Avni Rexhepi - Microsoft Access...

Avni Rexhepi - Microsoft Access Hyrje

Avni Rexhepi

Prishtinë, 2002

Hyrje Avni Rexhepi - Microsoft Access

PARATHËNIE

Ky libër u dedikohet studentëve të Fakultetit Elektroteknik, por mund ta përdorin të gjithë ata që shfaqin interesim për programin Microsoft Access. Ky është botimi i parë dhe vërejtjet e sygjerimet e lexuesve janë të mirëseardhura, në rast ribotimi. Të gjithë shembujt e marrë në libër, janë marrë më shumë për qëllime shkollore, për të shërbyer si udhëzime në realizimin e detyrave të caktuara, e jo si projekt i gatshëm për përdorim, apo pjesë të ndonjë projekti. Emrat e marrë si shembuj janë të rastit dhe përjashtohet mundësia e keqpërdorimit të qëllimshëm. Në disketen e bashkangjitur, ndodhen fajllat e shembujve të përdorur në libër të kompresuar me WinZip. Për të dy shembujt është dhënë fajlli vetëm me tabela për ushtrime, si dhe fajlli i kompletuar i bazës së të dhënave. Njohuritë paraprake lidhur më bazat e të dhënave dhe për programet e paketit Microsoft Office do të jenë lehtësim për përdorimin e këtij teksti. Për vërejtjet dhe sygjerimet, mund të na kontaktoni përmes postës elektronike, në adresën: [email protected].


MICROSOFT ACCESS Microsoft Access është program për krijimin dhe mirëmbajtjen e bazave të të dhënave dhe është pjesë përbërëse e paketit Microsoft Office. Versionet e programit janë avansuar me secilin version të ri të paketit Microsoft Office, mirëpo konceptet themelore të punës janë të njëjta në të gjitha versionet. Natyrisht, me secilin version të ri, shfaqen përmirësime dhe avansime lidhur me veprimet e caktuara, por ato nuk ndryshojnë thelbin e rregullave të Accessit. Shpjegimet dhe shembujt e marrë në këtë libër, janë realizuar në versionin Microsoft Access 2000. Bazat e të dhënave paraqesin grumbull të organizuar të dhënash. Nëse marrim një shembull nga përditshmëria, p.sh, një zyre për informim dhe shërbime është përgjegjëse për organizimin e të dhënave për një ndërmarrje të caktuar. Punonjësit e asaj zyreje, informatat për ndërmarrjen, që kanë të bëjnë me të punësuarit, punët e përditshme, shërbimet që i ofron ndërmarrja etj., i mirëmbajnë përmes përdorimit të tabelave të ndryshme. Pra për vendosjen, ruajtjen dhe mirëmbajtjen e të dhënave në mënyrën më të përshtatshëme, të dhënat organizohen në formë tabelare. Për shembull, një tabelë do të përdorej për ruajtjen e informatave për të punësuarit, ku do të paraqiteshin: emri dhe mbiemri, adresa, datëlindja, vendlindja, mosha, sektori punues, orari i punës, paga mujore, etj. Për përpunim më detal të informatave për një të punësuar - shënim në tabelë (rresht të tabelës) përoren formularë, gjegjësisht forma për paraqitje më të përshtatshme të të dhënave. Shtypja dhe dorëzimi i raporteve të ndryshme që shërbejnë për shtypjen e të dhënave dhe rezultateve të ndryshme, etj., më së miri bëhet duke shtypur raportet gjegjëse. Njësia themelore e bazës së të dhënave është tabela, e cila i ruan të dhënat në formë të organizuar. Tabela i ka rreshtat (Records - Rekordet, regjistrimet, të dhënat) dhe kolonat, gjegjësisht fushat (Fields) të cilat përshkruajnë një vlerë ose karakteristikë të caktuar të rekordit. Instalimi i programit Accessi është pjesë e paketit Microsoft Office, prandaj me rastin e instalimit të paketit instalohet edhe accessi. Përmes CD-së instaluese, instalimi i programit


fillon automatikisht, me vendosjen e CD-së instaluese në CD-ROM. Nëse nuk fillon vetvetiu, në njësinë e CD-ve, zgjedhet setup.exe, me të cilin fillon instalimi i paketit Microsoft Office. Startimi i programit, bëhet prej menysë Start, duke zgjedhur menynë Programs, dhe varësisht prej instalimit, mund ta gjeni direkt si nënmeny në Programs (si në fig.1.), ose aty është si një tërësi paketi Microsoft Office, e si nënopcion Microsoft Access. Normalisht programi mund të startohet direkt prej desktopit përmes ikonës Microsoft Access, nëse ajo veq ekziston ne desktop.

Fig. 1. Startimi i programit, përmes menysë Start.

Kur programi startohet, paraqitet dritarja e Microsoft Access-it (në vazhdim të tekstit: Access), dhe dritarja për dialog (d box) e cila mundëson zgjedhjen e opcioneve fillestare për krijimin e një baze të re, ose startimin e bazave ekzistuese, të cilat janë përdorur së fundi. (Fig. 2) Nëse dëshironi të filloni krijimin e bazes së re të të dhënave, fillohet në pjesën Create a new Database using (krijo bazë të re përmes) me opcionet: Blank Database (Bazë e zbrazët e të dhënave), për përgatitjen e bazës së re, fillimisht të zbrazët dhe Database Wizard (Magjistari për database). (Wizardet-janë nënprograme ndihmëse të paketit Microsoft Office, të cilat e udhëheqin shfrytëzuesin hap pas hapi, duke i dhënë udhëzimet e nevojshme, për realizimin e detyrave të caktuara). Accessi ofron ndihmë me rastin e krijimit të bazës së re të të dhënave, përmes Database Wizard, (nënkuptohet se përdoret me kusht të njohjes së gjuhës angleze).

ialog-


Fig. 2. Dritarja e parë, me rastin e startimit të programit.

Të marrim së pari rastin e bazës së re, të zbrazët. Prej dialogut fillestar, zgjedhim opcionin: Blank Database. Në ekran menjëherë paraqitet dialogu tjetër, File New database- Ruaje bazën e re të të dhënave, përmes të cilit Accessi kërkon së pari të krijohet fajlli në të cilin do të ruhet baza e re që krijohet. Pasi të zgjedhni folderin ku dëshironi të krijohet ajo, në File name - Emri i fajllit, zgjedhni emrin e bazën e të dhënave që krijohet. (Nëse dëshironi, mundeni që me komandën Create New Folder, si në fig., së pari të krijoni Folder të ri dhe pastaj veprimet e përshkruara). Fillimisht, aty accessi propozon emrin db1.mdb, pra tipi i fajllit është *.mdb (mdb-Microsoft DataBase). Emrin e fajllit db1, e ndryshoni dhe zgjedhni emër të ri sipas dëshirës. Normalisht, nuk p

fajllit për

ërjashtohet mundësia që ta pranoni edhe mrin e propozuar db1. Pastaj shtypet tasti: Create (Krijo), dhe më këtë accessi

krijon bazën e re të zbrazët të të dhënave.

e


Fig. 3. Zgjedhja e folderit, dhe emrit për fajllin e bazës që krijohet.

Nëse zgjedhni opcionin Database Wizard, atëherë Accessi, së pari ju ofron mundësinë e zgjedhjes së shabllonit të parapërgatitur të bazës (Fig. 4). Ekziston një numëAdre etj.

r mjaft i madh i bazave të gatshme, për qëllime të ndryshme përdorimi, si sari me kontakte, Koleksione të ndry hme, Inventare, Shërbime të thirrjes,s

Pas zgjedhjes së shabllonit të gatshëm, përmes dialogut File new database (fig 3) përsëri zgjedhni vendin (folderi) dhe emrin e fajllit, për bazën e të dhënave që krijohet.

Fig. 4. Shabllonet e gatshme, të bazave të të dhënave, që i ofron accessi.

Hap pas hapi, Accessi ju ofron opcionet për zgjedhje, si në fig. 5, me ç'rast mund të bëhen modifikime të opcioneve të gatshme që i ofron Accessi për shabllonin


përkatës. Me tastet, Cancel (Anulo, Pezullo), Back (Prapa), Next (Tjetri), Finish (Fundi , P pas hapi, duke përcjellur udhëzimet e magjistarit deri në përfundim të procedurës, kur me Finish vendosim për krijimin e bazës së gatshme, sipas opcioneve të zgjedhura prej atyre që i ofroi magjistari. Në atë rast, Accessi e krijon bazën e re të gatshme me strukturën dhe elementet e saj, me ç'rast në ekran shfaqet dritarja Database Wizard, me treguesit Creating…, për secilin element të bazës. Nëse zgjedhim shabllonin Contact Management-Administrimi i kontakteve, pra një adresar me informata për kontaktet e ndryshme, kalohet nëpër hapat vijues, si zgjedhja e fushave: emri, mbiemri etj., që do të ruhen në një tabelë.

ërfundo) lëvizim hap

Hapi i parë, fillimi.

Zgjedhja e fushave

Zgjedhja e stilit të paraqitjes Zgjedhja e stilit të raporteve që shtypen


Zgjedhja e emrit të bazës

Përfundimi Fig. 5 . Hapat, gjatë krijimit të bazës përmes magjistaarit.

Fig. 6. Ecuria e krijimit të bazës, përmes Database Wizard

Me këtë rast, Accessi krijon bazën Contact Management1, me të gjitha elementet e nevojshme, si tabelat, format, raportet, etj., si në fig 7.

Fig. 7 - Baza e krijuar përmes magjistarit.

Pra, siç shihet në fig. 7, dritarja e bazës së të dhënave përmban faqet (objektet): Tables (Tabelat), Queries (Pyetësit), Forms (Format), Reports (Raportet), Pages (Faqet,Web faqet), Macros (Makrot) dhe Modules (Modulet).

Avni Rexhepi - Microsoft Access Dritaret dhe menytë

DRITARJA E ACCESIT

Menya Shiriti i veglave

Rreshti i statusit

Fig. 8 - Dritarja e Accessit

Dritarja ebazës

nshme e Accessit gjatë punës duket si në fig. 8. Normalisht, si në indows, kemi edhe titullin e dritares dhe në skajin e djathtë, pullat

Dritarja e zakoçdo dritare në W(tastet) minimize, maximize dhe close . Në krye të dritares gjendet menya kryesore e programit me përmbajtjen: File (Fajlli), Edit (Editimi, përpunimi), View(Pamja), Insert (Inserto), Tools (Veglat), Window (Dritarja) dhe Help (Ndihma

ur hapet një tabelë, pyetës

).

ose formë, shtohet edhe menya Records (Rekordet). K

9

Dritaret dhe menytë Avni Rexhepi - Microsoft Access

Përf ndshkurtes omandave rësisht se çka kemi të hapur prej dNëse kemi hapur ndonjtabelë, në rast të formësNë pjesën e brendshmeeventualisht ndonjë dritposhtme, kemi rreshtin momentale ose informata për elementin sLock, Insert, etj. Kur kemi të hapur vetëmenyve është, si do të p het në pjesën e ardhshme të tekstit. Mirëpo nëse hapet ndonjë tabelë, forndryshon varësisht prejtë cilën jemi duke bërë

e fajllave. Në fund, është edhe lista e

undi menysë gjeat e k

et shiriti i veglave, i cili përmban ikonat (tastet) për të cilat përdoren më së shpeshti gjatë punës. Varitareve në ekran, ashtu ndryshon edhe shiriti i veglave.

ë tabelë, atëherë aty shfaqet shiriti i veglave për punë me , shiriti i veglave për punë me formë, etj. të dritares kemi dritarën e bazës së hapur të të dhënave, dhe are të hapur të tabelës, formës, etj. Dhe në fund në pjesën e e statusit, i cili jep shpjegime për gjendjen e zgjedhur aktualisht, dhe statusin e tasteve Cap

m dritaren e bazës së të dhënave, atëherë përmbajtja e ërshkrumë, apo element tjetër, atëherë edhe përbajtja e menyve kontekstit. Pra menytë automatikisht përshaten për punën momentalisht.

Menya File Në menynë File, si zakonisht, kemi komandat që kanë të bëjnë me hapjen e fajllittë ri ose ekzistues, ruajtjen dhe shtypjenfajllave të hapur së fundi.

Fig. 9 - Menya File

dëshirojmë të - Open Databa- Get Externalpër marrjen e ccessit ose programev(lidhi tabelat)tjetër, të Acce jera. - Close (mbylle), mbyllë bazën (fajllin e hapur) - Save (Ruaje), ruan ndryshimet në bazën me të cilën jemi duke punuar momentalisht, në fajllin e njëjtë, me të njëjtin emër. - Save as/Export (Ruaje si/eksporto)- shërben për ruajtjen me emër të ri, gjegjësisht eksportimin në format tjetër në ndonjë program tjetër të objektit aktual, tabelës, formës, etj.

- New database (Hapja e bazës së re), pra përdoret kur fillojmë krijimin e një baze të re. se (Hape bazën), shërben për hapjen e bazës

Data (Merr të dhëna të jashtme), shërbën të dhënave prej ndonjë baze tjetër të Ae tjera për baza të të dhënave ose Link tables

, për marrjen e të dhënave prej ndonjë tabele ssit, ose programeve t

10


- Page Setu ( Konfigurimi i faqes)

azën, në formë rezymeje, ndër të tjera edhe me elementet përbërëse, si në fig.10.

p- Print Previw ( Shikimi paraprak) (inspektimi) i shtypjes - Print… ( Shtype…) - shtypja në printer, ku përmes dritares së hapur të dialogut Print, përcaktojmë opcionet e shtypjes - Send (Dërgo) - Database Properties (karakteristikat e bazës) - jep informacionet lidhur me b

t e bazës

Pra, faqja Contents paraqet sa tabela, formpyetës etj., ka baza.

rdorimit të menyve, sepse shpeshherë menytë nuk janë të plota,enytë që janë përdorur kohën e fundit dhe ato kryesore, kur

t një shigjet

Fig. 10 - Karakteristika

Dritarja ka faqet: General (të përgjithshme),

a,

Summary (rezyme), Statistics (statistika), Contents (përmbajtja) dhe Custom (e zakonshme).

Verejtje: Duhet pasur kujdes gjatë pë por në to paraqiten vetëm m se në fund të menysë paraqite ë e dyfishtë e cila mundëson hapjen e menysë së plotë. Pasi ta hapni menynë e plotë dhe të përdorni një prej menyve që nuk shihej në listë, herën e ardhshme kur hapet menyja ajo paraqitet në listë, si meny që është përdorur së fundi. Menya Edit Menyja Edit, varësisht prej asaj se a ka ndonjë objekt të zgjedhur të bazës (tabelë, formë, etj), ka përmbajtje të ndryshme. Shërben për editimin e të dhënave në bazë, kopjimin, zhvendosjen, fshirjen, kërkimin etj.

11


Fig. 11 Edit

- Paste - Ngjite - thërret prej memorjes përmbajtjen momentale të saj (nga Clipboard). Kemi edhe opcionet e

- Menya Paste, si Paste Special, Paste as HypeAppend.

-Undo - Zhbëje - anulon veprimin e fundit dhe kthen gjendjen e mëparshme, p.sh., para kopjimit, zhvendosjes,

etj. - shërben për zhvendosjen e të dhënave në

e elementeve në forma, raporte etj., në memorje erit (Clipboard-pjesa e rezervuar e memorjes

që të njëjtat thirren në pozitë të re kuptimin e marrjes prej memorjes

t të

rlink, dhe Paste

Delete - fshije, bën fshirjen e të dhënës apo objektit të zgjedhur (selektuar), në

ëse jemi në tabelë p.sh kemi edhe:

rd - Zgjedhe rekordin - Select all records Në vazhdim kemi etj. Pra shihet se m arëse horizontale. -Find - Gjeje - shë rkim, me të cilin i kërkojmë vlerat e caktuara, n ë, etj. - Replace - Zëvend ë re, po ashtu bëhet t që hapet. - Go to - Shko tek -

Menya View - Pamja, shërben për rregullmin e pamjes së dritares së Accessit, dhe elementeve të dritares. Pra, ketu zgjedhim se çka do të shihet në ekran gjatë punës me Access,

ndryshimit, reje- Cut - P

tabelë, ostë kompjutpër këtë qëllim), ashtu pëmes Paste- Ngjit (ka dhe ngjitjes-vendosjes në pozite të re, aty ku është momentalisht kursori ose zgjedhja). - Copy - Kopjo - bën kopjimin e vlerës ose të objektizgjedhur, në memorje të kompjuterit, pa ndikuar fare nëorigjinalin.

- tabelë, forme etj.N- Delete Record-Fshije rekordin - Delete Column - Fshije kolonën - Select Reco

- Zgjedhi të gjitha rekordet

pjesën që ka të bëjë më kërkimin e të dhënave në tabela, forma enya është e ndarë në pjesë, me vizat nd

rben për hapjen e dialogut për këë tabelë, formëso - shërben për zëvendësimin e vlerës ekzistuese, me vlerë tpërmes dialogu shërben për kalim në rekordin e caktuar.

Menya View

12


Fig. 12 - Menya View

e

ve të objekteve në bazën e

s emrit), By type (Sipas tipit), By created (Sipas dates së krijimit), By modified (Sipas dates së modifikimit), etj. Auto arrange

. 13), por përmes Customize, ne përshtasim sipas ëshires se cili grup do të shihet pastaj në listën toolbars.

ndonjë objekt (tabelë, formë, etj.) atëherë automatikisht, në iritin e veglave, veglat database zëvendësohen, me ato për tabelë, formë, etj.

- Database objects ( Objektet e bazës) - objektet në dritaren bazës (tabela, forma, etj) Pjesa e rregullimit të pamjes së ikonatë dhënave (tabelave, formave, etj.), si:- Large icons (Ikonat e mëdha) - Small icons (Ikonat e vogla) - List (Lista) - Details (Detajet) - shifen edhe data e krijimit, modifikimit, madhesia etj. - Arrange Icons (Rregullo ikonat) - me nënopcionet e saj shërben për rregullimin e renditjes së ikonave: By name (Sipa

(Rregullimi automatik) me shpërndarje simetrike.

NewOpen

Save

PrintPreview

Spelling

C

- Line up icons - Rreshto ikonat në vijë të drejtë, bën rreshtimin kur nuk është aktivizuar opcioni Auto arrange në menynë Arrange icons. - Properties - Karakteristikat, për objektin e zgjedhur. - Code - Kodi, i shkuar në Visual Basic for Applications. - Toolbars - Shiritat e veglave, përmes nënopcioneve të tij: Database - Baza, Toolbox - Kutija e vegave, Web - Veglat për web faqe, dhe Customize - Përshtati, përcakon se cilat vegla të punës do të shihen në ekran gjatë punës. Zakonisht shihet shiriti i veglave - Database (figd- Kur aktivizohet, sh

utCopy

Paste

Formatpainter

UndoOffice

ksLinAnalyze La

Ic

het treguesi i mausit mbi ikonë (tdhe emri i ikonës, gjegjësisht funknë shiritin e veglave janë shkurtes

në dorë

rgeons

Small Icons

ListDetails

CodeProperties

RalationshipsNew Object

Officeassistant

Fig. 13 -Database toolbar - Shiriti i veglave database Nëse vetëm poziciono ast) dhe mbahet aty për një kohë, do të paraqitet e sioni që ajo kryen nëse klikohet në të. Ikonat a për aktivizikimin e komandave të cilat normalisht i kërkojmë nëpër menytë e programit. Shiriti i veglave faktikisht përmban ato komanda që përdoren më së shpeshti, ashtu që t'i kemi " ", e të mos humbim kohë t'i kërkojmë nëpër meny. Në skaj, pas tastit

13


për ndihmë, ndodhet edhe tasti More buttons i cili mundëson shtimin ose largimin e steve prej shiritit të veglave.

enya Insert M ba n e të dhënav

ta M

enya Insert, përme.

n komandat për insertim të objekteve të reja në bazë

Fig. 14 - Menya

Insert

- Table - Tabelë - Qyeru - Pyetës (kueri) - Form - Formë (formularë) - Report - Raport - Macro - Makro - Module - Modul - Class Module - Modul klase - AutoForm - Formë automatike

automatik - AutoReport - Raport

Menya Tools Menya Tools-Veglat , përmban veglat e programit.

- Spelling - Drejtshkrimi në gjuhën angleze - Autocorrec

Fig. 15. Menya Tools

t – Përmirësimi automatik i gabimeve - Offic- Rela- Anal ënave - Data- Secu- Repl- Star projektit - Mac- Activ- Add-Ins - Shtesat

tions - Opcionet

e Links - Lidhja me Office tionships – Relacionet mes tabelave yze - Analizo, bën analizën e bazës së të dhbase Utilities- Shërbimet për bazën e të dhënave rity - Siguria, mbrojtja e të dhënave ication - Replikimi tup…- Startimi, opcionet për startimin ero - Makrot eX Controlls… - Kontrollat ActiveX

- Op

14


Shpjegimet përkatëse, për nënopcionet, do të jipen gjatë përdorimit të tyre, në pjesët përkatëse të tekstit.

enya Window

M

enya Window - Dritarja, përmban komandat për rregullimin e dritareve të Mobjekteve të bazës, kur kemi të hapura më shumë dritare. P.sh në ekran mund të kemi të hapura njëkohësisht dritaret për dy-tri tabela, forma, ose disa tabela, disa forma e ndonjë pyetës (kueri), etj.

cionin e fshehjes

Fig. 16 - Menya Window

momentalisht dhe me

Përmes menysë Window, dritaret e hapura të objekteve, brenda dritares së Accessit, shpërndahen simetrikisht dhe me madhësi të barabarta. - Tile horizontaly - rradhitja (palosja) horizontale - Tile Verticaly - rradhitja vertikale - Cascade - kaskadë - Arrange Icons - rregullimi i ikonave - Hide - fshehe, bën fshehjen e dritares - Unhide - largo op

Në fund të menysë, paraqitet lista e dritareve të hapurashënjën e zgjedhjes tregohet dritarja aktive momentale, kurse me klik kalohet në

në

Menya Help Menya Help - Ndihma, përmban u ë përdorimit të programit dhe shpjeg htje.

dritaren e dëshiruar. Pra një prej mënyrave të kalimit prej dritares së një objekti, dritaren e objektit tjetër është përmes kësaj menye.

dhëzimet të cilat i ndihmojnë shfrytëzuesit gjatimet deri në detaje të vogla, për cilëndo çës

sft Access Help F1 - N

Office As

, duke dhënë mundësinë e shtypjes së tekstit ë pyetjen dhe pastaj, ai ofron udhëzimet e me lidhur me temën për të cilën është

ruar pyetja. Fig. 17. Menya Help

- Micro dihma për Access. Siç shihet, në çdo moment, me shtypjen e tastit funksional F1 në tastierë, mund të aktivizohet ndihma në Access, dhe sistant (Asistenti për Office), i standardizuar në të gjitha programet e Office-it ofron ndihmëlidhur mmundshparasht

15


- Show Office Assistant - Paraqite What's this? - Çka është kjo - ndihma direkte, duke aktivizuar treguesin me

nformata, lidhur me versionin aktual të rogramit dhe mundësitë për kërkim të udhëzimeve

ndihmësin e Office-it (fig. 17.a)

- pikëpyetje dhe duke shtypur në pjesën e dritares për të cilën kërkohet ndihmë. - Microsoft on the web - Microsofti në web (internet) - Detect and Repair… - Detektimi dhe riparimi i gabimeve. - About Microsoft Access - Dritarja me ip dhe ndihmës shtesë.

a

your question here, and then ruaje pyetjen tënde këtu dhe rch), shtypet teksti i pyetjes, arch ndihmësi i gjenë sa përgjigje që lidhen me truar.

j ekranit asistentin, e n e djathte të mausit, dhe pastaj ur zgjedhni Hide. Menyja n opcionet, Choose assistant… min e pamjes së asistentit, dhe macion me figurën e asistentit

a shiritin me vegla, dhe tri faqe: r përgjigje, dhe Index-Indeksi.ën e djathtë paraqiten temat

Fig. 17.c.

është e organizuar si libër, me kapituj dhe tema të veçanta, te cilat i zgjedhni duke i hapur kapitujt e librit, me shenjen plus që e kanë para, e cila pastaj shndërrohet në minus. Mbyllja bëhet duke shtypur shenjën minus. Tema e zgjedhur paraqitet në anën e djathtë të dritares.

Contents - Përmbajtja, faktikisht

Fig. 17.

Ne pjesën: Type click search (shkpasaj shtype Seadhe pastaj me Sepërgjigjet, ose dipyetjen e parash

Fig. 17.b

Kur dëshironi të largoni preklikoni me pullenë menynë e hapOptions, rregullomundëson ndërriAnimate bën ani .

Dritarja e hapur e ndihmes, duket si ne fig. 17, c. KContents-Përmbajtja, Answer Wizard-Magjistari pë Dritarja kryesore është e ndarë në dy pjesë. Në pjesspecifike të zgjedhura në anën e majtë.

16


Fig. 17.d.

Në faqen Answer Wizard, tpozita e parë, What would you like to do?- Çka dëshironi të bëni?, në tekst-boksin ku është teksti: Type your question…shtypet pyetja me tastin Search gjinden temat e lidhura me atë pyetje dhe paraqiten ne listën përfundi, (Search topic to display), epastaj përmbajtja e temës së zgjedhur aty paraqitet në anën

ek

dhe

e djathtë. Në faqen Index, faktikisht është indeksi

shkronjë të re njësoj, deri sa tve. Fig. 17.

i të gjitha fjalëve të rradhitura sipas alfabetit, dhe posa të shtypet shkronja e parë në pozitën 1- type keywords - shkruaje fjalën çelës, në

s

ë

Pastaj në pozitën 3. Choose anën e djathtë hapet faqja m Menya Format Menya format paraqitet nëse , ajo ka të bëjë me formatizim r. Në rast se kemi hapur një tabelë

e. ngushtohet rrethi i pyetje

a topic-zgjedhe temën, zgjedhet tema prej listës, dhe në e përmbajtjen për temën e zgjedhur.

kemi hapur dritaren e ndonjë tabele, forme, etj. Prain e vlerave dhe të elementeve të dritares së hapu, atëherë menya format, duket si vijon:

pozitën 2. Or choose keyword- ose zgjedhe fjalën çelës - paraqiten fjalët që fillojnë më atë shkronjë, dhe për çdo

17


ig. 18a - Menya Format

- Subdatasheet - Nënfaqja e të dhënave

ndërrimet e zakonshme të tekstit, ngjyrës, etj. - Datasheet… - Faqja e të dhëna- Row height… - Lartësia e rreshtave - Column width… - Gjerësia e kolonave - Rename c- Hide Columns - Fshehi kolonat - Unhide Columns…- Kthe kolonat e fshe- Freeze Columns - Ngriji kolo mbajtur në ekran kolonat e c rrotullimit për shikim të kolon

Fig. 18b. Menya Records

- Filter - Filtro, shërben për filtrimin e të dhënave, në tabelë, pyetës (kueri) ose formë. - Sort - Sorto, shërben për rradhitjen e të dhënave sipas alfabetit (vlerat tekstuale), ose madhësisë (vlerat numerike). - Apply Filter/Sort - Apliko filtrin/sortin. - Remove Filter/Sort - Largo filtrin/sortin. - Save Record - Ruaje rekordin - Refresh - Rifresko të dhënat. - Data entry - Futja e të dhënave

Pra, siç shihet, këto komanda kanë të bëjnë më rekordet në tabelë, formë ose pyetës (kueri), dhe gjatë aplikimit do të shpjegohen më detajisht.

F

- Font… - Fonti, lloji i shkronjave, pra mundëson

ve

olumn - Riemërto kolonën

hura nat, shërben për të aktuara me rastin e

ave të skajshme. - Unfreeze All Columns - Shkriji të gjitha kolonat

Menya Records Nëse është hapur ndonjë tabelë, formë etj, në menynë kryesore të programit paraqitet edhe menya Records - Rekordet.

18


Menytë e kontekstit Kemi edhe mundësinë e përdorimit të menysë speciale, që njihet si menya e shpejtë, ose menya e kontekstit, e cila shfaqet kur shtypet pulla e djathtë e mausit.

Komandat që paraqiten në meny varen prej vendit ku ndodhet treguesi i mausit në momentin e shtypjes. Kjo meny mund të hapet edhe përmes kombinimit: SHIFT+F10. Për të mbyllur këtë meny, mjafton të shtypet kudo jashtë saj, ose përmes ESC, ALT, ose ENTER.

Fig. 18c. Menya e kontekstit Objektet e bazës së të dhënave Accessi është sistem i orientuar në objekte për udhëheqjen e bazës së të dhënave (DBMS-Database Management System), që do të thotë se tërë baza e të dhëështë e përbërë prej objekteve të cilat kanë karakteristika

nave

të caktuara, ose atribute të ktura

ë tjera, të cilat gjithashtu kanë tiparet e tyre. Për shembull tiparet si:

ikonet etj. Për secilën rej tyre ekziston lista e tipareve të cilat mund t'i përshtatni për të siguruar efektin e

dëshiruar. Në dritaren e programit, kur e hapni fajllin e bazës së të dhënave, shihet dritarja e bazës dhe objektet (elementet) përbërëse të saj si në fig. 19.

njohura si tipare-karakteristika (properties), përmes së cilave përcaktohet strue tyre, pamja dhe sjellja. Për shembull, vetitë e tabelës përfshijnë, përshkrimin etabelës, subjektit të tabelës dhe renditjen e rekordeve në tabelë (alfabetike, kronologjike ose në bazë të një ose më shumë fushave). Njëherit, secili prej objekteve kryesore të Accessit është kontejner (bartës) i objekteve temri, madhësia, fonti, tipi i të dhënave etj. Format dhe raportet përmbajnë objekte si fushat e të dhënave, titujt, kontrollat, numrat e faqeve, grafp

19


Fig. 19. Dritarja e bazës së të dhënave

Dritarja kryesore e bazës përmban objektet vijuese: Tables-Tabelat, Queries-Pyetësit, Forms-Format, Reports-Raportet, Pages-Faqet, Macros-Makrot dhe Modules-Modulet. Brenda ditares, varësisht prej objektit të zgjedhur shihen elementet përkatëse, p.sh, në fig. 19 shihet se në faqen tables, kemi:

- Create Table in DesignView - Krijo tabele në modin e dizajnit - Create Table by Using Wizard - Krijo tabele duke përdorur magjistarin - Crete Table by Entering Data - Krijo tabele duke futur të dhënat

Këto janë opcionet që i ofron programi për krijimin e tabelave dhe në vijim kemi listën e tabelave që veq ekzistojnë në bazën e hapur të të dhënave. Per secilin prej objekteve, ekzistojnë Create… in design view dhe Create…by using wizard. Gjithashtu, në dritare në shiritin e veglave të dritares, shihet se i kemi tri taste: Open-Hape, Design-Dizajni dhe New-I ri/E re, të cilat mundësojnë që p.sh., tabela ose elementi tjetër i zgjedhur, të hapet: për përdorim me Open, ose për ndryshimin e dizajnit të saj - Design. Kurse krijimi i tabeles së re, gjegjesisht elementit përkatës, bëhet me tastin New. Grupi Favorites-Favoritet, përmban "folderin" special me fajllat gjegjësisht objektet e preferuara, që favorizohen prej shfrytëzuesit.

20


Modet

Gjatë punës në Access kemi modin e punës (modin e ekzekutimit), në të cilin përdoren tabelat, format dhe elementet e tjera të krijuara dhe modin e dizajnimit, në të cilin bëhet dizajnimi i tabelave, formave dhe elementeve tjera. Deri sa punohet në modin e dizajnimit, shfrytëzuesi nuk manipulon drejpërdrejt me të dhënat, por e dizajnon pamjen dhe formën e objekteve të bazës, të cilat pastaj përdoren në modin e punës. Gjatë modit të dizajnimit, nuk shihen vlerat e të dhënave, por vetëm objektet dhe elementet që dizajnohen, e të cilat në modin e punës mund të përmbajnë të dhëna. Tabela

Tabela paraqet elementin themelor të bazës së të dhënave edhe në Access. Në tabelë ruhen të dhënat dhe tabela shërben si bazë prej të cilës objektet tjera i marrin dhe mandej i përdorin në forma të ndryshme të dhënat e tabelës. Tabela ka rreshtat-rekordet dhe kolonat-fushat (fig. 20).

Fig. 20 - Tabela

Tirekordi është një tërësi, pra, një rekord me fus të dritares së ta lëvizje (navigim) nëpër rekorde (navigation buttons), ku tregohet se në cilin rekord është i pozicionuar i ak k rekordi g gjës (shih fig. 21).

tujt e kolonave-fushave paraqesin emrin e fushës përkatëse dhe krejt rreshti-hat prekatëse. Në fund

belës janë pullat përmomentalisht kursori pra, rekord

tual, pastaj pullat për kalim te je

- rekordi e parë - rekordi i ardhëshëm - rekordi i fundit

Tregohet rekordi aktual (1), prej numrit te pergjithshëm të rekordeve (of 5).

- rekordi paraprak - rekordi momental - rekord i ri në fund të tabelës

- prej 5 (numri i rekordeve)

Fig. 21 - Lëvizja nëpër tabelë

21


Me përdorimin e këtyre pullave, kursori vazhdimisht është i pozicionuar nëkolonën e parë të tabelës. Lëvizja nëpër tabele mund të bëhet edhe përmes tastiedhe atë p

rës,

ërmes 4 shigjetave: majtas, djathtas, poshtë, lart, si dhe përmes pullave:

d un

n e majtë të

Home - Kalo në fushën e parë të rekordit, End - Kalo në fushën e fundit të rekordit Page Up - Kalo në rekordin e parë, në fushën ku aktualisht ndodhet kursori Page Down - Kalo në rekor in e f dit, në fushën ku aktualisht ndodhet kursori Përmes mausit mund të kalojmë direkt në cilëndo pozitë të tabelës, duke u

ozicionuar me kursor në qelulën përkatëse dhe duke shtypur pullë

pmausit. Nëse tabela përmban numër të madh të fushave, atëherë në pjesën e poshtme të dritares paraqitet edhe shiriti rrëshqitës horizontal i cili mundëson lëvizjen në pjesën e majtë, gjegjësisht të djathtë të tabelës. Shtypjae njëpasnjëshme e pullave dhe , bën zhvendosjen pjesë pjesë, kurse shtypja dhe zvarritja treguesit proporcional të pozitës në shiritin rreshqitës bën zhvende shpejtë në pjesën përkatëse proporcionalisht me zhvendosjen.

osjen

uery - Pyetësi (Kueri)

yetësi është një pyetje që parashtrohet në bazën e të dhënave. Pyetësi shërben për

timit i mundëson shfrytëzuesit të zgjedhë vetëm fushat ose rekordet e e tabelës, në bazë të një kushti të caktuar ose disa kushteve njëkohësisht.

Q

Pnxjerren e vlerave të caktuara prej tabelës ose prej disa tabelave. Tabela mund të ketë shumë rekorde dhe shumë fusha për secilin rekord, kurse shfrytëzuesit gjatë punës mund t'i nevojiten vetëm disa rekorde ose vetëm disa fusha të rekordit. Për nxjerrjen e pjesërishme të të dhënave prej tabeles përdoret pyetësi, i cili gjatë

onstrukkcaktuara t

Fig. 22 - Query - Pyetësi

22


Në fig. 22 kemi paraqitur pyetësin, i cili prej tabeles addresses ka nxjerrë vetëm fushat që shihen. Zgjedhja e fushave dhe kritereve, bëhet në modin e dizajnimit. Edhe në dritaret e pyetësve, kemi pullat për lëvizje nëpër tabelën e pyetësit, si në fig. 21. Forma Për punë më të lehtë me rekordet e veçanta dhe për të parë njëkohësisht të gjitha fushat e rekordit të veqantë përdoret Forma (Formulari). Brenda formës, renditja e fushave mund të bëhet sipas dëshirës. Mund të përdoren të dhënat prej një ose më shumë tabelave. Posaqërisht janë të përshtatshme për krijimin e formave të njëjta me formularët që shtypen në letër, p.sh., brenda kompanisë. Forma krijohet përmes modit të dizajnimit ose duke përdorur magjistarin për forma.

Fig. 23. - Forma

Edhe dritarja e formës, përmban pullat për lëvizje nëpër rekorde, si në fig. 21. Raporti

itjen dhe shtypjen e të dhënave në letër, përdoren raportet. Pra raporti htë elemet tjetër i bazës së të dhënave, me anë të të cilit, nxirren në letër të

ohet

rti i posaqëm i ërshtatshëm për shtypjen e etiketave të zarfeve (kovertave), letrave qarkore etj. Në

Për paraqësdhënat e nevojshme, prej tabelës, pyetësit ose formës. Pamja e raportit rregullnë modin e dizajnimit, me ç'rast ka mundësi të zgjedhet mënyra sa më e përshtatshme e rradhitjes së të dhënave, sortimi, etj. Në raport mund të paraqiten edhe grafikonet e ndryshme. Gjithashtu mund të përdoret edhe rapop

23


fund të dritares së raportit, gjithashtu kemi pullat për lëvizje (si në fig. 21), por në ëtë rast për lëvizje nëpër faqet e raportit. Në fig. 24. është paraqitur raporti per k

tabelën addresses.

Fig. 24. - Raporti

Faqet Faqet, ose faqet për qasje në të dhëna, janë objekt i ri në versionin Microsoft Access 2000. Këto janë web faqe speciale të Accessit të dizajnuara për shikimin dhe manipulimin e të dhënave përmes Internetit. Faqja për qasje në të dhëna mund të përmbajë edhe të dhëna prej burimeve tjera, si Microsoft Excel. Makrot Makroja paraqet një varg veprimesh të njëpasnjëshme, të ruajtura në një tërësi si një komandë e vetme. Përdoren për të lehtësuar dhe shpejtuar punën më të dhënat. Sa herë që aktivizohet makroja, që nga ana e shrytëzuesit duket si një komandë e vetme, kryhet vargu i të gjitha operacioneve të ruajtura në makro.

24


Modulet Modulet paraqesin kode të programuara përmes gjuhes programuese Visual Basic for Applications (që është pjesë e paketit Microsoft Office). Pra për realizimin e kodit, përdoren komandat e gjuhës programore Visual Basic, por të përshtatura për aplikacionet e Office-it, si Wordi, Exceli, Accessi, etj. Njohja e gjuhës programues Visual Basic është e mirëseardhur për përdorimin e moduleve në Access.

25


26

Avni Rexhepi - Microsoft Access Relacionet

BAZAT RELACIONALE TË TË DHËNAVE Baza e të dhënave është është koleksion i informatave të ndërlidhura me qëllim të veçantë, si p.sh., evidenca e detyrave të caktuara, udhëheqja me punën e bibliotekës, etj. Nëse bëhet grumbullimi i informatave për klimën në një regjion dhe suksesin e nxënësve në një shkollë, atëherë kjo s'paraqet bazë të të dhënave, sepse informacionet e mbledhura s'janë të ndërlidhura që të përdoren bashkarisht. Por informatat për porositë e kompanisë, konsumatorët e saj, furnizuesit e saj dhe të punësuarit e kompanisë, paraqesin një bazë të të dhënave. Kur të gjitha të dhënat janë të në një tabelë të vetme, atëherë kemi rastin e bazës së rrafshët (Flat database). Kur të dhënat ruhen në disa tabela të ndara, por të lidhura mes veti përmes relacioneve të ndryshme, atëherë kemi të bëjmë me "Bazat relacionale të të dhënave". Kur përdoret sistemi i kompjuterizuar për udhëheqjen e bazës së të dhënave, siç është Access-i, baza e të dhënave është bazë relacionale. Principi në të cilin bazohen bazat relacionale të të dhënave është se informatat janë të ndara në tërësi logjike të ndërlidhura në relacione të ndryshme mes veti, të cilat ruhen në tabela të veçanta në kuadër të fajllit. Tabelat janë objekti themelor në thelbin e bazës së të dhënave. Ato paraqesin bazën aktive të sistemit për ruajtjen dhe marrjen e informatave. Kur informatat ndahen në tabela, mund t'i paraqitni, ndryshoni, shtoni ose largoni, përmes përdorimit të formularëve, të bëni kërkimin dhe të fitoni ose jo, disa ose të gjitha informatat dhe t'i shtypni ato në raport. Në Access termi "bazë e të dhënave" përdoret për definimin e bashkësisë së objekteve në të cilat ruhen, manipulohen dhe prej të cilave nxirren të dhënat. Këto komponente përfshijnë tabelat, pyetësit, format, raportet, faqet, makrot dhe modulet.

27

Relacionet Avni Rexhepi - Microsoft Access

Relacionet Ekzistojnë shumë përparsi në shpërndarjen e të dhënave në tabela (baza relacionale) ndaj ruajtjes së të gjitha të dhënave në një tabelë të përbashkët (e cila quhet "flat file, flat table" - fajll i rrafshët, tabelë e rrafshët). Një ndër përparsitë kryesore është redudanca (teprica) e të dhënave, e cila jo vetëm që zvogëlon nevojnë për hapësirë në disk, por edhe i shpejton proceset e ndryshme. Përmirësimet e rëndësishme me rastin e implementimit të bazave relacionale janë:

- Fleksibiliteti - nëse të dhënat ndryshohen, duhet të azhurohet vlera vetëm në një vend. Të gjitha format, pyetësit dhe raportet e marrin vlerën prej aty.

- Thjeshtësia - secila tabelë në strukturën relacionale paraqet një objekt me të dhëna që i përgjigjen vetëm një aspekti të caktuar të bazës, si p.sh, të punësuarit, prodhimet, urdhëresat, etj.

- Fuqia - ruajtja e të dhënave në tabela të ndërlidhura mundëson grupimin, kërkimin dhe nxjerrjen e informatave në numër të pakufizuar mënyrash.

- Lehtësia e përdorimit - në tabela të vogla, të thjeshta, është lehtë të gjinden informacionet.

P.sh., nëse në një kompani për kryerjen e punëve të ndryshme mbahet evidenca për porositë e klientëve, të dhënat mund të ruhen në një tabelë të vetme, duke krijuar kështu një fajll të rrafshët. Për çdo porosi do të ekzistonte një rekord. Mirëpo ruajtja e të dhënave për klientin bashk me informatat për porosinë do të nënkuptonte përsëritjen e disa të dhënave. Gjithashtu, nëse ndonjë prej klientëve, e ndërron numrin e telefonit, do të duhet të ndërrohet ajo e dhënë në të gjitha pozitat ku kemi rekordet për atë klient. Informatat për të punësuarit po ashtu do të përsëriteshin për secilen urdhëresë të punës. Shumë më efikase do të ishte të kemi tabela të veqanta për informatat për klinetët, për të punësuarit dhe për urdhëresat e punës. Fusha me informatat për identifikimin e klientit mund të shtohet në tabelën ku ruhen informatat për klinentet dhe në tabelën urdhëresat e punës, për të krijuar lidhjen mes tabelave, e cila quhet relacion ose varshmëri (relationship). Ngjashëm, identifikatori i të punësuarve mund të lidhë urdhëresat e punës me të punësuarit. Në fig. 2.1 është paraqitur baza relacionale e të dhënave me relacionet mes tabelave. Informatat janë ndarë në tri tabela me fusha speciale, përmes të cilave vendosen relacionet. Vija e relacionit është paraqitur mes fushave që i lidhin tabelat. Kjo mundëson që të gjinden të gjitha urdhëresat e punës për konsumatorin (klientin) dhe informatat për të për një urdhëresë të caktuar pune. Gjatë krijimit të bazës së të dhënave është me rëndësi të vendoset si të shpërndahen të dhënat. P.sh, nëse të dhënat për klientin ruhen bashkë me të dhënat për urdhëresat e punës, atëherë do të kemi përsëritje të të dhënave për klientin në secilin rekord në një urdhëresë pune, nëse klineti porositë më shumë punë të

28


ndryshme. Gjithashtu, është me rëndësi koha, në rastet kur ka informata që përdoren rrallë herë, si p.sh arkivi i urdhëresave të kryera të punës, të cilat më mirë është të ruhen veçantë, e të përdoren vetëm kur nevojiten.

Fig. 2.1 - Dritarja e relacioneve - relationships

Vërejte: Edhe pse në figurë shihet vetem nje tabelë "Punëtorët", në fakt ekzisotjnë 3 të tilla (për secilin relacion të ri krijohet: Punëtorët_1, Punëtorët_2…), por janë vendosur një mbi një, për lehtësim. Normalizimi Normalizimi njihet si proces i ristrukturimit të fajllave të të dhënave. Qëllimi përfundimtar i normalizimit është zvogëlimi i të dhënave në bazën e të dhënave në strukturën më të thjeshtë të mundshme dhe minimizimi i redudancës së të dhënave, gjegjësisht organizimi i fushave të të dhënave, me qëllim të gjetjes së mënyrës me efikase dhe më fleksibile të ruajtjes së të dhënave. Normalizimi ka një bazë të komlikuar matematikore, e cila përmbanë gjendjet specifike të quajtura forma normale. Secila prej formave normale paraqet një "pengesë" të cilën duhet ta tejkaloj baza e të dhënave për të kaluar në shkallën e ardhshme. Sa më e lartë të jetë forma e normalizimit, aq më restriktiv është testimi. Arritja e formës së tretë të normalizimit konsiderohet e mjaftueshme për bazat relasionale të të dhënave.

29


Forma e parë e normalizimit eleminon të dhënat e dyfishta. Për shembull, tabela Urdhëresat e punës, përmbanë informatat për tre të punësuar, të cilët përbëjnë një ekip në ndonjë detyrë. Nëse i punësuari ka më shumë detyra, informatat për të do të përsëriteshin në rekordet tjera. Forma e dytë kërkon që të gjitha të dhënat në tabelë të jenë të varura ose ti referohen direkt subjektit të tabelës, i cili zakonisht quhet çelësi primar. Për shembull, emrat e mbiemrat e klientëve nuk janë të "ndërlidhur" direkt me fushën e çelësit primar të Numrit të urdhëresës së punës, në tabelën Urdhëresat e punës, kështu që ata duhet të eleminohen dhe të zëvendësohen me fushën e cila lidhë rekordet e tabeles së urdhëresave me tabelën Konsumatorët. Forma e tretë normale eliminon fushat që mund të përfitohen prej fushave tjera. Për shembull, nëse në tabelën e urdhëresave të punës, ekziston fusha: Vlera totale (e cila është shumë e fushave: Vlera e punës, dhe Vlera e materialit të shpenzuar), atëherë, ajo duhet të largohet, për të plotësuar formën e tretë të normalizimit. Pra, të gjitha këto duhet pasur parasyshë me rastin e projektimit të bazës së të dhënave dhe tabelave përkatëse. Llojet e relacioneve Tabelat mund të jenë të ndërlidhura përmes relacioneve mes tyre në tri mënyra: një-me-një, një-me-shumë, dhë shumë-me-shumë. Tipi që definohet varet prej numrit të rekordeve që përmbajnë vlera të njëjta në secilën tabelë. Për tu ndërlidhur tabelat, secila duhet të ketë çelës primar, fushë e cila ka vlerë unike për secilin rekord. Çelësi primar mund të përmbajë dy, tri ose më shumë fusha, kombinimi i të cilave jep vlerë unike për secilin rekord. Më së shpeshti përdoret relacioni një-me-shumë kur një rekord i tabelës mund të ketë më shumë rekorde gjegjëse në tabelën tjetër. Tabela e parë quhet "prind" kurse e dyta "fëmijë". Për shembull, në tabelën Konsumatorët, ekziston një rekord për secilin klient (konsumatorë). Në tabelën Urdhërat e punës, mund të kemi shumë urdhëresa pune për secilin konsumator. Të dy tabelat do të kenë një fushë e cila përfaqëson konsumatorin e caktuar. Në tabelën prind-Kosnumatorët, duhet të ekzistoj çelësi primar (Primary key) i cili përmbanë vlerë unike (IDKonsumatori). Në tabelën e dytë fusha quhet çelës i huaj ose i çelës i jashtëm(Foreign key) dhe nuk është e thënë të ketë vlerë unike. Në fig. 2.1 shihet se të dy relacionet janë një-me-shumë, si sygjerojnë simbolet në skaje të vijave të relacionit. Në anën e tabelës "një" paraqitet 1, kurse në anën e tabelës "shumë" paraqitet shenja infinit (∝). Fushat e çelësave primar janë të shkruara me shkronja të theksuara (Bold) në listën e fushave të tabelës. Çelësat e

30


huaj janë të shënuar me vijën e varshmërisë kah emri i fushës në listën e fushave të tabelës së dytë. Relacioni një-me-një është lloj i matricës në të cilën secilit rekord të njërës tabelë, i përgjigjet rekordi gjegjës i tabelës tjetër. Asnjëra tabelë nuk është "prind". Fushat kryesore në të dy tabelat janë çelësa primar. Relacioni shumë-me-shumë, në realitet si i tillë nuk lejohet në bazat relacionale. Shumë rekorde të tablesë së parë kanë vlera të fushave kryesore si edhe shumë rekorde të tabelës tjetër. Për të krijuar relacion të tillë, në Access, duhet krijuar një tabelë të tretë, e cila quhet tabela e lidhjes (junction table-tabele e bashkimit, e lidhjes) ndërmjet këtyre dy tabelave, për të mundësuar ndarjen e relacionit shumë-me-shumë në dy relacione një-me-shumë. Integriteti referencial Integriteti referencial është sistem opcional i rregullave, i cili siguron relacion të drejtë dhe mosndryshim të gjendjes së bazës së të dhënave, me rastin e futjes, azhurimit-ndryshimit dhe fshirjes-largimit të të dhënave. Rregulla themelore e integritetit referencial është se, për çdo rekord të tabelës së dytë (ana "shumë") duhet të ekzistoj vetëm një rekord gjegjës në tabelën "prind" (ana "një"). Për shembull, në relacionin mes tabelës Konsumatorët (prindi) dhe Urdhëresat e punës (fëmiu) secili urdhër i punës duhet të ketë referencë kah konsumatori. Nuk mund të keni urdhëresë pune, e të mos keni konsumator. Rregullat e integritetit referencial, gjithashtu pengojnë fshirjen e rekordeve të konsumatorit, nëse ekziston njonjë urdhëresë pune e papërfunduar për atë konsumator. Pra një rezime e rregullave të integritetit referencial do të ishte:

- nuk mund të krijoni rekord në tabelën e dytë (fëmijë), nëse nuk ekziston rekordi në tabelën "prind"

- nuk mund të fshini rekordin e tabelës "prind", nëse ekziston rekord i cili eshtë i ndërlidhur në të në tabelën e dytë

- nuk mund të ndryshohet rekordi në tabelën e dytë ashtu që për çelësin e huaj të mos ketë vlerë përkatëse në tabelën "prind"

- nuk mund të ndryshohet vlera e çelësit primar në tabelën "prind" deri sa të ekziston rekord i lidhur me të në tabelën e dytë

Këto rregulla ndihmojnë në ruatjen e bazës komplete dhe precize të të dhënave. Para se të përdoret integriteti referencial, duhet të vërtetoni se a janë plotësuar kushtet vijuese:

- fusha e tabelës "prind" duhet të jetë çelës primar, ose së paku të ketë vlerë unike

31


- fushat e ndërlidhura duhet të kenë vlera të tipit të njëjtë - të dy tabelat duhet të jenë në kuadër të të njejtës bazë të Access-it.

Rregullat e njëjta vlejnë edhe për relacionin një-me-një. Aplikimi i rregullave të integritetit referencial në relacionet e tilla siguron që secili rekord i njërës tablelë të ketë vetëm nje rekord gjegjës në tabelën tjetër. Si shembull i kompletuar për udhëzime dhe për ushtrime, në Access është i dhënë edhe shembulli i bazës Northwind.mdb, (gjindet në folderin ku është instaluar programi: Microsoft Office/Office/Samples). Krijimi i bazës së të dhënave Dizajnimi i bazës së të dhënave Procesi i dizajnimit fillon me analizën e detyrave të bazës së të dhënave. Së pari, duhet gjetur mënyrën se si do ta përdorin atë shfrytëzuesit. Për të pasur informata të duhura, duhet biseduar me secilin prej shfrytëzuesve ashtu që të keni dijeni mbi atë se çka presin ata. Duhet pasur parasysh se procesi i dizajnimit është përsëritës, në faktin se shfrytëzuesit i përshtaten sistemit të ri me kohën dhe do të kërkojnë opcione të reja që mund të ju hyjnë në punë, si p.sh., një formularë i ri, një pyetës specifik ose edhe një vlerë e re që krijohet me llogaritje të ndryshme. Nga ana tjetër, në një moment të caktuar duhet ndërprerë procesin e dizajnimit dhe duhet filluar me realizimin ose përgatitjen e verzionit të ri. Shfrytëzuesve duhet treguar mundësitë e formave dhe raporteve të Accessit, duke u treguar disa forma dhe raporte të shtypura. Procesi i dizajnimit të bazës së të dhënave mund të paraqitet në disa hapa:

1. Të shihet çka presin shfrytëzuesit dhe cilat të dhëna janë të nevojshme për të siguruar rezultatin.

2. Planifikimi i shpërndarjes së të dhënave 3. Analizimi i fushave të secilës tabelë 4. Përcaktimi i fushës unike e cila siguron që dy rekorde mos të jenë të njejta

në një tabelë (çelësi primar). 5. Si janë të ndërlidhura tabelat mes veti - relacionet. 6. Verifikimi i dizajnit dhe kalimi nëpër procedurë së bashku me

shfrytëzuesit. 7. Krijimi i tabelave dhe futja e të dhënave. 8. Analizimi dhe optimizimi i bazës.

32


Në tekst, në vijim do të përdorim dy shembuj: "Baza e studentëve" (ose "Fakulteti") dhe "Baza e shitjes së kartelave telefonike".. Në bazën e studentëve kemi tabelat: Studentët-të dhënat për studentët, Lëndët-lëndët, gjegjësisht provimet të cilat duhet t'i kalojnë studentët dhe tabelën Fletëparaqitjet-të dhënat për provimet të cilave u nënshtrohen studentët, që në fakt do të shërbejë si tabelë lidhëse mes tabelave Studentët dhe Lëndët, sepse këto dyja do të kenë relacionin shumë-me-shumë. Përmes tabelës Fletëparaqitjet, tabelat Studentët dhe Lëndët kalojnë në dy relacione një-me-shumë me tabelën Fletëparaqitjet. Pra shumë studentë duhet të kalojnë shumë provime. Atëherë përmes tabelës Fletëparaqitjet, një student do të hyjë në shumë provime (një-me-shumë), dhe në një Provim-Lëndë do të hyjnë shumë studentë (një-me-shumë). Baza e shitjes së kartelave telefonike, përmbanë të dhënat për një pikë shitjeje të kartelave telefonike, në të cilën punojnë katër shitës. Përmbanë tabelën me të dhënat për shitësit (Tabela e shitësve) dhe tabelën e shitjeve (Shitja), me ç'rast për secilën shitje regjistrohet lloji i kartelës së shitur, çmimi i saj dhe shitësi i cili ka bërë shitjen. Këta dy shembuj do të përdoren për shpjegime nëpër pjesë të caktuara të tekstit. Në shtojcën në fund të librit, janë dhënë detajet lidhur me këta dy shembuj dhe tabelat e tyre.

33


34

Avni Rexhepi - Microsoft Access Tabelat

TABELAT Tabelat janë bërthama e bazave relacionale të të dhënave. Zhvillimi i bazës së të dhënave fillon me krijimin e tabelave në të cilat ruhen të dhënat. Krijimi i kujdesshëm i strukturës së tabelave mund të kontribuojë dukshëm në ekzekutimin efikas të programit dhe në të kundërtën, dështimin e tij. Në Access ekzistojnë shumë vegla për krijimin dhe adaptimin e tabelave, të cilat mund të ndihmojnë mbushjen më të lehtë të tabelës me të dhëna dhe nxjerrjen më të lehtë të tyre. Në këtë kapitull përpunohet dizajnimi dhe struktura e tabelave.

35

Tabelat Avni Rexhepi - Microsoft Access

Krijimi i tabelës përmes Table Wizard Magjistarët ndihmës janë ndihmesë në çdo punë në Access. Edhe tabela mund të krijohet shpejtë dhe lehtë duke përdorur ndihmën e magjistarit për tabela (Table Wizard).

Fig. 3.1 - Dritarja e bazes

Në dritaren e bazës (fig. 3.1), me objektin (faqen) e zgjedhur Tables, mund të zgjedhni direkt Create table by using wizard (klikohet dy herë ose zgjedhet dhe pastaj shtypet tasti Open në shiritin e veglave), ose të shtypni tastin New, në shiritin e veglave.

Fig. 3.2 - Shiriti i veglave në dritaren Database

zgjedhur - Design - Dizajnimi i tabelës

- Open - Hapja e tabelës së

- New - E re - Tabelë e re Në rast paraqitet ig. 3.3) në të cilën mund të zgjedhni Table wizard .

se shtypet New, në ekran do të dritarja e dialogut New Table, (f dhe pastaj të shtypni tastin OK

Fig. 3.3 - Dialogu New Table

jn

-Table wizard - magjistari për

Dritarja e dialogut që paraqitet, Table wizard, (fig. 3.4), ju mundëson të zgjedhni nga kategoritë e ofruara: Business-Biznes dhe Personal-Personale, prej listës së tabelave të gatshme si shembuj (Sample tables) dhe për tabelën e zgjedhur në listën

-Datasheet view - pamja tabelare-Design view - pamja në diza

tabela -Import table - Importo tabelën -Link Table – Lidhe tabelën

36


e fushave të propozuara (Sample fields) zgjedhni fushat përkdjathtë paraqitet lista Fields in my new table (fushat në tabelë ja e fushave bëhet përmes tasteve përkatëse.

atëse. Në anën e n time të re). Zgjedh

Fig. 3.4 - Table wizard

-

ë e

e të

aj,

n

ërshtatshme për

tabelës në fushën paraprake.

- F ë tabelën time të re shtuara përmes tasteve vijuese:

- Sample Tablesshembuj tabelash - ofron mundësinzgjedhjes së shablloneve të gatshme të tabelavepër qëllimndryshme dhe pastpropozon fushat përkatëse në listëvijuese. - Sample Fields - shembuj fushash - paraqet listën e fushave të pllojin e zgjedhur të

ields in My new table - fushat n - paraqet listën e fushave të

- shto fushën e zgjedhur - shtoji të gjitha fushat e listës

- largo fushën e zgjedhur

Fig. 3.5 - Tastet për zgjedhje

Fushën e zgjedhu

- largo të gjitha fushat

r në listën e fushave të tabelës së re që krijohet mund ta ),

secilin kontakt), Emri, Mbiemri, Vendi dhe elefoni Mobil.

riemërtoni sipas dëshirës, duke shtypur tastin Rename Field…(Riemërto fushën…që ndodhet nën listë. Si shembull, do të krijojmë tabelën: "Tabela e kontakteve", me fushat: IDKontakti (çelës primar-identifikatori unik për T

37


Pas zgjedhjes së fushave, vijojmë në hapat e ardhshëm përmes tasteve: Cancel-anulo, Back-prapa, Next-tjetri dhe Finish-fundi. Nëse hiqet dorë nga krijimi i tabelës, në çdo moment mund të shtypni Cancel. Deri para shtypjes së Finish mund të lëvizni para/prapa sipas nevojës. Pasi të shtypet Next, në hapin e dytë (fig. 3.6a)për tabelën që krijohet dhe pyet për mënyrën e çelës primar: Do you want the wizard to set a pmagjistari të përcaktojë çelësin primar për ju).

magjistari ofron zgjedhjen e emrit përcaktimit të fushës që do të jetë rimary key for you? (A dëshironi që

Fig. 3.6a - Emri i tabelës dhe përcaktimi i

çelësit primar.

Nëse zgjedhim: Yes, set a primary key for me - Po, përcakto çelësin

tari mërim

ë

e rimary key - Jo, unë do të

rë

primar për mua, atëhere magjise shton një fushë të re me nuautomatik për dhënie të vlerave unike dhe vazhdon me hapin si nfig. 3.6c. Nëse zgjedhim: No, I'll set thppërcaktoj çelësim primar - atëhenë hapin e ardhshëm (fig. 3.6b) magjistari pyet për fushën që do të përcaktohet si çelës primar.

Fig. 3.6b - Zgjedhja e çelësit dhe mënyrës së

automatikisht për rekordet e- Num

Prej listës zgjedhim fushën për çelës primar (IDKontakti). Pastaj prej opcioneve të ofruara, zgjedhimtipin e të dhënave që doçelësi primar.

të përmbajë

shëm ë Accessi i përcakton

reja bers I enter when I add new

records - numrat që i përcaktoj vet

ers and/or letters I enter when I add new records - Numrat dhe/ose shkronjat që i përcaktoj kur të shtoj rekordet e reja.

- Consecutive numbers Microsoft Access assigns automaticaly to new records - Numrat e njëpasnjëq

dhënies së vlerave të tij. kur të shtoj rekordet e reja.

- Numb

38


Në hapin vijues, magjistari pyet për relacionet eekzistojnë në bazë (nëse ato ekzistojnë) (fig. 3.63.6.d)

mundshme me tabelat që .c) dhe llojin e relacionit (fig.

Fig. 3.6c - Përcaktimi i relacioneve me

tabelat ekzistuese.

het do të

i, i pet,

t…

në

ypim

me të, kalohet

Mundësia e zgjedhjes së tabelës metë cilën tabela e re që krijojetë e lidhur përmes një relacioncili përcaktohet në faqen që haofrohet nëse shtypet tasti Relationships…- RelacioneSi shihet, në fillim për tabelat ekzistuese thuhet se nuk janë relacion (not related to…) Nëse për tabelën në listë shttastin Relationships… për të përcaktuar relacionin në hapin vijues (fig. 3.6d), përndryshe kalohet në hapin e ardhshëm (fig. 3.6e)

Fig,. 3.6d - Përcaktimi i llojit të relacionit.

ënyrën se si është e

n me tabelën

l match Një

table - Një rekord nga tabela

).

belën tuaj të re. ëtu kemi pyetjen: "After the wizard creates dhe table, what do you want to do? -

Çka dëshiron të bësh pasi magjistari të krijojë tabelën? - Dhe në vijim ofron listën me tri opcione, të cilat përcaktojnë mënyrën se si do të veprohet:

Zgjedhim mndërlidhur tabela e re "Tabela e kontakteve" në relacioe zgjedhur: - The tables aren't related - tabelat nuk janë në relacion. - One record in the "X" wilmany records in the "Y" table. -rekord nga tabela e re (X) me shumë rekorde në tabelën ekzistuese (Y), (një me shumë)- One record in the "Y" table will match many records in the "X"

ekzistuese (Y) me shumë rekorde në tabelën e re (X), (shumë me një

Pas përcaktimit të relacionit, shtypim OK dhe kthehemi në dritaren 3.6c. Pastaj me Next, kalojmë në hapin e fundit, fig. 3.6e. Në hapin e fundit, si thotë edhe vet magjistari "That's all the information the wizard needs to create your table" - Këto janë të gjitha informatat që i nevojiten magjistarit për të krijuar taK

39


Fig. 3.6e - Zgjedhja e veprimit pas krijimit

të tabelës dhe përfundimi me Finish.

o

h,

kim të dizajnit të tabelës, fig

-

,

tjen e të dhënave në të (fig. 3.8)

përshtatshëm për futjen e të dhënave, cili të dhënat i përcjellë në tabelë (fig. 3.9)

- Enter data into the table using a form the wizard creates for me - Futi të dhënat në tabelë duke përdorur formën që magjistari do ta krijojë për mua. Në këtë rast Accessi do të formojë një formë-formularë të

- Modify the table design - Modifikdizajnin e tabelës - nëse zgjedhet ky opcion pasi të shtypet FinisAccessi kalon në dritaren për modifi(3.7). - Enter data directly into the table Inserto të dhënat direkt në tabelë. Në këtë rast pas shtypjes së FinishAccessi hap dritaren e tabelës së krijuar dhe mundëson fu

i

Fig. 3.7 - Dritarja për dizjnim të tabelës

rin e

e.

Në modin e dizajnimit, mund tëbëjmë ndryshime në dizajnin e tabelës, dhe të përcaktojmë tipin e vlerave për secilën fushë, numkaraktereve, etj. Dizajnimi i tabelave, do të shpjegohet detajisht, në pjesën për dizajnimin e tabelav

Fig. 3.8 - Dritarja e tabelës së gatshme për

përdorim.

Në rastin se zgjedhim opcionin e futjes direkte të të dhënave në tabela, aktivizohet tabela dhe mundësohet direkt mbushja e

het, tabelës me të dhëna. Siç shifusha e parë, e përcaktuar si çelës primar me vlera automatike, do të merr vlerat automatikisht, kurse shfrytëzuesi jep vlerat vetëm për fushat tjera.

40


Nëse zgjedhet opcio

Fig. 3.9 – Forma për insertim të të dhënave

në tabelë, e krijuar prejAccessit.

merr vlerat automatike, të cilat përcakton Accessi.

ni për mbushjen e tabelës përmes formës

o të

Kontakti, e përcaktuar si çelës primar, do të

i

ëse ne fig. 3.6e, zgjedhet-vërtetohet fusha (check box-i) "Display Help on working with the table" (Paraqite ndihmën për punë me tabelë), atëhere programi ofron ndihmë për punën me cilindo prej opcioneve që është zgjedhur. Me rastin e dhënies së vlerave për numrin e telefonit, sigurisht do të paraqiten probleme, për shkak se kërkohet formati specifik i numrave i dizajnuar përmes maskës specifike, për të cilin do të mësoni detajisht në pjesën për dizajnimin e tabelave.

që e krijon Accessi, atëhere dkrijohet forma si në figurë. Edhe këtu shihet, se fusha ID

N

41


Krijimi i tabelës në pamjen tabelare - Datasheet View Tabela e re mund të krijohet edhe përmes Create Table by entering Data në dritaren e bazës, (fig. 3.10) ose duke shtypur tastin New në shiritin e veglave e pastaj Datasheet View në dritaren e hapur - New table - Tabela e re (fig. 3.11).

Fig. 3. 10 - Dritarja e bazës

Nëse zgjedhet Create table by entering data dhe pastaj shtypet Open në shiritin e veglave, ose klikohet dy herë Create Table by entering data, krijohet tabela e re, ne të cilën futen të dhënat në mënyrë direkte. Hapet dritarja e re e tabelës, si në fig. 3.12.

Nëse në shiritin e veglave në dritaren e bazës është shtypur tasti New, paraqitet dritarja New Table, në të cilën zgjedhim Datasheet View dhe OK. Edhe në këtë rast hapet dritarja e re e tabelës së gatshme për mbushje më të dhëna (fig. 3.12).

Fig. 3.11 - Dritarja New Table - Tabela e re. Në të dy rastet, do të hapet dritarja me tabelën e gatshme për futjen e të dhënave cila do të ketë 21 rreshta dhe 10 kolona. Mirëpo tabela e krijuar, si shihet në fig. 3.12 emrat e fushave-kolonave i ka për fillim si: Field1… Field10

usha1

e

…Fusha10). Pra, krijohet struktura e tabelës, kurse në vazhdim duhet të më emrat e fushave, e pastaj edhe të redizajnohet tabela nëse paraqitet

nevoja.

(Fpërcaktoj

42


Fig. 3.12 -Tabela e krijuar me Datasheet View.

Fig. 3.13 - Menya

Format

Për të ndryshuar emrin e kolonës, zgjedhim kolonën, duke klikuar në emrin e kolonës dhe pastaj në menynë Format, (fig. 3.13) e cila paraqitet kur hapet ndonjë tabelë, zgjedhim Rename Column. Në atë rast, emri i kolonës, në të cilën kemi pasur kursorin ose ka qenë e zgjedhur, do të selektohet dhe do të përgatitet për t'u ndryshuar. Pastaj, përmës tastierës shtypim emrin e ri për kolonën përkatëse. Për të gjitha kolonat, përsërisim veprimin e njëjtë. I njëjti veprim, mund të kryhet më shpejt edhe si në vijim:

Fig. 3.14 - Emri i

kolonës

aktuar emrat e kolonave, klikojmë dy herë emrin e kolonës (Field1) dhe zgjedhet emri i fushës, i cili përgatitet për t'u ndryshuar (fig. 3.14) përmes

Për të përc

tastierës.

43


Fig. 3.15 - Riemërtimi

Mundet edhe të shtypet pulla e djathtë e mausit, në

), në të cilën pastaj zgjedhim Rename Column-Riemërto Kolonën e cila njësoj e përgatitë emrin e fushës për t'u ndrysh

Pasi t'i riemërtojmë kolonat, largojmë kolonat etabelë, duhet vepruar si vijon:

emrin e fushës dhe të hapet menyja e kontekstit (fig. 3.15

uar, si në fig. 3.14.

tepërta . Për të fshirë kolonën në

Fig. 3.16 - Fshirja e kolonës - menya Edit.

Zgjedhim kolonën duke klikuar në

t

di

titullin e saj, dhe pastaj prej menysë Edit zgjedhim nënmenynë Delete Column.Njësoj do të veprojmë me të gjitha kolonat e mbetura. Në rastin tonë, do të krijojmë tabelën e njëjtë, me tabelën "Tabela e kontakteve", që e krijuam më herëpërmes magjistarit, me fushat: IDKontakti, Emri, Mbiemri, Vendhe Telefoni Mobil.

Fig. 3.17 - Fshirja e kolonës - menya e

shpejtë.

nd ta bëjmë edhe duke

taj het

të

rën e treguar, pasi të ruhet tabela, Accessi automatikisht i largon ato.

Fshirjen muklikuar në titullin e kolonës me tastin e djathë të mausit dhe pasnë menynë e kontekstit (që njiedhe si meny e shpejtë), e cila do hapet, zgjedhim Delete Column - fshije kolonën. Edhe nëse nuk i fshijmë fare kolonat dhe rreshtat e tepërt, në mëny

44


Tabela tani është e gatshme për pranimin e të d d të fillojmë me vendosjen e të dhënave në tabelë. Pasi të përfundohet me emërtimin dhe përcaktimeventualisht vendosjen e të dhënave, të cilën o ta bëjmë edhe më v h duke shtypur tastin

hënave dhe menjëherë mun

in e numrit të kolonave, dhe rmalisht mund n

ëonë, duhet të ruhet tabela. Ruajtja mund të bSave

et përmes menysë: File-Save, oseve. Mundemi edhe të mbyllim në ekran do të paraqitet dialogu mejuar: ye se a dëshirojmë të ruajmë tabe

- Yes - Po, dhe kalohet në emërtimin e tabelës (Fig. 3.19.) - No - Jo, mbyllet tabela dhe nuk ruhet fare.

,

në shiritin e vegladritaren e tabelës me tastin Close me ç'rast p tjen lën e kri

- Cancel - anulohet veprimi dhe kthehet përsëri dritarja me tabelën e Fig. 3.18 - Vërejtja për ruajtjen e tabelës.

hapur.

Fig. 3.19 - Emërtimi i tabelës.

(Tabela e kontakteve - datashedhe shtypim OK.

Kur zgjedhet Yes, hapet dritarja e cila pyet për emrin e tabelës, duke propozuar fillimisht emrin Table1. Emërtojmë tabelën me emrin

et)

Në vazhdim në ekran do të paraqitet vërejtja:

Vërejtja tregon se edhe psështë e domosdoshme megFig. 3.20 - Vërjetja për çelësin primar.

-

e nuk jithatë

Do you want to creatë ësi të- Ye shto- No - Jo, dhe tabela nuk do të ketë fushë të defmund ta shtojmë më vonë sipas dëshirës. - Cancel - anulojmë veprimin dhe kthehemi në Për momentin do të zgjedhim No-Jo, dhe më voçelësi primar, në modin e dizajnimit.

- There is no primary key definedNuk është definuar çelësi primar.

rekomandohet të definohet çelësi primar, për të mundësuar që më vonë të vendosen relacionet me tabelat tjera. Pyetja e parashturar është:

kte a primary key now? - A dëshironi zgjedhim: n një fushë të re, me emrin ID. inuar si çelës primar, mirëpo atë

dritaren e tabelës përsëri.

në do të shohim se si përcakotohet

rijoni tash çelësin primar? Kemi munds - Po, dhe Accessi në tabelën e krijuar

45


fig. 3.22 dhe është e gatshme për pranimin e të dhënave.

Fig. 3.21 - Hapja e tabelës së krijuar.

Tani në dritaren e bazës shihet edhe

n

he

tabela e krijuar "Tabela e kontakteve-datasheet" të cilëmund ta hapim duke e klikuar dyhere ose e zgjedhim tabelën dshtypim tastin Open në shiritin e veglave. Tabela e hapur duket si në

Fig. 3.22 - Tabela e krijuar me

Datasheet View.

Pra, tabela e krijuar tani është e gatshme për vendosjen e të dhënave, pa kufizime lidhur me formatin e të dhënave, sepse Accessi në këtë rast ua përcakton formatin standard të gjitha fushave,

varësisht prej asaj se çfarë tipi kanë qenë të dhënat që janë shkruar në tabelë, gjatë formimit të saj. Nuk do të ketë kufizime në rastin e dhënies së numrave të telefonit, sikur në rastin e krijimit të tabelës përmes magjistarit. Lidhur me këtë më detajisht, do të mësojmë në pjesën e dizajnimit të tabelave dhe formatit të të dhënave.

46


Mbushja e tabelës Mbushja e tabelës me të dhëna bëhet përmes tastierës. Nëse disa vlera janë të njëjta me ato ekzistuese në tabelë, për lehtësim mund të përdoret edhe kopjimi (Copy) gjegjësisht zhvendosja (Cut) e tekstit të qelulës përmes menysë Edit - Cut/Copy/ /Paste, ose përmes tasteve përkatëse nga shiriti i veglave, me ç'rast teksti i zgjedhur kopjohet ose zhvendoset në memorje të kompjuterit, e pastaj me Paste thirret prej memorjes dhe vendoset në poziten ku aktualisht është i pozicionuar kursori.

- Cut, - Copy dhe - Paste.

Nëse në një fushë dëshirohet të vendoset vlera e njëjtë me atë të rekordit paraprak, atëherë ajo mund të shtypet automatikisht përmes shkurtesës: Ctrl+' ( Ctrl dhe apostrofi, pra mbahet shtypur Ctrl dhe shtypet apostrofi). Nëse në ndonjë fushë duhet dhënë datën momenetale, atëherë mund të shtypet Ctrl+; (Ctrl dhe pikëpresje). Dizajnimi i tabelës Tabela e re mund te fillojë të krijohet edhe në modin e dizajnimit, i cili përdoret për krijimin e tablës së re dhe për ndryshimet në dizajnin e tabelave të krijuara me parë, në modin e dizajnimit, përmes magjistarit apo në datasheet view. Zakonisht, kur paraprakisht është dizajnuar baza e të dhënave (pra veq është përcaktuar projekti ideor) dhe dihet se çfarë tabelash nevojitet të krijohen, atëherë fillohet me krijimin e tabelave në modin e dizajnit.

Fig. 3.23 - Krijimi i tabelës përmes

dizajnimit

Për të filluar krijimin e tabelës në modin e dizajnit, në dritaren e bazës zgjedhim Create table in design view, (fig. 3.23) ose në shiritin e veglave shtypim New, e pastaj prej dritares së hapur, zgjedhim Design View (fig 3.24).

47


Nëse ne shiritin e veglave shtypet New, hapet dritarja, si në fig. 3.24, në të cilën pastaj zgjedhet opcioni Design View, dhe hapet dritarja dizajnimin e tabelës (fig. 3.25), duke filluar prej tabelës së zbrtë cilës duhet t'ia dizajnojmë strukturën. Pra, përcaktojmë numrin e fushav

Fig. 3.24 - Krijimi i tabels së re në Design View.

referohet të fillohet krijimi i tabelës së re përmes dizajnim

për

azët,

e, emrat e tyre, tipin e tyre, etj.

it, sepse kështu tëzuesi e kontrollon më mirë situatën, duke përcaktuar vet detajet lidhur me

emrin e fushave, tipin e tyre, formatin e tyre, etj.

Pshfry

Fig

. 3.25

pje

s

- Dizajnimi i tabelës së re.

Në dritaren e dizajnimit kemi sën e epërme me fushat:

Field Name-Emri i fushë Zgjedhet emri i fushës përkatëse të tabelës Data Type-Tipi i të dhënave Përcaktohet tipi i vlerave që do të ruhen në atë

fushë Description-Përshkrimi Përshkruhet fusha, ashtu që kur punohet në

tabelë, në shiritin e statusit të dritares paraqitet kpërshkrim.

y

48


Në pjesën e poshtme të dritares, ndodhet pjesa Field Properties-Tiparet e fushës,(karakt

eristikat - vetitë e fushës), në të cilën përcaktohen tiparet e fushave.

Kur hapet dritarja e dizajni t edhe shiriti i veglave për dizajni3.26).

PriPreview Cut Paste Undo

ele

View Print S Database

Window Help

mit, paraqite m (fig.

Save nt

Indexes DRows

te Build New Object

pell-ing Copy

Format Painter

Primary Key

Insert Rows

Proper-ties

Fig. 3.26 - Shiriti i veglave - Design Table.

mrin e fushës e zgjedhim sipas dëshirës dhe paE s emërtimit të fushës, pasi të tohet tipi

ës së

të gjata, të cilat nuk mund të ruhen

vlerat numerike duhet të sortohen ose të kryhen

parave, si p.sh., çmimet. Ka

t u it p.sh,

shtypet Enter, kursori kalon në fushën Data Type - Tipi i fushës, ku përcaki të dhënave të fushës. Tipet e mundshme janë: Text - Teksti është tipi më i shpeshtë i të dhënave dhe mund të përmbajë kombinimin e deri në 255 karaktereve dhe/ose shifrave. Mund të përdoret edhe për ruajtjen e të dhënave të kombinuara me shkronja dhe numra, si adresat. Edhe në rastet kur fusha përmbanë vetëm shifra, për të cilat nuk pritet të hyjnë në ndonjë shprehje për llogaritje, më mirë është të definohen si tekst. P.sh., numri i telefonit, kodi postal, etj të cilat zakonisht përmbajnë edhe ndonjë vizë, ose zbrazëtirë e cila nuk është pjesë e numrit. Gjithashtu, me to nuk do të bëhet asnjë llogaritje, prandajmë efikase është të deklarohen si Text. Mirëpo nëse planifikohet që fusha të përdoret si fushë e sortuar, atëherë më mirë është të deklarohet si vlerë numerike, sepse kur sortohen shifrat e tipit tekst, atëhere Accessi numrat 9, 47, 170 do ti radhiste me renditje të kundërt: 170, 47, 9, sepse sortimi bëhet sipas shifrr

parë! Accessi automatikisht i ndanë 50 karaktere pwr tiparin Filed Size, për tipin Text, vlerë të cilën mund ta zvogëloni deri në 1 ose ta rritni deri në 255.

emo - Memo përdoret për ruajtjen e teksteveMsi të tipit Text. Memo mund të ruaj deri në 65,535 karaktere. Zakonisht përdoret për përshkrime dhe komente për fushat tjera.

umber - Numër, përdoret kur Nllogaritje të ndryshme me to. Nëse shprehin vlerë në para, atëherë më mirë është tëpërdoret tipi Currency-Valutë.

urrency - Valutë, përdoret për ruajtjen e vlerave tëCshumë mundësi të paraqitjes dhe precizitete të ndryshme. Preciziteti është deri në 15 shifra, e mund të paraqiten edhe vlerat negative. Duhet pasur kujdes me vlerat Number dhe Currency, sepse atyre automatikishndahet vlera 0-zero. Kjo mund të shkaktojë probleme në rastet e numrim

49


sepse numrohen edhe rekordet me vlerë 0. Për të evituar komplikimet, duhet

dispozicion dy tipe: Long Integer - Numër i plotë i gjatë, dhe Replication . Për numra e plotë, mund të zgjedhet renditja me rritje për një ose me vlera të

për ruajtjen e datave. Mundëson sortime në tervale kohore dhe llogaritjen e distancave kohore. Ka në dispozicion disa forma

për ëllime të ndryshme dhe mund të ketë opcionet Yes/No, On/Off ose True/False.

të përdorni tipin OLE Object. Me këtë tip mund të mirren të hënat prej objekteve si: Tabelë e Excel-it, Dokument i Wordit, foto, muzikë ose të

jtjen e hiperlink adresës për kalim në ndonjë lmë së s

të të hiperlinkut

het kursori mbi të.

ërkohet patjetër vetëm adresa, përveq kur adresa tregon në ndonjë objekt në

r

ë tabelë se pyetës tjetër. Kur të futen të dhënat në tabelë, prej listës mund të zgjedhet vlera

përkatëse. Fusha në tabelë i trashëgon karakteristikat e fushës nga lista.

larguar vlera në tiparin Default Value - Vlera standarde (e nënkuptuar). AutoNumber - Numrim automatik (Vetnumrim). Accessi garanton që për secilin rekord do të përdoret numër unik, i cili pastaj mund të përdoret si çelës primar. Janë nëIDrastit. Date/Time - Date/Kohë përdoret intë paraqitjes së datës dhe kohës. Yes/No - Po/Jo - është i përshtatshëm për fushat me vërtetim (Check Box) qParaqitet si boks për vërtetim, si në tabelë ashtu edhe në formë, raport etj. OLE Object - Kur dëshironi të importoni ndonjë objekt prej ndonjë programi tjetër në tabelën tuaj, mund ddhëna të tjera binare. Hyperlink - Hiperlinku përdoret për rua

okacion tjetër, ose për lidhje në internet. Hiperlink mund të përbëhet prej humti 4 pjesëve, të ndara me #.

- Teksti që paraqitet - nëse dëshironi të paraqitet teksti përkatës, në vend tëadresës së plo

- Adresa - URL (Uniform Resource Locator) ose UNC (Uniform NamingConvention)

- Nënadresa - faqe në kuadër të web faqes, ose pozitë në kuadër të fajllit- Re (fluskë) - tekst që paraqitet kur të poziciono

Kbazën aktuale të Accessit. Pjesët tjera janë opcionale. Lookup Wizard (magjistari për kërkim) - Krijon fushë e cila përmbanë një numëtë kufizuar opcionesh të vlerave. Kur të zgjedhet ky tip, magjistari ndihmon që të krijohet lista dhe t'i bashkangjitet tabelës ose të vendoset lidhja në ndonjo

50


Përcaktimi i tipareve të fushës Tiparet e fushës (karakteristikat-vetitë) përcaktojnë se si do të ruhet vlera në fushë dhe si do të paraqitet ajo. Accessi i përcakton tiparet e predefinuara për secilën fushë. Këto tipare mund t'i pranoni pa bërë ndryshime ose mund t'i ndryshoni sipas dëshirës. Shumica e tipareve janë përcaktuar për tipin Text. Varësisht prej tipit të zgjedhur, paraqiten tiparet përkatëse të cilat vlejnë për atë tip dhe mund të ndryshohen ose të pranohen ashtu si i definon Accessi paraprakisht. Kemi tiparet e përgjithshme - General, dhe ato LookUp, (LookUp mundëson kërkimin prej listës ose tabelës tjetër). Tiparet që paraqiten janë:

Tipari Efekti

Filed Size Përcakton numrin maksimal të karaktereve që mund të vendosen në një fushë. Vlera e predefinuar është 50.

Format Përcakton si do të paraqitet vlera, për shembull, me shkronja të mëdha, të vogla etj. Për tekst nuk është i predefinuar formati i paraqitjes.

Input Mask Paraqet shabllonin të cilin duhet ta plotësojë vlera, si numri i telefonit, kodi postal, për qëllime standardizimi etj., ose i shton një karakter fushës, nëse deshironi. Nuk ka vlerë të predefinuar.

Caption Paraqet emrin-etiketën e cila ndryshon prej emrit në tabelë, formë ose raport. Nuk është e predefinuar.

Default Value Automatikisht vendoset vlera e treguar në këtë fushë. Për Text nuk është e predefinuar. (Për Number dhe Currency: Vlera = 0)

Validation Rule

Përckaton shprehjen me të cilën verifikohet validiteti (vlefshmëria) e të dhënave. Nuk është e predefinuar. Nëse nuk është e zbrazët, është njësoj si të aktivizohet tipari Required.

Validation text

Përcakton tekstin që do të paraqitet si vërejtje nëse vlera e shënuar në fushë nuk e plotëson kushtin e verifikimit të validitetit. Nuk është e predefinuar.

Required Përcakton a mund të mbetet fusha e zbrazët. E predefinuar si No-Jo.

Allow Zero Length

(Lejo gjatësi zero) Bën dallim mes fushës së zbrazët dhe asaj që përmbanë string të zbrazët. Ndihmon kur nuk ekziston vlera, p.sh., numri i faksit. E predefinuar si No-Jo.

Indexed Indekson tabelën sipas fushës. E predefinuar si No-Jo.

Unicode Compression

Mundëson kompresimin e të dhënave të ruajtura në formatin Unicode, për të shpenzuar më pak hapësirë. E predefinuar si Yes- Po.

51


Nëse dëshironi, edhe gjatë përcaktimit të fushës dhe tipareve të fushës, në dritaren për dizajnim të tabelës, kur pozicionoheni në Field Name-Emri i fushës, mund të shfrytëzohet ndihma e programit(Access Field Builder), të cilën e aktivizojmë përmes tastit Build nga shiriti i veglave. Me këtë rast aktivizohet përsëri magjistari për ndihmë (fig. 3.27), i cili përmbanë të njëjtat opcione si Table Wizard (magjistari për tabela). Fushat janë të predefinuara dhe kanë: emrin, tipin e të dhënave dhe tiparet tjera, të cilat mund t'i ndryshoni sipas nevojës.

Prej listës së shablloneve të tabelave (Sample Tables) zgjedhet shablloni i fushës (Sample Field). Janë dy kategori tabelash (Business dhe Personal). Pas zgjedhjes shtypet OK dhe fusha përkatëse do të marrë emrin dhe tiparet e predefinuara.

Fig. 3.27 - Access Field Builder

Zgjedhja e madhësisë së fushës Madhësia e vlerave të tipit Text, është e predefinuar si 50, mirëpo fushave si numri postal, telefonik, etj., të cilët kanë vetëm nga disa karaktere nuk u nevojitet madhësia 50. Madhësia mund të ndryshohet me dhënien e vlerës së re. Arsye tjetërështë edhe evitim

emri,

i i gabimeve gjatë futjes së të dhënave në tabelë, me ç'rast

M e fusha e jo nu rakte

kufizohet numri i karaktereve që mund të shtypen. Pra, nëse zgjedhet madhësia e fushës 5, do të thotë se në atë fushë mund të shtypen vetëm tekstet me gjatësi deri në 5 karaktere.

adhësia ve numerike - tipi Number, përcaktohet duke zgjedhur tipinmrin e ka reve. Opcionet që ofrohen janë: Byte Bajt, përdoret për vlerat e plota pozitive prej 1 deri në 255.

Integer Numër i plotë (integjer), pozitiv e negativ ndërmjet: -32768 dhe +32767. Long Integer

Integjer i gjatë, për ruajtjen e vlerave të plota shumë të mëdha, ndërmjet afër: -2 bilion deri +2 bilion.

Single Përdoret për ruajtjen e vlerave me pikë të lëvizshme, të formatit IEEE

Double n e vlerave me pikë të lëvizshme me Përdoret për ruajtjeprecizitet të dyfishtë, të formatit IEEE Replicatio Përdoret për ruajten en numrave unik (Globally Unique ID Identifier - GUID) Decimal Mundëson kontrollimin e vlerave numerike përmes tipareve

52


precision dhe scale. Fusha e tipit AutoNumber është e kufizuar në vlerat Long Integer dhe ReplicaID. Preferohet të ruhet hapësira në disk, me ndërrimin e

tion

madhësisë së vlerave

hapësirës në disk. e ndërrimin e madhësisë së vlerës numerike ndryshohet vetëm mënyra e ruajtjes,

numrave. Ndryshimi i formës së paraqitjes bëhet e ndryshimin e tiparit Format.

tabelë. Për shembull,

datat

e të reja sipas dëshirës.

atin në pamjen tabelare - Datasheet View, ra kur tabela hapet për përdorim.

Në ë vij përshkruar sibolet e zakonshme të formatizimit, që mund të përdoren për ç

numerike, ashtu që p.sh., kur e dini se në një fushë do të ruhen vlera të vogla atëherë zgjedhni Byte. Kur janë në pyetje tabelat e mëdha, rezultatet janë të dukshme në aspekt të kursimit tëMpor jo edhe mënyra e paraqitjes sëm Formatizimi i të dhënave Tipari Format, përdoret për përcaktimin e mënyrës së shfaqjes së vlerës, por nuk ka kurrfar ndikimi në mënyrën se si ruhet vlera, as nuk mund të përdoret për verifikimin e vlerave të shtypura. Me këtë tipar mund të sigurohet paraqitje e standardizuar e të dhënave ashtu që të gjitha të dhënat në një fushë të duken njësoj,pa marrë parasysh se si janë shtypur kur janë futur vlerat nëmund të kërkohet që të gjitha të dhënat të shfaqen me shkronja të mëdha, osetë tregojnë vitin me vetëm dy shifra. Ekzistojnë formatet e predefinuara, por edheshfrytëzuesi mund të krijojë formatNdërrimet që bëhen në tiparin format, si edhe në formatet tjera, në pamjen e dizajnit - Design View, aplikojnë formp

tabelën n im janë do tip të të dhënave.

Simboli Efekti

! Futja e karaktereve nga e majta në të djathtë në vend se nga e djathta në të majtë, rreshtimi majtas (hapsira) Hapsira futet si karakter (literal) kur shtypet tasti Spacebar "xyz" Paraqiten katakteret ose simbolet brenda thojzave

Zbrastira (Hapsira) plotësohet me simbolin që pason

\ Tregon se karakteri pas shenjës trajtohet si literal. Zakonpërdoret për simbole ose karaktere të rezervuara. Të dhënat i paraqet me ngjyrën e zgjedhur

* isht

[ngjyra] kuqe), green (e gjelbër), yellow ( e verdhë), cyan (cian), magenta (magjenta) dhe white (e bardhë).

brenda kllapave. Mund të përdoret: Black (e zezë), blue (e kaltër), red (e

Duhet pasur kujdes, që së pari vendoset simboli i parë !, e pastaj shihet efekti, kur eshtimi bëhet nga e majta pra, përndryshe s'vërehet. Simbolet tjera të formatizimit

vle për tipe të veçanta të të dhënave, si do të shihet në vijim. rr

jnë vetëm

53


Ja disa shembuj: (m e fushës 8)

ati pet:

adhësia

Form Shty Paraqitet si: ! Abcd Abcd !"Z/Znj. " j. Albi Albi Z/Zn!*+ Albi +++++++Albi ![red] Dita Dita (ngjyre te kuqe) @\! Po Po!

Text dhe Memo Për text dhe memo përdoren vlera të njëjta për formatizim, ku disa janë për një karakter të vetëm ër krejt fushën. Në tabelën në vijim janë dhënë disa opcione që përdo

boli

e disa pren për text dhe memo.

Sim Efekti @ Tregon se duhet shtypur karakter ose zbrazëtirë & Tregon se karakteri ose hapsira janë opcionale < Shndërron të gjitha karakteret në shkronja të vogla > Shndërron të gjitha karakteret në shkronja të mëdha

Ja ë e at:

Formati

disa shembuj t fektit të Form

Shtypet: Paraqitet si:12345678 123-45-6789

@@@@@@@@@ 9

123-45-6789 12345678

123-45-6789 123456789

> prishtina PRISHTINA Prishtina

PRISHTINA A A

PRISHTINPRISHTIN

prishtiPRISHTINA

prishtiprisht

@@@-@@-@@@@ 9

< na

Prishtina

na ina

prishtina

@;"Dita" Dielli (zbrastira) Dielli Dita

Kur të bëhet ndryshimi në format, efekti vërehet në tabelë gjatë mbushjes me vlera

reja, por edhe nëse ka pasur vlera në tabelë, pas ndërrimit të formatit, të gjitha vlerat në atë fushë do të ndërrohen sipas formatit të ri. Ndryshimi do të apl

Avni Rexhepi - Microsoft Access...

Documents

Transcript of Avni Rexhepi - Microsoft Access...