BAB 4 RANCANGAN YANG DIUSULKAN - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/Doc/Bab4/2009-2-00647-KA Bab...
Transcript of BAB 4 RANCANGAN YANG DIUSULKAN - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/Doc/Bab4/2009-2-00647-KA Bab...
79
BAB 4
RANCANGAN YANG DIUSULKAN
4.1 Struktur Organisasi
Gambar 4.1 Struktur Organisasi usulan pada PT. SUN PACIFIC
Direktur
Bag. Accounting
Bag. Penagihan
Bag. Keuangan Bag. Pengiriman
Manager Keuangan
Manager IT Manager Operasional
Manager Marketing
Bag.Operator
Marketing Staff Bag.
Gudang Transit In
Bag. Gudang Transit Out
80
1. Direktur
• Mewakili perusahaan dalam hubungannya dengan badan-badan lainnya diluar perusahaan
• Menetapkan kebijakan dan tujuan perusahaan serta melakukan pengawasan dan
pengendalian secara umum terhadap seluruh kegiatan operisional perusahaan,
mengadakan perencanaan keuangan dan mengurus masalah gaji dan kesejahteraan
karyawan.
• Mengangkat, meminta pertangung-jawaban dan memberhentikan para manager.
• Mengontrol dan mendukung kegiatan semua manajer dan mengevaluasi hasil kerja.
2. Manager Marketing
• Mencari order dan memantau marketing yang lainnya mengenai order harus dimasukkan
ke perusahaan dan diketahui oleh pimpinan perusahaan.
• Memberikan laporan barang masuk kepada divisi operasional dengan data-data yang
lengkap disertai contoh barang, packing list dan invoice
• Menanyakan harga order untuk full container kepada forwader lain seperti untuk
selanjutnya diberitahukan kepada pemimpin perusahaan.
• Memastikan order barang agar masuk kegudang dan dengan kode marking yang telah
disepakati oleh pelanggan masing-masing.
• Setiap hari memantau marketing lainnya untuk keluar kantor dan mencari order mulai
jam 11:30 WIB dan diperbolekan untuk tidak kembali ke kantor kecuali marketing yang
mendapat tugas piket menjaga telepon.
• Memberikan dan menerima laporan hasil market dari marketing lainnya untuk
selanjutnya dilaporkan kepada pemimpin perusahaan pada keesok harinya.
81
• Mengunjungi setiap pelanggan oleh marketing minimal satu minggu sekali agar terus
terjaga komunikasi dan kerjasama yang baik.
• Menjalin hubungan kerja sama dengan baik kepada pelanggan dan ekspedisi lain serta
menjaga nama baik perusahaan.
3. Manajer Operasional
• Menerima contoh barang dari marketing guna untuk diberikan kepada bea cukai tentang
barang tersebut bisa dan tidaknya barang tersebut masuk.
• Memantau dan memberikan laporan data barang yang ada di gudang kepada pelanggan.
• Memberikan informasi kepada pelanggan tentang status barang dan proses
pengeluarannya.
• Membuat packing list dan invoice untuk diproses ke bea cukai.
• Mengecek B/L (bill of lading), invoice, packing list, untuk diproses ke bea cukai
• Membuat surat jalan dan mengatur pengiriman barang dengan data alamat yang sudah
diberikan oleh marketing dari pelanggan masing-masing
• Memberikan laporan kepada accounting setelah pengiriman barang dengan disertai surat
jalan untuk diproses penagihan,
• Mengatur dana operasional untuk proses pembongkaran barang/container.
• Menerima complain dari pelanggan tentang kehilangan / kekurangan barang tetapi jika
kardus barang tersebut masih utuh dan tidak cacat / rusak maka dapat ditolak complain
pelanggan tersebut.
82
4. Manager Accounting
• Membuat invoice berupa tagihan ke pelanggan dengan terlebih dahulu meminta informasi
harga dari setiap marketing.
• Membuat budget untuk keperluan kantor per minggu dan per bulan dan laporan rugi laba
perusahaan.
• Segera melakukan penagihan ke pelanggan selama 3 hari setelah menerima barang
dikirim dan diterima oleh pelanggan dengan disertai surat jalan dari divisi operasional.
• Membuat perencanaan keuangan untuk keperluan perusahaan seperti, bayar telepon,
bayar gaji karyawan, bayar uang bensin, bayar lembur, dan segala kebutuhan perusahaan.
• Membuat perencanaan pembayaran hutang / piutang perusahaan dengan perusahaan lain.
• Memberikan laporan keuangan dengan lengkap dan benar kepada pimpinan perusahaan.
5. Marketing Staff
• Bertanggung jawab kepada manajer marketing mengenai order.
• Memastikan pelanggan untuk kirim barang ke gudang dengan diberikan (code customer)
yang sesuai dengan barang yang akan dikirim.
• Menerima order dari pelanggan melalui telepon, fax, e-mail, maupun datang langsung ke
kantor.
• Menawarkan order kepada pelanggan baru sesuai dengan harga yang sudah ditetapkan
oleh perusahaan.
• Memberitahukan ke bagian dokumen tentang pengiriman barang tersebut dan
bertanggung jawab tentang pengiriman barang dan bertanggung-jawab tentang harga
yang diberitahukan kepada pelanggan.
83
6. Bagian Operator
• Menerima telepon dari pelanggan.
• Memberitakan ke bagian marketing ada pengiriman barang dari pelanggan.
• Memberitakan penjelasan tentang pengiriman barang kepada pelanggan.
7. Bagian Pengiriman
• Bertanggung jawab atas kehilangan barang selama pengiriman.
• Melaksanakan pengiriman barang dan menyerahkan barang sampai tempat pelanggan.
• Menyerahkan tanda terima dari pelanggan ke bagian gudang.
• Memberikan laporan kepada manajer operasional setiap barang dikirim atau diterima di
gudang.
8. Bagian Dokumen (in) / Bagian Dokumen (out)
• Membuat dokumen-dokumen yang berhubungan dengan jasa pengiriman dan pelanggan.
• Memberikan dokumen kepada Manager Marketing, Manager Operasional, dan Manager
Accounting.
• Mengarsipkan dokumen-dokumen yang sudah dibuat.
9. Bagian gudang Transit (in) / Bagian Gudang Transit (out)
• Bertanggung jawab kepada pimpinan atas barang pelanggan yang ada di gudang, serta
mengatur tata letak barang di gudang.
• Mengawasi arus keluar masuknya barang.
• Menjamin keamanan dan kebersihan penyimpanan barang di gudang agar terhindar dari
kerusakan maupun kehilangan.
84
• Menerima dan menyimpan barang yang akan dikirim
10. Manager Keuangan :
- Mengawasi kinerja dari bagian keuangan, bagian penagihan, dan bagian accounting.
- Membuat budget per periode untuk untuk kelangsungan perusahaan.
- Membuat perencanaan keuangan untuk keperluan perusahaan seperti bayar telepon, bayar gaji
karyawan, bayar uang bensin, biaya lembur dan kebutuhan perusahaan.
11. Bagian Keuangan :
- Menerima pembayaran dari customer.
- Membuat perencanaan keuangan perusahaan.
- Membuat Bukti Kas Keluar (BKK).
- Melakukan pembayaran untuk segala macam pengeluaran perusahaan.
12. Manager IT
- Mengembangkan dan maintainance software perusahaan.
- Mengatasi troubleshooting pada sistem.
- Mengembangkan software dan hardware.
13. Bagian Penagihan :
- Memberikan invoice kepada pelanggan dan melakukan penagihan pembayaran dari pelanggan.
- Melaporkan status penagihan berupa tunai kepada accounting agar dapat dijurnal.
85
4.2 Prosedur system yang diusulkan
4.2.1 PROSEDUR SISTEM PENJUALAN JASA PENGIRIMAN SECARA
TUNAI YANG DIUSULKAN
Customer menghubungi bagian operator via telepon/e-mail untuk meminta harga penawaran.
Kemudian bagian marketing mengirim SPH (surat penawaran harga) via fax kepada customer.
Apabila customer tidak setuju dengan penawaran tersebut, maka customer akan mengirim SPPH
( Surat Permintaan Penawaran Harga) via fax ke bagian marketing. Apabila Sun Pacific tidak
setuju, maka bagian marketing melakukan penawaran harga kembali atau transaksi dibatalkan.
Apabila kedua belah pihak telah setuju, maka customer akan mengirim SPH yang sudah ditanda-
tangani via fax ke bagian marketing. Bagian marketing membooking peti kemas kepada
pelayaran, kemudian pelayaran akan mengirimkan draft B/L. Setelah itu barang dikirim ke
gudang transit (in).
Pihak gudang transit (in) menerima barang dan membuat packing list 2 rangkap (Rangkap 1
diarsipkan di gudang (in), rangkap 2 akan diserahkan ke bagian operasional). Setelah barang
dimasukkan ke dalam container sampai full, bgn. gudang transit (in) menghubungkan jasa
pelayaran untuk mengirim barang ke gudang transit (out) dan bagian gudang transit (in) akan
diberikan B/L rangkap 1 oleh pihak pelayaran, kemudian bagian operasional menerima B/L
rangkap 2, mengurus PEB..
Bagian operasional mengirim packing list dan bill of loading. Setelah barang tiba di gudang
transit (out), maka pihak bea cukai akan memeriksa barang yang ada didalam container sesuai
dengan packing list, bill of loading, dan PEB. Apabila barang yang dikirim tidak sesuai maka
pihak bea cukai akan memberikan Notul (nota pembetulan) kepada pihak bagian operasional dan
86
akan dikenai denda sesuai jenis barang yang dikirim. Pihak Sun Pacific akan membebankan
denda yang diterima dari pihak bea cukai kepada customer, karena tidak sesuai dengan packing
list. Jika sesuai selanjutnya pihak bea cukai akan mengeluarkan SPPB (Surat Perintah
Pengeluaran Barang). Maka dari bagian operasional akan menyewa truk untuk mengambil
barang ada dipelabuhan untuk dikirimkan ke customer, kemudian bagian gudang transit (out)
membuat SJ 2 rangkap.
Marketing akan memberitahukan customer via telepon bahwa barang sudah ada di gudang transit
(out). Dan bagian pengiriman mengirim barang ke customer beserta surat jalan dua rangkap.
Customer menerima dan memeriksa barang, jika sesuai maka customer akan menanda-tangani
surat jalan (surat jalan rangkap 1 diarsipkan dan rangkap 2 diberikan ke customer) dan diberikan
SJ 2 rangkap yang telah ditanda-tangani ke bagian pengiriman (SJ rangkap 1 diarsip dan rangkap
2 diberikan ke customer). Apabila barang yang dikirim tidak sesuai, maka customer menulis
keluhan disurat jalan atas barang yang tidak sesuai.
Jika barang telah diterima oleh customer sesuai dengan SJ, maka bagian accounting membuat
invoice 2 rangkap ( rangkap 1 dikirim ke customer dan rangkap 2 diarsip) dan mengirim ke
customer melalui fax 1 hari setelah barang dikirim.
Setelah menerima pembayaran bagian accounting mengarsipkan invoice dan melakukan
pembukuan / jurnal kedalam Ms akun untuk memberikan laporan kepada Direktur untuk
diperiksa.
87
4.2.1.2 Overview Activity Diagram Tunai
Gambar 4.2 Overview Activity Diagram
88
4.2.1.1 Event Table Tunai
EVENT INTERNAL AGENT
STARTS WHEN ACTIVITIES
Menerima Order
Membooking Peti Kemas
Mengirim Barang
Menerima Barang
Mengirim Barang
Bag.Marketing dan Bag. Operator
Bagian Marketing
Bag. Gudang Transit (in)
Bag.Gudang Transit (out)
Bag.Pengiriman
Menerima telepon dari customer
Menerima SPH Dari Customer
Barang sampai di Gudang Transit (in)
Barang sampai di Gudang Transit (out)
Barang telah dicek di
Membuat surat penawaran harga,
Membooking peti kemas dan Mendapat draft B/LMenerima barang di gudang
transit (in), Membuat packing list 2 rangkap, Mengirim packing list ke bea cukai, Menerima B/L rangkap 1, Mengurus PEB, Mengirim barang ke transit (out)
Menerima packing list dan B/L, Menerima SPPB, Membuat SJ 2 rangkap, Mengecek barang di gudang transit (out)
Mengirim surat jalan 2 rangkap,
89
ke Customer
Menerima Pembayaran
Melakukan Pembukuan
Bag.Accounting
Bag.Accounting
gudang transit (out)
Barang telah diterima Customer
Menerima pembayaran dari Customer
Menerima SJ rangkap 1, Mengirim barang ke customer
Membuat invoice 2 rangkap, Mengirim invoice ke customer via fax, Menerima pembayaran, Mengarsip invoice rangkap 2
Membuat pembukuan, Membuat laporan, Memberikan laporan keuangan kepada direktur.mengsave transaksi ke Ms_akun
Table 4.1 Event Table
90
4.2.1.3 Workflow Table Tunai
Actor Activities I. MENERIMA ORDER Operator dan Bag.Marketing 1.Menerima Pesanan dari Customer Bag.Marketing 2. Membuat SPH Komputer 3. Mencetak SPH. 4. Mengarsip SPH. 5.Mengirim surat penawaran harga (SPH). 6. Jika tidak setuju maka menerima SPPH dari customer 7. Apabila customer setuju maka mengirim SPH yang ditanda- tangani via fax. Bag. Marketing 8.Membooking peti kemas pada Pelayaran 9. Membuat SO 10. Mendapat draft B/ L. II. MENGIRIM BARANG Bag. Gudang Transit (in) 11 Menerima barang dari customer untuk dikirim. 12. Mempacking barang. 13. Membuat packing list 2 rangkap. Komputer 14. Mencetak packing list. 15. Mengarsip packing list. Bag. Gudang Transit (in) 16. Menerima B/L dari pelayaran. 17. Mengirim packing list rangkap dua (2) ke pelayaran. 18. Mengirim packing list ke bagian operasional via email. Bag. Operasional 19. Menerima B/L dari pelayaran. 20. Memberikan Packing List, B/L, mengurus PEB.
21. Menerima SPPB, jika barang telah dicocokkan oleh bea cukai.
Bag. Gudang Transit (in) 22. Mengirim barang ke gudang transit (out) melalui jasa pelayaran.
III. MENERIMA BARANG Bag. Gudang Transit (out) 23. Menerima packing list dan B/L. 24. Menerima barang yang telah dicocokkan oleh bea cukai. 25. Mencocokkan kembali barang dengan packing list.
26. Menghubungkan barang yang telah diterima ke bag. Pengiriman.
27. Membuat SJ 2 rangkap yang selanjutnya akan dikirim oleh bag. pengiriman Komputer 28. Mencetak SJ 2 rangkap.
91
29. Mengarsip SJ
IV. MENGIRIM BARANG KE CUSTOMER Bag. Pengiriman 30. Mengirim barang ke customer dan beserta SJ 2 rangkap.
31. Jika tidak sesuai menerima surat keluhan dari customer yang
ditulis di Surat Jalan dan mengecek kembali kondisi barang.
32. Jika sesuai menerima Surat Jalan yang sudah di tandatangani.
Komputer 33. Mengarsipkan surat jalan rangkap satu (1). V. MENERIMA PEMBAYARAN Bag. Accounting 34. Membuat invoice 2 rangkap. 35 Mencetak invoice. 36. Mengarsip invoice. Bag. Accounting 37. Mengirim invoice rangkap 1 ke customer via fax 38 Menerima pembayaran. VI. MELAKUKAN PEMBUKUAN Komputer 39. Mengarsip invoice lunas Bag. Accounting 40. Membuat pembukuan.
41. Membuat laporan keuangan kepada direktur. 42. Mengsave transaksi ke Ms_akun
Table 4.2 Workflow Table
92
4.2.1.3 Detail Activity Diagram Tunai
4.2.1.3.1 Detail Activity Diagram Tunai - Menerima Order
Gambar 4.3 Detail Activity Diagram-Menerima Order
93
4.2.1.3.2 Detail Activity Diagram Tunai– Mengirim Barang
Gambar 4.4 Detail Activity Diagram-Mengirim Barang
94
4.2.1.3.3 Detail Activity Diagram Tunai – Menerima Barang
Gambar 4.5 Detail Activity Diagram-Menerima Barang
95
4.2.1.3.4 Detail Activity Diagram Tunai– Mengirim Barang ke Customer
Gambar 4.6 Detail Activity Diagram-Mengirim Barang ke Customer
96
4.2.1.3.5 Detail Activity Diagram Tunai – Menerima Pembayaran
Gambar 4.7 Detail Activity Diagram-Menerima Pembayaran
97
4.2.1.3.6 Detail Activity Diagram Tunai – Melakukan Pembukuan
Gambar 4.8 Detail Activity Diagram-Melakukan Pembukuan
98
4.2.2 PROSEDUR SISTEM PENJUALAN JASA PENGIRIMAN
SECARA KREDIT YANG DIUSULKAN
1. Customer menghubungi bagian operator via telepon / email untuk meminta harga penawaran.
Kemudian bagian marketing mengirimkan SPH ( Surat Penawaran Harga ) via fax kepada
customer. Apabila customer tidak setuju dengan penawaran tersebut, maka customer akan
mengirimkan SPPH ( Surat Permintaan Penawaran Harga ) via fax ke bagian marketing. Apabila
Sun Pacific tidak setuju, maka bagian marketing melakukan penawaran harga kembali atau
transaksi dibatalkan.
2. Apabila kedua belah pihak telah setuju, customer akan mengirimkan SPH yang ditanda
tangani. Bagian marketing akan menginput data-data customer serta memberikan kode customer
dan membuat SO ( Sales Order ) yang sudah diberikan kode customer dan membooking peti
kemas pada pelayaran dan mendapatkan draft B/L. Setelah itu customer akan mengirimkan
barang ke gudang transit (in).
3. Bag. gudang transit (in) menerima barang dan membuat packing list rangkap 2 ( rangkap 1
diberikan ke pelayaran, rangkap 2 diarsip ) sesuai kode Customer yang telah diberikan. Bagian
gudang transit (in) mengirimkan packing list ke bagian operasional via email.
4. Setelah barang dimasukkan ke dalam container sampai full. Bagian gudang transit (in)
mendapatkan bill of loading dan tagihan dari pelayaran. Bagian gudang transit (in) mengirim
invoice ke bagian keuangan via email.
5. Bagian operasional menerima packing list dan bill of loading. Bagian operasional membuat
view perjalanan ekspor untuk mengetahui status keberadaan barang.
99
6. Bagian operasional mengurus PEB ( Pemberitahuan Export Barang ) dan mengirim packing
list, bill of loading ke bea cukai.
7. Setelah barang tersebut tiba di tempat tujuan, maka pihak bea cukai negara tersebut akan
memeriksa barang yang ada dalam container tersebut sesuai dengan packing list, bill of loading
dan PEB.
8. Apabila barang yang dikirimkan tidak sesuai dengan data-data tersebut maka bea cukai akan
memberikan Notul ( Nota Pembetulan ) kepada pihak bagian operasional dan akan dikenakan
denda sesuai dengan jenis barang tersebut. Pihak Sun Pacific akan membebani denda tersebut
kepada customer, karena tidak sesuai dengan packing list. Jika sesuai selanjutnya pihak bea
cukai akan mengeluarkan SPPB ( Surat Perintah Pengeluaran Barang ).
9. Setelah barang tiba di tempat, maka bagian gudang transit (out) akan mengecek container dan
memeriksa barang sesuai dengan packing list. Bagian gudang transit (out) membuat Surat Jalan
rangkap 3 ke bagian pengiriman. Bagian marketing akan memberitahukan customer bahwa
barang telah tersedia di gudang transit (out).
10. Bagian pengiriman akan mengirimkan barang setelah menerima Surat Jalan rangkap 3 untuk
ditandatangani. Customer menerima dan memeriksa barang kembali, apabila sesuai maka
customer akan menanda-tangani SJ. SJ rangkap 1 ke customer, rangkap 2 diberikan ke gudang
transit (in)), rangkap 3 diarsip.
11. Apabila barang yang akan dikirimkan tidak sesuai, maka customer akan menulis keluhan
pada SJ atas barang yang tidak sesuai tersebut, maka bagian gudang transit (out) akan memeriksa
kondisi barang. Jika benar ada kesalahan maka pihak Sun Pacific akan bertanggung jawab atas
keluhan dari customer.
100
12. Jika barang yang telah diterima customer sesuai maka bagian keuangan akan membuat
invoice 3 rangkap ( rangkap 1 ke customer, dan rangkap 2 diarsip dan rangkap 3 ke Bagian
Accounting). Bagian marketing akan mengirim invoice melalui fax 1 hari setelah barang dikirim.
Batas waktu pembayaran paling lambat 30 hari setelah invoice tersebut diterima, jika belum
dibayarkan maka bagian penagihan akan kembali melakukan penagihan kepada customer.
13. Bagian keuangan menerima invoice rangkap 2. Setelah menerima pembayaran dari
customer. Bagian keuangan akan mencap lunas invoice dan mengarsip invoice rangkap 2. Bagian
keuangan akan mengirimkan bukti transfer / invoice rangkap 3 ke bagian accounting. Bagian
accounting akan mengarsip bukti transfer / invoice.
14. Bagian keuangan akan menerima tagihan dari bag.gudang transit (in) atas jasa PEB, dan jasa
angkut barang. Bagian keuangan menginput Tr_pengiriman berdasarkan invoice yang diterima.
15. Bagian accounting membuat BKK ( Bukti Kas Keluar ) 2 rangkap ( rangkap 1 diberikan ke
bagian accounting dan rangkap 2 diarsip).
16. Bagian accounting akan mengeluarkan uang sesuai Bukti Kas Keluar ( BKK ) dan membayar
invoice yang telah diterima selama pengiriman barang. Bagian keuangan menerima invoice yang
dicap lunas dan memberikan invoice yang dicap lunas ke bagian accounting untuk dibuatkan
jurnal.
17. Bagian marketing akan membuat laporan packing list bulanan, untuk diberikan kepada
direktur. Bagian marketing membuat laporan daftar pelanggan dan laporan datar kota yang
sering menggunakan jasa Sun Pacific untuk diberikan ke direct
101
18. Bagian accounting akan melakukan pembukuan / jurnal ke Ms_Akun untuk meberikan
laporan keuangan kepada direktur untuk diperiksa. Bagian accounting membuat laporan
keuangan dan laporan order per periode tertentu sebagai bahan pertimbangan direktur.
102
4.3 Event Table Kredit
EVENT INTERNAL AGENT
STARS WHEN ACTIVITY
Menerima Order Menerima Barang dari Pelanggan Mengirim Barang Mengurus Bea Cukai Menerima Barang Mengirim Barang ke Pelanggan
Bag.Operator dan Bag. Marketing Bag. Gudang Transit (in) Bag. Gudang Transit (in) Bag. Operasional Bag. Gudang Transit (out) Bag. Pengiriman
Menerima telepon dari customer Barang sampai di Gudang Transit (in) Barang siap dikirim Barang sampai di gudang transit (in) Barang sampai ke gudang transit (out) Barang siap dikirim ke pelanggan
Menerima order, Membuat SPH, Menerima SPH yang telah ditanda tangani, Membuat SO, Membooking peti kemas kepada Pelayaran, Menerima draft B/L Menerima barang, Membuat packing list 2 rangkap Memasukkan barang ke container, Mendapat bill of lading, Mendapat invoice, Mengirim barang Membuat view perjalanan eksport, Mengurus PEB, Mengirim packing list, dan bill of lading ke bea cukai, Menerima SPPB Menerima barang, Membongkar dan memeriksa barang sesuai packing list, Membuat SJ 3 rangkap Mengirim barang ke pelanggan beserta SJ, Menerima SJ yang telah ditanda tangani.
103
Menerima Pembayaran Membayar Tagihan Melakukan Pembukuan
Bag. Keuangan Bag. Keuangan Bag. Accounting
Barang sampai ke pelanggan Menerima invoice dari pelayaran Menerima pembayaran
Membuat invoice 3 rangkap, Mengirim invoice via fax ke pelanggan, Menerima pembayaran Menerima invoice dari gudang transit (in), dan PEB, Menginput pengiriman berdasarkan invoice, Membuat BKK ( Bukti Kas Keluar ) 2 rangkap, Mengeluarkan uang sesuai BKK, Menerima invoice yang telah dicap lunas dan Mengirim ke bagian accounting Menerima invoice yang dicap lunas dari bagian keuangan, Mencocokkan invoice dan BKK, Membuat laporan keuangan ke dalam Ms_Akun, Membuat laporan order per periode,Membuat packing list per periode, Membuat daftar pelanggan, Membuat laporan daftar kota yg sering digunakan.
Table 4.3 Event Table
104
4.4 Overview Activity Diagram Kredit
Gambar 4.9 Overview Activity Diagram
105
4.5 Workflow Table Kredit
Actor Activities I. MENERIMA ORDER Operator 1. Menerima order. Bag. Marketing 2. Membuat SPH ( Surat Penawaran Harga ). Komputer 3. Mencetak SPH. 4. Menyimpan SPH. Bag. Marketing 5. Mengirim SPH ke pelanggan. 6. Jika tidak setuju maka menerima SPPH dari customer.
7. Apabila customer setuju, menerima SPH yang telah di tanda tangani.
8. Membuat SO.
9. Memberikan kode pelanggan dan membooking peti kemas kepada Pelayaran..
Komputer 10. Mencetak SO. 11. Menyimpan SO. II. MENERIMA BARANG DARI PELANGGAN Bag. Gudang Transit (in) 12. Menerima barang dari customer untuk dikirim. 13. Membuat packing list 2 rangkap. Komputer 14. Mencetak packing list. 15. Menyimpan packing list. Bag. Gudang Transit (in)
16. Memberikan packing list rangkap 1 diberikan ke pelayaran, rangkap 2 diarsip.
17. Mengirim packing list ke bagian operasional via email. III. MENGIRIM BARANG Bag. Gudang Transit (in)
18. Memasukkan barang ke container dan mencocokkan dengan packing list.
19. Mendapat bill of loading dan tagihan dari pelayaran. 20. Mengirimkan tagihan ke bag. keuangan via email. 21. Mengirimkan barang lewat jasa pelayaran. IV. MENGURUS BEA CUKAI 24. Menerima packing list dan bill of lading. Bag. Operasional 25. Membuat view perjalanan eksport. 26. Mengurus PEB. 27. Mengirim, packing list, dan bill of loading ke bea cukai.
106
28. Setelah diperiksa, jika tidak sesuai packing list maka menerima Notul ( Nota Pembetulan ).
29. Jika sesuai menyewa truk untuk mengambil barang untuk dikirimkan.
V. MENERIMA BARANG 30. Menerima barang. Bag. Gudang Transit (out) 31. Membongkar dan memeriksa barang sesuai packing list.
32. Jika ada barang yang rusak maka dibuat Surat Pemberitahuan Barang
Rusak rangkap 2. 33. Rangkap 1 diberikan ke pelanggan. 34. Rangkap 2 diarsip. 35. Membuat Surat Jalan 3 rangkap.
36. Memberikan Surat Jalan 3 rangkap ke bagian pengiriman untuk
ditanda tangani oleh pelanggan. VI. MENGIRIM BARANG KE PELANGGAN
37. Mendapat Surat Jalan 3 rangkap dari Bag. Gudang Transit (out).
Bag. Pengiriman 38. Mengirim barang beserta SJ.
39. Jika tidak sesuai maka customer menulis keluhan di SJ. Bagian gudang
transit (out) akan memeriksa kembali kondisi barang dan bertanggung jawab atas keluhan pelanggan. 40. Jika sesuai maka menerima SJ yang telah di tanda tangani. 41. Surat Jalan Rangkap 1 diberikan ke pelanggan. 42. Surat Jalan rangkap 2 diberikan ke bagian gudang transit (in) 43. Mengarsip Surat Jalan rangkap 3. VII. MENERIMA PEMBAYARAN 44. Membuat invoice 3 rangkap. Bag. Keuangan 45. Mencetak invoice 3 rangkap. Komputer 46. Memberikan invoice ke pelanggan via fax.
Bag. Marketing 47. Rangkap 1 diberikan ke pelanggan, rangkap 2 diberikan ke Bag. Accouting.
Bag. Keuangan 48. Menerima invoice rangkap 2. 49. Menerima pembayaran dari pelanggan. 50. Mencap lunas invoice dan mengirim invoice rangkap 3 dan bukti transfer ke bag. accounting.
51. Jika 30 hari belum dibayar, maka bag. penaghan akan menagih kepada
107
Bag. Penagihan pelanggan. VIII. MEMBAYAR TAGIHAN
52. Menerima tagihan dari gudang berupa tagihan jasa angkut dan PEB.
Bag. Keuangan 53. Menginput pengiriman berdasarkan tagihan yang diterima. 54. Membuat BKK ( Bukti Kas Keluar ) 2 rangkap. 55. Mencetak BKK. Komputer 56. Menyimpan BKK. 57. Rangkap 1 diberikan ke bag. accounting. Bag. Keuangan 58. Rangkap 2 diarsip. 59. Mengeluarkan uang sesuai BKK. 60. Membayar jasa transportasi dan PEB.
61. Menerima tagihan yang sudah dicap lunas dan mengirim ke bag. accounting.
IX. MEMBUAT LAPORAN 62. Menerima tagihan yang di cap lunas dari bag. keuangan. Bag. Accounting 63. Menerima BKK rangkap 2 dari bag. keuangan. 64. Mencocokkan BKK dan tagihan yang telah lunas. 65. Membuat jurnal dan membuat pembukuan ke dalam Ms_akun.
66. Membuat laporan keuangan dan laporan order per periode untuk direktur.
67. Membuat laporan packing list untuk direktur. 68. Membuat laporan daftar pelanggan dan daftar kota yang sering menggunakan jasa Sun Pacific untuk direktur.
Table 4.4 Workflow Table
108
4.6 Detail Activity Diagram Kredit
4.6.1 Detail Activity Diagram – Menerima Order
Gambar 4.10 Detail Activity Diagram Menerima Order
109
4.6.2 Detail Activity Diagram – Menerima Barang Dari Pelanggan
Gambar 4.11 Detail Activity Diagram Menerima Barang Dari Pelanggan
110
4.6.3 Detail Activity Diagram – Mengirim Barang
Gambar 4.12 Detail Activity Diagram Mengirim Barang
111
4.6.4 Detail Activity Diagram – Mengurus Bea Cukai
Gambar 4.13 Detail Activity Diagram Mengurus Bea Cukai
112
4.6.5 Detail Activity Diagram – Menerima Barang
Gambar 4.14 Detail Activity Diagram Menerima Barang
113
4.6.6 Detail Activity Diagram – Mengirim Barang Ke Pelanggan
Gambar 4.15 Detail Activity Diagram Mengirim Barang Ke Pelanggan
114
4.6.7 Detail Activity Diagram – Menerima Pembayaran
Gambar 4.16 Detail Activity Diagram Menerima Pembayaran
115
4.6.8 Detail Activity Diagram – Membayar Tagihan
Gambar 4.17 Detail Activity Diagram Membayar Tagihan
116
4.6.9 Detail Activity Diagram – Membuat Laporan
Gambar 4.18 Detail Activity Diagram Membuat Laporan
117
4.7 Rancangan Database
4.7.1 UML Class Diagram
Gambar 4.19 Class Diagram
118
4.7.2 Sturktur Data
Nama file : Ms_Customer
Primary key : kd_customer
Foreign key : None
Keterangan : Data customer
Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan
kdCustomer Text 6 Kode pelanggan
Nama_Perusahaan Text 25 Nama perusahaan
Alamat
Contact_person
Text
Text
40
15
Alamat perusahaan
Nama pelanggan
No_telp Text 10 Nomor telepon perusahaan
Fax Text 11 Nomor Fax perusahaan
Hp Text 12 Nomor hp pelanggan
Email Text 30 Email pelanggan
Table 4.5 Table Struktur Customer
119
Nama file : Ms_Port
Primary key : id_port
Foreign key : None
Keterangan : Data Kota
Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan
Idport Text 6 Kode kota
Tanggal Date/Time 8 Tanggal Transaksi
Nama_Port Text 15 Nama pelabuhan
Kota Text 15 Nama kota
Negara Text 15 Nama Negara
Table 4.6 Table Struktur Port
120
Nama File : MS_Log
Primary key : kd_log
Foreign key : None
Keterangan : Data Log
Nama field Tipe Data Panjang Keterangan
kdLog Text 6 Kode log
password Text 10 Password
Division Text 10 Jabatan
Table 4.7 Table Struktur Log
121
Nama File : MS_Pelayaran
Primary key : kd_pelayaran
Foreign key : None
Keterangan : Data Pelayaran
Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan
kdPelayaran Text 3 Kode pelayaran
Nama_Pelayaran
Contact_person
Text
Text
10
15
Nama pelayaran
Nama contact person
Alamat Text 40 Alamat pelayaran
Phone Text 10 Nomor telepon pelayaran
Fax
Hp
Text
Text
11
12
Nomor fax pelayaran
Nomor handphone contact
person
Email Text 30 Alamat email pelayaran
Table 4.8 Table Struktur Pelayaran
122
Nama File : MS_Karyawan
Primary key : kd_karyawan
Foreign key : None
Keterangan : Data Karyawan
Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan
kdKaryawan Text 6 Kode karyawan
Nama Text 20 Nama karyawan
Jabatan
Alamat
Text
Text
10
40
Jabatan karyawan
Alamat karyawan
Phone Text 10 Nomor telepon karyawan
Fax Text 11 Nomor fax karyawan
Handphone Text 12 Nomor hp karyawan
Email Text 30 Email karyawan
Table 4.9 Table Struktur Karyawan
123
Nama File : Ms_akun
Primary key : Kd_akun
Foreign key : None
Keterangan : Data akuntansi
Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan
Kdakun Text 3 Kodeakun
Nama Text 20 Nama akun
Debet Number 13 Debit
Kredit Number 13 Kredit
Table 4.9 Table Struktur Akuntansi
124
Nama File : Tr_SPH_H
Primary key : kd_SPH
Foreign key : Kd_Karyawan
Keterangan : Data SPH Header
Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan
kdSPH Text 12 Nomor SPH
Tanggal Data/Time 8 Tanggal transaksi SPH
Subject Text 15 Perihal
Kepada Text 15 Kepada SPH ditujukan
Phone Text 10 Nomor telp/Hp
Fax Text 11 Nomor fax
kdKaryawan Text 6 Kode karyawan
Table 4.10 Table Struktur SPH Header
125
Nama File : Tr_SPH_D
Primary key : Kd_SPH
Foreign key : Id_port
Keterangan : Data SPH Detail
Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan
kdSPH
idport
Text
Text
12
3
Nomor SPH
Kode port
Komoditas Text 15 Nama barang
Hrg_m3 Number 13 Harga barang/m3
Hrg_kg Number 13 Harga barang/kg
Table 4.11 Table Struktur SPH Detail
126
Nama File : Tr_SO_H
Primary key : Kd_SO
Foreign key : KdCustomer, Kd_Karyawan, Kd_SPH
Keterangan : Data Sales Order Header
Nama field Tipe data Panjang Keterangan
kdSO Text 13 Nomor sales order
Tanggal Date/time 8 Tanggal transaksi SO
kdCustomer Text 6 Kode pelanggan
kdSPH Text 12 Nomor SPH
kdKaryawan Text 6 Kode karyawan
Table 4.12 Table Struktur SO Header
127
Nama File : Tr_SO_D
Primary key : Kd_SPH
Foreign key : Kd_Port
Keterangan : Data Sales Order Detail
Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan
kdSPH Text 12 Nomor SPH
Komoditas Text 15 Nama barang
Hrg_m3 Number 13 Harga barang/m3
Hrg_kg Number 13 Harga barang/kg
idport Text 3 Kode pelabuhan
Table 4.13 Table Struktur SO Detail
128
Nama File : Tr_Packinglist_H
Primary key : kd_PL
Foreign Key : id_port
Keterangan : Data Packing List Header
Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan
kdPL Text 13 Nomor packing list
Stuffing_date Date/Time 8 Tanggal keberangkatan
Shipping Line Text 10 Nama pelayaran
No_cont Text 11 Nomor container
Cont_Size Text 6 Ukuran container
No_seal Text 8 Nomor seal
idport Text 3 Asal dan tujuan barang
dikirim
Table 4.14 Table Struktur Packing List Header
129
Nama File : Tr_Packinglist_D
Primary Key : Kd_customer
Foreign Key : Kd_SO
Keterangan : Data Packing List Detail
Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan
Tanggal Text 17 Tanggal transaksi SO
kdCustomer Text 5 Kode pelanggan
Komoditas Text 15 Nama barang
qty_box Number 4 Jumlah box barang
Total_pcs Number 5 Jumlah satuan barang
Volm3 Number 3 Jumlah m3
weightkg Number 7 Berat barang
Kd_so Text 13 Kode sales order
Table 4.15 Table Struktur Packing List Detail
130
Nama File : Tr_SJ_H
Primary Key : Kd_SJ
Foreight Key : Kd_SO
Keterangan : Data Surat Jalan Header
Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan
kdSJ Text 13 Nomor surat jalan
Tanggal Date/Time 10 Tanggal SJ dibuat
kdSO Text 13 Nomor sales order
No_Kendaraan Text 10 Nomor kendaraan
Table 4.16 Table Struktur SJ Header
131
Nama File : Tr_SJ_D
Primary Key : Kd_SJ
Foreight Key : None
Keterangan : Data Surat Jalan Detail
Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan
kdSJ Text 13 Nomor surat jalan
Qty_box Number 4 Jumlah box barang
Total_Pcs Number 5 Jumlah satuan barang
Komoditas Text 15 Nama Barang
Table 4.17 Table Struktur SJ Detail
132
Nama File : Tr_Invoice_H
Primary Key : Kd_invoice
Foreight Key : Kd_SO
Keterangan : Data Invoice Header
Nama Field Tipe Data Panjang Keteragan
kdInvoice Text 12 Nomor Invoice
Tanggal Date/Time 8 Tanggal Invoice dibuat
kdSO Text 13 Nomor Sales Order
Table 4.18 Table Struktur Invoice Header
133
Nama File : Tr_Invoice_D
Primary Key : Kd_invoice
Foreight Key : None
Keterangan : Data Invoice Detail
Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan
kdInvoice Text 12 Nomor Invoice
Komoditas Text 15 Nama Barang
Dimension Number 3 Total Berat Barang (m3)
Total_Weight Number 7 Total Berat Barang (kg)
Total
Subtotal
Number
Number
14
14
Total harga barang
Subtotal harga
Table 4.19 Table Struktur Invoice Detail
134
Nama File : Tr_Pengiriman_H
Primary Key : Kd_Pengiriman
Foreight Key : None
Keterangan : Data Biaya Pengiriman Header
Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan
kdPengiriman Text 12 Nomor Shipping
Tanggal Date/Time 9 Tanggal dibuat form shipping
Table 4.20 Table Struktur Pengiriman Header
135
Nama File : Tr_Pengiriman_D
Primary Key : Kd_packinglist
Foreight Key : Kd_Pelayaran
Keterangan : Data Biaya Pengiriman Detail
Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan
kdPengiriman Text 12 Nomor pengiriman
kdPL Text 13 Nomor packing list
kdPelayaran Text 3 Kode pelayaran
BL Number 12 Harga biaya B/L
PEB Number 12 Harga biaya PEB
Transportation Number 20 Harga biaya angkut barang
Table 4.21 Table Struktur Pengiriman Detail
136
Nama File : Tr_BKK
Primary Key : Kd_BKK
Foreight Key : Kd_pengiriman
Keterangan : Data Bukti Kas Keluar
Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan
kdBKK Text 13 Nomor Bukti Kas keluar
Tanggal Text 8 Tanggal dibuat BKK
Kdpengiriman Text 12 Nomor Pengiriman
Option Text 15 Pilihan Pembayaran
Keterangan Text 20 Keterangan Pembayaran
Total Number 14 Jumlah Bayar
Table 4.22 Table Struktur BKK
137
4.8 Use Case
Gambar 4.20 Use Case
138
4.9 Navigation Diagram
Gambar 4.21 Navigation Diagram
139
Gambar 4.22 Navigation Diagram Akuntansi
Gambar 4.23 Navigation Diagram Keuangan
140
Gambar 4.24 Navigation Diagram Manajer Marketing
Gambar 4.25 Navigation Diagram Manajer Keuangan Dan Akuntansi
141
Gambar 4.27 Navigation Diagram Marketing
Gambar 4.28 Navigation Diagram Gudang Transit (in)
142
Gambar 4.29 Navigation Gudang Transit (out)
143
Gambar 4.30 Navigation Diagram Manajer IT Dan Direktur
144
4.10 Rancangan Layar
Gambar 4.31 Form Menu Login
Gambar 4.32 Form Ganti Password
Gambar 4.33 Form Menu Logout
145
Gambar 4.34 Form Menu Utama
146
Gambar 4.35 Form Master Karyawan
Search : Berfungsi untuk mencari nama-nama karyawan yang ada di perusahaan.
Clear : Berfungsi untuk menghapus nama karyawan yang sudah tidak berkerja di perusahaan.
Add : Berfungsi untuk memasukan data-data karyawan yang baru masuk kedalam perusahaan.
Edit : Berfungsi untuk mengedit data-data karyawan berupa no hp, email, dan alamatnya.
147
Gambar 4.36 Form Master Pelanggan
Search : Berfungsi untuk mencari nama-nama pelanggan yang memakai jasa perusahaan.
Clear : Berfungsi untuk menghapus nama pelanggan yang sudah tidak memakai jasa perusahaan.
Add : Berfungsi untuk memasukan data-data pelanggan yang memakai jasa perusahaan.
Edit : Berfungsi untuk mengedit data-data pelanggan berupa no hp, email, alamatnya.
148
Gambar 4.37 Form Master Shipping
Search : Berfungsi untuk mencari nama-nama shipping yang ada di perusahaan.
Clear : Berfungsi untuk menghapus nama shipping yang sudah tidak dipakai perusahaan.
Add : Berfungsi untuk memasukan atau menambah data-data shipping yang ada di perusahaan.
Edit : Berfungsi untuk mengedit data-data shipping berupa no hp,email, dan alamatnya.
149
Gambar 4.38 Form Master Port
Searc : Berfungsi untuk mencari nama-nama port yang digunakan perusahaan.
Clear : Berfungsi untuk menghapus nama port yang sudah tidak dipakai perusahaan.
Add : Berfungsi untuk menambahkan data-data port yang baru yang akan digunakan di
perusahaan.
Edit : Berfungsi untuk mengedit data-data port berupa port ID, nama port, kota, dan negara.
150
Gambar 4.39 Form View Quotation
151
Gambar 4.40 Form View Sale Order
152
Gambar 4.41 Form View Packing List
153
Gambar 4.42 Form View Surat Jalan
154
Gambar 4.43 Form View Shipping
155
Gambar 4.44 Form View Kas Keluar
Gambar 4.45 Form View Jurnal keluar
156
Gambar 4.46 Form Quotation
Komodity : Nama barang yang ada didalam quotation.
/m3 : Jumlah berat barang yang akan dikirim.
/kg : Jumlah berat barang yang dikirim.
Kota : Tujuan dari barang yang akan dikirim.
OK : Tombol yang berfungsi untuk mengkonfirmasi data-data diatas telah benar.
Save : Berfungsi untuk menyimpan data-data barang yang ada didalam quotation.
Print : Berfungsi untuk memunculkan cristal report dari data-data barang yang ada didalam
quotation dan untuk memprint data-data tersebut.
157
Gambar 4.47 Form Sale Order
Date : Tanggal sale order dibuat.
Marking : Kode daftar nama perusahaan yang memakai jasa di perusahaan Sun Pacific.
Subject : Pemberitahuan barang yangdikrim apakah dikirim eksport atau import.
No Quotation : Nomor quotation, tanggal, tahun, kode pelanggan yang terdapat di quotation.
158
Gambar 4.48 Form Packing List
Stuffing date : Tanggal keberangkatan akan berangkat dikirim.
Date : Tanggal diterbitkannya packing list tersebut.
Marking : Kode daftar perusahaan yang memakai jasa perusahaan tersebut.
Komodity : Jenis barang yang akan dikirim.
QTY(Box) : Jumlah barang yang akan dikirim dalam ukuran box.
Total (PCS): Jumlah barang yang akan dikirim dalam ukuran pcs.
VOL(m3) : Jumlah barang yang akan dikrim dalam ukuran m3.
Weight(Kg) : Jumlah barang yang akan dikirim dalam ukuran kg.
Soid : Nomor ID sale order.
Save : Menyimpan semua data-data yang telah diisi lengkap.
Print : Mem-print semua data-data yang telah teriisi.
Cancel : Untuk membatalkan pembuatan packing list jika terdapatnya kesalahan.
159
Gambar 4.49 Form Surat Jalan
Date : Tanggal diterbitkannya surat jalan.
No Sale Order : Kode no sale order.
Vehicle Number : No plat mobil truck yang mengangkut barang kita.
Save : Menyimpan data-data yang telah dibuat.
Print : Memprint data-data yang telah dibuat.
Cancel : Membatalkan untuk menyimpan data-data yang dibuat.
160
Gambar 4.50 Form Invoice
Date : Tanggal diterbitkannya invoice tersebut.
No Sale Order: Kode id no sale order yang memakai jasa perusahaan tersebut.
Total : Jumlah harga total untuk penggunaan jasa perusahaan tersebut.
Save : Menyimpan data-data yang telah dimasukkan.
Print : Mem-print data-data yang telah dibuat.
Cancel : Membatalkan penyimpanan data-data yang telah dibuat.
161
Gambar 4.51 Form Shipping
Date : Tanggal diterbitkan atau dibuatnya form shipping tersebut.
No Packing List : No kode packing list yang dipakai oleh shipping tertentu.
Shipping ID : Nomor kode ID shipping.
Shipping Name : Nama pelayaran yang mengirimkan barang.
Bill Of Lading : Jumlah harga diterbitkannya B/L.
PEB : Jumlah harga pengurusan PEB (Pemberitahuan Ekspor Barang).
Transportation : Jumlah harga jasa transportasi yang dipakai.
Ok : Mengkonfirmasikan bahwa data-data yang telah diisi telah sesuai.
Save : Menyimpan semua data-data yang telah dibuat.
Print : Mem-print semua data-data yang telah dibuat.
Cancel : Membatalkan penyimpanan semua data-data yang telah dibuat.
162
Gambar 4.52 Form Kas Keluar
Date : Tanggal diterbitkannya Form Bukti Kas Keluar tersebut.
Shipping ID : No kode ID Shipping.
Option : Jenis pengeluaran yang akan dibayarkan.
Keterangan : Keterangan dari jenis pengeluaran.
Total :Total pengeluaran yang akan dibayarkan.
Save : Menyimpan data-data yang telah dibuat.
Print : Mem-print data-data yang telah dibuat.
Cancel : Membatalkan penyimpanan data-data yang telah dibuat.
163
Gambar 4.53 Form Jurnal Penerimaan Kas
Date : Tanggal pembuatan form jurnal penerimaan kas tersebut.
No Invoice : No kode invoice.
Invoice Date : Tanggal pembuatan invoice.
Marking : Kode daftar nama perusahaan yang memakai jasa perusahaan tersebut.
Total Rp : Total penerimaan yang diterima perusahaan.
OK : Mengkonfirmasikan bahwa data-data yang telah dibuat telah benar.
Save : Menyimpan data-data yang telah dibuat.
Print : Mem-print data-data yang telah dibuat.
Cancel : Membatalkan penyimpanan data-data yang telah dibuat.
164
Gambar 4.54 Form Pengeluaran Kas
Date : Tanggal dibuatnya form pengeluaran kas.
No Kas Keluar : No kode kas keluar.
Kas Keluar Date : Tanggal pembuatan kas keluar.
Notes : Catatan berupa keterangan jenis pengeluaran tersebut.
Total Rp : Total pengeluaran.
OK : Mengkonfirmasikan bahwa data-data yang dibuat telah benar.
Save : Menyimpan data-data yang telah dibuat.
Print : Mem-print data-data yang telah dibuat.
Cancel : Membatalkan penyimpanan data-data yang telah dibuat.
165
Gambar 4.55 Form Report
Pilih Laporan : Pemilihan jenis laporan yang akan ditampilkan.
Tanggal Awal : Pemilihan tanggal untuk memulai ditampilkan laporan tersebut.
Tanggal Akhir : Pemilihan untuk tanggal berakhirnya laporan yang akan ditampilkan.
Print : Mem-print data-data yang akan ditampilkan.
166
Gambar 4.56 Form My Profile
Gambar 4.57 Form About
167
4.11 Rancangan Formulir
Gambar 4.58 Rancangan Formulir Quotation
168
Gambar 4.59 Rancangan Formulir Sale Order
169
Gambar 4.60 Rancangan Formulir Packing List
170
Gambar 4.61 Rancangan Formulir Surat Jalan
171
Gambar 4.62 Rancangan Layar Invoice
172
Gambar 4.63 Rancangan Formulir Shipping
173
Gambar 4.64 Rancangan Formulir Bukti Kas Keluar
174
Gambar 4.65 Rancangan Report Packing List
175
Gambar 4.66 Rancangan Report Sale Order
176
Gambar 4.67 Rancangan Report Kota
177
Gambar 4.68 Rancangan Report Jurnal Penerimaan kas
178
Gambar 4.69 Rancangan Report Jurnal Pengeluaran Kas
179
4.12 Matrix Rencana Penerapan Sistem
4.12.1 Matrix Jadwal Pengelolahan Data
Waktu
Kegiatan
Harian
Per Periode Tertentu
Master Customer √
Master Kota √
Master Karyawan √
Master Pelayaran √
Transaksi SPH_Header √
Transaksi SPH_Detail √
Transaksi SO_Header √
Transaksi SO_Detail √
Transaksi Packing_List_Header √
Transaksi Packing_List_Detail √
Transaksi SJ_Header √
Transaksi SJ_Detail √
Transaksi Invoice_Header √ Transaksi Invoice_Detail √
Transaksi Pengiriman_Barang_Header √
Transaksi Pengiriman_Barang_Detail √
Transaksi BKK_Header √
Transaksi Jurnal_Penerimaan_Kas √
Transaksi Jurnal_Pengeluaran Kas √
Table 4.23 Table Matrix Jadwal Pengolahan Data
180
4.12.2 Matrix Distribusi Laporan
Bagian
Direktur
Utama
Bagian
Marketing
Bagian
Gudang
Transit
(out)
Bagian
Transit
(in)
Bagian
Accounting Laporan
Laporan Keuangan √ √
Laporan Order per
periode tertentu √ √
Laporan Packing list
bulanan √ √
Laporan Bukti Kas
Keluar √ √
Laporan Daftar
Pelanggan yang sering
menggunakan jasa √ √
Laporan Kota √ √
Jurnal Penerimaan Kas √ √
Jurnal Pengeluaran Kas √ √
Table 4.24 Table Matrix Distribusi Laporan
181
4.12.3 Matrix Level Akses
No Keterangan Direktur Marketing gudang Gudang Keuangan Akuntansi Manager Manager transit(in) transit(out) Operasional Marketing
1 Form Login C,V,U,P V,U V,U V,U V,U V,U V,U V,U2 Form Master Customer C,V,U,P C,V,U - - - - - 3 Form Master Kota C,V,U,P - C,V,U - - - - 4 Form Master Karyawan C,V,U,P V - - - - - 5 Form Master Pelayaran C,V,U,P - - - - - C,V,U 6 Form Master Log C,V,U,P - - - - - - - 7 Form Transaksi SPH C,V,U,P C,V,P - - - - - 8 Form Transaksi SO C,V,U,P C,V,P - - - - - 9 Form Packing List C,V,U,P - C,V,P V - - -
10 Form SJ C,V,U,P - - C,V,P - - - 11 Form Invoice C,V,U,P C,V,P - - V V - 12 Form Pengiriman C,V,U,P - - - C,V - - 13 Form BKK C,V,U,P - - - C,V,P V - 14 Form Edit Profil C,V,U,P V,U V,U V,U V,U V,U V,U V,U15 Form Change Password C,V,U,P V,U V,U V,U V,U V,U V,U V,U16 Form About C,V,U,P V V V V V V V
Table 4.25 Table Matrix Level Akses
Keterangan :
C = Create U = Update V = View P = Print
182
4.13 Rencana Implementasi
4.13.1 Jadwal Implementasi
Bulan 1 2 3
Minggu 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Instalasi Hardware
Instalasi Software
Training User
Konversi Data
Peralihan Sistem
Table 4.26 Table Jadwal Implementasi
183
4.14 Hardware / Software yang diusulkan
4.14.1 Hardware yang diusulkan
Pentium 4.2.0 Ghz
Motherboard Asus
Memory 512 MB
VGA 128 MB
Harddisk 40 GB
CD – Rom
184
4.15 Software yang diusulkan
VB 6
Office 2007
Crystal report 10
OS Windows XP