BENGKEL

PEMAHAMAN

TATACARA

PEROLEHAN3 MEI 2018

UNIT PCT

MASA PERKARA

8.30 am : Pendaftaran

9.00 am : Pengenalan Tatacara Perolehan

10.00 am : Pengisian Borang RO danlampiran

10.30 am : Minum pagi

10.45 am : Perbincangan & case study kesalahan borang RO

12.15 pm : Q&A

1.00 pm : Sesi Tamat

AGENDA

STATISTIK PCT

Peruntukan Bajet Pembangunan MPC 2014 – 2020 (RM Juta)

2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020

Peruntukan 3.5 3.5 3.0 9 39 *33.2 *33.4

Bi. Program 1 1 1 3 8 8 8

PERTAMBAHAN BAJET

PEMBANGUNAN RM 9 JUTA KE RM

39 JUTASEMUA PROSEDUR YANG DITETAPKAN OLEH PEKELILING

PERBENDAHARAAN PERLU DIPATUHIKEPERLUAN

MENINGKATKAN KECEKAPAN

PENGURUSAN PEROLEHAN

*Anggaran

Item 2015 2016 20172017

(Q1)

2018

(Q1)% Perubahan

1 Bilangan RO

dan Invois

Diproses*

1,938 1,344 1,456 326 484 48.4 %

2 Bil. Kertas

Sebutharga B50 52 45 14 24 71.4 %

3 Bil. Kertas

Sebutharga A16 25 37 8 18 125 %

4 Bil. Kertas

Tender1 2 2 - 3 300 %

Jumlah kertas 67 79 84 22 45 104 %

Statistik Perolehan 2015- 2017 mengikut Item

*Data MPC HQ Sahaja

STATISTIK PCT

Sumber Rujukan Tatacara

Perolehan

• Prosedur Kewangan

dan Perakaunan

(MPC)

• Surat Pekeliling

Perbendaharaan

berkuatkuasa

• Pekeliling

Perbendaharaan

berkuatkuasa

(1PP)

Menggunapakai : 1. PKP (MPC)

2. Pekeliling Perbendaharaan (1PP)

3. Surat Pekeliling Perbendaharaan berkuatkuasa

PERKHIDMATAN

KATEGORI PEROLEHAN

Ditafsirkan sebagai

khidmat tenaga

manusia atau

kepakaran untuk

melaksanakan dan

menyiapkan

sesuatu projek

tertentu.

BEKALAN

Perolehan kerja

melibatkan kerja-

kerja pembinaan

seperti bangunan,

lapangan terbang,

pelabuhan, jalan

raya, tapak

kawasan, serta

juga merangkumi

kerja-kerja

mekanikal dan

elektrikal.

KERJA

Perolehan bekalan

merangkumi

barangan/peralatan

yang dibekalkan

bagi menjalankan

sesuatu program,

aktiviti atau projek

Kerajaan seperti

makanan, pakaian,

kenderaan dan

kelengkapan pejabatPERUNDING BUKAN

PERUNDING

Meliputi bidang-

bidang seperti

perunding

pembangunan

fizikal dan bukan

fizikal.

Perkhidmatan seperti

pengendalian kursus

dan latihan,

penyenggaraan dan

pembaikan, pencucian

dan pembersihan,

penyewaan dan

pengurusan bangunan,

pengiklanan,

pengangkutan dan

sebagainya

Kategori Perolehan Bekalan/Perkhidmatan

BELIAN TERUS

SEBUTHARGA B

SEBUTHARGA A TENDER

RM500KRM50KRM20K

RUNDINGAN TERUS

JENIS PEROLEHAN MPC

eGPA

SEBUT HARGA

B

SEBUT HARGA

A

PEROLEHAN TERUS

• Nilai 500 ribu hingga

RM 20 juta

• Tender terbuka dan

pelawaan kepada min 5

pembekal berdaftar

dengan MOF

• Kertas Jawatankuasa

Penilaian Harga (JPH)

• Iklan jemputan pembekal

dibuka min. 21 hari

• Keputusan melalui

mesyuarat Lembaga

Perolehan B

LEMBAGA

PEROLEHAN B

(TENDER)

• Keperluan mendesak• Bagi maksud penyeragaman• Satu punca bekalan/perkhidmatan• Melibatkan Keselamatan/ Strategik• Kontrak dengan Syarikat Pembuat

Bumiputra

RUNDINGAN TERUS

MELALUI eGPA

• Perolehan terus di bawahRM 20,000

• Perbandingan 3 Sebut Harga

PEROLEHAN TERUS

• Nilai RM 20,000 hingga RM

50,000

• Menggunapakai kriteria tertentu

• Kertas Jawatankuasa Penilaian

Harga (JPH)

• Keputusan Melalui Mesyuarat

Sebut Harga B

SEBUT HARGA B

(PERBANDINGAN SEBUT

HARGA)

• Nilai RM 50,000 hinggaRM 500,000

• Pelawaankepada Min. 5 pembekalberdaftar denganMOF

• KertasJawatankuasaPenilaian Harga(JPH)

• Iklan Jemputandibuka min. 7 hari

• KeputusanmelaluiMesyuarat SebutHarga A

SEBUT HARGA A

(PELAWAAN

SEBUT HARGA)

JenisPerolehan

LEMBAGA PEROLEHAN

B

Mula

PROSES FLOW RO DI PCT: TERIMA RO HINGGA LO DIKELUARKAN

Hantar borang RO

Pemeriksaan Dokumentasi (Rujuk Checklist PCT)

( First level checking)

Pemeriksaan Perincian– (GST, kelayakan, ketepatan maklumat dalam RO dan lampiran sebut harga)

(Second level checking)

Key in jenis bajet dan kod akaun dalam SAGA

(Preparer)

Rekod maklumat

dalam buku daftar RO

Key in ke dalam

dafar RO (Excel)

Semakan maklumat preparer (Reviewer)

1 2/

3 4/

6 7/

1 2/

1

2 3 4

5 6 7 9

10

12

11Kelulusan (Approver)

Pembangunan: PCT

Operasi: Kewangan

Lengkap

Info Tepat

LengkapYa

Tidak

Ya

Tidak

Batal

Ya

Tidak

11

Tandatangan

pejabat pelulusKeluarkan

Local Order (LO)12

Tamat

KP/TKP/Pengarah MSF

10 proses kerjaMasa: 4 hari (RO yang tiada masalah)

SERTA MERTA

1-2 HARI

1 HARI 1 HARI

SERTA MERTA

1 HARI

1- 2 HARI1 HARI

PERANAN LAIN…

SEKRETARIATAHLI MESYUARAT

J.KUASA PENGURUSAN KEWANGAN & AKAUN

(JPKA)

J.KUASA AUDIT (JKA)

J.KUASA PEMANDU ICT (JPICT)

J.KUASA PENGURUSAN ASET (JKPAJ)

MESYUARAT BULANAN JKTP

MESYUARAT BULANAN JTPK MITI

LAPORAN BOM & LAPORAN MESYUARAT NAZIRAN

MESYUARAT SEBUTHARGA B

MESYUARAT SEBUTHARGA A

LEMBAGA PEROLEHAN B

MAKLUMAT PERANCANGAN BOM PAPER

SEMAK NILAI PEROLEHAN KEPADA PEMBEKAL

SUBMIT KEPADA JAWATANKUASA BAGI PEMILIHAN PEMBEKAL

Perincianperkara di dalamBOM paper

Tentukan

jenis

sebutharg

a

Membuat

perancang

an

Perolehan

selepas

dari awal

tahun

Tindakanawalberpandukanperancangandiperlukanbagimengelaklast minute submission

BAGAIMANA PROSES PEROLEHAN BERMULA……

TARIKH-TARIKH PENTING MESYUARAT

Mesyuarat Sebut Harga B

19 Januari9 Februari

16 Mac, 21 Mac

16 Januari6 Februari,23

Februari6 Mac

20 Feb, 20 Mac

Mesyuarat Sebut Harga A Tender

20 April18 Mei8 Jun

3 April8 Mei5 Jun

17 April

20 Julai17 Ogos

21 September

3 Julai7 Ogos

4 September

19 Oktober30 November14 Disember

2 Oktober13 November4 Disember

2 0 1 8Q1 Q2 Q3 Q4

SEMUA LAPORAN MESTILAH DIHANTAR KEPADA

SEKRETARIAT 7 HARI SEBELUM MESYUARAT

ISU KUALITI PENGHANTARAN RO…

PENGHANTARAN RO KURANG DARI 7 HARI SEBELUM PROGRAM

PERKARA PEMBANGUNAN OPERASI

Jumlah sampel: 133

RO

Jumlah RO : 56 Jumlah RO : 77

RO dihantar ke PCT 7

hari sebelum tarikh

program berjalan

18 RO dari 56 RO

32%27 RO dari 77 RO

35%RO dihantar ke PCT

bukan 7 hari sebelum

program berjalan

38 RO dari 56

68%50 RO dari 77 RO

65%

1

SECARA PURATA HANYA 3 DARIPADA 10 RO YANG DIHANTAR

7 HARI SEBELUM PROGRAM

Sumber Data Daripada PROJEK Be@m

Kesilapan Pengiraan Gst…

CARA PENGIRAAN MENGASINGKAN GST

2

ISU KUALITI PENGHANTARAN RO…

17% daripada

kesalahan disebabkankesalahanmengasingkan GST didalam borang RO

Pegawai PCT perlu membuat pembetulansemula di atas borang RO

PRINSIP

‘RIGHT AT THE FIRST TIME’ SEMASA MENGISI

RO

‘Non value add’ aktiviti berlaku padarantaian memproses RO

Pembaziran masa berlaku apabila banyakpembetulan perlu dilakukan

Harga (termasuk GST)

1.06

=

CARA MENGIRA GST….

http://www.customs.gov.my/calculator/calculategst.aspx

Gst calculatorMenggunapakai pengiraan Excel

PENGISIAN BORANG RO

Salah kiraan GST(Guna Kalkulator

GST )

Tidak lengkapkantarikh dan lokasi

Kuantiti dan hargaseunit tak sama

dengan quotation

Nama pembekal tidak samadengan quotation : Cth Hotel

Grand Dorset. TetapiPembayaran atas nama

pembekal ialah……..

Tiada Cop PembangunanTidak diisi

Tidak jelasperkhidmatan/bekalan yang

diberikan

Tiada tanda (X )padasenarai semak

Tidak lengkapkanlampiran dokumen

yang diperlukan

Antara dokumenyang tidak

dilampirkan:1. Senarai nama

penginapan2. Surat lantikan

dan surat setujuterima

3. Ringkasaneksekutif BOM

4. Keratan minitBOM

5. Jadual kos

Tidak highlight item bajet yang hendak

digunakan

Tidak tandatangansetuju pada

quotation yang dipilih

Sila pastikan tarikhquotation masih sah

semasa pengisianborang RO

MOVING FORWARD…

PENGISIAN RO ON-LINE

TATACARA PEROLEHAN MPC

MENINGKATKAN KUALITI PENGHANTARAN RO

KESEDARAN TATACARA DAN PERANCANGAN PEROLEHAN

MAKLUMBALAS

DAN PERTANYAAN

TERIMA KASIH