Customer Identification ProgramandBeneficial Ownership

March 2010

Financial Crimes Enforcement Network Board of Governors of the Federal Reserve System 

Federal Deposit Insurance Corporation Joint Release National Credit Union Administration 

Office of the Comptroller of the Currency Office of Thrift Supervision 

Securities and Exchange Commission FIN‐2010‐G001 

Issued: March 5, 2010 

Subject: Guidance on Obtaining and Retaining Beneficial Ownership Information 

The Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN), along with the Board of Governors of the Federal Reserve System, the Federal Deposit Insurance Corporation, the National Credit Union Administration, the Office of the Comptroller of the Currency, the Office of Thrift Supervision, and the Securities and Exchange Commission, are issuing this guidance, in consultation with staff of the Commodity Futures Trading Commission, to clarify and consolidate existing regulatory expectations for obtaining beneficial ownership information for certain accounts and customer relationships. Information on beneficial ownership in account relationships provides another tool for financial institutions to better understand and address money laundering and terrorist financing risks, protect themselves from criminal activity, and assist law enforcement with investigations and prosecutions. 

This joint release was issued March 5, 2010.  It was not a new rule, not an amended regulation.  It is GUIDANCE on OBTAINING and RETAINING BENEFICIAL OWNERSHIP INFORMATION.

The purpose was to provide banks with new guidance and establish a higher level of expectation among the regulatory agencies, as well as to “enforce” compliance.

First word of advice, quit giving deposit customers less risk consideration than a loan customer.  

LOANSFormal signed application by specific borrowers,signatures requiredTime  taken to evaluate the risk related to the request for creditCredit ReportFinancial StatementsAppraisalsCredit UnderwritingPurpose or use of loan proceeds.

DEPOSITSVerbal RequestImmediate Account openingChexSystemsDrivers LicenseSignature CardAdd signers as desiredChange signersSecretary of State certificate of good standing, if available.Resolution, if available, some banks do not use their own form.Little knowledge of the source of funds for deposit.

If you compare what a lender knows about their customer BEFORE they “open” a loan, to what a personal banker knows before they open a deposit account,  you can see an obvious higher level of understanding of the customers business when they are a borrower than when they are a depositor.

So let’s ask ourselves, how do we get the same level of understanding of a customer relationship?  

Regulators want us to be asking ourselves this question, too.

•The guidance still includes risk based decisions,

•The guidance still considers risk to the organization,

•The guidance requires the bank to develop procedures for identifying beneficial ownership which are commensurate with and enhance their existing CIP.

What do I need to know about this customer?Why are they banking with our bank?Who owns the company?What is the source of their funds?What are their extended relationships?VendorsSuppliersEmployeesDirectors

Create a more formal application process?Obtain a credit report on all account owners?Request financials for commercial relationships?Conduct underwriting?Develop an enterprise wide underwriting process?Share information across business lines, between loan and deposit departments?

The guidance includes one suggestion…..

AML staff may find it useful to cross‐check for beneficial ownership information in data systems maintained within the financial institution for other purposes, such as credit underwriting, marketing or fraud detection.

Sit down with executive management and explain the expectation.

Develop a strong relationship with the credit underwriting department.

BSA/AML staff will need to learn how to obtain credit admin information within the organization.

Step across the lines between departments and divisions.  Develop a strong rapport with lending department.

The guidance clearly outlines regulatory expectation to include procedures to 

Reasonably identify and verify the identity of beneficial owners of an account.

Individuals that have a level of control over or entitlement to the funds or assets in the account that as a practical matter,

Enable the individual directly or indirectly to control, manage or direct the accounts.  

The ability to fund the account or the entitlement to the funds of the account alone, however, without any corresponding authority to control, manage or direct the accounts does not cause the individual to be a beneficial owner.  

FI must provide a risk assessment of a new account opened by a customer that is not an individual, and may need to take additional steps to verity the identify of the customer by seeking information about the ownership or control over the account, including signatories. In addition, an FI may need to look through the account in connection and required by BSA . 

AGAIN

ApplicationUnderwritingInterviewsOn Site VisitsSecretary of State documentationExpanded Resolution formsStatement reviewBSA as a full‐time responsibilityConsider someone from credit underwriting as part of the BSA management team.

You must have reviewed your due diligenceHave made a determination what you will change, and enhance, and Determine at what level you are satisfied that it meets the expectation of the guidance. 

Report this determination to the Board.Obtain board approval.

To comply and prepare for your next exam

Thank you for participating.   

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