BAHAGIAN PERKHIDMATAN

No. Siri : BK 2/13No. Fail : JPA(BKP)548/1/12Pindaan : 00/2009

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

PANDUAN TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB SETIAUSAHA SULIT KANAN (SUSK) DAN SETIAUSAHA SULIT (SUS)

KEPADA YB MENTERI/ YB TIMBALAN MENTERI

“JPA PENERAJU PERUBAHAN PERKHIDMATAN AWAM”

JPA

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

PANDUAN TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB SETIAUSAHA SULIT KANAN (SUSK) DAN SETIAUSAHA SULIT (SUS)

KEPADA YB MENTERI/ YB TIMBALAN MENTERI

Kata-kata AluanKetua Pengarah Perkhidmatan Awam Malaysia

Assalamualaikum w.b.t dan salam sejahtera,

Bersyukur ke hadrat ilahi kerana dengan limpah rahmat dan inayah-Nya, maka Buku Panduan JPA Edisi Keempat dapat diterbitkan sebagai satu usaha murni ke arah meningkatkan sistem penyampaian perkhidmatan.

Rancangan Malaysia Kesembilan (RMK-9) yang dibentangkan oleh Y.A.B. Perdana Menteri meletakkan harapan yang tinggi terhadap keupayaan perkhidmatan awam sebagai penggerak kemajuan negara. Ia dizahirkan melalui teras kedua dan kelima RMK-9 yang menekankan aspek modal insan yang berminda kelas pertama dan meningkatkan keupayaan organisasi.

Realitinya, persekitaran perkhidmatan awam tidak lagi seperti biasa. Justeru, JPA perlu terus relevan melaksanakan peranan untuk menjelmakan manifestasi stakeholders kepada rakyat. JPA harus sentiasa mengamalkan prinsip kaizen bagi memastikan perkhidmatan yang disampaikan adalah berkualiti dan melangkaui kebiasaan.

Saya berharap agar semua usaha JPA dapat diterjemahkan melalui penerbitan Buku Panduan JPA Edisi Keempat ini. Semoga dengan penerbitan Buku Panduan JPA, segala urusan antara pelanggan dengan JPA dapat dipermudahkan dan dipercepatkan.

Sekian, terima kasih.

(TAN SRI ISMAIL ADAM)

1

GARIS PANDUAN TUGAS DAN TANGGUNGJAWABSETIAUSAHA SULIT

KANAN (SUSK) DAN SETIAUSAHA SULIT (SUS) KEPADA YB MENTERI /

YB TIMBALAN MENTERI

TUGAS SUSK KEPADA YB MENTERI / YB TIMBALAN MENTERI

i) Mengetuai semua urusan pentadbiran Pejabat YB Menteri / YB

Timbalan Menteri;

ii) Menjadi pegawai perantara di antara Pejabat YB Menteri / YB

Timbalan Menteri dengan pegawai kementerian dan agensi kawalan;

iii) Menyelaras nota mesyuarat yang melibatkan YB Menteri / YB

Timbalan Menteri;

iv) Menyelaras dan menyediakan kertas / nota maklumbalas dan

jawapan-jawapan kepada soalan Parlimen yang melibatkan

Kementerian / Jabatan atau YB Menteri / YB Timbalan Menteri;

v) Mengurus surat-menyurat Pejabat YB Menteri / YB Timbalan Menteri;

vi) Menyelaras kunjungan hormat tetamu kenamaan dengan YB Menteri /

YB Timbalan Menteri ;

vii) Melayani orang ramai yang berurusan dengan Pejabat YB Menteri /

YB Timbalan Menteri;

viii) Menyelaras dan menguruskan majlis-majlis rasmi dan persendirian

YB Menteri / YB Timbalan Menteri;

ix) Menyediakan teks ucapan dan nota taklimat YB Menteri/ YB

Timbalan Menteri;

x) Menyelaraskan sesi sidang akhbar, temubual (wawancara),

perutusan dan rakaman peristiwa YB Menteri / YB Timbalan

Menteri yang melibatkan pihak media massa / wartawan / pemberita;

xi) Menyelaras majlis-majlis lawatan dan taklimat (pengangkutan dan

tempat penginapan) yang melibatkan YB Menteri / YB Timbalan

Menteri;

xii) Menyelaras majlis-majlis perjumpaan, perbincangan dan temu janji

YB Menteri / YB Timbalan Menteri;

xiii) Mengurus dan memantau perancangan harian (jadual harian) YB

Menteri / YB Timbalan Menteri; dan

xiv)Tugas-tugas lain yang diarahkan oleh YB Menteri / YB Timbalan

Menteri dari masa ke semasa.

2

TUGAS SUS KEPADA YB MENTERI / YB TIMBALAN MENTERI

i) Membantu mengurus semua urusan pentadbiran Pejabat YB Menteri /

YB Timbalan Menteri;

ii) Menjadi pegawai perantara di antara Pejabat YB Menteri / YB Timbalan

Menteri dengan pegawai kementerian dan agensi kawalan;

iii) Membantu menyelaras nota mesyuarat yang melibatkan YB Menteri / YB

Timbalan Menteri;

iv) Membantu menyelaras dan menyediakan kertas / nota maklumbalas dan

jawapan-jawapan kepada soalan Parlimen yang melibatkan Kementerian

/ Jabatan atau YB Menteri / YB Timbalan Menteri;

v) Membantu mengurus surat-menyurat Pejabat YB Menteri / YB Timbalan

Menteri;

vi) Membantu menyelaras kunjungan hormat tetamu kenamaan dengan YB

Menteri / YB Timbalan Menteri ;

vii) Melayani orang ramai yang berurusan dengan Pejabat YB Menteri / YB

Timbalan Menteri;

viii) Membantu menyelaras dan menguruskan majlis-majlis rasmi dan

persendirian YB Menteri / YB Timbalan Menteri;

ix) Membantu menyediakan teks ucapan dan nota taklimat YB Menteri / YB

Timbalan Menteri;

x) Membantu menyelaraskan sesi sidang akhbar, temubual (wawancara),

perutusan dan rakaman peristiwa YB Menteri / YB Timbalan Menteri

yang melibatkan pihak media massa / wartawan / pemberita;

xi) Membantu menyelaras majlis-majlis lawatan dan taklimat (pengangkutan

dan tempat penginapan) yang melibatkan YB Menteri / YB Timbalan

Menteri;

xii) Membantu menyelaraskan majlis-majlis perjumpaan, perbincangan dan

temu janji YB Menteri / YB Timbalan Menteri;

xiii) Membantu mengurus dan memantau perancangan harian (jadual harian)

YB Menteri / YB Timbalan Menteri; dan

xiv) Tugas-tugas lain yang diarahkan oleh YB Menteri / YB Timbalan Menteri

dan SUSK dari masa ke semasa.

3

KOMPETENSI ASAS SUSK DAN SUS KEPADA YB MENTERI/ YB

TIMBALAN MENTERI

Personaliti pegawai:

i) Keterampilan - sentiasa kelihatan kemas dan sesuai sebagai Setiausaha

Sulit Kanan atau Setiausaha Sulit kepada YB Menteri/ YB Timbalan

Menteri;

ii) Ekstrovert - peramah, mudah dikenali dan didekati;

iii) Bersopan santun dan berhemah tinggi;

iv) Jujur, amanah, bertanggungjawab dan berintegriti;

v) Komited kepada tugas - boleh bertugas atau memberikan perkhidmatan

tanpa mengira masa;

vi) Komunikasi berkesan – berkemahiran dalam komunikasi bagi

mempercepatkan tindakan dalam pelaksanaan tugas;

vii) Peka, sensitif, responsif dan proaktif terhadap isu-isu atau perkara-perkara

semasa;

viii)Sentiasa mengamalkan prinsip “Cepat, Tepat dan Betul ”;

ix) Sentiasa teliti, cermat dan kemas dalam pelaksanaan tugas;

x) Bersikap mesra, bersopan-santun dan berhemah tinggi dalam melayani

tetamu dan panggilan telefon daripada orang awam dan stakeholder yang

berurusan dengan Pejabat YB Menteri / YB Timbalan Menteri;

xi) Beramanah, jujur dan bertanggungjawab dalam menjaga kerahsiaan yang

melibatkan:

a) Perkara-perkara dasar (terperingkat) Kementerian/Jabatan

yang masih dalam peringkat perbincangan atau yang belum

diputuskan; dan

b) Perkara-perkara peribadi (personal) YB Menteri / YB Timbalan

Menteri;

xiii) Sentiasa mengamalkan prinsip “Perlu Mengetahui“ seperti yang dinyatakan

dalam Arahan Keselamatan;

4

xiv) Sentiasa menunjukan komitmen yang tinggi terhadap tugas dan sentiasa

betanggungjawab dengan bersedia untuk memberikan perkhidmatan atau

diminta bertugas pada bila-bila masa oleh YB Menteri/ YB Timbalan

Menteri ; dan

xv) Mewujudkan hubungan yang baik. Dengan ahli keluarga YB Menteri/ YB

Timbalan Menteri serta bertanggungjawab dallam hal-hal yang berkaitan

dengan YB Menteri/ Timbalan Menteri.

Kebolehan dan pengalaman pegawai

i) Bahasa – boleh bertutur dan menulis dalam Bahasa Melayu dan Bahasa

Inggeris dengan baik. Kebolehan dalam bahasa ketiga merupakan satu

kelebihan;

ii) Mempunyai asas atau berpengalaman dalam pengurusan kewangan;

iii) Mempunyai pengetahuan dalam bidang ekonomi dan pengurusan

perniagaan merupakan satu kelebihan;

iv) Mempunyai kemahiran penulisan - berkebolehan dalam menyediakan

kertas/ nota maklumbalas dan sebagainya;

v) Mempunyai pengalaman dalam pengurusan dan penyelarasan majlis rasmi

kerajaan (event management);

vi) Berkebolehan menyampaikan maklumat dengan cepat, tepat dan

betul;

vii) Mempunyai keinginan untuk mengetahui sesuatu perkara dengan

lebih jelas, mendalam dan terperinci;

viii) Berkebolehan menguruskan masa dengan baik dan berkesan; dan

ix) Berkebolehan mengendalikan Sistem Fail yang baik, berkesan dan teratur

di Pejabat YB Menteri/ YB Timbalan Menteri khususnya

dalam mengendalikan Fail-fail Terperingkat dan Fail-fail Terbuka.

Disediakan oleh

Jabatan Perkhidmatan AwamMalaysia