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Auditora Administrativa rea de Recursos HumanosBIOGENET S.A.

Integrantes:

Escajadillo Ros, Juan Carlos

Nestarez Saavedra, Randy

Taco Quiroz, Stefany

Tito Urbay, Jimmy

Aula turno:

308- tarde

Universidad Nacional Mayor de San Marcos

Maestro: Manuel Espinoza Altamirano

INTRODUCCIN

El presente trabajo est relacionado con una AUDITORA ADMINISTRATIVA DEL REA DE RECURSOS HUMANOS DE LA EMPRESA LABORATORIOS BIOGENET S.A. El mismo que pretende sugerir alternativas de solucin a las desviaciones o fallas detectadas durante la investigacin, cuyo producto fundamental constituye el informe del auditor.

ANTECEDENTES

Un 26 de Junio de 1994 naci LABORATORIOS BIOGENET S.A. fruto de la visin de un hombre sencillo, nacido en la Capital de la Repblica, cuna de gente noble trabajadora, llamado Jaime Gutirrez Gonzles.

Legalmente LABORATORIOS BIOGENET S.A. se inscribe en la Superintendencia de Compaas el 28 de Junio de 1994.

Al crecer LABORATORIOS BIOGENET S.A. las necesidades eran mayores, as que deciden comprar sus propios terrenos debido a las exigencias en expansin en la Calle Vicente Crdenas y Japn en la Ciudad de Quito en donde posteriormente se inici la construccin del edificio e inaugurando el mismo el 1 de Abril de 2004.

En los aos de existencia de LABORATORIOS BIOGENET S.A. se han dado aumentos de capital y llegando a US$ 800 000 Dlares Americanos y sigue contando con los mismos 2 socios.

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OBJETIVOS

Con la realizacin de la Auditora Administrativa del rea de Recursos Humanos de la Empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A., se pretende alcanzar los siguientes objetivos:

Objetivo General

Desarrollar una Auditora Administrativa al rea de Recursos Humanos de la Empresa de LABORATORIOS BIOGENET S.A. para ayudar a la Gerencia a evaluar el nivel de control existente en esta rea y proponer alternativas de mejora.

Objetivos Especficos

Obtener un conocimiento general de la empresa y un conocimiento amplio del rea de Recursos Humanos.

Evaluar la situacin actual de la Empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A. del rea de Recursos Humanos e identificar las funciones principales.

Documentar adecuadamente los resultados de la investigacin.

Identificar las reas dbiles y fuertes en el desarrollo de las funciones del Recurso Humano de LABORATORIOS BIOGENET S.A.

Brindar mayores y mejores alternativas de desempeo Laboral en la Empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A.

Evaluar el Sistema de Control Interno a fin de determinar el grado de eficiencia administrada, y producir recomendaciones para su mejoramiento.

Evaluar la eficiencia administrativa del personal que labora en LABORATORIOS BIOGENET S.A.

Determinar el grado de cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias en el desarrollo de las actividades.

Proporcionar bienestar y orden en la Empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A.

ALCANCE

El presente trabajo se centrar en la elaboracin de una Auditoria Administrativa del rea de Recursos Humanos de la empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A. de la ciudad de Quito, con la finalidad de ayudar a la Gerencia de la empresa a buscar alternativas de mejora y adelanto para esta rea.

El tiempo que tomar este proceso de La presente Auditoria Administrativa del rea de Recursos Humanos de la Empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A. cubre el perodo comprendido entre el 16 de Mayo al 16 de Noviembre del 2006.

Esta auditoria administrativa al rea de recursos humanos incluye aspectos tales como:

Legislacin.

Objetivos.

Polticas.

Normas.

Evaluacin del Control Interno.

reas Crticas de la empresa.

METODOLOGIA

TIPOS DE INVESTIGACION

Se ha visto indispensable realizar el trabajo investigativo tomando en consideracin varios tipos de investigacin que seguidamente detallaremos:

Investigacin Exploratoria

Ha sido de importancia emplear este tipo de investigacin para de esta manera dar inicio a la resolucin del problema que se ha planteado.

Investigacin Documental

Se realiza apoyndose en fuentes de carcter documental, esto es, en documentos de cualquier ndole, tomando como recursos varias bibliografas relacionadas con el tema, en muchos archivos.

METODOS DE INVESTIGACIN

Mtodo Inductivo

Este mtodo est enmarcado en direccin al estudio de informacin relevante que posee afirmaciones de carcter general, esto permite que los resultados obtenidos por medio de hiptesis, leyes y reglamentos permitiendo de esta manera generalizar los resultados pero siempre y cuando se tome en consideracin los siguientes parmetros:

Observacin

Comparacin

Abstraccin

Generalizacin

Este permite identificar los aspectos indispensables para conseguir una informacin la que permitir toma de decisiones posteriores.

Mtodo Deductivo

Este es conocido ya que permite que las afirmaciones de carcter general tengan relacin con las afirmaciones particulares.

Mtodo de Observacin Directa

Mantiene una relacin con hechos y fenmenos que trata de indagar o investigar aspectos inherentes a la Observacin. Descripcin, Interpretacin, Comparacin y Generalizacin de los resultados.

TECNICAS DE INVESTIGACIN

Observacin

Se lo realiz en una forma directa a la totalidad de departamentos que existen dentro de la Radio, permitiendo obtener informacin precisa y explicita de la misma, para que de esta forma este acorde a la realidad de la Auditora.

Encuesta

Se lo realiz de una forma escrita y se aplic a la totalidad de personas que prestas sus servicios a la empresa.

HALLAZGOS

Hallazgo N1: Falta de actualizacin de Estatutos y Reglamento Interno

REVISIN DE LEGISLACIN, OBJETIVOS, POLTICAS Y NORMAS

Conclusin

La falta de actualizacin de los Estatutos y Reglamento Interno de la empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A., en cuanto a las atribuciones y deberes ha provocado una coordinacin negativa entre funcionarios y empleados.

Recomendacin

El Directorio y Junta General de Accionistas de LABORATORIOS BIOGENET S.A. debe actualizar los Estatutos y su Reglamento Interno, en lo referente a las funciones especficas de sus servidores, con la finalidad de mantener un equilibrio en la Organizacin y Direccin de la empresa.

En caso de que no se actualicen estos documentos, se proceder a la elaboracin de un Manual Orgnico Funcional, en el cual se determinen con exactitud las obligaciones, deberes, atribuciones de cada uno de los servidores de la empresa. Adems que incluya un Organigrama Funcional.

Efectos

La falta de actualizacin y reforma de estatutos y reglamento, dificulta la optimizacin de la empresa

Causas

Luego de revisados los Estatutos y su Reglamento, pudimos determinar que stos no han sido actualizados desde su fecha de inicio. Asimismo debido al gran desarrollo que ha tenido la empresa, ha surgido la necesidad de crear nuevos cargo, los mismos que no se encuentran definidos en el Reglamento Interno, lo cual ha provocado inexistencia de coordinacin entre funcionarios y empleados.

REVISIN Y EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO

Objetivo:

Evaluar la conveniencia y efectividad del Sistema de Control Interno, con el propsito de identificar posibles debilidades que puedan ser consideradas como reas crticas.

Procedimientos:

Aplicar un cuestionario de Control Interno con el fin de evaluar el grado de solidez y eficiencia administrativa de los recursos humanos.

Determine el tipo de informes que elaboran para conocimiento del Gerente, y establezca si le son tiles para un adecuado control.

Analizar y emitir nuestro criterio sobre el cumplimiento de las lneas de autoridad y responsabilidad establecidas en la organizacin de la Empresa.

Verificar si los procedimientos y el sistema de Control Interno permiten el cumplimiento eficiente de las actividades planificadas.

Analizar el sistema que emplea la Empresa para el reclutamiento y seleccin de personal.

Hallazgo N 2: No existe una permanente evaluacin del rea de recursos humanos

Conclusin

La unidad de Auditora Interna, encargada de la evaluacin y control, realice en forma peridica exmenes administrativos de las actividades que se desarrolla en el rea de Recursos Humanos de la empresa, en base a un bien elaborado plan anual.

Recomendacin

La falta de preocupacin de los mximos Directivos en velar por el buen funcionamiento de la Unidad de Auditoria Interna, no ha permitido que se realicen exmenes administrativos peridicos de las actividades que desarrolla el personal, puesto que el funcionamiento de esta Unidad no ha sido en forma continua.

Esta situacin, no ha permitido evaluar y conocer el grado de rendimiento del Recurso Humano en el cumplimiento de las labores encomendadas, incumplindose que las actividades desarrolladas por el personal de la empresa, sern permanentemente evaluadas y su rendimiento deber ser aceptable.

Efectos

No se realizan los exmenes administrativos peridicamente.

Desconocimiento del nivel de rendimiento del rea de recursos humanos de la empresa.

Causas

Despreocupacin de los mximos directivos en la facilitacin de un buen funcionamiento de la Unidad de Auditora Interna.

Falta de capacitacin para realizar la evaluacin requerida.

Bajo presupuesto para llevar a cabo la evaluacin..

Hallazgo N3: Falta de capacitacin y entrenamiento del personal

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Recomendacin

El Directorio dispondr que se elabore en forma anual un Cronograma de Capacitacin de Personal, que abarque cursos, seminarios, talleres, conferencias, etc., de acuerdo a las necesidades de cada una de las reas de trabajo, debindose tambin tomar en cuenta los que dictan las instituciones del Estado o cualquier otra entidad. La adopcin de esta poltica permitir contar con elementos humanos adecuados, lo que resultar en beneficios para la Empresa. Tambin es necesario establecer los cursos de capacitacin mnimos requeridos por cada nivel o cargos.

Conclusin

Uno de los problemas detectados en la Empresa LABORATORIOS BIOGENETS.A., fue la falta de capacitacin y entrenamiento al personal, lo que no ha permitido que se adquieran conocimientos de nuevas tcnicas en beneficio de la entidad.

Si bien en algunas oportunidades ciertos trabajadores han participado en eventos de esta naturaleza, la mayora del personal no ha tenido la oportunidad de actualizarse. Todo aquello se debe a la falta de un Plan o Cronograma de Capacitacin..

Efectos

Los trabajadores no han adquirido conocimientos de nuevas tcnicas .

Menor rendimiento de los trabajadores.

Reduccin de la produccin.

Causas

Falta de un Cronograma de Capacitacin.

Falta de un Plan de Capacitacin.

Cierto grado de desinters de los mximos directivos.

Hallazgo N4: Documentacin del personal no se encuentra debidamente clasificada

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Recomendacin

Sugerir a la secretara de la entidad, la implementacin de un moderno sistema de documentacin y archivo, procurando clasificar la informacin en forma lgica, adecuada y actualizada.

Conclusin

Revisados los archivos del personal de la empresa, se verific que la documentacin del personal no se encuentra debidamente clasificada en expedientes individuales, sino que se mantiene en forma general en una sola carpeta.

Asimismo, dicha documentacin no ha sufrido cambios en un tiempo considerable, lo que conlleva a una desactualizacin de informacin, datos y biografa del personal, requisitos mnimos por carpeta. Esto se debe a que no se cuenta con un sistema moderno que facilite la labor de los encargados de esta funcin..

Efectos

Desactualizacin de la informacin del personal.

Demoras al momento de ubicar la informacin requerida.

Causas

La informacin del personal no ha sufrido cambios en un tiempo considerable.

Falta de capacitacin y orientacin para los encargados del manejo de la documentacin del personal.

No contar con un moderno sistema de documentacin y archivos.

Hallazgo N5: No cuenta con un adecuado sistema de control de asistencia del personal

Causas

Efectos

No existe iniciativa por parte de los altos directivos para invertir en nuevas tecnologas.

Falta de presupuesto.

No le dan la debida importancia al control de asistencia del personal.

Un menor rendimiento de los trabajadores al no existir un buen sistema de control.

Irregularidades en el control de asistencias.

Una mayor incidencia de tiempo ocioso en el trabajo.

Conclusiones

El sistema utilizado por la empresa para el control de asistencia de personal, es el Registro de Firmas a la entrada y salida de las dos jornadas de trabajo, siendo la secretaria la persona encargada de proteger y controlar las operaciones que en l se dan.

Es as que este sistema no proporciona en alto grado de confiabilidad en el control de asistencias, ya que pueden existir irregularidades en el manejo de los registros, esto puede deberse a afinidad que pueda existir entre el custodio y el resto del personal. Esto conllevara a una prdida mayor en el tiempo de trabajo de los trabajadores, reduciendo su productividad diaria.

Recomendaciones

Los Directivos de la empresa procedern a implantar un sistema moderno de Asistencia, puesto que es un mtodo confiable y eficaz para el control de asistencia, permanencia y puntualidad en el trabajo.

Asimismo, como instrumentos de ayuda para el control de asistencia se implementarn las Hojas de Movilizacin, utilizadas para las salidas del personal, en horas laborables, ya sea por asuntos personales o de oficina, las mismas que estarn bajo la custodia de la Secretaria.

Hallazgo N6: La persona encargada del control de los Recursos Humanos no es un especialista en el rea.

Causas

Efectos

No se realiz una convocatoria para el puesto.

Problemas en el manejo de personal.

Conclusiones

Si bien existe una persona encargada del control de Recursos Humanos, no es una especialista, pues solo se ha manejado por la experiencia, esto puede ocasionar a la larga un profundo problema en lo que refiere al manejo del personal.

Recomendaciones

Fue designado en el puesto por su experiencia laboral.

Falta de eficacia en el rea.

Los Directivos de la empresa contratarn o encargarn el control a una persona especializada en el rea o capacitar a la persona que actualmente es responsable de los Recursos Humanos.

Realizar una convocatoria cuando se requiera ocupar una plaza dentro de la empresa, para realizar una correcta evaluacin de las capacidades de los postulantes para elegir el que mejor se adeca a las necesidades de la empresa.

Hallazgo N7: rdenes concretas y bien dirigidas permiten cumplir funciones en forma eficiente

Causas

Efectos

Las rdenes de trabajo se dan en forma directa y verbal, puesto que no constituye una disposicin, lineamiento o poltica dentro de la Empresa.

Las rdenes no se cumplen de forma cabal.

Conclusiones

Se comprob que las rdenes fijadas por la autoridad de la Empresa, son transmitidas en forma directa y verbal, lo cual conlleva a que las mismas en un 20% aproximadamente no se lleguen a cumplir en forma cabal.

Recomendaciones

El Directorio dispondr que las rdenes de trabajo deban hacerse necesariamente por escrito, adems teniendo la obligacin de velar por el fiel cumplimiento de las mismas. Para el caso de rdenes impartidas para todo el personal de LABORATORIOS BIOGENET S.A., deben ser escritas y dadas a conocer a cada jefe departamental para que sea bajo la responsabilidad de ellos quienes hagan conocer al personal a su mando.

rdenes no fueron fijadas por escrito.

No se aplican guas para la aplicacin del sistema de induccin, un trabajador antiguo lo adiestra.

rdenes se cumplen en un 80%.

Trabajadores no cumplen funciones de manera eficiente debido a que no hay un manual formal donde se especifiquen sus funciones.

Hallazgo N8: Plizas de seguros para la custodia de quienes manejan valores, permite la proteccin y buen recaudo de los empleados y flujo de dinero de la empresa.

Causas

Empleados de la empresa no cuentan con plizas de seguro.

No se cuenta con pliza de seguro para los transportes de valores.

Efectos

La desproteccin de los empleados puede resultar un riesgo para la organizacin.

Accidentes laborales pueden ocasionar prdidas para la empresa.

Conclusin

Ente los problemas que observ en la empresa puedo decir que los encargados de realizar depsitos y transporte de mercaderas no tienen plizas de seguros, factor que representa un riesgo para la compaa.

Recomendacin

El Directorio dispondr la contratacin de una empresa de seguros para proteger, fortalecer, el transporte de valores, mercaderas y la vida de los custodios.

Hallazgo N9: El control peridico de documentos, productos a los vendedores permite proteccin y eficacia de estos activos de la empresa.

Causas

No existe una adecuada metodologa para el control peridico de documentos y mercaderas que manejan los vendedores.

Efectos

Deficiencia en la entrega y recepcin de documentos productos y valores.

Conclusin

No existe un arqueo peridico de valores, documentos y mercaderas que manejan los vendedores, pues los llevan de forma desordenada sin la utilizacin de una buena metodologa.

Recomendacin

El Directorio dispondr que se realicen arqueos de documentos, productos y valores en forma espordica y de esta manera evitar la prdida o jineteo de los mismos, logrando as una eficiente entrega recepcin de lo mencionado.

Altos mandos dentro de la organizacin no podrn acceder a la informacin cuando lo necesiten.

Conclusiones

La prctica de Auditora Administrativa, se pudo llevar a cabo y me permiti apreciar la organizacin. Las tcnicas y los resultados operativos con miras a un mejoramiento constante para el adecuado desarrollo de las rutinas y actividades cotidianas, por esta razn se la considera como una Auditora Constructiva.

El Organigrama estructural con el que cuenta actualmente LABORATORIOS BIOGENET S.A., luego de la descripcin de cada uno de ellos, nos demuestra la realidad administrativa en la que se desenvuelve la entidad.

La identificacin de las funciones principales del rea de Recursos Humanos, nos permite evaluar la situacin actual de la Empresa.

El desarrollo de las funciones del rea de Recursos Humanos permite identificar las reas fuertes y dbiles de la Empresa.

Los resultados de la investigacin se han tabulado ordenadamente, buscando optimizar al personal de LABORATORIOS BIOGENET S.A.

La optimizacin del Recurso Humano permite brindar mayores y mejores alternativas del desempeo laboral.

El Sistema de Administracin y Recursos Humanos sirve como instructivo para proporcionar orden y bienestar a todo el personal de LABORATORIOS BIOGENET S.A.

En cuanto a la hiptesis que planteo al inicio de mi trabajo de investigacin, he podido determinar y comprobar que existen deficiencias en el Sistema de Control Interno, puesto que no se cumple con actividades que son de vital importancia para la empresa; lo que no garantiza el aprovechamiento en forma eficiente, efectiva y econmica del recurso humano.

Recomendaciones

Los administrados de los LABORATORIOS BIOGENET debern realizar un seguimiento a los asuntos tratados en el informe del auditor el cual incluye observaciones y recomendaciones.

Es necesario que LABORATORIOS BIOGENET S.A., adopte medidas conducentes a la actualizacin de su Legislacin, esto es en cuanto a sus Estatutos y Reglamento Interno, y se observen las disposiciones previstas en los mismos, lo que permitir una clara y eficaz operatividad, tanto en el campo administrativo como financiero.

Mediante mi investigacin propongo a los Directivos de la empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A., un Organigrama Estructural, que representa grficamente y en forma real la estructura organizativa de la misma, en el cual se evidencia la responsabilidad propia de la divisin de trabajo y la autoridad propia de la jerarqua.

La Unidad de Auditoria Interna realizar evaluaciones permanentes al personal, lo que permitir conocer el rendimiento real en el cumplimiento de las labores encomendadas en un plan anual.

El Sistema moderno de Control de Asistencia, es un mtodo eficaz y confiable para el Control del personal, por lo que recomiendo su utilizacin; al igual que la implementacin de las Hojas de Movilizacin.

Con la finalidad de que se mantenga la informacin del personal en forma ordenada, separada y utilizada, la Secretaria de la entidad, deber tomar las medidas correctivas necesarias.

Que el presente trabajo de Investigacin, sirva para mejorar la gestin administrativa de LABORATORIOS BIOGENET S.A., para lo cual se debern tomar como referencia las recomendaciones planteadas en el respectivo Borrador del Informe.

Incursionar en este tema, es recomendable no solo por su utilidad, sino porque a travs de la Auditoria Administrativa se puede llegar a canalizar una nueva opcin del Auditor, como es el Asesoramiento Empresarial.

Los Directivos de la entidad, dispondr que se elaboren y ejecutaran programas de capacitacin y entrenamiento que incluya a todo el personal, garantizando de esta manera un mejor desarrollo de las actividades.

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Limitaciones

No se ha realizado una Auditoria Administrativa al rea de Recursos Humanos anteriormente siendo esta la primera que se realiza en la organizacin.

La poca colaboracin del personal entrevistado debido a los tiempos disponibles para la entrevista.

El no poder entrevistar personalmente al gerente general ya que se encontraba en un viaje de negocios.

No poder contar con algunos documentos solicitados relacionadas con el lenguaje de consulta.

Gracias