BAB 3 SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Sejarah Perusahaanthesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2010-1-00803-ka bab...
Transcript of BAB 3 SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Sejarah Perusahaanthesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2010-1-00803-ka bab...
54
BAB 3
SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Sejarah Perusahaan
PT Saputra adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang industri yang
menghaslkan produk roti. Perusahaan ini berlokasi di Jl.Tomang Rawa Kepa 5 no
721 Jakarta Barat,didirikan oleh Bapak Kusuma Widjaya pada tahun 1975.
Jenis produk roti yang dihasilkan oleh PT Saputra adalah roti dengan
kemasan plastik seperti: roti manis dengan isi coklat, nanas, keju, pisang, moka,
susu, kacang, kelapa, roti tawar dengan ukuran kecil, besar, kotak dan juga
memproduksi donat,gambang dan sebagainya. Roti yang dihasilkan tersebut
menggunakan bahan baku utama seperti tepung terigu, gula pasir, mentega, susu,
ragi serta bahan-bahan pendukung lainnya. Bahan bakunya tersebut diperoleh dari
pasaran domestik.
Perusahaan ini didukung oleh tenaga kerja yang berpengalaman dibidangnya
masing-masing, sehingga PT Saputra dapat mengembangkan produknya yang dapat
bersaing dipasaran.
55
3.2 Struktur organisasi
Adapun struktur organisasi pada PT. Saputra adalah sebagai berikut:
Gambar 3.1 Struktur organisasi
56
3.3 Tugas dan Wewenang
Tugas dan wewenang yang dilakukan oleh masing-masing jabatan adalah
sebagai berikut:
a. Direktur
Tugas direktur adalah:
1. Mengkoordinir seluruh aktivitas perusahaan
2. Merencanakan strategi yang dipakai dalam perusahaan
b. Supervisor
Tugas Supervisor adalah :
1. Memberikan petunjuk dan pengarahan kepada para manager lainnya.
2. Menerima laporan dari manager
c. Manager Produksi
Tugas manager produksi adalah:
1. Merencanakan dan mengajukan kebutuhan sarana produksi dan mesin
2. Mengadakan pemeriksaan dan pengawasan hasil produksi serta menjaga
mutu hasil produksi
3. Bertanggung jawab atas perencanaan kerja karyawan, perencanaan bahan
baku, perencanaan dan pengarahan tenaga kerja.
4. Memegang kas kecil untuk keperluan produksi
57
5. Membuat laporan bulanan mengenai jumlah produksi dan kondisi mesin.
Dalam melaksanakan tugasnya manager produksi dibantu oleh bagian pabrik,
bagian quality control yang masing-masing mempunyai tugas sebagai berikut:
1. Tugas bagian pabrik adalah memproduksi produk yang diperintahkan
manager produksi dan juga pesanan pelanggan.
2. Tugas bagian quality control adalah mengawasi kualitas produk yang
dihasilkan oleh pabrik dengan tujuan produk yang sampai ke tangan
konsumen merupakan produk yang baik.
d. Manager keuangan
Tugas dari manager keuangan adalah:
1. Menyelenggarakan kebutuhan dan penggunaan biaya anggaran serta
membuat anggaran secara keseluruhan.
2. Mengawasi pelaksanaan penggunaan anggaran dan mengadakan analisa
jika terjadi perubahan penggunaannya.
3. Mengendalikan biaya anggaran baik untuk penggunaan jangka pendek
maupun jangka panjang.
4. Membuat laporan bulanan mengenai keuangan perusahaan.
Dalam melaksanakan tugasnya manager keuangan dibantu oleh bagian
piutang dan bagian akuntansi, adapun tugas dari masing-masing bagian adalah:
58
1. Bagian keuangan bertugas untuk menerima uang yang masuk dan
melakukan pencatatan sejumlah uang yang masuk.
2. Bagian akuntansi bertugas melakukan pencatatan untuk setiap transaksi di
penyusutan perusahaan,membuat daftar aktiva tetap perusahaan beserta
dengan perhitungan.
3. Bagian piutang bertugas mencatat piutang yang timbul dari penjual
konsinyasi.
e. Manager Penjualan
Tugas dari manager penjualan adalah:
1. Membuat laporan penjualan
2. Mengadakan pemeriksaan dan pengawasan terhadap kegiatan pengiriman
dan pengambilan barang
Dalam tugasnya manager penjualan dibantu oleh bagian pengiriman dan
bagian pengambilan barang yang mempunyai tugas sebagai berikut:
1. Tugas bagian pengiriman adalah untuk mengirimkan barang ke pelanggan,
menagih sisa pembayaran, dan mengambil barang yang kadarluasa.
2. Tugas bagian pengambilan barang adalah menyediakan barang yang akan
diambil oleh pelanggan dan mencocokkan jumlah yang dipesan dengan
yang diambil.
f. Manager persediaan
59
Tugas dari manager persediaan adalah:
1. Merencanakan penggunaan kendaraan yang digunakan untuk pengiriman
2. Menentukan batas minimum dari persediaan bahan baku, barang jadi.
3. Menentukan standar kondisi barang sisa yang terjadi dari retur penjualan
4. Membuat laporan bulanan dari persediaan barang baku, barang jadi dan
barang sisa.
Dalam tugas manager persediaan dibantu oleh bagian bahan baku,bagian
barang jadi, bagian barang sisa yang mempunyai tugas sebagai berikut:
1. Bagian bahan baku adalah menjaga kualitas bahan baku agar selalu baik
2. Bagian barang jadi adalah menjaga kualitas barang jadi baik sampai
dengan waktu pengiriman atau pengambilan.
3. Bagian barang sisa adalah memeriksa standar kondisi barang retur
penjualan yang ditentukan oleh manager persediaan
60
3.4 Sistem yang Berjalan
Pada saat pelanggan melakukan pemesanan barang, bagian penjualan
bertugas menerima order secara langsung dari pelanggan atau order melalui telepon.
Kemudian mengecek pada MS_Pelanggan apakah pelanggan yang memesan barang
adalah pelanggan baru atau pelanggan lama. Apabila pelanggan merupakan
pelanggan baru, bagian penjualan akan menambah pelanggan tersebut dalam
ms_pelanggan. Kemudian bagian penjualan mengecek ketersediaan barang pada
Ms_Barang. Apabila barang tersedia, maka bagian penjualan akan mencetak faktur
pemesanan 3 rangkap (FP). Rangkap 1 dan 2 diberikan kepada bagian gudang
sedangkan rangkap 3 diarsipkan.
Bagian gudang bertugas untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh
pelanggan berdasarkan FP. Rangkap 1 dan 2 diberikan kepada bagian pengiriman.
Lalu bagian gudang membuat surat jalan (SJ) 3 rangkap, dan menyerahkan barang
beserta SJ ke Bagian Pengiriman.
Bagian pengiriman bertugas mengirim barang dan menerima pembayaran
dari pelanggan kemudian meminta otorisasi SJ dan FP dari pembeli. SJ rangkap 2
dan FP rangkap 1 diberikan kepada pelanggan sebagai bukti penerimaan dan
pengiriman barang. SJ rangkap 1 dan FP rangkap 2 diberikan kepada bagian
keuangan & akuntansi.
Bagian keuangan & akuntansi bertugas untuk membuat laporan penerimaan
kas (jurnal) atas penjualan barang.
61
Pada akhir bulan, bagian keuangan & akuntansi membuat laporan
pendapatan yang akan diberikan kepada manajer keuangan.
3.5 Overview Activity Diagram
Berikut merupakan overview activity diagram pada sistem yang berjalan:
Gambar 3.2 overview activity diagram
Sistem yang sedang berjalan
62
3.6 Detail Activity Diagram yang sedang Berjalan
1. DAD Menerima Pesanan
KomputerPelang gan Bagian Penjua lan
1.M emesan Barang
2.Menerima Pesan
3.Mengecek Data Pelanggan
Pelanggan lama
Pelanggan baru
4.1.Menginput Data
Pelanggan
4.2.memilih tombol
save
4.Menampilkan Data
Pelanggan
5.mengecekPersedi aan
4.3.Menyimpan Data
Pelanggan
Ms. Pelanggan
6.Menampilkan dataPersediaan
Ms. Barang
7.menginput dataPesanan
Barang Tersedia
Tdk Tersedia
8.Memilih tom bolSave
9.menyimpan data Pesanan
Tr. Penjualan
10.Mem ilih FP
11. menampilkan FP
12.Memilih tombol Cetak
13.Mencetak FP 3r
{}{}
{1}
Faktur Penjualan
14.Menyerahkan FP r 1&2 keB.gudang
Gambar 3.3 DAD Menerima Pesanan
Pada Sistem Penjualan yang sedang Berjalan
65
4. Menerima Pembayaran
Gambar 3.6 DAD Menerima Pembayaran
Pada Sistem Penjualan yang sedang Berjalan
66
5. Mencatat Transaksi
Gambar 3.7 DAD Mencatat Transaksi
Pada Sistem Penjualan Tunai Yang Diusulkan
67
6. Membuat Laporan
Supervisor KomputerBagian akuntansi
Tr. Penjualan
Tr_Laporan
{}
Laporan
{}
Laporan
49. membuka tr penjualan
50. menampilkan data penjualan
51. memilih report penjualan
52. menampilkan report penjualan
53. memilih tombol cetak
54. mencetak report
55. menyerahkan report
56. menerima report
Gambar 3.8 DAD Membuat Laporan
Pada Sistem Penjualan yang sedang berjalan
68
3.7 Analisa CSF (Critical Success Factor)
Tujuan dari analisa critical success factor adalah agar tercapainya sasaran
yang diinginkan oleh PT. Saputra dengan faktor-faktor yang mempengaruhi. Dengan
adanya critical success factor diharapkan akan memberikan strategi-strategi bisnis
yang kompetitif dengan melakukan identifikasi langsung terhadap kunci
keberhasilan.
Berdasarkan penelitian yang dilakukan, didapatkan faktor-faktor kritis
keberhasilan antara lain :
1. Promosi
PT. Saputra sebaiknya menentukan target pasar yang perusahaan inginkan.
Dengan menentukan target pasar tersebut, maka web yang dibuat akan
menjadi tepat sasaran seperti yang diinginkan oleh PT. Saputra. Sehingga
memudahkan perusahaan untuk promosi.
2. Pelayanan
Menjaga kepercayaan pelanggan dengan cara memberikan perhatian masing-
masing konsumennya melalui situs PT Saputra akan sangat berpengaruh
terhadap prilaku para pelanggan dan calon konsumen. Sehingga pelanggan
memiliki pengalaman tersendiri terhadap pelayanan yang diberikan oleh PT.
Saputra. Data yang terorganisir dengan baikpun dapat membuat pelanggan
menjadi percaya.
69
3. Dukungan infrastruktur
Memberikan konsumen keleluasan sebesar-besarnya merupakan target yang
harus dikejar oleh sebuah perusahaan e-Commerce. PT Saputra memberikan
keleluasaan bagi konsumen dengan cara menyediakan fasilitas resep. Dimana
resep tersebut dibuat dengan bahan baku roti dan sebagainya sehingga
memudahkan konsumen untuk mengakses tanpa harus membuka web lain.
4. Pengolahan data
Pengolahan data yang baik sangat diperlukan dalam suatu proses bisnis
sehingga penyajian informasi yang dibutuhkan akan lebih efektif dan efesien.
Dengan penyampaian yang lebih efektif dan efesien, maka akan
menghasilkan banyak value bagi perusahaan.
3.8 Analisa Web Perusahaan dan Pesaing
Tampilan website PT. Saputra yang akan penulis buat tentunya masih
sederhana dibandingkan dengan beberapa web dengan brand yang sudah ternama.
Contohnya adalah sebagai berikut:
1. www.sariroti.com
72
3. www.breadtalk.com
Gambar 3.11 analisis web pesaing dan web perusahaan
Website Bread Talk
Ketiga web tersebut sudah cukup ternama dengan tampilan yang menarik
juga dengan menawarkan produk yang mereka miliki. PT Saputra sudah cukup lama
73
menjalankan bisnis roti ini tetapi baru saat ini menjalankan bisnis melalui website.
Sistem yang ditawarkan pun adanya pemesanan langsung melalui website.
Berikut merupakan perbedaan dari ketiga web dengan web PT. Saputra
7 C’s
Framework
www.sariroti.com www.rotiboy.com www.breadtalk.
com
PT Saputra
Context putih coklat putih putih
Content gambar tidak
menggunakan
flash
gambar
menggunakan
flash dalam
menampilkan
gambar mereka
gambar
menggunakan
flash dalam
menampilkan
gambar mereka
gambar tidak
menggunakan
flash
Community memiliki forum tidak memiliki
komunitas
memiliki group memiliki user
yang login
dan dapat
membuat
testimonial
Customization menampilkan
keunggulan dari
setiap produk roti
memiliki
tampilan yang
menarik
Memiliki
tampilan yang
menarik
menjual roti
melalui
website
dengan
74
shopping cart
Communication via website
(forum), dan
polling
via email via mailing list via sms, via
email, via
testimonial
Connection Adanya hubungan
antara satu site ke
site lain
Adanya hubungan
antara satu site ke
site lain
Adanya
hubungan
antara satu site
ke site lain
Adanya
hubungan
antara satu
site ke site
lain
Commerce tidak ada
pemesanan via
website
tidak ada
pemesanan via
website
tidak ada
pemesanan via
website
Menggunakan
shopping cart
Tabel 3.1 Tabel Analisis web perusahaan dan web pesaing
3.9 Analisis Kuisioner dan Wawancara Studi Kasus
3.9.1 Analisis Kuisioner
Berikut merupakan hasil kuisioner terhadap 15 orang konsumen.
75
1. Bagaimana cara anda melakukan pembelian barang yang biasa
anda lakukan?
Pilihan Jumlah Persentase
Melalui telepon 0 0
Melalui email 0 0
Melalui fax 0 0
Datang langsung 15 100%
Jumlah 15 100%
Tabel 3.2 analisis kuisioner PT Saputra
tlp
fax
datang langsung
Gambar 3.12 diagram lingkaran
analisis kuisioner PT. Saputra
76
Berdasarkan tabel dan diagram lingkaran diatas, para konsumen rata-
rata melakukan pembelian barang dengan datang langsung. Dengan hasil
100% yang diambil dari 15 konsumen.
2. Apakah sistem yang sudah ada sudah cukup membantu proses
pemesanan anda?
Pilihan Jumlah Persentase
Cukup membantu 5 33%
Sangat membantu 2 13%
Tidak membantu 8 54%
Sangat tidak membantu 0 0
Jumlah 15 100%
Tabel 3.3 analisis kuisioner PT Saputra
77
cukup membantu
sangat membantu
tidak membantu
sangat tidakmembantu
Gambar 3.13 diagram lingkaran
analisis kuisioner PT. Saputra
Berdasarkan tabel dan diagram lingkaran diatas, menurut 5 dari 15
orang (sekitar 33%) sistem yang ada sudah cukup membantu, 2 dari 15
(sekitar 13%) orang mengatakan sistem sangat membantu, sedangkan sisanya
8 orang (sekitar 54%), sistem yang ada tidak membantu.
78
3. Perlukah alternatif cara memesan barang, dan penyediaan
informasi, misalnya internet?
Pilihan Jumlah Persentase
Perlu 2 13%
Sangat Perlu 12 81%
Tidak perlu 1 6%
Sangat Tidak perlu 0 0
Jumlah 15 100%
Tabel 3.4 analisis kuisioner PT Saputra
perlu
sangat perlu
tidak perlu
sangat tidak perlu
Gambar 3.14 diagram lingkaran
analisis kuisioner PT. Saputra
Berdasarkan tabel dan diagram lingkaran diatas, menurut 2 dari 15
orang perlu adanya alternatif seperti internet, 12 dari 15 orang mengatakan
79
sangat perlu adanya alternatif, sedangkan sisanya 1 orang mengatakan tidak
perlu adanya alternatif sistem.
4. Apakah anda mengerti penggunaan internet?
Pilihan Jumlah Persentase
Mengerti 11 73%
Sangat mengerti 3 21%
Tidak mengerti 1 6%
Sangat tidak mengerti 0 0
Jumlah 15 100%
Tabel 3.5 analisis kuisioner PT Saputra
mengerti
sangat mengerti
ftidak mengerti
sangat tidakmengerti
Gambar 3.15 diagram lingkaran
analisis kuisioner PT. Saputra
80
Berdasarkan tabel dan diagram lingkaran diatas, menurut 11 dari 15
orang (sekitar 73%) konsumen sudah mengerti penggunaan internet, 3 dari 15
(sekitar 21%) orang mengatakan sangat mengerti penggunaan internet,
sedangkan sisanya 1 orang (sekitar 6%) tidak mengerti penggunaan internet.
5. Berapa lama penggunaan internet dalam satu minggu?
Pilihan Jumlah Persentase
< 1 jam 2 13%
2 – 5 jam 7 45%
6 – 9 jam 3 21%
> 10 jam 3 21%
Jumlah 15 100%
Tabel 3.6 analisis kuisioner PT Saputra
81
< 1 jam
2 ‐ 5 jam
6 ‐ 9 jam
> 10 jam
Gambar 3.16 diagram lingkaran
analisis kuisioner PT. Saputra
Berdasarkan tabel dan diagram lingkaran diatas, menurut 2 dari 15
orang (sekitar 13%) kurang dari satu jam perminggu menggunakan internet, 7
dari 15 (sekitar 45%) orang mengatakan 2 jam sampai 5 jam dalam
penggunaan internet perminggu, 3 orang (sekitar 21%) menggunakan internet
6 – 9 jam perminggu, sedangkan sisanya 3 orang (sekitar 21%) lebih dari 10
jam menggunakan internet perminggu.
82
6. Setujukah anda dengan penerapan sistem penjualan melalui media
internet?
Pilihan Jumlah Persentase
Setuju 5 33%
Sangat Setuju 9 61%
Tidak Setuju 1 6%
Sangat tidak setuju 0 0
Jumlah 15 100%
Tabel 3.7 analisis kuisioner PT Saputra
setuju
sangat setuju
tidak setuju
sangat tidak setuju
Gambar 3.17 diagram lingkaran
analisis kuisioner PT. Saputra
83
Berdasarkan tabel dan diagram lingkaran diatas, menurut 5 dari 15
orang (sekitar 33%) setuju dengan penerapan sistem penjualan melalui media
internet, 9 dari 15 (sekitar 61%) orang mengatakan sangat setuju dengan
penerapan sistem penjualan melalui media internet, sedangkan sisanya 1
orang (sekitar 6%) setuju dengan penerapan sistem penjualan melalui media
internet.
Dari kuisioner diatas dapat disimpulkan bahwa rata-rata pelanggan yang
datang langsung untuk membeli barang. Hal tersebut kurang efesien bagi
pelanggan sehingga pelanggan ingin meningkatkan sistem yang ada dan
mempermudah mereka dalam melakukan transaksi dengan PT. Saputra. Bagi
sebagian orang, sistem sedang berjalan kurang membantu mereka untuk
melakukan transaksi.
3.9.2 Analisis Wawancara
Berikut merupakan hasil wawancara kepada pemilik PT. Saputra.
1. Apakah tujuan didirikannya perusahaan?
Tujuan didirikannya perusahaan ini adalah untuk mencari
penghasilan dengan menawarkan roti kemasan plastik.
2. Bagaimana kegiatan penjualan dan pembuatan laporan
keuangan diperusahaan ini?
84
Kegiatan penjualan dan pembuatan laporan dalam perusahaan
ini sudah terkomputerisasi dengan program Microsoft Visual
basic 5.0
3. Apakah anda benar-benar membutuhkan website untuk
menunjang kebutuhan anda?
Ya, karena saya butuh sesuatu yang berbeda dengan penjualan
dan pemasaran sehingga perusahaan saya dapat bersaing dengan
perusahaan lainnya.
4. Sekiranya masalah apa saja yang terjadi pada pengaturan sistem
anda?
Masalah yang sering terjadi adalah pengguna dari sistem
tersebut kurang dapat menangani sistem yang ada, misalnya
salah memasukan data.
5. Seberapa perlukah website tersebut?
Sangat perlu, karena saya ingin tampil berbeda dari perusahaan-
perusahaan lain. Saya sangat ingin teknologi yang sedang
berkembang saat ini menjadi bagian dari proses bisnis saya.
6. Apakah fitur-fitur yang dibutuhkan?
Fitur yang dibutuhkan adalah produk saya dan tentang
perusahaan saya.
85
7. Apakah perusahaan ini sudah memiliki sumber daya manusia
untuk menangani website tersebut?
Sudah ada, tetapi mereka tidak mengerti cara penggunaan
website tersebut sehingga perlu adanya training khusus bagi
yang menangani website tersebut.
8. Bagaimana dengan pemesanan jarak jauh, apakah dapat
dijalankan?
Perusahaan hanya melayani pembelian untuk daerah
JABODETABEK dimana kami sendiri sudah memiliki agen
untuk mengantarkan roti kami tersebut.
3.10 Analisis Temuan dan Hasil Survey
Temuan hasil survey berdasarkan kuisioner dan wawancara serta pengamatan
langsung terhadap proses bisnis dari sistem yang berjalan pada PT. Saputra adalah
sebagai berikut:
1. Belum ada diferensiasi dalam sistem penjualan. Dalam wawancara dapat
diketahui keinginan si pemilik akan diferensiasi pada sistem penjualan
sehingga perusahaan dapat bersaing dengan keunggulan teknologi informasi
yang ada.
86
2. Para pengguna sistem yang belum terlatih sehingga adanya kesalahan input
data. Diperlukannya training khusus untuk penanganan sistem yang
diusulkan sehingga tidak terjadi kesalahan input.
3. Kurangnya informasi yang disampaikan kepada pelanggan karena sumber
daya yang memadai.
4. Tidak ada orang IT untuk pemeliharaan dan perawatan sistem yang baru.
3.11 Identifikasi Kebutuhan Informasi
Berdasarkan hasil survey yang dilakukan terdapat kebutuhan informasi,
antara lain:
1. Di perlukannya sistem yang berbeda dengan pesaing-pesaing lain sehingga
dapat meningkatkan penjualan.
2. Adanya training sebelum diimplementasikannya sistem yang baru.
3. Perlunya pengembangan website yang dilengkapi dengan informasi yang
dibutuhkan oleh pelanggan.
4. Perlu adanya tambahan SDM dibagian IT untuk pemeliharaan dan perawatan
sistem yang baru.