Phân tích công việc

PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

File đính kèm có hai Bảng câu hỏi phân tích công việc.

1. Bảng đầu tiên dành cho các công việc văn phòng và hành chính.

2. Bảng thứ hai dành cho những người có trách nhiệm quản lý và ra quyết định ảnh

hưởng đến doanh nghiệp.

Hãy coi cả hai bảng là xuất phát điểm để nghiên cứu nhu cầu của doanh nghiệp bạn.

Mỗi bảng cần được điều chỉnh cho phù hợp điều kiện thực tế của bạn. Những nội dung

nêu ở đây có thể áp dụng ngay, hoặc là tiền đề để sáng tạo ra các hoạt động phù hợp

hôn với doanh nghiệp của bạn.

Bản đầu tiên cho thấy những nhiệm vụ có tính chất thường xuyên của một cán bộ văn

phòng hoặc hành chính. Bản này có một cột ghi tần suất sử dụng nhân viên cho mỗi

công việc (D: hàng ngày, W: hàng tuần, M: hàng tháng, O = khác). Điều đó sẽ giúp bạn

xác định xem những nhiệm vụ chính là gì.

Bản thứ hai được sử dụng khi bạn muốn tuyển một người quản lý hay đốc công. Trong

trường hợp này, bản chất công việc thường quan trọng hơn so với tần suất của một hoạt

động cụ thể nào đó. Hãy tập trung vào dạng quyết định mà người đó phải ra, đối tượng

giám sát và những nội dung công việc mà người này phải quản lý.

Bảng phân tích công việc mẫu

PHẦN I: DANH MỤC CÔNG VIỆC VĂN PHÒNG THƯỜNG NGÀY

STT Hoạt động Tần suất

Day Week Month Year

1 Đánh máy nhãn hiệu, thư, phong bì, và hóa đơn.

       

2 Xác định cách trình bày, định dạng và đánh máy văn bản hồn chỉnh.

       

3 Đọc kiểm tra và sửa lỗi.        

Ng ày 13/04/23Page 1 of 5

Phân tích công việc

4 Chuẩn bị mẫu báo cáo tài chính hay thống kê.

       

5 Đánh máy lời đọc và chỉnh sủa lại.

       

6 Chuyển đổi bản ghi âm thành văn bản .

       

7 Ghi, đánh máy và phân phát biên bản họp.

       

8 Soạn thảo mẫu thư chuẩn để trả lời thư từ thường ngày.

       

9 Sắp xếp các cuộc hẹn không cần xin phép trước,

       

10 sắp xếp các cuộc họp, hội nghò và sắp xếp các chuyến đi

       

11 bao gồm cả việc đặt chỗ trước.        

12 Chuẩn bị phòng họp và hội nghò.        

13 Lưu trữ, xử lý, phát hành và cập nhật các bản ghi, hồ sô

       

14 và tài liệu.        

15 Lưu trữ các bản ghi và hồ sô mật, và xử lý các thư từ và

       

16 bản ghi mật.        

17 Mở, chọn lọc và phân phát thư.        

18 Trả lời điện thoại, lọc và chuyển các cuộc gọi, kiểm tra và theo dõi

       

19 Trên máy ghi âm, chuyển người gọi đến đơn vò thích hợp.

       

20 Chuẩn bị, xử lý và kiểm tra hóa đơn, phiếu thanh tốn,

       

21 Séc và phiếu thu.        

22 Lưu trữ và báo cáo hoạt động chi tiêu.

       

23 Tiếp đón khách và giới thiệu đến các phòng/ban thích hợp.

       

24 Lưu trữ và cập nhật danh mục đòa chỉ thư.

       

25 Nhập dữ liệu bằng máy tính và kiểm tra.

       

26 Xử lý các bảng lương.        

27 Tính tốn, vào sổ và kiểm tra số liệu, theo dõi và chỉnh sửa

       

28 Các sai sót.        

29 Duy trì kho lưu trữ các đồ dùng        

Ng ày 13/04/23Page 2 of 5

Phân tích công việc

văn phòng, yêu cầu mua mới, và 30 Phân phát đến các phòng/ban.        

31 Lên lòch và theo dõi việc sửa chữa thiết bị và các hợp đồng

       

32 Dịch vụ.        

33 Giữ khóa và chìa khóa các kho lưu trữ và các trang thiết

       

34 Bị khác, và phân phát đến các phòng/ban.

       

35 Giới thiệu và đào tạo nhân viên mới.

       

36 Lên lịch làm việc cho đồng nghiệp nếu được yêu cầu.

       

37 Giữ tiền mặt và các giấy tờ có giá trò chuyển nhượng khác.

       

38 Giữ két tiền mặt.        

39 Xin chữ ký cho các văn bản mang tính pháp lý.

       

40 Chỉ dẫn cho mọi người về các nhân viên và vò trí của họ trong

       

41 cơ quan.        

42 Lưu trữ các biên lai thu và chi tiền.

       

43 Xem xét các đơn/người nộp đơn xin việc và tiến hành phỏng vấn

       

44 Sơ tuyển.        

45 Thu thập và đóng quyển        

46 Sao tài liệu.        

47 Ghi ngày tháng và đóng dấu các văn bản.

       

48 Đề xuất ý kiến cải tiến công việc và các thủ tục hành chính.

       

49 Sửa đổi cách làm việc và các thủ tục.

       

50 Lưu trữ các văn bản hướng dẫn quy trình thủ tục và thông tin.

       

51 Lập ngân sách hoạt động để trình phê duyệt.

       

52 Nghiên cứu, lập bảng và tóm tắt thông tin về các báo cáo

       

53 Thường xuyên, định kỳ hay báo cáo đặc biệt.

       

54 Trực tiếp trình bày những phát        

Ng ày 13/04/23Page 3 of 5

Phân tích công việc

hiện của mình hoặc 55 Bằng văn bản, hoặc bằng miệng.        

56 Ghi và kiểm tra việc ghi sổ sách, tài khoản, báo chí, …

       

57 Các loại nhật ký, và sổ cái chung.

       

58 Cân đối các tài khoản và làm khớp các số liệu sổ sách

       

Hãy chỉ ra những thiết bị nào được sử dụng thường xuyên như là một phần nhiệm

vụ công việc:

Máy tính tay Camera Máy tính tiền tự động/két tiền lẻ

Máy vi tính Thiết bị viết chính tả Máy fax

Thiết bị vi phim Máy Photocopy Máy dán tem

Thiết bị an tồn Máy phân loại Tổng đài điện thoại

Chương trình xử lý văn bản

Các thiết bị khác: ________________

Các hoạt động khác:

PHẦN II: DANH MỤC CÔNG VIỆC QUẢN LÝ/GIÁM SÁT THƯỜNG NGÀY

Phân tích định kỳ khối lượng công việc và các nhu cầu của người lao động trong

một đơn vị tổ chức.

Đề xuất thay đổi trình độ nhân viên trong một đơn vị công việc.

Xem xét tài liệu cho một vị trí công việc mới và cho vị trí đã có sự sửa đổi.

Trình để được phê duyệt việc sửa đổi một vị trí công việc.

Phỏng vấn các ứng viên đến xin việc và ra quyết định tuyển người hoặc đưa ra

đề xuất chọn lựa.

Ng ày 13/04/23Page 4 of 5

Phân tích công việc

Hướng dẫn người dưới quyền mới những quy trình thủ tục và chính sách, các

quy tắc trong công việc, và cấp độ thực hiện công việc cần đạt được. Điểm qua

các nhiệm vụ của vị trí công việc này.

Lập kế hoạch, ủy quyền, truyền đạt và kiểm soát các công việc đã giao và các dự

án đặc biệt có liên quan đến cấp dưới.

Thiết lập và duy trì các mục tiêu hoặc mục đích công việc cụ thể và các tiêu

chuẩn định tính và định lượng của công việc mà cấp dưới phải đạt được.

Đào tạo, phát triển, tạo động lực cho cấp dưới nâng cao kết quả công việc hiện

tại và chuẩn bị cho những công việc ở cấp cao hơn.

Xác định những thay đổi đáng kể trong nghĩa vụ và nhiệm vụ chính của cấp dưới

bằng cách thường xuyên xem xét nhiệm vụ của họ.

Đánh giá kết quả thực hiện của cấp dưới. Dẫn chứng tài liệu và thảo luận về kết

quả thực hiện hiện nay và trước kia bằng báo cáo trực tiếp. Thông báo kết quả

cho người phụ trách.

Xem xét lại lương của cấp dưới và đề xuất thay đổi căn cứ vào chính sách và thủ

tục.

Đề xuất các vấn đề nhân sự như bổ nhiệm, thưởng theo kết quả lao động, bãi

nhiệm v..v… căn cứ vào chính sách và hướng dẫn về ngân sách và chính sách.

Thông báo cho các nhà quản lý cấp trên và cấp dưới về những diễn biến có ảnh

hưởng đến nhiệm vụ công việc. Đảm bảo truyền đạt đúng.

Duy trì kỷ luật, đề xuất và quản lý hành động sửa lỗi căn cứ vào chính sách và

quy chế.

Truyền đạt và quản lý các chưông trình nhân sự theo đúng thiết kế và mục đích.

Duy trì việc lập hồ sô chính xác cho tất cả cấp dưới.

Các nhiệm vụ khác

Ng ày 13/04/23Page 5 of 5