BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN …thesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2011-2-00041-AKSI...
Transcript of BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN …thesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2011-2-00041-AKSI...
BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1 Sejarah Singkat
Nama Kimia Farma berawal dari penggabungan berbagai perusahaan farmasi
yang menghasilkan produk-produk berbasis kimia dan farmasi. Untuk produk kimia
dihasilkan oleh N.V.Indonesche Combinatie Voor Chemicals Industries dan N.V.
Jodium Onderneming, sedangkan produk farmasi (obat-obatan) dihasilkan oleh N.V.
Pharmaceutische Handel Sveriniging J.Van Gorkom dan Co. dan N.V. Bavosta.
Awalnya, sebelum kata ”Kimia Farma”, ada kata ”Bhinneka”, untuk menandakan
penyatuan industri kimia dan farma. Namun, pada perkembangannya, kata bhinneka
tersebut tidak lagi digunakan.
Kimia Farma Trading & Distribution (KFTD) yang semula bernama Pedagang
Besar Farmasi (PBF) didirikan pada tanggal 4 Januari 2003. Sebagai anak perusahaan
dari PT. Kimia Farma (Persero) Tbk., KFTD memiliki tugas untuk meningkatkan
penjualan produk-produk perseroan. KFTD saat ini memiliki 43 cabang di seluruh
Indonesia. Jaringan distribusi ini telah melayani lebih dari 31 prinsipal yang menjadi
rekanan, memenuhi kebutuhan sekitar 14.658 apotek, 1.123 Pedagang Besar Farmasi
(PBF), 17.440 toko obat, 7.074 pedagang bebas, 2.377 rumah sakit, dan 3.258 pasar
modern.
Dari segi penyedia jasa layanan distribusi, KFTD menyalurkan berbagai produk
perseroan, produk dari prinsipal lainnya, serta produk-produk non prinsipal. KFTD
38
mendistribusikan produk-produk tersebut melalui penjualan reguler ke berbagai apotek
(Apotek Kimia Farma dan apotek non Kimia Farma), rumah sakit, toko obat,
supermarket, restoran, dan kafe.
Sedangkan dari segi jasa perdagangan atau trading, KFTD melayani dan
membantu program-program pemerintah untuk memenuhi kebutuhan obat-obatan bagi
rakyat di seluruh Indonesia, misalnya kementerian kesehatan, dinas kesehatan, dan
BKKBN. Namun di dalam penulisan skripsi ini, penulis tidak membahas mengenai jasa
perdagangan atau trading dan barang asuransi kesehatan (ASKES) pada PT. Kimia
Farma Trading & Distribution.
3.1.2 Bidang Usaha
PT. Kimia Farma Trading & Distribution bergerak dalam bidang perdagangan,
khususnya pada penjualan reguler yang mencerminkan pada bisnis distribusi. PT. Kimia
Farma Trading & Distribution mendistribusikan obat-obatan dan alat-alat kesehatan baik
yang diproduksi sendiri maupun yang diproduksi oleh pihak ketiga, dan memiliki
saluran pasar yang luas. Berikut ini produk-produk yang didistribusikan oleh PT. Kimia
Farma Trading & Distribution:
1. Consumer Health Product
Consumer health product yaitu: OTC Chemical, OTC Herbal, Cosmeceutical dan
Toileteris, Body Care, Food Supplement, Vitamin, Phyto Medicine
2. Ethical
Ethical yaitu: Branded Rx, Generic (OGB), Ethical and Vaccine, Narcotics, Raw
Material, Biological Products
39
3. Alat Kesehatan
Alat–alat kesehatan, yaitu: Equipment, Optics and Diagnostics, Contraceptives,
Supplies and Disposables
3.1.3 Visi dan Misi
Visi
Visi dari PT. Kimia Farma Trading & Distribution adalah “The leading choice
for principle” (Distributor pilihan utama prinsipal).
Misi
Adapun misi dari PT. Kimia Farma Trading & Distribution yaitu, memberikan
pelayanan trading dan distribusi yang profesional untuk memberikan keuntungan
optimal bagi stakeholders.
40
3.1.4 Struktur Organisasi
Struktur organisasi pada PT. Kimia Farma Trading & Distribution dijelaskan pada gambar 3.1 berikut ini:
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Kimia Farma Trading & Distribution Pusat
Sumber: PT. Kimia Farma Trading & Distribution (2006)
41
3.1.5 Tanggung Jawab dan Wewenang
Berikut ini adalah uraian tanggung jawab dan wewenang dari masing-masing
bagian pada PT. Kimia Farma Trading & Distribution:
a. Manajer Teknologi dan Informasi
Tanggung jawab manajer teknologi dan informasi:
1. Melakukan pengelolaan kegiatan analisa data dan evaluasi sistem yang ada untuk
menentukan tingkat kemampuan dan kesiapan sistem.
2. Melakukan pengelolaan, pengembangan, dan pemeliharaan sistem baik hardware
maupun software, untuk mendukung efektifitas dan kelancaran kegiatan
operasional.
3. Merencanakan, mengkoordinasikan kegiatan sosialisasi, dan implementasi dari
hasil pengembangan sistem informasi, untuk memastikan sistem informasi dapat
mengakomodir perubahan kebijakan operasional.
4. Melakukan pengelolaaan kegiatan inventarisasi masalah IT dan pemberian
solusinya termasuk bantuan teknis yang diperlukan, untuk memastikan
penyelesaian masalah yang tepat, akurat, sesuai dengan jadwal yang dibutuhkan.
5. Penyusunan panduan sesuai level user yang komunikatif, untuk memastikan
pemahaman dan penerapan sistem informasi yang baik dalam kegiatan
operasional.
6. Melakukan pemeliharaan dan pengelolaan database, untuk mendapatkan
database yang diperlukan.
7. Melakukan koordinasi, transformasi, dan integrasi data ke seluruh user agar
kegiatan konsolidasi, pengecekan, dan evaluasi data-data dari user secara akurat.
42
Wewenang manajer teknologi dan informasi:
1. Memberikan hak akses khusus kepada user disetiap unit kerja dan kantor pusat.
2. Memberikan rekomendasi yang akurat atas kebutuhan software dan hardware di
lingkungan PT. Kimia Farma Trading & Distribution dengan skala prioritas.
b. Manajer Institusi
Tanggung jawab manajer institusi:
1. Memberikan informasi kepada cabang tentang proyek-proyek pusat yang
didaerahkan dan menetapkan cabang mana yang akan mengerjakan.
2. Menciptakan pasar institusi baik di daerah maupun pusat, bekerjasama dengan
prinsipal atau supplier.
3. Menjalin hubungan baik dengan key person dan decision maker di institusi
terkait baik pusat maupun daerah.
4. Menggalang sinergi dengan pihak terkait dalam pengadaan dan pelaksanaan
pasar institusi seefisien dan seefektif mungkin.
5. Melaksanakan koordinasi, konsultasi, komunikasi lintas sektoral dalam
penyusunan penawaran pasar institusi.
6. Mengembangkan dan mendukung cabang dalam meningkatkan pasar institusi di
daerah.
7. Memantau dan menjamin tercapainya pengadaaan dan distribusi produk sesuai
dengan kontrak.
8. Mengendalikan ijin biaya penjualan dengan batasan jumlah biaya penjualan
maksimum dengan memperhitungkan biaya cadangan.
9. Melakukan pembinaan kepada seluruh jajaran staf dibawah tanggung jawabnya.
43
10. Memberikan informasi kepada cabang-cabang mengenai sumber barang dengan
harga kompetitif.
Wewenang manajer institusi:
1. Bersama dengan manajer penjualan menyusun rencana penjualan pasar institusi
(RKAP) tahunan dengan cabang.
2. Merencanakan dan mengusulkan pengembangan SDM, sarana, prasarana terkait
dengan aktifitas penjualan pasar institusi.
3. Melakukan koordinasi dengan kepala cabang dalam merencanakan,
mendapatkan, dan melaksanakan penjualan pasar institusi daerah.
4. Melakukan lobi, pembinaan dan atau transaksi kepada supplier yang terkait
dengan penjualan pasar institusi pusat maupun daerah.
5. Melakukan koordinasi dengan para manajer PT. Kimia Farma Trading &
Distribution, dan unit kerja terkait lainnya dalam meningkatkan penjualan pasar
institusi di pusat maupun daerah.
6. Memberikan masukan kepada manajer penjualan untuk menilai kinerja
kelompok dan kinerja individu para kepala cabang.
c. Manajer Penjualan
Tanggung jawab manajer penjualan:
1. Menyusun dan merencanakan program kerja wilayah jangka pendek dan jangka
panjang.
2. Mengkoordinir dan mengawasi penyusunan rencana kerja anggaran perusahaan
(RKAP).
44
3. Merencanakan dan mengkoordinasikan penyusunan, penyiapan konsep-konsep
penjualan dan distribusi dalam rangka peningkatan kinerja wilayah.
4. Mengendalikan dan mengawasi struktur harga produk di wilayah berkoordinasi
dengan unit kerja lainnya untuk memastikan bahwa penerapan harga berjalan
sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
5. Melakukan evaluasi kinerja wilayah dan mempertanggungjawabkannya kepada
direksi.
6. Melakukan koordinasi dengan unit kerja terkait untuk mendukung pencapaian
sasaran dan tujuan perusahaan.
7. Melakukan pengawasan dan pembinaan unit kerjanya terhadap pelaksanaan
peraturan dan kebijakan perusahaan.
Wewenang manajer penjualan:
1. Menyetujui atau menolak usulan cabang sesuai batas kewenangan yang telah
ditetapkan.
2. Mengambil keputusan dalam rangka efektivitas pelaksanaan tugas-tugas
diwilayah yang menjadi tanggung jawabnya.
3. Memberikan pendapat dan pertimbangan kepada direksi untuk proses promosi,
kenaikan pangkat, mutasi, degradasi maupun pemutusan hubungan kerja SDM
dalam jajaran unit kerjanya.
4. Meminta pertanggungjawaban kepala cabang tentang kinerja cabang.
5. Menilai kinerja cabang dan menilai konduite kepala cabang.
6. Mengusulkan program pelatihan dan penidikan bagi kepala cabang dan staf.
45
d. Manajer Prinsipal
Tanggung jawab manajer prinsipal:
1. Membina prinsipal yang sudah melakukan kerjasama.
2. Mendapatkan prinsipal baru farmasi dan nonfarmasi yang potensial.
3. Mempresentasikan kekuatan dan keunggulan perusahaan kepada calon prinsipal.
4. Melakukan negosiasi dengan prinsipal untuk meningkatkan margin dan SKU
yang potensial serta untuk menambah area baru.
5. Melakukan koordinasi dengan unit kerja terkait di perusahaan mengenai kalim
kepada prinsipal.
6. Memberikan layanan data dan informasi kepada prinsipal.
Wewenang manajer prinsipal:
1. Mengevaluasi kelayakan prinsipal dan calon pinsipal.
2. Memberikan rekomendasi untuk menjalin kerjasama, memperpanjang atau
memutuskan kontrak kerjasama dengan prinispal.
3. Memilih dan menentukan jenis produk prinsipal yang akan didistribusikan.
e. Manajer Logistik
Tanggung jawab manajer logistik:
1. Merencanakan, mengelola, dan mengawasi kegiatan pengadaan produk farmasi
dan nonfarmasi secara terpusat, berdasarkan data informasi pengadaan dari
seluruh cabang untuk memastikan bahwa semua kebutuhan barang di cabang
dapat terpenuhi secara efektif dan efisien.
46
2. Melakukan analisa dan evaluasi terhadap data stock dari semua cabang untuk
menjaga mutu persediaan.
3. Memberikan informasi kelemahan pelayanan supplier kepada manajer prinsipal.
4. Melakukan validasi hasil stock opname cabang.
Wewenang manajer logistik:
1. Menentukan produk pareto sebagai standar minimal order cabang ke logistik
pusat.
2. Memilih expeditur yang baik, ekonomis yang didukung oleh memorandum of
understanding (MoU).
3. Menetapkan standarisasi sistem pergudangan.
f. Manajer Keuangan dan Akuntansi
Tanggung jawab manajer keuangan dan akuntansi:
1. Merencanakan dan mengkoordinasikan penyusunan dan penyiapan konsep-
konsep atau rekomendasi dalam rangka perbaikan sistem dan mekanisme
akuntansi keuangan, laporan keuangan, dan laporan pajak, untuk memastikan
bahwa konsep atau rekomendasi tersebut efektif dalam mendukung kegiatan
operasional perusahaan.
2. Merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengawasi penyusunan rencana kerja
dan anggaran perusahaan (RKAP) secara keseluruhan, rencana investasi, rencana
cash flow PT. Kimia Farma Trading & Distribution bersama dengan pihak lain
terkait, untuk memastikan bahwa RKAP, rencana investasi, dan rencana cash
47
flow tersebut dapat mendukung pencapaian sasaran dan tujuan unit keuangan dan
akuntansi KFTD.
3. Merencanakan, mengarahkan, dan mengawasi kegiatan perolehan sumber dana
bagi perusahaan, baik yang bersumber dari dalam maupun dari luar perusahaan,
untuk memastikan pemenuhan kebutuhan keuangan perusahaan dengan efektif
dan efisien.
4. Merencanakan, mengarahkan, dan mengendalikan kegiatan pengelolaan
keuangan perusahaan, untuk memastikan bahwa penggunaan dana operasional
perusahaan dapat berjalan secara efektif dan efisien serta sesuai dengan
ketentuan dan prosedur yang berlaku.
5. Mengendalikan dan mengarahkan kegiatan analisa laporan keuangan yng
berkaitan dengan laporan keuangan dan laporan pajak, untuk memastikan tingkat
kelayakan dan kewajarannya sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang berlaku
serta standar atau target yang telah ditetapkan perusahaan.
6. Merencanakan, mengarahkan, dan mengawasi perancangan dan pengembangan
sistem dan prosedur di bidang akuntansi keuangan di seluruh jajaran perusahaan
berdasarkan prinsip-prinsip Good Corporate Governance, untuk memastikan
tingkat efektivitas dalam aplikasinya.
7. Merencanakan, mengarahkan, dan mengawasi penyusunan rencana perpajakan
beserta laporan perpajakan bagi perusahaan dan penyelesaian masalah-masalah
perpajakan sesuai dengan peraturan yang berlaku dan memperhatikan
kepentingan perusahaan, untuk memastikan kegiatan perpajakan berjalan sesuai
dengan ketentuan dan prosedur serta peraturan dan perundangan yang berlaku.
48
8. Mengendalikan dan mengawasi proses penjabaran dan sosialisasi sistem dan
kebijakan akuntansi, keuangan, serta perpajakan yang berlaku pada jajaran
perusahaan, untuk memastikan sistem dan kebijakan tersebut dapat diterapkan
secara optimal dan sesuai dengan rencana.
Wewenang manajer keuangan dan akuntansi:
1. Menyetujui atau menolak penggunaan dana anggaran untuk semua unit kerja
terkait pada batas-batas tertentu sesuai kebijakan direksi.
2. Mengambil keputusan dalam rangka efektivitas pelaksanaan tugas-tugas di
lingkungan unit kerja keuangan dan akuntansi.
3. Menyajikan laporan keuangan secara periodik dan tepat waktu kepada direksi
dan pihak-pihak yang berwenang lainnya atas persetujuan direksi.
4. Merencanakan, menyusun, dan menyiapkan program pelatihan dan pendidikan di
jajaran perusahaan dalam bidang akuntansi, keuangan, dan perpajakan, untuk
mendukung program pembinaan dibidang akuntansi, keuangan, dan perpajakan
yang direncanakan, sehingga dapat menyajikan laporan keuangan dan perpajakan
sesuai dengan ketentuan dan standar yang berlaku, melalui kerjasama dengan
manajer SDM.
5. Dapat mewakili direksi dalam kegiatan-kegiatan tertentu baik dalam lingkungan
internal maupun eksternal perusahaan sesuai dengan kuasa yang diberikan.
g. Manajer SDM
Tanggung jawab manajer SDM:
49
1. Merencanakan penyusunan konsep-konsep/pedoman, sistem rekrutmen, seleksi,
dan assessment serta pengembangan karir SDM.
2. Merencanakan, mengendalikan, dan mengawasi kegiatan pelatihan dan
pengembangan SDM perusahaan (berupa rencana kebutuhan dan materi
pendidikan serta pelatihan) sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
3. Merencanakan, mengendalikan, mengawasi kegiatan evaluasi dan analisis
penyusunan konsep, perbaikan/penyesuaian peraturan kepegawaian, remunerasi,
peraturan hak-hak dan kewajiban normative pegawai, serta peraturan tentang
fasilitas dan kesejahteraan pegawai.
4. Mengkoordinasi kegiatan analisis beban kerja dan penilaian kerja pegawai yang
terkait dengan masalah produktivitas SDM beserta ketentuan-ketentuan dalam
rangka kenaikan pangkat, promosi, mutasi, rotasi dan segala aspek yang terkait
dengannya.
5. Merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan pengembangan dan
penyempurnaan HR Information System.
6. Merencanakan dan mengawasi kegiatan operasional rumah tangga perusahaan
yang meliputi perawatan serta perbaikan aset, asuransi, perijinan, dll.
7. Merencanakan, mengendalikan, dan mengkoordinasikan peningkatan utilisasi
aset, serta memperbaiki administrasi/pencatatan (termasuk database) aset
perusahaan beserta pengelolaannya.
8. Merencanakan, mengarahkan, dan mengkoordinasikan pelaksanaan hukum yang
berkaitan dengan kegiatan internal dan eksternal perusahaan.
50
Wewenang manajer SDM:
1. Menyusun rencana anggaran umum untuk menunjang program perusahaan.
2. Menyusun rencana anggaran SDM untuk menunjang program perusahaan.
3. Melakukan kajian dan pertimbangan untuk meningkatkan efektivitas pelaksanaan
tugas-tugas dibidang SDM, umum, dan hukum perusahaan serta menyetujui atau
menolak usulan pada batas-batas tertentu.
4. Merencanakan, menyusun, dan menyiapkan program pendidikan dan pelatihan
bagi seluruh pegawai dalam rangka meningkatkan kualitas SDM berdasarkan
potensi dan kompetensi karyawan.
h. Kepala Cabang
Tanggung jawab kepala cabang:
1. Menyusun dan merencanakan program kerja tahunan.
2. Bertanggung jawab atas tercapainya total penjualan dan laba sesuai pertumbuhan
dan jumlah yang ditargetkan oleh perusahaan.
3. Menjaga dan meningkatkan citra perusahaan PT. Kimia Farma Trading &
Distribution di lingkungan kantor dan seluruh area coverage cabang.
4. Melakukan kunjungan dan pembinaan terhadap pelanggan yang potensial dan
pelanggan baru.
5. Melakukan koordinasi dengan prinsipal setempat untuk mendukung pencapaian
sasaran dan tujuan perusahaan.
6. Melaksanakan pengadaan produk berdasarkan stock level yang ditetapkan.
7. Mengatur tata laksana gudang sesuai dengan standarisasi.
8. Menetapkan sistem hantaran yang efektif dan efisien.
51
9. Menganalisa mutu persediaan.
10. Bertanggung jawab terhadap aset cabang.
11. Melakukan pembinaan terhadap seluruh sumber daya manusia di cabang.
12. Menciptakan dan menjaga suasana yang kondusif dan harmonisasi hubungan
kerja diantara seluruh karyawan yang ada di kantor cabang.
13. Melaksanakan kebijakan direksi tentang SDM.
14. Melaksanakan administrasi personalia.
15. Melakukan pengendalian terhadap seluruh kegiatan administrasi internal
perusahaan meliputi administrasi penjualan, pembelian, piutang dagang, hutang,
kas dan bank, serta perpajakan, untuk memastikan kegiatan tersebut dilaksanakan
sesuai dengan kebijakan akuntansi, keuangan, dan perpajakan.
Wewenang kepala cabang:
1. Mengambil keputusan dalam rangka efektivitas pelaksanaan tugas-tugas yang
sesuai dengan tanggung jawabnya.
2. Memberikan pendapat dan pertimbangan kepada manajer penjualan untuk
kebutuhan promosi, mutasi, dan degredasi SDM.
3. Memberikan sanksi sampai dengan keputusan yang berupa pemutusan hubungan
kerja SDM di unit kerjanya bilamana terjadi pelanggaran dan kelalaian yang
merugikan perusahaan.
4. Melakukan dan mengusulkan pelatihan dan pendidikan bagi karyawan dalam
rangka meningkatkan kualitas SDM di unit kerjanya.
5. Melakukan kegiatan sesuai dengan kuasa cabang yang diberikan oleh direksi.
52
i. Supervisor Tata Usaha (TU)
Tanggung supervisor tata usaha:
1. Melakukan dan memeriksa hasil back up harian, mingguan, bulanan, triwulanan,
semesteran, tahunan.
2. Melaksanakan dan mengawasi kelengkapan data kegiatan perusahaan seperti
data pembelian, penjualan, laporan hutang, piutang, kas-bank, pajak, dan SDM.
3. Mengelola inventaris, aset perusahaan lain, mengusulkan investasi, dan
memberikan laporannya.
4. Meningkatkan dan memotivasi bawahan untuk dapat mencapai kinerja yang
optimal.
Wewenang supervisor tata usaha:
1. Menegur bawahan bila memberikan informasi tidak benar/terlambat.
2. Memberikan pendapat dan pertimbangan kepada kepala cabang dalam rangka
peningkatan pengawasan.
3. Menyajikan laporan keuangan dan akuntansi serta perpajakan kepada kepala
cabang secara periodik dan tepat waktu.
j. Supervisor Penjualan Reguler
Tanggung jawab supervisor penjualan reguler:
1. Menyususn perencanaan program kerja penjualaan reguler.
2. Mengkoordinir, melaksanakan, dan mengawasi pelaksanaan blue print termasuk
‘ joint visit’ dengan para salesman.
53
3. Bertanggung jawab atas tercapainya penjualan, pertumbuhan reguler
sebagaimana yang ditargetkan oleh perusahaan.
4. Melaksanakan koordinasi yang baik dengan tenaga pemasaran semua prinsipal.
5. Memproses sales order/surat pesanan (SP), berkoordinasi dengan bagian
pembuat faktur untuk dibuatkan faktur komersial dan faktur pajaknya.
6. Membuat dan menyerahkan laporan penjualan, penambahan outlet baru,
effective calls, produk prioritas (harian, mingguan, bulanan) kepada kepala
cabang.
7. Membuat surat penawaran dan melakukan negosiasi ke konsumer institusi
dengan tetap berkonsultasi kepada kepala cabang.
8. Merekapitulasi dan mengendalikan biaya operasional penjualan reguler.
9. Melakukan kunjungan dan pembinaan terhadap pelanggan reguler dan pelanggan
baru potensial.
Wewenang supervisor penjualan reguler:
1. Memberikan pendapat dan pertimbangan kepada kepala cabang dalam rangka
perencanaan usulan anggaran termasuk pertimbangan pengembangan area,
muatan, dll.
2. Menyajikan laporan penjualan kepada kepala cabang secara periodik dan tepat
waktu.
3. Memimpin morning meeting dan menyajikan laporannya.
k. Supervisor Logistik
Tanggung jawab supervisor logistik:
54
1. Melaksanakan dan mengkoordinir pengadaaan barang dagangan secara terencana
dan efektif.
2. Melaksanakan tata laksana pengelolaan barang yang baik sesuai dengan
peraturan yang berlaku.
3. Melaksanakan dan mengawasi distribusi barang dagangan kepada pelanggan
secara cepat dan efektif.
4. Melaksanakan dan mengawasi pencatatan barang.
5. Melakukan penyimpanan khusus narkotika, pengawasan, dan pengecekan
kebenaran laporan narkotika dan psikotropika sebelum di tanda tangani kepala
cabang.
6. Melaksanakan dan melaporkan penarikan barang.
7. Membantu menyalurkan barang proyek pusat.
8. Meningkatkan dan memotivasi bawahan untuk dapat mencapai kinerja yang
optimal.
Wewenang supervisor logistik:
1. Menegur dan membina bawahan.
2. Mengambil tindakan penting dalam pengawasan dan penyelamatan barang
dagangan, dan aset perusahaan yang menjadi tanggung jawabnya.
3. Mengajukan alternatif pilihan agen ekspedisi pengiriman barang.
l. Administrasi Penjualan
Tanggung jawab administrasi penjualan:
1. Bertanggung jawab untuk menangani administrasi penjualan.
55
Wewenang administrasi penjualan:
1. Membantu bagian supervisor penjualan dalam melaksanakan tugas-tugas
administrasi penjualan.
m. Bagian Inkaso
Tanggung jawab bagian inkaso:
1. Melakukan pengawasan untuk dokumen tagihan.
2. Melaksanakan kegiatan pengelolaan dan pengawasan piutang.
3. Bertanggung jawab atas pelaksanaan penagihan.
Wewenang bagian inkaso:
1. Menerima, menyimpan, dan menyiapkan dokumen tagihan untuk ditagihkan
sampai menyimpan lagi dokumen tagihan bila belum tertagih.
2. Mempersiapkan dokumen tagihan hingga menerima kembali dokumen yang
berhasil ditagihkan maupun yang tidak tertagih.
n. Penagih
Tanggung jawab penagih:
1. Bertanggung jawab dalam penerimaan hasil penagihan.
2. Bertanggung jawab atas pelaksanaan penagihan.
Wewenang penagih:
1. Pihak yang berwenang dalam penerimaan dokumen tagihan.
56
2. Melaksanakan proses penagihan sesuai dengan dokumen tagihan yang diterima.
o. Bagian Pembuat Faktur
Tanggung jawab bagian pembuat faktur:
1. Memiliki tanggung jawab dalam hal pencetakan faktur.
2. Pihak yang memiliki tanggung jawab dalam hal menerbitkan nota retur (NR) jika
adanya retur barang.
Wewenang bagian pembuat faktur:
1. Melakukan pengecekan kembali sebelum membuat faktur.
2. Melakukan pengecekan kembali sebelum menerbitkan nota retur (NR).
p. Salesman
Tanggung jawab salesman:
1. Pihak yang memiliki tanggung jawab dalam hal menerima pesanan dari outlet.
2. Merencanakan target outlet (omzet dan produk).
Wewenang salesman:
1. Melakukan kunjungan harian ke outlet.
2. Memberikan penawaran kepada outlet.
3. Membuat dan menerima pemberitahuan retur barang.
q. Petugas Gudang
Tanggung jawab petugas gudang:
57
1. Memiliki tanggung jawab dalam hal penyimpanan dan pengeluaran barang di
gudang.
2. Bertanggung jawab dalam hal pencatatan barang.
Wewenang petugas gudang:
1. Mempersiapkan barang berdasarkan faktur.
2. Membantu supervisor logistik dalam melaksanakan tugas-tugasnya.
r. Pengantar Barang
Tanggung jawab pengantar barang:
1. Pihak yang bertanggung jawab dan berwenang untuk pengiriman barang.
2. Bertanggung jawab dalam proses penagihan khusus untuk penjualan tunai.
Wewenang untuk pengantar barang adalah menyerahkan barang ke outlet sesuai
dengan surat pesanan (SP) berdasarkan dokumen faktur.
s. Kasir
Tanggung jawab kasir:
1. Memiliki tanggung jawab atas hasil penerimaan penagihan piutang.
2. Bertanggung jawab untuk mencatat hasil penagihan piutang.
Wewenang untuk kasir yaitu berwenang di dalam proses pengiriman kas.
58
3.2 Fungsi Terkait pada Sistem Informasi Akuntasi Penjualan, Piutang Dagang,
dan Penerimaan Kas PT. Kimia Farma Trading & Distribution
Fungsi yang terkait dengan sistem informasi akuntansi penjualan, piutang
dagang, dan penerimaan kas pada PT. Kimia Farma Trading & Distribution antara lain:
1. Bagian Penjualan
Bagian yang bertanggung jawab dalam mengatur kegiatan penjualan perusahaan
dimulai dari menerima pemesanan barang hingga menerima pengembalian barang.
2. Bagian Gudang
Bagian yang bertanggung jawab untuk menyiapkan hingga mengeluarkan barang
dari gudang sesuai dengan pemesanan barang.
3. Bagian Pengiriman
Bagian yang bertugas untuk mengirimkan barang yang telah dipesan oleh pelanggan
sampai ke tempat tujuan.
4. Bagian Penagihan
Bagian yang memiliki tugas untuk melakukan penagihan piutang kepada pelanggan
sesuai dengan tanggal jatuh tempo.
5. Bagian Akuntansi dan Keuangan
Bagian yang bertanggung jawab di dalam hal pembuatan catatan atas transaksi yang
telah dilakukan dan bertanggung jawab untuk menghasilkan laporan yang
dibutuhkan.
59
3.3 Prosedur dan Kebijakan
3.3.1 Pemesanan
Kebijakan prosedur pemesanan:
1. Kunjungan rutin salesman ke outlet sesuai dengan jadwal adalah untuk
mencari order, menyampaikan informasi, dan atau mendapatkan informasi
yang dibutuhkan serta menjalin hubungan baik dengan pelanggan.
2. Perusahaan melayai kebutuhan outlet atas barang sesuai kemasan original
pabrik dan minimal order yang ditetapkan perusahaan.
3. Surat Pesanan (SP) untuk Produk Ethical dan Narkotika harus sesuai dengan
ketentuan Regulasi Dep.Kes. antara lain :
a. Harus ada stempel Apotek/RS.
b. Harus ditandatangani apoteker pengelola apotek, nama jelas, minimal
asisten apoteker yang ditunjuk apoteker.
c. Untuk narkotika dan psikotropika harus menggunakan surat SP khusus
narkotika (N9) dan SP khusus psikotropika/obat keras tertentu (OKT).
Harus ditandatangani oleh apoteker, mencantumkan nama jelas dan no.
surat izin kerjanya.
4. Untuk narkotika, harus cash on delivery (COD) .
5. Standar limit kredit:
Segmen pelanggan Plafon
Apotek pihak III 2.000.000
Rumah sakit/klinik dokter 20.000.000
PBF pihak III (diluar Kimia Farma) 10.000.000
Grosir 5.000.000
60
Toko obat 1.000.000
Modern market 1.000.000
Horeka 500.000
Spesialisasi (toko jamu) 500.000
Tradition market 500.000
Lain-lain 250.000
Toko kosmetik 500.000
6. Untuk proses kenaikan limit kredit pelanggan, pelanggan harus mengajukan
permohonan ke supervisor tata usaha. Selanjutnya kepala cabang akan
meninjau historis kelancaran pelunasan kredit selama 6 bulan terakhir dan
apabila setuju, maka kepala cabang akan mengotorisasi kenaikan limit kredit.
Prosedur pemesanan:
A. Pemesanan Lewat Salesman
1. Salesman membuat perencanaan target omset dan kunjungan bulanan
setiap outlet.
2. Salesman melakukan kunjungan rutin ke outlet langganan/baru sesuai
jadwal.
3. Salesman melakukan pengecekan sesuai prosedur standar kunjungan
(menanyakan stok barang yang kosong, daftar harga terbaru, dan
pelayanan perusahaan).
4. Salesman melakukan penawaran ke outlet.
5. Meskipun outlet telah memesan barang lewat telepon, salesman tetap
melaksanakan standar kunjungan salesman.
61
6. Sebelum mengakhiri kunjungan, salesman memastikan pesanan yang
diperoleh sudah benar dan menerima surat pesanan (SP) eksternal.
7. Salesman meminta stempel/tanda tangan outlet pada form daftar
kunjungan salesman dan mengunjungi outlet lain sesuai jadwal.
8. Salesman menginformasikan kepada supervisor penjualan via telepon
atau fax mengenai SP eksternal (memperhatikan nama, jenis, ukuran,
jenis kemasan, jumlah barang, diskon, cara pembayaran, dan masa
pembayaran).
9. Supervisor penjualan menerima dan memeriksa kebenaran dan keabsahan
SP eksternal, membuat SP internal, memeriksa minimal pesanan, dan ada
tidaknya piutang yang sudah jatuh tempo.
a. Jika memenuhi syarat diserahkan ke bagian pembuat faktur
b. Jika tidak, dikonfirmasi ke outlet lewat telepon.
B. Pemesanan Lewat Salesman Telesales
1. Salesman teleorder (telesales) membuat perencanaan telepon bulanan
dengan memperhatikan outlet yang tidak masuk rencana kunjungan,
outlet pareto, outlet potensial tetapi pemesanannya masih kecil, dan outlet
baru.
2. Setiap hari telesales menelepon secara rutin ke outlet.
3. Telesales melakukan prosedur standar sebagaimana layaknya kunjungan
salesman dengan menanyakan barang yang sudah menipis/kosong dan
menawarkan produk program/produk baru.
62
4. Telesales mencatat pesanan yang diterima pada dokumen sementara dan
setelah mendapatkan pesanan, meminta outlet agar menyiapkan surat
pesanan (SP) eksternal saat menerima barang.
5. Pesanan berupa dokumen sementara diserahkan kepada supervisor
penjualan untuk diperiksa kebenarannya.
6. Supervisor penjualan menerima pesanan yang diberikan oleh telesales.
7. Supervisor penjualan memeriksa minimal pesanan, ada tidaknya piutang
yang sudah jatuh tempo serta memeriksa pesanan dan membuat SP
internal:
a. Jika benar, maka diserahkan kepada bagian pembuat faktur.
b. Jika tidak benar, maka dilakukan konfirmasi ulang.
C. Pemesanan Langsung dari Outlet via Telepon/Fax
1. Supervisor penjualan menerima pesanan via telepon dari outlet atau dari
salesman.
2. Supervisor penjualan memeriksa minimal pesanan, ada tidaknya piutang
yang sudah jatuh tempo, dan meminta outlet menyerahkan surat pesanan
(SP) eksternal saat menerima barang serta membuat SP internal untuk
diserahkan ke bagian pembuat faktur.
3. Supervisor penjualan menginformasikan ke salesman bahwa pelanggan
tersebut sudah memesan via telepon/fax.
63
3.3.2 Pencetakan Faktur
Kebijakan prosedur pencetakan faktur:
1. Surat Pesanan (SP) eksternal harus ditandatangani, nama jelas, dan diberi
stempel oleh outlet.
2. Ketentuan untuk SP produk tertentu :
a. Obat Keras
SP eksternal yang diterima dari outlet harus disertai tanda tangan, nama
jelas asisten apoteker/apoteker penanggung jawab apotek dan stempel
outlet.
b. Obat Keras Tertentu (OKT)
SP eksternal yang diterima dari outlet harus berupa SP khusus
OKT/Psykotropika yang ditandatangani oleh apoteker penanggung jawab
apotek, nama jelas dengan no. surat izin kerjanya dan stempel outlet.
c. Obat Bius/Narkotika
SP yang diterima dari outlet harus berupa SP khusus narkotika (N9) yang
ditandatangani oleh apoteker penanggung jawab apotek, nama jelas
dengan no. surat izin kerjanya dan stempel outlet.
3. SP dengan kondisi diskon khusus bisa diproses lebih lanjut apabila form
persetujuan diskon kondisi khusus telah disetujui oleh bagian penjualan
kantor pusat.
4. Jumlah produk dan quantity yang diinput harus sesuai dengan SP outlet.
5. SP internal yang sudah disetujui akan diproses lebih lanjut menjadi faktur.
6. Faktur yang dicetak 8 rangkap :
a. Lembar 1 dan 2 : Faktur lembar asli untuk penagihan.
64
b. Lembar 3 dan 4 : Copy faktur untuk arsip inkaso.
c. Lembar 5 : Copy faktur untuk arsip gudang.
d. Lembar 6 : Copy faktur untuk arsip penjualan.
e. Lembar 7 dan 8 : Copy faktur untuk pelanggan.
7. Pencetakan faktur hanya dapat dilakukan satu kali saja. Namun bila terjadi
kesalahan pencetakan atau hal lain, maka pencetakan ulang dapat dilakukan
dengan persetujuan supervisor tata usaha.
8. Nilai minimal transaksi per faktur ditetapkan sebesar Rp. 250.000,- (akan
disesuaikan dengan perkembangan perusahaan).
Prosedur pencetakan faktur:
1. Supervisor penjualan memeriksa surat pesanan (SP) baik SP internal maupun
eksternal.
2. Supervisor penjualan mengecek ada tidaknya masalah administrasi outlet.
3. SP eksternal dan internal divalidasi oleh supervisor penjualan dan diserahkan
ke bagian pembuat faktur untuk dibuatkan faktur.
4. Bagian pembuat faktur menerima SP eksternal dan internal yang telah
divalidasi oleh supervisor penjualan.
5. Bagian pembuat faktur mencatat pada buku kreasi faktur.
6. Bagian pembuat faktur memasukkan data sesuai SP.
7. Setelah semua data SP dimasukkan, bagian pembuat faktur mengecek
kembali data SP, dan minimal faktur.
a. Jika minimal faktur belum cukup karena barang kosong, segera
menginformasikan ke supervisor penjualan agar disampaikan ke outlet.
65
b. Jika sudah sesuai, dilakukan pencetakan faktur yang terdiri dari faktur
rangkap 8.
8. Bagian pembuat faktur menyerahkan faktur serta SP eksternal dan internal ke
supervisor penjualan.
9. Supervisor penjualan memeriksa kembali kebenaran faktur.
a. Jika tidak benar, dikoreksi dan dikembalikan ke bagian pembuat faktur
untuk diedit dan dicetak ulang.
b. Jika benar, dilakukan validasi dengan menandatangani faktur
(memberikan SP dan faktur kepada kepala cabang untuk divalidasi).
10. Kepala cabang menerima dan mengecek SP eksternal dan internal serta
faktur.
11. Kepala cabang memvalidasi faktur.
12. Kepala cabang menyerahkan kembali SP eksternal dan internal serta faktur
ke supervisor penjualan.
13. Supervisor penjualan menerima kembali SP eksternal dan internal serta
faktur.
14. Supervisor penjualan mendistribusikan dokumen yang telah divalidasi:
a. Faktur lembar asli diserahkan ke bagian inkaso.
b. SP internal dan eksternal, copy faktur lembar 2,3,4,5,7,8 ke supervisor
logistik.
c. Mengarsip copy faktur lembar ke 6.
15. Supervisor logistik menerima SP internal dan eksternal, copy faktur lembar
2,3,4,5,7,8 untuk penyiapan dan pengantaran barang.
16. Bagian inkaso menerima faktur lembar asli.
66
3.3.3 Penyiapan dan Pengiriman Barang
Kebijakan prosedur penyiapan dan pengiriman barang:
1. Lama surat pesanan diterima dan pencetakan faktur sampai dengan barang
diterima outlet:
a. Dalam kota maksimal 1 x 24 jam.
b. Luar kota maksimal 2 x 24 jam.
2. Sistem yang ditetapkan adalah pengiriman dalam satu hari yang sama untuk
surat pesanan sampai jam 11.00, lebih dari jam tersebut akan dikirm pada
hari berikutnya.
3. Dalam kondisi dimana terdapat permintaan segera yaitu permintaan
tertulis/lisan dari outlet khusus (Institusi, RS/Klinik/Dokter) terhadap produk
khusus (injeksi, vaksin atau obat penyambung nyawa) maka harus dilayani
maksimal 2 jam sejak penerimaan pesanan sepanjang gudang belum tutup.
4. Pengeluaran barang dari gudang harus sepengetahuan/seizin supervisor
logistik. Persetujuan pengeluaran barang dari gudang harus berdasarkan
dokumen resmi tertulis (faktur).
5. Barang harus diberikan kemasan yang aman dan layak sesuai dengan sifat
masing-masing produk.
6. Sebelum dilakukan serah terima untuk pengiriman, supervisor logistik harus
memeriksa kesesuaian fisik produk yang akan dikirimkan dengan informasi
produk dalam faktur.
7. Pengiriman barang ke outlet kecuali outlet luar kota, harus dilakukan oleh
pengantar barang.
67
8. Pengantar barang harus memeriksa kemasan dan kondisi barang yang
disiapkan supervisor logistik. Dalam hal terjadi selisih kurang/rusak akibat
kelalaian pengantar barang yang terjadi dan merugikan perusahaan setelah
serah terima dengan supervisor logistik, maka nilai kerugian sepenuhnya
menjadi tanggung jawab pengantar barang.
9. Barang harus dikirimkan langsung ke outlet sesuai faktur, tidak
diperkenankan dititipkan kepada pihak/outlet manapun.
10. Perusahaan harus memperoleh stempel outlet dan tanda tangan penerima
barang pada faktur untuk setiap penyerahan barang ke outlet.
11. Cabang harus mendapatkan contoh tanda tangan, nama jelas, No. surat izin
kerja, dan stempel outlet melalui salesman/supervisor penjualan.
12. Setelah melakukan pengiriman ke outlet :
a. Barang yang tidak terkirim beserta fakturnya harus segera diserahkan
kembali ke supervisor logistik pada kesempatan pertama kembali ke
kantor, tidak diperkenankan di simpan di mobil/motor box dan harus
melaporkan alasan kegagalan pengiriman. Supervisor logistik harus
mencatat barang yang tidak terkirim beserta alasannya dalam buku
khusus.
b. Pengantar barang harus menyerahkan dokumen-dokumen pengantaran :
1) Copy faktur lembar ke 2,3,4 diserahkan ke bagian inkaso.
2) Untuk faktur cash on delivery (COD), uang hasil penjualan harus
diserahkan ke kasir. Jumlah uang harus sesuai dengan nilai faktur
tersebut.
68
3) Copy faktur lembar ke 5 diserahkan ke supervisor logistik untuk
diarsipkan bersama SP.
13. Faktur yang kembali dari outlet harus diperiksa keabsahan dan
kelengkapannya oleh bagian inkaso :
a. Apakah tanggal dan waktu barang diterima sudah dicantumkan pada
faktur.
b. Apakah sudah ada stempel outlet, nama jelas, jabatan dan tanda tangan
penerima barang.
c. Apakah stempel dan tanda tangan tersebut sesuai dengan contoh dari
outlet.
d. Adanya faktur-faktur yang belum distempel dan ditandatangani, harus
segera dilakukan konfirmasi ke outlet dan dilaporkan ke supervisor tata
usaha/kepala cabang.
Prosedur penyiapan dan pengiriman barang:
1. Petugas gudang menyiapkan barang berdasarkan faktur (nama produk,
kemasan, jumlah), nomor batch, dan tanggal kedaluwarsa terdekat.
2. Petugas gudang mencatat setiap pengambilan produk pada kartu barang
administrasi pencatatan gudang (APG), meliputi nama outlet, nomor faktur,
tanggal faktur, jumlah, nomor batch, bulan dari tanggal kedaluwarsa dan
saldo barang.
3. Petugas gudang menempatkan barang yang telah disiapkan sesuai dengan
sifat produk (membutuhkan ice pack atau tidak) dan jenis produk (narkotika-
psykotropika atau tidak).
69
4. Petugas gudang memberitahukan supervisor logistik atas faktur yang telah
disiapkan barangnya.
5. Supervisor logistik memeriksa kesesuaian fisik barang yang disiapkan
dengan informasi di dalam faktur.
6. Supervisor logistik mencatat di dokumen pengiriman barang (rangkap 3:
lembar asli untuk supervisor logistik, copy lembar 1 dan 2 diserahkan ke
pengantar barang).
7. Supervisor logistik melakukan serah terima barang kepada pengantar barang.
8. Pengantar barang memeriksa kembali barang apakah sesuai dengan faktur
dan menandatangani dokumen pengiriman barang sebagai tanda serah terima
barang.
9. Pengantar barang mengemas barang yang akan dikirim per outlet, menyusun
letak barang dan dokumen (dokumen pengiriman barang dan copy faktur
lembar 2,3,4,5,7,8).
10. Pengantar barang mengantar barang ke outlet sesuai faktur dan melakukan
serah terima barang ke outlet.
11. Outlet menerima barang sesuai dengan faktur.
12. Outlet/penerima barang menulis tanggal dan jam terima barang, nama jelas,
menandatangani, dan memberi stempel outlet pada semua lembar faktur.
13. Pengantar barang menyerahkan copy faktur lembar ke 7 dan 8 kepada outlet
pembeli.
14. Pengantar barang meminta surat pesanan (SP) eksternal lembar asli apabila
pemesanan berupa SP fax dan melalui telepon.
70
15. Pengantar barang mencatat realisasi pengiriman barang pada dokumen
pengiriman barang dan mencatat alasan apabila tidak terkirim.
16. Pengantar barang menyerahkan dokumen pengiriman barang dan copy faktur
lembar ke 2,3,4,5 serta SP eksternal lembar asli kepada supervisor logistik.
17. Pengantar barang menyerahkan barang dan dokumen faktur yang tidak
terkirim ke gudang.
18. Supervisor logistik menerima dokumen pengiriman barang, SP eksternal
lembar asli, dan copy faktur lembar ke 2,3,4,5.
19. Supervisor logistik memeriksa dokumen pengiriman barang dan copy faktur.
20. Supervisor logistik menandatangani dokumen pengiriman barang.
21. Supervisor logistik menyerahkan copy dokumen pengiriman barang lembar
ke 3 kepada pengantar barang.
22. Supervisor logistik mengarsipkan dokumen pengiriman barang (lembar asli
dan copy lembar ke 2) dan copy faktur lembar ke 5 bersama SP eksternal
lembar asli.
23. Supervisor logistik menyerahkan copy faktur lembar ke 2,3,4 kepada bagian
inkaso untuk penagihan.
24. Bagian inkaso menerima copy faktur lembar ke 2,3,4.
25. Bagian inkaso memeriksa keabsahan dokumen (nama penerima, tanda
tangan, stempel, tanggal, dan jam terima).
26. Bagian inkaso menyatukan dan menyimpan copy faktur dengan faktur lembar
asli.
27. Bila ada kejanggalan maka bagian inkaso melakukan konfirmasi ke
supervisor tata usaha dan kepala cabang.
71
3.3.4 Penjualan Cara Tunai
Kebijakan prosedur penjualan cara tunai:
1. Penjualan tunai diberlakukan untuk:
a. Outlet yang berminat membayar tunai.
b. Penjualan narkotika.
2. Prosedur penjualan tunai narkotika pada dasarnya sama dengan prosedur
pemesanan. Yang membedakan adalah surat pesanan (SP) menggunakan SP
khusus narkotika (N9) yang harus ditandatangani oleh apoteker penanggung
jawab dan diambil atau diserahterimakan langsung kepada apoteker tersebut
atau yang mendapat kuasa dari apoteker penanggung jawab.
Prosedur penjualan cara tunai:
A. Penjualan Cara Tunai ke Outlet yang Berminat Membayar Tunai
1. Salesman menerima surat pesanan (SP) eksternal dari outlet yang
berminat membeli secara tunai.
2. Salesman menyerahkan SP eksternal kepada supervisor penjualan.
3. Supervisor penjualan menerima SP eksternal, lalu mengecek keabsahan
SP, memeriksa minimal pesanan, dan ada tidaknya piutang yang sudah
jatuh tempo.
a. Bila diterima, langsung memproses SP internal.
b. Bila ditolak, melakukan konfirmasi ke outlet lalu bila konfirmasi
dapat diterima maka SP dapat diproses, atau jika ditolak maka tidak
dilayani.
72
4. Supervisor penjualan menyerahkan SP eksternal dan internal yang telah
divalidasi ke bagian pembuat faktur.
5. Bagian pembuat faktur menerima SP eksternal dan internal yang telah
divalidasi supervisor penjualan, lalu dicatat dalam buku kreasi faktur.
6. Bagian pembuat faktur memasukkan data penjualan sesuai dengan SP.
7. Bagian pembuat faktur mengecek kembali apakah data barang sesuai
dengan SP dan jumlahnya mencukupi dari ketentuan minimal faktur.
a. Jika minimal faktur belum cukup karena barang kosong, segera
menginformasikan ke supervisor penjualan agar disampaikan ke
outlet.
b. Jika sudah sesuai, dilakukan pencetakan faktur yang terdiri dari faktur
rangkap 8.
8. Bagian pembuat faktur menyerahkan SP eksternal dan internal, faktur
rangkap 8 kepada supervisor penjualan.
9. Supervisor penjualan menerima kembali SP eksternal dan internal, faktur
rangkap 8.
10. Supervisor penjualan memeriksa faktur, bila sesuai dengan SP maka
memvalidasi faktur.
11. Supervisor penjualan mengarsipkan copy faktur lembar ke 6.
12. Supervisor penjualan menyerahkan SP eksternal dan internal, faktur
lembar asli dan copy faktur lainnya ke bagian inkaso.
13. Bagian inkaso menerima SP eksternal dan internal, faktur lembar asli,
copy faktur lainnya.
14. Bagian inkaso membuat nota inkaso rangkap 4.
73
15. Bagian inkaso menyerahkan nota inkaso rangkap 4, SP eksternal dan
internal, faktur lembar asli, copy faktur lembar ke 2,3,4,5,7,8 ke
supervisor logistik.
16. Supervisor logistik menerima nota inkaso rangkap 4, SP eksternal dan
internal, faktur lembar asli, copy faktur lembar ke 2,3,4,5,7,8 serta
meminta pengantar barang menandatangani nota inkaso.
17. Supervisor logistik menyerahkan nota inkaso lembar asli dan copy faktur
lembar ke 4 ke bagian inkaso.
18. Bagian inkaso menerima kembali nota inkaso lembar asli yang telah
ditandatangani pengantar barang dan copy faktur lembar ke 4 untuk
kontrol hasil pembayaran.
19. Supervisor logistik menyiapkan barang sesuai dengan faktur dan
mencatatnya di kartu administrasi pencatatan gudang (APG).
20. Supervisor logistik memeriksa kembali barang yang telah disiapkan.
21. Supervisor logistik menyerahkan barang kepada pengantar barang
berdasarkan dokumen pengiriman barang serta menyerahkan copy nota
inkaso lembar ke 2,3,4, faktur lembar asli, dan copy faktur lembar ke
2,3,5,7,8.
22. Supervisor logistik mengarsip SP eksternal dan internal serta dokumen
pengiriman barang lembar asli.
23. Pengantar barang menerima barang berdasarkan dokumen pengiriman
barang dan copy nota inkaso lembar ke 2,3,4, faktur lembar asli, dan copy
faktur lembar ke 2,3,5,7,8.
24. Pengantar barang mengirimkan dan menyerahkan barang ke outlet.
74
25. Pengantar barang meminta outlet penerima menandatangani nota inkaso,
faktur, serta menuliskan nama jelas, stempel, jam, dan tanggal terima.
26. Pengantar barang menerima pembayaran dari outlet, menandatangani
faktur dan nota inkaso sebagai tanda pelunasan, menerima copy nota
inkaso lembar ke 2 dan 3, copy faktur lembar ke 2,3,5, serta menyerahkan
copy nota inkaso lembar ke 4, faktur lembar asli, dan copy faktur lembar
ke 7 dan 8 ke outlet.
27. Pengantar barang menyerahkan copy faktur lembar ke 5 dan copy
dokumen pengiriman barang lembar ke 2 ke supervisor logistik.
28. Pengantar barang mencatat penerimaan uang pada nota inkaso.
29. Pengantar barang menyerahkan uang hasil pembayaran, copy nota inkaso
lembar ke 2 dan 3 dan copy faktur lembar ke 2 dan 3 ke kasir.
30. Supervisor logistik memeriksa, menandatangani dan menerima copy
dokumen pengiriman barang lembar ke 2, serta copy faktur lembar ke 5
termasuk pembayarannya.
31. Supervisor logistik mengarsip copy dokumen pengiriman barang lembar
ke 2, copy faktur lembar ke 5 yang disatukan dengan SP eksternal dan
internal.
32. Kasir menerima uang hasil pembayaran, copy nota inkaso lembar ke 2
dan 3 dan copy faktur lembar ke 2 dan 3, serta menandatangani
penerimaan uang pada nota inkaso.
33. Kasir mencatat penerimaan uang pembayaran pada voucher kas masuk
(didukung oleh copy nota inkaso lembar ke 2 dan copy faktur lembar ke
3).
75
34. Kasir mengembalikan ke pengantar barang copy nota inkaso lembar ke 3
yang telah ditandatangani dan copy faktur lembar ke 2 untuk diserahkan
ke bagian inkaso.
35. Bagian inkaso menerima copy nota inkaso lembar ke 3 dan copy faktur
lembar ke 2 dari pengantar barang.
36. Bagian inkaso memasukkan data pembayaran pada sistem aplikasi.
37. Bagian inkaso memeriksa data inkaso yang telah dimasukkan dan
mencetak laporan hasil penagihan.
38. Bagian inkaso menyerahkan laporan hasil penagihan ke supervisor tata
usaha.
39. Supervisor tata usaha menerima laporan hasil penagihan piutang.
40. Supervisor tata usaha memeriksa dan mencocokkan dengan penerimaan
kasir di voucher kas masuk.
41. Supervisor tata usaha menandatangani laporan hasil penagihan piutang
dan memvalidasi penerimaan pembayaran pada sistem aplikasi.
42. Supervisor tata usaha mencetak bukti kas masuk (BKM).
B. Penjualan Tunai Narkotika
1. Salesman menerima surat pesanan (SP) eksternal khusus narkotika
rangkap 3 asli (tidak boleh fax atau telepon) dari outlet.
2. Salesman menyerahkan SP eksternal khusus narkotika rangkap 3 asli
kepada supervisor penjualan.
76
3. Supervisor penjualan menerima SP eksternal khusus narkotika, lalu
mengecek keabsahan SP, memeriksa minimal pesanan, dan ada tidaknya
piutang yang sudah jatuh tempo.
a. Bila diterima, maka memproses SP.
b. Bila ditolak, konfirmasi ke outlet lalu bila diterima maka SP dapat
diproses, atau sama sekali ditolak dan tidak dilayani.
4. Salesman menyerahkan SP khusus narkotika yang telah divalidasi ke
bagian pembuat faktur.
5. Bagian pembuat faktur menerima SP khusus narkotika yang telah
divalidasi, dicatat dalam buku kreasi faktur.
6. Bagian pembuat faktur memasukkan data penjualan sesuai dengan jenis
barang, kemasan dan jumlah.
7. Bagian pembuat faktur mengecek kembali apakah data barang sesuai
dengan SP dan jumlahnya mencukupi dari ketentuan minimal faktur.
a. Jika minimal faktur belum cukup karena barang kosong, segera
menginformasikan ke supervisor penjualan agar disampaikan ke
outlet.
b. Jika sudah sesuai, dilakukan pencetakan faktur yang terdiri dari faktur
rangkap 8.
8. Bagian pembuat faktur menyerahkan SP eksternal dan internal, faktur
rangkap 8 kepada supervisor penjualan.
9. Supervisor penjualan menerima kembali SP eksternal dan internal,
beserta faktur rangkap 8.
10. Supervisor penjualan memeriksa faktur dan memvalidasi faktur.
77
11. Supervisor penjualan mengarsipkan copy faktur lembar ke 6.
12. Supervisor penjualan menyerahkan SP eksternal dan internal, faktur
lembar asli dan copy faktur lainnya ke bagian inkaso.
13. Bagian inkaso menerima SP eksternal dan internal, faktur lembar asli,
serta copy faktur lainnya.
14. Bagian inkaso membuat nota inkaso rangkap 4.
15. Bagian inkaso menyerahkan nota inkaso rangkap 4, beserta SP eksternal
dan internal, faktur lembar asli, dan copy faktur lembar ke 2,3,4,5,7,8 ke
penanggung jawab narkotika.
16. Penanggung jawab narkotika menerima nota inkaso rangkap 4, SP
eksternal dan internal, faktur lembar asli, dan copy faktur lembar ke
2,3,4,5,7,8.
17. Penanggung jawab narkotika mencatat pengambilan barang narkotika
pada kartu administrasi pencatatan gudang (APG) narkotika.
18. Penanggung jawab narkotika menyiapkan barang narkotika sesuai dengan
faktur dan SP narkotika outlet.
19. Penanggung jawab narkotika memeriksa kembali fisik barang sesuai
dengan faktur dan SP.
20. Penanggung jawab narkotika menyerahkan nota inkaso rangkap 4, SP
eksternal dan internal, faktur lembar asli, copy faktur lembar ke
2,3,4,5,7,8 serta barang kepada supervisor logistik untuk dikirim.
21. Supervisor logistik menerima nota inkaso rangkap 4, SP eksternal dan
internal, faktur lembar asli, copy faktur lembar ke 2,3,4,5,7,8, serta
meminta pengantar barang menandatangani nota inkaso.
78
22. Supervisor logistik menyerahkan nota inkaso lembar asli dan copy faktur
lembar ke 4 kepada bagian inkaso.
23. Bagian inkaso menerima kembali nota inkaso lembar asli yang telah
ditandatangani pengantar barang dan copy faktur lembar ke 4 untuk
kontrol hasil pembayaran.
24. Supervisor logistik memeriksa kembali barang yang disiapkan.
25. Supervisor logistik menyerahkan barang kepada pengantar barang
berdasarkan dokumen pengiriman barang khusus narkotika serta
menyerahkan copy nota inkaso lembar ke 2,3,4, faktur lembar asli, dan
copy faktur lembar ke 2,3,5,7,8.
26. Supervisor logistik mengarsip SP eksternal dan internal narkotika dan
dokumen pengiriman barang khusus narkotika lembar asli.
27. Pengantar barang menerima barang berdasarkan dokumen pengiriman
khusus narkotika dan copy nota inkaso lembar ke 2,3,4, faktur lembar
asli, dan copy faktur lembar ke 2,3,5,7,8.
28. Pengantar barang mengirimkan dan menyerahkan barang ke outlet.
29. Pengantar barang meminta outlet penerima menandatangani faktur,
menuliskan nama jelas, stempel, jam, dan tanggal terima.
30. Pengantar barang menerima pembayaran dari outlet, menandatangani
faktur dan nota inkaso sebagai tanda pelunasan, menerima copy faktur
lembar ke 2,3,5, menyerahkan copy nota inkaso lembar ke 4, faktur
lembar asli, dan copy faktur lembar ke 7 dan 8.
79
31. Pengantar barang menyerahkan copy faktur lembar ke 5 dan copy
dokumen pengiriman barang khusus narkotika lembar ke 2 ke supervisor
logistik.
32. Pengantar barang mencatat penerimaan uang pada nota inkaso.
33. Pengantar barang menyerahkan copy nota inkaso lembar ke 2, copy faktur
lembar ke 2 dan 3, serta uang hasil pembayaran ke kasir.
34. Supervisor logistik memeriksa, menandatangani dan menerima copy
dokumen pengiriman barang khusus narkotika lembar ke 2 serta copy
faktur lembar ke 5 termasuk pembayarannya.
35. Supervisor logistik mengarsip copy dokumen pengiriman barang khusus
narkotika lembar ke 2, copy faktur lembar ke 5 yang disatukan dengan SP
eksternal dan internal narkotika lembar asli terpisah dengan faktur
umumnya.
36. Kasir menerima uang hasil pembayaran, menandatangani penerimaan
uang pada nota inkaso.
37. Kasir mencatat penerimaan uang pembayaran pada voucher kas masuk
(didukung oleh copy nota inkaso lembar ke 2 dan copy faktur lembar ke
3).
38. Kasir mengembalikan ke pengantar barang copy nota inkaso lembar ke 3
yang telah ditandatangani dan copy faktur lembar ke 2 untuk diserahkan
ke bagian inkaso.
39. Bagian inkaso menerima copy nota inkaso lembar ke 3 dan copy faktur
lembar ke 2 dari pengantar barang.
40. Bagian inkaso memasukkan data pembayaran pada sistem aplikasi.
80
41. Bagian inkaso memeriksa data inkaso yang telah dimasukkan dan
mencetak laporan hasil penagihan.
42. Bagian inkaso menyerahkan laporan hasil penagihan ke supervisor tata
usaha.
43. Supervisor tata usaha menerima laporan hasil penagihan piutang.
44. Supervisor tata usaha memeriksa dan mencocokkan dengan penerimaan
kasir di voucher kas masuk.
45. Supervisor tata usaha menandatangani laporan hasil penagihan piutang
dan memvalidasi penerimaan pembayaran pada sistem aplikasi.
46. Supervisor tata usaha mencetak bukti kas masuk (BKM).
3.3.5 Retur Barang Dari Outlet Ke Cabang
Kebijakan prosedur retur barang dari outlet ke cabang:
1. Kategori retur berdasarkan kondisi barang:
a. Retur barang kondisi baik
1) Retur barang karena penarikan oleh distributor / prinsipal / pabrik
Retur barang karena penarikan distributor dapat disebabkan karena
kesalahan penerimaan order atau kelebihan pengiriman barang. Retur
barang karena penarikan prinsipal/pabrik dapat disebabkan karena
peraturan/ketentuan pemerintah, dan perubahan formula/kemasan.
2) Persyaratan retur yang dapat diterima: adanya faktur, kemasan barang
harus original, kemasan masih dalam keadaan tersegel baik, kemasan
tidak lusuh, kotor, atau cacat (sobek/penyok), barang dalam keadaan
baik (tidak rusak), belum kedaluwarsa.
81
b. Retur barang kondisi rusak
1) Retur barang rusak karena kesalahan pabrik
Kondisi barang rusak tersebut misalnya: perubahan warna, tablet
pecah-pecah, berjamur, larutan menjadi keruh, suspensi memisah,
kream pecah/memisah , tube bocor, timbul bau lain/gas yang bukan
karena kesalahan penyimpanan di outlet.
2) Retur barang rusak saat pengiriman
Retur barang rusak karena kesalahan saat pengiriman dapat berupa
kesalahan pengantar barang saat pengiriman barang dalam perjalanan.
Beban retur barang rusak saat pengiriman oleh pengantar barang
diatur dan dibedakan mana yang menjadi resiko perusahaan dan
menjadi resiko serta beban pengantar barang.
2. Diluar itu, retur barang tidak dapat dilakukan baik untuk barang kondisi baik
maupun rusak. Kondisi lain yang tidak dapat dikembalikan : barang ”non
returnable” (untuk penjualan tunai dan narkotika), barang yang diselamatkan
dari musibah kebakaran atau banjir, rusak/cacat akibat kesalahan
penyimpanan di gudang outlet.
3. Faktur penjualan kondisi non returnable harus diberi cap ”tidak dapat
dikembalikan”.
4. Adanya retur barang akan mengurangi jumlah tagihan pada saat pencetakan
nota inkaso dan retur barang akan dimasukkan ke dalam jumlah stock barang
rusak.
82
Prosedur retur barang dari outlet ke cabang:
1. Kepala cabang membuat surat pemberitahuan ke outlet tentang ketentuan,
syarat, dan kondisi retur barang.
2. Kepala cabang menyerahkan kepada supervisor penjualan untuk
didistribusikan ke outlet.
3. Supervisor penjualan menerima dan mengcopy surat pemberitahuan untuk
dikirim ke outlet.
4. Supervisor penjualan mengirim ke outlet baik melalui pos maupun salesman.
5. Salesman mengirim bersamaan saat kunjungan ke outlet.
6. Outlet menerima surat pemberitahuan yang dijadikan pedoman untuk
melakukan retur barang.
7. Outlet mengajukan retur barang sesuai dengan ketentuan dilampiri copy
faktur barang yang diretur.
8. Salesman memeriksa dan mengidentifikasi kesesuaian barang dengan copy
faktur dan kriteria barang yang boleh diretur sesuai ketentuan yang
ditetapkan peruahaan.
a. Jika tidak sesuai, maka pengajuan retur ditolak.
b. Jika sesuai, menerima barang dan membuat tanda terima barang retur
(TTBR) rangkap 3 yang ditandatangani outlet dan penerima barang.
9. Informasi yang dicantumkan di TTBR : no.faktur, nama outlet, nama barang,
kemasan, jumlah barang, no.batch, bulan expired date (ED), kondisi barang
(baik/rusak), tanggal dan nama penerima barang.
10. Salesman menyerahkan TTBR lembar asli ke outlet.
83
11. Salesman membawa barang, copy TTBR, copy faktur dan menyerahkan
kepada supervisor logistik.
12. Outlet menerima TTBR lembar asli.
13. Supervisor logistik menerima dan memeriksa kesesuaian barang dengan copy
TTBR lembar ke 2 dan 3 dan copy faktur.
a. Bila tidak sesuai, mengkonfirmasi ke outlet, mengoreksi sesuai dengan
fisik barang yang diterima, atau meminta salesman mengembalikan lagi
ke outlet.
b. Bila sesuai, menandatangani copy TTBR sebagai bukti penerimaan
barang.
14. Supervisor logistik menyimpan barang tersendiri di gudang retur barang dan
copy TTBR lembar ke 3 sampai menerima dokumen nota retur (NR).
15. Supervisor logistik menyerahkan copy TTBR lembar ke 2 berikut copy faktur
ke supervisor penjualan.
16. Supervisor penjualan menerima copy TTBR lembar ke 2 dan copy faktur.
17. Supervisor penjualan mengidentifikasi kesesuaian data barang yang diretur
dengan ketentuan.
a. Bila tidak sesuai, menolak retur barang.
b. Bila sesuai, memvalidasi copy TTBR lembar ke 2 dan copy faktur,
diserahkan ke bagian pembuat faktur.
18. Bagian pembuat faktur mencatat nota retur (NR) dan memasukkan data retur
barang sesuai copy TTBR lembar ke 2.
19. Bagian pembuat faktur memeriksa kembali data, mencetak NR rangkap 8.
84
20. Bagian pembuat faktur menyerahkan NR rangkap 8, copy TTBR lembar ke 2
dan copy faktur kepada supervisor penjualan.
21. Supervisor penjualan menerima, memeriksa kesesuaian NR dengan TTBR
lembar ke 2, memvalidasi dan mengarsipkan copy NR lembar ke 6.
22. Supervisor penjualan menyerahkan NR lembar asli, copy NR lembar ke
2,3,4,5,7,8 dilampiri copy TTBR lembar ke 2 dan copy faktur ke outlet.
23. Outlet menerima NR lembar asli, copy NR lembar ke 2,3,4,5,7,8, dilampiri
copy TTBR lembar ke 2 dan copy faktur.
24. Outlet menandatangani, menulis nama jelas, tanggal, stempel pada NR.
25. Outlet menerima copy NR lembar ke 7 dan 8 yang telah ditandatangani.
26. Outlet menyerahkan NR lembar asli, copy NR lembar ke 2,3,4,5 yang
ditandatangani dilampiri copy TTBR lembar ke 2 dan copy faktur ke
supervisor penjualan.
27. Supervisor penjualan menerima dan memeriksa NR lembar asli, copy NR
lembar ke 2,3,4,5 yang ditandatangani outlet dilampiri copy TTBR lembar ke
2 dan copy faktur.
28. Supervisor penjualan menyerahkan NR lembar asli, copy NR lembar ke
2,3,4, copy TTBR lembar ke 2 dan copy faktur ke bagian inkaso.
29. Supervisor penjualan menyerahkan copy NR lembar ke 5 ke supervisor
logistik.
30. Bagian inkaso menerima NR lembar asli, copy NR lembar ke 2,3,4, copy
TTBR lembar ke 2 dan copy faktur.
31. Supervisor logistik menerima copy NR lembar ke 5 dan mencocokkan
kembali dengan copy TTBR lembar ke 3 yang disimpan di gudang.
85
32. Supervisor logistik mencatat pada kartu APG.
3.3.6 Penagihan Piutang
Kebijakan prosedur penagihan piutang:
1. Serah terima dokumen tagihan untuk proses penagihan terjadi antara bagian
inkaso dan penagih.
2. Proses penagihan diawali perencanaan tagihan dari setiap outlet per penagih
dan membuat/mencetak nota inkaso (NI).
3. NI berfungsi sebagai :
a. Alat monitoring pertanggungjawaban penagih atas faktur/dokumen
tagihan lainnya yang telah diterima dari bagian inkaso.
b. Alat monitoring pertanggungjawaban bagian inkaso dalam proses
penagihan dan pengamanan dokumen tagihan (faktur dan dokumen
tagihan lainnya) setiap harinya.
c. Sebagai bukti serah terima dokumen tagihan dari bagian inkaso kepada
penagih.
4. NI beserta dokumen tagihan yang dikeluarkan bagian inkaso untuk penagihan
harus dikembalikan kepada bagian inkaso pada satu hari yang sama atau
sesuai dengan batas waktu yang ditentukan (dalam kota 1 hari, luar kota
maksimal 3 hari).
5. Proses penagihan harus dilakukan oleh penagih, kecuali:
a. Faktur tunai/cash on delivery (COD), penagihan dilakukan pada saat
mengantarkan barang oleh pengantar barang.
86
b. Penagihan atas piutang macet, sudah lama jatuh tempo atau bermasalah
dilakukan oleh supervisor tata usaha/penjualan dengan persetujuan kepala
cabang.
c. Cabang yang belum memiliki penagih atau khusus outlet luar kota yang
tidak ada penagih, penagihan dilakukan oleh salesman dengan
persetujuan kepala cabang.
6. Dalam kondisi mendesak, maka penagihan dapat dilakukan karyawan lain
yang harus mendapat persetujuan supervisor tata usaha/kepala cabang.
Persetujuan dan alasannya harus dicatat dalam buku persetujuan
penyimpangan penagihan yang disimpan secara rapi oleh supervisor tata
usaha.
7. Hasil penagihan:
a. Uang tunai.
b. Transfer.
Penagih harus meminta bukti transfer bank.
9. Kasir menerima uang tagihan berdasarkan dokumen tagihan. Pembayaran
yang diterima tanpa dokumen tagihan (dokumen tagihan masih disimpan
bagian inkaso) harus segera dikonfirmasi ke outlet oleh bagian inkaso dan
diingatkan agar tidak melakukan pembayaran tanpa dokumen tagihan resmi.
11. Penagih harus mencatat hasil penerimaannya dalam nota inkaso dan segera
menyerahkan hasil penagihan kepada kasir. Setelah mendapatkan tanda
tangan kasir dalam nota inkaso selanjutnya seluruh dokumen tagihan dan
nota inkaso diserahkan kepada bagian inkaso.
87
12. Kasir harus memastikan hasil penerimaan dari penagih dan mencocokkan
penerimaan hasil tagihan meliputi uang tunai atau bukti transfer dengan nota
inkaso. Bila telah sesuai, kasir menandatangani nota inkaso dan menyerahkan
kembali kepada penagih untuk diserahkan ke bagian inkaso.
13. Bagian inkaso harus memastikan hasil penerimaan tagihan yang dicatat
penagih dalam nota inkaso bahwa telah diterima oleh kasir dan semua
dokumen yang gagal ditagih telah diterima kembali sesuai dengan yang
tercatat dalam nota inkaso. Dan bila sudah sesuai, maka bagian inkaso
menandatangani pada nota inkaso.
14. Siapapun tidak diperkenankan menyetorkan uang tunai, cek/giro ke dalam
rekening pribadi.
15. Nota inkaso hasil penagihan harus diperiksa setiap hari oleh supervisor tata
usaha.
Prosedur penagihan piutang:
1. Bagian inkaso merencanakan dan mempersiapkan dokumen tagihan untuk
setiap penagih berdasarkan jadwal penagihan outlet dan tanggal jatuh tempo
faktur.
2. Bagian inkaso memasukkan data dokumen tagihan yang akan ditagih dalam
nota inkaso (NI) per penagih.
a. Jika sebelumnya outlet melakukan retur, maka bagian inkaso akan
mengurangi total tagihan sesuai dengan nota retur lalu supervisor tata
usaha akan memeriksa kembali data dokumen tagihan.
88
b. Jika tidak, selanjutnya bagian inkaso akan memeriksa data dokumen
tagihan, bila benar lalu mencetak NI rangkap 4.
3. Bagian inkaso memeriksa kesesuaian dokumen tagihan dengan NI.
4. Bagian inkaso menyerahkan dan meminta kepada penagih menandatangani
NI sebagai bukti serah terima dokumen tagihan.
5. Penagih memeriksa kembali kelengkapan dan kesesuaian dokumen tagihan
dengan NI.
a. Bila belum lengkap/sesuai, meminta kekurangan yang diperlukan kepada
bagian inkaso.
b. Bila benar dan sesuai, menandatangani NI rangkap 4.
6. Penagih menyerahkan NI lembar asli kepada bagian inkaso.
7. Penagih menerima copy NI lembar ke 2,3,4 beserta dokumen tagihan untuk
ditagihkan ke outlet.
8. Bagian inkaso menerima dan menyimpan NI lembar asli sampai penagih
mempertanggungjawabkan hasil penagihannya.
9. Penagih menyusun dokumen tagihan berdasarkan rute perjalanan kunjungan
menagih ke outlet.
10. Penagih melakukan kegiatan penagihan ke outlet:
a. Menagih dan menerima hasil tagihan (uang tunai atau bukti transfer).
b. Menandatangani bukti pembayaran yang diminta outlet (bila ada) atau
menandatangani pada lembar faktur dan copy nota inkaso serta menulis
tanggal, nama jelas sebagai bukti penerimaan pelunasan pembayaran dan
menyerahkan copy nota inkaso lembar ke 4.
89
c. Bila tidak berhasil menagih, maka menanyakan/meminta jadwal
pembayaran kembali kapan akan dibayar, menginformasikan
kemungkinan akan dipending surat pesanan (SP) berikutnya sampai ada
pembayaran, dan mencatat permasalahannya.
11. Outlet menyerahkan pembayaran (uang tunai atau bukti transfer) ke penagih
dan menerima copy nota inkaso lembar ke 4.
12. Outlet meminta tanda tangan, nama jelas dan tanggal pembayaran pada
dokumen tagihan sebagai bukti pembayaran.
13. Penagih mencatat hasil penagihan dan keterangan permasalahannya dalam
copy NI lembar ke 2,3.
14. Sekembalinya ke kantor, penagih merekap dan memeriksa hasil penagihan di
NI.
15. Penagih menghitung kembali dan menyerahkan hasil tagihan (uang tunai atau
bukti transfer) beserta copy NI lembar ke 2,3 ke kasir.
16. Kasir menerima copy NI lembar ke 2,3 dan hasil tagihan (uang tunai atau
bukti transfer).
17. Kasir menghitung kembali penerimaan hasil tagihan dan mencocokkan
dengan copy NI lembar ke 2,3.
18. Kasir menandatangani copy NI lembar ke 2,3 dan mencatat dalam voucher
kas masuk, meminta penagih menandatangani nota inkaso sebagai bukti
penyerahan hasil tagihan.
19. Kasir menyerahkan copy NI lembar ke 2 yang sudah ditandatangani ke
penagih.
20. Penagih menerima copy NI lembar ke 2 yang telah ditandatangani kasir.
90
21. Penagih menyerahkan copy NI lembar ke 2 dan dokumen tagihan yang tidak
berhasil ditagih kepada bagian inkaso.
22. Bagian inkaso menerima copy NI lembar ke 2 dan dokumen tagihan yang
tidak tertagih.
23. Bagian inkaso menyalin dalam NI lembar asli hasil tagihan yang tercatat
dalam copy NI lembar ke 2 dan yang tidak tertagih.
24. Bagian inkaso mencocokkan dan memeriksa kebenaran hasil tagihan bahwa
benar sudah diterima kasir dan memeriksa kebenaran dokumen yang kembali
a. Bila menemukan ketidakwajaran maka segera konfirmasi ke outlet.
b. Bila sesuai, menandatangani NI lembar asli dan copy NI lembar ke 2
sebagai bukti penerimaan.
25. Bagian inkaso mengarsip kembali dokumen tagihan yang tidak tertagih .
26. Bagian inkaso memasukkan data semua hasil penagihan pada sistem aplikasi
pembayaran piutang, dan mencetak laporan hasil penagihan piutang.
27. Bagian inkaso menyerahkan copy NI lembar ke 3 yang telah ditandatangani
kepada penagih.
28. Bagian inkaso menyerahkan laporan hasil penagihan piutang kepada
supervisor tata usaha.
29. Penagih menerima copy NI lembar ke 3 yang telah ditandatangani untuk
diarsip pada file penagih.
30. Supervisor tata usaha menerima laporan hasil penagihan piutang.
31. Supervisor tata usaha memeriksa dan mencocokkan dengan penerimaan kasir
di voucher kas masuk.
91
32. Supervisor tata usaha menandatangani laporan hasil penagihan piutang dan
memvalidasi penerimaan pembayaran pada sistem aplikasi.
33. Supervisor tata usaha mencetak bukti kas masuk (BKM).
92
3.4 Activity Diagram Sistem Informasi Akuntansi Penjualan, Piutang Dagang,
dan Penerimaan Kas yang Berjalan
a. Prosedur Pemesanan
Gambar 3.2 Activity Diagram Prosedur Pemesanan Lewat Salesman
93
Gambar 3.3 Activity Diagram Prosedur Pemesanan Lewat Salesman Telesales
94
Gambar 3.4 Activity Diagram Prosedur Pemesanan Langsung Dari Outlet Via
Telepon/Fax
95
b. Prosedur Pencetakan Faktur
Gambar 3.5 Activity Diagram Prosedur Pencetakan Faktur
96
c. Prosedur Penyiapan dan Pengiriman Barang
Gambar 3.6 Activity Diagram Prosedur Penyiapan dan Pengiriman Barang
97
d. Prosedur Penjualan Cara Tunai
Gambar 3.7 Activity Diagram Prosedur Penjualan Cara Tunai
98
Gambar 3.8 Activity Diagram Prosedur Penjualan Tunai Narkotika
99
e. Prosedur Retur Barang Dari Outlet Ke Cabang
Gambar 3.9 Activity Diagram Prosedur Retur Barang Dari Outlet Ke Cabang
100
f. Prosedur Penagihan Piutang
Gambar 3.10 Activity Diagram Prosedur Penagihan Faktur Kredit
101
3.5 Masalah yang Dihadapi dalam Sistem Informasi Akuntansi Penjualan,
Piutang Dagang, dan Penerimaan Kas Beserta Rekomendasi Untuk
Mengatasinya
Berikut ini beberapa masalah yang teridentifikasi dalam Sistem Informasi
Akuntansi Penjualan, Piutang Dagang, dan Penerimaan Kas pada PT. Kimia Farma
Trading & Distribution :
1. Batasan maksimum pemberian diskon tidak termonitor.
Kondisi ini terjadi disebabkan karena tidak ada perhitungan untuk batasan minimal
margin keuntungan pada aplikasi surat pesanan, khususnya perhitungan untuk
batasan maksimum pemberian diskon yang dapat diberikan perusahaan. Akibatnya,
perusahaan tidak memperoleh keuntungan yang maksimal dari aktivitas
penjualannya. Rekomendasi untuk menyelesaikan masalah tersebut yaitu dengan
memberikan kontrol range diskon yang dapat diberikan pada master barang
sehingga perusahaan dapat terhindar dari kerugian.
2. Kantor cabang kesulitan dalam melakukan konfirmasi ke kantor pusat apabila
pelanggan mengajukan permohonan pemberian ekstra diskon.
Kondisi tersebut dapat terjadi disebabkan karena kantor cabang melakukan
konfirmasi permintaan ekstra diskon kepada kantor pusat via telepon/fax. Hal ini
mengakibatkan pemrosesan surat pesanan menjadi lambat. Rekomendasi untuk
mengatasi masalah tersebut yaitu dengan membuat aplikasi untuk permohonan
pemberian ekstra diskon yang dapat mengintegrasikan antara kantor pusat dan kantor
cabang sehingga dapat memudahkan untuk proses validasi permintaan ekstra diskon.
3. Nomor batch barang yang keluar dari gudang tidak sesuai dengan nomor batch
barang yang tertera pada faktur.
102
Akibatnya, perusahaan banyak menanggung beban pengembalian barang yang
seharusnya bukan merupakan kewajiban perusahaan. Kondisi tersebut
mengakibatkan saat perusahaan menerima pengembalian barang, perusahaan hanya
dapat mencocokkan nama barang pada faktur dengan fisik barang tanpa melihat
nomor batch barang tersebut. Rekomendasi untuk menyelesaikan masalah tersebut
yaitu membuat aplikasi pengeluaran barang dengan menggunakan sistem scanning
barcode untuk pengeluaran barang sehingga nomor batch barang yang tertera pada
faktur dapat sesuai dengan nomor batch barang yang dikeluarkan dari gudang.
4. Pelanggan yang seharusnya tidak dapat melakukan pemesanan karena belum
membayar piutang yang telah mencapai batas limit kredit, masih dapat melakukan
pemesanan.
Hal tersebut terjadi karena supervisor penjualan dalam melakukan pemrosesan
pemesanan khususnya pada penilaian kelayakan limit kredit pelanggan mengalami
kesulitan, sebab harus meninjau kembali limit kredit berdasarkan historis data
transaksi pelanggan. Akibatnya, banyak piutang perusahaan yang menjadi tidak
lancar. Rekomendasi untuk mencegah hal tersebut, diperlukan aplikasi untuk
memberikan warning limit kredit pelanggan pada aplikasi surat pesanan, sehingga
sistem dapat menolak untuk memproses surat pesanan bagi pelanggan yang melewati
batasan limit kredit yang diberikan.
5. Penagihan piutang pada perusahaan tidak lancar.
Kondisi tersebut terjadi karena pada proses penagihan, ketika membuat perencanaan
penagihan sesuai dengan data transaksi piutang yang akan jatuh tempo di aplikasi
yang berjalan, bagian inkaso harus melihat satu persatu tanggal jatuh tempo piutang
dan membuat nota inkaso dari setiap piutang yang telah jatuh tempo. Akibatnya,
103
beberapa piutang seringkali tidak dimasukkan ke dalam perencanaan penagihan
piutang disaat jumlah data piutang yang jatuh tempo terlalu banyak. Rekomendasi
untuk kondisi tersebut yaitu dengan membuat aplikasi yang memberikan warning
tanggal jatuh tempo piutang sehingga bagian inkaso dapat melihat piutang yang akan
jatuh tempo secara rinci dan dapat langsung menyiapkan nota inkaso dari data
transaksi piutang yang telah ditampilkan sehingga tidak ada nota inkaso yang
terlewatkan untuk ditagih.
6. Tidak ada pengawasan diantara bagian inkaso yang bertugas mencetak nota inkaso
untuk penagihan dan penagih yang bertugas menagih.
Akibatnya, terjadi persekongkolan untuk melakukan kecurangan (lapping) pada
prosedur penerimaan kas untuk pembayaran piutang kurang lancar. Rekomendasi
untuk masalah tersebut yaitu dengan membuat perubahan kebijakan pada prosedur
pembayaran piutang, dengan cara menerima pembayaran piutang melalui transfer
bank sehingga penagih hanya menerima slip setoran sebagai bukti pembayaran.
Selain itu, diperlukan sistem pengendalian untuk mengendalikan prosedur
pencetakan nota inkaso dengan melibatkan supervisor tata usaha sehingga nota
inkaso yang dicetak dapat disesuaikan dengan penerimaan kas.