Berrios Silva - Curso Basico de Archivos Virtual 2015 02

Curso Bsico de Archivos

Mdulo 4 Organizacin Documental

Escuela Nacional de Archiveros

UNIDAD 2

Las Agrupaciones Documentales

2.1. El Expediente como Unidad Documental Compuesta

El expediente est formado por un conjunto de documentos relacionados con el mismo

tema, actividad o asunto, se forma con otros tipos documentales que sirven de

antecedente alrededor del cual gira toda la actividad de una oficina o unidad orgnica,

y obedecen a normas de procedimiento elaborados. Se forman mediante la agregacin

sucesiva de documentos, pruebas, decretos, informes, memorndums, etc; que los

integran.

Para mejor entendimiento del expediente, damos la definicin siguiente Unidad

organizada de documentos reunidos bien por el productor para su uso corriente, bien

durante el proceso de organizacin archivstica porque se refieren al mismo tema,

actividad o asunto. El expediente es generalmente la unidad bsica de la serie1

2.2 Formacin Cronolgica del Expediente y la Foliacin.

El expediente se forma mediante la agregacin sucesiva de los tipos

documentales, los mismos que debern ser ordenados en su interior siguiendo la

secuencia de su tramitacin, en primer lugar el documento que le ha dado origen y

posteriormente se irn aadiendo los documentos segn el orden de su produccin, es

decir cronolgicamente, esto da lugar a una disposicin lgica para la consulta gil, y

ptima.

Debemos evitar retirar o disponer de los documentos que forman el expediente,

porque como unidad documental tienen una unidad de informacin, el retiro de algn

documento estara quebrando la unidad de informacin que tiene. Se debe evitar ubicar

los tipos documentales de abajo hacia arriba en el orden contrario de su produccin, ya

que esto desvirta las caractersticas que tiene, si se utiliza por comodidad de la

informacin ese tipo de orden, conviene elaborar una relacin del contenido a medida

que esta se produce, describiendo cada una de los documentos al momento de

insertarlos, quedando esta descripcin en la portada de la unidad de conservacin. Lo

11 Norma Internacional General de Descripcin Archivstica ISAD(G) 1999 p.17


Educacin a Distancia -2015


ms conveniente es ubicarlos siguiendo la secuencia de la produccin de los tipos

documentales que lo forman.

Para foliar los expedientes estos deben estar ordenado de acuerdo a la cronologa

en el interior de la unidad de archivamiento, el primer documento ser el ms antiguo

seguido por los dems, la foliacin se iniciar con el nmero 1 y en forma correlativa

hasta el final del ltimo documento que conforma el expediente.

En algunos casos los expedientes pueden ser separados en el interior de la unidad

de conservacin mediante pestaas o carpetas debido a las diferentes actividades que

dan origen a su formacin, as tenemos por ejemplo, el legajo de personal debe tener la

siguiente secuencia: filiacin e identificacin personal, estudios y capacitacin,

contratos y nombramiento, renuncia y liquidacin, desplazamiento, descansos mdicos,

permisos licencias y vacaciones, ascensos, bonificaciones, experiencia laboral,

evaluaciones, mritos, demritos, produccin intelectual, etc. En cada una de estas

partes los tipos documentales correspondientes. En este ejemplo la foliacin se realiza

iniciando con el folio nmero uno (N 01) en cada una de las partes. Cuando el personal

est activo se deja abierta cada una de las partes para incorporar nuevos documentos

que se archivan siguiendo el correlativo del ltimo nmero.

2.3. Documentos anexos del expediente

Cuando se forma un expediente existen algunos tipos documentales que sustentan

la actividad administrativa, estos documentos son los denominados anexos porque

mediante ellos se sustentan aspectos administrativos, legales, jurdicos, contables, etc.

que son imprescindibles y tienen que encontrarse formando parte del expediente ya

que a travs de ellos se resuelve el caso. Estos anexos deben ser originales.

2.4. Documentos de Apoyo Informativo

El documento de apoyo informativo es recogido para informar sobre un asunto

concreto nos sirve de apoyo a la gestin, son copias de otros documentos o documentos

repetidos, su nico valor es informativo inmediato. Estos documentos no son

documentos de archivo, por lo que pueden ser destruidos luego de ser utilizados.

Los originales mltiples que tienen la misma redaccin configuracin fsica firmas y post

firmas, que cumplen funciones diferentes, uno de ellos es el original con el que se




formar el expediente, los otros se utilizarn como documentos de apoyo para actuar,

concluida esta funcin informativa no se debe incluir en el expediente principal ya que

en l se encontrar un original.

El dossier es formado por afinidad temtica sin que respondan a una funcin

administrativa, estos no deben ser confundidos con los expedientes administrativos que

son el resultado de una actuacin determinada. Ejemplo, en una Oficina de Planificacin

y Presupuesto, se formula un Convenio de Apoyo Interinstitucional con la Universidad

Nacional Mayor de San Marcos, se solicita que las distintas oficinas aporten fotocopias

de documentos que permitan la informacin necesaria sobre dicha entidad, modelos de

convenios etc. lo que da lugar a un conjunto de documentos cuya informacin permitir

formular el convenio, sin que este dossier forme parte del convenio. Similar funcin

cumplen las copias de textos legales, revistas, boletines, catlogos, etc, que luego de su

utilizacin deben ser desechadas.

2.5. Denominacin del Expediente Segn el Asunto que Trata o el Tipo Documental

El expediente al estar conformado por diferentes tipos documentales, se genera por

una funcin administrativa, por tanto es un tipo documental cuya denominacin asume

la del tipo documental principal que tiene relacin con la funcin y la actividad

desarrollada, as tenemos el tipo documental Comprobante de Pago, tiene como

antecedentes la Orden de Compra, Orden de Pago, los Documentos que sustentan los

gastos, etc; que demuestran el pago realizado, asumiendo el nombre del tipo

documental principal que es el de comprobante de pago. En el caso de otros expedientes

la denominacin del tipo documental est determinada por el asunto que trata, por

ejemplo los tipos documentales como el oficio, el informe, el diagnstico y el oficio que

se remite a la institucin sobre la supervisin de un archivo da lugar al expediente de

supervisin, siendo este la denominacin del tipo documental.

2.6. El Principio de Procedencia

El ao 1841 el archivero e historiador francs Natalis de Wailly redact un instructivo

que enunciaba la nocin de fondo de archivo que consista en reunir los documentos

por fondos, es decir todos los que provienen de un cuerpo, de un establecimiento, de

una familia o de un individuo, en el que se debe respetar el orden determinado, de esta




manera nace de Principio de Procedencia o Respeto por los Fondos. Un primer

fundamento de la teora archivstica que consiste en respetar el origen de los fondos, es

decir en mantener ocupados sin mezclarlos con otros, sean estas de una entidad pblica

o privada, una persona, familia, etc.; respetando la estructura o clasificacin propia de

dicha entidad.

La Norma ISAD(G) lo define: Relacin existente entre los documentos y las

organizaciones o personas fsicas que lo han producido, acumulado, conservado y

utilizado en el desarrollo de su propia actividad2

2.7. El Principio de Orden Original

La propuesta del principio de Procedencia result insuficiente porque se propona la

posibilidad de clasificar los documentos por asuntos o materias dentro de cada fondo a

partir de cierto nivel, es as que en Prusia donde queda completado este principio H. von

Seybel, director de los Archivos del Estado, enunci un nuevo principio dispona que los

documentos de cada fondo deben mantenerse en el orden que le hubiera dado la oficina

de origen. As nace el principio de respeto al Orden Original, completndose de esta

manera la teora y prctica archivstica.

Tanto el principio de Procedencia y Orden Original tienen actualmente una serie de

controversias cuyo debate an no se ha concluido, discusin que dejamos abierta para

que los archiveros a nivel nacional e internacional los asuman en base a la experiencia

de cada uno de los pases, ya que aqu en el Per asumimos ambos principios.

2 Norma Internacional General de Descripcin Archivstica ISAD(G) Madrid, 2000 p.17




2.8. Organizacin Documental: Importancia y Relacin con los Dems Procesos

Tcnicos Archivsticos.

Tal como ya mencionamos para el cumplimiento de las competencias de una

entidad, se determinan las funciones, en base al cual desarrollamos actividades que dan

lugar a los tipos documentales, la organizacin documental, se inicia con la formacin

del expediente, es la primera agrupacin de documentos que por los diferentes

contenidos y estructuras de cada uno son tambin diversos los tipos documentales.

Segn las caractersticas de los tipos documentales los separamos (clasificamos) para

formar otra agrupacin al que denominamos serie documental (segunda agrupacin),

estas series a su vez corresponden a una oficina al que denominamos seccin

documental o asunto principal (tercera agrupacin) que ser determinado de

acuerdo al sistema administrativo al que pertenece (por ejemplo Abastecimiento,

Presupuesto, Tesorera, Contabilidad, etc.) si la serie documental corresponde a un

rgano de lnea de la entidad, se indicar como asunto principal el nombre de la unidad

orgnica sin mencionar el ttulo jerrquico. (Ejm. Para la Direccin General de Asuntos

Hidrulicos, el asunto principal ser Asuntos Hidrulicos.)3 Debemos comentar que esta

manera de determinar el nombre de la seccin documental es aplicable a otros rganos

no necesariamente de lnea, as tenemos por ejemplo la Oficina General de

Administracin, es un rgano de apoyo, la seccin documental ser Administracin, le

retiro el ttulo jerrquico de Oficina General. El conjunto de secciones corresponden a

un fondo documental, que es el resultado de la accin administrativa de un ente que a

lo largo de su historia desempea una serie de funciones mediante una estructura

administrativa.

El proceso archivstico tiene diferentes fases que no necesariamente son

secuenciales pudiendo darse en forma paralela, as tenemos que organizados los

documentos de un fondo documental es necesario realizar un anlisis de los caracteres

internos y externos, con la finalidad de elaborar los instrumentos y auxiliares

13 Archivo General de la Nacin- Legislacin Archivstica-Lima Per 1999 p.108




descriptivos, que nos permitan localizar, controlar y servir la informacin que tienen los

documentos de archivo, estamos tratando del Proceso Tcnico de Descripcin. Todos

los documentos es imposible conservarlos, se requiere valorarlos y seleccionarlos para

proponer la eliminacin de los que resulten innecesarios de ser conservados y conservar

aquellos que son de valor permanente, estamos tratando del proceso tcnico de

Seleccin Documental. El fin de los archivos es brindar al usuario los documentos que

los solicitan con fines de informacin, estamos tratando del servicio archivstico. Un

proceso tcnico que se desarrolla desde el momento en que se planifica el documento

y durante todo su ciclo de vida, es la conservacin de documentos, las medidas de antes

de la produccin de los documentos estn relacionadas con la preservacin y las

medidas tomadas cuando estn ya deteriorados es la restauracin.

2.9. Serie Documental: Conceptos.

Los documentos recibidos y generados en una oficina son tipos documentales

formados por unidades documentales simples o compuestas. En el caso de ser simples

son mayormente de comunicacin sencilla sin mayor actividad administrativa

acumulndose por el tipo documental que da lugar a la serie documental de

correspondencia. En otras palabras la correspondencia como serie documental nace de

la actividad de informar y recibir informacin que tienen las oficinas y generalmente son

documentos simples, se reciben solicitando informacin con cuya contestacin se

concluye, dentro de ello tenemos los oficios, cartas, memorndums, informes y otros

tipos documentales que no pertenecen a ningn expediente, suele ser lo ms

voluminoso que existe en los archivos.

El diccionario de terminologa archivstica lo define como: Conjunto de documentos

generados por un sujeto productor en el desarrollo de una misma actividad

administrativa y regulado por la misma norma de procedimientos4.

Debemos tener en cuenta entonces las competencias y funciones, las que se

desarrollan mediante las directivas de cada institucin a travs de los rganos

14 Diccionario de Terminologa Archivstica (2 Edicin) Subdireccin General de los Archivos Estatales Madrid, 1995 p.51




administrativos a los que vamos a denominar como Unidades Funcionales en la que se

divide el organismo.

2.10. Denominacin de las Series Documentales Formados por Unidades

Documentales Simples.

Tal como referimos anteriormente los tipos documentales simples agrupados

por tipos documentales dan lugar a la serie correspondencia, sin embargo, hay tipos

documentales que agrupados mantienen su denominacin porque estos reflejan

actividades propias, as tenemos por ejemplo en la oficina de logstica la Orden de

Compra, Orden de Pago, el Pedido Comprobante de Salida, agrupados darn lugar a las

series, rdenes de compra, rdenes de pago, Pedidos Comprobantes de Salida; de esta

afirmacin podemos mencionar que la denominacin de las series documentales

formados por unidades documentales simples son denominados por el plural del tipo

documental.

2.11. Denominacin de las Series Documentales Formados por Unidades

documentales compuestas.

La primera agrupacin de documentos es el conjunto ordenado de varios tipos

documentales (memorando, carta, oficio, informe, memorando, orden de pago, orden

de compra, etc,) que forman un expediente como tipo documental, cuya denominacin

est determinada en un primer caso por el tipo documental que da lugar a la formacin

del expediente, (as tenemos el expediente de comprobante de pago, formado por la

orden de pago, la orden de compra, la factura, la boleta, etc,), generalmente son tipos

documentales que se generan de las funciones de apoyo En el segundo caso el

expediente como tipo documental es denominado por el asunto que trata, as tenemos,

licencia sin goce de haber, legajo de personal, asesoramiento, supervisin, plan

estratgico, plan de trabajo, etc. Generalmente son generados por las funciones de

lnea. Agrupados los expedientes por la misma funcin administrativa, da lugar a la serie

documental, por tanto su denominacin es la pluralizacin del tipo documental, as

tenemos por ejemplo los tipos documentales comprobante de pago, licencia sin goce de

haber, legajo de personal, asesoramiento, supervisin, plan estratgico, plan de trabajo,

darn ligar a las series documentales: Comprobantes de Pago, licencias sin goce de




haber, legajos de personal, asesoramientos, supervisiones, planes estratgicos, planes

de trabajo, etc.

El conjunto de las series documentales segn la estructura orgnica de una entidad,

conformar la subseccin y seccin correspondiente, razn por la que trataremos sobre

el organigrama, funciones y actividades.

2.12. El Organigrama: Funciones y Actividades

La Organizacin Administrativa es un ordenamiento que establecen grupos

humanos para alcanzar algo de manera colectiva. Cada Entidad es un ordenamiento que

se establece para tratar de cumplir con su misin, de esta manera, comprende las

funciones que le corresponde y la estructura orgnica.

El Organigrama son grficos de las organizaciones que representan la estructura de

una entidad, se encuentra en l lo ms importante de su estructura precisando sus

dependencias, las lneas de mando, sus relaciones, los niveles de autoridad.

A travs del organigrama se pueden conocer los principales puestos, los canales de

comunicacin, los niveles jerrquicos y las nomenclaturas tcnicas.

2.13. Estructuracin de Funciones

La Divisin del trabajo en una entidad obliga a que se establezca una estructura

orgnica con reas de trabajo especializado, se definan las funciones bsicas, se

establezcan mecanismos de coordinacin y comunicacin, y se utilicen mtodos y

recursos tecnolgicos-administrativos adecuados.

Logrado las funciones bsicas se precisa la desagregacin y las relaciones que se

establecen entre las unidades conformadas. Entramos en el campo de las funciones de

cada una de estas partes de un todo.

2.14. Funciones

El documento de archivo es la Informacin contenida en cualquier soporte y tipo

documental, producida, recibida y conservada por cualquier organizacin o persona en

el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su actividad5 por tanto su

15 Norma Internacional General de Descripcin Archivstica ISAD(G) Madrid, 2000 p.16




tratamiento tcnico requiere el conocimiento de las competencias y actividades que

desarrolla una organizacin, tal como referimos dan lugar a los tipos documentales. Las

especificaciones se encuentran en el Reglamento de Organizacin y funciones (ROF) y

en el Manual de Organizacin y Funciones (MOF) de cada entidad.

Funciones de Direccin.- funciones vinculadas a la autoridad que tienen por objeto

establecer polticas o pautas de accin, mediante las cuales conduce y orienta las

acciones generales de poltica o gobierno y administrativa de una entidad.

Funciones de Lnea.- Sirven para producir bienes o servicios, estn directamente

vinculados con el objetivo econmico y/o propsito final a que se dedica la entidad,

estn ligadas a los rganos ejecutivos encargados de ejecutar, realizar y materializar la

razn por la cual existe la organizacin. Los documentos que se generan en estas

oficinas, reflejan la misin de las unidades orgnicas y la razn de ser de la institucin.

Funciones de Apoyo.- no tienen relacin directa con los objetivos, pero contribuyen

para su mejor aplicacin, tienen como misin apoyar y completar la accin de las

funciones de lnea. Dan soporte a la institucin en recursos humanos y materiales,

financieros y servicios. Aqu se desarrollan las funciones administrativas de

administracin, comunicacin y relaciones pblicas, personal, contabilidad, logstica y

tesorera.

Funciones de Asesora.- Preserva el equilibrio institucional, proporcionando

informacin y asesoramiento para la toma de decisiones. Brindan consejo y orientacin

a la organizacin. Aqu se encuentran generalmente los rganos que tienen que ver con

las funciones de planificacin y presupuesto, y asesora jurdica.

Funciones de Control.- Apoyar a la direccin en la evaluacin y control de acciones,

metas y objetivos. Aqu se encuentran las funciones de control institucional

Funciones Consultivas.- Participar opinando sobre temas de especialidad, segn las

caractersticas de la entidad, dentro de ello el tema de archivo mediante el Comit

Evaluador de Documentos (CED).




Identificacin del elemento funcional

Es importante que las funciones y competencias estn bien identificadas en el

momento de confeccionar el cuadro de clasificacin, ya sea orgnico, funcional o

funcional, teniendo en cuenta que las funciones son ms estables a lo largo del tiempo

que la propia estructura.

Se deben diferenciar varios niveles en esta fase:

Conocimiento de las funciones de la administracin que producen la

estructuracin de la misma, en grandes organismos.

Conocimiento de las funciones que cada organismo tiene encomendadas, que son

su verdadera razn de ser y permanecen en el tiempo.

Conocimiento de cada uno de los sujetos productores de un organismo de la

administracin.

El resultado final ser la identificacin de cada uno de los elementos que determinan

la existencia de un tipo documental.

Berrios Silva - Curso Basico de Archivos Virtual 2015 02

Documents

Transcript of Berrios Silva - Curso Basico de Archivos Virtual 2015 02