Barcamp Hohenlohe(2011?)

Konzept eines Barcamps zum Thema Social Media in der zukünftigen (Arbeits-)Welt

1. Definition Barcamp

Wikipedia: Ein BarCamp ist eine offene Tagung, deren Ablauf

und Inhalte von den Teilnehmern im Tagungsverlauf selber entwickelt werden.

Seit dem ersten BarCamp in Palo Alto (Kalifornien) im August 2005 in den Räumlichkeiten der Firma Socialtext werden in Nordamerika, Asien und Europa BarCamps abgehalten. So fanden bereits Ende September 2006 in Berlin und Wien die ersten BarCamps im deutschsprachigen Raum statt.

Themenspektrum Barcamp

Social Media im Unternehmen Social Media und der Arbeitsplatz der

Zukunft Liegt die Zukunft in „der Cloud“? Cloud

Computing als nächstes IT Modell

ABER: Teilnehmer bestimmen genaue Vortragsthemen

Veranstaltungsort:

Es wird ein großer Raum benötigt, in dem sich alle parallel aufhalten können.

In diesem großen Raum sollte auch an den Tischen möglichst Platz für alle Teilnehmer sein.

Es werden verschieden große Sessionräume benötigt. Im Hauptraum sollte eine Lautsprechranlage vorhanden sein. Klärung Strom- und Wasserversorgung sowie die

Müllentsorgung. An wen kann man sich auch am Wochenende wenden? Wie

wird der Müll entsorgt und durch wen? Wie viele Personen dürfen feuerrechtlich in dem Gebäude/in

den Räumen sein?

Catering und Getränke

Idealerweise ein vegetarisches und ein Nicht vegetarisches Gericht

Berücksichtigen Vegetarier und andere Einschränkungen.

Auch an Kuchen bzw. Zwischensnacks denken Geplante No-Show-Rate von etwa 25% beim Essen

am Samstag, am Sonntag noch etwas mehr. Für Kaffee, Saft, Tee eigene Sponsoren. (Haller

Brauerei?)

Infrastruktur

Ausreichend Stomanschlüsse durch Mehrfachsteckdosen. Stabiles WLAN ohne aufwendige Authentifizierung, ohne Porteinschränkungen nach außen und ohne lästige HTTP-

Filter. Die Außenanbindung des WLANs ist nicht unerheblich. In

Stuttgart hatte in Summe etwa 12 MBit/s Downstream und 9 MBit/s Upstream

für 200 Teilnehmer. Ggf. lokale ISP ob sie eine temporäre Verbindung bereitstellen.

Beamer in jedem Raum, wenn ohne Beamer kennzeichnen Flipcharts oder Whiteboards Mindestens drei große Pinnwände werden für die

Sessionplanung, die Sponsorenwall und ein Papierwiki benötigt

Sponsoren Klar festlegen, was die Sponsoren als Gegenleistung erwarten dürfen und kommuniziert das klar. Möglich ist z.B.:

Nennung und Verlinkung o Logo auf der Sponsorenwall Benennung von Räumen/Mahlzeiten nach den Sponsoren Möglichkeit Werbematerial auszulegen Erwähnung in Pressemitteilungen Druck aller Sponsorenlogos auf dem T-Shrt hinten

Eindruck auf dem Flyer mit Informationen für die Teilnehmer Alle Sponsoren werden gleich behandelt! Ausgenommen der

Raum-/Hauptsponsor Mindestbeträge für das Sponsoring festlegen. Viele kleine Sponsoren machen

später unnötig Arbeit. Kein Geldfluss zwischen Sponsoren und dem Orga-Team. Die Lieferanten

stellen die Rechnung direkt an die Sponsoren. Sponsoringzusagen schriftlich. Ein Sponsor, der auch vor Ort ist, sollte flexibel Kleinbeträge übernehmen. Sponsoren sind nicht nur Geldquelle sondern auch Multiplikatoren. Sachsponsoring nur, wo es Kosten reduziert. Ansonsten muss der Sponsor

zusätzlich auch Geld geben. (Wenn alle nur ihre Gimmicks beisteuern findet das Barcamp nicht statt…)

Presse

Medienpartner gewinnen, die im Vorfeld und nachher über das Event berichten. Dies hilft auch bei der Sponsorensuche.

Presseerklärungen herausgeben. Daran denken, dass Journalisten nicht wissen, was Web 2.0, Blogs, etc. sind!

Vor Ort Zeit einplanen, um mit Journalisten zu reden. Vor allem die lokale Presse lässt sich über den regionalen

Bezug der Veranstaltung besser erreichen als die überregionale.

Journalisten anbieten, den Artikel gegenzulesen. (Blogger sind sehr kritische Menschen! :-)

Auf Anfrage Bilder für die Presse zur Verfügung stellen. Nicht jeder Journalist weiß mit Flickr und den jeweiligen Lizenzen umzugehen.

Unterkunft/Anreise

Wenn mögich gesponsorte Übernachtungsplätze (z.B. in einer Jugendherberge) an.

Vereinbaren von Sonderkonditionen mit nahe liegenden Hotels für Barcamper und im Gegenzug in Empfehlungsliste aufnehmen.

Wikiseiten für private Übernachtungsmöglichkeiten und Mitfahrgelegenheiten anlegen.

Parkplätze nicht vergessen Bei abgelegenen Locations bietet sich ein Shuttle-Service

zum nächsten Bahnhof oder Mietfahrräder an. spezielles Papierwiki für spontane Mitfahrgelegenheiten am

Abreisetag aufstellen.

Sonstiges

die Sprache(n) festlegen: Nur deutsch oder international? (Vor-)Session für Barcamp-Neulinge um sie einzuführen Namensschilder beidsetig bedrucken, weil sich diese

umdrehen. Mit dem Barcampname bedruckte Laynards wenn möglich.. Namensschilder in Steckbrettern oder Kästchen alphabetisch

sortiert vorhalten. Kästchen skalieren besser. Flyer mit Raum- und Zeitplan, Notfallnummern, Apotheken,

Umgebungskarte mit ÖPNV, etc.. Veranstaltungsversicherung benötigt! Diese sollte rechtzeitig

vor dem Barcamp organisiert werden. Wer tritt gegenüber der Versicherung als Veranstalter auf?

Sonstiges Teil 2

ausreichend Wegweiser, Raumnamen, etc. vorab drucken Freiwillige zur Mitarbeit am Samstag und Sonntag fest. Zu verteilende Aufgaben sind u.a. Kaffee kochen und der Empfang.

Immer mindestens zwei Personen pro “Schicht”. Kinderbetreuung möglich? Ein Rahmenprogramm am Freitag Nachmittag für

Frühanreisende wäre eine schöne Sache. Sessionslots eine Stunde, die Sessions jedoch auf 45

Minuten. Ein Signal nach 30 Minuten Sessiondauer, am Sonntag rechtzeitig das Aufräumen planen Stifte+Aufkleber (am besten mehrere Moderatorenkoffer,

Verlust einrechnen)