\BL\MyBL\BLScan
Compatibilités PDF : de 1.0 à 1.6 en entrée, 1.3 (Image), 1.4 (PDFA) et 1.6 (Texte/Image)
Formats supportés : A3, A4, A5
Guide administration et installation BL
juin 12
Le manuel d’installation
Installation du logiciel
BL Scan rend possible le classement, l'archivage et la lecture automatique de vos
documents papiers numérisés à l'aide de votre scanner ou de votre système d'impression
Ce chapitre a pour objectif de vous guider dans son installation.
requis matériels et logiciels
La configuration système nécessaire au fonctionnement de l'application dépend de
notamment de la taille des documents numérisés
apidité d'exécution de BL Scan dépend de la puissance du poste de travail sur
lequel est installé le logiciel, de la mémoire dont il bénéficie, de la qualité du
signal réseau et de l'occupation du serveur.
La configuration décrite ici devra donc évoluer en fonction des besoins de chaque
; il s'agit de la configuration système minimale nécessaire
fonctionnement de BL Scan.
Un ordinateur équipé d'un processeur Intel® Core™ 2 Duo ou équivalent
Microsoft® Windows® XP, Vista ou Microsoft® Windows® 7 (versions
professionnelles 32 et 64 bits), Microsoft® Windows® 2003 Server ou 2008 Server
configuration minimale néanmoins augmentée).
2 GB de mémoire vive (RAM)
400 MB d'espace libre sur le disque dur (évolue avec le volume de documents à
Une résolution d'écran couleur (16-bit) 800x600 ou supérieure
Une souris et un clavier compatibles Microsoft® Windows®
Un scanner compatible avec BL Scan et son propre driver
Le Microsoft® Framework .Net 3.5
San est une application mono instance. C'est à dire qu'un seul
utilisateur à la fois peut utiliser l'application sur le même ordinateur ou
l'utilisateur exécutant BL Scan doit avoir les droit complets sur le
dossier de numérisation (Répertoire de numérisation) et sur le dossier de
destination Windows (Définir les paramètres de classement
Program Files (x86)\BL\MyBL\BLSCAN
BLScan (en fonction de votre système d'exploitation).
de 1.0 à 1.6 en entrée, 1.3 (Image), 1.4 (PDFA) et 1.6 (Texte/Image)
A3, A4, A5
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l'archivage et la lecture automatique de vos
documents papiers numérisés à l'aide de votre scanner ou de votre système d'impression
La configuration système nécessaire au fonctionnement de l'application dépend de
notamment de la taille des documents numérisés. La
puissance du poste de travail sur
, de la mémoire dont il bénéficie, de la qualité du
La configuration décrite ici devra donc évoluer en fonction des besoins de chaque
configuration système minimale nécessaire au
Un ordinateur équipé d'un processeur Intel® Core™ 2 Duo ou équivalent
Microsoft® Windows® XP, Vista ou Microsoft® Windows® 7 (versions
professionnelles 32 et 64 bits), Microsoft® Windows® 2003 Server ou 2008 Server
400 MB d'espace libre sur le disque dur (évolue avec le volume de documents à
San est une application mono instance. C'est à dire qu'un seul
utilisateur à la fois peut utiliser l'application sur le même ordinateur ou
Scan doit avoir les droit complets sur le
) et sur le dossier de
mètres de classement - Windows) et le
ou C:\Program
(en fonction de votre système d'exploitation).
de 1.0 à 1.6 en entrée, 1.3 (Image), 1.4 (PDFA) et 1.6 (Texte/Image) en sortie.
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� Installation du logiciel BL Scan
L'installeur BL Scan vous guidera – écran après écran – à travers les étapes
d'installation du logiciel.
Avant d'installer BL Scan :
���� Fermez toute application active, en particulier les logiciels anti-virus.
���� Identifiez-vous en tant qu'administrateur sur votre poste de travail.
���� Si vous bénéficiez d'une précédente version de BL Scan, il vous sera demandé de
la désinstaller. Veillez à sauvegarder vos données avant de procéder à la
désinstallation.
Description Illustration
Exécutez l'installeur
en tant
Administrateur.
Sélectionnez votre
langue.
Cliquez sur « OK ».
Patientez pendant le
chargement de
l'installeur.
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Cliquez sur
« Suivant ».
Cochez la case
« J'accepte les
termes de la
licence ».
Cliquez sur
« Suivant ».
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Sélectionnez le
dossier
d'installation.
Cliquez sur
« Installer ».
Patientez pendant
l'installation.
Ne pas faire annuler
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Si le pare-feu du
poste n’a pas été
désactivé avant
l’installation,
Cliquer sur le bouton
« autoriser l’accès »
Laissez la case
« Lancer BL Scan »
cochée.
Cliquez sur
« Fermer ».
Démarrage
BL Scan.
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� Procédure de mise à jour
Une fois la mise à jour effectuée, il ne sera pas possible de revenir en arrière, sauf si
une sauvegarde de la version antérieure a été effectuée avant la mise à jour.
Avant toute mise à jour de votre solution, il est impératif de procéder à une sauvegarde de installation actuelle. Berger-Levraultlors d'une mise à jour qui aurait été effectuée sans sauvegarde préalable.
b. Activation du logiciel
� Pré-requis
L'activation du logiciel nécessite BL
� Activation de BL Scan
Tant que BL Scan n'est pas activé, l'écran d'activation s'affiche par défaut au lancement de l'application.
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Procédure de mise à jour
mise à jour effectuée, il ne sera pas possible de revenir en arrière, sauf si
une sauvegarde de la version antérieure a été effectuée avant la mise à jour.
Avant toute mise à jour de votre solution, il est impératif de procéder à une sauvegarde de Levrault décline toutes responsabilités en cas de perte de données
lors d'une mise à jour qui aurait été effectuée sans sauvegarde préalable.
Activation du logiciel
logiciel nécessite BL Scan soit déjà installé sur votre poste de travail.
Activation de BL Scan
Scan n'est pas activé, l'écran d'activation s'affiche par défaut au lancement de l'application.
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mise à jour effectuée, il ne sera pas possible de revenir en arrière, sauf si
une sauvegarde de la version antérieure a été effectuée avant la mise à jour.
Avant toute mise à jour de votre solution, il est impératif de procéder à une sauvegarde de votre décline toutes responsabilités en cas de perte de données
Scan soit déjà installé sur votre poste de travail.
Scan n'est pas activé, l'écran d'activation s'affiche par défaut au lancement de l'application.
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Cet écran est également accessible depuis le menu
Tant que BL Scan n'est pas activé, l'écran d'activation s'affiche par défaut au lancement de l'application.
N.B : tous les champs sont obligatoires et sont à renseigner ainsi
Coordonnées clients :
Nom complet : NOM DE LA COLLECTIVITE Adresse
Société : Berger-Levrault Code postal
Email : support-ged@berger-levrault
Tél : 01 53 48 06 21
Coordonnées revendeur :
Revendeur : Berger-Levrault Email
Deux méthodes vous sont proposées pour activer
l'activation manuelle.
L'écran d'activation permet
� D’activer le logiciel grâce
� De renseigner les coordonnées de l'utilisateur ainsi que celles du revendeur
� Méthode d’activation
1. Activation en ligne
L'activation en ligne requiert une connexion à Inte rnet active.
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Cet écran est également accessible depuis le menu Outils > Activer le produit
Scan n'est pas activé, l'écran d'activation s'affiche par défaut au lancement de
: tous les champs sont obligatoires et sont à renseigner ainsi
: NOM DE LA COLLECTIVITE Adresse : 231 rue Pierre et Marie Curie
Levrault Code postal : 31676
levrault.fr Ville : LABEGE cedex
Pays : France
Levrault Email : support-ged@berger
vous sont proposées pour activer BL Scan : l'activation en ligne
L'écran d'activation permet :
D’activer le logiciel grâce à la clé de licence de BL Scan
De renseigner les coordonnées de l'utilisateur ainsi que celles du revendeur
Méthode d’activation
:
L'activation en ligne requiert une connexion à Inte rnet active.
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Activer le produit
Scan n'est pas activé, l'écran d'activation s'affiche par défaut au lancement de
231 rue Pierre et Marie Curie
l'activation en ligne ou
De renseigner les coordonnées de l'utilisateur ainsi que celles du revendeur
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���� Renseignez au préalable le champ « Coordonnées Client » ainsi que les éventuelles
coordonnées du revendeur, puis :
Description Illustration
Insérez
votre clé de
licence BL
Scan dans le
champ prévu
à cet effet.
Cliquez sur
le bouton
activer.
Vérifiez que
BL Scan a
été
correctement
activé.
Clé de licence erronée
En attente d'activation
BL Scan activé
2. Activation manuelle :
� L'activation manuelle vous offre la possibilité d'activer BL Scan même si
vous ne bénéficiez pas d'une connexion Internet :
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Description Illustration
Sélectionnez le
mode
d'activation
manuel.
Renseignez
l'ensemble des
« Coordonnées
Client » puis
cliquez sur
« Activer ».
Un document
PDF est généré
automatiqueme
nt, transmettez
le par e-mail,
fax ou courrier
aux
coordonnées
indiquées sur le
document.
Une clé machine
vous sera alors
retournée par e-
mail ou par fax.
Insérez votre
clé machine
dans le champ
prévu à cet effet
pour activer
votre BL Scan.
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c. Configuration des plugins
Une fois BL Scan activé, il vous sera proposé de configurer les plugins de l'application.
Cliquez sur « Oui » pour les configurer immédiatement.
3. Interface de configuration des plugins
2 plugings sont à activés :
- Berger Levrault qui se trouve dans le Pluging de Sortie
- Le Barcode qui se trouve dans le Pluging de traitement
En choisissant l’option « Non » vous pourrez
configurer vos plugins ultérieurement via le
menu « Outils > Plugin manager »
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4. Activation des plugins
L'en-tête « Information » de l'écran de configuration des plugins répertorie les différentes icônes utilisées pour la gestion des plugins et leur signification.
Exemple : le plugin « Windowscréation des règles de classement dont le fonctionnement est décrit au chapitre prévu à cet effet.
Pour activer les plugins nécessitant une licence spécifiqueLevrault) , cliquez sur l'icône d'activation du plugin et
De la même manière que pour l'activation nécessitant une licence spécifique de deux façons
• Activation en ligne (connexion Internet requise).• Activation manuelle (en cas d'absence d'une connexion Internet fonctionnelle).
Si vous utilisez un proxy dont vous avez configuré les paramètres dans"Outils" > « Préférences »
Attention ne pas oublier ensuite de cliquer sur VISIBLE
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Activation des plugins
» de l'écran de configuration des plugins répertorie les différentes icônes utilisées pour la gestion des plugins et leur signification.
Windows Folder Manager » est activé et visible . Il sera utilisable lors de la création des règles de classement dont le fonctionnement est décrit au chapitre prévu à cet effet.
Pour activer les plugins nécessitant une licence spécifique (c’est le cas pour le plugins Berger, cliquez sur l'icône d'activation du plugin et renseignez le numéro de licence
De la même manière que pour l'activation de BL Scan, il est possible d'activer les plugins nécessitant une licence spécifique de deux façons :
Activation en ligne (connexion Internet requise). d'absence d'une connexion Internet fonctionnelle).
Si vous utilisez un proxy dont vous avez configuré les paramètres dans» cochez la case lors de l'activation en ligne d'un plugin.
ensuite de cliquer sur VISIBLE
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» de l'écran de configuration des plugins répertorie les différentes icônes
. Il sera utilisable lors de la création des règles de classement dont le fonctionnement est décrit au chapitre prévu à cet effet.
(c’est le cas pour le plugins Berger-renseignez le numéro de licence :
, il est possible d'activer les plugins
d'absence d'une connexion Internet fonctionnelle).
Si vous utilisez un proxy dont vous avez configuré les paramètres dans dans le menu ochez la case lors de l'activation en ligne d'un plugin.
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2. Le manuel administrateur
a. Gestion des règles de classement
���� Une fois l'étape de configuration (partie administration) réalisée, vous pouvez
ajouter, supprimer ou modifier des règles de classement.
Pour chaque type de document papier que vous souhaitez archiver, vous devrez définir
une règle de classement qui comprendra la spécification de plusieurs critères liés à la
nature des documents numérisés, le mode de classement et d'indexation souhaité.
� Paramétrage de la règle BL Scan Courrier
���� La règle de classement BL Scan Courrier (interfacée avec Post Office Citoyen) est
pré-définie.
Copier-coller le fichier « POC.wf » fourni dans le package d’installation dans le dossier :
C:\Program Files (x86)\BL\MyBL\BLScan\Workflows
Copier-coller le fichier « POC SEPARATION BARCODE.wf » fourni dans le package
d’installation dans le dossier : C:\Program Files (x86)\BL\MyBL\BLScan\Workflows
Créer 2 répertoires : « BL INPUT POCF » et « BL OUTPUT POC » - à la racine du disque
local (C :)
b. Configuration des paramètres liés à la numérisation
� Répertoire de numérisation
� Le répertoire de numérisation correspond au répertoire dans lequel sont déposés
les documents papier en provenance du scanner réseau.
� Lorsque la règle de classement sera activée, BL Scan surveillera l'arrivée de
nouveaux documents dans ce répertoire.
La règle de classement est un élément fondamental du logiciel BL Scan. Associée à
un type de document particulier, une règle de classement permet, en fonction des
informations renseignées, d'automatiser le processus de classement, de nommage
et d'indexation des documents papier numérisés.
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Il est impératif de créer un répertoire de classement (ou bons de numérisation)
En effet, si deux règles surveillent le même répertoire, des conflits peuvent se produire.
���� Sélectionnez le répertoire réseau /local où sont numérisés vos documents papier
depuis votre multifonction ou scanner de production
���� Pour modifier la règle, cliquez sur son nom Allez dans
et cliquez sur Modifier
���� Cochez la case appropriée et cliquez sur le lien suivant
La fenêtre de sélection du répertoire de numérisation vous propose alors de
l'arborescence de vos dossiers
sélectionner le répertoire à surveiller
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Il est impératif de créer un répertoire de classement (ou bons de numérisation)
deux règles surveillent le même répertoire, des conflits peuvent se produire.
Sélectionnez le répertoire réseau /local où sont numérisés vos documents papier
multifonction ou scanner de production :
Pour modifier la règle, cliquez sur son nom Allez dans Règles
et cliquez sur Modifier
Cochez la case appropriée et cliquez sur le lien suivant :
La fenêtre de sélection du répertoire de numérisation vous propose alors de
l'arborescence de vos dossiers Microsoft® Windows® afin de vous permettre de
sélectionner le répertoire à surveiller :
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Il est impératif de créer un répertoire de classement (ou bons de numérisation) par règle.
deux règles surveillent le même répertoire, des conflits peuvent se produire.
Sélectionnez le répertoire réseau /local où sont numérisés vos documents papier
La fenêtre de sélection du répertoire de numérisation vous propose alors de parcourir
Microsoft® Windows® afin de vous permettre de
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���� Cliquez alors sur le bouton « Parcourir » afin de rechercher et sélectionner le
répertoire de votre choix
Si vous numérisez des documents dans des sous-dossiers du répertoire sélectionné,
cochez l'option « Surveillance sous-dossiers ». Cette option forcera BL Scan à
surveiller également les sous-dossiers du répertoire surveillé.
���� La dernière étape consiste à sélectionner le type de document que devra
traiter BL Scan (TIF ou PDF) en utilisant la liste déroulante « Type de
document » :
���� Pour l’interface avec Post Office, c’est le type PDF qui doit être sélectionné.
���� Cliquez ensuite sur le bouton « Valider » pour confirmer la configuration ou
« Annuler » pour ne pas enregistrer la configuration en cours.
���� Ensuite aller de nouveau dans les REGLES puis cliquer sur le bouton Règles
et sur le bouton MODIFIER la règle POC SEPARATION BARCODE
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� Cliquer sur le lien « Définir les paramètres de classement – Berger-
Levrault » cf. image ci-après.
� Cliquer sur le bouton « Sélectionner » et choisir le fichier
connector.properties.xml (0)
1
2
0
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� Puis cliquer sur Cliquer sur le bouton « Sélectionner » et choisir le fichier run.bat (1)
� Cliquer sur valider (2)
� Sur la page de la gestion des règles cliquer sur « Valider » (3)
� Ensuite mettre la police 3OF9.TTF qui se trouve dans le package
d’installation dans OUTIL dans le répertoire c:\Windows\Fonts
� Changement du code à barre
Cliquer sur le lien « Définir les paramètres de classement – Berger-Levrault »
cf. image ci-après
3
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