Benutzeranleitung SOGo Webmail

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    08-Jan-2017
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  • S. 1

    Benutzeranleitung SOGo Webmail

    Inhalt Allgemeine Hinweise ........................................................................................................................... 3

    Anmeldung am SOGo .......................................................................................................................... 3

    E-Mail ................................................................................................................................................... 3

    Mails lesen ........................................................................................................................... 4

    Mail verfassen ...................................................................................................................... 4

    Mails suchen ......................................................................................................................... 6

    Kontakte .............................................................................................................................................. 7

    Adressen in privates Adressbuch eintragen ............................................................................ 7

    Adressbuch im LDIF Format importieren ................................................................................ 8

    Adressbuch im LDIF Format exportieren ................................................................................ 9

    Kalender ............................................................................................................................................ 10

    Termine .............................................................................................................................. 10

    Anlegen .............................................................................................................................. 10

    Teilnehmer zu Termin einladen ........................................................................................... 11

    Kalender Import .................................................................................................................. 12

    Kalenderdaten exportieren ................................................................................................. 14

    Erweiterte Funktionen: ......................................................................................................................... 15

    Email .................................................................................................................................................. 15

    Arbeiten mit Ordnern .......................................................................................................... 15

    E-Mail Signatur erstellen ..................................................................................................... 16

    Mails filtern ........................................................................................................................ 16

    Abwesenheit und Weiterleitung .......................................................................................... 18

  • S. 2

    Kalender ............................................................................................................................................ 19

    Zustzliche Kalender anlegen .............................................................................................. 19

    Kalender Freigabe ............................................................................................................... 20

    Kalender Synchronisation mit Apple Gerten( iPhone, Mac, iPad) ........................................ 22

  • S. 3

    Allgemeine Hinweise ber den SOGo Webmailer der Hochschule knnen Sie, intern wie extern, auf ihr E-Mail Postfach zugreifen, welches Ihnen von der Hochschule zur Verfgung gestellt wird. Dazu ist auf Ihrem Rechner keine besondere Installation ntig. Ein gngiger Webbrowser gengt. (Internet-Explorer, Mozilla Firefox, Apple Safari, etc) Um den SOGo Webmailer sinnvoll nutzen zu knnen mssen Sie das automatische ffnen neuer Fenster fr die Site webmail.hof-university.de (Popup-Fenster erlauben)

    Anmeldung am SOGo Zur Anmeldung am Webmail-Server der Hochschule geben Sie in Ihrem Webbrowser bitte die URL https://webmail.hof-university.de ein.

    Bitte geben Sie Ihre Benutzerkennung und das E-Mail Passwort ein. Falls Sie fr die Benutzeroberflche des Webmailers eine andere Sprache als deutsch bevorzugen knnen Sie diese im Feld Sprache auswhlen.

    E-Mail Nach der Anmeldung erscheint die Mail-Ansicht von Sogo. ber die schwarze Menleiste am oberen Fenster-Rand knnen Sie zwischen den Anwendungen Kalender Adressbuch E-Mail wechseln.

    https://webmail.hof-university.de/

  • S. 4

    Mails lesen Im E-Mail Hauptfenster sehen Sie die bersicht, wie bei anderen Mail-Programmen auch. Links die Mail-Ordner bersicht, und in der rechten Fensterhlfte oben die Betreffzeilen und darunter die Nachrichtenvorschau. Ein Doppelklick auf eine Betreffzeile ffnet diese Mail in einem separaten Browser-Fenster.

    Ungelesene Nachrichten werden in der Mail bersicht fett dargestellt. In der Ordneransicht links werden die Anzahl ungelesener Nachrichten pro Ordner in Klammern hinter dem Ordnernamen dargestellt.

    Mail verfassen Wenn Sie eine neue Mail schreiben mchten, klicken Sie bitte in der E-Mail Ansicht auf verfassen.

  • S. 5

    Es ffnet sich dann ein neues Fenster zum Verfassen einer Mail:

    Im Eingabefeld An geben Sie den Empfnger der Mail an. Nach einigen Buchstaben schlgt Ihnen das System dann Namen aus allen Ihren Adressbchern vor. (Globales und privates Adressbuch) Sollte sich der gewnschte Eintrag nicht in den Adressbchern befinden, geben Sie die Empfngeradresse einfach manuell ein.

    In den darunterliegenden Eingabefeldern knnen Sie, wenn gewnscht, noch weitere Empfnger eingeben.(CC und BCC)

  • S. 6

    Die E-Mail wird in HTML-Format verfasst, welches von nahezu allen E-Mail Clients untersttzt wird. ber die Schaltflche Anhang knnen Sie z.b. PDF Dateien mit dieser Mail versenden.

    Mails suchen Sie knnen nach E-Mails im jeweils aktiven Ordner suchen welche eine bestimmte Zeichenfolge enthalten, indem Sie den gesuchten Begriff im Suchfeld links oben eingeben:

    Sie knnen die Suchoptionen anpassen indem Sie auf die Lupe links am Suchfeld klicken:

  • S. 7

    Kontakte Sie knnen im linken Teil der Adressbuch-Ansicht zwischen dem pernlichen und dem hochschulweiten E-Mail Verzeichnis whlen. Auf das globale HAW Hof Adressbuch haben sie nur lesenden Zugriff. Im persnlichen Adressbuch knnen Sie selbst Eintrge vornehmen. Um Eintrge in einem Adressbuch zu suchen, geben Sie bitte

    Adressen in privates Adressbuch eintragen

    Adresse aus HAW Adressbuch bernehmen Lassen Sie sich ber die Adress-Suche den Eintrag im HAW Adressbuch anzeigen. Mit einem Rechtsklick auf den Eintrag ffnet sich ein Kontextmen, dort whlen Sie bitte Kopieren nach -> Persnliches Adressbuch

    Im persnlichen Adressbuch knnen Sie dem Eintrag dann weitere Daten hinzufgen (Telefonnummern, Adresse etc)

  • S. 8

    Neuen Adressbucheintrag erstellen Um einen Adressbucheintrag hinzuzufgen, whlen Sie bitte das Persnliche Adressbuch und dann Neue Adresskarte.

    Adressbuch im LDIF Format importieren Um z.b. Ihre Adresskarten, welche Sie im alten Horde-Webmail exportiert haben, wieder einzubinden, klicken sie bitte mit der rechten Maustaste auf ihr Persnliches Adressbuch und whlen Sie Adresskarten importieren aus. Im darauffolgenden Dateiauswahlfenster geben Sie die *.ldif Datei an, welche sie importieren mchten.

  • S. 9

    Adressbuch im LDIF Format exportieren Mit Adessbuch exportieren knnen Sie Ihr persnliches Adressbuch in eine LDIF Datei exportieren.

  • S. 10

    Kalender Um zur Kalenderansicht zu gelangen whlen Sie bitte Kalender in der Menzeile.

    Im linken Bereich der Kalenderansicht knnen Sie in der Monatsbersicht mit den Pfeil-Schaltflchen die Ansicht des gewnschten Monats einstellen. Wenn Sie auf die Jahreszahl klicken, gelangen Sie zur Schnellauswahl des Kalenderjahres.

    Termine

    Anlegen Whlen Sie in der Kalenderansicht den gewnschten Tag aus und klicken Sie in der Symbolleiste auf Neuer Termin.

  • S. 11

    Passen Sie die vorgeblendeten Angaben nach Ihren Wnschen an und beenden Sie die Eingabe mit der Schaltflche Speichern und Schlieen.

    Teilnehmer zu Termin einladen ber die Schaltflche Teilnehmer einladen knnen Sie E-Mail Einladungen generieren, welche Schaltflchen zum Annehmen oder Ablehnen der Einladung enthlt.

  • S. 12

    Tragen Sie links die erforderlichen Teilnehmer ein und besttigen Sie dies mit OK. Wenn Sie dann Speichern und Schliessen auswhlen, wird der Termin in Ihrem Kalender angelegt und die Einladungs-Mails an die Teilnehmer versendet.

    Kalender Import Sie knnen im SOGo Webmailer Kalender oder Termine welche im ICS-Format vorliegen importieren. Dazu wechseln Sie bitte auf der linken Seite der Kalenderansicht auf Kalenderliste. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf ihren Kalender und whlen importieren.

  • S. 13

    Im Datei-Auswahldialog geben Sie bitte die gewnschte Import-Datei an und whlen Hochladen. Der Vorgang kann, je nach Gre der Importdatei, einige Zeit dauern. Bitte klicken Sie in der Zeit bis zum Import Ende nicht auf andere Schaltflchen im SOGo Webmailer. Nach dem Import klicken Sie bitte auf Fertig.

  • S. 14

    Kalenderdaten exportieren Um alle Kalendereintrge im iCalendar Format zu exportieren, whlen Sie bitte nach Rechtsklick auf den Kalender den Punkt Kalender expo