Avisos semanales 9 al 13 de abril
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Como ya es sabido la UP cuenta con una sede en Santa Fe, la cual
actualmente da el servicio de ventanilla única, misma que es responsable de
atender los asuntos que corresponden a los servicios escolares de todos los
alumnos que aquí (en Santa Fe) se incorporan, por esta razón es importante
tomar en cuenta lo siguiente:
1. Los alumnos que se inscriben en Santa Fe deben entregar sus
documentos de inscripción en Santa Fe.
2. Es ahí donde deben solicitar cualquier tipo de trámite como el de
constancias, historiales, transcripts e incluso, es en Santa Fe donde
se les reciben y elaboran sus documentos para titulación (nosotros
los gestionamos y legalizamos).
3. NO OBSTANTE LO ANTERIOR: Si nos tocara recibir a algún alumno
inscrito en Santa Fe y quiera entregar documentos o solicitar algún
trámite es importante que se los recibas y tomes nota del trámite
requerido, indicándole al alumno que lo tendrá que recoger en su
sede.
4. También es importante mencionarle que en adelante todos los
trámites los tendrá que
hacer directamente en
Santa Fe.
Sede Santa Fe: para tomar en cuenta
Posgrado!!
Subdirección de Servicios Escolares
Semana de 9 al 13 de abril
TITULACIÓN
- Fotos para título
adheribles
- Trámites de titulación
Esp. Antropología
Página 2
DAA: Nuevo RVOE
COMUNICACIÓN INTERNA:
- Plantillas: colores que
dan imagen a la SSE
REUNIONES DE CONSEJO
Página 3
PARA REFLEXIONAR…
- Quién es nuestro usuario?
_ Tips complementarios
para atender una llamada
y terminarla…
Página 4
1. Pasa la llamada a
alguien de la
Coordinación de
posgrado
2. En caso de que se
encuentren
ocupados, informa a
la escuela que si los
alumnos pasaron de
CRM a UPsite ese día
es necesario esperar
al día siguiente para
matricularlo por la
actualización de la
base.
Si recibes llamadas por parte de las Escuelas o Facultades porque no pueden enrolar alumnos a materias por falta de matriculación, sigue estos consejos:
Santa
Por un acuerdo con la empresa Deloitte los documentos de alumnos inscritos a la
Especialidad en Estrategia Fiscal pueden entregarse exclusivamente a Arline Lincoln.
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TITULACIÓN
FOTOS ADHERIBLES OBLIGATORIAS
Una de las decisiones que se tomaron con el fin de agilizar los procesos de titulación así como para proporcionar mayor calidad en los documentos que expedimos es que todas las fotografías que se manejen para trámites de titulación deben ser adheribles.
Esta iniciativa empezó a aplicarse
como obligatoria en enero 2012, previa notificación a las Coordinaciones y áreas de gestión de las Escuelas y Facultades. No obstante todavía hay alumnos que nos están entregando fotografías no adheribles.
¿Qué hacer si nos toca recibir este tipo de fotografías? Por el momento recibiremos las
fotografías, la Coordinación de titulación se encargará de enviar nuevamente el recordatorio a las Escuelas para que informen de este requisito a los alumnos.
NUESTRO COMPROMISO ES DAR EL
SERVICIO!!
FOTOGRAFÍA PEGADA EN SOLICITUD PARA REDUCIR TIEMPOS EN EL PROCESO DE TITULACIÓN:
Con el fin de reducir tiempos en el proceso de titulación se ha solicitado a las Escuelas y Facultades que las solicitudes de trámite de cédula se entreguen ya con la fotografía del alumno pegada. Por esta razón pedimos tu apoyo para que caso de recibir solicitudes con estas características se recuerde a la persona que
entrega el trámite que es necesario pegar las fotos previamente.
MUY IMPORTANTE: Trámite de titulación de la Esp. Antropología: alumnos que obtuvieron su diploma en Noviembre, por cuestiones de un trámite en SEP tendremos los pergaminos
hasta finales de mayo o un poco más, haremos lo posible por reducir el retraso!
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Dirección de Asuntos Académicos
Como ya mencionábamos en los avisos de la sesión pasada, estamos trabajando en el plan estratégico de la
Subdirección de Servicios Escolares.
Este Plan, nos permitirá definir el rumbo que queremos tomar como Subdirección, estableciendo los
elementos necesarios para hacerlo, desde replantear nuestra misión y definir nuestra visión. Lo anterior en
beneficio de todos nosotros.
Para poder llevar a cabo este proyecto, algunas personas tanto de la Dirección como de la Subdirección
(responsables de coordinaciones, de planta docente, ventanilla y responsable de comunicación interna y
externa) nos estaremos reuniendo los días jueves de 11 a 14 hrs., de manera que será muy importante
contar con todo tu apoyo dentro del área para atender al usuario.
De igual forma para los que no participen de estas reuniones de manera directa, les informo que nos
reuniremos por lo menos una vez al mes para escuchar sugerencias, comentarios, propuestas, así como
ponerlos al tanto de los avances, ya que este es un proyecto de todos y para todos. De antemano,
agradezco mucho su participación y apoyo.
REUNIONES DE CONSEJO DE LA SUBDIRECCÓN DE SERVICIOS ESCOLARES
Subdire
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n!!!
ATENCIÓN POSGRADO, VENTAILLA, TITULACIÓN Y REPONSABLE DE PLANTA DOCENTE Y HORARIOS!!!
RVOE NUEVO Ya se tiene el Vo.Bo. para la Especialidad en Logística Internacional, ya se pueden registrar alumnos desde CRM
y se pueden recibir inscripciones!
FORTALECIENDO NUESTRA COMUNICACIÓN
NUESTRA IDENTIDAD DESDE LOS COLORES y LA FORMA! Como ya nos fue comunicado ya tenemos plantillas para diseñar carteles, guías, y otros materias, estas plantillas fueron diseñadas exclusivamente para la Subdirección de Servicios Escolares, por lo que será un elemento importante que nos identifique!
FICHA DE AYUDA PARA ATENCIÓN DE LLAMADAS!! En estos días se les estará entregando la ficha de ayuda para la
atención de llamadas, la cual, de manera muy sencilla nos orienta sobre qué hacer cuando recibamos una llamada vía telefónica. La pondremos en operación y tendremos sesiones para ver cómo lo hacemos, esto nos ayudará a mejorar el servicio que
ofrecemos!
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QUIÉN ES NUESTRO USUARIO?*
Es importante desarrollar una actitud en el que se
considere a nuestro usuario principal, para ello es
necesario tomar en cuenta lo siguiente:
Nuestro usuario:
Es la persona más importante en cualquier
organización
No depende de nosotros, nosotros
dependemos de él
No nos interrumpe, es nuestro objetivo de
trabajo
Nos hace un favor cuando llega y no
nosotros se lo hacemos al atenderlo
No es ningún extraño
Para complementar nuestra ficha técnica de
atención vía telefónica te proponemos algunos tips
para mejorar la atención telefónica:
- Para contestar el teléfono
Contesta el teléfono a más tardar a la
tercera vez que suene
Menciona el área de donde se está
contestando la llamada “Servicios
Escolares”
Saluda a quien llama “Buenos días, buenas
tardes”
Menciona tu nombre indicando que tú eres
quien atiende la llamada “Le atiende
_____”
Pregunta al usuario en qué puedes ayudarle.
PARA REFLEXIONAR…EN
BUSCA DE UN SERVICIO DE
CALIDAD…
- Para terminar la llamada
Repite lo que vas a hacer (en relación
con la solicitud), para que tanto el
usuario como tú queden en el mismo
entendido.
Pregunta si hay alguna otra cosa en lo
que puedas ayudarle. “Hay alguna otra
cosa que pueda hacer por usted?”
Agradece al usuario el haber llamado y
haberte permitido servirle “Gracias
por llamar a Servicios Escolares y por
haberme permitido servirle”
Espera a que el usuario cuelgue
primero, para evitar que la llamada se
corte cuando el usuario todavía está
hablando.
Pon por escrito toda la información
recibida.
Fuente de consulta: www.conductitlan.net Network que Psicología organizacional.
Continuará…
RECUERDA SIEMPRE
SONREIR!