BA - Feira de Santana - PSF - Avaliação 2015

Missão da SGA: Prover recursos humanos, logísticos, orçamentários e financeiros, de forma acessível, tempestiva e com

qualidade para que a AGU cumpra sua missão institucional. 1

ADVOCACIA-GERAL DA UNIÃO

SECRETARIA-GERAL DE ADMINISTRAÇÃO

Relatório de Avaliação

Instalação BA - Feira de Santana - PSF

Endereço da Instalação Rua Adenil Falcão, 1028

Bairro Brasília Feira de Santana/BA – CEP 44088-642

Unidade: Procuradoria Seccional Federal em Feira de Santana

2015


Missão da SGA: Prover recursos humanos, logísticos, orçamentários e financeiros, de forma acessível,

tempestiva e com qualidade para que a AGU cumpra sua missão institucional. 2

SUMÁRIO

SUMÁRIO ................................................................................................................................... 2

METODOLOGIA.......................................................................................................................... 3

MAPEAMENTO DA INSTALAÇÃO ............................................................................................... 4

MAPEAMENTO DA UNIDADE .................................................................................................... 4

QUADRO DE AVALIAÇÃO ........................................................................................................... 5

RELATÓRIO DE CUSTOS ............................................................................................................. 6

CHECK LIST ................................................................................................................................. 7

ANEXO I – FOTOS ..................................................................................................................... 14

ANEXO II – PLANTA BAIXA ....................................................................................................... 24


Missão da SGA: Prover recursos humanos, logísticos, orçamentários e financeiros, de forma acessível,

tempestiva e com qualidade para que a AGU cumpra sua missão institucional. 3

METODOLOGIA

Desde de 2012 a Secretaria-Geral de Administração (SGA) da Advocacia-Geral da

União (AGU) aplica a metodologia baseada em checklist, que é uma ferramenta de fácil aplicação, para qualificar o local e as condições de trabalho, além de servir como parâmetro para as melhorias e avaliações futuras.

A aplicação do checklist se dá a partir da visita ao local. Com a ferramenta em mãos, passa-se por todos os setores e postos de trabalho observando os itens listados no checklist. Nesta fase é importante o acompanhamento dos responsáveis pelos setores em análise para facilitar o trabalho de coleta de dados.

O checklist utiliza a avaliação pelo questionamento de SIM e NÃO. Caso seja observado o atendimento ao item marca-se um X na coluna SIM, caso contrário, marca-se um X na coluna NÃO.

A coluna observação é destinada para comentários e/ou considerações sobre o item abordado, como por exemplo, a explicitação da não-conformidade ou a indicação do local onde foi identificado o risco. Esta coluna deve ser preenchida a fim de facilitar posteriormente a indicação da medida corretiva.

Quando um item não for aplicável deve ser marcado a coluna NA. Recomenda-se informar também uma justificativa para este fato.

Devem ser tiradas fotos dos locais, que auxiliarão na identificação do setor e dos recursos existentes. Quando algum item do checklist receber resposta negativa, recomenda-se que este fato seja registrado por meio de fotos, tendo o cuidado de identificá-las com o respectivo item do checklist. O registro fotográfico deve ser realizado com o consentimento das pessoas, para que estas não se sintam constrangidas com o fato.

Deverá também ser verificada a existência de plantas dos setores, contendo a localização dos equipamentos e mobiliários.

Para cada unidade ou escritório de representação deve ser preenchido um checklist. Caso uma instalação (prédio) contenha mais de uma unidade ou escritório de representação deve ser preenchido um checklist para cada um.

O resultado da análise de todos os checklists propiciará a elaboração do Painel de Prioridades que quantifica e qualifica as instalações bem como subsidia a elaboração da solicitação dos recursos orçamentários e financeiros e dos planos de ação para implantação de melhorias nas das unidades da Advocacia-Geral da União.


Missão da SGA: Prover recursos humanos, logísticos, orçamentários e financeiros, de forma acessível, tempestiva e com qualidade para que a AGU cumpra sua missão institucional. 4

MAPEAMENTO DA INSTALAÇÃO

Instalação:

BA - Feira de Santana - PSF Código do Centro de Custo da Instalação: 060600

Endereço da Instalação:

Rua Adenil Falcão, 1028 - Bairro Brasília – Feira de Santana – CEP 44088-642

Código RIP do prédio no SPIUnet: 3515.00223.500-1

Situação do Imóvel: Locado

Contrato de locação nº 001/2013 Quantidade de Pavimentos da Instalação (prédio): 02 Área total do prédio (m²): 3.500

Unidade Gestora (UG): 110096 - SAD/PE CNPJ Geral da AGU: 26.994.558/0001-23

*Marcar compartilhado apenas quando o imóvel pertencer a outro órgão público não pertencente à AGU.

MAPEAMENTO DA UNIDADE

Nome da unidade Instalada: Procuradoria Seccional Federal em Feira de Santana - BA Código do Centro de Custo da Unidade: 060601

Endereço da unidade: Rua Adenil Falcão, 1028 - Bairro Brasília – Feira de Santana – CEP 44088-642 Telefone: (75) 3612-2550

Fax: Não possui

Espaço Utilizado pela unidade (Quantidade de andares e Quantidade de salas): A unidade ocupa 2 andares com 12 salas, sendo 3 para servidores, 9 para procuradores, 01 copa, 6 banheiros

Área Operacional da unidade (m²): 440

CNPJ da unidade: Não possui

Titular: Exonerado conforme Portarias PGF nº 551 de 28/07/2015 E-mail:

Substituto: Exonerado conforme Portarias PGF nº 549 de 28/07/2015 E-mail:

Coordenador Administrativo: Nelsiane Magalhães Silva E-mail: [email protected]

Coordenador Administrativo Substituto: Eugenia Ribeiro dos Santos Silva E-mail: [email protected]

Quantidade de Advogados Públicos: 10 Procuradores Federais

Quantidade de Servidores Técnico-Administrativos: 15: 10 Cedidos e 05 do INSS

Quantidade de Estagiários: 16: 02 AGU NS (01 cedido pela PU/Ba), 06 INSS NS, 01 IFBaiano NS, 01 IBAMETRO NS, 06 INSS NM

Quantidade de Terceirizados: 4: 02 porteiros e 01 continuo AGU e 01 colaborador INSS

Outros Colaboradores:



QUADRO DE AVALIAÇÃO

NOTA DA UNIDADE - 2012

NOTA DA UNIDADE - 2013 22,64% RUIM

NOTA DA UNIDADE - 2014 53,10% REGULAR

NOTA DA UNIDADE - 2015 67,47% BOM

SUBITEM ITENS APLICÁVEIS Nº DE AFIRMATIVASINDICE DE

QUALIDADE OBTIDOCLASSIFICAÇÃO

1.1 Condições Físicas 5 5 100,00% ÓTIMO

1.2 Área da Unidade 4 3 75,00% BOM

1.3 Áreas Comuns 3 1 33,33% RUIM

1.4 Estacionamento 3 3 100,00% ÓTIMO

1.5 Manutenção Predial 2 2 100,00% ÓTIMO

1.6 Acessibilidade 3 1 33,33% RUIM

TOTAL DO ITEM 20 15 75,00% BOM

2.1 Instalações Hidráulicas 4 2 50,00% REGULAR

2.2 Instalações Elétricas 8 7 87,50% ÓTIMO

2.3 Ar Condicionado 5 3 60,00% REGULAR

2.4 Elevadores 0 0


3.1 Mobiliário 4 2 50,00% REGULAR

3.2 Almoxarifado 3 3 100,00% ÓTIMO

3.3 Veículos 4 3 75,00% BOM

3.4 Telefonia 5 2 40,00% RUIM

3.5 Serviços Terceirizados 6 4 66,67% BOM

3.6 Serviço de Locação de Impressora 6 4 66,67% BOM


4 Tecnologia da Informação 9 5 55,56% REGULAR

5 Gestão da Documentação e Informação 3 0 0,00% PÉSSIMO

6 Gestão Administrativa 6 6 100,00% ÓTIMO

AVALIAÇÃO FINAL 83 56 67,47% BOM

Quadro de Avaliação

Instalação: BA - Feira de Santana - PSF | Unidade: PSF

VISITAS TÉCNICAS - Secretaria-Geral de Administração - Diretoria de Planejamento Orçamento e Finanças

1 Imóvel

2 Gestão da Infraestrutura

ITEM DE CONTROLE

3 Gestão da Logística



RELATÓRIO DE CUSTOS

PI Nome PI JANEIRO FEVEREIRO MARÇO ABRIL MAIO JUNHO TOTAL GERAL

AGU0027 LOCACAO DE IMOVEIS R$ 5.804,03 R$ 5.804,03 R$ 5.804,03 R$ 9.005,53 R$ 5.804,03 R$ 32.221,65

AGU0032 SERVICOS DE VIGILANCIA R$ 2.850,00 R$ 2.350,00 R$ 2.350,00 R$ 17.537,40 R$ 25.087,40

AGU0033 SERVICOS DE AGUA E COLETA DE ESGOTO R$ 160,41 R$ 210,16 R$ 539,35 R$ 909,92

AGU0041 SERVICOS DE TELECOMUNICACOES R$ 129,41 R$ 185,34 R$ 149,13 R$ 177,43 R$ 156,81 R$ 185,43 R$ 983,55

AGU0047 SERVICOS DE PORTARIA R$ 4.527,52 R$ 4.527,52 R$ 4.527,52 R$ 13.582,56

AGU0052 SERVICOS DE ENERGIA ELETRICA R$ 1.724,18 R$ 2.251,54 R$ 2.338,59 R$ 2.636,06 R$ 2.390,50 R$ 2.280,72 R$ 13.621,59

AGU0057 SERVICOS DE AUXILIAR DE SERVICOS GERAIS R$ 1.986,02 R$ 1.986,02 R$ 1.986,02 R$ 1.986,02 R$ 7.944,08

AGU0059 MANUTENCAO E CONSERVACAO PREDIAL R$ 720,00 R$ 13.682,28 R$ 14.402,28

R$ 8.377,62 R$ 26.919,62 R$ 17.365,45 R$ 20.682,56 R$ 32.941,63 R$ 2.466,15 R$ 108.753,03

Posição em: 20 de agosto de 2015

Mês

TOTAL GERAL



CHECK LIST

ITEM DE CONTROLE Resposta OBSERVAÇÃO

1. Condições Físicas:

1.1. Condições Físicas:

1.1.1. O prédio está em bom estado de conservação? SIM

1.1.2. O prédio está bem localizado (próximo aos fóruns ou tribunais)? SIM

1.1.3. Os pisos, paredes e teto da edificação estão em boas condições de conservação?

SIM Apesar de termos passado por períodos de chuvas fortes que danificou algumas instalações, todas passaram por manutenção e foram recuperadas.

1.1.4. Os pisos e paredes das copas e banheiros são impermeabilizados e protegidos contra umidade?

SIM

1.1.5. Há ventilação e iluminação adequadas? SIM

1.2. Área da unidade:

1.2.1. A área ocupada pela unidade é suficiente para abrigar o efetivo (média de até 9m² de área útil para o trabalho individual)?

SIM Vale ressaltar que até o final de 2015 aumentaremos o efetivo, com a chegada de dois procuradores federais.

1.2.2. Existe área disponível na unidade para instalar novos servidores? SIM

1.2.3. O layout atual da unidade atende às necessidades? SIM

Estamos relocando o setor de protocolo e expedição no intuito de otimizar as atividades dos mesmos.

1.2.4. Na unidade existem salas de reunião? Quantas? NÃO

1.2.5. Todas as salas de reunião da unidade possuem computador e datashow instalados?

1.3. Áreas Comuns:

1.3.1. No prédio existem espaços comunicativos, tais como: murais, jornal interno e blog?

NÃO

1.3.2. No prédio já foi instalado um protocolo central unificado (PCU) que atenda a todas as unidades?

NÃO SE APLICA

1.3.3. O PCU realiza serviço de digitalização que atenda a todas as unidades? NÃO SE APLICA

1.3.4. No prédio existe uma área de convivência que atenda a todas as unidades?

SIM

1.3.5. Existe um arquivo central que atenda a todas as unidades? NÃO




1.4. Estacionamento:

1.4.1. O imóvel tem estacionamento para os veículos oficiais? SIM Vale ressaltar que não disponibilizamos de veículo oficial.

1.4.2. O imóvel tem estacionamento para os veículos de servidores (membros e administrativos) e visitantes?

SIM

1.4.3. O estacionamento tem controle de entrada (sistema automatizado ou posto de vigilância)?

SIM

1.5. Manutenção Predial:

1.5.1. Existe contrato para o serviço de manutenção predial? SIM

1.5.2. O serviço de manutenção predial é adequado? NÃO A empresa contratada realiza os atendimentos com atrasos recorrentes.

1.6. Acessibilidade:

1.6.1. Os acessos ao interior da edificação estão livres de barreiras arquitetônicas e de obstáculos que impeçam ou dificultem a acessibilidade de pessoas com deficiência?

NÃO

1.6.2. Há vagas para veículos que transportam pessoas com deficiência? NÃO

1.6.3. No prédio há banheiro acessível, com seus equipamentos e acessórios distribuídos de maneira que possam ser utilizados por pessoas com deficiência?

SIM

Hoje só possuímos um banheiro no térreo com

adaptações para portadores de deficiência;

1.6.4. Os elevadores oferecem condições de acessibilidade às pessoas com deficiência?

NÃO SE APLICA

2. GESTÃO DA INFRAESTRUTURA:

2.1. Instalações Hidráulicas:

2.1.1. As instalações sanitárias estão em perfeito estado de conservação? SIM

2.1.2. As torneiras nos banheiros são providas de sensores ou com fechamento automático?

NÃO

2.1.3. Os mictórios são providos de descarga? NÃO Não possuímos mictórios, todos os banheiros são equipados com vasos sanitários tradicionais.

2.1.4. Nos vasos sanitários as válvulas de descarga apresentam as opções 1 (líquido) e 2(sólido)?

NÃO

2.2. Instalações Elétricas:




2.2.1. Os quadros elétricos permanecem fechados e identificados? SIM

2.2.2. As luminárias estão em boas condições e funcionando? SIM

2.2.3. Há interruptores individuais nas salas para a iluminação? SIM

2.2.4. As tomadas são do padrão NBR 14136 (tomadas três orifícios de 4 mm ou 4,8 mm)? SIM

Antes do funcionamento da PSF todas as instalações elétricas foram revisadas pelo Setor de Engenharia da SAD/PE.

2.2.5. As tomadas estão identificadas quanto à voltagem? NÃO

2.2.6. As instalações dos equipamentos são feitas em tomadas individuais? (Não considerar inadequado o uso de réguas ou estabilizadores)

SIM

2.2.7. Os circuitos e equipamentos elétricos estão devidamente isolados? (Sem partes vivas expostas, isentas de contato com a água e protegidos contra impactos mecânicos e agentes corrosivos)

SIM

Vale ressaltar que durante as chuvas ocorridas na cidade durante o mês de maio/15, tivemos vazamentos nas instalações elétricas de uma sala da PSF, o que foi sanado na época.

2.2.8. Todos os computadores e impressoras estão com estabilizadores ou em rede estabilizada?

SIM

2.3. Ar Condicionado:

2.3.1. A unidade possui aparelhos de ar condicionado? Quais? SIM

Aparelhos Split em todos os cômodos, com exceção do almoxarifado, copa, hall principal, hall superior,

corredores e banheiros.

2.3.2. O quantitativo de aparelhos de ar condicionado é suficiente, ou seja, a refrigeração está adequada?

SIM

Apenas nos espaços refrigerados.

A recepção da Procuradoria não possui refrigeração artificial.

2.3.3. Os aparelhos de ar condicionado são desligados quando os ambientes estão desocupados?

SIM

2.3.4. Existe contrato de manutenção para os aparelhos de ar condicionado? NÃO Manutenção corretiva paga pelo INSS. Apenas para aparelhos fora da garantia.




2.3.5. O serviço de manutenção dos aparelhos de ar condicionado é adequado? NÃO

2.4. Elevadores:

2.4.1. Os elevadores atendem as necessidades? NÃO SE APLICA

2.4.2. Existe contrato de manutenção para os elevadores? NÃO SE APLICA

2.4.3. O serviço de manutenção dos elevadores é adequado? NÃO SE APLICA

3. GESTÃO DA LOGÍSTICA:

3.1. Mobiliário:

3.1.1. A quantidade de mobiliário é adequada? SIM

3.1.2. O mobiliário tem boa qualidade e estado de conservação? NÃO

3.1.3. O mobiliário está padronizado? NÃO Parcialmente. Ainda há mobília antiga do INSS e seminova

da AGU.

3.1.4. No seu prédio existe servidor designado formalmente para atuar como agente patrimonial que atenda a sua unidade?

SIM Nelsiane Magalhães Silva

3.2. Almoxarifado:

3.2.1. Existem materiais de consumo e expediente em quantidade que atendam às necessidades?

SIM

3.2.2. Os materiais são entregues de forma célere? SIM

3.2.3. A qualidade dos materiais de consumo e expediente é adequada? SIM

Vale considerar a melhora na aquisição de alguns itens de materiais de consumo, como grampeadores.

3.3. Veículos:

3.3.1. A unidade é atendida por uma central de transportes, veículos oficiais (próprios, terceirizados) ou serviço de taxi? Especificar e quantificar.

SIM

Serviço de taxi

3.3.2. O serviço da central de transportes, veículos oficiais (próprios, terceirizados), é prestado com qualidade?

NÃO SE APLICA




3.3.3. A quantidade de veículo é suficiente para atender a demanda da unidade?

SIM

3.3.4. Os veículos oficiais (próprios, terceirizados) estão em bom estado de conservação e são adequados para a finalidade?

NÃO SE APLICA

3.3.5. Existe contrato de manutenção da frota não terceirizadas? NÃO SE APLICA

3.3.6. Os veículos oficiais (próprios ou terceirizados) estão identificados conforme padrão adotado?

NÃO Não disponibilizamos de veículo oficial.

3.3.7. O serviço de transporte por taxi é prestado com qualidade? SIM

3.4. Telefonia:

3.4.1. A unidade possui central telefônica? NÃO

3.4.2. A central está instalada em local adequado? NÃO Não se aplica

3.4.3. O quantitativo de linhas telefônicas é suficiente? SIM

3.4.4. O quantitativo de aparelhos telefônicos (ramais) é suficiente? NÃO

Algumas estações de trabalho não possuem ramais.

3.4.5. A qualidade dos aparelhos telefônicos é adequada? SIM

3.5. Serviços Terceirizados:

3.5.1. O serviço de portaria ou recepção é adequado? SIM

3.5.2. O serviço de vigilância é adequado? SIM A vigilância da PSF é eletrônica.

3.5.3. O serviço de limpeza e conservação é adequado? SIM

Ressaltamos que o serviço de limpeza é realizado pelo colaborador de uma instituição parceira e não disponibilizado pela AGU.

3.5.4. O serviço de copeiragem é adequado? NÃO Não disponibilizamos de serviço de copeiragem.

3.5.5. O serviço do apoio administrativo terceirizado é adequado? SIM

Não há recepcionista, secretária, telefonista ou copeira.

Há apenas 1 contínuo, que auxilia na carga, transporte e

distribuição de processos e documentos, bem como na

digitalização e no transporte de materiais.




3.5.6. O quantitativo de terceirizados é suficiente? NÃO

Manifestamente insuficiente e inferior ao existente em

unidades menores que a PSF/Feira de Santana.

3.6. Serviço de locação de impressoras, digitalização e reprografia:

3.6.1. A unidade é atendida por um contrato de locação de impressão (outsourcing de impressão)?

SIM

3.6.2. A quantidade de impressoras (ou multifuncionais) é compatível com o trabalho desenvolvido?

SIM Ressaltamos a necessidade uma impressora de backup, porém o serviço é atendido conforme contrato firmado pela AGU.

3.6.3. As impressoras (ou multifuncionais) estão em bom estado de conservação?

SIM

3.6.4. As impressoras (ou multifuncionais) estão configuradas para impressão frente e verso?

SIM

3.6.5. A quantidade de scanners (ou impressoras multifuncionais) é compatível com o trabalho desenvolvido?

NÃO

3.6.6. Os scanners (ou impressoras multifuncionais) estão em bom estado de conservação?

NÃO Dada a demora da ampliação/atualização do parque tecnológico.

4. TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO:

4.1. A quantidade de computadores é compatível com a força de trabalho? SIM

4.2. A configuração dos computadores está compatível com a necessidade do trabalho?

NÃO

A unidade só recebeu 02 computadores novos recentemente. O parque tecnológico é composto por computadores antigos do INSS e máquinas de qualidade inferior ao

padrão da AGU, disponibilizadas pela PF/BA e pelo DTI após a substituição de máquinas de outras

4.3. Toda a força de trabalho tem acesso à internet? SIM

4.4. O acesso à rede e a internet é célere? SIM

4.5. A quantidade de pontos de rede é suficiente? NÃO

4.6. Mais de 80% dos servidores (membros e administrativos) possuem computadores com 2 vídeos?

NÃO

4.7. A sala do servidor de rede é individualizada? SIM




4.8. A sala do servidor de rede possui rack e ar condicionado? SIM

4.9. O servidor de rede atende as necessidades? NÃO Apresenta defasagem em relação a crescente demanda da PSF.

5. GESTÃO DA DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO:

5.1. Mais de 80% dos servidores (membros e administrativos) da unidade utilizam o SAPIENS – Sistema AGU de Inteligência Jurídica?

NÃO

5.2. A unidade é atendida por uma Subcomissão Permanente de Avaliação de Documentos (SubCad) ou pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CAD)?

NÃO

5.3. O descarte dos documentos está otimizando o espaço físico da unidade? NÃO

6. GESTÃO ADMINISTRATIVA E FINANCEIRA:

6.1. A unidade participa, diretamente ou indiretamente, da fiscalização dos contratos?

SIM

6.2. A fiscalização dos contratos que atendem a sua unidade é realizada de forma satisfatória?

SIM

6.3. A unidade é atendida por suprimento de fundos? SIM

6.4. A unidade tem conhecimento do Projeto Esplanada Sustentável (PES)1? SIM

6.5. Na unidade existe material de divulgação do PES nos ambientes? SIM

6.6. A unidade tem conhecimento do Selo unidade Parceira do PES (Portaria SGA nº 44, publicada no BS de 08 de fevereiro de 2013)?

SIM

1 Projeto Esplanada Sustentável (PES) é uma iniciativa que tem por objetivo principal incentivar órgãos e instituições públicas federais a adotarem modelo de gestão organizacional e de processos estruturado na implementação de ações voltadas ao uso racional de recursos naturais, promovendo a sustentabilidade ambiental e socioeconômica na Adminisração Pública Federal.




ANEXO I – FOTOS

Fachada

Entrada principal




Portaria

Sala do Procurador-Chefe




Sala do Procurador-Chefe

Sala de procuradores




Sala de servidores administrativos

Sala de servidores administrativos




Sala de pesquisa/estagiários

Sala do servidor de rede




Entrada almoxarifado

Almoxarifado




Copa/cozinha com dispensa

Banheiro feminino (andar térreo)




Quadro geral de eletricidade

Ar condicionado




Ar condicionado

Estacionamento veículo oficial




Estacionamento interno




ANEXO II – PLANTA BAIXA

Andar térreo

Andar superior

Anotações

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

ADVOCACIA-GERAL DA UNIÃO

Ministro Luís Inácio Lucena Adams


Patrícia Carneiro Leão de Amorim

DIRETORIA DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E FINANÇAS

Júnia Cristina França Santos Egídio

COORDENAÇÃO-GERAL DE PLANEJAMENTO SETORIAL

Abelardo Scalco Isquierdo

Equipe: André Matheus de Siqueira Regal Lira - Desenvolvedor

José Carlos Carreira dos Santos

Keily Cristiny Saúde Rodrigues

Leandro Luciano

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