BENCHMARKING

BENCHMARKING

Sesin 9

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CONTENIDO
Antecedentes.Qu es Benchmarking?Orgenes del BenchmarkingPor qu Benchmarking?VentajasPasos de Benchmarking.PlaneacinAnlisisIntegracinAccinMadurezConclusiones.
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ANTECEDENTES

Qu es Benchmarking?

Es el proceso de identificar, comprender y adaptar las prcticas y procesos sobresalientes de organizaciones de todo el mundo, para ayudar a nuestra organizacin a mejorar su desempeo.

Robert C. Camp

Pionero en Benchmarking

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Si usted conoce a su enemigo y se conoce a s mismo no tiene por qu temer el resultado de mil batallas

Sun Tzu, General Chino 500 A.C.

ANTECEDENTES

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ANTECEDENTES

Orgenes del Benchmarking

En 1979 XEROX inici un proceso denominado Benchmarking competitivo para combatir la competencia.

Primera etapa: se realizaron comparaciones de la calidad y caractersticas de los productos de XEROX con los de otras empresas similares.

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ANTECEDENTES


Segunda etapa: se realizaron comparaciones de costos de produccin.

Los competidores vendan mquinas por lo mismo que le costaba a XEROX hacerlas

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ANTECEDENTES


Gracias al Benchmarking XEROX pudo identificar los nuevos procesos, los nuevos componentes de fabricacin y los costos de produccin de los competidores.

XEROX cambi su forma de produccin adoptando estndares de la industria.

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ANTECEDENTES


La alta direccin orden que en todas las unidades de negocios y centros de costos se usara Benchmarking.

El Benchmarking y los empleados se definieron como elementos fundamentales para lograr la calidad en todos los productos y procesos.

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ANTECEDENTES

Por qu Benchmarking?

Permite incorporar las mejores prcticas de cualquier organizacin a los procesos internos.

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ANTECEDENTES


Proporciona estmulo y motivacin a los funcionarios pblicos cuya creatividad se requiere para realizar y poner en prctica los hallazgos de Benchmarking.

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ANTECEDENTES


Supera la renuencia al cambio arraigada en las organizaciones.

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ANTECEDENTES

El Benchmarking permite a los funcionarios pensar fuera de la caja.


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Practicas ptimas internas por funcin

Practicas ptimas del sector

Practicas ptimas funcionales: cualquier organismo

Practicas ptimas funcionales: clase mundial

ANTECEDENTES


El Benchmarking es parte de la mejora continua en una organizacin que de manera permanente busca mejorar el desempeo.

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ANTECEDENTES


El Benchmarking acelera la innovacin y el cambio

Tiempo

Nivel de desempeo

Mejora

continua

Mejora

trascendental

Mejora

continua

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ANTECEDENTES

Ventajas
Contribuye a satisfacer en forma ms adecuada las necesidades de los clientes internos y ciudadanos.Ayuda a determinar mediciones pertinentes de productividad.Coadyuva a lograr una posicin competitiva.Permite tener conciencia y buscar las mejores prcticas de las organizaciones, sectores y gobiernos en todo el mundo.
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PASOS DE BENCHMARKING

1. Identificar qu se va a someter a benchmarking

2. Identificar organismos comparables

3. Determinar el mtodo para recopilacin de datos y recopilar los datos

Planeacin

4. Determinar la brecha del desempeo actual

5. Proyectar los niveles de desempeo futuros

Anlisis

6. Comunicar los hallazgos de benchmark y obtener aceptacin

7. Establecer metas funcionales

Integracin

8. Desarrollar planes de accin

9. Implementar acciones especificas y supervisar el progreso

10. Recalibrar los benchmarks

Accin
Lograda una posicin de liderazgoPracticas completamente integradas a los procesos
Madurez

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PLANEACIN

1. Identificar qu se va a someter a Benchmarking

La clave para determinar a qu se le debe aplicar Benchmarking es identificar el producto o servicio sustantivo de la organizacin.

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Tambin se puede someter a Benchmarking las reas con problemas de la organizacin

PLANEACIN

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PLANEACIN
Qu es ms critico para el xito de la organizacin?El ahorro de del presupuestoMayor cobertura en los servicios brindados a los ciudadanosQu reas estn ocasionando los mayores problemas?
La formulacin de preguntas es una herramienta para definir a qu aplicar Benchmarking

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PLANEACIN
Qu productos se proporcionan a los clientes internos/ciudadanos?Qu problemas se han identificado en la operacin?Qu mediciones de desempeo estn siendo atendidas?
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PLANEACIN

Otra herramienta para definir a qu aplicar Benchmarking son las mediciones actuales de desempeo. Es necesario ver si son los suficientemente amplias y si no estn orientadas hacia el rea especifica, ejemplo: recursos humanos, administrativa

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PLANEACIN

Se deben tomar en cuenta para la seleccin de lo que se va someter a Benchmarking:
Las razones de existencia de los procesosSu importancia para la organizacin
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PLANEACIN

Qu tan importante es el objeto de Benchmarking para la cadena interna proveedor-cliente o para la satisfaccin de los usuarios finales ciudadanos?

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Planeacin



Anlisis



Integracin




Accin
Madurez

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PLANEACIN

Las investigaciones de Benchmarking deben comparar cosas comparables.Tambin deben descubrir las mejores prcticas donde quiera que existan, aunque sea en otros sectores u otros pases.
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PLANEACIN
Considerar competidor en los trminos ms ampliosIdentificar operaciones comparables en el sector, donde se usan las mejores prcticas, mtodos o procesos.
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PLANEACIN
Asegurar la comparabilidadLas organizaciones con alta satisfaccin del cliente se deben medir contra organizaciones con alta satisfaccin del cliente.Las caractersticas de los productos deben ser genricas.
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PLANEACIN

Tipos de Benchmarking
Benchmarking interno
Comparacin de las operaciones internas, de funciones similares en diferentes unidades de operacin.

Coordinacin administrativa de la Subsecretara de Ingresos vs. Coordinacin administrativa de la Subsecretara de Egresos

Ventaja: facilidad para obtener datos e informacin, no existen problemas de confidencialidad.

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PLANEACIN
Benchmarking competitivo
Comparacin contra las organizaciones que ofrecen los mismos servicios.

VS.

Muestra ventajas y desventajas comparativas entre organizaciones similares.

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PLANEACIN
Benchmarking funcional
Comparacin contra organizaciones lderes aun cuando se encuentren en sectores dismiles al de la propia organizacin.

Ventaja: Aceptacin ms fcil de las prcticas encontradas en sectores dismiles que de aquellas del mismo sector. Se enfoca sobre una base ms objetiva.

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PLANEACIN
Benchmarking genrico
Comparacin de funciones o procesos similares no importando que el producto, servicio o sector sea distinto.

Ventaja: Descubrimiento de una tecnologa fcilmente transferible, de resultados ya probados, replicable con slo pequeos ajustes.

VS.

Proceso de licitacin

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PLANEACIN

Una vez que se ha logrado comprender a qu se va a aplicar Benchmarking y el tipo deseado de Benchmarking (o la combinacin) se tiene que identificar las mejores organizaciones, las cuales las podemos encontrar en:
Publicaciones de las cmaras industrialesBases pblicas de datosAsociaciones profesionalesEmbajadas
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Planeacin



Anlisis



Integracin




Accin
Madurez

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PLANEACIN

3. Determinar el mtodo para recopilacin de datos y recopilar datos

Fuentes internas
Base de datos de bibliotecas Revisiones internas Publicaciones internas
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Fuentes Externas
Asociaciones profesionales Publicaciones sobre el sector Informes especiales del sector Publicaciones funcionales del giro Peridicos funcionales Seminarios
PLANEACIN

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ExpertosFuentes universitariasObservadores de organizacionesAnunciosBoletines
PLANEACIN

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PLANEACIN

Investigacin Original
Retroalimentacin de los ciudadanosEncuestas telefnicasServicio de preguntasRedesFirmas de consultores
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Planeacin



Anlisis



Integracin




Accin
Madurez

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ANLISIS

4. Determinar la brecha de desempeo actual

Una vez que tengamos los datos de las mejores prcticas, el siguiente paso es compararlos con las operaciones internas y encontrar la brecha comparativa:

medida de diferencia entre el desempeo interno de la organizacin y el de la organizacin con quien nos estamos comparando.

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ANLISIS

Tipos de brecha

Negativa

Paridad

Positiva

Las prcticas externas son superiores

No hay diferencias importantes entre las prcticas

Las prcticas internas son superiores

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ANLISIS
Cualitativa: mediante el anlisis descriptivo de la oportunidad operacional. La descripcin tiene que desglosar el proceso hasta el componente ms pequeo.
Existen dos pasos para analizar las diferencias entre las prcticas y evaluarlas:

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ANLISIS
Cuantitativa: mediante la cuantificacin analtica del tamao de la oportunidad. Determina y mide la dimensin de la brecha.
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Planeacin



Anlisis



Integracin




Accin
Madurez

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5. Determinar los niveles de desempeo futuros

Una vez definidas las brechas de desempeo actual ser necesaria la proyeccin de los niveles del desempeo futuro.

ANLISIS

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Brecha de benchmark

Mejores prcticas

Nuestra organizacin

Desempeo excelente

Situacin actual

Situacin futura

Tiempo

Medicin Cuantitativa

(p.e. % del gasto)

ANLISIS

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Benchmarking busca constantemente el cambio, la actualizacin y mantenimiento de las mejores practicas, con el objetivo de cerrar completamente la brecha y lograr un desempeo excelente.

ANLISIS

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Benchmarking, adems de ser una herramienta mediante la cual la organizacin adopta las mejores prcticas, es un proceso de fijacin de metas en trminos operacionales.

ANLISIS

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Planeacin



Anlisis



Integracin




Accin
Madurez

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INTEGRACIN

6. Comunicar los hallazgos de Benchmarking y obtener aceptacin

Hay tres pasos para comunicar los hallazgos de Benchmarking a las personas y organizaciones involucradas:

Determinar los dueos de los procesos y sus necesidades

Seleccionar

el mtodo de comunicacin (informes,

boletn de

noticias, etc.)

Organizar los hallazgos de Benchmarking

para su mejor presentacin y comprensin

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Planeacin



Anlisis



Integracin




Accin
Madurez

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INTEGRACIN


Como un resultado de los esfuerzos de Benchmarking es necesario examinar las metas actuales de nuestra organizacin para alinearlas con los resultados encontrados en la bsqueda de mejores prcticas:

Impulsar un cambio en las metas.

Ejemplo:

priorizacin, incluir, excluir

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INTEGRACIN

Estrategias

Tcticas

Metas de desempeo

Planeacin

Proyectos de Benchmarking implementados

Hallazgos de prcticas de Benchmarking incluidos

Misin

Capacidades de la organizacin
Benchmarking debe respaldar la misinLa planeacin es el momento para incorporar las prcticas de Benchmarking Las metas de desempeo son declaraciones cuantitativas de las brechas Las estrategias y las tcticas incluyen las mejores prcticas
Proceso de fijacin de metas

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Planeacin



Anlisis



Integracin




Accin
Madurez

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ACCIN


Se debe tomar en cuenta dos pasos que forman parte del proceso de la planeacin de la accin:
Definicin de la actividad o tarea que se quiere realizar: definir quin, qu cuando, cmo e impedimentos que se tengan que superar.
Grfica de gantt o PERT, programa de administracin de proyectos project

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ACCIN
Considerar el respaldo de la organizacin para la puesta en prctica de las mejores prcticas.
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ACCIN

Toda organizacin realiza dos niveles de planeacin: la presupuestal anual y la planeacin a largo plazo.
Benchmarking determina las prcticas que se tiene que cambiar con el transcurso del tiempo para hacerse ms competitivos.Benchmarking es la base para los cambios o solicitudes de recursos.
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Planeacin



Anlisis



Integracin




Accin
Madurez

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ACCIN

9. Implementar acciones especficas y supervisar el progreso

El valor del Benchmarking se manifiesta cuando la organizacin acta para implantar las mejores prcticas encontradas.

Las mejores prcticas deben ser implantadas dentro de la estructura funcional ya existente.

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ACCIN

Mtodos

1. Implantacin por la administracin en lnea:

Los dueos de los procesos son los responsables de la implantacin, mayor probabilidad de xito, compromiso y oportuna implantacin.

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ACCIN

2. Implantacin de la administracin del proyecto:

Se conforma un equipo de trabajo aparte de los dueos de los procesos, quien ser el encargado de la implantacin. Se utiliza para grandes proyectos.

3. Uso de un zar del proceso:

La direccin nombra a una persona quien adquirir y administrar los recursos funcionales para asegurarse de que se implanten las mejores prcticas.

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ACCIN

4. Equipo de desempeo:

Se conforma un equipo de trabajo, que tambin se conoce como crculo de calidad, quien participar directamente en el proceso de implantacin.

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ACCIN

Supervisin del progreso

Se debe supervisar peridicamente los procesos en los cuales fueron implantadas las mejores prcticas, con el objetivo de medir los resultados obtenidos y detectar las desviaciones.

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Planeacin



Anlisis



Integracin




Accin
Madurez

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ACCIN


Recalibrar es buscar permanente mejores prcticas que permitan a la organizacin permanecer actualizada, ya que las prcticas de la industria estn cambiando constantemente.

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ACCIN

Se debe estimular la iniciativa de todas las personas de la organizacin para que lleven a cabo Benchmarkig en forma proactiva y permanente, buscando mejores prcticas que sustenten sus planes y objetivos.

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ACCIN

Es necesario hacer una evaluacin de recalibracin:

Aplicar un cuestionario interno para obtener informacin:
De quienes participan en Benchmarking y resultan afectados por el mismo.Las reas de comprensin del Benchmarking.Actitud hacia el proceso de Benchmarking hasta ese momento.
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ACCIN

Los resultados de sta evaluacin deben:
Guiar el proceso de recalibracin.Determinar donde se debe insistir en pasos especficos.Aclarar los pasos si es necesario.
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ACCIN
Aplicarles Benchmarking de nuevo como parte del proceso de recalibracin para superar los conceptos errneos y obtener aceptacin.
Los resultados de sta evaluacin deben:

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Planeacin



Anlisis



Integracin




Accin
Madurez

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MADUREZ

El paso de madurez ocurre cuando el Benchmarking abarca a toda la organizacin, las mejores prcticas estn completamente integradas a los procesos.

Se logra la simplificacin de la organizacin: identificacin de las actividades que satisface las necesidades de los ciudadanos y las que no son necesarias se eliminan.

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CONCLUSIONES
Benchmarking es la bsqueda de las mejores prcticas que llevan a una organizacin a lograr un desempeo superior.Benchmarking debe aplicarse a los procesos sustantivos de la organizacin.Benchmarking debe ser parte integral del proceso de planeacin y fijacin de metas de la organizacin.
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INDICADORES

IMPACTO

COBERTURA

EFICIENCIA

CALIDAD

SERVICIO

INDICADORES

IMPACTO

COBERTURA

EFICIENCIA

CALIDAD

SATISFACCIN

OBJETIVOS ESTRTGICOS

OBJETIVOS ESTRTGICOS

INSUMOS

INSUMOS

PROCESOS

PROCESOS

RETROALIMENTACIN

VISIN

VISIN

NECESIDADES

DE LA POBLACIN

NECESIDADES

DE LA POBLACIN

RESULTADOS

PRODUCTOS

SERVICIOS

RESULTADOS

PRODUCTOS

SERVICIOS

PROYECTOS

PROYECTOS

MISIN

MISIN



3. Determinar el mtodo para recopilacin de datos y

recopilar los datos

Planeacin



Anlisis

6. Comunicar los hallazgos de benchmark y obtener

aceptacin


Integracin


9. Implementar acciones especificas y supervisar el

progreso


Accin

Lograda una posicin de liderazgo

Practicas completamente integradas a los procesos

Madurez



3. Determinar el mtodo para recopilacin de datos y

recopilar los datos

Planeacin



Anlisis

6. Comunicar los hallazgos de benchmark y obtener

aceptacin


Integracin


9. Implementar acciones especificas y supervisar el

progreso


Accin

Lograda una posicin de liderazgo

Practicas completamente integradas a los procesos

Madurez

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