5/24/2018 BAB 17

1/9

351

BAB 17

PENGAWALAN

OBJEKTIF BAB

Setelah mengikuti bab ini, anda seharusnya dapat:1. Mendefinisikankawalan dan pengawalan.2. Menjelaskan langkah-langkah yang terlibat dalam proses

pengawalan,3. Menyenarai dan menjelaskan jenis-jenis pengawalan yang

boleh diamalkan oleh sesebuah organisasi.

17.1 PENGENALAN

Seperti yang telah kita bincangkan dalam bab-bab yang lalu, terdapatempat fungsi pengurusan yang perlu dilaksanakan oleh para pengurus.Fungsi-fungsi tersebut ialah perancangan, pengorganisasian, pengaruh,dan pengawalan. Tiga fungsi telah kita bincang dengan terperinci dalambab-bab yang lepas. Fungsi terakhir yang akan dibincangkan dalam babini ialah pengawalan.

17.2

DEFINISI KAWALAN

Bila kita menyebut kawalan, ramai yang mengaitkannya dengan perkara-perkara seperti sekatan, berjaga-jaga atau berhati-hati. Adakah tanggapanini tepat? Sekarang mari kita lihat apa sebenarnya yang dimaksudkandengan kawalan. Kawalan dari aspek pengurusan bermakna usahamenjadikan sesuatu seperti yang telah dirancang. Makapengawalanpulamerupakan proses yang dilalui oleh seseorang pengurus dalam membuatkawalan.

Menurut Robert Mockler, pengawalan ialah satu usaha yang sistematiktentang bagaimana pihak pengurusan membandingkan prestasi dengan

piawai yang telah ditetapkan (Certo, 1997). Prestasi juga dibandingkandengan perancangan, atau objektif organisasi. Tujuan perbandingan iniialah untuk melihat sama ada apa yang telah kita capai selari atau tidakdengan apa yang telah kita rancangkan. Seterusnya jika pencapaian kitatidak memenuhi piawai dan objektif yang ditetapkan maka tindakanpembetulan perlu dilakukan.

5/24/2018 BAB 17

2/9

352

Supaya anda lebih memahami penerangan di atas, cuba teliti contoh yangakan diberikan ini. Sebagai seorang operator pengeluaran di sebuahkilang yang membuat cip komputer, Amin mesti merekodkan jumlah cip

yang siap dikeluarkan setiap hari supaya tahap pengeluaran setiap minggudapat ditentukan. Jika syarikatnya telah meletakkan tahap pengeluaranseorang operator ialah 50 unit sehari, maka Amin harus berupayamenghasilkan 50 cip setiap hari. Jika jumlah yang dikeluarkannya adalahkurang daripada jumlah yang telah ditetapkan maka penyelianya perlumengkaji kenapa hal ini berlaku. Adakah Amin tidak sihat? Atau semakinmalas? Atau mungkin mesin yang digunakannya sering rosak? Suatutindakan pembetulan perlu dilakukan segera. Jika Amin sakit janganlahdibiarkan dia datang bekerja. Jika malas mungkin perlu diberikanmotivasi supaya bersemangat semula. Jika mesin rosak mungkin perludibaiki segera atau diganti mesin yang baru. Inilah yang dikatakanpengawalan. Saya pasti anda tiada masalah untuk memahaminya.

Sekiranya anda masih kurang jelas, jangan bimbang. Teruskan membacabahagian berikutnya.

Sekarang kita akan bincangkan tentang proses kawalan dengan lebihlanjut. Sebelum itu anda harus tahu bahawa pengawalan adalah satusubsistem kepada keseluruhan sistem pengurusan. Rajah 17.1menunjukkan komponen-komponen yang terkandung dalam subsistempengawalan.

Rajah 17.1Hubungan di antara Keseluruhan Sistem Pengurusan dan

Subsistem Pengawalan

Sumber: Certo. (1997).Modern management, 457.

17.3 PROSES KAWALANMerujuk kepada Rajah 17.2, terdapat tiga peringkat proses kawalan, iaitumengukur prestasi, perbandingan prestasi dengan piawaian, dan tindakanpembetulan. Sekarang, kita akan membincangkan peringkat-peringkattersebut dengan lebih terperinci.

Input

Proses

Output

Input

Proses

Output

KESELURUHAN SISTEMPENGURUSAN

SUB SISTEM

KAWALAN

5/24/2018 BAB 17

3/9

353

Rajah 17.2Subsistem Pengawalan

I N P U T

Bahag ian -bahag ian da lamorganisasi :1 . S u m b e r m a n u s ia2 . W an g3 . B a h a n m e n t a h4 . Mesin

P ROS E S (P r os e s Kaw al an)

Ker jad i t e ruskan

T ia d a tin d ak anpembe tu lan y angpe r lu d i l akukan

Kawa lanbe rmu la M e n g u k u r

prestasi

M e m b a n d i n g k a npre s t a s i dengan

p iawa i

Pre s t a s i menepa t ip i awa i

Prestasi t idakm e m e n u h i

p iawa iT in d ak pe m be tu la n

d ibua t : menukarpe lan , pen ye l i aan ,

a t au gay akep imp inan

O U T P U T

Situasi ker jay ang barube rmu la

Sumber: Certo. (1997). Modern management, 458.

(a) Mengukur PrestasiSebelum para pengurus menentukan apakah yang perlu dilakukan untukmenjadikan organisasi lebih cekap dan berkesan, pertama pengurus perlumengukur prestasi organisasi. Walau bagaimanapun sebelum pengukurandibuat, mereka mestilah tahu bagaimana mengukur dan apa atau siapayang hendak diukur. Oleh itu, mari kita kaji langkah pertama dalamproses kawalan ini dengan lebih lanjut.

1. Kaedah Pengukuran PrestasiPengurus perlu menentukan bagaimana mengukur dan berapa kerappengukuran perlu dibuat. Cara bagaimana pengukuran dibuat biasanyabergantung kepada piawai yang ditetapkan. Ia mungkin melibatkan datatentang unit pengeluaran, jumlah ringgit yang diperoleh, jumlah bahanyang digunakan, jumlah kesilapan yang dilakukan, jumlah keuntungan,dan pendapatan daripada pelaburan. Sebagai contoh, cuba kaitkandengan tugas yang perlu dilakukan oleh seorang jurujual. Pertamapastikan apakah pengukuran yang boleh mencerminkan prestasi jurujual- seperti jumlah jualan atau unit produk yang dijual. Kemudian barulahpengurus mendapatkan rekod yang menunjukkan jumlah jualan ataujumlah produk yang berjaya dijual oleh pekerja.

5/24/2018 BAB 17

4/9

354

SOALAN DALAM TEKS 17.1

1. Nyatakan tiga langkah-langkah pengawalan.

Semak jawapan anda di akhir bab ini.

2. Kaedah Pengukuran PrestasiPengurus perlu faham bahawa terdapat berbagai-bagai aktiviti yang perludibuat pengukuran. Maka pengurus perlu berhati-hati dalam menentukanapa yang sepatutnya diukur. Sebagai contoh untuk mengawal inventori,pengurus boleh merujuk kepada jumlah dan jenis inventori yang ada.

(b) Perbandingan Prestasi dengan PiawaiSetelah pengukuran prestasi dibuat, langkah kedua iaitu perbandinganprestasi dengan piawai dilakukan. Seperti yang anda semua sedia maklum,piawai ialah satu tahap aktiviti yang dijadikan sebagai model untukmenilai prestasi. Secara ringkasnya piawai bolehlah dikatakan sebagaikayu pengukur (yardsticks) dalam menentukan sama ada prestasiorganisasi adalah baik atau tidak.

Penilaian ini boleh dibuat ke atas organisasi secara keseluruhan atau keatas aktiviti segolongan individu yang bekerja di dalam organisasi.Sebahagian daripada anda mungkin berpengalaman dalam pekerjaantertentu. Anda sudah tentu dapat fikirkan beberapa jenis piawai yangsering digunakan dalam organisasi anda. Cuba lihat piawai-piawai dibawah. Anda tentu telah biasa dengan beberapa piawai ini.

(i) Piawai keuntungan. Piawai ini secara amnyamenunjukkan berapa banyak keuntungan yang akandidapati dalam tempoh masa tertentu.

(ii) Piawai kedudukan pasaran. Ini merupakan piawai yangmenunjukkan bahagian jumlah jualan yang ingin dicapaioleh organisasi dalam sesuatu pasaran berbanding jualanoleh pesaing.

(iii) Piawai produktiviti. Piawai produktiviti menunjukkanberapa banyak hasil yang perlu dikeluarkan oleh setiapbahagian dalam organisasi.

(iv) Piawai kepimpinan produk. Katakan organisasi andaingin menjadi syarikat terunggul dalam inovasi produk.

5/24/2018 BAB 17

5/9

355

Maka cara-cara bagaimana objektif ini boleh dicapaiditunjukkan melalui piawai kepimpinan produk.

SOALAN DALAM TEKS 17.2

1. Setelah membincangkan tajuk ini dengan panjanglebar, mari kita uji kefahaman anda denganmencuba latihan berikut:(i) Sebagai seorang guru, apakah piawai yang

digunakan untuk menunjukkan bahawa pelajaranda seorang yang cemerlang?

(ii) Katakan anda bekerja di kaunter jualan tiketsebuah syarikat penerbangan. Nyatakan dua

piawai yang boleh ditetapkan oleh majikananda bagi memastikan prestasi perkhidmatanyang diberikan adalah baik?

(iii) Apa pula piawai yang digunakan oleh seorangjurutera yang terlibat dalam pembinaan sebuahbangunan?

Semak jawapan anda di akhir bab ini.

(C) Tindakan Pembetulan

Setelah perbandingan dibuat dan hasilnya didapati memenuhi piawaiyang ditetapkan maka pembetulan tidak perlulah dibuat lagi. Kerja-kerjayang baik ini haruslah diteruskan, tetapi sekiranya prestasi tidak samadengan piawai, tindakan pembetulan mesti dilakukan. Tindakanpembetulan ini bertujuan membawa prestasi organisasi ke tahap piawaisupaya matlamat organisasi secara keseluruhannya boleh dicapai.Bagaimanapun, sebelum tindakan pembetulan ini dilakukan, pengurusperlu memastikan piawai yang betul digunakan dan pengukuran prestasiadalah sah serta boleh dipercayai (valid and reliable).

1. Mengenali MasalahMasalah merupakan faktor yang perlu dihapuskan kerana ia menghalangpencapaian matlamat organisasi. Bagaimanapun pengurus seringmenghadapi kesukaran dalam menentukan masalah apakah yang wujudsebenarnya. Adakah sikap pekerja yang suka ponteng merupakan satumasalah?

5/24/2018 BAB 17

6/9

356

2. Mengenali SimptomTanda-tanda yang menunjukkan bahawa sesuatu masalah wujud di dalam

organisasi dikenali sebagai simpton. Berhubung dengan soalan di atas,apa pula pandangan anda sekarang? Ponteng kerja satu simpton? Andamungkin keliru. Jangan bimbang. Cuba fahamkan analogi berikut.

Imbas kembali pertemuan anda dengan doktor anda suatu masa dahulu.Anda mengadu pada doktor bahawa anda tidak dapat pergi bekerjaseperti biasa kerana sakit kepala, hidung tersumbat, dan bersin berkali-kali. Doktor memberitahu bahawa anda sedang mengalami demamselesema akibat serangan virus. Sekarang cuba fikirkan apa sebenarnyamasalah anda? Sakit kepala atau di serang virus? Ya, kalau di rujukkepada takrif di atas, sakit kepala adalah simpton kepada masalah andayang sedang di serang virus selesema. Virus selesema ini menghalang

anda dari pergi bekerja. Kesimpulannya bagi analogi ini ialah

(i) anda ingin pergi bekerja sebagai matlamat.(ii) tetapi dihalang kerana di serang virus selesema sebagai

masalah.(iii) dan tanda-tanda selesema ditunjukkan oleh sakit kepala,

hidung tersumbat dan berhingus, serta bersin sebagaisimptom.

17.4 JENIS-JENIS KAWALAN

Setelah memahami proses kawalan, kita lihat pula jenis-jenis kawalan.

Terdapat tiga jenis kawalan yang boleh digunakan.

(a) Kawalan AwalMula-mula kita bincangkan jenis kawalan yang pertama. Apabilapengurus membuat kawalan sebelumsesuatu aktiviti dilaksanakan makaia dikatakan membuat kawalan awal atau dikenali juga dengan namakawalan hadapan (feed-forward control). Pengurus yang mengamalkankawalan awal sering kali terlibat dalam membuat polisi, prosedur, danperaturan-peraturan yang menghapus tingkah laku atau gelagat yang tidakdiingini. Dengan kata lain kawalan awal bertujuan mengelak daripadamelakukan kesilapan. Sebagai contoh, katakan anda menjadi pengurus di

syarikat yang mengedarkan kertas dan alat tulis. Anda dapati syarikatanda telah memperoleh kontrak mengedarkan kertas dan alat tulis bagiseluruh pejabat kerajaan di negeri-negeri utara Semenanjung bagi tahun1999. Memandangkan inilah pertama kali syarikat anda mendapat tenderyang begitu besar, anda perlu bertindak sesuatu agar tidak ada masalahyang akan wujud. Maka, antara tindakan yang anda boleh lakukan ialah

5/24/2018 BAB 17

7/9

357

dengan mula mengambil pekerja tambahan pada akhir tahun 1998.Pengambilan pekerja tambahan ini boleh mengelakkan kelambatanmenghantar peralatan yang diperlukan pada masa yang ditetapkan. Selain

itu anda juga mungkin perlu menambah bilangan kenderaan yang akandigunakan untuk membuat penghantaran.

Kawalan awal ini memang baik kerana pihak pengurusan berupayamengelak sebarang masalah tetapi kawalan jenis ini bukan sahajamemerlukan maklumat yang tepat tetapi maklumat tersebut mestilahpada masa yang tepat juga. Memandangkan pengurus mungkin sukarmelaksanakan kawalan awal kerana sukar mendapat maklumat yang tepatini maka kawalan-kawalan jenis lain perlu digunakan.

(b) Kawalan SemasaJenis kawalan yang kedua pula ialah kawalan semasa (concurrent control).Kawalan ini dilakukansemasasesuatu kerja dilaksanakan. Bila kawalandibuat semasa sesuatu kerja sedang dilaksanakan, pihak pengurusanboleh membuat pembetulan segera sebelum kesilapan yang lebih terukberlaku. Cara ini dapat menjimatkan kos pembetulan. Ia bukan sahajadibuat ke atas prestasi individu atau pekerja tetapi juga ke atas sumber-sumber bukan manusia seperti peralatan, mesin, dan susun-atur pejabat.Contoh yang ketara ialah bila pengurus mendapati ada pekerja yangmembuat kerja sambil lewa dan dia membuat teguran. Selain itu kita jugaboleh mengambil contoh program-program komputer. Kadang kala kitamungkin tersilap menggunakan arahan, program berkenaan akanmelakukan kawalan semasa dengan menolak arahan yang kita beri dan

mungkin akan memberitahu kesilapan yang kita telah lakukan. Walaupunkawalan semasa menjadikan perjalanan sesuatu aktiviti tergendala tetapitempoh yang tergendala itu ialah pada tahap yang minimum.

(c) Kawalan Maklum BalasYang terakhir ialah kawalan maklum balas (feedback control). Ia adalahkawalan yang paling popular. Kawalan jenis ini dibuat selepasorganisasimelaksanakan aktiviti-aktivitinya dan hasil telah diperoleh, iaitu apabilapekerja siap menyelesaikan tugas yang diberi. Pengurus akan mengambiltindakan pembetulan selepas melihat pencapaian organisasi selepastempoh masa tertentu. Keadaan ini seolah-olah seperti mengunci pintu

rumah sesudah pencuri melarikan barangan. Walau bagaimanapun,kawalan selepas ini mempunyai kebaikannya sendiri jika dibandingkandengan dua jenis kawalan yang terdahulu. Pertama, ia dapat memberimaklumat tentang keberkesanan perancangan yang telah dibuat. Jikamaklum balas yang diterima menunjukkan cuma terdapat perbezaan yangkecil antara piawai dan prestasi sebenar maka, perancangan dikira sebagai

5/24/2018 BAB 17

8/9

358

mencapai sasaran. Jika sebaliknya, maka pengurus perlulah mengambilkira perbezaan yang ketara ini sebagai panduan bila membuatperancangan yang baru supaya perancangan yang lebih berkesan

dihasilkan. Kebaikan yang kedua ialah ia boleh meningkatkan tahapmotivasi pekerja. Secara amnya, para pekerja ingin mendapatkan maklumbalas tentang prestasi kerja mereka. Maklum balas ini akan hanyadiperoleh selepas satu tempoh masa, iaitu apabila pekerja selesaimenjalankan tugas-tugas mereka.

17.5 RUMUSAN

Setelah anda mengikuti perbincangan terakhir fungsi pengurusan iaitupengawalan, bukanlah bermakna perbincangan kita tentang pengurusantelah selesai. Masih banyak lagi dan isu-isu pengurusan yang boleh kitakaji. Walau bagaimanapun apa yang telah diketengahkan melalui modul

ini boleh dijadikan panduan sebagai asas kepada teori pengurusan.

SOALAN PENILAIAN KENDIRI

1. Jelaskan hubungan antara perancangan dan pengawalan.2. Huraikan tiga jenis kawalan yang digunakan oleh pengurus. Bagi

setiap jenis, berikan contoh yang bersesuaian.

Semak jawapan anda di akhir modul kursus ini.

JAWAPAN SOALAN DALAM TEKS

SDT 17.1

Tiga langkah dalam proses kawalan ialah

(i) Mengukur prestasi.(ii) Perbandingan prestasi dengan piawai.(iii) Tindakan pembetulan.

5/24/2018 BAB 17

9/9

359

SDT 17.2

(i) Keputusan peperiksaan yang mendapat kepujian (A) atau dapatmenjawab soalan secara spontan apabila di soal dalam kelas.

(ii) Dapat memberi perkhidmatan yang cekap (lima minit setiappelanggan yang berurusan di kaunter), dan tidak berlakupertindihan maklumat jadual penerbangan.

(iii) Bangunan yang mematuhi spesifikasi dan selamat diduduki.