BAB II LANDASAN TEORI - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/Bab2/2009-2-00542-AK Bab 2.pdf ·...
Transcript of BAB II LANDASAN TEORI - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/Bab2/2009-2-00542-AK Bab 2.pdf ·...
7
BAB II
LANDASAN TEORI
II.1. Pengertian Audit dan Jenis-jenis Audit
II.1.1. Pengertian Audit
Perusahaan-perusahaan harus melakukan audit atas laporan keuangan maupun
audit atas operasi dan audit atas ketaatan, agar dapat mengetahui apakah laporan
keuangan itu disajikan secara wajar atau tidak. Beberapa pengertian audit antara lain :
Arens, Elder, dan Beasley yang diterjemahkan oleh Tim Indeks (2003)
mendefinisikan, “Auditing adalah pengumpulan serta pengevaluasian bukti-
bukti atas informasi untuk menentukan dan melaporkan tingkat kesesuaian
informasi tersebut dengan kriteria-kriteria yang telah ditetapkan. Auditing harus
dilaksanakan oleh seseorang yang kompeten dan independent” (h.15).
Sementara itu, Mulyadi (2002) mendefinisikan, “Auditing adalah suatu proses
sistematik untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti secara objektif mengenai
pernyataan-pernyataan tentang kegiatan dan kejadian ekonomi, dengan tujuan
untuk ditetapkan, serta penyampaian hasil-hasilnya kepada pemakai yang
berkepentingan” (h.9).
Dari berbagai pengertian audit diatas, maka dapat disimpulkan bahwa yang
dimaksud auditing adalah suatu proses mengumpulkan dan mengevaluasi bukti oleh
seorang yang kompeten dan tidak memihak ( independent ), mengenai informasi operasi
dan manajemen suatu organisasi dengan tujuan untuk menentukan, melaporkan dan
meningkatkan :
8
- Ketaatan atas peraturan atau standar yang berlaku
- Efektivitas
- Efisiensi
II.1.2. Jenis-jenis Audit
Sesuai dengan perkembangan dunia usaha, maka berkembang pula jenis-jenis
audit sejalan dengan kebutuhan. Pembagian audit berdasarkan luasnya pemeriksaan
menurut Tunggal, Amin Widjaja (2000) :
a. General Audit (Pemeriksaan Umum)
Yaitu suatu pemeriksaan umum atas laporan keuangan yang dilakukan oleh
Kantor Akuntan Publik yang independen dengan tujuan untuk bisa memberikan
pendapat mengenai kewajaran laporan keuangan secara keseluruhan.
Pemeriksaan tersebut harus dilakukan sesuai dengan Standar Profesional
Akuntan Publik dan memperhatikan kode etik Akuntan Indonesia yang telah
disahkan oleh Ikatan Akuntansi Indonesia.
b. Special Audit ( Pemeriksaan Khusus )
Yaitu suatu pemeriksaan terbatas ( sesuai dengan permintaan klien ) yang
dilakukan oleh Kantor Akuntan Publik yang independen, dan pada akhir
pemeriksaannya, auditor tidak perlu memberikan pendapat terhadap kewajaran
laporan keuangan secara keseluruhan. Pendapat yang diberikan terbatas pada pos
atau masalah tertentu yang diperiksa, karena prosedur audit yang dilakukan juga
terbatas.
9
Sedangkan ditinjau dari jenis pemeriksaannya, audit dibedakan atas :
a. Management Audit ( Operational Audit )
Suatu pemeriksaan terhadap kegiatan operasi suatu perusahaan termasuk
kebijakan akuntansi dan kebijakan operasional yang telah ditentukan oleh
manajemen untuk mengetahui apakah kegiatan operasi tersebut sudah dilakukan
secara efisien, efetif, dan ekonomis.
Pendekatan audit yang biasa dilakukan adalah menilai efisiensi, efektivitas, dan
ekonomis dari masing-masing fungsi yang terdapat dalam perusahaan. Misalnya :
fungsi penjualan dan pemasaran, fungsi produksi, fungsi pergudangan dan
distribusi, fungsi personalia ( sumber daya manusia ), fungsi akuntansi dan fungsi
keuangan.
Prosedur audit yang dilakukan dalam suatu manajemen audit tidak seluas prosedur
audit yang dilakukan pada suatu general ( financial ) audit, karena ditekankan
pada evaluasi terhadap kegiatan operasional perusahaan.
b. Compliance Audit
Pemeriksaan yang dilakukan untuk mengetahui apakah perusahaan sudah menaati
peraturan-peraturan dan kebijakan-kebijakan yang berlaku, baik yang ditetapkan
oleh pihak intern perusahaan (Manajemen Dewan Komisaris) maupun pihak
ekstern ( Pemerintah, Bapepam, Bank Indonesia, Derjen Pajak, dll ). Pemeriksaan
bisa dilakukan baik oleh Kantor Akuntan Publik maupun bagian internal audit.
10
c. Internal Audit ( Pemeriksaan Intern )
Pemeriksaan yang dilakukan oleh bagian internal audit perusahaan, baik terhadap
laporan keuangan dan catatan akuntansi perusahaan, maupun ketaatan terhadap
kebijakan manajemen yang telah ditentukan.
Pemeriksaan yang dilakukan internal auditor biasanya lebih rinci dibandingkan
dengan pemeriksaan umum yang dilakukan oleh KAP. Internal auditor biasanya
tidak memberikan opini terhadap kewajaran laporan keuangan, karena pihak-
pihak diluar perusahaan menganggap bahwa internal auditor, yang merupakan
orang dalam perusahaan, tidak independen.
Laporan internal auditor berisi temuan pemeriksaan ( audit findings ) mengenai
penyimpangan dan kecurangan yang ditemukan, kelemahan struktur pengendalian
intern, beserta saran-saran perbaikannya.
d. Computer Audit ( Pemeriksaan Komputer )
Pemeriksaan oleh Kantor Akuntan Publik terhadap perusahaan yang memproses
data akuntansinya dengan menggunakan EDP ( Electronic Data Processing )
sistem.
II.2. Tujuan dan Ruang Lingkup Audit Operasional
II.2.1. Tujuan Audit Operasional
Audit operasional merupakan salah satu jenis audit yang meliputi pengumpulan
dan penilaian bukti untuk menentukan efisiensi, efektivitas, dan ekonomisasi aktivitas
operasi satuan usaha tertentu. Berbeda dengan pemeriksaan atas laporan keuangan, audit
operasional sampai saat ini belum memiliki keseragaman pengertian. Masing-masing
11
para ahli dengan latar belakang yang berbeda memberikan pengertian-pengertian yang
berlainan. Pengertian-pengertian audit operasional antara lain adalah sebagai berikut :
Tunggal, Amin Widjaja (2000) memberikan definisi, ”Audit Operasional adalah
suatu proses yang sistematis dari penilaian efektivitas, efisiensi, dan
ekonomisasi operasi suatu organisasi yang dibawah pengendalian manajemen
dan melaporkan kepada orang yang tepat hasil dari penilaian beserta
rekomendasi untuk perbaikan”(h.4).
Sementara itu, mengacu pada pendapat Bayangkara, IBK (2008) Audit
Manajemen merupakan pengevaluasian terhadap efisiensi dan efektivitas operasi
perusahaan. Audit manajemen meliputi seluruh operasi internal perusahaan yang
harus dipertanggung jawabkan kepada berbagai pihak yang memiliki wewenang
lebih tinggi.
Dari pengertian-pengertian diatas, maka dapat disimpulkan bahwa yang
dimaksud dengan Audit Operasional adalah suatu evaluasi yang tidak memihak,
sistematis dan teratur atas kegiatan-kegiatan dari semua tingkat manajemen untuk
membantu manajemen dalam
- Meningkatkan efisiensi penggunaan sumber daya yang dimiliki perusahaan.
- Meningkatkan efektivitas pencapaian tujuan yang telah ditetapkan melalui pelaporan
kesimpulan pemeriksaan dan pembuatan rekomendasi mengenai tindakan perbaikan
dan pengembangan yang dapat dilakukan.
Tujuan Audit Operasional dapat berubah-ubah sesuai dengan perkembangannya,
pengertian dan pengenalan auditor terhadap operasional perusahaan serta kemampuan
dari auditor. Beberapa tujuan audit operasional yaitu :
12
a. Memberikan informasi kepada manajemen mengenai efektivitas suatu unit atau
fungsi.
b. Menilai kinerja ( performance ) dari manajemen dan berbagai fungsi dalam
perusahaan.
c. Menilai apakah berbagai sumber daya ( manusia, mesin, dana, harta lainnya )
yang dimiliki perusahaan telah digunakan secara efisien dan ekonomis.
d. Menilai efektivitas perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan
oleh top manajemen.
e. Pengukuran efektivitas didasarkan pada bukti-bukti dan standar-standar.
f. Sifatnya investigative.
g. Objek pemeriksaan meliputi semua aspek operasi perusahaan, meliputi :
- Pemasaran
- Rancangan
- Pengendalian produksi dan persediaan
- Pembelian
- Sumber daya manusia
- Keuangan
- Anggaran
- Administrasi dan hukum
- Pelaporan Keuangan
- Pengelolaan data elektronik
h. Management Auditing dapat diarahkan ke keseluruhan atau salah satu
departemen dari suatu perusahaan.
13
i. Hasil pemeriksaannya berupa rekomendasi / usul-usul untuk memperbaiki
kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam penerapan struktur pengendalian
intern, sistem pengendalian manajemen, prosedur operasional perusahaan, dalam
rangka meningkatkan efisiensi, keekonomisan dan efektivitas dari kegiatan
operasi perusahaan. Ini berarti, pemeriksaan operasional memfokuskan pada
masa yang akan datang.
II.2.2. Ruang Lingkup Audit Operasional
Status organisasi harus mencukupi untuk memastikan luas ruang lingkup audit,
pertimbangan yang memadai dan tindakan yang efektif atas temuan-temuan audit serta
rekomendasi-rekomendasi.
Audit operasional tetap memiliki keterbatasan, karena tidak dapat memecahkan
masalah yang timbul dalam organisasi. Tiga faktor yang membatasi audit operasional
yaitu :
a. Pengetahuan Pemeriksa Operasional
Kurangnya pengetahuan pemeriksa operasional terhadap teknik pemeriksaan dan
objek yang diperiksa, merupakan salah satu keterbatasan yang penting dalam
audit operasional.
b. Waktu Pemeriksaan
Waktu adalah faktor yang amat membatasi, karena pemeriksa harus memberikan
informasi kepada manajemen dengan segera untuk memecahkan masalah yang
dihadapi.
14
c. Biaya Pemeriksaan
Dalam pemeriksaan, pemeriksa harus dapat menghemat biaya pemeriksaannya
agar objek yang diperiksa dapat lebih banyak. Keterbatasan biaya mengharuskan
pemeriksa untuk menentukan skala prioritas pemeriksaannya. Ini berarti bahwa
pemeriksaan harus mengabaikan situasi permasalahan yang lebih kecil yang
mungkin dapat memakan biaya diselidiki lebih lanjut.
Ruang lingkup audit operasional berbeda dengan audit atas laporan keuangan.
Audit laporan keuangan menetapkan kewajaran laporan keuangan dan menekankan
terselenggaranya pengendalian intern perusahaan, sedangkan ruang lingkup penugasan
untuk audit operasional meliputi tujuan perusahaan, kebijakan operasi, fasilitas fisik,
lingkungan perusahaan itu beroperasi baik secara keseluruhan maupun berdasarkan
segmen tertentu seperti divisi, departemen atau berupa fungsi tertentu seperti
pemasaran, personalia, pembelian, dan lain sebagainya.
Menurut The Institute of Internal Auditors dalam “ Standard of Professional
Practice of Internal Auditing ” khususnya yang berkenaan dengan sumber daya, ruang
lingkup manajemen audit, meliputi :
a. Manajemen bertanggung jawab dalam menyusun standar untuk mengukur
kegiatan penggunaan sumber daya secara ekonomis dan efisien internal audit
menentukan apakah :
- Standar untuk mengukur tingkat ekonomis dan efisiensi telah ditetapkan.
- Standar tersebut dapat dimengerti dan dicapai.
- Penyimpangan dari standar telah diidentifikasikan, dianalisa dan untuk
selanjutnya dapat diambil tindakan perbaikan.
15
- Memastikan bahwa tindakan perbaikan tersebut telah dilakukan.
b. Audit atas ekonomis dan efisiensi penggunaan sumber daya harus dapat
mengidentifikasikan kondisi-kondisi berikut :
- Fasilitas yang tidak dimanfaatkan dengan baik.
- Pekerjaan yang tidak produktif.
- Prosedur-prosedur dengan biaya yang tidak wajar.
- Kelebihan atau kekurangan staff.
II.3. Efektivitas, Efisiensi, Ekonomis, dalam Audit Operasional
Tujuan utama Audit Operasional adalah untuk menilai kinerja manajemen dan
fungsi-fungsi perusahaan, terutama efektivitas, efisiensi, dan kehematan dari kegiatan
usaha perusahaan.
Efektivitas dimaksudkan bahwa produk akhir suatu kegiatan operasi telah mencapai
tujuannya dengan baik ditinjau dari segi kualitas hasil kerja, kuantitas hasil kerja
maupun batasan waktu yang ditargetkan.
Efisiensi berarti bertindak dengan cara yang dapat meminimalisir kerugian atau
pemborosan sumber daya dalam melaksanakan atau menghasilkan sesuatu.
Kehematan diartikan sebagai cara penggunaan sumber daya ( masukan ) secara hati-
hati dan bijak agar diperoleh biaya yang paling murah, tanpa merusak mutu.
16
II.4. Tahapan Audit Operasional
Proses audit operasional adalah metodologi penyelenggaraan audit yang jelas
untuk membantu auditor dalam mengumpulkan bahan bukti pendukung yang
kompeten. Ada 3 tahap dalam audit operasional :
a. Perencanaan
Dalam setiap audit, ada bermacam-macam cara yang dapat ditempuh seorang
auditor dalam mengumpulkan bahan bukti untuk mencapai tujuan audit secara
keseluruhan. Dua perhitungan yang mempengaruhi pendekatan yang akan
dipilih: bahan bukti kompeten yang cukup harus dikumpulkan untuk memenuhi
tanggung jawab profesional dari auditor dan biaya pengumpulan bahan bukti
harus dibuat seminim mungkin. Auditor harus menentukan ruang lingkup
penugasan dan menyampaikan hal itu kepada unit organisasional. Juga perlu
menentukan staf yang tepat dalam penugasan, mendapatkan informasi mengenai
latar belakang unit organisasional, memahami struktur pengendalian intern, dan
memutuskan bahan bukti yang tepat yang harus dikumpulkan.
b. Pengumpulan dan Evaluasi Bahan Bukti
Ada tujuh bahan bukti yang berlaku dalam proses audit operasional yaitu :
Pemeriksaan fisik adalah inspeksi atau perhitungan aktiva berwujud oleh
auditor. Pemeriksaan fisik sebagai alat yang langsung digunakan untuk
memverifikasi apakah suatu aktiva secara aktual ada, dianggap sebagai salah
satu bahan bukti yang paling handal dan berguna.
Konfirmasi digambarkan sebagai penerimaan jawaban tertulis maupun lisan
dari pihak ketiga yang independen dalam memverifikasi akurasi informasi
17
yang telah diminta oleh auditor. Karena konfirmasi berasal dari sumber yang
independen dari klien, konfirmasi menjadi bahan bukti yang dianggap
bernilai tinggi dan sering dipakai.
Dokumentasi biasanya disebut dengan pemeriksaan dokumen ( vouching ),
merupakan pemeriksaan auditor atas dokumentasi dan catatan klien untuk
menyokong informasi yang ada.
Pengamatan adalah penggunaan perasaan untuk menetapkan aktivitas
tertentu. Dalam keseluruhan audit akan ada kesempatan untuk melihat,
mendengar, menyentuh dan mencium untuk mengevaluasi bermacam benda.
Tanya jawab adalah mendapatkan informasi tertulis atau lisan dari klien
dengan menjawab pertanyaan dari auditor.
Pelaksanaan ulang mencakup pengecekan ulang suatu sample perhitungan
dan perpindahan informasi yang dilakukan klien selama periode yang
diaudit.
Prosedur analitis adalah menggunakan perbandingan dan hubungan untuk
menentukan apakah saldo akun tersaji secara layak.
c. Pelaporan dan Tindak Lanjut
Dalam audit operasional, laporan biasanya dikirim hanya untuk pihak
manajemen dan satu salinan untuk unit yang diperiksa. Tidak adanya pemakai
pihak ketiga, mengurangi kebutuhan akan pembakuan kata-kata dalam laporan
audit operasional. Keragaman audit operasional memerlukan penyusunan
laporan secara khusus untuk menyajikan ruang lingkup audit, temuan-temuan
dan rekomendasi-rekomendasi. Tindak lanjut merupakan hal yang biasa dalam
18
audit operasional jika rekomendasi-rekomendasi disampaikan kepada
manajemen. Tujuannya adalah untuk memastikan apakah perubahan-perubahan
yang direkomendasikan telah dilakukan, dan jika tidak, mengapa.
Ada beberapa tahap yang perlu dilaksanakan dalam pelaksanaan audit
operasional :
a. Tahap Survey Pendahuluan ( Preliminary Survey )
Tahap ini bertujuan untuk mendapatkan informasi umum dan latar belakang
dalam waktu yang relative singkat mengenai semua aspek dari organisasi,
kegiatan program / sistem yang dipertimbangkan untuk diperiksa agar dapat
diperoleh pengetahuan atau gambaran umum yang memadai mengenai aspek
objek pemeriksaan.
Informasi umum dan latar belakang yang mungkin diperlukan :
Untuk organisasi
- Lokasi
- Manajemen
- Sejarahnya
- Jumlah pegawai
- Kebijakan manajemen
- Kewajiban / aspek hukum
- Akte pengesahannya
- Kewajiban-kewajibannya
Untuk suatu aktivitas
- Jenis aktivitas
19
- Lokasi
- Orang yang bertanggung jawab
- Kebijakan yang menyangkut aktivitas
- Prosedur khusus untuk menyelesaikan aktivitas
Untuk suatu program
- Tujuan program
- Hubungan antara organisasi / unit yang terbentuk / digunakan untuk
mencapai tujuan tersebut.
- Kebijakan dan prosedur untuk menyelesaikan program tersebut
- Peraturan-peraturan administrasi yang berkaitan dengan program tersebut
b. Tahap Penelaahan dan Pengujian atas Sistem Pengendalian Manajemen
( Review and Testing of Management Control System ). Tahap ini bertujuan
untuk :
Untuk mendapatkan bukti-bukti mengenai ketiga elemen dari tentative audit
objective dengan melakukan pengujian terhadap transaksi perusahaan yang
berkaitan dengan sistem pengendalian manajemen.
Untuk memastikan bahwa bukti-bukti yang diperoleh dari perusahaan adalah
kompeten, jika audit diperluas kedalam detailed examination (perusahaan
secara rinci).
Setiap sistem pengendalian memiliki elemen :
1. Pelacak (detector) merupakan suatu perangkat yang mengukur apa yang
sesungguhnya terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan.
20
2. Penilai (assessor) yang merupakan suatu perangkat yang menentukan
signifikansi dari peristiwa aktual dengan cara membandingkannya dengan
beberapa standar atau ekspektasi dari apa yang seharusnya terjadi.
3. Effector merupakan suatu perangkat (yang sering disebut sebagi ”umpan
balik”) yang mengubah perilaku jika assessor mengindikasikan terjadinya
penyimpangan.
Kunci pokok dari sistem pengendalian manajemen, meliputi :
1. Pemisahan Fungsi
2. Aktivitas persetujuan transaksi yang layak
3. Aktivitas pendokumentasian dan pencatatan yang layak
4. Pengendalian fisik terhadap asset dan pencatatan
5. Pengecekan secara independen
Terdapat lima komponen dalam pengendalian intern menurut COSO :
1. Lingkungan Pengendalian ( control environtment )
Menetapkan suasana dari suatu organisasi yang mempengaruhi kesadaran
akan pengendalian dari orang-orangnya. Faktor-faktor yang membentuk
lingkungan pengendalian dalam suatu entitas diantaranya :
a. Integritas dan nilai etika
b. Komitmen terhadap kompentensi
c. Dewan direksi dan komite audit
d. Filosofi dan gaya operasi manajemen
e. Struktur organisasi
f. Penetapan wewenang dan tanggung jawab
21
g. Kebijakan dan praktek sumber daya manusia
2. Penilaian Resiko ( Risk Assessment )
Penilaian resiko oleh manajemen harus mencakup pertimbangan khusus atas
resiko yang dapat muncul dari perubahan kondisi seperti :
a. Perubahan dalam lingkungan operasi
b. Personel baru
c. Sistem informasi yang baru dan dimodifikasi
d. Pertumbuhan yang cepat
e. Teknologi baru
f. Produk dan aktivitas baru
g. Restrukturisasi perusahaan
h. Operasi di luar negeri
i. Pernyataan akuntansi
3. Informasi dan komunikasi ( Information and communication )
4. Aktivitas Pengendalian ( Control Activity )
Merupakan kebijakan dan prosedur yang membantu memastikan bahwa
perintah manajemen telah dilaksanakan. Aktivitas pengandalian membantu
memastikan bahwa tindakan yang diperlukan berkenaan dengan resiko telah
diambil untuk mencapai tujuan entitas. Salah satu cara aktivitas
pengendalian yaitu :
a. Pemisahan tugas
b. Pengendalian pemprosesan informasi
- Pengendalian umum
22
- Pengendalian aplikasi
c. Pengendalian fisik
d. Review kinerja
5. Pemantauan ( monitoring )
Merupakan suatu proses yang menilai kualitas kinerja pengendalian intern
pada suatu waktu.
e. Tahap Pengujian Terinci ( Detailed Examination )
Tahap pengujian terinci auditor harus mengumpulkan bukti-bukti yang cukup,
kompeten, meterial dan relevan. Untuk dapat menentukan tindakan-tindakan apa
saja yang dilakukan manajemen dan pegawai perusahaan yang merupakan
penyimpangan terhadap kinerja dalam firm audit objective. Dan akibat dari
penyimpangan tersebut dan besar kecilnya akibat tersebut yang menimbulkan
kerugian bagi perusahaan.
d. Tahap Pengembangan Laporan ( Report Development )
Dalam tahap ini temuan audit harus dilengkapi dengan kesimpulan, saran dan
harus direview oleh manajer audit sebelum didiskusikan dengan auditee.
Komentar dari auditee mengenai apa yang disajikan dalam konsep laporan harus
diperoleh ( sebaiknya secara tertulis ).
II.5. Fungsi Manajemen Pembelian Dalam Perusahaan
Proses pengadaan bahan baku merupakan salah satu kegiatan kunci dalam
keberhasilan suatu pelaksanaan proyek konstruksi, karena tidak akan ada kegiatan
pembangunan sampai dibelinya bahan baku. Biaya material ( bahan baku ) dan peralatan
23
merupakan bagian terbesar dari keseluruhan biaya proyek, dimana nilainya dapat
mencapai 50 – 60 % total biaya, sehingga proses pembelian bahan baku memerlukan
perhatian lebih. Selain itu, laba para pengusaha diperoleh dari pelaksanaan sistem
pembelian yang efisien berdasarkan prinsip-prinsip yang sehat.
Mengingat pembelian merupakan fungsi yang cukup penting dan besarnya
tanggung jawab yang dipikul oleh fungsi ini secara relative tergantung pada besarnya
kebutuhan suatu perusahaan. Disamping itu, fungsi pembelian dalam perusahaan akan
mempunyai hubungan langsung dengan aktivitas lainnya, seperti aktivitas penerimaan,
penyimpanan, serta pembukuan.
Pembelian dalam arti sempit adalah suatu proses membeli, yaitu memperoleh
peralatan yang pantas, memilih dengan pelayanan serta kualitas yang baik, jumlah yang
benar dan pada harga dan waktu yang tepat serta dari sumber yang tepat pula.
Sedangkan dalam arti luas, pembelian meliputi penentuan kebutuhan, seleksi terhadap
pemasok, terima barang dengan harga dan kualitas yang sudah disepakati, saat dan
kondisi yang pantas, melakukan kontrak atau pesanan dan menjamin pengiriman barang
yang tepat waktu.
Fungsi pembelian perlu dirumuskan sedemikian rupa sehingga berbagai sasaran
stratejik yang ingin dicapai jelas terlihat dan dipahami oleh para karyawan yang terlibat
dalam penyelenggaraan fungsi tersebut. Tercapai tidaknya sasaran stratejik itu sekaligus
merupakan takaran atau tolak ukur untuk menilai apakah fungsi pembelian
terselenggara dengan tingkat efisiensi yang tinggi atau tidak.
24
Pada dasarnya berbagai sasaran stratejik yang ingin dicapai adalah sebagai
berikut :
a. Fungsi pembelian diselenggarakan dengan maksud menjamin kesinambungan
supplier bahan mentah, bahan baku, dan bahan lain yang diperlukan sehingga
proses produksi berlangsung dengan lancar dalam arti terpenuhinya jadwal dan
volume produksi yang telah ditentukan dikaitkan dengan permintaan pasar atau
pesanan khusus dari para pelanggan atau konsumen. Sangat mudah untuk
membayangkan bahwa jika terjadi gangguan dalam penyediaan berbagai bahan
yang diperlukan, akan berpengaruh negative pada proses produksi yang akan
berakibat pada tidak tersedianya produk di pasaran atau tidak terpenuhinya
permintaan konsumen.
b. Satuan kerja yang menangani pembelian untuk perusahaan harus mampu
meyakinkan manajemen puncak tentang perlunya perusahaan membuat investasi
dalam jumlah yang menjamin tersedianya persediaan bahan baku dan suku
cadang pada tingkat yang aman.
c. Peralatan dan bahan yang diperlukan harus memenuhi standar mutu dan
ketepatan penggunaannya. Dalam kaitan ini satuan kerja yang menangani
pembelian harus bekerja sama dengan pengguna peralatan tertentu yang salah
satu maksudnya ialah untuk mengetahui suku cadang mana dari alat-alat
produksi yang cenderung sering rusak atau sering tidak berfungsi karena
penggunaan yang intensif. Terjaminnya mutu yang tinggi dari bahan dan suku
cadang sangat ditentukan oleh bonafiditas dan kredibilitas pemasok, terutama
dalam hal langkanya bahan baku dan suku cadang yang dimaksud.
25
d. Pengadaan bahan, suku cadang dan jasa pemeliharaan sesuai dengan persyaratan
proses produksi dengan biaya yang serendah mungkin merupakan salah satu
sasaran stratejik yang harus tercapai. Persyaratan proses produksi yang
dimaksud antara lain ialah bahwa dalam proses produksi diperlukan bahan pada
waktu tertentu dan apabila tidak tersedia tepat pada waktunya, mungkin bahan
itu tidak dapat digunakan lagi karena cepat rusak.
e. Satuan kerja yang bertanggung jawab menyelenggarakan fungsi pembelian harus
mengembangkan suatu sistem pemantauan melalui mana nilai dan biaya
pengadaan bahan dan suku cadang benar-benar seimbang dengan tetap
mengupayakan pengurangan biaya pembelian yang dilakukan. Untuk mencapai
sasaran itu, para karyawan yang bekerja disatuan organisasi yang bertanggung
jawab melakukan pembelian tidak hanya mutlak perlu mengenali kondisi pasar
dimana pemasok berada, akan tetapi juga memiliki kemampuan bernegosiasi
yang tinggi sehingga memperoleh persyaratan transaksional yang paling
menguntungkan perusahaan.
f. Fungsi pembelian memerlukan berlangsungnya komunikasi yang efektif antara
kerja pembelian dengan manajemen puncak. Salah satu maksudnya ialah agar
manajemen puncak memiliki informasi yang paling mutakhir tentang fluktuasi
harga bahan dan suku cadang yang terjadi di pasaran. Dengan komunikasi yang
efektif seperti itu, paling sedikit tiga hal tercapai, yaitu :
- Manajemen puncak dapat mengambil keputusan tentang investasi yang perlu
dilakukan, apakah diperbesar / diperkecil.
- Menetapkan kebijaksanaan baru tentang harga produk yang dihasilkan.
26
- Manajemen puncak mengetahui perkembangan yang terjadi pada sektor
industri dimana perusahaan bergerak.
g. Dalam konstalasi kehidupan organisasi modern, tidak ada satuan kerja atau
bidang fungsional dalam perusahaan yang dapat menyelesaikan tugasnya sendiri
tanpa bekerja sama dengan satuan kerja atau bidang-bidang fungsional yang lain.
Demikian juga halnya dengan penyelenggaraan fungsi pembelian. Fungsi itu
diselenggarakan bukan untuk satuan kerja pembelian yang bersangkutan sendiri
melainkan untuk mendukung dan memperlancar tugas satuan kerja operasional
yang lain.
Secara garis besar transaksi pembelian mencakup beberapa prosedur sebagai
berikut :
1. Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian bahan baku kepada fungsi
pembelian dengan membuat surat permintaan pembelian bahan baku yang telah
diotorisasi dan menyerahkan surat tersebut kepada fungsi pembelian.
2. Fungsi pembelian meminta surat permintaan penawaran harga kepada berbagai
pemasok.
3. Setelah fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok
kemudian dilakukan pemilihan pemasok yang paling menguntungkan bagi
perusahaan.
4. Fungsi pembelian membuat surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
5. Setelah bahan baku dikirim oleh pemasok, fungsi penerimaan mengecek barang
yang diterima dan dibandingkan dengan surat order pembelian mengenai
27
spesifikasi produk. Apabila barang yang dikirim pemasok tidak sesuai dengan
pesanan maka bahan baku tersebut ditolak dan dikembalikan kepada pemasok.
6. Bahan baku yang diterima kemudian diserahkan oleh fungsi penerimaan kepada
fungsi gudang untuk disimpan.
7. Fungsi penerimaan membuat surat penerimaan bahan baku dan menyerahkannya
kepada fungsi akuntansi.
8. Setelah fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok kemudian
dicocokkan dengan surat order pembelian serta surat penerimaan bahan baku.
Kemudian fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi
pembelian.
Dokumen yang digunakan dalam transaksi pembelian meliputi :
1. Surat permintaan pembelian bahan baku ( purchase requisition )
2. Surat permintaan penawaran harga
3. Surat Order Pembelian ( Purchase order )
4. Laporan penerimaan bahan baku ( Receiving report )
5. Bukti kas keluar