52

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1 LATAR BELAKANG PERUSAHAAN

3.1.1 Sejarah Perusahaan

CV. Universal merupakan distributor alat-alat farmasi dan

laboratorium, yang berkedudukan di Jl. Angkasa No. 32 Blok A/7-8

Jakarta Pusat 10610, didirikan pada tanggal 23 Juni 1971 dengan Akte

No.54, di hadapan Gustaf Hoemala Soangkoepon Loemban Tobing, S.H.,

notaris di Jakarta. Kemudian diperbaharui dengan Akte No. 65 tanggal 17

Juni 1983 di hadapan Ny. Gretha Liestijawati, S.H. notaris di Jakarta.

CV. Universal ini adalah perusahaan yang telah disetujui dan

diangkat menjadi agen tunggal dari perusahaan berikut : Barnstead

International – USA, Branson Ultrasonic – USA, Nalge – USA, Precisa

Instrument AG – Switzerland, Thermo Forma – USA, dan Thermo

Savant / E-C Apparatus – USA. Dan CV. Universal telah memiliki

pelanggan yang tersebar di Indonesia, diantaranya di Jakarta, Bandung,

Semarang, Yogyakarta, Surabaya, Ujung Pandang, Riau, Medan,

Palembang, dan Padang.

53

3.1.2 Visi dan Misi

Visi dan misi dari CV. Universal adalah :

1. Perdagangan umum, terutama alat-alat laboratorium bahan-bahan

kimia dan sejenisnya, termasuk import, dagang interinsulair dan

lokal, baik untuk perhitungan orang atau badan lain atas dasar

komisi atau secara amanat.

2. Bertindak sebagai leveransir, grosir, distributor, komisioner,

perwakilan atau peragenan dari perusahaan-perusahaan atau

badan hukum lainnya baik dari dalam maupun dari luar negeri.

3. Melakukan segala tindakan dan perbuatan yang bertalian dengan

maksud dan tujuan tersebut serta usaha-usaha lainnya yang dapat

memberikan keuntungan bagi perseroan, satu dan lain semuanya

dalam arti kata seluas-luasnya dan dengan mengindahkan undang-

undang dan peraturan-peraturan yang berlaku.

3.2 STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN

3.2.1 Struktur Organisasi

Di dalam perusahaan terdapat beberapa unit kerja yang masing-

masing mempunyai tugas dan tanggung jawab yang berbeda, sehingga

dibentuklah sebuah struktur organisasi.

Struktur organisasi merupakan hal yang sangat penting dalam

suatu perusahaan, karena dengan mempelajari struktur organisasi, maka

dapat diperoleh gambaran mengenai bagian-bagian yang ada di dalam

54

perusahaan tersebut, beserta tugas, wewenang, dan tanggung jawab, serta

koordinasi antar bagian-bagian yang bersangkutan.

Berikut ini adalah struktur organisasi perusahaan CV. Universal

yang menggambarkan hubungan vertikal dan horizontal antara pemimpin

dan bawahan beserta karyawannya. Di mana karyawan atau bawahan

harus menjalankan tugasnya masing-masing dan bertanggung jawab

kepada atasannya agar bisa tercapai hasil kerja yang optimal.

DirekturUtama

Direktur

ManagerKeuangan

ManagerPenjualan

AdmKeuanganPembukuanKabag

ServiceKabag

Penjualan

TeknisiBagianGudang

AdmPenjualanSalesmanBagian

Import

GeneralManager

Gambar 3.1 Struktur Organisasi CV. Universal

Direktur Utama : Mardijanti Tanudjaja

General Manager : Gondo Maruto

Manager Penjualan : Henry Solaiman

55

Kabag Penjualan : Djuana Novian

Kabag Service : Pauli Widjaja

3.2.2 Uraian Tugas dan Wewenang Pada CV. Universal

Struktur organisasi merupakan bagian atau kerangka yang terdiri

dari bermacam-macam fungsi menurut pola tertentu, yang menyatakan

adanya urutan dari pengaturan antara hubungan wewenang dan tanggung

jawab antar bagian dalam struktur organisasi tersebut. Struktur organisasi

yang baik akan memungkinkan terjadinya suatu kerja sama diantara

karyawan dan atasannya, sehingga akan membantu suksesnya suatu

perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Secara garis besar pembagian tugas dan tanggung jawab dari

masing-masing jabatan pada CV. Universal adalah sebagai berikut :

1. Direktur Utama

Tugas dan tanggung jawab dari Direktur Utama adalah :

a. Memimpin seluruh kegiatan perusahaan secara

keseluruhan dan bertanggung jawab penuh terhadap maju

mundurnya perusahaan.

b. Merumuskan, menyusun dan melaksanakan kebijakan

dalam mencapai sasaran perusahaan.

c. Menandatangani semua perjanjian kerjasama dengan pihak

lain dalam hubungan kerjasama.

56

2. Direktur

Tugas dan tanggung jawab dari Direktur adalah :

a. Berkewajiban mengawasi dan mengontrol pekerjaan

bawahannya.

b. Bertanggung jawab terhadap seluruh sistem yang telah

ditempuh, baik individu pelaksanaannya maupun proses

berjalannya sistem itu sendiri.

3. General Manager

Tugas dan tanggung jawab dari General Manager adalah :

a. Berkewajiban mengawasi dan mengontrol pekerjaan

bawahannya.

b. Membuat laporan kepada direktur yang datanya didapat

dari Manager Penjualan dan Manager Keuangan.

4. Manager Penjualan

Tugas dan tanggung jawab dari Manager Penjualan adalah :

a. Melakukan riset pemasaran dan memperluas daerah

pemasaran beserta cara-cara promosi penjualan.

b. Bertugas melakukan pengawasan, pengkoordinasian, dan

bertanggung jawab atas penjualan segala macam produk.

c. Menyusun strategi penjualan yang efektif dan efisien

untuk mencapai tujuan yang diinginkan serta penerapan

harga untuk masing-masing produk.

57

5. Manager Keuangan

Tugas dan tanggung jawab dari Manager Keuangan adalah :

a. Menghimpun, mengkoordinir, dan mengawasi sistem

akuntansi, laporan-laporan dan formulir dalam rangka

menjalankan fungsi-fungsi pengendalian transaksi dengan

tatacara yang sesuai dengan prinsip akuntansi.

b. Mengelola, memelihara, dan mengendalikan tingkat

likuiditas anggaran tunai yang memadai sehingga mampu

menyediakan dana-dana operasi bagi unit lain, baik dalam

jangka pendek maupun jangka panjang.

c. Membuat anggaran untuk tahun berjalan dan laporan

realisasi anggaran tahun berjalan.

6. Kepala Bagian Penjualan

Tugas dan tanggung jawab dari Kepala Bagian Penjualan adalah:

a. Mencari pasar sasaran yang baik bagi perusahaan.

b. Menyetujui permintaan pemesanan barang.

c. Menjalin hubungan baik dengan konsumen.

d. Membuat laporan penjualan dan bertanggung jawab pada

manager penjualan.

e. Mencapai target, volume, nilai, dan laba penjualan.

7. Kepala Bagian Service

Tugas dan tanggung jawab dari Kepala Bagian Service adalah :

a. Memonitor, mengontrol, dan bertanggung jawab atas

semua pekerjaan service yang ditangani perusahan.

58

b. Membuat keputusan untuk mengatasi masalah yang

berkaitan dengan kegiatan service yang sedang dikerjakan.

c. Bertanggung jawab dalam mengatur jadwal kerja staf

teknisi untuk melakukan perbaikan atau service.

d. Menerima laporan kerusakan dari pelanggan.

8. Pembukuan

Tugas dan tanggung jawab dari Pembukuan adalah :

a. Memeriksa kelengkapan dari keabsahan bukti-bukti

pembukuan dan dokumen-dokumen pendukung serta

pengelompokan transaksi keuangan perusahaan.

b. Menyelenggarakan sistem akuntansi yang efektif dan

efisien serta melakukan prosedur pencatatan pembukuan

dari bukti-bukti transaksi sampai penyusunan laporan

keuangan.

c. Membuat perhitungan pajak yang harus dibayar oleh

perusahaan.

d. Mengatur kebijakan dan mengevaluasi penggunaan

keuangan perusahaan.

9. Administrasi Keuangan

Tugas dan tanggung jawab dari Administrasi Keuangan adalah :

a. Memberikan segala keperluan perusahaan dalam bidang

keuangan.

b. Tanggung jawab terhadap manager keuangan.

59

c. Perencanaan untuk menambah kas perusahaan, serta

menghitung dan menganalisa pinjaman perusahaan dan

pajak yang harus dibayar.

10. Bagian Import

Tugas dan tanggung jawab dari Bagian Import adalah :

a. Melakukan pemesanan barang kepada supplier.

b. Mengecek invoice dengan packing list pengiriman barang

dari supplier.

c. Melakukan klaim kepada supplier apabila terdapat :

i. Ketidaksesuaian antara barang yang diterima dengan

packing list.

ii. Ketidaksamaan packing list dengan invoice.

iii. Kerusakan pada barang yang diterima karena cacat

produksi atau pengemasan yang kurang baik sehingga

mengakibatkan kerusakan dalam pengiriman.

d. Membuat laporan pembelian kepada Kepala Bagian

Penjualan.

11. Salesman

Tugas dan tanggung jawab dari Salesman adalah :

a. Memperkenalkan produk-produk terutama produk baru

kepada pelanggan.

b. Menerima pesanan barang di luar kantor.

60

c. Melakukan konfirmasi pemesanan dengan mengecek

ketersediaan barang langsung kepada Kepala Bagian

Penjualan atau mengecek berdasar jumlah stok yang ada.

d. Membuat laporan penjualan harian kepada Kepala Bagian

Penjualan.

12. Administrasi Penjualan

Tugas dan tanggung jawab dari Administrasi Penjualan adalah :

a. Bertanggung jawab untuk proses pemesanan dari

pelanggan sampai pengiriman ke pelanggan beserta

pengaturan administrasinya.

b. Membuat surat pengantar barang dan faktur penjualan.

c. Membuat laporan penjualan bulanan dan bertanggung

jawa kepada Kepala Bagian Penjualan.

13. Bagian Gudang

Tugas dan tanggung jawab dari Bagian Gudang adalah :

a. Mengecek jumlah dan kondisi setiap barang yang masuk

ke gudang.

b. Mempersiapkan barang yang akan dikirim.

c. Mencatat setiap kegiatan penerimaan dan pengeluaran

barang di gudang.

d. Bertanggung jawab atas jumlah barang dan kondisi barang

di gudang.

e. Bertanggung jawab atas setiap barang yang masuk dan

keluar dari gudang.

61

f. Mengatur penempatan barang di gudang.

g. Membuat laporan stock list barang di gudang kepada

Kepala Bagian Penjualan.

14. Teknisi

Tugas dan tanggung jawab dari Teknisi adalah :

a. Memeriksa dan melakukan perbaikan terhadap kerusakan

produk kepada pelanggan.

b. Bertanggung jawab terhadap service yang diberikan pada

produk pelanggan.

c. Membuat laporan service dan spare part yang diganti dan

bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Service.

3.3 TATA LAKSANA / PROSEDUR YANG SEDANG BERJALAN

Berikut ini akan ditampilkan tata laksana atau prosedur kegiatan pada

CV. Universal :

3.3.1 Analisa Proses Pembelian

1. Bagian Import akan menerima Purchase Order (PO) dari Bagian

Penjualan, yang diterbitkan oleh pelanggan.

2. Bagian Import akan menghubungi supplier untuk melakukan negosiasi

harga.

3. Setelah pasti Bagian Import akan membuat surat order pembelian atau

Purchase Order (PO).

4. Supplier akan akan menerima PO tersebut dan memeriksa apakah PO

tersebut valid atau tidak.

62

5. Bila tidak valid, maka PO tersebut akan dikembalikan.

6. Bila valid maka supplier akan melakukan konfirmasi order untuk

mencegah terjadinya kesalahan pengiriman.

7. Bagian Import mengirim fax atau e-mail untuk menanyakan ongkos

kirim menggunakan kapal laut dan besarnya biaya asuransi bila terjadi

kecelakaan.

8. Supplier mengirim barang yang diminta beserta Bill of Leading (B/L)

atau surat jalan, faktur, dan packing list (daftar barang).

9. Setelah barang dikeluarkan dari pelabuhan, maka barang beserta PIB

yang berisi besarnya biaya bea masuk, PPh import, dan jasa

pengeluaran barang dikirim.

10. Bagian Gudang memeriksa barang dengan bantuan Bagian Import.

11. Jika barang telah sesuai dan memenuhi standar kualitas maka akan

dibuat tanda terima 3 rangkap yang masing-masing rangkap akan

diberikan kepada Bagian Pembukuan, Bagian Import, Bagian Gudang.

12. Jika barang tidak sesuai atau tidak memenuhi standar kualitas, maka

Bagian Import akan mengirimkan surat kepada supplier.

13. Bagian Pembukuan akan menerima tanda terima dan diarsipkan.

14. B/L diterima oleh Bagian Import kemudian dicatat ke dalam jurnal.

15. Lalu faktur, daftar barang, dan PIB akan diberikan ke Bagian Import.

16. Bagian Import menerima faktur, tanda terima, dan PIB, kemudian

dilakukan pemeriksaan.

17. Setelah diperiksa faktur, tanda terima, dan PIB dikirim ke Bagian

Keuangan.

63

18. Bagian keuangan menerima faktur, tanda terima, dan PIB tersebut

untuk diperiksa kesesuaiannya.

19. Dari faktur dan tanda terima tersebut Bagian Keuangan akan membuat

daftar tagihan.

20. Bagian keuangan melakukan pembayaran dengan menggunakan

telegraphic transfer.

21. Daftar tagihan, PIB, tanda terima, dan faktur diarsipkan dan

pembayaran dicatat ke dalam buku kas.

3.3.2 Analisa Proses Penjualan

1. Bagian Penjualan akan menerima permintaan penawaran harga barang

dari pelanggan dan menerbitkan surat penawaran yang dikirim kepada

pelanggan tersebut. Pelanggan akan memeriksa surat penawaran

tersebut dan memutuskan apakah akan melakukan pemesanan barang

atau tidak.

2. Bila pelanggan memutuskan untuk melakukan pemesanan, maka

pelanggan menerbitkan PO (Purchase Order).

3. Bagian Penjualan akan menerima PO dari pelanggan tersebut dan

memeriksa apakah PO tersebut valid atau tidak.

4. Bila tidak valid, maka PO tersebut akan dikembalikan kepada

pelanggan. Bila valid, maka diteruskan ke bagian Administrasi

Penjualan.

64

5. Bagian Administrasi Penjualan akan membuat Surat Pengiriman

Barang (SPB) empat rangkap, Invoice empat rangkap, dan Faktur Pajak

dua rangkap.

6. Satu rangkap salinan SPB akan disimpan oleh Bagian Penjualan dan

tiga rangkap lainnya diberikan ke Bagian Gudang.

7. Dua rangkap Faktur Pajak diberikan ke Bagian Keuangan dan

dilakukan pemeriksaan.

8. Jika benar maka Faktur Pajak tersebut dikirimkan ke Bagian Gudang.

9. Setelah Bagian Gudang menerima tiga rangkap SPB, satu rangkap

salinan disimpan sebagai arsip dan Bagian Gudang segera

mempersiapkan barang-barang sesuai SPB tersebut.

10. Setelah barang siap, maka barang beserta dua rangkap SPB, dua

rangkap Invoice, dan dua rangkap Faktur Pajak dikirimkan kepada

pelanggan.

11. Setelah pelanggan menerima barang, selanjutnya diperiksa oleh bagian

gudang pelanggan.

12. Bila ternyata barang yang dikirim tidak sesuai dengan pesanan, maka

barang, SPB, Faktur Pajak, dan Invoice akan dibawa pulang kembali.

13. Lalu SPB, Faktur Pajak, dan Invoice diperiksa kembali oleh Bagian

Pejualan dan kemudian dibatalkan.

14. Bila barang yang diterima sesuai pesanan, maka kepala gudang

menandatangani SPB asli.

65

15. Setelah itu dua rangkap SPB, dua rangkap Invoice, dan dua rangkap

Faktur Pajak diterima oleh Bagian Administrasi pelanggan untuk

melakukan pembayaran.

16. Terdapat dua metode pembayaran yaitu pembayaran tunai dan

pembayaran kredit.

17. Jika pelanggan membayar secara tunai, maka dua rangkap Invoice, satu

rangkap salinan SPB, dan satu rangkap salinan Faktur Pajak akan

diserahkan kepada pelanggan sebagai bukti pembayaran.

18. Satu Faktur Pajak asli beserta uang dan SPB asli yang telah

ditandatangani oleh kepala gudang pelanggan dibawa CV. Unviersal

dan diberikan ke Bagian Keuangan untuk diperiksa, kemudian dicatat

ke dalam jurnal.

19. SPB asli diberikan ke Bagian Gudang CV. Universal dan disimpan

sebagai arsip.

20. Jika pelanggan membayar secara kredit, maka satu rangkap SPB, satu

rangkap Invoice, dan satu rangkap Faktur Pajak dipegang oleh

pelanggan.

21. Sedangkan satu rangkap SPB asli yang telah ditandatangani kepala

gudang pelanggan, satu rangkap Invoice asli, dan satu rangkap Faktur

Pajak asli dibawa kembali oleh CV. Universal.

22. SPB asli diberikan ke Bagian Gudang untuk diarsipkan.

23. Faktur Pajak asli dan Invoice asli diberikan ke Bagian Keuangan dan

disimpan untuk melakukan penagihan ke pelanggan.

24. Pada saat penagihan, Faktur Pajak asli dan Invoice asli ditunjukkan.

66

25. Setelah pelanggan melakukan pembayaran, Invoice asli disimpan oleh

pelanggan.

26. Faktur Pajak asli beserta uang diberikan ke Bagian Keuangan dan

dilakukan pemeriksaan, kemudian dicatat ke dalam jurnal.

3.4 DIAGRAM ALIR DOKUMEN SISTEM YANG BERJALAN

67

Proses Penjualan

Penjualan Keuangan GudangPelanggan

Membuat PO

Ya

PengecekanPO

Ya

PO

Membuat SPB,Invoice, Faktur Pajak

PO

ValidTidak

Pengecekan SuratPenawaran

START

Membuat suratpenawaran

Tidak

Permintaanpenawaran harga

Setuju

43

21

SPB

4

32

1Invoice

2FakturPajak

T

43

2SPB

2Invoice

1

1

43

Invoice

2FakturPajak

Pemeriksaan

ValidTidak

T

T

2FakturPajak

T

Mempersiapkanbarang

43 BarangSPB

2

2

Kirim

2

68

Proses Penjualan

Penjualan Keuangan GudangPelanggan

2

PeriksaBarang

Cocok

TTDSPB

Ya

Barang

4

2

3

FakturPajak

43Invoice

SPB

Periksa

Batalkan

Bayar

Tunai

4

2

3SPB

4

FakturPajak

3Invoice

Ya

3

Uang

43

Invoice

2FakturPajak

T

3

Terimadan

Periksa

Jurnal

4Invoice

2FakturPajak

4SPB

Tidak

3SPB

3Invoice

FakturPajak

T

Penagihan saatjatuh tempo

Bayar

3Invoice

T

FakturPajak

Uang

Terimadan

Periksa

Jurnal4

4

T

T

Gambar 3.2 Diagram Alir Proses Penjualan

69

Proses Pembelian

PembukuanImport Supplier Gudang KeuanganPenjualan

START

Mengirim PO

Menerima PO

Nego hargadengan Supplier

Membuat PO PengecekanPO

Valid

PO

PO

MelakukanKonfirmasi Order

Menanyakanongkos kirim

MempersiapkanBarang

Barang

SuratJalan

Faktur

DaftarBarang

PIB

B / L

Kirim

PeriksaBarang

Cocok

Ya

Tidak

1

Ya

Tidak

2

1

Membuat Suratuntuk Supplier

Surat

2

MembuatTanda Terima

2

70

Proses Pembelian

PembukuanImport Supplier Gudang KeuanganPenjualan

2

32TandaTerima

34

T

3

2TandaTerima

4

B / L

PIB

Faktur

Periksa

3TandaTerima

DaftarBarang

Terima

Jurnal

3TandaTerima

Faktur

PIB

Periksa

MembuatDaftar Tagihan

DaftarTagihan

Pembayaran

DaftarTagihan3

TandaTerima

T

Faktur

PIB

Buku Kas

Catat kedalam

Buku Kas

T

Gambar 3.3 Diagram Alir Proses Pembelian

71

3.5 PERMASALAHAN YANG DIHADAPI

1. Program lama yang berbasis DOS dirasa sudah tidak efisien lagi dan

tidak sesuai dengan kebutuhan user. Sehingga berakibat pada program

tersebut pada akhirnya sangat jarang digunakan, dan seluruh kegiatan

transaksi serta data-data dicatat dan disimpan di dalam buku transaksi

seacara manual.

2. Karena seluruh kegiatan transaksi dan data-data disimpan dalam buku-

buku sehingga akan terjadi penumpukan buku transaksi. Hal ini tentu saja

menjadi masalah khususnya yang mana ingin pemyimpanan data dalam

bentuk yang lebih ringkas sehingga tidak terlihat menumpuk dan susah

dicari.

3. Data yang ada dan ditulis dalam buku tidak mempunyai back up data,

sehingga bila terjadi bencana alam seperti banjir dan kebakaran maka

data yang ada pada perusahaan tidak dapat lagi dicari dan ditelusuri.

4. Pengadaan informasi tentang persediaan barang yang kurang akurat

karena belum adanya jadwal pengecekan stok yang teratur.

3.6 ALTERNATIF PEMECAHAN MASALAH

Sampai saat ini usaha CV.Universal masih tetap berjalan dengan baik.

Namun dengan adanya sistem basisdata, CV. Universal dapat membuat sistem

kerja mereka lebih efisien dan mengurangi biaya dan waktu yang terbuang.

Apalagi sekarang ini persaingan bisnis semakin ketat sehingga diperlukan

kecepatan dalam mendapatkan informasi yang tepat. Hal tersebut bisa

diwujudkan dengan sistem basisdata.

72

Membangun suatu aplikasi basisdata yang dapat memenuhi kebutuhan

data yang sebelumnya tersebar di berbagai sistem informasi konvensional yang

belum terkoordinasi dan terintegrasi dengan baik merupakan jawaban yang tepat

untuk menunjang proses bisnis. Penyimpanan data menggunakan disket atau CD

akan lebih ringkas jika dibandingkan dengan mengarsipkan dalam bentuk buku.

Selain itu, aplikasi basisdata ini juga menyediakan sistem pengontrolan

inventory, sehingga bisa dengan mudah mengetahui banyaknya barang yang

masih tersedia.

3.7 ANALISA SWOT DARI SISTEM YANG DIUSULKAN

Analisa SWOT (Strength, Weakness, Opportunities and Threats) pada

CV. Universal adalah sebagai berikut :

1. Strength

a. Pengembangan sistem yang didukung penuh oleh manajemen

b. Pemakaian teknologi yang baik dalam mendukung proses bisnis

perusahaan

2. Weakness

a. SDM dalam bidang teknologi informasi masih kurang handal,

sehingga memerlukan waktu dan biaya untuk pelatihan pegawai.

3. Opportunities

a. Mampu menyediakan data yang akurat dan up to date.

b. Semakin berkembangnya teknologi.

c. Pengaksesan aplikasi semakin mudah selama komputer berada

dalam 1 jaringan.

73

d. Memanfaatkan teknologi informasi untuk mengembangkan

kinerja perusahaan

4. Threats

a. Ancaman dari virus.

b. Kehilangan data akibat kerusakan hardware.