Begäran om uppdrag att ta fram en koncernövergripande GIS- policy · 2018-05-03 · Att ta...

Tjänsteskrivelse 1 (3) 2018-04-16 SBN 2017.0063 Samhällsbyggnadsförvaltningen Handläggare

Gunnel Lundell

Begäran om uppdrag att ta fram en koncernövergripande GIS- policy

Sammanfattning Den 13 juli 2017 beslutade Kommunstyrelsens ledningskontor att ge samhällsbyggnadsnämnden i uppdrag att utreda en koncernövergripande GIS- policy och överförde budgetmedel till utredningen. Enligt tilldelningsbeslut för koncernövergripande GIS- utredning i Karlskoga kommun tillföll uppdraget Tyréns AB. Utredningen visar på 15 relevanta rekommendationer som koncernen bör ta ställning till där ibland en utformning av en koncernövergripande GIS- och geodata policy. Samhällsbyggnadsförvaltningen föreslår att en koncernövergripande GIS- och geodata policy tas fram och att uppdraget leds av samhällsbyggnadsförvaltningen.

Beslutsunderlag Samhällsbyggnadsförvaltningens tjänsteskrivelse 16 april 2018 GIS-utredning Karlskoga kommun, Tyréns rapport den 22 december 2017 Kommunstyrelsens ledningskontors tjänsteskrivelse den 13 juli 2017 Protokollsutdrag från samhällsbyggnadsnämnden den 14 mars 2017 Samhällsbyggnadsförvaltningens tjänsteskrivelse den 15 februari 2017 Protokollsutdrag från kommunstyrelsen 29 november 2016 Kommunstyrelsens ledningskontors tjänsteskrivelse den 1 november 2016 Protokollsutdrag från samhällsbyggnadsnämnden den 13 september 2016

Bakgrund Den 13 juli 2017 beslutade Kommunstyrelsens ledningskontor att ge samhällsbyggnadsnämnden i uppdrag att utreda en koncernövergripande GIS- policy och överförde budgetmedel till utredningen. Tyréns har överlämnat sin utredning där de rekommenderar att koncernen tar fram en målbild för GIS och en koncernövergripande strategi för geodata vilket kommer att underlätta det fortsatta arbetet med att utarbeta en koncernövergripande GIS- policy.

Överväganden Att genomföra en koncernövergripand GIS- policy kommer att visa vilken viljeinriktning koncernen har för sin GIS- verksamhet. Policyn kommer att vara en vägledning i det fortsatta arbetet med den digitala utvecklingen inom samhällsbyggnads- och samhällsplaneringsprocessen vilket leder till positiva effekter för medarbetare och medborgare. GIS-

2 (3)

2018-04-16 SBN 2017.0063

policyn öppnar för en tydligare dialog mellan koncernens verksamheter och GIS- ingenjörer. Ett ökat samarbete inom koncernen när det gäller frågor kring geodata kommer att öka samsynen på hur geodata ska lagras och behandlas inom koncernen. Om beslut inte tas om en koncernövergripande GIS- policy är risken stor att felinvesteringar görs av program som inte är kompatibla med den geodata vi har. Detta leder till ökade kostnader för transformationer och anpassning av geodata och vi får en ineffektiv organisation. En risk som ger stora konsekvenser är när felaktiga beslut fattas med ”gammal” geodata som beslutsunderlag, geodata är en färskvara som ska läsas från källan där den lagras. Dagens teknik möjliggör ett högkvalitativt beslutsunderlag.

Konsekvenser

Sociala/kulturella konsekvenser Beslut om en koncernövergripande GIS- policy bidrar till att öka kommunens service till både medarbetare och medborgare. Vi skapar förutsättningar för en ökad digital handläggning av exempelvis bygglov när koncernens system samkörs. Vi får nöjdare medarbetare och kunder vid snabbare handläggning. Att ta ställning till om barnkonventionen och folkhälsan påverkas i någon riktning i dagsläget är inte helt lätt, alla aspekter påverkas olika mycket. På sikt kan man räkna med att ett bra GIS- underlag påverkar alla aspekter positiv då de ger ett beslutsunderlag baserat på färska data oavsett om det gäller planering av ny bebyggelse, konsekvensbedömning av skolvägar eller att prognostisera befolkningsutvecklingen.

Ekologiska konsekvenser Beslut om en koncernövergripande GIS- policy skapar förutsättningar för att geografisk data ska kunna samköras i de olika kartprogrammen som finns i koncernen. Det skapas förutsättning för att alla som jobbar med kartan ser samma arbetsunderlag så att man kan ta hänsyn till den biologiska mångfalden, energibehov och konsumtion på samma grunder då all information om detta kommer att vara möjligt att läsa i kartan. Till exempel kan transporter minska när återvinningscentraler är kända av medborgare. En GIS- policy skapar förutsättningar för att ta väl underbyggda beslut med kända ekologiska konsekvenser när planerare och projektörer har tillgång till samma och dessutom kvalitetssäkrat arbetsmaterial.

Ekonomiska konsekvenser Med en GIS- policy blir det möjligt att ta ett samlat grepp om vilken roll GIS ska ha inom koncernen och i vilken riktning utvecklingen bör gå. Med ett beslut om utarbetning av en koncernövergripande GIS-policy skapas förutsättningar för att geodata kan läsas direkt från källan där den lagras oavsett vart den fysiskt lagras i koncernen. Inga exporter behöver göras från ett system till ett annat, tid frigörs och data skyddas från förvanskning. Detta bidrar till en bättre arbetsmiljö för koncernens

3 (3)

2018-04-16 SBN 2017.0063

medarbetare och möjliggör en snabbare handläggning till nytta för medborgarna och är ett led i den digitala samhällsbyggnads- och planeringsprocessen. Även om det kommer att behövas mer resurser inom GIS så kommer detta att kompenseras av de vinster som görs genom effektivare handläggning och planering av kommunens verksamhet. Initialit kommer det att krävas resurser i form av arbetstimmar för att ta fram en koncernövergripande GIS- policy. Hur många arbetstimmar det rör sig om svår att uppskatta, men beräknas rymmas inom befintliga ramar. När GIS- policyn är utarbetad kommer den att vara vägledande och underlätta det fortsatta arbetet med GIS i koncernen. När en koncernövergripande GIS- policy är framtagen och beslutad, kommer det att krävas utökade medel i driftsbudgeten för att ges förutsättningar att jobba utifrån policyn. Om en GIS- policy ska tas fram ska ett projekt startas, deltagare blir berörda inom hela koncernen. En koncernövergripande GIS- policy bidrar till att öka kommunens attraktionskraft som arbetsgivare. Allt detta leder till en ekonomisk vinst för koncernen.

Samhällsbyggnadsförvaltningens förslag till beslut Samhällbyggnadsnämnden föreslår kommunstyrelsen att besluta att

1. En koncernövergripande GIS- policy ska tas fram 2. Ge samhällsbyggandsnämnden i uppdrag att leda arbetet i att ta

fram en koncernövergripande GIS- policy Gunnel Lundell GIS- ingenjör Expedieras till Kommunstyrelsen

Arbetsmaterial, version 2 1 (4)

Checklista för en hållbar utveckling

Bedömning av beslutsförslaget utifrån ett socialt/kulturellt perspektiv Social hållbar utveckling innebär stabila sociala förhållanden med social rättvisa och barns och ungas, kvinnors och mäns hälsa i centrum. Kulturell hållbarhet innebär att bevara kulturarvet, främja konstnärlig och kulturell förnyelse samt stimulera till kreativitet och eget skapande. Aspekterna nedan omfattar alla människor - oavsett kön, ålder, etnicitet, trosuppfattning, sexuell läggning, funktionsnedsättning, o.s.v.

Aspekt Hjälpfrågor för att underlätta bedömningen Noteringar Dialog och inflytande

Har en dialog förts med de som är berörda av beslutsförslaget, t.ex. medborgare, brukare, interna kunder o.s.v.

Aspekt att bedöma Hjälpfrågor för att underlätta bedömningen Beslutsförslaget bedöms ha …

Ej relevant

Noteringar angående konsekvenser

Bidrar beslutsförslaget till … en positiv påverkan

ingen påverkan

en negativ påverkan

Barnkonventionen

− barns och ungas bästa? X

Folkhälsa

− att den fysiska och psykiska hälsan hos kommuninvånarna påverkas?

X

− jämlik hälsa, t.ex. god hälsa på lika villkor (tillgång oberoende av social eller ekonomisk situation)?

X

− att livsstil och levnadsvanor kopplad till god hälsa påverkas?

X

Jämlikhet och social rättvisa

− en likvärdig tillgång till kommunens service? X

− att alla, oavsett funktionsnedsättning, har tillgång till kommunens verksamheter?

X

− att främja mångfald/integration? X



Ej relevant


Bidrar beslutsförslaget till … en positiv påverkan

ingen påverkan


Jämställdhet − att allas (oavsett kön) möjligheter till att ha samma makt att forma samhället och sina egna liv påverkas?

X Samkörning av geodata för publicering i kommunkartan

Kreativitet − att stimulera till kulturell förnyelse och kreativitet?

X

Kulturmiljö − att kulturarvet bevaras? X Miljörelaterad hälsa − att människors hälsa kan påverkas av fysiska

omgivningsfaktorer (t.ex. buller och luft)? X Minskad stress på jobbet

Trygghet − att öka den upplevda tryggheten hos berörda målgrupper i Karlskoga?

X

Bedömning av beslutsförslaget utifrån ett ekologiskt perspektiv Ekologisk hållbarhet, handlar om att långsiktigt bevara vattnens, jordens och ekosystemens produktionsförmåga och att minska påverkan på naturen och människans hälsa till vad de ”klarar av”.


Ej relevant


Bidrar beslutsförslaget till att … en positiv påverkan

ingen påverkan


Avfall

− uppkomsten av avfall påverkas (minskad avfallsmängd = positiv påverkan, oförändrad avfallsmängd = ingen påverkan, ökad avfallsmängd = negativ påverkan)?

X

− återanvändning, återvinning eller energiutvinning underlättas och/eller ökar?

X Visa på vart i kommunen återvinningstationer finns



Ej relevant



ingen påverkan


Biologisk mångfald − förutsättningarna för bevarad eller ökad biologisk mångfald påverkas?

X

Energi – energibehovet/användningen av energi påverkas (minskad energianvändning = positiv påverkan, oförändrad energianvändning = ingen påverkan, ökad energianvändning = negativ påverkan)?

X

Mindre transporer mellan olika kommunala bolag för insamling av information

− andelen förnyelsebar energi (vind, vatten, bioenergi) påverkas?

X Minskat resande

Konsumtion − behovet av inköp eller konsumtion av varor påverkas - både ur kommunorganisationens perspektiv och ett samhällsperspektiv (minskad konsumtion = positiv påverkan, oförändrad konsumtion = ingen påverkan, ökad konsumtion = negativ påverkan)?

X

− inköp av varor som är producerade på ett miljömässigt1 sätt påverkas?

X

Transporter − resor och transporter kan förkortas eller minska i antal, t.ex. genom samordning eller utnyttjande av kollektiva färdmedel?

X

− andelen förnyelsebara drivmedel ökar? X Vatten, luft, mark − belastningen på omgivningsmiljön påverkas,

t.ex. förbättrad hantering av dagvatten, minskad övergödning eller utsläpp till luft?

X Minskat utsläpp till luften

God ekonomisk – en betydande och bestående driftkostnads- X

1 Med miljömässigt avses att varan till exempel är ekologiskt framställd, kravmärkt eller närproducerad.



Ej relevant



ingen påverkan


hushållning förändring (minskar = positiv påverkan, oförändrade driftkostnader = ingen påverkan, ökade driftkostnader = negativ påverkan)?

– att resurser frigörs (t.ex. pengar, tid, personal) utan att kvaliteten på verksamheten försämras (alternativt, ökar kvaliteten utan att nya resurser tas i anspråk)?

X

– utveckling av verksamheten? X Kommunen som attraktiv arbetsgivare

– påverkan på medarbetarnas hälsa? X

– att behålla medarbetare? X

– att attrahera nya medarbetare? X Tillväxt – högre tillväxt (t.ex. i form av nyetablering av företag,

fler arbetstillfällen, fler besökande, ökad efterfrågan på boende, ökad efterfrågan på infrastruktur)?

X

– att företagarnas nöjdhet med kommunens service ökar?

X

Aspekt Hjälpfrågor för att underlätta bedömningen Noteringar

Budget i balans

– Ryms kostnaderna inom befintlig budget (drift eller investering)?

Förvaltning/Bolag System/program

FolkhälsoförvaltningenMyCarta DesktopSuperCross

Kommunstyrelsens ledningskontor:

IT-avdelningen Geografiska databaser (tex Oracle och MS-SQL)

Strategisk planering och näringslivsutveckling

Mycarta DesktopEniro - för att hitta infoIndesign - för att rita ut saker på grundkarta

Valberedningen

Mycarta (endast viwerfunktion)Eniro - för att hitta infoGoogle-för att hitta info

Kultur och föreningsförvaltningen Mycarta Desktop

Samhällsbyggnadsförvaltningen:

Nuläge och behovsbedömning per förvaltning och bolag

Karlskoga kommun

GIS-avdelningen

GeoBas för primärkartan, detaljplaner och förrättningsarbete. Geobas ska avvecklas och GeoMedia kommer då att uppdaterasGeoMedia för GIS analyser och kartframställningmyCarta Desktop med moduler Geometri, BAL, DWG, LoadermyCarta Webbkarta för internt bruk och snart även för kommunens hemsida. Tekniska använder sig av cad programFB webb från Sokigo, lagring och bearbetad fastighets- och kommuninvånardataByggR från Sokigo, handläggningsprogram för bygglovEcos från Sokigo, handläggningsprogram för miljöärenden LV/LTF från Sokigo, handläggning av lokala trafikföreskrifter MapGuide Maestro, kartverktyg för kartsammansättning för Sokigos delarSkokigos produketer ersätts succesivt av mycarta

Gata/park

GeobasGeomediaMycarta DesktopmyCarta WebbkartaGoogle Maps, My MapsCall and rapport

Kart och mät

Geobas (primärkarta)Geomedia (skapa förättningskartor)Mycarta DesktopCADDrönare för fotografierWonderlist(Google street view)

PlanenhetenGeoBas för detaljplaner - tittar på annan lösning då Geobas ska avvecklas.

SkolförvaltningenmyCartaOptiplan

SocialförvaltningenmyCartaIntraphone

Karlskoga energi och miljö

DigPro-spatial (DP) grundplattform.DP moduler som DP-powerDP-webbmap (går attanväda även på platta och i telefon)ESRI Arc Map Kartago - gamal tittskåpslösning som är på väg att ersättas av DP-lösning om möjligt

KarlskogaHem Ingen kartjänst

Karlskoga näringsliv och turism Google maps

Kommunala bolag

Nyttjande av GIS idagRoll och funktion i förhållande till GIS

Kartframställning Redigera data/Framställning av ny geografisk data Koppla statistik till geografi Vikt av att kunna visualisera resultat geografiskt, ex ojämställdhet i folkhälsa

Brukare

*Ser till att infrastrukturen med servrar, databaser och kopplingar till olika tjänster fungerar för övriga användare Teknisk förvaltning

*Kartframställning av befintlig data. *Söka information, ex om vad som gäller för en viss bit mark genom att se på dpl. Brukare

*Söka information.*Koppla statistik till geografi. *Framställning av ny geografisk data (i form av nya valdistrikt).*Kartframställning av ny och befintlig data Brukare*Söka information om ex fastighetsägare*Kartframställning*Framställning av ny geografisk data *Geografiska inventeringar Brukare

Största användaren av geodatahos kommunen

BrukareUtvecklareSystemstödInmätning

*Hanterar system och avtal. *Utveckling av system och tjänster*Bearbetning av geografisk data *Kartframställning av ny och befintlig data, *Geografiska analyser*Servar övriga kommunen med GIS, *Kontakt med KEMAB.

BrukareUtvecklareSystemstöd

*Mäter in grundata för vägar*Planerar drift och underhåll med Google Maps, My Maps.*Call and rapport används som ett rapporteringssystem

BrukareInmätning

*Mäter in grunddata *Mäter in ledningar åt KEMAB.*Kartframställning av befintlig och ny data.

BrukareInmätning

Brukare

*Skapar upptagningsområden för skolor och planerar skolskjuts Brukare

*Skapar områden för brukare i myCarta och använder appen IntraPhone för att schemalägga arbetet för hemtjänsten Brukare

*Kartframställning*Samla in och ajuourhålla data om ex ledningar. Respektive enhet ansvarar för kvalitetssäkring för sina nät. *Har en GIS-kompetens/tjänst som ser till att systemen fungerar och sköter kontakt med kommunen. *Utföra beräkningar kring ledningar och standard

BrukareUtvecklareSystemstöd Teknisk förvaltning

*Söka information. Sammarbetar med kommunen och KEMAB. Får del av den geografiska data de efterfrågar, men måste gå via kommunen eller KEMAB - (Indirekt brukare)

*Söker information om platser, avstånd, lokalisering, mm Brukare

Beröringspunkter internt inom koncern för GIS

Beröringspunkter externt för GIS

Kommunens GIS-avdelning


Samhällsbyggnadsförvaltningen

Kommunens GIS-avdelningLänstyrelsenSkatteverket


SamhällsbyggnadsförvaltningenKart och mätGata/parkPlanenhetenFolkhälsoförvaltningenIT-avdelningenSkolförvaltningenSocialförvaltningenKEMAB

LantmäterietLänsstyrelsen

Kommunens GIS-avdelningKart och mätKEMAB

Kommunens GIS-avdelningGata parkKEMABKommunens GIS-avdelningKommunledningens kontor -Startegisk planering



Kommunens GIS-avdelning Samhällsbyggnadsförvaltningen

El-inspektionenLantmäteriet

SamhällsbyggnadsförvaltningenKEMAB

Identifierade utmaningar och hinder för arbete med GIS idag Identifierade framtida behov

*Ej tillräcklig kunskap om programmen. *Ej tillräklig kunskap gällande vilken typ av analyser och kartor som går att framställa samt hur. *Använder programmen för sällan, vilket leder till trösklar varje gång*Datan är inte alltid uppdaterad från samtliga förvaltningar

*Behov av kunskap och utbildning för att bredda användningen till fler.*Nyttjande i medborgarkontakt. *Visualisera utredningar och nuläge geografiskt, ex ungdommars upplevda trygghet.*Visulisera verksamheter mot invånare, tex. här lagas barnens skolmat, här städar vi.

*Resursbrist, arbetsbördan för IT har vuxit med åren men budgeten har inte vuxit i samma takt.

*Större budget *Mer personal*Bättre samordning vid upphandling av nya system. *Ser det som självklart att hela koncernen borde ha samma IT-system

*Svåranvändligt program (MyCarta Desktop) då tjänsteperson ej har behov av att använda programmet regelbundet.

*Ett mer användarvänligt program med en tittskåpsfunktion. En lösning där det är lätt att hitta information och skriva ut egna kartor med egenvalda lager.

*Positiv till GIS-avdelningen och den hjälp som ges men GIS-avdelningen måste göra alla ändringar i kartorna vilket är trögjobbat. *Den statistik som går att se i kartan per NYKO går ej enkelt att exportera till Excell för vidare analys.

*Behov av utbildning för att kunna hantera och redgiera geografiskdata, utan att behöva gå via GIS-avdelningen.*Mer statistik kopplat till geografi kan ge bättre analyser.

*Arbetar fortfarande en del på papperskarta och får hjälp av GIS-avdelningen att digitalisera det i GIS.

Resursbrist och tidsbristIT har också resurs och tidsbrist vilket skapas flaskhalsar för utveckling.

*Behov av tydlig sammordning för geodata - idag finns det databaser på flera ställen hos olika verksamheter med skiftande innehåll vad gäller geodata. *Behov av att ha en kontaktperson per avdelning som har koll på vilken geodata som behövs för verksamheten. Som GIS- ingenjör är det svårt att ha fullständig koll på samtliga verksamheters behov. *GIS-avdelningen ser ett generellt behov av utbildning i GIS inom kommunen.

*myCarta Webbkarta är krångligt att använda för att planera drift och underhåll, det är heller inte möjligt (eller i alla fall väldigt krångligt) att släppa in privata entreprenörer i myCarta.*Uppdelningen av inmätningen till grundkartan skapar problem med uppdateringar och tillförlitlighet och det finns idag inga rutiner för att på ett systematiskt vis upptäcka dylika problem.

*Reusrs och tidsbrist hos egen avdelnng samt hos IT-avdelningen och GIS-avdelningen (bättre efter nyanställning) - flaskhalsar som stoppar upp.*Hos övriga avdelningar finns en problematik med sällananvändare och låg kunskapsnivå

*Personalbrist just nu där det finns ett behov av att täcka upp de som slutat och är på föräldraledighet. *Önskar kommunal streetview funktion - ex genom att lägga in snedbilder i myCarta*Behov av utbildning i programmen hos kommunen och utbildningspunktinsatser vid programvaruuppdateringar

*Vill ha bätte kunskap om myCarta, idag behöver de ta hjälp av Gis även för enklare saker

*Utbildningsbehov. *Möjligt att göra Optiplan tillgängligt mot allmänheten så att de kan använda det i det fria skolvalet.

*Vill möjligtvis arbeta mer med ruttplanering i framtiden. *Fanns även ett avbrutet projekt om att ta fram en modell för beräkning av kostander baserat på avstånd till brukare

*Tidsbrist inom GIS hos KEMAB *KEMAB och kommunens kartsystem är inte helt kompatibla - DP ger DFX format, kommunen använder shape -> krävs handpåläggning för utbyte av data. *KEMAB - låst till DP pga. Elinspektionens krav NUVAKvärde inlagt i modulen, går ej att uppfylla i ESRIprodukt. *Bolagsformen innebär hinder för att dela viss geografiskdata, då bolag ej får del av Geosamverkan. *Ajourhållning av data inte helt vattentät pga, resursbrist och viss kompetensbrist. Även här finns en problematik med sällananvändare.

*Identifierat behov av koncernövergripande tittskåpslösning som läser mot resp bolags/kommunens databas- där resp bolag/kommun ansvarar för ajourålla sin data och databas. *Behov av bättre och tydligare samordning för GIS inom koncernen för att nyttja skalfördelar.*Bra om det skulle finnas ett geografiskt felrappoteringssystem för allmänheten.

*Saknar officiell karttjänst idag. Vet ej vilka möjligheter som finns

*Har ingen karttjänst idag. Initialt behov av en tittskåps variant och därefter få information om vad man kan göra mer i programmet. *Behov av mer och lätttillgänglig geografisk information om exempelvis ledningar, fastighetsgränser, och planbeteckningar mm.

*Tillverka egna specialanpassade turistkartor. Lager-på-lager kartor för olika ändamål. *Mer attraktiva/interaktiva kartor för besökare

Av Tyréns identifierade framtida behov

Lättare för tjänstepersoner att själva kunna koppla statistik till geografi. Alternativt rutiner för att inkommen statistik med geografisk koppling läggs in i MyCarta för de verksamheter som är i behov av det. Pga. Integritet ska nödvändigtvis inte alla förvaltningar kunna ta del av all statistik --> inför rutin för att avvägning bör göras i varje enskillt fall.

Om kommunen vill fortsätta med en IT-avdelning som gör det mesta på egen hand så finns ett behov av att tillföra mer resurser för att inte IT ska vara den flaskhals som det kan vara idag. Möjligt att det kan behövas någon form av feedback-system för att löpande känna av trycket på IT och utvärdera resursbehov.Finns potential att utfgöra mer geografiska analyser om kunskap om detta tillförs. Analyser kan genomföras av extern part men kunskap om vilka möjligheter som finns måste finnas inom, samt efterfrågas av kommunen.

Verksamhetsanpassad utbildning i Mycarta desktop. Enklare sätt och rutiner för att koppla statistik till geografi. Enklare sätt/verktyg för att bearbeta statistik på olika geografiska nivåer.

GPS-verktyg i mobilen där det enkelt går att ladda upp information om nya friluftsleder till datorn.

En lösning för drift och underhåll som fungerar lika enkelt som Google Maps.Bättre samordning och styrning gällande inmätningen till grundkartan (är det lämpligt att ha inmätningen uppdelad på två avdelningar)Bättre samordning med KEMAB gällande ledningsnätet (ledningar osm ofta löper under gatorna)

Resursbehov behöver tillgodoses. Stor vikt att IT-avdelningen har resurser att möta upp utveckling och satsningar på GIS.

Måste förhålla sig gentemot lantmäteriet i många frågor vilket måste beaktas i den framtida utvecklingen.

Tydligare rutiner och ansvarsfördelning vid utbyte av data inom koncernen. Utökat samarbete och samordning för GIS-arbete inom koncernen.

Koncerngemensam tittskåpslösning - Resurseffektivisering om KarlskogaHem får del av ex MyCarta Webb - sparar resurstimmar hos kommunen och KEMAB. Fördel av att kunna köpa in samma program som Karlskoga kommun och dra nytta av Karlskoga kommuns resurser och kunskap

Verkar i dagsläget stå utanför allt officiellt eller inofficiellt samarbete kring geodata i kommunen. Se till att de blir mer delaktiga

88%

13%

Respondenter uppdelade efter kommun och koncern

Inom kommunen Inom kommunkoncernen

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

Dagligen Någon /någragånger i veckan

Någon/någragånger i

månaden

Någon/någragånger per år

Mer sällan Aldr

Frekvens för arbete med geografisk information

Detta dokument innehåller en sammanställning av svar från en webbenkät vilken gjordes som en del av en utredning för Karlskoga kommuns arbete m en koncernövergripande GIS-policy. Totalt antal respondenter för enkäten v 112. Det första bladet innehåller en samling diagram med sammanfattande statis för ett urval frågor. Sedan följer en serie ark med öppna svar. De öppna svar har rensats från svar av typen; ja, nej, vet ej och så vidare.

5%

31%

6%

35%

12%

11%

Respondenter efter förvaltning

Folkhälsoförvaltningen Kommunstyrelsens ledningskontor

Kultur- och föreningsförvaltningen Samhällsbyggnadsförvaltningen

Skolförvaltning Socialförvaltningen

rig

93%

7%

Respondenter efter bolag

Karlskoga Energi och Miljö AB, Kemab Karlskoga Näringsliv & Turism AB

ed

var

stik ren

0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%

100%

Andel av: Vilka av följande system/plattformar/applikationer känner du till?

16%

29% 55%

Anser du att arbetet med geografisk information inom din avdelning har tilldelats tillräckliga resurser

med avseende på: Personal

Ja Nej Vet ej

12%

31% 57%

Med avseende på: Tid

Ja Nej Vet ej

17%

29% 54%

Med avseende på: Kunskap/kompetens

Ja Nej Vet ej

Med avseende på: Hårdvara

15%

18%

67%

Ja Nej Vet ej

15%

19%

66%

Med avseende på: Mjukvara

Ja Nej Vet ej

kommun?att det ska vara ett självklart verktyg i alla kommunens verksamheter och att det finns resurser för att utveckla denna verksamhet. Enkelhet, respekt, helhetssynSamsyn och att det får ta tid samt går att korrigera och uppdatera efter handAtt även tydliggöra olika platser för kultur och idrott mm.Gör mer information tillgänglig för allmänhetenTänk på helheten. Från den stora massan och allmänheten till den enskilda personen som sitter och producerar geografisk data. ajourföras.Var öppna och lyhörda, det händer mycket inom området och det går väldigt snabbt. Se till att inte stänga några "dörrar" i policyn. Eftersom det händer så mycket inom området är det inte säkert att det policyn tar fram är aktuellt när väl den har antagits.Hur kan vi involvera alla förvaltningar? Idag saknas kompetens i hur olika system kanske skulle kunna hjälpa oss i vårt dagliga arbete.Att en gemensam policy bottnar i att Karlskoga blir en bättre kommun att leva och bo i, för alla kommuninvånare och särskilt de utsatta och fattiga i vår kommun. Som jag ser det är det viktigt att flera förvaltningar klarar av att göra analyser ur ett socioekonomiskt jämlikhetsperspektiv. I vilka områden bor de barn som idrottar? I vilka områden bor det hemmasittare, skolkare? Människor med ekonomiskt bistånd? Att politiska beslut, allt från föreningsstödet till resursfördelning till äldreboenden och skola, tas utifrån en kunskap om hur det faktiskt ser ut i vår kommun rent geografiskt. Och det kanske redan görs idag, men det har jag ingen inblick i och då kanske det snarare är en kommunikationsfråga internt.Problemet med dataläsning/leveranser mellan koncernens bolag.Tydliga riktlinjer TÄTARE uppdateringar på fastighetsinformationGör lika i koncernen. Gäller allt i kommunen, spretar oerhört mycket.Informera vilka hjälpmedel och information som finns till hela koncernen. För att kunna följa med utvecklingen att kunna skapa bra rutiner för medarbetarna samt att ge bra snabb bra information till invånarna i Karlskogaså är bra GIS system viktiga .Även för att kunna visa och räkna på vad ytor kostar i olika skötselnivåer och hur många timmar utförandet beräknas ta så det finns möjlighet att bemanna rätt efter behov.En policy ska ha vägledande principer för hur geodata ska lagras, hur geodata blir tillgängligt. Vem som ansvarar för vilka delar runt hanteringen kring geodata speciellt ajourhållning. Principer för hur nya program upphandlas och när det är relevant kan / bör /ska /vill vi att geodada ska kunna hanteras nu eller inom en snar framtid i programmet? Vilka förväntningar kommunens avdelningar kan ha på IT när det gäller support och hjälp från dom. Hur kommunens bolag på ett säkert sätt dela geodata på ett enkelt sätt avdelning. Kunskap om detta verktyg behöver spridas. Vad man ute i verksamheterna har för nytta av det. koncernenGemensamma system är braAlla relevanta GIS-uppgifter ska upprätthållas och uppdateras av kommun så att inga kostnader ska läggas på externa aktörer t.ex. Optiplan.Systemen måste vara användarvänliga (enkla och med bra funktion) Upplevelsen just nu är att det är Samhällsbyggnadsförvaltningen som äger frågan, vilket kanske förklaras i att de har de största behoven. Enkelhet, tydlighet och lättåtkomligt. Dessutom måste en fråga som anses vara viktig kommuniceras, människan "drunknar" idag i all tillgänglig information.Stärka/utöka resurserna och utnyttja dessa på ett mer optimerat sättSe till att man har samma data och man kan samplanera förändringar i kommunenSamma programvara vore önskvärt.Tydlig information om vad uppdraget är och vad vi är skyldiga att görautveckling av kompetens och kunskap om var den finns att tillgå i kommunenVälj ett system som redan fungerar samt titta på hur tex övriga kommun gjort och handla inte upp något uniktEnkelhet

Se hela kommunenSkapa enhetlighet inom kommunen, se till att skapa GISsystem som gör det möjligt för många att använda GIS i sin vardag på jobbet och därmed som en självklar tjänst som kommer allmänheten, kunder till godo.

Saknar du några system/plattformar/applikationer i ditt arbete?vill utveckla till väsentligt många fler skikt i webbkartan Har personal som tar fram information - jobbar inte själv - kan inte svaraÖnskar webbkarta för allmänheten där de kan se pågående bygglov, detaljplaner m.m.Street view (Liknande det Google har)Saknar inget vad jag kommer på, men det skulle vara bättre om informationen var samlad på en plattform.Ett bättre system för att upprätta detaljplanerEtt system för alla områden inom ärendehanteringTillverka egna specialanpassade turistkartor.Det som saknas är uppgradering av GeoMedia vilket inte går i dagsläget när vi använder GeoBas. Modul till myCarta för redigering av kartobjekt i mobiler och plattor. FR Fastighet och FR Adress till myCartaWebb eller app för idrott och friluftsliv så man hittar dit och kan följa typ vandringsleder och cykelleder utan att behöva ha en papperskartaEtt gemensamt tittskåp för alla i kommunkoncernen vore braEtt mer användarvänligt ritverktyg.

Vi har tillgång till SCB databasen SuperCROSS där en stor mängd individdata kan kopplas till geografisk data. Detta skulle kunna vara intressant för utredningar av olika slag där t.ex. socioekonomiska faktorer kan spela roll. Saknar fastighetskoppling för Storfors i EcosArbetsorder kopplat till karta. Projektering/Profilritningar

Saknar ETT system att gå till för att få fram information om befintliga byggnaderARCGIS med applicationerSaknar möjligheten att själv kunna skapa egna kartprojekt som går att spara för att jobba vidare i vilket jag inte tror att MyCarta ännu möjliggör?

Saknar du några geografiska data i ditt arbete?väghållare, naturreservat som eget skikt, arrenden, detaljplaneinfo direkt i kartan i olika skikt (allmän plats, kvartersmark, bestämmelser), kulturhistorska inventeringen av byggnader, m.m.Uppdelning av data för befolkningen på områdesnivå för att kunna rikta insatser inom jämlikhet på ett mer rätt sättÖnskar utvecklade möjligheter att visualisera statistik kopplat nyko-koder

I ByggR uppdateras inte fastighetsinformationen och detta är ett stort problem vi påpekat flertal gånger då vi andvänder oss av kartan i systemet när vi skickar till grannar. Detta kan orsaka stora problem om vi skickar till fel ägare. Detta måste åtgärdas omgående.Data från de andra bolagen i Koncernen. Från till exempel KEMAB har vi gammal data och skulle vara fantastiskt om det kunde vara nytt hela tiden.Fastighetsuppgifter från Storfors i MyCartaLager-på-lager kartor för olika ändamål.Verksamhetsområde för vatten och avloppKomplettera med Lantmäteriets direkttjänster för Karlskoga - tjänsterna finns för Storfors redan (MYN)Saknar möjligheten att koppla vår egna statistik till nyko-områden.Skulle vilja ha någon lätt använd utrustning typ app till telefon där man kan få en sträcka man gått och kunna lägga in den i MY Carta. Då kan man få med fler stigar och områden som använd i friluftslivet. Skulle gärna ha tillgång till mer data ifrån geodatasamverkanUppdateringsfrekvens.RiksbyggnadsnykelBättre vägbeskrivning till äldreboendet, finns flera ingångar och inbland har nya gäster svårt att hitta. Skulle också vara bra att kunna ange parkeringUppdaterad Streetview över Karlskoga som vi äger, syftet är att vi ser brunnar, gatuutforming, vägmärken, kanststensvisning etc. i princip hela gaturummet.

Vilka data är det som levereras och till vilken part?Kartdata till kommunala bolaget

Underlag för ledningar i främst planärendenData inom jämlikhet i hälsa, trygghet.Ledningsdata - konsulthöjder till projektörInmätningsdata, nybyggnadskartor, förrättningskartor, detaljplaner, tätortskartan, diverse gis-analyser, planeringsmaterial för ombyggnationer mmNy gränser, fastigheter, adresser, byggnader och övriga förrändringar i kartan.

Kartor eller dwg-filer med information utbyts dagligen både internt samt externtFastigheter/Adresser till KEMAB månadsvis via textfiler. Planytor till LMInformation om sjöarna i Karlskoga/Degerfors till fiskeapp. Ledinformation etc till hemsidor.kartinformation b l aBas- och registerkartan. Konsulter och lantmäterietVart man vill ha något jobb utförtKanalisationerna. Internt Kemab och till KommunenLedningsnät till kommunen, ledningskartor över specifika fastigheter till invånare/byggareOptiplan skolskjuts, förskoleklassplacering, skjuts+ till LänstrafikenSituationsplanerOftast till konsulter eller privatpersoner som vill se sina egna ledningar i mark.Inmätning av tex nedlagda ledningar i markLedningslägen till den som efterfrågar - samtliga nyttigheter inom KemabGrundkarta, ombyggnad VA etc, Kartmatriel för EntreprenörerValdistriktKommunens GIS-ingenjörer hör till min avdelning och jag antar att de levererar den typen av uppgifter till både interna och externa, men jag är inte så insatt i vad och hur.Fastighetsgränser, gränspunkter, detaljplaneytor, adresser, lägenhetsnummer ortnamn fastighetsbeteckningar till LantmäterietData från mätning, från plan och från mark- och exploatering levereras till intern GIS-avdelning

Smidighet vid datautbyteSmidigheten behöver utvecklas för att kunna använda data på ett lätt sättSvårt att få samsyn/framdrift utveckling för vi är så olikaUtbyte mellan min förvaltning och bolag i koncernen sker med filer och intern sprend-liknande funktion eller via ftp. Det vore smidigare om man kunde läsa valda delar ur gemensamdatabas.Jag har inte kontroll på hur uppdatering och sådant är från Karlskoga energi och miljö samt har inte koll på vad de ser i sin karta.Inte smidigt mellan kommun och KEMAB. Annars läser alla inom kommunen från samma Oracle-databas och att skicka data är inga problem.Det brors på om motparten har CAD.Alldeles för många system o program, precis som kommunen generellt.Olika IT avdelningar och brandväggar begränsar. Olika kartformat som inte kan läsas direkt från databasHar inte sån stor erfarenhet av att utbyta. De enda jag vet är att i ett läge behövde jag information ifrån Barn och utbildningsförvaltningen. Jag fick det, men då var det "lagret" ej uppdaterat och fick då inte användning av det

Jag har tyvärr så bra kunskap om hur man spar så jag skriver ut i pappersform, men skall ta tag i det.Svårt med snabba leveranser mellan Sbf och skolkontoretDet är svårt att veta hur det ser ut annat än i den förvaltningen jag själv jobbar i. Verkar vara problem med att få gisdata vara aktuellOlika system inom koncernen, hela förvaltningen är ej digitaliserad(anv. PDF, papperkopior etc)Detta sköts av respektive handläggare som kan ge tydligare svar på denna fråga.

Upplever du några hinder för att samarbeta eller utbyta geografiska data?Olika programvaror för projektering ställer till det iblandSäkerhetsmässigtKompetensOlika databaser gör att vi inte kan läsa varandras data på ett smidigt sätt. Överföringsformat kan krångla.Är ofta kunskapen som begränsar utbyten.Alla har inte kunskap om att exportera data från mycarta till dwg fil. Brandväggar. Data som lagras på ett ej strukturerat sätt. Olika databaserNej men de krävs att det finns tid för samarbete och att det ej kostar inom kommunenKänner att jag inte har riktigt bra koll på MY Carta riktigt ännu, men det finns bra hjälp att få på SBF olika sätt att lagra data korrekt avståndsmätning inte genomföras. Just mu betalar skolkontoret Öptiplam för att binda ihop alla tillgängliga transportvägar. berördaSekretessOmrådet kan utvecklas om möjlighet att göra det tydliggörs. Hade ingen aning om att vi ens kunde påverka. Finns säkert mer potential om dialog förs. Först svårt att förstå vad ni menade.egen komptens och programvaror - ej installerade på min dator ibland.

I vilket syfte arbetar du med geografisk information?söker fastigheter och fastighetsinfo främstFör att ha underlag för projekteringSocioekonomiKunder, projektering, info etc (Elnät)Visualisera statistikHar verksamheter i nästan alla kommunens lokalerMark- och exploateringOftast ägarfrågor på dammarGranskning av bygglovFör att söka fastighetsägare, fastighetsgränser, underlag för beställningar till entreprenörerskol och förskoleplaneringUpprätthåller kartdata i olika formerGöra förrättningskartor, använda information som finns i kartorna.DetaljplaneringSöker upp elever på deras folkbokföringsadress, genom hembesök och i syfte att få information om vilka som bo Ta fram faktaKontrollerar fastighets/ områdesgränser mmAvstånd mellan folkbokföringsadress och inackorderingsadress, eller till närmaste busshållplatsSöker information, platser, avstånd, lokalisering mmAjourhållning, uppgraderingar, utveckling, utbildning, GIS- analyserI rapporter där statistik presenterasHämtar information i kart materialVet ejÄgandeförhållanden, identifiering av ledningsnätdokumentera kanalisationerGIS-ansvarig på KEMAB, arbetar med GIS på många olika sättledningskartor och fastighetsuppgifterTitta om en kund har eller kan få VA-anslutningIdentifiering av elevers geografiska läge, statistik.SamhällsplaneringLokalisera byggnader, fastighetsbeteckning osv. Byggnaders orienteringVA-anläggningar och VA-ledningars plats och läge, befintligt och för framtida planering.hitta platser, mäta avståndKontaktuppgifter och information var man hittar, bra komplement till infospridning.Att söka platserTjänsteresorFör att någon ska hitta till kontoret för besök eller utbildning. I huvudsak IT-Drift. Databaser, kopplingar osvBehövs vid handläggning av olika ärendenförfrågningar från medborgareFör att ta ut tex vart en viss grupp av människor bor för att planera verksamhetFör anläggningsregistret använder vi MyCartaTomtgräns, el-nät, vs-nätJag gör det aldrig, men det finns inget sådant svarsalternativDokumentation, utredning, projekteringKartor på webbenLetat information om platsKonstruktion/Dokumentation av elnätet i KarlskogaKartsök för upphandlingsfrågor

Främst till att ta fram situationsplaner, där vill vi oftast ha all info som finns gällande byggnader, ledningar, brunn BredbandsutvecklingAnsökan för bygg o rivningslovProjektering och kontroll av av ledningssträckningar, Fastighetsgränser m.m.Ta fram information om fastigheter, byggnader, detaljplaner, GIS-skikt från länsstyrelsen mm. GIS informationen skall vara underlag till arbetsupplägg, planeringMarknadsföring, kommunens interna och externa webbTa fram faktaunderlag, göra kartlayouter

or på adressen

ar, vattendrag etc

Sett till dig själv: används för att orientera sig och för att snabbt skaffa sig information om vad som finns på platsen via de olika skikten. Ser en fördel i att kunna rikta insatser utifrån geografisk informationJa i presentations sammanhang (helhetsbilder)Geografisk information skulle kunna förtydliga behov av insatser inom olika områden.För att tydliggöra olika offentliga platser för kultur och idrott mm.Behov för att kunna lägga in mer geografiska områden vid städschemasäkerställa koordinater och höjdsystem på dammar är ett behov Ju mer information om fastigheter som finns i kartan desto lättare blir våran granskning av bygglovFå ett ännu bättre underlagJag jobbar fullt ut med geografisk informationDet är jätteviktigt för mig i mitt dagliga arbeteJobbar redan med det så mycket det går.Det finns mycket att utvecklaJa det finns ett behov. Jag som arbetar mycket med statistik ser utvecklingsmöjligheter i att kombinera statistik med karta för att ge en tydligare bild av läget även användas i arbetetInte i de nuvarande arbetsuppgifternaJa. Sätta av mer tid till dokumentationenDet skulle gå att använda mycket mer som beslutsstöd om vi hade en gemensam tittskåpsplattform som hämta data ifrån hela koncernens GIS-system.Absolut mycket mer.Digitalisering av detaljplaner, översiktsplaner etc. Även för användning mot en bättre medborgardialog.jag är projektledare för #gillaskolan och försöker svara utifrån vad projektet jobbar med.Vissa ärenden skulle nog gå smidigare att handläggaVerksamhetsplaneringAbsolut. Dokumentationen är nödvändig.Jag borde kunna göra mer själv - inte be andra göra saker i samma utsträckning placering och dess omgivningVisa upp nybyggnationer, utveckling mm istället för att bläddra bland en massa pdf:erJa, förenklade möjligheter att skapa egna kartprojekt för mer avancerade kartlayouter

Sett till din avdelning:Smartare resursanvändningKundkontakter, felsökning, besiktning, projektering, investeringarGeografisk information skulle kunna förtydliga behov av insatser inom olika områden.För att tydliggöra olika offentliga platser för kultur och idrott mm.Kunna koppla geografiska data till städkalkylsystem

säkerställa koordinater och höjdsystem på dammar är ett behovMer precis planering av skolor och förskolor, skolskjutsplanering mmNyttja geodatasamverkans data mer än idag.Det tror jag. Mycket viktigt för att rätt beslut skall tas. egentligen svara vet inte på denna fråga.Kan vara intressant att kunna göra socioekonomiska analyser av utanförskapet i vår kommun, kan man se mönster/kluster av ungdomar utanför gymnasiet och att de bor/lever i vissa specifika områden? den information de söker. Kunskapen saknas. Det finns alltid möjligheter att utveckla och komplettera mer information men ser inget stort behovs just nu. kartinfo så de slipper kontakta kommunen hela tiden.Mer attraktiva/interaktiva kartor för besökare som tex skötselplaner men även att kunna rapportera i program åtgärder som är gjort, även när det gäller lekutrustningar.Ja, kartan bör vara ett naturligt beslutsunderlag och inte antagande. tidigare nämnts Tex data med hälsa kopplat till vilket område man bor. Presentation av våra olika objekt med kartor. Men även enkla grejer som att inför en konferens eller evanemang kunna ge ut en karta med information om tex parkering, vart en aktivitet är och hur långt det är emellan.Kartmaterial i arbetet presentationer för olika jobb som skall utförasJa, det skulle kunna nyttjas mer. Vi har GIS-ingenjörerna på vår avdelningeAbsolut mycket merUr ett integrationsperspektiv skulle det kunna vara av intresse att planera mottagande och integrationsinsatser utifrån individdata kopplat till geografi. Vidare skulle pendlingsmönster etc. kunna underlätta planeringsarbetet. vara intressant om t ex elever kunde hitta var det finns wifi runt om i stan. Där kan det bli naturliga samlingsplatser, ställen att "hänga på". Då kan kommunen arrangera/bygga trevliga mötesplatser i stadsrummet. Micro-parker med wifi tex. Eller bara sköna soffor/bänkar vid skolan där de även ska komma åt Komplettera informationenArbetas med det i varierande grad, oklart hur mycket användning de andra enheterna kan haGår säkert att utvecklaVerksamhetsplanering, bostadsplaneringEventuellt antal personal/ arbetsställe Äldreboende kan utvecklas mer så information finns tillgänglig analys av el-nätet.ja för att ge bättre supportvarierande med samma svar som ovan placering och dess omgivningSökning kommunala arbetsställen inte tagit till vara på det. Få ut underlag för arbete i fält, arbetsorder, planering etcFå in information som är kartrelaterad för lättare finna platsenFältinventering av befintlig information direkt med GIS i fält (ej papper med- rita in på kontoret)

Jag tror att kartan går att applicera på många sätt på webben, både på de interna och den externa sidorna. Ja, MoP är en avdelning där GIS och kartverktyg är en viktig del att hålla ajour. Gärna mer arbete med att utveckla 3D modeller, användning av drönarfoton, digitala webbkartor ut mot allmänheten etc.

© TYRÉNS 2016

GIS-UTREDNING KARLSKOGA KOMMUN

Rapport 2017-12-22

© TYRÉNS 2016

Tyréns anlitades av Karlskoga kommun hösten 2017 för att ta fram ett kunskapsunderlag som ett led i Karlskoga kommuns process med att utforma en koncernövergripande GIS-policy. Metoden för uppdraget har varit tredelad, intervjuer har genomförts med nyckelpersoner inom kommunen samt kommunala bolag, en webbenkät har skickats ut till respondenter på kommun och bolag, slutligen har även en litteraturstudie av kommunala skrivelser angående GIS och geodata genomförts. Utifrån det insamlade materialet har en nulägesbeskrivning och ett antal rekommendationer tagits fram.

Nulägesbeskrivningen målar upp en bild av en kommun med ett stort användande av GIS och geodata. Inom kommunen och bolagen nyttjas ett stort antal programvaror och system till bland annat kartproduktion, inmätning till grundkartan, planering av drift och underhåll samt presentation av statistik. Det finns även ett flertal personer på förvaltningar och bolag med en hög kompetens inom GIS och IT. Dock är kunskapen ojämnt fördelad och många sällananvändare är ofta tvungna att ta hjälp av GIS-avdelningen, vilket leder till flaskhalsar och resursbrist. Samarbetet mellan förvaltningar och bolag fungerar tämligen väl, men det har ofta en informell karaktär och bygger på personliga kontakter. Av särskild vikt är samarbetet mellan KEMAB och kommunen.

Utifrån nulägesbeskrivningen har Tyréns har tagit fram ett antal rekommendationer. Alla rekommendationer är relevanta för kommunens framtida arbete med GIS, men vissa teman är mer framträdande än andra. Dessa teman är framförallt de som berör samverkan, organisation och i viss mån kvalitetssäkring. Vilket återfinns i följande rekommendationer:

• Varje verksamhet får ett utpekat eget ansvar för att

identifiera och samordna sina behov av geografisk information idag och framåt

• En person per verksamhet blir samordnare i GIS-frågor på verksamhetsnivå. Denna person kan med fördel ges extra utbildning och verka som en tydligare länk mellan verksamhet och ansvariga personer för utveckling av GIS på kommun- eller bolagsnivå.

• Satsningar på GIS-verksamhet bör synliggöras i respektive verksamhets verksamhetsplan och tydligt koppla an till budget

• Utveckla en mer formaliserad samverkan inom kommunkoncernen

• Utforma en GIS-samordningstjänst på kommun- eller koncernnivå samt en tydligare roll och ansvarsfördelning inom kommunkoncernen i frågor som rör GIS

• Låta samtliga berörda parter få möjlighet att vara delaktiga i processen att utforma en GIS-policy.

• Fokusera på en lösning för att utbyta data istället för att arbeta för samma system.

2018-05-03 2

SAMMANFATTNING OCH SLUTSATS

© TYRÉNS 2016 2018-05-03 3

INNEHÅLL

Sammanfattning och slutsats sida 2

Inledning sida 4

Disposition sida 5

Bakgrund sida 6

Tyréns uppdrag sida 7

Metod och arbetsprocess sida 8

Resultat och nuläge sida 9

Program, system och data sida 10

Nyttjande idag sida 13

Framgångsfaktorer sida 15

Utmaningar och hinder sida 17

Framtida behov sida 20

Analys och rekommendationer sida 23

Inledning och sammanfattning sida 24

Analys och rekommendationer sida 25

Sammanfattning och slutsats sida 31

© TYRÉNS 2016

INLEDNING

2018-05-03 4

© TYRÉNS 2016 2018-05-03 5

DISPOSITION

I kapitlet inledning beskrivs utredningens bakgrund, syfte, omfattning och avgränsning. Kapitlet inleds med en kort bakgrund till uppdraget, därefter tydliggörs och avgränsas Tyréns uppdrag och arbetsprocess.

I kapitel Resultat - nuläge presenteras ett nuläge för arbete med geografisk information inom Karlskoga kommunkoncern gällande nyttjande, problem och framgångsfaktorer. Resultatet presenteras efter följande struktur: • Program, system och data, • Nyttjande idag • Framgångsfaktorer • Utmaningar och hinder • Framtida behov

För en utförlig bild av nuläget per intressent hänvisas till bilaga 1, där även behov per verksamhet presenteras. En sammanställning av enkätsvaren presenteras i bilaga 2.

Rapporten avslutas med kapitlet Analys och rekommendationer. Här presenteras Tyréns analys av resultatet samt rekommendationer för fortsatt arbete med den koncernövergripande GIS-policyn. Rapporten avslutas med en sammanfattning av slutsatser och rekommendationer.

© TYRÉNS 2016

Karlskoga kommuns GIS-utveckling är inne i ett kritiskt skede, där fler än någonsin vill dra nytta av de digitala verktygen. I en tjänsteskrivelse från 2016-09-02 Uppdrag för översyn av kommunens GIS-verksamhet står det att intresset för, och behovet av, GIS (geografiska informationssystem) har ökat mer än förväntat. Det är fler än någonsin som använder karta och har upptäckt fördelarna med ett visualisera verksamhetsinformation med hjälp av geografisk information.

I samma skrivelse uttrycks det att det stora intresset ses som positivt av Samhällsbyggnadsförvaltningen och ansvariga för GIS-utvecklingen, men att intresset och utvecklingen har passerat den gräns där Samhällsbyggnadsförvaltningen kan möta efterfrågan. Mot denna bakgrund uppstod behovet att ta fram en GIS-policy för kommunens fortsatta arbete med GIS. Karlskoga kommun har därefter valt att gå vidare med en koncernövergripande GIS-policy då kommunen ser möjligheter till samordningsvinster.

BAKGRUND

2018-05-03 6

GIS (Geografiska informationssystem) är datorbaserade system för att samla in, lagra, analysera och presentera geografiska data. Varje geografisk information sparas i en egen fil, vilken visas som en lagerfunktion i programmet. Kartor byggs således upp av olika lager av geografisk information.

© TYRÉNS 2016 2018-05-03 7

TYRÉNS UPPDRAG

Tyréns anlitades av Karlskoga kommun hösten 2017 för att ta fram ett kunskapsunderlag som ett led i Karlskoga kommuns process med att ta fram en koncernövergripande GIS-policy. Enligt uppdragsbeskrivning ska utredningen fungera som ett underlag för en kommunövergripande GIS-policy och ska leverera information samt rekommendationer om nedanstående områden.

Nuläge, problem och framgångar gällande arbete med GIS kopplat till:

• Organisation, samordning mellan förvaltningar och bolag samt externa intressenter.

• Datasamling, kvalitetssäkring, informationssäkerhet, dataleveranser.

• Olika verksamheters behov, (även de som verksamheten inte själv vet om).

Rekommendationer för fortsatt arbete med GIS gällande: • Organisation, samordning mellan förvaltningar och bolag

samt externa intressenter. • Datasamling, kvalitetssäkring, informationssäkerhet,

dataleveranser. • Resursbehov och kostnadskonsekvenser av

rekommendationen, direkta och indirekta.

Följande kommunala förvaltningar och bolag har tillfrågats inom nulägeskartläggningen. Avgränsningen är gjord av Karlskoga kommun och baserades på vilka förvaltningar och bolag som idag hanterar geografiskinformation.

• Folkhälsoförvaltningen • IT-avdelningen • Karlskoga energi och miljö (KEMAB) • KarlskogaHem • Karlskoga Näringsliv och Turism • Kommunstyrelsens ledningskontor • Kultur och föreningsförvaltningen • Samhällsbyggnadsförvaltningen • Skolförvaltning • Socialförvaltningen

Med kommunen avses kommunala förvaltningar. Med kommunkoncernen avses kommunala förvaltningar och kommunala bolag.

© TYRÉNS 2016 2018-05-03 8

METOD OCH ARBETSPROCESS

Modellen nedan ger en översikt av arbetsmomenten inom uppdraget. Inom kunskapsinsamlingsfasen genomfördes ett antal telefonintervjuer med nyckelpersoner inom kommunkoncernen. Parallellt med intervjuerna studerades tillgängliga dokument relaterade till kommunens GIS-verksamhet. För att nå en större vidd på det insamlade materialet genomfördes en webbenkät. Enkäten riktades till medarbetare inom olika förvaltningar och bolag inom kommunkoncernen.

I analysfasen sammanställdes och analyserades insamlat material. Sammanställningen och analysen utmynnade i preliminära slutsatser kring nuläge för arbetet med GIS inom kommunkoncernen. Dessa slutsatser följdes av preliminära rekommendationer. De preliminära slutsatserna och rekommendationerna bearbetades därefter i en kvalitetsworkshop med expertis från Tyréns inom GIS, offentligförvaltning och organisation. Analysen reviderades utifrån resultatet från kvalitetsworkshopen och presenteras i denna rapport.

Analysfas

Sammanställning Slutgiltig analys Intern kvalitetsworkshop

Kunskapsinsamlingsfas

Intervjuer Webbenkät Litteraturstudie

© TYRÉNS 2016

RESULTAT - NULÄGE

2018-05-03 9

© TYRÉNS 2016 2018-05-03 10

PROGRAM, SYSTEM OCH DATA

• Många officiella system inom kommunen I dagsläget förekommer flertalet GIS-applikationer inom kommunen. Nedan följer en sammanställning av program: GeoBas: primärkartan, detaljplaner och förrättningsarbeten. GeoMedia: GIS analyser och kartframställning. myCarta Desktop med moduler Geometri, BAL, DWG, Loader. myCarta Webbkarta för internt bruk och snart även för kommunens hemsida. Olika CAD-lösningar. FB webb (från Sokigo): lagring och bearbetad fastighets- och kommuninvånardata. ByggR (från Sokigo): handläggningsprogram för bygglov Ecos (från Sokigo): handläggningsprogram för miljöärenden. LV/LTF (från Sokigo): handläggning av lokala trafikföreskrifter. MapGuide Maestro: kartverktyg för kartsammansättning för Sokigos delar. Geobas och produkter från Sokigo är under avveckling och kommer att ersättas med myCarta, men vissa av Sokigos produkter kommer att behållas.

• KEMAB och kommunen använder olika system KEMAB använder i huvudsak DigPro-spatial med moduler som DP-power och DP-webbmap för ajourhållning, analys och projektering av ledningsnätet. ArcMap från ESRI används för GIS-analyser. Kartago är en äldre tittskåpslösning som kommer att ersättas av moduler till DigPro.

• Vissa inofficiella lösningar inom kommunen Inom samhällsbyggnadsförvaltningen (Gata/park) används en egen lösning med Google Maps, My Maps som rapporteringssystem för drift och underhåll av vägnätet. Det finns även ett intresse från Bygglov av att använda det.

• Förekomst av förvaltningsspecifika system Skolförvaltningen använder sig av Optiplan för planering av skolskjuts. Socialförvaltningen använder appen Intraphone för att schemalägga arbetet för hemtjänsten.

• Kommunens dataproduktion Kommunens huvudsakliga produktion av geodata är inmätningar till grundkartan. Inmätningar utförs av Samhällsbyggnadsförvaltningen med en uppdelning mellan avdelningarna Gata/park, som mäter in gator och resterande delar mäts in av Mät-enheten.

• Lagbundna dataleveranser Samhällsbyggnadsförvaltningen levererar grundkarta och plandata till statliga Lantmäteriet. KEMAB levererar data om ledningsnätet till Energimarknadsinspektionen. Valberedningen levererar valdistrikt till Länsstyrelsen. Alla parter behöver förhålla sig till lagar och förordningar i samband med dessa leveranser.

• Datautbyte mellan KEMAB och kommunen KEMAB beställer inmätning av ledningar från samhällsbyggandsförvaltningen. Inmätt data bearbetas och lagras hos KEMAB som sedan levererar denna data till kommunen. KEMAB får i sin tur leveranser av grundkartan från kommunen.

© TYRÉNS 2016 2018-05-03 11

PROGRAM, SYSTEM OCH DATA (forts.)

• Användarrättigheter och licenser för myCarta myCarta är en kommunövergripande licens. Alla tjänstepersoner inom kommunen har tillgång till myCarta Webbkarta, medan tillgången till myCarta Desktop beror på organisationstillhörighet. myCarta är inte tillgängligt för medarbetare inom de kommunala bolagen eller för utomstående aktörer.

• Ny dataskyddslagstiftning - GPDR kräver nya rutiner GIS-avdelningen, IT-avdelningen och Socialförvaltningen arbetar alla med att förbereda sig för den nya dataskyddslagstiftningen som träder i kraft vår 2018. Arbetet består i att se över rutiner samt även att rekrytera ett dataskyddsombud.

• Geodatasamverkan endast för kommunen Kommunen är idag med i Lantmäteriets geodatasamverkan. Dock är denna data inte tillgänglig för de kommunala bolagen.

• Allmänhetens tillgång till kommunala geodata I dagsläget finns en äldre ouppdaterad webbkartelösning tillgänglig genom kommunens hemsida. En ny lösning är under utveckling.

© TYRÉNS 2016 2018-05-03 12

SAMMANSTÄLLT: PROGRAM, SYSTEM OCH DATA

• Många officiella system inom kommunen

• KEMAB och kommunens använder olika system

• Förekomst av förvaltningsspecifika system på grund av

bristande funktionalitet

• Förvaltningsspecifika system

• Kommunens dataproduktion består till stor del av inmätning till

grundkartan

• Lagbundna dataleveranser till externa aktörer i form av

myndigheter

• Datautbytet mellan KEMAB och kommunen ett viktigt samspel

• Användarrättigheter och licenser för myCarta, kommunövergripande licens

• Ny dataskyddslagstiftning - GPDR kräver nya rutiner

• Geodatasamverkan endast för kommunen ej för bolagen

• Allmänhetens tillgång till kommunala geodata idag en äldre webbkartelösning

© TYRÉNS 2016 2018-05-03 13

NYTTJANDE IDAG

• GIS-avdelningen är en central aktör GIS-avdelningen har en central roll i hur GIS och geodata nyttjas inom kommunen idag. Avdelningen ansvarar för flertalet system och hanterar avtal samt utveckling av system och tjänster. Avdelningen bearbetar geografiska data, utför analyser och framställer kartor. GIS-avdelningen utför arbeten både för egen räkning och som service till flertalet andra förvaltningar och avdelningar inom kommunen.

• IT-avdelningen står för stor del av infrastrukturen Karlskoga kommuns IT-avdelning arbetar inte aktivt med GIS eller geodata, dock har de en viktig stödfunktion eftersom de servar övriga kommunen med hård- och mjukvara för lagring av geodata, kopplingar till externa datakällor samt hostning av olika system.

• Samhällbyggnadsförvaltningen står för inmätning Två avdelningar tillhörande samhällsbyggnadsförvaltningen sköter inmätningen till grundkartan. Gata/park mäter in gator och Mät-enheten mäter in övrig information för primärkarta. Mät-enheten mäter även in ledningsnätet åt KEMAB, övriga kommunala bolag har idag inget behov av inmätning.

• Informella samarbeten inom kommunen och koncernen Olika typer av informella samarbeten är vanliga både inom kommunen och koncernen. Exempel på detta är samarbeten mellan Karlskogahem, KEMAB och Samhällsbyggnadsförvaltningen. Dessa samarbeten bygger till stor del på personliga kontakter och relationer.

• KEMAB sticker ut bland de kommunala bolagen Av de kommunala bolagen är det i dagsläget endast KEMAB som arbetar med GIS och geodata i någon större utsträckning. KEMABs främsta verksamhet är att samla in och ajourhålla data för sina olika ledningsnät. Utöver detta utförs även analyser och projektering för näten.

• Utbrett behov av att söka efter geografiskt kopplad information

I princip samtliga förvaltningar och bolag söker efter geografiskt kopplad information. Det rör sig om information om detaljplaner, fastigheter, fastighetsägare, ledningsnät och annan platsbunden information.

• Vanligt med kartframställning Olika typer av kartor tas fram inom Folkhälsoförvaltningen, KEMAB, Valberedningen, Strategisk planering och näringslivsutveckling, Kultur och föreningsförvaltningen och Samhällsbyggnadsförvaltningen.

• Skapande av områdesindelningar Socialförvaltningen skapar områden med brukare. Skolförvaltningen skapar upptagningsområden för skolor. Valberedningen ajourhåller valdistrikt.

• Statistik på karta Folkhälsoförvaltningen, socialförvaltningen och skolförvaltningen tar fram kartor som visar demografisk och socioekonomisk statistik aggregerad till olika områdesindelningar.

• Förvaltningarnas planering Samhällsbyggnadsförvaltningen (avdelning Gata) planerar underhåll av vägar, exempelvis ifyllning av potthåll och byte av vägmärken och skyltar. Socialförvaltningen planerar schema för sina brukare. Skolförvaltningen planerar skolskjuts.

© TYRÉNS 2016 2018-05-03 14

SAMMANSTÄLLT: NYTTJANDE IDAG

• Skapande av områdesindelningar valdistrikt, upptagningsområden och områden med brukare

• Vanligt med kartframställning för att visa information eller resultatet av analyser

• GIS-avdelningen är en central aktör i hur GIS och geodata nyttjas inom kommunen idag

• Informella samarbeten där personliga relationer spelar en viktig roll

• IT-avdelningen står för en stor del av infrastrukturen driftar databaser och kopplar upp mot externa datakällor

• KEMAB sticker ut bland de kommunala bolagen använder GIS på en helt annan skala än övriga bolag

• Samhällbyggnadsförvaltningen står för inmätning men inmätningen är uppdelad mellan två avdelningar

• Statistik på karta är en viktig metod för flera förvaltningar

• Förvaltningarnas planering drift, underhåll och arbetsplanering har alla en koppling till GIS

• Utbrett behov av att söka efter geografiskt kopplad information, något som nästan alla förvaltningar och bolag ägnar sig åt

© TYRÉNS 2016 2018-05-03 15

FRAMGÅNGSFAKTORER

• Hög kunskapsnivå och kompetens hos förvaltande och utvecklande funktioner

Personer som idag utvecklar, förvaltar och ansvarar för geografisk information har en hög kompetens och kunskapsnivå samt är väl insatta i sina respektive organisationers användning av GIS. Detta gäller framförallt kommunens GIS-avdelning, Mät-enheten, Gata/park samt ansvarig personal hos KEMAB.

• Tydlighet och gott samarbete ur brukarnas perspektiv Respondenter uttrycker att det är tydligt att det är GIS-avdelningen som kommunens tjänstepersoner kan vända sig till vid frågor och behov av hjälp gällande GIS. Samtliga förvaltningar och avdelningar inom kommunen upplever att de har ett gott samarbete med kommunens GIS-avdelning och att de får bra med hjälp och stöttning från GIS-avdelningen. GIS-avdelningen har som ambition att vara lyhörd för olika verksamheters behov.

Även inom KEMAB uttrycker brukare av GIS att det finns en tydlighet i var de ska vända sig för hjälp och stöd gällande frågor om GIS och programvaror.

• Kommunal lantmäterikommun (KLM-kommun) Karlskoga kommun är en kommunal lantmäterikommun, vilket innebär att de har egen inmätning av primärdata som de levererar till kommunen samt till Lantmäteriet. Data i primärkarta är aktuell och håller bra kvalitet.

• Karlskoga kommuns medverkan i Lantmäteriets geodatasamverkan

Kommunen är nöjd med sin medverkan i geodatasamverkan från Lantmäteriet. Inom geodatasamverkan sker ett utbyte av data mellan kommunen och Lantmäteriet och respondenter hos kommunen anser att erhållen data tillgodoser stor del av behovet. Karlskoga kommun är på väg in i Lantmäteriets Geosecma- samarbete vilket ger tillgång till än mer data, samt ökad samordning av Lantmäteriet. Detta ses som positivt av respondenter inom kommunen, men insatta i frågan ser även en risk i att det kan bli något mer komplicerat att utbyta data.

© TYRÉNS 2016 2018-05-03 16

SAMMANSTÄLLT: FRAMGÅNGSFAKTORER

• Hög kunskapsnivå och kompetens hos förvaltande och

utvecklande funktioner; kommunens GIS- avdelning, Kart och

mät, Gata park samt ansvarig personal hos KEMAB.

• Tydlighet och gott samarbete ur brukarnas perspektiv

• Kommunal lantmäterikommun (KLM-kommun)

• Karlskoga kommuns medverkan i Lantmäteriets

geodatasamverkan

© TYRÉNS 2016 2018-05-03 17

UTMANINGAR OCH HINDER

• Tekniska och organisatoriska hinder för utbyte av geodata inom koncernen

Det finns idag flera tekniska hinder för att utbyta geodata inom kommunkoncernen. Olika program och dataformat Idag är det främst kommunen och KEMAB som utbyter geodata. De olika program som kommunen och KEMAB använder innebär att data produceras i olika format. Det kan således inte ske en direktläsning mellan programmen, utan data behöver bearbetas innan den kan skickas. Förutom formen på data är lagringsmiljö samt brandväggar försvårarande omständigheter.

KEMAB är i dagsläget låsta till att använda DIGpro, vilket är CAD-baserat (DFX-format) för att klara externa myndigheters (Energimarknadsinspektionen) krav på dataleveranser. Kommunens programvaror hanterar geodata i SHAPE-format. Konvertering av data påverkar kvalitetssäkring Behovet att konvertera data innan leverans leder även till att kvalitetssäkringen av data försämras. Idag skickar KEMAB data till kommunen minst en gång i veckan, men uppdateringar av ledningsnätet med nya kablar kan ske oftare än så, vilket innebär att KEMAB alltid måste kvalitetssäkra data innan kommunen lämnar ut data. Ett ytterligare problem är att attributhanteringen inte blir optimal vid konvertering av DFX till SHAPE och information kan gå förlorad. Bolagsform innebär hinder för utbyte av geodata Ett annat hinder för utbyte av geodata inom kommunkoncernen är bolagsformen som innebär hinder för att dela viss geografisk data, exempelvis får inte bolag vara del i Lantmäteriets Geosamverkan.

• Resurs- och tidsbrist Personal- och tidsbrist samt/eller otillräckliga ekonomiska medel nämns av respondenter som arbetar mer aktivt med GIS. Framförallt funktioner som arbetar med inmätning samt utveckling och förvaltning av systemen. Detta nämns både inom kommunen samt inom KEMAB.

Från respondenter hos kommunen diskuterades det att då det sker en satsning på GIS-utveckling måste det ske en satsning på IT. IT är grunden till att kommun och bolag kan installera och använda GIS-program, varför en utveckling av GIS kan stanna upp eller ta längre tid om inte IT-avdelningen har tillräckliga resurser. IT-avdelningen hos kommunen nämner själva att arbetsbördan har vuxit fortare än budgeten de senaste åren.

• Avsaknad av policy och riktlinjer för inköp av data och GIS-tjänster inom kommunen

Idag är det inte tydligt inom kommunen om upphandlingar och inköp av GIS-program ska ske centraliserat eller om respektive förvaltning kan handla upp dessa själva. Detta leder till brister i samordningen av GIS-verksamheten, eftersom olika förvaltningar använder olika system och program.

Även gällande geodata saknas idag klara riktlinjer för inköp. GIS-avdelningen sköter avtal för samverkan inom Geodataavtalet, Lantmäteriet. Det är dock möjligt för andra avdelningar och funktioner inom kommunen att köpa in data därifrån. GIS-avdelningen ser det som prioriterat att det tillkommer tydliga riktlinjer kring inköp av data och upphandlingar av programvaror.

© TYRÉNS 2016 2018-05-03 18

• Brist på tydliga riktlinjer kring insamling och hantering av geodata

Idag saknas tydliga riktlinjer och rutiner för insamling och hantering av geodata inom kommunen. GIS-avdelningen har i uppdrag att sammanställa och förvalta geografisk data inom kommunen. Det förekommer dock att andra verksamheter inom kommunen hanterar egen geografisk data i egna databaser. Detta innebär att andra kommunala verksamheter inte kan ta del av all data inom koncernen. Ett behov finns av tydligare samordning och rutiner för datainsamling och lagring.

Det finns även en problematik kring bristande rutiner för ajourhållning av geodata ute hos kommunens förvaltningar, där det har upptäckts att data inte alltid är helt uppdaterad. Ett exempel på detta är då Folkhälsoförvaltningen skulle utreda barns hälsa per skoldistrikt, men inte kunde utföra uppdraget eftersom gränserna för skoldistrikten inte var uppdaterade.

GIS-avdelningen ser även en brist på krav i upphandlingar av externa konsulter som utför GIS-arbeten. GIS-avdelningen ser att det finns behov av rutin att ställa krav på att externa konsulter även ska leverera sitt material i GIS-filer, så att kommunen kan fortsätta att arbeta vidare med materialet.

Inom KEMAB nämns att resursbrist och även till viss del kompetensbrist leder till en viss eftersläpning av ajourhållningen av geodata. Kompetensbristen hänger ihop med en problematik kring sällananvändande hos de operativa verksamheter, vilka ansvarar för ajourhållning av geodata.

• De system som används tillgodoser inte fullt ut samtliga verksamheters behov

Vissa verksamheter har fallit mellan stolarna och har varit tvungna att nyttja inofficiella system för sin verksamhet. Ett exempel på ett sådan lösning är det system för underhåll av vägar som idag använder sig av Google maps. Anledningen till detta är att myCarta upplevs som svåranvänt av de som utför underhållsåtgärder samt att det är svårt att släppa in privata entreprenörer i kommunens system.

• Problematik kring dagens programlösningar och sällananvändare

Flertalet respondenter inom hela koncernen nämner problematiken kring att sällananvändning av programmen hindrar fullt nyttjande av geografisk information. Till sällananvändare räknas de som idag är inne i programmen ett par gånger om året. Av de som arbetar mer aktivt med GIS ser de att sällanavändarna är i behov av extra stöd och att de upplever att det finns höga trösklar för att använda programmen.

Sällananvändare själva nämner att de ej har tillräcklig kunskap om programmen och att MyCarta Desktop är svårt att använda då tjänsteperson inte har behov av att använda programmet regelbundet. Detta leder även till att vissa drar sig för att använda kommunens GIS-lösningar och hellre använder exempelvis Google Maps eller Eniro. Sällananvändarna ser ett behov av utbildning i programmen och hur kartor kan användas i verksamheter som inte har expertkunskap inom GIS och karta. Sällananvändare är positiva till kommunens GIS-avdelningen och den hjälp som ges men då allt arbete måste gå via GIS-avdelningen leder det till en långsammare och mer resurskrävande arbetsgång, varför de generellt ser behov av att öka sin egen kunskap.

Flera av respondenterna nämner även att deras brist på kunskap inom programmen innebär att de inte har tillräcklig kunskap om vilken typ av analyser och kartor som går att göra, vilket i sin tur begränsar verksamhetens nyttjande av GIS.

Även inom koncernen finns det en problematik kring sällananvändande och brist på kunskap inom GIS. Exempelvis saknar Karlskogahem en officiell karttjänst idag, där de ser en brist i att bolaget inte har kunskap om vilka möjligheter som finns till att använda geografisk information.

UTMANINGAR OCH HINDER (forts.)

© TYRÉNS 2016 2018-05-03 19

SAMMANSTÄLLT: UTMANINGAR OCH HINDER

• Tekniska och organisatoriska hinder för utbyte av geodata

inom koncernen

• Resurs- och tidsbrist

• Avsaknad av policy och riktlinjer för inköp av data och GIS-tjänster inom kommunen

• Brist på tydliga riktlinjer kring geodatainsamling och

hantering inom kommunen

• De system som används tillgodoser inte fullt ut samtliga verksamheters behov

• Problematik kring dagens programlösningar och sällananvändare

© TYRÉNS 2016 2018-05-03 20

FRAMTIDA BEHOV

• Behov av utökat och formaliserat samarbete i GIS-frågor inom kommunkoncernen

Idag sker stor del av samarbetet inom koncernen genom informella kontakter. Respondenterna nämner att detta fungerar bra, men de ser det som önskvärt att få till ett mer formaliserat samarbete, där det är tydligt utpekat vem inom respektive förvaltning och bolag som ansvarar för frågor gällande GIS.

De som arbetar med hantering och utveckling av GIS inom koncernen sitter relativt ensamma med frågorna. Ett utökat formaliserat samarbete skulle innebära en möjlighet att nyttja varandras kompetens samt utbyta kunskap och erfarenheter inom koncernen. Förslagsvis nyttjas kunskap och kompetens inom koncernen genom ett GIS-nätverk.

• Behov av enklare utbyte av geodata inom koncernen Det är framförallt kommunen och KEMAB som utbyter geodata inom koncernen idag. Som beskrivet under utmaningar finns det idag tekniska hinder som försvårar utbyte av geodata mellan parterna. Båda parter ser ett behov av att lösa denna problematik och ser det som önskvärt och prioriterat att hitta lösningar för att lättare kunna utbyta geodata. En lösning som KEMAB lyfter är att undersöka möjligheter till en koncernövergripande tittskåpslösning, det vill säga en sorts webbkarta som läser mot databaser hos respektive part inom koncernen.

Karlskogahem har idag ingen karttjänst och ser ett värde i att få tillgång till mer lättillgänglig geografisk information. De uttrycker sig positiva till en koncernövergripande tittskåpslösning. En sådan lösning skulle spara resurstimmar inom koncernen, då Karlskogahem skulle kunna skriva ut egna kartor utan att behöva uppta tid från kommunens samhällsbyggnadsförvaltning och KEMAB.

• Utbildning och kompetenshöjande åtgärder inom programmen

Flertalet respondenter inom kommunen ser ett behov av utbildning inom programmen, då de uttrycker ett behov av att kunna hantera och redigera geografisk data, utan att behöva gå via GIS-avdelningen på kommunen. Det är framförallt sällananvändarna som ser ett behov av utbildning generellt samt kontinuerligt då det sker uppdateringar av programvaran. Vidare ser sällananvändare ett behov av mer information kring möjligheter för att använda geografisk information inom sin verksamhet.

Bolag inom koncernen som inte använder geografisk information i någon större utsträckning idag, ser också ett behov av information och utbildning inom frågan.

© TYRÉNS 2016 2018-05-03 21

FRAMTIDA BEHOV (forts.)

• Behov av ytterligare verksamhetsanpassade möjligheter att nyttja geografisk information

Flertalet respondenter inom kommunens olika verksamheter ser en möjlighet till att utveckla den egna verksamhetens arbete med geografisk information om det hade funnits andra eller bättre verktyg, alternativt mer kunskap om aktuellt program. Exempel på funktioner som verksamheter har nämnt är ökade möjligheter till att koppla statistik om exempelvis kommuninvånare till geografi. Valberedningen och folkhälsoförvaltningen är verksamheter som har nämnt detta. Den statistik som idag går att se i myCarta per NYKO går inte att exportera till Excel på ett smidigt sätt för vidare analys utan att gå via GIS-avdelningen. Vidare skulle Kart- och mätenheten på kommunen gärna se en möjlighet till en kommunal streetview- funktion, exempelvis genom att lägga in snedbilder i myCarta.

Flera av sällananvändarna efterfrågar en smidig tittskåpsfunktion som en internwebbkarta där det finns möjlighet att enkelt söka information om exempelvis detaljplaner och fastighetsgränser samt där det enkelt går att skriva ut kartor med egenvalda lager. Enligt uppgifter från kommunens GIS-avdelning är ett sådant verktyg på väg att lanseras inom kort.

• Tydligare intern samordning inom kommunen Det finns ett behov av tydligare intern samordning gällande frågor kopplade till geografisk information. Det finns ett behov av tydligare samordning både på en organisatorisk nivå samt på en mer teknisk systemnivå.

Gällande geodata är det idag en brist på samordning, då flera verksamheter sitter på sin egen data i egna databaser. Här finns ett behov av tydligare rutiner för samordning av geodata, så att all icke sekretessbelagd geodata kommer samtliga kommunala verksamheter till gagn.

Organisatoriskt finns det även behov av tydligare kontaktvägar och formell samverkan mellan olika förvaltningar. Detta behov nämns framförallt av kommunens GIS-avdelning, då de har svårt att fånga upp och fullt ut ha koll på samtliga verksamheters behov av geografisk information. Som lösning ser de exempelvis att en person per förvaltning, avdelning eller verksamhet har ett utpekat ansvar för frågorna. En utpekad tjänsteperson som ansvarar för att samordna och organisera GIS-frågor på förvaltningsnivå.

• Behov av att nyttja geografisk information i medborgarkontakt och dialog

Flertalet respondenter inom den kommunala organisationen uttrycker ett behov av att kunna dela viss geografisk data med kommuninvånare. Exempelvis skolförvaltningen skulle vilja undersöka möjligheten att göra delar av Optiplan tillgängligt för allmänheten att använda i skolvalet. Folkhälsoförvaltningen nämnde även att det kunde vara intressant att visualisera sin verksamhet geografiskt mot medborgarna, exempelvis att visa på karta var barnens skolmat lagas.

Möjligheten till att samla in synpunkter från medborgare nämndes också av vissa respondenter som en önskvärd utveckling, exempelvis genom att kunna nyttja en digital karta i riktade medborgardialoger.

KEMAB ser att det hade varit bra med ett geografiskt felrapporteringssystem, där allmänheten till exempel kan gå in på sin mobil och markera var gatubelysningen är sönder.

Karlskoga Näringsliv och Turism tillverkar idag egna specialanpassade turistkartor. De ser ett behov av att utveckla mer attraktiva och interaktiva kartor för besökare.

© TYRÉNS 2016 2018-05-03 22

SAMMANSTÄLLT: FRAMTIDA BEHOV

• Behov av utökat och formaliserat samarbete i GIS-frågor inom kommunkoncernen

• Behov av enklare utbyte av geodata inom koncernen

• Utbildning och kompetenshöjande åtgärder inom programmen

• Behov av ytterligare verksamhetsanpassade möjligheter att nyttja geografisk information

• Tydligare intern samordning inom kommunen

• Behov av att nyttja geografisk information i medborgarkontakt och dialog

© TYRÉNS 2016 2018-05-03 24

INLEDNING OCH SAMMANFATTNING

I följande kapitel redogörs för de rekommendationer vilka har tagits fram utifrån analyser av det insamlade materialet. Tyréns rekommendationer presenteras i punktform följt av de teman som huvudsakligen berörs inom en parentes.

Därefter följer en redogörelse av bakgrunden till, samt behovet av rekommendationen, och dess konsekvenser med avseende på resurser och kostnader. Tyréns anser att alla föreslagna rekommendationer är relevanta och det finns ingen inbördes rangordning dem emellan.

Tyréns rekommendationer är att:

1. Utforma en koncernövergripande målbild för GIS och en geodata strategi. (Organisation, samordning)

2. Låt samtliga berörda parter få möjlighet att vara delaktiga i processen att utforma en GIS-policy. (Organisation, samordning)

3. Varje verksamhet får ett utpekat eget ansvar för att identifiera och samordna sina behov av geografisk information idag och framåt. (Organisation, samordning, kvalitetssäkring)

4. En person per verksamhet blir samordnare i GIS-frågor på verksamhetsnivå. (Organisation, samordning, kvalitetssäkring)

5. Satsningar på GIS-verksamhet bör synliggöras i respektive verksamhets verksamhetsplan och tydligt koppla an till budget. (Organisation)

6. Utveckla en mer formaliserad samverkan inom kommunkoncernen. (Organisation, samordning, kvalitetssäkring)

7. En GIS-samordningstjänst på kommun- eller koncernnivå samt en tydligare roll och ansvarsfördelning inom kommunkoncernen i frågor som rör GIS. (Organisation, samordning, kvalitetssäkring)

8. Överse rutiner för produktion, ajourhållning, insamling och lagring av data inom kommunen samt koncernen. (Datasamling, kvalitetssäkring, informationssäkerhet, dataleveranser)

9. Kommunen är kvar i lantmäteriets geosamverkan. (Datasamling, kvalitetssäkring, informationssäkerhet, dataleveranser)

10. Fokusera på en lösning för att utbyta data istället för att arbeta för samma system. (Samordning, kvalitetssäkring, dataleveranser)

11. Beakta externa aktörers tvingade krav. (Organisation, samordning, dataleveranser)

12. Inofficiella lösningar ersätts med likvärdiga officiella lösningar. (Kvalitetssäkring, informationssäkerhet)

13. Upphandling och inköp av geodata och program samordnas med rutiner och krav inom kommunen och om möjligt inom koncernen. (Samordning, kvalitetssäkring, dataleveranser)

14. Utvecklingen av GIS-verksamheten måste följas av en likvärdig utveckling av IT. (Organisation, samordning)

© TYRÉNS 2016 2018-05-03 25


Tyréns rekommenderar att:

1) Utforma en övergripande målbild för GIS och en geodata strategi. (Organisation, samordning)

Arbetet med GIS och geodata i Karlskoga präglas idag av en viss spretighet, det finns inget samlat grepp kring frågorna och mycket är avhängigt på ett fåtal personers intresse och drivkraft. Därför rekommenderar Tyréns Karlskoga kommun att ta fram en koncernövergripande målbild för GIS och en koncernövergripande strategi för geodata. Med dessa verktyg är det möjligt att ta ett samlat grepp om vilken roll GIS har inom koncernen och i vilken riktning utvecklingen bör gå. Att arbeta fram målbilder och strategier är förknippat med vissa kostnader, dock anser Tyréns kostnaden som berättigad eftersom en avsaknad av målbild och strategi försvårar det kommande arbetet med en GIS-policy.

2) Låt samtliga berörda parter få möjlighet att vara delaktiga i processen att utforma en GIS-policy (Organisation, samordning)

I ett tidigare försök att samordna GIS mellan kommunen och bolagen förekom en tendens att se kommunens lösningar som de vilka borde gälla inom hela koncernen. Det har även framkommit synpunkter om att GIS är en fråga som ”ägs” av en viss förvaltning. I det framtida arbetet med GIS-policyn är det därför av stor vikt att samtliga berörda parter tillåts vara en del processen. Delaktighet leder till en mer kvalitativ policy och bör även stärka dess legitimitet och viljan att implementera den hos berörda parter. Kostnadsmässigt förväntas en medskapandeprocess vara i paritet med ett mer exkluderande arbetssätt.

© TYRÉNS 2016 2018-05-03 26



3) Varje verksamhet får ett utpekat eget ansvar för att identifiera och samordna sina behov av geografisk information idag och framåt (Organisation, samordning, kvalitetssäkring)

4) En person per verksamhet blir samordnare i GIS-frågor på verksamhetsnivå. (Organisation, samordning, kvalitetssäkring)

5) Satsningar på GIS-verksamhet bör synliggöras i respektive verksamhets verksamhetsplan och tydligt koppla an till budget (Organisation)

Det är några få personer som driver utveckling av GIS-verksamhet inom kommunkoncernen idag. KEMAB har en person som ansvarar för förvaltning och utveckling av GIS-system och inom kommunen är det GIS-avdelningen med två personer som driver utveckling av GIS-verksamheten idag. På en systemnivå är detta bra och tillräckligt men på verksamhetsnivå finns det ett behov av att varje verksamhet tar ett tydligare ansvar sin verksamhet med GIS. Det är fördelaktigt om varje förvaltning och verksamhet tar ansvar för att fånga upp och samordna sina behov av geografisk information idag och framåt. Förslagsvis att det utses en ansvarig person per verksamhet, gärna en person som idag arbetar med GIS och som har intresse av att utvecklas inom området. Denna person skulle då även kunna få extra utbildning inom GIS samt vilka möjligheter som finns. Utbildningen kan ske internt, där Tyréns ser att det är av vikt att anpassa utbildningen efter respektive verksamhets behov.

Praktiskt skulle uppföljning av respektive verksamhets behov av geografisk information kunna genomföras genom att matrisen i bilaga 1 uppdateras minst en gång per år. Förslagsvis sker detta

arbete i samband med framtagande av verksamhetsplan och budget, för att möjliggöra att prioriterade satsningar ges utrymme i budget.

Arbete med geografisk information är komplext och kräver både resurstimmar och kompetens. En utveckling i linje med ovanstående rekommendationer innebär en initial kostnad för utbildning samt resurstimmar för samordning och utveckling av GIS för respektive verksamhet. Dock skulle det i förlängningen innebära att GIS-avdelningen kan använda sina resurstimmar än mer effektivt för verksamhetsutveckling då mindre stödinsatser för GIS kommer kunna lösas inom respektive verksamhet. Vidare utredning krävs för hur många resurstimmar som behöver tillsättas gällande samordning och utveckling inom respektive verksamhet.

© TYRÉNS 2016 2018-05-03 27



6) Utveckla en mer formaliserad samverkan inom kommunkoncernen (Organisation, samordning, kvalitetssäkring)

7) En GIS-samordningstjänst på kommun- eller koncernnivå samt en tydligare roll och ansvarsfördelning inom kommunkoncernen i frågor som rör GIS (Organisation, samordning, kvalitetssäkring)

I dagsläget bygger mycket av samverkan kring GIS inom kommunkoncernen på personliga kontakter, personligt engagemang och behovet av att lösa aktuella problem. Detta leder till bristande överblickbarhet, oklar fördelning av ansvar och resurser samt en sårbarhet i att mycket av samarbetet är avhängigt på enskilda personer.

För att åtgärda detta rekommenderar Tyréns en tydlig roll och ansvarsfördelning inom kommunkoncernen i frågor som rör GIS. Denna roll och ansvarsfördelning ska vara i proportion med avsatt budget och resurser. Ytterligare behov av en specificering av roller och tydlighet kring vad som förväntas av ansvariga inom GIS och vad övriga kan förvänta sig av ansvariga inom GIS och då även vad som går utanför ”normalt” ansvar och arbetsuppgifter. Satsningar inom GIS bör komma in i respektive verksamhets verksamhetsplan och med en tydlig koppling till budget.

För att ytterligare stärka och stötta samverkan bör kommunen inrätta en GIS-samordnartjänst. En GIS-samordnare har möjlighet att bidra med den strategiska överblick vilken saknas inom kommunen idag. Om så är möjligt bör tjänsten vara koncernövergripande och samfinansieras av både kommun och bolag.

Kostnadsmässigt kommer ovanstående rekommendationer att generera ökade kostnader i det korta perspektivet. På längre sikt är det däremot troligt att ökad samverkan och en bättre överblick kommer att leda till effektiviseringsvinster vilka i sin tur ger upphov till besparingar.

© TYRÉNS 2016 2018-05-03 28



8) Överse rutiner för produktion, ajourhållning, insamling och lagring av data inom kommunen samt koncernen (Datasamling, kvalitetssäkring, informationssäkerhet, dataleveranser)

Av studiens resultat framgår det att det finns en brist på tydlighet i organisationen kring hur geodata ska hanteras. GIS-avdelningen har i uppdrag att sammanställa och förvalta geografisk data inom kommunen, de har dock upptäckt att andra verksamheter inom kommunen kan sitta på egen geografisk data i egna databaser. Detta leder till att andra kommunala verksamheter inte med säkerhet kan ta del av all befintlig data. Det har även framkommit att det finns bristande rutiner och samordning för ajourhållning av geodata.

Således finns det ett behov av tydligare samordning och rutiner för datainsamling och lagring. Tyréns rekommenderar att det införs rutiner på verksamhetsnivå där varje verksamhet har huvudansvar för sin data och har ett tydligt egenansvar att vidarebefordra samtlig producerad eller insamlad data till GIS-avdelningen som ser till att datan kommer hela kommunen till gagn. Vidare utredning och samarbete inom koncernen behövs för att framarbeta kompatibla rutiner för produktion, ajourhållning, insamling och lagring av geodata. Kortsiktigt kan införandet av nya rutiner betinga en viss kostnad, dock bör det ge en vinst på längre sikt genom effektivare nyttjande av geodata samt minskat dubbelarbete.

9) Att kommunen är kvar i lantmäteriets geosamverkan (Datasamling, kvalitetssäkring, informationssäkerhet, dataleveranser)

Lantmäteriet är nationell samordnare för geodataområdet. Delaktighet i geodatasamverkan underlättar tillgång till geodata från olika aktörer som myndigheter och organisationer. Då Karlskoga ska ta fram en koncernövergripande policy är det dock av vikt att se över avtal för geodatasamverkan då det kan finnas hinder för viss användning och delning av geodata till de kommunala bolagen. Således är det av vikt att nya riktlinjer för delning av geodata inom koncernen är kompatibla med befintliga externa avtal för dataleverans. Kostnadskonsekvensen av denna rekommendation är i nuläget något oklar eftersom den är beroende av hur avtalen med Lantmäteriet utformas.

© TYRÉNS 2016 2018-05-03 29



10) Fokusera på en lösning för att utbyta data istället för att jobba för samma system (Samordning, kvalitetssäkring, dataleveranser)

Att alla parter inom koncernen ska arbeta i samma system med GIS och geodata ser Tyréns som orealistiskt. Olika förvaltningar och bolag har särkrav på sig från exempelvis myndigheter vilket gör att de är tvingade till vissa lösningar. Här rekommenderar Tyréns att det istället bör tillkomma en satsning på förenklat informationsutbyte mellan olika system. Det finns olika typer av lösningar för detta. En vanligt förekommande sådan utgörs av FME som är en programvara inriktad mot bearbetning och konvertering av geodata mellan olika system. Att implementera en lösning för förenklat datautbyte leder på kort sikt till en kostnad som dock på längre sikt bör bli en besparing på grund av tidsbesparing och ökad tillförlitlighet för datan.

11) Beakta externa aktörers tvingade krav (Organisation, samordning, dataleveranser)

Något att beakta i det fortsatta arbetet är de krav som ställs på leveranser av geodata till olika myndigheter. Kraven berör framförallt Samhällsbyggnadsförvaltningen, KEMAB och Valberedningen vilka måste förhålla sig till Lantmäteriet respektive Energimarknadsinspektionen och Länsstyrelsen. Om inte så redan är fallet bör samtliga berörda förvaltningar och bolag delge exakt vilka system som är tvingande så att det kan beaktas i arbetet med GIS-policyn. Ur ett ekonomiskt perspektiv är det en viktig åtgärd eftersom ett försummande av dylika krav kan leda till fördyrande åtgärder om system måste anpassas till dem i efterhand.

12) Inofficiella lösningar ersätts med likvärdiga officiella lösningar (Kvalitetssäkring, informationssäkerhet)

I utredningsarbetet har det framkommit att det inom kommunen förekommer inofficiella GIS-lösningar. Användandet av dessa lösningar är problematiskt ur datasäkerhetssynpunkt. Vidare försvårar de även samordning och överblickbarhet, eftersom lösningarna per definition inte ingår i kommunens system. På grund av detta bör lösningarna ersättas med system som kommunen har rådighet över. Dock har de inofficiella lösningarna tillkommit på grund av att befintliga system inte har kunnat tillgodose de krav som har ställts på dem. Därav är det viktigt att ersättande system uppfyller de krav som användarna ställer på dem i annat fall är risken stor att systemen inte används med följden att nya inofficiella lösningar dyker upp. Att lösa detta kommer rimligtvis att medföra en viss kostnad vilken får ses som befogad med tanke på att alternativet inte är långsiktigt hållbart.

© TYRÉNS 2016 2018-05-03 30



13) Upphandling och inköp av geodata och program samordnas med rutiner och krav inom kommunen och om möjligt inom koncernen. (Samordning, kvalitetssäkring, dataleveranser)

I dagsläget är rutiner för upphandling och inköp av geodata och program något oklara. Det är kutym att rådgöra med GIS-avdelningen och IT-avdelningen i förväg, men det är inte någon fastlagd procedur. Tyréns rekommenderar att nya rutiner införs som tydligt klargör vilken process som bör följas vid upphandlingar och inköp. Om så är möjligt bör dessa rutiner gälla inom hela koncernen och inte bara kommunen. Nya rutiner bör leda till besparingar i både tid och pengar på grund av bättre samordning av resurser.

14) Utvecklingen av GIS-verksamheten måste följas av en likvärdig utveckling av IT (Organisation, samordning)

GIS och IT är tätt sammanlänkade med varandra. Geodata lagras i databaser administrerade av IT-avdelningen. IT-avdelningen ser även till att sammanlänka externa geodatakällor med kommunens system. Vidare ansvara även IT-avdelningen för den hårdvara som olika GIS-applikationer körs på. Därför är det viktigt att utvecklingen mellan GIS och IT i Karlskoga kommun håller jämna steg. För att säkerställa att detta sker bör förändrad användning av IT-resurser kopplade till GIS och geodata beaktas i det framtida arbetet med GIS-policyn. Om det görs som en del av arbetsprocessen bör inga större kostnader tillkomma, istället finns möjligheter till besparingar genom ett effektivare och mer ändamålsenligt nyttjande av resurser.

© TYRÉNS 2016

Tyréns anlitades av Karlskoga kommun hösten 2017 för att ta fram ett kunskapsunderlag som ett led i Karlskoga kommuns process med att utforma en koncernövergripande GIS-policy. Metoden för uppdraget har varit tredelad, intervjuer har genomförts med nyckelpersoner inom kommunen samt kommunala bolag, en webbenkät har skickats ut till respondenter på kommun och bolag, slutligen har även en litteraturstudie av kommunala skrivelser angående GIS och geodata genomförts. Utifrån det insamlade materialet har en nulägesbeskrivning och ett antal rekommendationer tagits fram.

Nulägesbeskrivningen målar upp en bild av en kommun med ett stort användande av GIS och geodata. Inom kommunen och bolagen nyttjas ett stort antal programvaror och system till bland annat kartproduktion, inmätning till grundkartan, planering av drift och underhåll samt presentation av statistik. Det finns även ett flertal personer på förvaltningar och bolag med en hög kompetens inom GIS och IT. Dock är kunskapen ojämnt fördelad och många sällananvändare är ofta tvungna att ta hjälp av GIS-avdelningen, vilket leder till flaskhalsar och resursbrist. Samarbetet mellan förvaltningar och bolag fungerar tämligen väl, men det har ofta en informell karaktär och bygger på personliga kontakter. Av särskild vikt är samarbetet mellan KEMAB och kommunen.

Utifrån nulägesbeskrivningen har Tyréns har tagit fram ett antal rekommendationer. Alla rekommendationer är relevanta för kommunens framtida arbete med GIS, men vissa teman är mer framträdande än andra. Dessa teman är framförallt de som berör samverkan, organisation och i viss mån kvalitetssäkring. Vilket återfinns i följande rekommendationer:

• Varje verksamhet får ett utpekat eget ansvar för att

identifiera och samordna sina behov av geografisk information idag och framåt

• En person per verksamhet blir samordnare i GIS-frågor på verksamhetsnivå. Denna person kan med fördel ges extra utbildning och verka som en tydligare länk mellan verksamhet och ansvariga personer för utveckling av GIS på kommun- eller bolagsnivå.

• Satsningar på GIS-verksamhet bör synliggöras i respektive verksamhets verksamhetsplan och tydligt koppla an till budget

• Utveckla en mer formaliserad samverkan inom kommunkoncernen

• Utforma en GIS-samordningstjänst på kommun- eller koncernnivå samt en tydligare roll och ansvarsfördelning inom kommunkoncernen i frågor som rör GIS

• Låta samtliga berörda parter få möjlighet att vara delaktiga i processen att utforma en GIS-policy.

• Fokusera på en lösning för att utbyta data istället för att arbeta för samma system.

2018-05-03 31

SAMMANFATTNING OCH SLUTSATS

© TYRÉNS 2016

© TYRÉNS 2016

www.tyrens.se

Medverkande konsulter:

Martin Menke, Uppdragsansvarig

Sandra Jonsson, Utredare och analytiker

Erica Rodén, Granskare

Kontakt: [email protected]

2018-05-03 32

Begäran om uppdrag att ta fram en koncernövergripande GIS- policy · 2018-05-03 · Att ta...

Documents

Transcript of Begäran om uppdrag att ta fram en koncernövergripande GIS- policy · 2018-05-03 · Att ta...