BAB 3 Pelaksanaan & Hasil Program 2012dsitd.ipb.ac.id/wp-content/uploads/2015/08/Pelaksanaan... ·...
Transcript of BAB 3 Pelaksanaan & Hasil Program 2012dsitd.ipb.ac.id/wp-content/uploads/2015/08/Pelaksanaan... ·...
[LAPORAN AKHIR TAHUN ] 2012
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Halaman ke-11
BAB 3Pelaksanaan & Hasil Program 2012
3.1. Pelaksanaan dan Hasil Program 2012
3.1.1. Subdit : Aplikasi dan Layanan Sistem Informasi
3.1.1.1. Program : Microsoft Open Value Subcscription for Education Solution(menggantikan istilah IPB Microsoft Campus Agreement)
a. Tujuan
Memiliki software produk microsoft yang berlisensi, sehingga sivitas
akademika IPB (Unit kerja, Pimpinan, Dosen, Pegawai, mahasiswa) dapat
menggunakan software produk microsoft secara legal. Pada tahun 2011
istilah IMCA berubah menjadi Microsoft Open Value Subscription for
Education Solutions yang disahkan oleh Rektor IPB (Prof.Dr.Ir. Herry
Suhardiyanto, M.Sc.) dan President Director Microsoft Indonesia (Sutanto
Hartanto) pada bulan Agustus 2011. Microsoft OVS-ES ini berlaku mulai
bulan Agustus 2012 sampai dengan bulan Agustus 2013.
b. Pelaksanaan Program Kegiatan
Program kegiatan Microsoft OVS-ES ini berjangka waktu satu tahun
(Agustus 2012 – Agustus 2013). Selama tahun 2012, CD OVS-ES ini telah
diperbanyak sesuai kebutuhan pengguna sebanyak 936 keping CD selama
tahun 2012.
Tabel 3.1. Perbanyakan CD dari tahun 2008 – 2012
Tahun 2008 2009 2010 2011 2012
Jumlah 5698 5023 2733 1513 936
[LAPORAN AKHIR TAHUN ] 2012
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Halaman ke-13
Kebutuhan tertinggi software Microsoft ini terutama mahasiswa dan
dosen. Untuk itu diperlukan PC khusus untuk melakukan perbanyakan CD
(CD burning) yang kekuatannya tidak lebih dari satu tahun. Dengan
demikian setiap tahun harus mengganti CD burning.
g. Rencana Keberlanjutan
Setiap tahun lisensi produk microsoft harus diperpanjang dikarenakan
selain adanya kebutuhan dari mahasiswa dan dosen juga adanya
kubutuhan untuk menunjang Database Institusi yaitu terutama produk-
produk microsoft berupa Microsoft SQL Server, Microsoft Office, dan
Microsoft Windows.
3.1.1.2. Program : Pengembangan Sistem Integrated (termasuk BSC)
a. Tujuan
Salah satu pendekatan yang digunakan dalam pengelolaan Kinerja
organisasi dimana dapat menyeimbangkan berbagai perspektif adalah
menggunakan Sistem Manajemen Kinerja Balanced Scorecard, best
practices dari berbagai organisasi termasuk Perguruan Tinggi, sistem ini
cukup efektif untuk memonitor dan mengendalikan kinerja institusi
sampai dengan individu. Dimana kontribusi dari masing-masing level dalam
organisasi maupun individu dapat terlihat jelas. Harapannya sistem tata
kelola berbasis Sistem Manajemen Kinerja Balanced Scorecard (SIMAKER-
BSC) tetap dapat diimplementasikan, meskipun di masa yang akan datang
terjadi perubahan tata kelola dari Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik
Negara (PT-BHMN) menjadi Perguruan Tinggi Pemerintah (PTP). Tujuan
utama SIM BSC adalah untuk membantu pemangku kepentingan dalam
perencanaan, pengendalian, pengevaluasian dan pengambilan keputusan
serta pengelolaan kinerja organisasi dimana dapat menyeimbangkan
berbagai perspektif, dengan pendekatan Balanced Scorecard.
b. Pelaksanaan Program Kegiatan
Batasan pengembangan SIMAKER adalah terbatas tata kelola pada Institut
Pertanian Bogor. Laporan perkembangan sistem diawali pada tahun 2010
hingga 2012. Penggunaan Software versioning untuk mendefinisikan
keadaan proses tahapan pengembangan sistem.
c. Aspek Penganggaran
[LAPORAN AKHIR TAHUN ] 2012
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Halaman ke-15
Implementasi Manajemen kinerja IPB dilakukan dengan beberapa tahapan,
yaitu :
1. Menetapkan 64 Indikator Kinerja IPB (IKK) tingkat IPB dengan mengacu
pada Renstra IPB 2008-2013 yang dikelompokkan ke dalam 5 (lima)
perspektif.
2. Menetapkan target untuk masing-masing IKK.
3. Mengelompokkan 3 (tiga) klasifikasi penilaian capaian IKK yaitu kurang,
cukup dan baik dengan masing-masing ditunjukkan dengan ekspresi
warna merah, kuning dan hijau.
4. Menetapkan pembobotan untuk masing-masing IKK dengan
menggunakan metode expert judgement dan mempertimbangkan skala
prioritas pengembangan IPB.
5. Menetapkan sasaran/target tahunan berdasarkan pada capaian tahun
2011 sebagai baseline.
6. Menetapkan cara pengukuran capaian IKK dengan berdasarkan pada
standar eksternal (BAN-PT, lembaga perangkingan dan lembaga
akreditasi internasional).
7. Menetapkan Indikator Kinerja tingkat Fakultas.
8. Menetapkan Indikator Kinerja Tingkat Departemen.
9. Menetapkan Indikator Kinerja Individu (dosen).
10. Menghitung persentase capaian untuk masing-masing IKK dengan
membandingkan antara capaian pada tahun berjalan dengan target
yang telah ditetapkan.
11. Menghitung persentase total capaian IKK yang mencerminkan capaian
kinerja IPB secara keseluruhan pada tahun berjalan.
IKK Tingkat IPB diturunkan menjadi IKK tingkat unit pelaksana akademik,
unit penunjang akademik, unit pelaksana administrasi, serta individu (dosen
dan tenaga kependidikan). Implementasi SIMAKER di lingkungan IPB akan
dilakukan melalui beberapa tahapan sebagaimana dapat dilihat pada Tabel
berikut ini.
Tabel 3.2.Tahapan Implementasi SIMAKER IPB
Tahun Kegiatan Target Output Sistem data entry
2010 Pengembangansistem laporantahunan berbasisBSC
Laporan tahunanberbasis BSC
offline
[LAPORAN AKHIR TAHUN ] 2012
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Halaman ke-16
2011 PengembanganSistem ManajemenKinerja (SiMK)berbasis BSC
Rumusan IndikatorKinerja Kunci(IKK) IPB, simulasicapaian 2011,serta target 2012dan 2013
offline
2012 Cascading SiMK-BSCuntuk UnitPelaksanaAkademik danImplementasinya
Rumusan IKK UnitKerja PelaksanaAkademik,simulasi capaian2011, serta target2012 -2013, sertapenetapanprogram kerjainisiatif yang akanmendukung padacapaian targetkinerja yangdiharapkan
semionline
PengembanganSiMK-BSC untukPelaksanaAdministrasi
Rumusan IKK UnitKerja PelaksanaAdministrai
2012 Cascading IKKDosen dan TenagaKependidikan
Rumusan IKKdosen dan TenagaKependidikanyangdiintegrasikandengan sistemevaluasi kinerjaindividu
2013 Implementasi SiMK-BSC untuk UnitPelaksanaAdministrasi
Pengukurancapaian kinerja ,target kerja sertapelaksanaanprogram kerjainsisiatif untukunit pelaksanaadministrasi
online
2013 Implementasimengukur kinerjadosen dan tenagakependidikanmelalui SiMK-BSC
Pengukurankontribusi individuterhadap capaiankinerja IPB
online
2014 Total implementasiSiMK-BSC
Capaian KinerjaIPB melaluikontribusi kinerjaunit kerja danindividu
online
[LAPORAN AKHIR TAHUN ] 2012
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Halaman ke-17
IKK IPB terdiri atas IKK kualitatif dan kuantitatif yang memenuhi kriteria
CREAM TEA yang meliputi:
Clear : Indikator kinerja terdefinisikan secara jelas,
terukur dan tidak memiliki makna ganda.
Relevant : Indikator kinerja yang dikembangkan relevan untuk
memonitor capaian program.
Economic : Data/informasi yang diperlukan untuk indikator
kinerja dapat dikumpulkan, diolah, dan dianalisis
dengan mudah, serta biaya dan sarana yang
tersedia.
Adequate : Pengukuran indikator kinerja mencukupi untuk
mengevaluasi kinerja.
Monitorable : Indikator dapat dimonitor capaiannya secara
independent dan terukur.
Time bond : Pencapaian target indikator kinerja ditetapkan
dalam jangka waktu yang jelas.
Efficient : Program yang dilaksanakan efisien untuk dapat
mencapai target indikator kinerja.
Accessible : Data-data yang terkait dengan indikator mudah
diakses dan ditelusuri.
Pada tahapan SIMAKER online, yang menjadi top manajemen adalah
Direktorat Sumber Daya Manusia (Dit. SDM).
Pengembangan sistem Informasi manajemen kinerja berbasis Balanced
ScoreCard ini dikembangkan oleh DKSI atas permintaan organisasi dan
akan terus dikembangkan selama organisasi menginginkannya. Oleh karena
itu, untuk mempermudah pengembangan sistem dalam penanda tahapan
yang telah dilalui dipilihlah model Software versioning. Dengan hal
tersebut, makan sistem ini telah mengalami beberapa revisi yang terdiri
dari versi 0.9.0 (alpha), 1.0 (alpha), dan 1.1 (beta), Kondisi Ketiga versi
tersebut dijabarkan sebagai berikut:
a. Versi 0.9.0 (alpha)
[LAPORAN AKHIR TAHUN ] 2012
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Halaman ke-18
Pelaksanaan Program Kegiatan
Pada tahun 2010, dilakukan analisis dan pendefinisian kebutuhan sistem
berdasarkan data yang telah dihasilkan secara ofline pada tahun 2009. Pada
versi ini, sistem manajemen kinerja berbasis BalancedScoreCard di inisiasi
menjadi online sistem. Setelah dilakukan analisis dilakukan pembangunan
sistem.
a. Hasil Pelaksanaan Program
Hasil dari versi ini adalah terbangunnya sistem BSC online versi 0.9.0 dengan
fitur, sebagai berikut:
a. Level Pengunjung
i. Home: Pada menu ini terdapat sub menu yang menunjukkan pilar-pilar
strategi yang dikaitkan dengan program, sub program, sasaran,
indikator beserta ruang lingkup yang disesuaikan per tahun. Pengunjung
dapat melihat data berdasarkan pilihan yang telah diambil baik berupa
tabel (data tentang target dan realisasi setiap indikator), grafik tanpa
dipengaruhi ruang lingkup serta grafik yang dipengaruhi ruang lingkup.
b. Level Administrator
i. Input data Target dan Realisasi per indikator.
ii. Input Bobot setiap elemen yang memiliki bobot.
iii. Mengganti password admin.
Beberapa tampilan hasil pengembangan sistem dapat dilihat pada halaman
lampiran.
c. Pemanfaatan Hasil
Pada versi 0.9.0 belum dimanfaatkan.
d. Hambatan Pelaksanaan dan Upaya Mengatasinya
Anilisis sistem sulit dilakukan karena kesibukan client, selain itu proses bisnis
yang sulit diidentifikasi karena kurangnya informasi. Banyak Fitur belum
teridentifikasikan dengan baik sehingga pengembangan aplikasi tidak
maksimal.Kurangnya keinginan dan kerjasama yang baik dalam peralihan dari
ofline ke online. Fitur belum bebas dari error dikarenakan penanggung jawab
sistem telah mengundurkan diri.
[LAPORAN AKHIR TAHUN ] 2012
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Halaman ke-19
Dalam mengatasi kurangnya informasi perlu adanya pembelajaran proses bisnis
tentang Balanced ScoreCard atau menyediakan sistem analis yang kompeten
dibidang Balanced ScoreCard. Mengarahkan/Menekankan kepada client supaya
dapat memberikan informasi yang diinginkan secara terperinci. Untuk
menanggulangi kekosongan programmer, maka dilakukan penyerahan tugas ke
programmer yang di tunjuk.
e. Rencana Keberlanjutan
Menambah fitur download data untuk pengunjung dan memperbaiki serta
melengkapi fitur yang masih error.
b. Versi 1.0 (alpha)
Pelaksanaan Program Kegiatan
Pada tahun 2011, dilakukan analisis dan pendefinisian kebutuhan sistem
berdasarkan data yang telah dihasilkan secara ofline pada tahun 2009 dan
2010. Pada versi ini, sistem manajemen kinerja berbasis BalancedScoreCard di
reengineering karena penanggung jawab sistem ini diganti. Setelah dilakukan
analisis dilakukan pembangunan sistem dan pengujian secara internal DKSI
(pengujian black box).
a. Hasil Pelaksanaan Program
Hasil dari versi ini adalah terbangunnya sistem BSC online versi 1.0 dengan
fitur, sebagai berikut:
a. Level Pengunjung
i. Home: Pada menu ini terdiri atas 6 sub menu, dimana isi conten setiap
sub menu ini diambil dari dokumen Balanced ScoreCard.
ii. Pilar Strategi Pengembangan IPB: Pada menu terdapat sub menu yang
menunjukkan program-program yang berkaitan pada setiap pilar,
dimana setiap program terkait dengan sub program, sasaran, indikator
yang disesuaikan setiap tahun. Pengunjung dapat melihat data
berdasarkan pilihan yang telah diambil baik berupa tabel (data tentang
target, realisasi, capaian) dan grafik (menunjukkan perkembangan
capaian per tahun).
iii. Perspektif BSC IPB: Pada menu terdapat sub menu yang menunjukkan
Kebijakan Strategi yang berkaitan pada setiap perspektif BSC, dimana
[LAPORAN AKHIR TAHUN ] 2012
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Halaman ke-20
setiap Kebijakan Strategi terkait dengan sasaran, indikator yang
disesuaikan setiap tahun. Pengunjung dapat melihat data berdasarkan
pilihan yang telah diambil baik berupa tabel (data tentang target,
realisasi, capaian dan skor yang di hitung berdasarkan bobot yang
ditentukan, dimana bobot ini terdiri dari pengkalian tiga bobot, yaitu
bobot perspektif, bobot kebijakan strategi dan bobot indikator) dan
grafik (menunjukkan perkembangan capaian dan skor per tahun).
iv. Penyajian Data BSC IPB: Pada menu ini terdapat sub menu Rekapitulasi
Penyajian Data BSC IPB, Rekapitulasi Hasil Pengukuran BSC, Rekapitulasi
Hasil Penilaian BSC IPB, Hasil Pembobotan Perspektif BSC IPB.
b. Level Administrator
i. Pengaturan Sistem: Pada sub menu ini terdapat menu ketersedian data
(untuk mengatur tahun acuan dalam penyedian data), Penambahan,
Pengeditan atau Penghapusan User Account, dan Form Mengganti
Password.
ii. Penambahan, Pengeditan atau Penghapusan Elemen Data Strategi
Pengembangan IPB : Pada sub menu ini, admin dapat menambah,
menghapus dan meng-edit seluruh pilar-pilar program, program, sub
program, sasaran dan indikator setiap tahun yang digunakan dalam
penilaian kinerja IPB.
iii. Penambahan, Pengeditan atau Penghapusan Perspektif BSC IPB: Pada
sub menu ini admin dapat menambah, menghapus dan meng-edit
seluruh perspektif BSC IPB, kebijakan strategi dan juga data pengukuran
BSC beserta bobotnya masing-masing.
iv. Pengolahan Data BSC IPB terdapat sub menu Input Manual untuk Data
Pengukuran BSC IPB baik berupa Target, Realisasi, Capaian maupun Skor
dan Input Interpretasi Hasil Pengukuran BSC IPB.
Beberapa tampilan hasil pengembangan sistem dapat dilihat pada Lampiran 2.
c. Pemanfaatan Hasil
Hingga tahap ini sistem belum sepenuhnya selesai karena masih ada kebutuhan-
kebutuhan sistem yang belum terpenuhi secara keseluruhan terutama dalam
penyajian data / output.
Pada versi 1.0 telah di uji dalam penginputan data tahun 2009 dan 2010 oleh
operator DKSI. Hasil dari proses penginputan data berhasil merekam data 2009
dan 2010.
[LAPORAN AKHIR TAHUN ] 2012
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Halaman ke-21
d. Hambatan Pelaksanaan dan Upaya Mengatasinya
Anilisis sistem sulit dilakukan karena kesibukan client, selain itu proses bisnis
yang sulit diidentifikasi karena kurangnya informasi. Adanya perubahan proses
bisnis yang terlalu mendadak. Hal tersebut mengakibatkan beberapa data sulit
diadaptasi oleh sistem, sehingga membuat data tidak konsisten.
Upaya yang dilakukan dalam mengatasinya adalah perlunya pembelajaran
proses bisnis tentang Balanced ScoreCard, dibutuhkan Sistem Analis yang lebih
kompeten dibidang Balanced ScoreCard. Dapat Mengarahkan/Menekankan client
untuk dapat memberikan informasi yang diinginkan secara terperinci.
e. Rencana Keberlanjutan
Memperbaiki sistem supaya dapat mengatasi data-data mengakibatkan yang
ketidak konsistenan. Menambahkan fitur dalam menyajikan data/output. Perlu
menambahkan cascading ke level yang lebih kecil misal: Dosen, Fakultas,
Departemen, dll. Perlu adanya reengineering sistem.
a. Versi 1.1 (beta)
a. Pelaksanaan Program Kegiatan
Pada tahun 2012 terjadi perubahan nama aplikasi dari BSC menjadi SIMAKER.
Pada versi ini telah dilengkapi dengan Indeks Kinerja Dosen (IKD online), telah
disimulasikan ScoreCard Dosen dan telah dibangun ScoreCard untuk Unit
Pelaksana Akademik.
b. Hasil Pelaksanaan Program
Hasil dari versi ini adalah terbangunnya sistem SIMAKER online versi 1.1 dengan
fitur, sebagai berikut:
a. IKD Online. Untuk lebih lengkapnya dapat membuka: Manual Indeks Kinerja
Dosen (edisi Dosen).
i. Form Laporan Kegiatan Dosen.
ii. Form Kegiatan Kuliah dan Praktikum Dosen : Manual Input disistem yang
sebenarnya bukan otoritasnya.
iii. Form Publikasi Dosen : Manual Input disistem yang sebenarnya bukan
otoritasnya.
[LAPORAN AKHIR TAHUN ] 2012
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Halaman ke-22
b. ScoreCard Dosen, Fakultas, Departemen, SPS, Program Studi SPS, Diploma,
Program Keahlian Diploma, LPPM dan Pusat-pusat. Untuk lebih lengkapnya
dapat membuka: Manual ScoreCard Dosen (edisi Dosen).
i. Fitur pengisian data IPB per Indikator Kinerja: Masih Manual Input.
ii. Fitur pengisian data ScoreCard Unit Pelaksana Akademik (Fakultas,
Departemen, SPS, Progras Studi SPS, Diploma, Program Keahlian
Diploma, LPPM dan Pusat-pusat).
iii. Fitur pengisian data ScoreCard Dosen per Indikator Kinerja Individu (S2,
S3 dan Guru Besar).
Proporsi Masa pembimbingan Tugas Akhir S2 yang tepat waktu (12-18
bulan): Dosen bergelar S2 tidak punya sedangkan S2 dan Guru Besar
ada.
Proporsi Masa pembimbingan Tugas Akhir S3 yang tepat waktu (24-36
bulan) : Dosen bergelar S2 tidak punya sedangkan S2 dan Guru Besar
ada.
Beban mengajar (sks/per semester): Data berasal dari Form
Kegiatan Kuliah dan Praktikum Dosen.
Rata-rata nilai Indeks Kinerja Dosen dengan nilai skor >12 SKS : Data
berasal dari Form Laporan Kegiatan Dosen.
Jumlah Publikasi pada Jurnal Internasional/ Nasional/ Nasional
terakreditasi/ Prosiding seminar/Buku: Data berasal Form Publikasi
Dosen.
Rata-rata Nilai Evaluasi Proses Belajar Mengajar beserta 3 IKK
lainnya: Masih Manual Input.
c. Pemanfaatan Hasil
Pada tahap ini telah dilakukan cascading IKK Unit Pelaksana Akademik, dan
Dosen. Sistem data entry pada tahap ini adalah semionline.
Telah di pergunakan dalam pelaksanaan IKD online oleh Dit. SDM pada tanggal
28 juni 2012. Selain itu telah dilakukan simulasi penggunaan ScoreCard Dosen
(S2 dan S3).
d. Hambatan Pelaksanaan dan Upaya Mengatasinya
Fitur belum teridentifikasikan dengan baik sehingga pengembangan aplikasi
mengalami kendala. Anilisis sistem sulit dilakukan karena client kurang
[LAPORAN AKHIR TAHUN ] 2012
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Halaman ke-23
memahami kebutuhan, selain itu adanya perubahan proses bisnis yang terlalu
mendadak.Fitur yang belum jelas dan beberapa data masih belum Accessible
Dibutuhkannya pembelajaran proses bisnis tentang Balanced ScoreCard atau
perlunya Sistem Analis yang lebih kompeten dibidang Balanced ScoreCard.
Mengarahkan/Menekankan kepada client untuk dapat memberikan informasi
yang diinginkan secara terperinci
Perlu adanya pengembangan aplikasi yang lebih menyentuh data dasar atau
lebih meningkatkan Accessible seluruh data yang dibutuhkan, dengan cara
penggunaan web service dan pembetukan data center/ pusat data.
e. Rencana Keberlanjutan
Perlu dikembangkan ke versi 1.2 (release candidate) dengan memperkaya fitur
sesuai permintaan client. Perlu adanya penambahan fitur, seperti:
1. Implementasi Single Sign On (SSO).
2. Mengoptimalkan web service.
3. Pengembangan Fitur BSC
a. Mengkoneksikan data EPBM online dengan IKK Dosen dengan web
service.
b. Pengembangan Unit Kerja Level Bawah, Dengan menentukan
Ownership yang Jelas.
4. Pengembangan IKD Online
a. Integrasi Data Kuliah Dosen (Praktikum masih optional).
b. Fitur otorisasi KTU.
c. Fitur otorisasi KADEP dan KABAG.
3.1.1.3. Program : Pengembangan Knowledge Management Systema. Tujuan
Kegiatan dalam rangka Pengembangan Knowledge Management System
diarahkan pada program/kegiatan pengembangan aplikasi sehingga
program/aplikasi yang sudah ada dapat lebih berdaya guna dalam
rangka menunjang aktivitas institusi. Program/aplikasi yang
dikembangkan dalam rangka Pengembangan Knowledge Management
System adalah pengembangan aplikasi-aplikasi:1) akademik dan
Penerimaan Mahasiswa Baru, 2) keuangan/SPP, 3) kepegawaian/SIM SDM,
4) kemahasiswaan, 5) manajemen agenda pimpinan, dan 6) layanan
cyber mahasiswa.
[LAPORAN AKHIR TAHUN ] 2012
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Halaman ke-25
Direktorat Administrasi Pendidikan dan Program Diploma. Upaya
mengatasinya akan dilakukan penjadwalan pada tahun 2013.
Hambatan pada pengembangan Sistem Manajemen Agenda Pimpinan
lebih kepada koordinasi dengan Sekretariat di lingkungan Rektorat.
Upaya mengatasinya akan dilakukan penjadwalan pada tahun 2013.
g. Rencana Keberlanjutan
Kegiatan-kegiatan tersebut di atas merupakan kegiatan inti dalam
menunjang aktivitas institut. Untuk itu kegiatan-kegiatan tersebut perlu
didukung dan dilanjutkan setiap tahunnya. Adapun sumber dana yang
disediakan sebaiknya disesuaikan dengan kegiatan pengembangan sistem
aplikasi. Kegiatan KMS sendiri pada tahun 2012 lebih diarahkan pada
kegiatan pengembangan repository karya ilmiah IPB dan repository non
karya ilmiah IPB.
Aplikasi-aplikasi yang dikembangkan dalam rangka PengembanganKnowledge Management System
1. Program : Pengembangan Sistem Akademik dan Penerimaan Mahasiswa
Baru
SIMAK Diploma
a. Tujuan
Sistem akademik diploma dibuat untuk memudahkan proses akademik diploma
IPB seperti perekaman nilai, pencatatan absensi baik dosen maupun
mahasiswa, pencetakan transkrip semester, penjadwalan kuliah, penentuan
ruangan kuliah, penentuan kurikulum, dan sebagainya.
b. Pelaksanaan
Sistem akademik Diploma IPB (D3) diawali dengan pembuatan database
akademik diploma yang mendukung database PDPT DIKTI. Sehingga
databasenya kompatibel dengan sistem pelaporan PDPT, walaupun memang
ada beberapa tabel yang tidak dipakai di dalam aplikasi simak.
Berikutnya penentuan platform yang dipakai untuk mengembangkan aplikasi
simak diploma. Dalam pembuatan aplikasi simak diploma digunakan
pemrograman asp.net mvc (model view control). Adapun editor yang dipakai
adalah visual studio 2010.
c. Hasil Pelaksanaan Program
Simak diploma dibagi kedalam tiga modul besar yaitu modul master, modul
transaksi, dan modul rekapitulasi. Modul master dikerjakan terlebih dahulu
[LAPORAN AKHIR TAHUN ] 2012
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Halaman ke-26
untuk keperluan data-data transaksi. Setelah itu modul transaksi yang
mencakup import nilai, dsb. Terakhir rekapitulasi untuk keperluan pencetakan
nilai semester dan tahunan.
Bulan ke-1 Penentuan database dan platformBulan ke-2 s/d 3 Modul masterBulan ke-3 s/d 6 Modul transaksiBulan ke-6 s/d 7 Perbaikan dan penyesuaianBulan ke-7 s/d 8 RekapitulasiBulan ke-8 s/d 9 Perbaikan dan penyesuaianBulan ke-9 s/d 9 Ketemu dengan pihak DiplomaBulan ke-10 … Perbaikan dan penyusuaian dengan
permintaan pihak diploma
d. Manfaat
Mahasiswa bisa melihat jadwal mata kuliah Mahasiswa bisa melihat nilai tiap semester Dosen bisa mengupload nilai dimana pun dan kapan pun dengan syarat
terhubung dengan jaringan internet Dosen bisa mengevaluasi nilai setiap mahasiswa Pihak akademik lebih mudah dalam pengelolaan administrasi akademik
seperti mencetak nilai, jadwal, dll
e. Hambatan dan Upaya Mengatasi
Beberapa tipe data pada database PDPT, ada yang tidak sesuai, misal tipe
data tanggal yang harusnya date
f. Rencana
Rencana Pengembangan terkait fitur : 1) Mencetak transkrip semester
mahasiswa berdasarkan NIM. Hal ini bisa saja terjadi jika seorang mahasiswa
tidak naik tingkat, dengan fitur yang sekarang yaitu mencetak transkrip
berdasarkan tahun, maka mahasiswa tersebut tidak sesuai dengan kelas yang
sekarang. 2) Mencantumkan informasi orang tua/wali pada profil
mahasiswa.
SIMAK Pascasarjanaa. Tujuan
Tujuan dari aplikasi ini adalah dapat digunakan untuk manajemen kegiatan
akademik pascasarjana.Selain itu program ini juga dapat digunakan oleh pihak
akademik,departemen dan mahasiswa.
b. Pelaksanaan Program Kegiatan
Sistem simak pascasarjana dibuat dengan menampilkan informasi yang
disesuaikan dengan kebutuhanpascasarjana. Pada aplikasi ini dilakukan
[LAPORAN AKHIR TAHUN ] 2012
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Halaman ke-27
integrasi dengan seluruh data mahasiswa pascasarjana ada di IPB, untuk setiap
mahasiswa memiliki hak akses terhadap aplikasi melalui LDAP.
c. Hasil Pelaksanaan Program
Hasil dari pelaksanaan program kegiatan ini adalah tersedianya aplikasi simak
pascasarjana yang bisa diakses pihak akademik,departemen dan mahasiswa.
Bagi pihak akademik pascasarjana atau admin, simak pascasarjana bisa
digunakan untuk pengambilan krs mahasiswa. Selain itu, mengolah data yang
berkaitan dengan mahasiswa seperti ubah data mahasiswa, nilai, prestasi,
aktivitas, kemajuan belajar, dan komisi pembimbing. Fasilitas pencarian dan
filter data mahasiswa pun disediakan di data mahasiswa.Pengolahan data
lainnya yang disediakan oleh sistem adalah data matakuliah, kurikulum,
program studi, pengumuman, kalender, dan dosen. Untuk setiap pengolahan
data tersebut, user bisa melakukan tambah, ubah, dan hapus data.
Bagi pihak Mahasiswa dapat memilih matakuliah yang disediakan oleh sistem.
Hasil dari pengambilan matakuliah tersebut, mahasiswa dapat mencetak hasil
pengambilan krs online, berupa form surat pengambilan krs. Selain
pengambilan krs online, mahasiswa dapat melihat nilai matakuliah,
tesis/disertasi, kemajuan studi, pengumuman dari pascasarjana, biodata, dan
kalender akademik.
Bagi pihak departemen juga dapat melakukan upload nilai per matakuliah.
Pada halaman nilai, admin dapat melihat nilai per mahasiswa maupun per
matakuliah yang telah dimasukkan oleh pihak departemen maupun admin.
Sistem Akademik simak Pascasarjana dapat diakses melalui
http://akademik.pasca.ipb.ac.id.
d. Pemanfaatan Hasil
Mempermudah pengambilan krs bagi mahasiswa yang tadinya manual,
sekarang bisa dilakukan secara online dan juga mempercepat proses akademik
dalam pencarian data mahasiswa.
e. Hambatan Pelaksanaan dan Upaya Mengatasinya
Hambatan dalam implementasi aplikasi ini adalah masih kurangnya integrasi
data user akses (LDAP) untuk login dengan data mahasiswa yang sudah ada,
terutama mengenai data NRPmahasiswa, sehingga user masih ada yang tidak
bisa akses ke SIMAKPascasarjana. Hal ini diperlukan satu data utama yang
dapat digunakan oleh semua operasi sistem aplikasi.
f. Rencana Keberlanjutan
[LAPORAN AKHIR TAHUN ] 2012
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Halaman ke-28
Kegiatan ini perlu dilanjutkan pada tahun kegiatan berikutnya, karena aplikasi
ini sangat dibutuhkan oleh Pascasarjana untuk mempermudah, mempercepat,
dan memperingankan pekerjaan Administrasi Pendidikan.
KRS Onlinea. Tujuan
KRS Online adalah suatu sistem pengisian Kartu Rencana Studi (KRS) Mahasiswa
S1 IPB yang telah dikembangkan sejak 2005 untuk mahasiswa angkatan 42 ke
atas. Dalam sejarahnya, sistem ini telah beberapa kali ditulis ulang untuk
merespon pertumbuhan pengguna, kebutuhan unit pengguna (dalam hal ini,
Direktorat Administrasi Pendidikan) dan perkembangan teknologi. Sejak tahun
ajaran 2008-2009, inti program dan fitur KRS telah mulai distabilkan seperti
yang telah berjalan saat ini.
b. Pelaksanaan Program Kegiatan
Pada tahapan ini, KRS Online mulai mengakomodir kebutuhan menuju sistem
informasi akademik terpadu, sebagai prototipe untuk SIMAK multi strata
(Diploma sampai dengan pasca sarjana). Fitur baru yang ditambahkan adalah
komponen untuk Dosen, selain untuk administrasi dan mahasiswa yang telah
ada. Selain itu, integrasi dengan sistem keuangan memungkinkan mahasiswa
melihat status pembayaran SPP yang telah dibayar.
Tahun 2012 KRS Online fokus kepada pengisian matakuliah, kelas dan
penjadwalannya masih memerlukan intervensi manusia. Mengingat bahwa
kurikulum setiap mahasiswa pada umumnya mudah ditelusuri, maka pengisian
KRS maupun penjadwalan kelas-kelas matakuliah secara teoritik mampu
dilakukan secara otomatis. Fitur ini sekarang masih dalam tahap implementasi
dengan menggunakan algoritma genetik, khususnya untuk bagian penjadwalan
matakuliah
c. Hasil Pelaksanaan Program
Adanya sistem akademik yang memudahkan proses pengambilan mata kuliah
mahasiswa serta estimasi biaya perkuliahan sehingga dapat merencanakan
perkuliahan mulai semester 3 dan seterusnya. Selain itu sistem ini memberikan
keleluasaan bagi pengelola akademik institusi untuk mengelola jadwal kuliah
dan reporting absensi perkuliahan.
d. Pemanfaatan Hasil
Sistem ini dimanfaatkan oleh mahasiswa dan Direktorat Akademik dan
Pendidikan sebagai basis pengelolaan Kartu Rencana Studi Mahasiswa,
[LAPORAN AKHIR TAHUN ] 2012
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Halaman ke-29
Penjadwalan Terpadu, Reporting Absensi Perkuliahan, dan Monitoring Nilai
Mata Kuliah. Alamat situs berbasis online di http://krs.ipb.ac.id
e. Hambatan Pelaksanaan dan Upaya Mengatasinya
Hambatan yang sering kali terjadi saat kegiatan dilaksanakan adalah:
- Memungkinkan mahasiswa mengisi KRS secara online melalui internet.
- Mencegah kelas-kelas kuliah tidak terisi melebihi kapasitas yang telah
ditentukan
- Kelambatan sistem: pada jam-jam sibuk, sistem menjadi tidak responsif
karena dihujani permintaan pengguna yang tinggi
- Sistem masih belum mampu mencegah kelebihan kuota kapasitas yang telahditentukan
- Ketiadaan data relasi dosen dan mahasiswa- Ketiadaan data relasi dosen dan matakuliah
f. Rencana Keberlanjutan
Rencana keberlanjutan kegiatan ini adalah sebagai berikut :
Skalabilitas
Masalah skalabilitas dirasakan terutama pada saat beban puncak, di mana
pada hari-hari awal pengisian KRS Online saat para pengguna (mahasiswa)
berebut mengisi KRS sehingga menyebabkan server-server (aplikasi dan
database) mengalami penurunan kinerja. Penyebab utama masalah ini
adalah ketergantungan pada server database tunggal yang tidak mampu
diperluas untuk menangani pengguna dalam jumlah besar. Solusinya adalah
mengganti program server database ini yang mampu mendukung multi-
master replication maupun konfigurasi clustering. Jika hal ini tidak
dimungkinkan, maka diperlukan perubahan metode pengisian KRS sehingga
tidak diperlukan ketergantungan terhadap satu database server.
Penjadwalan
Sebagaimana bidang optimasi matematika lainnya, penjadwalan matakuliah
masih menjadi wilayah riset aktif. Untuk IPB, penjadwalan matakuliah
diperberat karena administrasi (termasuk penjadwalan) matakuliah
dipusatkan di satu tempat sehingga kompleksitas penjadwalan menjadi
sangat tinggi. Untuk itu, berbagai metode alternatif penjadwalan seperti
simulated annealing dan genetic algorithm perlu dikaji secara lebih serius
demi mewujudkan penjadwalan yang bebas dari intervensi manusia.
Sistem Penerimaan Mahasiswa Baru
a. Tujuan
[LAPORAN AKHIR TAHUN ] 2012
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Halaman ke-30
Kegiatan ini dilakukan untuk memenuhi kebutuhan aplikasi Penerimaan
Mahasiswa Baru IPB. Implemetasi dari kegiatan ini adalah mengembangkan dan
membangun aplikasi-aplikasi penerimaan mahasiswa baru sarjana jalur
SNMPTN (web informasi SNMPTN), Sistem Aplikasi Penerimaan mahasiswa baru
sarjana jalur Alih Jenis, Sistem Aplikasi Penerimaan mahasiswa baru sarjana
jalur UTM, Sistem Aplikasi Penerimaan mahasiswa baruPascasarjana.
Ujian Talenta Masuk (UTM) IPB merupakan salah satu sistem penerimaan
mahasiswa baru secara online yang dilaksanakan IPB. Tujuan dari UTM adalah
Menjaring talenta kepemimpinan dan kewirausahaan untuk memajukan
pertanian yang akan ditempa menjadi sarjana-sarjana yang tangguh dan
menjadi calon-calon pemimpin bangsa serta Memperluas aksesibilitas bagi
calon mahasiswa untuk dididik menjadi SDM yang mampu menangani
ketahanan pangan nasional.
b. Pelaksanaan
Kegiatan ini dilaksanakan pada bulan Maret sampai dengan September 2012.
Keluaran dari kegiatan ini adalah sistem aplikasi-aplikasi PMB berbasis web
berupa: admisi.ipb.ac.id; alihjenis.ipb.ac.id; utm.ipb.ac.id; dan
pmbpascasarjana.ipb.ac.id. Proses pendaftaran Penerimaan mahasiswa Baru
ini melibatkan dua Bank, yaitu Bank Mandiri dan Bank BNI dengan sistem
pembayaran pendaftaran menggunakan host to host(H2H) sistem. Secara
umum proses pendaftarannya adalah sebagai berikut:
Masuk ke web pendaftaran.
Mengisi data pendaftar untuk mendapatkan akun pendaftaran.
Membayar biaya pendaftaran ke Bank yang ditunjuk.
Melengkapi data pendaftaran.
Mencetak Kartu Peserta Ujian/Kartu Pendaftaran
UTM yang di kembangkan pada tahun 2011 menggunakan Sistem Verifikasi Pin,
dimana calon pendaftar mendaftar terlebih dahulu dengan mengisi biodata
seperti : nama, alamat, jenis kelamin, nomor handphone. Setelah itu
pendaftar mendapatkan No. Pendaftaran 10 digit, kemudian calon pendaftar
membayar ke Bank Mandiri menyertakan No. Pendaftaran kemudian
mendapatkan PIN untuk verifikasi PIN kemudian calon pendaftar mencetak
kartu ujian. Pada tahun 2012 PMB UTM yang berada di url
http://utm.ipb.ac.id, dikembangkan sistem host to host bekerja sama dengan
Bank Mandiri yaitu sistem database terpusat yaitu untuk mengupdate status
[LAPORAN AKHIR TAHUN ] 2012
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Halaman ke-32
Pengelolaan Data:
Pemisahan Basisdata namun tetap mengacu pada basisdata induk SDM
pada satu mesin server, untuk mempermudah manajemen monitoring
data yang berkaitan dengan Kinerja dan Absensi.
Jumlah kode finger dengan data biodata pegawai yang dahulu sering
tidak sinkron berkurang, sehingga laporan absen pegawai dan intensitas
pelayanan untuk masalah tersebut menjadi lengkap.
Terdapat manajemen data hari libur sehingga mengurangi kesalahan
perhitungan absen.
Pengembangan Aplikasi:
Penambahan Editor Hari Libur, Penambahan Editor Perubahan Nama
Pimpinan, dan Laporan-laporan rekapitulasi yang diperlukan pengguna
sistem.
Pengembangan dan penyempurnaan sistem aplikasi Editor Kenaikan
Gaji Berkala meliputi pengelolaan data dan sistem aplikasi :
Pengelolaan Data:
Data historis SK Pegawai dari mulai menjadi CPNS, sampai KGB
terakhir.
Data historis Jumlah Gaji Berdasarkan PP yang dikeluarkan pemerintah
sudah tersimpan 3 tahun terakhir.
Data penandatangan SK sudah lengkap.
Pengembangan Aplikasi:
• Perbaikan Format KGB, diharapkan kedepan KGB yang diterbitkan
menjadi satu format yang dikeluarkan oleh Pihak SDM, saat ini masih
diterapkan untuk pegawai-pegawai PNS yang berpusat di rektorat.
• Perbaikan dalam fungsi automatisasi monitoring pegawai-pegawai yang
akan mendapat KGB, sehingga tidak terjadi keterlambatan dalam
mengeluarkan SK KGB.
Pengembangan dan penyempurnaan sistem aplikasi Payroll
(Remunerasi) meliputi:
Penambahan fasilitas Upload Data Gaji Bulanan, insentif kinerja dari
dana APBN, dan insentif kinerja dari dana non-PNPB.
Penambahan tampilan informasi untuk menampilkan informasi Gaji ke-
13 setiap tahunnya.
c. Aspek Pengganggaran
[LAPORAN AKHIR TAHUN ] 2012
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Halaman ke-34
Hambatan dalam implementasi SIMPEG adalah data-data pegawai yang
masih belum semuanya merupakan data terbaru dari pegawai yang
bersangkutan, seperti anak, suami/istri, tempat tinggal, nomer telpon,
dan bahkan foto pegawai tersebut, oleh karnanya SIMPEG yang hanya
bisa diakses oleh Direktorat SDM, perlu juga bisa diakses oleh pegawai
IPB karna pegawai itu sendiri yang lebih mengetahui data-data dirinya,
sehingga ada verifikasi data dari pegawai dan Direktorat SDM.
f. Rencana Keberlanjutan
Kegiatan ini perlu dilanjutkan pada tahun kegiatan berikutnya,
mengingat pentingnya data pegawai IPB, dan juga data SIMPEG
digunakan oleh banyak aplikasi lain di IPB. SIMPEG perlu menambahkan
faslitas untuk pegawai bisa melihat data diri pegawai, sehingga data
SIMPEG adalah data terbaru dari pegawai.
Redesign Daftar Usul Penetapan Angka Kredit (DUPAK)
a. Tujuan
Tujuan dari program ini adalah dapat digunakan oleh departemen untuk
mengelola data-data kegiatan tridharma dosen, angka kredit dosen,
serta karya ilmiah dosen IPB.
b. Pelaksanaan Program Kegiatan
Sistem DUPAK ini dibuat dengan menampilkan informasi yang
disesuaikan dengan kebutuhan departemen dalam mengurus angka
kredit dosen. Dengan melihat pada kegiatan tridharma seperti
Pendidikan dan Pengajaran, Penelitian, Pengabdian Masyarakat, dan
Penunjang Tridarma.
c. Hasil Pelaksanaan Program
Hasil dari pelaksanaan program kegiatan ini adalah tersedianya aplikasi
DUPAK yang bisa diakses oleh pihak departemen dan Direktorat SDM.
Bagi departemen, DUPAK digunakan untuk input data kegiatan
tridharma dosen, input karya ilmiah, dan membuat laporan DUPAK.
Bagi Direktorat SDM, DUPAK digunakan untuk membuat Laporan Karya
Ilmiah, dan input nilai karya ilmiah tersebut. Layanan DUPAK dapat
diakses melalui http://dupak.ipb.ac.id/dupak
d. Pemanfaatan Hasil
[LAPORAN AKHIR TAHUN ] 2012
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Halaman ke-35
Mempermudah Departemen dalam membuat laporan DUPAK dari
kegiatan tridharma dosen, mempermudah Direktorat SDM memberikan
hasil penilaian karya ilmiah, serta dapat membuat rekap karya ilmiah
dosen IPB dengan cepat dalam periode tertentu.
e. Hambatan Pelaksanaan dan Upaya Mengatasinya
Hambatan dalam implementasi DUPAK ini adalah layanan internet di
masing-masing departemen yang tidak merata kecepatan aksesnya,
sehingga Departemen kesulitan ketika ingin mengakses DUPAK.
Diperlukan upaya pengecekan dan perbaikan layanan internet disetiap
departemen, sehingga akses ke sistem DUPAK dapat berjalan dengan
lancar.
f. Rencana Keberlanjutan
Kegiatan ini perlu dilanjutkan pada tahun kegiatan berikutnya,
mengingat pentingnya data angka kredit dosen, kegiatan tridharma,
dan karya ilmiah. Kedepan DUPAK diharapkan bisa pula diakses oleh
dosen yang bersangkutan, yang ingin melihat data seperti kegiatan
tridharma, dan angka kreditnya.
Redesign Payroll System
a. Tujuan
Tujuan dari aplikasi ini adalah memberikan layanan informasi gaji
beserta dana APBN dan non-PNBP serta honor dan rapel setiap bulannya
yang diperoleh oleh seluruh pegawai Institut Pertanian Bogor.
b. Pelaksanaan Program Kegiatan
Sistem payroll dibuat dengan menampilkan informasi yang disesuaikan
dengan informasi remunerasi dari Direktorat SDM. Pada aplikasi ini
dilakukan integrasi dengan data pegawai yang sudah ada di IPB, baik
untuk hak akses pegawai terhadap aplikasi melalui LDAP, maupun untuk
informasi umum lainnya.
c. Hasil Pelaksanaan Program
Hasil dari pelaksanaan aplikasi ini adalah tersedianya layanan informasi
remunerasi setiap bulannya dari Direktorat SDM yang ditujukan kepada
seluruh pegawai PNS di IPB. Para pegawai IPB dapat mengakses aplikasi
dan melihat informasi gaji sesuai bulan yang ingin ditampilkan. Hasil
dari informasi tersebut dapat dicetak oleh pegawai yang akan
digunakan untuk keperluan pegawai tersebut. Pegawai juga diberikan
panduan registrasi BNI e-Bangking agar pegawai dapat mengecek secara
[LAPORAN AKHIR TAHUN ] 2012
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Halaman ke-36
langsung rekeningnya di BNI.Payroll system memberikan kemudahan
bagi administrator untuk menyimpan data payroll yang akan
ditampilkan, dengan mengupload datanya berupa file excel. Hasil dari
upload data ini juga dapat dilihat oleh administrator setiap bulannya,
berapa record/data yang sudah masuk untuk setiap kategori dana yang
masuk.Layanan LMS IPB dapat diakses melalui
http://sdm.ipb.ac.id:8080/infogaji
d. Pemanfaatan Hasil
Kegiatan layanan permohonan cetak informasi remunerasi di pihak
remunerasi SDM IPB dapat berkurang, karena pegawai dapat mencetak
langsung dari aplikasi.
e. Hambatan Pelaksanaan dan Upaya Mengatasinya
Hambatan dalam implementasi aplikasi ini adalah masih kurangnya
integrasi data user akses (LDAP) untuk login dengan data pegawai yang
sudah ada, terutama mengenai data NIP pegawai, sehingga user masih
ada yang tidak bisa akses ke aplikasi. Hal ini diperlukan satu data
utama yang dapat digunakan oleh semua operasi sistem aplikasi.
f. Rencana Keberlanjutan
Pengolahan data informasi yang sudah ada dapat dijadikan sumber bagi
informasi lain yang ingin dibangun. Maka fasilitas tambahan dapat
dibuat untuk pengembangan kedepannya
3. Program : Pengembangan Sistem SPP
a. Tujuan
Kegiatan ini dilakukan untuk mengembangkan sistem aplikasi
pembayaran SPP mahasiswa IPB multistrata berbasis web pada alamat
spp.ipb.ac.id.
b. Pelaksanaan Program Kegiatan
Kegiatan pengembangan aplikasi ini dilaksanakan pada bulan April
sampai dengan Agustus 2012. Sistem aplikasi SPP. Proses pembayaran
SPP oleh mahasiswa melibatkan dua Bank, yaitu Bank Mandiri dan Bank
BNI dengan sistem pembayaran pendaftaran menggunakan H2H.
Semester yang akan datang, akan melibatkan Bank BTN untuk
penerimaan mahasiswa Program Diploma.
c. Aspek Penganggaran
[LAPORAN AKHIR TAHUN ] 2012
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Halaman ke-41
Hasil dari pelaksanaan program kegiatan ini adalah tersedianya SMAP
yang semakin baik untuk digunakan untuk memcatat agenda atau
kegiatan para pimpinan IPB. Layanan LMS IPB dapat diakses melalui
http://smap.ipb.ac.id
e. Pemanfaatan Hasil
DKSI bersama dengan Sekretaris Eksekutif IPB telah mensosialisasikan
penggunaan SMAP pada pimpinan di IPB. Saat ini pencatatan agenda
pimpinan pada SMAP telah berjalan.
f. Hambatan Pelaksanaan dan Upaya Mengatasinya
Hambatan pada perbaikan sistem ini adalah membaca program (coding)
dari programmer sebelumnya sehingga perlu beberapa hari untuk men-
trace alurnya. Selain itu programmer terdahulu menggunakan framework
cake php versi lama.
Beberapa upaya untuk mengatasi hambatan serupa pada masa yang akan
datang adalah dengan membuat beberapa dokumentasi standar pada
file-file program.
g. Rencana Keberlanjutan
Beberapa fasilitas yang rencananya akan ditambahkan sebagai fitur yang
akan datang pada SMAP ini adalah fungsi kirim email kepada para
peserta rapat yang di undang melalui sistem ini. Selanjutnya adalah
pembuatan absensi otomatis berdasarkan list undangan.
3.1.1.4. Program : Pelaporan Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT)
a. Tujuan
Perlunya kegiatan ini dilakukan untuk memenuhi kewajiban pelaporan
semesteran yang disampaikan kepada Direktorat Jendral Pendidikan
Dikti. Implementasi dari kegiatan ini berupa penyiapan data pelaporan
semester 2010/2, 2011/1, dan 2011/2. Selanjutnya setelah data laporan
terbentuk, kemudian dilaporkan melalui sarana Host-to-Host ataupun
WebLoader.
b. Pelaksanaan
Sampai bulan September, telah berhasil menyiapkan dan melaporkan
data semesteran, yaitu untuk data semester 2010/2, 2011/1, dan pada
[LAPORAN AKHIR TAHUN ] 2012
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Halaman ke-42
bulan Desember telah dilaporkan data semester 2011/2.Sehubungan
dengan telah berakhirnya seluruh SK Program Studi IPB (versi DIKTI,
http://evaluasi.dikti.go.id) yang dilaporkan pada laporan semesteran
EPSBED, maka perlu dilakukan pembaharuan SK oleh IPB dan pengajuan
kembali ke DIKTI. Sampai bulan Desember 2012 ini sedang dibuat SK
Perpanjangan Ijin Program Studi oleh Kantor Hukum dan Organisasi.
c. Aspek Penganggaran
Anggaran kegiatan ini dibebankan pada kegiatan Pelayanan dan Integrasi
Basis Data, kode kegiatan : E.25.3.3.03. Besar anggaran Rp. 33.500.000,-
d. Hambatan dan Solusi penyelesaian
Permasalahan mengenai “homebase” dosen di IPB yang berbasis pada
Departemen yang tidak kompatibel dengan aturan pada EPSBED/PDPT
yang menganut “homebase” dosen berbasis Program Studi. Hal ini selalu
menyulitkan pada waktu pelaporan semesteran pada EPSBED/PDPT.
Kinerja dosen IPB pada EPSBED/PDPT selalu rendah karena
ketidaksesuaian homebase dosen tersebut. Pada bulan Nopember-
Desember 2012, DKSI membantu Wakil Rektor Bidang Akademik dan
Kemahasiswaan untuk menetapkan homebase dosen berdasarkan
Program Studi oleh para Wakil Dekan Fakultas dan Ketua Departemen.
Selanjutnya homebase dosen IPB berdasarkan Program Studi ini akan
ditetapkan berupa Surat Keputusan oleh IPB sebagai homebase
berdasarkan program studi untuk kebutuhan pelaporan pada
EPSBED/PDPT. Surat Keputusan Program Studi juga sudah diproses dan
dibuatkan draft SK Rektor yang baru dan saat ini sedang diolah oleh
Kantor Hukum dan Organisasi.
[LAPORAN AKHIR TAHUN ] 2012
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Halaman ke-46
(pagu kegiatan) sebesar Rp. 3.500.000.000,- dengan uraian
penggunaan anggaran sebagai berikut :
Kegiatan: Peningkatan Kapasitas Bandwidth
Kode Mata Anggaran: E.3.3.2
Pagu Kegiatan 3.500.000.000,-
Realisasi
Terdiri atas:
a. APNIC
b. Indosat
c. Telkom
1,999,620,000.00
21,000,000,-
766,920,000,-
1,211,700,000,-
(belum terserap)
d. Hasil Pelaksanaan Program
Hasil dari pelaksanaan program kegiatan ini adalah: IPB terkoneksi
layanan bandwidth melalui PT. Telkom dengan rincian; a) Jaringan
Private IPB Darmaga – Bogor 245 Mbps, b). Link Domestik dengan
bandwidth 200 Mbps, c). Link Internasional dengan bandwidth 200
Mbps.
e. Pemanfaatan Hasil
Koneksi internet merupakan kebutuhan pokok civitas akademika
khususnya IPB. Akses internet di IPB merupakan layanan rutin yang
setiap saat digunakan oleh user.
f. Hambatan Pelaksanaan dan Upaya Mengatasinya
Utilisasi bandwidth internasional masih sangat dominan. Kualitas
layanan internet tidak hanya bergantung pada lebarnya bandwidth
tetapi juga bergantung pada server-server pendukung layanan
internet diantaranya Proxy Server. Ketidaktersediaan server menjadi
salah satu hambatan dalam upaya meningkatkan layanan akses
internet.
g. Rencana Keberlanjutan
Kegiatan ini adalah kegiatan rutin yang setiap tahunnya harus ada.
Pada tahun anggaran kedepan perlu dilakukan peningkatan
kehandalan layanan yaitu dengan penyediaan jalur backup dan
penguatan server proxy.
[LAPORAN AKHIR TAHUN ] 2012
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Halaman ke-54
3.1.3. Subdit : Data
3.1.3.1 Program : Pelayanan dan Integrasi Basis Data (termasuk BSC)
a. Tujuan
Melakukan inventarisir data utama di IPB, Membuat dokumentasi dari
database yang saat telah ada/digunakan agar memudahkan dan
membantu dalam pengembangan database maupun aplikasi; Membuat
Grand Design Data Governance IPB; Merintis pengembangan basisdata
IPB terintegrasi yang dapat menyediakan informasi untuk kepentingan
Sistem Informasi Kinerja IPB (BSC). Kegiatan ini dapat mengakomodir
keterbukaan akses informasi bagi pimpinan institusi IPB.
b. Pelaksanaan Program Kegiatan
Pada periode Januari hingga Juni 2012, dilakukan inventarisir
kepemilikan data secara umum di IPB, melakukan dekomposisi
kepemilikan data, dan penilaian umum tentang maturity level
pengelolaan data di IPB. Pada periode ini dikirimkan juga beberapa
personil untuk mendapatkan peningkatan skill mengenai Data
Governance. Selain itu dilakukan pembuatan aplikasi untuk layanan
data eksternal yang dibutuhkan oleh PDPT melalui jalur push & web
service, melakukan validasi terhadap data yang ada, dan melakukan uji
coba pengiriman data ke PDPT yang dikelola Dikti.
Pada bulan Juli – Oktober 2012, dilakukan dokumentasi pada level
atomic terhadap seluruh database yang telah dimiliki dan dikelola oleh
DKSI, antara lain database akademik (SIMAK S1, SIMAK Pascasarjana,
KRS Online, SPP, dan Wisuda), database kepegawaian (SIMPEG, Kinerja,
Informasi Gaji, DUPAK), database kemahasiswaan, database penelitian,
database Faspro (Manajemen Alat Lab.), dan database penerimaan
mahasiswa baru IPB. Hasil pendataan ini dituangkan dalam bentuk
Dokumentasi Database IPB. Pada periode ini juga dilakukan dekomposisi
data yang diperlukan untuk kebutuhan SIMAKER IPB (BSC). Untuk
layanan PDPT mulai dilakukan perintisan penentuan homebase dosen
yang sesuai dengan kebijakan pimpinan, penyesuaian data kurikulum
mayor-minor dengan format data PDPT, perpanjangan status program
studi, dan pengujian pengiriman data ke server PDPT.
Pada bulan November – Desember 2012, mulai diimplementasikan basis
data institusi untuk level akademik sarjana, percobaan web service,
[LAPORAN AKHIR TAHUN ] 2012
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Halaman ke-56
pengembangan pengelolaan data di IPB. Dengan adanya Dokumentasi
Database yang berformat standar terdapat acuan dalam pengembangan
maupun pembuatan database institusi yang dikelola secara terpusat
ataupun dikembangkan oleh pihak unit. Permintaan data dapat
dilakukan oleh pihak unit kepada DKSI dengan melihat kamus data yang
ada sesuai kebutuhan mereka.
Aplikasi Push dan Web Service PDPT akan memberikan kemudahan
sinkronisasi data PDPT dengan data IPB secara real time. Sehingga
dapat dipantau validasi dan ketidakcocokan format antara data di IPB
dengan yang diperlukan oleh PDPT. Data warehousing untuk SIMAKER
dapat memberikan wacana kompleksitas data yang harus dikelola untuk
mendapatkan hasil informasi SIMAKER yang akurat sehingga dapat
dilakukan tindak lanjut dari
f. Hambatan Pelaksanaan dan Upaya Mengatasinya
Hambatan dalam pelaksanaan kegiatan ini muncul pada permasalahan
kurangnya kemampuan sumber daya manusia yang dapat secara teknis
menggunakan fasilitas teknologi informasi dalam pengelolaan data
seperti database analyst, database administrator, dan data warehouse
administrator. Hal ini ditangani dengan pelatihan dan peningkatan
kemampuan persona dengan melakukan uji coba pada beberapa bentuk
database. Selain itu tidak adanya Data Governance di IPB secara umum
menyebabkan sulitnya menemukembalikan data dari tiap unit, masing-
masing unit tidak terdapat aturan tertulis tentang pemegang data dan
pengatur validitas data, hal ini akan diperbaiki dengan usulan dan
penilaian data governance di tiap unit di IPB. Hambatan lain adalah
sulitnya mendapatkan hardware pendukung dikarenakan usulan
terhadap panitia lelang yang sering tertunda sehingga menyebabkan
tertundanya implementasi yang riil dari aplikasi OLAP yang dibangun.
g. Rencana Keberlanjutan
Kegiatan ini perlu dilanjutkan pada tahun kegiatan berikutnya karena
kebutuhan informasi oleh stakeholder masih dalam ranah akademik
yang besarnya hanya 25% dari keseluruhan data IPB. Kebutuhan ini
harus juga diimbangi dengan bentuk sosialisasi dan pemantapan
kegiatan Data Governance di IPB.
[LAPORAN AKHIR TAHUN ] 2012
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Halaman ke-57
3.1.3.2 Program : Peningkatan Rangking Webometrics IPB
a. Tujuan
Kegiatan ini bertujuan untuk mensosialisasikan dan memberikan
edukasi kepada civitas akademika IPB tentang beberapa aplikasi dan
fasilitas yang telah dibangun oleh DKSI. Termasuk didalamnya Program
Pengelolaan Karya Ilmiah. Pengelolaan karya ilmiah merupakan suatu
kegiatan rutin yang dilakukan oleh DKSI bekerjasama dengan
Perpustakaan IPB yang dilakukan melalui situs web
http://repository.ipb.ac.id. Hal ini bertujuan agar karya ilmiah seluruh
sivitas akademik IPB tersimpan dengan baik dan dapat diakses dan
dijangkau oleh user yang membutuhkan
b. Pelaksanaan Program Kegiatan
Pada 27 Februari 2012 dilaksanakan Seminar Nasional Pemeringkatan
Web Institusi di IICC. Seminar ini diikuti oleh 169 peserta yang berasal
dari berbagai institusi di Indonesi. Seminar ini menghadirkan beberapa
pembicara, yaitu: 1. Dr (h.c.) Isidro F. Aguillo dari Cybermetrics
Lab, CSIC, Spanyol dengan topik Motivation, Philosophy, Strategy, and
Methodology for Webometrics Rangking, 2. Drs. Mansur Sutedjo, SIP
yang merupakan Kepala Perpustakaan Institut Teknologi Sepuluh
November dengan topik Successful Strategy for National Leader (26
World Rank untuk Repository), 3. Prof. Dr. Lukman Hakim yang
merupakan Kepala Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI) dengan
topik Successful Strategy for National Leader (176 World Rank untuk
Research). Welcome Speech disampaikan oleh Prof. Dr. Ir. Anas Miftah
Fauzi, M.Eng selaku Wakil Rektor Bidang Riset& Kerjasama (mewakili
rektor), sedangkan yang didaulat sebagai moderator adalah Prof. Dr. Ir.
Kudang Boro Seminar, M.Sc. selaku Direktur Komunikasi dan Sistem
Informasi sekaligus Ketua Panitia Seminar Nasional. Acara ini
dilanjutkan dengan Workshop Pemeringkatan Web Institusi pada 28
Februari 2012. Workshop ini diikuti oleh 94 peserta yang merupakan
perwakilan dari unit kerja di lingkungan IPB. Pada 21 Juni 2012, 25 Juni
2012, 26 Juni 2012, dan 29 Juni 2012 dilaksanakan Sosialisasi Evaluasi
Website untuk tingkat fakultas dan departemen di lingkungan IPB.
Sosialisasi ini bertujuan agar fakultas dan departemen lebih peduli
terhadap website mereka baik dari segi konten maupun tampilan.
Sosialisasi ini dilaksanakan selama 4 hari dan dibagi menjadi 5 sesi.
[LAPORAN AKHIR TAHUN ] 2012
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Halaman ke-59
Hasil dari pelaksanaan program kegiatan ini adalah terselenggaranya
kegiatan sosialisasi yang telah diikuti oleh total 3882 peserta, dan
terdapat sekitar 47724 karya ilmiah yang telah tersimpan di repository.
e. Pemanfaatan Hasil
Adapun manfaat dari program kegiatan ini adalah meningkatnya
pengetahuan tentang web dan aplikasinya bagi civitas akademika IPB.
Dengan adanya kegiatan ini diharapkan dapat meningkatkan aktitivitas
web IPB yang dapat mencerminkan secara akurat aktivitas nyata yang
dilakukan civitas akademika IPB. Dan Pengelolaan Karya Ilmiah menjadi
lebih baik dan terpusat.
f. Hambatan Pelaksanaan dan Upaya Mengatasinya
Tidak ada hambatan yang berarti dalam pelaksaan program kegiatan
ini. Program kegiatan dilaksanakan sesuai prosedur operasional baku
yang dimiliki. Namun keberlanjutan pengisian blog pasca pelatihan
masih dirasakan cukup rendah, sehingga perlu dilakukan upaya yang
memberikan semangat untuk melakukan pengisian blog secara
konsisten.
Untuk Pengelolaan Karya Ilmiah terdapat hambatan yang dialami yaitu
kurangnya sumberdaya manusia yang mengelola karya ilmiah yang terus
bertambah seiring dengan periode kelulusan mahasiswa dan laporan
penelitian dosen. Selain itu, untuk karya ilmiah dosen akan digunakan
oleh SDM untuk kepangkatan dan karier. Oleh karena itu, untuk tahun
berikutnya diharapakan ada penambahan sumberdaya manusia yang
akan membantu pengelolaan karya ilmiah
g. Rencana Keberlanjutan
Kegiatan ini perlu dilanjutkan pada tahun kegiatan berikutnya,
disebabkan setiap tahun terdapat mahasiswa baru yang perlu
disosialisikan tentang fasilitas dan aplikasi IPB. Evaluasi website pun
harus tetap dilakukan untuk seluruh unit kerja di IPB agar unit kerja
terkait menjadi lebih peduli terhadap konten dan tampilan web unit
kerja. Portal Karya Ilmiah akan diupgrade menjadi lebih baik agar
terbentuk suatu sistem pengelolaan karya ilmiah yang lebih baik dan
dapat diakses oleh semua pihak yang membutuhkan.
[LAPORAN AKHIR TAHUN ] 2012
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Halaman ke-64
sistem komunikasi dan informasi berbasis teknologi informasi,
pengkoordinasian pengelolaan data institute, pengkajian dan
perumusan strategi pengembangan komunikasi dan sistem informasi
sesuai dengan kebutuhan institut dan kemajuan teknologi,
pengkoordinasian pengelolaan dan pemutakhiran website IPB dan unit-
unit di lingkungan institut.
e. Pemanfaatan Hasil
Manfaat dari pelaksanaan program ini adalah terpenuhinya kebutuhan
seluruh civitas akademika akan penerapan TI di IPB.
f. Hambatan Pelaksanaan dan Upaya Mengatasinya
Masih banyaknya kebutuhan operasional perkantoran yang belum
terpenuhi terutama untuk membayar uang lelah tenaga ahli, sehingga
pendanaan diambil dari dana kegiatan DKSI.
g. Rencana Keberlanjutan
Perlu terus dikembangkan dan dilaksanakan dengan baik untuk
menunjang pengembangan IT di IPB dan meningkatkan kesejahteraan
staf DKSI agar tercipta produktifitas kerja yang lebih baik.
3.1.5. Program : Pelayanan Cyber Mahasiswa IPB 2008~2012
Cyber-cyber IPB telah berdiri sejak tahun 2003. Pada awal periode
pengelolaan tahun 2008, jumlah sarana pelayanan cyber IPB sebanyak 5
unit lokasi. Sarana tersebut tersebar di beberapa titik lokasi yang berbeda
agar memudahkan mahasiswa maupun civitas akademika lainnya untuk
mengakses internet. Cyber merpati beroperasi di lokasi dekat gedung
Graha Widya Wisuda (GWW) dengan memanfaatkan gedung bekas
poliklinik. Cyber singkong beroperasi di wilayah gedung perpustakaan
lantai 2, cyber padi beroperasi di fakultas kedokteran hewan (FKH), cyber
jagung beroperasi di Fakultas Ekonomi dan Manajemen (FEM) dan cyber
staff beroperasi di gedung Andi Hakim Nasoetion (Rektorat) lantai dasar.
Selain untuk menunjang akses internet, pelayanan cyber juga digunakan
untuk praktikum mahasiswa IPB dan pelatihan ICT lainnya yang bersifat
mendukung peningkatan serta pengenalan civitas akademika di bidang
ICT.
Sepanjang periode 2008 s.d 2012 penataan dan pengelolaan cyber terus
dilakukan, diantaranya adalah renovasi gedung cyber merpati yang
[LAPORAN AKHIR TAHUN ] 2012
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Halaman ke-65
dilakukan pada bulan Desember 2008 minggu ke-2 s.d. akhir Januari 2009.
Renovasi fisik bangunan yang dilakukan hanya membuang sekat ruangan di
dalam gedung eks poliklinik menjadi ruang yang lebih luas, sehingga
memungkinkan untuk digunakan pelatihan atau sosialisasi aplikasi ICT IPB.
Penataan pelayanan dan evaluasi fungsi sarana yang tersedia terus
dilakukan.Pada akhirnya, pertengahan tahun 2012 DKSI melakukan
efisiensi sarana cyber yaitu dengan mengalihkan opersional pelayanan di
cyber padi (FKH) dan cyber jagung (FEM) menjadi terpusat di cyber
singkong. Sarana fisik gedung cyber padi telah dikembalikan ke dekanat
FKH (dilengkapi dengan surat penyerahan fasilitas fisik CYBER PADI oleh
direktur DKSI kepada dekanat FKH nomor: 7579/IT3.29/LL/2012),
sedangkan gedung cyber jagung difungsikan sebagai ruang khusus
programmer aplikasi, mengingat permintaan sistem aplikasi dari berbagai
unit di IPB semakin meningkat.
Pada tahun 2011 DKSI kembali dipercaya mengelola Gedung Pusat
Komputer (GPK) dalam rangka peningkatan pelayanan ICT IPB. Gedung
tersebut tediri dari 2 lantai yang berfungsi untuk kegiatan video
conference (baik nasional maupun internasional) juga pelatihan ICT IPB
lainnya. (lengkapi poto peresmian GPK)
Fasilitas cyber
Inventarisasi fasilitas cyber belum dilakukan monitoring rutin secara
berkala, sehingga monitoring barang hanya dilakukan secara temporal.
Kondisi inventarisasi barang di masing-masing cyber pada bulan September
2012 dapat dilihat pada halaman Lampiran.
Operasional pelayanan cyber
Salah satu peningkatan layanan akses computer untuk civitas akademika
IPB adalah adanya program perbanyakan titik-titik hotspot yang tersebar
di seluruh fakultas. Hal ini berdampak pada penurunan jumlah pengguna
akses internet di cyber. Oleh karena itu, fungsi dari palayanan cyber tidak
hanya untuk melayani akses internet mahasiswa atau civitas akademika
lainnya secara individual, melainkan lebih difungsikan untuk melayani
kebutuhan fasilitas pelatihan ICT dan praktikum mahasiswa yang berkaitan
dengan teknologi informasi atau suatu system perangkat lunak yang
dijadikan sebagai mata ajaran. Pelatihan dan pengajaran di cyber IPB
[LAPORAN AKHIR TAHUN ] 2012
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Halaman ke-66
tidak hanya dilakukan oleh pihak DKSI, akan tetapi juga melayani
pelatihan yang dilakukan oleh pihak dari luar DKSI seperti organisasi
mahasiswa atau suatu himpunan profesi yang berorientasi pada
pengembangan system informasi dan perangkat lunak. Berikut daftar
pelatihan yang dilakukan oleh pihak luar DKSI.
Fungsi dari pelayanan cyber salah satunya adalah untuk memberikan
sarana pelatihan dalam rangka peningkatan kinerja SDM maupun
pelayanan administrasi civitas akademika IPB. Namun selain pelayanan
pelatihan internal, juga cyber IPB melayani pelatihan yang
diselenggarakan oleh pihak luar IPB yang bersifat non komersial atau
edukatif. Selain layanan untuk penyelenggaraan pelatihan, cyber juga
mendukung sarana untuk penyelanggaraan praktikum yang berkaitan
dengan pengembangan mata ajar atau praktikum berbasis program
computer atau perangkat lunak, juga berbasis jaringan. Praktikum yang
tercatat adalah praktikum yang diselenggarakan selama 1 semester penuh.
Statistik pengunjung cyber
Dalam melakukan evaluasi program pelayanan cyber IPB, hal yang perlu
dipertimbangkan adalah factor pengguna cyber. Kuantitas jumlah
pengguna dapat dijadikan sebagai indicator efektifitas pelayanan sarana
yang dijalankan. Disisi lain juga dapat menjadi acuan efektifitas alokasi
SDM yang ditempatkan di masing-masing cyber. Data pengguna cyber
selama periode tahun 2008 s.d 2012 cenderung menurun.
0
5000
10000
15000
20000
25000
30000
35000
40000
45000
2008 2009 2010 2011 2012
Jum
lah
user
Tahun
Merpati
singkong
Staff
jagung
Padi
[LAPORAN AKHIR TAHUN ] 2012
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Halaman ke-67
Grafik di atas menunjukkan bahwa jumlah pengguna cyber umumnya
mengalami penurunan yang cukup signifikan. Namun, khusus cyber
singkong mengalami kenaikan. Hal ini disebabkan karena program
operasional pelatihan dan praktikum mahasiswa mulai tahun 2010
dipusatkan di cyber singkong. Aktifitas layanan di cyber padi dan cyber
jagung digabungkan di cyber singkong. Operasional cyber singkong lebih
diutamakan untuk praktikum dan pelatihan ICT untuk mahasiswa.
Menurunnya jumlah pengguna cyber IPB sejalan dengan perkembangan
teknologi computer yang semakin pesat dan bersifat eksponensial.
Sehingga DKSI juga melakukan peningkatan layanan akses internet IPB
melalui fasilitas titik-titik lokasi hotspot yang tersebar di setiap fakultas
serta unit kerja IPB. Banyaknya titik-titik lokasi hotspot yang tersedia
serta meningkatnya daya beli mahasiswa terhadap sarana laptop
penunjang studinya juga nilai harga barang-barang elektronik (laptop)
yang berbanding terbalik dengan perkembangan teknologi komputer,
menyebabkan banyak mahasiswa yang memanfaatkan akses internet di
titik-titik lokasi hotspot tersebut. Kebebasan waktu dan ruangan sekaligus
dapat melakukan diskusi secara terbuka dengan teman-teman sejawatnya
merupakan bagian dari alasan mahasiswa untuk memilih melakukan akses
internet di luar cyber.
Aktivitas pengguna cyber
0
1000
2000
3000
4000
5000
6000
Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Sep Okt Nov Des
Jum
lah
user
(ora
ng)
Bulan-2008
Jagung
Staff
Singkong
Merpati
Padi
[LAPORAN AKHIR TAHUN ] 2012
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Halaman ke-68
Aktifitas keseharian pelayanan cyber dapat dilihat dari data absensi
pengguna cyber, dimana system administrasi layanan cyber telah
mencatat transaksi jam kedatangan dan jam keluarnya user setiap
menggunakan layanan cyber. Data absensi tersebut dapat menjadi
informasi penting untuk melihat beban kerja layanan yang dilakukan di
masing-masing cyber setiap jam operasionalnya. Hal ini dapat menjadi
acuan dalam penataan SDM maupun layanan demi meningkatkan kinerja
operasional DKSI. Ketika aktifitas pelayanan cyber mengalami idle, maka
SDM (operator) cyber dapat membantu aktifitas kerja lainnya di kantor
demi peningkatan kinerja SDM yang ada. Disisi lain, alokasi sarana dan
prasarana yang tersedia di masing-masing cyber juga dapat dievaluasi
dengan melihat rasio pengguna terhadap sarana yang disediakan. Sehingga
perangkat yang ada dalam pengelolaan DKSI dapat lebih diefektifkan
dalam penggunaannya. Grafik Pengguna dapat dilihat pada halaman
Lampiran Cyber Mahasiswa IPB.
3.1.6. Program : IMHERE B.2.c “Corporate ResourceInformation System”
Nama Kegiatan
“Sosialisasi dan Evaluasi Kegiatan “Strengthening Corporate Resource
InformationSystem”.
Target Peserta
Peserta adalah pimpinan unit kerja (Dekan, Ketua Departemen,
Direktur/Kepala Kantor, Kepala Pusat, Kepala Tata Usaha fakultas,
departemen, direktorat/ kantor/pusat di lingkungan Institut Pertanian
Bogor
Latar Belakang
Pada kegiatan program I-MHERE B.2.C, Direktorat Komunikasi dan Sistem
Informasi telah mendapat tugas untuk mengembangkan beberapa sistem
aplikasi dan membuat basis data institusi Institut Pertanian Bogor. Melalui
kegiatan Sosialisasi dan Evaluasi kegiatan “Strengthening Corporate
Resource Information System” DKSI mendapat kesempatan untuk
memaparkan hasil-hasil dari kegiatan pada program tersebut. Kegiatan
yang akan dilakukan pada sosialisasi dan evaluasi berupa workshop dengan
pimpinan unit-unit kerja di lingkungan IPB dan interview kepada pengguna
pada level pelaksana sejauh mana sistem-sistem aplikasi selama ini
[LAPORAN AKHIR TAHUN ] 2012
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Halaman ke-70
Aplikasi Sistem yang dikembangkan dan didanai oleh IMHERE B.2.c
sebagai berikut :
Gambar 3.1.6.1 Program IMHERE B.2c.
Pengembangan sistem tersebut diatas memperkuat sistem aplikasi yang
sudah ada dan dikembangkan, dengan ilustrasi sebagai berikut :
Gambar 3.1.6.2Existing dan Program IMHERE B.2c.
[LAPORAN AKHIR TAHUN ] 2012
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Halaman ke-71
Grafik Hasil Kuisioner Evaluasi Kepuasan Pengguna Sistem Aplikasi Institut
Pertanian Bogor untuk Staf Kependidikan, sebagai berikut :
Gambar 3.1.6.3 Hasil Survey Kepuasan Staf Kependidikan
Grafik Hasil Kuisioner Evaluasi Kepuasan Pengguna Sistem Aplikasi Institut
Pertanian Bogor untuk Mahasiswa, sebagai berikut :
Gambar 3.1.6.4 Hasil Survey Kepuasan Mahasiswa
3.1.7. Program : Perangkingan TESCA 2011
a. Tujuan
Dalam upaya meningkatkan pemanfaatan dan pengembangan TIK di
perguruan tinggi di Indonesia perlu dimunculkan instrumen pemicu dan
pemacu agar perkembangan TIK di seluruh kampus dapat terus
ditingkatkan. Program TeSCA yang sudah digulirkan sejak tahun 2008,
kini juga lebih diarahkan untuk mendorong terjadinya percepatan dan
[LAPORAN AKHIR TAHUN ] 2012
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Halaman ke-72
peningkatan pemanfaatan TIK di berbagai perguruan tinggi di Indonesia.
Bahkan sejak tahun 2011, program ini diarahkan untuk membuat
pemeringkatan bagi perguruan tinggi yang memanfaatkan TIK dalam
praktek belajar mengajar dan administrasi pendidikan di perguruan
tinggi. Tahun 2012 ini, program TeSCA lebih dipertajam arahnya pada
upaya untuk melakukan perhitungan indeks dan pemeringkatan sekaligus
pemetaan perguruan tinggi berdasarkan tingkat implementasi TIK dalam
kegiatan pendidikannya
b. Pelaksanaan Program Kegiatan
Tim juri melakukan penilaian dari berkas yang masuk berdasarkan
parameter yang dikembangkan oleh komite juri. Selain itu tim juri
melakukan site visit ke perguruan tinggi untuk melakukan verifikasi di
lapangan. Penjurian untuk ICT IPB dilakukan oleh Chandra Yulistia, CISA,
CISM - Founding Member Ikatan Audit Sistem Informasi Indonesia.
Tahapan Penilaian yaitu :
1. Self Assessment; Setiap perguran tinggi yang berpartisipasi mengisi
sendiri kuesioner Tesca 2012 yang sudah disediakan secara online.
Pengisian dilakukan resmi oleh pihak kampus. Data-data yang diisi
harus sesuai dengan data-data yang dimiliki dan dapat dipertanggung
jawabkan.
2. Desk Audit; Kuesioner yang telah diisi oleh masing-masing kampus,
selanjutnya dilakukan penilaian oleh tim juri. Tim juri akan
melakukan cek data dengan data sekunder yang dimiliki. Tahap ini
akan menghasilkan data skor dan pemeringkatan sementara. Pada
tahap ini juga akan ditentukan 20 kampus yang dinilai perlu dilakukan
visit untuk verifikasi data.
3. Site Visit; Setelah 20 perguruan tinggi ditentukan, selanjutnya tim juri
(representasi tim juri) akan melakukan kunjungan ke masing-masing
perguruan tinggi tersebut. Kunjungan dimaksudkan untuk melakukan
verifikasi berdasarkan data dari kuesioner self assessment. Sebelum
berkunjungan ke perguruan tinggi, tim juri terlebih dahulu akan
memberikan informasi jadual kunjungan.
4. Penjurian Akhir; Tahap ini tim juri dan komite juri berkumpul,
melakukan penilaian akhir dari hasil temuan kunjungan ke lokasi.
Pada tahap ini pula, tim juri dan komite juri akan melakukan
pemeringkatan.
[LAPORAN AKHIR TAHUN ] 2012
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Halaman ke-73
5. Laporan Penilaian; Laporan penilaian masing-masing perguruan tinggi
peserta TeSCA 2012 akan diberikan kepada pihak kampus yang terkait
c. Hasil Pelaksanaan Program
Hasil kegiatan ini adalah Peringkat IPB dalam TESCA 100 Tahun 2011
adalah posisi 8.
d. Pemanfaatan Hasil
Manfaat dari keikutsertaan TESCA ini sebagai upaya untuk
meningkatakan layanan ICT di IPB berdasarkan Metode perhitungan
indeks TIK dan pemeringkatan perguruan tinggi pada TeSCA 2012
berdasarkan metode ZEN Smart Campus yang tersusun atas 10 domain,
antara lain:
1. Suprastruktur Kampus
2. Infrastruktur Teknologi
3. Profil Pemangku Kepentingan
4. Ragam Pemanfaatan Aplikasi
5. Strategi Pendidikan Nasional
6. Dampak dan Manfaat Penerapan Teknologi
7. Komunitas Eksternal
8. Riset (Penelitian & Pengembangan)
9. e-Green (TIK Ramah Lingkungan)
10. Inovasi (Pendidikan)
e. Rencana Keberlanjutan
Perlu upaya untuk melengkapi dokumentasi dari setiap kegiatan
peningkatan ICT yang dilakukan di IPB dan kembali mengikuti TESCA
2012.
[LAPORAN AKHIR TAHUN ] 2012
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Halaman ke-74
3.2. Hambatan, Kendala dan Harapan ke Depan
1. Kehandalan pasokan listrik
Kondisi listrik di Kampus IPB Darmaga yang sering mati, menyebabkan
kerusakan pada beberapa perangkat jaringan dan server. Hal ini
sebenarnya sudah di antisipasi dengan pengadaan jenset listrik dan UPS
yang berkapasitas besar. Tetapi kendala yang sering terjadi adalah jenset
listrik sebagai bakcup tidak berfungsi dengan baik., sehingga listrik hanya
mengandalkan UPS yang tidak bisa bertahan lama, sebagai pemasok listrik
untuk server-server dan perangkat jaringan, switch, router dll
2. Ketersediaan Backup Data, aplikasi, koneksi yang masih tunggal
Adanya gangguan listrik dan gangguan security menjadi prioritas utama
agar layanan sistem informasi, berupa internet, hosting website, email
dan lain-lain, sehingga diperlukan adanya bakcup menyeluruh baik data,
konfigurasi, aplikasi, email, hal ini sudah dilakukan tetapi semua data
backup keseluruhan masih di tempatkan di dalam ruang data center.
tempat untuk data backup belum di tempatkan dibeberapa lokasi.
3. Keterbatasan Ruangan, Teknis, Hardware Institusi
Ruangan server yang ada sekarang, sejak tahun 2004 belum mengalami
perubahan luas. sehingga dengan semakin banyaknya aplikasi dan data,
dan layanan, ruangan sekarang sudah tidak mencukupi lagi. sehingga
menyulitkan kita untuk melakukan instalasi server, kabel jaringan, listrik.
4. Pengaturan Domain dan pengelola Website Fakultas, Departemen, Unit,
yang selalu berubah
Website selain sebagai media publikasi, juga merupakan salah satu
indikator kredibilitas dan prestige suatu lembaga, badan, yang perlu di
publikasikan dalam bentuk domain seperti http://domain.ipb.ac.id, yang
sekarang ini masih belum di perhatikan adalah nama domain suatu unit,
kantor yang selalu berubah-berubah mengikuti jajaran staff dan pegawai
di unit tersebut. Sehingga domain yang sebelum sudah dikenal luas di
internet terpaksa harus di hapus, sehingga keberlangsungan informasi unit
tersebut terputus. Meskipun unit tersebut membuat domain baru, tetapi
perlu waktu untuk di kenali di internet dan perlu publikasi lagi. Selain itu
adanya pergantian penanggung jawab website unit-unit yang selalu
[LAPORAN AKHIR TAHUN ] 2012
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Halaman ke-75
berganti-ganti, dan kemampuan yang terkadang sangat jauh berbeda
dengan sebelumnya. Sehingga perlu adanya pengajaran dari awal lagi
tentang website
5. Kebutuhan akan Disaster Recovery Center.
DRC yang sudah direncanakan sejak 2011, namun dalam pelaksanaannya
mengalami beberapa kendala :
1. Pada tahun 2011 terhambat karena proses lelang yang tidak
terpenuhinya jumlah peserta lelang, dan lokasi DRC yang belum pasti
dan sesuai dengan requirement/kebutuhan.
2. Pada tahun 2012 terhambat karena masalah penganggaran yang telah
dialokasikan pada tahun 2011 tidak dialokasikan kembali di tahun 2012,
sedangkan pengajuan usualn anggaran baru di tahun 2012 tidak
disetujui oleh Ditrenbang karena proses yang tidak dapat dijelaskan.
Harapannya untuk tahun 2013, lokasi DRC sudah dapat ditentukan, dengan
lokasi yang tepat yaitu di Kampus Baranang siang. Dan alokasi anggaran
untuk penyelenggaraaan DRC dapat disetujui, mengingat hal ini sangat
penting untuk mengantisipasi terjadinya bencana atau kehilangan data
institusi yang semakin hari resiko ini semakin besar.
6. Keterbatasan Jumlah dan Kemampuan SDM dalam bidang IT dilevel DKSI
dan unit kerja
Keterbatasan jumlah dan kemampuan SDM dalam bidang IT menjadi
hambatan utama dalam pengembangan dukungan IT. Semakin sadarnya
civitas akademika IPB akan kepentingan IT dan meningkatnya kebutuhan
mereka, menyebabkan DKSI sebagai tulang punggung IT di IPB
berkewajiban memberikan layanan yang terbaik. Hal ini menyebabkan
semakin meluasnya area dan unit-unit yang ditangani, serta berbagai jenis
kebutuhan akan aplikasi yang beragam. Hal ini membutuhkan pasokan
tenaga IT baik dari segi jumlah maupun dari kemampuan. Perkembangan
IT yang cepat mengharuskan adanya upgrade kemampuan SDM bukanlah
hal yang bisa ditawar lagi. Oleh karena itu diperlukan perhatian khusus
dari pihak manajemen institusi untuk dapat mengatur perencanaan
penambahan jumlah dan peningkatan kemampuan SDM bidang IT yang
lebih terarah dan kontinyu.
[LAPORAN AKHIR TAHUN ] 2012
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Halaman ke-76
7. Prioritas Pengadaan berbasis DM lebih rendah dari APBN.
Keterbatasan jumlah SDM di Unit Lelang dan Pengadaan mengakibatkan
terjadinya antrian panjang pengadaan yang mendorong ULP untuk
menerapkan sistem prioritas dalam hal ini APBN menjadi prioritas utama
sehingga usulan-usulan pengadaan yang berbasis DM yang sebagian besar
merupakan skema besar pengganggaran DKSI menjadi prioritas terakhir,
hal ini sangat menghambat bagi keberlangsungan program kerja DKSI,
bahkan beberapa progam gagal total karena tidak dapat dilaksanakan.
Harapannya adanya perbaikan mekanisme layanan di ULP dan kapasitas
SDM diperbesar.
8. Perubahan User Requirement yang sangat cepat sementara
Pengembangan Sistem Aplikasi masih dikembangkan.
Dalam pengembangan aplikasi, adanya ‘User Requirement’ yang
lengkap sangatlah penting sebagai pedoman untuk menentukan
bentuk, proses, dan tahapan yang harus dilakukan sehingga aplikasi
yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan unit kerja dan dapat
diselesaikan dalam jangka waktu yang telah ditentukan. Namun ada
permintaan dalam proses pengembangan aplikasi yang tanpa
disertai user requirement yang jelas dan sering berubah sehingga
menyulitkan bagi personil/tim pengembang karena dapat
mengganggu target dan hasil yang telah disepakati. Akibatnya
pengembangan sistem aplikasi seperti tidak mengenal kata selesai.
9. Formalitas kepemilikan dan validitas data belum sepenuhnya dimiliki di
setiap unit kerja.
Dalam sebuah organisasi yang memiliki Data Governance, terdapat
pengaturan menyeluruh terhadap sebuah item data. Setiap data memiliki
penanggungjawab masing-masing tentang siapa yang memasukkan data,
siapa yang memiliki otoritas menyatakan validitas data, dan memiliki
aturan dalam pengelolaan, mulai pembuatan, pembaruan, penghapusan,
dan pengaksesan data. Pada banyak unit di IPB, pengelolaan data secara
manajemen masih dirasakan kurang. Sulitnya pernyataan tentang siapa
yang bertanggung jawab akan validitas data sering sekali tidak menemui
kejelasan. Rata-rata pengelolaan hanya pada level pemasukan data,
namun pengolalaan penyimpanan data dan bagaiman suatu format data
[LAPORAN AKHIR TAHUN ] 2012
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Halaman ke-77
yang benar, serta validitasnya tidak tertata dengan baik. Oleh karena itu
dibutuhkan suatu enforcement dari pihak manajemen tinggi di IPB untuk
dapat menekankan pentingnya data governance, memberikan pendidikan
dan pelatihan tentang bagaimana merawat data dan bagaimana
memberikan akses terhadap suatu data. Perwujudan Data Governance
harus didukung oleh seluruh elemen sampai dengan level terendah
organisasi di IPB.
10. Belum adanya koordinasi pengembangan jaringan, aplikasi dan
database di unit kerja.
Pengembangan aplikasi yang diperlukan oleh unit kerja perlu ada
koordinasi dengan DKSI sehingga ada keseragaman dalam bentuk
design, input, proses, dan keluarannya. Sehingga keseluruhan aplikasi
memiliki konsep IPB yang jelas. Hal ini dimungkinkan dengan
ditetapkannya ‘framework’ dalam pengembangan aplikasi. Demikian
pula dengan pengembangan database yang diperlukan oleh unit-unit
kerja, perlu ada koordinasi dengan DKSI sehingga ada kekonsistenan
data yang saling melengkapi dan menghindari terjadinya data
redudancy. Koordinasi pengembangan jaringan belum memilik aspek
legal yang kuat, sehingga koordinasi teknis dapat dilakukan secara
konsisten dan professional. Perlu disusun Surat Keputusan atau Surat
Penugasan resmi dari pimpinan tertinggi IPB bagi para penanggung
jawab teknis di setiap unit kerja sehingga koordinasi dapat dilakukan
sesuai aspek legal yang telah disepakati.
11. Belum tersosialisasikan dengan baik fasilitas ICT yang dikembangkan di
DKSI dari tahun ke tahun.
Sejak Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi terbentuk sudah banyak
fasilitas ICT yang dikembangkan untuk menunjang aktifitas belajar
mengajar maupun proses bisnis institusi yang dilakukan untuk menunjang
hal tersebut, namun tidak sedikit civitas akademika IPB yang belum
mengetahui hal ini. Bahkan kadang kala masih ada civitas akademika IPB
yang masih kesulitan untuk menerapkan hal tersebut karena kurangnya
sosialisasi terhadap fasilitas ICT yang ada di IPB. Oleh karena itu perlu
direncanakan dan diterapkan kegiatan sosialisasi melalui berbagai media
yang dapat dijangkau seluruh civitas akademika IPB antara lain :
[LAPORAN AKHIR TAHUN ] 2012
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Halaman ke-78
a. Pembuatan Buletin yang diterbitkan setiap bulan yang berisi laporan
kegiatan DKSI selama waktu aktif tersebut.
b. Diselenggarakan kegiatan dalam bentuk workshop/pelatihan per
semester terkait program ICT yang berhubungan dengan civitas
akademika
c. Penyelenggaraan lomba atau perangkingan prestasi unit kerja dalam
memanfaatkan ICT di IPB