BAB 3 PROJECT PROFILE 3.1 Gambaran Umum Perusahaan …thesis.binus.ac.id/Asli/Bab3/2011-1-00675-si...
Transcript of BAB 3 PROJECT PROFILE 3.1 Gambaran Umum Perusahaan …thesis.binus.ac.id/Asli/Bab3/2011-1-00675-si...
35
BAB 3
PROJECT PROFILE
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan
Mobil88 atau sekarang yang dikenal dengan PT. Serasi Mitra
Mobil (SMM) berdiri pada tanggal 11 November 1988 yang pada
awal mulanya bernama PT.Arya Kharisma sampai pada akhirnya
Merge dengan PT.Serasi Auto Raya (SERA)yang berlokasi di Jl.M itra
Sunter Boulevard Kav.90/C2 Sunter Jaya Jakarta Utara 14350.
Kepemilikan saham PT. Serasi M itra Mobildipegang sepenuhnya oleh
PT. Astra Internasional Sebagai induk perusahaannya.
1988 1999 2000 2006
PT Arya Kharisma PT Used Car Sales Operat ion
Merge with PT Astra Int -Toyota SO
Merge with PT Serasi Auto Raya
Gambar 3.1 Sejarah Kepemilikian PT. SERA
Sekarang PT. Serasi Mitra Mobil (SMM) telah berkembang
menjad i sebuah perusahaan besar yang mempunyai 16 cabang yang
tersebar diseluruh wilayah Nusantara, dengan rata-rata penjualan
mencapai 5000 unit mobilper tahunnya.
Sebagai perusahaan yang bergerak di b idang b isnis penjualan
dan pembelian mobil bekas serta tukar tambah mobil bekas baik
secara cash maupun credit, PT. Serasi M itra Mobil (SMM)
berpengalaman menangangi berbagai jenis kendaraan seperti sedan,
minibus, dari berbagai merk antara lain : Daihatsu, Honda, Hyundai,
KIA, Suzuki, Toyota, Opel, dan berbagai jenis dan merk kendaraan
36
lainnya. Setiap kendaraan dihad irkan sesuai dengan kebutuhan dari
pelanggan.
Gambar 3.2 Struktur PT. SERA Secara Global
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
Dalam menjalankan bisnisnya PT. Serasi Mitra Mobil (SMM)
memiliki Visi dan Misi perusahaan yakni :
Visi :
Optimize stakeholder value by focusing on most profitable used car
Mengoptimalkan n ilai pemegang saham dengan berfokus kepada mobil bekas
yang menguntungkan.
37
Misi :
To be The Biggest and The Most Trusted used car provider with optimum
profit
Menjadi perusahaan penyedia mobil bekas terbesar dan terpercaya dengan
keuntungan yang op timal.
Gambar 3.3 Corporate Value PT. SERA
Jenis Bisnis:
Layanan penyedia kendaraan bekas yang berkualitas kepada pengguna
kendaraan (end user) maupun reseller.
38
3.1.3 S truktur Organisasi Perusahaan
Berikut ini secara umum d igambarkan struktur organisasi div isi IT yang terdapat dalam PT. Serasi Autoraya (SERA):
Gambar 3.4 Struktur Organisasi IT PT. SERA
39
3.1.3.1 Pembagian Tugas Dan Wewenang
1. Corporate Information System & Technology Division Head
Bertanggung jawab membawahi, mengepalai dan mengontrol
semua bagian-bagian perusahan yang berhubungan dengan
Information Technology. Baik kegiatan operasional sehari-hari
perusahaan maupun proyek-proyek perusahaan dalam bidang
Information Technology.
2. IT Department Head
Bertanggung jawab mengepalai dan mengurus segala kegiatan
yang berhubungan dengan bidang IT dan pada akhirnya
memberikan laporan kepada Corporate Information System &
Technology Division Head.
3. IS Department Head
Bertugas mengepalai dan mengurus segala kegiatan mengenai
pengembangan sistem informasi dalam perusahaan.
4. SAP Department Head
Bertugas mengepalai dan melakukan pengawasan terhadap
segala kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan
operasional di bidang SAP maupun proyek-proyek SAP di masa
yang akan datang.
5. System Administration & Securi ty Section Head
Bertugas mengurus hal-hal yang berkaitan dengan administ rasi
dan keamanan IT perusahaan, seperti keamanan jaringan
(network).
6. Infrastructure & Communication Section Head
Bertugas menyediakan berbagai infrastruktur teknologi
informasi yang dibutuhkan perusahaan dalam menjalankan
kegiatan operasional sehari-harinya.
40
7. IS Product & Solution Section Head
Menyediakan solusi-solusi sistem informasi terbaru yang dapat
digunakan untuk membantu pengembangan sistem informasi
perusahaan.
8. Project Management Office Section Head
Bertugas mengatur semua kegiatan proyek yang berhubungan
dengan pengembangan sistem informasi perusahaan.
9. Application Support Section Head
Menyediakan, membuat dan mengawasi pembuatan dan
penggunaan aplikasi sistem informasi perusahaan.
10. System Application Analyst
Bertugas untuk menganalisa proses bisnis dan kebutuhan bisnis
perusahaan untuk dilakukan pemetaan terhadap fungsi-fungsi
bisnis dalam sistem SAP.
11. System Administration Officer
Membantu System Administration Officer Head dalam
mengurusi bagian administ rasi sistem perusahaan.
12. IT Helpdesk Officer
Melakukan penyelesaian dan memberikan solusi terhadap
masalah-masalah yang dialam user dalam bidang IT .
13. Basis Officer
Melakukan tugas kostumisasi sistem ERP berbasis SAP
sehingga sistem yang digunakan sesuai dengan proses bisnis
yang berjalan di dalam perusahaan tersebut .
41
14. Data Center Operator
Bertugas untuk mengatur dan mengawasi jalannya server, baik
itu applicat ion server ataupun database server yang digunakan
oleh perusahaan dan cabang-cabangnya.
15. Infrastructure & Communication Officer
Divisi ini bertugas dalam mengatur dan melakukan perbaikan
atas infrast ruktur jaringan yang ada di dalam perusahaan. Selain
itu, divisi ini juga bertugas melakukan perawatan atas jaringan
yang ada di dalam perusahaan (intranet) ataupun jaringan yang
keluar perusahaan (internet).
16. IT Administrat ion Support
Divisi ini melakukan perbaikan dan troubleshooting untuk
komputer/workstation/thin client yang ada di dalam PT . Serasi
Auto Raya, sehingga kegiatan operasional bisnis t idak
terhambat jika terjadi kerusakan komputer, baik dari sisi
hardware maupun software.
17. Programmer
Divisi ini bertugas untuk membuat sistem stand-alone yang
digunakan sebagai sistem cadangan jika sewaktu-waktu terjadi
hal yang tidak diinginkan pada sistem ERP berbasis SAP di PT.
Serasi Auto Raya. Selain membuat sistem stand-alone, divisi ini
juga melakukan perawatan dan pengembangan dari sistem
tersebut .
42
3.2 Proses Binis PT . S erasi Mitra Mobil (S MM)
3.2.1 Proses Bisnis Umum
Secara umum, p roses bisnis yang ada di PT. SMM tidaklah
jauh berbeda dengan p roses bisnis yang ada pada umumnya, terdiri
dari penjualan, pembelian, dan pencatatan keuangan. Tetapi
ditambahkan sebuah p roses bisnis yang spesifik, yaitu proses bisnis
rekondisi, di mana setiap mobil yang mempunyai kerusakan mesin
ataupun fisik akan diperbaiki terlebih dahu lu sebelum dapat dijual
kembali.
Dikarenakan p roses bisnis ini saling berhubungan satu sama
lain dan terjadi secara berurutan (sekuensial), sehingga setiap proses
bisnis sifatnya adalah penting. Untuk itu dapat digambarkan p roses
bisnis yang terjadi untuk sebuah mobil pada PT. SMM adalah sebagai
berikut:
Gambar 3.5 Proses Bisnis Secara Umum PT. SMM
3.2.2 Proses Pembelian (Purchasing)
Proses pembelian terjadi ketika pihak PT. SMM membeli
barang dari p ihak luar. Proses ini sendiri melibatkan bagian pembelian
dan kepala cabang d i masing-masing cabang SMM, bagian ini diawali
dengan membuat master data, jika diperlukan, yaitu master data
material (mobil), equipment, vendor, ataupun condition (harga). Pada
tahap berikutnya, terjadi p roses pembelian normal, yang terdiri dari
Pembelian Rekondisi Penjualan
43
pembuatan purchase order, mencatat barang masuk (goods receipt),
invoice verifica tion, dan berakhir pada outgo ing payment.
Pada tahapan invoice verification, terjadi dua subaktivitas di
dalamnya, yaitu park invoice dan juga post invoice, di mana pada
subaktivitas park invoice bagian pembelian memasukkan jumlah yang
harus dibayarkan kepada vendor. Sedangkan subaktivitas post invoice
bertujuan untuk memverifikasi jumlah yang tertera di dalam invoice
sebagai nilai yang benar dan dapat dibayarkan, subaktivitas ini
dilakukan oleh Kepala Cabang dari cabang tempat membeli mobil
dari vendor.
Gambar di bawah ini memberikan penjelasan yang lebih rinci
mengenai setiap p roses bisnis pembelian pada PT. SMM :
Gambar 3.6 Proses Bisnis Pembelian PT. SMM
44
3.2.3 Proses Rekondisi (Recondition)
Proses rekondisi tidaklah harus selalu ada dalam proses bisnis
terhadap sebuah unit kendaraan, tetap i dalam kebanyakan situasi,
rekondisi dibutuhkan oleh un it-unit mobil tertentu.
Rekondisi sendiri, pada p roses bisnis yang memakai SAP ini
memanfaatkan modul Plant Main tenance sebagai sarana menampung
proses bisnis yang ada. Proses ini secara keseluruhan dapat
mengikutsertakan p roses pembelian untuk beberapa suku cadang yang
bersifat non-stock kepada pihak luar.
Pada setiap p roses bisnis rekondisi sendiri diawali dengan
membuat plant maintenance order untuk mencatat komponen atau
suku cadang yang dibutuhkan untuk proses perbaikan unit kendaraan
beserta harganya. Setelah itu, dilanjutkan dengan pembelian suku
cadang ke p ihak luar, jika memang barang itu bersifat non-stock, atau
dapat langsung melakukan good issue, jika suku cadang yang
dimaksud ada di dalam persediaan. Setelah suku cadang tersedia,
proses penggantian dan/atau pemasangan suku cadang dimulai, dan
pada SAP dilakukan p roses settlement sebagai penanda bahwa
penggantian dan/atau pemasangan suku cadang pada unit mobil telah
dilakukan. Pada tahap selanjutnya, dilakukan pengecekan ulang
(quality control) untuk memastikan bahwa p roses penggantian dan
pemasangan suku cadang telah benar dan unit telah berfungsi
sebagaimana mestinya, jika semuanya sudah benar maka pada PM
Order yang telah dibuat sebelumnya dijalankan fungsi technically
completion dan dilanjutkan dengan menjalankan fungsi business
45
completion sebagai tanda bahwa mobil telah siap untuk dijual dan
telah selesai d irekondisi o leh p ihak cabang.
Gambar di bawah ini memberikan penjelasan yang lebih rinci
mengenai setiap p roses bisnis rekondisi pada PT. SMM:
Gambar 3.7 Proses Bisnis Rekondisi PT. SMM
46
3.2.4 Proses Penjualan (Sales)
Pada p roses bisnis penjualan, yang merupakan tahapan
terakhir dari sebuah unit mobil yang ada di PT. SMM, dilakukan o leh
bagian penjualan di cabang tempat unit tersebut berada.
Diawali ketika ada pelanggan potensial yang membeli mobil
pada salah satu cabang PT. SMM , selanjutnya dilakukan p roses bisnis
penjualan pada umumnya, yang diawali dengan pembuatan master
data yang diperlukan, seperti customer master data dan condition
master data. Selan jutnya, pembuatan surat penawaran harga
(quotation)dar i pelanggan dilakukan, jika disetujui maka akan dibuat
sales order sebagai bukti pemesanan pelanggan. Setelah melakukan
pemesanan maka unit mobil tersebut akan mengalami transfer posting
for movement untuk memastikan unit yang dipesan tidak dapat
diambil oleh pelanggan lainnya. Setelah itu, akan d ilan jutkan dengan
pembuatan outbound delivery sebagai tanda bahwa unit telah dapat
dikirimkan kepada pelanggan dari cabang SMM dilanjutkan dengan
pembuatan billing document/invoice sebagai alat penagihan formal
kepada pelanggan. Pada tahap akhir akan diperoleh pembayaran dari
pelanggan, dan akhirnya, setelah pembayaran diterima o leh pihak
SMM, maka unit akan dikirimkan kepada pelanggan.
Gambar di bawah ini memberikan penjelasan yang lebih rinci
mengenai setiap p roses bisnis penjualan pada PT. SMM :
47
Gambar 3.8 Proses Bisnis Penjualan PT. SMM
3.3 Project SAP pada PT. S erasi Mitra Mobil (SMM)
3.3.1 S trukturProject Team
Pada p royek implementasi SAP di PT. SMM, kelompok
proyek yang dibentuk mempunyai gambaran struktur sebagai berikut:
48
Gambar 3.9 Struktur Project Team
Secara khusus, implementasi dilakukan di dalam suatu project team
yang dibentuk untuk menangani proses pembuatan company code baru pada
PT. Serasi Mitra Mobil. Kelompok proyek dikepalai oleh seorang project
manager, dan memiliki project member yang masing-masing menangani
modul-modul spesifik pada sistem SAP yang diterapkan pada PT. SMM
(modul FICO, SD, MM, PM, dan HCM).
Masing-masing tingkatan pada organ isasi team project SAP pada PT.
Serasi Mitra Mobil (SMM) ini memiliki tanggung jawab dan wewenang
sebagai ber ikut :
1. Steering Committee
Sebagai penasehat sekaligus penentu p roses bisnis yang akan
dilingkupi oleh SAP pada PT. SMM . Selain itu p ihak steering
committee mendapatkan laporan dari p ihak manajer proyek terkait
dengan perkembangan dari p royek tersebut dan membuat keputusan-
keputusan yang tidak dapat dibuat oleh seorang manajer proyek .
49
Tugas yang dimilik i Steering Comitte antara lain :
a. Mempertanggungjawabkan penyelesaian proyek implementasi
SAP pada PT. Serasi Mitra M obil dan proses stabilisasinya.
b. Memberikan sumber daya yang d iperlukan dalam proses
Implementasi SAP.
c. Memonitor atau mengawasi perkebangan implementasi yang
sedang dilakukan dan dampak Implementasi tersebut terhadap
perusahaan.
d. Menyelesaikan masalah-masalah yang mungkin terjad i pada
saat proses implementasi.
Kewenangan yang dimilik Steering Comitte antara lain :
a. Memberikan keputusan akhir mengenai hal-hal yang
menyangkut atau berkaitan dengan pengimplementasian SAP
pada PT. Serasi M itra Mobil, termasuk di dalamnya keputusan
mengenai desain p roses bisnis, organisasi, dan sumber daya
yang dibutuhkan selama p roses implementasi.
b. Menyetujui anggaran-anggaran yang diajukan yang
dibutuhkan dalam proses implementasi.
2. Project Manager
Sebagai pemimpin dari proyek implementasi.
Tugas yang dimilik iProject Manager antara lain :
a. Menentukan, mengusulkan dan mengganti anggota dari tim
Project Implementasi sehingga tim dapat berjalan sebagai
mana mestinya.
50
b. Melakukan pengendalian waktu, biaya, sumber daya, lingkup
pekerjanaa serta pembagian tugas kepada masing-masing
anggota tim Project seh ingga proses implementasi dapat
berjalan sesuai rencana.
c. Mengelola kegiatan operasional p royek sehari-hari secara
langsung dan melaporkan status proyek kepada
SteeringCommittee.
d. Sebagai penengah atau pengelola dalam menyelesaikan
masalah yang mungkin terjadi dalam tim maupun antar tim
dari bagian-bagian lainnya selama proses implementasi.
Kewenangan yang dimilikin Project Manager antara lain :
a. Menentukan strategi implementasi, perencanaan dan
penjadwalan p royek implementasi, anggaran proyek serta
rencana kerja p royek.
b. Mensosialisasikan Business Process Blueprint kepada masing
anggota tim proyek dan melakukan konfigurasi sistem
perangkat lunak.
c. Menyetujui penggunaan tenaga ah li untuk membantu
penyelesaian p royek.
3. Project ManagerOfficer
Tugas yang dimilik i Project Manager Officer antara lain :
a. Melakukan evaluasi dan penilaian terhadap kinerja anggota
tim pelaksanaan implementasi seh ingga tim dapat bekerja
dengan baik sesuai tugasnya masing-masing.
51
b. Membantu Project Manager dalam mengendalikan waktu,
biaya, sumber daya yang dibutuhkan serta membantu
pelaksaan p royek sesuai dengan yang telah d irencanakan.
c. Melakukan evaluasi terhadap hasil kerja proyek yang berjalan
apakah telah sesuai dengan p roses bisnis yang telah ditetapkan
perusahaan dan agar sistem yang diimplemtasikan sesuai
dengan aturan dan standar yang berlaku.
Kewenangan yang dimilik i Project Manager Officer adalah mewakili
Project Manager apabila Project Manager berhalangan hadir dalam
suatu aktivitas.
4. IT Division
Tugas yang dimilik i IT Division antara lain :
a. Mempersiapkan infrastruktur dalam implementasi, baik
jaringan, basis data, ataupun sistem operasi agar siap untuk
menjalankan sistem ERP SAP pada PT. Serasi M itra Mobil.
b. Membuat dan menyusun dokumen yang dikustomisasi dan
users manual serta memberikan pelatihan kepada user.
c. Melakukan pemetaan dari spesifikasi detil desain dari Business
Blueprint men jadi fungsi-fungsi yang dapat digunakan dalam
SAP R/3 dan melakukan pengembangan dan konf igurasi
terhadap fungsi-fungsi tersebut dalam perangkat lunak SAP.
d. Membuat testing scenario dan prosedur testing dan melakukan
testing terhadap master file dan konfigurasi tabel pada
perangkat lunak SAP.
e. Membuat Authorization Matrix dan Authorization Profile.
52
5. Accounting Division
Tugas yang dimilik i Accounting Division antara lain :
a. Menyusun usulan anggaran operasional yang berkaitan dengan
proses implementasi tim kepada Project Manager.
b. Melakukan aktifitas administrasi untuk keperluan kerja tim.
c. Melakukan pengendalian terhadap petty cash atau kas kecil.
d. Menyiapkan dan memonitor dokumen-dokumen yang
diperlukan untuk kelengkapan administrasi penyelesain
proyek.
6. Operation
Pihak ini bertugas untuk menyesuaikan antara p roses bisnis yang ada
dengan proses bisnis di dalam SAP. Supaya ke depannya tidak ada
permasalahan yang berkaitan dengan ketidaksesuaian proses bisnis
yang terjadi di dalam perusahaan.
7. Quality Management
Tugas yang dimilik i Quality Management antara lain :
a. Mengevaluasi pencapaian dan kualitas proyek implementasi
SAP dan memperhatikan rencana proyek, metodologi dan
tools yang digunakan.
b. Membuat standar kualitas data, transaksi, otorisasi dan kinerja
fungsional permodul dan terintegrasi, teknikal, dokumentasi,
dan metodologi.
c. Mengevaluasi kelengkapan dan kualitas pelaksanaan dan
dokumentasi p royek.
53
d. Memeriksa kompliansi sistem SAP dengan ap likasi lain,
prosedur, standar, dan data yang ada pada PT. Serasi Mitra
Mobil.
e. Menyampaikan hasil evaluasi akhir p royek kepada Project
Manager.
f. Melakukan User Acceptance Test bersama user.
3.3.2 S AP System Landscape
PT. Serasi Mitra M obil menggunakan Three-system
Landscape yang akan digunakan dalam sistem implementasi SAP
mereka. Penentuan Three-System Landscape yang digunakan :
Tabel3.1 Deskripsi System Landscape
Nama Deskripsi DEV Development QAS Quality Assurance PRD Production
Penentuan client pada PT. Serasi Mitra Mobil berdasarkan
System Landscape dibagi sebagai berikut:
Tabel 3.2 Clien t berdasarkan System Landscape
System DEV QAS PRD Client 010 020 030
Setiap clien t pada SAP mempunyai fungsi yang berbeda-beda
satu dengan yang lainnya, untuk itu setiap client dalam SAP
memegang peranan sebagai berikut:
1. DEV (Development)
Client ini berisi konfigurasi awal dengan master data yang
bersifat dummy, digunakan oleh berbagai p ihak, terutama
54
abaper dari PT. Serasi M itra Mobil untuk membuat
program tambahan di dalam SAP.
2. QAS (Quality Assurance)
Client ini bersifat untuk melakukan uji coba terhadap
sistem SAP yang sudah dikonfigurasi dan memperbaiki
kesalahan/bug yang terjad i, bahkan setelah sistem go live
sekalipun.
3. PRD (Production)
Client ini bersifat operasional dan telah dianggap bebas
dari kesalahan, karena setiap kegiatan bisnis yang sifatnya
rutin akan disimpan data-datanya pada client in i, sehingga
pada client ini tidak boleh ada kesalahan sedikitpun.
3.4 Masalah Yang Ditemukan
Dilatarbelakangi dari permasalahan finansial yang berkaitan dengan
regu lasi yang ditetapkan oleh pemerintah, PT. SMM yang pada awalnya
bernama Mobil88 diputuskan menjadi suatu perusahaan yang berbadan
keuangan sendiri.
Perubahan struktur organisasi tersebut berdampak juga pada sistem
yang digunakan oleh PT.SMM sebagai suatu perusahaan baru. PT.SMM yang
merupakan unit perusahaan baru belum memiliki sistem terkomputerisasi
yang menangani p roses bisnisnya secara terpadu.
Proses bisnis tetap berjalan seperti biasanya, namun sistem manual
(menggunakkan software spreadsheet dan word-editing) yang menjadi
alternatif sementara pada saat akan mengimplementasikan sistem
55
terkomputerisasi, tidak terintegrasi dengan perusahaan induknya (PT.SERA).
Hal ini menyebabkan keuntungan dan keunggulan dari sistem ERP yang
sebelumnya ada di perusahaan yang lama belum dapat dimanfaatkan di
perusahaan yang baru.
3.5 RencanaPenyelesaian Masalah
Menjawab masalah yang terjadi pada PT.SMM berupa kekosongan
sistem terkomputerisasi (ERP secara khusus), satu pilihan yang sangat
mungk in dijadikan pilihan adalah menyesuaikan sistem terkomputerisasi pada
PT.SMM dengan sistem ERP perusahaan induk yang sudah ada, yaitu SAP.
Hal ini dapat dilakukan dengan melakukan implementasi pembuatan
company code baru, pada sistem ERP di PT.SMM.
Pertimbangan untuk memutuskan implementasi pembuatan company
code baru antara lain karena sistem yang akan diimplementasikan juga
digunakan pada perusahaan induk, sehingga memungkinkan integrasi sistem
baru dengan sistem yang lama dalam fungsi-fungsi yang dibutuhkan
nantinya, misalnya pengontrolan dan pelaporan.
Pertimbangan lainnya adalah tingkat kesulitan implementasi company
code baru menggunakan sistem ERP berbasiskan SAP yang sudah pernah
digunakan dirasa relatif lebih mudah dan akan memakan waktu lebih sedikit
daripada harus mengimplementasikan sistem yang benar-benar baru,
mengingat transaksi real tetap berjalan selama implementasi berlangsung.
56
3.6 Peran
Peran yang dilakukan team penulis adalah sebagai salah satu project
member dari project team yang dibentuk secara khusus untuk menangani
keseluruhan aktivitas implementasi pembuatan company code baru pada
PT.SMM. Sebagai anggota tim p royek, team penulis dibawahi langsung oleh
project manager yang menjad i p impinan di dalam team project tersebut.
Sebagai project member, kelompok penulis bekerja bersama untuk
menangan i aktivitas-aktivitas dan tugas sebagai berikut:
1. M enyelaraskan fungsi-fungsi b isnis yang ada di dalam perusahaan
ke dalam fungsi-fungsi bisnis yang ada di SAP (business mapping).
2. M elakukan change management ke dalam 3landscape sehingga
manajemen perubahan yang baik dapat diterapkan.
3. M elakukan kustomisasi di semua modul yang diterapkan, sehingga
semua bagian menjadi terintegrasi dan dapat berfungsi semestinya.
4. M elakukan pemindahan data dari sistem ERP yang lama (di PT.
SERA) ke dalam sistem ERP yang baru (PT. SMM )
5. M elakukan p roses uji coba kepada pengguna potensial, yaitu
karyawan-karyawan yang beker ja di PT. SMM.
3.7 Kondisi sistem berjalan
Sebelum ERP berbasiskan SAP diterapkan di dalam PT. Serasi M itra
Mobil, seluruh karyawan operasional PT. SMM menggunakan software
spreadsheet oleh Microsoft Excel dalam mencatat keseluruhan transaksi.
Selain itu, pada masa transisi ini juga dilakukan konsolidasi data keuangan
57
secara langsung melalui e-mail kepada bagian keuangan PT. Serasi M itra
Mobil.
Peranti lunak yang digunakan pada saat masa transisi telah
disesuaikan dengan sistem ERP berbasiskan SAP, sehingga tidak akan
menyulitkan tim proyek dalam memindahkan data-data dar i software
spreadsheet ke dalam sistem SAP yang telah Go Live nantinya.
Gambar 3.10Software spreadsheet
Sementara itu, perusahaan induk dari PT. Serasi Mitra M obil, yaitu
PT. Serasi Autoraya sudah mengimplementasikan dan menjalankan sistem
ERP berbasiskan SAP ECC 4.7 di dalam melakukan kegiatan operasionalnya.
Sistem ERP berbasis SAP pada PT. Serasi Autoraya sebagai perusahaan
induk dari PT. SMM mempunyai tanggung jawab untuk mengintegrasikan
beberapa anak perusahaan yang dimilikinya, beberapa anak perusahaan yang
dimiliki oleh PT. SERA yaitu:
1. Astra Rent A Car (TRAC), yang bergerak di bidang jasa
penyewaan kendaraan beroda empat (mobil)
58
2. Mobil 88 (Sekarang PT. Serasi Mitra Mobil), yang bergerak di
bidang jual-beli mobil
3. Orenz-Taxi, yang bergerak di bidang transportasi umum (taksi)
4. TRAC Motor Rental (TREMO), yang bergerak di bidang jasa
penyewaan kendaraan beroda dua (sepeda motor)
5. Daya M itra Serasi, yang bergerak di bidang jasa pengiriman
kendaraan ke pulau-pulau yang ada di seluruh Indonesia
6. Balai Lelang IBID, yang bergerak di bidang pelelangan kendaraan
bermotor
7. Toyo Fuji (TFSI), yang bergerak di bidang jasa pengiriman sumber
daya alam ke pulau-pulau yang ada di seluruh Indonesia.
3.8 Solusi Yang Ditawarkan
Melihat dari kebutuhan implementasi sistem ERP berbasis SAP pada
PT. Serasi Mitra Mobil, maka tim p royek memberikan sebuah solusi, yaitu
konfigurasi sistem SAP yang akan d iimplementasikan, sehingga sistem SAP
yang ada sama dengan fungsi-fungsi b isnis yang ada di PT. SMM.
Konfigurasi sistem SAP yang ada di PT. SMM ini nantinya terdiri
dari beberapa bagian, di antaranya:
1. Konfigurasi pada modul FICO
2. Konfigurasi pada modul Logistic-General
3. Konfigurasi pada modul Sales & Distribu tion
4. Konfigurasi pada modul Materia l Management
5. Konfigurasi pada modul Plan t Maintenance
59
Tim penulis sendiri terlibat secara langsung di dalam melakukan
konfigurasi sistem ERP berbasis SAP pada PT. Serasi Mitra M obil, sehingga
laporan yang diberikan menjad i lebih nyata dan sesuai dengan kenyataan
yang terjadi di lapangan.
Berikut ini merupakan salah satu bentuk enterprise structure menurut
SAP yang dihasilkan oleh kelompok p royek melalui proses mapping dari
proses bisnis yang ada di PT. SMM:
Gambar 3.11 Enterprise Structure menurut SAP
Keterangan :
2110 : M88 Jkt-Cilandak 2120 : M88 Bdg-Soekarno Hatta
2111 : M88 Jkt-Tebet 2121 : M88 Bdg-Pasteur
2112 : M88 Jkt-Kelapa Gading 2130 : M88 M dn-Sisingamangaraja
2114 : M88 Jkt-Kalimalang 2140 : M88 Smg-Gatot Subroto
2115 : M88 Jkt-Bintaro 2150 : M88 Sby-Jemursari
2116 : M88 Jkt-Kebon Jeruk 2151 : M88 Sby-Kenjeran
2117 : M88 Jkt-Head Office 2152 : M88 Sby-Sungkono
2118 : M88DH Jkt-Bintaro 2160 : M88 Dps-Nusadua
60
3.9 Length of Effort
Pada tabel yang tertera di bawah ini, digambarkan pekerjaan yang dilakukan oleh tim penulis selama melakukan ker ja p raktek di PT.
Serasi M itra M obil:
Tabel 3.3 Length of Effort
Tanggal Waktu Kegiatan
Jumlah Jam
Kegiatan Peserta Materi Hasil Kegiatan
9 Agustus 2010
08.00‐17.00
9 Pengenalan awal Tim Proyek disertai Project Manager
1. Briefing awal (proses bisnis: pembelian, rekondisi, dan penjualan)
Mengenal proses bisnis dari Serasi Autoraya secara menyeluruh
2. Melakukan transaksi bisnis pembelian
3. Berpindah dari development phase ke quality assurance
10 Agustus 2010
08.00‐17.00
9 1. Kostumisasi QA Tim Proyek 1. Membuat number range untuk transaksi 1. Memperoleh pengenalan awal tentang kustomisasi SAP
2. Pengujian transaksi 2. Membuat & meng‐assign profit center dan cost center
2. Mengetahui enterprise structure dari SMM menurut FI
61
‐ Assigning profit center ke business area dan company code (SMM)
3. Mengetahui proses pembelian mobil bekas
‐Assigning cost center ke business area, profit center, dan company code (SMM)
3. Membantu otorisasi user ke dalam sistem yang baru
4. Pengujian transaksi pembelian pada semua business area (cabang) SMM
11 Agustus 2010
07.30 ‐16.00
8.5 1. Kostumisasi QA Tim Proyek 1. Membantu otorisasi user ke dalam sistem yang baru (lanj.)
1. Mengetahui masalah selama proses pembelian dan solusinya
2. Pengujian transaksi 2. Pengujian transaksi pembelian pada sisa business area yang masih belum dicoba
2. Mendapatkan pengetahuan mengenai proses rekondisi (Plant Maintenance)
3. Pengujian transaksi rekondisi pada semua business area SMM
12 Agustus 2010
07.30 ‐16.00
8.5 Pengujian transaksi Tim Proyek 1. Pengujian transaksi rekondisi (lanj.) 1. Mengetahui masalah selama proses rekondisi berlangsung dan solusinya
62
2. Pengujian transaksi penjualan mobil pada semua business area SMM
2. Mendapatkan gambaran menyeluruh dari proses penjualan mobil di SMM
13 Agustus 2010
07.30 ‐16.00
8.5 Pengujian transaksi Tim Proyek Pengujian transaksi penjualan ( lanj.) Mengetahui masalah yang muncul selama proses penjualan dan solusinya
16 Agustus 2010
07.30 ‐16.00
8.5 1. Dokumentasi Tim Proyek 1. Merev iew ulang transaksi yang dilakukan dan mencari letak kesalahannya
Mengetahui proses bisnis yang sebenarnya dan letak kesalahan yang sering terjadi 2. Kostumisasi QA 2. Memeriksa ulang otorisasi user dan
perannya
18 Agustus 2010
07.30 ‐16.00
8.5 Customizing Tim Proyek Masing‐masing tim project membuat cabang yang baru pada company code SAR
Mengetahui cara kostumisasi sebuah sistem SAP
19 Agustus 2010
07.30 ‐16.00
8.5 Customizing Tim Proyek Menyelesaikan kostumisasi SAP Mengetahui cara kostumisasi sebuah sistem SAP dengan extend dari business area lain
20 Agustus 2010
07.30 ‐16.00
8.5 Test of customizing Tim Proyek Melakukan pengujian ke dalam business area hasil kostumisasi
Mendapatkan gambaran yang jelas dari kostumisasi SAP
23 Agustus 2010
07.30 ‐16.00
8.5 1. ABAP debugging Tim Proyek Menyelesaikan error pada saat goods receipt (MIGO)
1. Mengetahui solusi dari debugging transaction
63
2. Sharing Knowledge Mempelajari common mistake pada transaksi SAP
2. Mengetahui alur kerja customizing kepada transaksi
24 Agustus 2010
07.30‐16.00
8.5 1. Customizing Tim Proyek Membuat number range untuk transaksi di server production
Mendapatkan pengetahuan tambahan mengenai HCM 2. Experience Sharing
25 Agustus 2010
07.30‐16.00
8.5 1. Upload master data Tim Proyek Legacy System Migration Workbench (LSMW)
Mendapatkan gambaran dan mekanisme upload master data menggunakan media file terentu
2. Adding branch details (npwp etc)
26 Agustus 2010
07.30‐16.00
8.5 1. Upload master data (lanj.)
Tim Proyek Migrasi data lanjutan, menguji export data Mengetahui masalah dalam migrasi data dan penanggulangannya 2. Troubleshooting
LSMW
27 Agustus 2010
07.30‐20.30
13 1. Create new work center
Tim Proyek 1. Membuat work center yang baru dan disesuaikan untuk server production
1. Mengetahui parameter penting dalam pembuatan sebuah work center
2. Upload master data 2. Melakukan pemindahan data material yang diexport ke dalam server production
2. Mendapatkan tambahan tentang troubleshooting LSMW
3. Melakukan pemindahan data vendor yang diexport ke dalam server production
4. Melakukan pemindahan data customer yang diexport ke dalam server production
64
30 Agustus 2010
07.30‐16.30
9 User acceptance Tim Proyek, IT Manager
Memperkenalkan sistem yang baru kepada para user di cabang
Mengetahui kebutuhan, saran, dan k ritik selama penggunaan SAP yang sebelumnya
31 Agustus 2010
07.30‐20.30
13 1. Otorisasi User Tim Proyek 1. Melakukan pembagian role dan profile untuk user
1. Mengetahui cara pembuatan role dan profile dalam SAP
2. Upload materia l master data
2. Mengulang i proses upload data untuk semua material yang belum diupload
2. Data materia l terupload ke server pusat
3. Fixing material data 01
September 2010
07.30‐20.00
12.5 1. Testing transaksi (finding prob) Good issues DEV 030
Tim Proyek 1. Menguji transaksi dan mencari kesalahan transaksi
2. Upload materia l to Prod (a ll plants)
2. Memulai proses upload data yang masih tersisa
Data materia l terupload ke server pusat
02 September
2010
07.30‐16.00
8.5 1. Memecahkan masalah good issue
Tim Proyek 1. Mencari dan memperbaiki kesalahan transaksi good issue di server DEV 030
1. Mendapatkan pengetahuan customizing untuk good issue
2. Upload materia l to Prod (a ll plants)
2. Melakukan upload data material yang tersisa
2. Data materia l terupload ke server pusat
03 September
2010
07.30‐16.00
8.5 Upload material master data
Tim Proyek Melakukan upload data material yang tersisa
Data materia l terupload ke server pusat
06 September
2010
07.30‐16.00
8.5 Upload material master data
Tim Proyek Melakukan upload data material yang tersisa
Data materia l terupload ke server pusat seluruhnya
65
07 September
2010
07.30‐16.00
8.5 Summarize of work Tim Proyek Melakukan rev iew dan sharing knowledge dalam implementasi SAP di PT. SMM
Menemukan kelebihan dan kekurangan selama implementasi
Total Jam Kerja 193 jam