9

BAB II

LANDASAN TEORI

A. Pengertian Evaluasi

Evaluasi merupakan salah satu sarana yang penting dalam melakukan

kegiatan, baik kegiatan dalam usaha maupun dalam pendidikan. Setiap

berjalannya kegiatan biasanya evaluasi dilakukan untuk menilai dan mengkaji

ulang, guna memperbaiki atau menilai kegiatan tersebut sudah sesuai dengan

apa yang diinginkan. Pengertian evaluasi yang dikemukakan oleh para ahli

yaitu Menurut Hadi (2011:13) dalam bukunya yang berjudul Metode Riset

Evaluasi, mendefinisikan evaluasi sebagai “Proses mengumpulkan informasi

mengenai objek, menilai objek, dan membandingkanya dengan kriteria,

standar dan indikator”. Sedangkan menurut Husni (2010:971) dalam

http://digilib.unila.ac.id/934/9/BAB%20II.pdf menyatakan bahwa: “Evaluasi

adalah suatu proses untuk menyediakan informasi mengenai hasil penilaian

atas permasalahan yang ditemukan”. Kemudian menurut Arikunto (2010:1)

mengatakan bahwa: “Evaliasi sebagai sebuah proses menentukan hasil yang

telah dicapai dari beberapa kegiatan yang direncanakan untuk mendukung

tercapainya tujuan

B. Pengertian Sistem Akuntansi

1. Pengertian Sistem

Menurut Mulyadi (2013:5) mengatakan bahwa: “Sistem adalah

suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk

10

melaksanakan kegiatan pokok perusahaan, dan prosedur adalah urutan

kegiatan krikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu

departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan serta

seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang”.

Sedangkan menurut Mohamad Subhan (2012:8) dalam bukunya

yang berjudul Analisa Perancangan Sistem, mendefinisikan pengertian

dari sistem dapat diartikan sebagai “Suatu kumpulan atau himpunan dari

unsur, komponen, atauvariabel-variabel yang terorganisasi, saling

berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu. Sistem juga

merupakan kumpulan elemen-elemen saling terkait dan bekerja sama

untuk memproses masukan (input) yang ditujukan kepada sistemdan

mengolah masukan tersebut sampai menghasilkan keluaran (output) yang

diinginkan”.

Kemudian pengertian sistem menurut Yakub (2012:1) dalam

bukunya yang berjudul Pengantar Sistem Informasi, mendefiniskan sistem

adalah “Sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan tujuan yang

sama untuk mencapai tujuan, dan Sistem merupakan jaringan kerja dari

prosedur-prosedur yang saling berhubungan, terkumpul bersama-sama

untuk melakukan suatu kegiatan atau tujuan tertentu”.

Dari Pengertian diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem

merupakan suatu kumpulan prosedur dan komponen yang saling berkaitan

erat dengan tujuan untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan yang

diinginkan.

11

2. Pengertian Sistem Akuntansi

Pengelolaan perusahaan yang dilakukan untuk proses berkelanjutan

dan keinginan mencapai tujuan yang lebih baik, maka suatu perusahaan

memerlukan sistem yang dapat digunakan untuk mempermudah proses

jalanya usaha tersbut. Oleh karena itu perusahaan membutuhkan sebuah

sistem untuk mengaturnya, dan sistem tersebut diantaranya adalah sistem

akuntansi. Sistem akuntansi digunakan untuk mencapai tujuan perusahaan

yang efesien dan efektif. Menurut para ahli, ada beberapa definisi sistem

akuntansi diantaranya menurrut Mulyadi (2014:3) menjelaskan dalam

bukunya Sistem Akuntansi, mengatakan bahwa: “Sistem akuntansi adalah

organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian

rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan manajemen

guna mempermudah pengelolaan perusahaan”.

Menurut Azhar Susanto (2011:124) dalam http://elib.unikom.ac.-

id/files/disk1/700/jbptunikompp-gdl-siskamariy-34974-8-12.uniko-2.pdf

mengatakan bahwa: “Sistem akuntansi dapat didefinisikan sebgai

kumpulan dari subsistem-subsistem yang saling berhubungan satu sama

lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mengelolah data keuangan

menjadi informasi keuangan yang diperlukan oleh pengambil keputusan

dalam proses pengambilan keputusan dibidang keuangan’’.

3. Tujuan dan Pengembangan Sistem Akuntansi

Semua perusahaan memiliki tujuan untuk mendapatkan

keuntungan dan kelancaran dalam melakukan proses usaha yang sedang

12

dijalankan. Dalam mewujudkan hal tersebut perusahaan dapat membuat

sistem akuntansi yang berguna bagi pihak yang membutuhkan terutama

pihak intern perusahaan. Tujuan dari pengembangan sistem akuntansi

menurut Mulyadi (2014:19-20) dalam bukunya Sistem Akuntansi,

mengungkap bahwa sistem akuntansi adalah sebagai berikut:

a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelola kegiatan usaha baru.

Artinya kebutuhan pengembangan sistem akuntansi terjadi jika

perusahaan baru dibentuk dan didirikan atau suatu perusahaan

menciptakan usaha yang baru untuk pengembangan.

b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang ada.

Maksudnya adalah penyajian informasi yang sudah ada biasanya tidak

dapat memenuhi kebutuhan manajemen perusahaan, baik dalam hal

mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasi yang sudah ada

dalam laporan perusahaan. Hal seperti ini biasa terjadi akibat

berkembangnya usaha yang dijalankan sehingga membutuhkan sistem

akuntansi untuk penyajian dan struktur informasi yang lebih baik dan

tepat penyajianya dengan struktur informasi yang akurat yang

dibutuhkan oleh manajemen perusahaan.

c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dengan pengecekan

intern, karena akuntansi merupakana alat yang digunakan untuk

pertanggung jawaban organisasi atau perusahaan.

d. Untuk mengurangi biaya krikal dalam penyelenggaraan catatan

akuntansi. Artinya pengembangan sistem akuntansi biasanya

13

digunakan untuk menghemat biaya yang dikeluarkan, dengan cara

mempertimbangkan besarnya ekonomi yang dikeluarkan dengan

manfaat sumber informasi yang didapatkan oleh perusahaan. Dari

tujuan dan pengembangan yang telah ditulis di atas, dapat diambil

kesimpulan bahwa tujuan sistem akuntansi adalah memberikan

informasi yang digunakan oleh pihak intern perusahaan atau pihak

ekstern perusahaan. Informasi yang disajikan merupakan gambaran

tentang aktivitas sistem yang sudah ada di perusahaan. Aktivitas

sistem perusahaan tersebut apakah sudah sesuai dengan sistem

pengendalian intern yang baik serta untuk mengurangi kesalahan

dalam menyajikan laporan akuntansi.

4. Unsur-Unsur Sistem Akuntansi

Terdapat 5 unsur sistem akuntansi menurut Mulyadi (2014:3-5) yaitu:

a. Formulir.

Merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya

transaksi. Formulir ini biasanya dijadikan sebagai bukti transaksi yang

pertama kali dijadikan dasar pencatatan atau perekaman informasi

akuntansi. Contohnya adalah faktur penjualan, bukti kas keluar, cek

dan lain-lain.

b. Jurnal.

Merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk

mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data

lainya. Jurnal ini terdapat peringkasan catatan yang kemudian

14

hasilnya di-posting ke rekening yang bersangkutan yaitu buku besar.

Contohnya adalah jurnal pembelian, jurnal penjualan, jurnal

penerimaan kas, dan lain-lain.

c. Buku Besar (General Ledger).

Buku besar terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk

meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal.

d. Buku Pembantu.

Buku pembantu terdiri dari rekening-rekening buku pembantu yang

merinci data keuangan yang tercantum dalam buku besar.

e. Laporan.

Merupakan hasil akhir dari proses akuntansi. Laporan ini berisi

beberapa laporan keuangan yang dapat berupa laporan laba dan rugi,

laporan perubahan modal, laporan harga pokok produksi, dan lain-

lain.

C. Pengertian Pembelian

Perusahaan yang memiliki manajemen dalam kegiatan produksi,

memerlukan proses pembelian bahan baku untuk mempermudah dan

memperlacar proses kegiatan produksi. Oleh karena itu proses pembelian

bahan baku merupakan hal yang terpenting dalam kegiatan usaha. Pembelian

merupakan proses pengadaan barang atau bahan baku yang akan digunakan

oleh perusahaan untuk kegiatan produksi.

15

Transaksi dalam pembelian terdapat dua macam yaitu transaksi

pembelian lokal dan pembelian impor. Menurut Mulyadi (2014:299) dalam

bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi, mengatakan bahwa: “Pembelian

lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri, sedangkan pembelian

impor adalah pembelian dari pemasok dari luar negeri”.

Maka dapat diambil kesimpulan bahwa pembelian merupakan proses

pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan untuk memenuhi dan

memperlancar kegiatan produksi. Selain mendapatkan bahan baku yang

digunakan untuk proses produksi, pembelian juga dilakukan sebagai bentuk

keseimbangan ketersediaan barang atau bahan baku yang ada di gudang agar

proses pemenuhan stok barang yang ada di gudang selalu terpenuhi. Dalam

fungsi pembelian juga memastikan bahwa ada keseimbangan antara

persediaan bahan dengan tingkat inventaris, sehingga perusahaan dapat

mempertahankan posisi laba yang menyangkut biaya bahan agar dapat terus

beroprasi.

D. Pengertikan Bahan Baku

Pengertian bahan baku menurut M.Alan Jayaatmaja (2010:9) dalam

http://repository.widyatama.ac.id, pengertian bahan baku adalah: “Bahan

yang dipergunakan dalam proses produksi pada periode yang bersangkutan”.

Pengunaan bahan baku pada perusahaan biasanya diperoleh dari pembelian

lokal, pembelian import atau bisa jadi dari pengolahan sendiri. Adapun jenis

jenis-jenis bahan baku dapat dibedakan menjadi:

16

1. Bahan baku langsung

Bahan baku langsung atau direct material yaitu semua bahan baku

yang merupakan bahan yang menjadi bagian yang diperlukan untuk

melengkapi produk jadi suatu perusahaan dan dapat ditelusur dengan

mudah ke produk jadi tersebut. Biaya yang dikeluarkan untuk membeli

bahan baku langsung ini mempunyai hubungan erat dan sebanding dengan

jumlah barang jadi yang dihasilkan. Jadi bahan baku ini merupakan

elemen biaya produksi langsung.

2. Bahan baku tidak langsung.

Bahan baku tidak langsung atau disebut juga dengan indirect

material, adalah bahan baku yang ikut berperan dalam proses produksi

tetapi tidak secara langsung tampak pada barang jadi yang dihasilkan.

Dilihat dari pengertian bahan baku dapat disimpulkan bahwa bahan baku

memiliki dua jenis bahan baku yaitu bahan baku langsung dan bahan baku

tidak langsung, dimana bahan tersebut digunakan untuk proses produksi

yang diolah dari bahan jadi sampai menjadi barang siap dijual.

E. Deskripsi Sistem Akuntansi Pembelian Bahan Baku

Dalam proses penggunaan bahan baku untuk produksi, perusahaan

dapat menggunakan sistem yang sesuai dengan kegiatan yang ada. Oleh

karena itu, adanya sistem dan prosedur-prosedur pembelian yang baik

diharapkan akan memperlancar dan mempermudah kegiatan produksi

perusahaan.

17

1. Fungsi-fungsi yang terkait dalam Sistem Akuntansi Pembelian

Menurut Mulyadi (2014:300) dalam bukunya yang berjudul Sistem

Akuntansi, terdapat beberapa fungsi yang terkait dalam pembelian antra

lain:

a. Fungsi Gudang: Fungsi Gudang ini bertanggungjawab untuk

mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan

yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima

oleh fungsi penerimaan. Untuk barang-barang yang langsung dipakai

(tidak diselenggarakan persediaan barang di gudang) permintaan

pembelian diajukan oleh pemakai barang.

b. Fungsi Pembelian: Fungsi pembelian ini bertanggungjawab untuk

memperoleh informasi mengenai harga, menentukan pemasok yang

dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian

kepada pemasok yang dipilih.

c. Fungsi Penerimaan Barang: Fungsi penerimaan barang ini

bertanggungjawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu,

dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok dan membuat laporan

penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari

pemasok.

d. Fungsi Akuntansi: Fungsi akuntansi ini bertanggungjawab atas

pencatatan yang berhubungan dengan transaksi persediaan bahan baku

dan fungsi pencatatan utang. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi

pencatatan utang bertanggungjawab untuk mencatat transaksi

18

pembelian, register bukti kas keluar, dan menyelenggarakan arsip

dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan

utang atau penyelenggaraan kartu utang sebagai buku pembantu utang.

Sedangkan fungsi pencatatan persediaan bertanggungjawab untuk

mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli dan dicatat dalam

kartu persedian.

2. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem AkuntansiPembelian.

Menurut Mulyadi (2014:301-303) dalam bukunya yang berjudul

Sistem Akuntansi, mengungkapkan bahwa jaringan prosedur yang

membentuk sistem akuntansi pembelian meliputi:

a. Prosedur Permintaan Pembelian.

Untuk Prosedur ini, fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian

dalam formulir permintaan pembelian kepada fungsi pembelian.

b. Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok.

Dalam Fungsi pembelian mengirimkan formulir permintaan

penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi

mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian. Perusahaan

biasanya menentukan jenjang wewenang dalam pemilihan pemasok,

sehingga sistem akuntansi pembelian dapat dibagi sebagai berikut:

1) Sistem akuntansi pembelian dengan pengadaan langsung.

Dalam sistem akuntansi pembelian ini, pemasok dipilih langsung

oleh fungsi pembelian, tanpa melalui penawaran harga.

2) Sistem akuntansi pembelian dengan penunjukan langsung.

19

Dalam sistem akuntansi pembelian ini, pemilihan pemasok

dilakukan oleh fungsi pembelian, dengan terlebih dahulu

dilakukan pengiriman permintaan penawaran harga kepada paling

sedikit tiga pemasok dan didasarkan pertimbangan harga

penawaran dari para pemasok tersebut.

3) Sistem Akuntansi Pembelian dengan Lelang.

Dalam sistem akuntansi pembelian ini, pemilihan pemasok

dilakukan oleh panitia lelang yang dibentuk, melalui lelang yang

diikuti oleh pemasok yang jumlahnya terbatas.

c. Prosedur Order Pembelian.

Fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok

yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit lain dalam

perusahaan mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh

perusahaan.

d. Prosedur Penerimaan Barang.

Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan

mengenai jenis, kuantitas, mutu barang yang diterima dari pemasok

dan membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan

penerimaan barang dari pemasok tersebut.

e. Prosedur Pencatatan Utang.

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen

yang berhubungan dengan pembelian (Surat Order Pembelian,

Laporan Penerimaan Barang dan Faktur dari pemasok) dan

20

menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen

sumber sebagi catatan utang.

f. Prosedur Distribusi Pembelian.

Dalam prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari

transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan

manajemen.

Gambar 1 . Jaringan prosedur dalam sistem Akuntansi pembelian

(Mulyadi, 2014:301)

21

3. Dokumen-Dokumen Yang Digunakan Sebagai Dasar Pencatatan

Pada Sistem Akuntansi Pembelian.

Menurut Mulyadi ( 2014: 303-308) dalam bukunya yang berjudul

Sistem Akuntansi, dokumen-dokumen yang digunakan sebagai dasar

pencatatan Pada sistem akuntansi pembelian terdiri dari:

a. Surat Permintaan Pembelian.

Dokumen ini merupakan formulir yang di isi oleh bagian gudang

untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang

dengan jenis, jumlah, mutu, dan seperti yang ada dalam surat tersebut.

b. Surat Permintaan Penawaran Harga.

Dokumen ini digunakan untuk penawaran harga bagi barang yang

pengadaanya tidak bersifat berulang kali terjadi yang menyangkut

jumlah pembelian yang besar.

c. Surat Order Pembelian.

Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang

telah dipilih. Dokumen ini terdiri dari:

1) Surat Order Pembelian: Dokumen ini merupakan lembar pertama

surat order pembelian yang dikirimkan kepada pemasok sebagai

order resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan.

2) Tembusan oleh pemasok: Tembusan ini dikirimkan kepada

pemasok, diminta tanda tangan dari pemasok dan dikirim kembali

ke perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujui order

22

pembelian, serta kesanggupan dalam memenuhi pengiriman

barangnya seperti dalam dokumen.

3) Tembusan bagi unit perminta barang: Tembusan ini dikirimkan

kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang

diminta telah dipesan.

4) Asrip tanggal permintaan: Tembusan ini disimpan oleh bagian

pembelian menurut tanggal penerimaan sebagai dasar untuk

mengadakan tindakan penyidikan jika barang tidak datang pada

waktu yang ditetapkan.

5) Arsip pemasok: Tembusan ini disimpan oleh pembelian menurut

nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai

pemasok.

6) Tembusan fungsi penerimaan: Tembusan ini dikirim ke fungsi

penerimaan sebagi otoritas untuk menerima barang yang jenis,

spesifikasi, mutu, kualitas dan pemasoknya seperti yang

tercantum dalam dokumen tersebut.

7) Tembusan fungsi akuntansi. Tembusan ini dikirim ke fungsi

akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang

timbul dari transaksi pembelian.

d. Laporan Penerimaan Barang.

Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukan bahwa

barang yang diterima pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi,

23

mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam Surat order

pembelian.

e. Surat Perubahan Order Pembelian.

Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi Surat order pembelian

yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa

perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi,

penggantian (subtitusi) atau hal lain yang bersangkutan dengan

perubahan desain atau bisnis.

f. Bukti Kas Keluar.

Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan

transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah

pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan yang

sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur

mengenai maksud pembayaran (berfungsi sebagai remittance advice).

4. Catatan-Catatan Akuntansi Yang Digunakan Pada Sistem Akuntansi

Pembelian.

Menurut Mulyadi (2014:308-310) dalam bukunya yang berjudul

Sistem Akuntansi, catatan yang digunakan untuk transaksi pembelian

adalah:

a. Bukti Kas Keluar (Voucher Register).

Jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah

register bukti kas keluar.

24

b. Jurnal Pembeliana.

Jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah

jurnal pembelian.

c. Kartu Utang.

Kartu utang adalah buku pembantu untuk mencatat utang dari

pemasok. Catatan akuntansi ini merupakan catatan pembantu yang

berisi rincian mutasi dan saldo utang perusahaan kepada tiap-tiap

kreditnya.

d. Kartu Persediaan.

Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu untuk mencatat

harga pokok persedian (HPP) yang dibeli.

5. Unsur Pengendalian Intern

Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem

akuntansi pembelian dirancang untuk mencapai tujuan pokok

pengendalian intern akuntansi, diantaranya yaitu menjaga kekayaan

(persediaan) dan kewajiban perusahaan (utang dagang atau bukti kas

keluar yang akan dibayar) menjamin ketelitian dan keandalan data

akuntansi (utang dan persediaan). Menurut Krismiaji (2010:218) dalam

http://digilib.mercubuana.ac.id/manager/n!@file_skripsi/Isi22774203226

65.pdf mengatakan bahwa: “Pengendalian intern adalah rencana

organisasi dan metode yang digunakan untuk menjaga atau melindungi

aktiva, menghasilkan informasi yang akurat dan dapat dipercaya,

25

memperbaiki efesiensi, dan untuk mendorong ditaatinya kebijakan

manajemen”.

Menurut Mulyadi (2014:313) dalam bukunya yang berjudul Sistem

Akuntansi, unsur pokok pengendalian intern yang terdiri dari:

a. Organisasi.

Dalam merancang organisasi yang berkaitan dengan sistem akuntansi

pembelian, ada dua unsur pokok sistem pengendalian intern tersebut

dijabarkan sebagai berikut:

1) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan. Artinya

pemisahan kedua fungsi ini dimaksudkan untuk menciptakan

pengecekan intern dalam pelaksanaan transaksi pembelian.

2) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi. Artinya

salah satu unsur pokok sistem pengendalian intern mengharuskan

pemisahan fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi

akuntansi.

3) Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi gudang. Artinya

fungsi penerimaan merupakan fungsi operasi yang bertanggung

jawab atas penerimaan atau penolakan barang yang diterima dari

pemasok.

4) Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh lebih dari satu

orang atau lebih satu fungsi. Artinya setiap transaksi harus

dilaksankan dengan melibatkan lebih dari satu karyawan atau

lebih dari satu fungsi.

26

b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan.

Tidak ada satupun transaksi yang terjadi yang tidak diotorisasi oleh

yang memiliki wewenang. Untuk itu setiap transaksi yang terjadi

dicatat dalam catatan akuntansi melalui prosedur pencatatan tertentu.

Menurut Mulyadi (2014:314-315) dalam bukunya yang berjudul

Sistem Akuntansi, adapun sistem otorisasi dan prosedur pencatatan

terdiri dari:

1) Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk

barang yang disimpan dalam gudang, atau oleh kepala fungsi

pemakaian barang, untuk barang yang langsung dipakai.

2) Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau

pejabat yang lebih tinggi.

3) Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan

barang.

4) Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat

yang lebih tinggi.

5) Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang

didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan

barang, dan faktur dari pemasok.

6) Pencatatan kedalam kartu utang dan register bukti kas keluar

diotorisasi oleh fungsi akuntansi.

27

c. Praktik yang Sehat.

Menurut Mulyadi (2014:317-328) dalam bukunya yang berjudul

Sistem Akuntansi, praktik yang sehat terdiri dari:

1) Penggunaan formulir bernomor urut tercetak.

Artinya dalam penggunaan formulir yang digunakan oleh

perusahaan harus bernomor urut cetak dan penggunaan nomor urut

tersebut dipertanggungjawabkan oleh manajer yang memiliki

wewenang untuk menggunakan formulir tersebut.

2) Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing

dari berbagai pemasok.

Artinya pemasok harus dipilih tidak berdasarkan hubungan

istimewa dan pribadi diantara fungsi pembelian dengan pemasok,

namun berdasarkan perbandingan penawaran harga bersaing yang

diterima dari berbagai pemasok.

3) Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika

fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari

fungsi pembelian.

Artinya dalam penerimaan barang harus diciptakan unsur-unsur

sistem pengendalian intern berikut ini: tidak ada barang yang

diterima oleh fungsi penerimaan tanpa didahului dengan

dikeluarkan surat order pembelian dari fungsi pembelian.

4) Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima

dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang

28

tersebut dan membandingkan barang yang diterima dengan

tembusan surat-surat order pembelian.

Artinya agar perusahaan dapat memperoleh barang yang dibeli

sesuai dengan yang dipesan.

5) Terdapat pengecekan harga, syarat pembelian dan ketelitian

perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut

diproses untuk dibayar.

Artinya bukti kas keluar hanya dibuat oleh fungsi akuntansi

setelah ini melakukan pengecekan harga, syarat pembelian, dan

ketelitian perkalian dan penjumlahan yang tercantum dalam faktur

pemasok.

6) Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara

periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku

besar.

Artinya rekonsiliasi merupakan cara pencocokan dua data yang

dicatat dalam catatan akuntansi yang berbeda namun berasal dari

sumber yang sama.

7) Pembayaran faktur dilakukan sesui dengan syarat pembayaran

guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh

potongan tunai.

Artinya jika perusahaan memperoleh potongan tunai dari pemasok

karena melunasi kewajibanya dalam jangka waktu potongan (cash

discount period) berarti dapat menghemat kekayaan perusahaan.

29

8) Bukti Kas Keluar beserta dokumen pendukung dicap “Lunas” oleh

fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok.

Artinya bukti kas keluar merupakan dokumen yang digunakan

untuk memberi otorisasi fungsi keuangan untuk mengisi cek dan

mengirimkan cek tersebut kepemasok.

6. Bagan Alir Sistem Akuntansi Flowchart

Menurut Krismiaji (2010) dalam bukunya Sistem Informasi

Akuntansi, mengatakan bahwa "Flowchart (Bagan alir) merupakan teknik

analitis yang digunakan untuk menjelaskan aspek-aspek sistem informasi

secara jelas, tepat dan logis".

Berikut adalah bagian-bagian yang berkaitan dengan sistem pembelian

akuntansi:

a. Bagian Gudang:

1) Membuat Surat Permintaan Pembelian (SPP) dua lembar

berdasarkan informasi mengenai titik pemesanan kembali yang

tercantum dalam kartu gudang.

2) Mengirim lembar ke-1 Surat Permintaan Pembelian ke bagian

pembelian.

3) Mengarsipkan Surat Permintaan Pembelian lembar ke-2 dalam

arsip menurut nomor urutnya.

4) Menerima Surat Order Pembelian dari bagian pembelian sebagai

pemberitahuan mengenai pesanan yang telah dilaksanakan

30

5) Mengarsipkan Surat Order Pembelian ke dalam arsip menurut

nomor urutnya.

6) Menerima Laporan Penerimaan Barang dari bagian penerimaan.

7) Mencatat Laporan Penerimaan Barang dalam Kartu Gudang.

b. Bagian Pembelian:

1) Menerima Surat Permintaan Pembelian dari bagian gudang.

2) Membuat Surat Penawaran Harga yang dikirim kepada pemasok.

3) Menerima Surat Penawaran Harga dari pemasok.

4) Membuat perbandingan harga atas dasar Surat Penawaran

Hargayang diterima dari para pemasok.

5) Memilih pemasok berdasarkan perbandingan penawaran harga.

6) Membuat Surat Orderan Pembelian untuk pemasok yang dipilih.

7) Mendistribusikan Surat Order Pembelian sebagi berikut:

a) Lembar ke-1, dikirim ke pemasok yang dipilih.

b) Lembar ke-2, dikirim setelah ditandatangani oleh pemasok,

dikembangkan ke perusahaan sebagai pengakuan dan

penerimaan order pembelian.

c) Lembar ke-3, dikirim ke bagian penerimaan guna

memberikan otorisasi kepada bagian tersebut untuk

menerima barang dari pemasok yang tercantum dalam

dokumen.

31

d) Lembar ke-4, dikirim ke bagian utang untuk memberitahukan

bahwa perusahaan suatu saat akan mempunyai kewajiban

kepada pemasok yang tercantum dalam dokumen tersebut.

e) Lembar ke-5, dikirim ke unit organisasi permintaan barang

(dalam hal ini bagian gudang) untuk memberitahukan bahwa

barang yang diminta sudah diproses pemesananya.

f) Lembar ke-6, diarsipkan sementara menurut tanggal

penerimaan barang yang diharapkan.

g) Lembar ke-7, disimpan arsip menurut nama pemasok. Arsip

surat order pembelian lembar ke-7 ini denganSurat

Permintaan Pembelian lembar ke-1 dan perbandingan harga.

Arsip ini digunakan oleh bagian pembelian untuk mengikuti

Order Pembelian yang dibuatnya. Bagian pembelian

bertanggungjawab membuat orde permbelian sampai

diterimanya barang yang dipesan.

8) Menerima Laporan Penerimaan Barang lembar ke-1 dari bagian

penerimaan.

9) Mencatat tanggal penerimaan barang ini dalam Surat Order

Pembelian lembar ke-6 dan lembar ke-7.

10) Memindahkan Surat Order Pembelian yang telah diterima.

11) Mengirimkan Laporan Penerimaan Barang ke bagian utang.

12) Menerima faktur dari pemasok.

32

13) Menerima faktur dari pemasok untuk menentukan apakah

pemasok telah benar dalam mencantumkan harga, kuantitas dan

telah memenuhi syarat pembelian yang tercantum dalam surat

pembelian.

14) Mengirim faktur ke bagian gudang.

c. Bagian Penerimaan.

1) Menerima Surat Order Pembelian lembar ke-3 dari bagian

pembelian.

2) Menerima barang yang disertai dengan surat pengantar dari

pemasok.

3) Memeriksa barang yang diterima, baik mengenai kuantitas

maupun mutu barang, berdasarkan informasi dalam Surat Order

Pembelian Lembar ke-3.

4) Membuat Laporan Penerimaan Barang tiga lembar.

5) Mendistribusikan Laporan Penerimaan Barang sebgaai berikut:

a) Lembar ke-1: dikirim kebagian utang via bagian pembelian.

b) Lembar ke-2: dikirim kebagian gudang bersama dengan

barang yang bersangkutan.

c) Lembar ke-3: disimpan dalam arsip menurut nomor urut

Laporan Penerimaan Barang dilampirkan dengan Surat Order

Pembelian lembar ke-3 dan surat pengantar dari pemasok.

33

d. Bagian Utang.

1) Menerima Surat Order Pembelian lembar ke-4 dari bagian

pembelian.

2) Menerima Laporan Penerimaan Barang lembar ke-1 dari bagian

penerimaan barang via bagan pembelian.

3) Menerima faktur dari pemasok via bagian pembelian.

4) Membandingkan faktur pemasok, Laporan Penerimaan Barang

dan Surat Order Pembelian, untuk menentukan apakah tagihan

yang diterima dari pemasok adalah barang yang sudah diterima

oleh perusahaan dan untuk barang yang dipesan oleh perusahaan.

5) Membuat Bukti Kas Keluar sebanyak tiga lembar.

6) Mencatat Bukti Kas Keluar ke dalam register bukti kas keluar.

7) Mengirimkan Bukti Kas Keluar ke kartu persediaan dan kartu

biaya.

8) Mengarsipkan Bukti Kas Keluar lembar ke-1 dan ke-3 beserta

dokumen pendukungnya kedalam arsip bukti kas keluar yang

belum dibayar menurut tanggal jatuh tempo faktur.

e. Bagian Kartu Persediaan

1) Memerima Bukti Kas Keluar lembar ke-2 dari bagian utang.

2) Mencatat barang yang dibeli dalam Kartu Persediaan.

3) Menyimpan Bukti Kas Keluar dalam arsip menurut nomor

urutnya.

34

Bagian gudang

Gambar 2 : Bagan Alir Sistem Pembelian

(Mulyadi,2014:320)

35

Bagian Pembelian

Gambar 3: Bagan Alir Sistem Pembelian kredit (Lanjutan)

(Mulyadi, 2014:321)

Catatan :

SPP : Surat Penerimaan Pembelian

SOP : Surat Order Pembelian

SPPH : Surat Permintaan Penawaran Harga

SPH : Surat Penawaran Harga

PH : Penawaran Harga

36

LPB: Laporan Penerimaan Barang

Gambar 4: Bagan Alir Sistem Pembelian (Lanjutan)

(Mulyadi, 2014:322)