BESLUTNINGSDOKUMENT Version 1 - OS2...en lokal implementering af fællesoffentlige standarder og...

BESLUTNINGSDOKUMENT

Version 1.0 Dato 22.3.2016

BESLUTNINGSMATERIALE OS2MO - Side 2 af 39

Indhold Indledning ............................................................................................................................................................ 4

Formål og modtagergruppe ..................................................................................................................... 4

Bilagsoversigt ................................................................................................................................................ 5

Grundfortælling for OS2MO ......................................................................................................................... 6

Baggrund ......................................................................................................................................................... 6

KL og OS2MO ................................................................................................................................................. 6

Støttesystemerne og OS2MO ................................................................................................................... 7

Udfordringer .................................................................................................................................................. 7

Gevinster ......................................................................................................................................................... 8

Hvorfor OS2MO? ............................................................................................................................................ 10

Mål og delmål.............................................................................................................................................. 10

Leverancer ................................................................................................................................................... 11

Opsummering ............................................................................................................................................. 12

Beslutningsorgan ift. OS2MO .................................................................................................................... 13

OS2 .................................................................................................................................................................. 13

Styregruppen .............................................................................................................................................. 13

Projektleder og projektgruppen ......................................................................................................... 14

Analyse af de eksisterende løsninger .................................................................................................... 15

Funding af analysefasen ......................................................................................................................... 15

IT-arkitekten ............................................................................................................................................... 15

Evalueringer af eksisterende løsninger ........................................................................................... 16

Konklusion på analysen ......................................................................................................................... 16

Dialog med den kommunale omverden ............................................................................................... 18

Løsningen OS2MO ......................................................................................................................................... 19

Samarbejdet med KL – Den fælleskommunale Rammearkitektur ....................................... 20

Med lokalt ejerskab følger lokalt ansvar .................................................................................... 21

Erfaringsopbygning og kompetenceudvikling ......................................................................... 21


Samarbejdet med KOMBIT – Støttesystemerne ........................................................................... 22

Udviklingssetup .............................................................................................................................................. 24

Tilslutningsaftale ........................................................................................................................................... 25

Tilslutningsmodel ..................................................................................................................................... 25

Afregningsmodel .................................................................................................................................. 26

Et fællesskab ............................................................................................................................................... 27

Forpligtelser og afgrænsninger .......................................................................................................... 27

Governance....................................................................................................................................................... 29

Faseplan ............................................................................................................................................................. 30

Tidsplan ............................................................................................................................................................. 30

Når OS2MO at blive klar til at STS skal have data? ..................................................................... 31

Indkøbsform .................................................................................................................................................... 32

Løsningen ..................................................................................................................................................... 32

Øvrige indkøb ............................................................................................................................................. 32

Implementeringsstøtte ........................................................................................................................... 32

Governance, Drift og Videreudvikling .............................................................................................. 33

Databehandleraftaler .............................................................................................................................. 33

Business Case .................................................................................................................................................. 34

Ulemper ved OS2MO ............................................................................................................................... 36

Interessentanalyse ........................................................................................................................................ 37

Kommunikation ......................................................................................................................................... 37

Risikoanalyse ................................................................................................................................................... 38

Opsamling – Hvad så nu? ............................................................................................................................ 39


Indledning Kommunerne har i dag mange forskellige steder hvor ”kommunens organisering” anvendes i form af forskellige organisationsmodeller. De mest omfattende organisationsmodeller er fx i økonomisystemet og i personalesystemet, men det kan også være organiseringen som beskrevet i de konkrete fagsystemer som pleje- omsorgssystemer eller UNI-C organisationsmodellen for skoleområdet. Disse mange forskellige organisationsmodeller udtrykker forskellige behov, men er i et større eller mindre omfang relaterede til hinanden.

Den ”oversete” organisationsmodel er den model der beskriver den reelle organisationsmodel i form af besluttede organisationsenheder og de referencer mellem chefer, medarbejdere og enheder som ledelserne på alle niveauer har besluttet – referencemodellen for kommunens organisation.

OS2MO er et produkt, der kan rumme og sammenbinde alle kommunens organisationsmodeller således, at de fagligt betingede organisationsmodeller organiseres og refereres til referencemodellen for kommunens organisation.

Dette er fortællingen om OS2MO; løsningen og fællesskabet.

Dokumentet beskriver, hvorledes projektet om at skabe OS2MO blev til, og hvordan OS2MO kom til det nuværende stade, samt hvordan OS2MO bliver til et produkt.

Indeværende dokument er hoveddokumentet i beslutningsmaterialet om deltagelse i OS2MO projektet. Og derfor omtalt som ”Beslutningsdokumentet”. Dokumentet indeholder både en projektbeskrivelse af OS2MO-projektet og resultaterne fra analysefasen, projektet i efteråret 2015 har gennemført. Derfor er det sammensat således, at projektet og produktet OS2MO belyses fra forskellige vinkler. Bilag understøtter elementer i dokumentet yderligere.

Materialet kunne ikke være blevet skabt uden støtte til funding af analysefasen fra følgende donatorer: Albertslund, Ballerup, Favrskov, Fredensborg, Frederikshavn, Frederikssund, Gentofte, Hedensted, Helsingør, Herning, Hjørring, Ishøj, Odense, Odsherred, Ringkøbing-Skjern, Ringsted, Silkeborg, Sorø, Stevns, Svendborg, Syddjurs, Tønder, Vallensbæk, Varde, Viborg, Vordingborg, Aalborg, Århus og Silkeborg Data.

Formål og modtagergruppe

Beslutningsdokumentet er udformet til beslutningstagere, der i de enkelte kommuner ønsker indsigt i OS2MO-projektet, dets fordele, gevinster og udfordringer. Dokumentet kan med fordel også læses af andre med interesse for bl.a. tekniske og arkitekturmæssige områder.

Kommunale beslutningstagere har primært værdi af at læse følgende i nævnte rækkefølge:

Bilag 12, 11, 13 Nærværende dokument


Digitaliseringskonsulenter, projektledere, konsulenter mv. i interesserede kommuner har primært værdi af følgende:

Indeværende dokument Bilag 4, 5, 6 og 10

Teknisk interesserede har primært værdi af følgende:

Indeværende dokument Bilag 1, 3 og 4

Der er i indeværende dokument konklusioner som uddybes i de enkelte bilag.

Bilagsoversigt

Bilagene findes i dokumentet ”Beslutningsmaterialet – Bilag samlet” som selvstændigt dokument. Bilag 10b er dog et separat dokument. Bilag 1. Analyser af relevante initiativer Bilag 2. Arrangementer i analysefasen Bilag 3. Arkitekturprincipper Bilag 4. Løsningsbeskrivelse Bilag 5. Faseplan Bilag 6. Tidsplan Bilag 7. Budget for udvikling af OS2MO 1.0 Bilag 8. Interessentanalyse Bilag 9. Risikoanalyse Bilag 10a. Lokal Business Case Bilag 10b. Lokal Business Case (Excel ark) Bilag 10c. Eksempel på en organisationsændring Bilag 11. Projektet - kort fortalt Bilag 12. Executive summary – Paradigmeskiftet af kommunernes digitale fundament Bilag 13. Tilslutningsaftale for ”Udvikling af OS2MO 1.0”


Grundfortælling for OS2MO

Baggrund

Kommunernes it-landskab udvikles og ændres ganske betydeligt i disse år. Der er med salget af KMD i 2009 og det efterfølgende Monopolbrud sat gang i en udvikling hvor kommunerne har hjemtaget en del af ansvaret for at den kommunale it-infrastruktur og understøtter bl.a. Den fælleskommunale Rammearkitektur og standarder for kommunalt it.

Den kommunale sektor sættes ligeledes under pres for at udvikle nye digitale løsninger, senest med den Fælleskommunale og den Offentlige Digitaliseringsstrategi. Strategierne stiller nye krav til kommunerne om enkeltvis eller i fællesskab at anvende og udstille data som kommunernes systemer i dag har svært ved at leve op til. Kravene til kommunerne omhandler bl.a. medarbejder- og organisationsdata som vil være uundværlige grunddata i realiseringen af målsætningerne i de nye strategier og de fælles løsninger.

Siden 2010 hvor It-og Telestyrelsen udgav OIO Sag og Dokument standarderne har en del kommuner samarbejdet med Axapoint om APOS om at udvikle et produkt der kan implementere standarderne til vedligeholdelse af organisationsdata i den enkelte kommune. Efter KMD’s overtagelse af Axapoint er ejerskabet til APOS overgået til KMD. For at undgå at kommunerne bliver afhængige af en enkelt leverandør til denne essentielle infrastrukturkomponent, er en række kommuner gået sammen for at udvikle et system til håndtering af medarbejder- og organisationsdata, baseret på OIO Organisation og OIO Klassifikation under OS2-fællesskabet.

OS2 har fået overdraget den brugergrænseflade Odense Kommune udviklede i et forsøg på at implementere APOS2. Samtidig har de nordjyske kommuner bag projektet VeRA stillet deres løsning til rådighed for OS2-fællesskabet. Ud over at have bidraget til VeRA har KL’s arkitekter hjulpet Frederiksberg i deres udvikling af projektet LoRA, ligeledes en lokal implementering af fællesoffentlige standarder og principperne i Den fælleskommunale Rammearkitektur.

Det er derfor været naturligt for kommunerne bag OS2MO at det er fællesskabet under OS2 der skal stå for udviklingen af en ny organisationskomponent og for at opbygge en governance omkring løsningen til at håndtere organisationsdata.

KL og OS2MO

KL har med Rammearkitekturen sat rammerne for hvordan kommunerne fremadrettet skal arbejde med deres digitale infrastrukturer, og hvilke krav de skal stille til leverandørerne ift. fremtidige løsninger. Det forudsætter at kommunerne, enten selv eller i samarbejde, understøtter hinanden i processen hen i mod en lokal implementering af komponenterne i rammearkitekturen. Derfor bidrager KL til OS2MO-projektet med viden og sparring ift. hvordan Rammearkitekturens byggeklodser, startende med Organisation og Medarbejder, bliver til funktionelle og implementerbare løsninger i den enkelte kommune. Det er tanken at KL gennem denne deltagelse kan hjælpe kommuner med at få Rammearkitekturen implementeret i deres lokale


infrastruktur – også selv om den enkelte kommune ikke har alle de nødvendige arkitekturkompetencer.

Da OS2MO er en implementering af væsentlige centrale komponenter i en lokal rammearkitektur, har It-arkitekturrådet stort fokus på projektet.

Støttesystemerne og OS2MO

KOMBIT udvikler som en del af Monopolbruddet Støttesystemerne (STS) bl.a. Klassifikation og Organisation. De bygger på de fællesoffentlige standarder, men har et begrænset scope der medfører at de ikke i nær fremtid kan implementeres som en lokal organisations-komponent i kommunerne.

”STS indeholder funktionalitet, som kan benyttes på tværs af kommunale systemer, når monopolbruddet er succesfuldt implementeret. ” (http://www.kombit.dk/sts)

KOMBIT’s afgrænsning af STS betyder at den enkelte kommune kan have en lokal organisationskomponent der kan spille sammen med STS.

OS2MO er derfor designet til at kunne fungere som lokal organisationskomponent der er master for STS Organisation og Klassifikation. OS2 Organisationskomponenten er designet til naturligt at kunne indgå i den service og beskedorienterede arkitektur som vil danne grundlag for det kommunale it-landskab de kommende år.

Udfordringer

Mange kommuner har i dag et fragmenteret it-miljø uden konsistent og ensartet datagrundlag der dermed ikke kan genbruges på tværs af systemer. Organisationsdata ligger i dag isoleret i og uafhængigt af hinanden i AD, ESDH-systemer, lønsystemer, økonomisystemer, omstillingssystemer, Servicedesk, KMD LOS og CICS. I de fleste kommuner vedligeholdes data i alle disse forskellige systemer manuelt, ligesom der ikke er skabt en entydig sammenhæng mellem de forskellige beskrivelser af organisationen.

Dette medfører at der er en række spørgsmål i relation til organisationen som ikke kan besvares entydigt:

Hvordan ser den administrative organisation ud, og hvad er navnene på de enkelte organisationsenheder?

Hvem er ledere for de medarbejdere der er placeret i de organisatoriske enheder, og hvad er deres kompetencer?

Lokationer (Adresser) på alle organisatoriske enheder og antallet af medarbejdere på de enkelte lokationer?

Hvilke kommunale opgaver (KLE) arbejder de enkelte organisatoriske enheder med?

Er kontaktdata på alle medarbejdere up to date?


Er der aktive adgange til systemer og data til medarbejdere der ikke længere er ansatte?

Ofte er der ikke etableret en governance omkring ansvar og vedligeholdelse af medarbejder- og organisationsdata. Data vedligeholdes ofte af medarbejdere der ikke kender de forretningsmæssige forhold og behov. Omkostningerne ved dette er store da der dels bruges lang tid på at vedligeholde data på tværs af løsninger, dels fordi der bruges lang tid på at kontrollerer data, inden de kan genanvendes.

For at sikre at data i organisationskomponenten har den ønskede høje kvalitet, er det vigtigt enten:

at opbygge strukturerede manuelle og ressourcekrævende processer

eller

at man i forbindelse med kommunernes monopolbrudsprojekter opbygger digitale løsninger og velstrukturerede processer for vedligeholdelse af medarbejder- og organisationsdata.

Ansættelses-, fratrædelses- og flytteprocesserne i lønsystemet er centrale og velforankrede processer der kan relateres til organisationskomponenten. På lignende måde er det vigtigt at der er processer for organisationsændringer som sikrer at de foretages ensartet og rettidigt i alle relevante organisationsbeskrivelser. Alle kommuner står med disse udfordringer. Selvom OS2MO er en komponent der kan hjælpe kommunerne til konsistente data, er det væsentligt for implementeringen af OS2MO at der herudover etableres en governance omkring tilvejebringelse og vedligeholdelse af data. Implementeringen af en governance på dette område vil være et stort forandringsprojekt der kræver en fokuseret ledelsesmæssig bevågenhed.

Gevinster

Der er mange fornuftige gevinster ved udviklingen og implementering af OS2MO. I dette afsnit listes en række af dem. Oven i disse forventes en række afledte fordele der vil vise sig løbende i tiden efter implementeringen i kommunerne. Her er en liste over de mest markante:

Ét autoritativt system til organisationsbeskrivelse der samler fragmenterne til håndtering af data omkring organisation og medarbejdere

Én autoritativ datakilde til referenceorganisationen En lokal rammearkitekturkomponent der kan arbejde sammen med KOMBIT’s

STS En grundlæggende og entydig byggesten i den lokale it-arkitektur Et organisationsværktøj der er fleksibelt og beskrivende efter den

fælleskommunale standard Mulighed for genbrug af data på tværs af alle kommunens systemer Mulighed for at hæve datasikkerheden Forenkling af processer og sikring af medarbejdere og deres adgang til data.

Projektet vil give kommunerne mulighed for at implementere ét autoritativt system der samler elementerne til håndtering af data omkring organisation og medarbejdere. Ligeledes vil den være en lokal organisationskomponent der kan spille sammen med


STS. Et system som giver mulighed for at genanvende data gennem en organisationsstandard som gør dataudveksling mulig på tværs af løsninger. Denne standard er samtidig fleksibel, og kan anvendes til registrering og relatering af mange forskelligartede organisations- og medarbejderdata som organisation, organisationsenheder, medarbejdere, roller, it-systemer, kontaktdata, kommunale opgaver (fx KLE), lokation, it-brugerkonti, m.m.

Kommunerne får også mulighed for over tid at registrere flere organisationer – lønorganisation, økonomiorganisation, lederorganisation, MED, AMR, TR-organisation, m.fl. Organisationerne kan relateres indbyrdes så de vedligeholdes samlet og bidrager til ensartet og konsistent data.

Gevinsten af at have én autoritativ kilde til medarbejder- og organisationsdata ses dog først for alvor når data genanvendes på tværs af kommunens it-systemer. Den høje grad af datasikkerhed gør at man kan sætte strøm til arbejdsprocesser der anvender delmængder af data, men hvor man i dag har bygget ressourcetunge manuelle processer op for at sikre en høj datakvalitet. Data skal kun vedligeholdes et sted og derefter automatisk distribueres til systemer der anvender de pågældende data.

F.eks. afstedkommer en ansættelse af ny medarbejder, der skal have adgang til it, at den nye medarbejder placeres korrekt i organisationsdiagram, at der oprettes et brugerID, en AD-konto, en mailkonto, ”home directory”, oprettelse af medlemskab i diverse mailgrupper og diverse IT-sikkerhedsgrupper, der giver adgang til it-systemer, som den nye medarbejder forventes at anvende. OS2MO vil kunne understøtte disse processer i et sammenhængende opgaveflow

Kongstanken bag Den fælleskommunale Rammearkitektur er at, selv om kommunernes it-landskaber er forskellige, skal den enkelte kommune arbejde mod en arkitektur hvor data kun vedligeholdes ét sted, hvorefter det udstilles til en ”beskedfordeler” der sikrer at andre it-systemer der anvender data får besked når der ændres i disse data. På den måde undgår man at lave dyre direkte integrationer mellem kommunernes forskellige it-systemer. Systemerne skal blot overholde fællesoffentlige standarder samt kunne lytte på kommunens beskedfordeler.

En lokal implementering af Den fælleskommunale Rammearkitektur vil tage tid, ressourcer, ledelsesbevågenhed og økonomi. Erfaringer viser at der er store gevinster at høste ved at få påbegyndt opbygningen af en mere løst koblet it-arkitektur. En it-arkitektur som rammearkitekturen er et udtryk for, og som vil være måden hvorpå infrastruktur vil blive opbygget i fremtiden.

Kommunerne står i et paradigmeskift, dels i forhold til arkitekturstyring og dels i forhold til den måde kommunernes it-landskab er sammensat på. OS2MO er et udtryk for at kommunerne i højere grad selv vil være bestemmende for hvordan arkitekturen ser ud, og at kommunerne også har en større grad af ejerskab til de komponenter den lokale arkitektur bygges op af. Samtidigt passer OS2MO ind i et it-landskab der bygges op af komponenter i en løst-koblet, hændelsesdrevet arkitektur.

OS2MO bliver på denne måde omdrejningspunktet i forhold til et ensartet og konsistent grundlag for medarbejder- og organisationsdata der kan udstilles og genanvendes på tværs af kommunernes øvrige it-systemer.


Hvorfor OS2MO? Spørgsmålet er nedenfor besvaret med et foreløbigt målhierarki.

Figur – Målhierarki for OS2MO

Det overordnende mål for projektet tager udgangspunkt i at kommunerne fortsat arbejder med digitaliseringsprojekter der skal sikre en succesfuld implementering af monopolbruddet.

Mål og delmål

Dernæst er de øvrige mål i hierarkiet kategoriseret ud fra følgende:

Projektet skal sikre at kommunerne tager ejerskab for den kommunale it-arkitektur

Projektet skal understøtte, at kommunerne tager ejerskab for egne it-løsninger.

Projektet skal understøtte at kommunerne tager ejerskab for egne it-relaterede processer for data omkring organisation og medarbejdere.

Projektet skal understøtte Den fælleskommunale Rammearkitekturen i den

lokale arkitektur og gøre det nemt at implementere elementer af rammearkitekturen.

Projektet skal understøtte implementering af den lokale komponent til håndtering af Organisation og Klassifikation.


Projektet skal løfte i fælleskab via samarbejde kommunerne imellem og de øvrige aktuelle interessenter

Projektet skal understøtte og modne kommunerne på egne organistionsdata.

Projektet skal understøtte et løft til forståelse af vigtigheden af valide organisationsdata.

Projektet skal understøtte muligheden for anvendelse af organisationsdata på et strategisk niveau.

Projektet skal medvirke til at udnytte viden på tværs af kommunerne.

Projektet skal stå for en indsamling og implementering af ”best practice” til fordel for alle kommuner.

Projektet skal bidrage til en højnelse af kvaliteten af de kommunale initiativer ved at inddrage dem i fællesskabet.

Projektet skal understøtte den Fælleskommunale/Offentlige

Digitaliseringsstrategi på områder hvor data genereres på baggrund af relationer i medarbejder og organisationsdata.

Projektet skal levere et brugbart værktøj til det fælles arbejde med strategierne.

Leverancer

Ovenstående mål bliver imødekommet ved nedenstående leverancer:

Et udviklingsprojekt til udvikling af produktet OS2MO. Detaljerne er beskrevet i bilag 4

Et implementeringsprojekt til implementering af OS2MO, jf. beskrivelsen i bilag 4

En proces med dokumenter inkl. funktionelle standardkrav til egne it-løsninger ift. organisationsdata der kan benyttes til de individuelle udbudsprojekter

En proces med tilhørende dokumenter til formidling og etablering af et fælleskommunalt samarbejde

En proces og dokumenter til etablering af fælles arkitekturgovernance for organisationer således kommunerne i fællesskab kan tage ansvar for de løsninger der ikke leveres som K98, og som understøtter kommunernes arbejde med arkitektur uden lokalansatte arkitekter

En procesbeskrivelse så kommunerne tager ejerskab for processerne der også skal godkendes lokalt, bl.a. omkring organisationsændringer og andet vedligehold

En procesbeskrivelse der sikrer håndtering af rammearkitekturens behov for lokal håndtering af medarbejder- og organisationsdata. Derfor skal der under etableringen af OS2MO skabes en standardopsætning der kan genbruges i alle kommuner. Standarden skal forankres og vedligeholdes. Dette kræver en overordnet governance struktur

En sikring af muligheden for udveksling af data med STS og andre KOMBIT løsninger

En procesbeskrivelse der skildrer vigtigheden af valide organisatoriske data, hvorfor projektet indsamler kommunale erfaringer for anvendelsen samt deling fælleskommunalt

En procesbeskrivelse så kommunerne kan benytte organisationsdata strategisk.


Projektet understøtter muligheden for en automatisk indsamling af struktureret data (sammenlignelige) til brug for data i f.eks. LIS-arbejde.

En proces til indsamling af ”best practice” om modellering af forretningsregler for organisationsdata til anvendelse i OS2MO-løsningen

Projektet skal levere en brugbar konfiguration af OS2MO så kommunerne har et standardudgangspunkt ved alle implementeringer der er baseret på ”best practice”.

Når OS2MO er etableret, skal projektet sikre en etablering af et governanceorgan til håndtering af de fremtidige versioner af løsningen.

Projektet skal baseres på eksisterende viden, hvorfor projektet skal tilsikre en inddragelse af de eksisterende applikationer kommunerne har såfremt de kan benyttes i samme arkitektur (f.eks. AD integration).

Projektet vil sikre en eliminering af redundans i organisationsdata i det kommunale it-landskab og sikre en optimal genbrug af omtalte organisationsdata

Projektet skal tilsikre en understøttelse af krav i strategierne på medarbejder- og organisationsdata.

Leverancerne beskrevet i ovenstående vil blive tilgængelige for tilsluttede kommuner. Mere herom i afsnittet ”Tilslutningsaftalen” senere i Beslutningsdokumentet.

Opsummering

Projektet arbejder med kendte overordnede mål og delmål der er afstemt med både styregruppen og forventningerne blandt kommunerne. Der er afstemt leverancer til alle mål. Leverancerne baserer sig på de økonomisk mest fordelagtige løsninger som i videst mulig udstrækning benytter sig af genbrug eller integration til allerede eksisterende elementer/løsninger i det kommunale it-landskab.

Det vil kunne genkendes i afsnittet for Business Case, samt bilag 7, 10a, og 10b, at dette er tilfældet. Ligeledes vil det afspejle sig i tids- og faseplaner for projektet, bilag 5 og 6.


Beslutningsorgan ift. OS2MO OS2MO er, som tidligere beskrevet, et projekt indenfor rammerne af det offentlige fællesskab, OS2. I det følgende afsnit beskrives det hvilken betydning dette har, samt den overordnede governance det giver projektet.

OS2

OS2 - Offentligt Digitaliseringsfællesskab er et åbent fællesskab for alle offentlige myndigheder der kan tilslutte sig fællesskabets formål og Code of Conduct. Den bagvedliggende filosofi skal fremme samarbejde, deling og digital udvikling for de offentlige myndigheder. Det er pt. 55 kommuner som er medlem af fællesskabet, dog er det ikke en forudsætning at man er medlem for at være med i projekterne. Løsninger udviklet under OS2 bliver underlagt fællesskabets vedtagne licensformer for anvendelse og deling (mere herom i afsnittet Open Source). Fællesskabets mål er blandt andet at opretholde det juridiske ejerskab til den udviklede kode, indhold, metode og dokumentation.

OS2 er et fællesskab, hvis øverste organ er den årlige Generelforsamling. Den daglige ledelse varetages af bestyrelsen der vælges på Generalforsamlingen. I OS2 er projekterne/løsningerne opdelt i tre niveauer: Niveau 1 er projekter med lav kompleksitet og kun tilpasset de deltagende kommuner. Niveau 2 af en højere grad af kompleksitet og krav til projektet, fx findes der kun en version af koden, projektet opsamler best practice i forbindelse med implementering mv. Niveau 3 er projekter af strategisk betydning som følges tæt og skal opfylde alle OS2’s krav til projektstyring, arkitektur, support, vedligehold mv. OS2MO er et Niveau 3-projekt.

Styregruppen

Forankringen til bestyrelsen ses i den måde hvorpå projektets styregruppe blev nedsat. Her udpegede Bestyrelsen bestyrelsesmedlem Leon Johansen, Centerchef for Ressourcecenteret, Ringsted Kommune, til at nedsætte en styregruppe. Leon K. Johansen har fra maj til november 2015 været styregruppeformand og projektejer. I november 2015 forlod Leon Ringsted Kommune, og styregruppen konstituerede sig efterfølgende med It-og Digitaliseringschef Henrik Willumsen, Silkeborg Kommune, som styregruppeformand og projektejer. Styregruppen består nu af

Henrik Willumsen, It- og Digitaliseringschef, Silkeborg Kommune Morgens Kahr Hansen, Centerchef, Frederikshavn Kommune Jens Kellerup, Sekretariatschef, Ballerup Kommune Peter Hauge Jensen, Chef for Digitale Løsninger, Odense Kommune

Styregruppen har det overordnede ansvar for projektet. Styregruppen har siden første møde i maj 2015 holdt månedlige møder.

Det daglige arbejde koordineres mellem projektleder og projektejeren på vegne af styregruppen der mødes månedligt. Jens Kellerup har ansvaret for tilbagerappor-teringen til OS2’s bestyrelse.


Projektleder og projektgruppen

Projektgruppen er sammensat med repræsentanter for fire af de deltagende kommuner. Projektlederen har haft det overordnede ansvar for udbredelse, tilslutning, interessentpleje, samt de resterende af analysefasens aktiviteter.

Projektgruppen består af følgende personer:

Henriette Juul Riishøj, projektleder, Silkeborg Kommune Niels Nordberg, it-arkitekt, Ballerup Kommune Julie Ravn, it-projektleder, Frederikshavn Kommune Lars Javette Koefoed, it-projektleder, Silkeborg Kommune

Projektgruppen arbejder tæt sammen med projektets it-arkitekt, Agata Przybyszewska. Grundet omfanget af projektet og omkostningerne til projektet, er projektleder Henriette Juul Riishøj fra Sorø Kommune frikøbt 100 % af sin tid i projektperioden og ansat i Silkeborg Kommune. Styregruppen anser det for en nødvendighed for projektets gennemførelse at have mindst én person dedikeret til projektet på fuld tid og efter behov frikøbe ressourcer under projektperioden.

Deltagere i projektgruppen kan udvides og udskiftes efter styregruppens beslutning, både til erstatning for eventuelle afgående medarbejdere, men tillige for at sikre rotation blandt interessenterne. Herudover kan styregruppen beslutte at ansvaret for projektets aktiviteter ligeledes kan rotere blandt interessenterne således at en anden kommune end Silkeborg på længere sigt kan være ansvarlig for projektet.


Analyse af de eksisterende løsninger For at afklare grundlaget for OS2MO-projektet har styregruppen bedt projektgruppen om et faseopdelt projekt med en indledende analysefase der har til formål at; afdække interessen blandt landets kommuner, lave review på de eksisterende løsninger som VeRA og LoRA (se efterfølgende en uddybning af disse systemer), foretage annoncering efter it-arkitekt, samt skaffe den nødvendige funding til gennemførelse af analysefasen.

Styregruppen fastsatte at deltagelse i projektets analysefase kostede de deltagende kommuner 20.000 kr.

Analysefasens formål var at afklare grundlaget for at udvikle OS2MO som Open Source under OS2 med kommunerne som drivkraft, herunder om der er interesse i kommunerne til at medfinansiere løsningen. Samtidig eksisterede der en del fælleskommunale løsninger hvor der skulle foretages et review med henblik på at fastslå i hvilket omfang de kunne indgå i OS2MO. En del af analysefasens formål var derfor også at fastslå arkitekturprincipperne for OS2MO. Denne fase havde samtidigt fokus på at få de deltagende kommuner til at begynde en proces for at modnes til at arbejde strategisk og målrettet med organisationsdata. Der blev gennem analysefasen løbende kommunikeret via OS2’s LinkedIn-gruppe om projektet og arrangementer.

Analysefasens aktiviteter er gengivet i Faseplanen, bilag 5. Nedenfor vil der kort blive redegjort for de forskellige elementer, og hvad de har givet til projektet.

Funding af analysefasen

Første fundingbrev om deltagelse i analysefasen med 20.000 kr. blev udsendt i juni 2015 til alle OS2-medlemmer, hvorefter mange kommuner tilsluttede sig. Efterfølgende er der kommet flere kommuner til, efterhånden som kendskabet til projektet har bredt sig. Budgettet til analysefasen var på ca. 600.000 kr. der skulle dækkes ind, dog med underskudsgaranti til projektledelse fra OS2’s Bestyrelse. Projektet har fået dækning til analysefasen idet 28 kommuner og en leverandør biddrog til finansieringen.

Kommunerne der har deltaget i den indledende funding har ikke forpligtet sig ift. funding af udviklingsfasen. Denne funding bliver til via tilslutning og bidrag af et beløb på baggrund af kommunens indbyggerstørrelse. Dette beskrives nærmere i afsnittet ”Tilslutningsaftale”, men ligeledes i bilag 7; Budget for udvikling af OS2MO 1.0, samt i bilag 10a; Lokal Businesscase og Bilag 10b; Lokal Businesscase beregner.

IT-arkitekten

Efter at den indledende funding var sikret, kunne projektet i august 2015 efter afholdt annoncering, og styregruppen valgte at underskrive kontrakt med Agata Przybyszewska fra firmaet MathMagicians. Hun har bl.a. tidligere været arkitekt på Sag & Dokumentstandarderne. Samtidig var hun arkitekt på udviklingen af MO i Odense Kommune hvilket giver hende et godt kendskab til de områder som projektet omhandler. It-arkitekten er ligeledes meget stærk inden for processer, dokumentation og test. Det er derfor forventningen at hun kan være med til,at sikre OS2MO en høj kvalitet.


Den primære opgave for Agata Przybyszewska har været at skabe et grundlag for projektet i analysefasen, herunder review af andre komponenter/løsninger som er en implementering af rammearkitekturen, samt udfærdige arkitekturprincipperne for OS2MO. Annonceringen er lavet med en option så Agata kan fortsætte som teknisk projektleder for selve udviklingen af OS2MO-løsningen hvis projektet fortsætter i en udviklingsfase efter analysefasen.

Evalueringer af eksisterende løsninger

I det kommunale landskab er der allerede projekter i gang hvor det er relevant at undersøge sammenhængen med og snitflader til OS2MO. De undersøgte projekter har alle det til fælles at de er stillet til rådighed for OS2. Projektgruppen har vurderet at der pt. er 3 projekter, der kan have relevans for udviklingen af OS2MO, og som derfor er blevet reviewet.

VeRA er udviklet i et samarbejde mellem Frederikshavn, Hjørring, Læsø, Brønderslev og Jammerbugt Kommuner for at skabe et stykke infrastruktur som understøttede en service- og hændelsesorienteret arkitektur, baseret på den fælleskommunale rammearkitektur med anvendelse af Open Source komponenter.

LoRA er beslægtet med og bygger videre på VeRA. LoRA er udviklet som en lokal organisationskomponent af Frederiksberg Kommune, og bygger bl.a. på klassifikationsservices, udviklet under KL.

MO Medarbejder og Organisation der er en brugergrænseflade med indbyggede forretningsregler udviklet til at understøtte Odense Kommunes implementering af APOS2. Arbejdet blev ikke færdiggjort, hvorfor projektet blev overgivet som MO til OS2 fællesskabet.

De følgende afsnit rummer evalueringer af disse tre projekter hvor fokus for evalueringerne har været hvad OS2MO kan genbruge.

Detaljerne for analysen er beskrevet i Bilag 1.

Konklusion på analysen

Vedligeholdelse og governance omkring kildekoden til LoRA vil ikke være et aktiv for-. Til gengæld kan skemaer, specifikationerne og forretningsviden være et aktiv for OS2MO-projektet. Især kan det give mening med et samarbejde om inter-operabilitet, hvor OS2MO UI kan fungere som frontend til LoRA. Desuden er der et perspektiv i at LoRA genbruger OS2MO’s setup til automatiseret test for at understøtte LoRA projektet.

Der er indledt en dialog, og der er lovende samarbejdsperspektiver ift. OS2MO klienten og LoRA-backend. Samarbejdet vil kunne ses som et Proof of Concept på en af kongstankerne i Rammearkitekturen - interoperable systemer med to forskellige backends (OS2MO og LoRA) der kan bruge samme frontend (OS2MO UI).

VeRA kan være et aktiv for OS2MO-projektet i forhold til at anvende erfaringer og setup med en del af de valgte Open Source-teknologier. Der vil være en mulig besparelse på ca. 150 timer for OS2MO-projektet. Hvis VeRA modnes, enten selvstændigt eller i regi OS2MO projektet, til at kunne anvendes i et produktionsmiljø, vil OS2MO kunne anvende


VeRA som en nødvendig infrastrukturkomponent til beskedhåndtering og kommunikation mellem de forskellige komponenter.

Odense MO-projektet vil kunne indgå i OS2MO-samarbejdet, og vil med få tilretninger - såsom at gentænke den Odenses specifikke løsning til en bredere sammenhæng - kunne fungere som frontend til OS2MO.


Dialog med den kommunale omverden I kontakten med kommunerne blev projektgruppen hurtigt opmærksom på det store informationsbehov der er i kommunerne mht. arbejdet med organisationsdata. Dels på hvad organisationsdata er for en størrelse, men også på hvordan man aktivt arbejder med en autoritativ kilde for grunddata.

Derfor arrangerede projektgruppen en inspirationsdag i efteråret 2015 med oplæg af erfarne, relevante oplægsholdere omkring organisationsdata. Et succesfuldt arrangement der blev afholdt d. 28. oktober 2015. Detaljer kan læses i Bilag 2.

Den 6. november 2015 afholdt projektet ligeledes en workshop angående krav og risici med deltagelse af relevante it-arkitekter samt leverandører. Detaljer kan læses i Bilag 2.

Projektet har løbende været på besøg i mange af landets kommuner – fra de helt små til de største. Derudover har projektet deltaget i forskellige sammenhænge hvor der ligeledes har været fokus på kommunekontakt. Dette har været et vigtigt fokusområde; at være i dialog med interessenterne om løsningen.


Løsningen OS2MO I dette afsnit vil løsningen, OS2MO, blive skitseret i grove træk, både hvilke krav der er til løsningen og samarbejdsrelationer med vigtige interessenter. I Bilag 4 beskrives løsningen mere detaljeret, og hvad man kan forvente af OS2MO version 1.0.

Der er flere niveauer af krav til en løsning som OS2MO. På det helt overordnede plan arbejder projektet med følgende:

Understøtte kommunernes behov på medarbejder og organisationsområdet ift. kommunernes egne og KOMBITs støttesystemer

Understøtte bruddet på et monopol Skabelse af en samarbejdsplatform og referenceramme Øget leverandøruafhængighed Understøtte Open Source Nødvendig funktion, fremfor smart feature Simpelt og enkelt, fremfor stort og omfangsrigt Overholdelse af IT-sikkerhedsregler og -politikker

Løsningen baseres på de eksisterende løsninger VeRA, LoRA, OdenseMO samt en Agil udviklingsproces der indarbejder følgende overordnede krav til funktionalitet og proces:

OS2MO User Interface Integration til STS Integration til AD Backend som rummer OIO Organisation og Klassifikation Handler til Klassifikation Continuous Delivery Automatiseret lokal installation Telefonbog som WebApp Integration til Serviceplatformen ift CPR og BBR data Integration til KLE Online - klassifikationen Beskedfordeler-funktion Konfigurationsbare forretningsregler Eventbaserede triggers til at understøtte MOX-integration og udstilling af

beskeder.

Medarbejder og Organisation (MO) er en løsning hvori kommunen kan beskrive hele sin organisation. Således skabes der en autoritativ kilde for disse grunddata hvorfra andre systemer kan hente relevante organisatoriske oplysninger. Ved ændringer, f.eks. når en medarbejder flytter afdeling eller ved organisatoriske forandringer, er det kun nødvendigt at opdatere MO, for at det falder på plads i de andre systemer. MO er således ikke bare en løsning, men også et system der vil bestå af forskellige dele i en løstkoblet arkitektur og i en sammenhæng der gør det let at implementere og anvende.


Figur - OS2MO Konceptet

I sin basisstruktur består MO af en kerne (en database samt services) bygget på baggrund af Organisation og Klassifikation-standarderne version 1.1. (OiO Organisation, OIO Klassifikation og Generelle Egenskaber) samt på baggrund af kravene til KOMBITS Støttesystemer Organisation og Klassifikation med mulighed for fremadrettet at kunne understøtte nye versioner af standarden.

Organisation og Klassifikations-standarderne rummer en række uhensigtsmæssigheder. De er utilstrækkelige til at opfylde kommunale behov, hvorfor MO rummer de nødvendige og mest anvendte forretningsregler med mulighed for at disse nemt kan konfigureres.

Derfor består brugergrænsefladen af flere dele som kan rettighedsstyres og anvendes efter behov. Brugergrænsefladen rummer let adgang til overblik over medarbejder- og organisationsoplysninger med workflows til at lette vedligeholdelsen.

Løsningen er skitseret i flere detaljer i Bilag 4. Arkitekturprincipper for løsningen kan læses i Bilag 3.

Samarbejdet med KL – Den fælleskommunale Rammearkitektur

Da OS2MO bygger på den kongstanke at projektet ”pakker Rammearkitekturen pænt ind” og sikrer implementering i kommunerne, startende med Organisation og Medarbejderdata, er det meget naturligt for projektet at have et samarbejde om specifikationer, anvendelse og vidensdeling med KL’s arkitekter. Disse har deltaget


løbende i sparring og workshops, og vil fremadrettet være en del at projektets kravudfoldelse, modellering, anvendelse af klassifikationer mv.

KL har interesse i at Rammearkitekturen bliver implementeret lokalt i kommunerne, og at kommunerne bliver modne til at understøtte tankerne i Rammearkitekturen men er også bekendt med at ikke alle kommuner kan løfte lige meget. Derfor ser KL samarbejdet med OS2MO-projektet som en del af den rejse hvor kommunerne hjemtager ansvaret for deres it-løsninger og ejerskabet af data.

Kommunerne står midt i en rejse med at hjemtage it og forretningsviden herom. Rammearkitekturen er kommunernes fælles ramme for at hjemtage retten til at bestemme, tilpasse og organisere deres digitale løsninger, så de spiller sammen og understøtter kerneopgaverne mest muligt.

Rammearkitekturen vedligeholdes af KL og består af en række fælles logiske rammer i form af byggeblokke, standarder og specifikationer som sættes op for alle der skal arbejde med kommunale processer og it. Det er populært sagt den spillebane og de spilleregler der vil gælde for kommunernes it fremover.

KOMBITS Støttesystemer (STS) til monopolbruddet og andre services er udviklet efter rammearkitekturens principper og specifikationer, og kan derfor udveksle data med OS2MO.

STS består af en række komponenter der tilvejebringes af KOMBIT på vegne af det kommunale fællesskab. De benyttes først til monopolbruddet, og kan, efter monopolbruddet er gennemført, udbredes til kommunernes øvrige it-portefølje.

STS’s rolle er at sikre en stabil stordriftsplatform for kommunernes kritiske fagsystemer, i første omgang monopolbrudssystemer, samt at systemunderstøtte relateret tvær-myndigheds-samarbejde i overensstemmelse med rammearkitekturen.

Med lokalt ejerskab følger lokalt ansvar For de Lokale Services gælder at det i princippet er op til den enkelte kommune selv at sikre driftsstabilitet; at løsningerne er sikre: at lave de nødvendige juridiske afklaringer, både i forbindelse med anskaffelse og overholdelse af fx forvaltnings- og persondatalovgivning; og en række andre afklaringer, som både KOMBIT og andre varetager for kommunerne i de fælleskommunale udbud, herunder de fælleskommunale støttesystemer.

Erfaringsopbygning og kompetenceudvikling De lokale rammearkitekturservices er en mulighed for at komme i gang med at få praktisk erfaring med Rammearkitekturen. Erfaringerne fra APOS2-kommunerne viser f.eks. at det i højere grad er en udfordring at få styr på organisationen end at implementere de tekniske løsninger.

Arbejdet med Rammearkitektur er i mindst lige så høj grad et organisationsprojekt som et it-udviklingsprojekt, og realiseringen af gevinsterne afhænger af nye kompetencer i kommunerne. De Lokale Services, herunder OS2MO, er en måde at komme i gang med en praktisk kompetenceudvikling der også vil understøtte kommunerne med at blive klar til monopolbruddet.


Samarbejdet med KOMBIT – Støttesystemerne

Et andet aspekt, der hurtigt stod klart i OS2MO-analysefasen var at der skulle etableres et samarbejde med KOMBIT ift. Støttesystemerne (STS). OS2MO skal kunne fungere som den lokale master for STS og være den lokale komponent af rammearkitekturen på STS Organisation og STS Klassifikation. Udviklingen af OS2MO skal derfor tage højde for denne afhængighed mht. hvilke oplysninger og funktioner OS2MO skal indeholde. Da STS har været ramt af forsinkelser, har det endnu ikke været muligt at kortlægge hvilke behov STS har ift. dataudveksling med OS2MO. Projektgruppen har løbende kontakt med KOMBIT og følger med i udmeldingerne fra dette projekt.

Figur – KOMBITS monopolbrudstegning OS2 i relation til STS

Sammenhængen til STS bliver derfor også både en del af risikologgen for OS2MO og en del af løsningsbeskrivelsen. Ved at have en løbende dialog med STS, deltage i alle kommunerelevante aktiviteter og løbende søge sparring hos KOMBIT er det projektgruppens forventning at kunne minimere den risiko der på nuværende tidspunkt er ift. snitfladen mellem STS og OS2MO. Det er ligeledes projektgruppens forventning at det tætte samarbejde med KOMBIT giver mulighed for at OS2MO kan tilpasse sig fremtidige udmeldinger fra KOMBIT. Det er projektgruppens klare hensigt at OS2MO bliver kommunernes lokale master til STS og rummer de organisationsoplysninger, som STS har brug for.

Løsningen og relationen til KOMBIT’s STS stiller og besvarer en række spørgsmål.

Hvad betyder OS2MO for projektet STS? OS2MO tilsikrer det lokale forberedelsesarbejde med STS således, at kommunerne bliver klar til hvad der stilles af krav ift. STS Organisation og Klassifikation.

OS2MO


Hvad betyder STS for projektet OS2MO? MO er ikke en forudsætning for STS. Teknisk set vil OS2MO kunne drage nytte af at samarbejde med STS. Lokalt i kommunerne er STS en ’skal-opgave’, mens OS2MO er et valgfrit projekt, der kan understøtte de lokale behov.

Er der sammenfald i forberedelsen til STS og OS2MO? Ja, kommunerne skal i forberedelsesarbejdet til STS beskrive deres organisation og brugere af KY, KSD og SAPA. Samtidig skal der opmærkes med KLe som i STS vil være understøttelse af dataafgrænsningen for adgangen samt rolle-/rettighedsstyring. OS2MO understøtter at kommunerne får opbygget en lokal governance af organisationsændringer som også vil være anvendelig for STS (og noget der alligevel skal gøres). Samtidig understøtter OS2MO at man får beskrevet og dokumenteret sin organisation lokalt i kommunerne ud fra samme begrebsapparat som STS anvender. OS2MO giver mulighed for at man beskriver hele organisationen til bl.a. lokal anvendelse for den del af systemporteføljen der ligger udenfor monopolbruddet.


Udviklingssetup Projektet vil i udviklingsfasen fungere efter agile principper. Dette betyder at projektet vil have et samarbejde med en leverandør ift. udvikling af OS2MO-systemet. Denne vil blive valgt efter et udbud eller via SKI, mere herom i afsnittet Indkøbsform.

Projektet har en overordnet kravspecifikation, men det konkrete indhold bliver løbende konkretiseret og prioriteret efter værdi, kompleksitet og estimater. Kravene vil løbende blive samlet i projektets backlog hvor det vigtigste ift. funktionalitet bliver lavet først. Projektet vil også arbejde med sprints og løbende planlægning, hvor OS2MO-projektlederen vil fungere som Product Owner, og have en tilsvarende på leverandørsiden. Leverandøren skal stille med en ScrumMaster og et udviklingsteam, mens projektets it-arkitekt vil fungere som teknisk projektleder. Leverandøren skal ligeledes stille med en it-arkitekt.

Projektet vil løbende arbejde med en referencegruppe bestående af kommunale it-arkitekter ift. review og sparring omkring proces og produkt. Her trækker projektet både på erfarne folk der har arbejdet med OIO Organisation, Organisation og Generelle Egenskaber, og som har arbejdet sammen omkring tilblivelsen af KMD APOS2, før denne løsning blev solgt til KMD. Men også på andre kommunale initiativer, f.eks. SOFD fra Syddjurs. Denne erfaringsbase vil være af afgørende betydning for indholdet af OS2MO og være med til at sikre løsningens kvalitet. Den agile udviklingsmodel giver ligeledes værdi i forhold til at kunne tilpasse projektet til de krav som Støttesystemerne har til en lokal master. Det har hidtil været en udfordring for kommunerne at finde ud af hvad der kræves af lokal master for STS, og en backlog vil derfor kunne tilpasses efter udmeldingerne fra KOMBIT.

Projektet vægter kvalitet af software højt, og der arbejdes derfor fokuseret med kvalitetssikring og automatiserede test. Teststrategien inkluderer komponentbaserede tests, de såkaldte white box tests, hvor teknologien JUnit bruges, og automatiserede acceptance tests, hvor teknologien Gherkin/JCucumber bruges. Tests bliver allerede tænkt ind fra beskrivelse af løsningens krav og hele vejen gennem udvikling af funktionalitet. Samtidig vil tests og automatiserede deployment processer være grundlaget for at sikre kvaliteten og mindske fejlkilderne under videreudvikling. Dermed sikres et meget højt kvalitetsniveau, og behovet for manuelle test af basisfunktionalitet ved opdateringer minimeres.

Projektet vil anvende Atlassian værtkøjer til Software Lifecycle Management. Atlassian er ifølge en undersøgelse fra Gartner en markedsleder på området: https://www.atlassian.com/landing/gartner/. Vi vil anvende følgende:

- Atlassian Jira Agile som central projektstyringsværktøj - Atlassian Confluence som vidensdelings-, kommunikations- og

dokumentationsværktøj - Atlassian Bamboo som bygge-, test- og deploymentværktøj - Atlassian BitBucket, et repository til sikker opbevaring af kodebasen

Projektet vil ikke kun anvende det til at styre den agile proces, men også til at sikre et højt niveau af dokumentation ved anvendelse af Confluence. Derved bliver det lettere for alle at samarbejde og hente materialet om løsningen på en enkel og smidig måde.


Tilslutningsaftale At få skabt OS2MO fælleskabet og udviklet it-løsningen kræver økonomiske midler. Derfor er der brug for opbakning og tilslutning fra kommunerne. Silkeborg Kommune vil på vegne af OS2MO-projektet gå i udbud eller indkøbe via SKI, og dette kræver at det juridiske grundlag for en sådan konstellation er på plads.

Dette sker ved at kommunerne giver fuldmagt til/tilslutter sig at Silkeborg Kommune kan agere på deres vegne. I det følgende beskrives modellen for tilslutningsaftalen og hvad den indebærer. Den konkrete tilslutningsaftale er udarbejdet som juridisk dokument til underskrivelse af de enkelte kommuner og vedlagt som Bilag 13.

Der har efterhånden været et par forskellige bud på tilslutningsaftaler for større kommunale samarbejder. Den mest kendte er nok ”SB Sys-modellen” hvor en række kommuner gik sammen om et fælles udbud af en ESDH-løsning, udviklet i samarbejde med Ditmer. I denne model kunne kommunerne tilslutte sig uden forpligtelser og efterfølgende tage løsningen i anvendelse når det passede den enkelte kommune, mod at begynde at betale til fællesskabet. Denne model har OS2MO-projektet tænkt sig at genanvende.

Da projektet løfter udbudspligten for deltagerne ift. OS2MO-løsningen er det vigtigt at man er med i udbuddet gennem tilslutning for at være omfattet af dette. Der er dog brug for en vis tilslutning for at understøtte finansieringen til første version af OS2MO.

Tilslutningsmodel

OS2MO-udbuddet bliver afholdt af Silkeborg Kommune på vegne af alle tilsluttede kommuner. Projektgruppen har fundet at mange kommuner forholder sig afventende ift. projektet. Man overvejer om tidsplanen holder, om løsningen kan give værdi for os som kommune? Dette er naturlige overvejelser. Derfor har projektet valgt en faseopdelt tilslutningsmodel med to efter hinanden følgende faser:

1. tilslutning – Udvikling af OS2MO

– Medfinansierende af OS2MO version 1.0

– Adgang til arbejdspakker som understøtter lokal forberedelse og implementering

2. tilslutning – Implementering af OS2MO

– Omfattet af aftaler og kan tage løsningen i anvendelse efter version 1.0 mod betaling at et indtrædelsesgebyr hvis ikke omfattet af 1. tilslutningen

– Hvis OS2MO anvendes enten som tilsluttet i 1. tilslutning eller 2. tilslutning betales til sekretariat, vedligehold og videreudvikling og er omfattet af aftaler for drift, support mv.

1. tilslutning ”Udvikling af OS2MO” rummer, at kommunen bidrager finansielt til udviklingen af OS2MO-løsningen. Ved at være med i 1. tilslutning har kommunen adgang til arbejdspakker som understøtter det lokale forberedelsesarbejde. Der er dog


en mindste finansiering for at udviklingen kan finde sted på 1.200.000 indbyggere, mere herom i Bilag 7.

2. tilslutning ”Implementering af OS2MO” er til selve OS2MO-løsningen. Denne finder sted når OS2MO 1.0 er udviklet og er klar til implementering. Ved tilslutning bliver man omfattet af de aftaler for drift og implementeringsunderstøttelse, som projektet tilvejebringer. Samtidig bidrager man økonomiske til sekretariatet, vedligehold og let videreudvikling. Ved 2. tilslutning gælder dog at hvis man ikke har medvirket i 1.tilslutning, opkræves et gebyr for indtrædelse, og herefter betales på lige fod med alle andre kommunale deltagere.

Tilslutningsbrev sendes til it-cheferne og interesserede kan rekvirere det.

Ved tilslutning til OS2MO giver kommunen tilladelse til at OS2MO foretager de nødvendige udbud og indkøb på kommunens vegne idet disse aftaler ikke er bindende for kommunen at anvende. I projektets efterfølgende faser vil kommunerne løbende blive inddraget i påtænkte kontraktindgåelser, og projektet vil tillige ved senere lejligheder bede kommunerne om fornyet tilslutning for at sikre den fortsatte opbakning til projektet.

Afregningsmodel Der har i projektet været overvejet forskellige finansieringsformer for OS2MO. Der er fx løsninger der afregnes ud fra antal indbyggere i kommunen. Der er på lignende vis løsninger der afregnes efter antal medarbejdere/brugere der er tilknyttet. Afregningen kan ligeledes foretages på baggrund af antal entiteter i databaser som BBR. Uanset valget af fordelingsnøgle, har det været projektgruppens udgangspunkt at den samme fordelingsnøgle skal anvendes både til udviklingen af løsningen og efterfølgende betaling til løsningen.

Nøglen vil således blive benyttet til den fremadrettede sekretariatsbetjening, drift, videreudvikling og vedligeholdelse af løsningen i OS2-regi. Behovet for support er ikke afdækket endnu, og derfor er der ikke udarbejdet en præcis model for dette men projektgruppen vil arbejde på en model som den løsning SBsys har med EG.

Projektet har valgt at afregningen for OS2MO sker på baggrund af kommunernes indbyggerantal, og projektet anvender KOMBIT’s afregningsmodel for kommuner over 150.000 indbyggere. Disse får 50 % rabat på det antal indbyggere der er over de 150.000. Ændrer KOMBITs afregningsmodel karakter, vil projektet efterleve dette. Regioner der ønsker at anvende løsningen, vil ligeledes have en særskilt prismodel. Modellen fastlægges af projektets styregruppe.

Efterfølgende vil der være en årlig vedligeholdelsespris efter ovenstående model som dækker vedligehold, projektledelse, it-arkitektur og administration. Supportmodellen er ikke udarbejdet endnu men der vil blive lavet en aftale som kommunerne kan anvende ift. support. OS2MO vil efterfølgende blive udviklet dels i fælles regi af OS2, og dels hvor kommuner går sammen om at finansiere og udvikle elementer til OS2MO-løsningen og give dem tilbage til fællesskabet. Lokale integrationer vil ikke blive udviklet som en del af den fælles finansiering men OS2MO vil understøtte at man kan finde samarbejdspartnere. Som tidligere nævnt kræver 1. tilslutning en minimumstilslutning på 1.200.000 indbyggere. I tilfælde af at projektet skulle modtage større kommunal opbakning end forventet, vil tilslutningsbidraget i form af betaling pr. borger blive justeret idet


eventuelle korrektioner den øgede interesse måtte medføre, vil blive indregnet i den endelige pris pr. borger.

Et fællesskab

OS2MO er ikke bare et udviklingsprojekt af et it-system men også et ERFA-fællesskab hvor man på tværs af kommuner kan understøtte hinanden gennem anvendelse af OS2MO. Med i fællesskabet hører også opnåelsen af et fælles udgangspunkt for at kunne samarbejde. Her tænkes på udviklingsfællesskaber om integrationer til de forskellige kommunale it-løsninger men også ift. anvendelse og indhold. Med til fællesskabet hører også at man kan finde inspiration hos hinanden til at understøtte lokale behov.

Fællesskabet rummer også at man deler risikoen som er forbundet med at udvikle OS2MO. Ses der på KOMBITs monopolbrudstegning, er det tydeligt at kommunerne både kan have STS og en lokal instans af Organisation og Klassifikation samt andre relevante komponenter i rammearkitekturen. OS2MO er muligheden for at have en fællesudviklet Open Source-løsning. Der er dog også en vis risiko forbundet med at udvikle en sådan løsning. Projektgruppen arbejder intensivt på at projektet kommer til at forløbe så hurtigt som muligt uden at det kommer til at koste på kvaliteten.

1. tilslutning er derfor vigtig for at projektet hurtigt kan komme i gang med udvikling af selve løsningen og forberede implementeringen af OS2MO i de tilsluttede kommuner. Det vil alene være de kommuner der tilslutter sig projektet, der får adgang til projektets materiale, herunder de arbejdspakker der understøtter forberedelsen og efterfølgende implementering.

Forpligtelser og afgrænsninger

For at projektet kan skabe en succes i de enkelte kommuner som kan understøtte implementeringen, er det vigtigt at kommunerne understøtter projektets anbefalinger og følger med i projektet. Projektet vil indsamle best practice’s for anvendelse, indhold og forretningsregler, således at det bliver lettere at komme i gang med OS2MO når løsningen er klar til udrulning. Kommuner der er omfattet af 1. tilslutning, vil få adgang til dette materiale løbende mens kommuner der afventer 2. tilslutning, først for adgang til materialet hvis de binder sig økonomisk til løsningen.

Projektet har brug for lokale kontaktpersoner/projektledere som direkte bindeled i de enkelte kommuner. Disse vil også blive inddraget i arbejdet med forretningsreglerne og afklaring af klassifikationer. Projektet sikre ikke den lokale implementering, men understøtter denne. Derfor forventer projektet at kunne trække på disse lokale kontaktpersoner til workshops og relevante videns-indsamlings-aktiviteter for løbende at sikre at OS2MO bliver tilpasset de enkelte setups.

For at projektet kan understøtte samarbejde om integrationer til centrale kommunale it-systemer, håber projektet at deltagerne vil være åbne omkring centrale it-løsninger, således at projektet kan få et overblik over en potentielle fællesudvikling af snitflader, og at understøtte samarbejder, hvor kommunerne selv skal finansiere. Dette kunne fx være ift. KMD Opus (Løn og Økonomi), SD løn, ØS Indsigt, SBSys og andre ESDH-løsninger - alle it-løsninger med et behov for organisationsoplysninger og fx KLE-opmærkning.


OS2MO-projektet leverer ikke den lokale projektledelse men understøtter denne i form af et netværk hvor lokale projektledere kan følge med på status for projektet, demonstration af udviklet funktionalitet og anvendelse af forretningsregler mv. Det er forhåbningen at dette kan bidrage positivt til den lokale implementering af OS2MO. Hvor mange ressourcer de lokale organisationsprojekter kommer til at kræve, afhænger i høj grad af hvor godt styr den enkelte kommune har på organisationsændringer og div. flows omkring oprettelse og sletning medarbejderne. Samtidig bliver arbejdet med at konkretisere arbejdsgange og forretningsregler et område hvor der er brug for en god projektgruppe med forankring både i Personale, Løn, Økonomi og it. Uddybning af opgaverne samt forventet ressourceforbrug, se Bilag 10a, og 10b.

Ved at være med i 1. tilslutning får kommunerne tilgang til tidsplaner, udvikling, områder der har generel interesse for alle deltagerne, og et fællesskab til fælles sparring og vidensdeling. Kommuner der først tilslutter sig i 2. tilslutning, får først adgang til dette ved tilslutning og betaling til løsningen.

Projektet vil også understøtte KLE-opmærkningen lokalt i de enkelte kommuner gennem fælles vidensdeling og sparring. KLE-opmærkning er en ”skal-opgave” for de enkelte kommuner ift. STS og adgangsstyring. Og OS2MO vil her understøtte at hele organisationen kan blive opmærket.

Projektet forventer at den enkelte kommune håndterer opgaven med at lokalisere, konvertere og modellere de lokale medarbejderdata samt tilføjer organisations-relationer og klassifikationer. Projektet vil bidrage med en anbefaling til håndteringen. Afhængig af projektets styregruppes ønsker, kan særlige værktøjer udvikles som hjælp og støtte til sådanne opgaver.

Projektet har ligeledes en forventning til at data vil være ufuldstændige i starten. Over tid vil projektet tilvejebringe en højere kvalitet af de lokale medarbejder- og organisations data. Derfor vil projektet skulle kunne arbejde med disse ufuldstændige data hvilket kun bidrager delvist til kommunernes forventning til værdiafkast. Over tid vil dette ligeledes løftes i takt med at kvaliteten af data løftes.


Governance Det kræver en fast struktur omkring governance at udvikle en it-løsning som skal være en central del af kommunernes it-arkitektur. Der er ligeledes behov for en klart defineret governance struktur for den efterfølgende videreudvikling og vedligehold af løsningen. Dette er blevet efterspurgt i projektgruppens dialog med forskellige kommuner, og derfor indeholder dette afsnit de tanker projektgruppen på nuværende tidspunkt har på området. Dog med det forbehold at der er plads til tilretninger efterhånden som projektet udvikler sig. Det kommunale forberedelse og lokal governance bliver beskrevet yderligere i Bilag 10a.

Kommunerne kan forvente:

Vision

En åben samarbejdsplatform, hvor det er Frit for kommuner at vælge samarbejdspartnere til lokal videreudvikling En fælles kilde kode og ”officiel version” Styr på versioner og Styr på dokumentation

Udmyndtet i følgende praksis:

Projektledelse/koordinator It-arkitekturbistand Reference/It-arkitektur gruppe Test-stuppe Vejledninger Nem adgang til dokumentation

Hvad er de kommunale forpligtelser:

Lokale projektledere/kontaktpersoner

Lokal projektgruppe

Opbygge lokal governance

Projektet laver vejledninger efter best practice.


Faseplan Projektet afvikles via følgende overordnede faseplan:

1. Analysefasen 2. 1. tilslutning og udbud 3. Udviklingsfasen 4. 2. tilslutning og implementering 5. Videreudvikling.

Faseplanen er beskrevet og illustreret i detaljer i Bilag 5. i detaljer og bør læses i sammenhæng med bilag 6 hvor tidsplanen beskrives.

Hver fase rummer en del arbejdspakker som understøtter de enkelte faser. Arbejdspakker af relevans for tilsluttede kommuner vil løbende blive kommunikeret ud, således at der er mulighed for at følge med i projektet, og specielt arbejdspakker som rummer lokalt forberedelsesarbejde hvor de deltagende kommuner som led i deres forberedelse skal i gang.

Tidsplan Tidsplanen er gengivet i detaljer i Bilag 6.

Dette er en overordnet tidsplan for OS2MO i perioden Q2 2015-Q2 2017. Projektet rummer forskellige opgaver som er tidssatte i nedenstående illustration hvor hvert punkt i sig selv rummer en del underopgaver. Tidsplanen bedes læst i sammenhæng med Bilag 5 Faseplan for forståelse af de forskellige opgaver i hvert element.

Figur – Tidsplan for OS2MO – 2015-2017


Tidsplanen er foreløbig og der tages forbehold for, at den kan rykkes ift. tidsforbruget for tilslutningsaftalen og efterfølgende udbud. Når der er indgået aftale med en leverandør, vil projektet udsende en mere nøjagtig tidsplan og løbende holde denne opdateret.

Når OS2MO at blive klar til at STS skal have data?

Projektet er bevidst om at alle tilsluttede kommuner har et tidspres ift. om OS2MO bliver klar til at den enkelte kommune skal implementere KOMBIT’s Støttesystemer. Projektet vil arbejde hen i mod at have løsningen klar til udgangen af 2016, som jf. KOMBITs tidsplan er der hvor implementeringen af SAPA starter.

STS er bygget til at kommunerne kan indlæse deres organisation og de medarbejdere som bliver brugere af KY, KSD og SAPA, manuelt og vedligeholde dem her. Hvis OS2MO ikke er klar til at kunne håndtere dette når en kommune tager STS i anvendelse, kan den manuelle proces forsættes indtil OS2MO er klar til at overtage denne opgave og fungere som lokal master.


Indkøbsform Projektet har brug for en samarbejdspartner ift. udviklingen af OS2MO-løsningen. Projektet skal og vil naturligvis overholde EU’s udbudsforpligtelser. Det gøres enten ved at indkøbe udviklingsopgaver/konsulenter/udviklingstime/komponenter via SKI aftaler hvor forpligtelserne allerede er afløftet, eller via udbud af større leverance- og udviklingsopgaver.

Løsningen

Det er projektets løsningsbeskrivelse der sætter retningen for hvilken type udviklingsprojekt der skal leveres. Det er ligeledes mulighederne heri der fastsætter retningen for indkøbsformen. Der skal altid vælges den mest økonomisk fordelagtige indkøbsmetode.

Projektet har allerede vurderet mulige udviklingsformer, og med et behov for hurtigt at kunne navigere og prioritere i udviklingskrav/ønsker samt tage højde for eksterne faktorer, f.eks. integration med STS, er der valgt den agile model. Derfor vil indkøbsformen læne sig op ad en udbudsform der understøtter et agilt konsulentudbud.

Når tilslutningen har fundet sted, vil projektets styregruppe endeligt tage stilling til indkøbsformen.

Det kræves at OS2MO-leverandørerne har underskrevet en partnerskabsaftale med OS2, herunder Code of Conduct, samt at produktet leveres og udvikles i henhold til OS2-ejerskab og licensregler.

Øvrige indkøb

Projektet vil indkøbe støtteressourcer på baggrund af tekniske kompetencer, metodikker og kendskab til den agile udviklingsproces.

Når der arbejdes ud fra den agile udviklingsform, vil projektet ikke skulle bruge de samme ressourcer på at skrive kravspecifikation der er kendt fra lignende projekter. Derimod anvendes en overordnet beskrivelse af løsningen, således at leverandøren har en forståelse af opgaven.

Implementeringsstøtte

Projektet forventer at samarbejde med en række leverandører til det kommunale marked om at kunne levere konsulentassistance til implementering af løsninger i det kommunale it-landskab. Der vil fra projektet blive fremlagt et oplæg til form, proces, omfang, afgræsninger og anbefalinger til håndtering af de respektive implementeringsopgaver som projektet forventer nødvendigt.

Det kan ligeledes vurderes om der kan/skal trækkes på interne ressourcer i det kommunale it-landskab. Herved fastholdes viden og erfaringer med implementeringen i det kommunale. Projektet vil understøtte den tekniske implementering af løsningen, altså installation på lokale servere eller som cloud-løsning. Implementeringen i de lokale


organisationer rummer derudover forskellige muligheder hvor projektet støtter med proces-/arbejdspakker og anbefalinger samt undervisningsmateriale.

Governance, Drift og Videreudvikling

Projektet rummer et oplæg til governance hvor projektet anbefaler hvordan løsningen driftes og videreudvikles. Det vil ske med udgangspunkt i erfaringer, hentet fra andre projekter i det kommunale f.eks. SBSys, BBR, DUBU og andre KL-, KOMBIT- og OS2-projekter.

Databehandleraftaler

OS2MO udarbejder og udsender databehandleraftaler forinden løsningen idriftsættes.


Business Case Der findes mange forskellige forventninger til indholdet af en Business Case. Og projektet skal her redegøre for indholdet af projektets Business Case.

Udgangspunktet kan formuleres ud fra ordlyden; ”Projektets forretningsbegrundelse skal være positivt, vægtet på baggrund af at den samlede vægtede investering skal være mindre end de samlede gevinster projektet vil bidrage med til den kommunale drift over for borgerne”. Er det tilfældet skal indsatsen være passende til projektets samlede omfang. Hvad menes med disse udsagn?

Projektet skal bidrage med værdi til kommunernes samlede drift, ift. den samlede investering. Men er det alene en vurdering ift økonomiske gevinster/værdi eller kan værdien også give gevinster på anden vis? Det kan også ses i et større perspektiv.

Det er vigtigt at forholde sig til at det er et forholdsvis afgrænset område i det samlede it-landskab projektet har opmærksomhed på. Nemlig identifikationen af den enkelte systembruger via IdP eller borger via NEMid. Dertil er opgaven også at arbejde med relationer i organisationen samt give adgang til de systemer (og data) medarbejderne skal (og må) have adgang til. Det kan vurderes som et forholdsvis snævert område men når det ses i et større perspektiv, kan det skabe grundlaget medvirke til at give borgerne bedre adgang til at se deres egne data, i en højere grad fremover, og en mulighed for en kommunal ”Single-sign-on” der på længere sigt kan skabe meget store besparelser i brugen af diverse it-løsninger bredt i det kommunale arbejde.

OS2MO er tænkt som den autoritative kilde til hvordan organisationen ser ud, hvilke medarbejdere der arbejder hvor, og hvad de arbejder med. Gevinsterne ved implementeringen af OS2MO skal primært findes på det kvalitative område og i mindre omfang som effektiviseringer i arbejdsgange. Dette skyldes at selv om der vil være arbejdsgange der bliver betydeligt nemmere når der er styr på organisationens grunddata og en høj kvalitet af data, vil der være omkostninger at spare ved vedligeholdelse af grunddata. Specielt vil opgaven med, i første omgang, at få styr på organisationens grunddata være stor. En væsentlig udfordring ved at finde frem til de økonomiske gevinster ved at implementere OS2MO er at der ikke i organisationerne er et overblik over hvad opgaver som organisationsændringer, udsendelse af APV/trivselsundersøgelser mv. koster i arbejdstid for organisationen.

En stor del af gevinsten ved en løsning som OS2MO, der indeholder autoritative grunddata om organisationen, ligger i at disse data kan genbruges på tværs af vidt forskellige it-løsninger samtidigt med at den kun bliver vedligeholdt et sted. Forretningsregler, klassifikationer og beskrevne processer for organisationsændringer er med til at sikre en ensretning af data på tværs af organisationen, bl.a. i forhold til forståelsen af hvad lederbetegnelser, organisationsbetegnelser mv. dækker over. Dermed kan man bruge data til automatisering af brugerstyring og organisationsopbygning i fagsystemer der kan nedarve den nødvendige data fra OS2MO. Dermed sikrer man at data i fagsystemerne altid er up-to-date, og at fx organisationen er ens på tværs af alle kommunens it-systemer, som fx LOS, AD, ESDH, Exchange og lønsystem.

Kan man isolere disse værdi-indtægter og sammenholde dem med indeværende projekts samlede omkostninger? Det er muligt og vil kræve en række antagelser og forudsætninger der til sidst kan være grundlag for spørgsmål og tvivl, hvorfor projektet forholder sig det større perspektiv. Giver projektet værdi til en problemstilling i dag? Ja!


Dertil er spørgsmålet om hvorvidt projektet bidrager til en mangel i de eksisterende udfordringer på leverancer fra andre sider? Her tænkes på lokale forhold på IdP når KOMBIT leverer Støttesystemerne under monopolbrudsprogrammet. Bidrager projektet med værdi til de enkelte kommuner i dette perspektiv? Her til er svaret ligeledes Ja.

I forbindelse med Monopolbrudsprojektet fra KOMBIT er der lagt op til at kommunerne skal kunne udstille data om klassifikation, organisation og brugerstyring til KY, KSD og SAPA via Støttesystemerne. Støttesystemerne kan imidlertid ikke anvendes af kommunerne til andre formål end dette. Der vil derfor være en gevinst for kommunerne i at have en lokal master (OS2MO) som kan udstille den nødvendige data til Støttesystemerne, samtidig med at kommunerne kan bruge data til andre formål lokalt.

Er der flere værdi-indtægter fra andre perspektiver? Her kunne opmærksomheden henledes på den menneskelige konto omkring trivsel og stress. Med det menes der minimering af fejl og forsinkelser i adgangsopsætninger til diverse systemer ved ændringer i organisationen. En undervurderet faktor.

Da OS2MO rummer bitemporalitet, vil det være muligt at planlægge, simulere og gennemføre organisationsændring forud for det tidspunkt de skal træde i kraft på. Kombineret med at den organisation der er i OS2MO, er den autoritative som automatisk nedarves til øvrige systemer, sikres det at ændringerne slår igennem som planlagt og kommer ud i alle relevante systemer der trækker på OS2MO. Se Bilag 10c for et eksempel på en organisationsændrings impact på systemlandskabet og afledte konsekvenser.

OS2MO bygger på KL's principper for Den fælleskommunale Rammearkitektur og er en implementering af standarderne Organisation og Klassifikation. Dermed er OS2MO en af de byggesten kommunerne skal tage i anvendelse i takt med at principperne for en modulopbygget, hændelsesbaseret infrastruktur slår igennem.

Projektet bidrager ligeledes til en positiv udvikling i det kommunale it-landskab, fra silo-baserede løsninger til integrerede, men fragmenterede it-løsninger, hvilket understøttes af alle de eksisterende tiltag fra KOMBIT samt Grunddataprogrammet fra MBBL, Skat, Geodatastyrelsen og KLs rammearkitektur. Projektet er ligeledes medvirkende til overholdelse af de ekstra krav der skal understøttes i netop vedtagne EU PersonData-forordningen. Forhold der kan være en større udfordring i en del organisationer, når detaljerne bliver synlige. Projektet understøtter princippet fra lukkede applikationer til åbne løsninger hvor data kan deles i det samlede it-landskab. Ligeledes overfor borgerne på Borger.dk når tiden er klar til dette. Det efterlader omkostningssiden i en Business Case. Hvad må projektet så maksimalt koste, før det ikke har en forretningsmæssig begrundelse længere? Projektet har først og fremmest fra start været fokuseret på at genbruge og undgå store omkostninger, kendt fra andre offentlige It-projekter.

Projektet har analyseret markedet for lignende løsninger. Og har analyseret sig frem til løsninger hvor dele kan genbruges og/eller indarbejdes i OS2MO’s arkitektur. Det fjerner store initial-investeringer. Dertil vælger projektet at arbejde ud fra den mest værdiskabende proces ift. projektets tilstand og udfordringer. Derfor er det ønsket at der arbejdes agilt hvilket minimerer tidsforbruget, omkostningerne og udfordringerne


med gennemførelsen af et kravspecifikationsprojekt og en efterfølgende udbudsrunde. En sådan udgift kan ofte beløbe sig til kr. 1.000.000 eller mere.

Det efterlader omkostninger til projektet på følgende faktorer:

- projektledelse - arkitektur - agile udviklingsressourcer - kommunikation.

Projektet arbejder ligeledes med de muligheder det kommunale landskab allerede indeholder. Både for at fastholde vital viden, udvikle egne ressourcer og minimere omkostningerne til eksterne konsulenter og udviklere.

Projektet har i Bilag 7 fremlagt et overslag på omkostningerne i projektets første faser.

Der henledes opmærksomhed på den lokale Business Case i Bilag 10a og 10b med inspiration til hvor og hvordan man i kommunerne kan finde lokale gevinster. I Bilag 10c er et eksempel på en organisationsændring, og hvilken impact en sådan har på hele organisationen og it-porteføljen.

Ulemper ved OS2MO

Implementering af et system som skal holde den autoritative organisation, vil betyde at der skal laves nogle processer for at sikre at ændringer foretages hensigtsmæssigt og ensartet. Der kan derfor være dele af en organisation der vil se OS2MO som snærende bånd da specielt organisationsændringer skal godkendes og gennemføres af et centralt placeret organ der måske kun mødes en gang i kvartalet. Det betyder at de ad hoc-ændringer i organisationen der forekommer i dag, ikke længere kan gennemføres, og at en given ændring kan være længere tid om at slå igennem.

Som med andre centrale it-systemer vil der være en naturlig sårbarhed ved at basere sig på et enkelt system til håndtering af organisation, medarbejdere mv. Organisationen vil være sårbar overfor nedetid i systemet der kan betyde at der fx ikke kan oprettes nye brugere.


Interessentanalyse De vigtigste interessenter er følgende:

- Kommunerne der deltager - Kommunerne der er tilsluttet - KL - KOMBIT - Digitaliseringsstyrelsen - Andre it-leverandører.

Detaljerne i interessentanalysen er gengivet i Bilag 8.

Kommunikation

Projektet har løbende kommunikeret via LinkedIn omkring nyheder og tiltag i analysefasen. Dette vil projektet forsætte med fremadrettet. Samtidig har projektet deltaget i diverse lokale workshops etc. hvor kommunerne har inviteret projektet på besøg. Projektet vil forsætte med dette opsøgende og inviterende (sam)arbejde og være til rådighed.

Projektet har også efterhånden fået opbygget et godt netværk med lokale kontaktpersoner i kommunerne som løbende vil blive informeret om projektet og dets fremdrift. Dette vil ske med løbende nyheds- og statusmails.

Tilslutningsaftalen og alle følgedokumenterne er blevet sendt til landets it-chefer samt de kontaktpersoner som projektet har haft kontakt med.

Fremadrettet vil projektet formidle status gennem OS2’s LinkedIn gruppe så interesserede kan tilslutte sig denne gruppe. Samtidig vil projektet opbygge et dokument-bibliotek til understøttelse af det lokale implementeringsarbejde. Dette gøres tilgængeligt for kommunerne tilsluttet 1. tilslutning og efterfølgende hvis man tilslutter sig 2. tilslutningsrunde. Projektet vil løbende inddrage kommunerne i forskellige arbejdsgrupper i forbindelse med projektets fremdrift, således at kommunerne i samarbejde med hinanden kan understøtte det lokale forberedelsesarbejde.


Risikoanalyse De vigtigste risici er følgende:

- Personafhængighed - Forventninger til scope - Manglende tilslutning - Lokale implementeringsbehov - Tidsplan og budgetoverskridelser.

Til alle forhold er der angivet forebyggende aktiviteter samt minimering af skade såfremt en risiko indtræffer. Der er angivet ansvarlige roller og emner der kræver at særlige handlingsplaner udarbejdes, efter aftale med projektets ejer og styregruppen.

Detaljerne i risikoanalysen er gengivet i bilag 9.


Opsamling – Hvad så nu? Efter at have læst materialet bør der træffes en beslutning om at bakke op om projektet eller ej. 1. tilslutning ”Udvikling af OS2MO” kræver en økonomisk investering, og skal kommunen giver Silkeborg Kommune, på vegne af OS2, retten til at afløfte udbudspligten og skabe OS2MO. Derved får kommunen også adgang til arbejdspakker som understøtter implementeringen af OS2MO, og arbejdet med organisationsdata lokalt.

Tilslutter kommunen sig ikke udviklingen, er det muligt efterfølgende at tilslutte sig i 2. tilslutningsrunde, ”Implementering af OS2MO”, giver kommunen mulighed for at tage OS2MO i anvendelse, mod at betale et indledende gebyr. Ved anvendelse af OS2MO er der årligt et økonomisk biddrag til sekretariatet, vedligehold og videreudvikling.

OS2MO-projektet har skabt ovenstående indhold af beslutningsdokumentet og tilhørende bilag ud fra den viden projektet har lige nu. Der er ting der endnu ikke er afklaret eller fuldt ud beskrevet men projektet vil løbende udarbejde hvad der måtte mangler.

OS2MO-projektet understøtter, at kommunen får implementeret en organisationskomponent, bygget af Kommunernes Rammearkitekturs byggeblokke og skabt i et fælleskab, således at kommunen kan få ejerskab over det fundament fremtidens digitalisering forudsætter eksistere.

BESLUTNINGSDOKUMENT Version 1 - OS2...en lokal implementering af fællesoffentlige standarder og...

Documents

Transcript of BESLUTNINGSDOKUMENT Version 1 - OS2...en lokal implementering af fællesoffentlige standarder og...