BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ỘNG H ỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM...

1

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐỒNG THÁP

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

QUY CHẾ

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐỒNG THÁP

(Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-ĐHĐT ngày /8/2016 của Hiệu trưởng Trường Đại học Đồng Tháp)

Chương I QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng 1. Quy chế này quy định về việc soạn thảo, ban hành văn bản hành chính;

quản lý và xử lý văn bản; quản lý và sử dụng con dấu trong văn thư; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ.

2. Quy chế được áp dụng thống nhất đối với các đơn vị, tổ chức trong Trường Đại học Đồng Tháp.

Điều 2. Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư, lưu trữ 1. Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp giúp Hiệu trưởng quản lý, chỉ đạo

công tác văn thư, lưu trữ trong phạm vi trường và trực tiếp tổ chức, thực hiện các nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ tại trường Đại học Đồng Tháp.

Trưởng các Phòng, Ban, Khoa, Trung tâm, Thư viện và các đơn vị khác trực thuộc Trường Đại học Đồng Tháp (sau đây gọi tắt là Trưởng đơn vị) chịu trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo quy định hiện hành của Nhà nước và Trường, đúng chức năng, thẩm quyền của đơn vị.

2. Cán bộ, công chức, viên chức và lao động hợp đồng (sau đây gọi tắt là công chức, viên chức) thuộc Trường Đại học Đồng Tháp trong quá trình giải quyết công việc được giao phải thực hiện nghiêm túc Quy chế và quy định pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.

Điều 3. Tổ chức văn thư, lưu trữ tại Trường Đại học Đồng Tháp 1. Chuyên viên văn thư Phòng Hành chính - Tổng hợp trực tiếp thực hiện

công tác văn thư, lưu trữ của Trường (sau đây gọi tắt là Văn thư Trường hoặc Lưu trữ Trường) đối với các hồ sơ, tài liệu lưu trữ có sử dụng con dấu của Trường và các hồ sơ, tài liệu lưu trữ khác theo yêu cầu của Hiệu trưởng Trường Đại học Đồng Tháp.

2. Các đơn vị trực thuộc Trường Đại học Đồng Tháp bố trí bộ phận văn thư, lưu trữ (sau đây gọi tắt là Văn thư đơn vị hoặc Lưu trữ đơn vị) và thực hiện các quy định của Quy chế này nhưng trong phạm vi thẩm quyền, chức năng và cơ cấu, tổ chức bộ máy của đơn vị.

2

a) Các đơn vị trực thuộc Trường Đại học Đồng Tháp có tư cách pháp nhân, con dấu riêng bố trí bộ phận hoặc cán bộ văn thư, lưu trữ chuyên trách phù hợp với cơ cấu tổ chức, bộ máy và biên chế của đơn vị đã được Hiệu trưởng phê duyệt; lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ về Lưu trữ đơn vị.

b) Các đơn vị không có con dấu riêng bố trí cán bộ kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ và lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo quy định về Lưu trữ Trường.

Điều 4. Tin học hóa công tác văn thư, lưu trữ Tích cực ứng dụng công nghệ thông tin, tin học hóa trong công tác quản lý

văn thư, lưu trữ, xây dựng cơ sở dữ liệu về lưu trữ góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ phục vụ nghiên cứu, giảng dạy của Trường.

Chương II CÔNG TÁC VĂN THƯ

Mục 1 SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

Điều 5. Hình thức văn bản hành chính Văn bản hành chính do Trường Đại học Đồng Tháp ban hành gồm quyết định

(cá biệt), quy chế, quy định, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, thông báo, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công.

Điều 6. Thể thức văn bản và kỹ thuật trình bày văn bản 1. Ký hiệu văn bản hành chính và tên viết tắt của các đơn vị trực thuộc

Trường Đại học Đồng Tháp được quy định tại Phụ lục I của Quy chế này. 2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của Trường Đại học

Đồng Tháp thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ và mẫu hướng dẫn từ Phụ lục II đến Phụ lục IV của Quy chế này.

3. Văn bản hành chính thuộc Trường Đại học Đồng Tháp ban hành sử dụng phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode (Times New Roman) theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.

4. Các đơn vị trực thuộc Trường Đại học Đồng Tháp quy định tên viết tắt của các Phòng, Ban, Khoa, Trung tâm, Thư viện và các đơn vị khác theo cơ cấu, tổ chức bộ máy của đơn vị, áp dụng thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính phù hợp theo hướng dẫn tại các Phụ lục của Quy chế này nhưng áp dụng trong phạm vi thẩm quyền, nội bộ của đơn vị.

Điều 7. Soạn thảo văn bản

3

1. Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Hiệu trưởng giao cho một đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản (sau đây gọi tắt là đơn vị chủ trì soạn thảo).

Các văn bản gửi đi các nước, các tổ chức, cá nhân người nước ngoài (văn bản đối ngoại), kể cả tài liệu Fax phải được sự đồng ý của Hiệu trưởng Trường Đại học Đồng Tháp.

2. Đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm về tính pháp lý, nội dung, thể thức văn bản, kỹ thuật trình bày, mức độ khẩn, độ mật, đối tượng nhận văn bản; chủ động tham vấn ý kiến các đơn vị có liên quan trong Trường hoặc báo cáo đề xuất Hiệu trưởng cho phép tham vấn ý kiến của các đơn vị, cá nhân liên quan ở ngoài Trường; nghiên cứu tiếp thu các ý kiến (nếu có), tổng hợp hoàn chỉnh bản thảo.

Khi hoàn thành bản thảo, cán bộ trực tiếp soạn thảo hoặc Trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo ký tắt vào vị trí kết thúc nội dung văn bản sau dấu (./.). Đối với văn bản quan trọng phải ký tắt ở cuối mỗi trang.

Điều 8. Trình duyệt bản thảo; sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt 1. Khi trình duyệt bản thảo, đơn vị chủ trì soạn thảo phải có Phiếu trình xử lý

công việc theo mẫu hướng dẫn tại Phụ lục V của Quy chế kèm theo hồ sơ các văn bản, tài liệu liên quan. Hồ sơ trình duyệt gồm có:

a) Phiếu trình xử lý công việc do Trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo trình đích danh Hiệu trưởng Trường hoặc Người có thẩm quyền cao nhất giải quyết công việc.

Phiếu trình có các nội dung: Căn cứ để trình và tóm tắt nội dung trình, ý kiến của các đơn vị liên quan nếu có (gồm cả ý kiến khác nhau về vấn đề trình), ý kiến đề xuất của đơn vị chủ trì soạn thảo kèm theo Dự thảo văn bản trình duyệt (nếu có).

b) Văn bản hành chính hoặc quy phạm pháp luật được sử dụng làm căn cứ trình.

c) Ý kiến của các đơn vị liên quan đến vấn đề trình (nếu có). d) Bản tổng hợp ý kiến và giải trình về nội dung dự thảo văn bản (nếu có). e) Các hồ sơ, tài liệu khác có liên quan. 2. Hồ sơ trình duyệt được chuyển cho Phòng Hành chính - Tổng hợp và

chuyển qua Bộ phận Thư ký của Lãnh đạo Trường để kiểm tra về thể thức văn bản, thẩm quyền ký, tham mưu về nội dung nếu cần và ký nháy ở cuối dòng “Nơi nhận” trước khi trình Lãnh đạo Trường ký duyệt, ban hành văn bản.

Trường hợp cần thiết, Hiệu trưởng yêu cầu Trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo trình trực tiếp để duyệt. Văn thư có trách nhiệm kiểm tra thể thức, thẩm quyền ký văn bản trước khi phát hành văn bản.

3. Bản thảo văn bản phải được Lãnh đạo Trường ký duyệt văn bản. Trường hợp cần bổ sung, sửa chữa bản thảo đã được duyệt, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo phải trình Lãnh đạo Trường ký văn bản xem xét, quyết định.

Điều 9. Đánh máy, nhân bản, phát hành 1. Văn bản do đơn vị chủ trì soạn thảo phải được đánh máy sạch sẽ, rõ ràng,

đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

4

Trường hợp bản thảo văn bản của Lãnh đạo là bản viết tay và được giao cho văn thư đánh máy thì việc đánh máy văn bản phải đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức trình bày. Nếu phát hiện có sai sót hoặc chưa rõ ràng thì người đánh máy phải hỏi lại cá nhân soạn thảo hoặc người chủ trì duyệt bản thảo đó.

Khi đánh máy, nhân bản phải giữ bí mật nội dung văn bản theo quy định pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước và của Trường, đảm bảo không được để lộ thông tin trong bất cứ trường hợp nào cho những người không có trách nhiệm biết.

2. Văn thư nhân bản đúng số lượng tại “Nơi nhận” hoặc nếu gửi đến nhiều nơi nhận mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị chủ trì soạn thảo bổ sung phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở văn thư.

Việc nhân bản văn bản mật do Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp hoặc Trưởng đơn vị quyết định và được thực hiện theo các quy định về bảo vệ bí mật Nhà nước.

3. Thời gian phát hành không quá 02 giờ làm việc nếu văn bản đủ điều kiện phát hành. Trường hợp văn bản có độ khẩn hoặc có ý kiến chỉ đạo phát hành gấp của Lãnh đạo Trường, Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp thì Văn thư phải phát hành ngay.

Điều 10. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành 1. Trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo kiểm tra và chịu trách nhiệm về tính pháp

lý, nội dung, thể thức văn bản, kỹ thuật trình bày, mức độ khẩn, độ mật, đối tượng nhận văn bản và ký tắt trước khi trình Lãnh đạo Trường ký duyệt, ban hành.

2. Phòng Hành chính - Tổng hợp và Thư ký Lãnh đạo Trường có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ theo quy định tại điểm 2 Điều 8 của Quy chế này.

Đối với văn bản trình trực tiếp, đã được Lãnh đạo Trường ký ban hành, Văn thư kiểm tra thể thức, thẩm quyền ký, thủ tục ban hành trước khi phát hành.

3. Trường hợp cần bổ sung, sửa chữa bản thảo đã được duyệt, đơn vị chủ trì soạn thảo phải trình lại Lãnh đạo Trường ký văn bản xem xét, quyết định và tuân thủ theo quy trình tại Điều 8 của Quy chế này.

Điều 11. Thẩm quyền ký văn bản 1. Thẩm quyền ký văn bản được thực hiện theo quy định và văn bản riêng về

phân công phụ trách lĩnh vực hoặc ủy quyền cụ thể của Hiệu trưởng gồm có: a) Hiệu trưởng Trường Đại học Đồng Tháp. b) Các Phó Hiệu trưởng được Hiệu trưởng phân công phụ trách lĩnh vực hoặc

ủy quyền cụ thể, khi đó thẩm quyền ký sẽ ghi ký thay (KT. HIỆU TRƯỞNG). c) Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp hoặc Trưởng đơn vị được Hiệu

trưởng giao ký một số văn bản cụ thể, khi đó thẩm quyền ký sẽ ghi thừa lệnh (TL. HIỆU TRƯỞNG).

d) Trường hợp đặc biệt, Hiệu trưởng ủy quyền ký một số văn bản cụ thể, khi đó thẩm quyền ký sẽ ghi thừa ủy quyền (TUQ. HIỆU TRƯỞNG).

e) Trường hợp cần thiết, người được ký thừa lệnh văn bản hành chính có thể ủy nhiệm để cấp phó của người đứng đầu ký thay; chức vụ ghi trên văn bản ký thay phải ghi đầy đủ chức danh lãnh đạo chính thức, không ghi lại tên của đơn vị tổ chức, ví dụ:

5

TL. HIỆU TRƯỎNG

KT. TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP PHÓ TRƯỞNG PHÒNG

f) Chức vụ ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn là Hội đồng, Ban Chỉ đạo thuộc các lĩnh vực, phạm vi hoạt động là chức danh lãnh đạo trong Ban hoặc Hội đồng của người ký văn bản.

- Hội đồng, Ban Chỉ đạo không được phép sử dụng con dấu của Trường Đại học Đồng Tháp ghi chức danh chính thức theo quyết định thành lập Ban hoặc Hội đồng đó;

TM. HỘI ĐỒNG KT. TRƯỞNG BAN CHỦ TỊCH PHÓ TRƯỞNG BAN

(Chữ ký, dấu của tổ chức) (Chữ ký, dấu của tổ chức) Nguyễn Văn A Trần Văn B - Trường hợp các Ban, Hội đồng được Hiệu trưởng cho phép sử dụng con

dấu của Trường Đại học Đồng Tháp thì người ký văn bản ghi chức danh chính thức theo quyết định thành lập Ban hoặc Hội đồng đó, đồng thời dưới chữ ký ghi chức danh lãnh đạo trong Trường;

TM. HỘI ĐỒNG

CHỦ TỊCH

(Chữ ký, dấu của Trường) HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐỒNG THÁP

Nguyễn Văn A

KT. TRƯỞNG BAN PHÓ TRƯỞNG BAN

(Chữ ký, dấu của Trường)

PHÓ HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐỒNG THÁP Trần Văn B

- Trường hợp văn bản của Hội đồng hoặc Ban Chỉ đạo ban hành mà lãnh

đạo Trường Đại học Đồng Tháp làm Trưởng ban hoặc Chủ tịch Hội đồng và lãnh đạo các đơn vị thuộc Trường làm Phó Trưởng ban hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng thì chức danh của người ký văn bản được ghi như sau:

TM. HỘI ĐỒNG KT. TRƯỞNG BAN CHỦ TỊCH PHÓ TRƯỞNG BAN

(Chữ ký, dấu của Trường) (Chữ ký, dấu của Trường) PHÓ HIỆU TRƯỞNG TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC CÁN BỘ

Trần Văn B Lê Văn C

6

2. Tên của học hàm, học vị, danh hiệu danh dự được viết tắt, sau liền đó có dấu chấm (.). Trong trường hợp có từ 2 học hàm, học vị, danh hiệu trở lên thì các chữ viết tắt viết liền nhau sau dấu chấm (.), ở chữ viết tắt cuối cùng sau dấu chấm (.) có dẩu cách rồi đến họ tên đầy đủ của người ký văn bản. Thứ tự trình bày học hàm, học vị, danh hiệu như sau: học hàm - học vị - danh hiệu.

Ví dụ:

TS. Nguyễn Văn A ThS. Lê Văn C PGS.TS. Trần Văn B GS.TS.NGUT. Nguyễn Văn A

3. Không sử dụng bút chì, mực đỏ, mực dễ phai màu để ký văn bản.

Mục 2 QUẢN LÝ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

Điều 12. Quản lý văn bản đến 1. Tiếp nhận văn bản đến a) Văn bản đến trường từ bất kỳ nguồn nào đều phải qua Văn thư Trường làm

thủ tục tiếp nhận, đăng ký mới được xử lý theo quy định. Trường hợp văn bản đến đã được Lãnh đạo Trường xử lý, đủ điều kiện để phát

hành nhưng chưa đăng ký tại Văn thư thì đơn vị chủ trì soạn thảo đăng ký văn bản đến tại Văn thư trước khi làm thủ tục phát hành theo quy định.

b) Văn bản đến ngoài giờ hành chính, vào các ngày nghỉ, ngày lễ, ngày Tết, Bộ phận trực cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận, cất giữ an toàn và bàn giao đầy đủ cho Văn thư vào đầu giờ sáng ngày làm việc tiếp theo; đối với văn bản khẩn hoặc phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì phải báo cáo ngay Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp để xử lý kịp thời.

c) Đối với văn bản đến bằng đường fax hoặc mạng tin học, Văn thư kiểm tra về số lượng văn bản, số trang, nơi gửi, nơi nhận; trường hợp phát hiện có sai sót phải kịp thời thông báo cho nơi gửi văn bản hoặc bộ phận có liên quan. Các văn bản này được xử lý theo quy trình như đối với văn bản chính. Đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản có trách nhiệm bổ sung các văn bản chính (nếu có) vào hồ sơ lưu theo quy định.

2. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến a) Loại bì văn thư không được bóc là các bì văn bản đến có đóng dấu chữ ký

hiệu độ “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” và dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” hoặc ghi đích danh đơn vị, cá nhân nhận;

b) Loại bì văn thư được bóc gồm tất cả các loại bì văn bản đến khác. Khi bóc bì cần chú ý:

- Các bì có đóng dấu các độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp thời.

7

- Không làm hư hại hoặc để sót văn bản trong bì, kiểm tra đối chiếu văn bản với số, ký hiệu ghi trên bì; nếu phát hiện có sai sót, nhầm lẫn hoặc văn bản gửi đến không đúng địa chỉ phải báo lại hoặc gửi trả lại cơ quan gửi văn bản. Trong trường hợp cần thiết, văn thư lập biên bản, đồng thời báo cáo Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp xử lý.

- Đối với văn bản đến có kèm theo Phiếu gửi, phải đối chiếu văn bản với Phiếu gửi; ký xác nhận, đóng dấu vào Phiếu gửi và gửi trả cho nơi gửi.

- Đối với văn bản có dấu hỏa tốc hẹn giờ, đơn thư khiếu nại, những văn bản cần được kiểm tra, xác minh, văn bản và thư từ nước ngoài gửi đến, văn bản có ngày phát hành gửi cách quá xa ngày nhận (trên 30 ngày), trên bì và văn bản có độ mật, độ khẩn hoặc số ký hiệu không thống nhất giữa ngoài bì và trong văn bản cần giữ lại bì và đính kèm văn bản để theo dõi.

3. Đóng dấu “Đến”, ghi số, ngày đến, đăng ký văn bản đến và quét văn bản vào chương trình phần mềm quản lý văn bản và ghi sổ theo dõi.

a) Việc đóng dấu “Đến”, ghi số, ngày đến và đăng ký văn bản đến phải được thực hiện trong ngày làm việc, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Riêng Văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn: “Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

b) Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu (đối với văn bản có tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn).

c) Đối với bì văn bản mật, các bì có ghi “Chỉ người có tên mới được bóc bì” hoặc ghi đích danh đơn vị nhận, Văn thư đóng dấu “Đến” ngoài bì, ghi số và ngày đến, đăng ký theo các thông tin ghi ngoài bì và chuyển cho người có tên trên bì.

4. Những văn bản gửi đến không đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết trừ trường hợp có ý kiến của Lãnh đạo Trường. Trường hợp nội dung văn bản đến không đúng thẩm quyền, chức năng của đơn vị thì Trưởng đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý phải kịp thời báo cáo xin ý kiến của Lãnh đạo Trường giao xử lý công việc.

Điều 13. Trình, chuyển giao văn bản đến 1. Trình văn bản đến: a) Sau khi kiểm tra, đăng ký vào phần mềm quản lý hoặc sổ tại Văn thư, văn

bản đến được kịp thời trình Lãnh đạo Trường kèm Phiếu giao xử lý văn bản đến theo mẫu tại Phụ lục VI của Quy chế theo quy trình sau:

- Văn thư trình Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp đề xuất xử lý để trình Hiệu trưởng hoặc các Phó Hiệu trưởng phụ trách lĩnh vực theo phân cấp hoặc ủy quyền của Hiệu trưởng xem xét, duyệt.

- Sau khi có ý kiến đề xuất của Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp, Văn thư trình Lãnh đạo Trưởng. Văn thư phô tô Phiếu giao xử lý văn bản đến đã có ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Trường lưu theo dõi và chuyển đến đơn vị được giao xử lý; đồng thời nhập ý kiến chỉ đạo này vào sổ lưu trữ công văn; Các văn bản gấp phải được chuyển ngay đến Lãnh đạo Trường xử lý, đảm bảo thời hạn ghi trong văn bản.

b) Đối với đơn thư khiếu nại, tố cáo nặc danh, Văn thư phải giữ nguyên bì đính kèm đơn, thư và trình Hiệu trưởng Trường.

8

c) Đối với các văn bản mật, Văn thư đăng ký vào sổ những thông tin ghi trên bì vào sổ đăng ký văn bản mật và trình Hiệu trưởng Trường. Trường hợp Hiệu trưởng trường đồng ý cho bóc bì thì Văn thư bóc bì và mở sổ đăng ký văn bản mật.

2. Chuyển giao văn bản đến sau khi đã có ý kiến của Lãnh đạo Trường a) Sau khi có ý kiến chỉ đạo tại Phiếu giao việc xử lý văn đến của Hiệu trưởng

và đăng ký thông tin bổ sung vào phần mềm quản lý văn bản hoặc sổ theo dõi; Văn thư chuyển văn bản đến cho đơn vị chủ trì xử lý và các đơn vị phối hợp nếu có (không quá 02 giờ làm việc kể từ khi nhận lại văn bản).

- Thời gian chuyển văn bản đến cho các đơn vị: buổi sáng từ 9 giờ đến 11 giờ; buổi chiều từ 14 giờ đến 16 giờ.

- Đối với các văn bản khẩn và văn bản có ý kiến chỉ đạo giải quyết gấp của Lãnh đạo Trường, Văn thư phải báo cáo ngay Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp và chuyển kịp thời đến đơn vị được giao chủ trì xử lý văn bản.

b) Việc chuyển giao văn bản đến phải bảo đảm chính xác và đúng đối tượng. Người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ. Đối với văn bản đến đóng dấu “Thượng khẩn” và “Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), cần ghi rõ thời gian chuyển.

Điều 14. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 1. Trưởng đơn vị chịu trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời các văn bản đến

của đơn vị và chủ động phối hợp tham vấn ý kiến của đơn vị liên quan nếu cần. 2. Đơn vị chủ trì soạn thảo hoàn thành việc xử lý văn bản đến một cách nhanh

chóng, kịp thời trong thời hạn cụ thể do Hiệu trưởng chỉ đạo. Đối với văn bản có ghi mốc thời gian giải quyết ghi trong văn bản thì đơn vị

được giao chủ trì soạn thảo hoàn thành việc xử lý văn bản đến một cách nhanh theo mốc thời gian đã ghi trong văn bản. Trường hợp xét thấy không thể hoàn thành công việc, phải báo cáo Hiệu trưởng để kịp thời xử lý. Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo phải thực hiện theo đúng quy định của Luật Khiếu nại và Luật Tố cáo.

3. Đối với văn bản đến có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.

4. Bộ phận Văn thư chịu trách nhiệm đôn đốc, quản lý tình hình giải quyết các văn bản đến. Văn thư chịu trách nhiệm theo dõi, hàng tuần có báo cáo tổng hợp về tình hình xử lý văn bản đến.

Điều 15. Quản lý văn bản đi Tất cả văn bản đi do Nhà trường hoặc đơn vị trực thuộc Trường phát hành phải

được quản lý theo trình tự sau: 1. Trước khi thực hiện thủ tục phát hành, Văn thư phải kiểm tra thể thức văn

bản, thẩm quyền ký; ghi số, ngày, tháng năm ban hành và đăng ký vào phần mềm quản lý hoặc sổ; nhân bản; đóng dấu cơ quan và dấu mật, khẩn (nếu có) theo quy định tại Điều 22 của Quy chế này; nếu phát hiện có sai sót, phải báo cáo Trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo để kịp thời xử lý.

2. Văn bản đi của Nhà trường hoặc của các đơn vị trực thuộc được đánh số liên tục theo hệ thống số chung (trừ Quyết định được đánh số riêng) của riêng đơn vị do Văn thư cơ quan thống nhất quản lý. Số của văn bản được ghi bằng chữ số, bắt đầu

9

từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. Việc đánh số Quyết định thực hiện như đánh số văn bản đi khác. Cụ thể:

a) Ngày, tháng, năm của văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ký ban hành và được viết bằng chữ số Ả Rập; đối với những ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước.

b) Nếu văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ lục đó. Phụ lục văn bản phải có tiêu đề; văn bản có từ 02 phụ lục trở lên thì các phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã trên trang đầu tiên của Phụ lục.

c) Văn bản và phụ lục gồm nhiều trang thì từ trang thứ hai trở đi được đánh số thứ tự bằng chữ số; số trang của phụ lục văn bản được đánh riêng, theo từng phụ lục.

3. Chuyển phát văn bản đi a) Văn bản sau khi đủ điều kiện phát hành, Văn thư chuyển phát ngay theo quy

định tại điểm 3 Điều 9 của Quy chế này. Trường hợp chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển đến nơi nhận

bằng Fax hoặc chuyển qua mạng nhưng sau đó phải gửi bản chính đến nơi nhận. b) Văn bản đã phát hành nhưng sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế

bằng văn bản có hình thức tương đương. Văn bản đã phát hành có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng văn bản khác.

c) Văn bản gửi cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan được chuyển trực tiếp đến nơi nhận và có ký nhận của người nhận văn bản. Văn bản gửi qua bưu điện phải có ký nhận của nhân viên bưu điện.

4. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

a) Đối với những văn bản đi mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản; đồng thời, ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết.

b) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp hoặc Trưởng đơn vị để xử lý kịp thời.

5. Lưu văn bản đi a) Mỗi văn bản phát hành phải lưu ít nhất 02 bản: bản gốc lưu tại Văn thư phải

kèm theo bản phôtô Phiếu trình hoặc Tờ trình xử lý công việc; bản chính lưu tại hồ sơ của đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản đó.

b) Bản gốc lưu tại văn thư phải đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký. c) Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng

bản lưu tại văn thư theo quy định pháp luật và quy định của Quy chế này. d) Bản lưu văn bản mật được quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật về

bảo vệ bí mật Nhà nước. Điều 16. Quản lý, cấp Giấy đi đường, Giấy giới thiệu 1. Giấy đi đường, Giấy giới thiệu phải được quản lý thống nhất tại Văn thư

bằng sổ hoặc phần mềm quản lý văn bản theo quy định. Giấy giới thiệu phải được đánh số và lưu.

10

2. Giấy đi đường, Giấy giới thiệu chỉ được cấp khi có giấy đề nghị của Trưởng đơn vị kèm theo kế hoạch hoặc chương trình được Lãnh đạo Trường phê duyệt hoặc có ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Trường.

Mục 3

LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH

Điều 17. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập 1. Căn cứ vào danh mục hồ sơ và kế hoạch công tác hàng năm của đơn vị,

công chức, viên chức (sau đây gọi là người lập hồ sơ) phải mở hồ sơ về những công việc được giao theo dõi, giải quyết.

2. Sau khi mở hồ sơ, người lập hồ sơ phải thu thập những văn bản, giấy tờ hình thành trong quá trình giải quyết công việc vào hồ sơ, từ văn bản đầu tiên có thể là văn bản đến hoặc phiếu giao việc cho đến các ý kiến góp ý của các đơn vị (nếu có), ý kiến chỉ đạo giải quyết của Lãnh đạo, văn bản đi của cơ quan…

3. Khi giải quyết xong công việc, người lập hồ sơ phải thực hiện các công việc sau để hoàn chỉnh hồ sơ:

a) Tiếp tục thu thập, bổ sung những văn bản, tài liệu còn thiếu vào hồ sơ. b) Kiểm tra để loại ra khỏi hồ sơ những văn bản trùng thừa; bản nháp, bản thảo

và tài liệu tham khảo không thực sự cần thiết. c) Xem xét lại thời hạn bảo quản của hồ sơ căn cứ vào thực tế tài liệu trong hồ

sơ và chỉnh sửa cho phù hợp. d) Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ. e) Chỉnh sửa, hoàn thiện tiêu đề hồ sơ nếu các văn bản, tài liệu trong hồ sơ

chưa phù hợp với tiêu đề hồ sơ được dự kiến ban đầu. f) Biên mục hồ sơ. 4. Yêu cầu đối với hồ sơ được lập: a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị. b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với

nhau và phản ánh đúng trình tự giải quyết công việc. c) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối

đồng đều.

Điều 18. Thời hạn, thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ 1. Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu: a) Trong thời hạn một (01) năm, kể từ ngày công việc kết thúc đối với tài liệu

hành chính, tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng công nghệ, trừ trường hợp quy định tại điểm b, c, d khoản này.

b) Trong thời hạn ba (03) tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản.

11

c) Trong thời hạn một (01) tháng đối với tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu trên các vật mang tin khác.

d) Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được Hiệu trưởng hoặc Trưởng đơn vị có con dấu riêng đồng ý và phải lập danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi bộ phận Lưu trữ. Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá hai (02) năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu.

2. Thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu: Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu phải lập 02 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và 02 bản “Biên bản giao nhận tài liệu” theo mẫu số 1, mẫu số 2 tại Phụ lục VII của Quy chế. Đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu và lưu trữ mỗi bên giữ 01 bản. Đối với “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” phải gửi thêm tệp tin điện tử.

Điều 19. Quản lý hồ sơ, tài liệu của đơn vị sáp nhập, chia tách hoặc giải thể

1. Trường hợp một hoặc nhiều đơn vị được sáp nhập vào một đơn vị khác thì các hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong hoặc chưa giải quyết xong sẽ bàn giao để đơn vị mới tiếp tục quản lý, xử lý theo quy định.

2. Trường hợp một đơn vị được chia thành nhiều đơn vị mới thì hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong hoặc chưa giải quyết xong sẽ được bàn giao theo chức năng nhiệm vụ của các đơn vị mới để quản lý tiếp tục xử lý theo quy định.

3. Trường hợp đơn vị giải thể thì toàn bộ hồ sơ, tài liệu của đơn vị đó phải chuyển giao vào Lưu trữ của Trường.

Điều 20. Trách nhiệm lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ 1. Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp có trách nhiệm: a) Tham mưu cho Hiệu trưởng chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn các đơn vị, cá

nhân lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. b) Ban hành Danh mục hồ sơ và tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, giao nộp hồ

sơ, tài liệu vào Lưu trữ Trường và Lưu trữ đơn vị theo Danh mục hồ sơ. c) Cấp bìa hồ sơ, mục lục văn bản và hướng dẫn cán bộ, công chức lập hồ sơ

hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ. 2. Trưởng đơn vị chịu trách nhiệm lập hồ sơ, quản lý và giao nộp hồ sơ, tài

liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan theo Danh mục hồ sơ. 3. Cán bộ, công chức phải lập hồ sơ về công việc được giao giải quyết và giao

nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định tại Quy chế này. Cán bộ, công chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác phải

bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hoặc người kế nhiệm; không được chiếm giữ hồ sơ, tài liệu của đơn vị làm của riêng hoặc mang sang đơn vị khác. Trưởng đơn vị chỉ trao trả hồ sơ nhân sự khi đã có xác nhận của Lưu trữ Trường.

4. Công chức, viên chức làm công tác văn thư có trách nhiệm hướng dẫn, đôn đốc công chức, viên chức trong cơ quan lập hồ sơ hiện hành và thu nhận hồ sơ, tài liệu nộp vào Lưu trữ Trường; Hàng năm đề xuất kế hoạch thu nhận hồ sơ, tài liệu nộp vào Lưu trữ Trường theo quy định.

12

Mục 4

QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU Điều 21. Quản lý và sử dụng con dấu 1. Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp có trách nhiệm quản lý con dấu của

Trường; Trưởng các đơn vị có con dấu riêng chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng con dấu của đơn vị theo đúng quy định và các quy định của Quy chế này.

2. Con dấu của cơ quan và các con dấu khác phải được bảo quản an toàn và sử dụng tại trụ sở của cơ quan; trường hợp đặc biệt cần mang dấu ra ngoài cơ quan để giải quyết công việc phải do Hiệu trưởng quyết định.

Khi đơn vị có quyết định sáp nhập hoặc chia tách thành các đơn vị mới hoặc giải thể thì đơn vị cũ phải nộp con dấu cho Phòng Hành chính - Tổng hợp trường sau 10 ngày kể từ ngày quyết định có hiệu lực thi hành.

Phòng Hành chính - Tổng hợp có trách nhiệm thu hồi con dấu cũ và phối hợp với đơn vị mới làm thủ tục xin khắc con dấu mới.

3. Con dấu của Trường và các con dấu khác của đơn vị được giao cho Văn thư giữ và đóng dấu. Văn thư có trách nhiệm thực hiện đúng các quy định sau:

a) Quản lý chặt chẽ con dấu được giao đúng quy định. Không mang con dấu ra khỏi phòng làm việc, không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.

b) Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, tài liệu của cơ quan, đơn vị. c) Chỉ được đóng dấu vào các văn bản, tài liệu sau khi đã có chữ ký của Người

có thẩm quyền; không được đóng dấu khống chỉ. 4. Trường hợp bị mất con dấu, Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp, Trưởng

đơn vị có con dấu riêng phải thông báo ngay cho cơ quan Công an gần nhất và cơ quan Công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu; đồng thời thông báo hủy con dấu bị mất.

5. Khi con dấu bị mòn hoặc bị biến dạng hoặc có sự thay đổi về tổ chức hay tên gọi, phải làm thủ tục khắc con dấu mới và nộp lại con dấu cũ theo quy định.

Điều 22. Đóng dấu 1. Dấu đóng trên văn bản phải đúng chiều, ngay ngắn, rõ ràng, đúng mực dấu

quy định, trùm lên 1/3 chữ ký ở phía trái. Trường hợp đóng dấu nhầm, không được đóng trùm lên dấu cũ mà phải thay bản khác.

2. Khi đóng dấu lên các phụ lục kèm theo thì dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan ban hành văn bản hoặc tên phụ lục về phía bên trái.

3. Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần mặt trước của tất cả các trang văn bản liền kề.

13

Chương III CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Mục 1

CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU

Điều 23. Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành Lưu trữ Nhà trường và Lưu trữ đơn vị có nhiệm vụ: 1. Lập kế hoạch thu thập, giao nhận, khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Mẫu văn

bản liên quan đến hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo hướng dẫn tại Phụ lục VI của Quy chế này.

2. Hướng dẫn các đơn vị, công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”. (Biểu mẫu 1)

3. Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của các đơn vị, cá nhân nộp vào lưu trữ.

4. Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu”. (Biểu mẫu 2) Điều 24. Chỉnh lý hồ sơ tài liệu 1. Chỉnh lý tài liệu nhằm phân loại tài liệu theo một phương án khoa học, tạo

điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ; đồng thời loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.

2. Nguyên tắc chỉnh lý: a) Không phân tán phông lưu trữ (Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ

được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân). Tài liệu của từng đơn vị được chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt.

b) Khi phân loại và lập hồ sơ phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc.

c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được hoạt động của đơn vị hình thành tài liệu.

3. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu sau: a) Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh. b) Xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu đã được chỉnh lý để đưa vào kho.

c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu. d) Lập các công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, tài liệu; cơ sở dữ liệu và công cụ

tra cứu khác để phục vụ cho việc quản lý, tra cứu sử dụng. (Biểu mẫu 3, 4) e) Lập danh mục hồ sơ, tài liệu hết giá trị để làm thủ tục tiêu hủy. (Biểu mẫu 5)

4. Các bước tiến hành chỉnh lý được thực hiện theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Bộ Nội vụ.

14

Điều 25. Xác định giá trị tài liệu Việc xác định thời hạn bảo quản của hồ sơ được căn cứ theo Thông tư số

09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản, hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, quy định của các bộ ngành khác về thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu chuyên ngành.

1. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được các yêu cầu sau: a) Xác định những tài liệu có giá trị cần được bảo quản vĩnh viễn và tài liệu

cần bảo quản có thời hạn tính bằng năm cụ thể. b) Xác định những tài liệu hết giá trị cần loại ra để tổ chức tiêu hủy. c) Bảng thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động

quản lý đào tạo của các đơn vị, khoa đào tạo của Trường. (Phụ lục VII) 2. Thủ tục xét duyệt việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị quy định như sau: a) Đơn vị có hồ sơ, tài liệu đề nghị tiêu hủy phải trình Hiệu trưởng hoặc

Trưởng đơn vị có con dấu riêng hồ sơ xin tiêu hủy tài liệu, hồ sơ gồm: - Tờ trình xin tiêu hủy tài liệu. - Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị (Biểu mẫu 6) - Bản kê hồ sơ, tài liệu xin hủy. - Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu. (Biểu mẫu 7) b) Hiệu trưởng Trường hoặc Trưởng đơn vị có con dấu riêng ký quyết định

thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. 3. Hội đồng xác định giá trị tài liệu a) Hội đồng xác định giá trị tài liệu có nhiệm vụ tư vấn cho Hiệu trưởng hoặc

Trưởng đơn vị có con dấu riêng về: - Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản. - Danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu hủy. b) Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm: - Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp: Chủ tịch Hội đồng. - Đại diện Lãnh đạo đơn vị có tài liệu: Ủy viên. - Công chức, viên chức lưu trữ: Ủy viên kiêm thư ký. Trường hợp cần thiết, Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp đề xuất với Hiệu

trưởng xem xét, quyết định mời thêm các chuyên gia, đại diện các cơ quan, đơn vị khác có liên quan để tham gia Hội đồng.

c) Phương thức làm việc của Hội đồng - Thành viên Hội đồng nghiên cứu mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản,

danh mục tài liệu hết giá trị và kiểm tra thực tế tài liệu đề nghị tiêu hủy (nếu cần). - Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số. - Thông qua biên bản, đề nghị Hiệu trưởng hoặc Trưởng đơn vị có con dấu

riêng xem xét, quyết định.

15

Điều 26. Hủy tài liệu hết giá trị 1. Căn cứ văn bản trả lời của cơ quan chuyên môn văn thư, lưu trữ, Hội đồng

xác định giá trị tài liệu của cơ quan trình Hiệu trưởng Trường quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị. (Biểu mẫu 8)

2. Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được thực hiện theo hướng dẫn cụ thể của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Bộ Nội vụ và phải đáp ứng các yêu cầu sau:

a) Chỉ được phép tiêu hủy tài liệu sau khi có quyết định bằng văn bản của Hiệu trưởng Trường Đại học Đồng Tháp.

b) Khi tiêu hủy tài liệu phải hủy hết thông tin của tài liệu. c) Việc tiêu hủy tài liệu phải được lập biên bản có xác nhận của người thực

hiện việc tiêu hủy tài liệu và của Phòng Hành chính -Tổng hợp. d) Hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan có

tài liệu hủy trong thời hạn ít nhất là 20 năm, kể từ ngày tiêu hủy tài liệu gồm có: - Văn bản đề nghị hủy tài liệu hết giá trị; - Danh mục tài liệu hết giá trị. - Quyết định về việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. - Biên bản họp của Hội đồng xác định giá trị tài liệu. - Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền; - Quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị của Hiệu trưởng hoặc Trưởng đơn vị

có con dấu riêng. e) Nghiêm cấm các đơn vị, cá nhân tự tiêu hủy hồ sơ, tài liệu của cơ quan dưới

bất kỳ hình thức nào. 3. Sau khi có quyết định bằng văn bản của Hiệu trưởng. Lưu trữ Trường tổ

chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị: - Đóng gói tài liệu hết giá trị; - Lập biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị giữa Lưu trữ Trường ĐH Đồng

Tháp và người thực hiện tiêu hủy (Biểu mẫu 9) - Thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị có thể được thực hiện tại cơ quan bằng

máy xén giấy hoặc chuyển đến nhà máy giấy để tái chế; - Lập Biên bản tiêu hủy tài liệu hết giá trị (Biểu mẫu 10) Điều 27. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử 1. Phòng Hành chính - Tổng hợp có trách nhiệm tổ chức thực hiện giao nộp tài

liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào cơ quan Lưu trữ cấp trên. Thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ thực hiện theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

2. Những hồ sơ, tài liệu của Trường không thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thì được bảo quản tại Kho lưu trữ Trường hoặc Lưu trữ đơn vị cho tới khi hết thời hạn bảo quản thì làm thủ tục để tiêu huỷ theo quy định của pháp luật.

16

Mục 2 BẢO QUẢN, KHAI THÁC HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 28. Bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ 1. Trưởng đơn vị và các cá nhân liên quan chịu trách nhiệm bảo quản an toàn

các hồ sơ, tài liệu của mình khi chưa đến hạn nộp lưu trữ. 2. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ được tập trung bảo quản trong kho lưu trữ đáp ứng

yêu cầu theo quy định tại Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng, đảm bảo sắp xếp khoa học (có đề nhãn, ký hiệu, mã số theo mục hồ sơ...) và gọn gàng trên giá để dễ khai thác, di chuyển khi cần thiết. Thực hiện đúng chế độ kiểm tra bảo quản hồ sơ tài liệu định kỳ và đột xuất.

Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu theo quy định tại Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc theo các quy định về thời hạn khác nếu có do cơ quan quản lý chuyên ngành ban hành.

3. Phòng Hành chính - Tổng hợp hoặc Trưởng đơn vị có con dấu riêng chịu trách nhiệm thực hiện những công việc sau:

a) Đề xuất bố trí kho lưu trữ có đủ diện tích và được trang bị các thiết bị, phương tiện kỹ thuật cần thiết theo quy định để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.

b) Lập và quản lý các sổ sách để theo dõi, quản lý tài liệu lưu trữ của đơn vị. c) Thực hiện chế độ bảo quản thường xuyên đối với tài liệu trong kho như:

Kiểm tra, vệ sinh định kỳ kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ… d) Kịp thời báo cáo, đề xuất với Hiệu trưởng hoặc Trưởng đơn vị có con dấu

riêng biện pháp xử lý các vấn đề liên quan đến bảo quản tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của mình.

4. Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử theo quy định hiện hành của Nhà nước. Điều 29. Đối tượng, hình thức và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu 1. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ được sử dụng phục vụ nhu cầu công tác, nghiên cứu

của các đơn vị, công chức, viên chức trong Trường và các của cơ quan, đơn vị, cá nhân khác ngoài Trường.

2. Tổ chức, cá nhân muốn khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phải có văn bản đề nghị hoặc giấy giới thiệu của Trưởng đơn vị.

Đối với tổ chức, cá nhân nước ngoài có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu thì phải có đề nghị của Phòng Hợp tác quốc tế và trình Hiệu trưởng duyệt.

3. Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu: a) Sử dụng tài liệu tại phòng lưu trữ. b) Cho mượn sau khi được sự đồng ý của Phòng Hành chính - Tổng hợp hoặc

Trưởng đơn vị có con dấu riêng. Thời hạn cho mượn không quá 15 ngày làm việc. Trường hợp mang tài liệu lưu trữ ra khỏi cơ quan, phải được Hiệu trưởng

duyệt đồng ý.

17

c) Cung cấp bản sao tài liệu lưu trữ. Tuyệt đối không cung cấp hồ sơ liên quan hình thành nên tài liệu lưu trữ nếu không có ý kiến phê duyệt của Hiệu trưởng.

Điều 30. Xét duyệt cho phép khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ 1. Hiệu trưởng quyết định cho phép sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ thuộc độ

Mật theo đề nghị của Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp. Các tài liệu có độ Tối mật trở lên thực hiện theo quy định của pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước.

2. Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ (không có dấu độ mật hoặc đã giải mật).

Điều 31. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ 1. Phòng Hành chính - Tổng hợp chịu trách nhiệm: a) Quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo đúng quy định hiện hành. b) Thực hiện việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo hướng dẫn

của Nhà nước. 2. Trách nhiệm của Bộ phận lưu trữ: a) Thực hiện đầy đủ thủ tục quy định, nội quy làm việc, hướng dẫn và tạo mọi

điều kiện thuận lợi cho người khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. b) Phục vụ kịp thời, đúng đối tượng và theo đúng yêu cầu khai thác, sử dụng

tài liệu lưu trữ đã được cấp có thẩm quyền duyệt. c) Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát việc thực hiện nội quy khai thác, sử dụng tài

liệu lưu trữ của đơn vị theo quy định tại Quy chế này đối với người sử dụng tài liệu. d) Quản lý các loại sổ sách theo dõi việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. e) Kiểm tra số lượng tờ và tình trạng hồ sơ, tài liệu khi giao người khai thác,

sử dụng tài liệu cũng như khi nhận lại tài liệu do người khai thác hồ sơ, tài liệu trả. f) Kịp thời phát hiện và đề xuất xử lý các hành vi vi phạm trong quá trình khai

thác, sử dụng hồ sơ tài liệu. g) Mở sổ theo dõi định kỳ, 6 tháng, năm, báo cáo Trưởng phòng Hành chính -

Tổng hợp, Trưởng đơn vị tình hình khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ. 3. Người sử dụng tài liệu phải chấp hành nghiêm nội quy khai thác, sử dụng tài

liệu lưu trữ của cơ quan, quy định pháp luật liên quan và các quy định tại Quy chế này; không được viết, tẩy xóa, làm thất lạc, rách nát, hư hỏng hay xáo trộn trật tự tài liệu trong hồ sơ.

Điều 32. Việc chứng thực, sao lục, bản sao tài liệu lưu trữ 1. Việc sao các văn bản hành chính của Trường hoặc của các cơ quan, tổ chức

gửi đến Nhà trường do Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp ký theo ủy quyền của Hiệu trưởng. Đối với các văn bản có dấu chỉ mức độ “Mật” thì thực hiện theo quy định pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước.

2. Các hình thức bản sao gồm bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục. Thể thức bản sao được quy định tại mẫu số 2 Phụ lục II của Quy chế.

a) Hình thức sao: Sao y bản chính hoặc trích sao, hoặc sao lục; tên cơ quan sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của Người có thẩm quyền; dấu của cơ quan sao văn bản; nơi nhận.

18

b) Bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục được thực hiện theo đúng quy định tại Quy chế này có giá trị pháp lý như bản chính.

c) Bản sao chụp (cả dấu và chữ ký của văn bản chính) không được thực hiện theo đúng thể thức quy định tại Điều này, chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.

3. Những ý kiến ghi bên lề văn bản hoặc trong phiếu trình chỉ được sử dụng trong nội bộ cơ quan, không được sao chép, chuyển phát ra ngoài cơ quan Trường dưới bất kỳ hình thức nào.

Trường hợp những ý kiến ghi bên lề này cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác hay phát biểu chính thức ngoài Trường phải được Lãnh đạo Trường hoặc người có thẩm quyền cho phép mới được thể chế bằng văn bản hành chính.

4. Việc thực hiện sao tài liệu lưu trữ do Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp thực hiện. Người đề nghị sao văn bản phải nộp phí sao văn bản theo quy định của Trường (nếu có).

Chương IV ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 33. Bảo vệ bí mật Nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ 1. Mọi hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của Trường Đại học Đồng Tháp

phải thực hiện theo đúng quy định pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật của Nhà nước và của Trường.

2. Trưởng đơn vị chịu trách nhiệm quản lý và sử dụng văn bản có độ mật: Tuyệt mật, tối mật, mật theo đúng quy định. Công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ cam kết bảo vệ bí mật cơ quan, bí mật Nhà nước theo đúng quy định.

Điều 34. Chế độ báo cáo thống kê tổng hợp 1. Văn thư Trường Đại học Đồng Tháp định kỳ hàng năm hoặc đột xuất lập

báo cáo thống kê tổng hợp về công tác văn thư, lưu trữ cho Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp.

2. Trưởng các đơn vị có trách nhiệm gửi báo cáo thống kê tổng hợp hàng năm hoặc đột xuất công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị về Phòng Hành chính - Tổng hợp.

3. Báo cáo định kỳ hàng năm được gửi trước ngày 10 tháng 01 năm sau hoặc báo cáo đột xuất được gửi qua hộp thư điện tử của Văn thư Trường để tổng hợp.

Điều 35. Kinh phí, biên chế và tiêu chuẩn công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ

1. Hàng năm, căn cứ đề xuất của Trưởng các đơn vị, Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp đề xuất trình Hiệu trưởng phê duyệt kinh phí, đảm bảo công tác văn thư, lưu trữ đáp ứng yêu cầu quy định.

2. Các công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức, viên chức văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật, tối thiểu phải có trình độ đào tạo từ Trung cấp Văn thư, Lưu trữ trở lên.

Người được giao kiêm nhiệm làm văn thư, lưu trữ phải được bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ và những kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc.

1

Phụ lục I KÝ HIỆU VĂN BẢN, TÊN VIẾT TẮT CỦA

ĐƠN VỊ CHỦ TRÌ SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

1. Ký hiệu các văn bản cá biệt và văn bản hành chính

TT Tên đơn vị Tên văn bản Ký hiệu 1 Quyết định cá biệt .../QĐ-ĐHĐT

2

Văn bản hành chính: - Báo cáo - Thông báo - Tờ trình - …………….

.../BC-ĐHĐT .../TB-ĐHĐT .../TTr-ĐHĐT ……………….

3 Công văn .../ĐHĐT-Tên viết tắt của đơn vị chủ trì soạn thảo

4 HC-TH Phiếu báo .../PB-HCTH

2. Tên viết tắt các đơn vị trực thuộc Trường Đại học Đồng Tháp

TT Tên đầy đủ của đơn vị Tên viết tắt của đơn vị chủ trì soạn thảo

1 Trường Đại học Đồng Tháp ĐHĐT 2 Phòng Hành chính - Tổng hợp HCTH 3 Phòng Tổ chức cán bộ TCCB 4 Phòng Đào tạo ĐT 5 Phòng Thanh tra - Pháp chế TTrPC 6 Phòng Hợp tác quốc tế HTQT 7 Phòng Công tác sinh viên CTSV 8 Tạp chí Khoa học Đại học Đồng Tháp TCKH 9 Phòng Thiết bị - Công nghệ TBCN 10 Trung tâm Quản lý Dịch vụ TTQLDV 11 Trung tâm Thông tin - Thư viện Lê Vũ Hùng TVLVH 12 Trung tâm Ngoại ngữ và Tin học TTNN&TH 13 Phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng đào tạo KTh&ĐBCLĐT 14 Phòng Nghiên cứu khoa học NCKH 15 Phòng Đào tạo Sau đại học ĐTSĐH 16 Phòng Kế hoạch - Tài chính KHTC 17 Phòng Quản trị và Xây dựng cơ bản QT&XDCB

2

TT Tên đầy đủ của đơn vị Tên viết tắt của đơn vị chủ trì soạn thảo

18 Văn phòng Đảng - Đoàn VPĐĐ 19 Khoa Sư phạm Ngoại ngữ SPNN 20 Khoa Sư phạm Toán - Tin SPTT 21 Khoa Sư phạm Lý - Kỹ thuật công nghiệp SPLKTCN 22 Khoa Sư phạm Hóa - Sinh - Kỹ thuật nông nghiệp SPHSKTNN 23 Khoa Sư phạm Văn - Sử - Địa SPVSĐ 24 Khoa Sư phạm Nghệ thuật SPNT 25 Khoa Giáo dục chính trị và Công tác xã hội GDCTCTXH 26 Khoa Sư phạm Thể dục Thể thao SPTDTT 27 Khoa Giáo dục Tiểu học - Mầm non GDTHMN 28 Khoa Quản lý giáo dục và Tâm lý giáo dục QLGDTLGD 29 Khoa Kinh tế và Quản trị kinh doanh KTQTKD 30 Khoa Tài nguyên và Môi trường TNMT 31 Khoa Văn hóa - Du lịch VHDL 32 Khoa Giáo dục quốc phòng - An ninh GDQPAN 33 Trường Thực hành sư phạm Mầm non Hoa Hồng THSPMNHH

1

Phụ lục II THỂ THỨC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

Mẫu số 1: Thể thức văn bản hành chính

Ghi chú:

Ô số : Thành phần thể thức văn bản

15-20 mm

30 mm

15-

20 m

m

2

3

5b

10a

10b

1

4

5a

9a

12

11

6

7a

7b

7c 8

9b

13

15- 20 mm

2

1 : Quốc hiệu 2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản 3 : Số, ký hiệu của văn bản 4 : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản (Căn giữa) 5a : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản 5b : Trích yếu nội dung công văn hành chính 6 : Nội dung văn bản

7a, 7b, 7c : Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền 8 : Dấu của cơ quan, tổ chức

9a, 9b : Nơi nhận 10a : Dấu chỉ mức độ mật (nếu có) 10b : Dấu chỉ mức độ khẩn (nếu có) 11 : Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành (nếu có) 12 : Chỉ dẫn về dự thảo văn bản (nếu có) 13 : Ký hiệu người soạn thảo và số lượng bản phát hành

3

Mẫu số 2: Thể thức bản sao văn bản

Ghi chú:

Ô số : Thành phần thể thức bản sao 1 : Hình thức sao: “sao y bản chính”, “trích sao” hoặc “sao lục” 2 : Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản 3 : Số, ký hiệu bản sao 4 : Địa danh và ngày, tháng, năm sao

5a, 5b, 5c : Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền 6 : Dấu của cơ quan, tổ chức 7 : Nơi nhận

PHẦN CUỐI CÙNG CỦA VĂN BẢN ĐƯỢC SAO

7

5a

5b

5c 6

1

4

2

3

15-20 mm

30 mm

15-2

0 m

m

15-20 mm

1

Phụ lục III KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

TT Thành phần thể thức văn bản Cỡ chữ Kiểu chữ

1 Quốc hiệu: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

12-13 13-14

Đậm Đậm

2 Tên cơ quan ban hành: - Văn bản của Trường:


- Văn bản của đơn vị thuộc Trường ĐH Đồng Tháp:

TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐỒNG THÁP PHÒNG TỔ CHỨC CÁN BỘ

12-13 12-13

12-13

Bình thường Đậm

Bình thường Đậm

3 Ký hiệu Công văn do Phòng Hành chính - Tổng hợp chủ trì soạn thảo: Số: …./ĐHĐT-HCTH

13

Bình thường

4 Ký hiệu văn bản (có tên loại ): Số: ..../QĐ-ĐHĐT 13 Bình thường 5 Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành (Căn giữa)

Đồng Tháp, ngày tháng năm ....

13-14

Nghiêng 6 Tên loại văn bản và trích yếu nội dung:

- Tên loại văn bản: QUYẾT ĐỊNH - Trích yếu nội dung văn bản có tên loại : Ban hành Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ - Trích yếu nội dung công văn thường: V/v cấp phôi bằng tốt nghiệp thạc sĩ chính quy năm 2014 - Địa chỉ gửi (phía trên phần nội dung): + Gửi một nơi: Kính gửi: Bộ Nội vụ + Gửi nhiều nơi: Kính gửi: - Bộ Kế hoạch và Đầu tư; - Văn phòng Chính phủ.

14

14

12-13

14 14

Đậm

Đậm

Bình thường Bình thường Bình thường

Căn giữa

7 Thành phần trong nội dung: - Các điều: Điều 1. - Các khoản: 1. Đối với các đơn vị ........ - Các điểm: a) Trong trường hợp . . …..

13-14 13-14 13-14

Đậm

Bình thường Bình thường

8 Chữ ký, thể thức ban hành: - Quyền hạn của người ký: KT. HIỆU TRƯỞNG - Chức vụ: PHÓ HIỆU TRƯỞNG - Họ và tên người ký: Nguyễn Văn A - Trường hợp ký thừa lệnh thì ghi chữ TL., thừa ủy quyền thì ghi chữ TUQ. vào trước chức vụ của HIỆU TRƯỞNG

13-14 13-14 13-14

13-14

Đậm Đậm Đậm

Đứng, đậm

2

TT Thành phần thể thức văn bản Cỡ chữ Kiểu chữ

TL. HIỆU TRƯỞNG TRƯỞNG PHÒNG HC-TH

TUQ. HIỆU TRƯỞNG

TRƯỞNG PHÒNG HC-TH

- Đối với văn bản do Hội đồng, Ban chỉ đạo của Trường (hoặc đơn vị trực thuộc đơn vị) ban hành với chức danh của người ký văn bản trong Hội đồng, Ban đó mà sử dụng con dấu của Trường (hoặc đơn vị). Ví dụ: Văn bản của Hội đồng Thi đua - Khen thưởng do Hiệu trưởng làm Chủ tịch ký ban hành.

TM. HỘI ĐỒNG CHỦ TỊCH

Chữ ký, dấu của Trường

Nguyễn Văn Đệ

HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG ĐH ĐỒNG THÁP

13-14

14

Đứng, đậm

Đứng, đậm

9

Nơi nhận văn bản, bản lưu: Nơi nhận (phía cuối văn bản) : - Như trên; - Ban ….; - Lưu VT, đơn vị soạn thảo văn bản.

12

11

Nghiêng, đậm

Bình thường

10 Chỉ dẫn phạm vi lưu hành: XEM XONG TRẢ LẠI

LƯU HÀNH NỘI BỘ

12

Đậm

11

12

13

Ký hiệu người soạn thảo văn bản, số lượng bản phát hành ghi ngay sau phần cuối cùng của nơi nhận. Nơi nhận: - …………..; - Các đơn vị trong trường; - Lưu: VT, HCTH. Số trang của văn bản được trình bày ở bên phải phía dưới trang giấy. Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn đến phụ lục; phụ lục phải có tiêu đề, có hai phụ lục trở lên thì phải đánh số.

12 11

13-14

14

Nghiêng,đậm Bình thường

Bình thường

Đậm

1

Phụ lục IV MẪU MỘT SỐ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG THƯỜNG

(Các đơn vị trực thuộc Trường Đại học Đồng Tháp áp dụng mẫu này

nhưng trong phạm vi thẩm quyền và nội bộ của đơn vị)

Mẫu số 1: Quyết định (cá biệt) của Hiệu trưởng quy định trực tiếp Mẫu số 2: Quyết định (cá biệt) của Hiệu trưởng ban hành văn bản kèm theo như quy chế, quy định, điều lệ, kế hoạch, chương trình,... Mẫu số 3: Công văn của Trường Đại học Đồng Tháp Mẫu số 4: Thông báo của Trường Đại học Đồng Tháp Mẫu số 5: Báo cáo của Trường Đại học Đồng Tháp Mẫu số 6: Tờ trình của Trường Đại học Đồng Tháp Mẫu số 7: Giấy mời họp của Trường Đại học Đồng Tháp Mẫu số 8: Văn bản đối ngoại Mẫu số 9: Phiếu báo của Phòng Hành chính -Tổng hợp

2

Mẫu số 1: Quyết định cá biệt của Hiệu trưởng Trường Đại học Đồng Tháp


Số: /QĐ-ĐHĐT


Đồng Tháp, ngày tháng năm 20….

QUYẾT ĐỊNH Về việc ……………………………..(1)

HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐỒNG THÁP

Căn cứ Quyết định số ……………………………………………………; Căn cứ …………………………………………………………………...; Căn cứ …………………………………………………………………...; Theo đề nghị của ……………………………………………………., (2)

QUYẾT ĐỊNH: (3)

Điều 1. ……………………………………………………………….……. Điều 2. …………………………………………………………………….. Điều 3. …………………. chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. (4)

Nơi nhận: - Như Điều …; - ……………; - Lưu: VT, (5) (6). (7)

HIỆU TRƯỞNG

(Chữ ký, dấu)

Họ và tên Ghi chú: (1) Trích yếu nội dung của Quyết định; (2) Đề nghị của đơn vị có thẩm quyền trình; (3) Tùy theo nội dung ngắn hay dài để chia các Điều 1,2,3... Nếu điều dài có thể chia thành các khoản 1,2,3... và các điểm a,b,c...; (4) Chữ ký tắt của cán bộ trực tiếp soạn thảo hoặc Trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo; (5) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo văn bản; (6) Ký hiệu người đánh máy; (7) Chữ ký nháy của Thư ký Lãnh đạo Trường.

3

Mẫu số 2: Quyết định cá biệt của Hiệu trưởng ban hành văn bản kèm theo BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐỒNG THÁP

Số: /QĐ-ĐHĐT



QUYẾT ĐỊNH Ban hành ...................................................... (1)


Căn cứ Quyết định số ……………………………………………………; Căn cứ …………………………………………………………………...; Căn cứ …………………………………………………………………...; Theo đề nghị của ……………………………………………………., (2)

QUYẾT ĐỊNH: (3)

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này.............................................. Điều 2. ….................................................................................................. Điều 3. ............................ chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. (4)

Nơi nhận: - Như Điều …; - ……………; - Lưu: VT, (5) (6). (7)

HIỆU TRƯỞNG

(Chữ ký, dấu)

Họ và tên Ghi chú: (1) Tên của văn bản kèm theo (quy chế, quy định, điều lệ, kế hoạch, chương trình,...) được ban hành; (2) Đề nghị của đơn vị có thẩm quyền trình; (3) Tùy theo nội dung ngắn hay dài để chia các Điều 1,2,3... Nếu điều dài có thể chia thành các khoản 1,2,3... và các điểm a,b,c...; (4) Chữ ký tắt của cán bộ trực tiếp soạn thảo hoặc Trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo; (5) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo văn bản; (6) Ký hiệu người đánh máy; (7) Chữ ký nháy của Thư ký Lãnh đạo Trường.

4

Mẫu số 3: Công văn của Trường Đại học Đồng Tháp BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO


Số: /ĐHĐT-…(1)… V/v ……….. (2) …………



Kính gửi: - ………………………..; - ………………………..; - ………………………… (3)

..................................................... (4) ............................................................ ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................

Trân trọng./. (5)

Nơi nhận: - Như trên; - ……………; - Lưu: VT, (6) (7).(8)

HIỆU TRƯỞNG (9)

(Chữ ký, dấu)

Họ và tên

Ghi chú: (1) Tên viết tắt của đơn vị chủ trì soạn thảo; (2) Trích yếu nội dung công văn; (3) Cơ quan, đơn vị nhận công văn; (4) Nội dung công văn; (5) Chữ ký tắt của cán bộ trực tiếp soạn thảo hoặc Trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo; (6) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo văn bản; (7) Ký hiệu người đánh máy; (8) Chữ ký nháy của Thư ký Lãnh đạo Trường; (9) Thẩm quyền ký là Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng ký thay (KT.) hoặc một số

Trưởng đơn vị được ủy quyền ký thừa lệnh các công văn lưu hành nội bộ (TL.)

5

Mẫu số 4: Thông báo của Trường Đại học Đồng Tháp


Số: /TB-ĐHĐT



THÔNG BÁO Về …………………………………….. (1)

..................................................... (2) ............................................................ ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ........................................................................................................................./. (3) Nơi nhận: - ……………; - ……………; - Lưu: VT, (4) (5). (6)

TL. HIỆU TRƯỞNG (7) TRƯỞNG PHÒNG HC-TH

(Chữ ký, dấu)

Họ và tên

Ghi chú: (1) Trích yếu nội dung của thông báo; (2) Nội dung thông báo; (3) Chữ ký tắt của cán bộ trực tiếp soạn thảo hoặc Trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo; (4) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo văn bản; (5) Ký hiệu người đánh máy; (6) Chữ ký nháy của Thư ký Lãnh đạo Trường; (7) Thẩm quyền ký là Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng ký thay (KT.) hoặc một số

Trưởng đơn vị được ủy quyền ký thừa lệnh các công văn lưu hành nội bộ (TL.)

6

Mẫu số 5: Báo cáo của Trường Đại học Đồng Tháp


Số: /BC-ĐHĐT



BÁO CÁO Về .................................................................. (1)

..................................................... (2) ............................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

........................................................................................................................./. (3) Nơi nhận: - ……………; - ……………; - Lưu: VT, (4) (5). (6)

KT. HIỆU TRƯỞNG (7) PHÓ HIỆU TRƯỞNG

(Chữ ký, dấu)

Họ và tên

Ghi chú: (1) Trích yếu nội dung của báo cáo; (2) Nội dung báo cáo; (3) Chữ ký tắt của cán bộ trực tiếp soạn thảo hoặc Trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo; (4) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo văn bản; (5) Ký hiệu người đánh máy. (6) Chữ ký nháy của Thư ký Lãnh đạo Trường. (7) Thẩm quyền ký là Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng ký thay (KT.)

7

Mẫu số 6: Tờ trình của Trường Đại học Đồng Tháp


Số: /TTr-ĐHĐT



TỜ TRÌNH Về .................................................................. (1)

..................................................... (2) ............................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

........................................................................................................................./. (3) Nơi nhận: - ……………; - ……………; - Lưu: VT, (4) (5).(6)


(Chữ ký, dấu)

Họ và tên

Ghi chú: (1) Trích yếu nội dung của tờ trình; (2) Nội dung tờ trình; (3) Chữ ký tắt của cán bộ trực tiếp soạn thảo hoặc Trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo; (4) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo văn bản; (5) Ký hiệu người đánh máy. (6) Chữ ký nháy của Thư ký Lãnh đạo Trường. (7) Thẩm quyền ký là Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng ký thay (KT.)

8

Mẫu số 7: Văn bản đối ngoại


Số: /ĐHĐT - …(1)…



Trường Đại học Đồng Tháp kính chào ………….. và xin hân hạnh thông báo (hoặc đề nghị) ……………………..

Nội dung văn bản

Nhân dịp này, Trường Đại học Đồng Tháp một lần nữa gửi tới ……. lời chào trân trọng./. (2)

HIỆU TRƯỞNG

(Chữ ký, dấu)

Họ và tên

Sao gửi (nếu có):

Trường Đại học Đồng Tháp 783 Phạm Hữu Lầu, Phường 6, thành phố Cao Lãnh, tỉnh Đồng Tháp Điện thoại: ………… Fax: ………….......... Email: …..................

Ghi chú: (1) Tên viết tắt của đơn vị chủ trì soạn thảo; (2) Ký tắt của Trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo. Văn bản chỉ được gửi sau khi

Lãnh đạo Trường phê duyệt.

9

Mẫu số 8: Giấy mời họp của Trường Đại học Đồng Tháp


Số: /TM-ĐHĐT



THƯ MỜI

Về việc…………………………………….. (1)

Kính gửi: ........................................................................... (2)

................................. (3) ..................... trân trọng kính mời: Ông (bà) ...................................... (2) .......................................................... Tới dự ......................................... (5) .......................................................... .................................................................................................................... Thời gian:................................................................................................... Địa điểm: ............................................................................................../. (6)

Nơi nhận: - ...........; -............; - ………; - Lưu: VT, (7) (8). (9)


(Chữ ký, dấu)

Họ và tên

Ghi chú: (1) Trích yếu nội dung giấy mời; (2) Tên các cơ quan, tổ chức, cá nhân được mời; (3) Tên đơn vị ban hành mời; (4) Tên (nội dung) của cuộc họp, hội nghị, hội thảo,…; (5) Chữ ký tắt của cán bộ trực tiếp soạn thảo hoặc Trưởng đơn vị chủ trì soạn

thảo; (7) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo văn bản; (8) Ký hiệu người đánh máy. (9) Chữ ký nháy của Thư ký Lãnh đạo Trường. (10) Thẩm quyền ký là Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng ký thay (KT.) hoặc Trưởng

đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản ký Thừa lệnh (TL.).

10

Mẫu số 9: Phiếu báo do Văn phòng Trường Đại học Đồng Tháp phát hành


Số: /PB-ĐHĐT



PHIẾU BÁO Về ...................................... (1)

Kính gửi: ....................................................... (2)

Theo Thông báo số ….. ngày ….. tháng ….. năm ….. , Lãnh đạo trường đã giao cho đơn vị nghiên cứu và dự thảo văn bản góp ý gửi Phòng Hành chính - Tổng hợp để tổng hợp trình Lãnh đạo trường. Đến nay, Phòng Hành chính - Tổng hợp chưa nhận được dự thảo văn bản góp ý của Quý đơn vị.

Đề nghị Quý đơn vị khẩn trương dự thảo văn bản góp ý gửi Phòng Hành chính - Tổng hợp trước ngày ….. tháng ….. năm ….. để tổng hợp trình Lãnh đạo trường./. (3)

Nơi nhận: - ...........; -............; - Lưu: VT, HCTH (4). (5)

TL. HIỆU TRƯỞNG TRƯỞNG PHÒNG HC-TH (6)

(Chữ ký, dấu)

Họ và tên

Ghi chú: (1) Trích yếu nội dung của Phiếu báo; (2) Cơ quan, đơn vị nhận Phiếu báo (đôn đốc, nhắc việc); (3) Chữ ký tắt của cán bộ trực tiếp soạn thảo; (4) Ký hiệu người đánh máy. (5) Chữ ký nháy của Thư ký Lãnh đạo Trường. (6) Thẩm quyền ký là Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng ký thay (KT.).

Phụ lục V BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐỒNG THÁP

PHIẾU GIAO XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN

Số công văn đến: ………………. Ngày đến: … / …/…… Nội dung………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………..

Đề xuất của Trưởng phòng HC-TH Chỉ đạo của Hiệu trưởng

1

Phụ lục VI

MẪU VĂN BẢN LIÊN QUAN ĐẾN GIAO NỘP, KHAI THÁC, SỬ DỤNG HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Mẫu số 1: Mục lục hồ sơ, tài liệu lưu trữ

1. Mẫu trình bày “Tờ nhan đề mục lục”


MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU PHÔNG ..............

(tên phông/sưu tập, khối tài liệu nộp lưu) Mục lục số (quyển số): ........

Đồng Tháp, năm 20.....

2. Mẫu trình bày phần “Bảng kê hồ sơ, tài liệu nộp lưu”

Hộp/

cặp số Hồ sơ

số Tiêu đề hồ sơ Thời gian

BĐ-KT Số tờ

Ghi chú

(1) (2) (3) (4) (5) (6)

Hướng dẫn cách ghi các cột: Cột 1 - Hộp/cặp số: ghi số thứ tự của hộp hoặc cặp tài liệu nộp lưu; Cột 2 - Hồ sơ số: ghi số hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản theo mục lục hồ sơ của

phông; Cột 3 - Tiêu đề hồ sơ: ghi theo tiêu đề hồ sơ trong mục lục hồ sơ của phông; Cột 4 - Thời gian bắt đầu, kết thúc: ghi thời gian sớm nhất và muộn nhất của tài

liệu có trong hồ sơ, ví dụ: 01/01/2016 - 31/12/2016; Cột 5 - Số tờ: ghi tổng số tờ tài liệu có trong hồ sơ; Cột 6 - Ghi chú: ghi những thông tin cần chú ý về nội dung và hình thức của tài

liệu có trong hồ sơ. 3. Mẫu trình bày “Tờ kết thúc”

TỜ KẾT THÚC Mục lục này gồm: ................... hồ sơ (đơn vị bảo quản). Viết bằng chữ: ........................................................................... hồ sơ (ĐVBQ). Phần bảng kê hồ sơ, tài liệu nộp lưu của Mục lục này gồm: ................ tờ (được đánh số liên tục từ 1 đến .........).

................, ngày ….. tháng ….. năm 200.... Người lập (Ký và ghi rõ họ tên, chức vụ/chức danh)

2

Mẫu số 2: Biên bản giao nhận tài liệu




BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU Căn cứ Điều 12 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, ngày 11 tháng 11 năm 2011; Căn cứ Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Trường ĐH Đồng Tháp; Căn cứ kế hoạch thu thập tài liệu năm …..; Hôm nay, ngày …. tháng …. năm …., tại Trường ĐH Đồng Tháp chúng tôi gồm:

BÊN GIAO: (tên đơn vị nộp tài liệu) ………………………………………….. Đại diện là: 1.Ông (bà)................................................................................................................. Chức vụ công tác: .................................................................................................... 2. Ông (bà):.............................................................................................................. Chức vụ công tác: ................................................................................................... BÊN NHẬN: (Tên Lưu trữ cơ quan) Đại diện là: 1. Ông (bà): ............................................................................................................. Chức vụ công tác: ................................................................................................... 2. Ông (bà): ............................................................................................................. Chức vụ công tác: ................................................................................................... Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liệu với những nội dung cụ thể sau: 1. Tên khối tài liệu giao nộp: ................................................................................... 2. Thời gian của tài liệu: ......................................................................................... 3. Số lượng tài liệu: - Tổng số hộp (cặp): ................. - Tổng số hồ sơ : ……………. Quy ra mét giá là: …….. mét.

4. Tình trạng tài liệu giao nộp (mô tả tóm tắt về tình trạng của khối tài liệu nộp lưu như mức độ phân loại, lập hồ sơ, tình trạng vật lý của tài liệu).

5. Công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ nộp lưu (tổng số …. trang). Biên bản này được lập thành hai bản giá trị, bên giao và bên nhận giữ 01 (một)

bản có giá trị như nhau.

ĐẠI DIỆN BÊN GIAO

Lãnh đạo đơn vị (Chức vụ, chữ ký, họ tên)

ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN

Người phụ trách lưu trữ (Ký tên, ghi rõ họ tên)

3

Mẫu số 3: Mẫu bảng kê các hồ sơ thuộc Mục lục hồ sơ bảo quản vĩnh viễn

BẢNG KÊ CÁC HỒ SƠ

H p/c p s

H s s

Tiêu h s Th i gian tài li u

S t Ghi chú

(1) (2) (3) (4) (5) (6)

Hướng dẫn cách ghi các cột: (1): Ghi thứ tự số hộp tài liệu bằng chữ số Ả Rập. Số hộp tài liệu được đánh liên tục trong toàn phông lưu trữ; (2): Là chữ số Ả Rập được đánh cố định cho mỗi hồ sơ sau khi sắp xếp trật tự các hồ sơ trong phông theo phương án phân loại. Số hồ sơ được đánh liên tục trong toàn phông lưu trữ; (3): Ghi theo tên của hồ sơ đã được viết lên bìa hồ sơ hoặc trong phiếu tin; (4): Ghi thời gian của tài liệu có sớm nhất và muộn nhất trong hồ sơ; (5): Ghi tổng số tờ tài liệu bên trong hồ sơ sau khi được sắp xếp và đánh số thứ tự; (6): Ghi những đặc điểm đáng chú ý về hình thức và nội dung của tài liệu có trong hồ sơ

4

Mẫu số 4: Mẫu bảng kê các hồ sơ thuộc Mục lục hồ sơ bảo quản có thời hạn

BẢNG KÊ CÁC HỒ SƠ

H p/c p s

H s s

Tiêu h s Th i gian tài li u

S t Th I h n b o qu n

Ghi chú

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

Hướng dẫn cách ghi các cột: (1): Ghi thứ tự số hộp tài liệu bằng chữ số Ả Rập. Số hộp tài liệu được đánh liên tục trong toàn phông lưu trữ; (2): Là chữ số Ả Rập được đánh cố định cho mỗi hồ sơ sau khi sắp xếp trật tự các hồ sơ trong phông theo phương án phân loại. Số hồ sơ được đánh liên tục trong toàn phông lưu trữ; (3): Ghi theo tên của hồ sơ đã được viết lên bìa hồ sơ hoặc trong phiếu tin; (4): Ghi thời gian của tài liệu có sớm nhất và muộn nhất trong hồ sơ; (5): Ghi tổng số tờ tài liệu bên trong hồ sơ sau khi được sắp xếp và đánh số thứ tự (đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên); (6): Ghi số năm cụ thể để lưu giữ hồ sơ kể từ khi công việc kết thúc cho đến khi hồ sơ hết giá trị; (7): Ghi những đặc điểm đáng chú ý về hình thức và nội dung của tài liệu có trong hồ sơ

5

Mẫu số 5: Mẫu Danh mục tài liệu hết giá trị

DANH MỤC TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ Phông (Khối) tài liệu: …………….

Bó s T p s Tiêu h s ho c t p tài

li u Lý do h y Ghi chú

(1) (2) (3) (4) (5)

Hướng dẫn cách ghi các cột: Phông (khối) tài liệu: Ghi tên phông hoặc khối tài liệu (1): Ghi thứ tự các bó (cặp) tài liệu. Số thứ tự được ghi liên tục cho một phông (hoặc khối) tài liệu. (2): Ghi số thứ tự hồ sơ hoặc tập tài liệu hết giá trị trong từng bó (cặp); (3): Ghi tiêu đề của hồ sơ hoặc tài liệu hết giá trị. Tiêu đề tài liệu hết giá trị phải phản ánh hết nội dung tài liệu bên trong. (4): Ghi lý do hủy tài liệu như: hết thời hạn bảo quản; bị bao hàm, trùng thừa (ghi rõ bị bao hàm hoặc trùng với hồ sơ nào trong mục lục hồ sơ giữ lại. (5): Ghi ý kiến của Hội đồng xác định giá trị tài liệu hoặc các ghi chú khác.

6

Mẫu số 6: Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị

BẢN THUYẾT MINH TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ

Phông (khối)……………………… Thời gian của Phông (khối) tài liệu……………………

I. TÓM TẮT TÌNH HÌNH KHỐI TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ

1. Sự hình thành khối tài liệu hết giá trị: Tài liệu được loại ra khi nào? (Trong quá trình chỉnh lý hay khi tiến hành đánh

giá độc lập phông (khối) tài liệu lưu trữ?) 2. Số lượng: - Tổng số tài liệu khi đưa ra chỉnh lý là …..… mét; - Hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản là …..… mét; - Số lượng tài liệu loại ra …….. mét (bó, gói); - Tỷ lệ loại ra so với tài liệu giữ lại là ……..%. 3. Thời gian của khối tài liệu hết giá trị: - Thời gian bắt đầu: ……….. - Thời gian kết thúc: ……….

II. TÓM TẮT THÀNH PHẦN VÀ NỘI DUNG CHỦ YẾU CỦA KHỐI TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ

Tài liệu hết giá trị bao gồm các nhóm: Tài liệu hết thời hạn bảo quản, tài liệu bị bao hàm, tài liệu trùng, tài liệu bị rách nát không khôi phục được, tư liệu tham khảo, bản chụp ...

1. Nhóm tài liệu hết thời hạn bảo quản: Gồm những tài liệu gì ? Nội dung về vấn đề gì? Tác giả? Thời gian? Lý do huỷ .

2. Nhóm tài liệu bị bao hàm: Gồm những tài liệu gì? Về vấn đề gì? Lý do huỷ. 3. Nhóm tài liệu trùng: Gồm những tài liệu gì? 4. Nhóm tư liệu: Gồm những loại nào? Nội dung về vấn đề gì?

Đồng Tháp, ngày…… tháng……năm……. NGƯỜI VIẾT THUYẾT MINH

(Họ và tên, chữ ký)

7

Mẫu số 7 : Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu

TRƯỜNG ĐH ĐỒNG THÁP

HỘI ĐỒNG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Đồng Tháp, ngày …. tháng …. năm …….

BIÊN BẢN Họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu

Căn cứ Điều 18, 28 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011; Căn cứ Quy chế công tác văn thư, lưu trữ ban hành kèm theo Quyết định

số…… ngày… tháng… năm 2016 của Trường Đại học Đồng Tháp; Căn cứ Quyết định số… ngày…. tháng….. năm….. của Hiệu trưởng Trường

Đại học Đồng Tháp về việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Hôm nay, vào lúc….giờ…. ngày…tháng…năm…, Tại ……………………..

Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Trường gồm có: …/… người. Vắng…../….. người. Chủ toạ:………………. Thư ký:……………… Nội dung họp: Xét huỷ tài liệu hết giá trị Phông (khối) tài liệu …… Sau khi nghiên cứu, xem xét Danh mục tài liệu hết giá trị của Phông (khối)

…………………………… và kiểm tra thực tế, các thành viên trong Hội đồng có ý kiến như sau:

1…………………….. 2……………………. 3…………………….. Chủ toạ cuộc họp thống nhất kết luận: 1. Đề nghị giữ lại những tập (hồ sơ) tài liệu số:……………, nêu lý do (nếu có). 2. Đề nghị……. (người đứng đầu cơ quan) xem xét, quyết định cho phép tiêu

huỷ tài liệu theo Danh mục đính kèm. Hội đồng thông qua biên bản cuộc họp, với ý kiến nhất trí….../…. người. Cuộc họp kết thúc vào hồi…h ngày… ./. Các ủy viên Hội đồng có mặt: 1...................................... (họ tên, chức danh, chữ ký); 2...................................... (họ tên, chức danh, chữ ký); 3...................................... (họ tên, chức danh, chữ ký); 4...................................... (họ tên, chức danh, chữ ký); 5...................................... (họ tên, chức danh, chữ ký); THƯ KÝ HỘI ĐỒNG

(họ, tên, chữ ký)

CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG (họ, tên, chữ ký)

8

Mẫu số 8 : Quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị


Số: /QĐ-ĐHĐT

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ………, ngày……tháng…….năm…….

QUYẾT ĐỊNH

Về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị


Căn cứ Điều 28 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011; Căn cứ quy chế tổ chức và hoạt động của Trường Đại học Đồng Tháp được ban

hành theo quyết định số 269/QĐ-ĐHĐT, ngày 09/5/2013 ; Căn cứ Quy chế công tác văn thư, lưu trữ ban hành kèm theo Quyết định

số…… ngày… tháng… năm 2016 của Trường Đại học Đồng Tháp; Căn cứ …..… (văn bản có ý kiến của Sở Nội vụ Đồng Tháp); Theo đề nghị của Chủ tịch Hội đồng xác định giá trị tài liệu,

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Tiêu hủy … bó (tập) tài liệu hết giá trị thuộc Phông (khối) …. (kèm theo Danh mục tài liệu hết giá trị). Điều 2. Giao cho Trưởng phòng Hành chính- Tổng hợp thực hiện việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy định pháp luật. Điều 3. Chủ tịch Hội đồng xác định giá trị tài liệu và các đơn vị hữu quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. Nơi nhận: - Như Điều 3; - Lưu: VT,…

HIỆU TRƯỞNG (chữ ký, dấu)

Họ và tên

9

Mẫu số 9 : Biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO




BIÊN BẢN Bàn giao tài liệu hết giá trị

Căn cứ Quyết định số ..…….. ngày ..… tháng … năm ..… của Hiệu trưởng Trường Đại học Đồng Tháp về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị,

Hôm nay, vào lúc …. Tại (nơi huỷ)………………………………………….. Chúng tôi gồm: Bên giao: 1……………………………., đơn vị…………………………………… 2……………………………., đơn vị…………………………………… Bên nhận: 1……………………………., đơn vị…………………………………… 2……………………………., đơn vị…………………………………… Cùng giao và nhận khối tài liệu hết giá trị để tiêu hủy như sau: - Tên Phông (khối) tài liệu: .……………………………………………. - Số lượng: ……… bó (tập) theo Danh mục tài liệu hết giá trị. Hai bên đã giao và nhận đầy đủ số lượng tài liệu hết giá trị ghi trong Danh mục. Biên bản này lập thành hai bản: bên giao giữ một bản, bên nhận giữ một bản./.

ĐẠI DIỆN BÊN GIAO (Họ và tên, ký)

ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN (Họ và tên, ký)

10

Mẫu số 10 : Biên bản tiêu hủy tài liệu hết giá trị




BIÊN BẢN Tiêu hủy tài liệu hết giá trị

Căn cứ Quyết định số ..….. ngày ..… tháng … năm ..… của Hiệu trưởng

Trường Đại học Đồng Tháp về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị, Hôm nay, vào hồi …. Tại (nơi hủy)………………………………………….. Chúng tôi gồm: 1……………………………., đơn vị…………………………………… 2……………………………., đơn vị…………………………………… 3……………………………., đơn vị…………………………………… 4……………………………., đơn vị…………………………………… Đã tiến hành tiêu hủy số tài liệu hết giá trị thuộc Phông (khối) ………...

…………………………………………………………………………………. Số lượng tài liệu được tiêu hủy …………………… mét Phương pháp hủy: (nghiền bột giấy, xén nhỏ…) …………………. Chúng tôi đã hủy hết số tài liệu ghi trong Danh mục tài liệu hết giá trị

theo quy định. Biên bản này lập thành hai bản: cơ quan có tài liệu tiêu hủy giữ một bản,

đơn vị thực hiện tiêu hủy tài liệu giữ một bản./.

ĐẠI DIỆN ĐƠN VỊ TIÊU HỦY TÀI LIỆU

(Họ và tên, ký)

Xác nhận của đơn vị (Ký tên, đóng dấu)

ĐẠI DIỆN CƠ QUAN CÓ TÀI LIỆU TIÊU HỦY

(Họ và tên, ký)

Xác nhận của cơ quan (Ký tên, đóng dấu)

Phụ lục VII

BẢNG THỜI HẠN LƯU TRỮ HỒ SƠ, TÀI LIỆU HÌNH THÀNH PHỔ BIẾN TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ ĐÀO TẠO

CỦA CÁC KHOA, PHÒNG, TRUNG TÂM

STT TÊN NHÓM HỒ SƠ, TÀI LIỆU ĐƠN VỊ LƯU THỜI HẠN

LƯU TRỮ

(1) (2) (3) (4)

I Tài liệu lưu trữ vĩnh viễn

1 Hồ sơ xin mở mã ngành đào tạo: (Tờ trình xin mở mã ngành, đề án thuyết minh, quyết định cho phép mở mã ngành, …)

Phòng ĐT SĐH; Phòng ĐT

Vĩnh viễn

2

Hồ sơ tuyển sinh, mở lớp (văn bản mở lớp, quyết định công nhận kết quả tuyển sinh, quyết định công nhận kết quả kiểm tra và cấp chứng chỉ, danh sách trúng tuyển, danh sách nhập học, hợp đồng đào tạo, …)

Phòng ĐT SĐH; Phòng ĐT; Phòng KT & BĐCLĐT; TT BDNG; TT NN&TH

Vĩnh viễn (bằng bản in và

file)

3

Hồ sơ tốt nghiệp : (Danh sách xét TN, Quyết định công nhận TN, ...)

Phòng ĐT SĐH; Phòng ĐT;

Vĩnh viễn (bằng bản in và

file

4 Hồ sơ chấm luận văn thạc sỹ; Bảng điểm tổng hợp toàn khóa các bậc đào tạo; QĐ công nhận kết quả kiểm tra và cấp chứng chỉ;

Phòng ĐT SĐH; Phòng KT &

BĐCLĐT; TT NN&TH

Vĩnh viễn

5 Sổ cấp phát văn bằng, chứng chỉ; Phòng ĐT SĐH; Phòng ĐT; TT

NN&TH

Vĩnh viễn

6 Chương trình đào tạo; Khung chương trình; Đề cương chi tiết; Quyết định ban hành danh mục học phần và kế hoạch dạy học; Chuẩn đầu ra.

Phòng ĐT SĐH; Phòng ĐT; Các Khoa

Vĩnh viễn

7 Hồ sơ kiểm định chất lượng đào tạo (Báo cáo tự đánh giá, tự đánh giá chương trình, đánh giá ngoài)

P. KT& BĐCLĐT

Vĩnh viễn

8 Các quy định về quản lý đào tạo; Báo cáo về khóa đào tạo

Phòng ĐT SĐH; Phòng ĐT;

Vĩnh viễn

II. Tài liệu lưu theo khóa học

1 Các loại biên bản của Hội đồng TS; Học kết thúc môn học

Phòng KT&ĐBCLĐT Hết khóa học

2 Hồ sơ đăng ký dự thi; Hồ sơ xét tuyển, tuyển sinh; Bài thi TS của thí sinh trúng tuyển

Phòng ĐT SĐH; Phòng KT&ĐBCLĐT

Hết khóa học

3 Đề cương môn học Các Khoa đào tạo Hết khóa học

III. Tài liệu lưu trữ có thời hạn

1 Sổ giao nhận đề thi, bài thi, bảng điểm Phòng ĐT SĐH; Phòng ĐT;

Phòng KT&ĐBCLĐT

5 năm

2 Hồ sơ tổ chức thực tập tốt nghiệp Phòng ĐT; Các Khoa 5 năm

3 Đồ án, khóa luận TN, báo cáo thực tập Các Khoa 5 năm sau khi TN

4 Hồ sơ tổ chức thi học phần (CQ, KCQ) Phòng ĐT SĐH; Phòng ĐT; Phòng KT

& BĐCLĐT

2 năm sau khi TS

5 Bài thi hết học phần, tiểu luận, bài tập lớn Phòng KT&BĐCLĐT; Các Khoa

2 năm sau khi thi

6 Bảng điểm thi kiểm tra thường kỳ , thi kết thúc học phần

Phòng KT & BĐCLĐT; các Khoa

2 năm sau khi TN

7 Danh sách cấp phát các loại chứng chỉ (GDTC, GDQP)

Phòng ĐT

2 năm sau khi TN; lưu file

8 Bài thi TS của thí sinh không trúng tuyển Phòng Đào tạo 1 năm sau khi thi

9 Hồ sơ sinh viên (Bản sao) Phòng CTSV 1 năm sau khi TN

Ký hiệu viết tắt: TS: tuyển sinh; TN: tốt nghiệp; GDTC: giáo dục thể chất; GDQP: giáo dục quốc phòng Phòng ĐT SĐH: Phòng Đào tạo Sau Đại học Phòng ĐT: Phòng Đào tạo Phòng KT & BĐCLĐT: Phòng Khảo thí và Bảo đảm chất lượng đào tạo TT BDNG: Trung tâm Bồi dưỡng nhà giáo TT NN&TH: Trung tâm Ngoại ngữ và Tin học

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ỘNG H ỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM...

Documents

Transcript of BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ỘNG H ỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM...