Siklus Penda Penju Penagih~ B a Bela;ar mempelajari bab ini, Anda diharapkan mampu untuk: Menjelaskan berbagai aktivitas bisnis dasar dan operasi pemrosesan data terkait yang dilaksanakan dalam siklus pendapatan. Mendiskusikan keputusan penting yang harus dibuat dalam siklus pendapatan dan mengidentifikasi informasi yang dibutuhkan untuk membuat berbagai keputusan tersebut. Mendokumentasikan pemahamail Anda tentang siklus pendapatan. Mengidentifikasi ancaman-ancaman utama dalam siklus pendapatan dan mengevaluasi kecukupan berbagai prosedur pengendalian untuk mengatasi berbagai ancaman tersebut. (Highlight comment compaq12/16/2010 1:21:09 PMblank)memaharni model data (diagram REA) siklus pendapatan.Membaca dan -Kasus Integratif: Alpha Omega Electronics Alpha Omega Electronics (AOE) memproduksi berbagai produk elektronik sehari-hari, termasuk kalkulator, jam digital, radio, pager, mainan, game, dan peralatan dapur kecil. Pelanggan utamaAOEadalah toka ritel, tetapiperusahaan tersebut baru-baru ini telah mulai menjual dalam jumlah besar kepada perusahaan penjual via surat pesanan(mail-orderfirm), yang mengiklankandiri dalam berbagai katalog dan majalah. Gambar 11-1 memperlihatkan sebagian bagan struktur organisasi AOE. ' Linda Spurgeon, direktur utama AOE, mengadakan rapat dengan para eksekutif perusahaan untuk mendiskusikan dua masalah penting. (Highlight comment compaq12/16/2010 1:23:10 PMblank)Pertama, (Highlight comment compaq12/16/2010 1:23:04 PMblank)AOE telah mengalami BAGIAN III Aplikasi Sistem Infonnasi Akuntansi (Highlight comment compaq12/16/2010 1:23:07 PMblank)penyusutan pangsa pasar selama tiga tahun terakhir. (Highlight comment compaq12/16/2010 1:23:13 PMblank)Kedua, (Highlight comment compaq12/16/2010 1:23:19 PMblank)masalah arus kas telah . . (Highlight comment compaq12/16/2010 1:23:22 PMblank)meningkatkan desakan untuk melakukan pinjaman jangka pendek. Dalam rapat eksekutif tersebut, Trevor Whitman, wakildirektur utama bagian pemasaran, menjelaskan bahwa (Highlight comment compaq12/16/2010 1:23:34 PMblank)salah (Highlight comment compaq12/16/2010 1:23:38 PMblank)satualasanpenurunan pangsapasarAOE adala~ para pesaing ternyata memberikan pelayanan (Highlight comment compaq12/16/2010 1:23:41 PMblank)pelanggan yang lebih baik. Akan tetapi, ketika Linda meminta keterangan yang lebih jelas, Trevormengakubahwapendapatnyaitu (Highlight comment compaq12/16/2010 1:24:01 PMblank)hanyadidasarkanpadapercakapannyabaru-baruini (Highlight comment compaq12/16/2010 1:24:03 PMblank)dengan dua pelanggan besar. Dia juga mengakui bahwa dia tidak dapat langsung mengidentifikasi 10 pelanggan AOE yang paling menguntungkan. Linda kerTiudian bertanya ke Elizabeth Yenko, kontroler perusahaan tersebut, (Highlight comment compaq12/16/2010 1:24:47 PMblank)mengenai masalah arus kas AOE. Daftar (Highlight comment compaq12/16/2010 1:24:50 PMblank)umur piutangusaha yang terbaru menunjukkan peningkatan yang signifikan atas jumlah piutang (Highlight comment compaq12/16/2010 1:24:54 PMblank)pelanggan yang jatuh tempo. (Highlight comment compaq12/16/2010 1:24:59 PMblank)Akibatnya, AOE harus menambah pinjaman jangka pendeknya (Highlight comment compaq12/16/2010 1:25:03 PMblank)karena penundaan dalam penagihan pembayaran pelanggan. Selain itu, BestYalue Company, jaringan ritel yang selama ini menjadi salah satu pelanggan utama AOE, baru-baru ini bangkrut. Elizabeth mengakui bahwa dia tidak yakin apakah AOE akan qapat menagih dari Best Yalue sejumlah besar piutang yang telah jatuh tempo. Linda r'nerasa frustasi dengan (Highlight comment compaq12/16/2010 1:25:21 PMblank)kurangnya informasi rinci mengenai kedua masalah tersebut. Dia mengakhiri rapat tersebut dengan (Highlight comment compaq12/16/2010 1:25:32 PMblank)meminta Elizabeth dan Trevor untuk (Highlight comment compaq12/16/2010 1:25:45 PMblank)bekerja sama dengan Ann Brandt, wakil direktur utama bagian sistem informasi, (Highlight comment compaq12/16/2010 1:25:48 PMblank)untuk mengembangkan (Highlight comment compaq12/16/2010 1:25:54 PMblank)sistem pelaporan yang disempurnakan agar AOE dapat lebih secara dekat mengawasi dan (Highlight comment compaq12/16/2010 1:25:59 PMblank)mengambillangkah untuk meningkatkan pelayananpada pelanggan dan manajemen arus (Highlight comment compaq12/16/2010 1:26:02 PMblank)kasnya. Secara khusus, Linda meminta Elizabeth, Trevor, dan Ann untuk menangani masalahmasalah berikut ini: 1. Bagaimana AOE dapat meningkatkan pelayanan kepada pelanggan? Informasi Apakah yang dibutuhkanbagian pemasaran untuk melaksanakan tugasnya dengan lebih baik? 2. Bagaimana AOE dapat mengidentifikasi para pelanggan dan pasarnya yang paling menguntungkan? 3. BagaimanaAOE dapatmeningkatkan pengawasan atas rekening kreditnya? Bagaimana suatu perubahan dalam kebijakan kredit mempengaruhi baik penjualan maupun piutang tidak tertagih? 4. Bagaimana AOE dapat meningkatkan prosedur penagihan kasnya? (Highlight comment compaq12/16/2010 1:27:14 PMblank)Seperti yang ditunjukkan dalam kasus AOE, kekurangan (Highlight comment compaq12/16/2010 1:26:31 PMblank)dalam sistem informasi yang (Highlight comment compaq12/16/2010 1:26:36 PMblank)digunakan untuk mendukung berbagai aktivitas siklus pendapatan dapat menimbulkan masalah (Highlight comment compaq12/16/2010 1:26:39 PMblank)besar bagi sebuah organisasi. Sewaktu Anda membacabab ini, pikirkan bagaimana sistem informasi AOE dapat didesain kembali untuk memberikan dukungan yang lebih efisien dan efektif bagi berbagai aktivitas sikh.Js pendapatannya. BAS 11 Siklus Pendapatan: Penjualan dan Penagihan Kas Direktur Audit Internal Paul Reinhardt Wakil Direktur Wakil Direktur Wakil Direktur Wakil Direktur Bagian Wakil Direktur Bagian Bagian Pemllsaran Bagian Sumber Bagian Produksi Sistem Informesi KeuanganTrevor Whitman Daya Manusia PeterWu LeRoy Williams Ann Brandt Stephanie Cromwell Manajer Bagian Kredit Sofia Lopez Akuntansi Umum Mike Tumo Gambar 11-1 Sebagian bagan struktur organisasi AGE .PENDAHULUAN (Highlight comment compaq12/16/2010 1:27:35 PMblank)Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesaninformasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang danjasa kepara pelanggan dan (Highlight comment compaq12/16/2010 1:27:39 PMblank)menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut (Lihat Gambar 112). (Highlight comment compaq12/16/2010 1:27:46 PMblank)Pertukaran informasi ekstemal yang paling utama dalam siklus ini ada dengan (Highlight comment compaq12/16/2010 1:27:50 PMblank)pelanggan. Informasi mengenai berbagai aktivitas siklus pendapatan juga inengalir ke siklus akuntansi lainnya (melalui database terpusat, yang tidak diperlihatkan dalam Gambar 11-2, untuk mengurangi kebingungan). Contohriya, siklus pengeluaran dan produksi menggunakan informasi mengenai transaksi penjualan untuk memulai pembelian atau produksi persediaan tambahan untuk memenuhi permintaan. Siklus sumber daya manusia/penggajian menggunakan informasi mengenai penjualan untuk menghitung komisi penjualan danberbagai bonus. Fungsi buku besar dan pelaporan menggunakan informasi yang dihasilkan oleh siklus pendapatan untuk inempersiapkan laporan keuangan dan kinerja. (Highlight comment compaq12/16/2010 1:28:13 PMblank)Tujuan utama siklus pendapatan adalah untuk menyediakan produk yang tepat di tempat danwaktu yang tepatdengan harga yang sesuai. Guna mencapai tujuan tersebut, pihak manajemen harus membuat beberapa keputusan rentingberikut ini: BAGIAN III Apl1kasl Slstem Informast Akuntansl Sejauh apakah produk dapat dan harus disesuaikan dengan tiap kebutuhan dan keinginan pelanggan? Seberapabanyakpersediaanyangharusdimiliki, dandimanakahpersediaantersebut ditempatkan? Bagaimana seharusnya barang dagangan dikirim kepada para pelanggan? Haruskah perusahaan melakukan fungsi pengiriman sendiri atau menggunakan pihak ketiga yang mengkhususkan diri dalam pengiriman? Berapakah harga optimal untuk setiap produk atau jasa? Haruskah kredit ditawarkan kepada pelanggan? Berapa banyak kredit yang seharusnya diberikan ke tiap pelanggan? Apa syarat-syarat kredit yang seharusnya diberikan? Bagaimana pembayaran pelanggan dapat diproses untuk memaksimalkan arus kas? Pennintaan sumberdaya manusialpenggajianInformasi teritang ketersediaan barang Siklus pengeluaran -Pesanan Sistem buku besar dan pelaporan Siklus manajemen Dokumen pengiriman Slip ~Kurir Fakturpenjual_an ..... Jawaban alas permintaan-----Pembayaran Dokumen pengirbnan t Pelanggan Siklus produksi Kebutuhan alas produksidan pembelian (pemesanan ulang) Gambar 11-2 Diagram konteks siklus pendapatan Sebagai tambahan, (Highlight comment compaq12/16/2010 1:30:58 PMblank)pihak manajemen harus mengawasi dan mengevaluasi efi$iensi dan efektivitas proses siklus pendapatan. Hal ini membutuhkan akses yang mudah ke dataterinci mengenai sumber daya yang digunakan dalam siklus pendapatan, berbagai kegiatanyangttlempengaruhiberbagaisumberdayatersebut, danparapelakuyangterlibat dalam berbagai kegiatan tersebut. Kemudian, agar dapat berguna dan relevan untuk pengambilan keputusan, data tersebut harus akurat, andal, dan tepat waktu. BAB 11 S1klus Pendapatan: Penjualan dan Penagihan Kas Bab inimembahas (Highlight comment compaq12/16/2010 1:31:35 PMblank)tiga fungsi dasarSIA dalam siklus pendapatan, yaitu: mendapatkan dan memproses data mengenai berbagai aktivitas bisnis, meI.lyimpan dan mengatur data tersebutuntuk mendukung pengambilan keputusan, danmemberikan pengawasanuntuk memastikan keandalandata serta menjaga sumber daya organisasi. Pembahasaridiawali dengan menjelaskan berbagai aktivitas bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan. Kemudian, akan dibahas metode yang digunakan untuk mengumpulkan, menyimpan, dan memproses data mengenai berbagai aktivitas siklus bisnis tersebut. Selanjutnya, dibahas tujuan pengawasan utama dalam siklus pendapatan dan mendiskusikan bagaimana cara mendesam SIA untuk mengurangi ancaman yang berkaitan dengan berbagai aktivitas siklus pendapatan.Babini akan diakhiri dengan menyajikan model data terintegrasi yang menyimpan dan mengatur informasi mengenai berbagai aktivitas siklus pendapatan yang akan memungkinkan pihakmanajemen untuk membuat berbagai keputusanpenting dan untuk secara efektifmengawasi kinerja. AKTIVITAS BISNIS SIKLUS PENDAPATAN Gambar 11-3 menunjukkan empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan. Entri Pesanan Penjualan Siklus pendapatandimulai dengan penerimaan pesanan dari para pelanggan. .Departemen bagian pesanan penjualan, yang bertanggllI.lg jawab pada wakil direktur utama bagian pemasaran (merujuk kembali pada Gambar 11-1),melakukan proses entri pesanan penjualan. Gambar 11-4 menunjukkan bahwa (Highlight comment compaq12/16/2010 1:33:50 PMblank)proses entri pesanan penjl1;alan mencakup tiga tahap: mengambil pesanan dari pelanggan, memeriksa dan menyetujui kreditpelanggan,sertamemeriksaketersediaanpersediaan.Gambar 11-4jugamemasukkan kegiatan pentingterkait yang mungkin ditangani oleh bagian pesanan penjualan ataupun oleh departemen terpisah untukpelayanan pelanggan(yangumumnya juga bertanggllI.lg jawab pada wakil direktur utama bagian pemasaran), yang menjawab permintaan pelanggan. Mengambil pesanan pelanggan (Highlight comment compaq12/16/2010 1:34:21 PMblank)Pesanan pelanggan'dapat diterima dalam berbagai cara: di toko, melalui surat, melalui telepon, melalui Web site, atau melalui tenaga penjualan di lapangan. Pada tahun-tahun terakhir ini, berbagai organisasi telah menemukan beberapa cara untuk menggunakan TI gllI.la meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses entri pesanan penjualan. Salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi entri pesanan penjualan adalah dengan mengizinkan para pelanggan untuk memasuki data pesanan penjualansendiri. Hal ini secara otomatis akan tercapai untuk penjualan melalui Web site, tetapi hal ini juga dapat dicapai baik BAGIAN III Aplikasi Siste,m Informasl Akuntansi dalampenjualan melalui taka maupun melalui surat. Cantahnya, taka ritel sepertiService Merchandise, seperti juga ban'yakpemsahaan penjualan melalui surat pesanan lainnya, meminta pelanggan menandai nomar barang dan mengisi jumlahbarang yang dipesan pada farmulir pesanan yang telah dicetak yang dapat dibaca aleh alat pengenal karakter aptikal (optical character recognition-0CR). (Highlight comment compaq12/16/2010 1:36:21 PMblank)Web site menyediakan cara lain untuk mengatamatisasikan pengentrian pesanan penjualan. Kegunaannya tidak hanya untuk merigurangi biaya yang berkaitan dengan pengambilan pesanan pelanggan, tetapi juga memberikan peluanguntuk meningkatkan penjualan dengan memungkinkan (Highlight comment compaq12/16/2010 1:36:55 PMblank)pelanggan (Highlight comment compaq12/16/2010 1:36:32 PMblank)untuk (Highlight comment compaq12/16/2010 1:36:44 PMblank)mendesain praduk mereka sendiri. Sistern entri pesanan penjualari interaktif semacam inidisebut sebagai choiceboards. Komisi Permintaan 1.0 =-~~;jf';:..-Pesanan ,fr produksi dan Penjualan Informas; pembelian Persediaan ~ Informasi kaasedaa1 barang Siklus manajemen sumberdaya manusiaJ penggajian Persediaan Siklus pengeluaran Siklus Produksi Pelanggan Pelanggan Slip pengepakan Dokumen pengiriman t Kurir tPe~:~~aneUlang 2.0 r---\ Penginman ~Slip pengepakan I "'_-------J Dokumen pengiriman Dokumen pengiriman Sistam buku basar dan pelaporan Pengiriman uang Penyimpanan Bank Laporan 4.0 pen:1shan11-~-"Tanda terima kas /---Pelanggan 3.0 Penagihan Penjualan Penjualan Garnbar 11-3 Diagram arus data tingkat 0 untuk siklus pendapatan BAB 11 Siklus Pendapatan: Penjualan dan Penaglhan Ras (Highlight comment compaq12/16/2010 1:37:25 PMblank)Contohnya, pengunjung Web site Dell Computer dapatmencoba berbagai kombinasi komponen dan fitur hingga mereka menemukan suatu konfigurasi yang memenuhi kebutuhan mereka dengan harga yang mereka inginkan. (Highlight comment compaq12/16/2010 1:37:41 PMblank)Hal ini tidak hanya meningkatkan-penjualan, tetapi juga memungkinkan Dell untuk membuat berbagai produksebagairesponsatas pesanan,sehinggamenghilangkankebutuhanuntukmemiliki persediaan barang jadi dalam jumlah besar. Terlebih lagi, karena Dell menerima pembayaran pada saatpesanan, arus.kasnya membaik dengan sangat dramatis. Saatini terdapat (Highlight comment compaq12/16/2010 1:37:53 PMblank)cara.lain untuk meningkatkan proses entri pesanan penjualan melibatkan penggunaan electronic data interchange (EDI) untuk berhubungan secara langsung dengan pelanggan. Dengan menggunakan (Highlight comment compaq12/16/2010 1:38:06 PMblank)EDI, toko-toko ritel akan mengirim pesananmerekalangsungkesistern pesananpenjualanAOE dalam (Highlight comment compaq12/16/2010 1:38:17 PMblank)sebuahformatyang (Highlight comment compaq12/16/2010 1:38:04 PMblank)(Highlight comment compaq12/16/2010 1:38:13 PMblank)akanmenghilangkan kebutuhanatasentridata. Beberapaprodusen dandistributorbahkari menggunakan EDI untukmelimpahkan tanggung jawab pengelolaan persediaan ritel pelanggan, yaitu sebuah proses yang disebut pula sebagai vendor-managed inventory (VMI). Dengan VMI, pelanggan memberi pemasok akses ke data dari sistem point-oj-sale (POS) pelanggan. Pemasok tersebut menggunakan data itu untuk mengawasi tingkat Pelanggan Pennintaan Bagian Pengiriman Bagian .Pernbelian Dattar Pemesanan U1ang Gambar 11~4 Diagram arus data tingkat 1: entri pesanan penjualan 10 BAGIAN III AplikaSl Slstem'Infonnasl Akuntansl persediaan dan secara otomatis memulai pengiriman pasokan ketika persediaan jatuh mencapai tingkat yang telah ditentukan. SistemVMI menguntungkan keduabelah pihak. Toko-toko ritel menghemat uang dengan melakukan outsourcing biaya yangberkaitan dengan manajemen persediaan, dandengan mengurangi kemungkinan kerugian akibat tidak tersedianya persediaan (penjualan yang hilang). Para produsen dan distributor mendapat untung karena perkiraan penjualan yang lebih akurat memungkinkan mereka mengoptimalkan produksi dan jadwal pengiriman, dan berkurangnya kemungkinan kerugian akibat habisnya persediaan akan meningkatkan total penjualan. Teknologi informasijuga menyediakanbanyakpelnang untuk meningkatkanefisiensi dan efektivitas tenaga penjualan, sebuah proses yang disebut sebagai otomatisasi tenaga penjualan. Contohnya, (Highlight comment compaq12/16/2010 1:40:06 PMblank)e-ma.il adalah cara yang ekonomis untuk menginformasikan para pegawai bagian penjualanmengenai perubahan harga dan promosipenjualan, serta untuk mengingatkan mereka kebutuhan khusus dan ketertarikan tertentu para pelanggan. E-mail juga menyediakan sarana untuk persetujuan real-time bagi kesepakatan penjualan khusus. E-mail juga mengurangi kebutuhan para tenaga penjual untuk kembali ke kantor asal mereka, hingga meningkatkan proporsi waktu yang dapat mereka habiskan dengan para pelanggan. Teknologi juga meningkatkan kualitas presentasi penjualan. Komputer laptop memungkinkan tenaga penjual untuk membuat presentasi multimedia, yang meningkatkan kemampuan mereka untuk mendemonstrasikan dan menjelaskan kemampuan serta fitur produk teknis yang rumit. Fokus 11-1 menjelaskan beberapa cara yang digunakansebuahperusahaandenganalat-alatotomatisasi'tenagapenjualanuntuk meningkatkan penjualan. (Highlight comment compaq12/16/2010 1:42:19 PMblank)Bagaimanapun data pesanan pelanggan diterima pada awalnya/ merupakan hal yang penting bahwa semua data yang dibutuhkan untuk memproses pesanan tersebut dikumpulkandandicatat secara akurat. Olehsebab itu, pemeriksaan editberikut iniharus dilakukan untuk me~astikanakurasi yang menyeluruh: (Highlight comment compaq12/16/2010 1:42:33 PMblank)Pemeriksaan validitas rekening pelanggan dan nomor barang persediaan, dengan , cara mencocokkannya dengan informasi dalam file induk pelanggan dan persediaannya. (Highlight comment compaq12/16/2010 1:42:41 PMblank)Uji kelengkapan untuk memastikan bahwa semua informasi yang dibutuhkan, termasuk alamat pengiriman dan penagihan untuk pelanggah, telah tercantum. (Highlight comment compaq12/16/2010 1:42:50 PMblank)Uji kewajaran yang membandingkan kuantitas yang dipesan dengan pengalaman terdahulu untuk barang dan pelanggan tersebut. (Highlight comment compaq12/16/2010 1:43:17 PMblank)Sewaktu pemeriksaan inidilakukan, data dicatat dalam dokumen pesananpenjualan. Dokumen tersebut biasanya merupakan formulir elektronik yang ditampil!>i ' Jumlah -Jumlah Jumlah yang yangyang Dipesan Nornor Dipesan Dikirim KeteranganUlang Barang 100 Katkulator 50 100 2741 Pager50 3315 Gambar 11-5 Contoh pesanan penjualan AGE tersebut tidak menyebabkan saldo rekening pelanggan melebihi batas kredit, maka pesanan tersebut diterima. Apabila pesanan yang diajukan akan menyebabkan saldo. -rekening pelangganmelebihi batas kredit, maka pesane-mail akandikirim ke manajer bagian kredit untuk memutuskan apakah pesanan tersebut disetujui atau ditolak.) (Highlight comment compaq12/16/2010 1:49:30 PMblank)Otorisasikhusus untukmenyetujuikreditdigunakanbagiparapelangganbam,(Highlight comment compaq12/16/2010 1:49:42 PMblank)ketika sebuah pesanan melebihi bat.as kredit pelanggan tersebut, atau ketika pelanggantersebut memiliki saldo lewatjatuh tempo yang belum dibayar. Otorisasi jenis ini hams dilakukan oleh manajer bagian kredit. Memeriksa ketersediaan persediaan Langkah berikutnya adalah menetapkan apakah tersedia cukup persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut, (Highlight comment compaq12/16/2010 1:50:39 PMblank)agar pelanggan dapat diinformasikan mengenai perkiraan tanggal pengiriman. (Highlight comment compaq12/16/2010 1:50:53 PMblank)Akurasi proses ini adalah hal yangpenting, karena apabila catatan persediaan tidak akurat dan sesuai dengan kondisi terakhir, pelanggan bisa saja kecewa ketika terjadi penundaan tidak terduga d\llam pemenuhan pesanan mereka tersebut. BAH 11 Siklus Pendapatan: Penjualan dan Penagihan Kl!; 'l~ Apabila tersedia cukup banyak persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut, pesanan penjualan tersebut dilengkapi dan kolom jumlahyang tersedia.dalam file persediaan untuk setiap barCing dikurangi sejumlah barang yang dipesan. Departemen pengiriman, pengawasan persediaan, dan departemen penagihan kemudian akan diberitahukan mengenai penjualan. tersebut, dan pemberitahuan dapat dikirim ke pelanggan. (Highlight comment compaq12/16/2010 1:51:37 PMblank)Apabila tidak tersedia cukup banyak persediaan di perusahaan untuk memenuhi pesanan tersebut, pemesanan ulang (back order) untuk barang-barang tersebut harus dibuaL Oi perusahaan-perusahaan manufaktur, membuat pemesanan kembali melibatkanpemberitahuan padadepartemenproduksi untuk memulai produksi barang yang diminta. Di perusahaan-perusahaan ritel, departemen pembelian akan diberitahukan mengenai kebutuhan untuk memesan barangyang diminta tersebuL . (Highlight comment compaq12/16/2010 1:51:53 PMblank)Ketika ketersediaan persediaan telah dipastikan, sistem tersebut kemudian akan membuat kartu pengambilan barang (picking ticket) yang berisi daftar jenis barangbarang, dan jUinlah setiap jenis barang, yang dipesan pelanggan. (Highlight comment compaq12/16/2010 1:53:05 PMblank)Kartu pengambilan memberikan otorisasi bagi bagian pengawasan persediaan untuk melepaskan barang dagangan ke bagian pengiriman. Walaupun secara tradisional merupakan dokumen dari kertas, kartu pengambilansekarangsering kali merupakan formulir elektronis yang dapat ditampilkan ke alat yang mudah dibawa dengan tangan atau pada layar monitor yang terdapat dalam forklift. Guna lebih meningkatkan efisiensi, kartu pengambilan barang sering kali mendaftar barang dalam urutan tempat mereka disimpan dalam gudang, daripada dalam bentuk pesanan yang didaftar dalam pesanan penjualan. Menjawab permintaan pelanggan Selain metnproses pesanan pelanggan, Gambar 11-4 menunjukkan bahwa (Highlight comment compaq12/16/2010 1:53:42 PMblank)(Highlight comment compaq12/16/2010 1:53:53 PMblank)proses entri (Highlight comment compaq12/16/2010 1:53:50 PMblank)pesanan penjualan meliputi pemberian jawaban atas permintaan pelanggan. Kadang kala, permintaan-permintaanini mendahului suatupesanan, del?sering kali mereka terjadi setelah pesanan dibuat. Baikpada kasus pertama maupun kedua, menjawab permintaan pelanggan adalah hal yang sangat penting. Bahkan, (Highlight comment compaq12/16/2010 1:54:11 PMblank)kualitas pelayanan pelanggan yang diberikan sering kali merupakan kunci keberhasilanperusah~an. .Pelayanan pelanggan adalahhal yang begitu pentinghingga perusahaan-perusahaan menggunakan (Highlight comment compaq12/16/2010 2:19:49 PMblank)software khusus, yang disebut dengan sistem manajemen pelayanan pelanggan (customer relationship management---cCRM), untuk mendukung proses penting ini. (Highlight comment compaq12/16/2010 2:20:02 PMblank)SistemCRM membantu mengatur data terinci mengenai para pelanggan hingga data tersebut dapat digunakan unhlk memfasilitasi layanan yang lebih efisien serta persona). Contohnya, informasi mengenai preferensi pelanggan dan catatan transaksi dapat digunakan untuk menyarankan produk-produk lainnya yang mungkin akan dipertimbangkan olehpelanggan. Data terinci mengenai permintaan dan praktik bisnis pelanggan juga dapat digunakan untuk secara pro aktif menghubungi para pelanggan mengenai kebutuhan untuk pemesanan kembali. JPb 4J.~. 14 BAGIAN III ApUkasl Slstem infonnasl Akuntansl (Highlight comment compaq12/16/2010 1:55:04 PMblank)Tujuan dari CRM adalah untuk mempertahankan pelanggan. Peraturan dasar umum pemasaran adalah bahwa biaya yang akan dikeluarkan untuk mertarik dan menjual ke pelanggan baru paling sedikit lima kali lebih besar dibandingkan dengan penjualan berulang ke pelangganlama. UI\.tuk mempertahankan pelangganmembutuhkan lebih dari hanya memuaskannya. Hal ini juga membutuhkan penciptaan loyalitas. Penelitian menunjukkan bahwa apabila kepuasan pelanggan dinilai berdasarkan skala 1sampai 5, dengan 5 mewakili sangat puas dan 1 mewakili sangat tidak puas, para pelanggan yang menilai tingkat kepuasan mereka 5 jauh lebih mungkin melakukan pembelian berulang daripada pelanggan yang hanya menilai kepuasan mereka di tingkat 4. Kemudian, penelitiqn yang sama tersebut menunjukkan bahwa kunci untuk menghasilkan kepuasan total, yang akan mempertahankan pelanggan, adalah kualitas dan sifat hubungan puma jualdenganpelanggan. Olehsebab itu,sistern CRM seharusnya tidak dipandang sebagai sebuah cara untuk mempertahankan pelanggan sewajar mungkin dan mengurangi, atau secara mengotomatisasikan secanl total, semua hubungan dengan mereka. Sebaliknya, sistern CRM seharusnya dilihat sebagai sebuah cara untuk meningkatkan pelayanan pelanggan yang diberikan. Tujuannya adalah untuk mengubah pelanggan yang loyal menjadi pelanggan yang puas dengan cara memperdalam hubungan tersebut. Akan tetapi, (Highlight comment compaq12/16/2010 2:21:14 PMblank)banyak permintaan pelanggan merupakanhal yangbersifat rutin. Sebagai konsekuensinya, perusahaan dapat dan harus menggunakan TI untuk mengotomatisasikan jawaban atas permintaan yang umum, seperti pertanyaan (Highlight comment compaq12/16/2010 2:21:17 PMblank)mengenai saldo (Highlight comment compaq12/16/2010 2:21:21 PMblank)rekening dan status pesanan, agar pegawai bagian pesanan penjualan dan pelayanan pelanggan dapat memusatkan waktu dan tenaga mereka untuk menangani permintaan yang lebih rumit dan tidak biasa. Contohnya, Web site rnemberikan aItematif yang efektif dari segibiaya daripada telepon bebas pulsa pelayanan pelanggancara lama, yaitu d(Highlight comment compaq12/16/2010 2:22:12 PMblank)engan (Highlight comment compaq12/16/2010 2:22:20 PMblank)mengotomatisasikan proses itu dengan sebuah daftar pertanyaanyang sering ditanyakan (frequently asked questions-FAQs). Ruang diskusi juga bisa disediakan, agar para pelanggan dapat berbagi informasi dan tips-tips yang berguna, antara satu sarna lain. Web site juga memungkinkan para pelangganuntuk menggunakan PIN agar dapat secal'a langsung mengakses informasi rekening mereka danuntuk memeriksa status pesanan mereka. Akan tetapi, merupakan hal yang tidak mungkin untuk mengantisipasi setiap pertanyaan yang mungkin ditanyakan pelanggan. Oleh sebab itu, (Highlight comment compaq12/16/2010 2:22:41 PMblank)Web site yang didesain untuk pelayanan pelanggan mungkin harus memasukkan pesan instan ataufitur perbincangan untuk memungkinkan para pelanggan mendapatkan bantuan ahli dan saran secara real-time untuk masalah-masalah khusus yang tidak dapat terjawab dengan memuaskan dalam FAQs. Efektivitas Web site sebagian besar tergantung dari desainnya. Perusahaan harus secara teratur meninjau catatan interaksi pelanggan di Web site mereka agar dengan cepat mengidentifikasi potensi rriasalah. Web site yang sulit digunakan dapat benar-benar mempersulit penjualan karena membuat frustasi pelanggan dan menciptakan rasa tidak BAB 11 Slklus Pendapatan: Penjualan dan Penagihan Ras senang. Sebaliknya, (Highlight comment compaq12/16/2010 2:23:38 PMblank)Web site yang didesain dengan baik dapat mem.berikan pandangan ke dalam yang dapat mengarah pada peningkatan penjualan. Contohnya, National Semiconductor (Highlight comment compaq12/16/2010 2:23:46 PMblank)menganalisis produk mana yang menerima palingbanyak perhatian dari para pengunjung situs-nya. ,Ketika para manajer penjualan melihat peningkatan ketertarikan atas sensor panas yang bam, mereka mampu merevisi perkiraan penjualan mereka dan meningkatkan produksi sedinimungkin untuk memenuhi peningkatanyang tampak dalam pesanan atas produk tersebut. Tanpa peringatan awal yang diberikan melalui jalur Web site, National Semiconductor tidak akan siap menghadapi kenaikan permintaanpelanggan dan mungkin akan kehilanganbeberapa dari pesananbam tersebut karena lari ke pesaing mereka. Pengiriman Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan (lingkaran 2.0 dalam Gambar 11-3) adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang ,diinginkan tersebut. Seperti yang diperlihatkan dalam Gambar 11-6, (Highlight comment compaq12/16/2010 2:24:04 PMblank)proses ini terdiri dari dua tahap:,' (1) mengambil dan mengepak pesanan, dan (2) mengirim pesanan tersebut. Departemen bagian penggudangan dan pengiriman melakukan aktivitas ini. Kedua fungsi tersebut mencakup penyimpanan persediaan dan seperti dalam Gambar 11-1, akhirnya mempertanggungjawabkannya pada wakil direktur utama bagian produksi. Ambil dan pak pesanan Kartu pengambilan barang yang dicetak sesuai dengan entri pesanan penjualan akan En!ri pesanan penjualan Daftar .-------, Penganililan Barang Dokumen Pengiriman Persediaan ~--.Pengiriman Slip Pengepakan ~ ~~..... Dokumen Pengiriman Slip Pengepakan Barang Penagihan danPiutang Usaha Gambar 11-6 Diagram arus data ting~at 1: pengiriman 16 BAGIAN III AplikaSi Sistem Infonnasi Akuntansi inemicu proses pengambilandan pengepakan. Para pekerja bagian gudang menggunakan kartu pengarnbilanbarang untuk mengidentifikasi produkmana, danjumlahsetiap produk, untuk mengeluarkannya dari persediaan. Para pekerja bagian gudang mencatat jumlah setiap barang yang diambil, baik dalam kartu pengambilan barang itu sendiri jika menggunakan dokumenkertas, maupun dengan memasukkan ?ata ke dalam sistem jika formulir elektronis yang digunakan. Persediaan lsemudian akan dipindahkan ke departemen pengiriman. (Highlight comment compaq12/16/2010 2:26:44 PMblank)AGE, seperti juga banyak perilsahaan lainnya, memiliki investasi besar atas sistem penggudangan otomatis yang terdiri dari komputer, pemindai kode garis (bar code), ban jalan, danforklift untuk mengurangi waktu dan biaya memindahkan persediaan masuk serta keluar dari gudang. Contohnya, J. C. Penney melengkapi forklift mereka dengan terminalkomunikasi data berfrekuensi radio (radio frequency data communication-RFDC) untuk menyediakan para operatorforklift dengan informasi mengenai barang mana yang diambil selanjutnya dan di mana lokasi mereka. (Highlight comment compaq12/16/2010 2:27:46 PMblank)Begitu diambil, barang tersebut akan berjalanmenuju pemindai kode garis, yang memberikan pencatatanreal-timeserta akurat atas pergerakan semua persediaan ke dalam dan keluar gtidang. Hal ini penting ~ntuk sistempersediaan perpetual.. Sistem gudang otomatis tidak hanya memotong biaya dan meningkatkan efisiensi dalam menangani persediaan, tetapi juga,memungkinkan pengiriman yang lebih responsif ke pelanggan. Contohnya, sistem penggudangan canggih milik Levi Strauss & Company menggunakan pemindai kode garis di ban jalan untuk mengedarkan jeans dan kemeja agar mereka dapat di-pak dan dikirimkan ke pelanggan dalam set yang sesuai. Para pelangganjuga dikirimi slip pengepakan elektronis yang menunjukkan ukuran, model, dan wiuna baju dalam pengiriman berikutnya. Kotak yang digunakan kemudian akan diberi kode garis agarpara ritel dapat dengan cepat memasukkanbarang dagangan tersebut dan memindahkannya ke lantai penjualan. Pelayanan ini tidak hanya menghemat waktu dan uang para pelaku ritel, tetapi juga membantu meningkatkan pergerakan produkLevi Strauss, sehingga meningkatkan penjualan produsen tersebut. Kirim pesanan (Highlight comment compaq12/16/2010 2:29:34 PMblank)Departemen pengiriman membandingkan perhitungan fisik persediaan dengan jun:.lah yangditunjukkandalam kartu pengarnbilanbarang dan denganjumlahyangditimjukkan dalam salinan pesanan penjualan yang dikirim secara langsung ke bagian pengiriman dari entri pesanan penjualan. Penyimpangan dapat timbul, baik karena barang tersebut tidak disimpan di lokasi yang ditunjukkan di kartu pengambilan barang atau catatan persediaan perpetual tidak akurat. Pada kasus seperti ini,depahemen pengiriman perlu memulai pemesanan kembali barang-barang yang tidak ada dan memasukkan jumlah yang benar dalam slip pengepakan. (Highlight comment compaq12/16/2010 2:32:15 PMblank)Setelah staf administrasi bagian pengirifl?an menghitung barang yang dildrim dari gudang, jumlah pesanan penjualan, nomor barang, dan jumlah barang akan dimasukkan BAB 11 Siklus Pendapatan: Penjualan dan Penagihan Kas (Highlight comment compaq12/16/2010 2:32:25 PMblank)dengan menggunakan terminal on-line. Proses ini meIllperbaruifieldjumlah yang dimiliki .dalam file induk persediaan. Proses ini juga menghasilkan slip pengepakan dan beberapa rangkap dokumen pengiriman. Slip pengepakan mendaftar jumlah dan keterangan setiap barang yang dimasukkan dalam pengiriman tersebut (dapat saja berupa salinan , dari daftar pengambilan barang). Dokumert pengiriman adalah kontrak legal yang menyebutkan tanggung jawab atas barang yang dikirim.Dokumen ini mengidentifikasi (Highlight comment compaq12/16/2010 2:32:32 PMblank)kurir, sumber, tujuan, dan instruksi pengiriman lainnya, serta menunjukkan siapa (pelanggan atatl pemasok) yang harus membayar kurir tersebut (lihat Gambar 11-7). Sebuah salinan dokumen pengiriman dan slip pengepakan akan menyertai pengiriman tersebut. Apabila pelanggan harus membayar biaya pengiriman, salinan dokumen pengiriman ini dapat berlaku sebagai tagihan pengiriman, untuk menunjukkan jumlah yang harus dibayar pelanggan kepada kurir tersebut. Pada kasus lainnya, tagihan pengiriman adalah dokumen terpisah. Departemen pengiriman menyimpan salinan kedua dokumen pengiriman untuk melacak dan mengkonfirmasikan pengiriman barang ke kurir tersebut. Salinan lainnya dari dokumen pengiriman dan slip pengepa.kan dikirim ke departemen penagihan untuk menunjukkan bahwa barang tersebut telah dikirim dan bahwa faktur penjualanharus dibuatserta dikirim. Kurir tersebutjuga menahansatu salinan dokumen pengiriman untuk catatan mereka. Salah satu keputusan utama yang perlu dibuat ketika memenuhi dart mengirimkan pesanan pelanggan berkaitan dengan pilihan metode pengiriman. Dahulu, banyak perusahaan memiliki armada truk sendiri untuk pengiriman. Perusahaan-perusahaan besar seperti GM bahkan menugaskan semua departemen untuk fungsiini. Akan tetapi, semakin banyak perusahaan yang melakukan outsourcing fungsi ini ke kurir komersfal seperti Ryder System, Inc., Roadway Services, Inc., dan Schneider National Company. Pengirimandengan jasa outsourcing mengurangi biaya dan memungkinkan pabrik untuk berfokus pada aktivitas inti bisnis mereka (pembuatan barang). Akan tetapi, memilih kurir yangtepat memerlukan proses pengumpulandan pemeliharaaninformasimengenai kinerja kurir (contoh, persentase pengiriman tepat waktu, frekuensi kerusakan) dan mengintegrasikan informasi tersebut ke dalam SIA. Keputusan penting lainnya berkaitan dengan lokasi pusat-pusat distribusi. (Highlight comment compaq12/16/2010 2:36:14 PMblank)Semakin banyak perosahaan yang meminta para pemasok dan pabrik untuk mengirimkan berbagai produk hanya jika dibutuhkan. Akibatnya, parapemasok dan pabrik harus menggunakan software sistem logistiJ< untuk mengidentifikasi lokasi optimal menyimpan persediaan agar dapat meminirnalkan jumlahtotal persediaan yang dimiliki serta untukmemertuhi setiap permintaan pengiriman pelanggan. Globalisasi menambah kerumitan logistik outbound. Efisiensi dan efektivitas metode distribusi yangberbeda, seperti menggunakan trok atau kereta, berbeda di selumh dunia. Pajak dan peraturan di berbagai negara dapat juga mempengaruhi pilihan atas distribusi. Contohnya, Harley-Davidson memiliki pusat distribusi Eropa. Akan tetapi perusahaan Aplikasi Sistem Informasi Akuntansi DOKUMEN PENGIRIMAN LANGSUNG-FORMAT PENDEK Tldak Dapat Dlnegoslaslkan No. Penglrlm: No. Kurlr: Kurlr DITERIMA, berdasarkan klasitikasi dan taril yang berlaku pada saal penerbilan Dokumen Pengiriman ini. pada , 20 darl barang yang dideskripsikan di bawah ini, lampak balk, kecuaJi yang dicalat (isi dan kondisi isi paket tidak diketahui), dilandai, dikirim, dan diantarseparli yang disebutkan di bawah ini, yang menyatakan bahwa kurir (kata kurir daJam kontrak ini mengacu pada orang ateu perusahaan yang memiliki barang ini di bawah kontrak ini) setuju untuk membawa barang ini ke lempal pangiriman yang biasapada lempat lujuan yang disebulkan, jika dalam rutenya, alau mengirimnya ke kurir Ialnnya yang salu rute dengan lempattujuanbarang ini. Telahdisepakati balSama, untuk setiap kurir dari semuaatau sebagian barang ini dikirim ke tempat tujuannya, dan seliap pihak yang berkepentingan dengan seluruh atau sebagian barang ini, ba~waseliap jasa yang dilakukan tunduk pada peraturan dan kelentuan dari Uniform Domestic Straighl Bill of Lading yang dilelapkan (1) dalam Uniform Freight Classification yang mulai berlaku sejak tanggaJ yang disebulkan, jika pengiriman lewal darat alau laut, atau (2) dalam tarit dan kla$ilikasi kurir kendaraan yang berlaku jika pangiriman lewal kendaraan bermotor. . Dengan ini pangirim menyalakan lelah memahami semuapalSyaratan dan kelenluan yang disebutkan delam dokumen pangiriman, lermasuk yang tertera di halaman balal