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Avenida Calle 26 No. 59-65 - PBX: (571) 5931717 - Fax (571) 5931718 - Bogotá, Colombia |www.anh.gov.co | [email protected]|

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En cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 21 del Decreto 1510 de 2013, “Por el cual

se reglamenta el sistema de compras y contratación pública” se pública el presente:

AVISO DE CONVOCATORIA SELECCIÓN ABREVIADA POR MENOR CUANTÍA

N° ANH-03-SA-2014

NOMBRE Y DIRECCIÓN DE LA ENTIDAD

AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS Avenida calle 26 N° 59-65 - piso 1 costado occidental

ATENCIÓN A LOS INTERESADOS EN EL PROCESO DE SELECCIÓN

Los interesados en el proceso podrán enviar las observaciones o solicitudes relacionadas con el proceso a los siguientes lugares: Correo electrónico atención: [email protected] (en formato WORD) Correspondencia ANH: Avenida Calle 26 N° 59-65 piso 1 costado occidental Teléfono: PBX: (571) 5931717 - Fax (571) 5931718

OBJETO DEL PROCESO (En caso de que se vaya a adquirir cantidades incluirlas)

CONTRATAR LA PERSONA JURÍDICA, CONSORCIO O UNIÓN TEMPORAL BAJO EL ESQUEMA DE OUTSOURCING PARA EL SUMINISTRO DE ELEMENTOS DE ASEO, CAFETERÍA, PAPELERÍA Y ÚTILES DE ESCRITORIO NECESARIOS PARA EL DESARROLLO DE LAS LABORES EN CADA UNA DE LAS DEPENDENCIAS DE LA ANH, DE MARCAS RECONOCIDAS Y DE BUENA CALIDAD, MEDIANTE EL SISTEMA DE PEDIDOS PERIÓDICOS O EXTRAORDINARIOS, DESPACHADOS DIRECTAMENTE A LA ANH EN SU SEDE PRINCIPAL CALLE 26 NO. 59-65, CINTOTECA (COMPLEJO MANSILLA EN ECOPETROL (FACATATIVA) Y LITOTECA (COMPLEJO GUATIGUARÁ PIEDECUESTA SANTANDER), DE CONFORMIDAD CON LAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS CONTENIDAS EN ESTOS ESTUDIOS

MODALIDAD DE SELECCIÓN

La contratación se adelanta por el proceso de selección abreviada de menor cuantía, teniendo en cuenta que por las características del bien y la cuantía de la contratación se enmarca en lo contenido en el literal b del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y el Artículo 59 Título I Modalidades de Selección, Capítulo II Selección Abreviada – Contratación de Menor Cuantía Decreto 1510 de 2013.

PLAZO ESTIMADO DEL CONTRATO

A partir del cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución hasta el 31 de diciembre de 2014 o hasta agotar los recursos asignados, lo primero que suceda.

PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS

Fecha: 8 de julio de 2014 Hora: 2:30 pm Lugar: Avenida Calle 26 N° 59-65 piso 1 costado occidental

mailto:[email protected]


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N° ANH-03-SA-2014

PRESUPUESTO Y DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

El presupuesto oficial de la contratación será por la suma de CIENTO OCHENTA Y SEIS MILLONES DE PESOS ($ 186.000.000) M/CTE. Este monto, corresponde a la asignación presupuestal para atender este requerimiento durante la presente vigencia, de conformidad con lo contenido en el Plan de Contratación de la Entidad.

MANIFESTACIÓN DE SI LA CONTRATACIÓN SE ENCUENTRA COBIJADA POR UN ACUERDO COMERCIAL

Consultada la guía de la Agencia Estatal de Contratación se advierte que la ANH se encuentra cobijada dentro de las entidades estatales que deben cumplir con las prerrogativas que se desprenden de los acuerdos internacionales suscritos por Colombia frente a los países de Canadá, Chile, Estados Unidos, Liechtenstein, Suiza, Unión Europea, El Salvador, Guatemala, Honduras y México. Lo anterior, de conformidad con la consulta efectuada al anexo 3 del Manual para el manejo de los Acuerdos Comerciales en Procesos de Contratación, versión M-MACPC-03.

MANIFESTACIÓN DE SI LA CONVOCATORIA PUEDE SER LIMITADA A MYPIMES

De conformidad con lo establecido en el numeral 1 del artículo 152 del decreto 1510, la cuantía del presente proceso es mayor a US$125.000, razón por la cual el presente proceso de selección NO es susceptible de ser limitada a Mipyme.

CONDICIONES PARA PARTICIPAR

La totalidad de las condiciones para participar en el presente proceso de selección, se encuentran incluidas en el proyecto de pliego de condiciones. De esta manera, a través del anexo se procede anunciar lo manifiesto en el pliego de condiciones en el numeral 7.

APLICACIÓN DE PRECALIFICACIÓN

Para el presente proceso de selección no hay lugar a precalificación.

CRONOGRAMA DEL PROCESO

ACTIVIDAD TIEMPO FECHA LUGAR

Aviso de convocatoria,

y publicación del proyecto de

pliego de condiciones,

SECOP

www.contratos.gov.co

http://www.contratos.gov.co/


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N° ANH-03-SA-2014

estudios previos y anexos

técnicos

cinco (5) días

hábiles

12 al 19 de

junio de 2014

Observaciones al proyecto de

pliego de condiciones.

12 al 19 de

junio de 2014

Correo electrónico

[email protected].

co

Publicación de acto de

apertura y pliego de

condiciones definitivos en la

página Web


20 de Junio de

2014


Manifestación de Interés Tres (3) días

hábiles después

de la apertura

Del 24 al 26 de

Junio de 2014

Correo electrónico

[email protected].

co o Av. Calle 26 No. 59-65

piso primero costado

occidental de 7:00 am a

4:00 pm

Audiencia de sorteo (si hay

más de 10 inscritos)

27 de Junio de

2014 11:00 am

Plazo presentación de

propuestas

Seis (6) días

hábiles

8 de julio de

2014 2:30 pm

Av. Calle 26 No. 59-65 piso

primero costado

occidental

Fecha máxima para

presentación de

observaciones

1 de julio de

2014

[email protected].

co

Fecha máxima para adendas 3 de julio de

2014 www.contratos.gov.co

mailto: [email protected]










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N° ANH-03-SA-2014

Cierre del proceso Un (1) día hábil

8 de julio de

2014 a las 2:30

pm

Av. Calle 26 No. 59-65 piso

primero costado

occidental

Estudio de verificación de

requisitos habilitantes y

evaluación de las propuestas

Tres (3) días

hábiles

Del 9 al 11 de

julio de 2014

Av. Calle 26 No. 59-65

ANH

Consolidación estudio y

publicación en Internet Un (1) día hábil 14 de julio de

2014

SECOP


Traslado a los proponentes

para presentación de

observaciones y subsanar los

requisitos habilitantes.

Tres (3) días

hábiles

14 al 16 de

julio de 2014


Oficina Asesora Jurídica

Horario de 7:00 am a

4:00pm

Publicación de observaciones

y plazo para presentar contra

observaciones.

Un (1) día hábil 17 de junio de

2014

SECOP


Estudio a las observaciones y

contra observaciones comité

asesor.

Un (1) días

hábiles

18 de julio de

2014


ANH

Consolidado informe

definitivo y publicación en

Internet

Un (1) días hábil 21 de Julio de

2014


ANH

Publicación de la Resolución

de adjudicación o

declaratoria de desierta

Un (1) día hábil 21 de Julio de

2014

SECOP


Suscripción del contrato Un (1) días

hábiles

22 de Julio de

2014


ANH




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N° ANH-03-SA-2014

Registro presupuestal por

parte de la ANH Un (1) día hábil 23 de Julio de

2014


ANH

Publicación del contrato en el

Secop Tres (3) días

hábiles

25 de Julio de

2014


ANH

CONSULTA DE DOCUMENTOS DEL PROCESO

Los Interesados podrán consultar los documentos relacionados con el presente proceso de selección en el siguiente link www.contratos.gov.co, o www.colombiacompra.gov.co.

3.1. Verificación de requisitos habilitantes

Para resultar habilitado en el presente proceso de selección, el proponente deberá acreditar el

cumplimiento de los requisitos jurídicos financieros y técnicos, que serán verificados por el comité

evaluador de la ANH, solo los proponentes habilitados como CUMPLE, podrán participar en la

etapa de ponderación de la propuesta

El proponente deberá cumplir con los requisitos mínimos y documentos exigidos en el Pliego de

Condiciones y en especial deberá adjuntar lo siguiente:

3.1.1. Verificación de aspectos jurídicos

El estudio jurídico habilita o no la propuesta; tiene por objeto determinar si las propuestas se

ajustan a los requerimientos legales y normativos del pliego de condiciones, para el efecto se

verificarán los siguientes documentos:

3.1.1.1. Registro único de proponentes - RUP


http://www.colombiacompra.gov/


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Con el fin de verificar las condiciones de los proponentes, todas las personas naturales o jurídicas

nacionales o extranjeras domiciliadas o con sucursales en Colombia, que aspiren a celebrar

contratos con las entidades estatales, estarán inscritos, clasificados en el Registro Único de

Proponentes de la Cámara de Comercio.

Para efectos del proceso de selección, los proponentes presentarán el RUP conforme a lo

establecido en el decreto 1510 de 2013.

De igual forma, el objeto del mismo se encuentra catalogado dentro de las siguientes

clasificaciones, a las cuales debe estar inscrito para presentar su propuesta:

GRUPO SEGMENTO FAMILIA CLASE

Grupo E

Productos

de uso

final

47 – Equipos y

suministros para

limpieza

12 – Equipos de aseo

17- Envases y accesorios

para residuos.

18-Equipo de Limpieza.

Grupo E

Productos

de uso

final 47 – Equipos y

suministros para

limpieza

13 – Suministros de

aseo y limpieza.

15- Trapos y paños de

limpieza.

16- Escobas, traperos,

cepillos y accesorios.

17- Suministros para

aseos.

18- Soluciones de limpieza

y desinfección.

Grupo E

Productos

44 – Equipos de

oficina, accesorios y

suministros

11 – Accesorios de

oficina y escritorio 15 – Agendas y accesorios


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de uso

final

Grupo E

Productos

de uso

final

44 – Equipos de

oficina, accesorios y

suministros

12 – Suministros de

oficina

15- Suministro de correo.

16– Suministro de

escritorio.

17- Instrumentos de

escritura.

18- Medios de corrección.

20 – Carpetas de archivo,

carpetas y separadores.

21- Suministros de

sujeción.

Grupo E

Productos

de uso

final 50 – Alimentos,

bebidas y tabaco

16- Chocolates,

azúcares,

educolorantes y

productos de

confitería.

15- Chocolates, azúcares,

educolorantes productos

Grupo E

Productos

de uso

final

50 – Alimentos,

bebidas y tabaco

20- Bebidas

17- Café y té

La Agencia Nacional de Hidrocarburos, debe verificar los requisitos habilitantes de los proponentes

en el REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES - RUP. Si a la fecha de presentación de la propuesta el

RUP del proponentes no está en firme, el proponentes debe acreditar que solicitó su renovación

oportunamente o que su inscripción está en trámite, sin perjuicio de que para el momento de la

adjudicación el REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES - RUP del proponente debe estar en firme y

este permita acreditar el cumplimiento de los requisitos habilitantes.


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Nota: De presentarse el caso antes señalado, los proponentes deberán aportar el REGISTRO ÚNICO

DE PROPONENTES - RUP en firme, a más tardar el día hábil anterior a la adjudicación de acuerdo

con lo señalado en el cronograma del presente proceso.

3.1.1.2. Capacidad Jurídica

Podrán participar en el presente proceso las personas naturales, jurídicas, y aquellas que

conformen Consorcios y Uniones Temporales, así como todas aquellas consideradas legalmente

capaces en las disposiciones legales Colombianas.

3.1.1.3. Carta de presentación de la propuesta (Formulario 2)

La propuesta debe estar acompañada de carta de presentación firmada por la persona natural PROPONENTE o por el Representante Legal de la Sociedad, Consorcio o Unión Temporal PROPONENTE o el apoderado constituido para el efecto, la cual debe ser diligenciada según el formato del presente pliego de condiciones. (Formulario N° 2) 3.1.1.4. Autorización para comprometer a la sociedad Cuando el representante legal de la sociedad se halle limitado en sus facultades para contratar y comprometer a la sociedad, acreditará mediante extracto o copia del acta aprobada de la junta de socios o asamblea respectiva, donde conste que ha sido facultado para presentar propuesta y firmar el contrato hasta por el valor total del mismo, en caso de adjudicársele el contrato que resulte del proceso de selección, así como la autorización necesaria para presentarse en Consorcio o Unión Temporal. En todo caso este documento cumplirá los requisitos señalados en el artículo 189 del Código de Comercio. 3.1.1.5. Poder

Cuando el PROPONENTE actúe a través de un representante o apoderado debe acreditar mediante documento legalmente expedido, que su representante o apoderado está expresamente facultado para presentar la PROPUESTA y firmar el contrato respectivo. Para los efectos se deberá contemplar lo señalado en el artículo 74 del Código General del Proceso.


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Cuando la propuesta de una sociedad extranjera sea presentada mediante apoderado, el poder conferido para presentar la propuesta, deberá venir en traducido al español y apostillado ó legalizado según sea el caso junto con la propuesta. Lo anterior conforme a lo señalado en el artículo 74 de Código general del proceso, que establece:

“Los poderes generales para toda clase de procesos solo podrán conferirse por escritura pública. El poder especial para uno o varios procesos podrá conferirse por documento privado. En los poderes especiales los asuntos deberán estar determinados y claramente identificados. El poder especial puede conferirse verbalmente en audiencia o diligencia o por memorial dirigido al juez del conocimiento. El poder especial para efectos judiciales deberá ser presentado personalmente por el poderdante ante juez, oficina judicial de apoyo o notario. Las sustituciones de poder se presumen auténticas. Los poderes podrán extenderse en el exterior, ante cónsul colombiano o el funcionario que la ley local autorice para ello; en ese último caso, su autenticación se hará en la forma establecida en el artículo 251. Cuando quien otorga el poder fuere una sociedad, si el cónsul que lo autentica o ante quien se otorga hace constar que tuvo a la vista las pruebas de la existencia de aquella y que quien lo confiere es su representante, se tendrán por establecidas estas circunstancias. De la misma manera se procederá cuando quien confiera el poder sea apoderado de una persona. Se podrá conferir poder especial por mensaje de datos con firma digital. Los poderes podrán ser aceptados expresamente o por su ejercicio” (Negrilla fuera de texto)

3.1.1.6. Garantía de seriedad de la propuesta – monto y término El proponente acompañará a su propuesta una garantía de seriedad de la misma. La garantía será expedida y cumplirá los requisitos establecidos el artículo 118 de decreto 1510 de 2013. Cada proponente deberá constituir a favor de la AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS identificada con el NIT 830.127.607-8, una garantía de seriedad del ofrecimiento que podrá consistir en una póliza de seguro, patrimonio autónomo o una garantía bancaria. El objeto de la garantía de seriedad debe indicar: “Garantizar la seriedad de la PROPUESTA

presentada en la SELECCIÓN ABREVIADA POR MENOR CUANTÍA N° ANH-03-SA-2014 cuyo objeto

consiste en: “CONTRATAR LA PERSONA JURÍDICA, CONSORCIO O UNIÓN TEMPORAL BAJO EL

ESQUEMA DE OUTSOURCING PARA EL SUMINISTRO DE ELEMENTOS DE ASEO, CAFETERÍA,


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PAPELERÍA Y ÚTILES DE ESCRITORIO NECESARIOS PARA EL DESARROLLO DE LAS LABORES EN CADA

UNA DE LAS DEPENDENCIAS DE LA ANH, DE MARCAS RECONOCIDAS Y DE BUENA CALIDAD,

MEDIANTE EL SISTEMA DE PEDIDOS PERIÓDICOS O EXTRAORDINARIOS, DESPACHADOS

DIRECTAMENTE A LA ANH EN SU SEDE PRINCIPAL CALLE 26 NO. 59-65, CINTOTECA (COMPLEJO

MANSILLA EN ECOPETROL (FACATATIVA) Y LITOTECA (COMPLEJO GUATIGUARÁ PIEDECUESTA

SANTANDER), DE CONFORMIDAD CON LAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS CONTENIDAS EN ESTOS

ESTUDIOS”

La garantía de seriedad del ofrecimiento debe ser allegada con la propuesta en la fecha establecida para el cierre. Los costos que se generen para obtener cualquiera de los mecanismos mencionados para garantizar el ofrecimiento serán asumidos por el proponente. La garantía de seriedad a favor de Entidades Estatales, se constituirá por un valor igual al diez por ciento (10%) del valor del presupuesto oficial y por un término 90 días calendario (plazo que comprende desde la presentación de la propuesta hasta la aprobación de la garantía que ampara los riesgos propios de la etapa contractual), contados a partir de la fecha del cierre del presente proceso de selección. La garantía de seriedad de la propuesta deberá cubrir la sanción derivada del incumplimiento del ofrecimiento cuando:

La no suscripción del contrato sin justa causa por parte del proponente seleccionado.

La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad cuando el termino previsto en el pliego de condiciones para la adjudicación del Contrato se prorrogue o cuando el término previsto para la suscripción del contrato se prorrogue, siempre y cuando estas prórrogas no excedan un término de tres meses.

La falta de otorgamiento del proponente seleccionado, de la garantía de cumplimiento exigida por la Entidad para amparar el incumplimiento de las obligaciones del contrato.

El retiro de la propuesta después de vencido el término fijado para la presentación de las propuestas.

La ANH, hará efectiva la garantía de seriedad de la propuesta, como indemnización por perjuicios, sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados y no cubiertos por el valor de la misma.

En las propuestas presentadas por personas jurídicas: La póliza o garantía debe ser tomada a nombre de la razón social que figura en el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio, sin utilizar sigla, a no ser que en dicho certificado se establezca que la sociedad podrá identificarse con la sigla.


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En las propuestas presentada en consorcio o unión temporal: La póliza deberá tomarse a nombre de la totalidad de los integrantes del mismo(a).

Una vez firmado y legalizado el contrato, se devolverá la garantía de seriedad de las propuestas, a los proponentes que así lo soliciten. La información presentada en desarrollo del presente numeral se entiende suministrada bajo la gravedad de juramento respecto de su fidelidad y veracidad. Nota: Las Condiciones generales de cada tipo de garantía de seriedad del ofrecimiento deben responder a las establecidas en el Decreto 1510 de 2013. 3.1.1.7. Representación legal, duración y objeto social El proponente aportará certificado de existencia y representación legal, expedido por la Cámara de Comercio o autoridad competente, con fecha no superior a un mes calendario anterior a la fecha de cierre del proceso de selección, deberá haberse constituido legalmente con antelación a la fecha de apertura del proceso y que su duración no será inferior al término de ejecución del contrato y un (1) año más. Además el objeto social deberá encontrarse relacionado con el objeto del presente proceso de selección. Si la propuesta es presentada por un consorcio o unión temporal, cada uno de sus miembros persona natural o jurídica cumplirá con el lleno de los requisitos antes mencionados y presentará de manera independiente la anterior documentación, y deberá encontrarse dentro del período de validez establecido por el organismo que lo haya expedido, a la fecha diligencia de cierre del proceso de selección, en cada caso. Si figuran limitaciones en los estatutos para el representante legal, adjuntará fotocopia de los mismos. 3.1.1.8. Constitución del consorcio o la unión temporal (si hay lugar a ello) En caso de consorcio o unión temporal, los proponentes indicarán dicha calidad, los términos y extensión de la participación, la designación de la persona que lo representará y señalarán las reglas básicas de la relación entre ellos y su responsabilidad, conforme el parágrafo 1º del artículo 7º de la ley 80 de 1993. Igualmente anexarán el respectivo documento de constitución de consorcio o unión temporal. La omisión de este documento o la de alguna(s) de sus firmas genera el rechazo de la propuesta. 3.1.1.9. Documento constitutivo del consorcio o unión temporal (Si hay lugar a ello)


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El proponente con la propuesta, anexará un documento suscrito por todos los integrantes de la

forma asociativa escogida, y/o por sus representantes debidamente facultados, en el que conste la

constitución de la unión temporal o el consorcio, según corresponda, en el cual se exprese lo

siguiente:

a) Identificación de cada uno de sus integrantes: nombre o razón social, tipo y número del documento de identificación y domicilio.

b) Designación del representante: señalará expresamente su identificación, facultades, entre ellas, la de presentar la propuesta correspondiente al presente proceso de selección y las de celebrar, modificar, transigir, conciliar y liquidar el contrato en caso de ser adjudicatario, así como la de suscribir todos los documentos contractuales y post contractuales que sean necesarios, es decir que el representante legal tiene plenas facultades para representar a la forma asociativa y adoptar todas las decisiones.

c) Indicación de los términos y extensión de la participación en la propuesta y en la ejecución del contrato de cada uno de los integrantes de la forma asociativa, así como las reglas básicas que regularán sus relaciones.

d) Indicar la participación porcentual de cada uno de los integrantes en la forma asociativa correspondiente.

e) En todo caso, la vigencia de la forma de asociación escogida, no podrá ser inferior al término de ejecución y liquidación del contrato y tres (3) años más.

f) Se anexarán los documentos de constitución y representación legal de cada uno de sus integrantes, y de sus representantes legales, sus NIT, cédulas de ciudadanía, certificado de cumplimiento del pago de sus obligaciones con los sistemas de salud, pensiones, riesgos profesionales y aportes parafiscales.

Nota: El documento de constitución del consorcio o unión temporal en el cual conste la

designación del representante y la capacidad que debe tener el mismo para suscribir la propuesta,

debe presentarse al momento del cierre.


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De conformidad con lo previsto en el artículo 9 de la Ley 80 de 1993 en ningún caso podrá haber

cesión de la participación entre quienes conforman el consorcio o la unión temporal.

3.1.1.10. Condiciones de los integrantes del consorcio o unión temporal Todos los integrantes de un Consorcio o Unión Temporal deberán presentar, según sea el caso, los documentos que correspondan a su naturaleza, y el documento de constitución en el cual debe constar por lo menos: a. Si la participación de los proponentes es a título de Consorcio o Unión Temporal, estos señalarán

los términos y extensión de la participación de cada uno de los integrantes en la propuesta y en la ejecución del contrato, términos que no podrán ser modificados sin el consentimiento previo de la ANH.

b. Para lo anterior, los integrantes de la Unión Temporal o Consorcio entregarán una relación de

los ítems del contrato frente a los cuales señalarán la participación de los integrantes, en su ejecución.

c. El objeto del Consorcio o de la Unión Temporal deberá ser el mismo del objeto a contratar. d. Designar un representante, quien por tal motivo se entenderá revestido de las facultades

suficientes para actuar en nombre y representación del Consorcio o Unión Temporal, según el caso.

e. La duración del consorcio o unión temporal, la cual no podrá ser inferior al plazo de ejecución

del contrato y liquidación y tres (3) años más. f. Las condiciones que establezcan los integrantes con respecto a las actividades, porcentajes,

términos y/o extensión de la participación, no podrán ser modificadas sin el consentimiento previo de la ANH.

Para acreditar los requisitos anteriores los Consorcios o Uniones Temporales deberán anexar el original o copia autenticada del documento de su constitución en el que consten los acuerdos que regulan las relaciones de sus integrantes y el término de duración del Consorcio o la Unión Temporal. De conformidad con lo previsto en el artículo 9 de la Ley 80 de 1993 en ningún caso podrá haber cesión de la participación entre quienes conforman el Consorcio o la Unión Temporal. Nota: En caso de presentarse propuestas por consorcios o uniones temporales conformadas por una cooperativa y una empresa comercial con capacidad para cumplir con el objeto de la presente contratación no operarán las prerrogativas de la cooperativa, de acuerdo con el artículo 6 de la ley 79 de 1988.


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3.1.1.11. Documento de conformación de la promesa de sociedad futura Se entenderá presentada una propuesta por una Promesa de Sociedad Futura, cuando de manera conjunta dos o más personas, nacionales y/o extranjeras, presenten una sola propuesta al proceso bajo la figura de promesa de sociedad futura. En tal caso se tendrá como proponente, para todos los efectos dentro del presente proceso, el grupo conformado por la pluralidad de personas y no las personas que lo conforman individualmente consideradas. Cuando el proponente se presente como promesa de sociedad futura deberá cumplir con los siguientes requisitos y acreditarlos con la propuesta: a) Aportar un contrato de promesa de sociedad suscrito por todos los integrantes del grupo, con

el lleno de los requisitos previstos en los artículos 110° y 119° del Código de Comercio. b) Acreditar la suscripción de la promesa de contrato de sociedad, con el lleno de los requisitos y

contenido mínimo exigidos por el artículo 119° del Código de Comercio para la validez de la promesa de sociedad, en la cual se prevea la constitución de una sociedad mercantil que tenga como objeto la suscripción y ejecución del contrato de prestación de servicios ofrecido en la presente proceso; y un término mínimo de duración para la sociedad futura igual al plazo de ejecución del contrato y un (1) año más, contados a partir de la fecha de su constitución.

c) La subordinación de la suscripción del contrato de sociedad, sólo puede estar condicionada, a la adjudicación del presente contrato; la promesa de sociedad futura deberá abstenerse de incorporar condicionamientos, plazos o modos adicionales a la mencionada condición, directos o indirectos, de cualquier naturaleza. En caso de incorporar condicionamientos, estos se entenderán por no escritos.

d) El contenido completo y específico establecido por el artículo 110° del Código de Comercio para el acto de constitución de las sociedades mercantiles.

e) Acreditar el nombramiento de un apoderado único para todas las personas nacionales o extranjeras, que conformen la promesa de sociedad futura, mediante el otorgamiento de un mandato irrevocable suscrito por todos los integrantes de la promesa de sociedad futura, que le conceda al apoderado facultades suficientes para la representación sin limitaciones de los asociados en todos los aspectos que se requieran para su participación bajo la promesa de sociedad futura, tales como presentar la propuesta bajo tal forma de asociación, y comprometer a través de ella a las personas asociadas, recibir notificaciones, recibir y responder requerimientos en nombre del grupo proponente.

f) Acreditar la existencia, representación legal y capacidad jurídica de cada una de las personas jurídicas asociadas y específicamente la capacidad de sus representantes para:

La constitución de la promesa de sociedad futura para la suscripción y ejecución del contrato.

La presentación de la propuesta a la presente licitación bajo la conformación de una sociedad futura con el objeto de ejecutar el contrato.

La constitución de la sociedad prometida a fin de celebrar y ejecutar el contrato a través de la forma de asociación escogida.


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g) Los requisitos relacionados con la existencia, representación y duración jurídica de cada una de las personas jurídicas nacionales o extranjeras, que se comprometan a la constitución de la sociedad futura, deberán acreditarse conforme se indica en el presente capítulo de este pliego de condiciones.

3.1.1.12. Personas jurídicas extranjeras Las personas jurídicas de origen extranjero, tengan o no domicilio en Colombia a través de sucursales, se someterán en todo caso a la legislación colombiana. Las personas jurídicas con sucursal en Colombia, deben cumplir con lo señalado en el artículo 10 del decreto 1510 de 2013. Para el caso de personas jurídicas sin sucursal en Colombia, estas deben cumplir con las siguientes condiciones: a. Acreditar su existencia y representación legal, a efectos de lo cual deberán presentar un

documento expedido por la autoridad competente en el país de su domicilio, con un término no mayor a un (1) mes anterior a la fecha de cierre, en el que conste su existencia, objeto y vigencia, y el nombre del representante legal de la sociedad o de la persona o personas que tengan la capacidad para comprometerla jurídicamente y sus facultades, y en el cual se señale expresamente que el representante no tiene limitaciones para presentar la propuesta, suscribir el contrato y comprometer a la empresa a través de su propuesta.

b. Acreditar la duración de la persona jurídica la cual debe extenderse por el plazo del contrato, su

liquidación y un (1) año más, contado a partir de la fecha de cierre de la presente licitación pública.

c. Acreditar que el objeto social principal de la sociedad se encuentra directamente relacionado

con el objeto del contrato, de manera que le permita a la persona jurídica la celebración y ejecución del mismo, teniendo en cuenta para estos efectos el alcance y la naturaleza de las diferentes obligaciones que adquiere.

Las personas jurídicas extranjeras sin domicilio en Colombia deberán acreditar en el país un apoderado domiciliado en Colombia, debidamente facultado para presentar la propuesta, participar y comprometer a su representado en las diferentes instancias del proceso de selección, suscribir los documentos y declaraciones que se requieran así como el contrato ofrecido, suministrar la información que le sea solicitada, y demás actos necesarios de acuerdo con el Pliego de Condiciones, así como para representarla judicial o extrajudicialmente. El poder otorgado a dicho apoderado deberá venir conforme lo señalado en el numeral 7.1.3 del presente pliego de condiciones.


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En cuanto a la experiencia, las personas jurídicas extranjeras sin domicilio en Colombia, deben cumplir con la experiencia acreditada solicitada en el presente pliego de condiciones. 3.1.1.13. Certificación de pago de aportes a seguridad social y aportes parafiscales

(Formulario n° 4)

El proponente adjuntará con su propuesta, una certificación en la cual acredite estar al día hasta la fecha en el pago de los aportes realizados durante el término de vigencia de la empresa y por lo menos durante los últimos seis (6) meses anteriores a la fecha de cierre del proceso de selección a los Sistemas de Salud, Pensiones, Riesgos Profesionales, Cajas de Compensación Familiar, ICBF y SENA, de acuerdo con el artículo 50 de la ley 789 de 2002 y la ley 828 de 2003. Dicha certificación estará suscrita por el revisor fiscal de la sociedad si existe obligación legal de tenerlo, o en su defecto por el representante legal de la sociedad proponente. En caso de haber suscrito un acuerdo de pago con las entidades recaudadoras respecto de alguna de las obligaciones mencionadas, el revisor fiscal o en su defecto el representante legal manifestará en la certificación que existe el acuerdo y que se encuentra al día en el cumplimiento del mismo. En el caso de consorcios o uniones temporales, cada uno de sus integrantes presentará en forma independiente dicha certificación expedida por el representante legal o revisor fiscal respectivo según corresponda legalmente. 3.1.1.14. Certificación expedida por el representante legal en donde conste que al proponente

no le han hecho efectiva la garantía de seriedad de propuesta o ha realizado el pago para evitar la ejecución de la misma en la etapa precontractual o ha sido sancionado en la etapa contractual (multas o penal pecuniaria) por entidades públicas o privadas en procesos de selección en los últimos cuatro (4) años.

El PROPONENTE debe adjuntar a su PROPUESTA una certificación expedida por el Representante Legal en donde manifieste bajo la gravedad del juramento, que no le han hecho efectiva la garantía de seriedad de PROPUESTA u otra garantía, o ha realizado el pago para evitar la ejecución de la misma en la etapa precontractual o ha sido sancionado en la etapa contractual (multas o penal pecuniaria) por entidades públicas o privadas en los últimos cuatro (4) años. En el evento que al PROPONENTE, le hayan hecho efectiva la garantía de seriedad de la PROPUESTA u otra garantía o haya pagado su valor asegurado para evitar la ejecución de la misma por entidades públicas o privadas en los últimos cuatro (4) años en la etapa precontractual o le hayan impuesto sanción contractual (multa o penal pecuniaria), deberá adjuntar a su PROPUESTA una certificación expedida por el representante Legal en donde informe la ocurrencia del hecho y la entidad que la hizo efectiva o la impuso según el caso, con el fin de verificar su alcance. Los cuatro (4) años deben ser anteriores a la fecha de apertura de la presente modalidad de selección.


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En el evento que la efectividad de la(s) garantía de la PROPUESTA o la sanción sea impuesta por entidades privadas, esta debe ser producto de una relación precontractual o contractual, debidamente suscrita y formalizada mediante los procedimientos legales correspondientes. Si la OFERTA es presentada por un Consorcio o Unión Temporal, cada uno de sus miembros deberá presentar de manera independiente la certificación solicitada en el presente numeral. 3.1.1.15. Certificado de antecedentes fiscales de la contraloría general de la república Conforme el artículo 60 de la ley 610 de 2000 y el parágrafo 1 del artículo 38 de la Ley 734 de 2002, el proponente persona natural, o persona jurídica, y/o cada uno de los integrantes del proponente plural (consorcio o unión temporal), no estarán relacionados en el Boletín de Responsables Fiscales. La ANH acorde con la Ley 962 de 2005 y la Circular 005 del 25 de febrero de 2008, suscrita por el Contralor General de la República, verificará en la página web de la Contraloría el respectivo Boletín. En caso que un PROPONENTE se encuentre relacionado en dicho boletín, se le hará la advertencia que debe acreditar la cancelación de las obligaciones contraídas o la vigencia de un acuerdo de pagos con anterioridad a la adjudicación del contrato. 3.1.1.16. Certificado de antecedentes disciplinarios de la procuraduría general de la nación El proponente y todos los integrantes del consorcio o unión temporal, no tendrán antecedentes disciplinarios que le inhabiliten o impidan presentar la propuesta y celebrar el contrato. La ANH conforme la ley 1238 de 2008, consultará los antecedentes en la página web de la Procuraduría General de la Nación. 3.1.1.17. Documentos otorgados en el exterior Todos los documentos otorgados o expedidos en el exterior, deberán presentarse traducidos al idioma castellano, legalizados o apostillados en la forma prevista en las normas vigentes sobre la materia, en especial en los artículos 58 y 251 del Código General del Proceso, artículo 480 del Código de Comercio y en la Resolución 4300 de 2012 proferida por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia. 3.1.1.18. Consularización (documentos privados) De conformidad con lo previsto en el artículo 480 del Código de Comercio, “Los documentos otorgados en el exterior se autenticarán por los funcionarios competentes para ello en el respectivo país y la firma de tales funcionarios lo será a su vez por el cónsul colombiano o, a falta de este por el de una nación amiga, sin perjuicio de lo establecido en convenios internacionales sobre el régimen de los poderes”. Conforme lo establece el Artículo 58 del Código General del Proceso:


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“La representación de las sociedades extranjeras con negocios permanentes en Colombia se regirá por las normas del Código de Comercio. Las demás personas jurídicas de derecho privado y las organizaciones no gubernamentales sin ánimo de lucro con domicilio en el exterior que establezcan negocios o deseen desarrollar su objeto social en Colombia, constituirán apoderados con capacidad para representarlas judicialmente. Para tal efecto protocolizarán en una notaría del respectivo circuito la prueba idónea de la existencia y representación de dichas personas jurídicas y del poder correspondiente. Además, un extracto de los documentos protocolizados se inscribirá en la oficina pública correspondiente. Las personas jurídicas extranjeras que no tengan negocios permanentes en Colombia estarán representadas en los procesos por el apoderado que constituyan con las formalidades previstas en este código. Mientras no lo constituyan, llevarán su representación quienes les administren sus negocios en el país”

Se recuerda que los documentos que provengan del exterior, para que tengan validez en el país deberán sujetarse a lo señalado en el artículo 251 del Código General del Proceso que establece:

“Para que los documentos extendidos en idioma distinto del castellano puedan apreciarse como prueba se requiere que obren en el proceso con su correspondiente traducción efectuada por el Ministerio de Relaciones Exteriores, por un intérprete oficial o por traductor designado por el juez. En los dos primeros casos la traducción y su original podrán ser presentados directamente. En caso de presentarse controversia sobre el contenido de la traducción, el juez designará un traductor. Los documentos públicos otorgados en país extranjero por funcionario de este o con su intervención, se aportarán apostillados de conformidad con lo establecido en los tratados internacionales ratificados por Colombia. En el evento de que el país extranjero no sea parte de dicho instrumento internacional, los mencionados documentos deberán presentarse debidamente autenticados por el cónsul o agente diplomático de la República de Colombia en dicho país, y en su defecto por el de una nación amiga. La firma del cónsul o agente diplomático se abonará por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, y si se trata de agentes consulares de un país amigo, se autenticará previamente por el funcionario competente del mismo y los de este por el cónsul colombiano. Los documentos que cumplan con los anteriores requisitos se entenderán otorgados conforme a la ley del respectivo país.”

3.1.1.19. Apostille (documentos públicos) Cuando se trate de documentos de naturaleza pública otorgados en el exterior, de conformidad con lo previsto en la Ley 455 de 1998, no se requerirá del trámite de consularización señalado en este


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numeral, siempre que provenga de uno de los países signatarios de la Convención de La Haya del 5 de Octubre de 1961, sobre abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros. En este caso sólo será exigible la apostille, trámite que consiste en el certificado mediante el cual se avala la autenticidad de la firma y la calidad con que ha actuado la persona firmante del documento y que se surte ante la autoridad competente en el país de origen. Si la apostille está dada en idioma distinto al idioma castellano, deberá presentarse acompañada de una traducción oficial a dicho idioma y la firma del traductor legalizada de conformidad con las normas vigentes.

3.1.1.20. Certificado de Mipyme (Formulario 5)

El proponente deberá adjuntar a su propuesta certificado expedido por el contador o revisor fiscal,

según sea el caso, en la que se señale la condición de Mipyme.

Dicha certificación deber indicar como mínimo si la Mipyme es Mediana, Pequeña o Micro empresa;

así como el personal con el que cuenta y los activos totales.

3.1.2. Verificación de aspectos financieros

De conformidad con lo establecido en el numeral 15 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, Artículo 6

la Ley 1150 de 2007 modificado por el artículo 221 del Decreto Ley 019 de 2012 y el Decreto 1510

de 2013, la capacidad jurídica y la solidez financiera serán objeto de verificación sin calificarse en

cuanto no son factores de comparación de las ofertas y por lo tanto, podrán complementarse en los

términos que establezcan las citadas normas y la ANH.

Los interesados en el presente proceso de contratación (personas naturales y jurídicas, nacionales

o extranjeras con domicilio en Colombia), deberán estar inscritos en el Registro Único de

Proponentes (RUP) con el fin de que la entidad realice la verificación de los requisitos habilitantes

de carácter financiero de conformidad con lo establecido en el Decreto 1510 de 2013 y el artículo 6

de la Ley 1150 de 2007 modificado por el artículo 221 del Decreto Ley 019 de 2012, cuando se

renueve o actualice el RUP, la información que se modifica estará vigente hasta que la nueva

información quede en firme.


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Para la habilitación financiera se requiere que el interesado presente:

Certificación de pago de aportes al sistema integral de seguridad social y parafiscales, de acuerdo

con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 el cual establece: “… Cuando la

contratación se realice con personas jurídicas, se deberá acreditar el pago de los aportes de sus

empleados, a los sistemas mencionados mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando

este exista de acuerdo con los requerimientos de ley, o por el representante legal durante un lapso

equivalente al que exija el respectivo régimen de contratación para que se hubiera constituido la

sociedad, el cual en todo caso no será inferior a los seis (6) meses anteriores a la celebración del

contrato. En el evento en que la sociedad no tenga más de seis (6) meses de constituida, deberá

acreditar los pagos a partir de la fecha de su constitución.

Cuando, de acuerdo con los requerimientos de ley, la certificación deba estar firmada por el

Revisor(a) Fiscal, anexar copia de la tarjeta profesional y certificación de antecedentes disciplinarios

expedida por la Junta Central de Contadores la cual no debe tener fecha de expedición anterior a

tres (3) meses a la fecha de presentación de la oferta.

Registro único tributario. Anexar fotocopia del RUT, expedido por la Dirección de Impuestos y

Aduanas Nacionales.

Formato único de registro de terceros debidamente diligenciado: Se requiere de la presentación

de este formato el cual contiene información de tipo financiero y tributario del interesado (ANEXO

N° 2).

Certificado del RUP expedido bajo los fundamentos del Decreto 1510 de 2013 para verificar la

capacidad financiera y organizacional del interesado.

Interesados con menos de un año de constitución: Para aquellos casos en que el interesado tenga

menos de un año de constitución y por esta razón en el RUP no conste la información del año

2013, la verificación se realizará con base en la información registrada en el RUP a la fecha de

inscripción.

Personas naturales extranjeras sin domicilio en el país y las personas jurídicas extranjeras que

no tengan establecida sucursal en Colombia (no inscritas en el RUP): Con el fin de verificar la

capacidad financiera, los interesados deberán aportar el Balance General y el Estado de Resultados

de acuerdo al cierre fiscal en cada país de origen o al balance de apertura, si son sociedades

nuevas, para lo cual deberán indicar la normatividad que aplica para el país de origen y lo señalado


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en el artículo 480 del Código de Comercio y de ser necesario, copia de los estatutos de la sociedad

donde se indique el cierre del ejercicio.

Deberán presentar el balance general y estado de resultados, acompañados de traducción simple

al idioma español, presentados de acuerdo con el Plan Único de Cuentas para Colombia (PUC),

Decreto 2650 de 1993, con los valores expresados en pesos colombianos, a la tasa representativa

del mercado (TRM) a la fecha de cierre de los mismos, indicando la tasa de conversión, avalados

con la firma de un Contador Público con Tarjeta Profesional y certificación de antecedentes

disciplinarios expedida por la Junta Central de Contadores la cual no debe tener fecha de

expedición anterior a tres (3) meses a la fecha de presentación de la oferta expedida por la Junta

Central de Contadores de Colombia.

Adicionalmente, este mismo Contador deberá expedir un certificado, en el cual conste de manera

discriminada y detallada cada uno de los valores de los indicadores solicitados, señalando las

cuentas del PUC de los estados financieros de donde se toma esa información

Indicadores Financieros: Los indicadores financieros que se presentan a continuación, se fijaron

en acatamiento a lo establecido en el decreto 1510 de 2013 y adicionalmente la Agencia considera

pertinente, para este proceso, evaluar el capital de trabajo.

Para determinar los resultados exigidos se tuvo en cuenta, las condiciones en las cuales se

realizaron estos procesos en el pasado y la situación financiera de las empresas que interactúan en

el sector objeto del proceso contractual tomando como fuente la base de datos del Sistema de

Información y Reporte Empresarial (SIREM) de la Superintendencia de Sociedades, así como el tipo

de contratación y el monto del proceso.

INDICADOR FORMULA RESULTADO EXIGIDO

Capacidad Financiera

Liquidez

(Veces)

Activo Corriente / Pasivo

Corriente Mayor o Igual a 2

Nivel de Endeudamiento

(Porcentaje)

Pasivo Total / Activo

Total Menor o igual a 55%

Razón de Cobertura de Intereses

(veces)

Utilidad Operacional /

Gastos de Intereses Mayor o Igual 4


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Capital de trabajo

(valor absoluto)

Activo Corriente - Pasivo

Corriente

Mayor o igual al 30% del

presupuesto oficial para este

proceso

Capacidad Organizacional

Rentabilidad del Patrimonio

(Porcentaje)


Patrimonio Mayor o Igual a 30%

Rentabilidad del Activo

(Porcentaje)


Activo Total Mayor o Igual a 16%

Los Interesados cuyos gastos de intereses sean cero (0), no podrán calcular el indicador de razón

de cobertura de intereses. En este caso, el oferente cumple el indicador, salvo que su utilidad

operacional sea negativa, caso en el cual no cumple con el indicador de razón de cobertura de

intereses, rentabilidad del patrimonio y rentabilidad del activo.

El término utilidad operacional es utilizado para comerciantes, pero se entiende como resultado

social operativo o excedentes operativos del ejercicio u otro equivalente dependiendo del sector

que desee participar en el proceso.

Indicadores financieros de consorcios, uniones temporales y promesas de sociedad futura: Cada

uno de los integrantes de los consorcios, uniones temporales o promesas de sociedad futura,

deberán presentar el RUP de manera separada.

Para calcular los indicadores de los consorcios, uniones temporales o promesas de sociedad futura

se multiplican las cifras de cada uno de los proponentes por el porcentaje de participación en el

consorcio, unión temporal o promesas de sociedad futura, del resultado de sumar los valores

obtenidos se calculan los indicadores solicitados.

Cuando en desarrollo de la verificación financiera se requiera información adicional del interesado,

podrá solicitarse los documentos que se consideren necesarios para el esclarecimiento de la

información, tales como Estados Financieros de años anteriores, anexos específicos o cualquier

otro soporte. Así mismo, requerir las aclaraciones que se consideren necesarias, siempre que con

ello no se violen los principios de igualdad y transparencia de la contratación, sin que las

aclaraciones o documentos que el interesado allegue a solicitud de la Agencia puedan modificar,

adicionar o complementar la propuesta.

3.1.3. Verificación de aspectos técnicos


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La AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS tendrá en cuenta dentro de los requisitos habilitantes

de las ofertas, el cumplimiento por parte de los proponentes de los aspectos jurídicos, técnicos,

financieros y económicos, descritos en el pliego de condiciones.

3.1.3.1. Experiencia mínima del proponente

Los proponentes deberán demostrar experiencia en TRES (3) contratos suministro de Elementos

de Aseo, Cafetería, Papelería y útiles de escritorio, valor de los contratos debe ser igual o superior

a 301.948 SMMLV .

En propuestas presentadas por consorcios o uniones temporales, se acepta que al menos uno de

los integrantes acredite mínimo el 70% del valor establecido.

De conformidad con lo establecido en la circular externa N° 12 del 5 de mayo de 2014, expedida por

Colombia Compra Eficiente “La experiencia es un requisito habilitante. Los proponentes deben

inscribir en el RUP su experiencia usando los códigos del clasificador de Bienes y Servicios. Por su

parte, las Entidades Estatales al establecer el requisito habilitante de experiencia deben incluir los

códigos específicos del objeto a contratar o el de bienes, obras o servicios afines al proceso de

contratación respecto de los cuales los proponentes deben acreditar su experiencia”

La ANH se reserva el derecho, en cualquier estado en que se encuentre el proceso de selección, de

verificar la información presentada por el proponente para la acreditación de la experiencia.

En caso de que el proponente sea consorcio o unión temporal, el requisito exigido en el presente

numeral podrá ser acreditado por uno o varios de sus integrantes.

Si el contrato correspondiente fue ejecutado en Consorcio o Unión Temporal deberá indicarse el

porcentaje de participación que la firma tuvo en la ejecución del respectivo contrato, a efectos de

establecer frente a esta participación el valor del contrato a tener en cuenta.

3.1.3.2. Capacidad Operativa

El proponente deberá estar en capacidad de desarrollar el objeto del presente proceso y cumplir

con la siguiente Capacidad Operativa:


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Sede principal, sucursal o agencia.

El proponente deberá tener Sede Principal, Sucursal o Agencia debidamente acreditada en la

Ciudad de Bogotá D.C., lo cual se acreditará con el Certificado de Existencia y Representación Legal

vigente.

El proponente deberá estar en capacidad de entregar los bienes solicitados, sin costo adicional

para la entidad, al menos en los siguientes lugares:

1. Sede ANH, en la Ciudad de Bogotá.

2. Cintoteca; Complejo Mancilla de Ecopetrol en Facatativá

3. Litoteca; Complejo Guatiguará en Piedecuesta – Santander.

3.1.3.3. Software:

El proponente deberá contar con una herramienta que permita controlar y consolidar los pedidos

a través de un software o vía web para lo cual la Agencia Nacional de Hidrocarburos a efectos de

verificación de la aplicación del software, requiere que el representante legal mediante

documento debidamente suscrito por él, certifique la aplicabilidad del software y el cumplimiento

del mismo frente a todas las especificaciones técnicas requeridas en este numeral, para lo cual se

relacionan a continuación las características mínimas que debe ofrecer el software:

1. Acceso a través de la Web para la elaboración, consolidación, control y posterior envió de los

pedidos, facturación y cuentas por cobrar.

2. El supervisor del contrato realizara las siguientes tareas: a) Realizar pedidos, b) Cambio de

clave. c) Consulta de pedidos. d) Consulta de cronograma. e) Consulta de hoja de vida de cada

producto.

3. El supervisor del contrato en acuerdo con el coordinador de la empresa contratista podrá,

modificar y reimprimir los pedidos.

4. Generar reportes de la bases de datos en Excel y archivos planos para cualquier aplicación.

5. Generar reportes gráficos en línea.


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6. Manejar códigos ó seriales únicos para cada producto con el fin de realizar seguimiento de

inventarios y de mantenimiento.

7. Permite acusar recibo y registrar las devoluciones.

8. Suministrar periódicamente información sobre consumos, costos y demás estadísticas

necesarias para el análisis del suministro.

9. Generar un historial de serial por producto, mantenimientos realizados, técnico responsable

del soporte.

10. Permitir crear un administrador de Soporte con el perfil en línea por parte del coordinador para

asignar a los usuarios que desee según su necesidad.

11. Conservar un histórico de pedidos; informando el estado de cada uno de ellos (en elaboración,

en autorización, en consolidación y entregado), inmodificable.

12. Generar Factura de cada pedido y un historial de cuentas por cobrar o remisiones pendiente

por elaborar factura.

13. Generar respaldos (Backups)

Nota: Se requiere un buen tiempo de respuesta de la respectiva aplicación Web, por lo tanto el

proponente debe ofrecer un medio de transmisión de datos acorde con la Agencia el cual es por

banda ancha mínimo de 1 MB.

- Funcionalidad de la Herramienta Tecnológica

El proponente mediante documento aportado en la propuesta expedido por el representante

legal, se compromete a realizar durante la etapa de evaluación, una demostración de la

herramienta tecnológica ofertada, con el fin de verificar el cumplimiento, constatar la veracidad de

los ofrecimientos efectuados y corroborar la funcionalidad efectiva para la Entidad de acuerdo a

los requerimientos técnicos establecidos en el anterior numeral.

3.2. Criterios de Calificación

De conformidad con lo establecido en el artículo 26 del Decreto 1510 de 2013 los criterios de

evaluación de las propuestas están destinados a valorar la ponderación de los elementos de

calidad y precio con el fin de escoger la oferta más favorable para la entidad, la evaluación del

proceso se efectuará de la siguiente manera:


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No. FACTORES EVALUACIÓN PUNTAJE

1

EVALUACIÓN ECONÓMICA (PRECIO)

PAPELERÍA Y ÚTILES DE ESCRITORIO

80

40

ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETERIA 40

2 PROTECCIÓN A LA INDUSTRIA NACIONAL 20

T O T A L 100

3.2.1. Evaluación económica (precio) máximo 80 puntos (Formulario N° 6)

- EVALUACIÓN ECONÓMICA

Dadas las características del objeto a contratar, el proponente que presente el

ofrecimiento de menor valor total, según la información diligenciada en el formato de

propuesta económica, recibirá un puntaje total de 80 puntos.

Elementos de papelería y útiles de escritorio= 40 PUNTOS

Dadas las características del objeto a contratar, se seleccionará la oferta con menor

precio en la resma de papel tamaño carta 75 gramos según la información diligenciada

en el formato propuesta económica. Los demás precios no serán evaluados, pero por

ningún motivo éstos podrán sobrepasar los valores establecidos de la columna de

“Promedio” del cuadro detallado en el literal b “Análisis Económico” del numeral 6

“Análisis Técnico y Económico” del estudio de conveniencia y oportunidad.

La propuesta con el menor valor en la resma de papel carta 75 gramos, será calificada

con 40 puntos y las siguientes como un porcentaje de la propuesta del menor valor

económico en la resma de papel 75 gramos, de acuerdo a la siguiente fórmula:


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Puntaje Propuesta Ni = No * 40

Ni

Donde No= Menor Valor Económico de la propuesta

Ni= Valor Económico de la Propuesta i

En donde i es la propuesta objeto de evaluación

Elementos de aseo y cafetería = 40 PUNTOS


precio total de los bienes ofertados (sumatoria de los valores unitarios) incluido IVA ,

según la información diligenciada en el formato propuesta económica, para efectos de

verificar el cumplimiento de los requisitos habilitantes, teniendo la posibilidad de subsanar

los requisitos que determine el evaluador de la propuesta.

La propuesta con el menor valor total, será calificada con 40 puntos y las siguientes como

un porcentaje de la propuesta del menor valor económico, de acuerdo a la siguiente

fórmula:

Puntaje Propuesta Ni = No * 40

Ni

Donde No= Menor Valor Económico de la propuesta

Ni= Valor Económico de la Propuesta i


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En donde i es la propuesta objeto de evaluación


precio total de los bienes ofertados (sumatoria de los valores unitarios) incluido IVA ,

según la información diligenciada en el formato propuesta económica, para efectos de

verificar el cumplimiento de los requisitos habilitantes, teniendo la posibilidad de subsanar

los requisitos que determine el evaluador de la propuesta.

Solo se tendrán en cuenta las propuestas que coticen la totalidad de los elementos del

anexo No. 2, requisito no subsanable.

En el evento en que el proponente no subsane en debida forma los requisitos exigidos, se

verificará el cumplimiento de los requisitos habilitantes del proponente que haya

presentado el siguiente menor precio, y así de manera sucesiva.

En todo caso la verificación de los requisitos se hará exclusivamente en relación con el

proponente con el precio más bajo, para lo cual, se tendrán en cuenta las reglas de

subsanabilidad establecidas y en caso de que este no cumpla con los mismos,

procederá la verificación del proponente ubicado en el segundo lugar y así

sucesivamente. De no lograrse la habilitación, se declarará desierto el proceso.

Es de resaltar, que los precios establecidos para cada ítem no podrán superar los

valores establecidos de la columna de “Promedio” del cuadro detallado en el literal b

“Análisis Económico” del numeral 6 “Análisis Técnico y Económico” del estudio de

conveniencia y oportunidad.

- Apoyo a la industria nacional= (Máximo 20 puntos)

Para el componente del servicio ofrecido, la ANH tendrá en cuenta si el mismo es de

origen nacional o extranjero. Para el efecto, se tendrá en cuenta lo establecido en el

Parágrafo Segundo del Artículo 20 de la Ley 80 de 1993, la Ley 019 de 2012 y el Decreto

1510 de 2013, se otorgará tratamiento de bienes y servicios nacionales a aquellos de


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origen extranjero en procesos de selección nacionales, siempre que cumplan con alguna

de éstas condiciones:

Que Colombia haya negociado trato nacional en materia de compras estatales con dicho país.

Que el país del proponente extranjero, con el que no se hubiere negociado trato nacional, las ofertas de bienes y servicios colombianas, reciban el mismo tratamiento otorgado a sus bienes y servicios nacionales.

En aplicación de lo señalado en el parágrafo 1 del Artículo 21 de la Ley 80 de 1993, son

servicios de origen nacional aquellos prestados por empresas constituidas de acuerdo con

la legislación nacional, por personas naturales colombianas o por residentes en Colombia.

El principio de reciprocidad y de apoyo a la industria nacional de que trata los artículos 20

y 21 de la Ley 80 de 1993, y el Artículo 1 de la Ley 816 de 2003, se otorgará tratamiento

de servicios nacionales a aquellos servicios originarios de empresas o sociedades de los

países con los que Colombia ha negociado trato nacional en materia de compras

estatales. En este caso el proponente deberá señalarse el tratado, convenio o acuerdo y/o

la ley de ratificación.

Para la asignación del puntaje de que trata este numeral el proponente debe presentar

con la propuesta la manifestación en la cual indique bajo la gravedad del juramento si los

servicios que ofrece son cien por ciento (100%) nacionales o aplica principio de

reciprocidad; si ofrece servicios extranjeros con componente nacional sin que acredite

principio de reciprocidad o si ofrece servicios extranjeros.

Dicha manifestación debe presentarse con la oferta, so pena de no otorgarse el respectivo

puntaje por este aspecto.

En cumplimiento de lo dispuesto por el Artículo 2 de la Ley 816 de 2003, los puntajes

que se asignarán en cada una de las propuestas son presentados en el siguiente cuadro


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1 Ofrece 100% de Componente Nacional o extranjeros que

aplica principio de reciprocidad

20

2 Mayor o igual al 50% de Componente Nacional 10

3 Menos del 50% de Componente Nacional 0

3.3. Factores de desempate

Si realizada la sumatoria de la totalidad de los puntajes obtenidos en la evaluación, se

presenta un empate entre dos (2) o más proponentes, la ANH procederá a aplicar los

siguientes criterios de desempate, los cuales se harán en estricto orden, en forma

excluyente de acuerdo con lo establecido en el artículo 33 del decreto 1510 de 2013:

1. Se escogerá el oferente que tenga el mayor puntaje en el primero de los factores de escogencia y calificación establecidos en el pliego de condiciones

2. Si persiste el empate, se escogerá al oferente que tenga el mayor puntaje en el segundo de los factores de escogencia y calificación establecidos en el pliego de condiciones del Proceso de Contratación y así sucesivamente hasta agotar la totalidad de los factores de escogencia y calificación establecidos en el pliego de condiciones.

3. Si persiste el empate se preferirá la oferta de bienes o servicios nacionales frente a la oferta de bienes o servicios extranjeros.

4. De persistir el empate, se preferirá la oferta presentada por una Mipyme nacional.

5. De continuar el empate se preferirá la oferta presentada por un Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura siempre que: (a) esté conformado por al menos una Mipyme nacional que tenga una participación de por lo menos el veinticinco por ciento (25%); (b) la Mipyme aporte mínimo el veinticinco por ciento (25%) de la experiencia acreditada en la oferta; y (c) ni la Mipyme, ni sus accionistas, socios o representantes legales sean empleados, socios o accionistas de los miembros del Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura.

6. Si aun así persiste, se preferirá la propuesta presentada por el oferente que acredite en las condiciones establecidas en la ley que por lo menos el diez por ciento (10%) de su nómina está en condición de discapacidad a la que se refiere la Ley 361 de 1997. Si la oferta es presentada por un Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura, el integrante del oferente que acredite que el diez por ciento (10%) de su nómina está en condición de discapacidad en los términos del presente numeral, debe tener una participación de por lo menos el veinticinco por ciento (25%) en el Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura y aportar mínimo el veinticinco por ciento (25%) de la experiencia acreditada en la oferta.

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=343#0


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7. Si subsiste aún el empate, se procederá a elegir el ganador mediante el sorteo por balotas.

Notas:

1. Las acreditaciones de la calidad de Mipyme y la certificación de las condiciones de la Ley 361 de 1997 deben adjuntarse al momento del cierre de la propuesta, aportar este documento con posterioridad implica mejoramiento de la propuesta.

2. Para la aplicación de las reglas relacionadas con Mipymes, no habrá lugar a desempate por distinción entre micros, pequeñas o medianas empresas, ni por diferencia de porcentajes de participación ni por ningún otro criterio diferente a los atrás expresados.

3. El proponente acreditara la calidad de Mi pyme adjuntando los siguientes documentos: a) Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de

Comercio no superior a 30 días de expedición. b) Certificación expedida por contador o revisor fiscal, según sea el caso, en la que

se señale la condición de Mipyme para la fecha de cierre del proceso. La certificación del contador o revisor fiscal, deberá expedirse teniendo en cuenta los estados financieros de la vigencia inmediatamente anterior, es decir a 31 de diciembre de 2012.

c) Registro Único Tributario – RUT de conformidad con el Decreto 2788 de 2004, o las demás normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen.

Las Mipymes cumplen con las condiciones de personal y activos totales:

Mediana Empresa Pequeña Empresa Micro Empresa

Personal Entre 51 y 200

trabajadores

Entre 11 y 50

trabajadores

Menor o igual a 10

trabajadores

Activos

Totales

De 100000 a 610000

UVT (Unidades de

Valor Tributario Ley

1111 de 2006)

Entre 501 a 5000

SMMLV

Menor a 500 SMMLV,

excluida vivienda


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CAPITULO 4. CAUSALES DE RECHAZO DE LA PROPUESTA

1. Cuando el oferente se encuentre incurso en causal de inhabilidad o incompatibilidad establecida en la Constitución Política y la Ley.

2. Cuando un oferente o integrante de la unión temporal o consorcio no tenga dentro de su objeto social la actividad que será contratada por la ANH , salvo que en el país donde tenga su domicilio principal esta exigencia no haya sido impuesta por la normativa vigente.

3. Cuando el proponente, una vez requerido por la Agencia, no allegue los documentos, las aclaraciones y/o explicaciones, en el lapso establecido para tal evento. En ejercicio de esta facultad no se podrán subsanar documentos que constituyan factores de escogencia.

4. Cuando se determine que el precio ofertado es artificialmente bajo. 5. Cuando con la propuesta no se allegue la oferta económica. 6. Cuando el proponente no presente junto con su propuesta, el poder de acuerdo a lo

señalado en este pliego de condiciones. 7. Cuando el oferente se encuentre reportado en el Boletín de Responsables Fiscales

de la Contraloría General de la República de conformidad con el artículo 60 de la Ley 610 de 2000.

8. Cuando el oferente se encuentre reportado con antecedes en el reporte del SIRI de la Procuraduría.

9. Cuando el oferente se encuentre incurso en alguna de las causales de disolución a que se refieren los artículos 218, 342, 351, 370 y 457 del Código de Comercio.

10. Cuando se presenten varias ofertas por parte del mismo proponente (por sí o por interpuesta persona) o cuando el proponente tenga intereses en otra persona jurídica que también se presente al proceso de selección, es decir, cuando se trate de propuestas que correspondan a sociedades que tengan socios comunes, excepto cuando se trate de sociedades anónimas abiertas, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 5 del Decreto N° 679 de 1994, lo cual se acreditará mediante certificación del Revisor Fiscal de la respectiva sociedad.

11. Cuando se presente una propuesta en lugar, fecha y hora diferentes a las señaladas en el pliego de condiciones.

12. Cuando la propuesta se presente con condicionamientos para la adjudicación del presente proceso de selección.

13. Cuando el proponente se encuentre en mora en el pago de aportes al Sistema Integral de Seguridad Social y Parafiscales, de acuerdo con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002.

14. Cuando el valor total de la propuesta supere el valor del presupuesto oficial destinado para el contrato.

15. Cuando el proponente presente documentos con información inexacta o haya tratado de interferir o influenciar indebidamente en la evaluación de las propuestas o en la adjudicación del contrato.

16. Cuando no acredite estar el RUP en firme dentro del plazo establecido en el presente pliego de condiciones.


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17. En el caso en que se comprobare que el Proponente este en situaciones que conlleven a presentar un conflicto de interés frente a la ANH, ó que pueda obtener algún beneficio para sí o para un tercero de la información a la que va a tener acceso a través de la suscripción del Contrato.

18. Cuando el proponente se encuentre en situaciones de conflicto de interés para con la ANH. Sea este cuando el proponente dentro de su personal (sea vinculación mediante contrato de trabajo, de prestación de servicio o cualquier modalidad) cuente con personas, que puedan estar incursas en alguna de las inhabilidades señaladas en los artículos 3 y 4 de la Ley 1474 de 2011.

19. Las demás contempladas en la Constitución Política, la Ley y en este pliego de condiciones.


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CAPÍTULO 5. CONDICIONES DEL CONTRATO

5.1. Objeto

"Contratar bajo el esquema de outsourcing el suministro de elementos de aseo, cafetería, papelería y útiles de escritorio necesarios para el desarrollo de las labores en cada una de las dependencias de la ANH, de marcas reconocidas y de buena calidad, mediante el sistema de pedidos periódicos o extraordinarios, despachados directamente a la ANH en su sede principal Calle 26 No. 59-65, Cintoteca (Complejo Mansilla en Ecopetrol (Facatativa) y Litoteca (Complejo Guatiguará Piedecuesta Santander) conforme a las necesidades de la entidad.”

5.2. Obligaciones de carácter general

Conocer a cabalidad el pliego de condiciones, con sus respectivos adendas, la propuesta y el contrato, para realizar la ejecución del mismo con eficiencia y eficacia

Suscribir oportunamente el acta de liquidación del contrato y las modificaciones si las hubiere, conjuntamente con el supervisor o interventor del mismo

Cumplir el contrato teniendo en cuenta lo señalado en los pliegos de condiciones, con sus respectivos adendas, la propuesta, el anexo técnico y económico, los términos de referencia, y el contrato

Cumplir cabalmente con sus obligaciones frente al sistema de seguridad social integral y parafiscales para lo cual deberá realizar los aportes a que se refiere el artículo 50 de la ley 789 de 2002, en lo relacionado con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las cajas de compensación familiar, SENA e ICBF, seguridad social y parafiscales cuando haya lugar a ello, de conformidad con las normas y reglamentos que rigen la materia

Asumir el pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones de carácter laboral, del personal que contrate para la ejecución del contrato, lo mismo que el pago de honorarios, los impuestos, gravámenes, aportes y servicios de cualquier género que establezcan las leyes colombianas y demás erogaciones necesarias para la ejecución del contrato Es entendido que todos estos gastos han sido estimados por el contratista e incluidos en su propuesta.

Mantener vigente los mecanismos de cobertura del riesgo previstos en la normatividad vigente aplicable, por el tiempo pactado en el contrato, así como de las modificaciones que se presenten en la ejecución del mismo.

Suministrar al supervisor del contrato toda la información que le sea solicitada para verificar el correcto y oportuno cumplimiento de las obligaciones que contrae, de acuerdo con los artículos 4º y 5º de la Ley 80 de 1993

Acatar y aplicar de manera diligente las observaciones y recomendaciones impartidas por el interventor o supervisor del contrato


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Asistir a las reuniones que sean convocadas por el supervisor o interventor del contrato, para revisar el estado de ejecución del mismo, el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista o cualquier aspecto técnico referente al mismo

Presentar los informes sobre la ejecución del contrato que le sean solicitadas por el supervisor o interventor del mismo

Presentar oportunamente las facturas, los soportes correspondientes y demás documentos necesarios para el pago

Responder ante las autoridades competentes por los actos u omisiones que ejecute en desarrollo del contrato, cuando en ellos se cause perjuicio a la administración o a terceros en los términos del artículo 52 de la ley 80 de 1993

Pagar a la ANH todas las sumas y costos que la misma deba asumir, por razón de la acción que contra ella inicien terceros que hayan sufrido daños por causa del contratista, durante la ejecución del contrato

Reparar los daños e indemnizar los perjuicios que cause a la ANH por el incumplimiento del contrato Se consideran imputables al contratista todas las acciones y omisiones de su personal, subcontratistas y proveedores, así como del personal al servicio de estos últimos En caso de que se intente una acción o se presente una reclamación contra la ANH por la cual deba responder el contratista, aquella procederá a notificarle a la mayor brevedad para que el contratista adopte bajo su propia costa todas las medidas necesarias para resolver el conflicto y evitar perjuicios a la ANH Si el contratista no logra resolver la controversia en el plazo que fije la ANH, la misma podrá hacerla directamente y el contratista asumirá todos los costos en que se incurra por tal motivo En cualquiera de los eventos anteriores, el contratista autoriza a la ANH a deducir los valores resultantes por estos conceptos de cualquier suma que ésta le adeude al contratista En todo caso la ANH podrá realizar los actos procesales que sean indispensables para defender sus derechos

Las demás inherentes al objeto y la naturaleza del contrato y aquellas indicadas por el supervisor o interventor para el cabal cumplimiento del objeto del contrato

5.3. Obligaciones de carácter específico

Suministro elementos de papelería y útiles de oficina:

Suministrar los elementos objeto del contrato en cada una de las dependencias de la Agencia Nacional de Hidrocarburos

Efectuar la entrega de los pedidos ordinarios que se realizarán mensualmente por los responsables de cada dependencia de la Entidad, a través del software suministrado por el contratista para tal fin dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la aprobación del pedido por el supervisor del contrato o su designado

En la eventualidad que la Agencia necesite la entrega de pedidos extraordinarios de elementos, ésta se deberá efectuar máximo dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la solicitud por parte del supervisor del contrato o su designado, a través del software instalado por el proveedor para tal fin; bajo ninguna circunstancia cada dependencia podrá efectuar pedidos directamente al CONTRATISTA Los pedidos


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extraordinarios deberán ser entregados al supervisor del contrato en la Agencia en los tiempos estipulados anteriormente

Para la entrega de los pedidos el contratista deberá tener en cuenta el siguiente procedimiento:

Para la entrega de los elementos es indispensable la apertura de las cajas y el conteo de los elementos entre la persona designada por el CONTRATISTA y el responsable que recibe en cada dependencia de la Agencia, bajo el acompañamiento del supervisor del contrato o quien sea designado por él para tal fin

El responsable de recibir el pedido en cada dependencia, una vez realizada la verificación de los elementos remisionados y entregados con los solicitados, deberá firmar la remisión en señal de aceptación

Si alguno de los elementos que forman parte de una remisión incumple con algunas de las características de calidad, cantidad y especificación será devuelto para su respectivo cambio por parte del contratista

Los cambios deberán ser entregados al siguiente día hábil de la devolución de los elementos

El contratista deberá entregar copia de la remisión firmada por el responsable de la dependencia que recibe los elementos, al supervisor del contrato o quien sea designado por él.

El contratista deberá mantener los precios ofrecidos durante el término de duración del contrato y garantizar la vida útil de los elementos suministrados por el término mínimo de un (1) año contado a partir de la fecha de entrega

Garantizar la calidad de los elementos suministrados, comprometiéndose a realizar el cambio cuando de aquellos elementos que resulten defectuosos por fabricación o que no cumplan con las especificaciones requeridas, sin que esto genere algún costo adicional para la Agencia El cambio deberá realizarse en un término no mayor a dos (2) días hábiles contados a partir de la solicitud por parte del supervisor del contrato

Presentar mensualmente al Supervisor del contrato un informe consolidado de las entregas efectivas por cada producto, indicando fecha de entrega, descripción del elemento, unidad de medida, cantidad, valor unitario, valor total Estos informes serán requisito para el pago

Ofrecer durante la ejecución del contrato en forma permanente para el cruce de información y soporte a los usuarios, mínimo los servicios de atención personalizada y atención vía telefónica cada vez que se requiera

Si durante la ejecución del contrato, la Agencia requiere adquirir elementos no incluidos en la propuesta económica, estos podrán ser suministrados por el contratista, previa modificación del anexo que contiene el listado de productos que hace parte integral del contrato La ANH se reserva la potestad de aumentar, disminuir, adicionar y/o eliminar productos del anexo correspondiente a la oferta económica de acuerdo con las necesidades especificas


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Poner a disposición de la Agencia Nacional de Hidrocarburos en internet, un software a través del cual se realizarán los pedidos correspondientes, el cual deberá ser de fácil uso, para consolidación, control y posterior envío de los pedidos, así como la facilidad de guardar la información de los pedidos en archivos planos

El contratista deberá autorizar, capacitar y realizar todas las actuaciones necesarias para que los funcionarios designados por la ANH, puedan acceder y hacer uso del software que se menciona en el numeral anterior

El contratista deberá contar como mínimo durante la ejecución y atención del contrato, con el siguiente personal: a) Un ejecutivo de cuenta; b) Un coordinador de pedidos, despachos y devoluciones; c) Un coordinador de facturación y contabilidad; d) Un coordinador de informes y sistema de información y e) Un agente designado para la entrega

Cumplir con los pagos a los sistemas de seguridad social y aportes parafiscales de todos sus empleados, lo cual se acreditara en la forma y oportunidades establecidas en la ley y en el contrato

Presentar al supervisor del contrato dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a entrega total de los pedidos la factura de los bienes suministrados, junto con los comprobantes de entrega o remisiones debidamente diligenciados y recibidos, como las certificaciones del cumplimiento de los pagos a los sistemas de seguridad social y aportes parafiscales

Suministro elementos de aseo y cafetería:

Suministrar los elementos objeto del contrato en la Agencia Nacional de Hidrocarburos

Efectuar la entrega de los pedidos ordinarios que se realizarán mensualmente por el responsable designado para tal fin por la Administrativa y Financiera de la Entidad, a través del software suministrado por el contratista para tal fin dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la aprobación del pedido por el supervisor del contrato o su designado

En la eventualidad que la Agencia necesite la entrega de pedidos extraordinarios de elementos, ésta se deberá efectuar máximo dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la solicitud por parte del supervisor del contrato o su designado, a través del software instalado por el proveedor para tal fin Los pedidos extraordinarios deberán ser entregados al supervisor del contrato o su designado en la Agencia en los tiempos estipulados anteriormente

Para la entrega de los pedidos el contratista deberá tener en cuenta el siguiente procedimiento:

Para la entrega de los elementos es indispensable la apertura de las cajas y el conteo de los elementos entre la persona designada por el CONTRATISTA y el responsable que recibe por parte de la Agencia


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El responsable de recibir el pedido, una vez realizada la verificación de los elementos remisionados y entregados con los solicitados, deberá firmar la remisión en señal de aceptación

Si alguno de los elementos que forman parte de una remisión incumple con algunas de las características de calidad, cantidad y especificación será devuelto para su respectivo cambio por parte del contratista

Los cambios deberán ser entregados al siguiente día hábil de la devolución de los elementos

El contratista deberá entregar copia de la remisión firmada por el responsable de la dependencia que recibe los elementos, al supervisor del contrato o quien sea designado por él

El contratista deberá mantener los precios ofrecidos durante el término de duración del contrato y garantizar la vida útil de los elementos suministrados por el término mínimo de un (1) año contado a partir de la fecha de entrega

Garantizar la calidad de los elementos suministrados, comprometiéndose a realizar el cambio cuando de aquellos elementos que resulten defectuosos por fabricación o que no cumplan con las especificaciones requeridas, sin que esto genere algún costo adicional para la Agencia El cambio deberá realizarse en un término no mayor a dos (2) días hábiles contados a partir de la solicitud por parte del supervisor del contrato.

Presentar mensualmente al Supervisor del contrato un informe consolidado de las entregas efectivas por cada producto, indicando fecha de entrega, descripción del elemento, unidad de medida, cantidad, valor unitario, valor total Estos informes serán requisito para el pago

Ofrecer durante la ejecución del contrato en forma permanente para el cruce de información y soporte, mínimo los servicios de atención personalizada y atención vía telefónica cada vez que se requiera.

Si durante la ejecución del contrato, la Agencia requiere adquirir elementos no incluidos en la propuesta económica, estos podrán ser suministrados por el contratista, previa cotización y autorización de la misma y modificación del anexo que contiene el listado de productos que hace parte integral del contrato La ANH se reserva la potestad de aumentar, disminuir, adicionar y/o eliminar productos del anexo correspondiente a la oferta económica de acuerdo con las necesidades especificas

Poner a disposición de la Agencia Nacional de Hidrocarburos en internet, un software a través del cual se realizarán los pedidos correspondientes, el cual deberá ser de fácil uso, para consolidación, control y posterior envío de los pedidos, así como la facilidad de guardar la información de los pedidos en archivos planos.

El contratista deberá autorizar, capacitar y realizar todas las actuaciones necesarias para que los funcionarios designados por la ANH, puedan acceder y hacer uso del software que se menciona en el numeral anterior.

El contratista deberá contar como mínimo durante la ejecución y atención del contrato, con el siguiente personal: a) Un ejecutivo de cuenta; b) Un coordinador de pedidos, despachos y devoluciones; c) Un coordinador de facturación y contabilidad;


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d) Un coordinador de informes y sistema de información y e) Un agente designado para la entrega.

Cumplir con los pagos a los sistemas de seguridad social y aportes parafiscales de todos sus empleados, lo cual se acreditara en la forma y oportunidades establecidas en la ley y en el contrato.

Presentar al supervisor del contrato dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a entrega total de los pedidos la factura de los bienes suministrados, junto con los comprobantes de entrega o remisiones debidamente diligenciados y recibidos, como las certificaciones del cumplimiento de los pagos a los sistemas de seguridad social y aportes parafiscales.

5.4. Plazo de ejecución A partir del cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución hasta el 31

de diciembre de 2014 o hasta agotar los recursos asignados, lo primero que suceda.

5.5. Rubros presupuestales

A 2040517 ELEMENTOS DE ASEO Y LIMPIEZA

A2040518 ELEMENTOS DE CAFETERÍA

A2040415 ELEMENTOS DE PAPELERÍA Y ÚTILES DE ESCRITORIO

A204423 OTROS MATERIALES Y SUMINISTROS

5.6. Valor estimado del contrato

El presupuesto oficial de la contratación será por la suma de CIENTO OCHENTA Y SEIS

MILLONES DE PESOS ($ 186.000.000) M/CTE. Este monto, corresponde a la asignación

presupuestal para atender este requerimiento durante la presente vigencia, de

conformidad con lo contenido en el Plan de Contratación de la Entidad.

Para atender el valor de la presente contratación, la Entidad cuenta con los Certificados

de Disponibilidad Presupuestal así:

- CDP 22914 del 27 de marzo del 2014, expedido por el Responsable de Presupuesto de la Entidad por un valor de Cinco Millones de Pesos ($ 5.000.000) M/cte., rubro presupuestal A204423 Otros Materiales y Suministros.


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- CDP 23014 del 27 de marzo del 2014, expedido por el Responsable de Presupuesto de la Entidad por un valor de Ciento Setenta y Seis Millones de Pesos ($ 176.000.000) M/cte.; rubros presupuestales A204415 Papelería, útiles de escritorio y oficina ($50.000.000), A204417 Productos de aseo y limpieza ($64.700.000) y A204418 Productos de cafetería y restaurante ($ 61.300.000).

- CDP 23114 del 01 de abril del 2014, expedido por el Responsable de Presupuesto de la Entidad por un valor de Cinco Millones de Pesos ($ 5.000.000) M/cte., rubro presupuestal A204423 Otros Materiales y Suministros.

5.7. Forma de pago

La ANH cancelará el valor del contrato por mes o de acuerdo con los pedidos entregados

Cada uno de los pagos se hará dentro de los treinta (30) días calendario siguiente a la

presentación de la factura respectiva, previa certificación del Supervisor del contrato

sobre el recibo a satisfacción de los elementos objeto del contrato, el cual deberá

anexarse a la cuenta de cobro Así mismo, EL CONTRATISTA debe acompañar a la

Factura una certificación en donde acredite el cumplimiento oportuno de sus obligaciones

con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes parafiscales Si la

factura no ha sido correctamente elaborada y no es posible su corrección por parte de la

entidad o no se acompañan los documentos requeridos, el término para el pago sólo

empezará a contarse desde la fecha en que se presenten debidamente corregidas o

desde aquella en que se haya aportado el último de los documentos Las demoras que se

presenten por estos conceptos serán responsabilidad del contratista y no tendrá por ello

derecho al pago de intereses o compensación de ninguna naturaleza

Para efecto de causar y pagar la Retención de Ica el contratista debe informar a la Agencia,

para cada pago, el monto de los ingresos por el suministro de bienes realizado en las

jurisdicciones diferentes a Bogotá para así tener certeza respecto de la base gravable sobre

la cual aplicar la retención del tributo.

También debe poner a disposición de la ANH la logística necesaria para que la Agencia

pueda cumplir con la obligación tributaria en las jurisdicciones diferentes a Bogotá que se

requieran.


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5.8. Supervisión por parte de la ANH

La supervisión de todas las actividades que se desarrollarán en cumplimiento del objeto

contractual, estará a cargo del GIT Administrativo de la AGENCIA NACIONAL DE

HIDROCARBUROS, únicamente respecto de la verificación del cumplimiento de las

obligaciones del contratista.

5.9. Viabilidad técnica

El contrato a celebrar cuenta con viabilidad técnica, dado que es necesaria contar con el

suministro de elementos de aseo, cafetería, papelería y útiles de escritorio en la Agencia

Nacional de Hidrocarburos.

FASE I: VERIFICACIÓN REQUISITOS

HABILITANTES PARA PRESENTAR OFERTA


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RUP

Con el fin de verificar las condiciones de los proponentes, todas las personas naturales o jurídicas

nacionales o extranjeras domiciliadas o con sucursal en Colombia, que aspiren a celebrar contratos

con las entidades estatales, estarán inscritos, clasificados en el Registro Único de Proponentes de

la Cámara de Comercio.

Para efectos del proceso de selección, los proponentes presentarán el RUP conforme a lo

establecido en el decreto 1510 de 2013.

La Agencia Nacional de Hidrocarburos, debe verificar los requisitos habilitantes de los Proponentes

en el RUP. Si a la fecha de presentación de la propuesta el RUP del Proponente no está en

firme, el Proponente debe acreditar que solicitó su renovación oportunamente o que su

inscripción está en trámite, sin perjuicio de que para el momento de la realización de la subasta

el RUP del Proponente debe estar en firme y este permita acreditar el cumplimiento de los requisitos

habilitantes. ( este requisito será aplicable para todos los integrantes de los consorcios o uniones

temporales)

NOTA: De presentarse el caso antes señalado, los proponentes deberán aportar el RUP en

firme, a más tardar el día de la subasta.

6.1 CAPACIDAD JURIDICA

6.1.1.

CALIDAD PROPONENTE: Podrán participar todas las personas naturales, jurídicas, así como

aquellas que conforman Consorcios o Uniones Temporales y todas aquellas, consideradas

legalmente capaces de conformidad con las disposiciones legales colombianas.

OBJETO SOCIAL: Relacionado con el objeto del presente proceso de selección

Si el PROPONENTE es persona jurídica debe presentar el CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y

REPRESENTACIÓN LEGAL expedido por la Cámara de Comercio, en donde conste que la duración

de la sociedad no es inferior a la duración del contrato y un (1) año más y cuyo objeto social tenga

relación con el objeto del proceso. Este certificado debe haber sido expedido dentro de los treinta

(30) días anteriores a la fecha de la diligencia de cierre señalada en el cronograma.

Si el PROPONENTE es una persona natural debe presentar el REGISTRO MERCANTIL expedido

por la Cámara de Comercio en el que conste que su actividad comercial tenga relación con el objeto

del presente proceso de selección. Este certificado debe haber sido expedido dentro de los treinta


Si la OFERTA es presentada por un consorcio o unión temporal, cada uno de sus miembros deberá

dar cumplimiento al requisito anterior.

DURACIÓN: Si el PROPONENTE es persona jurídica, consorcio o unión temporal, deben acreditar


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que su duración no será inferior al plazo del contrato y liquidación y (3) tres años más.

6.1.2 CARTA DE PRESENTACIÓN:

La Propuesta debe estar acompañada de carta de presentación firmada por la persona natural

PROPONENTE o por el Representante Legal de la Sociedad, Consorcio o Unión Temporal

PROPONENTE o el apoderado constituido para el efecto, la cual debe ser diligenciada según el

formato anexo al presente pliego de condiciones.

6.1.3 AUTORIZACIÓN DEL ÓRGANO SOCIAL CORRESPONDIENTE

Cuando el Representante Legal de la persona jurídica se encuentre limitado para presentar Propuesta

o para contratar o comprometer a la sociedad, debe anexar la autorización del órgano social

correspondiente que lo autorice para presentar la Propuesta y suscribir el contrato en el caso que le

sea adjudicado, así como la autorización necesaria para presentarse en Consorcio o Unión Temporal.

6.1.4 PODER

Cuando el PROPONENTE actúe a través de un representante o apoderado debe acreditar

mediante documento legalmente expedido, que su representante o apoderado está expresamente

facultado para presentar la Propuesta y firmar el contrato respectivo.

Para los efectos se deberá contemplar lo señalado en el artículo 74 del Código General del

Proceso.

Cuando la propuesta de una sociedad extranjera sea presentada mediante apoderado, el poder

conferido para presentar la oferta, deberá venir en traducido al español y apostillado ó legalizado

según sea el caso junto con la propuesta. Lo anterior conforme a lo señalado en el artículo 74 de

Código general del proceso, que establece:

“Los poderes generales para toda clase de procesos solo podrán conferirse por escritura pública.

El poder especial para uno o varios procesos podrá conferirse por documento privado. En los

poderes especiales los asuntos deberán estar determinados y claramente identificados.

El poder especial puede conferirse verbalmente en audiencia o diligencia o por memorial dirigido al juez del conocimiento. El poder especial para efectos judiciales deberá ser presentado personalmente por el poderdante ante juez, oficina judicial de apoyo o notario. Las sustituciones de poder se presumen auténticas. Los poderes podrán extenderse en el exterior, ante cónsul colombiano o el funcionario que la ley local autorice para ello; en ese último caso, su autenticación se hará en la forma establecida en el artículo 251.


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Cuando quien otorga el poder fuere una sociedad, si el cónsul que lo autentica o ante quien se otorga hace constar que tuvo a la vista las pruebas de la existencia de aquella y que quien lo confiere es su representante, se tendrán por establecidas estas circunstancias. De la misma manera se procederá cuando quien confiera el poder sea apoderado de una persona. Se podrá conferir poder especial por mensaje de datos con firma digital. Los poderes podrán ser aceptados expresamente o por su ejercicio” (Negrilla fuera de texto)

6.1.5 GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA - MONTO Y TÉRMINO:

El proponente acompañará a su propuesta una garantía de seriedad de la misma. La garantía será

expedida y cumplirá los requisitos establecidos el artículo 118 de decreto 1510 de 2013:

Cada proponente deberá constituir a favor de la AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS

identificada con el Nit. 830.127.607-8, una garantía de seriedad del ofrecimiento que podrá consistir

en una póliza de seguro, patrimonio autónomo o una garantía bancaria.

El objeto de la garantía de seriedad debe indicar: “Garantizar la seriedad de la oferta presentada en

la selección abreviada para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes

y común utilización No. ANH -03-SI-2014 cuyo objeto consiste en contratar el CONTRATAR LA

ADQUISICIÓN, INSTALACIÓN, CONFIGURACIÓN Y PUESTA EN MARCHA DE SERVIDORES

EMPRESARIALES, ENCLOSURE, LICENCIAMIENTO, GARANTÍA Y SOPORTE, DE ACUERDO

CON LAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS REQUERIDAS.

La garantía de seriedad del ofrecimiento debe ser allegada con la propuesta en la fecha establecida

para el cierre.

Los costos que se generen para obtener cualquiera de los mecanismos mencionados para garantizar

el ofrecimiento serán asumidos por el proponente.

La garantía de seriedad a favor de Entidades Estatales, se constituirá por un valor igual al diez por

ciento (10%) del valor del presupuesto oficial y por un término 90 días calendario (plazo que

comprende desde la presentación de la propuesta hasta la aprobación de la garantía que ampara

los riesgos propios de la etapa contractual), contados a partir de la fecha del cierre del presente

proceso de selección.

La garantía de seriedad de la oferta deberá cubrir la sanción derivada del incumplimiento del

ofrecimiento cuando:

- a no suscripción del contrato sin justa causa por parte del proponente seleccionado. - La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad cuando el termino previsto en el

pliego para la adjudicación del Contrato se prorrogue o cuando el término previsto para la


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suscripción del contrato se prorrogue, siempre y cuando estas prórrogas no excedan un término de tres meses.

- La falta de otorgamiento del proponente seleccionado, de la garantía de cumplimiento exigida por la entidad para amparar el incumplimiento de las obligaciones del contrato.

- El retiro de la oferta después de vencido el término fijado para la presentación de las propuestas.

La ANH, hará efectiva la garantía de seriedad de la propuesta, como indemnización por

perjuicios, sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios

causados y no cubiertos por el valor de la misma.

En las propuestas presentadas por personas jurídicas: la póliza o garantía debe ser tomada a nombre de la razón social que figura en el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio, sin utilizar sigla, a no ser que en dicho certificado se establezca que la sociedad podrá identificarse con la sigla.

En las propuestas presentada en consorcio o unión temporal: la póliza deberá tomarse a nombre de la totalidad de los integrantes del mismo(a).

Una vez firmado y legalizado el contrato, se devolverá la garantía de seriedad de las propuestas, a los

proponentes que así lo soliciten.

La información presentada en desarrollo del presente numeral se entiende suministrada bajo la

gravedad de juramento respecto de su fidelidad y veracidad.

Nota: Las Condiciones generales de cada tipo de garantía de seriedad del ofrecimiento deben

responder a las establecidas en el Decreto 1510 de 2013.

6.1.6 REPRESENTACION LEGAL, DURACION Y OBJETO SOCIAL

Si el PROPONENTE es persona jurídica debe presentar el CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y

REPRESENTACIÓN LEGAL expedido por la Cámara de Comercio, en donde conste que la duración

de la sociedad no es inferior a la duración del contrato y un (1) año más y cuyo objeto social tenga

relación con el objeto del presente proceso de selección. Este certificado debe haber sido

expedido dentro de los treinta (30) días anteriores a la fecha de la diligencia de cierre señalada en

el cronograma.

Si el PROPONENTE es una persona natural debe presentar el REGISTRO MERCANTIL expedido

por la Cámara de Comercio en el que conste que su actividad comercial tenga relación con el objeto


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del presente proceso de selección. Este certificado debe haber sido expedido dentro de los treinta


Si la OFERTA es presentada por un consorcio o unión temporal, cada uno de sus miembros deberá

dar cumplimiento al requisito anterior.

6.1.7 PERSONAS JURÍDICAS EXTRANJERAS

Las personas jurídicas de origen extranjero, tengan o no domicilio en Colombia a través de sucursales, se someterán en todo caso a la legislación colombiana. Las personas jurídicas con sucursal en Colombia, deben cumplir con lo señalado en del Decreto 1510

del 2013.

Para el caso de personas jurídicas sin sucursal en Colombia, estas deben cumplir con las siguientes condiciones: a. Acreditar su existencia y representación legal en los términos del artículo 480 del Código de Comercio, a efectos de lo cual deberán presentar un documento expedido por la autoridad competente en el país de su domicilio, con un término no mayor a un (1) mes anterior a la fecha de cierre, en el que conste su existencia, objeto y vigencia, y el nombre del representante legal de la sociedad o de la persona o personas que tengan la capacidad para comprometerla jurídicamente y sus facultades, y en el cual se señale expresamente que el representante no tiene limitaciones para presentar la oferta, suscribir el contrato y comprometer a la empresa a través de su oferta. b. Acreditar la duración de la persona jurídica la cual debe extenderse por el plazo del contrato, su liquidación y un (1) año más, contado a partir de la fecha de cierre del presente proceso de selección. c. Acreditar que el objeto social principal de la sociedad se encuentra directamente relacionado con el objeto del contrato, de manera que le permita a la persona jurídica la celebración y ejecución del mismo, teniendo en cuenta para estos efectos el alcance y la naturaleza de las diferentes obligaciones que adquiere. Las personas jurídicas extranjeras sin domicilio en Colombia deberán acreditar en el país un apoderado domiciliado en Colombia, debidamente facultado para presentar la oferta, participar y comprometer a su representado en las diferentes instancias del proceso de selección, suscribir los documentos y declaraciones que se requieran así como el contrato ofrecido, suministrar la información que le sea solicitada, y demás actos necesarios de acuerdo con el Pliego de Condiciones, así como para representarla judicial o extrajudicialmente. En cuanto a la experiencia, las personas jurídicas extranjeras sin domicilio en Colombia, deben

cumplir con la experiencia acreditada en el presente pliego de condiciones.

6.1.8 DOCUMENTO CONSTITUTIVO DEL CONSORCIO O UNIÓN TEMPORAL. (Si hay lugar a ello).


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El proponente con la propuesta, anexará un documento suscrito por todos los integrantes de la forma asociativa escogida, y/o por sus representantes debidamente facultados, en el que conste la constitución de la unión temporal o el consorcio, según corresponda, en el cual se exprese lo siguiente: a) Identificación de cada uno de sus integrantes: nombre o razón social, tipo y número del documento de identificación y domicilio. b) Designación del representante: Señalará expresamente su identificación, facultades, entre ellas, la de presentar la propuesta correspondiente al presente proceso de selección y las de celebrar, modificar, transigir, conciliar y liquidar el contrato en caso de ser adjudicatario, así como la de suscribir todos los documentos contractuales y post contractuales que sean necesarios, es decir que el representante legal tiene plenas facultades para representar a la forma asociativa y adoptar todas las decisiones. c) Indicación de los términos y extensión de la participación en la propuesta y en la ejecución del contrato de cada uno de los integrantes de la forma asociativa, así como las reglas básicas que regularán sus relaciones. d) Indicar la participación porcentual de cada uno de los integrantes en la forma asociativa correspondiente. e) En todo caso, la vigencia de la forma de asociación escogida, no podrá ser inferior al término de ejecución y liquidación del contrato y tres (3) años más. f) Se anexarán los documentos de constitución y representación legal de cada uno de sus integrantes, y de sus representantes legales, sus NIT, cédulas de ciudadanía, certificado de cumplimiento del pago de sus obligaciones con los sistemas de salud, pensiones, riesgos profesionales y aportes parafiscales.

NOTA: El documento de constitución del consorcio o unión temporal en el cual conste la designación del representante y la capacidad que debe tener el mismo para suscribir la propuesta, debe presentarse al momento del cierre.

De conformidad con lo previsto en el artículo 9 de la Ley 80 de 1993 en ningún caso podrá haber

cesión de la participación entre quienes conforman el consorcio o la unión temporal.

6.1.9 CONDICIONES DE LOS INTEGRANTES DEL CONSORCIO O UNIÓN TEMPORAL Todos los integrantes de un Consorcio o Unión Temporal deberán presentar, según sea el caso, los documentos solicitados en el presente pliego así como el documento de constitución en el cual debe constar por lo menos: a) Si la participación de los proponentes es a título de Consorcio o Unión Temporal, estos señalarán los términos y extensión de la participación de cada uno de los integrantes en la propuesta y en la


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ejecución del contrato, términos que no podrán ser modificados sin el consentimiento previo de la ANH. b) Para lo anterior, los integrantes de la Unión Temporal o Consorcio entregarán una relación de los ítems del contrato frente a los cuales señalarán la participación de los integrantes, en su ejecución. c) El objeto del Consorcio o de la Unión Temporal deberá ser el mismo del objeto a contratar. d) Designar un representante, quien por tal motivo se entenderá revestido de las facultades suficientes para actuar en nombre y representación del Consorcio o Unión Temporal, según el caso e) La duración del consorcio o unión temporal, la cual no podrá ser inferior al plazo de ejecución del contrato y liquidación y tres (3) años más. f) Las condiciones que establezcan los integrantes con respecto a las actividades, porcentajes, términos y/o extensión de la participación, no podrán ser modificadas sin el consentimiento previo de la ANH. Para acreditar los requisitos anteriores los Consorcios o Uniones Temporales deberán anexar el original o copia autenticada del documento de su constitución en el que consten los acuerdos que regulan las relaciones de sus integrantes y el término de duración del Consorcio o la Unión Temporal. De conformidad con lo previsto en el artículo 9 de la Ley 80 de 1993 en ningún caso podrá haber cesión de la participación entre quienes conforman el Consorcio o la Unión Temporal. Nota: En caso de presentarse propuestas por consorcios o uniones temporales conformadas por una cooperativa y una empresa comercial con capacidad para cumplir con el objeto de la presente contratación no operarán las prerrogativas de la cooperativa, de acuerdo con el artículo 6 de la ley 79 de 1988.

6.1.10 DOCUMENTO DE CONFORMACIÓN DE LA PROMESA DE SOCIEDAD FUTURA. Se entenderá presentada una propuesta por una Promesa de Sociedad Futura, cuando de manera conjunta dos o más personas, nacionales y/o extranjeras, presenten una sola propuesta al proceso bajo la figura de promesa de sociedad futura. En tal caso se tendrá como proponente, para todos los efectos dentro del presente proceso, el grupo conformado por la pluralidad de personas y no las personas que lo conforman individualmente consideradas. Cuando el proponente se presente como promesa de sociedad futura deberá cumplir con los siguientes requisitos y acreditarlos con la propuesta: a) Aportar un contrato de promesa de sociedad suscrito por todos los integrantes del grupo, con el lleno de los requisitos previstos en los artículos 110° y 119° del Código de Comercio. b) Acreditar la suscripción de la promesa de contrato de sociedad, con el lleno de los requisitos y contenido mínimo exigidos por el artículo 119° del Código de Comercio para la validez de la promesa de sociedad, en la cual se prevea la constitución de una sociedad mercantil que tenga como objeto la suscripción y ejecución del contrato de prestación de servicios ofrecido en la presente proceso; y


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un término mínimo de duración para la sociedad futura igual al plazo de ejecución del contrato y liquidación y un (1) año más, contados a partir de la fecha de su constitución. c) La subordinación de la suscripción del contrato de sociedad, sólo puede estar condicionada, a la adjudicación del presente contrato; la promesa de sociedad futura deberá abstenerse de incorporar condicionamientos, plazos o modos adicionales a la mencionada condición, directos o indirectos, de cualquier naturaleza. En caso de incorporar condicionamientos, estos se entenderán por no escritos . d) El contenido completo y específico establecido por el artículo 110° del Código de Comercio para el acto de constitución de las sociedades mercantiles. e) Acreditar el nombramiento de un apoderado único para todas las personas nacionales o extranjeras, que conformen la promesa de sociedad futura, mediante el otorgamiento de un mandato irrevocable suscrito por todos los integrantes de la promesa de sociedad futura, que le conceda al apoderado facultades suficientes para la representación sin limitaciones de los asociados en todos los aspectos que se requieran para su participación bajo la promesa de sociedad futura, tales como presentar la propuesta bajo tal forma de asociación, y comprometer a través de ella a las personas asociadas, recibir notificaciones, recibir y responder requerimientos en nombre del grupo proponente

f) Acreditar la existencia, representación legal y capacidad jurídica de cada una de las personas

jurídicas asociadas y específicamente la capacidad de sus representantes para:

- La constitución de la promesa de sociedad futura para la suscripción y ejecución del contrato.

- La presentación de la propuesta a la presente licitación bajo la conformación de una sociedad futura

con el objeto de ejecutar el contrato.

- La constitución de la sociedad prometida a fin de celebrar y ejecutar el contrato a través de la forma

de asociación escogida.

g) Los requisitos relacionados con la existencia, representación y duración jurídica de cada una de

las personas jurídicas nacionales o extranjeras, que se comprometan a la constitución de la sociedad

futura, deberán acreditarse conforme se indica en el presente capítulo de este pliego de condiciones.

6.1.11 CERTIFICACIÓN SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES PARAFISCALES Y DE SEGURIDAD SOCIAL

El PROPONENTE debe presentar certificación expedida por el revisor fiscal, cuando este exista de

acuerdo con los requerimientos de Ley, o por el Representante Legal, en donde se acredite el

cumplimiento en el pago de los aportes a sus empleados, en los sistemas de salud, riesgos

profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de

Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar, correspondiente a

los seis (6) meses anteriores a la fecha de cierre del presente proceso de selección. En el evento que


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la sociedad no tenga más de seis (6) meses de constituida, debe acreditar los pagos a partir de la

fecha de su constitución, lo anterior de conformidad con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789

de 2002 y el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007. Este requisito es exigible para personas naturales y

jurídicas con personal vinculado laboralmente.

Las personas naturales sin personal vinculado laboralmente deberán expresar esta situación bajo la gravedad de juramento y presentar la última planilla de pago al Sistema de Seguridad Social Integral. Para el caso en que el Proponente tenga un acuerdo de pago vigente, debe certificar que se encuentra al día con los pagos acordados en el mismo a la fecha del cierre del presente proceso de selección. Si la OFERTA es presentada por un consorcio o unión temporal, cada uno de sus miembros deben presentar de manera independiente la anterior certificación. En caso que el presente proceso de Selección Abreviada sea adjudicado a una persona natural, esta

debe acreditar los documentos que acrediten estar al día en el pago al sistema de seguridad social,

a la fecha del cierre del presente proceso de selección.

6.1.12 CERTIFICADO DE ANTECEDENTES FISCALES DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

Conforme el artículo 60 de la ley 610 de 2000 y el parágrafo 1 del artículo 38 de la Ley 734 de 2002, el proponente persona natural, o persona jurídica, y/o cada uno de los integrantes del proponente plural (consorcio o unión temporal), no estarán relacionados en el Boletín de Responsables Fiscales. La ANH acorde con la Ley 962 de 2005 y la Circular 005 del 25 de febrero de 2008, suscrita por el Contralor General de la República, verificará en la página web de la Contraloría el respectivo Boletín.

En caso que un PROPONENTE se encuentre relacionado en dicho boletín, se le hará la advertencia que debe acreditar la cancelación de las obligaciones contraídas o la vigencia de un acuerdo de pagos con anterioridad a la adjudicación del contrato.

6.1.13 CERTIFICADO DE ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS DE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN El proponente y todos los integrantes del consorcio o unión temporal, no tendrán antecedentes disciplinarios que le inhabiliten o impidan presentar la propuesta y celebrar el contrato. La ANH conforme la ley 1238 de 2008, consultará los antecedentes en la página web de la Procuraduría General de la Nación.

6.1.14 DOCUMENTOS DEL EXTERIOR

Todos los documentos otorgados o expedidos en el exterior, deberán presentarse traducidos al

idioma castellano, legalizados o apostillados en la forma prevista en las normas vigentes sobre la

materia, en especial en los artículos 58 y 251 del Código General del Proceso, artículo 480 del Código


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de Comercio y en la Resolución 4300 de 2012 proferida por el Ministerio de Relaciones Exteriores de

Colombia.

6.1.14.1 CONSULARIZACIÓN (DOCUMENTOS PRIVADOS)

De conformidad con lo previsto en el artículo 480 del Código de Comercio, “Los documentos

otorgados en el exterior se autenticarán por los funcionarios competentes para ello en el respectivo

país y la firma de tales funcionarios lo será a su vez por el cónsul colombiano o, a falta de este por

el de una nación amiga, sin perjuicio de lo establecido en convenios internacionales sobre el

régimen de los poderes”.

Conforme lo establece el Artículo 58 del Código General del Proceso: “La representación de las sociedades extranjeras con negocios permanentes en Colombia se regirá por las normas del Código de Comercio. Las demás personas jurídicas de derecho privado y las organizaciones no gubernamentales sin ánimo de lucro con domicilio en el exterior que establezcan negocios o deseen desarrollar su objeto social en Colombia, constituirán apoderados con capacidad para representarlas judicialmente. Para tal efecto protocolizarán en una notaría del respectivo circuito la prueba idónea de la existencia y representación de dichas personas jurídicas y del poder correspondiente. Además, un extracto de los documentos protocolizados se inscribirá en la oficina pública correspondiente. Las personas jurídicas extranjeras que no tengan negocios permanentes en Colombia estarán representadas en los procesos por el apoderado que constituyan con las formalidades previstas en este código. Mientras no lo constituyan, llevarán su representación quienes les administren sus negocios en el país” Se recuerda que los documentos que provengan del exterior, para que tengan validez en el país deberán sujetarse a lo señalado en el artículo 251 del Código General del Proceso que establece: “Para que los documentos extendidos en idioma distinto del castellano puedan apreciarse como

prueba se requiere que obren en el proceso con su correspondiente traducción efectuada por el

Ministerio de Relaciones Exteriores, por un intérprete oficial o por traductor designado por el juez.

En los dos primeros casos la traducción y su original podrán ser presentados directamente. En

caso de presentarse controversia sobre el contenido de la traducción, el juez designará un

traductor.

Los documentos públicos otorgados en país extranjero por funcionario de este o con su intervención, se aportarán apostillados de conformidad con lo establecido en los tratados internacionales ratificados por Colombia. En el evento de que el país extranjero no sea parte de dicho instrumento internacional, los mencionados documentos deberán presentarse debidamente autenticados por el cónsul o agente diplomático de la República de Colombia en dicho país, y en su defecto por el de una nación amiga. La firma del cónsul o agente diplomático se abonará por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, y si se trata de agentes consulares de un país


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amigo, se autenticará previamente por el funcionario competente del mismo y los de este por el cónsul colombiano. Los documentos que cumplan con los anteriores requisitos se entenderán otorgados conforme a la

ley del respectivo país.”

6.1.14.2 APOSTILLE (DOCUMENTOS PÚBLICOS)

Cuando se trate de documentos de naturaleza pública otorgados en el exterior, de conformidad con lo previsto en la Ley 455 de 1998, no se requerirá del trámite de consularización señalado en este numeral, siempre que provenga de uno de los países signatarios de la Convención de La Haya del 5 de Octubre de 1961, sobre abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros. En este caso sólo será exigible la apostille, trámite que consiste en el certificado mediante el cual se avala la autenticidad de la firma y la calidad con que ha actuado la persona firmante del documento y que se surte ante la autoridad competente en el país de origen. Si la apostille está dada en idioma distinto al idioma castellano, deberá presentarse acompañada de

una traducción oficial a dicho idioma y la firma del traductor legalizada de conformidad con las normas

vigentes.

6.1.15 CERTIFICACIÓN EXPEDIDA POR EL REPRESENTANTE LEGAL EN DONDE CONSTE QUE AL

PROPONENTE NO LE HAN HECHO EFECTIVA LA GARANTIA DE SERIEDAD DE OFERTA U

OTRA GARANTÍA O HA REALIZADO EL PAGO PARA EVITAR LA EJECUCIÓN DE LA(S)

MISMA(S) EN LA ETAPA PRECONTRACTUAL O HA SIDO SANCIONADO EN LA ETAPA

CONTRACTUAL (MULTAS O PENAL PECUNIARIA) POR ENTIDADES PÚBLICAS O PRIVADAS

EN PROCESOS DE SELECCIÓN EN LOS ULTIMOS CUATRO (4) AÑOS.

El PROPONENTE debe adjuntar a su Propuesta una certificación expedida por el Representante

Legal en donde manifieste bajo la gravedad del juramento, que no le han hecho efectiva la garantía

de seriedad de la Propuesta u otra garantía, ni ha realizado el pago para evitar la ejecución de la

misma en la etapa precontractual, ni ha sido sancionado en la etapa contractual (multas o penal

pecuniaria) por entidades públicas o privadas en los últimos cuatro (4) años.

En el evento que al PROPONENTE, le hayan hecho efectiva la garantía de seriedad de la Propuesta

u otra garantía o haya pagado su valor asegurado para evitar la ejecución de la misma por entidades

públicas o privadas en los últimos cuatro (4) años en la etapa precontractual o le hayan impuesto

sanción contractual (multa o penal pecuniaria), deberá adjuntar a su Propuesta una certificación

expedida por el Representante Legal en donde informe la ocurrencia del hecho y la entidad que la

hizo efectiva o la impuso según el caso, con el fin de verificar su alcance. Los cuatro (4) años deben

ser anteriores a la fecha de cierre del presente proceso de selección.


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En el evento que la efectividad de la(s) garantía de la Propuesta o la sanción sea impuesta por

entidades privadas, esta debe ser producto de una relación precontractual o contractual, debidamente

suscrita y formalizada mediante los procedimientos legales correspondientes.

Si la Propuesta es presentada por un consorcio o unión temporal, cada uno de sus miembros deberá

presentar de manera independiente la certificación solicitada en el presente numeral.

7. FASE I: VERIFICACIÓN REQUISITOS

HABILITANTES PARA PRESENTAR OFERTA

7.2 CAPACIDAD FINANCIERA Y ORGANIZACIONAL

De conformidad con lo establecido en el numeral 15 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, Artículo 6 la Ley

1150 de 2007 modificado por el artículo 221 del Decreto Ley 019 de 2012 y el Decreto 1510 de 2013, la

capacidad jurídica y la solidez financiera serán objeto de verificación sin calificarse en cuanto no son

factores de comparación de las ofertas y por lo tanto, podrán complementarse en los términos que

establezcan las citadas normas y la ANH.

Los interesados en el presente proceso de contratación (personas naturales y jurídicas, nacionales o

extranjeras con domicilio en Colombia), deberán estar inscritos en el Registro Único de Proponentes (RUP)

con el fin de que la entidad realice la verificación de los requisitos habilitantes de carácter financiero de

conformidad con lo establecido en el Decreto 1510 de 2013 y el artículo 6 de la Ley 1150 de 2007

modificado por el artículo 221 del Decreto Ley 019 de 2012, cuando se renueve o actualice el RUP, la

información que se modifica estará vigente hasta que la nueva información quede en firme.

Para la habilitación financiera se requiere que el interesado presente:

Certificación de pago de aportes al sistema integral de seguridad social y parafiscales, de acuerdo con lo

establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 el cual establece: “… Cuando la contratación se realice

con personas jurídicas, se deberá acreditar el pago de los aportes de sus empleados, a los sistemas

mencionados mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando este exista de acuerdo con los

requerimientos de ley, o por el representante legal durante un lapso equivalente al que exija el respectivo

régimen de contratación para que se hubiera constituido la sociedad, el cual en todo caso no será inferior

a los seis (6) meses anteriores a la celebración del contrato. En el evento en que la sociedad no tenga

más de seis (6) meses de constituida, deberá acreditar los pagos a partir de la fecha de su constitución.

Cuando, de acuerdo con los requerimientos de ley, la certificación deba estar firmada por el Revisor(a)

Fiscal, anexar copia de la tarjeta profesional y certificación de antecedentes disciplinarios expedida por la

Junta Central de Contadores la cual no debe tener fecha de expedición anterior a tres (3) meses a la

fecha de presentación de la oferta.


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Registro único tributario. Anexar fotocopia del RUT, expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas

Nacionales.

Formato único de registro de terceros debidamente diligenciado: Se requiere que el proponente que salga

seleccionado presente éste formato, el cual contiene información de tipo financiero y tributario.

Certificado del RUP expedido bajo los fundamentos del Decreto 1510 de 2013 para verificar la capacidad

financiera y organizacional del interesado.

Interesados con menos de un año de constitución: Para aquellos casos en que el interesado tenga menos

de un año de constitución y por esta razón en el RUP no conste la información del año 2013, la verificación

se realizará con base en la información registrada en el RUP a la fecha de inscripción.

Personas naturales extranjeras sin domicilio en el país y las personas jurídicas extranjeras que no tengan

establecida sucursal en Colombia (no inscritas en el RUP): Con el fin de verificar la capacidad financiera,

los interesados deberán aportar el Balance General y el Estado de Resultados de acuerdo al cierre fiscal

en cada país de origen o al balance de apertura, si son sociedades nuevas, para lo cual deberán indicar

la normatividad que aplica para el país de origen y lo señalado en el artículo 480 del Código de Comercio

y de ser necesario, copia de los estatutos de la sociedad donde se indique el cierre del ejercicio.

Deberán presentar el balance general y estado de resultados, acompañados de traducción simple al

idioma español, presentados de acuerdo con el Plan Único de Cuentas para Colombia (PUC), Decreto

2650 de 1993, con los valores expresados en pesos colombianos, a la tasa representativa del mercado

(TRM) a la fecha de cierre de los mismos, indicando la tasa de conversión, avalados con la firma de un

Contador Público con Tarjeta Profesional y certificación de antecedentes disciplinarios expedida por la

Junta Central de Contadores la cual no debe tener fecha de expedición anterior a tres (3) meses a la fecha

de presentación de la oferta expedida por la Junta Central de Contadores de Colombia.

Adicionalmente, este mismo Contador deberá expedir un certificado, en el cual conste de manera

discriminada y detallada cada uno de los valores de los indicadores solicitados, señalando las cuentas del

PUC de los estados financieros de donde se toma esa información

Indicadores Financieros: Los indicadores financieros que se presentan a continuación, se fijaron en

acatamiento a lo establecido en el decreto 1510 de 2013 y adicionalmente la Agencia considera pertinente,

para este proceso, evaluar el capital de trabajo.

Para determinar los resultados exigidos se tuvo en cuenta la situación financiera de las empresas que

interactúan en el sector objeto del proceso contractual tomando como fuente la base de datos del Sistema

de Información y Reporte Empresarial (SIREM) de la Superintendencia de Sociedades, así como el tipo

de contratación y el monto del proceso.


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INDICADOR FORMULA RESULTADO EXIGIDO

Capacidad Financiera

Liquidez

(Veces)

Activo Corriente / Pasivo

Corriente Mayor o Igual a 1,5

Nivel de Endeudamiento

(Porcentaje)

Pasivo Total / Activo

Total Menor o igual a 55%

Razón de Cobertura de Intereses

(veces)


Gastos de Intereses Mayor o Igual 6

Capital de trabajo

(valor absoluto)

Activo Corriente - Pasivo

Corriente

Mayor o igual al 50% del

presupuesto oficial para este

proceso

Capacidad Organizacional

Rentabilidad del Patrimonio

(Porcentaje)


Patrimonio Mayor o Igual a 18%

Rentabilidad del Activo

(Porcentaje)


Activo Total Mayor o Igual a 8%

Los Interesados cuyos gastos de intereses sean cero (0), no podrán calcular el indicador de razón de

cobertura de intereses. En este caso, el oferente cumple el indicador, salvo que su utilidad operacional

sea negativa, caso en el cual no cumple con el indicador de razón de cobertura de intereses, rentabilidad

del patrimonio y rentabilidad del activo.

El término utilidad operacional es utilizado para comerciantes, pero se entiende como resultado social

operativo o excedentes operativos del ejercicio u otro equivalente dependiendo del sector que desee

participar en el proceso.

Indicadores financieros de consorcios, uniones temporales y promesas de sociedad futura: Cada uno de

los integrantes de los consorcios, uniones temporales o promesas de sociedad futura, deberán presentar

el RUP de manera separada.

Para calcular los indicadores de los consorcios, uniones temporales o promesas de sociedad futura se

multiplican las cifras de cada uno de los proponentes por el porcentaje de participación en el consorcio,

unión temporal o promesas de sociedad futura, del resultado de sumar los valores obtenidos se calculan

los indicadores solicitados.


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Cuando en desarrollo de la verificación financiera se requiera información adicional del interesado, podrá

solicitarse los documentos que se consideren necesarios para el esclarecimiento de la información, tales

como Estados Financieros de años anteriores, anexos específicos o cualquier otro soporte. Así mismo,

requerir las aclaraciones que se consideren necesarias, siempre que con ello no se violen los principios

de igualdad y transparencia de la contratación, sin que las aclaraciones o documentos que el interesado

allegue a solicitud de la Agencia puedan modificar, adicionar o complementar la propuesta.

7.3 CAPACIDAD TÉCNICA

7.3.1 EXPERIENCIA DEL PROPONENTE:

El proponente deberá demostrar experiencia en SUMINISTRO, INSTALACIÓN, CONFIGURACIÓN E

IMPLEMENTACIÓN DE SERVIDORES EMPRESARIALES en contratos cuya sumatoria sea igual o

superior a 967 SMMLV.

De conformidad con lo establecido en la circular externa N° 12 del 5 de mayo de 2014, expedida por

Colombia Compra Eficiente “La experiencia es un requisito habilitante. Los proponentes deben inscribir

en el RUP su experiencia usando los códigos del clasificador de Bienes y Servicios. Por su parte, las

Entidades Estatales al establecer el requisito habilitante de experiencia deben incluir los códigos

específicos del objeto a contratar o el de bienes, obras o servicios afines al proceso de contratación

respecto de los cuales los proponentes deben acreditar su experiencia”

La ANH se reserva el derecho, en cualquier estado en que se encuentre el proceso de selección, de

verificar la información presentada por el proponente para la acreditación de la experiencia.

En caso de que el proponente sea consorcio o unión temporal, el requisito exigido en el presente numeral

podrá ser acreditado por uno o varios de sus integrantes.

Si el contrato correspondiente fue ejecutado en Consorcio o Unión Temporal deberá indicarse el

porcentaje de participación que la firma tuvo en la ejecución del respectivo contrato, a efectos de

establecer frente a esta participación el valor del contrato a tener en cuenta.

7.3.2 CERTIFICACIÓN FABRICANTE

El proponente deberá acreditar que son canales autorizados por las marcas fabricantes de las soluciones

adquiridas y que están autorizados para la prestación de los servicios de instalación, soporte y

mantenimiento de estas marcas en Colombia, esto con el fin de garantizar la calidad, la garantía y el

soporte de los servicios a contratar.


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Cada oferente deberá presentar certificación de canal de distribuidor autorizado de los siguientes

elementos:

Servidores empresariales Enclosure

En el caso de un consorcio o Unión Temporal, el proponente plural deberá contar con el total de las

certificaciones definidas en este numeral.

AVISO DE CONVOCATORIA SELECCIÓN … y Mayor Cuanta... · RUP del proponentes no está en firme, el...

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