BAB 4

HASIL ANALISIS DAN PERANCANGAN

4.1 Model Proses Pengadaan Bahan Baku

Pada gambar 4.1 diperlihatkan alur Proses Pengadaan Bahan Baku yang

sedang berlangsung. Pada gambar diperlihatkan proses yang akan di Reka Ulang.

Untuk proses Pengadaan Bahan Baku ini terdapat dua proses yang menjadi bagian

terpenting yaitu Proses Pembelian (Purchasing) dan Proses Persediaan (Inventory

Control). Dikarenakan PT. XYZ memproduksi berbagai macam item barang, maka

Proses Pengadaan Bahan Baku dilakukan dengan perencanaan oleh Bagian Produksi

agar kontinuitas dari Proses produksi tidak terganggu

Stock MaterialPersiapanProduksi

AdaMaterial

PembelianBarang

ProsesProduksi Packing

Yes

No

Reka Ulang

InventoryControl Warehouse

Customer

Gambar 4.1. Proses Pengadaan Bahan Baku Yang Sedang Berjalan

22

23

Purchase OrderCustomer

Stock Finish Good

Ada

Stock RawMaterial

Ada Material

PerencanaanProduksi

Yes

Shipment ToCustomer

Yes

No

ProsesPembelian

No

Produksi

Proses Produksi

Gambar 4.2 Detail Proses Persediaan

24

PengecekanMaterial

Ada

PersetujuanManager Logistik

Produksi

PembuatanPPB

Yes

No

PembuatanPurchase Order

SupplierDelivery

Warehouse

ProsesPembelian

Gambar 4.3 Proses Pembelian

25

4.1.1 Prosedur Pembelian Barang

1. Proses pembelian barang dimulai dari pembuatan PPB ( Permintaan

Pembelian Barang) dalam rangkap 4 oleh pihak yang

membutuhbarang (User), sedangkan untuk pembelian bahan baku PPB

dibuat oleh Bagian

2. Warehouse setelah persediaan di Warehouse sudah mencapai titik

batas minimum persediaan (Reorder Point). Batas Reorder point ini

akan ditentukan oleh Manager Logistik.

3. PPB ini ditanda tangani oleh user yang disetujui oleh Kepala

Departemen masing-masing. Didalam PPB harus jelas dicantumkan

spesifikasi barang yang dipesan. Kalau perlu diberikan contoh.

4. Setelah ditandatangani , formulir PPB diberikan kepada Bagian

Pembelian (asli/putih) Warehouse , User, dan Accounting apabila

pembayaran diluar PO.

5. Selanjutnya Bagian Pembelian akan menerbitkan Purchase Order (PO)

dalam rangkap 5 (lima) yang ditandatanagni oleh General Manager.

Sedangkan untuk pembelian sampai dengan jumlah Rp.500.000,- tidak

perlu dibuatkan PO, cukup sampai dengan PPB saja. Sedapat mungkin

menghindari partial delivery, sehingga PO ini akan dibuat sesuai

dengan kemampuan. Pengiriman oleh Supplier, PO ini akan

didistribuikan ke Supplier (asli ) Pembelian, Accounting .

6. Untuk pembelian diatas Rp. 2.000.000,- harus dilampirkan dengan

minimal 3 penawaran harga.

26

7. Apabila terjadi perubahan baik harga maupun kuantitas atas

pemesanan barang, maka akan dibuatkan PO baru. PO lama dibatalkan

dan dilampirkan dal;am PO baru untuk mereverse PO lama.

8. Pada saat barang dating, maka user akan memeriksa untuk memastikan

bagwa barang tersebut telah sesuai dengan pesifikasi pemesanan,

sedangkan Bagian Warehouse akan memeriksa dari segi kuantitasnya

dengan tingkat toleransi 10%.

9. Setelah barang yang dating tersebut telah sesuai dengan pesanan, baik

spesifikasi (ukuran,model,mer, dll) maupun kuantitasnya,maka Bagian

Warehouse akan membuat Tanda terima Barang (TTB) dalam rangkap

5 yang ditandatangani oleh User (Quiilty Control) dan Bagian

Warehouse. TTB ini kan didistribusikan untuk (Supplier (asli),

Warehouse(Copy1), User (Copy2),Accounting (Copy3) dan Pembelian

(Copy4).

10. Bagian pembelian akan membuat pencatatan dalam buku Pembelian

yang memuat informasi sebagai berikut :

1. Tanggal PO

2. Nomor PO

3. Nomor PPB

4. Nama Supplier

5. Kuantias Barang

6. Harga Barang

7. Tanggal Akan di Kirim

27

8. Tanggal Order

9. Contact Person

4.1.2 Prosedur Persediaan bahan baku, bahan pembantu, pembungkus,

teknik bangunan dan sanitasi dan perlengkapan Produksi.

1. Bagian Warehouse bertanggung jawab sejak penerimaan sampai dengan

pengeluaran barang dari Warehouse. Untuk itu bagian Warehouse akan

melakukan pencatatan persediaan barang, baik penerimaan maupun pengeluaran

barang dalam daftar Persediaan Barang.

2. Daftar persediaan Barang ini dibuat permasing-masing nama barang yang akan

diberi nomor dan kode tertentu. Informasi yang akan ditampilkan dalam Daftar

Persediaan Barang antara lain :

1. Tanggal

2. Pembelian

3. Referensi

4. Pemakaian Akhir

5. Nama Barang

6. Saldo Akhir

7. Persediaan Barang

3. Setiap pengeluaran barang ( raw material ) dari Warehouse didasarkan atas Bon

Permintaan Barang ( BPB ) Bahan baku diketahui oleh Supervisor Produksi dan

disetujui oleh Manager Pabrik. Slip ini dibuat dalam rangkap 3 yang akan

didistribusikan ke warehouse (asli), Accounting ( copy-1 ) dan Administasi

28

Produksi ( copy-2 ). Nomor untuk slip ini akan dibuat kode untuk tiap jenis

barang.

4. Kode permintaan barang terdiri dari

a Raw material

b Bahan Pembantu

c Packaging

d Teknik Bangunan

e Sanitasi

f Perlengkapan Produksi

4.1.3 Prosedur Persediaan Barang Jadi

1. Bagian warehouse akan menerima Barang jadi dari Bagian Produksi dalam satuan

karton disertai slip Penyerahan Barang Jadi ( SPBJ ) untuk kemudian dicatat

dalam Daftar Persediaan Barang Jadi ( DPBJ ).

2. Pengeluaran Barang Jadi hanya kan dilakukan apabila ada surat perintah

Pengeluaran Barang dari Bagian penjualan. Oleh Bagian Warehouse akan

dibuatkan Surat Jalan ( SJ ) dalam rangkap 5 yang ditandartangani oleh kepala

warehouse dan Manager Logistik, serta didistribusikan ke Supplier ( asli -setelah

cap akan dilapmpirkan pada saat ,menagih dan copy-1), Accounting ( copy-2),

Penjualan (copy-3) dan Warehouse ( copy -4 ).

3. Berdasarkan SPPB tersaebut , bagian Warehouse akan mencatat dalam Daftar

Persediaan Barang Jadi.

4. Untuk barang yang dikembalikan oleh customer (retur penjualan) akan dibuatkan

nota Retur Penjualan (NRP) dalam rangkap 3 dan didistribusikan ke Penjualan

29

(asli ), Accounting (copy-2),Warehouse ( copy-3). Barang yang dikembalikan ini

akan diterima oleh Kepala Warehouse. Sementara kriteria Kepala Warehouse

boleh menerima retur atau tidak, akan ditentukan kemudian.

5. Pengambilan untuk sample dari warehouse untuk bagian Quality Assurance

menggunakan form permintaan Barang (BPB ) - Sampling dalam rangkap 3 dan

didistribusikan ke Warehouse (asli ), Quality Assurance ( copy-1), Accounting

(Copy-2) BPB ini disetujui oleh QA Supervisor. Pengambilan barang untuk

sample ini, apabila digunakan untuk keperluan pengetesan, BPB akan disetujui

oleh QA Manager, sedangkan pengambilan sample untuk dijual BPB akan

disetujui oleh General Manager.

4.1.4 Prosedur Laporan Barang Warehouse.

1. Kepala Warehouse dengan diketahui oleh Kepala Logistik akan membuat

Laporan Mingguan dengan cut-offnya pada setiap hari Kamis malam dan laporan

akan diserahkan ke Accounting Pada Senin Pagi. Kecuali apabila Hari Kamis

tersebut mendekati akhir Bulan, maka Laporan Mingguan akan dibuat sekaligus

Jadi satu dengan Laporan Bulanan. Laporan ini didistribusikan ke

Penjualan,Accounting,

2. Laporan Bulanan dibuat oleh Kepala Warehouse dan ditanda tangani oleh Kepala

Logistik dan ditanda tangani oleh Kepala Logistik setiap akhir bulan denga

tembusan ke Penjualan, Accounting dan Technical Consultant

30

4.2 Masalah-Masalah DalamProses Yang Sedang Berjalan

4.2.1 Proses Persediaan

Warehouse

SPB (Surat Permintaan Barang ) yang dibuat oleh Warehouse tidak mengikuti

prosedur, dikarenakan ketika melakukan Proses Produksi Manager yang harus

menandatangani dokumen tersebut tidak berada ditempat. Hal ini dikarenakan

sedang keluar ruangan atau berada dilokasi Produksi. Permasalahan yang timbul

disini adalah Barang dari Warehouse telah diambil tanpa memakai SPB (Surat

Permintaan Barang ) sehingga laporan Barang yang terpakai berbeda dengan

aktual di Warehouse. Ini dikarenakan informasi yang digunakan masih berbentuk

form-form kertas.

Produksi

BPB (Bukti Penerimaan Barang) yang diterima oleh Bagian Produksi terlambat

untuk ditanda tangani oleh Ka. Gudang , dikarenakan Manager Produksi belum

memberikan tanda tangan, sehingga laporan pemakaian barang di Warehouse

tidak sesuai dengan Persediaan Aktual di Lapangan.

Perencanaan

a Bagian PPIC tidak mendapatkan data yang terbaru (up-to date) dari

Warehouse sehingga menyebabkan kesalahan untuk reorder minimum item

yang diperlukan untuk produksi, sehingga menganggu kelancaran kontinuitas

produksi.

b Adanya Informasi DPB (Daftar Permintaan Barang) oleh Bagian Produksi

yang terlambat untuk mengorder barang/material yang dibutuhkan,

31

menyebabkan PPIC tidak dapat bekerja secara efisien untuk

ProsesPenjadwalan Produksi, sehingga adanya leadtime untuk memenuhi

Bagian Produksi.

c Purchase Order dari Perusahaan yang satu grup, terkadang harus didahulukan.

Order yang telah disetujui, sering berubah-berubah. Akibat Order yang

berubah tersebut menyebabkan bahan baku yang telah dipesan dari supplier

tidak dapat memenuhi kebutuhan untuk produksi dan dapat pula kekurangan

bahan baku.

4.2.1 Proses Pembelian

Perencanaan dan Penjadwalan

Adanya permintaan barang dari Bagian Produksi diluar rencana, menyebabkan

PPIC mempercepat lead time untuk barang yang dibutuhkan. Untuk proses

Perencanan diBagian produksi menyebabkan PPIC tidak dapat memenuhi.

Gudang

a Adanya raw material/bahan baku yang dicek berlainan lokasi, sehingga prosedur

pengecekan memakan waktu yang lama. Hal ini menyebabkan Informasi barang

yang datang dari Supplier tidak sesuai dengan / kehilangan koordinasi untuk

penegecekan dengan bagian Gudang, terutama untuk kuantitas dan kualitas raw

material .

b Raw material yang datang ketika jam istirahat karyawan Bagian Gudang,

Akibatnya TTB yang harus ditanda tangani oleh Manager Logistik tertunda,

dan barang dari Supplier belum bisa dimasukkan kedalam Gudang.

32

Proses Pembelian

Adanya kebijakan bahwa untuk material diatas harga 2 juta harus dilampirkan

dengan penawaran harga minimal dari 3 supplier. Dengan adanya keadaan seperti

ini maka ada lead time untuk item-item yang dibutuhkan dengan segera oleh

Bagian Produksi sehingga menganggu kontinuitas produksi.

4.3 Rincian Proses Yang Sedang Berjalan

Pada bagian ini akan diperlihatkan model Proses Pengadaan Bahan Baku di

PT.XYZ , dimana didalamnya menyangkut data waktu untuk masing-masing

aktivitas dan jumlah sumber daya manusia, waktu rata-rata yang dibutuhkan dalam

pelaksaan untuk masing-masing Departemen

33

Tabel 4.1 Rincian Proses Pembelian Barang Yang sedang Berjalan

Kegiatan SDM Lama / Waktu

Bagian User /QC

Membuat Permintaan Pembelian Barang Tunda 2 30 menit Mendapat Persetujuan Ka. Departemen Tunda 1 1 hari Menerima Barang / Material dari Gudang 3 1 jam Memastikan Barang telah sesuai Spesifikasi 2 1 Jam Tunda Bagian Gudang Pengecekan Persediaan Barang / Material Tunda 1 1 Jam Mendapat persetujuan dari Manager Logistik Tunda 1 1 Hari Membuat Tanda Terima Barang Tunda 2 30 Menit Pemeriksaan Identitas dan Kuantitas barang Tunda 2 1 Hari Bagian Pembelian Penerimaan Permintaan Pembelian Barang 1 15 menit Persetujuan Manager Tunda 1 1 Hari Membuat PPB untuk dijadikan Purchase Order 1 30 menit Membuat Pertimbangan Harga dari 3 Supplier Tunda 1 2 Hari Membuat Purchase Order ke Supplier Tunda 2 1 Jam Mendapat Tanda Tangan General Manager Tunda 1 1 Hari Perubahan Harga Tunda 1 2 Hari Memberitahu Supplier bila ada Kekurangan Bahan 1 1 Jam ACCOUNTING Penerimaan Permintaan Pembelian Barang Tunda 1 2 Jam Persetujuan Manager Accounting 1 1 hari

34

Tabel 4.2 Rincian Proses Persediaan Yang Sedang Berjalan

Kegiatan SDM Lama /

Waktu GUDANG ( Pengeluaran ) Melakukan Pengecekan Persedian Bahan Baku Tunda 2 30 menit Menerima Permintaan Bahan Baku Tunda 1 30 Menit Melakukan Pengecekan Barang Jadi Tunda 1 30 Menit Bagian Gudang (Penerimaan) Memastikan Barang telah sesuai Spesifikasi 1 30 Menit Tunda Mendapat Persetujuan Manager Logistik 1 90 Menit Tunda Menerima Barang jadi dari Produksi 2 60 menit PRODUKSI Menerima PO Customer 1 10 Menit Pengecekan Barang Jadi Tunda 2 30 Menit Membuat PPB Persetujuan Manager Tunda 1 90 Menit Perencanaan Produksi Tunda 1 30 Menit Pengiriman Barang Jadi ke Gudang Persetujuan Manager untuk Pengiriman Barang Jadi 1 60 Menit ACCOUNTING Menerima Form Penerimaan Bahan Baku 1 10 Menit Menginput Data Bahan Baku 1 15 Menit

35

Dari Rincian Tabel diatas maka dapat kita gambarkan model dari dari

subproses Pembelian Bahan Baku dan Proses Persediaan Bahan Baku yang sedang

berjalan pada saat ini . Model tersebut dapat dilihat pada gambar 4.4 dan gambar 4.5.

Pada gambar ini dapat dilihat aktivitas-aktivitas dari setiap subproses yang ada pada

Proses Pembelian dan Proses Persediaan. Disini terlihat bahwa ada 3 Departemen

yang terkait yaitu User, Pembelian, Gudang.dan Produksi . Dimana setiap

Departemen mempunyai tugas dan tanggung jawab yang saling berkaitan.

Untuk mengetahui subproses dari masing – masing prosess tersebut dapat dilihat

secara lebih detail dan jelas untuk proses pembelian bahan baku dapat dilihat pada

gambar 4.4. dan Proses Persediaan dapat dilihat pada gambar 4.5

36

USE

RG

UDA

NG

PEM

BELI

AN

ACCOUNTING

Start

Kebutuhan Barang Membuat PPB PPB Persetjuan Ka. Dept

Pengecekan Persediaan Ada Material Mendapat Persetujuan

User

Storage TTB Pemeriksaan Identitas

Penerimaan PPBPersertujuan

Manager Pembelian

PPB dijadikan PO

Pertimbangan Harga dari 3

Supplier

PO

Supplier

Membuat PO Tanda Tangan GM Perubahan

Yes

No

No

Yes

< 500.000

Penerimaan PPB Persetujuan Manager Accounting

> 2.000.000

No

Yes

Gambar 4.4 Proses Pembelian Yang Sedang Berjalan

37

GUDANG

PRODUKSI

ACCOUNTING

PO CustomerAda

Barang JadiStart

Pencatatan Bon

Permintaan Bahan Baku

Buat Tanda terima Bahan Baku

Cek IdentitasBahan Baku

Terima Bon Permintaan Bahan

BakuSupplier

Persetujuan Manager Produksi

Proses Produksi

Kode Bahan

Perencanaan Produksi

Menerima Bahan Baku

Buat BPB BPB

Kirm ke Customer

Buat PPB

BPB

TTB Bahan Baku

Barang Jadi kirim ke

Gudang Jadi

Buat Form Pengiriman Barang Jadi

PersetujuanPengiriman Barang Jadi ke Gudang

Terima Barang Jadi

Persetujuan Manager

Buku Pembelian

Bahan Baku

No

Yes

Gambar 4.5 Proses Persediaan Yang Sedang Berjalan

38

4.4 Rancangan Solusi Yang Diusulkan.

4.4.1 Proses Pembelian Barang

Setelah melakukan tahap identifikasi di PT. XYZ, maka diketahui bahwa untuk

Proses Pembelian Bahan Baku terdapat beberapa masalah, khusunya untuk Sistem

Informasi Database. Untuk itu diperlukan suatu jalan atau alternatif dari pemecahan

masalah ini Hal ini dapat dilihat pada tabel dibawah ini

Tabel 4.3 Usulan Solusi Pada Proses pembelian Barang No. Subproses Permasalahan Solusi

1 Permintaaan bahan Baku a). Sistem database untuk bahan baku tidak up todate.

b). Permintaan Bahan Baku terkadang tidak memakai SPB ( Surat Permintaan Barang)

c). Manager Logistik tidak ada ditempat untuk meminta tanda tangan persetujuan permintaan bahan baku

Perlu ada sistem integrasi database , sehingga jika ada permintaan untuk produksi dari user tetap berjalan dengan baik. Persetujuan untuk Permintaan pembelian barang dapat dilakukan oleh Supervisor, tapi tetap harus diketahui oleh Manager yang bersangkutan

2 Jadwal Produksi Bagian Produksi terkadang harus mengejar produksi dari perusahaan yang satu grup, sehingga untuk order dari customer yang job order tidak selesai tepat pada jadwal.

Penyesuaian Jadwal Produksi untuk permintan produksi dari perusahaan satu grup, harus menunggu produksi “ job order” dari customer yang memesan terlebih dahulu.

3 Penerimaan Bahan Baku Pengiriman Bahan baku oleh Supplier tidak pada lokasi yang telah ditentukan. Adanya pengecekan bahan baku yang berlainan lokasi, sehingga pengecekan memakan waktu lama.

Harus ada koordinasi yang lebih baik dengan supplier dalam hal pengiriman bahan baku. Ada konfirmasi penjadwalan pengiriman dari Bagian Pembelian

Material datang ketika para pekerja bagian gudang sedang istirahat, sehingga untuk memasukkan bahan baku ke Gudang harus menunggu sampai jam istirahat selesai

Ada penjadwalan karyawan untuk pengaturan masuknya Bahan Baku ke Gudang

39

4.4.2 Proses Persediaan

Proses Persediaan di PT. XYZ yang berjalan selama ini belum dibantu oleh suatu

Sistem Informasi Persediaan. Dimana Sistem ini amat penting untuk mendukung

kinerja dari Deaprtemen Produksi dan Gudang. Informasi yang baik akan

berpengaruh terhadap koordinasi dari kedua departemen tersebut

Tabel 4.4 Usulan Solusi Proses Persediaan

No. Subproses Permasalahan Solusi

1 Poduksi Bukti Penerimaan Barang yang diterima Bagian Produksi, terlambat untuk ditandatangani oleh Manager Logsitik(Ka. Gudang) sehingga laporan pemakaian barang tidak sesuai denagn persediaan dilapangan.

Untuk Database Bahan baku perlu adanya jaringan integrasi antara DepartemenProduksi dan Gudang.

2 Gudang Surat Permintaan Barang dibuat setelah ada pengambilan Bahan Baku digudang, sehingga data aktual Bahan Baku dan data Perencanaan produksi tidak sama

Untuk persetujuan pengambilan BahanBaku di Gudang dapat ditangani oleh Sipervisor Produksi..

3 Perencanaan Bagian Perencanaan Produksi tidak mendapatkan data yang terbaru, sehinnga untuk mereorder bahan baku ke Bagian Pembelian terlambat.

Dengan Sistem Database yang terintegrasi antara Departemen yang mendukung Proses Persediaan, diharapkan dapat meminimasi resiko kelebihan bahan baku dan kekurangan bahan baku

40

4.5 Rancangan Proses Baru.

4.5.1 Rancangan Usulan Proses Pembelian dan Persediaan

Setelah dilakukan Reka Ulang Proses maka dari kedua proses tersebut dapat

dilihat seperti gambar dibawah ini.

KebtuhanBarang

Database

Inventory

PPB PersetujuanSupervisor

User/QC

DisetujuiPemilihan

Harga dari 3Supplier

Disetujui Purchase Order

Gambar 4.6 Rancangan Proses Pembelian Bahan Baku

Seperti diketahui bahwa setelah dilakukan Reka Ulang maka ada perbedaan

antara proses baru dan proses lama, dimana untuk Proses Pembelian Bahan Baku dan

Persediaan Bahan Baku diusulkan untuk memanfaatkan Teknologi Informasi , hal ini

dilakukan adalah untuk membantu melakukan pengecekan Pembelian Bahan Baku

dan Persediaan Bahan untuk keperluan Departemen Produksi. Selanjutnya untuk

keputusan-keputusan proses yang rutin, di Proses Pembelian Bahan Baku dari

supplier yang sifatnya untuk Proses Pembelian Bahan Baku untuk Produksi Kontinu

(Mass Production ) maka ditangani oleh Supervisor.

Dan untuk Proses Pembelian Bahan Baku untuk Produksi yang sifatnya Job Order

ditangani Manager dan diketahui oleh General Manager. Hal ini dilakukan karena

41

untuk mengefisienkan waktu dan administrasi di Departemen yang berkaitan dengan

Proses Pembelian.

Proses Persediaan terdapat dua gudang yaitu Gudang Bahan Baku dan Gudang

Barang Jadi. Dengan menggunakan Sistem Database Inventory maka dapat diketahui

Stok Bahan Baku yang ada dan Kebutuhan Bahan Baku yang diperlukan. Hal ini

adalah untuk mempermudah pengambilan keputusan Supervisor untuk meminimal

resiko atas kekurangan atau kelebihan terhadap persediaan Bahan baku dan Barang

Jadi.

CekDatabaseInventory

Kirim keCustomerAdaTerima Order

Yes

ProsesPembelian

ProsesPerencanaan

Produksi

No

Gambar 4.7 Rancangan Proses Persediaan

Dari Alur proses Persediaan dapat dilihat bahwa ada penambahan proses

yaitu penggunaan Sitem Database Invenory, maksudnya adalah untuk mengatur

Persediaan Bahan Baku di Gudang (Warehouse ) dan membantu kelancaran Di

Departemen Produksi.

Data-data yang didapat dari Penggunaan Bahan Baku dan Pengeluaran barang Jadi

angsung diinput kedalam Sistem Database Inventory.

42

Proses yang berkaitan dengan Proses Produksi di kontrol oleh PPIC ( Production

Planning & Inventory Control). Ini dapat dilihat pada tabel , dimana ada penambahan

Bagian PPIC.

43

Rancangan Proses Baru Secara Terperinci.

Untuk dapat menegetahui Proses Pembelian secara terperinci dapat dilihat pada tabel

dibawah ini :

Tabel 4.5Rincian Usulan Proses Pembelian

Kegiatan SDM Lama /

Waktu PPIC Penerimaan Order dari Buyer Pembuatan Order Produksi Tunda Pengecekan Database Bahan Baku Tunda Input Penerimaan Bahan Baku Input Pengeluaran Bahan Baku PEMBELIAN Terima PPB dari PPIC Tunda Persetujuan Pembelian Barang oleh Manager Tunda Pembuatan PO ke Supplier Tunda Input jumlah pembelian barang ke Supplier ACCOUNTING Terima Copy PPB dari Pembelian Persetujuan Supervisor Accounting Tunda GUDANG Terima barang dari Supplier Tunda Pengecekan Bahan Baku dan Kuantitas Tunda Pembuatan Tanda Terima Barang Tunda Persetujuan Supervisor Input jumlah barang yang diterima dari Supplier

44

Tabel 4.6 Rincian Usulan Proses Persediaan

Kegiatan SDM Lama / Waktu

PPIC Menerima order produksi dari customer Membuat order produksi Tunda Pengecekan persediaan di Database Bahan baku dan Barang Jadi

Tunda Persetujuan Supervisor PPIC Tunda Buat Work Order ke Bagian Produksi PRODUKSI Terima Work Order dari PPIC Permintaan Bahan Baku ke Gudang Persetujuan permintaan bahan baku oleh supervisor Tunda Persetujuan supervisor Kirim Barang Jadi ke Gudang GUDANG Terima Bon Permintaan Bahan Baku dari Produksi Cek Identitas dan Kualitas Bahan Baku Tunda Buat Tanda Terima Barang Jadi Tunada Input Permintaan Bahan Baku ke Database

45

PPIC

PEMBELIAN

ACCOUNTING

GUDANG

Start Penerimaan Order Buyer

Buat Production

Order

Cek Database Persediaan

MaterialAda User

Yes

Pembuatan PPB

PPB ( Pembelian )

Persetujuan Supervisor Pembelian Harga

< 500.000

PPB ( Accounting )

Supplier

Terima Material

Cek Identitas dan Kualitas

Pembuatan TTB

TTBInput ke

Database Bahan Baku

Persetujuan Supervisor

Persetujuan ManagerPembelian

Harga > 500.000

Input Database Bahan Baku

No

Gambar 4.8 Rancangan Model Proses Pembelian Secara Rinci

46

PPIC

PRODUKSI

GUDANG

ACCOUNTING

Start Keluarkan Order Produksi

Buat Order Produksi

PersetujuanSupervisorProduksi

Cek Persediaan Data Base

Bahan Baku dan Barang

Jadi

Pengiriman ke Customer

Buat Perintah Kerja

Buat Form Perintah Kerja

Terima Perintah Kerja

Buat Bon Permintaan Bahan baku

Persetujuan Supervisor Produksi

Terima Bon Permintaan Bahan baku

bahan baku Tersedia

Buat Tanda Terima Permintaan Bahan

baku

Pembelian Bahan baku

Cek Identitas dan Kualitas bahan baku

PersetujuanSupervisor

Proses Produksi

Input Permintaan

Bahan baku Ke data base

Finish Goods kirim ke

gudang jadi

Persetujuan Pengriman Barang Jadi

Buat Form pengiriman barang jadi

Terima Barang jadi

Pembelian Bahan Baku

Persetujuan Supervisor

Barang Jadi tersedia

No

Yes

No.

Yes

Gambar 4.9 Rancangan Model Proses Persediaan Secara Rinci

47

4.5.2 Perbandingan Antara Proses Yang Sedang Berjalan Dengan

Rancangan Proses Baru

Untuk membandingkan kinerja dari proses yang sedang berjalan dengan

usulan proses yang baru pada reka ulang ini digunakan alat bantu yaitu PROCESS

2000 yang dibuat oleh Micrografx. Cara kerja dari alat bantu ini adalah dengan

simulasi, dimana kita menginput alokasi sumber daya dan waktu untuk masing-

masing proses . Hasil dari Simulasi yang dilakukan dapat dilihat pada Tabel dibawah

ini

Tabel 4.7 Perbandingan Alokasi Sumber daya Manusia Pada Proses

Pembelian

Departemen

Proses Lama

Usulan Proses Baru

Persentase Perubahan

USER / PPIC 8 5 37.5 %

PEMBELIAN 6 3 50 %

GUDANG 6 4 33,33 %

ACCOUNTING 2 2 0

Total 22 14

36.36 %

Dari tabel diatas dapat dilihat bahwa perbandingan total sumber daya manusia untuk

aktivitas-aktivitas yang dipergunakan pada Proses Pembelian terjadi perbaikan

sebesar 36.36% .

48

Tabel 4.8 Perbandingan Jumlah Total dan Utilisasi pada Proses

Pembelian

No. Deskripsi Proses

Sekarang Rancangan

Proses Baru

Perbaikan

1 Total Sumber Daya Manusia

22

11 50%

2 Utilisasi 5.44% 14.41% 62.10 %

Dari tabel diatas dapat dilihat bahwa utilisasi di Proses Pembelian Bahan baku terjadi

perbaikan untuk masing-masing aktivitas sebesar 62.10% . Dimana dari total sumber daya

Manusia terjadi pengurangan hingga 50%. Ini berarti dengan adanya Database untuk Sistem

Informasi pada Proses Pembelian Bahan Baku sangat membantu efisiensi tenaga kerja dan

waktu untuk Proses Pembelian Bahan Baku.

Tabel 4.9 Perbandingan Alokasi Sumber daya Manusia Pada Proses

Persediaan

Departemen

Proses Lama

Usulan Proses

Baru

Persentase

Perubahan

PRODUKSI /PPIC 10 7 30 %

GUDANG 7 4 42.85 %

ACCOUNTING 3 2 33.33 %

Total 20 13 35 %

Dari hasil perbandingan dengan menggunakan simulasi terlihat bahwa terjadi

perbaikan untuk alokasi sumber daya manusia hingga 35 %.

49

Tabel 4.10 Perbandingan Jumlah Total dan Utilisasi pada Proses

Persediaan

No. Deskripsi Proses

Sekarang Rancangan

Proses Baru

Perbaikan

1 Total Sumber Daya Manusia

20 13 35 %

2 Utilisasi 7.11 % 11.83 % 39.89 %

Setelah melakukan Reka Ulang maka diadaptkan hasil seperti terlihat pada

tabel diatas bahwa utilisasi untuk Proses Persediaan Bahan Baku dan Barang Jadi

terjadi perbaikan hingga 39,89 %. Ini menunjukkan bahwa Sistem Database

Persediaan yang digunakan telah membantu Bagian Gudang, PPIC dan Produksi.

4.6 Perbandingan Waktu Yang Digunakan

Tabel 4.11 Perbandingan Waktu Proses Pembelian Hasil Simulasi

No. Deskripsi Proses Berjalan ( hari )

Rancangan Proses Baru

(hari)

Persentase Perubahan

1. Average cycle time 25.11 11.35 54.79 %

Untuk parameter yang digunakan untuk perbandingan waktu proses adalah waktu

siklus rata-rata (average cycle time ) , pada tabel 4.9 diatas didapatkan bahwa pada

Proses Pembelian Bahan Baku waktu proses yang diperlukan adalah sebesar

54.79 %. Simulasi ini memperlihatkan bahwa dengan dukungan Sistem Database di

Proses Pembelian Bahan Baku maka koordinasi dan komunikasi antar Departemen

dapat meningkatkan kinerja Departemen-Departemen yang berhubungan dengan

proses pembelian Bahan Baku

50

Tabel 4.12 Perbandingan Waktu Proses Persediaan Barang Hasil Simulasi

No. Deskripsi Proses Berjalan ( jam )

Rancangan Proses Baru

(jam)

Persentase Perubahan

(%) 1. Average cycle time 10.92 6.42 41.20 %

Pada simulasi ini digunakan perbandingan waktu proses yaitu waktu siklus rata-rata

(average cycle time) dapat dilihat bahwa pada Proses Persediaan Bahan baku terjadi

perbaikan waktu sebesar 41.20%.