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Benutzerhandbuch Microsoft Dynamics ™ NAV 4.0

Kostenrechnung

Informationen zum Inhalt

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Publikation

Druckerei Odermatt [Januar 2007 / Version C4.00]. Alle Rechte vorbehalten. Weitere Publikationen finden Sie unter www.navibooks.com.

Druck und Verlag

Druckerei Odermatt, Dorfplatz 2, 6383 Dallenwil

i

INHALTSVERZEICHNIS

Kapitel 1 Kostenrechnung 3

Funktionsübersicht 4

Stammdaten 10

Kostenbuchungen erfassen und übernehmen 27

Umlagen (Zuordungen) 34

Kostenbuchungsjournal 50

Berichte und Informationen 53

Kostenbudget 58

Tips und Tricks zur Kostenrechnung 64

Inhalt

ii

Kapitel 1Kostenrechnung

Mit dem Kostenrechnungsmodul wird die Finanzbuchhaltung von Microsoft Dynamics NAV mit der Betriebsbuchhaltung ergänzt.

Bei der Entwicklung wurde Wert darauf gelegt, dass die Anwendung besonders benutzerfreundlich und flexibel bleibt und trotzdem einen grossen Funktionsumfang aufweist. Dies manifestiert sich vor allem beim Einrichten der Umlagen, wo es möglich ist, mit wenigen Einschränkungen fast beliebige Umlageverfahren zwischen Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträgern vorzubereiten.

Dieses Handbuch hat die folgenden Abschnitte:

• Funktionsübersicht

• Einrichten der Stammdaten

• Kostenbuchungen erfassen und übernehmen

• Umlagen

• Kostenbuchungsjournal

• Berichte und Informationsfenster

• Kostenbudget

• Tips und Tricks zur Kostenrechnung

Kapitel 1. Kostenrechnung

4

1.1 FUNKTIONSÜBERSICHT

In der Liste unten finden Sie eine Auswahl an Funktionen, die mit der Kostenrechnung von Microsoft Dynamics NAV abgedeckt werden.

Kostenarten, Kostenstellen, Kostenträger und Buchen

• Frei definierbarer Kostenartenplan mit ähnlichem Aufbau und Funktionalität wie der Kontenplan der Fibu.

• Der Kostenartenplan kann auf Basis der Fibu-Erfolgskonten automatisch angelegt werden.

• Mehrere Fibukonten können in einer Kostenart zusammengefasst werden.

1.1 Funktionsübersicht

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• Freie Definition von Kostenstellen und Kostenträgern. Diese können mit Zwischentotalen und Titeln ergänzt und frei sortiert werden.

• Kostenstellen und Kostenträger können von den sogenannten “Hauptdimensionen” der Fibu übernommen und synchronisiert werden.

• Automatischer Transfer von der Fibu in die Kostenrechnung bei jeder Buchung. Oder: Übernahme der Buchungen mit einer Stapelverarbeitung mit der Möglichkeit, tägliche bzw. monatliche Sammelbuchungen pro Kostenart anzulegen.

• Erfassen und Buchen von manuell erfassten Kostenbuchungen in mehreren Journalen.

• Einmalige und wiederkehrende Kostenbuchungen.

Budgets

• Beliebig viele Kostenbudgets mit ähnlicher Funktionalität wie Fibubudget.

• Kopieren von Kostenbudget in Fibubudget und umgekehrt.

• Übernahme von budgetierten Kosten als Istkosten.

Zuordnung (Umlagen)

• Umlagen für Istwerte oder Budgetzahlen.

• Statische Umlagen anhand fester Anteile oder Prozentzahlen.

• Dynamische Umlagen mit 10 vordefinierten Bezugsgrössen und 12 dynamischen Datumsbereichen.

• 99 Umlagestufen.

• Beliebig viele Umlagevarianten.

• Umlagedefinitionen mit zeitlichem Gültigkeitsbereich.

• Umlagen weitestgehend frei definierbar zwischen Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträgern.

• Stornieren von Umlagen und Buchungsläufen.


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Berichte und weitere Features

• Kontenschema erlauben flexible Darstellungen im Berichtswesen, ähnlich wie in der Fibu.

• Viele übersichtliche und informative Auswertungen und Statistikfenster.

• Zugriffsschutz und Berechtigungen gemäss dem hohen Standard von Microsoft Dynamics NAV.

• Einfache Bedienung mit gewohnter Flexibilität von Microsoft Dynamics NAV.

Natürlich kann auch die Kostenrechnung wie die übrigen Module von Microsoft Dynamics NAV bei Bedarf an Ihre betrieblichen Bedürfnisse angepasst werden.

Dies könnte beispielsweise wichtig sein, wenn Bezugsgrössen für dynamische Umlagen aus benutzerdefinierten Zusatzmodulen stammen oder die Möglichkeiten des Reportings mit den internen Berichten und C/ODBC mit zusätzlichen Berichten erweitert werden sollen.


7

Aufgaben der Kostenrechnung

Die folgende Graphik zeigt die Zusammenhänge zwischen Fibu, Kostenartenrechnung, Kostenstellenrechnung und Kostenträgerrechnung:

• In der Kostenrechnung werden, im Gegensatz zu den Aufwendungen der Fibu, die effektiven betrieblichen Kosten erfasst und ausgewertet. Das Ziel besteht darin, die Kosten pro Kostenstelle und Kostenträger genau zu analysieren und damit eine verlässliche Grundlage für die Kalkulation zu schaffen.

• Kostenstellen sind meistens Abteilungen und Profitcenters eines Betriebs, die für Kosten und Erlöse weitgehend selbst verantwortlich sind.

• Kostenträger sind Produkte, Produktegruppen oder Dienstleistungen eines Betriebs - die Erzeugnisse eines Betriebs also, welche die Kosten schliesslich “zu tragen” haben.

Gemeinkosten

Fibu

Kostenartenrechnung

Welche Kosten sind entstanden?

Aufwand Ertrag

Kostenstellenrechnung

Wo sind Kosten entstanden?

Umlage

Kostenträgerrechnung

Welche Produkte belasten?

ErlösEinzelkosten


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• Ein grosser Teil der betrieblichen Kosten kann aus der Fibu übernommen werden. Rein betriebliche Kosten, interne Verrechnungen und Umlagen werden erst in der Kostenrechnung erfasst und gebucht.

• Gemeinkosten werden zuerst auf Kostenstellen gebucht, um später den Kostenträgern belastet zu werden, wie beispielsweise die Verkaufsadministration, die mehrere Produkte gleichzeitig vertreibt.

• Einzelkosten können direkt einem Kostenträger zugeordnet werden wie beispielweise Materialeinkauf für ein bestimmtes Produkt.

• Kontenplan und Kostenartenplan sind oft ähnlich aufgebaut.

• Die verwendeten Bezugsgrössen und die Genauigkeit der Umlageschlüssel haben einen wichtigen Einfluss auf die Resultate der Kostenrechnung. Umlageschlüssel werden verwendet, um in einem ersten Schritt die Kosten zwischen sogenannten Vorkostenstellen auf Hauptkostenstellen und in einem zweiten von Kostenstellen auf Kostenträger umzulegen.

• Im BAB (Betriebsabrechnungsbogen) werden die Ergebnisse der Kostenstellen und Kostenträger einander gegenübergestellt. Besonders interessieren dabei die Umlagebuchungen.


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Zusammenhänge in der Kostenrechnung von Microsoft Dynamics NAV

Die folgende Übersicht zeigt die Beziehungen zwischen den wichtigsten Tabellen und Verarbeitungen in der Kostenrechnung.

• Der Kontenplan der Fibu und der Kostenartenplan sind eng miteinander verbunden.

• Die Kostenstelle ist mit dem Globalen Dimensionscode 1 der Fibu verbunden, die Kostenträger mit dem Globalen Dimensionscode 2.

• Fibuposten, Umlagebuchungen und vom Benutzer erfasste Kostenbuchungen gelangen via Journalzeile und die Funktion Kostenjournal Buchen in die Kostenposten.

• Wenn das Kostenjournal gebucht wird, erfolgt ein Eintrag im Kosten Buchungsjournal.

• Die Umlagen werden in den beiden Tabellen Umlagequelle und Umlageziel definiert.

• Die meisten Statistiken und Berichte bauen auf den gebuchten Kostenposten auf.

Kostenjournal Name

Kostenart

Kostenträger

Kostenposten

Fibukonto

Kostenjournalzeile

Kosten Buchungsjournal

Umlagequelle Umlageziel

Kostenart Saldo

KostenJournalBuchen

Kostenstelle

KR Verw. KA übern.

Fibuposten

KR UmlageKR

Fibuposten holen

KR Stammdaten


10

1.2 STAMMDATEN

Die Stammdaten der Kostenrechnung bestehen aus 4 Bereichen:

• Kostenarten und Kostenartenplan

• Kostenstellen

• Kostenträger

• Kostenrechnung Stammdaten

• Zuordnungen (Umlagen)

Die ersten 4 Bereiche werden in diesem Abschnitt beschrieben. Den Umlagen ist ein eigener Abschnitt gewidmet.

Kostenartenplan

Der Kostenartenplan der Betriebsbuchhaltung hat fast die gleichen Aufgaben wie der Kontenplan der Fibu. In Klein- und Mittelbetrieben werden beide oft ganz ähnlich strukturiert. Es ist daher möglich, den Kontenplan der Fibu zu übernehmen und anschliessend anzupassen. Er kann jedoch auch von Grund auf unabhängig von der Fibu angelegt werden.

Die Kostenarten werden im Fenster Kostenartenplan oder auf der Kostenartenkarte eingerichtet und gepflegt. Der Kostenartenplan wird direkt vom Hauptmenü geöffnet, die Kostenartenkarte vom Kostenartenplan aus über den Menüpunkt Kostenart, Karte.

1.2 Stammdaten

11

Aufbau des Kostenartenplans

Der Kostenartenplan hat fast die gleiche Funktionalität und Gestaltungsmöglichkeiten wie der Kontenplan der Fibu. In der folgenden Tabelle sind daher nur die Besonderheiten ausführlich beschrieben.

Feld Inhalt

Nummer Die Nummer der Kostenart entspricht oft der Nummer eines

entsprechenden Erfolgskontos aus der Fibu. Sie kann jedoch

beliebig definiert werden. Einzige Regel ist, dass die

Nummern in aufsteigender Reihenfolge angezeigt werden.

Zeilenart Kostenart, Titel, Summe, Von-Summe und Bis-Summe mit

gleicher Funktion wie im Kontenplan.

Summe von/bis Bereich der Zwischentotale mit gleicher Funktion wie im

Kontenplan.

Fix/Variabel Die Kostenart kann Fix, Variabel, Sprungfix oder unbestimmt

sein. Die Einstellung wird später als Filter verwendet, um

beispielsweise nur jene Kostenarten zu analysieren, die fixe

Kosten enthalten.

Die Einstellung hat sonst keinen weiteren Einfluss auf die

Verarbeitungen der Kostenrechnung.

Fixanteil In diesem Textfeld kann ein Kommentar hinterlegt werden,

welcher die Einstellung im Feld Fix/Variabel genauer

erläutert. Dieses Feld muss mit der Entwicklungsumgebung

eingesetzt werden.


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Kostenartenplan von der Fibu übernehmen

Oft ist der Kostenartenplan ähnlich wie die Erfolgskonten im Kontenplan aufgebaut. In diesem Fall ist es empfehlenswert, den Fibukontenplan mit einer Stapelverarbeitung in den Kostenartenplan zu übernehmen und danach anzupassen. Dazu sind die folgenden Schritte notwendig:

Fibukontobereich Hier wird festgelegt, welche Fibukonten auf diese Kostenart

übertragen werden. Bei einer 1:1 Beziehung zwischen

Fibukonto und Kostenart wird nur ein Fibukonto eingetragen.

Falls mehrere Fibukonten in einer Kostenart

zusammengefasst werden, wird dies mit einem Bereich wie

beispielsweise 4000..4060 definiert. Das Feld wird von

Microsoft Dynamics NAV ausgefüllt, wenn die Kostenart

anhand vom Kontenplan automatisch angelegt wird, kann

aber nachträglich abgeändert werden.

Kostenstellencode

Kostenträgercode

Dieser Code gilt als Vorgabewert für Kostenbuchungen, die

später im Kostenjournal erfasst werden.

Sammelbuchung Wenn die Fibuposten später als Sammelbuchungen pro Tag

oder Monat übertragen werden sollen, wird hier die

entsprechende Option eingestellt. Keine Sammelbuchung

bewirkt, dass jeder Fibuposten einzeln in die Kostenrechnung

übernommen wird.

Saldo Dieses FlowField zeigt den Saldo aller Buchungen auf die

Kostenart. Klicken Sie auf den AssistButton o, um die

Kostenposten anzuzeigen, die zum Resultat beigetragen

haben. Mit den FlowFiltern Kostenstelle Filter und

Kostenträger Filter kann der angezeigte Saldo

eingeschränkt werden.

Saldo bis Datum Diese Felder werden im Hintergrund mitgeführt und können

bei Bedarf aktiviert werden. Sie entsprechen dem Feld Saldo

mit dem Unterschied, dass die Resultate vom Datum Filter beeinflusst werden.

Umzulegende

Bewegung

Dieses FlowField zeigt die Bewegung, die noch umgelegt

werden könnte. Der Eintrag im Feld Umgelegt in den

Kostenposten ist massgeblich, ob ein Kostenposten in das

FlowField eingeht.

Feld Inhalt

1.2 Stammdaten

13

1 Öffnen Sie unter Kostenrechnung, Kostenarten das Fenster Kostenartenplan. Vermutlich ist es zu diesem Zeitpunkt noch leer.

2 Wählen Sie Funktion, Kostenarten von Fibu übernehmen und bestätigen Sie die folgende Meldung.

3 Der Kostenartenplan enthält nun alle Erfolgskonten aus der Fibu inklusive Titel und Zwischentotale.

4 Passen Sie nun den Kostenartenplan gemäss den Ausführungen in den folgenden Abschnitten an Ihre Bedürfnisse an.

Kostenarten aktualisieren

Sie können wählen, ob bei einer Anpassung des Kontenplans der Kostenartenplan automatisch aktualisiert werden soll. Wählen Sie unter Kostenrechnung, Einrichtung, Kostenrechnung Einrichtung im Register Allgemein im Feld Abgleich Fibukonto/Kostenart eine der 3 Optionen Kein Abgleich, Automatisch, Mit Rückfrage.

Beziehung zwischen Kostenart und Fibukonto

Die Verbindung zwischen Kostenart und Fibukonto ist sowohl auf der Kostenart als auch auf dem Fibukonto gespeichert.

• Das Feld Fibukontobereich in der Tabelle Kostenart legt fest, welche Fibukonten zu einer Kostenart gehören.


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• Im Feld Kostenartnr. wird im Kontenplan festgehalten, zu welcher Kostenart das Fibukonto gehört.

Die beiden Felder werden während der Stapelverarbeitung Kostenarten von Fibu übernehmen von Microsoft Dynamics NAV ausgefüllt.

Zwischen Fibukonten und Kostenarten besteht eine sogenannte n : 1 Beziehung. Das bedeutet, dass mehrere Fibukonten zur gleichen Kostenart gehören können, aber jedes Fibukonto zu maximal einer Kostenart gehört.

Abhängig davon, wie später die Fibuposten in die Kostenrechnung übertragen werden sollen, gibt es mehrere Möglichkeiten, diese Verbindung zu definieren und die beiden Felder auszufüllen:

Kostenarten ohne Bezug zur Fibu

Kostenarten, die keine Fibuposten übernehmen, werden vor allem in drei Situationen eingesetzt:

• Konten der Betriebsbuchhaltung wie beispielsweise kalk. Zinsen und Abschreibungen, die nur Kosten der Betriebsbuchhaltung aufnehmen.

• Hilfskostenarten wie beispielsweise Kostenart 9000 bis 9004 im Demomandanten, die als Belastungs- und Entlastungskonten bei Umlagen verwendet werden.

• Das Hilfskonto mit Nummer 9200 im Demomandanten für sachliche Abgrenzungen. Unter sachlichen Abgrenzungen versteht man die Differenz zwischen Kosten und dem Aufwand der Fibu.

Verbindung Fibukontobereich Kostenartnr.

Ein Fibukonto pro Kostenart ein Fibukonto eine Kostenart

Mehrere Fibukonten auf eine

Kostenart

Fibukonto Bereich

(z.B. 4000..4060)

Für jedes Fibukonto die

gleiche Kostenart

Kostenart, die keine Fibuposten

aufnimmt

<leer>

Fibukonto, dessen Posten nicht

übertragen werden

<leer>

1.2 Stammdaten

15

Saldo aller Erfolgskonten in die Kostenrechnung übertragen?

In der Kostenrechnung wird auch das Prinzip der doppelten Buchhaltung angewendet. Es sind also keine “einseitigen” Buchungen zugelassen. Es empfiehlt sich, bereits beim Einrichten des Kostenartenplans die zwei folgenden Regeln zu beachten:

• Die Fibuposten aller Erfolgskonten werden in die Kostenrechnung übertragen. Dies bedeutet, dass die Erfolgsrechnung und der Betriebserfolg per Saldo übereinstimmen, solange keine Kostenbuchungen vorgenommen werden.

• Für reine Kostenbuchungen wird als Gegenkonto immer die Hilfskostenart Sachliche Abgrenzungen verwendet.

Dadurch ergibt sich der folgende buchhalterische Zusammenhang:

Erfolg (Fibu) = Betriebserfolg + sachliche Abgrenzungen

Automatischer Transfer und Sammelbuchungen

Oft ist in der Kostenrechnung nicht der gleiche Detailliertheitsgrad gefragt wie in der Fibu. Daher ist es möglich, die Fibuposten als Sammelbuchung auf eine Kostenart zu übernehmen. Die entsprechende Einstellung kann für jede Kostenart im Feld Sammelbuchung vorgenommen werden.

Wird in den Kostenrechnung Einrichtung Autotransfer von Fibu aktiviert, wird nach jeder Buchung in die Fibu auch die Kostenrechnung aktualisiert. Sammelbuchungen sind damit nicht mehr möglich.

Sammelbuchung Funktion

Keine Jeder Fibuposten wird einzeln auf die entsprechende

Kostenart übertragen.

Tag Fibuposten mit dem gleichen Buchungsdatum werden als

ein Posten auf die entsprechende Kostenart übertragen.

Monat Alle Fibuposten eines Kalendermonats werden als ein

Posten auf die entsprechende Kostenart übertragen.


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Funktionen im Kostenartenplan

Wenn Sie die Schaltfläche Funktion im Kostenartenplan klicken, stehen drei Stapelverarbeitungen zur Verfügung:

• Kostenartenplan einrücken bewirkt, dass der Kostenartenplan optisch eingerückt wird und die Summen von Zwischentotalen überprüft und aktualisiert werden.

• Kostenarten von Fibu übernehmen legt anhand vom Kontenplan einen Kostenartenplan an. Einzelheiten darüber sind in den vorangehenden Abschnitten beschrieben.

• Kostenarten in Kontenplan eintragen aktualisiert die Beziehung zwischen Kontenplan und Kostenartenplan. Dabei wird im Kontenplan das Feld Kostenartnr. ausgefüllt und dabei überprüft, dass jedes Fibukonto sich nur auf eine einzige Kostenart bezieht. Die Verarbeitung wird jeweils auch automatisch durchgeführt, bevor Fibuposten in die Kostenrechnung übertragen werden.

Informationen im Kostenartenplan

Mit Hilfe der Schaltfläche Kostenart und diversen AssistButton-Funktionen können von den Fenstern Kostenartenplan und Kostenartenkarte aus eine Menge wichtiger Informationen angezeigt werden.

Schaltfläche Kostenart

Menüpunkt Information

Karte Anzeige der Kostenart in der übersichtlichen Kartenform.

Posten Anzeige der Kostenposten, die zur Kostenart gehören.

Zugehörige

Fibukonten

Anzeige aller Fibukonten, die im Feld Fibukontobereich

definiert sind.

Saldo Trendscape-Fenster des Kostenartenplans.

1.2 Stammdaten

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AssistButton-Funktionen

Die angezeigten Werte der FlowFields können, wie in Microsoft Dynamics NAV üblich, mit Hilfe vom Menüpunkt Ansicht, FlowFilter durch zusätzliche Filterbedingungen beeinflusst werden.

Kostenstellen

Das Fenster Kostenstellen wird vom Hauptmenü der Kostenrechnung aus geöffnet.

Die Kostenstellen entsprechen der Dimension 1 der Fibu!

Beachten Sie daher:

• Beim Einsatz der Kostenrechnung muss der Hauptdimensionscode 1 für die Kostenstellen verwendet werden. Prüfen Sie diese Einstellung in der Fibu Einrichtung auf dem Register Dimensionen.

• Den meisten Kosten wird die Kostenstelle bereits beim Buchen in der Fibu (bzw. im Einkauf oder Verkauf) zugeordnet. Diese Kostenstellen müssen daher sowohl im Globalen Dimensionscode 1 der Fibu wie auch in den Kostenstellen der Kostenrechnung vorhanden sein.

• Unter Funktion, Kostenstellen von Dimension 1 holen können Sie beim ersten Einrichten der Kostenrechnung die Kostenstellen von den Dimensionswerten 1 der Fibu übernehmen.

• Wählen Sie in den Kostenrechnung Einrichtung im Feld Abgleich Dim 1/Kostenstelle eine Option, um die zwei Tabellen zu

Feld Information

Fibukontobereich Verzweigen zum Kontenplan und Auswählen von

Fibukonten.

FlowField Saldo AssistButton-Funktion zu den Kostenposten, die zum

Saldo beigetragen haben.

Umzulegende

Bewegung

AssistButton-Funktion zu den Kostenposten, die noch

nicht umgelegt worden sind.


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synchronisieren. Der Abgleich erfolgt von der Fibu in die Kostenrechnung und nicht umgekehrt.

• Oft werden in der Kostenrechnung mehr Kostenstellen als in der Dimension 1 der Fibu geführt: In der Fibu sind meistens nur die Kostenstellen der “ersten Stufe” für direkte Kosten und Vorkostenstellen notwendig. In der Kostenrechnung gibt es zusätzlich Hilfskostenstellen und Kostenstellen der weiteren Umlagestufen.

Im Kostenstellenplan gibt es die folgenden Felder:

Feld Inhalt

Code Die Abkürzung der Kostenstelle. Sie kann aus einer

Kombination von Buchstaben und Ziffern zusammengesetzt

werden.

Name Ausführliche Bezeichnung der Kostenstelle.

Kostenstellenart Die Kostenstellenart kann Hilfskostenstelle, Vorkostenstelle

oder Hauptkostenstelle sein. Dieses Feld hat nur informativen

Charakter und wird von Microsoft Dynamics NAV nicht weiter

verwendet.

Zeilenart Kostenstelle, Titel, Summe, Von-Summe und Bis-Summe mit

ähnlicher Funktion wie im Kontenplan. Wenn der

Kostenstellenplan nicht anhand vom Feld Code sortiert ist,

sondern mit dem Feld Sortierreihenfolge, ist nur eine Stufe

mit Von- und Bis-Summen erlaubt.

1.2 Stammdaten

19

Funktionen im Kostenstellenplan

Wenn Sie die Schaltfläche Funktion im Kostenstellenplan klicken, steht die Stapelverarbeitung Kostenstellenplan einrücken zur Verfügung. Sie bewirkt, dass der Kostenstellenplan optisch eingerückt wird und die Summen von Zwischentotalen überprüft und aktualisiert werden.

Summe von/bis Bereich der Zwischentotale mit ähnlicher Funktion wie im

Kontenplan.

Verantwortlicher Hier kann der Verantwortliche für die Kostenstelle definiert

werden. Mit dem AssistButton p kann eine Benutzer-ID aus

der Benutzertabelle ausgewählt werden. Das Feld kann

später beispielsweise verwendet werden, um vor dem

Ausdrucken von Berichten Filter zu setzen.

Sortierreihenfolge Normalerweise werden die Kostenstellen aufsteigend anhand

des Feldes Code sortiert. Im Feld Sortierreihenfolge kann

eine andere Sortierreihenfolge festgelegt werden.

Der Kostenstelle, die zuoberst eingereiht werden soll, wird

beispielsweise A oder 1 zugeordnet.

Wenn mehrere Zeilen den gleichen Eintrag haben, wird als

zweites Kriterium nach dem Code sortiert.

Saldo bis Datum Dieses FlowField zeigt den Saldo aller Buchungen auf die

Kostenart bis zum Enddatum, das durch den Datum Filter festgelegt ist. Klicken Sie auf den AssistButton o, um die

Kostenposten anzuzeigen, die zum Resultat beigetragen

haben. Mit dem FlowFilter Kostenart Filter kann der

angezeigte Saldo weiter eingeschränkt werden.

Bewegung Dieses Feld wird im Hintergrund mitgeführt und kann bei

Bedarf aktiviert werden. Es entspricht dem Feld Saldo bis Datum mit dem Unterschied, dass das Resultat auch vom

Anfangsdatum des FlowFilters Datum Filter beeinflusst wird.

Umzulegende

Bewegung

Dieses FlowField zeigt die Bewegung, die noch umgelegt

werden könnte. Der Eintrag im Feld Umgelegt in den

Kostenposten ist massgeblich, ob die Buchung in das

FlowField eingeht. Das Feld Umgelegt wird während einer

automatischen Umlage von Microsoft Dynamics NAV

umgestellt.

Feld Inhalt


20

Falls die Sortierreihenfolge im Kostenstellenplan mit Einträgen im Feld Sortierreihenfolge bestimmt wird, gelten die folgenden Regeln:

• Es ist nur eine Stufe mit Von- und Bis-Summen möglich.

• Im Feld Summe von/bis wird der Bereich der Kostenstellen nicht mit einem Bereichsoperator (..), sondern mit der Oder-Verknüpfung definiert (vertikaler Strich / Alt Gr - 7).

Informationen im Fenster Kostenstelle

Mit Hilfe der Schaltfläche Kostenstelle und zwei AssistButton-Funktionen können vom Fenster Kostenstelle aus eine Menge wichtiger Informationen angezeigt werden.

Schaltfläche Kostenstelle

AssistButton-Funktionen

Die angezeigten Werte der FlowFields können, wie in Microsoft Dynamics NAV üblich, mit Hilfe vom Menüpunkt Ansicht, FlowFilter durch zusätzliche Filter-bedingungen beeinflusst werden.

Menüpunkt Information

Karte Kartenansicht der Kostenstelle.

Posten Anzeige der Kostenposten, die zur Kostenstelle gehören.

Saldo Trendscape-Fenster des Kostenartenplans mit Filter auf

der aktuellen Kostenstelle.

Feld Information

Saldo bis Datum AssistButton-Funktion zu den Kostenposten, die zum

Saldo beigetragen haben.

Umzulegende

Bewegung

AssistButton-Funktion zu den Kostenposten, die noch

nicht umgelegt worden sind.

1.2 Stammdaten

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Kostenträger

Das Fenster Kostenträger wird vom Hauptmenü der Kostenrechnung aus geöffnet. Alle Informationen, die wir im letzten Abschnitt für die Kostenstellen beschrieben haben, gelten analog auch für die Kostenträger. Für die Kostenträger ist der Globale Dimensionscode 2 der Fibu reserviert.

Kontenplan

Die Aufwand- und evtl. auch Ertragsbuchungen können entweder automatisch nach jeder Fibu-Buchung oder mit einer Stapelverarbeitung in die Kostenrechnung übertragen werden. Dabei werden nur Buchungen berücksichtigt, denen bereits in der Fibu ein Kostenträger oder eine Kostenstelle zugeordnet worden ist.

Um aussagekräftige Grundlagen für die Kostenrechnung zu schaffen, müssen beim Erfassen der Belege und Buchungen unbedingt korrekte Kostenstellen und Kostenträger definiert werden. Microsoft Dynamics NAV stellt dafür die folgenden Hilfsmittel zur Verfügung:

• Für jedes Fibukonto können unter Finanzmanagement, Fibu, Kontenplan, Konto, Dimensionen, Zuordnung für aktuellen Datensatz, Vorgabewerte definiert werden. Das Bild zeigt, dass für Konto 4000 immer eine Kostenstelle notwendig ist, der Kostenträger jedoch leer sein muss.


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Gemeinkosten werden normalerweise auf eine Kostenstelle übertragen, Einzelkosten auf einen Kostenträger. Die zwei folgenden Einstellungen sind empfehlenswert:

Falls immer auf den gleichen Kostenstellencode oder Kostenträgercode gebucht werden soll, so kann an Stelle der Option Code notwendig die Option Gleicher Code eingestellt und unter Dimensionswertcode die entsprechende Vorgabe definiert werden.

Um sicherzustellen, dass die beim Buchen vordefinierten Kostenstellen und Kostenträger - ausgewählt aus Dimensionscode 1 und 2 - später lückenlos und automatisch in die Kostenrechnung übernommen werden können, aktivieren Sie in den Kostenrechnung Einrichtung die Option KR Dim. bei G/L buchen prüfen.

Weiterführende Informationen zu Dimensionen finden Sie in der Online-Hilfe.

Festlegen von Kostenstellen und Kostenträger als Standardwerte

Wie im letzten Abschnitt beschrieben, können im Kontenplan pro Fibu-konto Kostenstellen- und Kostenträgercode vordefiniert werden.

In der Verkaufssteuerung können Kostenstellen- und Kostenträger-informationen auf der Debitorenkarte, dem Verkaufskopf und den

Übertrag auf Kostenstellen Buchung Kostenträger Buchung

Kostenstelle Code notwendig Kein Code

Kostenträger kein Code Code notwendig

1.2 Stammdaten

23

Verkaufszeilen vordefiniert werden, im Einkauf auf Kreditorenkarte, Einkaufskopf und Einkaufszeile.

Beachten Sie diesbezüglich die folgenden Hinweise:

• Die pro Fibukonto vordefinierten Standarddimensionen sind nicht nur bei Buchungen aus der Fibu, sonderen auch aus der Einkaufs- und Verkaufssteuerung etc. gültig.

• Die Globalen Dimensionen 1 und 2 - also Kostenstelle und Kosten-träger - werden an zwei Orten gespeichert: Als Hauptdimensionscode auf jedem Datensatz sowie in der zugehörigen Tabelle der Dimensionen. Mit Ansicht, Spalte anzeigen können die Haupt-dimensionscode auf Tabellenfenstern wie z.B. Fibu Erfassungsjournal oder Verkaufszeile aktiviert und somit “direkt” bearbeitet werden.

• Die Tabelle Dimensionen wird über den entsprechenden Menüpunkt für Kopf und Zeilen angezeigt. Im folgenden Beispiel gibt es 4 Dimensionen, wobei für die Kostenrechnung nur der Kostenstellen-code relevant ist.

• Kostenstellen- und Kostenträgercode werden im Verkauf von der Debitorenkarte auf den Auftragskopf übertragen. Auf die Zeilen wird der Code gemäss Artikelkarte oder Fibukonto übernommen. Haben diese keinen Code, wird der Wert vom Auftragskopf geholt. Der vorgeschlagene Wert kann jedoch an allen 3 Stellen überschrieben werden, solange noch nicht gebucht ist. Das gleiche Prinzip gilt auch für den Einkauf.

• Werden beispielsweise auf den Verkaufszeilen pro Artikel unter-schiedliche Codes verwendet, so bewirkt dies logischerweise, dass

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