Digitaal Aangifte Overlijden Implementatiebijeenkomst 27 september 2016 Arend van Beek

Agenda

Esther Hengeveld Uw gemeentelijke ambities en Digitale Agenda 2020 Tjerk Venrooy Digitale Aangifte Overlijden Monique Treffers De aansluiting van de gemeente Zuidplas Splitsen in 2 groepen: 1. Aansluiten in 2016 – 2017 2. Welke drempels moet u overwinnen alvorens aan te sluiten Afsluiting 15:45 uur

Uw gemeente

& Digitale Agenda 2020

Esther Hengeveld Programma-manager Implementatie esther.hengeveld@kinggemeenten.nl 06 – 2481 9623

5

Geluiden uit het veld

De samenleving verandert ook door ontwikkelingen in de informatie-technologie.

Gemeenten onderscheiden zich niet op hun digitale infrastructuur, maar op wat zij ermee doen.

Wat samen of collectief kan ook samen doen!

Hoe verhoud ik me als gemeente tot die veranderende samenleving?

Massaal digitaal, maatwerk lokaal

Werken als één efficiënte overheid

Ambities Digitale Agenda 2020

Open & transparant in de participatie-samenleving

7

Massaal Digitaal, Maatwerk lokaal

Projectbreakdown

Versterken ICT opdrachtgeverschap

Nieuw convenant /

Leveranciersman.

Nieuwe stijl

Pilot

brons-zilver-goud

Adenda

1,2, …..

Uitvoering

Brons-zilver-goud

Interne

Monitor

Lev.management

Monitor

Digitale Dienstverlening

Realisatie

Invoering

Roadmap

Professionalisering

Uniformering

ICT Inkoop Kwaliteit

GIBIT

Uniforme inkoopvw

Instrumenten

voor ICT inkoop

Invoering/

Adoptie

Standaarden / kaders

Architectuur voor apps

En……????

Advisering

Mark

tbein

vlo

edin

g

Bete

re I

CT c

ontr

acte

n

Info

rmatie

managem

ent

Arc

hitetc

uur

/ sta

ndaard

en

Roadmap: idee

U bent ingelogd

Open en transparant in de participatie-samenleving

Ambitie

Strategisch gebruik maken van informatie én intelligent voorsorteren op maatschappelijke en technologische ontwikkelingen

Doelstelling

Dit levert een verhoogde innovatiesnelheid op en geeft praktische successen van gemeente-geïnitieerde collectivisering.

Baten

Wij willen binnen deze informatie- en participatie-samenleving een proactieve rol (blijven) vervullen.

Motieven

GEMMA Architectuur Principes

Publieke Waarden

Do

elst

ellin

g

Roadmap: idee

U bent ingelogd

Vereenvoudiging van de melding van overlijden en het daaropvolgende verlof tot begraven of cremeren door het bieden van één landelijke digitale voorziening aan begrafenisondernemers om 24x7 via ondernemingsdossier.nl digitaal aangifte van overlijden te doen bij een gemeente.

Definitie

De gemeente kan gebruik maken van een gratis landelijk voorziening die wordt ontsloten achter het ondernemingsdossier en gebruik maakt van de berichtenbox voor bedrijven

Resultaat

Gemeenten kunnen zonder extra kosten te maken toch voldoen aan wensen van ondernemers die aangifte digitaal willen doen

Beoogd effect

Res

ult

aten

50%

75%

100%

50%

25%

0% 20% 40% 60% 80% 100%

2017

2018

2019

Deelnemende gemeenten

Meer weten?

1. Website KING over DA2020:

https://www.kinggemeenten.nl/secties/digitale-agenda-2020/digitale-agenda-

2020-het-kort

2. Website VNG en ALV juni 2016:

https://vng.nl/onderwerpenindex/dienstverlening-en-

informatiebeleid/dienstverlening-aan-inwoners-en-

ondernemers/nieuws/digitale-agenda-2020-de-themas-in-2017 en het werk

in 2017 https://vng.nl/files/vng/brieven/2016/attachments/bijlage-digitale-

agenda-2020-het-werk-in-2017.pdf

3. Website BZK over Digitaal 2017: https://www.digitaleoverheid.nl/digitaal-

2017

4. Onderzoek naar toptaken op gemeentelijke websites:

http://magazine.kinggemeenten.nl/topdiensten-gemeenten

Digitaal Aangifte Overlijden Tjerk Venrooy/ Randy Eichhorn

Randy Eichhorn Projectleider Digitalisering randy.eichhorn@kinggemeenten.nl

Agenda

• Massaal digitaal, maatwerk lokaal

– Waarom een centrale voorziening voor dienstverlening?

– Wat betekent dit voor de gemeenten?

– Hoe worden gemeenten betrokken?

– Hoe wordt de markt betrokken?

• Digitaal Aangifte Overlijden

– Wat is de status?

– Hoe werkt het?

– Wat moet ik doen om het formulier te implementeren?

13

Poll

Wat is de reden dat u hier vandaag aanwezig bent?

• Nieuwsgierig wat het onderwerp voor mijn gemeente betekent

• DAO is bij ons al mogelijk, maar ben benieuwd naar dit alternatief

• Ik wil gebruik maken van deze voorziening en hoor graag hoe

14

Waarom een centrale voorziening voor dienstverlening?

15

Vanuit DA2020 wordt gewerkt aan ‘Massaal digitaal, maatwerk lokaal’, waarbij samenwerken en kostendeling centraal staat

• Doelgroep

– Burgers en ondernemers verwachten een goede digitale dienstverlening van de gemeenten, waarbij niet naar de bekende weg wordt gevraagd

• Ambities Rijk

– In het regeerakkoord is afgesproken dat bedrijven en burgers uiterlijk in 2017 zaken die ze met de overheid doen, digitaal kunnen afhandelen.

• Nuance gemeenten: Focus op toptaken

• Status

– Realisatie blijft achter bij ambities

– Grote verschillen tussen gemeenten

– Kosten/batenverhouding staat onder druk

16

Wat betekent dit voor de gemeenten?

17

Het Hoe is ondergeschikt aan het Dat!

• Gemeenten kunnen gebruik maken van de landelijke voorziening of hun inwoners en ondernemers op een andere manier bedienen.

• 3 opties

– Huidige (lokale) digitale voorziening als deze aan uw eisen en wensen voldoet.

– De lokale voorziening aanpassen op basis van de aangescherpte specificaties voor eFormulieren.

– Gebruik maken van de landelijke voorziening.

18

Hoe worden gemeenten betrokken?

19

De gemeenten bepalen de agenda

• Werkgroepen om inhoud formulier en de gemeentelijke processen uit te werken.

• Deelname aan selectie van nieuw te standaardiseren formulieren

20

Hoe wordt de markt betrokken?

21

Marktpartijen gaan de voorziening leveren

• Europese aanbesteding (DAS) gestart per 26 september 2016

• 1e offerte voor Digitaal Aangifte Overlijden en Digitale verhuisservice staat uit per 30 september 2016

– Definitieve gunning medio december

– Oplevering Digitaal Aangifte Overlijden per februari

– Oplevering Digitale verhuisservice per april

• Vanaf 2017 2 offerterondes per jaar voor nieuwe formulieren

– Meerdere marktpartijen worden dus actief in het domein

• Gunning is voor 2-4 jaar, zodat we innovatief blijven en de markt kansen blijft houden

22

Resumé

23

Met een centrale voorziening

• Bundelen we de krachten.

• Beperken we de kosten.

• Geven we een impuls aan de digitalisering van de gemeentelijke dienstverlening.

• Behouden gemeenten die het ‘goed voor elkaar hebben’ de vrijheid om hun eigen keuzes te maken.

24

Agenda

• Massaal digitaal, maatwerk lokaal

– Waarom een centrale voorziening voor dienstverlening?

– Wat betekent dit voor de gemeenten?

– Hoe worden gemeenten betrokken?

– Hoe wordt de markt betrokken?

• Digitaal Aangifte Overlijden

– Wat is de status?

– Hoe werkt het?

– Wat moet ik doen om het formulier te implementeren?

25

Wat is de status?

26

De 1e versie is beschikbaar en begin 2017 volgt de verbeterde versie

• Wat is het?

– Centraal ontsloten formulier, na inlog met eHerkenning niveau 2+ beschikbaar op het Ondernemingsdossier en communicatie tussen gemeenten en Uitvaartverzorger verloopt via de Berichtenbox voor Bedrijven.

• Wat hebben we al bereikt?

– Afschaffing handtekening uitvaartonderneming

– Afschaffing formulier registratie successie

– Verlof tot begraven en uittreksel digitaal via de Berichtenbox

Wat gaan we nog verbeteren?

27

Eind 2016 Medio 2017

• Online betalingen • Aanpassing wet op de

lijkbezorging (digitalisering Afschrift overlijden)

• Digitaliseren verlof

• Koppeling formulier met Zaaksysteem/ burgerzakenmodule

• B-verklaring van Arts naar CBS

Waarom al aan de slag met de 1e versie?

Nu nog geen besparingen in afhandelproces?

• Handmatig invoeren

• (maandelijkse) facturen versturen

• Administratie voor ontvangen B-Verklaring

Waarom nu toch al starten?

• Tijd beter indelen

• Impuls dienstverlening

• Tijdsbesparing bij Uitvaartonderneming

• Direct voordeel van toekomstige procesaanpassingen

– B-verklaring direct naar CBS

– Online betaalmogelijkheid

– Schriftelijk versturen Afschrift overlijden

– Koppeling gemeentelijke systemen

28

Hoe werkt het?

29

Proces voor digitaal aangeven en verwerken van Overlijden?

30

On

dern

em

er

Gem

een

te

1. Start op

gemeentelijke

website

2. Navigeert naar

Ondernemings-

dossier

3. Logt in met

eHerkening 2+

4. Vult het

formulier voor

Digitaal Aangifte

Overlijden in.

5a. Verzendt het

formulier via

Berichtenbox

voor Bedrijven

6.Krijgt melding van

nieuwe aangifte

vanuit Berichtenbox

(mailnotificatie)

8. Verwerkt de

aangifte in

gemeentelijk

systeem

7. Haal aangifte

op in de

Berichtenbox

10a: Verzendt

verlof en afschrift

via Berichtenbox

10B Verzendt

acte per post

(aangetekend)

9. Maakt verlof

en Afschrift

overlijden op

5b. Verzend B-

formulier

(periodiek) per

post

31

1. Start op

gemeentelijke

website

2. Navigeert naar

Ondernemings-

dossier

3. Logt in met

eHerkening 2+

4. Vult het

formulier voor

Digitaal Aangifte

Overlijden in.

5a. Verzendt het

formulier via

Berichtenbox

voor Bedrijven

32

1. Start op

gemeentelijke

website

2. Navigeert naar

Ondernemings-

dossier

3. Logt in met

eHerkening 2+

4. Vult het

formulier voor

Digitaal Aangifte

Overlijden in.

5a. Verzendt het

formulier via

Berichtenbox

voor Bedrijven

33

1. Start op

gemeentelijke

website

2. Navigeert naar

Ondernemings-

dossier

3. Logt in met

eHerkening 2+

4. Vult het

formulier voor

Digitaal Aangifte

Overlijden in.

5a. Verzendt het

formulier via

Berichtenbox

voor Bedrijven

34

1. Start op

gemeentelijke

website

2. Navigeert naar

Ondernemings-

dossier

3. Logt in met

eHerkening 2+

4. Vult het

formulier voor

Digitaal Aangifte

Overlijden in.

5a. Verzendt het

formulier via

Berichtenbox

voor Bedrijven

35

1. Start op

gemeentelijke

website

2. Navigeert naar

Ondernemings-

dossier

3. Logt in met

eHerkening 2+

4. Vult het

formulier voor

Digitaal Aangifte

Overlijden in.

5a. Verzendt het

formulier via

Berichtenbox

voor Bedrijven

36

1. Start op

gemeentelijke

website

2. Navigeert naar

Ondernemings-

dossier

3. Logt in met

eHerkening 2+

4. Vult het

formulier voor

Digitaal Aangifte

Overlijden in.

5a. Verzendt het

formulier via

Berichtenbox

voor Bedrijven

37

1. Start op

gemeentelijke

website

2. Navigeert naar

Ondernemings-

dossier

3. Logt in met

eHerkening 2+

4. Vult het

formulier voor

Digitaal Aangifte

Overlijden in.

5a. Verzendt het

formulier via

Berichtenbox

voor Bedrijven

38

1. Start op

gemeentelijke

website

2. Navigeert naar

Ondernemings-

dossier

3. Logt in met

eHerkening 2+

4. Vult het

formulier voor

Digitaal Aangifte

Overlijden in.

5a. Verzendt het

formulier via

Berichtenbox

voor Bedrijven

39

1. Start op

gemeentelijke

website

2. Navigeert naar

Ondernemings-

dossier

3. Logt in met

eHerkening 2+

4. Vult het

formulier voor

Digitaal Aangifte

Overlijden in.

5a. Verzendt het

formulier via

Berichtenbox

voor Bedrijven

40

1. Start op

gemeentelijke

website

2. Navigeert naar

Ondernemings-

dossier

3. Logt in met

eHerkening 2+

4. Vult het

formulier voor

Digitaal Aangifte

Overlijden in.

5a. Verzendt het

formulier via

Berichtenbox

voor Bedrijven

41

1. Start op

gemeentelijke

website

2. Navigeert naar

Ondernemings-

dossier

3. Logt in met

eHerkening 2+

4. Vult het

formulier voor

Digitaal Aangifte

Overlijden in.

5a. Verzendt het

formulier via

Berichtenbox

voor Bedrijven

42

1. Start op

gemeentelijke

website

2. Navigeert naar

Ondernemings-

dossier

3. Logt in met

eHerkening 2+

4. Vult het

formulier voor

Digitaal Aangifte

Overlijden in.

5a. Verzendt het

formulier via

Berichtenbox

voor Bedrijven

43

1. Start op

gemeentelijke

website

2. Navigeert naar

Ondernemings-

dossier

3. Logt in met

eHerkening 2+

4. Vult het

formulier voor

Digitaal Aangifte

Overlijden in.

5a. Verzendt het

formulier via

Berichtenbox

voor Bedrijven

44

1. Start op

gemeentelijke

website

2. Navigeert naar

Ondernemings-

dossier

3. Logt in met

eHerkening 2+

4. Vult het

formulier voor

Digitaal Aangifte

Overlijden in.

5a. Verzendt het

formulier via

Berichtenbox

voor Bedrijven

45

1. Start op

gemeentelijke

website

2. Navigeert naar

Ondernemings-

dossier

3. Logt in met

eHerkening 2+

4. Vult het

formulier voor

Digitaal Aangifte

Overlijden in.

5a. Verzendt het

formulier via

Berichtenbox

voor Bedrijven

46

6.Krijgt melding van

nieuwe aangifte

vanuit Berichtenbox

(mailnotificatie)

7. Haal aangifte

op in de

Berichtenbox

10a: Verzendt

verlof en actie

via Berichtenbox

7. Haal aangifte

op in de

Berichtenbox

10a: Verzendt

verlof en actie

via Berichtenbox

47

6.Krijgt melding van

nieuwe aangifte

vanuit Berichtenbox

(mailnotificatie)

7. Haal aangifte

op in de

Berichtenbox

10a: Verzendt

verlof en actie

via Berichtenbox

6.Krijgt melding van

nieuwe aangifte

vanuit Berichtenbox

(mailnotificatie)

10a: Verzendt

verlof en actie

via Berichtenbox

48

6.Krijgt melding van

nieuwe aangifte

vanuit Berichtenbox

(mailnotificatie)

7. Haal aangifte

op in de

Berichtenbox

10a: Verzendt

verlof en actie

via Berichtenbox

6.Krijgt melding van

nieuwe aangifte

vanuit Berichtenbox

(mailnotificatie)

10a: Verzendt

verlof en actie

via Berichtenbox

49

6.Krijgt melding van

nieuwe aangifte

vanuit Berichtenbox

(mailnotificatie)

7. Haal aangifte

op in de

Berichtenbox

10a: Verzendt

verlof en actie

via Berichtenbox

6.Krijgt melding van

nieuwe aangifte

vanuit Berichtenbox

(mailnotificatie)

10a: Verzendt

verlof en actie

via Berichtenbox

50

6.Krijgt melding van

nieuwe aangifte

vanuit Berichtenbox

(mailnotificatie)

7. Haal aangifte

op in de

Berichtenbox

10a: Verzendt

verlof en actie

via Berichtenbox

51

6.Krijgt melding van

nieuwe aangifte

vanuit Berichtenbox

(mailnotificatie)

7. Haal aangifte

op in de

Berichtenbox

10a: Verzendt

verlof en actie

via Berichtenbox

52

6.Krijgt melding van

nieuwe aangifte

vanuit Berichtenbox

(mailnotificatie)

7. Haal aangifte

op in de

Berichtenbox

10a: Verzendt

verlof en actie

via Berichtenbox

53

6.Krijgt melding van

nieuwe aangifte

vanuit Berichtenbox

(mailnotificatie)

7. Haal aangifte

op in de

Berichtenbox

10a: Verzendt

verlof en actie

via Berichtenbox

54

6.Krijgt melding van

nieuwe aangifte

vanuit Berichtenbox

(mailnotificatie)

7. Haal aangifte

op in de

Berichtenbox

10a: Verzendt

verlof en actie

via Berichtenbox

55

6.Krijgt melding van

nieuwe aangifte

vanuit Berichtenbox

(mailnotificatie)

7. Haal aangifte

op in de

Berichtenbox

10a: Verzendt

verlof en actie

via Berichtenbox

56

6.Krijgt melding van

nieuwe aangifte

vanuit Berichtenbox

(mailnotificatie)

7. Haal aangifte

op in de

Berichtenbox

10a: Verzendt

verlof en actie

via Berichtenbox

Wat moet ik doen om het formulier te implementeren?

57

Eenmalige inrichting

58

1. Maak afspraken over verwerken

aangiftes

2. Richt de afspraken in de Berichtenbox in

3. Maak afspraken over facturatie

4. Maak afspraken over verzenden

Verlof en Afschrift overlijden

5. Maak afspraken over doorzetten B-

verklaring

6. Meld je aan bij VNG/KING

7. Pas de gemeentelijke website aan

8. Informeren uitvaart

ondernemers

Kijk op www.kinggemeenten.nl/aangifteoverlijden voor:

• De link naar de online leeromgeving met aansluitstappen / aansluitdocumentatie / voorbeeldteksten voor uw website en informatie voor de uitvaartverzorgers

• Het aanmelden voor de Digitaal Aangifte Overlijden

Vraag

Wilt u aan de slag met Digitaal Aangifte Overlijden?

• Nee

• Weet ik nog niet

• Ja in 2016

• Ja in 2017

Afhankelijk van uw antwoord zal vanuit KING contact met u worden opgenomen.

59

Vervolg

• Kijk op de online leeromgeving (www.e-vng.nl) voor het concrete stappenplan.

• Kijk op www.kinggemeenten.nl/aangifteoverlijden voor uitgebreide informatie.

• Mail uw vragen naar info@kinggemeenten.nl of bel met KING:

– Joey van Aken 06 – 4086 9148

– Arend van Beek 06 – 3487 8633

60

Maak afspraken over verwerken aangiftes

• Stel vast welke gemeentelijke medewerkers (burgerzaken) de digitaal binnengekomen aangiftes gaan verwerken.

• Bepaal of je 1 centrale postbus gebruikt om binnengekomen notificaties te ontvangen, of dat meerdere medewerkers een notificatie ontvangen.

• Stel een gemeentelijk coördinator aan om (zeker in het begin) het proces te monitoren

61

Richt de afspraken in voor de Berichtenbox

• Neem contact op met de servicedesk van de Berichtenbox voor Bedrijven.

• Voeg de verschillende mailadressen voor notificatie toe (hoofdstuk 10 Handleiding Berichtenbox).

• Maak in de inbox van de Berichtenbox 2 mappen aan. (Hoofdstuk 6 handleiding Berichtenbox) – Map 1 ‘Verwerkt’ voor aangiftes die door de gemeente zijn verwerkt.

– Map 2 ‘Afgerond’ voor aangiftes waarvan het verlof en de Afschrift overlijden zijn verzonden.

• Stel de emailbevestiging met standaard teksten in (hoofdstuk 9.3 Handleiding Berichtenbox).

62

Maak afspraken over facturatie

• Stem af of facturatie centraal of vanuit de vakafdeling plaatsvindt en richt werkafspraken in. Voorstel om:

– per Begrafenisondernemer op de vakafdeling te registreren hoeveel Afschrift overlijden er per Aangifte zijn aangevraagd

– Deze gegevens (periodiek) door te geven aan de administratie

– De administratie een factuur te laten versturen.

63

Maak afspraken over verzenden verlof en Afschrift overlijden

1. Stel een verantwoordelijke en plaatsvervanger aan om het verlof tot begraven/cremeren en een uittrekstel van de akte van overlijden digitaal via de Berichtenbox te verzenden. (https://www.berichtenbox.antwoordvoorbedrijven.nl/). Plaats na verzenden de aangifte vanuit de map ‘Verwerkt’ naar de map ‘Afgerond’.

2. Maak werkafspraken over per post verzenden van Afschrift overlijden.

64

Maak afspraken over het versturen van B-verklaring

1. Ontvangen enveloppen worden voorzien van aktenummer en CBS code van gemeente

2. Gemeente voert administratie van alle aan CBS toegestuurde B-verklaringen (losse administratie per gemeente)

65

Meld je aan bij VNG/KING

1. Ga naar www.kinggemeenten.nl/aangifteoverlijden en meld je aan als geïntegreerde gemeente.

2. KING zorgt voor de noodzakelijke openstelling van het formulier en zorgt voor de terugkoppeling naar de gemeente op het moment dat deze stap is uitgevoerd.

66

Pas de gemeentelijke website aan

1. Ga naar www.kinggemeenten.nl/aangifteoverlijden en gebruik de voorbeeldtekst uit het documenten-blok. Deze tekst is geoptimaliseerd voor conversie op het digitale kanaal.

2. Pas de tekst aan uw eigen situatie.

3. Plaats de tekst op de website.

67

Informeer uitvaartondernemers

1. Ga naar www.kinggemeenten.nl/aangifteoverlijden en gebruik de voorbeeldtekst voor gemeenten uit het documenten-blok om uitvaartondernemers te informeren over het nieuwe digitale aangifte van overlijden.

2. Ga het gesprek aan met de uitvaartondernemers in uw gemeente.

68