Automatización de Oficinas

AUTOMATIZACION DE OFICINAS

Automatización:

Del griego antiguo: guiado por uno mismo) es el uso de sistemas o elementos computarizados para controlar maquinarias y/o procesos industriales substituyendo a operadores humanos.

Automatización de Oficina:Concepto 1:

La Automatización de la Oficina vendría a ser la integración de las funciones de toda la información en la oficina, lo que incluye el procesamiento de texto, procesamiento de datos, gráficos, autoedición (publicaciones de oficina), correo electrónico, así como tecnologías de punta, a nivel de software como de hardware, como es el caso de Windows 95, Office 97, Cliente/Servidor, Backoffice, Internet, Intranet, etc.

Concepto 2:

ELLI y NUTT (1980) "La utilización de tecnología para mejorar la realización de funciones de oficina"Esta definición amplía el término a tecnología, no sólo como las anteriores a la informática, quizás demasiado amplio el término. Así mismo no se reduce al campo espacial de la oficina, sino que habla de las funciones de ésta.

Cada autor utilizará tecnología o entorno de la oficina, dependiendo de lo que cada uno entienda qué son estos términos, ampliando por consiguiente los términos o reduciéndolos. Desde una perspectiva

Lo cierto es que, en un sentido amplio, la ofimática debería de ser inscrita como una más de las relaciones complejas del triángulo tecnología-individuo-sociedad.

Introducción

Los programas automatizados para equipos de cómputo personales instalados en las oficinas se han convertido en una parte indispensable de la administración electoral en muchos países. Los programas de procesamiento de textos han reemplazado las máquinas de escribir; los programas de bases de datos han reemplazado a las listas electorales basadas en papel, los inventarios y las listas de personal así como los programas de organización personal han reemplazado a las agendas de papel.

Fig. 1

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Empezando por programas básicos de procesamiento de palabra en la década de 1970, para la de 1990 los programas automatizados para oficina se han vuelto muy sofisticados. Estos programas han servido para darle a oficiales ordinarios la capacidad de completar internamente tareas que alguna vez tuvieron que ser enviadas fuera de las oficinas para ser completadas por especialistas.

Por ejemplo, los programas para edición en computadores personales permiten que personas relativamente novatas realicen publicaciones con calidad profesional cuando antes incluso las tareas más simples de esta naturaleza tenían que ser enviadas a imprentas profesionales. Los programas de base de datos y de hojas de cálculo que pueden operarse en computadoras personales de gran potencia permiten que usuarios ordinarios introduzcan, almacenen y utilicen información de formas que alguna vez sólo hubieran sido posibles en grandes equipos de cómputo y por programadores especializados.

La velocidad de crecimiento hace necesario que el tratamiento de la información, se lleve a cabo de forma mecánica o automática. Como origen y causa de este crecimiento exponencial de la información, aparece, en forma casual la solución, denominada Informática, y definida según se ha visto, como el tratamiento de la información de forma automatizada

Ofimática

La informática, tan versátil y variada, comenzó a aplicarse a diferentes campos, empezando en primer lugar al campo militar. Las computadoras ocuparon gran espacio y energía, a través de losaños, fueron reduciendo su tamaño y consumo, haciéndose asequibles a cualquier tipo de actividad, habiéndose extendido en la actualidad al campo económico y empresarial, siendo imprescindibles en la oficina para tener una eficaz gestión de la empresa. La fusión de los trabajos de oficina, a nivel local, y de la informática ha dado lugar a la Ofimática. En el entorno ofimático o de la Automatización de la Oficina no son necesarios grandes equipos, sino que con computadoras personales conectados entre sí, formando redes locales, compartan información y abaraten los costos. La Ofimática, de esta manera, se ha convertido en un tema que se usa cada vez más y esta en constante crecimiento.

Se llama ofimática al equipamiento hardware y software usado para idear y crear, coleccionar, almacenar, manipular y transmitir digitalmente la información necesaria en una oficina para realizar tareas y lograr objetivos básicos. Las actividades básicas de un sistema ofimático comprenden el almacenamiento de datos en bruto, la transferencia electrónica de los mismos y la gestión de información electrónica relativa al negocio.[1] La ofimática ayuda a optimizar o automatizar los procedimientos ofimáticos existentes.

La columna vertebral de la ofimática es una red de área local (LAN), que permite a los usuarios transmitir datos, correo electrónico e incluso voz por la red. Todas las funciones propia del trabajo en oficina, incluyendo dictados, mecanografía, archivado, copias, fax, télex, microfilmado y gestión de archivos, operación de los teléfonos y la centralita, caen en esta categoría. La ofimática fue un concepto muy popular en los años 1970 y 1980, cuando los ordenadores de sobremesa se popularizaron.[2]

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Hacia fines de 2006, la ofimática apunta hacia aplicar todos los procedimientos descritos, en forma wireless, es decir sin cables. En este aspecto las cada vez más populares WIFI, y WIMAX juegan un papel trascendental. Por fin se puede avizorar una moderna oficina, muy eficiente pero libre de los desagradables cables.

Uso de los programas de automatización

Es deseable que todos los usuarios de los programas automatizados sean capacitados para su uso. En muchos países se puede recurrir a capacitadores externos. Algunas autoridades electorales pueden ser capaces de proveer capacitación interna utilizando a su propio personal. La mayoría de los paquetes de programas vienen acompañados con manuales para el usuario (en papel o en pantalla).

Los programas más modernos son muy poderosos. Un usuario hábil puede desarrollar productos muy sofisticados. Una autoridad electoral puede, por ejemplo, utilizar los programas automatizados para:

Producir todas o la mayoría de sus publicaciones de manera interna, incluyendo libros, folletos, formatos y cartas informativas.

Componer, editar e imprimir toda su correspondencia en un estilo corporativo estandarizado, incluyendo la impresión automatizada de sus logotipos.

Desarrollar presentaciones para su proyección en pantallas grandes en seminarios o para efectos de capacitación.

Incorporar, almacenar y utilizar información sobre el registro electoral. Automatizar diversos componentes del proceso electoral, como la emisión y

recepción de votos por correspondencia. Capturar y analizar resultados electorales. Almacenar y manipular registros sobre los empleados. Envíos personalizados a gran escala para los electores o el personal. Conservación de inventarios. Operar un sitio en internet y una red interna. Planear y monitorear todos los aspectos de un proyecto relevante. Organizar un sistema de administración financiera. Enviar correos electrónicos individuales o grupales a los electores o al

personal. Compartir archivos a través de una red.

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Un Camino Hacia El Trabajo En Grupo

La evolución a lo largo del último año en el entorno de la oficina, supone un claro mensaje: «no estamos solos». No se trata de una ciencia-ficción, sino de la confirmación de que la unión hace la fuerza. La colaboración transforma al equipo o grupo de trabajo en la unidad básica de la organización (empresa o institución), y este concepto hay que entenderlo y comprenderlo bien, permitiendo aplicar nuevas técnicas como el «Groupware», en la forma de solucionar los problemas.

Como punto de partida se exige la organización, en la que toman parte activa las nuevas agendas y herramientas de gestión de tiempo y proyectos. Prueba de la importancia es su inclusión en grupos de aplicaciones mayores, en los que no tenían espacio hasta hace, relativamente, poco. La mensajería electrónica como parte de un entorno de trabajo permite la comunicación rápida y eficiente entre distintos miembros de la empresa. Las nuevas aplicaciones convierten los ordenadores en completos sistemas de telefonía digital, añadiendo a las tradicionales funciones de llamada en espera, desvíos, bloqueos, y manos libres, la comunicación telefónica con grupos, con recursos compartidos. Como extensión a ellas, los sistemas de video- conferencia empiezan a hacerse también espacio en los ámbitos más avanzados. La gestión documental cada vez es más rica en contenidos, apoyándose en nuevos formatos electrónicos y sistemas de almacenamiento más grandes y más rápidos.

Paquetes integrados. Los productos estrella del año, en lo que a oficina se refiere, han sido las «suites», que combinan las aplicaciones más populares en un solo paquete, lo que representa un gran campo de batalla de tres de los principales gigantes de la Informática. El programa más significativo de las «suites», el procesador de textos parece no tener límite.

Se camina hacia el soporte de versiones y permisos a la hora de construir o revisar el documento entre distintos usuarios. La conectividad mediante hiperenlaces junto con la inclusión de sistemas de navegación en la World Wide Web, a través del propio procesador, transforman al documento en algo «vivo». No todo acaba ahí, el próximo paso importante puede ser la incorporación de reconocimiento de voz continuo, para que pueda dictarle a su microcomputadora.

Fig. 2

Las aplicaciones de este tipo hasta ahora suelen venir por separado si bien se integran en los distintos procesadores, lo cual hace entrever una posible feliz unión. Otra de las tendencias será el empleo de nuevos lenguajes como el Java a la cabeza en el desarrollo de los distintos

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programas. En cuanto al «hardware» de impresión y captura de información (escáneres, fotocopiadoras, faxes, impresoras), la opción de color con calidad fotográfica ya está al alcance

de la mayoría. La senda marcada incluye la integración así como el diseño para trabajar en grupos, soportando múltiples protocolos y opciones de acceso controlado, autentificando la identidad del usuario.

Las Redes de Información y La Informática

Muchas de las pautas seguidas por la Informática de oficina se deben al propio concepto de red. Del contacto con las grandes redes de comunicación, sobre todo Internet, se exportan modelos de comportamiento más productivos que los originales. La distribución de documentos a toda la empresa sin precisar del papel, con facilidad de actualización en un menor tiempo, encuentra su medio ideal en las intranets, de las que hay una buena gama de opciones adaptables a las diversas complejidades de las compañías.

Han surgido nuevos tipos de trabajo, el acceso remoto desde una conexión telefónica bien de la red básica o RDSI, de telefonía móvil o del tipo que sea, a las bases de datos y aplicaciones de la empresa posibilitan el teletrabajo, de amplia implantación en otros países y alternativa de futuro en el Perú a la hora de reducir costos y dinamizar el mercado.

La Oficina y Su Complejidad

La oficina es un entorno de trabajo complejo, no por la dificultad técnica que puedan requerir los trabajos en ella realizados, sino por su enorme variedad, que supone el manejo de una gran cantidad de información con diferentes tipos de procesamientos. Para un análisis de la oficina, y dado su carácter indefinido y falto de estructuración, seguiremos el modelo de complejidad basado en tres niveles, propuesto por Saez Vacas (1983).

El estudio de la oficina comenzará por un análisis de las diferentes perspectivas por las que se puede optar. Perspectivas de la oficina. Se puede utilizar una arquitectura de 3 niveles de modelos de datos.

El nivel inferior es el interno o físico (cómo se almacenan los datos físicamente en cintas o discos u otros soportes magnéticos, electrónicos u ópticos). Después está el nivel de modelos de datos (esquema conceptual según el cual se organizan los datos en forma de árbol, de red o de tablas de relaciones). Finalmente, los submodelos de datos, o vistas parciales que cada usuario tiene de la base de datos. Desde una perspectiva analítica, nos centramos en un "comportamiento manifiesto y espontáneo" en las tareas operativas. Así es un estudio de lo más inmediato en la oficina, el qué, cómo y porqué se hacen las cosas, hacia dónde se dirige.

ACTIVIDADES.- Se concibe aquí la oficina como un entorno que lleva a cabo actividades encaminadas a apoyar la gestión de una organización. Hemos de tener en cuenta razones para la utilización de una herramienta importante a la hora de realizar la integración del sistema. La relación de las actividades que se realizan, pone de manifiesto una serie de necesidades básicas comunes al entorno de la oficina. Por otra parte, son éstas las actividades más susceptibles de automatización.

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SEMANTICA.- Intenta comprender las razones que hay detrás de las actividades que se realizan, donde hay siempre un objetivo más amplio que la propia tarea a realizar. Es una

perspectiva intermedia entre las actividades y el grado superior que suponen las funciones. Trata de explicar el porqué de las cosas, al objeto de facilitar la integración adecuada de todos loscomponentes y herramientas individuales, facilitando al tiempo una adaptación a los objetivos a conseguir y una capacidad de evolución importante.

FUNCIONES.- La oficina se concibe como un conjunto de funciones y procedimientos. Una función se compone de varias actividades elementales. Así, se puede descomponer toda la labor realizada en tareas más concretas y definidas y construir un diagrama de bloques de procesos de la oficina, que servirá posteriormente para desarrollar el sistema integrado. Esta perspectiva, eminentemente organizativa, será de gran utilidad para estructurar las tareas de la oficina. La relación jerárquica de las tres formas (actividades, semántica y funciones) se aprecia fácilmente, en el nivel inferior están las actividades elementales, que se agrupan en una lógica, al dotarles de un significado concreto (semántica), para formar finalmente las funciones.

Programas mas usuales en el entorno Ofimático

Editores de textos

Los editores son programas que permiten crear archivos, texto y programas fuente. Están pensados para facilitar la elaboración de textos y posibles modificaciones futuras. Sus tareas fundamentales serán: editar, visualizar, borrar, insertar y buscar/sustituir caracteres.

Hay dos tipos:

Editores de líneas:

Se opera línea a línea. Un ejemplo sería EDLIN de MS-DOS y ED de UNIX.

Editores de pantalla:

Se puede manejar toda la pantalla. EDIT de MS-DOS y VI de UNIX. El programa EDIT, se utiliza para la creacióny edición de archivos tipo texto, es decir, mantenimiento de archivos cuyos registros están compuestos de caracteres ASCII imprimibles. Otros programas serían: NORTON EDITOR (DOS), EX (UNIX)

Procesadores de textos.

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Por definición, un procesador de texto es un software informático destinado a la creación y edición de documentos de texto y que se muestra como una alternativa a la antigua máquina de escribir. Los procesadores de texto brindan unas u otras posibilidades según la aplicación de que se disponga. Como regla general básica, todos los procesadores de texto pueden trabajar con distintos formatos de párrafo, tamaño y orientación de las fuentes, efectos de formato, además de contar con las propiedades de poder, cortar y copiar texto, fijar espacio entre líneas y entre párrafos, alinear párrafos, establecer sangrías y tabulados, crear y modificar estilos, activar presentaciones preliminares antes de la impresión o visualizar las páginas editadas.

Los procesadores de textos, dentro de la gama de programas, están catalogados como importantes y necesarios en la utilización de cualquier PC. Elegir el más adecuado depende de la

experiencia y pretensiones de los usuarios. La posibilidad de escribir largos o repetitivos documentos, corregirlos, modificarlos e imprimirlos es una ventaja sustancial del PC sobre la máquina de escribir. Hay una cantidad enorme de procesadores de texto en el mercado, de diferentes complejidades, tamaño, posibilidades. Los procesadores o tratamientos de textos son programas de usuario que permiten realizar todas las operaciones necesarias para crear, guardar, recuperar, modificar e imprimir un texto.

Al escribir con un procesador de textos, no hay que preocuparse del final de la línea, ni tampoco del final de la página, ya que el programa pasa automáticamente a la línea siguiente o a la hoja siguiente cuando una esté completa. El propio procesador delimitará el tamaño de la hoja, líneas por página. Mediante sencillos procedimientos podemos mover, borrar, subrayar o repetir párrafos, frases y palabras dentro de un texto. Una vez finalizada la manipulación del documento, podemos guardarlo en un soporte magnético, imprimirlo o ambas cosas (cuando se edita o crea un texto, éste reside en la memoria interna, luego sólo permanece temporalmente, perdiéndose al desconectar el equipo. Para evitar la pérdida, antes debe guardarse en un soporte magnético, si deseamos conservarlo).

Cuando los procesadores forman parte de un paquete integrado, tienen acceso y comunicación con otros programas: bases de datos, hojas de cálculo, diccionarios, otros archivos, etc. En principio, existen dos tipos de tratamiento de textos: Los que disponen de menúes (se seleccionan las opciones pulsando la tecla que indica el menú, o con las flechas del cursor o con el ratón).

Los que usan órdenes (emplean combinaciones de determinadas teclas para realizar cada una de las opciones deseadas). Todos los procesadores de textos permiten establecer cabeceras y pies de página, definir la anchura del documento, el número de caracteres por línea, definir longitud de páginas, marcar márgenes y tabuladores, mover, copiar o borrar bloques de textos, definir atributos de texto (negrita, subrayado). También ofrecen la posibilidad de crear de forma sencilla tablas, gráficos, dibujos e insertar incluso imágenes. Es normal la posibilidad de visualizar el documento en pantalla en su formato definitivo, es decir tal y como va a imprimirse. Esta muestra previa es muy interesante para comprobar su aspecto final sin necesidad de imprimirlo; se conoce como WYSIWYNG (se obtiene lo que se ve).

Algunos Ejemplos:

Microsoft Word

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Este programa es actualmente el más completo dentro de los de su categoría, lo cual ha dado origen a una gran difusión, tanto en el uso particular como por parte de las empresas y organismos oficiales. Actualmente ha logrado superar a su gran competido WordPerfect para Windows. La versión actual es la de Windows ‘95, integrada en el conjunto de programas denominado Oficce 97. Existen otras versiones, para Macintosh y para PC´s operando bajo MS-DOS. Esta documentación está elaborada con Microsoft WORD 6.0.

WORDSTAR

Fue el primero y ampliamente utilizado, actualmente ha desaparecido en la práctica.

WordPerfect

Es un programa de procesamiento de textos que tuvo su máxima popularidad a finales de los años 1980 y a principios de los años 1990. Fue el estándar de facto durante muchos años, pero en la actualidad ha sido eclipsado, tanto en ventas como en popularidad, por Microsoft Word. Hoy Wordperfect se está recuperando en mercados como el de Norteamerica gracias al desarrollo por Corel y las ventajas que su suite ofrece sobre la de Microsoft, y ha iniciado la recuperación en otros mercados.

Hojas de cálculo

Una hoja de cálculo es un programa que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas (la cual es la unión de filas y columnas). Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones y dibujar distintos tipos de gráficas.

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Las hojas de cálculo (hojas electrónicas) nacieron cuando surgió la necesidad de adaptar los sistemas de planificación utilizados en las grandes computadoras a las nuevas microcomputadoras. Es una combinación de calculadora, lápiz y papel, que unido a la potencia y capacidad de almacenar datos de los sistemas informáticos, las convierten en una herramienta de primerísima importancia en el mundo empresarial, en el hogar. La primera hoja de cálculo.

Visicalc

nació en 1979, de una idea de un estudiante de administración de empresas de la Universidad de Harvard. Los cálculos empresariales manejan unas cantidades de datos que suelen variar dependiendo de los supuestos, por lo que hasta la invención de la hoja electrónica, se había desechado aplicar la informática a ese entorno de trabajo, donde cada caso originaría un programa distinto.

MS EXCEL para Windows:

Es la más difundida debido a su gran potencia y facilidad de uso. Ha desplazado a la tan conocida Lotus 1, 2, 3.

Gráficos

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Nos referimos con programas de gráficos tanto a los estadísticos como a los de dibujo y diseño. En un principio podemos clasificar los distintos programas de gráficos como de dibujo o de diseño asistido por computador. Los primeros son los que dibujan enpantalla y los segundos aquellos que dibujan en memoria y muestran el resultado en pantalla. Su forma de trabajar también es distinta: los de pantalla lo hacen agrupando puntos (pixels) y se les suele denominar "mapas de bits" o bitmap; los de memoria trabajan con entidades vectoriales y sus definiciones geométricas como objetos.

Cada método tiene sus ventajas y sus inconvenientes respecto a la calidad de representación y facilidad de manipulación o modificación.

Existen distintas sub-clasificaciones, dependiendo del área de aplicación de cada uno de ellos. Así, de los de dibujo, han salido los de retoque fotográfico, que requieren tarjetas gráficas de altaresolución y escáner de diseño, fabricación e ingeniería (CAD/CAM/CAE). Mezclando ambos obtenemos los programas de presentaciones, animación y multimedia.

Los Gráficos de Gestión pertenecen al área de programas de dibujo para presentaciones de diagramas estadísticos, organigramas, esquemas, etc. Son programas integrados o relacionados con otros de gestión de datos: hojas de cálculo, bases de datos, procesadores de textos, etc.

Como ejemplo se tiene el software llamado Visio versión 7.0, Smart Draw, entre otros. Cada vez existen más paquetes especializados en la generación de gráficos, ampliando su potencia a otras actividades de las empresas: autoedición de documentos, videoconferencias, otros. Normalmente incluyen la posibilidad de importar/exportar datos a o desde otros programas, aunque conservando la posibilidad de poder introducirlos con el propio programa. Sus tres tipos básicos de representación son diagramas de barras, líneas y sectores en 2 y 3 dimensiones. Se han incorporado otras mixtas (barras y líneas, sectores y barras, etc.) y nuevas (texto libre, organizativas) .

Gráficos de dibujo y diseño: Se dispone de figuras geométricas (puntos, rectas y curvas) y funciones de gestión de las imágenes (borrado, centrado, traslaciones, giros, ampliaciones, etc.). Se utilizan en dibujo lineal y artístico, diseño de máquinas y herramientas (incluidos los automóviles), esquemas eléctricos y electrónicos, mapas y cartografía, arquitectura y urbanismo, publicidad y artes gráficas, etc. Otro elemento muy relacionado con los gráficos es el entorno WINDOWS, la interconexión gráfica de usuario más en boga actualmente. Ejemplos de programas de gráficos, de los tres tipos indicados, son: HARDWARD GRAPHICS, POWER POINT, COREL DRAW, AUTOCAD, ROBOCAD, PAINTBRUSH.

Paquetes integrados

Se considera como paquete integrado a un "conjunto se software que incluye las funciones de varios programas en un sistema interrelacionado, bien como módulos de cada aplicación o formando varios programas independientes". Normalmente se necesita una buena y completa documentación, ya que necesitaremos un conocimiento preciso y exacto de las posibilidades de cada uno de los programas y de sus potenciales relaciones con los demás. Normalmente serán más abundantes los programas tutores y las ayudas interactivas, conociendo en cualquier momento las funciones que podemos realizar, así como las teclas de función, edición,

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especiales. También suelen incluir archivos ejemplo que acompañan a cada aplicación o en grupo aparte.

Los programas incluidos suelen ser:

Bases de datos, Hojas de cálculo. Procesadores de textos. Gráficos. Comunicaciones. Agenda Ejemplo de paquetes integrados: ASSISTANT LOTUS SIMPHONY ABILITY WORKS OPEN ACCESS MS OFFICE

Actualmente los paquetes integrados han quedado obsoletos, dado que bajo el entorno Windows se pueden integrar fácilmente todo tipo de programas sin necesidad de que sean del mismo creador. actualmente el único sobreviviente es WORKS en su versión paraWindows

Programas de Gestión

Los programas llamados "de gestión", son aquellos cuya principal misión es mantener de forma debidamente organizada y procesar de modo adecuado, volúmenes de datos relativamente grandes, para los cuales es preciso hacer uso de almacenamiento masivo, como los discos magnéticos (u ópticos).

Estos programas hacen especial énfasis en optimizar los tiempos de acceso a disco y el tiempo de encontrar datos mediante técnicas de indexación (árboles, tablas "hash", búsqueda dicotómica, etc.).

Estos programas tradicionalmente se han dividido en cuatro categorías, aunque, por supuesto, existen programas de gestión que no encajan en estas categorías. Estas son CONTABILIDAD, FACTURACION, ALMACEN Y NOMINAS, por citar los más importantes. Aparte, merecen especial mención los Sistemas de Información de Gestión Administrativa (SIGA), usados especialmente en la Administración Pública.

Los programas de CONTABILIDAD tienen por objeto el tratamiento automático de los datos contables con la finalidad de descargar al ser humano de tareas intensas y susceptibles de ser efectuadas con algún error numérico, como el cuadre de un balance, o el cierre de un ejercicio económico.

Los programas de contabilidad suelen y deben incluir filtros de los datos de entrada, así no permiten hechos como por ejemplo, la anotación de un asiento, cuyo "debe" y cuyo "haber" no suman lo mismo. También comprueban de forma automática que los tipos de las cuentas que se cargan/abonan, son coherentes (activo/pasivo/neto).

Suelen llevar incorporado un "esqueleto" de las cuentas del Plan General de Contabilidad (PGC), y permiten la creación de subcuentas hasta un cierto nivel, lo suficientemente grande, de forma que se adapte fácilmente a las necesidades de cualquier entidad, beneficiándose ésta de toda la flexibilidad del PGC.

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Permiten generar informes impresos (listados) de igual morfología que los libros y documentos clásicos de contabilidad (mayor, diario, otros), de forma que se puede obtener fácil y cómodamente la documentación impresa de los datos informáticos.

La mayoría de ellos permiten manejar una doble contabilidad (real/oficial) de modo que es muy fácil manejar simultáneamente dos contabilidades de una misma empresa, sin tener que repetirnecesariamente todos los datos (tan sólo aquellos que son diferentes). Los programas de FACTURACION llevan un control de las facturas emitidas por la empresa en cuestión. Una vez cada cierto período de tiempo, se procede a la emisión de la factura a los clientes, en función de los albaranes de ese cliente pendientes de facturar.

Software Administrador de Proyectos

Software de administración de proyectos es un concepto que describe varios tipos de software, incluyendo programación, asignación de recursos, software de colaboración, comunicación y sistemas de documentación, utilizados para ayudar a organizar un proyecto complejo en diferentes tareas y en un tiempo determinado.

Presentador Gráfico

Un programa de presentación es un paquete de software usado para mostrar información, normalmente mediante una serie de diapositivas. Típicamente incluye tres funciones principales: un editor que permite insertar un texto y darle formato, un método para insertar y manipular imágenes y gráficos y un sistema para mostrar el contenido en forma continua.

Hay muchos tipos de presentaciones, por ejemplo profesionales (relacionadas con el trabajo), para educación, o para comunicar noticias en general. Los programas de presentación pueden servir de ayuda o reemplazar a las formas tradicionales de dar una presentación, como por ejemplo panfletos, resúmenes en papel, pizarras, diapositivas o transparencias. Un programa de presentación permite colocar texto, gráficos, películas y otros objetos en páginas individuales o "diapositivas". El término "diapositiva" es una referencia al proyector de diapositivas, un dispositivo que se ha quedado obsoleto para estos fines desde la aparición de los programas de presentación. Las diapositivas se pueden imprimir en transparencias y ser mostradas mediante un proyector de transparencias, o ser visualizadas directamente en la pantalla del ordenador (o en una pantalla normal usando un proyector de vídeo) bajo el control de la persona que da la presentación. La transición de una diapositiva a

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otra puede ser animada de varias formas, y también se puede animar la aparición de los elementos individuales en cada diapositiva.

El ejemplo más común de un programa de presentación es Microsoft PowerPoint, aunque hay alternativas, como Impress, incluido en la suite ofimática OpenOffice.org, o KeyNote, para ordenadores Apple.

Correo Electrónico

Correo electrónico, o en inglés e-mail, es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes rápidamente (también denominados mensajes electrónicos o cartas electrónicas) mediante sistemas de comunicación electrónicos. Principalmente se usa este nombre para denominar al sistema que provee este servicio en Internet, mediante el protocolo SMTP, aunque por extensión también puede verse aplicado a sistemas análogos que usen otras tecnologías. Por medio de mensajes de correo electrónico se puede enviar, no solamente texto, sino todo tipo de documentos. Su eficiencia, conveniencia y bajo costo están logrando que el correo electrónico desplace al correo ordinario para muchos usos habituales.

Navegadotes WEB

Un navegador web o explorador web (del inglés, navigator o browser) es una aplicación software que permite al usuario recuperar y visualizar documentos de hipertexto, comúnmente descritos en HTML, desde servidores web de todo el mundo a través de Internet. Esta red de documentos es denominada World Wide Web (WWW). Cualquier navegador actual permite mostrar o ejecutar gráficos, secuencias de vídeo, sonido, animaciones y programas diversos además del texto y los hipervínculos o enlaces.

Existe una lista detallada de navegadores, motores de renderización y otros temas asociados en la categoría asociada.

Amaya del W3CInternet Explorer y derivados: o Avant Browser o Maxthon o G-BrowserMozilla (SeaMonkey) y derivados: o Mozilla Firefox o Beonex o Navegador web IBM para OS/2.

Organizador personal

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Personal Digital Assistant, es un computador de mano originalmente diseñado como agenda electrónica (calendario, lista de contactos, bloc de notas y recordatorios) con un sistema de reconocimiento de escritura. Hoy día se puede usar como una computadora doméstica (ver películas, crear documentos, juegos, correo electrónico, navegar por Internet, reproducir archivos de audio, etc.).

Desarrollos Tecnológicos en la Ofimática

La mayor parte de esta documentación ha tratado de tecnología y técnicas de las que se dispone. Sin embargo, ha valido la pena considerar brevemente algunas de las tecnologías consideradas hasta hace poco tiempo como emergentes, que están sólo precisamente comenzando a traducirse en productos del mercado La mayor parte de los avances en los últimos años han sido en el área de la electrónica: estamos ahora registrando una era en la que el uso de la luz y los láseres, más que las señales eléctricas, será fundamentalmente creciente para comunicaciones, archivo e impresión. Los factores clave aquí son la facultad de que con los métodos ópticos se consigue velocidades altas, más datos en el mismo espacio físico y mayor fiabilidad.

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INTRANET: LA NUEVA REVOLUCION DE LA OFIMATICA

El término INTRANET era casi desconocido hace algunos años en el mundo de la computación pero ha tomado una gran importancia en los diferentes medios que difunden lo referente al mundo de la computación, tal es así que la han considerado como una de las nuevas revoluciones del mundo de la informática. Utilizando la misma tecnología que sustenta el hermano mayor de INTRANET (INTERNET), una INTRANET es un site (lugar) privado oun conjunto de sites configurados para el uso exclusivo de una organización. Mientras INTERNET conecta a millones de usuarios en el mundo, una INTRANET es una versión interna, cerrada, que sólo conecta al usuario con computadoras seleccionadas.

Un buen porcentaje de la información de una compañía es de carácter exclusivamente interno, y no debe circular públicamente. Las INTRANETS se encargan de mantener los derechos de propiedad y permiten establecer niveles de seguridad para información específica. Actualmente muchas compañías ya están aprovechando las ventajas de implantar una INTRANET. Las INTRANETS pueden ser de una manera muy específica, permitiendo manejar las informaciones internas en una empresa ya que se crean una enorme oportunidad de ahorro al eliminar porcentajes de impresión y reducir costos administrativos asociados con la producción y distribución de la información interna.

INTERNET Y LA OFIMATICA

INTERNET permite suscribirnos a las denominadas “listas de interés” que existen en todo el mundo, que se han creado considerando temas específicos y a las que podemos acceder sin ningún costo adicional. Por otra parte, nos beneficiamos con la suscripción en una lista de interés conociendo a otras personas, instituciones, organismos, grupos de gente, sociedades, todas ellas con un mismo objetivo de interés común, que puede ser por

ejemplo: La Ecología. Así, estando suscritos a la lista de interés “Ecología” de un país determinado, podemos recibir toda la información actualizada y disponible en la fecha sobre el tema Ecología, tanto del país como del extranjero, así como también podemos enviar la información sobre ese tema o redireccionarlo hacia terceras personas.

EL USUARIO MOVIL Y LA OFIMATICA

El acceso remoto a la red, especialmente el acceso a Internet, sigue subiendo de importancia en las listas de todo el mundo. Las ventas de computadoras portátiles están aumentando a un paso más rápido que los sistemas de escritorios, los reguladores oficiales y estatales están presionando a los empleadores para que reduzcan la distancia a que se viaja y las personas afectadas por huracanes, inundaciones, sismos y olas de frío, han aprendido que no tienen que estar en la oficina para ser productivos. Casi todas las redes de negocios necesitan darle a las personas una manera de llamar para leer e intercambiar archivos. Esos archivos pueden ser correo electrónico, reportes, órdenes de productos y otras cosas similares, usan principalmente Internet.

Pero sin importar cuál es la aplicación, el proceso cae en uno de dos modos: en control remoto o en nodo remoto. Querrá control remoto, si sus usuarios

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principalmente ejecutan aplicaciones de DOS en sus portátiles o usan las técnicas lentas de transmisión, como las conexiones inalámbricas o celulares. Bajo el control remoto, la computadora que llama, envía los golpes de tecla por la línea de teléfono y retorna imágenes en la pantalla, en la otra dirección.

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Bibliografía

1. http://mural.uv.es/roigmi/exposicion.ppt

2. http://www.aceproject.org/main/espanol/et/etg.htm

3. http://www.ucla.edu.ve/dac/Departamentos/coordinaciones/informaticai/ documentos/Automatizaci%C3%B3n%20de%20Oficinas%20y%20sistemas%20estrategicos.htm

4. http://es.wikipedia.org/wiki/Sistemas_de_automatizaci%C3%B3n_de_oficinas

5. http://es.wikipedia.org/wiki/Aplicaci%C3%B3n_ofim%C3%A1tica

6. http://innova.fox.presidencia.gob.mx/archivos/9/5/9/files/archivos/sip-6376.pdf

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Glosario

Backoffice:

En el ámbito del comercio electrónico es una de las palabras más repetidas, porque se refiere a los sistemas automáticos que respaldan las acciones que acompañan a una transacción: facturación, emisión del pedido, control de almacén, etc. Ya puede uno tener un sitio de comercio electrónico excelente --aseguran--, que si falla el backoffice.

Groupware:

Programa informático colaborativo o Groupware (en inglés) se refiere a los programas informáticos que integran el trabajo en un sólo proyecto con muchos usuarios concurrentes que se encuentran en diversas estaciones de trabajo, conectadas a través de una red (internet o intranet).

Suite:

Una suite informática o suite de oficina es un conjunto de software para el uso en oficinas y entornos profesionales.

Intranet:

Son redes privadas de valor agregado al interior de las organizaciones utilizando las tecnologías de INTERNET. En otras palabras, INTRANETS son sitios Web internos en redes locales privados, con páginas virtuales internas, que permiten la distribución de la información entre los usuarios de redes corporativas. El resultado inmediato es conseguir una mejor y más eficiente comunicación, a todos los niveles de las organizaciones. Las Intranets (o Intra-redes sise quiere) conectan personas a personas, y personas a la información.

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