6

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem

Konsep dasar sistem mendefinisikan sistem sebagai suatu kumpulan dari

bagian-bagian tertentu. Sistem memperoleh masukan atau data menghasilkan

keluaran atau informasi.

Dengan demikian tidak heran kalau sistem itu sendiri banyak dipelajari dan

dianalisa. Sistem secara umum dapat didefinisikan sebagai suatu totalitas himpunan

bagian-bagian yang satu sama lain saling berhubungan sedemikian rupa sehingga

menjadi satu kesatuan yang terpadu untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

2. Definisi Sistem

Menurut Davis dalam (Yuni, Napitupulu, & Muryani, 2018) Menjelaskan

bahwa “sistem berupa abstrak atau fisik. Sistem yang abstrak adalah susunan

gagasan konsepsi yang teratur yang saling bergantung”.

Menurut Susanto dalam (Tresnawati, Sabijono, & Manossoh, 2017) “Sistem

adalah kumpulan atau group dari subsistem atau bagian atau komponen apapun baik

phisik ataupun non phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama

secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu”.

Menurut Al Fatta dalam (Mulyanah & Hellyana, 2015) “sistem adalah

sekumpulan objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksi serta hubungan antar

objek bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai satu tujuan”.

7

Dari definisi sistem diatas, maka penulis dapat menyimpulkan bahwa

sistem adalah suatu susunan gagasan konsepsi yang teratur yang berhubungan satu

dengan lainnya untuk melaksanakan suatu kegiatan dalam mencapai satu tujuan.

3. Karakteristik Sistem

Menurut (Hutahaean, 2017) Supaya sistem itu dikatakan sistem yang baik

yaitu memiliki karakteristik sistem, di antaranya:

A. Komponen (Component)

Suatu sistem terdiri dari sebuah komponen-komponen yang saling berinteraksi,

yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen sistem

terdiri dari komponen yang berupa subsistem atau bagian-bagian dari sistem.

B. Batasan Sistem (Boundary)

Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan

sistem yang lain atau dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini

memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batasan suatu

sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.

C. Lingkungan Luar Sistem (Environment)

Lingkungan luar sistem adalah diluar batas dari sistem yang mempengaruhi

operasi sistem. Lingkungan dapat bersifat menguntungkan yang harus tetap dijaga

dan yang bersifat merugikan yang harus dijaga dan dikendalikan, kalau tidak akan

mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.

D. Penghubung Sistem (Interface)

Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan

subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya

mengalir dari subsistem ke subsistemnya. Keluaran (output) dari subsistem akan

menjadi masukkan (input) untuk subsistem lain sebagai penghubung.

8

E. Masukkan Sistem (Input)

Masukkan sistem adalah suatu energi yang dimasukkan kedalam sistem, yang

dapat berupa perawatan (maintenace input), dan masukkan sinyal (signal input).

Maintenace input adalah energi yang dimasukkan agar sistem dapat beroperasi.

Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Contoh

dalam program sistem komputer adalah maintenace input sedangkan data adalah

sebagai signal input untuk diolah menjadi informasi.

F. Keluaran Sistem (Output)

Keluaran sistem adalah hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi

keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Contoh komputer menghasilkan

panas yang merupakan sisa pembuangan, sedangkan informasi adalah keluaran

yang dibutuhkan.

G. Pengolah Sistem (Process)

Suatu sistem menjadi bagian pengolah yang akan merubah masukkan menjadi

pengeluaran. Sistem produksi akan mengolah bahan baku menjadi bahan jadi,

sistem akuntansi akan mengolah data menjadi laporan-laporan keuangan.

H. Sasaran Sistem (Objective)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Sasaran dari

sistem sangat menentukan masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang

akan dihasilkan sistem.

9

4. Klasifikasi Sistem

Menurut (Krismiaji, 2015) sistem diklasifikasikan menjadi 4 macam, yaitu :

A. Sistem Tertutup

Yaitu sistem yang secara total terisolasi dari lingkungannya. Sistem tertutup tidak

memiliki penghubung dengan pihak eksternal sehingga sistem ini memiliki

pengaruh dan dipengaruhi oleh lingkungan yang berada diluar batas sistem.

B. Sistem Relatif Tertutup

Yaitu sistem yang berinteraksi dengan lingkungannya secara terkendali. Sistem

relatif tertutup memiliki penghubung yang menghubungkan sistem dengan

lingkungannya dan mengendalikan pengaruh lingkungan terhadap proses yang

dilakukan sistem.

C. Sistem Terbuka

Yaitu sistem yang berinteraksi dengan lingkungannya dengan tidak terkendali.

Disamping memperoleh masukan dan keluaran dari lingkungannya, sistem

terbuka juga memperoleh gangguan yang tidak terkendali yang akan

mempengaruhi proses sitem.

D. Sistem Umpan Balik

Yaitu sistem yang menggunakan sebagian keluaran menjadi salah satu masukan

untuk proses yang sama dimasa berikutnya. Sebuah sistem dapat dirancang untuk

memberikan umpan balik guna membantu sistem tersebut mencapai tujuannya.

5. Definisi Informasi

Menurut Sutabri dalam (Yuni et al., 2018) menjelaskan bahwa “informasi

adalah menambah pengetahuan atau mengurangi ketidakpastian pemakai informasi.

Informasi merupakan proses lebih lanjut dari data yang sudah meiliki nilai tambah”.

10

Menurut Sutabri dalam (Herliana & Rasyid, 2016) “informasi adalah sebagai

data yang telah diklasifikasi atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses

pengambilan keputusan”.

Menurut Kusrini dalam (Mulyanah & Hellyana, 2015) “informasi adalah data

yang sudah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi pengguna, bermanfaat

dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendukung sumber informasi”.

Berdasarkan pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa informasi adalah

penambah wawasan dan juga sebuah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk

yang lebih berguna dan bermanfaat bagi yang menerimanya .

6. Definisi Sistem Informasi

Menurut Anggraini dalam (Marlina, 2018) Sistem informasi adalah suatu

sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan

transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat

manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat

menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan

untuk pengambilan keputusan.

Menurut Hutahean dalam (Darwati, 2018) Sistem informasi adalah suatu

sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan

pengelolaan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan

kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu

dengan laporan-laporan yang dibutuhkan.

Berdasarkan pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi

merupakan organisasi sistem yang saling berhubungan dan bekerja sama untuk

mendukung pengambilan keputusan dan untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah

data menjadi informasi yang berguna.

7. Komponen Sistem Informasi

Komponen sistem informasi merupakan bagian/partial sistem informasi yang

membentuk sistem informasi.

11

Menurut Jhon Burch dan Gary Grudnitski dalam (Puspitawati & Anggadini,

2014) mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri komponen-komponen

yang disebutnya dengan istilah blok bangunan (building block), yaitu blok

masukan (input block), block keluaran (output block), blok teknologi

(technology block), blok basis data (database block), dan blok kendali

(controls block).

Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut masing-masing saling

berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai

sasarannya.

A. Blok Masukan

Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi, termasuk metode–

metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan, yang dapat

berupa dokumen-dokumen dasar.

B. Blok Model

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan

memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang

sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

C. Blok Keluaran

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang

berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen

serta semua pemakai sistem.

D. Blok Teknologi

Teknologi merupakan „kotak alat‟ (toolbox) dalam sistem informasi. Teknologi

digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan

mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu

pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

12

E. Blok Basis Data

Basis Data (Database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan

satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan

perangkat lunak untuk memanipulasinya.

F. Blok Kendali

Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa

hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi

kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

8. Definisi Pembelian

Menurut (Indrajani, 2015) “pembelian adalah suatu usaha yang digunakan

dalam perusahaan pengadaan barang yang di perlukan oleh perusahaan”.

9. Aktivitas Pembelian

“Aktivitas pembelian dapat disebut dengan prokuremen. Prokuremen

merupakan suatu proses bisnis yang diawali dengan pemilihan sumber daya, aktivitas

pembuatan order, dan perolehan barang dan jasa dari pemasok yang dilakukan oleh

perusahaan” (Puspitawati & Anggadini, 2014). Aktivitas prokuremen/pembelian,

secara umum dapat diuraikan sebagai berikut :

A. Menentukan Kebutuhan Produk/Jasa (permintaan pembelian)

Permintaan pembelian merupakan dokumen internal yang dibuat untuk meminta

sesuatu pada suatu bagian tertentu. Setelah selesai dibuat dokumen permintaan

pembelian akan divalidasi terlebih dahulu oleh supervisor dalam divisi yang

membuatnya untuk selanjutnya dikirimkan ke divisi yang dituju.

13

B. Memilih Sumber Daya

Aktivitas ini dilakukan bagian pembelian untuk memilih jenis sumber daya yang

dibutuhkan/diminta dan menyortir apakah permintaan tersebut dapat disetujui atau

tidak. Apabila tahap ini sudah dilaksanakan bagian pembelian akan melakukan

pemilihan pemasok yang akan diberikan order pembelian.

C. Memilih Pemasok

Proses pemilihan pemasok merupakan aktivitas pemilihan terhadap penyedia

produk. Proses ini dilakukan dengan pertimbangan untuk mendapatkan

barang/jasa yang berkualitas dan harga yang telah disepakati bersama.

D. Menerbitkan Pesanan Pembelian

Pesanan pembelian dapat dilakukan dengan cara menerbitkan Dokumen Pesanan

Pembelian yang dikirimkan pemasok ke bagian pembelian. Dokumen Pesanan

Pembelian mengidentifikasikan pemasok dan menginformasikan barang yang

dipesan, jumlah, harga, tanggal pengiriman, jangka waktu pengiriman dan jangka

waktu pembayaran yang diinginkan oleh perusahaan.

E. Penerimaan Barang

Setelah pemasok menyetujui order yang dikirimkan perusahaan, pemasok akan

mengirimkan barang/produk yang diminta kepada perusahaan. Proses pengiriman

yang baik harus disertai dengan dokumen pengirimannya yang berisi informasi

barang yang dikirimkan beserta harga barang dan informasi yang dibutuhkan

lainnya.

F. Verifikasi Faktur

Verifikasi faktur dilakukan ketika perusahaan akan melakukan pembayaran

kepada pemasok. Kegiatan ini dilakukan dengan tujuan agar terciptanya

pengendalian internal dalam aktivitas pengeluaran kas untuk pembayaran kepada

14

pemasok dan memastikan bahwa biaya dan kebutuhan kuantitas sudah sesuai dan

terpenuhi dengan baik.

G. Pembayaran dengan Pemasok

Pembayaran dapat dilakukan sesuai dengan jangka waktu pembayaran dan

persyaratan yang dilakukan dalam pesanan pembelian.

2.2. Peralatan Pendukung (Tools System)

Didalam merancang sebuah sistem diperlukan suatu peralatan yang dapat

mendukung terciptanya sebuah rancangan. Peralatan Pendukung (Tools System)

merupakan alat yang digunakan untuk menggambarkan bentuk logika model dari

suatu sistem dengan menggunakan simbol, lambang, diagram yang menunjukkan

secara tepat arti dan fungsinya. Adapun peralatan pendukung (Tools System) yang

dijelaskan sebagai model sistem yang akan dirancang adalah UML (Unified

Modelling Language).

1. Pengertian UML (Unified Modelling Language)

Menurut (Sukamto, R. A., & Shalahuddin, 2016) menyebutkan bahwa

“sebuah standarisasi pemodelan untuk pembangunan perangkat lunak yang dibangun

dengan menggunakan teknik pemrograman berorientasi objek, yaitu Unified

Modeling Language”.

Sedangkan menurut (Mulyani, 2016) mengatakan bahwa “UML (Unified

Modeling Language) adalah Sebuah teknik pengembangan sistem yang

menggunakan bahasa grafis sebagai alat untuk pendokumentasian dan melakukan

spesifikasi pada sistem”.

15

UML muncul karena adanya kebutuhan pemodelan visual untuk

menspesifikasikan, menggambarkan, membangun, dan dokumentasi dari system

perangkat lunak. UML hanya berfungsi untuk melakukan pemodelan. Jadi

penggunaan UML tidak terbatas pada metodologi tertentu, meskipun pada

kenyataannya UML paling banyak digunakan pada metodologi berorientasi objek.

2. Kategori UML

Menurut (Sukamto, R. A., & Shalahuddin, 2016) pada UML terdiri dari 13

macam diagram yang dikelompokkan dalam 3 kategori. Berikut ini penjelasan

singkat dari pembagian kategori tersebut, antara lain :

A. Structure diagram, yaitu kumpulan diagram yang digunakan untuk

menggambarkan suatu struktur statis dari sistem yang dimodelkan. Didalam

Structure diagram terdiri dari 6 jenis diagram, yaitu:

1) Class diagram

Class diagram yaitu salah satu jenis diagram pada UML yang digunakan

untuk menampilkan kelas-kelas maupun paket-paket yang ada pada suatu

sistem yang nantinya akan digunakan. Jadi diagram ini dapat memberikan

sebuah gambaran mengenai sistem maupun relasi-relasi yang terdapat pada

sistem tersebut.

2) Component diagram

Component diagram yaitu salah satu jenis diagram pada UML yang

menggambarkan software pada suatu sistem. Component diagram merupakan

penerapan software dari satu ataupun lebih class, dan biasanya berupa file

data atau .exe, source code, table, dokumen dsb.

16

3) Composite structure diagram

Composite structure diagram yaitu salah satu jenis diagram pada UML yang

menggambarkan struktur internal dari penklasifikasian (class, component atau

use case) dan termasuk titik-titik interaksi penklasifikasian kebagian lainnya

dari suatu sistem.

4) Object diagram

Object diagram yaitu salah satu jenis diagram pada UML yang

menggambarkan objek-objek pada suatu sistem dan hubungan antarnya.

5) Package diagram

Package diagram yaitu salah satu jenis diagram pada UML digunakan untuk

mengelompokan kelas dan juga menunjukan bagaimana elemen model akan

disusun serta mengambarkan ketergantungan antara paket-paket.

6) Deployment diagram.

Deployment diagram yaitu salah satu diagram pada UML yang menunjukan

tata letak suatu sistem secara fisik, dapat juga dikatakan untuk menampilkan

bagian-bagian software yang terdapat pada hardware dan digunakan untuk

menerapkan suatu sistem dan hubungan antara komponen hardware.

B. Behavior diagram, yaitu kumpulan diagram yang digunakan untuk

menggambarkan kelakuan sistem atau rangkaian perubahan yang terjadi pada

sebuah sistem. Didalam Behavior diagram terdiri dari 3 jenis diagram, yaitu:

1) Use case diagram

Use case diagram yaitu salah satu jenis diagram pada UML yang

menggambarkan interaksi antara sistem dan aktor, use case diagram juga

dapat men-deskripsikan tipe interaksi antara si pemakai sistem dengan

sistemnya.

17

2) Activity diagram

Activity diagram atau diagram aktivitas yaitu salah satu jenis diagram pada

UML yang dapat memodelkan proses-proses apa saja yang terjadi pada

sistem.

3) State Machine System

Statemachine diagram yaitu salah satu jenis diagram pada UML yang

menggambarkan transisi maupun perubahan keadaan suatu objek pada sistem.

C. Interaction diagram, yaitu kumpulan diagram yang digunakan untuk

menggambarkan interaksi sistem dengan sistem lain maupun interaksi antar

subsistem pada suatu sistem. Didalam Interaction diagram terdiri dari 4 jenis

diagram, yaitu:

1) Sequence Diagram

Sequence diagram yaitu salah satu jenis diagram pada UML yang

menjelaskan interaksi objek yang berdasarkan urutan waktu, sequence

diagram juga dapat menggambarkan urutan atau tahapan yang harus

dilakukan untuk dapat menghasilkan sesuatu seperti pada use case diagram.

2) Communication Diagram

Communication diagram yaitu salah satu jenis diagram pada UML yang

dapat menggamabarkan tahapan terjadinya suatu aktivitas dan diagram ini

juga menggambarkan interaksi antara objek yang ada pada sistem.

3) Diagram Timing

Diagram timing yaitu salah satu jenis diagram pada UML yang disebut

sebagai bentuk lain dari interaksi diagram, dimana fokus yang paling

utamanya kepada waktu. Diagram timing berguna untuk menunjukan faktor-

faktor yang membatasi waktu antara perubahan terhadap objek yang berbeda.

18

4) Interaction Overview Diagram.

Interaction Overview diagram yaitu salah satu jenis diagram pada UML yang

berguna untuk men-visualisasikan kerjasama dan hubungan antara activity

diagram dengan sequence diagram.

6. ERD (Entity Relationship Diagram)

Menurut Kroenke dalam (Haryani, 2016) Entity-Relationship Diagram (ERD)

adalah suatu pemodelan konseptual yang didesain secara khusus untuk

mengidentifikasikan entitas yang menjelaskan data dan hubungan antar data,

yaitu dengan menuliskan dalam cardinality. Elemen-elemen yang membentuk

ERD diantaranya :

A. Entity yaitu suatu entitas yang dapat berupa orang, tempat, obyek, atau kejadian

yang dianggap penting bagi perusahaan, sehingga segala atributnya harus dicatat

dan disimpan dalam basis data.

B. Attribute. Setiap entitas mempunyai karakterisik tertentu yang dinamakan dengan

atribut. Contoh dari attribute adalah Employee Name, Customer Name, Employee

ID dan Customer ID.

C. Identifier merupakan nama attribute yang digunakan untuk mengidentifikasi

entity. Ada tiga jenis identifier, yaitu Primary Key, Secondary Key dan Foreign

Key.

D. Relationship merupakan hubungan suatu jalinan antara entitas.

E. Cardinality merupakan kendala-kendala yang timbul dalam hubungan antar

entitas.

7. LRS (Logical Record Structure)

Logical Record Structure (LRS) merupakan struktur record pada tabel yang

terbentuk dari hasil himpunan entitas serta memiliki aturan pokok yang sangat

dipengaruhi oleh elemen yang menjadi titik perhatian utama.

19

Frieyadie dalam (Rahmayu, 2015) berpendapat bahwa pada dasarnya “LRS

merupakan hasil dari pemodelan Entity Relationship (ER) beserta atributnya

sehingga terlihat hubungan-hubungan entitas”.

Menurut Hasugian dan Shidiq dalam (Marlina, 2018) “LRS adalah sebuah

model sistem yang digambarkan dengan seuah diagram-ER akan mengikuti pola atau

aturan pemodelan tertentu dalam kaitannya dengan konvensi ke LRS”.