BAHAGIAN PENGURUSAN LEMBANGAN SUNGAI JABATAN...

BAHAGIAN PENGURUSAN LEMBANGAN SUNGAI

JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA

CABARAN INOVASI 2015

i-jps@komuniti

BASIN TAP

Web i-jps@komuniti

J A B A T A N P E N G A I R A N D A N S A L I R A N

CABARAN INOVASI 2015 2015

i-jps@komuniti | P a g e


ISI KANDUNGAN

TAJUK MUKASURAT

A. RINGKASAN EKSEKUTIF 1

B. PENGENALAN

i. Latar Belakang 2

ii. Tujuan 3

iii. Cetusan Idea dan Kronologi 4

iv. Kolaborasi 6

C. PRODUK INOVASI

Impak

a) Faedah 7

b) Keberkesanan 8

c) Signifikan 8

d) Relevan 9

D. GAMBAR PRODUK INOVASI

i. Gambar 1 : Ruangan jps@komuniti didalam infoportal JPS Malaysia 10

ii. Gambar 2 : LPD yang telah dimuatnaik ke dalam infoportal 10

iii. Gambar 3 : LDEEP yang telah dimuatnaik ke dalam infoportal 11

iv. Gambar 3.1 & 3.2 : Laporan DEEP & Laporan Profil Daerah 12

v. Gambar 4 & 4.1 : Laman Sesawang i-jps@komuniti 13

vi. Gambar 5 : Laporan Profil Daerah bagi i-jps@komuniti 14

vii. Gambar 6 : Laporan DEEP bagi i-jps@komuniti 14

viii. Lampiran 1: Perlantikan sebagai Ahli Taskforce jps@komuniti 15

E. PENUTUP 16

i



BASIN TAP

KETUA KUMPULAN EPYZUL AKMAL MOHAMAD SHAHALI

AHLI

IRAWAIDANENSI JAMURI MAZIANA MUSTAFA

ZAIDIN MATSIN WAN SYAMSAFARIZA IZAWANE W.M.FIKRI

ii



A RINGKASAN EKSEKUTIF JPS adalah nama jabatan yang sinonim di Negara ini yang memberikan perkhidmatan di

dalam perkara berkaitan pengurusan banjir, hakisan tebing sungai, hakisan pantai dan

pengurusan saliran.

jps@komuniti adalah pendekatan yang direkabentuk secara sistematik yang menggunapakai

management tool D.E.E.P (Describe, Explain, Evaluate, Prescribe) sebagai alatan utama di

dalam pengurusan sumber air di peringkat sub-lembangan di dalam daerah yang diurus

tadbir secara bersepadu. Objektif utama pendekatan ini adalah menyelesaikan isu-isu yang

berkaitan dan berada di dalam kepakaran JPS terutamanya banjir, sungai dan koridornya,

pantai, sumber air, saliran Bandar, ramalan dan amaran banjir dan kemarau dan juga

pengairan dan saliran pertanian.

Sebelum tercetusnya idea untuk membangunkan web i-jps@komuniti ini, sistem pelaporan

adalah berdasarkan kepada format lama mengikut template yang diberi.

Walaubagaimanapun, laporan yang diterima masih terdapat dalam pelbagai format

contohnya seperti pdf dan powerpoint.

Dengan pembangunan web i-jps@komuniti ini, semua pelaporan akan dilaksanakan melalui

sistem web-base sahaja.

1



B PENGENALAN

Latar Belakang

Sebelum konsep pangkalan data diperkenalkan, data dalam sistem berkomputer disimpan

dengan menggunakan sistem pelaporan biasa. Sistem ini digunakan untuk menyimpan

semua maklumat yang berkaitan dengan sesuatu projek, tugas, stakeholder atau pekerja.

Pendekatan pangkalan data adalah untuk menggantikan penggunaan sistem berasaskan

pelaporan. Dengan menggunakan pendekatan pangkalan data membolehkan pengguna

untuk berkongsi maklumat, mengatasi masalah pertindihan data dan mengelakkan masalah

pembaziran masa, kos dan ruang storan.

Pangkalan data merupakan himpunan data-data berkaitan yang dikongsi bersama oleh

pelbagai kategori pengguna bagi memenuhi kehendak dan keperluan maklumat sesebuah

organisasi.

2



TUJUAN

Tujuan i-jps@komuniti dibangunkan adalah untuk:

Meminimumkan pertindihan data dan memperbaiki perkongsian data

Dengan menggunakan pangkalan data ia dapat meminimumkan pertindihan data. Oleh

kerana konsep pangkalan data itu sendiri bersifat perkongsian, maka data-data dalam

pangkalan data boleh dikongsi bersama-sama daripada pengguna dalaman atau luaran.

Namun, pengguna-pengguna tersebut terikat dengan kebenaran yang diberi terhadap

pangkalan data.

Meningkatkan keberkesanan sistem penyampaian

i-jps@komuniti akan meningkatkan keberkesanan sistem penyampaian maklumat serta

memberi kemudahan untuk maklumat dicapai melalui sistem aplikasi atas talian.

Platform antara JPS Negeri dan JPS Daerah

Sebagai platform yang berkesan bagi memupuk budaya perkongsian ilmu merentasi Negeri

dan Daerah.

3



KRONOLOGI DAN CETUSAN IDEA

Pembangunan i-jps@komuniti dilaksanakan secara ‘in-house’ oleh pihak urusetia

jps@komuniti dan dibangunkan oleh Penolong Pegawai Teknologi Maklumat (PPTM) dari

Bahagian Pengurusan Maklumat (BPM) yang merupakan ahli taskforce jps@komuniti.

Antara kemudahan yang disediakan di dalam i-jps@komuniti ini adalah seperti kemudahan

memuatnaik laporan profil daerah dan LDEEP yang mana sebelum ini segala data dan

maklumat dibuat dalam satu platform lain dengan menggunakan pelbagai format dan

kemudian dimuatnaik ke dalam laman infoportal.

Dengan pembangunan sistem i-jps@komuniti ini, Jurutera Daerah akan lebih mudah dalam

skop penyampaian maklumat iaitu dengan terus mengisi data dan maklumat ke dalam

sistem tersebut. Sekiranya pihak lain ingin mencetak maklumat tersebut, ia boleh dilakukan

terus dari sistem tersebut dimana sebelum ini pihak Negeri atau daerah akan menghantar

ke pihak urusetia dalam bentuk ‘hardcopy’.

Latihan kepada penyelaras dari setiap negeri akan dilaksanakan bagi tujuan penyelarasan.

4



jps@komuniti sebelum i-jps@komuniti

Gambarajah 1.0 menunjukan langkah-langkah bagi menyiapkan satu laporan samada

laporan profil daerah atau LDEEP. Melalui i-jps@komuniti, masa, tenaga dan kos dapat

dijimatkan.

Sebelum i-jps@komuniti, Jurutera Daerah akan menyiapkan laporan dalam bentuk hardcopy

dan dalam pelbagai format. Laporan tersebut kemudiannya akan dimuatnaik ke dalam

infoportal dan turut dihantar ke Bahagian Pengurusan Lembangan Sungai untuk dinilai

kesahihan maklumatnya.

Dengan tercetusnya idea untuk membuat web i-jps@komuniti akan lebih memudahkan JD

untuk menyampaikan maklumat dalam bentuk sistem atas talian.

Sebelum Inovasi;

JD akan mengumpul data dan menyiapkan laporan dalam format yang pelbagai

seperti pdf atau powerpoint.

Mengambil masa untuk menyiapkan laporan dan kadangkala tertangguh

Lambakan laporan yang dihantar ke BPLS menyebabkan ruang kerja menjadi sempit

dan persekitaran tidak kondusif

Jurutera Daerah

Hardcopy

i-jps@komuniti

Gambarajah 1 : Penyediaan laporan jps@komuniti

Manual Sistem

5



Selepas inovasi;

Pengisian maklumat akan lebih pantas dan boleh mengurangkan kesilapan dari segi

pertindihan data dan pengulangan data

Pengguna boleh menyemak senarai laporan yang telah dimuatnaik dengan

menggunakan fungsi ‘dokumen’

Pengguna boleh memilih samada hanya ingin memaparkan dokumen ataupun

mencetak dokumen tersebut

Pengguna boleh mengepilkan lampiran seperti gambar, pelan dan sebagainya bagi

tambahan maklumat

KOLABORASI

Demi menyokong langkah penjimatan jabatan, pembangunan web i-jps@komuniti ini adalah

sepenuhnya menggunakan khidmat kepakaran dalaman ‘in-house’ JPS Malaysia. Penolong

Pegawai Teknologi Maklumat dari Bahagian Pengurusan Maklumat (BPM) yang juga

merupakan ahli taskforce jps@komuniti yang dilantik secara rasmi oleh BPM dengan

kerjasama urusetia jps@komuniti dari BPLS, bersama-sama berkolaborasi dalam

pembangunan web ini. (Lampiran 1)

6



C PRODUK INOVASI IMPAK a) Faedah Inovasi

Kelemahan Penggunaan Sistem Pelaporan Yang Lama

Sistem pelaporan yang lama adalah berdasarkan kepada format mengikut template yang

diberi. Walaubagaimanapun, laporan yang diterima masih terdapat dalam pelbagai format

contohnya seperti pdf dan powerpoint. Antara kelemahan penggunaan sistem pelaporan

terdahulu adalah:

1) Pengulangan data

Tiada kawalan pusat menyebabkan data yang sama disimpan berulangkali

2) Kawalan data yang lemah

Terdapat daerah yang mempunyai data yang tidak lengkap

3) Keseragaman dan pengemaskinian maklumat

Maklumat atau laporan yang disimpan dalam format yang berlainan

menyebabkan ia tidak seragam dan sukar untuk dikemaskini dan diproses

Kebaikan Penggunaan Sistem i-jps@komuniti

1) Sistem baru akan terus digunakan selagimana ianya tidak memberi sebarang

masalah kepada pengguna

2) Kawalan terhadap data yang bertindih

3) Lebih maklumat dapat dijana

4) Perkongsian data di antara individu atau pengurusan tertinggi

5) Keselamatan yang lebih baik seperti penggunaan nama pengguna dan kata laluan

6) Khidmat baikpulih dan sokongan yang lebih baik

7



b) Keberkesanan

Dapat digunapakai oleh semua pegawai yang telibat secara langsung dengan jps@komuniti

dan boleh diakses oleh semua pegawai.

c) Signifikan

Penjimatan masa/kos/sumber manusia

Dengan penggunaan sistem ini, pihak kerajaan dapat menjimatkan kos

pengoperasian seperti berikut:

i. Kos penggunaan telefon

Mengurangkan penggunaan telefon untuk menghubungi pegawai-pegawai

berkenaan untuk mendapatkan maklumat berkenaan status penghantaran

laporan .

ii. Kos Operasi

Kos operasi juga adalah rendah kerana pegawai atau urusetia tidak perlu

membawa maklumat dalam bentuk hardcopy yang memerlukan penggunaan

kertas dan toner yang tinggi. Sebagai contoh, pegawai ingin menghadiri

sesuatu mesyuarat tidak perlu membawa salinan laporan tetapi hanya perlu

memaparkan melalui komputer riba sahaja.

iii. Implikasi kewangan

Tiada kos terlibat kerana ia dibangunkan secara in-house dengan

menggunakan kepakaran dalaman JPS Malaysia sahaja.

8



d) Relevan

i. Pengisian laporan dapt disediakan dengan sistematik dan pantas

ii. Dapat mengemaskini laporan setiap masa

iii. Proses untuk mendapatkan maklumat berkaitan daerah dapat disegerakan

iv. Mengurangkan berlakunya kesilapan dalam laporan

Pembangunan sistem i-jps@komuniti ini merupakan inspirasi pihak urusetia

jps@komuniti dari Bahagian Pengurusan Lembangan Sungai dan kerjasama ahli taskforce

dari Bahagian Pengurusan Maklumat. i-jps@komuniti telah dibangunkan dengan

menggunakan khidmat dan kepakaran Penolong Pegawai Teknologi Maklumat dari Bahagian

Pengurusan Maklumat yang merupakan ahli taskforce jps@komuniti.

i-jps@komuniti direkabentuk berasaskan web based yang boleh dicapai oleh semua

warga organisasi. Fungsi yang terdapat di dalam sistem ini sangat mudah digunakan yang

mana telah dibangunkan menggunakan application standard yang memudahkan navigasi

kepada sistem.

Sebelum pelaksanaan i-jps@komuniti , pihak urusetia dan ahli taskforce menghadapi

kesukaran untuk mendapatkan dan mengumpulkan semua laporan dari negeri atau daerah

mengikut masa yang ditetapkan. Pemantauan yang kurang berkesan menyebabkan berlaku

laporan yang dilaksanakan tidak mengikut jadual dan mengambil masa yang lama untuk

disiapkan.

Ketiadaan penyelarasan secara menyeluruh menyebabkan berlaku pertindihan

laporan selain laporan yang dimuatnaik adakalanya tidak terpapar di infoportal. Keciciran

maklumat dan data dari laporan amat merugikan dan akan menjejaskan usaha-usaha yang

perlu dilaksanakan.

9



GAMBAR PRODUK INOVASI

Ruangan jps@komunti di Infoportal JPS

Laporan Profail Daerah (LPD)

Semua laporan dapat di akses melalui paparan ini

Pertindihan data yang telah dimuatnaik

Gambar 2 : Laporan Profil Daerah yang telah dimuatnaik di dalam infoportal

Gambar 1 : Ruangan jps@komuniti di dalam infoportal JPS MALAYSIA

10



Laporan Deep (LDEEP)

Maklumat boleh dipilih berdasarkan negeri dan tahun

Gambar 3 : Laporan DEEP yang telah dimuatnaik di dalam infoportal

11



Contoh laporan terdahulu

Gambar 3.1 : Laporan DEEP & Laporan Profil Daerah

Gambar 3.2 : Laporan DEEP & Laporan Profil Daerah

12



Laman Web baru ‘i-jps@komuniti ( generikapps.water.gov.my/jpskomuniti )

Gambar 4 : Laman sesawang i-jps@komuniti

Gambar 4.1 : Laman sesawang i-jps@komuniti

13



Gambar 5 : Laporan Profil daerah bagi i-jps@komuniti

Gambar 6 : Laporan DEEP bagi i-jps@komuniti

14



Lampiran 1 : Perlantikan sebagai ahli taskforce jps@komuniti

15



PENUTUP

Sistem i-jps@komuniti merupakan aplikasi yang mesra pengguna dengan navigasi yang

mudah. Paparan maklumat dalam sistem ini jelas, tersusun dan mudah difahami.

Pada masa ini penyediaan sistem secara on-line menjadi keutamaan penting kepada

pengguna. Oleh kerana itu, i-jps@komuniti dibangunkan untuk membolehkan maklumat

dicapai dengan lebih mudah di mana-mana lokasi pada bila-bila masa. Pembangunan sistem

berasaskan web based membolehkan capaian dibuat melalui rangkaian mudah alih seperti

wireless yang dibekalkan oleh syarikat telekomunikasi. Keadaan ini bersesuaian dengan

keperluan warga organisasi khasnya pihak pengurusan atasan yang mempunyai jadual yang

padat.

Sistem i-jps@komuniti merupakan satu kaedah baru pemantauan dengan penggunaan

teknologi semasa dan terkini. Ia juga dapat meningkatkan kepakaran dalaman untuk

pembangunan dan persekitaran open-sources di sektor awam. Urusetia jps@komuniti akan

sentiasa mengorak langkah memastikan kaedah pemantauan dan pelaporan tidak berada di

takuk yang lama supaya proses kerja terus bertambah baik.

16

BAHAGIAN PENGURUSAN LEMBANGAN SUNGAI JABATAN...

Documents

Transcript of BAHAGIAN PENGURUSAN LEMBANGAN SUNGAI JABATAN...