BAB 3 SISTEM YANG BERJALAN - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2010-1-00791-ka bab...
-
Upload
truongquynh -
Category
Documents
-
view
222 -
download
0
Transcript of BAB 3 SISTEM YANG BERJALAN - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2010-1-00791-ka bab...
38
BAB 3
SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1 Sejarah Perusahaan
UD. KREASI mulai didirikan sekitar 20 tahun yang lalu, dimulai dari
usaha seorang arsitek yang ingin membuat bermacam-macam hasil furniture yang
unik. Yaitu seorang bernama Andani Kurniadi, pemilik dari UD. KREASI yang
membangun usahannya dari nol.
Pada awalnya UD KREASI hanya memiliki beberapa karyawan saja,
dengan bagian desain, bagian keuangan serta bagian gudang yang hanya
dikerjakan oleh 1 orang saja. Akan tetapi dengan seiring waktu berjalan maka UD.
KREASI memliki beberapa karyawan yang mampu menghandle setiap divisi
yang tersedia.
Sekarang UD KREASI memiliki 4 manager yang mengepalai setiap
divisinya dan memiliki sekitar 7 orang karyawan. Usaha UD.KREASI meliputi
pembuatan furniture yang diproduksi secara massal dan furniture yang dipesan
berdasarkan pesanan pelanggan ( jumlahnya tidak banyak ).
39
3.1.3 Bidang Usaha
Bidang Usaha di UD. KREASI meliputi bidang furniture atau mebel
dalam memperkenalkan produknya. Bidang usahanya dimulai dari penerimaan
atau pembuatan desain furniture atau mebel yang diinginkan sampai produksi
furniture dalam jumlah yang banyak.
3.1.4 Uraian Tugas dan tanggung Jawab
a. Pemilik
1. Menetapkan berbagai kebijakan operasional dan menerima serta mewakili
perusahaan dalam menjamin dan menjalin kerjasama.
2. Menentukan desain – desain yang akan diproduksi secara massal.
3. Mengevaluasi setiap kinerja produk yang dihasilkan.
b. Bagian Desain
1. Membuat rancangan model berdasarkan tren yang berkembang.
2. Membuat Surat Penawaran Harga kepada pelanggan.
3. Ikut menentukan bahan baku yang akan digunakan.
c. Bagian Produksi
1. Bertanggung – jawab atas pelaksanaan produksi.
2. Bertanggung – jawab atas permintaan bahan baku kepada gudang.
3. Membuat Surat Perintah Produksi.
4. Bertanggung - jawab atas pengiriman barang jadi ke bagian gudang.
40
d. Bagian Keuangan
1. Memeriksa semua penerimaan dan pengeluaran yang dilakukan perusahaan
dan mengotorisasi pengeluaran dan penerimaan serta merencanakan
anggaran keuangan perusahaan.
2. Mengevaluasi atas anggaran dan realisasi.
3. Menangani pemakaian kas kecil.
4. Bertanggung – jawab atas laporan kas, rekening bank dan kas kecil.
5. Mencatat transaksi – transaksi yang terjadi dalam perusahaan.
6. Membuat laporan –laporan keuangan untuk manager.
7. Mengarsip semua transaksi yang terjadi.
e. Bagian Gudang
1. Menyimpan barang-barang hasil produksi.
2. Mengeluarkan bahan baku dari gudang sesuai permintaan.
3. Mencatat pengeluaran atau pemasukan bahan baku ke gudang
4. Mencatat barang jadi yang tersedia di gudang.
3.2 Sistem Yang Berjalan
3.2.1 Prosedur yang Berjalan ( Narasi )
3.2.1.1 Narasi dari Sistem yang Berjalan ( Massal )
Pertama, bagian desain akan membuat beberapa model furniture
yang akan diproduksi secara massal. Bagian desain akan membuat
beberapa formulir desain (FD). Setelah formulir desain sudah selesai
digambar, maka bagian desain akan menyerahkan kepada pemilik.
Kemudian pemilik akan memilih dan mengotorisasi formulir desain yang
41
akan diproduksi. Kemudian pemilik akan menyerahkan kembali formulir
desain ( otorisasi ) kepada bagian produksi.
Setelah bagian produksi menerima FD (otorisasi) maka bagian
desain akan langsung menghitung bahan material yang akan digunakan
dalam memproduksi barang-barang tersebut. Setelah selesai
mengkalkulasi bahan material yang akan digunakan, maka bagian
produksi akan membuat surat perintah produksi (SPP) sebanyak 2
rangkap. Rangkap 1 akan diberikan kepada bagian gudang dan rangkap 2
akan diarsip. Setelah membuat SPP, maka bagian produksi akan langsung
menyerahkan SPP rangkap 1 ke bagian gudang.
Setelah menerima SPP(1), kemudian bagian gudang akan
menyiapkan barang yang diminta oleh bagian produksi, apakah sesuai
dengan pemintaan barang yang ada dengan SPP (1). Lalu bahan material
yang dibutuhkan akan disiapkan dan dikirim ke bagian produksi dan SPP
rangkap 1 akan diarsip oleh bagian gudang.
Setelah bahan material yang digunakan sampai di bagian produksi,
maka bagian produksi akan langsung memulai memproduksi barang
sesuai dengan jumlah barang yang terdapat di dalam SPP rangkap 2.
Setelah barang selesai diproduksi, bagian produksi akan
mengirimkan hasil barang jadi ke bagian gudang untuk disimpan.
3.2.1.2 Narasi dari Sistem yang Berjalan ( Order )
Kontraktor yang merupakan klien tetap, memberikan sketsa
pesanan yang ingin dibuat ke bagian desain yang sekaligus merangkap
42
menjadi bagian penjualan. Kemudian bagian desain akan menghitung
total biaya yang harus dikeluarkan dalam pembuatan pesanan tersebut.
Setelah kalkulasi selesai, bagian desain yang sekaligus juga bagian
penjualan memberikan perincian harga kepada kontraktor. Tawar
menawar pun terjadi.
Ketika kontraktor setuju dengan harga yang ditawarkan, maka
pesanan akan langsung dikerjakan. Bagian produksi akan menghitung
bahan-bahan yang digunakan lalu akan membuat SPP 2 rangkap (
rangkap 1 untuk bagian gudang dan rangkap 2 untuk diarsip ) beserta
lampiran sketsa yang nantinya akan langsung diberikan ke bagian gudang.
Setelah menerima SPP(1) dan sketsa gambar, bagian gudang akan
menyiapkan bahan baku yang dibutuhkan untuk produksi sesuai dengan
SPP(1). Lalu akan menyerahkan bahan baku serta sketsa desain ke bagian
produksi.
Setelah selesai diproduksi, bagian produksi akan mengirim hasil
barang jadi ke bagian gudang untuk segera disimpan. Sisa bahan baku
yang tidak terpakai tidak lagi dikembalikan ke bagian gudang untuk
disimpan sebagai bahan baku sisa.
Setelah bahan material yang digunakan sampai di bagian produksi,
maka bagian produksi akan langsung memulai memproduksi barang
sesuai dengan jumlah barang yang terdapat di dalam SPP rangkap 2 dan
sketsa gambar yang dipesan.
Setelah barang selesai diproduksi, bagian produksi akan
mengirimkan hasil barang jadi ke bagian gudang untuk disimpan.
43
3.2.2 Rich Pictures
3.2.2.1 Rich Pictures (Massal)
Gambar 3.2 Rich Pictures (Massal)
44
3.2.2.2 Rich Pictures (Order)
Gambar 3.3 Rich Pictures (Order)
45
3.2.3 Overview Acti vity Diagram (OAD)
3.2.3.1 Overview Acti vity Diagram (Massal)
Gambar 3.4 O verview Activity Diagram (Massal)
46
3.2.3.2 Overview Acti vity Diagram (Order)
Gambar 3.5 O verview Activity Diagram (Pesanan)
47
3.2.4 Event Table
3.2.4.1 Event Table Produk Massal
Event Internal
Agent
Start When ACTIVITY
Membuat Sketsa
Desain
DESAIN Ketika bagian desain
membuat model
furniture yang akan
diproduksi
- Melihat
model
- Membuat
sketsa model
- Menyerakan
Formulir
Desain (FD)
kepada
pemilik
Mengotorisasi
Formulir Desain
PEMILIK Setelah menerima
formulir desain (FD)
dari bagian desain
- Menerima
Formulir
Desain (FD)
- Memilih
beberapa
formulir
desain
- Mengotorisa
si formulir
desain
- Meneyerahk
an formulir
desain
(otorisasi)
kepada
bagian
produksi.
Membuat Surat
Perintah Produksi
(SPP)
PRODUKSI Setelah menerima
formulir desain
(otorisasi) dari
- Menerima
FD
(otorisasi)
- Menghitung
material
48
Event Internal
Agent
Start When ACTIVITY
pemilik bahan yang
digunakan
- Membuat
surat
perintah
produksi
(SPP).Rangk
ap 1
diberikan
kepada
bagian
gudang ,
rangkap 2
untuk
diarsip.
- Menyerahka
n SPP 2
rangkap ke
bagian
gudang
Menyiapkan Bahan
Baku
GUDANG Ketika menerima
SPP (1) dari bagian
produksi
- Menerima
SPP rangkap
(1) dari
bagian
produksi
- Menyiapkan
bahan baku
sesuai
dengan SPP
(1)
- Mengirim
material
barang yang
dibutuhkan
49
EVENT INTERNAL
AGENT
START WHEN ACTIVITY
kepada bagian
produksi
- Mengarsip
SPP rangkap
1
Memproduksi
Barang
PRODUKSI Setelah menerima
bahan baku dari
bagian gudang
- Menerima
material dari
gudang
- Memproduk
si barang
- Mengarsip
SPP (2)
Menyimpan Barang
Jadi
GUDANG Setelah bagian
produksi selesai
memproduksi barang
- Menerima
barang jadi
dari bagian
produksi
- Menyimpan
barang jadi
di gudang.
Tabel 3.1 Event Table (Massal)
3.2.4.2 Event Table (Order)
EVENT INTERNAL
AGENT
START WHEN ACTIVITY
Mengajukan Surat
Penawaran Harga
(SPH)
DESAIN
Ketika bagian desain
menerima sketsa dari
kontraktor
- Menerima sketsa dari kontraktor.
- Menghitung total harga berdasarkan sketsa.
- Memberikan surat penawaran harga (SPH) ke kontraktor
50
EVENT INTERNAL
AGENT
START WHEN ACTIVITY
Membuat Surat
Perintah Kerja
(SPK)
PRODUKSI setelah mendapat
confirm akan SPH
yang diinginkan
- Menerima konfirmasi harga yang disetujui dan sketsa desain
- Menghitung bahan material yang digunakan
- Membuat SPK sebanyak 2 rangkap. (rangkap 1 untuk bagian gudang dan rangkap 2 untuk diarsip)
Menyiapkan Bahan
Baku
GUDANG Ketika menerima SPK
(1) dari bagian
produksi
- Menerima SPK rangkap (1) dari bagian produksi
- Menyiapkan bahan baku sesuai dengan SPK (1)
- Mengirim material barang yang dibutuhkan kepada bagian produksi
- Mengarsip SPK rangkap (1)
Memproduksi
Barang
PRODUKSI Setelah menerima
bahan baku dari bagian
gudang
- Menerima material dari gudang
- Memproduksi barang
- Mengarsip SPK (2)
Menyimpan Barang
Jadi
GUDANG Setelah bagian
produksi selesai
memproduksi barang
- Menerima barang jadi dari bagian produksi
- Menyimpan barang jadi di gudang.
Tabel 3.2 Event Table (Order)
51
3.2.5 Formulir yang Digunakan
3.2.5.1 Produk Massal
Didalam memproduksi barang-barang furniture secara massal, formulir
yang digunakan adalah :
1.Formulir Desain (FD)
Berisi model sketsa barang-barang furniture yang akan diproduksi
2. Surat Perintah Produksi (SPP)
Berisi tentang berapa bahan baku yang akan digunakan, model sketsa
yang akan diproduksi, dan jumlah barang tersebut akan dibuat.
3.2.5.2 Produk yang berdasarkan pesanan
1.Surat Penawaran Harga (SPH)
Berisi tentang surat penawaran harga barang yang diberikan kepada
pelanggan.
2.Surat Perintah Kerja (SPK)
Berisi tentang berapa bahan baku yang akan digunakan, model sketsa
yang akan diproduksi, dan jumlah barang tersebut akan dibuat
3.2.6 Workflow
3.2.6.1 Workflow (Massal)
Activity Description
Membuat Model Sktesa
Bagian Desain 1. Melihat mode desain
2. Membuat Formulir Desain (FD)
3. Menyerahkan FD kepada
52
Activity Description
pemilik
Memilih Desain
Bagian Desain
Pemilik
4. Menyerahkan FD kepada
pemilik
5. Menerima FD dari bagian
desain
6. Memilih formulir desain
7. Mengotorisasi formulir desain
yang dipilih
8. Menyerahkan formulir desain
(otorisasi) kepada bagian.
produksi
Membuat Surat Perintah Produksi
(SPP)
Pemilik
Bag.Produksi
9. Menyerahkan formulir desain
(otorisasi) kepada bagian
produksi.
10. Menerima FD (otorisasi) dari
pemilik.
11. Menghitung material bahan
yang akan digunakan
12. Membuat Surat Perintah
53
Activity Description
Produksi (SPP) sebanyak 2
rangkap.
13. Mencetak SPP 2 rangkap
(rangkap 1 akan diberikan
kepada bagian gudang, dan
rangkap 2 akan diarsip)
14. Menyerahkan SPP 1 rangkap ke
bagian gudang
Menyiapkan Bahan baku
Bagian Produksi
Bagian Gudang
15. Menyerahkan SPP 1 rangkap ke
bagian gudang
16. Menerima SPP 1 rangkap dari
bagian desain
17. Mengecek persediaan material
bahan yang akan digunakan
18. Menyiapkan material bahan
yang akan digunakan
berdasarkan SPP rangkap 1
19. Mengarsip SPP rangkap 1
20. Mengirimkan material bahan
yang dibutuhkan ke bagian
produksi.
54
Activity Description
Memproduksi Barang
Bagian Gudang
Bagian Produksi
21. Mengirimkan material bahan
yang dibutuhkan ke bagian
produksi
22. Menerima material bahan dari
bagian Gudang
23. Mengecek bahan material
dengan SPP rangkap 2
24. Memproduksi barang
25. Mengarsip SPP rangkap 2
26. Mengirim hasil barang jadi dan
ke bagian gudang
Menyimpan Barang Jadi
Bagian Produksi
Bagian Gudang
27. Mengirim hasil barang jadi ke
bagian gudang
28. Menerima hasil barang jadi dari
bagian produksi
29. Menyimpan hasil barang jadi di
gudang
30. Menyimpan sisa bahan di
gudang.
Tabel 3.3 Workflow (Massal)
55
3.2.6.2 Workflow (Order)
Activity Description
Mengirim Sketsa Desain
Kontraktor
Bagian Desain
1. Mengirimkan sketsa desain
kepada bagian desain
2. Menerima sketsa desain dari
kontraktor
Membuat Surat Penawaran Harga
(SPH)
Bagian Desain
Kontraktor
3. Menghitung biaya yang
diperlukan
4. Membuat surat penawaran
harga (SPH)
5. Mengirimkan SPH ke
kontraktor
6. Menerima SPH dari bag.desain
Menyetujui Surat Penawaran
Harga
Bagain Desain
Kontraktor
7. Mengirimkan SPH ke
kontraktor
8. Menerima SPH dari bagian
desain
9. Memilih SPH yang ditawarkan
56
Activity Description
Bagian Desain
Bagian Produksi
10. Melakukan negosiasi dengan
bagian desain.
11. Menyetujui SPH yang
diinginkan
12. Mengirimkan SPH ke bagian
desain
13. Menerima SPH dari kontraktor
14. Mengirim sktesa desain ke
bagian produksi
Membuat Surat Perintah Produksi
(SPP)
Bagian Produksi
16. Mengirim sketsa desain ke
bagian produksi
17. Menerima sketsa desain
18. Menghitung material bahan
yang akan digunakan
19. Membuat surat perintah kerja
(SPK) sebanyak 2 rangkap.
20. Mencetak SPK 2 rangkap
(rangkap 1 akan diberikan
kepada bagian gudang, dan
rangkap 2 akan diarsip)
57
Activity Description
21. Menghitung material bahan
yang akan digunakan
22. Membuat surat perintah kerja
(SPK) sebanyak 2 rangkap.
23. Mencetak SPK 2 rangkap
(rangkap 1 akan diberikan
kepada bagian gudang, dan
rangkap 2 akan diarsip)
24. Menyerahkan SPK 1 rangkap
ke bagian gudang
Menyiapkan Bahan baku
Bagian Produksi
Bagian Gudang
25. Menyerahkan SPK 1 rangkap
ke bagian gudang
26. Menerima SPK 1 rangkap dari
bagian desain
27. Mengecek persediaan
material bahan yang akan
digunakan
28. Menyiapkan material bahan
yang akan digunakan
berdasarkan SPK rangkap 1
58
Activity Description
29. Mengarsip SPK rangkap 1
30. Mengirimkan material yang
dibutuhkan ke bagian
produksi
Memproduksi Barang
Bagian Gudang
Bagian Produksi
31. Mengirimkan material bahan
yang dibutuhkan ke bagian
produksi
32. Menerima material bahan dari
bagian gudang
33. Mengecek bahan material
dengan SPK rangkap 2
34. Memproduksi barang
35. Mengarsip SPK rangkap 2
36. Mengirim hasil barang jadi
dan ke bagian gudang
Menyimpan Barang Jadi
Bagian Produksi
Bagian Gudang
37. Mengirim hasil barang jadi ke
bagian gudang
38. Menerima hasil barang jadi
dari bagian produksi
39. Menyimpan hasil barang jadi
59
Activity Description
di gudang
40. Menyimpan sisa bahan di
gudang.
Tabel 3.4 Workflow (Order)
3.2.7 Hasil Temuan
Temuan 1 : Sulit Menentukan Biaya Produksi
Kriteria : Menurut Mulyadi (2001, p44 – 45)
Didalam neraca, manajemen harus menyajikan HPP
produk jadi dan harga pokok produk yang ada pada
tanggal neraca yang berjalan. Untuk tujuan tersebut,
manajemen perlu menyelenggarakan catatan biaya
produksi setiap pesanan. Berdasarkan catatan biaya
produksi tiap pesanan tersebut, manajemen dapat
menentukkan biaya produksi yang melekat di
pesanan yang selesai diproduksi.
Menurut Horngren & Foster, 1994, p111
Harga pokok per unit yang digunakan untuk tujuan
persediaan adalah hasil pengambilan suatu biaya
yang diakumulasikan dan membaginya dengan suatu
ukuran produksi. Perbedaan pokok antara sistem
harga pokok pesanan dan harga pokok proses adalah
besaran penyebut. Dalam sistem harga pokok
60
pesanan, penyebut adalah kecil (misalnya, satu
lukisan, 100 lembar edaran iklan, atau 1 mesin
pengepakan khusus), tetapi dalam sistem harga
pokok proses penyebut adalah besar (misalnya,
ribuan kilogram, ton, atau meter persegi).
Rekomendasi :
Mengelompokkan biaya produksi berdasarkan
produk
Rumus: Biaya bahan baku sesungguhnya + Biaya
tenaga kerja langsung + Taksiran biaya overhead
pabrik
Membuat suatu sistem yang dapat menghitung biaya
produksi untuk setiap produk
Tabel 3.5 Hasil Temuan 1
Temuan 2 : Tidak bia menentukan keuntungan yang
diperoleh dalam pembuatan suatu barang.
Kriteria :
Menurut Hernanto(1985,p24)
Laba adalah sebagai selisih dari pendapatan dan
biaya-biaya dalam jangka waktu tertentu.
Rekomendasi :
Pada saat pembuatan Bill Of Material (BOM), dapat
menentukan margin (keuntungan) yang diinginkan..
Tabel 3.6 Hasil Temuan 2
61
Temuan 3 : Tidak bisa mengendalikan atau mengevaluasi
pergerakan overhead pabrik per barang.
Kriteria : Menurut Carter & Usry (2005 p168) :
Varians overhead pabrik pabrik keseluruhan adalah selisih
hasil dari perbandingan antara overhead pabrik yang yang
terjadi secara aktual dengan total overhead standart yang
dibebankan ke barang dalam proses.
Rekomendasi:
Dibutuhkan laporan varians overhead pabrik untuk melihat
selisih antara overhead standart dengan overhead aktual.
Membandingkan dengan overhead standart yang dimasukan
ketika master barang dibuat dengan biaya overhead aktual
yang dibebankan saat barang diproses.
Tabel 3.7 Hasil Temuan 3
Temuan 4 : Kurang nya formulir yang dibutuhkan oleh manajemen.
Kriteria : Menurut Mulyadi (2000, p77):
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk
merekam terjadinya transaksi, dimana berisi tentang tanggal
transaksi, no. urut, kode barang, nama barang, tanda tangan
wiraniaga.
Rekomendasi: Dibutuhkankannya formulir surat perintah kerja (SPK) untuk
bagian produksi, bill of material (BOM) untuk bagian desain,
surat permintaan bahan baku (SPBB) kepada bagian gudang,
surat penyerahan barang jadi (SPBJ) kepada
62
gudang.Sehingga transaksi yang terjadi menjadi jelas dan
akurat.
Tabel 3.8 Hasil Temuan 4
3.2.8 Kebutuhan Informasi Manajemen
Kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen dalam memmproduksi
massal dan pesanan adalah sebagai berikut:
1. Bill Of Material (BOM)
Adalah form yang berisikan bahan baku yang digunakan dalam produksi.
Dibuat oleh Bagian Desain untuk memudahkan pihak gudang dalam
menyiapkan bahan baku serta memudahkan bagian produksi dalam
memproduksi barang.
2. Surat Permintaan Bahan Baku (SPBB)
Form yang berisikan permintaan bahan baku yang akan digunakan dalam
proses produksi. Dibuat oleh bagian produksi dalam mengecek bahan
baku yang sampai dan arsip.
3. Surat Penyerahan Barang Jadi (SPBJ)
Form ini berisikan barang jadi yang diserahkan ke gudang. Dibuat oleh
bagian produksi sebagai tanda bahwa barang jai sudah diserahkan.
4. Laporan Pemakaian Bahan Baku
Laporan ini dipergunakan untuk melihat seberapa banyak bahan baku
yang digunakan dalam produksi selama beberapa periode.
63
5. Laporan Barang Jadi
Laporan ini dibuat untuk menunjukkan seberapa banyak barang yang
selesai dikerjakan dan disimpan di dalam gudang.
6. Laporan Barang dalam Proses
Laporan yang berisikan laporan barang-barang apa saja yang masih
dalam pengerjaan. Sehingga bagian produksi mengetahui pekerjaan apa
yang belum selesai dalam beberapa periode.
7. Laporan Analisa Varian Overhead
Laporan yang berisikan perbadingan harga standard yang dipatok dengan
harga sesungguhnya barang tersebut diproduksi.