PPISMP PSV SEM IIAinanie Ikhwana binti Baslie

Bahasa dalam komunikasi bertulis

( Surat Rasmi & Memo )

DefinisiMenurut Pusat Rujukan Persuratan Melayu (PRPM)• Surat : kertas yang berulis atau bercetak yang

mempunyai juru, iaitu orang yang menulis surat (penulis), dan dikirimkan kepada orang lain (penerima)

• Surat ditulis untuk tujuan perhubungan, komunikasi,interaksi antara 2 pihak

• Rasmi : sesuatu yang disahkan oleh kerajaan atau pihak yang berkuasa. Sesuatu yang diisytiharkan, ditentukan atau disahkan oleh sesebuah pertubuhan, jabatan atau organisasi

• Bersinonim dengan perkataan ‘formal/sah/sahih/dibenarkan/diluluskan’

Definisi surat rasmi

• Surat rasmi : surat yang ditulis dalam sesuatu urusan rasmi, berhubung dengan segala urusan rasmi dengan jabatan atau pertubuhan lain

• Fungsinya adalah untuk memohon pekerjaan, membuat aduan, bantahan, cadangan, rayuan, jemputan rasmi, menempah barangan, meminta kebenaran dan sebagainya

• Format surat rasmi

Surat tidak rasmi

• Surat yang dikirim secara peribadi

• Contoh : kepada ibubapa, keluarga, saudara mara, rakan atau sahabat

• Biasanya ditulis untuk tujuan bertanya khabar, berkongsi pengalaman atau cerita, mengucapkan tahniah atau takziah

• Contoh

Memo Definisi : • (kamus dewan edisi ke-4) : singkatan perkataan

‘memorendum’ iaitu catatan atau peringatan

• Wacana bertulis (manual/elektronik) yg digunakan untk perhubungan rasmi antara pekerja/ahli dalam sesuatu organisasi

• Merupakan satu arahan ringkas dan padat yang mengandungi maksud tertentu untuk makluman atau tindakan.

Tujuan

• Satu arahan, tindakan dan makluman bertulis edaran dalaman bagi sesebuah Kementerian / Jabatan / Agensi.

• Memo hanya digunakan sebagai edaran ke Bahagian/Seksyen/Unit di agensi yang sama (dalam bangunan yang sama). Memo tidak dibenarkan diedarkan ke cawangan negeri.

Boleh dtulis dalam bentuk :

• Borang• Format khusus

Secara umum, memo terbahagi kepada 2 bentuk:

• Borang • terbuka

Memo bentuk borang

• Semua tajuk dan maklumat telah dicatatkan dalam borang

• Hanya perlu isi atau tandakan sahaja pada ruang yang telah disediakan

Memo bentuk terbuka

• Memo yang berbentuk sama seperti surat

Bahasa memo • Gaya bahasa menulis memo berbeza dengan

gaya penulisan surat rasmi• memberi tumpuan kepada isi • Bahasa yang digunakan untuk memo

seharusnya: Ringkas padat dan jelas Lembut dan berdiplomasi (boleh diterima) Tidak menimbulkan tanggapan negatif

kepada pembaca

Sekian terimaKasih..