BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN 3.1 Analisis Kebutuhan Fitur
BAB III PERANCANGAN SISTEM 3.1 Pengumpulan Kebutuhan
Transcript of BAB III PERANCANGAN SISTEM 3.1 Pengumpulan Kebutuhan
17
BAB III
PERANCANGAN SISTEM
3.1 Pengumpulan Kebutuhan
Setelah melalukan observasi, wawancara dan analisa
diketahui bahwa pelaksanaan proses pengarsipan masih
dilakukan secara manual yaitu arsip hanya disimpan di dalam
map dan rak buku.
Surat masuk datang
dicatat dibuku agenda surat
masuk
Surat masuk diletakkan di
map/rak
Gambar 3.1 Proses pengarsipan surat masuk di Fakultas Biologi UKSW
Surat masuk ke Fakultas Biologi akan diarsipkan oleh
tata usaha dengan langkah awal yaitu mencatat dibuku
agenda surat masuk. Hal-hal yang dicatat di buku agenda
surat masuk meliputi tanggal surat datang/diterima ke tata
usaha, nomor surat, pengirim, tujuan dan keterangan dari
surat tersebut. Kemudian surat akan diletakkan di map/rak
yang sesuai dengan kategori surat.
18
Buat nomor surat
Catat di buku agenda surat
keluar
Buat surat keluar
Cetak surat
Kirim ke alamat yang dituju
Jadikan arsipLetakkan di
map/rak
Gambar 3.2 Proses pembuatan surat keluar hingga proses pengarsipan di
Fakultas Biologi UKSW
Proses awal dalam pembuatan surat keluar di Fakultas
Biologi UKSW yaitu dengan membuat nomor surat sesuai
dengan format yang sudah ditentukan. Nomor surat yang
sudah dibuat akan dicatat di buku agenda surat keluar. Selain
nomor surat, tanggal pembuatan surat, pengirim, alamat yang
dituju serta keterangan dari surat juga perlu dicatat.
Kemudian barulah surat dibuat dan dicetak menjadi 2, satu
untuk dikirim ke alamat yang dituju dan yang satu untuk
diarsipkan dengan meletakkan surat di map/rak sesuai
dengan kategori surat.
19
3.2 Ruang Lingkup Aplikasi
3.2.1 Dekstop Application
Dekstop application merupakan aplikasi yang
menghubungkan pengguna dengan websevice dan
database yang memiliki fungsi sebagai berikut:
- Menambah, memperbaharui dan menghapus data
informasi arsip digital dan arsip digital itu sendiri.
- Mencari arsip digital.
- Melihat data informasi arsip digital dan arsip digital
itu sendiri.
- Mencetak agenda surat masuk atau surat keluar.
3.2.2 Report
Report diperlukan untuk memudahkan pengguna
dalam mencetak secara langsung agenda surat masuk
atau surat keluar.
a. Fungsi
Digunakan untuk menampilkan dan mencetak
agenda surat.
b. Fitur
- Dapat langsung mencetak agenda surat
berdasarkan beberapa kriteria antara lain: jenis
surat, kategori dan atau sub kategori surat, tanggal
surat dibuat, tanggal surat diterima (berlaku untuk
surat masuk), tanggal surat diinput ke sistem.
20
- Pengguna dapat melihat daftar surat-surat sesuai
kriteria yang sudah pengguna tentukan sendiri.
3.3 Konsep Perancangan Aplikasi
3.3.1 Gambaran Umum
Sistem Informasi Pengarsipan merupakan
aplikasi pengarsipan dengan komputerisasi yang terdiri
atas module sebagai berikut :
1. Business Library terdiri atas class-class yang
berisi function/command untuk melihat,
menyimpan, mengubah, menghapus data dalam
database.
2. Web Service sebagai penghubung antara bussiness
layer dengan user interface.
3. Aplikasi Dekstop dirancang untuk digunakan oleh
dua pengguna, yaitu admin dan user. Semua data
yang ada pada aplikasi didapatkan dan disimpan di
database melalui web server, aplikasi ini juga
tidak menggunakan jaringan internet namun hanya
menggunakan jaringan lokal saja. Cara kerja dari
Sistem Informasi Pengarsipan yaitu admin atau
user harus melakukan login dengan nama
pengguna(username) dan kata sandi (password)
yang telah ditentukan. Setelah berhasil melakukan
login, pengguna baru dapat menjalankan fitur-fitur
21
yang ada pada aplikasi sesuai dengan hak akses
(admin/user) yang sudah ditentukan.
3.3.2 Pengguna Aplikasi
Sistem Informasi Pengarsipan memiliki dua hak
akses yaitu hak akses sebagai admin dan user. Hak
akses admin diperuntukkan untuk pegawai tata usaha
dan hak akses user diperuntukkan untuk dosen pejabat.
Tabel 3.1 Tabel Fitur-fitur pada Admin & User
Fasilitas/fitur Admin User
Melihat atau mencari data arsip √ √
Mengelola (insert, update, delete)
data arsip √ √
melihat aktivitas yang sudah
dilakukan user √ -
mengelola (insert, update, delete)
data daftar pengguna √ -
mengelola (insert dan atau update)
profil √ √
mengganti kata sandi √ √
membuat nomor surat √ √
Melihat atau mencetak agenda surat √ √
Mengelola (insert, update, delete)
kategori/ sub kategori arsip √ -
22
3.4 Perancangan Antar Muka Aplikasi
Perancangan antar muka aplikasi Sistem informasi
Pengarsipan berbasis dekstop sebagai berikut:
3.4.1 Form Login (T2)
Login
LOGIN
Nama Pengguna
Kata Sandi
Lihat Kata Sandi
Masuk
SIP Sistem Informasi
Pengarsipan
Gambar 3.3 Rancangan form login
Pada tampilan ini terdapat dua textbox yang masing-
masing berisi nama pengguna (username) dan kata
sandi (password) pengguna aplikasi.
Pada checkbox “Lihat Kata Sandi”, jika di centang
maka kata sandi yang semula * akan menampilkan kata
sandi yang sesungguhnya.
Pada Tombol yang bertuliskan “Masuk” berfungsi
untuk masuk ke aplikasi jika nama pengguna
(username) dan kata sandi (password) valid.
Tombol digunakan untuk keluar dari aplikasi.
23
3.4.2 Form Menu Utama User (T1)
Form Menu Utama
Wednesday, 31 May 2017
Keluar
Ganti kata sandi
Profil
SIP Sistem Informasi
Pengarsipan
Arsip PetunjukBuat Nomor Surat
Agenda SuratCari Arsip
(textbox)
No. Surat
(textbox)
Pengirim
(textbox)
Alamat yang dituju/ Penerima
(textbox)
Pengirim
Surat Masuk Surat Keluar Lain-lain
Cari Berdasarkan:
Kategori(combobox)
Sub Kategori(combobox)
(textbox)
Kata Kunci
(textbox)
Keterangan
Tanggal Pembuatan Arsip/Surat(datetimepicker)
Tanggal Arsip/ Surat diterima(datetimepicker)
Tanggal Arsip/ Surat dimasukkan disistem(datetimepicker)
Cari Tambah Baru Arsip Hapus Semua
No_Arsip Tanggaldibuat
Tanggalditerima
Pengirim PenerimaJenis_Surat
KodeKategori
KategoriKode
Sub KategoriSub Kategori
KataKunci
Keterangan Loker
(nama pengguna) ToolStripMenuItem
Gambar 3.4 Rancangan menu utama untuk user
Pengguna yang memiliki hak akses sebagai user,
setelah berhasil login maka akan tampil tampilan menu
awal seperti pada gambar 3.4.
Pada tabcontrol1 terdiri atas tiga tabpages yaitu: arsip,
Buat Nomor Surat dan Petunjuk. Tabpage “Arsip”
sebagai active tab ketika form pertama kali tampil.
Agenda SuratCari dan Lihat Arsip
SIP Sistem Informasi
Pengarsipan
Arsip PetunjukBuat Nomor Surat
Gambar 3.5 Rancangan tabpages pada tabcontrol1 & tabcontrol2
24
Didalam tabpage “Arsip” terdapat tabcontrol2 yang
terdiri atas dua tabpages yaitu: Cari dan Lihat Arsip,
Agenda Surat.
Tabpage “Cari dan Lihat Arsip” digunakan untuk
mencari dan melihat arsip-arsip digital yang tersimpan
pada database.
Tabpage “Agenda Surat” digunakan untuk melihat dan
mencetak agenda surat masuk atau surat keluar.
Arsip PetunjukBuat Nomor Surat
Agenda SuratCari Arsip
(textbox)
No. Surat
(textbox)
Pengirim
(textbox)
Alamat yang dituju/ Penerima
(textbox)
Pengirim
Surat Masuk Surat Keluar Lain-lain
Cari Berdasarkan:
Kategori(combobox)
Sub Kategori(combobox)
(textbox)
Kata Kunci
(textbox)
Keterangan
Tanggal Pembuatan Arsip/Surat(datetimepicker)
Tanggal Arsip/ Surat diterima(datetimepicker)
Tanggal Arsip/ Surat dimasukkan disistem(datetimepicker)
Cari Tambah Baru Arsip Hapus Semua
No_Arsip Tanggaldibuat
Tanggalditerima
Pengirim PenerimaJenis_Surat
KodeKategori
KategoriKode
Sub KategoriSub Kategori
KataKunci
Keterangan Loker
Gambar 3.6 Rancangan tabpages “Cari dan Lihat Arsip”
Pada tabpages “Cari dan Lihat Arsip” terdapat tombol
“Cari” berfungsi untuk melakukan pencarian arsip
berdasarkan kriteria-kriteria yang tersedia dan hasil
pencarian akan tampil pada datagridview.
Tombol “Tambah baru arsip” berfungsi untuk
memanggil form “Arsip detail” guna menambah arsip
digital baru.
25
Tombol “Hapus semua” berfungsi untuk menghapus
semua arsip-arsip yang ada pada datagridview.
Wednesday, 31 May 2017
Arsip PetunjukBuat Nomor Surat
Agenda SuratCari dan Lihat Arsip
Surat Masuk Surat Keluar
Agenda Surat
Kategori(combobox)
Sub Kategori(combobox)
Tanggal Pembuatan Arsip/Surat(datetimepicker)
Tanggal Arsip/ Surat diterima
Tanggal Arsip/ Surat dimasukkan disistem
Lihat
(datetimepicker)
(datetimepicker) (datetimepicker)
(datetimepicker) (datetimepicker)(Crystal Report Viewer)
Gambar 3.7 Rancangan tabpages “Agenda Surat”
Tombol “Lihat” berfungsi untuk menampilkan agenda
surat masuk atau surat keluar pada crystal report
viewer yang kemudian dapat dicetak.
26
Form Menu Utama
Wednesday, 31 May 2017
SIP Sistem Informasi
Pengarsipan
Arsip PetunjukBuat Nomor Surat
Nomor Surat
Cek
Kategori(combobox)
Sub Kategori(combobox)
(textbox)
Kata Kunci
(textbox)
Keterangan
(textboxt)Kepada
Internal UKSW Eksternal UKSW
Pengirim
Nama
Jabatan
Alamat yang dituju/ Penerima
(textboxt)
(textboxt)
No. Surat
x √ +
+
Gambar 3.8 Rancangan tabpages “Buat Nomor Surat”
Page “Buat Nomor Surat” berfungsi untuk membuat
nomor surat dari Fakultas Biologi baik di internal
fakultas atau universitas ataupun eksternal universitas
agar memiliki keseragaman format nomor surat dan
terhindar dari kesalahan pengkodean yang ada pada
format nomor surat.
Tombol “Cek” berfungsi untuk mengecek nomor surat
yang siap untuk dipakai.
Tombol √
berfungsi untuk menyimpan nomor surat
yang sudah dipakai.
Tombol x
berfungsi untuk membatalkan
penggunaan nomor surat yang akan digunakan dan
27
melakukan reset data pada semua toolbox yang ada
pada tabpage “Buat Nomor Surat”.
Tombol + digunakan untuk menambah kategori.
SIP Sistem Informasi
Pengarsipan
Arsip PetunjukBuat Nomor Surat
Pendahuluan
Sistem Informasi Pengarsipan (SIP) merupakan Aplikasi berbasis dekstop yang digunakan untuk mengarsipkan surat - surat dalam bentuk softfile (Hasil Scan) dengan memanfaatkan teknologi Informasi.
Gambar 3.9 Rancangan pada tabpages “Petunjuk”
Tabpages “Petunjuk” berisi berisi penjelasan mengenai
Sistem Informasi Pengarsipan serta petunjuk
penggunaan aplikasi.
28
3.4.3 Form Menu Utama Admin (T1)
Form Menu Utama
Wednesday, 31 May 2017
Keluar
Ganti kata sandi
Profil
SIP Sistem Informasi
Pengarsipan
Arsip Kelola Pengguna PetunjukBuat Nomor Surat
Pengaturan ArsipAgenda SuratCari Arsip
(textbox)
No. Surat
(textbox)
Pengirim
(textbox)
Alamat yang dituju/ Penerima
(textbox)
Pengirim
Surat Masuk Surat Keluar Lain-lain
Cari Berdasarkan:
Kategori(combobox)
Sub Kategori(combobox)
(textbox)
Kata Kunci
(textbox)
Keterangan
Tanggal Pembuatan Arsip/Surat(datetimepicker)
Tanggal Arsip/ Surat diterima(datetimepicker)
Tanggal Arsip/ Surat dimasukkan disistem(datetimepicker)
Cari Tambah Baru Arsip Hapus Semua
No_Arsip Tanggaldibuat
Tanggalditerima
Pengirim PenerimaJenis_Surat
KodeKategori
KategoriKode
Sub KategoriSub Kategori
KataKunci
Keterangan Loker
(nama pengguna) ToolStripMenuItem
Gambar 3.10 Rancangan menu utama untuk admin
Setelah pengguna yang memiliki hak akses sebagai admin
berhasil login akan tampil form seperti pada Gambar 3.10.
Keterangan:
Pada tabcontrol1 terdiri atas empat tabpages yaitu:
arsip, Buat Nomor Surat, Kelola Pengguna dan
Petunjuk. Tabpage “Arsip” sebagai active tab ketika
form pertama kali tampil.
Tabpage “Buat Nomor Surat” dan “Petunjuk” pada
menu admin memiliki fungsi dan cara kerja yang sama
seperti pada menu user.
29
Pengaturan ArsipAgenda SuratCari dan Lihat Arsip
SIP Sistem Informasi
Pengarsipan
Arsip Kelola Pengguna PetunjukBuat Nomor Surat
Gambar 3.11 Rancangan tabpages pada tabcontrol1 & tabcontrol2
Didalam tabpage “Arsip” terdapat tabcontrol2 yang
terdiri atas tiga tabpages yaitu: Cari dan Lihat Arsip,
Agenda Surat, Pengaturan Arsip.
Tabpage “Cari dan Lihat Arsip” dan “Agenda Surat”
pada menu admin memiliki cara kerja dan fungsi yang
sama seperti menu pada user.
Wednesday, 31 May 2017
(textboxt)
(combobox)
(textboxt)
(textbox)
(textbox)
Arsip Kelola Pengguna PetunjukBuat Nomor Surat
Pengaturan ArsipAgenda SuratCari dan Lihat Arsip
Data Kategori:
Kategori(combobox)
Daftar Sub Kategori
Simpan
Edit Kategori Edit Sub Kategori Hapus Sub Kategori Hapus Semua Sub Kategori
Detail
Kode Kategori :
Kategori :
Kode Sub Kategori :
Sub Kategori :
Deskripsi :
Bersihkan
Kode Sub Kategori Sub Kategori Deskripsi
Groupbox
(Datagridview)
Gambar 3.12 Rancangan tabpages “Pengaturan Arsip”
30
Button “Edit Kategori” berfungsi untuk memanggil
form “EditKategori” yang digunakan untuk mengubah
kode kategori atau nama kategori.
Button “Edit Sub Kategori” berfungsi untuk
memindahkan data data dari sub kategori yang sudah
dipilih pengguna ke dalam toolbox-toolbox yang sesuai
didalam groupbox.
Button “Hapus Sub Kategori” berfungsi untuk
menghapus data sub kategori yang dipilih pada
datagridview.
Button “Hapus Semua Sub Kategori” berfungsi untuk
menghapus semua data sub kategori yang ada pada
datagridview.
Button “Bersihkan” berfungsi menghapus semua data
yang ada pada textbox dan reset data pada combobox
yang ada pada groupbox.
Button “Simpan” berfungsi untuk menyimpan data ke
database.
31
Wednesday, 31 May 2017
Arsip Kelola Pengguna PetunjukBuat Nomor Surat
Pengaturan PenggunaAktivitas Pengguna
Nama Pengguna Tanggal Aktivitas Keterangan
(Datagridview)
Lihat Arsip
Lihat Arsip
SIP Sistem Informasi
Pengarsipan
Gambar 3.13 Rancangan tabpage “Kelola Pengguna”
Pada tabpage “Kelola Pengguna” terdapat 2 tabpage
yaitu: Aktivitas Pengguna dan Pengaturan Pengguna.
Pada tabpage “Aktivitas Pengguna” terdapat
datagridview yang berfungsi untuk menampilkan
aktivitas-aktivitas para pengguna dala mengelola arsip
(log transaction).
32
Wednesday, 31 May 2017
Arsip Kelola Pengguna PetunjukBuat Nomor Surat
Pengaturan PenggunaAktivitas Pengguna
Nama Pengguna Hak Akses
Tambah Edit Hapus
Data Pengguna Profil Pengguna
(Datagridview)
(textbox)
Nama Lengkap Pengguna
(textbox)
Jabatan
(textbox)
Golongan
(textbox)
Alamat
(textbox)
Tanggal Lahir
(textbox)
No. Telpon
(textbox)
(PictureBox)
Gambar 3.14 Rancangan tabpage “Pengaturan Pengguna”
Pada tabpage “Pengaturan Pengguna” terdapat
datagridview yang digunakan untuk menampilkan
nama-nama pengguna (username) beserta hak aksesnya
(admin/user).
Jika baris yang berisi nama pengguna (username)
beserta hak aksesnya (admin/user) pada datagridview
di klik maka akan menampilkan profil pengguna yang
meliputi: nama lengkap pengguna, jabatan, golongan,
alamat, tanggal lahir, no. Telpon, e-mail serta foto.
Tombol Tambah digunakan untuk memanggil form
“Account Pengguna” yang berfungsi untuk
menambahkan account pengguna baru.
33
Tombol Edit digunakan untuk memanggil form
“Account Pengguna” yang berfungsi untuk mengubah
account pengguna.
Tombol Hapus digunakan untuk menghapus account
pengguna.
3.4.4 Form “Arsip_detail” (T3)
(textbox)
No. Surat
(textbox)
Pengirim
(textbox)
Alamat yang dituju/ Penerima
(textbox)
Pengirim
Kategori(combobox)
Sub Kategori(combobox)
(textbox)
Kata Kunci
(textbox)
Keterangan
Tanggal Pembuatan Arsip/Surat(datetimepicker)
Tanggal Arsip/ Surat diterima(datetimepicker)
Detail Arsip
(textbox)
Softfile Arsip
Jenis Surat
Surat Masuk Surat Keluar Lain-lain
Cari file
(textbox)
Lokasi penyimpanan hardfile Arsip
Batal Simpan
Preview Arsip
PictureBox
Arsip_detail
Gambar 3.15 Rancangan form “Arsip_detail”
Form “Arsip_detail” digunakan sebagai menambah
data arsip baru ke database atau mengubah data arsip
yang tersimpan di database.
Tombol Batal digunakan menutup form tanpa
melakukan penyimpanan data.
Tombol Simpan digunakan untuk menyimpan data ke
database, baik itu data baru atau pun data yang diubah.
34
3.4.5 Form “EditKategori” (T4)
EditKategori
(textbox)
(textbox)
Pilh kategori yang akan diubah
(combobox)
Kode kategori baru
kategori baru
SimpanUbah
Gambar 3.16 Rancangan form “editKategori”
Form “EditKategori” digunakan untuk menampung
data yang akan diubah.
Tombol Ubah digunakan untuk penyimpan data
yang diubah ke database.
Tombol Batal digunakan untuk menutup form tanpa
melakukan perubahan data.
3.4.6 Form “TambahBaru_Kategori” (T5)
TambahBaru_Kategori
(textboxt)
(combobox)
(textboxt)
(textboxt)
(textbox)
Simpan
Detail
Kode Kategori :
Kategori :
Kode Sub Kategori :
Sub Kategori :
Deskripsi :
Tutup
Gambar 3.17 Rancangan form “TambahBaru_Kategori”
35
Form “TambahBaru_Kategori” digunakan untuk
menampung data kategori atau sub kategori baru untuk
disimpan ke database.
Tombol Simpan digunakan untuk penyimpan data
yang diubah ke database.
Tombol Tutup digunakan untuk menutup form
tanpa melakukan perubahan data.
3.4.7 Form “Account Pengguna” (T6)
Account_Pengguna
Account Pengguna
(textboxt)
Nama Pengguna
(textboxt)
Nama Lengkap Pengguna
Simpan
SIP Sistem Informasi
Pengarsipan
(textboxt)
Kata Sandi
(combobox)
Hak Akses
Tutup
Gambar 3.18 Rancangan form “Account_Pengguna”
Form “Account_Pengguna” digunakan untuk
menampung data baru untuk disimpan ke database atau
data yang akan diperbaharui.
36
Tombol Simpan digunakan untuk menyimpan data
baru atau memperbaharui data ke database.
Tombol Tutup digunakan untuk menutup form
tanpa melakukan perubahan atau penyimpanan data ke
database.
3.4.8 Form “Ubah_KataSandi” (T7)
Ubah_KataSandi
Ubah Kata Sandi
Kata Sandi Baru
Ulangi Kata Sandi Baru
Lihat Kata Sandi
Simpan
SIP Sistem Informasi
Pengarsipan
Tutup
Gambar 3.19 Rancangan form “Ubah_KataSandi”
Form “Ubah_KataSandi” digunakan untuk megubah
kata sandi pengguna.
37
3.4.9 Form “Preview_Arsip” (T8)
Preview_Arsip
Preview
SIP Sistem Informasi
Pengarsipan
Gambar 3.20 Rancangan form “Preview_Arsip”
Form “Preview_Arsip” digunakan untuk melihat arsip
yang berupa gambar yang berekstensi: bmp, jpg, jpeg
dan png.
38
3.4.10 Form “Profil” (T9)
Profil
SIP Sistem Informasi
Pengarsipan
Profil Pengguna
(textbox)
Nama Lengkap Pengguna
(textbox)
Jabatan
(textbox)
Golongan
(textbox)
Alamat
Tanggal Lahir
(textbox)
No. Telpon
(textbox)
(PictureBox)
Unggah Foto
Simpan
Gambar 3.21 Rancangan form “Profil”
Form “Profil” digunakan untuk melihat data pengguna
serta memperbaharui data jika diperlukan.
39
3.4.11 Jaringan Semantik Tampilan
Keterangan:T1 : Tampilan Menu utamaT2 : Tampilan form LoginT3 : Tampilan form Arsip_detailT4 : Tampilan form editKategoriT5 :Tampilan form TambahBaru_KategoriT6 :Tampilan form Account_PenggunaT7: Tampilan form Ubah_KataSandiT8 : Tampilan form Preview_ArsipT9 : Tampilan form Profil
T7
T9
T2
T3
T6
T4T8 T1
T5
Kembali
Kem
bali
Kem
bal
i
Me
nu
utam
a
Input
lihat
Kembali
Gambar 3.22 Jaringan Semantik Tampilan Aplikasi Sistem Informasi
Pengarsipan untuk hak akses admin
Keterangan:T1 : Tampilan Menu utamaT2 : Tampilan form LoginT3 : Tampilan form Arsip_detailT4 : Tampilan form Ubah_KataSandiT5 : Tampilan form Preview_ArsipT6 : Tampilan form Profil
T2
T3
T5
T4T1T6Kembali
Kem
bal
iK
emb
ali
Me
nu
utam
a
Input
Input
Kembali
Lih
at
Gambar 3.23 Jaringan Semantik Tampilan Aplikasi Sistem Informasi
Pengarsipan untuk hak akses user
40
3.5. Perancangan Proses Bisnis
3.5.1. UML (Unified Modelling Language )
UML adalah sebuah “bahasa” yang telah menjadi
standar untuk visualisasi, merancang, membangun,
memspesifikasikan dan mendokumentasikan sistem
peranti lunak berbasis object oriented. UML pada
sistem yang dibangun ini terdiri dari use case diagram,
flowchart dan activity diagram.
3.5.1.1. Use Case Diagram
Use case diagram menggambarkan fungsionalitas
yang diharapkan dari sebuah sistem. Sebuah use case
merepresentasikan sebuah interaksi antara aktor dengan
sistem.
melihat/ mencari data arsip
mengelola data arsip
menambah
mengubah
menghapus
mengelola profil
membuat nomor surat
mengganti kata sandi
menambah
mengubah
melihat agenda suratuser
<<include>>
<<include>>
<<include>>
<<include>>
<<include>>
<<include>>
<<include>>
<<include>>
<<include>><<include>>
<<include>>
Gambar 3.24 Use case diagram aplikasi Sistem Informasi Pengarsipan
dengan hak akses sebagai user
41
melihat/ mencari data arsip
melihat aktivitas yang sudah dilakukan
penggunamengelola data arsip
menambah
mengubah
menghapus
mengelola data daftar pengguna
membuat nomor surat
mengganti kata sandi
menambah
mengubah
menghapus
melihat agenda surat
admin
mengelola profil
menambah
mengubah
Mengelola kategori/sub kategori arsip
<<include>>
<<include>>
<<include>>
<<include>>
<<include>>
<<include>>
<<include>><<include>>
<<include>>
<<include>>
<<include>>
<<include>>
<<include>>
<<include>>
<<include>>
<<include>>
<<include>>
Gambar 3.25 Use case diagram aplikasi Sistem Informasi
Pengarsipan dengan hak akses sebagai admin
Aplikasi Sistem Informasi Pengarsipan berbasis
dekstop dirancang menggunakan akses login pengguna,
karena tidak diperuntukkan semua orang melainkan
hanya untuk pegawai tata usaha dan dosen. Aplikasi ini
memanfaatkan fitur dari web service agar dapat diakses
dikantor tata usaha dan kantor dosen.
3.5.1.2. Flowchart Proses Pengarsipan
Flowchart adalah bagan atau chart yang
menunjukkan alir atau flow di dalam program atau
prosedur sistem secara logika.
42
mulai
Input arsip baru Ubah data arsip Hapus arsip Cari arsip
Scan surat
Selesai scan?
tidak
Input data
ya
tidak
Selesai input data?
simpan
ya
login
Menu Utama,Data arsip
tampil
Pilih kategori
Input kata kunci
selesai
Input nama pengguna dan kata
sandi
ya
Nama pengguna dan kata sandi sudah benar?
tidak
Gambar 3.26 Proses pengarsipan, ubah data arsip, hapus arsip dan pencarian
arsip
43
3.5.1.3. Activity Diagram
Activity diagram menggambarkan berbagai alur
aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang,
bagaimana masing-masing alur berawal, decision yang
mungkin terjadi, dan bagaimana berakhir.
44
Pengguna Windows Aplication Web serviceP
has
e
Membuka Aplikasi
Menampilkan form login
Input username dan password
cek apakah ada yang kosong
tidak
mengirim data username dan
password
ya
menerima data
memproses data
Menampilkan form menu utama
mengirim error message
menampilkan error message
valid
Tidak valid
Gambar 3.27 activity diagram, proses login
45
3.6. Perancangan Basis Data
Tabel beserta relasi yang digunakan dalam Aplikasi
Sistem Informasi Pengarsipan berbasis Dekstop:
Gambar 3.28 Rancangan basis data
Deskripsi Tabel:
a. Tabel HakAkses_Detail
- Merupakan tabel yang berisikan field ID_HakAkses,
Hak_Akses, Deskripsi yang berfungsi untuk menyimpan
data hak akses.
- ID_HakAkses menjadi primary key atau kode unik yang
memiliki relasi dengan table login_Pengguna.
- Hak_Akses berisi Admin dan user.
46
- Deskripsi merupakan penjelasan singkat tentang hak akses
admin dan user.
b. Tabel Login_Pengguna
Merupakan tabel yang berisikan ID_Pengguna,
Nama_Pengguna, Kata_Sandi, ID_HakAkses yang befungsi
agar pengguna dapat login ke aplikasi.
c. Tabel Profil_Pengguna
Merupakan tabel yang berisikan ID_Pengguna,
Nama_Lengkap, Jabatan, Golongan, Alamat, Tanggal_Lahir,
Telp, Mail, Foto yang berfungsi untuk menampung profil
pengguna yang meliputi: nama lengkap, jabatan, golongan,
alamat, tanggal lahir, nomor telpon, e-mail serta foto diri.
d. Tabel Aktivitas_Pengguna
Merupakan tabel yang berisikan ID_Aktivitas,
ID_Pengguna, ID_Arsip, Tanggal, Keterangan. Tabel
Aktivitas_Pengguna berfungsi untuk menyimpan/ menampung
data aktivitas pengguna yang meliputi: insert, update dan
delete arsip.
e. Tabel No_Surat
- Merupakan tabel yang berisikan ID_Surat, ID_Jabatan,
Jabatan yang berfungsi untuk menyimpan/menampung
kode untuk pejabat struktural.
- ID_Surat merupakan primary key/kode unik.
- ID_Jabatan adalah kode untuk masing masing jabatan
dimana setiap jabatan akan memiliki kode yang berbeda.
47
ID_Jabatan digunakan sebagai salah satu kode dalam
format nomor surat.
- Field Jabatan merupakan keterangan dari ID_Jabatan atau
kode jabatan.
f. Tabel Kategori_Detail
Merupakan tabel yang berisikan ID_Kategori,
kode_Kategori, kategori, kode_subKategori, sub_Kategori,
Deskripsi yang berfungsi untuk menampung daftar
kode_Kategori, kategori, kode_subKategori, sub_Kategori,
Deskripsi..
g. Tabel Info_Arsip
- Merupakan tabel yang berisikan ID_Arsip, No_Surat,
TanggalArsip_dibuat, TanggalArsip_diterima, Pengirim,
Penerima, Jenis_surat, ID_Kategori, kata_kunci,
keterangan, loker, tanggalArsip_diinput, Arsip_digital,
filename dan filetype.
- Tabel Info_Arsip berfungsi untuk menyimpan arsip digital
berserta informasinya dan ketetangan arsip digital.
- Field loker merupakan field tempat hardfile arsip digital
disimpan.
- Arsip_digital adalah field untuk hasil dari convert arsip
digital dalam bentuk ke dalam bentuk binary.
h. Tabel Recycle_Bin
- Berisikan ID_Arsip, No_Surat, TanggalArsip_dibuat,
TanggalArsip_diterima, Pengirim, Penerima, Jenis_surat,
48
ID_Kategori, kata_kunci, keterangan, loker,
tanggalArsip_diinput, Arsip_digital, filename dan filetype.
- Tabel Recycle_Bin memiliki fungsi yang sama seperti
recycle bin pada windows explorer yaitu untuk menampung
data yang dihapus dari tabel Info_Arsip.
3.7. Model Distribusi Aplikasi
Basis data
Web server
admin user
Gambar 3.29 Arsitektur Sistem
Aplikasi ini dapat diakses oleh beberapa layer
pengguna seperti pada gambar 3.29. Arsip yang tersimpan di
49
dalam basis data dikelola dalam web server dan bisa diakses
oleh admin dan user melalui dekstop application.
Client 1
Client 2
SQL Server Database
Paket Data Access
Internet Information
Server
Paket Business Library
Server
Gambar 3.30 Pendistribusian Aplikasi
Dalam praktek, pendistribusian aplikasi Sistem
Informasi Pengarsipan sebagai berikut:
Aplikasi client berbasis dekstop di install ke setiap
workstation.
Komponen-komponen dalam paket business library dan
paket data access ditempatkan dalam satu server.
Kebutuhan dalam komputer client sebagai berikut:
Sistem operasi windows 7 atau 10.
Kebutuhan dalam komputer server sebagai berikut:
Sistem operasi windows 7 atau 10.
Internet Information Server (IIS).
Microsoft SQL Server 2008.
Microsoft Visual Studio 2010.
50
Database web
server
Kantor TURuang Ketua
Program StudiRuang Dekan &
wakil Dekan
Gambar 3.31 Skema Rencana Penempatan Aplikasi
Aplikasi dekstop dengan hak akses admin akan
diletakkan di kantor tata usaha (TU) karena pegawai TU
merupakan pengguna yang ditunjuk sebagai pengguna
dengan hak akses admin. Pada bagian TU dibutuhkan satu
buah komputer dan satu buah printer.
Aplikasi dekstop dengan hak akses user akan
diletakkan di kantor dosen yang menjabat sebagai dekan,
wakil dekan dan ketua program studi. Pada bagian ruang
dekan & wakil dekan dan ruang ketua program studi
dibutuhkan satu buah komputer dan satu buah printer pada
masing masing ruang.