pengurusan pengambilan alatulis dan bekalan pejabat dari stor ...
Bhg 1 Pengurusan Am Pejabat
-
Upload
mohamad-shuhmy-shuib -
Category
Documents
-
view
284 -
download
0
Transcript of Bhg 1 Pengurusan Am Pejabat
-
8/14/2019 Bhg 1 Pengurusan Am Pejabat
1/45
PEKELILINGPEKELILINGPERKHIDMATANPERKHIDMATAN
BILANGAN 5 TAHUN 2007BILANGAN 5 TAHUN 2007
PANDUAN PENGURUSANPANDUAN PENGURUSAN
PEJABATPEJABAT
Unit Komunikasi Korporat
Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia
Putrajaya
Mei 2007
-
8/14/2019 Bhg 1 Pengurusan Am Pejabat
2/45
Bahagian 1:
Pengurusan Am Pejabat
Menjelaskan tanggungjawab Ketua Jabatandalam pengurusan pejabat yang meliputipenyemakan fungsi jabatan, penilaian aktivitidan senarai tugas, kebersihan dan keselamatanruang pejabat.
Peruntukan baru dalam Bahagian ini adalahpenekanan kepada pematuhan undang-undang, kemudahan komunikasi danprogram kebajikan.
-
8/14/2019 Bhg 1 Pengurusan Am Pejabat
3/45
Pengurusan Am PejabatPengurusan Am Pejabat
Peranan KerajaanPeranan Kerajaan Tanggungjawab Ketua JabatanTanggungjawab Ketua Jabatan Menyemak Semula FungsiMenyemak Semula Fungsi
JabatanJabatan Menilai Semula Aktiviti JabatanMenilai Semula Aktiviti Jabatan
Undang-undang Dan PeraturanUndang-undang Dan Peraturan Senarai TugasSenarai Tugas Kemudahan KomunikasiKemudahan Komunikasi Perhimpunan BulananPerhimpunan Bulanan Ruang PejabatRuang Pejabat
Kebersihan PejabatKebersihan Pejabat Pencegahan KebakaranPencegahan Kebakaran Khidmat NasihatKhidmat Nasihat Penyelarasan dan PemantauanPenyelarasan dan Pemantauan Program KebajikanProgram Kebajikan
-
8/14/2019 Bhg 1 Pengurusan Am Pejabat
4/45
Peranan Kerajaan
Kerajaan bertanggungjawab membangunkan negarauntuk kepentingan dan kesejahteraan rakyat. Untukmencapai hasrat yang dimaksudkan, Kerajaan telahmenubuhkan pelbagai jabatan dan agensi yang
dipertanggungjawabkan untuk melaksana dasar danrancangan dengan cekap dan berkesan.
Semasa melaksanakan tanggungjawab tersebut, usahaberterusan sentiasa dilakukan bagi mengoptimumkanpenggunaan segala sumber yang ada bagi mencegahpembaziran dan penyalahgunaannya dan pada masayang sama para pelanggan, iaitu orang ramai, mendapatperkhidmatan yang terbaik.
-
8/14/2019 Bhg 1 Pengurusan Am Pejabat
5/45
-
8/14/2019 Bhg 1 Pengurusan Am Pejabat
6/45
Tanggungjawab Ketua Jabatan
Selaras dengan hasrat yang dinyatakan di atas, setiapKetua Jabatan hendaklah mentadbir agensi masing-masing dengan cekap dan berkesan dengan memberikantumpuan dan keutamaan khususnya kepada aspek yangberikut:
menyedia dan mempamerkan Visi, Misi, Objektif, Fungsi, SloganQ, Piagam Pelanggan dan carta organisasi peringkat jabatan,bahagian, cawangan dan seterusnya sehingga ke peringkatstruktur organisasi yang lebih rendah, mengikut kesesuaian;
memastikan semua pegawai memahami dan menghayati Visi, Misi,Objektif, Fungsi, Slogan Q, Piagam Pelanggan Jabatan dantanggungjawab pegawai terutama kepada mereka yang baruditempatkan di jabatan itu;
-
8/14/2019 Bhg 1 Pengurusan Am Pejabat
7/45
-
8/14/2019 Bhg 1 Pengurusan Am Pejabat
8/45
Tanggungjawab Ketua Jabatan
menyediakan Sasaran Kerja Tahunan (SKT) jabatandan memastikan setiap pegawai mempunyai SKTmasing-masing;
memaklumkan kepada semua pegawai mengenaikepentingan pematuhan kepada peraturan-peraturanberkaitan dengan pengurusan sumber manusia (sepertiurusan perkhidmatan, tatatertib dan kemajuan kerjaya),pengurusan kewangan dan peraturan-peraturan lain
yang berkuat kuasa dari semasa ke semasa;
-
8/14/2019 Bhg 1 Pengurusan Am Pejabat
9/45
Tanggungjawab Ketua Jabatan
mengutamakan penggunaan teknologi maklumat dankomunikasi (ICT) di dalam pengurusan pejabat;
menggalakkan perhubungan yang sihat di antara pegawaidan menyediakan suasana bekerja yang harmonis;
menggunakan aplikasi psikologi dalam pengurusan sumbermanusia jabatan;
menyedia dan melaksanakan program kualiti jabatan; dan
mewujud dan memperkukuhkan mekanisme kerjasamaantara sektor awam dan swasta.
-
8/14/2019 Bhg 1 Pengurusan Am Pejabat
10/45
-
8/14/2019 Bhg 1 Pengurusan Am Pejabat
11/45
Menyemak Semula Fungsi
Jabatan
Dari semasa ke semasa KetuaJabatan hendaklah menyemak fungsi
jabatan supaya fungsi itu kemas kinidan selaras dengan objektif Kerajaan.
Jika fungsi ini tidak lagi selaras denganobjektif Kerajaan maka fungsi ituhendaklah diubah suai.
-
8/14/2019 Bhg 1 Pengurusan Am Pejabat
12/45
Menilai Semula Aktiviti Jabatan
Dari semasa ke semasa Ketua Jabatan
hendaklah menilai semula aktiviti jabatan
supaya:
(a) aktiviti yang tidak lagi perlu atau tidak sesuai
dihapuskan; dan
(b) setiap langkah atau tindakan penting yang akan
diambil membantu mencapai matlamat Kerajaan.
-
8/14/2019 Bhg 1 Pengurusan Am Pejabat
13/45
Undang-undang Dan Peraturan
Undang-undang dan peraturan yang berkaitandengan fungsi jabatan hendaklah dimaklumkandan difahami oleh setiap pegawai.
Ketua Jabatan hendaklah sentiasa mengkaji danmengambil tindakan bagi mengemas kiniundang-undang dan peraturan yang berkaitan
supaya sentiasa relevan dengan perkembangansemasa dan boleh meningkatkan penyampaianperkhidmatan dengan lebih berkesan.
-
8/14/2019 Bhg 1 Pengurusan Am Pejabat
14/45
Senarai Tugas
Ketua Jabatan bertanggungjawab menyediakan senaraitugas setiap pegawai di agensinya. Senarai tugas inihendaklah menunjukkan dengan jelas hubung kaitantara pegawai dengan penyelianya, dengan pegawaibawahan serta rakan sejawat dalam organisasi yangsama.
Senarai tugas hendaklah sentiasa diteliti dan dikemaskini oleh pegawai penyelia melalui perbincangan denganpegawai terutama sekiranya berlaku:
(a) pertukaran dasar Kerajaan atau objektif jabatan; (b) penstrukturan semula organisasi; (c) pengurangan atau penambahan fungsi jabatan; (d) pengurangan atau penambahan jumlah kakitangan; atau (e) perubahan dalam sistem atau cara bekerja.
-
8/14/2019 Bhg 1 Pengurusan Am Pejabat
15/45
Kemudahan Komunikasi
Kemudahan komunikasi adalah penting sebagaimekanisme perhubungan untuk memudahkan urusanpentadbiran Kerajaan.
Kini terdapat pelbagai jenis alat komunikasi yang boleh
digunakan oleh Jabatan Kerajaan, antaranyatermasuklah:
(a) Perkhidmatan Pos; (b) Telegram;
(c) Telefon dan telefon bimbit; (d) Faksimili; (e) Persidangan video; (f) Kaedah komunikasi manual; dan (g) Kemudahan komunikasi lain.
-
8/14/2019 Bhg 1 Pengurusan Am Pejabat
16/45
Kemudahan Komunikasi
Alat komunikasi yang disediakan oleh Kerajaanadalah untuk memudahkan pegawai melaksanakantugas dengan cekap dan berkesan.
Oleh itu ianya hendaklah digunakan denganberhemah dan dihadkan kepada urusan rasmisahaja.
Penggunaan untuk urusan peribadi tidak digalakkan.
Sekiranya digunakan, kosnya hendaklah ditanggungoleh pegawai.
-
8/14/2019 Bhg 1 Pengurusan Am Pejabat
17/45
Kemudahan Komunikasi
Perkhidmatan PosPerkhidmatan Pos
Jabatan dikehendaki membayar semua perkhidmatanbagi penghantaran surat dan bungkusan.
Bayaran boleh dibuat melalui cara-cara berikut:
(a) pembelian setem secara tunai atau pesanan tempatan;
(b) menggunakan Mesin Franking;
(c) kemudahan pos jelas;
(d) kemudahan pembayaran secara atas talian (online);dan (e) sistem bayaran lain yang ditetapkan.
-
8/14/2019 Bhg 1 Pengurusan Am Pejabat
18/45
-
8/14/2019 Bhg 1 Pengurusan Am Pejabat
19/45
Kemudahan Komunikasi
Penghantaran surat dan bungkusan melalui posberdaftar hendaklah dibuat apabila bukti penghantarandan penerimaan diperlukan. Penghantarannya hanyadibenarkan dalam keadaan berikut:
(a) dikehendaki mengikut peraturan keselamatan;
(b) bukti penghantaran dan penerimaan diperlukan dari segiundang-undang; dan
(c) barang yang berharga atau mempunyai nilai kewangan.
Hanya penghantaran surat dan bungkusan yang perludisegerakan sahaja boleh dihantar melalui perkhidmatankurier.
-
8/14/2019 Bhg 1 Pengurusan Am Pejabat
20/45
Kemudahan Komunikasi
Perkhidmatan TelefonPerkhidmatan Telefon
Ketua Jabatan hendaklah memastikan pemasangan danpenggunaan telefon pejabat, telefon rasmi di rumah dan telefonbimbit mematuhi peraturan yang berkuat kuasa dan memantaupenggunaannya.
Penggunaan Sistem Pesanan Ringkas (SMS), Sistem PesananMultimedia (MMS), kamera digital dan pelbagai sistem lain yangdibekalkan di dalam telefon hendaklah dikawal penggunaannyamengikut peraturan yang ditetapkan dari semasa ke semasa.
Panggilan jauh hendaklah dihadkan kepada perkara yang mustahaksahaja dan memerlukan tindakan segera. Pegawai juga hendaklahmeringkaskan percakapan. Setiap panggilan yang dibuat hendaklahdirekodkan dalam fail (jika perlu) dan sekiranya memerlukantindakan susulan hendaklah diikuti dengan surat.
-
8/14/2019 Bhg 1 Pengurusan Am Pejabat
21/45
-
8/14/2019 Bhg 1 Pengurusan Am Pejabat
22/45
Kemudahan Komunikasi
FaksimiliFaksimili
Faksimili mempunyai keupayaan untuk menghantardokumen dalam bentuk rajah, penyata, carta, plan, fotodan lain-lain dalam bentuk asal.
Ia membantu Jabatan mengambil tindakan segera dantepat. Pemasangan, penggunaan dan pengawalanfaksimili hendaklah mematuhi peraturan yangditetapkan.
Ketua Jabatan boleh mengadakan peraturan dalamanbagi mengawal penggunaannya.
-
8/14/2019 Bhg 1 Pengurusan Am Pejabat
23/45
Kemudahan Komunikasi
Persidangan VideoPersidangan Video
Persidangan video merupakan satu kaedahtelekomunikasi yang membolehkan individu atau
kumpulan itu berinteraksi dan melihat antara satu samalain walaupun berada di tempat yang berlainan dalamwaktu yang sama.
Ketua Jabatan hendaklah mematuhi peraturan mengenaipenyediaan, penggunaan, penyelenggaraan dankawalan persidangan video yang ditetapkan.
-
8/14/2019 Bhg 1 Pengurusan Am Pejabat
24/45
Kemudahan Komunikasi
Kaedah Komunikasi ManualKaedah Komunikasi Manual Ketua Jabatan boleh menggunakan kaedah komunikasi
manual yang lain dan boleh digunakan disebabkan kesukaranperhubungan di tempat menerima serta kaedah tersebutsahaja yang terbaik keberkesanannya. Contohnyakemudahan telegram yang digunakan oleh Kementerian Luar
Negeri bagi perhubungan di beberapa negara.
Kaedah Komunikasi lainKaedah Komunikasi lain Ketua Jabatan juga boleh menggunakan kaedah komunikasi
terbaru yang diperkenalkan selaras dengan perkembanganteknologi maklumat (ICT).
-
8/14/2019 Bhg 1 Pengurusan Am Pejabat
25/45
-
8/14/2019 Bhg 1 Pengurusan Am Pejabat
26/45
Perhimpunan Bulanan
Ketua Jabatan bertanggungjawabmengadakan perhimpunan bulanan diperingkat jabatan masing-masing.
Perhimpunan ini bertujuan untukmembolehkan Ketua Jabatan
menyampaikan amanat dan maklumatsemasa, di samping mengeratkanhubungan di antara warga jabatan.
-
8/14/2019 Bhg 1 Pengurusan Am Pejabat
27/45
-
8/14/2019 Bhg 1 Pengurusan Am Pejabat
28/45
Ruang Pejabat
Ketua Jabatan bertanggungjawabmemastikan ruang pejabat mengikutkeluasan yang telah ditetapkan.
Panduan keluasan bilik pegawai,anggaran ruang kerja dan bilik
gunasama hendaklah dibuatmengikut kesesuaian sesuatujabatan.
-
8/14/2019 Bhg 1 Pengurusan Am Pejabat
29/45
Kebersihan Pejabat
Setiap pegawai perlu memastikan pejabat dankawasan sekitarnya bersih dan kemas denganmengambil tindakan seperti berikut:
mengasingkan bahan yang tidak dikehendaki denganmembuangkan yang tidak diperlukan;
menyusun atur peralatan yang dibekalkan; membersihkan peralatan, tempat bertugas dan
mencegah segala kecacatan terutama selepas
bertugas; dan memelihara kebersihan setiap masa dengan
menyimpan dokumen di tempat yang ditetapkan.
-
8/14/2019 Bhg 1 Pengurusan Am Pejabat
30/45
-
8/14/2019 Bhg 1 Pengurusan Am Pejabat
31/45
Pencegahan Kebakaran
Setiap jabatan hendaklah melantik pegawai atau membentukjawatankuasa yang bertanggungjawab merancang dan mengambillangkah yang sesuai untuk mencegah kebakaran. Antara aspekyang perlu diberi perhatian ialah:
(a) Pelan Tindakan Kebakaran Pelan tindakan kebakaran hendaklah disediakan dan dipamerkan di
setiap tingkat supaya apabila berlaku kebakaran semua wargajabatan dapat mengikuti laluan yang selamat yang telah ditetapkan.
(b) Sistem Pencegahan
Menyediakan panduan, tanda arah dan simbol berhubungpencegahan kebakaran yang jelas dan mudah difahami oleh semuapegawai. Panduan pencegahan hendaklah sentiasadikemaskinikan.
-
8/14/2019 Bhg 1 Pengurusan Am Pejabat
32/45
Sistem Kawalan Kebakaran :
API:
Pengesan asap
Pengesan api
Alat pemadam
Gelung Pancutan
Loceng amaranLatihan memadam api
Habislahrekodkita
musnah
TOLONG!!!
API.API
-
8/14/2019 Bhg 1 Pengurusan Am Pejabat
33/45
Pencegahan Kebakaran
Pemeriksaan Alat Pemadam Api
Ketua Jabatan hendaklah menentukanbahawa setiap pejabat mempunyai alat
pemadam api yang sesuai dan berfungsi.
Alat tersebut hendaklah diperiksa olehJabatan Bomba dan Penyelamat mengikut
spesifikasi yang ditentukan untuk alatberkenaan atau sekurang-kurangnya sekalisetahun.
-
8/14/2019 Bhg 1 Pengurusan Am Pejabat
34/45
-
8/14/2019 Bhg 1 Pengurusan Am Pejabat
35/45
Pencegahan Kebakaran
Latihan KebakaranLatihan Kebakaran
Latihan mencegah kebakaran, penggunaanpemadam api dan tindakan menyelamatkan
diri hendaklah diadakan sekurang-kurangnyasekali setahun.
Ketua Jabatan boleh memohon bantuan
Jabatan Bomba dan Penyelamat untukmemberi khidmat nasihat dan latihan yangdiperlukan.
-
8/14/2019 Bhg 1 Pengurusan Am Pejabat
36/45
Pencegahan Kebakaran
Bilik Simpanan Rekod Tahan ApiBilik Simpanan Rekod Tahan Api
Jabatan yang berurusan dengan rekod
penting hendaklah mengadakan biliksimpanan rekod yang tahan api (bilikkebal) atau lain-lain cara penyimpananrekod supaya apabila berlaku
kebakaran, rekod berkenaan tidakakan terhapus.
-
8/14/2019 Bhg 1 Pengurusan Am Pejabat
37/45
Khidmat Nasihat
Ketua Jabatan hendaklah berhubung dengan agensi berikut untukmendapatkan khidmat nasihat berkaitan:
Perundangan: Jabatan Peguam Negara untuk mendapatkannasihat perundangan.
Kewangan: Perbendaharaan Malaysia, Jabatan Akauntan Negaradan Jabatan Audit Negara mengikut mana yang berkenaan. Keselamatan: Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan,
Kementerian Keselamatan Dalam Negeri dan Polis Diraja Malaysiamengikut mana yang berkenaan.
Keselamatan ICT: Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan
Pengurusan Malaysia (MAMPU). Personel: Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia. Sistem dan Cara Kerja: Unit Pemodenan Tadbiran dan
Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU). Pengurusan Rekod Kerajaan: Jabatan Arkib Negara.
-
8/14/2019 Bhg 1 Pengurusan Am Pejabat
38/45
Penyelarasan dan Pemantauan
Ketua Jabatan di peringkat Persekutuan atau Negerihendaklah sentiasa mengekalkan hubungan baik denganagensi di peringkat negeri atau daerah bagi tujuanpenyelarasan dan pemantauan aktiviti.
Aktiviti yang digalakkan adalah seperti bermusyawarah,majlis taklimat, majlis dialog, lawatan dan pemeriksaan.
Di samping itu Ketua Jabatan boleh mengadakanprogram kemasyarakatan, sukan, keagamaan danaktiviti lain yang sesuai.
-
8/14/2019 Bhg 1 Pengurusan Am Pejabat
39/45
Program Kebajikan
Ketua Jabatan digalakkan supaya menganjurkan
program yang sesuai untuk mengeratkan
hubungan sesama warga jabatan, di samping
memelihara kebajikan mereka.
Antara program yang boleh diadakan seperti
hari keluarga, pesta sukan, penubuhan kelab
kebajikan, pusat penjagaan kanak-kanak, majlis
keagamaan, jamuan, ceramah dan lawatan.
-
8/14/2019 Bhg 1 Pengurusan Am Pejabat
40/45
SENARAI PEKELILING, SURAT PEKELILING DAN
PERATURAN YANG BERKUAT KUASA BERKAITAN
PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT
Per. 1.1 & 1.2 - Peranan Kerajaan & TanggungjawabKetua Jabatan Pekeliling Am Bil. 2 Tahun 1982 - Organisasi Kementerian-
Kementerian.
Per. 1.2 (a) & (b) - Penyediaan Visi, Misi, Objektif &Piagam Pelanggan Jabatan i. PKPA Bil. 8 Tahun 1991 - Panduan Manual Prosedur Kerja &
Fail Meja; dan
ii. PKPA Bil. 3 Tahun 1993 - Panduan Mengenai PiagamPelanggan.
Per. 1.2 (c) - Penyediaan Sasaran Kerja Tahunan (SKT) PP Bil. 4 Tahun 2002 - Lampiran A3 Panduan Penyedian SKT.
-
8/14/2019 Bhg 1 Pengurusan Am Pejabat
41/45
Per. 1.2 (g) - Aplikasi Psikologi Dalam PengurusanSumber Manusia PP Bil. 18 Tahun 2005 - Panduan Aplikasi Psikologi Dalam
Pengurusan Sumber Manusia.
Per. 1.2 (h) - Progam Kualiti Jabatan PKPA Bil. 4 Tahun 1991 - Garis Panduan Mengenai Strategi-
Strategi Peningkatan Kualiti Dalam Perkhidmatan Awam.
Per.1.2 (i) - Kerjasama Antara Sektor Kerajaan DenganSwasta PKPA Bil. 9 Tahun 1991 - Panduan Mengenai Pelaksanaan
Dasar Persyarikatan Malaysia.
Per. 1.3 & 1.4 - Semakan Semula Fungsi & AktivitiJabatan PKPA Bil.1 Tahun 2002 - Garis Panduan Semakan Semula
Prosedur & Proses Kerja Di Agensi Kerajaan.
-
8/14/2019 Bhg 1 Pengurusan Am Pejabat
42/45
Per.1.5 - Undang-Undang Dan Peraturan Surat Edaran KSN Bertarikh 24.4.2004 - Usaha-Usaha Meningkatkan
Keberkesanan Sistem Penyampaian Perkhidmatan Kerajaan.
Per. 1.6 - Senarai Tugas PKPA Bil. 8 Tahun 1991 - Panduan Manual Prosedur Kerja & Fail Meja.
Per. 1.9 - Perkhidmatan Pos Surat Pos Malaysia Bhd Bertarikh 21.4.1999 - Pemberhentian
Penggunaan Lampiran A Bagi Jabatan/Agensi Kerajaan.
Per.1.12 - Pemasangan Telefon Pekeliling Perbendaharaan Bil. 12 Tahun 1994 & Bil. 3 Tahun 2001 -
Pemasangan Telefon Pejabat & Telefon Rasmi Rumah & PenggunaanTelefon Bimbit (Handphone).
Per. 1.13 - Penggunaan Telefon Berhemah PKPA Bil. 1 Tahun 1991 - Panduan Meningkatkan Kualiti Layanan
Urusan Melalui Telefon.
Per. 1.14 - Faksimili Surat Pekeliling Am Bil. 1 Tahun 1993 - Peraturan Penggunaan Mesin
Faksimili Di Pejabat-Pejabat Kerajaan.
Per 1 18 Perhimpunan Bulanan
-
8/14/2019 Bhg 1 Pengurusan Am Pejabat
43/45
Per. 1.18 - Perhimpunan Bulanan Pekeliling Am Bil. 2 Tahun 2000 - Perhimpunan Bulanan di Kementerian.
Per. 1.19 - Ruang Pejabat i. Perintah Am 24, 25 & 26 Bab E - Rumah & Bangunan Kerajaan; ii. Surat Pekeliling Am Bil. 4 Tahun 1982 (Termasuk Pindaan) - Permohanan Ruang Pejabat Sama Ada
Dalam Bangunan Gunasama Atau Pun Disewa Dalam Bangunan Swasta;dan
iii. Surat Pekeliling Am Bil. 14 Tahun 1982 - Pelaksanaan Pejabat PelanTerbuka.
Per. 1.20 - Kebersihan Pejabat Surat Pekeliling Am Bil. 8 Tahun 1981 - Kebersihan Dan Keindahan
Kawasan.
Per. 1.23 - Penyelarasan & Pemantauan Surat Pekeliling Am Bil. 5 Tahun 1993 - Peraturan-Peraturan Bagi
Pegawai-Pegawai Persekutuan Yang Berkhidmat Di Jabatan-Jabatan DiBawah Pentadbiran Kerajaan Negeri.
Per. 1.24 - Program Kebajikan PP Bil. 6 Tahun 1989 - Kebajikan Untuk Anggota Perkhidmatan Awam.
-
8/14/2019 Bhg 1 Pengurusan Am Pejabat
44/45
SEMUGA BERJAYASEMUGA BERJAYA
KURSUS INDUKSIKURSUS INDUKSI
AADK 2009AADK 2009
-
8/14/2019 Bhg 1 Pengurusan Am Pejabat
45/45