BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN · 3.2.2. Stuktur Organisasi Dan Fungsi Pada Centro Department...
Transcript of BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN · 3.2.2. Stuktur Organisasi Dan Fungsi Pada Centro Department...
16
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1 Umum
Perkembangan teknologi komputer yang sangat pesat membawa imbas pada
seluruh lapisan bidang usaha, sehingga komputerisasi dalam bidang tuntutan yang
mendasar dewasa ini. kebutuhan akan informasi yang cepat, tepat dan akurat sangat
diperlukan sebagai pertimbangan proses pengambilan keputusan selanjutnya. Dalam
hal ini, usaha dagang yang merupakan salah satu instansi penting dalam instansi lain
juga membutuhkan pengolahan informasi yang optimal supaya memberikan
pelayanan yang terbaik bagi instansi lain maupun konsumen. Keterbatasan yang
dimiliki oleh pihak intern dalam penyajian informasi akan membawa pada
ketidakpuasan dan ketidaknyamanan bagi pengguna jasa perusahaan.
Dengan masih adanya sistem persediaan barang pada Centro Department
Store Karawang yang menggunakan cara manual, mulai dari Masih adanya
kekurangan dalam pengolahan data seperti memasukkan data barang yang kurang
benar, sehingga informasi data barang tidak sesuai dengan yang sebenarnya. Proses
pencarian data yang memerlukan banyak waktu dan tenaga sehingga kinerja dari
sistem yang ada menjadi lambat dan tidak akurat.
Dengan terjadinya masalah tersebut diatas, diperlukan sarana yang dapat
meringankan tugas seorang pemimpin, bagian expedition dalam menyelesaikan suatu
masalah terutama masalah pengolahan persediaan barang.
17
3.2. Tinjauan Perusahaan
3.2.1. Sejarah Perusahaan
Centro Lifestyle Department Store berdiri pada bulan November 2003 di The
Plaza Semanggi Jakarta. The Plaza Semanggi merupakan pilihan yang tepat, karena
terletak ditengah kawasan sentra bisnis yang strategis dan eksklusif. Perkembangan
selanjutnya, Centro kembali mendirikan gerai-gerai baru diberbagai kota besar di
Indonesia, yaitu Centro Discovery Shopping Mall Bali, Centro Margo City Depok,
Centro Plaza Ambarrukmo Yogyakarta, Centro Mall of Indonesia Kelapa Gading,
Centro Galaxy Mall Surabaya, Centro Solo Paragon Mall, dan Centro Summarecon
Mal Serpong yang berdiri sejak November 2006.
Sebagai department store, Centro selalu menyediakan segala kebutuhan
fashion dan lifestyle untuk masyarakat kalangan menengah dan menengah ke atas.
Untuk memenuhi kepuasan Customer, Centro menghadirkan koleksi fashion dan
lifestyle untuk Ladies, Men, Kids, Shoes, Bags, Accessories dan Home Décor &
Appliancesd ari berbagai brand internasional ternama seperti Guess, Elle, Hush
Puppies, Levi’s, Lee Cooper, Animal Planet dan masih banyak lagi. Tidak hanya itu
saja, brand nasional seperti Raden Sirait, Nikicio, Yongki Komaladi dan
lainnya pun bisa ditemukan diseluruh gerai Centro.
Centro juga memiliki berbagai program istimewa, salah satunya Centro
Friends, sebuah program membership yang memberikan banyak manfaat, seperti
informasi paling update mengenai fashion dan lifestyle serta promo yang sedang
berlangsung di Centro. Selain itu, member CentroFriends juga akan mendapatkan
diskon tambahan untuk promo tertentu.
18
3.2.2. Stuktur Organisasi Dan Fungsi
Pada Centro Department Store Resinda Park Mall Karawang mempunyai
karyawan-karyawan dan mempunyai tanggung jawab masing-masing terhadap
perusahaan. Struktur organisasi perusahaan adalah jaringan kerjasama dalam
sekelompok orang guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Berikut skema
struktur organisasi pada Centro Department Store :
Sumber: Centro Department Store Resinda Park Mall Karawang
Gambar III.1.Struktur Organisasi
19
Tugas pokok dari masing-masing bagian yang ada di struktur Organisasi
Centro Department Store tersebut adalah sebagai berikut :
a. Store Manager :
1) Bertanggung jawab terhadap jalannya operasional toko : Sales,
Shrinkage, Customer Service, Merchandising, Karyawan, Fixed
Asset, Profit and Loss, Pencegahan Kebakaran
2) Bertanggung jawab terhadap buka tutup brankas bersama dengan
Asst. Store Manager.
3) Membina dan menjaga hubungan baik dengan semua Supplier.
4) Berkoordinasi dengan Aparat Wilayah seperti : Polsek, Polres, dan
Polda
5) Menciptakan suasana kerja yang kondusif dan energic.
6) Memberikan secara aktif motivasi kepada seluruh karyawan.
7) Mempertahankan standarisasi kerja yang telah dijalankan.
b. Assistant Manager :
1) Mengecek seluruh bagian toko dan menyampaikan hasil kepada store
manager
2) Memegang kunci brangkas finance
3) Bertanggung jawab terhadap buka tutup brankas bersama dengan
Store Manager
4) Memback Up toko apabila Store Manager tidak ada di tempat.
5) Membina dan menjaga hubungan baik dengan semua Supplier.
20
6) Membantu dan mensupport Store Manager dalam meningkatkan
performance toko.
7) Berkoordinasi secara terus menerus dengan Supervisor Expedition
untuk mengantisipasi terjadinya shrinkage dan mempercepat proses
penerimaan barang.
8) Berkoordinasi dengan Personnel Spv. untuk menciptakan suasana
kerja yang kondusif dan tidak melupakan nilai - nilai tugas dan
tanggung jawab.
c. Store Support Manager :
1) Bertanggung jawab terhadap buka tutup brankas bersama dengan
Store Manager
2) Membina dan menjaga hubungan baik dengan semua Supplier.
3) Membantu dan mensupport Store Manager dalam meningkatkan
performance toko.
4) Berkoordinasi dengan Personnel Spv. untuk menciptakan suasana
kerja yang kondusif dan tidak melupakan nilai - nilai tugas dan
tanggung jawab.
5) Berkoordinasi dengan Finance Spv. untuk memastikan semua
prosedur telah berjalan sesuai dengan standart.
6) Berkoordinasi dengan Personnel Spv. untuk mengantisipasi turn over
keluar masuknya karyawan yang terlalu cepat dan membuat schedule
/ program training yang berkesinambungan.
21
d. Vm (Visual Merchandising) :
1) Membuat desain-desain aksesoris yang di butuhkan
2) Membuat banner produk-produk terbaru
3) Mengatur kerapihan toko
4) Membuat desain gaya patung dengan pakaian-pakaian terbaru milik
centro
e. SPV Finance :
1) Membantu Support Manager dalam memaintenance Finance Dept.
2) Membuat Work Plan tentang aktivitas dan program - program yang
akan dijalankan.
3) Menjalankan Check List Supervisor.
4) Mengevaluasi setiap saat perkembangan program finance dept. baik
intern maupun extern (HO) dilaporkan ke Store Manager berupa L O
F (Laporan Operasional Finance dept).
5) Memperlancar proses pelaporan dan proses perbaikan fasilitas IT.
6) Membina hubungan baik secara positif dengan semua SPG / SPB dan
menciptakan suasana kerja yang kondusif.
7) Membantu dan memperlancar operasional kasir bila terjadi antrian
yang ada di wilayahnya.
8) Membina dan menjaga hubungan baik dengan semua Supplier.
f. SPV Area :
1) Report to Store Manager & Store Operation Manager.
2) Membantu Store Manager dalam memaintenance area
22
3) Menjaga performance area seperti : area, shrinkage, cleaning, visual
merchandising presentation, promosi, attitude karyawan, servise
customer
4) Membuat Work Plan tentang aktivitas dan program - program yang
akan dijalankan.
5) Membina dan menjaga hubungan baik dengan semua Supplier.
6) Melaksanakan meeting counter setiap seminggu sekali membahas
evaluasi sales dan perkembangan counter.
7) Mengikuti meeting koordinasi dengan Store Manager/ Store
Operation Manager seminggu satu kali.
8) Mengikuti meeting koordinasi secara periodik dengan bagian
Merchandising
9) Menjalankan Check List Supervisor.
10) Mengevaluasi setiap saat perkembangan counter dan dirangkum serta
dilaporkan ke Store Manager berupa L O C ( Laporan Operasional
Counter ).
11) Berkoordinasi dengan para Supplier untuk meningkatkan
performance area.
12) Membuat ranking sales bulanan per supplier berupa prosentasi dan
dilaporkan ke semua supplier.
13) Membina hubungan yang baik secara positif dengan semua SPG /
SPB dan menciptakan suasana kerja yang kondusif.
23
14) Membantu dan memperlancar operasional kasir bila terjadi antrian
yang ada di wilayahnya.
15) Bertanggung jawab dalam memberikan informasi dan sebagai
perantara komunikasi antara sales promotion girl (SPG)/ sales
promotion boy (SPB)
g. HRD :
1) Melakukan kegiatan Operational HR, seperti : membuat draft iklan
lowongan kerja, menampung surat lamaran kerja yang masuk
sebagai bank data, memanggil calon karyawan untuk mengikuti tes/
seleksi, membuat jadwal training & development, membuat struktur
organisasi & job description masing-masing departemen, Tertib
Administrasi
2) Membuat Personnel Supervisor Work Plan tentang aktivitas dan
program - program yang akan dijalankan.
3) Membina dan menjaga hubungan baik dengan semua Supplier.
4) Melaksanakan meeting counter setiap seminggu sekali, membahas
evaluasi sales & perkembangan disiplin karyawan dan beberapa
kebijakan - kebijakan baru.
5) Mengikuti meeting koordinasi dengan management setiap seminggu
sekali.
6) Berkoordinasi dengan HO ( HRD HO ) untuk meningkatkan
performance toko.
24
7) Berkoordinasi dengan pihak extern ( Disnaker dan Jamsostek ) untuk
memperlancar proses ketenagakerjaan yang telah distandartkan oleh
pemerintah.
8) Membina hubungan yang baik secara positif dengan semua SPG /
SPB dan menciptakan suasana kerja yang kondusif.
9) Membantu dan memperlancar operasional kasir bila terjadi antrian.
h. Koordinator Area :
1) Report to Supervisor Area.
2) Membantu Supervisor dalam memaintenance area.
3) Membantu Supervisor membuat Work Plan tentang aktivitas dan
program - program yang akan dijalankan.
4) Membina dan menjaga hubungan baik dengan semua Supplier.
5) Melaksanakan meeting counter setiap seminggu sekali, membahas
evaluasi sales dan perkembangan counter.
6) Mengikuti meeting koordinasi dengan Management Toko setiap dua
minggu sekali.
7) Menjalankan Check List Coordinator secara konsisten.
8) Bersama-sama dengan Supervisor mengevaluasi setiap saat
perkembangan counter dan di rangkum serta dilaporkan ke Store
Manager berupa L O C (Laporan Operasional Counter).
9) Membantu Supervisor untuk berkoordinasi dengan para MD untuk
meningkatkan performance area.
25
10) Membantu Supervisor membuat ranking sales bulanan per-Dept.
berupa prosentasi dan dilaporkan ke semua supplier.
11) Membina hubungan yang baik secara positif dengan semua SPG /
SPB dan menciptakan suasana kerja yang kondusif.
12) Membantu dan memperlancar operasional kasir bila terjadi antrian
yang ada di wilayahnya.
i. Koordinator Finance & IT :
1) Report to Finance Supervisor.
2) Membantu Supervisor dalam memaintenance Finance Dept. meliputi
: Menghitung hasil penjualan, Membagi modal dan menyerahkan ke
petugas kasir, Melayani penukaran uang kecil, Melaksanakan
administrasi di ruang finance ( tertib administrasi )
3) Membantu Supervisor membuat Work Plan tentang aktivitas dan
program - program yang akan dijalankan.
4) Membina dan menjaga hubungan baik dengan semua Supplier.
5) Melaksanakan meeting counter setiap seminggu sekali, membahas
evaluasi customer service dan kasir.
6) Mengikuti meeting koordinasi dengan Management Toko setiap dua
minggu sekali.
7) Menjalankan Check List Coordinator secara konsisten.
8) Bersama-sama dengan Supervisor mengevaluasi setiap saat
perkembangan counter dan di rangkum serta dilaporkan ke Store
26
Manager & Store Support Manager berupa L O F (Laporan
Operasional Finance).
9) Membantu Supervisor untuk berkoordinasi dengan Finance HO
untuk untuk meningkatkan performance toko melalui antisipasi -
antisipasi terjadinya kerusakan system.
10) Membina hubungan yang baik secara positif dengan semua SPG /
SPB, khususnya petugas kasir dengan menciptakan suasana kerja
yang kondusif.
11) Mengusahakan semaksimal mungkin tidak terjadinya antrian panjang
di kassa dan cepat tanggap bila terjadi masalah di kassa.
j. Koordinator Ekspedisi :
1) Membantu Supervisor dalam Operasional Expedisi meliputi :
Membongkar barang, Mencocokan surat jalan dengan fisik barang,
Membuat inventory toko, Mencatat semua penerimaan dan
pengeluaran dengan baik dan benar, Membuat laporan LSPB segera
bila terjadi masalah penerimaan (Plus/Minus), Mengkoordinasi
ruangan expedisi sebaik mungkin
2) Membantu Supervisor membuat Work Plan tentang aktivitas dan
program - program yang akan dijalankan.
3) Membina dan menjaga hubungan baik dengan semua pihak
(eksternal & internal).
27
4) Melaksanakan meeting counter setiap seminggu sekali, membahas
evaluasi permasalahan yang ada di expedisi baik consignment
maupun direct purchase.
5) Mengikuti meeting koordinasi dengan Management Toko setiap dua
minggu sekali.
6) Bersama-sama dengan Supervisor mengevaluasi setiap saat
perkembangan toko khususnya yang berhubungan dengan expedisi
dan di rangkum serta dilaporkan ke Store Manager & Store Support
Manager berupa L O G A (Laporan Operasional General Affair).
7) Membantu Supervisor untuk berkoordinasi dengan Inventory Control
HO dan Distribution Center untuk mengantisipasi terjadinya
kesalahan pengiriman.
8) Membina hubungan yang baik secara positif dengan semua SPG /
SPB, petugas kasir dengan menciptakan suasana kerja yang kondusif.
9) Mengusahakan semaksimal mungkin tidak terjadinya keterlambatan
pembongkaran barang dan keterlambatan pemajangan barang.
k. Cashier :
1) Menghapal diskon-diskon yang di berikan setiap hari
2) Membantu customer dalam proses transaksi dengan cepat dan
sebagai informator
3) Melaksanakan standart service cashier
4) Mengantisipasi terjadinya kesalahan - kesalahan pengetikan dengan
melaksanakan standart pengetikan yang diterbitkan oleh MIS
28
5) Menyimpan barang - barang batalan dan menyerahkannya ke
Coordinator Counter
6) Menghitung modal dan merapikan uang hasil penjualan berdasarkan
pecahan uang
7) Men-settle hasil penjualan credit card / debit card
l. Fashion Assistant :
1) Report to Koordinator Area.
2) Bertanggung jawab dalam penjualan harian
3) Melakukan penjualan dengan program yang telah diberikan
4) Bertanggung jawab mencatat semua penjualan yang telah terjadi
5) Mencapai Target Sales - Menjaga Tingkat Shrinkage (angka
kehilangan barang)
6) Memberikan laporan penjualan kepada Supervisor Area
7) Membina dan menjaga hubungan baik dengan semua Supplier.
8) Melaksanakan meeting counter seminggu sekali, membahas evaluasi
pada information area.
9) Menjalankan Day to Day Activity Fashion Assistance.
10) Menjaga hubungan baik secara positif dengan semua karyawan dan
menciptaka suasana kerja yang kondusif.
29
3.3 Proses Bisnis Sistem Berjalan
Kegiatan rangkaian yang terstruktur dalam pelaksanaan satu proses, dalam
sistem kelancaran pengolahan tiap data, ataupun bentuk aktifitas apabila didukung
dengan prosedur yang baik dan tepat, maka sistem berjalan tampak teratur dan output
yang dihasilkan serta mutu pelayanan akan baik.
Adapun prosedur persediaan barang digudang Centro Department Store
adalah sebagai berikut :
a. Porsedur Pemesanan Barang
Pemesanan barang yang dilakukan Centro Department Store adalah fashion
assistant memberikan daftar kebutuhan barang kepada koordinator area untuk
di setujui oleh assistant store manager. Dan fashion assistant memberikan
laporan harian kepada Koordinator Area dengan data dikelola oleh Supervisor
Area dan data laporan bulanan dikirimkan kepada supplier. Data laporan
harian di dapat dari hasil laporan penjualan yang berlangsung satu hari penuh,
dari waktu buka toko sampai tutup toko.
b. Proses Penerimaan Barang
Setelah melakukan pemesanan barang, Expedition mengeluarkan Surat Jalan.
Setelah itu expedition membuat Bukti Pemrosesan Barang, lalu bukti
pemrosesan barang diberikan ke Koordinator Area untuk dimintai persetujuan
kepada Assistant manager. Bukti pemrosesan barang didapat dari Surat Jalan
dan List Barang. Copyan List Barang dan Surat jalan akan dijadikan arsip.
Fungsi dokumen Pemrosesan adalah dokumen yang berisi data barang yang
telah dikirim dan sudah masuk ketempat penyimpanan barang di toko.
30
c. Pengecekan Barang
Pengecekan Barang dimulai dari pengambilan arsip List Barang, yang
kemudian diberikan kepada expedition untuk dilakukan ceklis barang. Apabila
barang sudah sesuai maka barang akan di display dan apabila ada kerusakan
barang maka barang tersebut tidak di ceklis dan tidak di display, dan
expedition akan memberitahukan kepada supplier.
d. Prosedur Pembuatan Laporan
Pembuatan laporan dilakukan pada saat akhir bulan. Laporan barang didapat
dari expedition dan di cocokkan oleh FA (fashion Assistant) sesuai atau tidak
nya dengan hasil penjualan. Laporan yang dibuat sebulan sekali kemudian
diberikan kepada supplier dan di arsipkan kedalam arsip laporan persediaan
stok barang.
31
3.4 Unified Modelling Languange (UML)
3.4.1 Activity Diagram
Sumber: Data Olahan
Gambar III.2.Activity Diagram
32
3.5 Spesifikasi Sistem Berjalan
Yang dimaksud dengan spesifikasi sistem berjalan adalah pencarian dari
bentuk-bentuk dokumen yang digunakan dalam proses persediaan barang. Bentuk
dokumen itu sendiri digolongkan dalam dua bagian, yaitu dokumen masukan dan
dokumen keluaran.
3.5.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen input atau dokumen masukan yaitu segala bentuk dokumen
masukan baik yang berasal dari lingkungan dalam maupun dari lingkungan luar
organisasi perusahaan, yang mana dokumen itu akan diolah dalam suatu proses agar
dapat menghasilkan keluaran yang diinginkan. Adapun dokumen masukan tersebut
adalah:.
1. Nama Dokumen : Surat Orderan Barang (faktur)
Fungsi : Sebagai Bukti Datang Barang
Sumber : Supplier
Tujuan : Expedition
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap Kali Datang Barang
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lampiran A-1
33
3.5.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Dokumen-dokumen yang keluar saat proses. Dibawah ini adalah uraian
bentuk dokumen keluar yang ada dalam sistem persediaan barang di Centro
Department Store :
1. Nama Dokumen : Form Permintaan Barang
Fungsi : Untuk bukti proses Barang
Sumber : FA
Tujuan : Supplier
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap Kali Pemesanan Barang
Jumlah : 1 lembar
Bentuk : Lampiran B-1
2. Nama Dokumen : Kartu Stock Barang
Fungsi :Untuk melakukan stock barang dan pengecekan barang
Sumber : FA
Tujuan : Expedition
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap kali pengecekan stock barang
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lampiran B-2
34
3.6 Permasalahan Pokok
Adapun permasalahan yang terdapat di Centro Department store yaitu :
1. Sistem persediaan barang yang telah berjalan di Centro Department
Store masih secara konvensional
2. Laporan perhitungan persediaan barang masih secara konvensional
3. Proses pemesanan barang masih menggunakan surat biasa
kemungkinan bukti pemesanan barang akan cepat hilang.
3.7 Pemecahan Masalah
Adapun cara yang dapat dilakukan untuk menyelesaikan masalah tersebut
adalah:
1. Proses sistem persediaan barang seharusnya sudah secara terintegrasi.
2. Proses laporan persediaan barang seharusnya sudah menggunakan sistem
agar dapat memudahkan pelaporan sehingga mengurangi kemungkinan
kesalahan barang
3. Proses pemesanan barang seharusnya sudah menggunakan sistem
aplikasi pemesanan barang yang sudah terlink secara database yang
dapat mengurangi kehilangan bukti pemesanan barang.