Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für ambulante Dienste · 2 Betriebswirtschaftliche Kennzahlen...

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1 Fachtagung der Volkssolidarität 2010 Am 6. Mai 2010 in Potsdam Wie viel Controlling verträgt braucht die Pflege? Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für ambulante Dienste Referent: Andreas Heiber System & Praxis Bielefeld © System & Praxis Andreas Heiber - Unternehmensberatung für die ambulante Pflege - Syspra ® 2010 - [email protected] ®

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Fachtagung der Volkssolidarität 2010

Am 6. Mai 2010 in Potsdam

Wie viel Controlling verträgt – braucht die Pflege?

Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für

ambulante Dienste

Referent: Andreas Heiber

System & Praxis Bielefeld

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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für

ambulante Dienste

1. Was sind Kennzahlen ???Eine betriebswirtschaftliche Kennzahl wird innerhalb der

Betriebswirtschaft zur Beurteilung von Unternehmen eingesetzt.

Sie dient als Basis für Entscheidungen (Problemerkennung, Ermittlung

von betrieblichen Stark- und Schwachstellen,

Informationsgewinnung), zur Kontrolle (Soll-Ist-Vergleich), zur

Dokumentation und/oder zur Koordination (Verhaltenssteuerung)

wichtiger Sachverhalte und Zusammenhänge im Unternehmen.

Eine Kennzahl wird aus der Fülle der in Unternehmen vorhandenen

Zahlen des Rechnungswesens als besonders aussagekräftige

Größe ausgewählt.

Als relative Kennzahl werden zwei ausgewählte Größen in einen

geeigneten Bezug zueinander gesetzt.

Kennzahlen liefern eine verdichtete Information. (aus Wikipedia 2010)

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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für

ambulante Dienste

1. Welche Kennzahlen für Pflegedienste ?• Kostendeckung gesamt

Erträge

• Erträge pro Kunde ?

Aufwendungen

• Personalkosten

• Kosten pro Stunde

• Parameter für Erlösorientierte Einsatzplanung ?

• Folgen von Tarifsteigerungen

• Kosten pro Kunde ?

• Vergütungsverhandlungen: Angebote der Kostenträger einschätzen

• Preise für Privatleistungen

• Fahrzeugkosten im Vergleich ?

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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für

ambulante Dienste

2. Wirtschaftlichkeit (Definition)

Wirtschaftlich ist,

"wenn der durch die Leistungserbringung

erwartete Erfolg nicht auf einem weniger

aufwendigen Weg erzielt werden kann"(Schuldziniski, LPK-XI 1998)

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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für

ambulante Dienste

2. Wirtschaftlichkeit (Definition 2)

Übersetzt für die Pflege• Erfolg = Leistung durchgeführt in der vereinbarten Qualität (z.B.

aktivierende Pflege)

• Weniger aufwendige Weg = benötigte Arbeitszeit

=> Wirtschaftlichkeitsreserven sind heute i.d.R. nicht mehr vorhanden

=> Arbeitszeit kürzen = Qualität verschlechtern = Verlust

Versorgungsvertrag

=> Reduzierung der Personalkosten durch Lohnsenkung ist der falsche

Weg, da eine leistungsgerechte Vergütung garantiert ist (§ 89 SGB XI)

=> eine Unterdeckung der Kosten ist nur durch Vergütungsverhandlungen

lösbar!

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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für

ambulante Dienste

3. Pflegedienste (organisatorisch) ???

Zusammenfassung von Pflegekräften mit dem Zweck, Kunden in ihrer

häuslichen Umgebung zu pflegen und zu versorgen

• Verantwortlich geleitet von Pflegedienstleitung

• Mobil (um die Kunden zuhause versorgen zu können)

Struktur der Kosten

• Pflegepersonalkosten

• Verwaltungskosten (PDL-Anteile, Verwaltung, Overhead

Verwaltung)

• Sachkosten (Fahrzeuge, Büro)

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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für

ambulante Dienste

3. Pflegedienste (rechtlich) ???1. Versorgungsvertrag nach § 71 SGB XI (Pflegeversicherung)

• „Selbständig wirtschaftende Einrichtung“ (PBV)

• Pflegen und hauswirtschaftlich versorgen

2. Vertrag nach 132a SGB V (Krankenversicherung)

• Durchführung der verordneten und genehmigten

Behandlungspflegen

3. weitere Dienstleistungen (Privat)

• Privat vereinbarte und finanzierte Dienstleistungen wie Betreuung,

haushaltsnahe Dienstleistungen, EAR, …

4. Vertrag nach § 75 SGB XII (Sozialhilfe)

• Andere Verrichtungen

• Investitionskosten (§ 75, Abs. 5 SGB XII)

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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für

ambulante Dienste

3. Auswirkungen auf Kennzahlen?

Pflegedienste sind „Gemischtwarenläden“!

Finanzierung durch unterschiedliche Kostenträger und unterschiedliche

rechtliche Bedingungen (z.B. Investitionskostenförderung SGB XI)

Konsequenz für Betriebswirtschaftliche Fragestellungen

• Generelle Fragestellungen:

• Betriebsergebnis positiv oder negativ

Weitere Fragestellungen/Kennzahlen müssen

differenziert nach Kostenstellen dargestellt

werden, sonst ist die Aussage unklar oder nicht

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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für

ambulante Dienste

3. Kostenstellenrechnung

Trennung der Erträge und Aufwendungen mindestens nachSGB XI und Andere

Rechtsgrundlage• Versorgungsvertrag. „Selbständig wirtschaftende Einrichtung“

• PBV: selbst bei Ausnahmeregelung § 9 muss Betriebstrennung erfolgen

Praktisch heißt das:

• Trennung der Erträge

• Erfolgt in der Praxis, automatisch über Pflegesoftware

• Trennung der Aufwendungen (Personalkosten, Sachkosten)

• Erfolgt oft nicht

• Oftmals bescheinigen selbst Steuerberater bzw. Wirtschaftsprüfer

Pflegeeinrichtungen die Anwendung der PBV, ohne eine

Betriebstrennung vorgenommen zu haben

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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für

ambulante Dienste

4. Kostenstellenstruktur: Pflicht!

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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für

ambulante Dienste

4. Sinnvolle Kostenstellenstruktur

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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für

ambulante Dienste

4. Pflegebuchführungsverordnung

Zuordnung zu Betriebsteilen:

§ 4, Abs. 3 Bei gemischten Einrichtungen im Sinne des § 1 Abs. 2 Satz 2 kann der Träger einen auf die

Leistungen nach dem Elften Buch Sozialgesetzbuch begrenzten Jahresabschluß (Teil-

Jahresabschluß) erstellen oder unter Verwendung der Anlagen 3a und 3b die Erträge und

Aufwendungen seiner Pflegeeinrichtungen in einer nach Anlage 2 gegliederten Teil-Gewinn-

und Verlustrechnung so zusammenfassen, daß sie von den anderen Leistungsbereichen der

Einrichtung getrennt sind.

Ist eine Abgrenzung nicht möglich, haben die erforderlichen Zuordnungen zu den

verschiedenen Leistungsbereichen auf der Grundlage von vorsichtigen und

wirklichkeitsnahen Schätzungen zu erfolgen. § 7 bleibt unberührt.

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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für

ambulante Dienste

4. Verteilungsschlüssel

Direkt zuzuordnende Aufwendungen• Arbeitszeit vor Ort bei Kunden

• Aufteilung nach erbrachten Leistungen

Andere Aufwendungen• Wegezeiten

• Organisationszeiten

• Verwaltungskosten

• Sachkosten

Verteilungsschlüssel für Andere Aufwendungen• Umsatz?

• Schätzung?

• Anzahl der Einsätze (siehe Heiber 2002, Sießegger 2009)!

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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für

ambulante Dienste

5. Analyseebenen und sinnvolle Kennzahlen

1. Erträge• SGB XI

• SGB V

• Andere

2. Aufwendungen (auch differenziert nach Kostenstellen)• Pflegepersonalkosten

• Organisationszeiten

• Verwaltungskosten (auch PDL-Anteil)• Overheadkosten

• Sachkosten• Verbrauchskosten

• Investitionskosten

• Fahrzeugkosten (übergreifend)

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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für

ambulante Dienste

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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für

ambulante Dienste

5. Umsatzauswertung/Vergleich• Pflegestufenverteilung

• Anteil Verhinderungspflege und Betreuungsleistung

• Privatanteil an PV-Leistung

• Sozialhilfe und Privatleistungen

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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für

ambulante Dienste

5.Ertragsauswertung Leistungen SGB XI:

die übersehenen Leistungen finden!

Problem in der Wahrnehmung der Mitarbeiter:• Teilweise unklare Definition von Leistungen (Teilwaschen, Hilfe bei

Ausscheidungen)

• Unklarheit über den „Hilfe-Begriff“ (Anleitung, Beaufsichtigung)

• Dadurch Mehrleistungen

Kennzahl• Verhältnis ‚Kleine‘ Pflegen zu ‚Große‘ Pflegen

• Ausscheidung zu Summe ‚Kleine‘ und ‚Große‘ Pflegen

• Lagern/Betten (?)

(siehe auch Heiber in HP 7/2010; www.syspra.de)

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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für

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5. Leistungsanalyse

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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für

ambulante Dienste

6. Gesamtkennzahlen: Kostendeckung

Deckungsbeitrag 1

• Deckung der Variablen Kosten

• Erträge abzüglich Pflegepersonalkosten und Verbrauchskosten

(i.d.R. vor allem Kraftstoffe, Pflegematerial)

Deckungsbeitrag 2

• Deckung der Variablen Kosten und der Bereichsfixen Kosten (zzgl.

Verwaltungskosten, die direkt im Pflegedienst anfallen/zugeordnet

sind)

Deckungsbeitrag 3

• Deckung der Variablen, Bereichsfixen Kosten und Overheadkosten,

(die zentral für den Pflegedienst anfallen)

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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für

ambulante Dienste

6. Kostendeckung pro Kostenstelle

Kostendeckung je Kostenstelle• SGB XI

• SGB V

• Privat

• Andere

Kosten pro Leistungsstunde nach Kostenstellen

• Grundlage für Entscheidungen bei Vergütungsangeboten bzw.

Vergütungsverhandlungen

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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für

ambulante Dienste

6. Ertragskennzahlen

Pflegepersonalkosten zu Gesamtkosten

• Sind im Grundsatz variable Kosten (Jahresarbeitszeitkonten)

• Sollte um ca. 80 % liegen

• Je niedriger, desto höher sind Verwaltungs- und Overheadkosten!

Verwaltungskosten zu Gesamtkosten

• Sind zunächst Fix-Kosten

• PDL-Anteil sauber trennen (nur administrative Arbeitszeit)

Sachkosten zu Gesamtkosten

• gemischte Kosten (teilweise Verbrauchskosten)

Kostendeckung Investitionskosten SGB XI

• Sollten zu 100 % gedeckt sein

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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für

ambulante Dienste

6. Exkurs Investitionskosten (1)

Sonderdefinition der Pflegeversicherung (§ 82):

Duale Finanzierung

(2) In der Pflegevergütung und in den Entgelten für Unterkunft und Verpflegung dürfen keine

Aufwendungen berücksichtigt werden für

1. Maßnahmen, die dazu bestimmt sind, die für den Betrieb der Pflegeeinrichtung

notwendigen Gebäude und sonstigen abschreibungsfähigen Anlagegüter herzustellen,

anzuschaffen, wiederzubeschaffen, zu ergänzen, instandzuhalten oder instandzusetzen;

ausgenommen sind die zum Verbrauch bestimmten Güter (Verbrauchsgüter), die der

Pflegevergütung nach Absatz 1 Satz 1 Nr. 1 zuzuordnen sind,

2. den Erwerb und die Erschließung von Grundstücken,

3. Miete, Pacht, Nutzung oder Mitbenutzung von Grundstücken, Gebäuden oder sonstigen

Anlagegütern,

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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für

ambulante Dienste

6. Exkurs Investitionskosten (2)

Investitionskosten SGB XI beim Pflegedienst

• Alle Fahrzeugkosten (bis auf Kraftstoffe)

• Büro (Miete, Abschreibung etc.)

• Büroausstattung (bis auf Verbrauchsgüter)

Finanzierung

1. Ganz über Landeszuschüsse

2. Teilweise über Zuschüsse und evtl. Möglichkeit de teilweisen

Weiterberechnung

3. Keine Zuschüsse, dann Weiterberechnung an Privat

Falls Sozialhilfeträger Zuschüsse übernehmen soll, Vereinbarung § 75

SGB XII schließen

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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für

ambulante Dienste

6. Exkurs Investitionskosten (3)

Investitionskosten SGB XI beim Pflegedienst

Investitionskosten sind nur im Bereich SGB XI separat auszuweisen und

vergütet, nicht jedoch im Bereich SGB V, Privat und Sonstige!

• Zuschüsse zu Investitionskosten bzw. andere Erträge dürfen nur für

den Bereich Investitionskosten SGB XI verwendet werden

• Bei ‚Überzahlung‘ evtl. Rückzahlungspflicht bei Zuschüssen!?!

• Differenzierte Kostenrechnung im Bereich Investitionskosten

• Ermittlung der Deckung SGB XI

• Evtl. höhere Weiterberechnung etc.

• Ohne Förderung und ohne Weiterberechnung argumentative

Probleme bei Vergütungsverhandlungen!

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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für

ambulante Dienste

7. Steuerungskennzahlen (1)

Voraussichtliche Umsätze zu tatsächlichen

Arbeitsstunden

• Da Pflegepersonalkosten weitgehend variabel steuerbar sind, sollte

bei Umsatzrückgang auch die Arbeitszeit zurück gehen

• Kann schon auf der Basis der in Rechnung gestellten Leistungen

am Anfang des Folgemonats ermittelt werden

• Arbeitsstunden bereinigt um Urlaub (dieser wird rechnerisch auf

alle Monate gleich verteilt)

• Beispiel: Dynamische Kennzahl (Heiber)

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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für

ambulante Dienste

7. Steuerungskennzahlen (2)

Organisationszeiten zu Arbeitszeit Pflege

• Umfang der Organisationszeiten

• Z.B. Übergaben, Dienstbesprechungen, Fortbildungen,

Bürozeiten, etc.

• => evtl. Kennzahl Organisationszeiten ohne Fortbildungzeit!

• Organisationszeiten nehmen oft zu, wenn Kunden wegfallen

• Vergleichswerte über externen Vergleich hilfreich, um mit den

eigenen Mitarbeitern über die notwendigen und nicht

notwendigen Organisationszeiten zu diskutieren

• => Aufgabenkritik

• => evtl. Neuverteilung von Aufgaben

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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für

ambulante Dienste

7 .Steuerungskennzahlen (3)

Wegezeit (?)

• Von Wohnungstür zu Wohnungstür

• Voraussetzung: Minutengenaue Erfassung

• Im Wesentlichen abhängig von der Kundenverteilung und der

Geografie und Straßenführung!

• Vergleichbar nur im direkten Vergleich der gleichen Tour bei

unterschiedlichen Mitarbeitern

• Kostenfaktor ist die Arbeitszeit, nicht die Sachkosten

(Fahrzeuge)

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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für

ambulante Dienste

7 .Steuerungskennzahlen (4)

Heimliche Leistungen mit Kennzahlen erkennbar ?

• Zusätzliche Leistungen oft ohne bekannte Abrechnungsgrundlage

und ohne Abrechnung

• Kunde sieht sie als ‚normal‘ an, erkennt sie nicht als Besonderheit

• Pflegedienst erkennt sie nur indirekt, wenn Mitarbeiter mehr Zeit für

die definierten Leistungen benötigt

• Nicht über Kennzahl erkennbar, nur indirekt (z.B. geringer

Selbstzahleranteil, kaum Privatleistungen, keine Privatpreisliste)

• Nur in offener Diskussion zu benennen oder bei Tourenvisite

erkennbar

• Regelmäßige Sensibilisierung der Mitarbeiter

• Stärkung der Mitarbeiter

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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für

ambulante Dienste

8. Unsinnige Kennzahlen!

Umsatz pro Kunde (im Durchschnitt aller Kunden)• Aussage: je mehr Umsatz pro Kunde, desto besser ‚verkauft‘ der

Pflegedienst Leistungen!

Prüfung• Höherer Umsatz im Durchschnitt bedeutet höherer Anteil an hohen

Pflegestufen

• je mehr Kunden Pflegestufe 3, desto höher die Kennzahl, desto

gefährdeter ist der Dienst: ‚Verlust‘ einer Pflegestufe 3 bedeutet

Kompensation durch 3 bis 4 Neukunden Pflegestufe 1!!!

• Dem Umsatz stehen zu über 80 % variable Personalkosten

entgegen!

• Niedriger Umsatz = viele Kunden = viel Potential!

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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für

ambulante Dienste

8. Unsinnige Kennzahlen!

Umsatz pro Mitarbeiter• Aussage: je mehr Umsatz der Mitarbeiter erzielt, um so besser ist er!

Prüfung• Die Aufträge und Arbeitszeiten der Mitarbeiter verantwortet die PDL

(Einsatzplanung und Tourenpläne)

• Der ‚Erfolg‘ des Mitarbeiters ist nicht am Umsatz messbar, denn:

• Je schneller er arbeitet, um so ‚besser‘ ist er?

• Je schneller er arbeitet, um so schlechter kann die Qualität

werden (z.B. in Hinblick auf ‚aktivierende Pflege‘!)

• Leistungsabhängige Vergütung (nach Anzahl erbrachter

Leistungen) verstößt damit gegen Versorgungsverträge!

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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für

ambulante Dienste

8. Diskussionswürdige Fragestellungen

Zu viele Fahrzeuge im Einsatz?• Verhältnis der Fahrzeuge zu ???

Diskussion• Fahrzeugkosten betragen im Verhältnis der Gesamtkosten ca. 10

%, eher weniger

• Fahrzeuge sind ein wichtiger Werbeträger und Werbefaktor!

• Im Verhältnis deutlich effektiver und günstiger als z.B.

Zeitungsanzeigen

• Privatnutzung ist steuerrechtlich geregelt, für die

Mitarbeitergewinnung u.U. ein Vorteil

• Pflegedienste werden (erst) durch Dienstwagen sichtbar!

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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für

ambulante Dienste

9. Kennzahlenvergleiche oder das Problem

von Äpfeln und Birnen!

Auf genaue Definition und Abgrenzung achten!

• Definition und Trennung der Personalkosten

• Voraussetzung: differenzierte Kontierung oder

andere Form der Trennung möglich!

• Definition der Verwaltungskosten (z.B. PDL)

Die meisten Kennzahlen sind nur bis auf Landesebene

vergleichbar• unterschiedliche strukturelle Vorgaben und Vergütungen

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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für

ambulante Dienste

9. Kennzahlenvergleiche oder das Problem

von Äpfeln und Birnen! (2)

Definition der Einheiten beachten!

Beispiel• Vergleich der PDL- Stunden (Verwaltung) zu Arbeitsstunden Pflege ist

sinnvoll

• Vergleich PDL – Kosten zu Pflegepersonalkosten ist nicht sinnvoll, da

PDL-Kosten u.U. tarifbedingt unterschiedlich hoch sind

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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für

ambulante Dienste

Zum Schluss:

Liebe Pflegekräfte: „Auch Pflegekräfte ohne betriebswirtschaftliche Ausbildung können

betriebswirt-schaftlich Denken und Handeln. Dies ist kein

alleiniges Geburtsrecht von Betriebswirten und Controllern!“ Heiber in: „Kostenrechnung für die ambulante Pflege“ 2002

Nur wer wirtschaftlich (siehe Folie 4) arbeitet, kann die Kunden

dauerhaft versorgen (und somit auch noch die Arbeitsplätze

sichern)!

Liebe Geschäftsführer: Ohne eine leistungsgerechte Vergütung keine

wirtschaftliche Pflege!

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Hinweise

„Kostenrechnung für die ambulante Pflege“, von Andreas Heiber, Vincentz

Network Hannover 2002, vergriffen (siehe auch www.syspra.de/wirtschaftlichkeit/html )

Handbuch „Ambulante Einsatzplanung“ von Andreas Heiber und Gerd Nett,

Vincentz Network, Hannover 2007

„Kalkulieren, Organisieren, Steuern“ von Thomas Sießegger, Vincentz Network

Hannover 2010

Viele Artikel zum Themenbereich zu finden über www.syspra.de im Bereich

„Artikelarchiv“)

Andreas Heiber, Bielefeld: Jahrgang 1963, seit 1993 als Unternehmensberater

für Ambulante Pflege selbständig;

Schwerpunkte: Organisationsabläufe, Rechtliche Grundlagen, Leistungs- und

Kostenrechnung, Vergütungsverhandlungen,. Qualitätssicherung

Kontakt: [email protected], Tel. 05 21 / 98 25 56 15

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