Badan Standardisasi Nasional

40
RANCANGAN PEDOMAN PENERAPAN SNI ISO 9001:2008 BAGI UKM Arifin Lambaga Ketua Panitia Teknis Sistem Manajemen Mutu Badan Standardisasi Nasional

description

RANCANGAN PEDOMAN PENERAPAN SNI ISO 9001:2008 BAGI UKM Arifin Lambaga Ketua Panitia Teknis Sistem Manajemen Mutu. Badan Standardisasi Nasional. OUTLINES. SIAPA UKM MENGAPA UKM YANG MENJADI TARGET TENTANG PEDOMAN SNI ISO 9001 :2008 UNTUK UKM PENUTUP. SIAPA UKM. - PowerPoint PPT Presentation

Transcript of Badan Standardisasi Nasional

Page 1: Badan Standardisasi Nasional

RANCANGAN PEDOMAN PENERAPAN SNI ISO 9001:2008 BAGI UKM

Arifin LambagaKetua Panitia Teknis Sistem Manajemen Mutu

Badan Standardisasi Nasional

Page 2: Badan Standardisasi Nasional

• SIAPA UKM

• MENGAPA UKM YANG MENJADI TARGET

• TENTANG PEDOMAN SNI ISO 9001:2008 UNTUK UKM

• PENUTUP

OUTLINES

Page 3: Badan Standardisasi Nasional

• MERUPAKAN TULANG PUNGGUNG PEREKONOMIAN DI BANYAK NEGARA

• DI DUNIA, LEBIH DARI 95% USAHA ADALAH UKM

• DI EROPA, UKM MEWAKILI 99,8% PERUSAHAAN, MENYEDIAKAN 67% LAPANGAN KERJA DAN MENCIPTAKAN 59% TOTAL PDB

• DI INDONESIA, JUMLAH UKM SEKITAR 55,2 JUTA USAHA, MERUPAKAN TULANG PUNGGUNG PEREKONOMIAN INDONESIA, MENYUMBANG 60% PDB DAN MENAMPUNG SEKITAR 97% TENAGA KERJA

SIAPA UKM

Page 4: Badan Standardisasi Nasional

KLASIFIKASI UKM DI EROPA :

• Jumlah karyawan : 1 – 9 orang (mikro),

10 – 49 orang (kecil)

50 – 249 orang (menengah)• Pendapatan tahunan:

- maksimum EU 2 juta (mikro)

- maksimum EU 10 juta (kecil)

- maksimum EU 50 juta (menengah)

SIAPA UKM

Page 5: Badan Standardisasi Nasional

KLASIFIKASI UKM DI INDONESIA

Nilai Asset ( diluar tanah dan bangunan ):

- Maksimum Rp 50 juta ( mikro )

- Antara Rp 50 juta – 500 juta ( kecil )

- Antara Rp 500 juta – 10 M ( menengah )

Omset

- Maksimum Rp 300 juta (mikro)

- Antara Rp 300 juta – Rp 2,5 M (kecil)

- Antara Rp 2,5 M – 50 M (menengah)

SIAPA UKM

Page 6: Badan Standardisasi Nasional

Beberapa karakteristik UKM digambarkan sbb*

Kurang peduli terhadap standard. UKM belum sadar tentang keberadaan suatu standard khususnya standard terkait

bidang kegiatan usahanya

Belum memahami pentingnya standard dalam meningkatkan nilai tambah bagi industrinya.

UKM melihat standard sebagai hambatan, bukan sebagai solusi

Belum mengetahui standard yang relevan dengan kegiatannya

Kesulitan memperoleh standard karena biaya atau karena ketidak tahuan dimana harus diperoleh

MENGAPA UKM MENJADI TARGET

Page 7: Badan Standardisasi Nasional

Kesulitan memahami isi standard, baik karena masalah teknis atau karena bahasanya

Kesulitan dalam penerapannya, baik karena kurangnya pengetahuan maupun ketrampilan

Kurang aktifnya UKM dalam menerapkan standard dapat dijelaskan melalui fakta bahwa mereka kurang dalam hal biaya, pengetahuan dan ketrampilan serta waktu

* Dikutip dari :”SME access to European standard – Enabling SME to achieve greater benefit from standard and from involvement in standardisation” oleh Henk J.de Vries, Knut Blind, Axel Mangelsdorf, Hugo Verheul dan Jappe van der Zwan

MENGAPA UKM MENJADI TARGET

Page 8: Badan Standardisasi Nasional

Beberapa karakter yang membedakan UKM dengan Organisasi besar:

• management - informal, motivasi secara langsung, struktur organisai sederhana,membutuhkan defenisi yang jelas tentang tanggung jawab/hak

• personnel – beberapa orang, multi skill, fungsi terakumulasi, tidak bertanggungjawab secara eksklusif untuk SMM

• dokumentasi– lemah dalam hal prosedur terdokumentasi

• kommunikasi - bentuk dan alat sederhana

• Hubungan supplier-purchaser, customer focus – tergantung lebih kepada subjek khusus, terbatas pada regional area

• process – sedikit, struktur agak simple

MENGAPA UKM MENJADI TARGET

Page 9: Badan Standardisasi Nasional

TENTANG PEDOMAN ISO 9001 UNTUK UKM

• Pedoman Penerapan SNI ISO 9001:2008 untuk UKM ini diadopsi dari “Handbook ISO 9001 for small business, What to do”

• Pedoman ini dikembangkan ISO TC 176 bekerjasama dengan ITC (The International Trade Centre)

• Tujuannya adalah agar UKM dapat mengambil manfaat maksimum dari ISO 9001 dimana standard ini telah menjadi alat utama dari aktivitas kegiatan ekonomi dunia

Page 10: Badan Standardisasi Nasional

TENTANG PEDOMAN ISO 9001 UNTUK UKM

• Standard ISO 9001 telah digunakan di 176 negara oleh business dan organisasi besar maupun kecil, oleh pabrikan maupun di sektor layanan

• Manfaat yang diharapkan adalah:

- Membentuk kerangka kerja dlm rangka peningkatan

berkelanjutan dan kepuasan pelanggan.

- Memberikan jaminan tentang mutu dalam hubungan

supplier-customer

- Melakukan harmonisasi persyaratan mutu pada bidang

dan sektor kegiatan

Page 11: Badan Standardisasi Nasional

TENTANG PEDOMAN ISO 9001 UNTUK UKM

- Merupakan alat untuk kualifikasi pada rantai pasok global

- Menyediakan dukungan teknis untuk regulator

- Memberikan kerangka kerja bagi organisasi di negara2

berkembang dan negara transisi untuk ikut berpartisipasi

dalam rantai pasok global, perdagangan, eksport maupun

alihdaya proses bisnis.

- Membantu kemajuan ekonomi negara berkembang dan

negara transisi

- Mentransfer praktek-praktek manajemen terbaik

- Mendorong peningkatan kualitas layanan

Page 12: Badan Standardisasi Nasional

TENTANG PEDOMAN ISO 9001 UNTUK UKM

Page 13: Badan Standardisasi Nasional

Sumber: Presentasi Ibu Arini

Sistem manajemen mutu

Bagian ini memberikan gambaran tentang apa itu sistem manajemen mutu SNI ISO 9001.

Panduan tentang ISO 9001

Panduan ini membantu memahami persyaratan standar yang disertai dengan sejumlah contoh dan saran bagaimana persyaratam tersebut dapat dipenuhi.

Pasal 6: Penjelasan lampiran lampiran SNI ISO 9001

menjelaskan isi lampiran dari SNI ISO 9001:2008

Pasal 7. Langkah-Langkah Menuju Sistem Manajemen Mutu

Menjelaskan langkah langkah dalam menerapkan sistem manajemu mutu

Pasal 8. Gambaran sekilas mengenai sertifikasi/ registrasi

memuat garis besar proses sertifikasi/registrasi.

Pasal 9 Prinsip sistem manajemen mutu

Lampiran C (diambil dari ISO 9000:2005) berisi delapan prinsip manajemen mutu sebagai konsep utama ISO 9001 yg memberikan dasar bagi top manajemen mengarahkan organisasi menuju peningkatan kinerja.

Outline Panduan SNI ISO 9001:2008 untuk UKM

Page 14: Badan Standardisasi Nasional

Lampiran informatif memberikan contoh penerapan bisnis proses, kebijakan dan sasaran mutu, prosedur di bidang pangan dan kerajinan

Lampiran informatif

Memberikan contoh panduan mutu umum dari suatu organisasi

Outline Panduan SNI ISO 9001:2008 untuk UKM

Page 15: Badan Standardisasi Nasional

TENTANG PEDOMAN ISO 9001 UNTUK UKM

Panduan tentang SNI ISO 9001:2008 untuk UKM

Panduan SNI ISO 9001:2008 ini disusun sesuai pemanfaatannya.

Setiap klausul dijelaskan secara terperinci, meliputi:

- Persyaratan standard SNI ISO 9001:2008

- Panduan penerapan untuk setiap persyaratan

- Memberikan contoh sederhana dalam penerapan

setiap persyaratan

- Memberikan contoh panduan mutu

Page 16: Badan Standardisasi Nasional

• Tujuan pedoman ini memberikan panduan bagi

organisasi UKM dalam menerapkan SNI ISO 9001:2008

• Pedoman SNI ISO 9001:2008 :

persyaratan, panduan penerapan, penjelasan prinsip, langkah, sekilas gambaran sertifikasi dan lampiran contoh penerapan

• Pedoman ini tidak menetapkan persyaratan

PENDAHULUAN

Page 17: Badan Standardisasi Nasional

Pedoman penerapan pasal 4 sistem manajemen mutu

Membangun sistem manajemen mutu

a. Mencatat proses yang dilakukan,

b. mengurutkan tahapan proses tersebut,

c. menetapkan cara menjalankan proses tersebut secara benar,

d. Menyediakan personel, peralatan, mesin, modal, dan lainnya yang diperlukan untuk

menjalankan proses tersebut,

e. Melakukan pengecekan apakah proses berjalan dengan baik sesuai dengan yang

dikehendaki,

f. Melakukan perbaikan yang diperlukan apabila terdapat kesalahan dalam pelaksanaan

proses.

1. Persyaratan umum

Page 18: Badan Standardisasi Nasional

1. Persyaratan umum

Orang A diluar Usaha sendiri

Usaha sendiri

Orang B diluar Usaha sendiri

Supplier

P E L A N G G A N

Gambar hubungan antara usaha sendiri, suplier, dan proses yang dilakukan oleh orang lain.

Page 19: Badan Standardisasi Nasional

1. Persyaratan umum

Persyaratan dokumentasi

• Dokumen yang dibuat dan digunakan (disesuai dengan usaha sendiri (Pedoman mutu,Prosedur,Instruksi kerja, misal Persyaratan produk, petunjuk proses, gambar,Petunjuk pemakaian peralatan, Persyaratan aturan pemerintah, Standar Industri(SNI), Jadwal produksi, Daftar suplier)

• daftar 6 prosedur wajib (pengendalian dokumen, pengendalian rekaman, audit internal, pengendalian produk yang tidak sesuai, tindakan korektif dan tindakan pencegahan)

• Isi pedoman mutu, contoh rekaman yang dikendalikan

Page 20: Badan Standardisasi Nasional

2. Tanggung jawab manajemen

• Komitmen manajemen thd mutu dan pelanggan• Cara memperoleh informasi keinginan pelanggan• Penetapan kebijakan mutu (contoh pada lampiran)• Penetapan sasaran mutu (contoh pada lampiran)• Penunjukan wakil manajemen (pemilik atau orang

kepercayaan)• Bagaimana melakukan komunikasi dalam organisasi• Tinjauan manajemen sebagai alat manajemen untuk

mengukur sistem berjalan dan terkendali

Page 21: Badan Standardisasi Nasional

3. Pengelolaan sumber daya

• Penjelasan bagaimana menyediakan sumber daya yang dibutuhkan

• Sumber daya tidak hanya terbatas kepada personel saja, tetapi mencakup juga sumberdaya yg diperlukan untuk mengembangkan proses atau metoda, seperti: keuangan, fasilitas peralatan/mesin

• Menentukan siapa yang mengerjakan apa

• Menetapkan kebutuhan kompetensi, pelatihan bagi karyawan (contoh prosedur pengelolaan sumber daya manusia terlampir)

• Metode Pemeriksaan terhadap kompetensi karyawan

• Memastikan kondisi kerja yang cocok

Page 22: Badan Standardisasi Nasional

4. Realisasi produk

Bagaimana menetapkan perencanaan manajemen proses:• mempertimbangkan apa persyaratan pelanggan

• menetapkan sasaran untuk peningkatan produktivitas, pengurangan limbah, atau ketidaksesuaian, dan bagaimana semua ini akan dicapai,

• menetapkan sumber daya yang diperlukan,

• menyusun anggaran, membeli mesin, melakukan perencanaan produksi, menetapkan instruksi kerja,

• mengkaji ulang rencana desain

• menentukan rekaman apa yang diperlukan (misalnya laporan inspeksi akhir).

• memastikan organisasi mengerti dan bisa memenuhi persyaratan pelanggan

Page 23: Badan Standardisasi Nasional

4. Realisasi produk

Persyaratan pelanggan

Persyaratan pelanggan

Masukan desain

Masukan desain Keluaran desain Keluaran desain

Produk/jasa

Produk/jasa

verifikasi

verifikasi

validasivalidasi

Proses desain dan pengembangan (jika diberlakukan)

Page 24: Badan Standardisasi Nasional

4. Realisasi produk

Pembelian

• Penetapan proses pembelian

Organisasi harus menetapkan proses pembelian material/jasa yang

mempengaruhi mutu atau produk yang dihasilkan

• Kriteria dan dasar pemilihan pemasok:

1.Kehandalan pemasok

2.Kemampuan pemasok dalam penyediaan material/ jasa

3.Waktu penyerahan dan harga

4.Pengalaman sebelumnya

Page 25: Badan Standardisasi Nasional

4. Realisasi produk

Produksi dan Penyediaan JasaBerbagai jenis pengendalian yang dibutuhkan oleh organisasi. Contoh pengendalian:1.Sasaran, persyaratan produk, proses dan sumber daya, 2.Gambar, jadwal produksi, spesifikasi jasa, kriteria kinerja jasa, instruksi operator yang berdampak pada produk akhir.3.Pemeliharaan alat proses4.Lingkungan kerja yang ditetapkan oleh pelanggan atau peraturan

Page 26: Badan Standardisasi Nasional

4. Realisasi produk

Kegiatan validasi dilakukan pada produk yang tidak bisa diverifikasi. Ketidak sesuaian terhadap produk hanya dapat diidentifikasi ketika klien mengajukan keluhan atas ketidak sesuaian tersebut, Contoh: Proses pembuatan roti, Proses penuangan pelat betonProses pengelasanProses perlakuan panas

• Contoh identifikasi untuk mampu telusur

• Contoh produk milik pelanggan: 1.instrumen pengukuran2.sepeda motor yang ditinggal untuk diservis atau diperbaiki,3.komponen yang akan dipasang pada papan sirkuit cetak 4.pengepakan khusus untuk barang jadi,5.perlengkapan rumah tangga (mis. mesin cuci) yang ditinggal untuk diservis,

Page 27: Badan Standardisasi Nasional

4. Realisasi produk

Contoh preservasi produk

1.Pencegahan korosi pada saat penyimpanan pada logam.2.Tangki penyimpan bahan cair harus dibersihkan atau dilakukan proses dekontaminasi sebelum diisi ulang dengan bahan cair yang berbeda. 3.Tempat penyimpanan yang dingin untuk makanan4.Tempat penyimpanan media magnet (mis. video tape, audio tape dan disket komputer) di lingkungan yang tidak ada magnet.

Perbedaan antara pemantauan dan pengukuran:

Pemantauan adalah kegiatan pengamatan dan pengawasan dalam suatu kurun waktu, misalnya survei, kuisionerPengukuran berkaitan dengan penggunaan alat ukur, misalnya pita ukur, nilai kuantitatif akan diketahui. Alat ukur dapat dikalibrasi atau diverifikasi, atau keduanya, sementara alat pemantau dapat divalidasi namun tidak bisa dikalibrasi.

Page 28: Badan Standardisasi Nasional

5. Pengukuran, analisis, dan perbaikan

Pemantauan kepuasan pelanggan dapat didasari oleh kriteria seperti:1.Dampak pelanggan terhadap organisasi2.Tingkat kritikal produk atau jasa 3.Jenis sistem produksi seperti volume, batch tunggal atau penyedia jasa4.Order ulang dari pelanggan

Cara memantau persepsi pelanggan:1.Menghubungi lewat telepon secara berkala atau setelah mengantar produk dan jasa,2.Kuisioner dan survei,3.Keluhan, memantau tagihan, klaim jaminan, saran atau komplimen yang diterima dari pelanggan4.Permintaan internal terhadap petugas yang berhubungan dengan pelanggan5.Menganalisis kerugian usaha

Page 29: Badan Standardisasi Nasional

5. Pengukuran, analisis, dan perbaikan

Proses internal audit mencakup:1.Perencanaan audit, misalnya program audit keseluruhan, rencana dan lingkup audit individu termasuk penugasan internal auditor. 2.Kaji ulang terhadap dokumentasi sistem manajemen mutu terkait;3.Kaji ulang informasi terkait seperti laporan produksi, kecenderungan kegagalan, keluhan pelanggan4.Pelaksanaan audit ,5.Pelaporan hasil audit, dan6.Verifikasi tindakan perbaikan (lihat 8.5.2) dengan mengecek laporan hasil audit sebelumnya.

• Faktor yang perlu dipertimbangkan dalam pengelolaan program audit:1.Kompleksitas prosedur atau proses untuk melaksanakan audit individu2.Kematangan sistem manajemen3.Pengalaman audit sebelumnya pada bagian yang bermasalah4.Identifikasi kebutuhan audit untuk frekuensi audit yang lebih banyak

Page 30: Badan Standardisasi Nasional

5. Pengukuran, analisis, dan perbaikan

Pemantauan dan pengukuran terdiri dari pekerjaan pemeriksaan dan pengujian. • Beberapa contoh kegiatan pemantauan dan pengukuran adalah:1.Pengukuran dimensi,2.Persetujuan sebelum publikasi pada percetakan,3.Pencocokan warna,4.Pemantauan atau mengukur parameter-parameter proses seperti waktu, kecepatan atau suhu.5.Analisis kimiawi•Cara pencatatan pemantauan dan pengukuran:1.Rencana mutu2.Rencana pengambilan contoh,3.Rencana pemeriksaan dan pengujian,4.Prosedur,5.Instruksi,6.Daftar periksa, dan7.Order pelanggan.

Page 31: Badan Standardisasi Nasional

5. Pengukuran, analisis, dan perbaikan

Pengendalian produk tidak sesuai•Metode dan teknik yang digunakan untuk mengendalikan dan merekam ketidaksesuaian menggunakan format laporan ketidaksesuaian, atau formulir keluhan pelanggan, berisi informasi tentang:1.Sifat dari masalah,2.Evaluasi produk,3.Disposisi material (di-scrap, dikerjakan ulang, di-down grade, konsesi, dikembalikan kepada pemasok),4.Orang yang berwenang melakukan disposisi,5.Acuan tindakan perbaikan.

• contoh data dan informasi yang direkam dan dianalisis:1.Penyimpangan kinerja proses,2.Evaluasi mengenai efektivitas pelatihan,3.Keluhan pelanggan,4.Waktu yang hilang karena mati mesin (downtime machine)5. Jumlah limbah dan barang yang dikerjakan ulang,6.Tanggal pengiriman yang terlambat,7.Kinerja pemasok,8.Waktu antrian,9.Tingkat kepuasan pelanggan,10.Waktu siklus,

Page 32: Badan Standardisasi Nasional

5. Pengukuran, analisis, dan perbaikan

Penggunaan hasil analisis

• Proses peningkatan terdiri dari:

1.Identifikasi peluang potensial untuk meningkatkan sistem manajemen mutu,2.Analisis dan justifikasi (biaya/manfaat) untuk melaksanakan tindakan perbaikan,3.Menentukan ketersediaan sumber daya yang diperlukan,4.Keputusan untuk melaksanakan perbaikan,5.Pelaksanan perbaikan.

• Contoh peningkatan area sistem manajemen mutu:1.Komunikasi internal,2.Tindaklanjut kegiatan,3.Prosedur terdokumentasi,4.Efektivitas dari rapat kaji ulang manajemen,5.Sistem umpan balik pelanggan, dan6.Program pelatihan (mis. untuk manajemen atau untuk internal auditor).

Page 33: Badan Standardisasi Nasional

5. Pengukuran, analisis, dan perbaikan

• Tindakan korektif diperlukan saat adanya ketidaksesuaian internal (produk atau sistem manajemen mutu), atau yang berasal dari sumber luar seperti keluhan pelanggan, klaim jaminan atau masalah yang dihadapi dengan pemasok

• Kegiatan tindakan pencegahan sebaiknya direkam dan ditindaklanjuti untuk mengetahui apakah kegiatan- tersebut sudah efektif.

Contoh penerapan tindakan pencegahan:1.Analisis risiko2.Rencana pemeliharaan preventif,3.Alarm, indikator4.Teknik mistake-proofing (pembuktian kesalahan)

Page 34: Badan Standardisasi Nasional

• Memuat tentang salahsatu contoh langkah2 sukses penerapan sistim manajemen mutu

• Ada 7 (Usulan : 8) langkah yang diusulkan, yang meliputi:

- Langkah 1 :

Melibatkan pimpinan puncak

- Usulan Tambahan : Pemahaman *)

- Langkah 2 :

Mengidentifikasi proses kunci dan interaksi yg

dibutuhkan agar memenuhi sasaran mutu

- Langkah 3

Menerapkan dan mengelola Sistim Manajemen Mutu dan

prosesnya

Langkah Menuju Sistem Manajemen Mutu

Page 35: Badan Standardisasi Nasional

( lanjutan ).... - Langkah 4 : Membangun Sistim Manajemen Mutu berbasis SNI ISO 9001:2008

- Langkah 5 : Menerapkan sistim, melatih staf dan melakukan verifikasi terhadap efektifitas operasi - Langkah 6 Mengelola Sistim Manajemen Mutu dan - Langkah 7

Bila diperlukan, gunakan sertifikasi pihak ketiga, atau

sebagai alternatif, terbitkan pernyatan diri kesesuaian

Page 36: Badan Standardisasi Nasional

• Berisi hal2 yang harus dipersiapkan sebelum melakukan sertifikasi

• Menjelaskan apa dan siapa lembaga sertifikasi itu• Langkah2 proses audit sertifikasi• Kewajiban pasca sertifikasi

Gambaran mengenai sertifikasi

Page 37: Badan Standardisasi Nasional

• Berisi 8 prinsip manajemen mutu sebagaimana dijelaskan dalam ISO 9000:2005

• Apabila prinsip manajemen mutu ini diterapkan oleh pemimpin dalam mengarahkan organisasi maka kinerja organisasi akan meningkat.

Penjelasan prinsip sistem manajemen mutu

Page 38: Badan Standardisasi Nasional

8 prinsip2 manajemen mutu

a)Fokus kepada pelangganb)Kepemimpinan c)Keterlibatan personeld)Pendekatan prosese)Pendekatan sistem terhadap manajemenf) Peningkatan berkelanjutang)Pendekatan faktual dalam pengambilan keputusanh)Hubungan pemasok yang saling menguntungkan

Page 39: Badan Standardisasi Nasional

• Contoh panduan mutu

• Contoh bisnis proses, kebijakan mutu, sasaran mutu untuk pangan dan dan kerajinan

• contoh prosedur audit internal, pengelolaan SDM

Lampiran informatif

Page 40: Badan Standardisasi Nasional

TERIMA KASIH