B3 Lotusday Mbg Mailarchivierung

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17.09.2008 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 20081Lotusday 2008 17. September 2008 – ARCADEON, Hagen

B3 E-Mail-Archivierung mit IBM CommonStore Lotus Domino

Thomas Micke, MBG Management Beratungs Gesellschaft – www.mbg-online.de

17.09.2008 (c) Management Beratungs Gesellschaft mbH 20082

MBG Kurzportrait

• 1983 gegründet

• 1991 Erster IBM ECM Business Partner in D

• 2000 Tochter der

• 50% Beteiligung an Codecentric GmbH

• Über 200 Kunden im DMS-Umfeld

• Mehr unter www.mbg-online.de

Consulting DMSAus- und

Weiterbildung

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MBG als SystemintegratorConsulting DMS

Aus- und Weiterbildung

• IBM / FileNet Content Management

• Solitas Infostore

• d.velop d.3

• macrosInnovation

• Kofax Ascent Capture, Xtrata Pro

• Paradatec PROSAR-AIDA

• AuthentiDate Digitale Signatur

• Scanner InoTec, Kodak, etc.

• Wincor Nixdorf

• Cleanport


Office-Daten

IBM Document Manager

Archivsuche Unternehmenssuche

E-Mails

IBM Commonstore für Mail

Papierdokumente

z.b. Kofax

Spools, Listen, etc.

IBM CM OnDemand

FileServer-Daten

IBM Records Crawler

SAP Daten

IBM Commonstore für SAP

ArchivsystemContent Manager

Ordner-

strukturen Dateiformate

Benutzer-

verwaltung

Platte Band Optical

IBM Enterprise Content Management

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Fachanwendungen

• Mails• Dateisysteme• SAP• …

Indexe

Content Manager

Metadaten

Konnektor

Verwaltung

Rechte

Speichermanagement• Quellsystem• Fat-Clients• Webbasiert• …

Opticals

Disk

Tapes

WORM(Disk)

....

• Hierarchisch• Tiered

Clients

CommonStore• Integration in Notes• Integration in Exchange• Integration in SAP• …

Andere Module• Enterprise Search• Auto-Klassifikation• Webservices• …

Architektur-Komponenten einer Archivlösung


Motivation für Mail-Archivierung

� Technische Gründe� Performance

� Storage-Optimierung

� Strategische Gründe� Integration der Mailkommunikation in Geschäftsprozesse

� Knowledge-Management

� Erfüllung rechtlicher Anforderungen - Compliance� HGB, AO, GDPdU, GoBS, VwVfG, Sozialgesetzbuch

� Datensicherheit / Vollständigkeit

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Anhänge Text

80%

20%

Dateien, die 1 Monat nicht gelesen wurden, werden mit einer Wahrscheinlichkeit von 80% nie mehr angefasst

– warum also in teuren Systemen speichern?!

Technische Motivation

� Entlasten der Produktivsysteme

� E-Mails: 20% der E-Mails haben Anhänge,belegen aber 60-80% des Speichers

� Auslagerung alter Dateien

� Verringerung der Mailbox-Size

� Alte E-Mails (>70%) werden selten angesehen,belegen aber Speicherplatz im Produktivsystem

� Wahlloses Löschen von E-Mails bei Mailbox-Size-Limits

� Tiered Storage Konzept

� Günstigere Medien

� Backup-Zeiten verringern

� Backup/Restore-Fenster einhalten

� Beschleunigung der Migration auf neue Versionen


Strategische Motivation

Gartner: „Teils durch mangelndes Wissen der Mitarbeiter, teils durch fehlende Software kommt mittlerweile in fast jedem zivilrechtlichen Prozess der Punkt nicht gespeicherter Dokumente ins Spiel…“ (Gartner, 2006)

� Strategische Motivation

� Informationen als strategisches Asset

� E-Mails als Business Record

� Bewahren von Firmenwissen

� Osterman Research:60% der kritischen Unternehmensinformationenliegen heute als E-Mail vor

� Risikomanagement

� Haftungsklagen, Nachweise

� Verhandlungsposition gegenüber Banken

� Schutz vor versehentlichem / mutwilligem Löschen

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Rechtliche MotivationE-Mails gehören zur Geschäftskorrespondenz

• Formale AnforderungenSeit 01.01.2007 müssen im Handelsregister eingetragene Unternehmen auch bei E-Mails bestimmte Angaben vornehmen

• Fallbeispiel aus den USADie US-Börsenaufsicht SEC veranlasste, dass die Deutsche Bank Ende 2002 eine Strafzahlung von 1,65 Millionen US-Dollar leisten musste.Grund: Anlageberater hatten (entgegen der bankeigenen Vorgabe) E-Mails nur unzureichend gespeichert, so dass dadurch Ermittlungsverfahren zu bestimmten umstrittenen Anlageempfehlungen erschwert bzw. unmöglich wurden.


Kunden senden E-Mails – Sparkasse antwortet

Sehr geehrte Absenderin,sehr geehrter Absender,

Ihre E-Mail haben wir erhalten. Wenn sich daraus Rückfragen ergeben, werden wir uns mit Ihnen in Verbindung setzen.

Wir weisen darauf hin, dass wir über das von Ihnen soeben genutzte E-Mail-Verfahren keine Aufträge oder Weisungen entgegennehmen.

Rechtsgeschäftliche Erklärungen bedürfen grundsätzlich der Schriftform.E-Mail-Eingänge außerhalb der regulären Geschäftszeiten, an Wochenenden oder Feiertagen,

können frühestens am folgenden Geschäftstag bearbeitet werden.Sollten Sie diese Nachricht irrtümlich erhalten haben, bitten wir Sie, sich mit dem Absender in

Verbindung zu setzen und die Nachricht zu löschen. Wir weisen darauf hin, dass über das Internet per E-Mail übermittelte Nachrichten verändert oder verfälscht werden können. Herkömmliche E-Mails sind nicht gegen den Zugriff Dritter geschützt. Deshalb ist auch die Vertraulichkeit unter Umständen nicht gewahrt. Von der Übermittlung vertraulicher Daten und Informationen sollten Sie daher absehen.

Mit freundlichen GruessenIhre Sparkasse

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Gesetze / Verordnungen Quelle: Computerwoche 17.09.2007


Vertragscharakter von E-MailsZustandekommen eines Vertrages per eMail:

• E-Mails sind elektronische Erklärungen, mittels derer Verträge abgeschlossen werden können ( Angebot und Annahme ).

• Voraussetzung ist, dass beide Erklärungen der anderen Seite zugehen.• Ausnahme: Verträge per E-Mail kommen bei formbedürftigen Verträgen

(Kündigung, Grundstückskauf, Schuldanerkenntnis, Bürgschaft, etc.)nicht zustande

• Volle Beweiskraft als Urkunde nur bei qualifizierter Signatur

• E-Mails gelten als zugestellt, wenn sie vom Mailserver abrufbar sind,bei Ende der üblichen Geschäftszeit, unabhängig davon,ob tatsächlich Kenntnis genommen wurde.

• Deshalb: Täglich Mailbox checken!

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Mögliche Rechtsfolgen fehlender elektronischer Archivierung

Verletzung der Buchführungspflicht• Schätzung des steuerlichen Gewinns nach § 162 II AO• Zwangsgeld, § 238 I AO• Ordnungswidrigkeit, § 379 AO• Schadensersatzpflicht für Vorstand, bzw. Geschäftsführer,

§ 93 II AktG, § 43 II GmbHG

Wenn unzureichende Archivierung die Übersicht über den Vermögensstand im Rahmen eines Insolvenzverfahrens erschwert

• Freiheitsstrafe bis zu 2 Jahren, § 263 ff StGB

Persönliche Haftung des Vorstandes bei fehlerhaftemRisikomanagement, §§ 91 ff AktG

E-Mail als Beweis im Zivilverfahren


Was ist revisionssicher ?

§ 147 AO iVm GOBS ( Grundsätze ordnungsmäßiger DV – gestützter Buchführungssysteme )

§ 147 Abs. 5 AO: die nach steuerrechtlichen Vorschriften zu führendenBücher und Aufzeichnungen können auf Datenträgern geführt werden.

GOBS: Wie muss diese Aufzeichnung auf Datenträgern erfolgen ? • Vollständig• Sachlich richtig• Nachvollziehbar• Unveränderbar• Sicher und vertraulich aufbewahrt• Jederzeitig verfügbar

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Technische Motivation

Rechtliche Motivation

Strategische Motivation

• Journaling

– Schutz vor Veränderung und Compliance

– Komplettabgriff aller E-Mails

• Mailboxmanagement

– Verdrängung der Daten ins Langzeitarchiv

– Integration in Tiered Storage Konzept

• Content Management mit Benutzersteuerung

– Integration in ein ECM Konzept

– Klassifizierung: Kundenakten / Geschäftsprozesse

Wie soll E-Mail-Archivierung durchgeführt werden?


Anbindung an…

� SAP

� Eigene Systeme

� …

� Volltextinidizierung

� Autoklassifizierung

� Records-Management

� Workflows

E-Mail Archivierung – Abgriff wo und wie – Integration

Mailserver

Mailbox A

Mailbox B

Mailbox C

Archiv

Journaling

Regelbasierte Archivierung

Benutzergesteuerte Archivierung

� Komplette Mail archivieren

� Body löschen

� Manuelle Attachment-archivierung

� Klassifizierung

� „Mail gehört zu Geschäftsfall A“

� Alle Attachmentsentfernen

� Alle Mails größer 500KB, die älter sind als 3 Monate stubben

� Alle Mails die älter sind als 5 Jahre auf dem Mailsystem löschen

� …

Wieder finden!

� Transparente Archivierung

� Integrierte Archivsuche

� Verlinkung

� Intelligent Abstract

� …

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E-Mail Archivierung – im Detail

Mailserver

Mailbox A

Mailbox B

Mailbox C

Content Management

Journaling



Wieder finden!


• Vollautomatischer Abgriff aller E-Mails!

• Rechtliche Gründe – Compliance!

• Warum Journaling

• Handelsrechtliche Dokumente in den E-Mails

• Abgabenordnung: 6 Jahre, 10 Jahre, Spezialregelungen: 30 Jahre

• Jedes Dokument dediziert auf Relevanz prüfen?

• Institutionell: Nicht erlaubt / nicht möglich - Automatisiert: Nicht möglich

• Beweisführung:

– Ich kann beweisen welche E-Mail ich bekommen und welche nicht bekommen habe!

Journaling

� Option A: Jeden Mitarbeiter entscheiden lassen� Wirklich sicher? – Zufälliges/Mutwilliges Löschen, Manipulation,…

� Option B: Journalabgriff

Problem: Private eMails

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E-Mail Archivierung – Im Detail

Mailserver

Mailbox A

Mailbox B

Mailbox C

Content Management

Journaling



Wieder finden!


Regelbasierter Abgriff von E-Mails

• Flexibles Regelwerk– Dokumentgröße– Dokumentalter (absolut oder relativ)– Attachments– Benutzer / -Gruppen / Domains…– …

• Archivierung beliebiger Notes-DBs möglich

• Mailboxmanagement– Hierarchisches Speichermanagement – Mailserver- und Backup-Performance

„Alle eMails mit Attachments größer 200KB � Attachments entfernen und durch Link ersetzen“

„Bei allen Usern aus dem Bereich Vertrieb alle eMails, die älter als 3 Monate sind, entfernen und nur noch Header & Link bestehen lassen. Nach 1 Jahr auch den Stub löschen“

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Attachment placeholders

Attachment Archivierung


E-Mail vor der Archivierung

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Before: 1.600.686After: 2.848

Before: 1.600.686After: 2.848

E-Mail nach der Archivierung


Benutzer-gesteuerte Archivierung

� Dedizierte Archivierung von eMailsdurch den Benutzer möglich

� Regelvorgaben durch den Systemadministrator

� Klassifikation

� Ermöglichen von Klassifikationeiner E-Mail durch den Benutzer

� � Kundenakten

�Anbindung an Autoklassifikation

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Archivierung(Notes Client)

Archivierungsoption(Web Mail)

Interaktive Archivierung mit CSLD


Dubletten-Prüfung – Single Instance Store

• Automatische Dubletten-Prüfung möglich

• Prüfung anhand eines binäres Hashcodes

– Eine E-Mail, die an 10 Personen gesendet wird,wird nur einmal archiviert!

Data object

Reference records

Reference records

xxxx

xxxx

Content Management

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Mobile User Support

• Lokales Caching der Mails bei der Archivierung• Konfigurierbare Cache-Größen• Alle Archivvorgänge werden lokal mitgechached

�� Transparenter Zugriff mit optimaler Performance für den Nutzer bei eMails jüngeren Datums

– Lokale eMail-Archiv-Datenbank, durch CommonStore Agents verwaltet und repliziert � Alle Zugriffe auf das Archiv werden zuerst durch den Cache abgehandelt


E-Mail Archivierung – im Detail

Mailserver

Mailbox A

Mailbox B

Mailbox C

Content Management

Journaling



Wieder finden!

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Suche mit Lotus Notes Client


Suche im Archiv über Notesclient

Ergebnisliste: Anschauen oder zurückholen

Suche mit Lotus Notes Client

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Auditor Suche mit MBG Notes Client



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• 1. Suche

• 2. Ergebnisliste

• 3. Viewer

Suche mit Archiv-Client


� Doublettenprüfung–Einmalige Ablage identischer E-Mails

–Algorithmus zur Bildung von Hashcodes

� Trigger für Archivierung–Manuell

–Servergesteuert (zeitgesteuert, regelbasiert)

� Unterstütze Versionen–Exchange 5.5, 2000, 2003, 2007

–Domino R5, R6, R7, R8

� Auslagerungsstrategien–Auswahl: Wie Auslagern ?, Was Löschen ?

–Archivierung lokaler Archive

–Optional Formatwandlung möglich

Zusammenfassung CommonStore

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Kontakt

Thomas Micke

Vertrieb

MBG

Management Beratungs Gesellschaft mbH

Kölner Landstr. 11

405921 Düsseldorf

Mobil: 0172 654 1971

[email protected]

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