BAB IV

PEMBAHASAN MASALAH

4.1 Usulan Pemecahan Masalah

Sasaran sistem baru yang penulis usulkan ini adalah merupakan pemindahan

sistem dari sistem yang dilakukan secara manual kepada sistem yamg dilakukan oleh

komputer dalam arti perancangan sistem komputerisasi dimana sistem yang lama atau

sistem yang berjalan masih manual. Dimana pada dasarnya prosedur kerja sistem

usulan ini hanya menambahkan beberapa proses kegiatan yang menurut penulis

proses ada dalam proses administrasi dimana proses tersebut tidak ada didalam proses

sistem berjalan serta menambahkan perangkat keras (hardware) yang berupa

komputer terhadap sistem yamg lama, sehingga segala pekerjaan mulai dari

menerima data masukkan atau input, kemudian memprosesnya atau proses, sampai

pada data keluaran atau output dilakukan oleh komputer.

Adapun perubahan dari prosedur sistem yang lama kepada sistem yang baru

pada sistem administrasi di Balai Pengobatan Pamulang Permai II ini mempunyai

sasaran-sasaran yang diharapkan dapat membantu guna mengatasi permasalahan-

permasalahan yang terdapat pada prosedur sistem yang lama. Adapun sasaran-sasaran

tersebut di atas adalah sebagai berikut :

33

1. Dengan sistem usulan ini penulis diharapkan segala pekerjaan khususnya

yang berkaitan dengan sistem administrasi pelayanan kesehatan dapat

dilakukan secara cepat, tepat dan akurat.

2. Dengan sistem ini diharapkan dapat terhindar dari bertumpuknya arsip-

arsip sehingga dapat terhindar dari kesan kurang rapih.

3. Dengan sistem usulan ini dapat mempercepat pencarian data, sehingga

dengan sistem usulan ini tidak perlu lagi melihat arsip-arsip yang tentunya

akan menyita waktu yang ada dan tertundanya pekerjaan.

4. Dengan sistem usulan ini sekiranya dapat memperkecil resiko kesalahan

data, pemasukkan data, serta pelaporan data.

5. Dengan sistem usulan ini dapat mempercepat pembuatan laporan kepada

pihak-pihak yang membutuhkannya.

6. Dengan sistem ini dapat merpercepat efisiensi kerja para karyawan,

khususnya bagian administrasi.

4.2 Prosedur Sistem Usulan

Berikut ini penulis akan menjelaskan mengenai prosedur sistem usulan

Perancangan Sistem Informasi Administrasi Pelayanan Kesehatan Pada Balai

Pengobatan Pamulang Permai II adalah sebagai berikut :

a. Proses Pendaftaran Pasien Baru

Bagi yang belum memiliki kartu berobat atau pasien baru, terlebih dahulu

harus membuat kartu berobat pada bagian administrasi dengan mengisi

34

formulir yang diberikan oleh bagian administrasi dan harus diserahkan

kembali kepada bagian administrasi sebagai data untuk pembuatan kartu

berobat dan kartu status. Kemudian data-data pasien akan dimasukkan

kedalam file pasien, setelah itu bagian administrasi akan membuat kartu

berobat yang akan diberikan kepada pasien dan kartu status yang akan

disimpan pada bagian administrasi.

b. Proses Pemeriksaan Kesehatan

Sebelum pasien melakukan pemeriksaan kesehatan, pertama-tama pasien

terlebih dahulu melakukan pendaftaran berobat pada bagian administrasi.

Pasien harus harus memberikan kartu berobat kepada bagian administrasi

kemudian bagian admistrasi akan mencari kartu status, setelah kartu status

pasien ditemukan maka kartu berobat pasien akan dikembalikan dan kartu

status pasien diberikan kepada bagian medis. Setelah kartu status pasien

diberikan kepada bagian medis, maka pasien dapat melakukan

pemeriksaan kesehatan pada bagian medis. Selanjutnya bagian medis akan

memberikan resep obat kepada pasien. Kartu status pasien akan

dikembalikan ke bagian administrasi untuk disimpan, tetapi terlebih

dahulu hasil diagnosa pasien akan dimasukkan kedalam file berkunjung.

c. Proses Pembayaran

Setelah pasien selesai melakukan pemeriksaan kesehatan dan

mendapatkan resep obat dari bagian medis, selanjutnya pasien

memberikan resep obat kepada bagian obat, setelah itu bagian obat akan

35

mengecek data obat dalam file obat untuk mengetahui persediaan obat.

Setelah pasien melakukan pembayaran maka pasien akan diberikan obat

dan kwitansi dan bagian administrasi juga akan memasukkan data

pembayaran kedalam file pembayaran.

d. Proses Pembuatan Laporan

Setiap bulannya bagian administrasi membuat laporan berkunjung pasien

berdasarkan file berkunjung, laporan persediaan obat berdasarkan file obat

dan laporan pembayaran berdasarkan file pembayaran yang harus

diserahkan kepada pimpinan balai pengobatan.

36

4.3 Rancangan Sistem

4.3.1 Flow Of Document (FOD) Sistem Usulan

4.3.2 Data Flow Diagram (DFD)

37

Pasien Bag. Adm Bag. Medis Bag. Obat Pimpinan

Formulir

ResepKartu Berobat

Formulir

K. berobat

Resep

Kwitansi

K. Berobat

Laporan

Kartu Status

Kartu Status

Kwitansi 1

Lap.BerobatResep

Pembuatan Resep

Pemeriksaan

Pembuatan Obat

Input Data

Pengecekan

Iput Data

Pengecekan

Pembuatan Kwitansi

Kwitansi 2

Lap.ObatLap.Pemby

Pembutan Kartu

Gambar 4.1 FOD Usulan

Laporan

4.3.2.1 Diagram Konteks

G

Gambar 4.2 Diagram Konteks

4.3.2.2 Diagram Zero

38

Pasien Bag.Medis

Sistem Administrasi

Pelayanan Kesehatan pada

Balai Pengobatan Pamulang Permai

II

Laporan

FormulirKartu BerobatKwitansiResep Obat

Kartu BerobatFormulir

Pimpinan

Bag.Obat

Kartu Status

Resep ObatKartu Status

Resep Obat

Kwitansi

Dokter

Hasil analisaResep Obat

Data Pasien1.0

PendaftaranPasien

File Pasien

- Formulir- Kartu Berobat-

Gambar 4.3 Diagram Zero

4.3.2.3 Diagram Detail

39

1.1Pembuatan

Kartu

Pasien

Data PasienFile Pasien

Arsip Kartu Status

Formulir

4.0

Laporan

3.0

Pembayaran

Data Pasien Berkunjung

Kwitansi Lunas

t

Resep Obat

Resep Obat

Kartu StatusKartu Status

Kartu Status

Kartu StatusResep Obat

Data Pasien Berkunjung

Kwitansi lunas

- Formulir- Kartu Berobat-

Resep Obat

Bagian Obat

Bagian Medis

Pimpinan

2.0

Berobat

Arsip Kartu Status

File Berkunjung

File Pembayaran

Kartu Status

File Obat

Data Pembayaran

Data Obat

Data Obat

Laporan ObatLaporan Pasien BerkunjungLaporan Pembayaran

Data Pembayaran

Dokter

Hasil analisaResep Obat

Gambar 4.4 Diagram Detail 1.0

40

- Formulir- Kartu Berobat-

Kartu Status

1.3Pencarian K.Status

1.2Pendaftaran

BerobatFile Berkunjung

Data Pasien BerkunjungKartu Berobat

Kartu Status

Kartu Status

Kartu Berobat

3.1Penebusan

Obat

File ObatPasien

Data Pembayaran

Data Obat

Kwitansi lunas

Resep Obat

3.2Pembayaran Biaya Obat

File Pembayaran

Gambar 4.5 Diagram Detail 3.0

4.3.3 Entity Relationship Diagram (ERD)

41

Pasien Berobat

No_Pasien *

Id_Dokter *

Kode_Obat *

M

1

Nama

Alamat

Umur

J_Kel

Gol_darah

Spesialis

Nama_Dokter

Obat

Nama_Obat

Stok

Hrg_Satuan

Sisa_Stok

1

melakukan

No_Pendftr **No_Kwitansi *

Bayar

TglBiaya_Obat

Biaya_Pemeriksaan

Total

No_Pasien **

memberi

Dokter

1

1

1

M

Ket : * Primary Key

** Foreign Key

Gambar 4.6 ERD Sistem Usulan

4.3.4 Normalisasi

Bentuk tidak normal (Un Normalized)

42

No_PasienNamaJ_KelUmurGol_DarahAlamatKode_ObatNama_obatHarga_SatuanStokSisa_StokNo_PendaftaranNo_PasienTgl_berobatBiaya_ObatNo_kwitansiNo_PendaftaranNo_PasienTglBiaya_ObatBiaya_PemeriksaanTotalNo_PendaftaranKode_ObatNama_obatHarga_SatuanBanyaknyaBiaya_ObatKeluhanDiagnosaTgl_PesanId_DokterNama_dokterSpesialis

Gambar 4.7 Normalisasi Bentuk Tidak Normal

Bentuk Normalisasi Pertama atau 1 NF

Gambar 4.8 Normalisasi Bentuk Normal Pertama

43

No_PasienNamaJ_KelUmurGol_DarahAlamatKode_ObatNama_obatHarga_SatuanStokSisa_StokNo_PendaftaranTgl_berobatBiaya_ObatNo_kwitansiTglBiaya_ObatBiaya_PemeriksaanTotalBanyaknyaKeluhanDiagnosaTgl_PesanId_DokterNama_dokterSpesialis

Bentuk Normalisasi Kedua atau 2 NF

44

No_Pasien *NamaJ_KelUmurGol_DarahAlamat

Tabel Pasien

Kode_Obat *Nama_ObatHarga_SatuanStokSisa_Stok

Tabel Obat

No_Pendaftaran *No_Pasien **Kode_Obat **Tgl_BerobatBiaya_ObatNo_KwitansiTglBiaya_PemeriksaanTotalNama_ObatHarga_SatuanBanyaknyaKeluhanDiagnosaTgl_PesanId_Dokter **Nama_dokterSpesialis

Tabel Berobat

Id_Dokter *Nama_DokterSpesialis

Tabel Dokter

Gambar 4.9 Normalisasi Bentuk Normal Kedua

Bentuk Normalisasi Ketiga atau 3 NF

oo

1

1 1

45

No Pasien *NamaJ_KelUmurGol_DarahAlamat

No_Kwitansi *No Pendaftaran **TglBiaya_ObatBiaya_PemeriksaanTotal

No_Pendaftaran *No Pasien **Id_Dokter **Tgl_BerobatBiaya_Obat

No_Pendaftaran *Kode_ObatNama_ObatHarga_SatuanBanyaknyaBiaya_ObatKeluhanDiagnosaTgl_Pesan

Kode_Obat *Nama_ObatHarga_satuanStokSisa_stok

Tabel Pasien

Tabel Pembayaran

Tabel Obat

Tabel Berobat

Tabel Pesan1

oo

Id_Dokter *Nama_DokterSpesialis

Tabel Dokter

1

oo

Gambar 4.10 Normalisasi Bentuk Normal Ketiga

4.4 Spesifikasi File

Spesifikasi file menjelaskan tentang file-file yang akan dipergunakan dalam

pengelolaan database pada sistem yang diusulkan, serta sebagai media penyimpanan

data dari proses yang terjadi pada sistem usulan. Adapun spesifikasi file-file tersebut

adalah sebagai berikut :

a. Spesifikasi File Pasien

Nama File : File Pasien

Record Key : No_Pasien

Spesifikasi Tabel 4.1 Pasien

No Nama Nama Field Tipe Panjang Keterangan1. No Pasien No_Pasien Text 4 Primary Key2. Nama Nama Text 203. Umur Umur Text 24. Jenis kelamin J_Kel Text 15. Gol.darah Gol_Darah Text 26. Alamat Alamat Text 40

b. Spesifikasi File Obat

Nama File : File Obat

Record Key : Kode_Obat

Spesifikasi Tabel 4.2 Obat

46

No Nama Nama Field Tipe Panjang Keterangan1. Kode Obat Kode_Obat Text 3 Primary Key2. Nama Obat Nama_Obat Text 303. Harga Satuan Harga_satuan Currency 104. Stok Stok Text 35 Sisa Stok Sisa_Stok Text 3

c. Spesifikasi File Berobat Pasien

Nama File : File Berobat

Record Key : No_Pendaftaran

Spesifikasi Tabel 4.3 Berobat Pasien

No Nama Nama Field Tipe Panjang Keterangan1. No pendaftaran No_Pendaftaran Text 3 Primary Key2. No pasien No_Pasien Text 4 Foreign Key3. Tanggal berobat Tgl Date/time 84. Biaya Obat Biaya_Obat Currency 10

d. Spesifikasi File Pembayaran

Nama File : File Pembayaran

Record Key : No_Kwitansi

Spesifikasi Tabel 4.4 Pembayaran

No Nama Nama Field Tipe Panjang Keterangan1. No Kwitansi No_Kwitansi Text 3 PrimaryKey2. No Pendaftaran No_Pendaftaran Text 3 ForeignKey3. No. Pasien No_Pasien Text 4 ForeignKey4. Tanggal Tgl Date/time 85. Biaya Obat Biaya_Obat Currency 106. Biaya Pemeriksaan Biaya_Pemeriksaan Currency 107. Total Total Currency 10

e. Spesifikasi File Pemesanan Obat

47

Nama File : File Pemesanan Obat

f. Spesifikasi File Dokter

Nama File : File Dokter

Spesifikasi Tabel 4.5 Pemesanan Obat

No Nama Nama Field Tipe Panjang Keterangan1. No.Pendaftaran No_Pendaftaran Text 32. Kode Obat Kode_Obat Text 33. Nama Obat Nama_Obat Text 304. Harga Satuan Harga_Satuan Currency 105. Banyaknya Banyaknya Text 26. Biaya Obat Biaya_Obat Currency 107. Keluhan Keluhan Text 508. Diagnosa Diagnosa Text 509. Tanggal Pesan Tgl_Pesan Date/time 8

Spesifikasi Tabel 4.6 Dokter

No Nama Nama Field Tipe Panjang Keterangan1. Id Dokter Id_Dokter Text 4 Primary Key2. Nama Dokter Nama_Dokter Text 253. Spesialis Spesialis Text 30

4.5 Rancangan Input Output

48

Gambar 4.11 Form Menu Utama

4.5.1 Input Data Pasien

49

6 Label

1 Shape

1 Label

2 Label

6 Command Button

3 Label

Gambar 4.12 Input Data Pasien

4.5.2 Input Data Obat

50

6 TextBox1 Data7 Command

Button

Gambar 4.13 Input Data Obat

4.5.3 Input Data Berobat

51

5 TextBox

6 Command Button

1 Shape

1 Data

6 Label

1 Label

Gambar 4.14 Input Data Berobat

4.5.4 Input Data Pembayaran

52

2 Label 1 MsFlexgrid6 Command Button

3 Label

2 Shape

11 Label

2 TextBox

2 ComboBox

6 Label

9 Label

1 Command Button

1 TextBox

2 Shape4 Data

Gambar 4.15 Input Data Pembayaran

4.5.5 Output Data Obat

53

6 Command Button

5 Label3 Shape

1 MsFlexgrid

8 Label

1 TextBox

1 TextBox

1 ComboBox17 Label

5 Data

Tabel 4.6 Laporan Data Obat

4.5.6 Output Pasien Berobat

Tabel 4.7 Laporan Pasien Berobat

4.5.7 Output Data Pembayaran

54

Tabel 4.8 Laporan Data Pembayaran

4.6 Jadwal Implementasi

Jadwal Implementasi merupakan suatu tahap penerapan sistem atau realisasi

sistem usulan. Dalam jadwal implementasi ini akan dijelaskan mengenai langkah-

langkah dalam mengimplementasikan sistem yang diusulkan. Penjadwalan ini

berhubungan dengan lamanya waktu yang akandigunakan dalam penerapan sistem

usulan. Adapun langkah-langkah pengimplementasian sistem usulan adalah sebagai

berikut :

1. Pengumpulan Data Awal

Pada tahap ini dimaksudkan untuk mengenai dokumen-dokumen yang

dibutuhkan untuk sistem usulan, baik dokumen input maupun dokumen

output. Waktu yang dibutuhkan untuk pengumpulan dokumen adalah dua

minggu.

55

2. Pembuatan Program

Dalam pembuatan program yang akan digunakan dalam sistem usulan,

terdapat beberapa faktor yang mempengaruhi lama pembuatan program,

faktor-faktor tersebut adalah :

a. Banyaknya program

b. Tingkat permasalahan program

c. Kondisi komputer baik software maupun hardware.

Waktu yang dibutuhkan dalam pembuatan program komputer adalah tiga

minggu.

3. Test Program

Pada tahap ini dilakukan pengecekkan tehadap program-program yang telah

dibuat. Maksud pengecekkan tersebut untuk mengetahui produktifitas serta

efektifitas dari program yang diusulkan. Adapun waktu yang dibutuhkan

adalah dua minggu.

4. Pembuatan Buku Petunjuk

Buku petunjuk digunakan dengan tujuan untuk menuntun user dalam

pemakaian sistem yang diusulkan. Dalam buku petunjuk dijelaskan mengenai

hal-hal sebagai berikut :

- Petunjuk pemakaian

- Penjelasan kode-kode yang digunakan.

- Proses penyiapan data awal.

Pembuatan buku petunjuk dibutuhkan waktu tiga mminggu.

56

5. Training Personil

Training personil dimaksudkan untuk menyiapkan aspek manusia sebagai

pelaku sistem danpemakai sistem. Adapun faktor yang mempengaruhi masa

training adalah :

- Jumlah personil

- Pengetahuan personil tentang komputer dalam perencanaan

waktu training.

Disini dianggap peserta telah mengetahui dasar-dasar komputer. Adapun

waktu yang dibutuhkan adalah dua minggu.

6. Test Sistem

Pada tahap ini dilakukan uji coba terhadap sistem yang baru secara

keseluruhan yang bertujuan untuk mengetahui sampai dimana sistem dapat

dipahami dengan baik dan benar. Bila terjadi kesalahan dapat dilakukan

perbaikan yang dianggap perlu. Test sistem memerlukan waktu tiga minggu.

7. Peralihan Sistem

Pada peralihan sistem ini digunakan paralel run yaitu sistem lama dan baru

dijalankan secara bersama-sama. Sebab dengan sistem ini jika terjadi

kegagalan pada sistem yang baru maka sistem yang lama masih ada, sehingga

resiko kegagalan terhadap sistem kecil.

8. Operasional Sistem

57

Setelah semua tahap berjalan dengan lancar dan sistem sepenuhnya layak

diterapkan, maka sistem usulan tersebut dapat mulai dijalankan.

Untuk lebih jelasnya mengenai jadwal implementasi tersebut, maka secara

ringkas dapat dilihat pada tabel jadwal implementasi sebagai berikut :

Tabel 4.9 Jadwal Implementasi

No Kegiatan

BulanBulan I Bulan II Bulan III

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 41. Pengumpulan Data awal X X2. Pembuatan Program X X X3. Test Program X X4. Pembuatan Buku Petunjuk X X5. Pelatihan atau Training X X6. Test Sistem X X X7. Peralihan Sistem X X8. Operasional Sistem X

58